1 Gestion Estrategica- Analisis SEPTE y Diagnostico

*Luis Enrique MndezDoctorando en Administracin de empresas

Luis Enrique MndezDoctorando en Administracin de empresas

Caractersticas del Proceso Estratgico en el Sector Pblico

Por la Naturaleza del Proceso:

Interactivo: Por ser un proceso colegiado

Iterativo: Por ser un proceso que se corrige conforme se desarrolla, de acuerdo con las diferencias observadas

Por la Intensidad del Proceso:

Incremental: Cuando el desarrollo es paulatino y progresivo

Radical: Cuando el desarrollo se produce de una sola vez

Objetivos del Proceso Estratgico en el Sector Pblico

a. Productividad y competitividad: La organizacin asume el reto de alcanzar ndices de desempeo satisfactorios, que evidencien el uso ptimo de los recursos, para lograr altos niveles de competitividad en el sector

b. Etica y legalidad: Actuar de acuerdo a las reglas que dictan la moral y la ley.

c. Compromiso social: Desarrollo de acciones que conduzcan la futuro deseado

ESQUEMA DE PLANIFICACIN ESTRATGICAVisin/Misin/ValoresAnlisis-Diagnstico Determinacin de Factores CrticosIdentificacin de Objetivos y EstrategiasPropuestas de mejoramiento correctas con actores claves identificadosExternoOportunidadesAmenazasInternoFortalezasDebilidades

Los primeros pasos: EL ANALISIS SITUACIONAL Responde a las siguientes preguntas:

Cules son las prioridades que se plantea en las definiciones ms estratgicas del sector?Qu bienes o servicios est entregando?A quienes entrega esos bienes o servicios?Cules son los efectos o resultados esperados que se proponen en el servicio?A que proBlemas crticos est respondiendo el sector?Qu capacidades tiene el sector?Cules son las expectativas de la poblacin beneficiaria del servicio pblico que brinda el sector?Qu se ha priorizado en el presupuesto del sector en los ltimos tres aos?

Diagnstico del Organismo

La informacin para el diagnstico inicial se releva bsicamente a travs de: Anlisis de documentos

Cuestionarios por Sistemas

Entrevistas con funcionarios clave

Anlisis de documentos

Marco Normativo 1. Leyes / Decretos que definan misin, funciones, estructura. 2. Leyes / Decretos de Aplicacin. 3. Resoluciones normativas especificas y resoluciones internas de inters 4. Otros: memorias anuales, folletera institucional, pgina de Internet, etc..

II. Sistemas de Informacin 1- Sistemas existentes en reas Administrativas: Logstica, Presupuesto, Contabilidad, RRHH, Expedientes 2- Sistemas existentes en el rea Beneficio 3- Sistemas existentes en el rea de Inversiones 4- Grado de desarrollo de sistemas de informacin del rea especfica.

III. Informes de reingeniera 1- Antecedentes de consultoras internas y/o externas. 2- Procesos de reforma en curso o en carpeta.

IV. Auditorias 1- Ambiente de Control o Plan de Auditoria. 2- Informes.

V. rea de RRHH 1- Planta permanente y transitoria 2- Contratados/pasantes. (Incluir detalle de: calificacin, ubicacin, edad, antigedad, remuneracin, licencias, capacitacin, sumarios.)

VI. Presupuesto 1- Apertura programtica actual, evolucin y metas. 2- Fuentes de financiamiento. 3- Ejecucin de los ltimos 3 aos. 4- Ejecucin corriente.

VII. rea de Logstica 1- Ordenes de compra y servicios 2- Base de proveedores y productos. 3- Organizacin del rea de compras y servicios.

VIII. Patrimonio 1- Inmuebles. 2- Otros.

Entrevistas con funcionarios claves

Como parte del diagnstico se prev una serie de entrevistas con los miembros del Comit estratgico y otros funcionarios claves para conocer su visin sobre la institucin, sus problemas y objetivos, a fin de obtener una apreciacin de la situacin enriquecida desde las distintas perspectivas.

Cuestionarios por Sistemas

I- Organizacin Administrativa II-Administracin de Personal III-Administracin Financiera IV-Beneficios V-Administracin de Bienes y Servicios VI-Control ExternoVII-Control InternoVIII-InformticaIX-Programacin de Actividades X-Satisfaccin Laboral

EL ANALISIS FODA ANALISIS INTERNO :

FortalezasDebilidades ANALISIS EXTERNO:OportunidadesAmenzas

FORTALEZAS

- Qu ventajas tiene la institucin?- Que hace a la institucin mejor que a la otra?- A que recursos de bajo costo o de forma exclusiva tiene acceso?-Qu percibe el usuario o cliente como una fortaleza de la institucin?- Qu elementos facilitan la colocacin de bienes y servicios en el usuario?- Cmo se puede explotar cada fortaleza?

Luis Enrique Mndez | Doctorando

FORTALEZAS

SOLIDEZ FINANCIERA ALTA

LIQUIDEZ FINANCIERA ALTAEXISTENCIA CONTROL EXTERNOPROCESOS DEFINIDOSMERCADO CAUTIVOCONTROL APORTES EFICIENTEINSTRUMENTOS DE GESTION VIGENTES


DEBILIDADES

- Qu me puede mejorar?- Qu se debera evitar?- Qu percibe la gente como una debilidad de la institucin?- Qu factores reducen el xito de las acciones institucionales?- Cmo se puede detener cada debilidad?

DEBILIDADES

CALIDAD DEL SERVICIO/ATENCION AL CLIENTE DEFICIENTE

TECNOLOGIA NO INTEGRADAMOTIVACION Y COMPROMISO DEL PERSONAL BAJOCAPACITACION DE NUESTRO PERSONAL BAJASIN PLANIFICACION A LARGO PLAZOCOMUNICACIN EXTERNA/INTERNA ESCASATRABAJO EN EQUIPO DEFICIENTEDEMORA EN PROCESOS

OPORTUNIDADES

- A qu buenas oportunidades se enfrenta la institucin?- De que tendencias de la demanda se tiene informacin?- Existe una coyuntura favorable en la economa del pas?- Qu cambios de tecnologa se estn presentando en la oferta y la demanda de bienes y servicios pblicos?- Qu cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se estn presentando?-Cmo se puede aprovechar cada oportunidad?


OPORTUNIDADES

CRECIMIENTO ECONOMICO

GRADO DE INVERSIONINFLACION BAJASECTOR FISCAL MODERADOTASA DE INTERES ALTA / FED ALTABOLSA DE VALORES MERCADO BURSATIL ASCENDENTETASA DE APORTES


AMENAZAS

- A qu obstculos se enfrenta la institucin?- Qu estn haciendo las instituciones similares o que brindan bienes y servicios complementarios a lo ofrecido por nuestra institucin?- Se tienen problemas de recursos de operacin y/o inversin?- Pueden algunas amenazas impedir totalmente la actividad de la institucin?- Cmo se puede defender de cada amenaza?

AMENAZAS

TIPO DE CAMBIO

DESDOLARICACIONMODIFICACIONES LEYES PREVISIONALESREORGANIZACION FUERZAS ARMADASMODIFICACIONES LEYES PERSONAL CIVILNO INCREMENTO REMUNERACION (R.P.C.)PAGO DE ACTUALIZACIONESMODIFICACIONES EXONERACIONES TRIBUTARIAS

RELACIONES FODA

FORTALEZAS + OPORTUNIDADES = POTENCIALIDADES

DEBILIDADES + AMENAZAS = LIMITACIONES

FORTALEZAS + AMENAZAS = NIVEL DE RIESGO

DEBILIDADES + OPORTUNIDADES = DESAFIOS

PASOS PARA CONSTRUIR LA MATRIZ ESTRATEGIA FODADiagnstico Interno: a) Hacer lista de las Fortalezas claves. b) Hacer lista de las Debilidades decisivas.Escenario Externo. a) Hacer lista de Amenazas claves b) Hacer lista de Oportunidades importantesComparar las Fortalezas y Debilidades con las Amenazas y Oportunidades. Registrar en la casilla correspondiente.


MATRIZ DE ESTRATEGIAS Fortalezas (F)1.-2 .- Lista de3 .- Fortalezas4.-5.- Debilidades (D)1.-2 .- Lista de3 .- Debilidades4.-5.- Oportunidades (O)1.-2 .- Lista de3 .- Oportunidades4.-5.- Amenazas (A)1.-2 .- Lista de3 .- Amenazas4.-5.- Estrategias (FO)1.- 2 .- Uso de fortalezas 3 .- para aprovechar4.- Oportunidades5.- Estrategias (DO)1.- 2 .-Vencer debilidades3.- aprovechando4.- Oportunidades5.- Estrategias (DA)1.- 2 .- Reducir al mnimo3 .-debilidades y evitar4.- Amenazas5.- Estrategias (FA)1.- 2 .- Usar fortalezas para 3. evitar Amenazas4.- 5.-


ANLISIS EXTERNO vs. DIAGNSTICO INTERNO

COMENTARIOS SOBRE FODALa identificacin de las distintas combinaciones es clave para el proceso, ya que permite determinar lo objetivos de la organizacin y definir los proyectos que pondrn en marcha todo el proceso.Las potencialidades, surgidas de la combinacin de fortalezas con oportunidades, sealan evidentemente las ms prometedoras lneas de accin para la organizacin. Por el contrario, Ias limitaciones, determinadas por una combinacin de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia, mientras que los riesgos y los desafos, determinados por su correspondiente combinacin de factores, exigirn probablemente de una cuidadosa consideracin a la hora de marcar el rumbo que la organizacin deber asumir hacia el futuro deseable.


El anlisis Foda y las grandes estrategiasMuchas Ambiente AmenazasOportunidades CrticasFortalezasValiosas

Posicin de laUnidad

DebilidadesCrticasEstrategias de Defensa: Reducir tamaoEstrategias de Estabilidad: Mismos usuarios Mismos productos Mantener mercados Igual utilidad

Estrategias deCrecimiento: Expansin Fusin Adquisicin

LA MISIN? Declaracin fundamental de carcter constitutivo a la organizacin y su accin

Responde a la pregunta: Quienes somos en la organizacin?

La misin determina los propsitos, fines y lmites de la organizacin y su base de usuarios.

Los propositos on la razn de ser de la organizacin, el porqu existe.

Los fines, son el aporte a que se compromete la organizacin.

Los limites, son los bienes, servicios, regulaciones que entrega o productos estratgicos

Los usuarios, son la poblaicn objetivo

Caractersticas de la MISIN

a. Operativa

b. Enfocada

c. Diferenciada

d. Amplia en la orientacin elegida

e. Breve

MISIONqu somos?cul es nuestro servicio?cul son nuestrosintereses?cules son los derechos de nuestros colaboradores Para quienes producimos nuestros servicios?Cul es nuestra prioridad?Cules son nuestros valoresInstitucionales?Para qu existimos?Cual es nuestra responsabilidad social?Como la vamos a lograr?

LA MISIN =

f ( Productos finales + usuarios + resultado esperado)

LA VISION Son los anhelos permanentes de la organizacin, es la descripcin de un estado futuro de la institucin, lo que motiva y orienta las acciones del presente.

Responde a las siguientes preguntas:

Qu y cmo queremos ser dentro de x aos? = Imagen de futuroEn qu nos queremos convertir? = Cambio institucionalPara quin trabajaremos? = Cul ser la poblacin objetivo?En qu nos diferenciaremos? = Quermos ser distintos a lo que somos?

Proceso de construccin de la VISION Para qu ao deseamos ver el futuro?

Cul es objetivo central de creacin de la institucin?Qu variables futuras afectan el objetivo central de creacin de la institucin?Cul ser el comportamiento de las variables futuras?Cul es la regla de juego actual y cual ser la regla futura de juego?Qu oportunidades vemos en el futuro?Qu nuevas competencias clave debemos desarrollar para aprovechar las oportunidades futuras

VISIONcmo nos vemos en elfuturo?qu es lo que yo veocomo clave para el futuro?qu me emocionaraacerca de ser partede esta institucin en el futuro? qu contribucinnica debemos haceren el futuro?

cules deberanser nuestras posiciones en relacin a la tecnologa, los valores, nuestro personal?cul veo como la mayor oportunidadpara el crecimiento?

LA VISION ES EL NEXO QUE UNE EL PRESENTE DE LA INSTITUCIN CON EL FUTUROLA VISION ES LA IMAGEN MENTAL DE LA QUE LA INSTITUCIN QUIERE LLEGAR A SER EN UN ESCENARIO FUTURO DE LARGO PLAZO

VALORES

DEFINICIN

Los valores guan la actividad humana en todas sus manifestaciones, convirtindose en elementos indispensables en la regulacin de la conducta de los seres humanos.

Los valores, juegan un papel definitorio en cualquier aspecto, caracterstica y elemento de la vida organizacional. Lo ms importante, mantienen humanas a las organizaciones

CLASIFICACIN DE LOS VALORESEspecficamente dentro de la gestin de los valores se pueden clasificar en valores de resultados o valores de procesos. Los valores de resultados son aquellos que otorgan gran importancia a los resultados a obtener, mientras lo de procesos son donde la importancia la reciben los elementos que posibilitan que la calidad emerja. Adicionalmente se deben de considerar los valores de Direccin


MEDICION DE LOS VALORESGRADO DE IMPORTANCIA : Por orden de importancia

GRADO DE PRESENCIA: Alto, Medio, Bajo


OBJETIVOS ESTRATEGICOSSon los logros que una empresa -teniendo en cuenta su Visin- quiere alcanzar en un plazo determinado, superando su problemtica actual. Se enuncian teniendo en cuenta la Visin, la Misin, los valores, el Diagnstico Institucional, las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.


CARACTERISTICASOBJETIVOS ESTRATEGICOSPertinentes: Deben referirse a los cambios, modificaciones o efectos que se deben alcanzar en un plazo determinado, a fin de superar los problemas identificados por la empresa, para llegar a realizar la Visin Institucional.No deben ser confundidos con los medios para realizarlos, con los Indicadores de Desempeo ni con las Metas, puesto que constituyen los logros a alcanzar.


CARACTERISTICASOBJETIVOS ESTRATEGICOSDistinguibles: Su contenido conceptual no debe confundirse con el de otros, permitiendo facilitar su posterior evaluacin. Tienen que ser entendidos por todos.Consensuales: En su determinacin debe participar, al menos, el personal representativo de la empresa.Mensurables: Deben permitir su expresin en trminos concretos para perodos de tiempo especfico.Factibles: Deben ser propuestos teniendo en cuenta el real potencial de la empresa en el plazo establecido.Flexibles: Deben poder ser modificados cuando surjan contingencias inesperadas, sin que se pierda su sentido de direccin


Actividades de Planificacin y tipos de Indicadores

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