1 av 2

Fakultet for naturvitenskap og teknologi

Dato 15.03.2007

Referanse

Referat fra møte i ledergruppen Til stede: Prodekanus forskning Åse Krøkje (ÅK) Prodekanus utdanning Anne Borg (AB) Instituttleder Eivin Røskaft (ER) IBI Instituttleder Arne Strøm (AS) IBT Instituttleder David Nicholson (DN) IKJ (forlot møtet kl. 1130) Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) IKP Instituttleder Berit Kjeldstad (BK) IFY Instituttleder Tor Grande (TG) IMT Student FTR realfag Siri Nesbakken (SN) Student FTR siv.ing. Svein Åsmund Slungård (SåS) Stipendiat Silje Håkonsen (SH) (forlot møtet kl . 1100) Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (GW) Konsulent Wenche Nøsen Kanestrøm (referent) Under NTL-sak 28/07 deltok de administrative lederne ved instituttene: Hans Jakob Jakobsen (IBI), Kjetil Rasmussen (IBT), Anne Langseth (IKJ), Tom Helmsersen (IKP), Sylvi Vefsnmo (IFY) og Trond Einar Hagen (IMT), samt seksjonssjefene Jon Olav Bjørgum (Forskning), Vidar Broholm (Økonomi og plan) og Terje Olsen (Studier). Forfall: Dekanus Bjørn Hafskjold (BH)

Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 15.mars 2007, kl 0915-1135

Godkjenning av referat fra møtet 01.03.2007 NTL-sak 28/07 Samhandling mellom nivå 2 og 3 – statusrapport Jfr. også NTL-sak 06/07. Prosjektlederne for studier, forskning, økonomi og personal informerte om status på samhandlingsprosjektet 2007. Dokumentene er tilgjengelig gjennom Innsida, Strategi og organisasjon, Organisasjonsutvikling, Samhandlingsprosjektet 2007 (se vedlegg). • Prosjektleder for studier Terje Olsen informerte om dagens situasjon i henhold til rutiner

vedrørende opptak, klage på sensur, innpassing av utdannelse og mottak av studenter. • Prosjektleder for forskning Jon Olav Bjørgum informerte om bla om prosessene vedrørende

opptak av PhD- studenter og hvem som gjør hva på nivå 2 og 3. Det er behov for koordinering mellom personal (tilsetting) og forskning (opptak). Det er generelt unødig mye kontroll mellom nivåene, ofte på grunn av mangelfull innlegging av data. Spesielt gjelder dette innlegging av data i FRIDA, som er et for dårlig arbeidsverktøy i så måte, og innspill om dette må rettes til nivå 1. Han antydet at en sentralisering/spesialisering av enkelte oppgaver (uavhengig av hvilket nivå oppgaven utføres) vil kunne bidra til en profesjonalisering av oppgaveløsningen.

2 av 2

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

• Prosjektleder for personal Heidi Hugdal var ikke tilstede, men Tom Helmersen informerte om tilsettingsforhold og tilsettingsprosessene, introduksjon av nyansatte, personaloppfølging og avslutning av arbeidsforholdet. Han skisserte fokus på effektivisering og forenkling av prosedyrer i det videre arbeid i prosjektet.

• Prosjektleder for økonomi Vidar Broholm informerte om budsjettprosessen og prosjektprosessen og pekte på mulige løsninger for implementering av LØF 2010.

NTL-sak 29/07 Langtidsbudsjett 2007 - 2010 Saken ble utsatt til neste ledermøte 22. mars. NTL-sak 30/07 Avhending av kjemikalier GW oppfordret instituttlederne til å benytte anledningen til å kaste gamle kjemikalier i forbindelse med avhendingsaksjonen. Frist for levering er 30.03.2007, og kontaktperson er Astrid Salvesen. NTL-sak 31/07 Professor II i nanostrukturelle polymermenbraner ved IKP Ledergruppen gir sin tilslutning til at det etableres en professor II stilling innenfor nanostrukturelle polymermembraner og at stillingen besettes uten forutgående kunngjøring følgende ansvarsområde i betenkningen: Stillingen har særlig ansvar for undervisning og forskning i feltet eksperimentell kondenserte mediers fysikk med hovedvekt på nanostrukturelle polymermembraner. Ved bedømming vil en legge vekt på kompetanse som kan styrke den eksperimentelle forskningen i funksjonelle materialer med vekt på polymermembraner for gasseparasjon. Eventuelt • TG etterlyste oppdatert skjema for forlengelse av stipendiatstillinger. Jfr. NTL-sak 20/07. • TG tok opp undervisningen i ”Forkurs i kjemi”. Kurset er annonsert på fakultetets hjemmeside

som et tilbud som vil bli gjennomført i 2007. Det er et ønske at fakultetet evt. NTNU sentralt finansierer kurset. AB tar opp innspillet med prorektor Julie Feilberg. TG utarbeider et budsjett for kostnadene ved å gjennomføre kurset.

• TG kom med innspill vedrørende læringsmateriell for det nye faget i vgs Teknologi og forskningslære. AB følger opp innspillet med prorektor Julie Feilberg.

• BK reiste spørsmål om honorering av eksterne rådsledere og –medlemmer. GW utarbeider ett notat vedrørende felles rutine og like satser.

• ÅK informerte om NTNU-publiseringspoeng i 2006 (se vedlegg).

STUDIER RUTINER SOM BLE VALGT UT TIL NÆRMERE UNDERSØKELSE a) Opptak til to-årige masterstudier *Realfag *Teknologi *to siste studieår femårig siv.ing *to siste år femårig realfag b) Klage på sensur m. m. *Oppnevning av sensorer *Begrunnelse for sensur *Klage på sensur c) Innpassing/godkjenning av emner/fritak for emner. Alle inst. *I siv.ing.studiet *I realfagstudiet d) Den årlige innhenting av data til nettsteder og brosjyrer *Rekrutteringsweb *Brosjyrer e) Mottak av nye studenter. Inkl. real-og teknostart *Siv.ing. *Realfag f) Mottak av utenlandske studenter *Utvekslingsstudenter samt *Utenlandske studenter på Internasjonale program

SAMHANDLINGSPROSJEKTET. STUDIER. Fase II. Veien videre. Foreløpige stikkord i utvalg. a) Opptak til to-årige masterstudier Realfag: *Når opptaket er avsluttet må inst. få beskjed slik at de kan ta ut FS-rapport og ta kontakt med de opptatte. Kontakt SA. *Masteravtalen i større grad i FS som utdanningsplan, jfr.siv.ing.-studiet. I samråd med SA og inst. *Eksamensmelding for avsl. mastereksamen. Nettbaseres. Kontakt SA. b)Klage på sensur m. m. *Konsekvensen av økt e-phorte-bruk må avklares. Dialog internt på fakultetet og evt med NTNU sentralt. c)Innpassing m.m. *Tilbakemelding om faglærers ressursbruk avventes for nærmere vurdering *FS må konsekvent tas i bruk. *Den formelle siden ved å ta bruk e-post for å meddele vedtak må avklares med SAs jurist.. *Dialog med IS om oppstart av rutinen for innpassing av utenlandsk utdanning (innkl. forhåndsgodkjenning). Søknaden må gå en vei. d)Den årlige innhenting av data til brosjyrer og nettsider. *Så mye som mulig av prosessen forflyttes til vårsemesteret. Kun det studieplanavhengige i høstsemesteret. *Hele prosessen bør hva milepæler angår koordineres med studieplanprosessen så langt det er mulig. e) Mottak av nye studenter. *Rutiner som avverger konflikt mellom realfagstart og teknostart når det gjelder rombruk må lages. SA må innvolveres. f) Mottak av utenlandske studenter. *Nordiske og norske studenter til internasjonale program bør få samme ”oppvartning” som (andre) utenlandske studenter. *Faglærer må få vite når det kommer utenlandske studenter til hennes emne.

1

Samhandlinsprosjektet: Personalgruppa

Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

2

PersonalgruppaI Kartleggingsfasen har gruppa sett på 4 hovedprossser i

dagens personalarbeid og kartlagt disse.

Vi har valgt å kun se på hovedelementene i eksisterende praksis, der vi i dag har en etablert fokus og rutine.

2

3

TilsettingsprosserTilsettingene består i hovedsak av tre ulike prosesser ut i fra hvilken type ansatt som skal tilsettes. Prosessene vi har sett på er:

4

Introduksjon av medarbeidere

5

Personaloppfølging

6

Avslutning

7

Tilsettingsprosessene

• Tar for lang tid, vi mister kandidater på grunn av langtekkelig prosess.

• Sakene går mange ganger frem og tilbake mellom nivåene

• Det er mange personer som involveres i prosessene• En del uklare rutiner for hvem gjør hva, når i

prosessene

8

Introduksjon

• Ulik praksis på instituttene, noen har gode systemer, andre er ikke fullt så strukturert.

• HMS – lite prioritert• Forberedelser og første uke i fokus• Lite oppfølging i resten av prøvetid og senere i det

første året.

9

Personaloppfølging

• Mangelfull oppfølging, medarbeidere overlates mye til seg selv etter introduksjonsperiode. Det mangler kanskje noen forventninger fra arbeidsgiver – sette dagsorden?

• Medarbeidersamtaler ”nytt” verktøy – videreutvikle disse og introdusere medarbeidere til verktøyet?

• Sykefravær – følges opp forskjellig på instituttene og forskjellig for ulike medarbeiderkategorier. Mangler eget verktøy, registreres på flere nivåer.

• Permisjoner, her er det generelt bra rutiner

10

Avslutning

• Alderspensjon - grei rutine• AFP – lite informasjon og manglende rutine for

gradert AFP• Oppsigelser fra medarbeider – grei rutine• Oppsigelser fra arbeidsgiver – manglende kjennskap

til, og rutiner for prosesser fram til oppsigelse. Hva skal til og er det faktisk mulig å si opp en person ved NTNU i dag?

• Avskjed – ganske klart.

11

Fokus i det videre arbeidet

• Mulige forenklinger i forhold til det seneste regelverk.– Hvem gjør hva – når?

• Effektivisering av prosessene, rutineforbedringer– Fjerne flaskehalser, dobbeltarbeid

• Senke direkte kostnader – er det kostnadspunkter i prosessene hvor vi kan spare inn?

1

SamhandlingsprosjektetØkonomi

Prosjektgruppens medlemmer:

Ingunn Kjøllmoen, fak.admTorgrim Mathisen, IKP

Sylvi Vefsnmo, IFYVidar Broholm, fak.adm

Hva er gjort?

• Kartlagt ulike arbeidsprosesser• Kategorisert arbeidsprosessene

• Studert en arbeidsprosess innen hver kategori• Visualisert tre arbeidsprosesser

2

SamhandlingsprosjektetØkonomi

Tre hovedkonklusjoner:

• Økonomifunksjonen bør inkluderes i de fleste arbeidsprosessene, uansett fagområde • Det brukes betydelig tid på økonomioppgavene, men tiden brukes ikke alltid på de viktigste tingene• Stort forbedringspotensial innen økonomiske støttefunksjoner, særlig ovenfor EFV-prosjekter

Veien videre:

• LØF 2010 gir føringer og anbefalinger for videre arbeid, særlig ift roller (LP, variabel lønn/reiseregning, bestiller/fagbestiller, controller)• Vårt delprosjekt ser det som sin oppgave å definere NTs innhold i rollene, og dimensjoneringen av disse.• Vårt delprosjekt ser det også som sin oppgave å foreslå hvordan disse rollene kan innplasseres i organisasjonen• Innplassering av personell i rollene er et lederansvar, og ligger utenfor delprosjektets mandat • Koordinering mot de andre delprosjektene blir spesielt viktig for vårt delprosjekt • LØF 2010 gir opplæring til personell innplassert i de ulike rollene

3

SamhandlingsprosjektetØkonomi

Rollenes innpassing i organisasjonen – 4 modeller:

1. Som i dag (ikke forenelig med implementering av LØF 2010)

2. Delt modell – enkelte roller på nivå 2 og enkelte på nivå 3

3. Hybridmodell – rollens innpassing avhengig av enhetens størrelse

4. Sentralisert støttefunksjon

1

1

NTNU-publiseringspoeng totalt og på nivå 2

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

Poeng2004 Poeng2005 Poeng2006

NTNU totalt

NTNU, nivå2

2004-2006:

• 44% auke (frå 1250 til 1800)

• nivå 2 aukar berre 30%

2

Poeng pr vitenskapelig ansatt, NTNU

00,2

0,40,60,8

1

1,21,41,6

1,82

P pr vit 04 P pr vit 05 P pr vit 06

NTNU,fast ans

NTNU,tot ans

2

3

Publiseringspoeng fakultetsvis, 2004-2006

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

HF DMF AB IME IVT NT SVT VM SFF

Poeng2004

Poeng2005

Poeng2006

4

Poeng pr fast vitenskapelig ansatt, fakultetsvis

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

HF DMF AB IME IVT NT SVT

P pr fast vit 04

P pr fast vit 05

P pr fast vit 06

3

5

Poeng pr totalt antall vitenskapelige ansatte, fakultetsvis

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

1,4

1,6

1,8

HF DMF AB IME IVT NT SVT

P p rtot vit 04

P pr tot vit 05

P pr tot vit 06

6

Publiseringspoeng fakultetsvis på nivå 2

0

20

40

60

80

100

120

140

HF DMF AB IME IVT NT SVT VM SFF

Nivå 2 2004

Nivå 2 2005

Nivå 2 2006

4

7

Publiseringspoeng fakultetsvis på nivå 2 (% av totaltall for fakultetene)

0

5

10

15

20

25

30

35

40

HF DMF AB IME IVT NT SVT VM SFF NTNU

Nivå 2(%)04

Nivå 2(%)05

Nivå 2(%)06

• fallande tendens!

8

Mål forskning

NT-fakultetets tilleggsindikatorer

8 %7.30 %12 %15 %Andel PhD-kandidater med veilederfra minst to fakulteter

75 % økning

1200010 30740% økningfra nivå 2005

100 %Økning i EU-finansiert forskning

30% økning230000213 85914% økningfra nivå 2005

35 %Økning i eksternfinansiert forskning

20% reduksjon

7062271350Uteksaminerte PhD-kandidater

2524.7 %19.5 %25.0 %Andel av publikasjonspoeng på nivå 2

50% økning400383.722% økt publisering fra nivå 2006

25% av publisering i Norge

Publikasjonspoeng

Mål fak. 2010

Mål fak. 2007

Status fakultet

Mål NTNU 2007

Mål NTNU 2010Indikatorer

5

9

Publikasjonspoeng og publiseringsnivå

188217991684168520801247NTNU

27735916842330707SFF

7931979322148624VM

188225721793491684247SVT

307043725753833169313NT

17832769911841288103IVT

10903139912812773156IME

793410901236643AB

188220714861801882261DMF

138721514862251585123HF

Niv. 2 (%)

Niv.1 (%)

PoengNiv. 2 (%)

Niv.1 (%)

PoengNiv. 2 (%)

Niv.1 (%)

Poeng

200620052004

10

Andel av NTNUs publikasjonspoeng, 2006

AB

DMF

HF

IME

IVT

NT

SVT

VM

SSF

Annet

6

11

Andel av NTs publikasjonspoeng, 2006

IBI:19,2%

IFY: 24,4%

IMT: 21,5%

IKJ: 11,7%

IKP: 16,1%

IBT: 6,7%

12

Antall publikasjoner pr. institutt 2006

0

20

40

60

80

100

120

IBI IBT IFY IKJ IKP IMT

Nivå 2Nivå 1

7

13

Publikasjoner pr. fast vit. årsverk

0

1

2

3

4

5

6

IBI IBT IFY IKJ IKP IMT