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Die Technische Dokumentation - wichtiger Bestandteil für Service und Wartung Erster Hamburger Normentag

- Kontext Facility Management- Dokumentationsrichtlinien nach Kostengruppen: Vorbereitung der Betriebsführung- DIN 31051:2003-06: Instandhaltung- ENV 13269 („Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen)- DIN EN 13460 23002: Dokumente für die Instandhaltung

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Facility Management- die integrierende Betrachtung der Immobilie aus der Sicht der Gebäudenutzung

Qualität RentabilitätWerterhaltung

optimale Erfüllung der Anforderungen

Qualitätssicherung Flexibilität Lebensdauer

Transparenz Kostensenkung Kenndaten

Prozesse

Optimierung DV-Einsatz Schnittstellen

Facility Management- auf den Punkt gebracht:

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Motive für gute Dokumentation im Facility Management

Reduzierung von SuchzeitenPflegbarkeit auf elektronischem WegeIntegration von DateninselnAus den Schränken ins Netz ermöglicht dezentralen Zugriff Keine Sonderleistungen nach HOAIBessere EntscheidungsgrundlageVermietungspläne für das Internet

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Die Informationspflicht bezüglich korrekter Dokumentation besteht von der Führungsebene zu den Mitarbeitern (Bring-Pflicht und keine Hol-Schuld).

Ziel ist die aktuelle Dokumentation lt. geltenden Gesetzen/Rechtsvorschriften.

Ziel = Gerichtsfeste DokumentationDie stets wachsenden Anforderungen aus den Gesetzen und Rechtsprechungen gewinnen immer mehr an Bedeutung - auch für den Betreiber. Alle Gesetze verfolgen als gemeinsame Ziele:

Schutz und Sicherheit von Mitarbeitern und Dritten

Schutz und Sicherheit der Umwelt

Gewährleistung des bestimmungsgemäßen Betriebes

Das Haftungsrisiko für den Betreiber von Ent- und Versorgungsanlagen ist in dem Produkthaftungsgesetz in verstärktem Maße getroffen (§ 2 Elektrizität).

In der EG-Richtlinie Maschine „Verordnung Altanlagen“ ist festgelegt, dass der Betreiber von Altanlagen u.a. die Dokumentation so aufbereiten muss, wie bei Neubauprojekten. Die Verfügbarkeit der aktuellen technischen Dokumentation ist eine Möglichkeit, dem Vorwurf des Organisationsverschuldens vorzubeugen (Verringerung von Haftungsrisiko, Schadensersatzansprüchen, Haftpflichtversicherung).

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DV-gerechte Dokumentation

DOKUMENTATION

Hochbau

Ingenieurbau

Freiflächen,Verkehrsplg.

Haustechnik

Ausführende Firmen

usw.

Vorgaben

ZentraleDaten-haltung

Ja

Nein

DatenOK?

CAIFM

NUTZUNG

Flächen-management

Mietmanagement

Besiedelungs-planung

Einrichtungs-planung

Umzugs-management

Kabel-management

Instandhaltungs-management

usw.

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GARB-Schnittstelle

CAD-Schnittstelle DXF, DWG, IGES, STEP

ObjektRaum

ObjektBauteil

ObjektPerson

Büromöbel-

hersteller

AVA

Planer, ausführende Firmen

Office- Anwendunge

n

Kaufmännische Abteilung

GLT- Datenban

k

GAEB-Schnittstelle

DB-Schnittstellez.B. SAP

SchnittstelleOLE, DDE

GLT-Schnittst

elle

Schnittstellen für den internen und externen Datentransfer

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Erstellung +Bauaus-führung

Unternehmer/Handwerker

UnterhaltungBewirtschaft.Instandhaltg.

Nutzer + Bauherr

Financier

Definition von Nutzen+ Funktion

Nutzer/Mieter/Pächter

Planung

Architekt + Fachplaner

KostenControllingBauherr

Genehmig.AbnahmeBauamt

Gew

äh

rleis

t.

START

Fertigstellung+ Übergabe

AVA

NutzungBauleitung

Abre

chnu

ng

Dokumentation im Bauprozeß

Kost

en:

HO

AI

Vorgaben

MieteReparatur

ReinigungskostenStromkosten

usw.

Siehe Dokumentationsrichtlinie der Kostengruppe 430 (Anlage)

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Instandhaltung: DIN 31051:2003-06Die Instandhaltung ist in der Neufassung der DIN 31051:2003-06 festgelegt und beschrieben, Danach gehört zur Instandhaltung die „Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, so dass sie die geforderte Funktion erfüllen kann.“Laut dieser DIN gehören zur Instandhaltung Maßnahmen der

Wartung (Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats)Inspektion (Feststellen und Beurteilen des Ist-Zustandes einer Betrachtungseinheit einschließlich der Bestimmung der Abnutzung und dem Ableiten der notwendigen Konsequenzen für eine künftige Nutzung)Instandsetzung (Rückführung einer Betrachtungseinheit in den funktionsfähigen Zustand mit Ausnahme von Verbesserungen).

Verbesserung (Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements zur Steigerung der Funktionssicherheit einer Betrachtungseinheit, ohne die von ihr geforderte Funktion zu ändern).

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Fahrbetrieb

Wartung, Inspektion

Auftragsdurchführung

Auftragsdokumentation

Auftragsstatistik

Erfahrungsrückfluss

Erfassung auslösendes

Ereignis

Technische Klärung

Arbeitsvorbereitung

Anlagenbeschreibungs-system

Änderung

MaterialwirtschaftBeschaffungLagerwirtschaft

Mängelmeldung

PersonalQualifikationKapazität

Überwachung Auftragnehmer

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Mehrbedarf

Der Instandhaltungsbereich in der Praxis führt häufig wesentlich mehr Tätigkeiten aus als in der DIN 31051 angegeben sind. Zu diesen Tätigkeiten gehören u. a.

Interne TransporteAnlagenänderungenUmbautenHilfestellung bei ProduktionstätigkeitenEnergieoptimierungDiese Leistungen sollten aktiv verhandelt werden.

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Nachfrageorientierte Vertragsgestaltung

ENV 13269 („Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen)

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Dokumente für die Instandhaltung

DIN EN 13460 23002 „Instandhaltung - Dokumente für die Instandhaltung

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Eingabe-Dokumente

Erforderliche Dokumente aus der VorbereitungsphaseRückmeldungsdokumenteVerfahren

Andere werksspezifische Dokumentation (z.B. A.17, A.48)

Instandhaltungstätigkeiten

Ausgabe-Dokumente

Prüfung – Festlegung der

Instandhaltungstätigkeitvorbeugend vorbeugend

veranschlagte Mittelkorrektiv

Plan zur Ausfallverhinderung (A.44)Verfahren

Ersatzteilliste (A.5)

Erforderliche Mittel (B.15)

Arbeitsplanung

Liste der Arbeiten nach Priorität geordnet und für einen vorgegebenen Zeitraum

Planungsblatt (A.9)

Antrag für A.A. (A.4, B.1)Fertigungsplanung (A.11)Verfahren

Rückmeldungsdokumente

Terminierung der ArbeitenDatumsangaben für

Beginn und Beendigung jeder Instandhaltungs-arbeit

Terminierungsblatt (A.10)

Planungsblatt (A.9)

Ersatzteile auf Lager

Werkzeuge

Verfahren

Zuweisung der Mittel

Verfügbare Arbeitskräfte (A.51)

Arbeitsauftrag Freigabe und Zuweisung

Arbeitsauftrag (A.4)

Terminverfolgung (A.10)

Ersatzteile auf Lager (A.5)Werkzeuge

Verfahren

Verfügbare Arbeitskräfte (A.23, A.51)

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Eingabe-Dokumente

Erforderliche Dokumente aus der Vorbereitungsphase

Rückmeldungsdokumente

Verfahren

Instandhaltungstätigkeiten

Ausgabe-Dokumente

Arbeitsausführung

Information über Erfüllung des A.A (B)Andere dem Arbeitsauftrag beigelegte Dokumente zur Erstellung entsprechender Verzeichnisse (z.B. A.39)

Abschluss des Arbeitsauftrages Geschichtsaufzeichnunge

n (z.B. A.3, A.7)Verfahren

Erstellung von Berichten Aufzeichnungen (Berichte) (z.B. A.14)

GeschichtsaufzeichnungenVerfahren

Analyse der BerichteRückmeldungsdokumente Verbesserungsvorschlag

Aufzeichnungen (Berichte)

Arbeitsauftrag (A.4)

Ersatzteilliste

Arbeitsauftrag (A.4)

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Danke!!

Workshop zur Optimierung von Wartungsverträgen am 05. Mai