Upload
nguyenanh
View
247
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
1 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
1. PENGENALAN
a) Penerangan Jabatan / Bahagian
Latar Belakang PERPUSTAM
Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka (PERPUSTAM) telah ditubuhkan melalui
Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka 1975 mengikut Warta Kerajaan No.
3 bertarikh 31 Julai 1975 serta Warta Kerajaan No. 13 bertarikh 16 April 1994 (Pindaan).
Perkhidmatan perpustakaan dibawah Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka bermula
di Tingkat 1, Dewan Hang Tuah, Jalan Hang Tuah Melaka untuk dijadikan sebagai ibu
pejabat dan Perpustakaan Pusat pada tahun 1977.
Perpustakaan Pusat ini kemudiannya berpindah ke bangunan sendiri di Bukit Baru pada
Tahun 1996 dan perkhidmatan dikenali sebagai Perpustakaan Negeri telah dimulakan
pada 1 Julai 1996. Perpustakaan kemudiannya dikembangkan dari semasa ke semasa
diseluruh Negeri Melaka melalui pembukaan Perpustakaan Cawangan, Pekan, Bergerak
dan Desa
Fungsi PERPUSTAM
Menubuhkan, melengkapi, menguruskan dan menyelenggarakan Perpustakaan Awam
(PERPUSTAM).
Membuat semua lain-lain perkara dan hal sebagaimana diperlukan secara berpatutan
bagi semua atau sebarang tujuan Enakmen ini.
Piagam Pelanggan PERPUSTAM
Merancang Dan Melaksanakan Aktiviti-Aktiviti Yang Bersesuaian Bagi Menggalakkan
Minat Membaca Ke Arah Melahirkan Masyarakat Negeri Melaka Yang Berbudaya
Membaca, Berilmu Dan Bermaklumat.
Menyediakan persekitaran yang tenang, selesa dan sesuai untuk aktiviti pembacaan
dan perolehan maklumat.
Objektif & Moto PERPUSTAM
Objektif : - Menyediakan perkhidmatan maklumat dan rujukan terkini
- Mewujudkan masyarakat bermaklumat melalui aktiviti-aktiviti yang
bersesuaian dengan sumber-sumber yang sedia ada di perpustakaan
Moto : Masyarakat Berilmu Penggerak Wawasan
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
2 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
Misi & Visi PERPUSTAM
Misi : Memperkukuhkan Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat
Visi : Peneraju Perkhidmatan Perpustakaan Dan Maklumat Yang Terunggul
Objektif Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan
Mewujudkan masyarakat berbudaya membaca dan berilmu melalui penyediaan
perkhidmatan perpustakaan dan maklumat secara profesional, sistematik, berteknologi
dan cekap
Piagam Pelanggan Bahagian
Memastikan Perpustakaan Dibuka Kepada Pengguna Tepat Seperti Yang Dijadualkan.
Merancang Dan Melaksanakan Aktiviti-Aktiviti Yang Bersesuaian Bagi Menggalakkan
Minat Membaca Ke Arah Melahirkan Masyarakat Negeri Melaka Yang Berbudaya
Membaca, Berilmu Dan Bermaklumat.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
3 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
b) Pengenalan Inovasi
Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka (PERPUSTAM) dalam usaha memberi nilai
tambah dalam perkhidmatan perpustakaan bagi menjadi one stop centre kepada
masyarakat di negeri Melaka, telah mewujudkan satu Gimnasium Mini. Justeru itu,
tercetus idea untuk membuat satu projek berkaitan dengan perkhidmatan tersebut.
Sistem GAS (Gym Access System) telah dibangunkan pada Oktober 2016 oleh Unit
Teknologi Maklumat, Perbadanan Perpustakaan Awam Melaka. Sistem ini dibangunkan
dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP dan pangkalan data MY SQL serta
AppServ. Pada awal penghasilan projek, sistem ini hanya mempunyai 3 menu utama
yang terdiri daripada Pendaftaran, Kemasukan, Laporan. Setelah dibuat
penambahbaikan, sistem ini telah mempunyai 2 tambahan menu utama iaitu Carian dan
Ubahsuai.
(i)Tujuan Projek/Inovasi
Tujuan projek ini dihasilkan adalah untuk mengatasi masalah pendaftaran Gimnasium
Mini di PERPUSTAM mengambil masa yang lama. Selain itu juga, ianya bertujuan untuk
mengurangkan kos tenaga kerja serta meningkatkan mutu perkhidmatan yang sedia ada
di PERPUSTAM agar jumlah pengguna dan pengunjung di PERPUSTAM meningkat.
Melalui sistem ini, pengguna boleh mendapatkan statistik jumlah ahli Gimnasium Mini
yang didaftarkan mengikut kategori yang telah ditetapkan. Sistem ini juga dilengkapi
dengan modul “backup” untuk memastikan maklumat yang disimpan selamat jika terjadi
sebarang masalah dengan pangkalan data.
(ii) Objektif Projek/Inovasi
Meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatan
Meningkatkan kepuasan pelanggan
Memperbaiki keadaan kerja
(iii) Proses Pelaksanaan Inovasi
Projek ini telah dilaksanakan secara in-house. Ini kerana di PERPUSTAM terdapat
kakitangan yang mahir dalam mengendalikan perisian yang digunakan untuk
menghasilkan projek ini.
(iv) Tempoh Pelaksanaan
Projek ini telah dilaksanakan dengan menyediakan pelan tindakan penyelesaian dalam
tempoh 4 bulan iaitu bermula September 2016 sehingga Disember 2016. Berikut
merupakan pelan tindakan penyelesaian yang disediakan :
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
4 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
Aktiviti / Pelaksanaan
September Oktober November Disember
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Mengenalpasti ciri-ciri dan fungsi inovasi
Menentukan jenis bahan yang digunakan untuk
membuat inovasi
Membuat draf/lakaran inovasi
Menguji pengoperasian inovasi
Penambahbaikan inovasi
Latihan penggunaan kepada kakitangan / ahli
kumpulan
(v) Peringkat Pelaksanaan
Kajian – penekanan kepada keperluan inovasi sosial dan membuka peluang baru
bagi menyelesaikan permasalahan tertunggak.
Norma kerja pendaftaran keahlian Gimnasium Mini secara manual diperhalusi dan
melihat kelewatan pendaftaran sebagai satu masalah yang menyebabkan
kecenderungan untuk mewujudkan satu sistem bagi mempercepatkan pendaftaran.
Cadangan – idea dibangunkan dan diketengahkan.
Kakitangan PERPUSTAM merangka butiran yang perlu ada pada pendaftaran
Gimnasium Mini untuk dijadikan kandungan di dalam sistem yang akan dibangunkan.
Cadangan dihasilkan dengan kaedah pencarian contoh sistem pendaftaran yang sedia
ada untuk dijadikan sebagai rujukan serta diketengahkan kepada pihak pengurusan
untuk mendapatkan pendapat dan persetujuan dalam merealisasikan cadangan
tersebut.
Prototaip – idea dibangunkan secara fizikal bagi tujuan ujicuba dan di fasa
pembangunan.
Pada awal penghasilan projek, ianya dibangunkan tanpa mempunyai akses kepada
pangkalan data. Setelah itu, Gym Access System (GAS) diwujudkan dan telah dibuat
percubaan di kalangan kakitangan terlebih dahulu bagi melihat kekurangan untuk dibuat
penambahbaikan. Pada awal percubaan, ianya hanya dihasilkan pada 1 komputer
sahaja.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
5 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
Pengekalan - Pembangunan idea inovasi dikekalkan dan dijadikan sebahagian
daripada norma harian.
Projek GAS kini telah digunakan sebagai sistem untuk merekod maklumat ahli
gimnasium mini dengan lebih cepat dan teratur. Kini penggunaan GAS boleh digunakan
di beberapa lokasi kaunter yang terdapat di PERPUSTAM untuk memudahkan dan
mempercepatkan proses pendaftaran serta mengurangkan kos tenaga kerja.
(vi) Implikasi Kewangan
Jabatan telah dapat menjimatkan kos sebanyak RM 237, 600.00 bagi tempoh setahun
dengan terhasilnya inovasi ini. Pengiraan implikasi kewangan adalah seperti berikut :
RM1.10 = Gaji Seminit x 10minit(penjimatan masa)
RM1.10 x 20 (purata pengguna gim harian) = RM22.00 (sehari)
RM22.00 x 30 hari = RM 660.00 (sebulan)
RM660.00 x 12 bulan = RM 7 920.00 (setahun) – untuk seorang kakitangan sahaja
RM 7 920.00 x 30 (kakitangan) = RM 237, 600.00
Selain itu juga, sistem ini dibangunkan tanpa menggunakan sebarang kos kewangan. Ini
kerana aplikasi yang digunakan adalah “open source”. Bagi tenaga kerja sumber
manusia pula, pegawai yang bertanggungjawab dalam pembangunan sistem ini adalah
terdiri daripada Penolong Pegawai Teknologi Maklumat di Unit Teknologi Maklumat,
PERPUSTAM.
(vii) Kaedah Pencetusan Idea
Pengurusan atasan dan warga / pelanggan.
- Projek GAS ini terhasil adalah disebabkan rungutan/aduan yang diterima oleh pihak
pengurusan dalam bentuk borang maklumbalas daripada pengguna gimnasium.
Antaranya ialah pendaftaran mengambil tempoh masa yang lama serta kaedah yang
digunakan tidak melambangkan perkhidmatan yang diberikan adalah yang terbaik.
- Beberapa kaedah juga digunakan dalam usaha untuk menghasilkan inovasi dalam
mengatasi masalah yang dihadapi. Kaedah yang dimaksudkan adalah seperti berikut
:
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
6 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
Kaedah PDCA (Plan, Do, Check, Act)
- Tujuan kaedah ini digunakan adalah untuk memastikan agar pencarian masalah
yang dihadapi dapat dilaksanakan serta masalah dapat diselesaikan mengikut
perancangan yang telah ditetapkan.
Kaedah Brainstorming
- Kaedah ini digunakan untuk memastikan agar masalah yang dihadapi adalah
masalah utama serta ianya haruslah mempunyai kaitan dengan misi dan visi
jabatan. Kaedah ini secara tidak langsung memudahkan pihak pengurusan untuk
mengetahui masalah yang sering dihadapi dikalangan kakitangan.
- Ianya juga bertujuan agar masalah yang akan diselesaikan mempunyai kesan
kepada jabatan serta pengguna.
Kaedah 5W+1H juga digunakan untuk mengetahui dengan lebih tepat mengenai
masalah yang dihadapi.
Selain itu juga, Rajah Ishikawa digunakan dengan tujuan untuk menyenaraikan punca-
punca yang utama berlakunya masalah yang dihadapi. Ini memudahkan pihak
pengurusan untuk melihat sejauh manakah masalah yang dihadapi memberi kesan
kepada jabatan mahupun pengguna berdasarkan punca-punca tersebut.
Edaran borang soal selidik juga dilaksanakan dengan tujuan untuk mendapatkan
sokongan daripada pengguna dalam mengetahui samada masalah yang akan
diselesaikan memberi impak/manfaat kepada mereka ataupun tidak.
(viii) Eleman Kolaborasi
Penghasilan GAS bukan sahaja diusahakan oleh Bahagian Perkhidmatan, malah ianya
juga dibantu oleh kakitangan di Unit Teknologi Maklumat dalam merealisasikan projek
ini.
(ix) Kategori Inovasi
Inovasi Penyampaian Perkhidmatan.
(x) Indikator / Ciri-ciri Utama Inovasi
Memberi impak ketara kepada pelanggan.
- Ini merupakan faktor utama inovasi perlu dihasilkan dimasa ianya akan memberikan
kepuasan kepada pelanggan dalam penggunaan perkhidmatan di PERPUSTAM.
Inovasi yang tercipta juga secara tidak langsung memudahkan pengguna untuk
berurusan di PERPUSTAM.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
7 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
- Projek GAS sememangnya memberikan kesan/impak kepada pelanggan dimana
tempoh pendaftaran gimnasium mini dapat dipendekkan dan proses dapat
dipercepatkan. Ianya juga telah mengurangkan penggunaan tenaga kerja semasa
proses pendaftaran tersebut. Pelanggan juga mudah untuk mengetahui status
keahlian setelah terhasilnya sistem GAS ini.
Memanfaatkan penggunaan teknologi
- Gimnasium Mini mempunyai 1 set komputer yang boleh digunakan oleh kakitangan
untuk melakukan kerja-kerja harian. Untuk itu, pihak pengurusan mengambil
pendekatan untuk memanfaatkan peralatan yang sedia ada agar dapat digunakan
dengan lebih maksimum dalam usaha meningkatkan kualiti penyampaian
perkhidmatan di PERPUSTAM.
- Sistem GAS ini bukan sahaja boleh digunakan di gimnasium mini sahaja, malah
ianya boleh digunakan di semua kaunter didalam rangkaian yang sama agar
perkhidmatan terbaik dapat diberikan kepada pelanggan.
Meningkatkan kecekapan dan mengoptimumkan kos
- Sistem GAS ini telah menyebabkan proses pendaftaran gimnasium mini dapat
dijalankan secara sistematik dan teratur. Ianya juga membantu meningkatkan kualiti
penyampaian perkhidmatan agar pengguna berpuas hati semasa mendapatkan
perkhidmatan di PERPUSTAM.
- Kakitangan juga dapat menjalankan pekerjaan dengan lebih cekap dan pantas. Ini
kerana proses pendaftaran gimnasium mini kini mengambil masa yang singkat
disebabkan tidak perlu untuk merekod pendaftaran pengguna gim didalam buku
pendaftaran serta pencarian maklumat pengguna gim menjadi lebih mudah dengan
terhasilnya sistem GAS.
- Projek GAS ini juga membantu jabatan untuk mengoptimumkan kos yang digunakan
dalam kerja seharian dalam konsep “Rakyat Didahulukan Pencapaian Diutamakan”.
(xi) Input Pelanggan diambil kira dalam peringkat penghasilan inovasi
Semua peringkat
(xii) Mekanisme Maklum balas Pelanggan
Kaedah Borang Soal Selidik / Maklumbalas
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
8 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Sebelum terhasilnya inovasi GAS, masa yang diambil untuk pendaftaran gimnasium
mini adalah sebanyak 15 minit, tetapi selepas wujudnya GAS, tempoh pendaftaran
dapat dikurangkan iaitu menjadi 5 minit.
Pendekatan analisis punca-punca masalah paling mungkin juga digunakan dalam
mengenalpasti punca-punca utama berlakunya masalah tersebut dalam usaha untuk
menanganinya. Berdasarkan punca-punca tersebut, maklumbalas diperolehi daripada
pengguna berdasarkan borang soal selidik yang diedarkan untuk mengetahui punca
manakah yang paling utama yang menyebabkan berlakunya pendaftaran gimnasium
mini mengambil tempoh masa yang lama.
Berikut merupakan borang soal selidik yang telah diperolehi sebelum dan selepas.
Sebelum Selepas
Perbandingan data yang diperolehi daripada borang soal selidik tersebut ditunjukkan
dalam bentuk rajah pareto.
Sebelum Selepas
A: Pendaftaran Manual B:Lokasi Buku Pendaftaran Tidak Tetap
C:Tenaga Kerja Terhad D:Kertas Yang Banyak
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
9 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
Carta Alir Kerja - Pendaftaran Gimnasium Mini (Sebelum)
Carta Alir Kerja - Pendaftaran Gimnasium Mini (Selepas)
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
10 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
3. IMPAK INOVASI
Agensi / Jabatan
- Keberhasilan projek ini telah meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan di
PERPUSTAM. Ianya juga secara tidak langsung memberi kesan/impak kepada
masalah yang dihadapi, antaranya ialah :
I. Proses pendaftaran gimnasium mini dapat dilaksanakan dengan cepat dan
teratur.
II. Penggunaan kertas dapat dikurangkan/dijimatkan.
III. Memudahkan pencarian maklumat pengguna.
4. ELEMEN INOVASI
(i) Inovatif / Kreativiti
Inovasi GAS ini merupakan penciptaan yang ditambahbaik daripada sistem manual
yang digunakan sebelum ini. Dengan terhasilnya GAS, ianya secara tidak langsung
mempercepatkan proses pendaftaran gimnasium mini yang sebelum ini mengambil
tempoh masa 15 minit, kini sudah menjadi 5 minit.
Projek ini dihasilkan atas usaha sama dengan unit teknologi maklumat untuk
mewujudkan satu sistem yang boleh digunakan pada komputer yang sedia ada di
gimnasium mini. Ianya juga dalam usaha untuk mengelakkan pengeluaran kos dengan
pembelian sistem secara “out-source”.
(ii) Keberkesanan
Penggunaan GAS didalam norma kerja harian memberikan kesan yang cukup positif
kepada agensi,kakitangan dan juga pelanggan. Antaranya ialah dengan peningkatan
produktiviti kerja antara kakitangan serta peningkatan jumlah pengguna gim dari semasa
ke semasa berdasarkan statistik yang diperolehi. Pengguna gim juga memberikan
maklumbalas yang positif berdasarkan borang maklumbalas yang diperolehi oleh agensi
setelah terhasilnya GAS.
Ini membuktikan bahawa sistem GAS memberikan kemudahan kepada pengguna
dengan lebih selesa dalam menggunakan perkhidmatan di PERPUSTAM.
Keberkesanan sistem GAS ini juga dapat dilihat berdasarkan penjimatan yang diperolehi
oleh pihak jabatan iaitu sebanyak RM 237, 600.00 setahun.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
11 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
(iii) Signifikan
Sistem GAS yang diwujudkan ini merupakan salah satu aplikasi yang mesra pengguna.
Dimana kakitangan mudah memahami prosedur pendaftaran baru yang diwujudkan
berdasarkan sistem ini serta ianya mempercepatkan proses pencarian dan pendaftaran
ahli gimnasium.
Berikut merupakan gambaran sistem GAS yang telah diwujudkan.
“Log In” Halaman Utama
Pendaftaran Laporan
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017
12 | P e r b a d a n a n P e r p u s t a k a a n A w a m M e l a k a ( P E R P U S T A M )
Selain itu juga, penggunaan GAS ini juga dapat menjimatkan penggunaan kertas. Ini
kerana tiada lagi buku pendaftaran yang digunakan semasa proses pendaftaran ahli
gimnasium. GAS juga telah dapat menjimatkan masa semasa waktu pendaftaran iaitu
penjimatan sebanyak 10 minit.
Projek GAS yang dihasilkan berkait secara langsung dengan visi dan misi Perbadanan
Perpustakaan Awam Melaka (PERPUSTAM). Visi dan Misi PERPUSTAM adalah seperti
berikut
o VISI
Peneraju Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat Yang Terunggul
o MISI
Memperkukuhkan Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan dan
Maklumat
Projek ini juga terhasil berdasarkan objektif jabatan iaitu menyediakan perkhidmatan
maklumat dan rujukan terkini, mewujudkan masyarakat bermaklumat melalui aktiviti-
aktiviti yang bersesuaian dengan sumber-sumber yang sedia ada di perpustakaan. Ini
menunjukkan GAS merupakan keperluan yang seharusnya diaptasikan di PERPUSTAM
dalam memenuhi kehendak jabatan dan pelanggan. Ianya juga menyokong seruan
kerajaan „Rakyat Didahulukan Pencapaian Diutamakan.
(iv) Relevan
Projek GAS ini seiring dengan matlamat kerajaan yang menuju kearah Transformasi
Nasional 2050 (TN50), dimana kerajaan menginginkan gerbang maya digunakan dalam
interaksi harian. Penggunaan perkhidmatan melalui platform digital juga menjadi amalan
biasa dikalangan masyarakat.
5. PENGIKTIRAFAN DITERIMA
Projek GAS telah menerima penganugerahan daripada jabatan berdasarkan potensi
yang ditunjukkan dapat memberi manfaat dan kebaikan kepada semua berdasarkan
pertandingan inovasi yang telah dipertandingkan oleh jabatan secara dalaman.
6. PENUTUP
Secara keseluruhannya, projek inovasi ini memberikan impak yang positif kepada
jabatan khususnya dalam menaik taraf penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.
Projek ini juga mencungkil bakat dan kreativiti kakitangan dalam menyelesaikan
permasalahan dalam proses mengurangkan atau sifar aduan pelanggan.