1. OBJETIVOS Procedimientos Administrativos y Financieros ... · para la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Director, Subdirector (a) General, y Consejo Directivo 7 Definen

Consejo Nacional de AdopcionesManual de Procedimientos Administrativos- Financieros

1

1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

Que el Consejo Nacional de Adopciones -CNA-, cuente con un Manual deProcedimientos Administrativos y Financieros, como instrumento técnicoorientado a delimitar las funciones y responsabilidades de los funcionarios yempleados involucrados en los procesos de operación, registro y aprobación delas actividades que desarrollan para alcanzar los objetivos o actividades de cadaprocedimiento propuesto.

1.2 Objetivos Específicos

a. Que el Consejo Nacional de Adopciones disponga de un Manual deProcedimientos que sirva de guía para la ejecución de las actividades delos funcionarios y empleados involucrados en cada uno de los procesosdefinidos.

b. Cumplir con las normativas vigentes de la Contraloría General de Cuentas,de contar con manuales de procedimientos debidamente aprobados por lasautoridades superiores de la Institución.

c. Que exista una normativa interna vigente, con criterios técnicos, prácticos yestandarizados de trabajo, para que los funcionarios y empleados delConsejo Nacional de Adopciones, ejecuten sus actividades contransparencia, eficiencia y prontitud, mediante la observancia de losprocedimientos establecidos.

2. CAMPO DE APLICACION

El campo de aplicación del presente Manual de Procedimientos, incluye a todaslas Coordinaciones, Unidades Administrativas del Consejo Nacional deAdopciones y demás dependencias involucradas en la realización y aprobación delas actividades que involucra cada procedimiento, el cual es de observanciageneral interna.


2

AREA DE PRESUPUESTO


3

ÁREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Formulación de Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto

RESPONSABLE PASONo. ACCION

Secretaría General dePlanificación Específica

SEGEPLAN

1 Convoca a entidad para trasladar las políticas para laelaboración del Plan Operativo Anual.

Director (a) y/o Sub Director (a)General

2 Convoca a los Coordinadores para dar a conocer laspolíticas para elaboración de POA, asimismo laspolíticas internas y para definir la red de categoríasprogramáticas.

Dirección Técnica delPresupuesto

3 Convoca a reunión para dar lineamientos sobreformulación presupuestaria.


4 Entrega CD y formularios para la elaboración delanteproyecto de presupuesto y da lineamientosgenerales.

Coordinador (a) deAdministración Financiera

5 Recibe CD y formularios y se entera de lineamientospara la elaboración del anteproyecto de presupuesto.


6 Informa al Subdirector (a) General sobre lineamientospara la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

Director, Subdirector (a)General, y Consejo Directivo

7 Definen Política institucional y dan lineamientos parala elaboración del Plan Operativo Anual y elAnteproyecto de Presupuesto del CNA.

Subdirector (a) General 8 Convoca a Directores del CNA para darles a conocerpolítica institucional, entrega de formularios,lineamientos para elaboración del POA y para elanteproyecto de presupuesto y se definen techospresupuestarios.

Coordinadores (as 9 Elaboran Anteproyecto de presupuesto de cadaUnidad (Coordinación).

Coordinadores (as 10 Presentan Anteproyecto de Presupuesto de cadaDirección.

Encargado (a) de Presupuesto 11 Recibe, revisa, opera y consolida información sobre elanteproyecto de presupuesto y traslada aCoordinador (a) de Administración Financiera.


12 Recibe, revisa y evalúa la información consolidadapara someterla a consideración de la SubdirecciónGeneral.

Subdirector (a) General 13 Recibe, evalúa el anteproyecto de presupuesto ytraslada a Dirección General para Vo. Bo.

Director (a) General 14 Recibe, revisa, evalúa y firma de Vo. Bo. elanteproyecto de presupuesto y traslada a ConsejoDirectivo.

Consejo Directivo 15 Recibe, conoce, evalúa y aprueba POA yanteproyecto de presupuesto institucional.

Secretaria (o) General 16 Certifica punto de Acta de aprobación de proyecto dePresupuesto, adjunta a expediente y trasladadocumentación respectiva al Coordinador (a) deAdministración Financiera, para preparar documentofinal.


17 Traslada expediente al área de presupuesto.


4

RESPONSABLE PASONo. ACCION

Encargado (a) de Presupuesto 18 Ingresa el Presupuesto aprobado al SICOIN-WEBImprime proyecto de presupuesto consolidado enformularios proporcionados por la DTP, obtiene firmasrespectivas y entrega documento a Coordinador (a)de Administración Financiera.


19 Recibe proyecto de presupuesto consolidado yelabora nota de envío a la Dirección Técnica delPresupuesto.


20 Recibe proyecto de presupuesto y Certificación deActa de aprobación del Consejo Directivo, para suanálisis y trámite correspondiente.


21 Emite dictamen y traslada al Despacho del Ministro deFinanzas Públicas.

Ministro (a) de FinanzasPúblicas

22 Emite resolución de aprobación.

Ministerio de Finanzas Públicas 23 Notifica a Consejo Nacional de Adopcionesaprobación de presupuesto.


24 Recibe expediente original de aprobación de proyectode presupuesto.


25 Elabora proyecto de Acuerdo Interno de aprobaciónde presupuesto y traslada a Subdirector (a) General.

Subdirector (a) General 26 Recibe, revisa y gestiona firma de Vo.Bo. de DirectoraGeneral.

Directora General 27 Firma de Vo. Bo. E informa a Consejo Directivo ygestiona firmas de aprobación final.

Consejo Directivo 28 Emite Acuerdo Interno de Aprobación de PresupuestoInstitucional.

Secretaría General 29 Certifica y gestiona publicación en Diario Oficial.Traslada expediente original a Encargada dePresupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 30 Recibe expediente original y realiza apertura depresupuesto en Sistema SICOIN-WEB.


31 Aprueba en SICOIN-WEB apertura de presupuesto.


5

-CNA- Procedimiento Formulación de Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto

Subdirector (a)GeneralConsejo Directivo

Coordinador (a) deAdministración

Financiera

Director (a)General

Coordinadores(as) Unidades

SEGEPLAN /DTP

Inicio

3DTP Convoca areunión para dar

lineamientos

4Entrega CD y

Formularios conlineamientos generales.

6Recibe

información sobrelineamientos

2

5Recibe CD y

Formularios y se enterade información

7Definen política institucional y lineamientos para POA Y PPTO

8Convoca a

Coordinadores (as) p/darlineamientos y techos 9

Elaboran anteproyectode presupuesto de c/

Unidad

10Presentan anteproyecto

de presupuesto de c/Unidad

1SEGEPLAN

Traslada políticas paraelaboración de POA

2Traslada políticas

internas, de SEGEPLANpara definir categorías

programáticas


6

-CNA- Procedimiento

Consejo DirectivoSecretaría GeneralDirector (a)

GeneralSubdirector (a)

General

Coordinador (a)de Administración

Financiera

Encargado (a) dePresupuesto

1

11Recibe, revisa y

consolida anteproyectode presupuesto

3

12Recibe, revisa y evalúa

información

13Recibe, revisa, evalúa y

traslada

14Recibe, revisa, evalúa y

da Vo.Bo.

15Recibe, conoce, evalúay aprueba anteproyecto

presupuesto

16Certifica Punto deActa de aprob. De

anteproyectopresupuesto

A

18Ingresa Presupuestoaprobado al SICOIN-

WEB e Imprime,gestiona firmas y

traslada a Coord. Admin-financiera

B


7

-CNA- Procedimiento

Ministerio deFinanzas Públicas

DTPConsejo DirectivoDirector (a)

General

Coordinador (a)de

AdministraciónFinanciera

Subdirector (a)General

2

17Recibe y traslada

expediente al área depresupuesto

A

B

19Recibe proyecto de

Presupuesto y elaboranota de traslado

20Recibe proy. de ppto. ycert. De punto de acta

21Emite dictamen y

traslada al Despacho delMinistro de Finanzas

22Ministro de Finanzasfirma Resolución de

aprobación

23Ministerio emitenotificaciòn de

aprobaciòn de proy.Ppto.

24Recibe expediente

original de aprobaciòn

25Elabora proyecto deAcuerdo Interno de

aprob. Proy. De ppto.

26Recibe, revisa ygestiona firmas

27Firma de Vo.Bo einforma a Consejo

Directivo

28Emite y firma Acuerdo

Interno de aprob.deproy. De presupuesto

4


8

-CNA- Procedimiento Formulación de Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto

Ministerio deFinanzasPúblicas

DTPConsejo DirectivoDirector (a) GeneralEncargado (a) dePresupuestoSecretaría General

3

29Certifica Acuerdoy Gestiona public.

En Diario Of.

30Carga PPTO. en

SICOIN WEB

FIN

31Aprueba en SICOIN-

WEB


9

ÁREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Apertura y Carga Presupuestaria

Responsable Paso No. Acción que realizaEncargado (a) de Presupuesto 1 Conforme presupuesto y plan operativo anual

autorizado, realiza carga al sistema a nivelanalítico.

Encargado (a) de Presupuesto 2 Se reúne con la Coordinador (a) de AdministraciónFinanciera, para definir el control legal.

Encargado (a) de Presupuesto 3 Emiten proyecto de acuerdo interno de aprobacióny trasladan a Sub-dirección General.

Subdirección General 4 Recibe, revisa y proporciona Vo. Bo., trasladandoexpediente para aprobación a Dirección General.

Dirección General 5 Recibe, revisa y aprueba mediante acuerdo internocontrol legal y traslada a Encargado dePresupuesto para operatoria correspondiente ensistema.

Encargado (a) de Presupuesto 6 Registra y aprueba control legal en SICOIN-WEB.Encargado (a) de Presupuesto 7 Conforme a necesidades determinadas, elabora

programación financiera indicativa anual y carga enSICOIN-WEB.

Encargado (a) de Presupuesto 8 Conforme a programación financiera anual, elaboray registra en SICOIN-WEB programación financieracuatrimestral a nivel de solicitud.


9 Revisa y aprueba programación financieracuatrimestral.


10

-CNA- Procedimiento Apertura y Carga Presupuestaria

Director (a)General



FinancieraConsejo Directivo Secretaría

GeneralEncargado (a) de

Presupuesto

Inicio

3Emite proyecto

interno deaprobación

1Conforme ppto.

Autorizado realizadacarga en Sistema

2Encargado dePresupuesto y

Coordinador de Admón.Financiera definen

control legal

4Recibe, revisainformación y

firma de Vo.Bo.

5Recibe, revisa y aprueba

Fin

6Registra y aprueba

control legal enSICOIN WEB

7Registra

Programaciónindicativa anual

8Registra

ProgramaciónFinanciera

Cuatrimestral

9Revisa y aprueba Prog.

Fin. Cuatrimestral


11

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Programación Indicativa Anual

RESPONSABLE PASONo.

ACCION

Encargado (a) de Presupuesto 1 Con base al Presupuesto Aprobado, Plan Anual deCompras y POA, elabora programación financieraanual por grupo de gasto.

Encargado (a) de Presupuesto 2 Imprime propuesta de programación indicativa anual ysomete a consideración de Coordinador de (a)Administración Financiera.


3 Recibe solicitud de programación indicativa anual,revisa y analiza. Si está de acuerdo da Vo. Bo.,regresa a Encargado (a) de Presupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 4 Recibe aprobación, registra en SICOIN-WEB, operahasta el estado de solicitado y lo traslada a laCoordinación de Administración Financiera.


5 Recibe, revisa y proporciona Vo.Bo. a programaciónfinanciera y aprueba en SICOIN-WEB.


6 Traslada a Encargado (a) de Presupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 7 Recibe programación financiera autorizada y archivadocumento.


12

-CNA- Procedimiento Programación Indicativa Anual

Director (a)General





Presupuesto

Inicio

2Imprime y somete a

consideración

1En base al PresupuestoAprobado y POA elaboraprogramación financiera

anual

3Recibe solicitud analiza

y da Vo. Bo.

4Recibe aprobación yregistra en SICOIN-

WEB estadosolicitado

5Da Vo.Bo. Aprueba

en SICOIN-WEB

6Traslada a Enc.De Presupuesto

7Recibe

expediiente yarchiva

Fin


13

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Programación Financiera Cuatrimestral

RESPONSABLE PASONo.

ACCION

Encargado (a) de Presupuesto 1 Con base a la programación analítica por renglón delPresupuesto Aprobado, Plan Anual de Compras yPOA, elabora programación financiera cuatrimestralpor grupo de gasto.

Encargado (a) de Presupuesto 2 Imprime propuesta de programación financieracuatrimestral y somete a consideración deCoordinador (a) de Administración Financiera.


3 Recibe solicitud de programación financieracuatrimestral, revisa y analiza. Si está de acuerdo daVo. Bo., regresa a Encargado de Presupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 4 Recibe aprobación, registra en SICOIN-WEB, operahasta el estado de solicitado y lo traslada a laCoordinación de Administración


5 Recibe, revisa y proporciona Vo. Bo., a programaciónfinanciera cuatrimestral y aprueba en SICOIN-WEB.


6 Traslada a Encargado (a) de Presupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 7 Recibe programación financiera cuatrimestralautorizada y archiva documento.


14

-CNA- Procedimiento Programación Financiera Cuatrimestral

Director (a)General





Presupuesto

Inicio

2Imprime y somete a

consideración

1En base al Prog. Anal.

Por renglón y Ppto.Aprobado y POA elaboraprogramación financiera

cuatrimestral

3Recibe solicitud analiza

y da Vo. Bo.

4Recibe aprobación yregistra en SICOIN-WEB en estado de

solicitado

5Da Vo.Bo. Aprueba

en SICOIN-WEB

6Traslada a Enc.De Presupuesto

7Recibe

expediiente yarchiva

Fin


15

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Reprogramación Financiera

RESPONSABLE PASONo.

ACCION

Encargado (a) de Presupuesto 1 Revisa, analiza y determina necesidad dereprogramar recursos financieros por grupo de gasto.

Encargado (a) de Presupuesto 2 Elabora solicitud de reprogramación e imprime.Encargado (a) de Presupuesto 3 Traslada expediente a Coordinador (a) de

Administración Financiera.Coordinador (a) de

Administración Financiera4 Recibe, revisa y analiza solicitud de reprogramación,

si está de acuerdo proporciona Vo. Bo., traslada aEncargado (a) de Presupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 5 Recibe expediente, opera en SICOIN-WEBreprogramación financiera e imprime. Remite formatoa Coordinador (a) de Administración Financiera parafirma y aprobación en Sistema.


6 Recibe formato de aprobación, revisa, firma yautoriza en SICOIN-WEB.


7 Traslada a Encargado (a) de Presupuesto paracontrol y archivo.

Encargado (a) de Presupuesto 8 Recibe expediente original y archiva en formacronológica para futuras referencias.


16


17

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Modificación Presupuestaria,

Renglones de los Grupos 1, 2, 3 y 4.

RESPONSABLE PASONo.

ACCION

Encargado (a) de Presupuesto 1 Establece necesidad de modificación presupuestaria,observando el desarrollo de la ejecuciónpresupuestaria y la proyección de gastos

Encargado (a) de Presupuesto 2 Elabora análisis de débitos y créditos, prepara elproyecto de modificación presupuestaria


3 Recibe, analiza y da Vo.Bo. al proyecto demodificación presupuestaria para ser revisado por laDirección y/o Sub-Dirección General

Dirección y/o Sub-DirecciónGeneral

4 Recibe, revisa y da Vo.Bo. al proyecto demodificación presupuestaria y traslada al Encargadode Presupuesto

Encargado (a) de Presupuesto 5 Elabora el proyecto modificación presupuestariadiscutido y requiere firmas del Coordinador (a) deAdministración Financiera, Dirección y/o Sub-Dirección General

Encargado (a) de Presupuesto 6 Registra modificación presupuestaria en el SICOIN-WEB en estado de solicitado y traslada a la DirecciónGeneral.

Dirección General 7 Aprueba mediante acuerdo interno de DirecciónGeneral la modificación presupuestaria solicitada ytraslada al Coordinador (a) de AdministraciónFinanciera, para que el Encargado de Presupuestoapruebe la modificación presupuestaria en el SICOIN-WEB

Encargado (a) de Presupuesto 8 Aprueba la modificación presupuestaria en el SICOIN-WEB en base al acuerdo interno de DirecciónGeneral, imprime y requiere firmas respectivas


9 Notifica a la Dirección Técnica del Presupuesto paraefectos correspondientes y traslada expediente aEncargado (a) de presupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 10 Recibe expediente completo y archiva


18

-CNA- Procedimiento Modificación Presupuestaria, Renglones de los Grupos 1, 2 , 3 y 4

Director (a)General



Financiera

SecretaríaGeneral


Inicio

2Elabora análisis dedébitos y créditos yelabora proyecto de

mod.pres.

1Establece necesidad de

modificaciónpresupuestaria

3Recibe, analiza y da Vo.

Bo.

8Recibe acuerdo y

apruebamodificación

presupuestaria enSICOIN-WEB

4Recibe, analiza,da Vo. Bo., si no

se encuentra firmaSubdirector

General

5Realiza proyecto de

mod. Pres. y requierefirmas repectivas

6Registra modificación


7Aprueba mediante

acuerdo de DirecciónGeneral

9Notifica a la DTP

10Recibe yarchiva

expediente

Fin


19

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Modificación Presupuestaria

Renglones de los Grupos 0, 9 y otros

RESPONSABLE PASONo.

ACCION

Encargado (a) de Presupuesto 1 Establece necesidad de modificación presupuestaria,observando el desarrollo de la ejecuciónpresupuestaria y la proyección de gastos

Encargado (a) de Presupuesto 2 Elabora análisis de débitos y créditos, prepara elproyecto de modificación presupuestaria


3 Recibe, analiza y da Vo.Bo. al proyecto demodificación presupuestaria para ser revisado por laDirección y/o Sub-Dirección General

Dirección y/o Sub-DirecciónGeneral

4 Recibe, revisa y da Vo.Bo. al proyecto demodificación presupuestaria y traslada al Encargadode Presupuesto

Encargado (a) de Presupuesto 5 Elabora el proyecto modificación presupuestariadiscutido y requiere firmas del Coordinador (a) deAdministración Financiera, Dirección y/o Sub-Dirección General

Encargado (a) de Presupuesto 6 Registra modificación presupuestaria en el SICOIN-WEB en estado de solicitado

Dirección General 7 Recibe, analiza y traslada al Consejo DirectivoConsejo Directivo 8 Recibe, analiza modificación presupuestaria y

aprueba mediante acuerdo interno de ConsejoDirectivo la modificación presupuestaria solicitada ytraslada al Coordinador (a) de AdministraciónFinanciera, para que el Encargado de Presupuestoapruebe la modificación presupuestaria en el SICOIN-WEB

Encargado (a) de Presupuesto 9 Aprueba la modificación presupuestaria en el SICOIN-WEB en base al acuerdo interno de DirecciónGeneral, imprime y requiere firmas respectivas


10 Notifica a la Dirección Técnica del Presupuesto paraefectos correspondientes

Dirección Técnica delPresupuesto –DTP-

11 Recibe notificación de modificación presupuestaria


12 Traslada expediente a Encargado (a) de Presupuesto

Encargado (a) de Presupuesto 13 Recibe expediente completo y archiva


20


21

-CNA- Procedimiento Modificación Presupuestaria, Renglones de los Grupos 0, 9 y otros

Director (a)General



Financiera

ConsejoDirectivo DTPEncargado (a) de

Presupuesto

Inicio

2Elabora análisis dedébitos y créditos yelabora proyecto de

mod.pres.


modificaciónpresupuestaria

3Recibe, analiza y da Vo.

Bo.

9Recibe acuerdo y

apruebamodificación


4Recibe, analiza y

traslada

6Realiza proyecto de

mod. Pres. y requierefirmas repectivas

7Registra modificación


8Aprueba mediante

acuerdo de DirecciónGeneral

10Notifica a la DTP

11Recibe

notificación demodificación

presupuestaria

13Recibe yarchiva

expediente

Fin

12Traslada

expediente aPresupuesto

5Recibe, analiza yaprueba medianteAcuerdo Interno


22

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Ampliación Presupuestaria

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado (a) de Presupuesto 1 Determina necesidad de ampliación

presupuestaria, a través de saldo de caja o pordeficiencia de presupuesto autorizado.

Encargado (a) de Presupuesto 2 Si la ampliación corresponde por saldo de caja,solicita certificación de saldos al Encargado (a) deTesorería y si es por insuficiencia presupuestaria,prepara informe y justificaciones correspondientes,elaborando las presentaciones respectivas.

Encargado (a) de Tesorería 3 Elabora certificación de saldo de caja de recursosno ejecutados en el ejercicio fiscal anterior y remitea Encargado (a) de Presupuesto.

Encargado (a) de Presupuesto 4 Analiza certificación de saldo de caja y preparainforme justificando las necesidades deincrementar o crear renglones de gasto porprograma.

Encargado (a) de Presupuesto 5 Traslada a Coordinador (a) de AdministraciónFinanciera, expediente de justificaciones ynecesidades determinadas, para tramitarampliación presupuestaria.


6 Recibe, revisa y analiza información contenida enexpediente, si procede; traslada a Sub-DirecciónGeneral. Si existen correcciones o enmiendas,solicita a Encargado (a) de Presupuesto proceda arealizarlas.

Sub-Directora General 7 Recibe y analiza informe, si procede; informa yrequiere firma de Vo. Bo. a Directora General,trasladando la solicitud al Consejo Directivo.

Consejo Directivo 8 Analiza, aprueba e instruye a Dirección General yCoordinación Administrativa Financiera, realizar lostrámites pertinentes ante el Ministerio de FinanzasPúblicas.

Secretaría General 9 Certifica punto de acta de aprobación deampliación presupuestaria y remite junto aexpediente original a la Coordinador (a) deAdministración Financiera.


10 Recibe expediente de aprobación del ConsejoDirectivo, prepara expediente con toda ladocumentación de soporte y remite al Ministerio deFinanzas Públicas.


11 Recibe expediente, emite dictamen de aprobaciónde ampliación presupuestaria, traslada a DespachoMinisterial para aprobación y demás trámitescorrespondientes.

Dirección General 12 Recibe notificación y traslada a Coordinador (a) deAdministración Financiera, para su trámite.


13 Recibe y traslada a Encargado (a) de Presupuestopara su operatoria en sistema.

Encargado (a) de Presupuesto 14 Recibe expediente, revisa y opera en SICOIN-WEB, emitiendo los comprobantes respectivos ytraslada a Coordinador (a) de Administración


23

RESPONSABLE PASO No. ACCIONFinanciera para su firma y aprobación.


15 Recibe, revisa, firma y aprueba en SICOIN-WEBampliación presupuestaria y traslada a Encargado(a) de Presupuesto para su Control y archivo.

Encargado (a) de Presupuesto 16 Informa a Subdirección y Dirección General delConsejo Nacional de Adopciones sobre aprobaciónde ampliación presupuestaria.

Encargado (a) de Presupuesto 17 Archiva documentos originales para futurasreferencias.


24

-CNA- Procedimiento de Ampliación Presupuestaria

Secretaría GeneralConsejo DirectivoSubdirector (a)General


Financiera

Encargado (a) deTesorería


1Determina necesidad de

ampliaciónpresupuestaria

2Elabora

informe,justificacionesy presentación

3Elabora certificacion de

saldo de caja

6Recibe, revisa, y analiza

expediente

9Certifica punto de acta

de aprobación deampliación

Inicio

Es por saldo de caja

4Analiza certificación desaldo de caja, prepara

informe y justificaciones

Es procedenteinforme

Si

No

SiNo

6Elabora

correcciones enInforme

7Recibe, analiza y da

Vo.Bo.

8Recibe, analiza, aprueba

y da instrucciones

10Recibe exp. aprobacióny remite al Ministerio de

Finanzas Públicas

2

5Traslada a Coordinador

de Admon. Financira


25

-CNA- Procedimiento Ampliación Presupuestaria

DTPDirector (a)

GeneralSubdirector (a)

General


Financiera


2

11Recibe expediente,

analiza y emite dictamen

12Recibe notificación

13Recibe y traslada apresupuesto para

operatoria en SICOIN-WEB

15Aprueba ampliación en

SICOIN-WEB

16Informa a Subdirección y

Dirección General

Fin

14Opera ampliación en

SICOIN-WEB

17Archiva

documentosoriginales


26

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Informe de Ejecución Presupuestaria Mensual

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado De Presupuesto 1 Analiza Ejecución presupuestaria mensual, a nivel

analítico y prepara informe.Encargado de Presupuesto 2 Elabora informe de ejecución mensual y verifica de

manera conjunta con el Encargado DeContabilidad que cuadre la ejecución condocumentación de soporte.

Encargado Contabilidad 3 Revisa informe de ejecución mensual y verifica quecuadre con documentación de soporte y traslada aEncargado De Presupuesto.

Encargado De Presupuesto 4 Traslada a Coordinador de AdministraciónFinanciera, para su revisión y firma.


5 Recibe, revisa y firma informe mensual deejecución presupuestaria y traslada a Sub-dirección General.

Sub-Dirección General 6 Recibe y revisa informe, proporciona Vo. Bo. ytraslada a Directora General.

Directora General 7 Recibe informe para su conocimiento.


27

-CNA- Procedimiento Informe de Ejecución Presupuestaria Mensual

Consejo DirectivoDirector (a) GeneralSubdirector (a)General


Financiera

Encargado (a) deContabilidad


1Analiza ejecución

presupuestaria mensuala nivel analítico

Inicio

2Elabora informe y

verifica cuadre de laejecución

3Revisa informe, verifica

cuadre y traslada

4Traslada a Coordinador

AdministrativoFinanciero

5Recibe, revisa y firma

Inf. Mensual deEjecución

6Recibe, revisa y da

Vo.Bo Informe

7Recibe, informe para su

conocimiento

Fin


28

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Seguimiento Físico

RESPONSABLE PASO No. ACCIONCoordinador (a) de

Administración Financiera1 Solicita información mensual a los Coordinadores

del Equipo Multidisciplinario y Registro.Coordinadores de

Multidisciplinario y Registro2 Trasladan información solicitada mensualmente al

Coordinador (a) de Administración Financiera.Encargada de Presupuesto 3 Registra mensualmente la información a más

tardar el último día del mes, en el SICOIN-WEB ylo imprime para Vo.Bo. de la Coordinadora deAdministración Financiera


4 Recibe, revisa y proporciona Vo. Bo.

Encargado de Presupuesto 5 Recibe para archivar.


29

-CNA- Procedimiento Seguimiento Fisico

Consejo DirectivoDirector (a) GeneralSubdirector (a)General


Financiera

Coordinador (a)de

Multidisciplinario yRegistro


1Solicita información

mensual aCoordinadores de

Equipo Multidisciplinarioy Registro

Inicio

2Trasladan información

solicitada

3Registra mensualmentea mas tardar el ultimo

dia del mes en SICOIN-WEB

4Recibe, revisa y

proporciona Vo. Bo.

Fin

5Recibe para

archivar


30

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Informes de Gestión Cuatrimestral

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado de Presupuesto 1 Conforme Artículo 26 Reglamento de la Ley

Orgánica del Presupuesto, Acuerdo GubernativoNo. 240-98, elabora Informes de Gestión quedeben presentarse al Ministerio de FinanzasPúblicas, dentro de los primeros 15 días del messiguiente al cierre cuatrimestral, conforme laejecución presupuestaria.

Encargado de Presupuesto 2 Traslada a Coordinador de AdministraciónFinanciera, para su revisión y firma.


3 Recibe, revisa y firma Informes de Gestióncuatrimestral y traslada a Sub-dirección General.


Director (a) General 5 Recibe informes, revisa y aprueba el informe degestión y los traslada a la Coordinación Financierapara que elabore la nota de envío.


6 Prepara proyecto de nota, la envía a asistente deDirección General para que la revise y traslade afirma del director (a) para firma.

Director (a) General 7 Firma nota de envío y traslada a asistente deDirección General para que la remita a laCoordinación de Administración Financiera.


8 Recibe nota debidamente firmada y envía Informede Gestión al Ministerio de Finanzas Públicas.

Ministerio de FinanzasPúblicas

9 Recibe Informes de Gestión y procede conforme laley.


10 Recibe copia de informe con sello de recibido,revisa y traslada a Encargado de Presupuesto.

Encargado de Presupuesto 11 Recibe y archiva copia de informes de gestión parafuturas referencias.


31

-CNA- Procedimiento Informe de Gestión Cuatrimestral

Ministerio deFinanzas Públicas

Director (a)General



Financiera


1Conforme Art.26 Ley

Orgánica delPresupuesto elabora

informe


Informe

4Recibe, revisa, y da

Vo.Bo.

5Recibe, revisa y

elabora nota de envíoa Minfin

Inicio

2Traslada para

revisión y firma

9Recibe informes y

procede conforme a laLey

7Firma y remite a laCoordinación deAdministración

Financiera

11Recibe yarchiva

Fin

8Recibe copia de informe

y traslada

6Prepara proyecto de

nota, traslada para firmadel Director (a) General

10Recibe copia de informecon sello de recibido y

revisa


32

AREA DE PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO: Liquidación Presupuestaria

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado (a) de

Presupuesto1 Conforme Artículo 27 del Reglamento de la

Ley Orgánica del Presupuesto, AcuerdoGubernativo No. 240-98, elabora en formatosdiseñados de la Institución Informe anual deLiquidación Presupuestaria que debepresentarse antes del 31 de marzo de cadaaño, al Congreso de la República, ContraloríaGeneral de Cuentas y Dirección deContabilidad del Estado, conforme a laejecución presupuestaria anual e imprime.


2 Traslada informe impreso a Coordinador deAdministración Financiera, para su revisión,firma.


3 Recibe, revisa y firma Informe de LiquidaciónPresupuestaria impreso y traslada a Sub-dirección General.


Directora General 5 Recibe informe, revisa y firma de Vo.Bo. ytraslada al Consejo Directivo para suaprobación.

Consejo Directivo 6 Conoce y aprueba el informe de liquidaciónpresupuestaria.

Secretaria General 7 Certifica punto de acta de aprobación y remitea Coordinación de Administración Financiera.


8 Recibe punto de acta certificado y LiquidaciónPresupuestaria aprobada y remite a lasentidades respectivas que dicta la Ley.

Entidades Receptoras deInformes

9 Reciben Informe de LiquidaciónPresupuestaria, firmando y sellando derecibido.


10 Recibe copia de recibido sellado y firmado,para su archivo para futuras referencias.


33

-CNA- Procedimiento Liquidación Presupuestaria

Director (a)General

EntidadesReceptoras

ConsejoDirectivo



Financiera


1Conforme Art.27 Ley

Orgánica delPresupuesto elabora

informe


Informe

4Recibe, revisa, y da

Vo.Bo.


Vo. Bo. Y traslada

Inicio

2Traslada para

revisión y firma

9Recibe informe de

LiquidaciónPresupuestaria,

firmando y sellando derecibido

10Recibe copia

sellada yfirmada, procede

a archivar

Fin

8Recibe punto de acta

certificado y LiquidaciónPresupuestaria

aprobada


Vo. Bo. Y traslada

7Secretaria General

certifica punto de actade aprobación


34

AREA DE CONTABILIDAD


35

ÁREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: Rendición de Cuentas

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNAsistente de Contabilidad 1 Ordena y clasifica documentación de soporte, por

cuenta de depósitos los ingresos y egresos del mes.Asistente de contabilidad 2 Opera en forma 200-A “Caja Fiscal”, los ingresos y

egresos del mes e imprime en borrador de caja fiscal.Encargado (a) de

Contabilidad3 Revisa y concilia saldos de caja fiscal contra saldos de

cuentas bancarias.Asistente de Contabilidad 4 Recibe y realiza correcciones e imprime en original y

copias de forma 200-A “Caja Fiscal”, requiere firmascorrespondientes.


5 Recibe impresión de caja fiscal, debidamente firmada,elabora oficio de envío y requiere firma .


6 Recibe, firma oficio y devuelve a Asistente deContabilidad.

Asistente de Contabilidad 7 Remite caja fiscal dentro de los primeros cinco días decada mes, la caja fiscal del mes anterior a laContraloría General de Cuentas, requiriendo firma ysello de recibido.

Asistente de Contabilidad 8 Archiva mensualmente caja fiscal original ydocumentación de soporte para futuras referencias.


36

-CNA- Procedimiento Rendición de Cuentas


Financiera

Encargado deContabilidad

Asistente deContabilidad

Inicio

1Ordena documentaciónde soporte, ingresos y

egresos del mes

5Recibe impresión deCaja Fiscal y elabora

oficio de envío

3Revisa saldos deCaja Fiscal contrasaldo de cuentas

bancarias

2Opera en forma 200-

A ¨Caja Fiscalïngresos y egresos

del mes

4Realiza correccionese imprime en originalde formas 200-A, y

requiere firmas

6Recibe Oficio, firma y

devuelve a Asistente deContabilidad

7Remite Caja

Fiscal aContraloría de

Cuentasrequiriendo firma

de recibido

8Archiva

mensualmenteCaja Fiscal y

documentaciónde soporte

Fin


37

ÁREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: CUR de Ingresos

RESPONSABLE PASO NO. ACCIÓNCoordinador (a) de

Administración Financiera1 Elabora carta de de solicitud de aporte mensual y

requiere firma de la Dirección General.Dirección General 2 Recibe y revisa solicitud, firma y traslada a

Coordinación de Administración Financiera para sutrámite.


3 Recibe oficio firmado y envía a Dirección Financieradel Ministerio de Finanzas Públicas para trámite depago.

Dirección FinancieraMFP

4 Recibe solicitud, tramita CUR de egresos y realizaacreditamiento en cuenta de Depósitos Monetariosdel Consejo Nacional de Adopciones.


5 Revisa vía electrónica que acreditamiento de aporteinstitucional se encuentre registrado, obteniendo elnumero de CUR en la Dirección Financiera.


6 Emite formulario forma 63-A “Recibo de IngresosVarios”, anotando el numero de CUR y requierefirma de Coordinación de AdministraciónFinanciera.


7 Recibe formulario, revisa y firma.


8 Recibe formulario firmado y remite original a laDirección Financiera del Ministerio de FinanzasPúblicas, y requiere firma y sello de recibido enduplicado. Traslada duplicado a Asistente Contable.

Asistente de Contabilidad 9 Recibe duplicado de Formulario Forma 63-A“Recibo de Ingresos Varios”, para emisión de CURde ingresos.

Asistente Contabilidad 10 Opera en SICOIN WEB el ingreso, genera CUR dedevengado y percibido en estatus de solicitud.


11 Recibe, revisa expediente y aprueba en SICOINWEB el CUR de devengado y percibido, generaCUR, requiere firmas y traslada a asistentecontable.

Asistente de Contabilidad 12 Recibe expediente y opera en Caja Fiscal.


38

-CNA-¨Procedimiento Cur de Ingresos

Encargado deTesorería

DirecciónFinanciera MFPDirección General Asistente de

ContabilidadEncargado deContabilidad


Financiera

Inicio

1Elabora carta de

solicitud de aportemensual y requiere firma

8Recibe

formulariofirmado y remiteal MFP y envía

duplicado aAsistentecontable

Fin

2Firma solicitud y

traslada paratrámite

3Recibe Oficio, y envía aDirección Financiera del

MFP

4Tramita CUR, realiza

acreditamiento encuenta monetaria del

CNA

5Revisa vía

electrónica elacreditamiento delaporte obteniendonúmero de CUR

6Emite

formulario 63-A anota

número deCUR y

requiere firma

7Recibe Formulario,

revisa y firma

9Recibe duplicado de

Forma 63-A paraemisión de CUR

10Opera en

SICOIN-WEB elingreso y genera

CUR

11Recibe, revisaexpediente y

aprueba CUR dedevengado y

percibido,requiere firmas y

traslada

12Recibe

expediente yopera en

Caja Fiscal


39

AREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: CUR de Gastos

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de

Compras1 Recibe y revisa que expediente llene los requisitos

de ley. Opera y genera orden de compra en elSIGES, de acuerdo a los renglonespresupuestarios.


2 Recibe expediente y revisa que los renglones seencuentren debidamente aplicados en base alManual de Clasificaciones Presupuestarias. Operay genera en SICOIN WEB el CUR de compromiso.

Encargado de Compras 3 Liquida orden de compra y traslada a contabilidadAsistente Contable 4 Revisa expediente que llene los requisitos de ley y

emite en SICOIN WEB CUR de solicitud delDevengado.


5 Revisa expediente que llene los requisitos de ley yaprueba en SICOIN WEB el CUR de devengado.


6 Recibe y revisa expediente que llene los requisitosde ley y solicita el pago respectivo.


7 Recibe expediente y revisa que llene los requisitoslegales e internos. Genera e imprime cheque através de SICOIN WEB.


8 Gestiona las firmas respectivas.


40

-CNA-¨Procedimiento Cur de Gastos

Encargado deContabilidadAsistente ContableEncargado (a) de

Presupuesto


Financiera

Encargado (a)de Tesorería

Encargado (a) deCompras

Inicio

Fin

2Recibe expediente y

revisa, opera ygenera en SICOINWEB el CUR de

compromiso

5Revisa expediente

que llenerequisitos de ley, y

aprueba enSICOIN WEB el

CUR dedevengado

1Recibe y revisa

expediente,generaorden de compra en

el SIGES

3Liquida orden decompra y traslada

4Revisa expediente

revisa, opera ygenera en SICOINWEB el CUR de

devengado

6Recibe y Revisa

expediente que llenerequisitos de Ley y

solicita pago


revisa requisitos,genera cheque através de SICOIN

WEB

8Gestiona firmas

respectivas.


41

AREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: Reversión Total o Parcial (compromiso y devengado)

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado de Contabilidad 1 Al revisar la documentación previo a rendir

cuentas se identifica la necesidad de realizaruna reversión en el SICOIN, ya sea reversióntotal o parcial

Asistente contable 2 Realiza CUR de reversión total (RTO) oreversión parcial (RPA)


3 Revisa y da Vo. Bo.

Encargado de Presupuesto 4 Aprueba el CUR de reversión


42

-CNA-¨Reversión Total o Parcial (Compromiso y Devengado)

Encargado dePresupuesto


FinancieraAsistente ContableEncargado (a) de

Contabilidad

Inicio

1Revisa informe previo

a rendir cuentas,eidentifica la necesidad

de realizar unareversión total o

parcial en el SICOIN.

2Realiza CUR de

reversión total (RTO) oreversión parcial (RPA) y

traslada

3Recibe, revisa, daVo. Bo.y traslada

4Aprueba el

CUR dereversión y

archiva

Fin


43

AREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: Devolución Total o Parcial (pagado)

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado de Contabilidad 1 Al revisar la documentación se identifica la

necesidad de realizar una devolución en elSICOIN, ya sea devolución total o parcial

Asistente contable 2 Realiza CUR de devolución total DEV odevolución parcial


3 Revisa y da Vo. Bo.

Encargado de Contabilidad 4 Aprueba el CUR de devolución


44

-CNA-¨Devolución Total o Parcial (Pagado)



FinancieraAsistente ContableEncargado (a) de

Contabilidad

Inicio

1Revisa la

documentación, eidentifica la necesidad

de realizar unadevolución total o

parcial en el SICOIN,

4Aprueba el

CUR dedevolución y

archiva

Fin

2Realiza CUR de

devolución total (RTO) odevolución parcial (RPA)

3Recibe, revisa da Vo.

Bo. Y traslada


45

ÁREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: Constitución del Fondo Rotativo

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNCoordinador (a) de

Administración Financiera1 Analiza asignación presupuestaria de grupos de 1 y

2 y determina monto del Fondo Rotativo.Coordinador (a) de

Administración Financiera2 Emite solicitud de constitución de Fondo Rotativo y

presenta a Dirección General.Dirección General 3 Recibe analiza y aprueba la constitución del Fondo

Rotativo, mediante acuerdo interno.Asistente Dirección

General4 Registra y traslada expediente a Coordinación

Financiera.Coordinador (a) de

Administración Financiera5 Recibe expediente, revisa y traslada a Contabilidad.

Asistente de Contabilidad 6 Recibe y revisa expediente, opera en SICOIN WEBel CUR contable de constitución del FondoRotativo.


7 Recibe y revisa expediente, aprueba en SICOINWEB el CUR contable de constitución del FondoRotativo y traslada a Coordinación deAdministración Financiera.


8 Recibe y revisa expediente que llene los requisitosde ley y solicita el pago respectivo.


9 Emite cheque, tramita firmas y deposita en cuentadel Fondo Rotativo. Traslada expediente aContabilidad.

Asistente de Contabilidad 10 Recibe expediente para operatoria en Caja Fiscal.


46

-CNA-¨Procedimiento Constitución del Fondo Rotativo

Encargado deContabilidad

Asistente deDirección GeneralDirección General Encargado (a) de

TesoreríaAsistente deContabilidad


Financiera

Inicio

Fin

3Recibe analiza y

apruebaconstitución delFondo Rotativo,

mediante acuerdo

9Recibe expediente yopera en Caja Fiscal

1Analiza asignaciónpresupuestaria y

determina monto delFondo Rotarivo

2Emite solicitud de

constitución de FondoRotativo

4Registra y traslada

expediente aCoordinación Financiera

5Recibe expediente,revisa y traslada a

Contabilidad

6Revisa expediente,opera en SICOIN

WEB el CURcontable de

Constitución delFondo Rotativo

7Aprueba CUR

contable y trasladaa Tesorería

8Emite cheque tramitafirmas y deposita en

cuenta del FondoRotativo .


47

ÁREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: Elaboración de Estados Financieros


Contabilidad1 Genera Balance General en el SICOIN WEB.


2 Concilia saldos y operaciones contables del períodocorrespondiente (mensual y anual).


3 Si determina diferencias procede a registrar losajustes correspondientes.


4 Emite notas a los Estados Financieros.


5 Genera Estados Financieros conciliados y trasladaa Coordinación de Administración Financiera.


6 Recibe, revisa y firma los Estados Financieros ytraslada a la Coordinación de Auditoría Interna.

Coordinador (a) deAuditoría interna

7 Recibe, revisa y emite dictamen de auditoría y lostraslada a la Coordinación de AdministraciónFinanciera.


8 Recibe Estados Financieros auditados y traslada ala subdirección General.

Sub Dirección General 9 Recibe, revisa, proporciona Vo.Bo. y traslada aDirección General.

Dirección General 10 Recibe, revisa, firma y traslada a Consejo Directivopara aprobación.

Consejo Directivo 11 Conoce y aprueba Estados Financieros.Asistente de Consejo

Directivo12 Certifica punto de acta de aprobación y remite a

Coordinación de Administración Financiera.Coordinador (a) de

Administración Financiera13 Recibe punto de acta certificado y Estados

Financieros firmados. Los estados financieros deEnero a Noviembre se archivan, y los estadosfinancieros al 31 de diciembre los remite a lasentidades respectivas que dicta la Ley.


14 Recibe copia de recibido sellado y firmado, para suarchivo para futuras referencias.

.


48

-CNA- Procedimiento Ëlaboración de Estados Financieros

Sub DirectorGeneral

Coordinador (a) deAuditoria Interna


FinancieraDirección General Consejo

DirectivoEncargado (a) de

Contabilidad

Inicio

Fin

1Genera Balance

General en elSICOIN WEB

2Concilia saldos y

operaciones contablesmensual y anual

3Si determina diferencia

procede a registrarajustes caso contrario

sigue proceso

5Genera Estados

Financieros, y traslada aCoordinación deAdministración

Financiera

4Emite notas a los

Estados Financieros

6Recibe, revisa firma

Estados Financieros ytraslada

7Recibe, revisa y

emite dictamen deauditoría ytraslada.

9Recibe, revisa,

proporcionaVo.Bo. ytraslada.

10Recibe, revisa, firma y

traslada a ConsejoDirectivo paraaprobación.

13Recibe punto de actacertificado y Estados

Financieros firmados ylos remite a las

entidades respectivasque dicta la Ley.

14Recibe copia derecibido sellado yfirmado, para su

archivo parafuturas referencias.

8Recibe, Estados

Financieros Auditados ytraslada

11Conoce y aprueba

EstadosFinancieros.

12Asistente de Consejo

Directivo,certificapunto de acta de

aprobación y remite aCoordinación deAdministración

Financiera.


49

AREA DE CONTABILIDADPROCEDIMIENTO: Conciliaciones Bancarias

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNAsistente de Contabilidad 1 Ordena y clasifica documentación de ingresos y

egresos registrados en cada una de las cuentas dedepósitos monetarios.

Asistente de contabilidad 2 Registra en Libro de hojas movibles deConciliaciones de Cuentas Bancarias los ingresos yegresos.

Asistente de contabilidad 3 Imprime vía electrónica operaciones de ingresos yegresos registrados en el banco durante el mes, enlas cuentas de depósitos monetarios.

Asistente de contabilidad 4 Revisa y concilia saldos de cuentas bancariascontra las operaciones registradas en el estado decuenta del Banco.

Asistente de Contabilidad 5 Determina diferencias procede a realizar lascorrecciones correspondientes.

Asistente de Contabilidad 6 Realiza la conciliación bancaria e integra chequesen circulación y cheques pagados, estableciendo elsaldo contable.


7 Recibe, revisa conciliación bancaria firma y trasladaa la Coordinación de Administración Financiera.


8 Recibe, revisa conciliación bancaria firma y trasladaal Asistente de Contabilidad.

Asistente de Contabilidad 9 Archiva mensualmente las conciliaciones bancariaspara futuras referencias.


50

-CNA- Procedimiento Conciliaciones Bancarias


Financiera


Asistente deContabilidad

Inicio

Fin

1Ordena y clasificadocumentación de

ingresos y egresos encada una de las cuentasde depósitos monetarias

2Registra en libro dehojas movibles de

ConciliacionesBancarias

3Imprime vía electrónica

operaciones de ingresosy egresos en las cuentasde depósitos monetarias

9Archiva

mensualmenteConciliaciones

Bancarias

4Revisa y concilia saldos

de cuentas bancariascontra operaciones delEstado de Cuenta del

Banco

5Determina diferencias y

procede a realizarcorrecciones

6Realiza ConciliaciónBancaria e integra

cheques en circulación ypagados, estableciendo

saldo contable

7Recibe, revisa

conciliaciónbancaria y firma

de Vo. Bo.

8Recibe, revisa

conciliaciónbancaria y firma

de Vo. Bo.


51

AREA DE TESORERIA


52

ÁREA DE TESORERIAPROCEDIMIENTO: Aporte Institucional

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Tesorería 1 Elabora nota dirigida a la Dirección Financiera del

Ministerio de Finanzas Públicas, solicitando hagaefectivo el aporte institucional mensualmente yrequiere firmas.

Coordinador (a) AdministrativaFinanciera

2 Recibe, revisa y firma nota, trasladando a Director(a) General para Vo. Bo.

Director (a) General 3 Revisa y firma nota de requerimiento y traslada aEncargado de Tesorería.

Encargado (a) de Tesorería 4 Recibe nota firmada y remite a DirecciónFinanciera del MFP.

Dirección Financiera MFP 5 Recibe nota de solicitud de pago mensual deaporte institucional, tramita pago medianteComprobante Único de Registro y acredita enCuenta de Depósitos Monetarios del CNA.

Encargado (a) de Tesorería 6 Verifica que el Aporte Institucional se encuentreacreditado en la Cuenta de Depósitos Monetarios yemite Formulario forma 63-A “Ingresos Varios”.

Encargado (a) de Tesorería 7 Registra en libro de bancos “Control de Ingresos yGastos” el ingreso del Aporte institucional Mensualy traslada a Contabilidad documentación desoporte.

Encargado (a) de Contabilidad 8 Recibe documentación de soporte, verifica que seencuentre correcta para rendición de cuentas.


53

-CNA- Procedimiento Aporte Institucional

Director (a)General


Financiera


Ministerio deFinanzasPúblicas

Banco delSistema


Inicio


nota, traslada

1Elabora nota a Dirección

Financia MFP,solicitando aporte

3Recibe, firma y traslada

a Tesorería

4Recibe expediente yremite a DirecciónFinanciera MFP

5Recibe

expediente,tramita CUR y

acredita

6Verifica aporte y

emite Forma 63-A“Ingresos Varios”

7Registra en libro

de bancos“Control de

Ingresos Gastos”

8Recibe

expediente yrinde cuentas

Fin


54

ÁREA DE TESORERIAPROCEDIMIENTO: Registro de Privativos (Donaciones)

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Tesorería 1 Con base a Convenio de Donación suscrito entre el

CNA y organismo donante, tramita apertura decuenta de depósitos monetarios ante TesoreríaNacional y Banco de Guatemala.

Tesorería Nacional y Banco deGuatemala

2 Reciben, revisan que documentación estécompleta y llene requisitos y autorizan apertura decuenta de depósitos monetarios.

Encargado (a) de Tesorería 3 Recibe notas de autorización de apertura decuenta de depósitos monetarios, y tramita aperturaante institución bancaria.

Institución Bancaria 4 Recibe documentación requerida y autorizaapertura de cuenta.

Organismo Donante 5 Con base a programación de financiamiento dedonación, realiza acreditamiento en cuenta dedepósitos monetarios respectiva del CNA.

Institución Bancaria 6 Emite notas de crédito respectivas y remite al CNA.Encargado (a) de Tesorería 7 Recibe notas crédito, emite Formulario forma 63-A

“Ingresos Varios”, registra en libro de bancos“Control de Ingresos y Gastos” el valor delacreditamiento y traslada documentación acontabilidad.



55

-CNA- Procedimiento Registro de Privativos (Donaciones)

TesoreríaNacional yBanco de

Guatemala


Financiera


InstituciónBancaria

OrganismoDonante


Inicio

2Reciben, revisan

documentación y llenerequisitos y autorizanapertura de cuenta

1En base a convenio

entre CNA y orgnismodonante tramita apertura

de cuenta

3Recibe autorización y

tramita apertura de

cuenta

4Recibe

documentación yautoriza apertura de

cuenta

5Realiza

acreditamiento ecuenta CNA

6Emite notas de

crédito y remite alCNA

7Recibe n/c y y emite63-A registra en libro“Control de Ingresos

Gastos” acreditamiento

8Recibe


Fin


56

ÁREA DE TESORERIAPROCEDIMIENTO: Registro de Privativos (Servicios varios)

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Tesorería 1 Con base a normativa vigente de ingresos

privativos por cobro de servicios varios prestados aterceros, tramita apertura de cuenta de depósitosmonetarios ante Tesorería Nacional y Banco deGuatemala.

Tesorería Nacional y Banco deGuatemala

2 Reciben, revisan que documentación estécompleta y llene requisitos y autorizan apertura decuenta de depósitos monetarios.

Encargado (a) de Tesorería 3 Recibe notas de autorización de apertura decuenta de depósitos monetarios, y tramita aperturaante institución bancaria.

Institución Bancaria 4 Recibe documentación requerida y autorizaapertura de cuenta.

Terceros 5 Con base a normativa vigente, realizan pagos porservicios prestados en cuenta aperturada para elefecto.

Institución Bancaria 6 Emite notas de crédito respectivas y remite al CNA.Encargado (a) de Tesorería 7 Recibe notas crédito, emite Formulario forma 63-A

“Ingresos Varios”, registra en libro de bancos“Control de Ingresos y Gastos” el valor delacreditamiento y traslada documentación acontabilidad.



57

-CNA- Procedimiento Registro de Privativos (Servicios Varios)

TesoreríaNacional yBanco de

Guatemala


Financiera


InstituciónBancaria

TercerosEncargado (a) de

Contabilidad

Inicio

2Reciben, revisan

documentación y llenerequisitos y autorizanapertura de cuenta

1En base a normativa dingresos privativos por

cobro de servicios variosprestados a tercerostramita apertura de

cuenta

3Recibe autorización y

tramita apertura de

cuenta

4Recibe

documentación yautoriza apertura de

cuenta

5Según normativavigente realizanpagos en cuenta

aperturada para elefecto

6Emite notas de

crédito y remite alCNA

7Recibe n/c y y emite63-A registra en libro“Control de Ingresos

Gastos” acreditamiento

8Recibe


Fin


58

ÁREA DE TESORERIAPROCEDIMIENTO: Pago a Proveedores

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Compras 1 Recibe expediente con documentación de soporte de

autorización de compra, revisa que llene requisitos deley, que cuente con el formato 1-H “Ingresos aAlmacén y a Inventarios”, debidamente firmado deVo.Bo., de la Coordinación Administrativa Financiera ygenera Orden de Compra y Pago y traslada alEncargado de Presupuesto. Las facturas deberáncontar en el reverso con el sello y firma delCoordinador solicitante y de la Directora General,aprobando la compra.

Encargado (a) depresupuesto

2 Recibe orden de compra y pago a proveedor, paraelaborar CUR de compromiso y traslada al Encargadode Compras para la liquidación de la Orden deCompra y Pago.

Encargado de Compras 3 Liquida la orden de compra y pago y traslada alAsistente de Contabilidad.

Asistente de Contabilidad 4 Recibe expediente, genera CUR de devengado yremite al Encargado de Contabilidad.


5 Recibe y revisa el expediente, Aprueba el CUR ytraslada a la Coordinación de AdministraciónFinanciera.


6 Recibe y revisa el expediente y solicita el gasto en elSICOIN-WEB y traslada al Encargado de Tesorería.

Encargado (a) de Tesorería 7 Emite cheque y voucher, verifica que esté correcto,registra en libro de bancos (Control de Ingresos yEgresos), lo firma y traslada a Coordinador deAdministración Financiera.


8 Revisa que cheque se encuentre correctamenteelaborado, firma y regresa a Tesorería (en ausenciadel Coordinador de Administración Financiera, deberárequerir firma de cheque a Encargado de Contabilidad)y Traslada a Dirección General (en ausencia delDirector (a) General lo remitirá al Subdirector (a)General para firma y remite a Encargado de Tesorería.

Encargado (a) de Tesorería 9 Recibe expediente y realiza pago a proveedor,requiriendo cancele factura o extienda recibo de cajasi es factura cambiaria y firma voucher de recibido elcheque.

Encargado (a) de Tesorería 10 Ordena expedientes y traslada semanalmente aContabilidad.


11 Recibe expedientes de pagos realizados, revisa quese encuentre completa la documentación de soporte yordena por fecha, para de rendición de cuentas.


59

-CNA- Procedimiento Pago a Proveedores





Financiera

Director (a)General


Inicio

2Recibe orden de compra

de pago a proveedorpara elabora CUR de

compromiso

1Recibe expediente, quelleve forma 1-H y demás

requisitos

3Liquida la orden de

compra

11Recibe expedientepara rendición de

cuentas

Fin

4Asistente de

Contabilidad recibeexpediente y emite CUR

de devengado

5Recibe y revisa

expediente y aprueba

CUR de devengado6

Recibe y revisaexpediente y solicita el

gasto en SICOIN-WEB

7Emite cheque y

voucher, registraen libro de bancos

8Revisa que cheque se

encuentrecorrectamente, firma y

regresa a Tesorería

AA

8Firma cheque en

ausencia delCoordinador deAdministración

Financiera,

A

8Firma cheque, en

ausencia del Director,firma el Sub-Director

9Recibe expediente

y realiza pago aproveedor

10Ordena expedientes ytraslada semalmente a

Contabilidad


60

ÁREA DE TESORERIAPROCEDIMIENTO: Liquidación de Caja Chica

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Caja Chica 1 Diariamente efectúa arqueo del fondo de caja

chica, verifica que saldo disponible en efectivo nosea menor al 50% del monto autorizado.

Encargado (a) de Caja Chica 2 Lista facturas y documentación de soporte depagos realizados.

Encargado (a) de Caja Chica 4 Registra los pagos realizados en el SICOIN WEB,imprime y requiere firmas de autorización enliquidación de caja chica

Encargado (a) de Contabilidad 5 Recibe liquidación de caja chica, revisa quecomprobantes estén completos, debidamenterazonados, firmados y sellados; verifica quesumatorias y resumen sean correctos, firma y sella,aprobando la liquidación en el SICOIN WEB,traslada a la Coordinación de AdministraciónFinanciera para la solicitud de pago


6 Solicita pago y remite a tesorería

Encargado (a) de Tesorería 7 Recibe liquidación de caja chica debidamenteautorizada, emite cheque de reembolso, gestionafirmas, y paga al Encargado del Fondo de CajaChica.

Encargado de Caja Chica 8 Cobra y completa la disponibilidad del efectivo delfondo de caja chica autorizado, registra monto delreembolso en Libro de Caja Chica autorizado por laContraloría General de Cuentas

Encargado (a) de Tesorería 9 Traslada liquidación y documentación de soporte aContabilidad.

Encargado (a) de Contabilidad 10 Recibe documentación de liquidación de caja chicapara rendición de cuentas.


61

-CNA- Procedimiento Liquidación de Caja Chica


Financiera

Encargado de CajaChica



Inicio

2Lista facturas y

documentación desoporte

1Diariamente efectúa

arqueo y verifica 50% dedisponibilidad

3Registra pagos

realizados en el SICOIN-WEB

9Recibe

expedientepara rendición

de cuentas

Fin

5Solicita pago y remite a

Tesorería

7Cobra y completadisponibilidad del

efectivo del fondo decaja chica

8Traslada liquidación y

documentación desoporte a contabilidad

4Recibe liquidación de

caja chica, revisarequisitos y aprueba en

SICOIN-WEB


caja chica, emite chequede reembolso, gestiona

firmas


62

ÁREA DE TESORERIAPROCEDIMIENTO: Autorización y Pago de Viáticos

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNCoordinador (a) de Unidad

Interesada1 Determina necesidad de realizar comisión oficial y

emite nombramiento.Persona Nombrada 2 Recibe nombramiento y solicita formularios, para

tramitar viáticos y combustible.Encargado (a) de Fondo

Rotativo Interno de Viáticos3 Recibe solicitud de formularios de viáticos, revisa

firmas, fechas de comisión oficial, consultadisponibilidad presupuestaria a Encargado dePresupuesto y entrega formularios al interesado

Persona Nombrada 4 Recibe formularios de viáticos, llena formulario deanticipo de viáticos, requiere Vo.Bo. deCoordinador (a) de Unidad Interesada y tramitaviáticos

Encargado (a) de FondoRotativo Interno de Viáticos

5 Recibe formularios de viáticos (Nombramiento deComisión Oficial y Viático Anticipo), revisa queestén correctamente elaborados, emite cheque yvoucher con cargo a la cuenta de depósitosmonetarios correspondiente


6 Obtiene firmas del cheque y entrega cheque deviático anticipo, requiriendo firma en voucher,anotando fecha de entrega

Funcionario (a) y/o Empleado(a)

7 Recibe viático anticipo, realiza comisión, requierefirma y sello en formulario de Viático Constancia,elabora informe de comisión realizada, llenaformulario de Viático Liquidación y presenta paraliquidación con el Encargado del Fondo RotativoInterno de Viáticos.

Funcionario (a) y/o Empleado(a)

8 En caso de existir monto sobrante de la comisión,efectúa reintegro a la cuenta de depósitosmonetarios correspondiente, adjunta boleta a laliquidación y presenta liquidación al Encargado delFondo Rotativo Interno de Viáticos.


9 Recibe documentación de liquidación de viáticos ydocumentación de soporte, verifica que seencuentre correcta. Si existiera complemento emitecheque y paga.


10 Liquida el Fondo Rotativo de Viáticos y solicitareembolso.


63

-CNA- Procedimiento Autorización y Pago de Viáticos

Funcionario (a)y/o Empleado (a)

nombrado

Coordinadores deUnidades

Interesadas


Director (a)General

SecretariaGeneral

Encargado (a) deFondo Rotativo

Interno deViáticos

Inicio

2Recibe nombramiento ysolicita formularios, para

tramitar viáticos ycombustible.

1Determina necesidad derealizar comisión oficial y

emite nombramiento.

Fin

6Obtienes firmas decheque y entregacheque de viático

anticipo, requiriendofirma en voucher 7

Recibe viático anticipo,realiza comisión,

requiere requisitoslegales, elabora informede comisión realizada,

llena formulario deViático Liquidación.

3Recibe solicitud de

formularios de viáticos,revisa datos, consulta

disponibilidadpresupuestaria y entregaformularios al interesado

4Recibe formularios de

viáticos, llena formulariode anticipo y requiere

Vo.Bo.

5Recibe formularios de

viáticos (Nombramientode Comisión Oficial y

Viático Anticipo), revisa,y traslada

8Realiza reintegro si

procede,y lo efectúa a lacuenta de depósitos

monetarioscorrespondiente,

adjunta boleta a laliquidación y presenta

liquidación.

9Recibe documentación

de liquidación de viáticosy documentación de

soporte, verifica que seencuentre correcta . Siexistiera complementoemite cheque y paga.

10Liquida el Fondo

Rotativo deViáticos y solicita

reembolso.


64

ÁREA DE TESORERIAPROCEDIMIENTO: Liquidación Fondo Rotativo Interno de Viáticos

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Fondo

Rotativo Interno de Viáticos1 Ordena voucher y documentación de soporte de

pagos realizados, elaborando arqueo del fondosemanalmente, clasifica por renglón de gasto yelabora liquidación de fondo rotativo interno deviáticos, operando en el módulo de Fondo Rotativodel SICOIN-WEB los documentos de soporte de laliquidación.

Encargado (a) de Contabilidad 2 Recibe liquidación de fondo rotativo interno deviáticos, revisa que comprobantes esténcompletos, debidamente razonados, firmados ysellados; verifica que sumatorias yresumen sean correctos, firma y sella laliquidación.

Encargado (a) de Contabilidad 3 Aprueba en SICOIN-WEB el CUR deregularización de la solicitud de reembolso defondo rotativo interno de viáticos y traslada a laCoordinación de Administración Financiera.

Coordinador AdministrativoFinanciero

4 Recibe y revisa que expediente de liquidación seencuentre correcto, solicita el cheque dereembolso en SICOIN-WEB y traslada aEncargado de Tesorería.

Encargado (a) de Tesorería 5 Recibe liquidación de fondo rotativo y CUR DEREGULARIZACION debidamente autorizado.

Encargado (a) de Tesorería 6 Revisa documentación de soporte del FondoRotativo Interno de Viáticos, imprime cheque,obtiene firmas y entrega al Encargado del FondoRotativo Institucional.

Encargado de Fondo RotativoInstitucional

7 Recibe y deposita cheque al Fondo RotativoInstitucional y elabora cheque de reposición alFondo Rotativo Interno de Viáticos.

Encargado de Fondo RotativoInterno de Viáticos

8 Recibe Cheque del Encargado del Fondo RotativoInstitucional y ejecuta.

Encargado (a) de Tesorería 9 Traslada liquidación y documentación de soporte aContabilidad.

Encargado (a) de Contabilidad 10 Recibe documentación de liquidación de fondorotativo para rendición de cuentas.


65

-CNA- Procedimiento Liquidación Fondo Rotativo Interno Viáticos

Encargado (a)De Tesorería

Coordinador (a)Administrativo

Financiero



Institucional


Interno deViáticos

Inicio

1Ordena voucher ydocumentación de

soporte ,elabora arqueodel fondo, clasifica por

renglón de gasto yelabora liquidación.

Opera en SICOIN-WEBy traslada.

6Recibe, Revisadocumentaciónde soporte delFondo RotativoInterno deViáticos, imprimecheque, obtienefirmas y entrega.

Fin

8Recibe Cheque del

Encargado del FondoRotativo Institucional y

ejecuta.

2Recibe liquidación defondo rotativo, revisarequisitos, verifica

que sumatoriasy resumen seancorrectos, firma y

sella la liquidación.

4Recibe y revisa que

expediente llenerequisitos, solicita el

cheque de reembolsoen SICOIN-WEB y

traslada.

7Recibe y depositacheque al Fondo

Rotativo Institucional yelabora cheque dereposición al FondoRotativo Interno de

Viáticos.

9Recibe y traslada

liquidación ydocumentación de

soporte a Contabilidad.

10Recibe

documentación deliquidación defondo rotativo

para rendición decuentas.

3Aprueba en SICOIN-

WEB el CUR deregularización de la

solicitud de reembolsode fondo rotativo interno

de viáticos y traslada.


fondo rotativo y CUR DEREGULARIZACION

debidamente autorizado.


66

AREA DE COMPRAS


67

AREA DE COMPRASPROCEDIMIENTO: Compra de Suministros y/o Servicios a través

De Fondo Rotativo, menores de Q. 500.00, Grupo 100 y 200

RESPONSABLE PASO No. ACCIONCoordinadorAsistente de Coordinación

1 Establece necesidades de compra de suministrosy/o contratación de servicios y solicita aEncargado de Fondo Rotativo recursosfinancieros

Encargado de Fondo Rotativo 2 Llena formato de vale al fondo de caja chica,solicita firma y sello de Asistente de Coordinacióno Coordinador solicitante y Encargado (a) dePresupuesto

Encargado de Fondo Rotativo 3 Entrega recursos financierosCoordinadorAsistente de Coordinación

4 Recibe recursos financieros y realiza compra desuministros solicitados y/o pago de los servicios

Coordinador y/o Asistente deCoordinación

5 Razona factura y traslada a la Sub-DirecciónGeneral para su aprobación.

Sub-Director General 6 Recibe factura, firma y sella de aprobado de lacompra y traslada a Coordinador y/o Asistente deCoordinación para que liquide el vale firmado alEncargado del Fondo Rotativo.

Encargado de Fondo Rotativo 7 Recibe facturas. Si existe sobrante reintegramonto. Si sobrepasa monto del vale, Encargadode Fondo Rotativo paga complemento.

Encargado de Fondo Rotativo 8 Clasifica facturas y gasto por renglónpresupuestario y elabora listado de gastos parareembolso de fondo rotativo

Encargado de Fondo Rotativo 9 Tramite emisión de Comprobante Único deRegistro, para reembolso


68

-CNA- Procedimiento Compra de Suministros y/o Servicios a través del Fondo Rotativo,menores de Q.500, grupo 100 y 200

Sub-Director (a)General

Coordinadores deArea

Encargado deFondo Rotativo

Director (a)General

SecretariaGeneral


Inicio

2Llena formato de vale al

fondo de caja chica,solicita firma y sello

respectivas


compra de bienes y/ocontratación de servicios

y solicita recursosfinancieros

3Entrega recursos

financieros

6Firma y sella

facturasrazonadas

Fin

7Recibe facturas.

Reintegra el sobrante osolicita pago decomplemento

8Clasifica facturas por

renglón presupuestario ysolicita reembolso del

fondo

9Tramita emisión de

CUR, para reembolso

4Recibe recursos

financieros y realizacompra o pago debienes o servicios

solicitados

5Razona factura y

trasada


69

AREA DE COMPRASPROCEDIMIENTO: Compra de Bienes, Suministros y Contratación de Servicios,

a través de Contrato Abierto

RESPONSABLE PASO No. ACCIONCoordinador 1 Establece necesidades de compra de bienes,

suministros y/o contratación de servicios,llenando el formulario de solicitud o pedido,adjuntando al mismo las especificacionestécnicas de los bienes o suministros, objeto decompra, obtiene las firmas correspondientes ytraslada a la Coordinación Financiera.


2 Recibe formulario de Solicitud o Pedido para Vo.Bo., si es un servicio se traslada directamente alEncargado de compras para que inicie elproceso respectivo. Si se trata de la solicitud deun bien o suministro, lo traslada al encargado deinventarios y almacén para verificar lasexistencias.

Encargado de Almacén 3 Recibe expediente y verifica existencias, entregalos bienes o suministros, de lo contrario lotraslada a compras para inicio de proceso.

Encargado de Compras 4 Recibe expediente para iniciar el proceso decompras y traslada al Encargado dePresupuesto para verificar la disponibilidadpresupuestaria.

Encargado de Presupuesto 5 Recibe formulario de Solicitud o Pedido, verificabienes objeto de compra y saldo en renglón degasto.

Encargado de Presupuesto 6 Registra en sistema de control preventivonúmero de Solicitud o Pedido, monto de lacompra, firma y sella formulario, asignandopartida presupuestaria.

Encargado de Compras 7 Recibe expediente y revisa el listado de contratoabierto, selecciona al proveedor del servicio,suministro o bien y solicita la compra.


8 Recibe, revisa, analiza que expediente llenerequisitos de ley y especificaciones requeridas.Si es menor de Q.30,000.00 traslada aEncargado de Inventarios y si es mayor deQ.30,000 traslada a Junta Receptora.

Junta de Receptora 9 En los casos de que las compras sean mayoresde 30,000.00, la Dirección General deberánombrar junta.

Junta Receptora 10 Suscribe acta administrativa, dejando constanciade los bienes y/o servicios recibidos a enteraconformidad y prepara informe de recepción.Remite informe a Subdirección General.

Subdirector General 11 Recibe y analiza expediente que llene requisitosde ley y traslada a la Dirección General.

Dirección General 12 Aprueba mediante providencia lo actuado por laJunta Receptora. Si son bienes o suministrostraslada expediente a Encargado de Almacén eInventarios; si es por prestación de servicios,


70

RESPONSABLE PASO No. ACCIONtraslada expediente a compras para trámite depago.

Encargado de Almacén eInventarios

13 Recibe expediente y bienes, revisa que lleneespecificaciones requeridas y requisitos de ley.


14 Realiza proceso de registro de bienes y trasladaa Encargado de Compras para que se inicie elproceso de pago.


71


72

-CNA- Procedimiento Compra de Bienes, Suministros y Contratación de Servicios por Contrato Abierto

Encargado (a) deAlmacén eInventarios

Junta ReceptoraJunta de CotizaciónDirector (a) GeneralSub-Director (a)


Compras

1

11Recibe expediente, quellene requisitos de ley y

traslada

14Realiza proceso deregistro de bienes

Fin


bienes, revisa que lleneespecificaciones

requeridas

12Aprueba lo actuado

mediante providencia loactuado por la Junta

Receptora


73

UNIDAD DE COMPRASPROCEDIMIENTO: Compra de Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios

de Q. 500.01 a Q. 30,000.00


suministros y/o contratación de servicios, llenando elformulario de solicitud o pedido, adjuntando al mismolas especificaciones técnicas de los bienes osuministros, objeto de compra, obtiene las firmascorrespondientes y traslada a la CoordinaciónFinanciera.


2 Recibe formulario de Solicitud o Pedido para Vo. Bo.,si es un servicio se traslada directamente alEncargado de compras para que inicie el procesorespectivo. Si se trata de la solicitud de un bien osuministro, lo traslada al encargado de inventarios yalmacén para verificar las existencias.

Encargado de Almacén 3 Recibe expediente y verifica existencias, entrega losbienes o suministros, de lo contrario lo traslada acompras para inicio de proceso.

Encargado de Compras 4 Recibe expediente para iniciar el proceso de comprasy traslada al Encargado de Presupuesto para verificarla disponibilidad presupuestaria.


5 Recibe formulario de Solicitud o Pedido, verifica bienesobjeto de compra y saldo en renglón de gasto.


6 Registra en sistema de control preventivo número deSolicitud o Pedido, monto de la compra, firma y sellaformulario, asignando partida presupuestaria.

Encargado de Compras 7 Recibe expediente, solicita 3 cotizaciones aproveedores, realiza cuadro de evaluación de ofertas yselecciona la que sea conveniente a los intereses de lainstitución y traslada a la Coordinación deAdministración Financiera.


8 Recibe, revisa, analiza que expediente llene requisitosde ley y especificaciones requeridas, firma de Vo. Bo.y Traslada a Encargado de Compras.

Encargado de Compras 9 Recibe expediente, confirma la compra con elproveedor y traslada a Encargado de Almacén eInventarios


10 Recibe expediente y bienes, revisa que lleneespecificaciones requeridas y requisitos de ley.


11 Realiza proceso de registro de bienes y traslada aEncargado de Compras para que se inicie el procesode pago.


74

-CNA- Procedimiento Compra de Bienes, Suministros y Contratación de Servicios de Q.500.01 a Q.30,000.00


Encargado (a) deCompras Junta ReceptoraEncargado (a) de

Almacén


FinancieraCoordinador

1Establece necesidades de

compra de bienes,suministros y/o

contratación de servicios,llenando Solicitud de

Pedido

3Recibe expediente yverifica existencias

Inicio

2Recibe formulariode Solicitud para

Vo. Bo. Si esservicio traslada a

Encargado dealmacén

4Recibe expediente para

iniciar proceso de compray ppto. Verificadisponibilidad

7Recibe expediente,

solicita las 3 cotizaciones,realiza cuadro de

evaluación

6Registra en sistema decontrol preventivo No.Solicitud, monto de lacompra, firma y sella

5Recibe formulario

Solicitud de Pedido,verifica saldo y renglón

presupuestario

8Recibe, revisa, analizaque expediente llene

requisitos de ley

Fin



requeridas

11Realiza proceso deregistro de bienes y

traslada a compras parael pago respectivo

9Recibe expediente,

confirma la compra conel proveedor


75


de Q. 30,000.01 a Q. 100,000.00 (Evento de Cotización)


suministros y/o contratación de servicios,llenando el formulario de solicitud o pedido,adjuntando al mismo las especificacionestécnicas de los bienes o suministros, objeto decompra y obtiene las firmas correspondientes.



Encargado de Almacén 3 Recibe expediente y verifica existencias, entregalos bienes o suministros, de lo contrario lotraslada a compras para inicio de proceso

Encargado de Compras 4 Recibe expediente para iniciar el proceso decompras y traslada al Encargado dePresupuesto para verificar la disponibilidadpresupuestaria.

Encargado de Presupuesto 5 Recibe formulario de Solicitud o Pedido, verificabienes objeto de compra y saldo en renglón degasto

Encargado de Presupuesto 6 Registra en sistema de control preventivonúmero de Solicitud o Pedido, montoaproximado de la compra, firma y sellaformulario, consignando partida presupuestaria yrenglón a afectar y traslada a Encargado deCompras

Encargado de Compras 7 Recibe y analiza expediente, elabora bases,conforme a especificaciones técnicas y/ogenerales y requisitos de ley. Traslada aCoordinador de Administración Financiera


8 Recibe, revisa, analiza que expediente llenerequisitos de ley y especificaciones requeridas.Traslada a Coordinación Jurídica

Coordinador (a) Jurídico 9 Revisa expediente que haya cumplido con losrequisitos legales y traslada a la SubdirecciónGeneral.

Subdirector General 10 Recibe y analiza expediente que llene requisitosde ley, prepara proyecto de acuerdo interno deaprobación de las bases de cotización. Trasladaa Dirección General

Dirección General 11 Recibe expediente, analiza y firma acuerdointerno de aprobación de las bases de cotizacióny emite Acuerdo Interno para nombrar a la juntade Cotización. Traslada a Encargado deCompras


76

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado de Compras 12 Recibe expediente autorizado y publica evento

de cotización en el Sistema de Guatecompras, ynotifica a los integrantes de la junta decotización.

Encargado de Compras 13 Traslada expediente de compra completo aJunta de Cotización. Si existe alguna solicitud deaclaración, coordina con los responsables lasrespuestas y publica en el sistema deGuatecompras según corresponda

Junta de Cotización 14 Recibe expediente. Se reúne en fecha y horafijada en las bases y recibe ofertas, suscribiendoacta de recepción de ofertas. Si se presentanmenos de 3 ofertas, la Dirección General debeaprobar la apertura y calificación de las ofertas.

Junta de Cotización 15 Apertura y califica ofertas, verificando que llenenrequisitos legales y características conformeespecificaciones técnicas y/o generalesrequeridas

Junta de Cotización 16 Adjudica compra a la oferta que más convengaa los intereses de la Institución, elabora cuadrosde calificación de ofertas, firmando y sellandodichos documentos y cada uno de los folios delas ofertas recibidas, integrándolas en un soloexpediente y adjudica la compra; suscribe actaadministrativa, para dejar constancia de loactuado

Junta de Cotización 17 Notifica a oferentes participantes sobre laadjudicación realizada e incorpora notificacionesal expediente. Elabora informe y presenta a laAutoridad Administrativa Superior

Dirección General 18 Recibe expediente, analiza y emite acuerdointerno aprobando lo actuado por la Junta deCotización y nombra junta receptora de losbienes y/o servicios. Remite expediente aEncargado de Compras

Encargado de Compras 19 Recibe expediente completo, opera y publica enel sistema de Guatecompras dentro de losplazos de ley la adjudicación de los bienesobjeto de compra y/o de contratación deservicios, según aprobación de la AutoridadAdministrativa Superior. Si existe algunasolicitud de aclaración, coordina con losresponsables las respuestas y publica en elsistema de Guatecompras según corresponda.Traslada expediente a Junta Receptora

Junta Receptora 20 Suscribe acta administrativa, dejando constanciade los bienes y/o servicios recibidos a enteraconformidad y prepara informe de recepción.Remite informe a Subdirección General

Subdirector General 21 Recibe y analiza expediente que llene requisitosde ley y traslada a Dirección General.

Director (a) General 22 Aprueba mediante providencia lo actuado por laJunta Receptora. Si son bienes o suministros


77

RESPONSABLE PASO No. ACCIONtraslada expediente a Encargado de Almacén eInventarios; si es por prestación de servicios,traslada expediente a compras para trámite depago.


23 Recibe expediente y bienes, revisa que lleneespecificaciones requeridas y requisitos de ley


24 Realiza proceso de registro de bienes y trasladaa Encargado de Compras para que se inicie elproceso de pago.


78

-CNA- Procedimiento Compra de Bienes, Suministros y Contratación de Servicios de Q. 30,000.01 a Q.100,000.00 (Evento de Cotización)



CoordinadorJuridico

Encargado (a) deAlmacén



1Establece necesidadesde compra de bienes,

suministros y/ocontratación de

servicios, llenandoSolicitud de Pedido

3Recibe expediente

y verificaexistencias

Inicio



Encargado decompras


iniciar proceso decompra y ppto. Verifica

disponibilidad

7Recibe y analiza

expediente, elaborabases conforme aespecificaciones

técnicas

8Recibe, analiza que

llene requisitos de ley

9Revisa expediente quellene requisitos de ley


5Recibe formulario


presupuestario

2


79



Junta ReceptoraJunta de CotizaciónDirector (a) GeneralSub-Director (a)


Compras

1

10Recibe expediente, quellene requisitos de ley yprepara proyecto de ley


analiza y firma acuerdointerno de aprobación delas bases de cotización

12Recibe expediente

autorizado y publicaevento de cotización en

Guatecompras

13Traslada expedientecompleto a Junta de

Cotización

14Recibe expediente, sereúne en fecha y hora

fijada y abre oferta,suscribe acta

16Adjudica compra a la

oferta que masconvenga a la institución

15Apertura y califica oferta,

verificando que llenerequisitos de ley

17Notifica a oferentes

participantes, elaborainforme y presenta a

Autoridad Adminsitrativa


analiza y emite acuerdointerno, aprobando lo

actuado

19Recibe expediente,completo, opera y

publica enGuatecompras dentro de

los plazos de ley20

Suscribe actaadministrativa, dejando

constancia de los bienesy/o servicios recibidos a

entera conformidad

21Recibe y analiza

expediente que llenerequisito de ley

24Realiza proceso deregistro de bienes


bienes, revisa que llenerequisitos de ley

Fin

14Si se presentan menosde 3 ofertas la Dirección

aprobara apertura deofertas

A

A

22Aprueba mediante

providencia lo actuadopor Junta Receptora


80

AREA DE COMPRASPROCEDIMIENTO: Compra de Bienes, Suministros y Contratación de Servicios

de Q. 100,000.01 y Q. 900,000.00 (Evento de Cotización)





Encargado (a) de Almacén 3 Recibe expediente y verifica existencias, entregalos bienes o suministros, de lo contrario lotraslada a compras para inicio de proceso

Encargado (a) de Compras 4 Recibe expediente para iniciar el proceso decompras y traslada al Encargado dePresupuesto para verificar la disponibilidadpresupuestaria.

Encargado (a) de Presupuesto 5 Recibe formulario de Solicitud o Pedido, verificabienes objeto de compra y saldo en renglón degasto

Encargado (a) de Presupuesto 6 Registra en sistema de control preventivonúmero de Solicitud o Pedido, montoaproximado de la compra, firma y sellaformulario, consignando partida presupuestaria yrenglón a afectar y traslada a Encargado deCompras

Encargado (a) de Compras 7 Recibe y analiza expediente, elabora bases,conforme a especificaciones técnicas y/ogenerales y requisitos de ley. Traslada aCoordinador de Administración Financiera


8 Recibe, revisa, analiza que expediente llenerequisitos de ley y especificaciones requeridas.Traslada a Coordinación Jurídica


Subdirector General 10 Recibe y analiza expediente que llene requisitosde ley, prepara proyecto de acuerdo interno deaprobación de las bases de cotización. Trasladaa Dirección General

Director (a) General 11 Recibe expediente, analiza y firma acuerdointerno de aprobación de las bases de cotizacióny emite Acuerdo Interno para nombrar a la juntade Cotización. Traslada a Encargado deCompras


81

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado (a) de Compras 12 Recibe expediente autorizado y publica evento

de cotización en el Sistema de Guatecompras, ynotifica a los integrantes de la junta decotización.

Encargado (a) de Compras 13 Traslada expediente de compra completo aJunta de Cotización. Si existe alguna solicitud deaclaración, coordina con los responsables lasrespuestas y publica en el sistema deGuatecompras según corresponda

Junta de Cotización 14 Recibe expediente. Se reúne en fecha y horafijada en las bases y recibe ofertas, suscribiendoacta de recepción de ofertas. Si se presentanmenos de 3 ofertas, la Dirección General debeaprobar la apertura y calificación de las ofertas.

Junta de Cotización 15 Apertura y califica ofertas, verificando que llenenrequisitos legales y características conformeespecificaciones técnicas y/o generalesrequeridas

Junta de Cotización 16 Adjudica compra a la oferta que más convengaa los intereses de la Institución, suscribe actaadministrativa y elabora cuadros de calificaciónde ofertas, firmando y sellando dichosdocumentos y cada uno de los folios de lasofertas recibidas, integrándolas en un soloexpediente

Junta de Cotización 17 Notifica a oferentes participantes sobre laadjudicación realizada e incorpora notificacionesal expediente. Elabora informe y presenta a laAutoridad Administrativa Superior

Director (a) General 18 Recibe expediente, analiza y emite acuerdointerno aprobando lo actuado por la Junta deCotización, ordena publicación en sistemaGuatecompras y elaboración de contratoadministrativo. Traslada expediente Encargadode Compras

Encargado (a) de Compras 19 Recibe expediente completo, opera y publica enel sistema de Guatecompras dentro de losplazos de ley, la adjudicación de los bienes,suministros objeto de compra y/o decontratación de servicios, según aprobación dela Autoridad Administrativa Superior. Si existealguna solicitud de aclaración, coordina con losresponsables las respuestas y publica en elsistema de Guatecompras según corresponda.Traslada expediente a Subdirección General.

Subdiretor (a) General 20 Suscribe contrato administrativo y trasladaexpediente a Dirección General

Director (a) General 21 Recibe expediente, emite acuerdo interno deaprobación de contrato administrativo y nombrajunta receptora. Traslada expediente a dichajunta

Junta Receptora 22 Recibe expediente, suscribe acta administrativa,dejando constancia de los bienes, suministros


82

RESPONSABLE PASO No. ACCIONy/o servicios recibidos a entera conformidad yprepara informe de recepción. Remite informe aDirección General

Director (a) General 23 Recibe y analiza expediente que llene requisitosde ley, y aprueba mediante acuerdo interno loactuado por la Junta Receptora, nombrando a lavez; la Junta Liquidadora del ContratoAdministrativo. Si son bienes o suministrostraslada expediente a Encargado de Almacén eInventarios; si es por prestación de servicios,traslada expediente a compras para trámite depago

Encargado (a) de Almacén eInventarios

24 Recibe expediente y bienes o suministros, revisaque llene especificaciones requeridas yrequisitos de ley, extiende Constancia deIngreso a Almacén y/o Inventarios “forma 1H”.Remite expediente a Encargado de Compras

Encargado (a) de Compras 25 Fotocopia Contrato Administrativo y AcuerdoInterno y remite dentro del plazo de ley a laContraloría General de Cuentas

Encargado (a) de Compras 26 Opera y registra en SIGES pago de bienes osuministros y tramita CUR de egresos. Trasladafotocopias certificadas de documentos de pagoa Junta Liquidadora

Junta Liquidadora de ContratoAdministrativo

27 Recibe fotocopias de Contrato Administrativo,Acuerdo de Aprobación de contrato y delComprobante Único de Registro de egresos.


28 Revisa que bienes o suministros objeto decompra se encuentren en la Unidad de Almacén,suscribe acta administrativa, certifica y elaborainforme sobre a lo actuado. Remite informe aDirección General

Director (a) General 29 Recibe informe y aprueba actuaciones de JuntaLiquidadora de Contrato mediante acuerdointerno y ordena anexar al expediente de pagopara futuras referencias.

Encargado (a) de Contabilidad 30 Recibe aprobación de liquidación de contratoadministrativo y archiva en expediente de CURde egresos.


83




Coordinador (a)Jurídico







Inicio



Encargado decompras

5Recibe formulario desolicitud de pedido,

verifica saldo en renglónde gasto

8Recibe, analiza que

llene requisitos de ley

9Recibe expediente que

haya cumplido conrequisitos legales


iniciar el proceso decompra

3Recibe expediente yverifica existenicias

1

6Registra en sistemacontrol preventivo,consigna partidapresupuestaria

7Recibe y analiza

expediente, elaborabases


84



Junta ReceptoraJunta de CotizaciónDirector (a) GeneralSub-Director (a)General


14Recibe expediente, sereúne en fecha y hora

fijada y abre oferta,suscribe acta

16Adjudica compra a la

oferta que masconvenga a la institución

15Apertura y califica oferta,

verificando que llenerequisitos de ley


participantes, elaborainforme y presenta a

Autoridad Adminsitrativa


analiza y emite acuerdointerno, aprobando lo

actuado

19Recibe expediente,completo, opera y

publica enGuatecompras dentro de

los plazos de ley

22Suscribe acta

administrativa, dejandoconstancia de los bienesy/o servicios recibidos a

entera conformidad

21Recibe y analiza

expediente que llenerequisito de ley

24Realiza proceso de

registro de bienes enforma 1H

20Suscribe contrato

administrativa,

23Recibe y analiza

expediente que llenerequisito de ley y

aprueba lo actuado porJunta Receptora

25Fotocopia Contrato

Administrativo y AcuerdoInterno y remite a CGC

26Opera y registra en

SIGES pago de bienes ytramita CUR

3

10Recibe y analiza

expediente que llenerequisitos de ley

11Recibe y firma acuerdo

interno de aprobación delas bases de cotización

1

12Recibe expediente

autorizado y publica enGUATECOMPRAS

13Traslada expediente a

Junta de cotización

14Si hay menos de 3ofertas la Dirección

General debeaprobar

A

A


85



Junta Liquidadorade Contrato

AdministrativoDirector (a) GeneralSub-Director (a)

General

2

Fin

27Recibe fotocopias de

contrato administrativo

28Revisa que bienes

objeto de compra seencuentren en Almacén,

elabora informe

29Recibe informe y

aprueba actuaciones deJunta Liquidadora de

Contrato

30Recibe informe y

aprueba actuaciones deJunta Liquidadora de

Contrato


86


de Q. 900,000.01 en adelante (Evento de Licitación)





Encargado (a) de Almacén 3 Recibe expediente y verifica existencias, entregalos bienes o suministros, de lo contrario lotraslada a compras para inicio de proceso

Encargado (a) de Compras 4 Recibe expediente para iniciar el proceso decompras y traslada al Encargado dePresupuesto para verificar la disponibilidadpresupuestaria.

Encargado (a) de Presupuesto 5 Recibe formulario de Solicitud o Pedido, verificabienes objeto de compra y saldo en renglón degasto

Encargado (a) de Presupuesto 6 Registra en sistema de control preventivonúmero de Solicitud o Pedido, monto de lacompra, firma y sella formulario, asigna partida.

Encargado (a) de Compras 7 Recibe y analiza expediente, elabora bases,conforme a especificaciones técnicas y/ogenerales y requisitos de ley. Traslada aCoordinador de Administración Financiera


8 Recibe, revisa, analiza que expediente llenerequisitos de ley y especificaciones requeridas.Traslada a la Coordinación Jurídica


Sub-Director (a) General 10 Recibe y analiza expediente que llene requisitosde ley, prepara proyecto de acuerdo interno deaprobación de bases licitación, Solicitud oPedido y propone a los miembros de la junta delicitación. Traslada a Dirección General.

Director (a) General 11 Recibe expediente, analiza y somete aconsideración ante al Consejo Directivo.

Consejo Directivo 12 Recibe, conoce y resuelve aprobando medianteacuerdo bases de licitación pública y emite elacuerdo para nombrar a la junta de licitación

Secretaria General 13 Certifica, adjunta punto de acta de aprobación alexpediente y remite a Encargado de Compras.


87

RESPONSABLE PASO No. ACCIONEncargado (a) de Compras 14 Recibe expediente autorizado y publica evento

de licitación en el Sistema de Guatecompras,fijando como fecha y lugar para la recepción delas ofertas, la establecida en las bases delicitación. Adicionalmente coordina publicaciónasí: dos veces en el diario oficial y en uno demayor circulación dentro de los plazosestablecidos en ley, adjuntado copia depublicaciones al expediente y notifica a laspersonas nombradas para la junta de licitación.

Encargado (a) de Compras 15 Proporciona copia de bases de licitación aoferentes interesados, previo pago en caja delmonto estipulado.

Encargado (a) de Compras 16 Traslada expediente de compra completo aJunta de Licitación.

Junta de Licitación 17 Recibe expediente. Se reúne en fecha y horafijada y recibe ofertas, suscribiendo acta derecepción de ofertas. Si se presentan menos de3 ofertas, el Consejo Directivo debe aprobar laapertura y calificación de las ofertas.

Junta de Licitación 18 Apertura y califica ofertas, verificando que llenenrequisitos legales y características conformeespecificaciones técnicas y/o generalesrequeridas.

Junta de Licitación 19 Adjudica compra a la oferta que más convengaa los intereses de la Institución, suscribe actaadministrativa y elabora cuadros de calificaciónde ofertas, firmando y sellando dichosdocumentos y cada uno de los folios de lasofertas recibidas, integrándolas en un soloexpediente.

Junta de Licitación 20 Notifica a oferentes participantes sobre laadjudicación realizada e incorpora notificacionesal expediente. Elabora informe y presenta a laAutoridad Administrativa Superior.

Director (a) General 21 Recibe expediente, analiza y somete aconsideración de Consejo Directivo.

Consejo Directivo 22 Recibe, conoce y resuelve mediante acuerdoaprobando lo actuado por la Junta de Licitación,ordenando publicación en sistemaGuatecompras y elaboración de contratoadministrativo.

Asistente de Consejo Directivo 23 Certifica punto de acta e incorpora a expediente.Traslada expediente a Dirección General.

Dirección General 24 Recibe expediente y traslada a SubdirectorGeneral, para que suscriba contratoadministrativo. Traslada expediente aEncargado de Compras.

Encargado (a) de Compras 25 Recibe expediente completo, opera y publica enel sistema de Guatecompras dentro de losplazos de ley la adjudicación de los bienesobjeto de compra y/o de contratación deservicios, según aprobación del Consejo


88

RESPONSABLE PASO No. ACCIONDirectivo. Si existe alguna solicitud deaclaración, coordina con los responsables lasrespuestas y publica en el sistema deGuatecompras según corresponda. Trasladaexpediente a Asesoría Jurídica.

Coordinador (a) Jurídico 26 Recibe expediente, elabora contratoadministrativo, requiere firma y fianzas alrepresentante legal de la empresa adjudicada,dentro de los plazos establecidos en ley.Traslada expediente a Subdirección Generalpara que revise y remita a la Dirección General.

Director (a) General 27 Recibe, revisa y somete a consideración delConsejo Directivo aprobación de contratoadministrativo.

Consejo Directivo 28 Recibe, conoce y resuelve aprobando contratoadministrativo, nombrando Junta Receptora.

Asistente de Consejo Directivo 29 Certifica punto de acta de aprobación eincorpora a expediente. Traslada expediente aJunta Receptora.

Junta Receptora 30 Recibe expediente, suscribe acta administrativa,dejando constancia de los bienes y/o serviciosrecibidos a entera conformidad y preparainforme de recepción. Remite informe aDirección General.

Director (a) General 31 Recibe y analiza expediente que llene requisitosde ley, y remite al Consejo Directivo para queapruebe mediante acuerdo interno lo actuadopor la Junta Receptora, nombrando a la vez; laJunta Liquidadora del Contrato Administrativo. Sison bienes traslada expediente a Encargado deAlmacén e Inventarios; si es por prestación deservicios, traslada expediente a compras paratrámite de pago.

Encargado (a) de Almacén eInventarios

32 Recibe expediente y bienes, revisa que lleneespecificaciones requeridas y requisitos de ley,extiende Constancia de Ingreso a Almacén y/oInventarios “forma 1H”, remite expediente aEncargado de Compras.

Encargado (a) de Compras 33 Fotocopia Contrato Administrativo y AcuerdoInterno y remite dentro del plazo de ley a laContraloría General de Cuentas.

Encargado (a) de Compras 34 Opera y registra en SIGES pago de bienes ytramita CUR de egresos. Traslada fotocopiascertificadas de documentos de pago a JuntaLiquidadora.


35 Recibe fotocopias de Contrato Administrativo,Acuerdo de Aprobación de contrato y delComprobante Único de Registro de egresos.


36 Revisa que bienes objeto de compra seencuentren en la Unidad de Almacén, suscribeacta administrativa, certifica y elabora informesobre a lo actuado. Remite informe a DirecciónGeneral.


89

RESPONSABLE PASO No. ACCIONDirector (a) General 37 Recibe informe, revisa y remite al Consejo

Directivo para que apruebe actuaciones deJunta Liquidadora de Contrato medianteacuerdo interno y ordena anexar al expedientede pago para futuras referencias.

Encargado (a) de Contabilidad 38 Recibe aprobación de liquidación de contratoadministrativo y archiva en expediente de CURde egresos.


90

-CNA- Procedimiento Compra de Bienes, Suministros y Contratación de Servicios de Q. Q.900,000.00 en adelante (Evento de Licitación)



Coordinador (a)Jurídico







Inicio

4Recibe y analiza

expediente, elaborabases conforme aespecificaciones

técnicas

5Recibe formulario y

verifica saldo renglónpresupuestario

7Recibe, analiza

expediente y elaborabases conformeespecificaciones


2Recibe formulario


presupuestario

2

9Revisa expediente que

haya cumplido requisitosde ley

8Revisa expediente quellene requisitos de ley

6Registra en sistema,monto de compra y

asigna partidapresupuestaria


91

CNA- Procedimiento Compra de Bienes, Suministros y Contratación de Servicios de Q. Q.900,000.00 en adelante (Evento de Licitación)

Secretaría GeneralConsejo DirectivoJunta de LicitaciónDirector (a) GeneralSub-Director (a)General


1

12Recibe, conoce y

resuelve aprobadomediante acuerdo de

bases

14Recibe expediente

autorizado y publicaevento en

Guatecompras

13Certifica, adjunta puntode acta de aprobación y

expediente

17Recibe expediente, sereúne en fecha y horafijadas y recibe ofertas

21Recibe expediente,analiza y somete a

consideración ConsejoDirectivo


traslada a Sub-Directorpara suscribir contrato

25Recibe expedientecompleto, opera y

publica en sistema deGuatecompras

3

18Apertura y califica

ofertas verificando quellenen requisitos legales

19Adjudica compra a a la

oferta que masconvenga a los intereses

de la Institución


participantes sobre laadjudicación 22

Recibe expediente,conoce y resuelvemediante acuerdo

23Asistente de Consejo

Directivo Certifica puntode Acta e incorporan a

expediente

11Recibe expediente,analiza y somete aconsideración delConsejo Directivo

10Recibe y analiza

expediente, preparaproyecto de acuerdo

interno

15Proporciona copia basesde licitación a oferentes

16Traslada expediente a

Junta de Licitación


92


Consejo DirectivoEncargado (a) de

Almacén eInventario

Junta ReceptoraJunta Liquidadora

de ContratoAdministrativo

Director (a) GeneralCoordinador (a)

Jurídico

2

26Suscribe contrato

administrativo y trasladaexpediente

27Recibe. Revisa y somete

a consideración delConsejo Administrativo

28Recibe, conoce y

resuelve aprobandocontrato administrativo

29Certifica punto de acta

de aprobación


suscribe actaadministrativa

31Recibe y analiza

expediente, remite aConsejo para que

apruebe



requeridas

4


93



Junta Liquidadorade Contrato

AdministrativoDirector (a) General


3

33Fotocopia Contrato

Administrativo y AcuerdoInterno

34Opera y registra en

SIGES pago de bienes ytramita CUR

35Recibe fotocopias de

Contrato Administrativo,Acuerdo Aprobación del

CUR

36Revisa que bienes

objeto de compra seencuentren en la Unidad

de Almacén

37Recibe y analiza

expediente, remite aConsejo para que

apruebe

38Recibe aprobación deliquidación de ContratoAdministrativo y archiva

CUR de egresos

Fin


94

AREA DE ALMACEN E INVENTARIO


95

AREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Registro de Activos Fijos (Compra)

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Inventarios 1 Recibe expediente de compra del bien

inventariable, verifica características y precio delbien.

Encargado (a) de Inventarios 2 Registra ingreso del bien en el Libro de Inventariosde hojas movibles autorizado por la ContraloríaGeneral de Cuentas.

Encargado (a) de Inventarios 3 Etiqueta el bien, anotando el códigocorrespondiente de inventario.

Encargado (a) de Inventarios 4 Registra en tarjeta de responsabilidad delempleado y requiere firma.

Encargado (a) de Inventarios 5 Archiva documentación de soporte y tarjeta deresponsabilidad para futuras referencias.


96

-CNA- Procedimiento Registro de Activos Fijos

Encargado (a) deInventarios

Inicio

Fin

2Registra ingreso del bien

en el Libro deInventarios autorizado

por la ContraloríaGeneral de Cuentas

3Etiqueta el bien,

anotando el códigocorrespondiente de

inventario

5Archiva

documentaciónde soporte y

tarjeta deresponsabilidad

1Recibe expediente de

compra y/o donación delbien inventariable,

verificandocaracterísticas

4Registra enTarjeta de

Responsabilidaddel empleado yrequiere firma


97

AREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Registro de Activos Fijos (Donación)

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Inventarios 1 Recibe expediente de donación del bien o bienes

inventariables Suscribe acta de recepción debienes inventariables, detallando características,estado, cantidad y otras que crea necesario.


2 Recibe, revisa y firma de Vo.Bo. el acta derecepción de bienes inventariables.

Sub-Director General 3 Recibe, revisa y firma y aprueba recepción debienes inventariables.

Encargado (a) de Inventarios 4 Antes de dar de alta los activos fijos, solicitaautorización de bienes del Estado para poderregistrarlos en el Libro de Inventarios autorizado,adjuntando acta de recepción debidamenteaprobada.

Dirección de Bienes del Estadodel MFP

5 Asistencia Técnica verifica el estado de los bienes,emite informe técnico y la Dirección autoriza paradar de alta a los activos fijos, remite expediente ala Contraloría General de Cuentas.

Contraloría General deCuentas

6 Recibe, analiza y emite dictamen autorizando alta.

Encargado (a) de Inventarios 7 Recibido el dictamen favorable, registra ingreso delbien o bienes en el Libro de Inventarios de hojasmovibles autorizado por la Contraloría General deCuentas.

Encargado (a) de Inventarios 8 Etiqueta el bien, anotando el códigocorrespondiente de inventario.

Encargado (a) de Inventarios 9 Registra en tarjeta de responsabilidad delempleado y requiere firma.

Encargado (a) de Inventarios 10 Archiva documentación de soporte y tarjeta deresponsabilidad para futuras referencias.


98

-CNA- Procedimiento Registro de Activos Fijos ( Donación)



Financiera

Dirección deBienes del Estado

del MFP

ContraloriaGeneral de

Cuentas

Encargado (a) deInventarios y

Almacén

Inicio

Fin

1Recibe expediente dedonación de bienes,

suscribe acta conrequisitos de Ley y

traslada.

4Solicita autorización a

Bienes del Estado,para poder registraractivos en libro de

inventarios autorizado

2Recibe, revisa, y firmade Vo.Bo. el acta derecepción de bienes

inventariables.

5Verifica estado de los

Bienes y emiteinforme técnico,

autoriza para dar dealta y trasladaexpediente aContraloria de

Cuentas.

3Recibe revisa, firma yaprueba recepción debienes inventariables y

traslada.

7Recibe dictamen y registra

ingreso de bienes en elLibro de Inventarios

autorizado por laContraloría de Cuentas.

6Recibe, analiza yemite Dictamenautorizando alta.

9Registra en Tarjeta

deResponsabilidaddel empleado yrequiere firma.

8Etiqueta el bien, anotandoel código correspondiente

de inventario..

10Archiva

documentación desoporte y tarjeta de

responsabilidadpara futurasreferencias.


99

ÁREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Baja de Bienes del Inventario de Activos Fijos (mal estado)

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Inventarios y

Almacén1 Como resultado de la toma física del inventario y

del mobiliario y equipo que ha entregado elpersonal por estar en mal estado, elabora ellistado de bienes consignando las característicasde los bienes objeto de baja y traslada a laCoordinación de Administración Financiera.


2 Recibe, revisa y da Vo.Bo. y traslada a Sub-Director General.

Sub-Director (a) General 3 Recibe, revisa y da Vo.Bo. y traslada a Director (a)General.

Director (a) General 4 Recibe, revisa y da Vo.Bo. y traslada a ConsejoDirectivo, para que conozca y apruebe la baja debienes .

Consejo Directivo 5 Aprueba la baja de los bienes en mal estado.Secretaria General 6 Emite certificación del punto de acta y traslada a la

Coordinación de Administración Financiera, paraque traslade al Encargado (a) de Inventarios yAlmacén.

Encargado (a) de Inventarios yAlmacén

7 Procede a constituir el expediente el cual deberácontener certificación del acta de Baja de ActivosFijos, fotocopia de los asientos del libro deinventarios, oficio de solitud de Baja de ActivosFijos enviada a la Dirección de Bienes del Estado yDictamen Técnico del Estado de los Bienes objetode baja elaborado por un especialista en lamateria, con la finalidad de enviarlo a la Direcciónde Bienes del Estado para que emita dictamen yefectúe las bajas correspondientes.

Dirección de Bienes del Estadodel MFP

8 Asistencia Técnica, verifica el estado de los bienes,emite informe técnico y la Dirección autoriza paradar de baja los activos fijos, remite expediente a laContraloría General de Cuentas

Contraloría General deCuentas

9 Recibe, analiza y emite dictamen autorizando baja.


10 Recibido el Dictamen favorable de la Dirección deBienes del Estado y Contraloría General deCuentas, se procede a dar de baja en el libro deInventarios del CNA y trasladan activos fijos abodega de la Dirección de Bienes del Estado.


100

-CNA- Procedimiento Baja de Bienes del Inventario de Activos Fijos ( En mal Estado)

Dirección de Bienesdel Estado y

Contraloría deCuentas.



Financiera

Director (a)General

ConsejoDirectivo

Y SecreariaGeneral


Almacén

Inicio

Fin

1Determina necesidad y

elabora listado debienes objeto de baja ytraslada. para Vo.Bo.

4Recibe, revisa, da

Vo.Bo. Y traslada paraaprobación de baja de

bienes.

2Recibe listado, revisa,da Vo.Bo. y traslada

5ConsejoDirectivo

aprueba bajade Bienes enmal estado.

3Recibe solicitud, da

Vo.Bo. Y traslada paraque siga proceso

7Constituye el expediente

con los requisitos de Ley, ytraslada a Bienes del

Estado para que emitanDictamen.

6Secretaria General

emite certificación depunto de acta y

traslada para que sigael proceso.

8Asistencia Técnica del MF

verifica estado de losbienes y traslada

expediente a Contraloriade Cuentas.

9Contraloria de Cuentas,recibe, analiza y emiteDictamen autorizando

baja.10

Recibe Dictamendel MFP y

Contraloria deCuentas, procede adar baja y trasladaactivos a bodegas

de Bienes delEstado.


101

ÁREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Traslado Interno de Inventario de Activos Fijos

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNFuncionario o Empleado

interesado en uso del bien1 Elabora solicitud previo Vo.Bo. de jefes inmediatos

y presenta a Coordinación de AdministraciónFinanciera para autorización.


2 Recibe, revisa y autoriza traslado de bienes.

Encargado (a) de Inventarios 3 Recibe solicitud y se comunica con funcionario oempleado interesado en ceder o cambiar el bien.

Funcionario o Empleadointeresado en uso del bien

4 Entrega el bien y solicita a Encargado de Inventariola baja y firma en Tarjeta de Responsabilidad sobredicha acción.

Encargado (a) de Inventarios 5 Registra baja y alza del bien en tarjetas deresponsabilidad de los empleados y requierefirmas.

Funcionario o Empleadointeresado en uso del bien.

6 Recibe bien solicitado y firma de recibido enTarjeta de Responsabilidad.

Encargado (a) de Inventarios 7 Archiva tarjeta de Responsabilidad.


102

-CNA- Procedimiento Baja de Bienes del Inventario de Activos Fijos ( En mal Estado)

Dirección de Bienesdel Estado y

Contraloría deCuentas.



Financiera

Director (a)General

ConsejoDirectivo

Y SecreariaGeneral


Almacén

Inicio

Fin

1Determina necesidad y

elabora listado debienes objeto de baja ytraslada. para Vo.Bo.

4Recibe, revisa, da

Vo.Bo. Y traslada paraaprobación de baja de

bienes.

2Recibe listado, revisa,da Vo.Bo. y traslada

5ConsejoDirectivo

aprueba bajade Bienes enmal estado.

3Recibe solicitud, da

Vo.Bo. Y traslada paraque siga proceso

7Constituye el expediente

con los requisitos de Ley, ytraslada a Bienes del

Estado para que emitanDictamen.

6Secretaria General

emite certificación depunto de acta y

traslada para que sigael proceso.

8Asistencia Técnica del MF

verifica estado de losbienes y traslada

expediente a Contraloriade Cuentas.

9Contraloria de Cuentas,recibe, analiza y emiteDictamen autorizando

baja.10

Recibe Dictamendel MFP y

Contraloria deCuentas, procede adar baja y trasladaactivos a bodegas

de Bienes delEstado.


103

ÁREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Toma física de Inventarios

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNCoordinador (a) de

Administración Financiera1 Conforme a normas de control interno, informa a

las diferentes Coordinaciones y unidadesadministrativas del CNA, la realización delInventario Físico.

Encargado (a) de Inventarios 2 Realiza en los meses de Junio y Diciembre Tomade Inventario Físico, de los bienes muebles einmuebles de la Institución, concilia contra tarjetasde responsabilidad y Libro de Inventarios.

Encargado (a) de Inventarios 3 Si determina diferencias, realiza operacionescontables correspondientes.

Encargado (a) de Inventarios 4 Elabora informe sobre toma física de inventarios ypresenta a Coordinación de AdministraciónFinanciera.


5 Recibe informe, revisa, firma de Vo.Bo. y traslada ainventarios para la suscripción del actaadministrativa correspondiente.

Encargado (a) de Inventarios 6 Recibe informe y suscribe acta administrativa yrequiere firmas de funcionarios y empleadosrespectivos.

Encargado (a) de Inventarios 7 Informe semestral lo archiva para futurasreferencias. El informe anual sirve de base para lapreparación y presentación del informe contenidoen formas FIN-1 y FIN-2, que se presenta aDirección de Contabilidad del Estado, a más tardarel 31 de enero de cada año.


104

-CNA- Procedimiento Toma Física de Inventarios



Financiera

Inicio

Fin

1Informa a las diferentes

Coordinaciones yUnidades

Administrativas larealización del Inventario

Físico

7Informe semestral loarchiva para futuras

referencias y elanual se enviará ensu oportunidad al

MFP

4Elabora informe sobre

toma física deInventarios y traslada

2Realiza en Junio y

Diciembre tomade inventario físico

de los bienesmuebles e

inmuebles de laInstitución

3Si determina diferencias

realiza operacionescontables

5Recibe informe, revisa y

firma de Vo. Bo.Traslada para

suscripción del actaadministrativa

6Recibe informe y

suscribe actaadministrativarequiriendo las

respectivas firmas


105

ÁREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Toma física de Inventarios de Bienes y Suministros en Bodega


Almacén1 Para control de las existencias de almacén y

establecer las necesidades de compra de bienes ysuministros, realiza durante los primeros cinco díashábiles del mes, la toma de Inventario Físico debienes y suministros conforme listado codificadoimpreso de los reportes que se generen de loscontroles de almacén.


2 Si determina que no hay determinados artículos,llena el formulario de solicitud o pedido gestionafirmas y traslada al Encargado de Compras.


3 Elabora informe sobre toma física de inventarios ypresenta a Coordinación de AdministraciónFinanciera, para revisión.


4 Revisa y si existieran diferencias materiales,procede a levantar acta para dejar constancia ydeducir responsabilidades.

Encargado (a) de Compras 5 Recibe solicitud o pedido para las existencias dealmacén e inicia proceso de compra de bienes ysuministros.


106

-CNA- Procedimiento Toma Física de Inventarios de Bienes y Suministros en Bodega




Financiera

Inicio

Fin

4Revisa y si existieran

diferencias materiales,procede a levantar actapara dejar constancia y

deducir responsabilidades

1Para el control de

existencias y establecerlas necesidades de

compra realiza inventariofísico durante los 5 días

hábiles de cada mes

2Si determina que no hay

determinados artículos llenaformulario de solicitud opedido, gestiona firmas

5Recibe solicitud opedido para lasexistencias de

almacén e iniciaproceso de compra

3Elabora informe sobre toma

física de inventarios ypresenta a Coordinación deAdministración Financiera


107

ÁREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Cierre Anual de Inventarios

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de Inventarios 1 Al final de cada año consigna en formularios FIN-

01 y FIN 02, bienes que integran el inventario deactivos fijos del Consejo Nacional de Adopciones,firma, sella y traslada a Coordinadora deAdministración Financiera Vo.Bo.

Coordinación deAdministración Financiera

2 Recibe formularios FIN-01 y FIN-02, revisa, firmade visto bueno, y devuelve a Encargado deInventarios.

Encargado (a) de Inventarios 3 Recibe y elabora nota de envío, adjuntaformularios FIN-01 y FIN-02, requiere firma de laDirección General.

Encargado (a) de Inventarios 4 Remite información a Dirección de Contabilidad delEstado del Ministerio de Finanzas Públicas yrequiere sello y firma de recibido en copia.

Encargado (a) de Inventarios 5 Archiva copia de informe y nota de envíodebidamente sellado de recibido para futurasreferencias.


108

-CNA- Procedimiento Cierre Anual de Inventarios


Financiera


Inicio

Fin

1Al final de cada año

consigna en formularioFIN-01 y FIN- 02 bienes

que integran elinventario de Activos

Fijos del ConsejoNacional de Adopciones

5Archiva copia deinforme y nota d

envío debidamentesellado de recibido

2Recibe formulario FIN-01 y FIN-02 revisa, da

Vo. Bo. y devuelve

3Recibe y elabora

nota de envío,adjunta FIN-01 yFIN-02 y requiere

firmas deautoridadessuperiores

4Remite información a

Dirección deContabilidad del Estado,

requiere sellos derecibido


109

AREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Registro de Ingreso de Materiales y Suministros


Almacén1 Recibe expediente de compra de materiales y/o

suministros, verifica cantidad, características yespecificaciones de los bienes objeto de compra.


2 Recibe factura original, revisa que esté correcta,verifica que la cantidad y especificaciones de losmateriales y/o suministros, coincidan con lasolicitud de compra.


3 Recibe, verifica cantidad, características yespecificaciones de los materiales y/o suministrosobjeto de compra.


4 Elabora formulario 1-H “Constancia de Ingreso aAlmacén y a Inventario” y gestiona firma y sello delCoordinador (a) de Administración Financiera.


5 Recibe, revisa, firma y sella formulario 1-H“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” ydevuelve al Encargado (a) de Inventarios yAlmacén.


6 Recibe y opera el ingreso en el sistema dealmacén o en tarjetas de kárdex.


7 Adjunta al expediente de compra, la factura originaly formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacény a Inventario” en original y duplicado. Trasladaexpediente completo a Sección de Compras.


110

-CNA- Procedimiento Registro de Ingreso de Materiales y Suministros


Financiera


Almacén

Inicio

Fin

3Verifica cantidad yespecificaciones demateriales objeto de

compra


compra de materiales y/o suministros,

verificandoespecificaciones de

compra

5Recibe, revisa,

firma y sellaformulario 1-H”Constancia de

Ingreso aAlmacén”, regresa

a encargado

2Recibe factura original y

revisa queespecificaciones

coincidan con solicitudde compra

4Elabora formulario 1- H”Constancia de Ingreso

a Almacén”

7Adjunta expediente de

compra, factura original yformulario 1-H” Constanciade Ingreso a Almacén” y

traslada a compras

6Recibe y opera

ingreso en sistemade almacén o

Kárdex


111

AREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Registro de Ingreso al Almacén de Activos Fijos y Fungibles


Almacén1 Recibe expediente de compra de activos fijos y/o

fungibles, verifica cantidad, características yespecificaciones de los bienes objeto de compra.


2 Recibe factura original, revisa que esté correcta,verifica que la cantidad y especificaciones de losbienes y/o activos, coincidan con la solicitud decompra.


3 Recibe activos fijos y/o fungibles, verifica cantidad,características y especificaciones de los bienesobjeto de compra.


4 Elabora formulario 1-H “Constancia de Ingreso aAlmacén y a Inventario” y gestiona firma y sello delCoordinador (a) de Administración Financiera.


5 Recibe, revisa, firma y sella formulario 1-H“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” ydevuelve a Encargado (a) de Inventarios yAlmacén.


6 Recibe y opera el ingreso en el sistema dealmacén o en tarjetas de kardex.


7 Adjunta al expediente de compra, la factura originaly formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacény a Inventario” en original y duplicado. TramitaIngreso a Inventario.


112

-CNA- Procedimiento Registro de Ingreso al Almacén de Activos Fijos y Fungibles


Financiera


Almacén

Inicio

Fin

3Recibe activos fijos y/o

fungibles, verificacantidad y

especificaciones debienes objeto de compra


compra activos fijos y/ofungibles verificandoespecificaciones de

compra

5Recibe, revisa,

firma y sellaformulario 1-H”Constancia de

Ingreso aAlmacén”, regresa

a encargado

2Recibe factura original y

revisa queespecificaciones

coincidan con solicitudde compra

4Elabora formulario 1- H”Constancia de Ingreso

a Almacén”

7Adjunta expediente de

compra, factura original yformulario 1-H” Constancia

de Ingreso a Almacén”realiza ingreso a Inventario

6Recibe y opera

ingreso en sistemade almacén o

Kárdex


113

AREA DE ALMACEN E INVENTARIOPROCEDIMIENTO: Registro de Egresos de Almacén

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNUnidad Solicitante 1 Elabora formulario de “Solicitud o pedido”,

conforme a necesidades, gestiona firmas y sellosde Coordinador, Sub-Dirección y DirecciónGeneral. Traslada solicitud a la Unidad deInventarios y Almacén.


2 Recibe, revisa, verifica existencias y anota en“Solicitud o pedido”, cantidad que puededespachar.


3 Despacha materiales y suministros, conformeexistencias. De no haber existencias trasladasolicitud a la Unidad de Compras, para el trámiterespectivo.


4 Opera en sistema de almacén o en tarjetas dekardex el egreso respectivo y firma formulario de“Solicitud o pedido” de entregado. Realiza eldespacho.


5 En caso de ser activo fijo y/o fungible, verifica queya esté registrado en el inventario, etiquetado ycargado al funcionario o empleado, luego procedede acuerdo al paso que antecede.


6 Ordena y archiva “Solicitud o pedido” parafuturas referencias.


114

-CNA- Procedimiento Registro de Egresos de Almacén


Unidad Solicitante

Inicio

Fin

3Despacha materiales ysuministros conforme aexistencias y traslada

para trámite

1Elabora formulario de“Solicitud o Pedido”

conforme anecesidades, gestiona

firmas y envía aEncargado de Almacén

2Recibe verifica

existencias y anota ensolicitud o pedido ,

cantidad a despachar

4Opera en sistema de

almacén o entarjetas kardex el

egreso respectivo yrealiza despacho

6Archivasolicitud

de pedido

5Verifica que esté

registrado y etiquetadopara proceder a entrega


115

AREA DE RECURSOS HUMANOS


116

ÁREA DE RECURSOS HUMANOSPROCEDIMIENTO: Pago de sueldos, Nóminas renglón 011,

“Personal Permanente”


Administración de Sueldos ySalarios

1 Elabora nómina revisando las altas y bajas depersonal, para trasladar a la Coordinación deAdministración Financiera, firmada y sellada por lapersona que la elaboró y por el Coordinador deRecursos Humanos.


2 Recibe y traslada al contador para revisión decálculos y movimientos en nómina.

Encargado (a) de Contabilidad 3 Revisa cálculos y movimientos en nómina ytraslada al Encargado (a) de Administración deSueldos y Salarios si existieran correcciones o a laCoordinación de Administración Financiera si todoestuviera correcto.

Encargado (a) deAdministración de Sueldos y

Salarios

4 Recibe nómina para efectuar las correccionesrespectivas si existieran y traslada a laCoordinadora de Administración Financiera,conjuntamente con los listados para losacreditamientos respectivos.


5 Recibe nómina y listados de acreditamientos ytraslada para Vo. Bo. a Dirección General.

Dirección General 6 Recibe, revisa y firma de Vo. Bo. y traslada a laCoordinación de Administración Financiera.


7 Traslada a compras para la emisión de la orden decompra respectiva.

Encargado (a) de presupuesto 8 Recibe orden de compra de nómina para elaborarCUR de compromiso y traslada a encargado(a) decompras para la liquidación de la orden de compray pago.

Encargado (a) de Compras 9 Liquida la Orden de Compra y Pago y traslada alAsistente de Contabilidad para generar el CUR dedevengado.

Asistente de Contabilidad 10 Genera CUR de devengado y traslada alEncargado de Contabilidad.

Encargado (a) de Contabilidad 11 Revisa la documentación de soporte y Aprueba elCUR y traslada a la Coordinación deAdministración Financiera.


12 Recibe y revisa el expediente y solicita el gasto enel SICOIN-WEB y traslada al Encargado deTesorería.

Encargado (a) de Tesorería 13 Recibe expediente para emitir cheque, tramitafirmas del cheque y depositar a la cuenta desueldos.

Encargado (a) de Tesorería 14 Envía listado al Banco para los acreditamientosrespectivos.


Salarios

15 Elabora y entrega voucher de pago para personal yarchiva copias.


117


118

-CNA- Procedimiento ¨Pago Sueldos renglón 011 personal permanente




Financiera

Director General Encargado (a)de Contabilidad

Encargado (a) deAdministración de

Sueldos ySalarios

Inicio

1Elabora nómina,

revisando altas y bajasde personal y traslada

2Recibe y traslada al

contador para revisiónde cálculos

6Recibe, revisa y

firma de Vo. Bo. ytraslada.

3Revisa cálculos y

movimientos en nóminay traslada para realizar

correcciones.

11Recibe, revisa

documentación desoporte, aprueba el

CUR y traslada.

8Recibe orden de

compra de nóminapara elaborar CUR decompromiso y trasladapara la liquidación dela orden de compra y

pago.

4Recibe nómina para

efectuar las correccionesrespectivas y traslada

con los listados para losacreditamientos

respectivos.5

Recibe nómina ylistados de

acreditamientos ytraslada para Vo. Bo.

9Liquida la Orden deCompra y Pago y

traslada para generar elCUR de devengado.

7Recibe, revisa y traslada

para la emisión de laorden de compra.

10Asistente de

Contabilidad generaCUR de devengado ytraslada al Encargado

de Contabilidad.

12Recibe y revisa el

expediente y solicita elgasto en el SICOIN-WEB y traslada al

Encargado de Tesorería.

2


119

-CNA- Procedimiento ¨Pago Sueldos renglón 011 personal permanente

Encargado (a) deAdministración deSueldos y Salarios


13Recibe expediente paraemitir cheque, tramitafirmas y deposita a la

cuenta de sueldos.

Fin

1

14Envía listado alBanco para losacreditamientos

respectivos.

15Elabora y

entrega voucherde pago para

personal yarchiva copias.


120

ÁREA DE RECURSOS HUMANOSPROCEDIMIENTO: Pago de Honorarios, Renglón 029,

“Otras remuneraciones de Personal Temporal”

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNFuncionario y/o empleados 1 Envían las facturas por prestación de servicios al

Encargado (a) de Administración de Sueldos ySalarios, adjuntando los informes mensuales yconsolidados cuando corresponda.


Salarios

2 Elabora nómina revisando las altas y bajas depersonal, para trasladar a la Coordinación deAdministración Financiera, firmada y sellada por lapersona que la elaboró y por el Coordinador deRecursos Humanos. Enviando copia de contratos ala Contraloría General de Cuentas.


3 Recibe y traslada al contador para revisión decálculos y movimientos en nómina.

Encargado (a) de Contabilidad 4 Revisa cálculos y movimientos en nómina ytraslada al Encargado (a) de Administración deSueldos y Salarios si existieran correcciones o a laCoordinación de Administración Financiera si todoestuviera correcto.


Salarios

5 Recibe nómina para efectuar las correccionesrespectivas y traslada a la Coordinadora deAdministración Financiera conjuntamente con loslistados para los acreditamientos respectivos.


6 Recibe nómina firmada y sellada con los cambiosefectuados, y traslada para Vo. Bo. a la DirecciónGeneral.

Dirección General 7 Recibe, revisa, firma de Vo. Bo y traslada a laCoordinación de Administración Financiera.


8 Traslada a compras para la emisión de la orden decompra respectiva.

Encargado (a) de presupuesto 9 Recibe orden de compra de nomina para elaborarCUR de compromiso y traslada al Encargado deCompras para la liquidación de la Orden deCompra y Pago.

Encargado de Compras 10 Liquida la orden de compra y pago y traslada alAsistente de Contabilidad.

Asistente de Contabilidad 11 Recibe expediente de nómina y general el CUR dedevengado y remite al Encargado de Contabilidad.

Encargado (a) de Contabilidad 12 Recibe y revisa el expediente de la nómina,Aprueba el CUR y traslada a la Coordinación deAdministración Financiera.


13 Recibe y revisa el expediente y solicita el gasto enel SICOIN-WEB y traslada al Encargado deTesorería.

Encargado (a) de Tesorería 14 Recibe expediente para emitir cheque y depositarloa la cuenta de sueldos.

Encargado (a) de Tesorería 15 Envía listado al Banco para los acreditamientosrespectivos.

Asistente de Coordinación deRecursos Humanos

16 Recibe del Encargado de Tesorería, la nóminapara que proceda a requerir las firmas en lamisma.


121


122

-CNA- Procedimiento ¨Pago de Honorarios renglón 029 Remuneración Personal Temporal

Encargado (a) depresupuesto


Encargado (a) deAdministración deSueldos y Salarios


FinancieraDirector GeneralFuncionario o

Empleado

Inicio

1Envían las facturas por

prestación de servicios aencargado de

Administración deSueldo y Salarios

2Elabora nómina

revisando altas y bajasdel personal y traslada

3Recibe nómina revisa y

envía para revisarmovimientos en cálculos

de nómina

4Recibe, revisa cálculos ymovimientos en nómina

y traslada..

7Recibe, revisa,

firma de Vo. Bo ytraslada a la

Coordinación deAdministración

Financiera.

9Recibe orden de compra denomina para elaborar CURde compromiso y trasladapara la liquidación de la

Orden de Compra y Pago.

5Recibe nómina para efectuarlas correcciones respectivas ytraslada con los listados para

los acreditamientosrespectivos.

6Recibe nómina firmada ysellada con los cambiosefectuados, y traslada

para Vo. Bo.

8Recibe, revisa y traslada

a compras para laemisión de la orden de

compra respectiva

2


123

-CNA- Procedimiento ¨Pago de Honorarios renglón 029 Remuneración Personal Temporal





Financiera

Asistente deCoordinación de

Recursos HUmanos

1

10Liquida la orden de

compra y pago ytraslada al Asistente de

Contabilidad.

11Analista de Contabilidad

recibe expediente denómina y general el

CUR de devengado yremite al Encargado de

Contabilidad.

12Recibe y revisa elexpediente de la

nómina, Aprueba elCUR y traslada a la


Financiera.

13Recibe y revisa el

expediente y solicita elgasto en el SICOIN-WEB y traslada al

Encargado de Tesorería.


emitir cheque ydepositarlo a la cuenta

de sueldos.

15Envía listado al Banco

para los acreditamientosrespectivos.

16Recibe nóminas y

requiere firmas

Fin


124

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES


125

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTESPROCEDIMIENTO: Solicitud y autorización para uso de Vehículos y racionalización de

combustibles


Interesada1 Determina necesidad de realizar comisión oficial,

emite nombramiento y da Vo.Bo. a formulario desolicitud y autorización de uso de vehículosForm.CNA-SGT-04

Piloto y/o Persona que solicitael vehículo

2 Recibe formulario, verifica datos consignados en laprimera parte de la solicitud y autorización de usode vehículos, firma y traslada.

Encargado (a) de ServiciosGenerales y Transportes

3 Confirma que existe vehículo para realizarcomisión, verifica firmas correspondientes y deacuerdo a control de utilización de vehículos,asigna cualesquiera de los que se encuentran encondiciones, si no existe vehículo disponible enese momento, debe esperar a que entreguenalguno de los que se encuentran fuera del CNA.


4 Una vez verifica que puede atender requerimientode solicitud de vehículo, revisa firmascorrespondientes y completa en el formulario losdatos personales del conductor, documentación delvehículo, herramientas y accesorios en vehículo,cantidad de combustible al momento de la entrega,Kilometraje actual y estado de la carrocería delvehículo, procediendo a entregar el vehículo,firmando el formulario el piloto responsable asícomo él Encargado de Servicios Generales yTransportes. Procede a entregar combustible


5 Completada la forma de solicitud y autorización deuso de vehículos, procede a realizar los cálculosde combustible en formulario de solicitud yautorización de combustible (Form.CNA-UAF-02)de acuerdo al kilometraje a recorrer en comisión,para entregar los cupones (Valores de Q. 20.00Q 50.00 o Q100.00) de combustible. Firmajuntamente con el piloto del vehículo.

Piloto y/o persona que solicitael vehículo

6 Recibe, revisa vehículo y formas (Form.CNA-SGT-04 y Form.CNA-UAF-02), con la finalidad que loestablecido en formularios, coincida con el estadofísico de lo que se está entregando, debido a quees el responsable directo del consumo delcombustible y por ende de cualquier daño quesufra él vehículo.

Piloto y/o persona que solicitael vehículo

7 Realiza comisión para la que fue nombrado yregresa a cede del Consejo Nacional deAdopciones a entregar el vehículo.


8 Recibe el vehículo, verificando que se encuentreen las mismas condiciones bajo las cuales seentregó, revisa y anota kilometraje actual y lacantidad de combustible con la que finalizó lacomisión, firma junto con el piloto el formulario deentera satisfacción de entregado y recibido.


126


9 Archiva expediente con formas adjuntas.


127

-CNA- Procedimiento ¨Solicitud y Autorización para uso de vehículos y racionalización de combustibles

Piloto y/o Personaque solicita vehículo

Encargado (a) deServicios

Generales yTransportes

Coordinador (a)de UnidadInteresada

Inicio

Fin

1Determina necesidad derealizar comisión oficial,emite nombramiento yda Vo.Bo. a formulariode solicitud Form.CNA-

SGT-04

9Archiva

expediente conformas adjuntas.

2Recibe formulario, verificadatos consignados en la

primera parte de lasolicitud y autorización deuso de vehículos, firma y

traslada.

6Recibe, revisa

vehículo y formas(Form.CNA-SGT-04y Form.CNA-UAF-02), con la finalidadque se cumpla con

lo que se recibefísicamente.

5Realiza cálculos de

combustible enformulario ( Form. CNA-UAF-02) de acuerdo alkilometraje a recorrer yfirma juntamente con el

piloto del vehículo.

4Verifica que puede atenderrequerimiento de solicitudde vehículo, revisa firmas

y completa requisitosadicionales procediendo a

entregar el vehículo ycombustible

7Realiza comisión yregresa a cede del

Consejo Nacional deAdopciones a entregar el

vehículo.

8Recibe el vehículo,verificando que seencuentre en las

mismas condicionesbajo las cuales seentregó, revisa yanota kilometraje

actual y la cantidadde combustible con

la que finalizó lacomisión, y firman

de enterasatisfacción.

3Confirma que existe

vehículo pararealizar comisión

siNo

Espera a que existavehiculo disponible


128

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTESPROCEDIMIENTO: Servicio, Mantenimiento y Reparación de Vehículos

RESPONSABLE PASO No. ACCIÓNEncargado (a) de ServiciosGenerales y Transportes

1 Lleva registro del estado actual de cada uno de losvehículos propiedad del CNA y programa serviciosde mantenimiento.


2 Determina la necesidad de realizar el servicio,mantenimiento o reparación de vehículospropiedad del CNA.


3 Traslada a Coordinación de AdministraciónFinanciera, solicitud o pedido para que determinela disponibilidad presupuestaria y saldo en renglónde gasto.


4 Revisa solicitud o pedido y determina e informasobre disponibilidad presupuestaria y saldo enrenglón de gasto, si es procedente la disponibilidadpresupuestaria, sigue tramite caso contrario deberáesperar la asignación de la misma.


5 Elabora formulario de solicitud y autorización deuso de vehículos, completa firma de Vo.Bo. ydesigna piloto encargado de llevar el vehículo a laAgencia o Empresa prestadora del servicio.


6 Envía el vehículo a la agencia o empresa para queemita orden de evaluación y reparación.

Agencia o Empresa prestadoradel servicio

7 Recibe vehículo y emite orden de detalle delservicio a prestar al Consejo Nacional deAdopciones.


8 Recibe orden de detalle enviada por agencia oempresa, y solicita la descripción de los servicios,mantenimientos o reparaciones del vehículo, paraque conozca la Sub Dirección General del CNA.

Sub Dirección General 9 Conoce, revisa y aprueba el servicio de vehículosolicitado por el CNA en orden de detalle, y solicitaemisión de cheque a Coordinación deAdministración Financiera para que siga trámite.


10 Revisa expediente y entrega cheque a Encargado(a) de Servicios Generales y Transportes, con lafinalidad de que efectúe el pago a la agencia oempresa prestadora del servicio.


11 Efectúa pago a la Agencia o Empresa, con lafinalidad de que entreguen el vehículo que fueobjeto de servicio o reparación.


12 Recibe vehículo, da Vo.Bo. al servicio realizado porla agencia o empresa, verifica factura original ytraslada a Sub Dirección General.

Sub Dirección General 13 Revisa generalidades, razona y traslada factura aCoordinación de Administración Financiera


14 Archiva expediente


129


130

-CNA- Procedimiento ¨Servicio, mantenimiento y reparación de vehículos

Sub DirectorGeneral


Financiera

Agencia oEmpresa

prestadora delServicio

Encargado (a) deServicios Generales

y Transportes

Inicio

Fin

1Registra estado de

vehículos y programaservicios de

mantenimiento.

5Elabora solicitud y

autorización de uso devehículos, completa

firma de Vo.Bo. ydesigna piloto

encargado de llevar elvehículo a la Agencia.

3Traslada a


Financiera,solicitud o pedido

para quedetermine la

disponibilidadpresupuestaria ysaldo en renglón

de gasto.

7Recibe vehículo y emite

orden de detalle delservicio a prestar al

Consejo Nacional deAdopciones.

8Recibe orden de detalleenviada por agencia y

solicita la descripción delos servicios de los

vehículoa.

2Determina la necesidadde realizar el servicio,

mantenimiento oreparación de vehículos.

6Envía el vehículo a la

agencia o empresa paraque emita orden de

evaluación y reparación.

9Conoce, revisa y

aprueba elservicio de

vehículo en ordende detalle, y

solicita emisión decheque para

pago.

10Revisa expediente yentrega cheque para

efectuar pago.

11Efectúa pago a la Agencia

o Empresa, recibevehículo objeto de servicio

o reparación.

12Recibe vehículo, da Vo.Bo.al servicio realizado por la

agencia o empresa,verifica factura original y

traslada..

13Revisa generalidades,

razona y traslada factura

14Archiva

expediente

4Revisa si existedisponibilidad

presupuestaria casocontrario espera

asignación.

Si

No

Espera asignaciónpresupuestaria


131

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTESPROCEDIMIENTO: Entrega de Correspondencia Externa (Mensajería)


Interesada1 Determina necesidad de realizar entrega de

correspondencia externa, envía a Encargado deServicios Generales y Transportes ladocumentación a enviar y sigue tramite.


2 Recibe documentación a enviar fuera de lasoficinas del Consejo Nacional de Adopciones,verifica que la misma contenga direccionesexactas, los destinatarios bien identificados, y lascopias de firma de recibido por parte delinteresado.


3 Revisados y cumplidos los requisitos anteriores,elabora programación de ruta para entrega dedocumentación externa, firma junto mensajero élformulario que contiene los lugares que visitarápara que le anoten la hora a que se presentó y lesellen su asistencia.

Mensajero 4 Recibe y revisa correspondencia a entregar,consigna en formulario nombre, fecha, hora desalida y kilometraje actual, y firma formulario conencargado de Servicios Generales y Transportescuando salga por primera vez en el día.

Mensajero 5 Procede a realizar la entrega de mensajeríaexterna de acuerdo a programación de rutaestablecida.

Mensajero 6 Regresa informe con firma o sello de recibido aEncargado (a) de Servicios Generales yTransportes.


7 Recibe documentación firmada de recibido, porparte del interesado, verifica sello, fecha y hora derecibido y traslada copia a Unidad del CNA quesolicitó el servicio de envío de correspondencia, encaso de ser oficios externos se envía copia aSecretaria General.


8 Consigna en formulario de control de salidas yentradas de los mensajeros del CNA, la hora deregreso, kilometraje final y archiva.


132

-CNA- Procedimiento Ëntrega de Correspondencia Externa

Encargado (a) deServicios Generales

y TransportesMensajero

Coordinador (a)de Unidad

Intereesada

Inicio

Fin

1Determina necesidad de

realizar entrega decorrespondencia

externa.

5Realiza entrega de

mensajería externa deacuerdo a programación

de ruta establecida.

8Consigna enformulario de

control de salidasy entradas de losmensajeros delCNA, la hora de

regreso,kilometraje final y

archiva.

2Recibe documentación aenviar y verifica que la

misma cumpla conrequisitos.

3Elabora

programación deruta para entregade documentación

externa y firmajunto a mensajero.

4Recibe y revisa

correspondencia aentregar, consigna enformulario requisitos y

firma junto a Encargadode Servicios Generales

7Recibe documentaciónfirmada de recibido, por

parte del interesado,verifica sello, fecha y hora

de recibido y trasladacopia a Unidad del CNAque solicitó el servicio deenvío de correspondencia

6Regresa informe con

firma o sello de recibidoa Encargado (a) de

Servicios Generales yTransportes

Documents

1. OBJETIVOS Procedimientos Administrativos y Financieros ... · para la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Director, Subdirector (a) General, y Consejo Directivo 7 Definen