1. SOP_PDAM.02_UM-01 Prosedur Pengendalian Dokumen.doc

7/21/2019 1. SOP_PDAM.02_UM-01 Prosedur Pengendalian Dokumen.doc

http://slidepdf.com/reader/full/1-soppdam02um-01-prosedur-pengendalian-dokumendoc 1/7

PDAM TIRTA KEPRI Standar Prosedur Operasional - Umum

Prosedur Pengendalian

Dokumen

No. Dokumen SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi 00

an!!al 10 Novem"er 201#

$alaman $al 1 dari %

LEMBAR TINJAUAN DAN PENGESAHAN

Jabatan Nama Tanda Tangan Tanggal

Pembuat Dokumen :

&akil Mana'emen

Ditinjau & Disetujui :

(A)A* +(N,(

(A)A* $U)AN*

(A)A* UMUM DAN(+UAN*AN

(ASU)A* UMUM DAN

P+RSONA,A

SP,

Disahkan oleh :

D,R+(UR





Dokumen


Revisi 00


$alaman $al 2 dari %

CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi an!!al Peru"aanPem"uatDokumen

(eteran!an Peru"aan

00 Pener"itan aal dokumen





Dokumen


Revisi 00


$alaman $al dari %

! Tujuan

Men'elaskan tata ara pen!endalian dokumen an! termasuk dalam dokumentasi Sistem Mana'emenMutu ,SO 300142005 an! "erlaku di PDAM ,RA (+PR,.

"! Ruang #ingku$

Prosedur ini meliputi tata ara pem"uatan6 tin'auan6 pem"aaruan6 pen!esaan dokumen se"elumditer"itkan6 penomoran6 pendistri"usian6 revisi dan penan!anan dokumen eksternal dan dokumenkadaluarsa.

%! Deinisi

Petu!as Pen!endali Dokumen4 Petu!as an! ditun'uk ole &akil Mana'emen atas persetu'uan (epala(antor untuk men!endalikan dokumen se"a!aimana diatur pada prosedur ini.

Dokumen Asli4 Dokumen den!an tanda stempel 7AS,8 an! dikendalikan Petu!as Pen!endali Dokumendan diter"itkan setela disetu'ui ole piak 9 piak an! "erenan!.

Dokumen erkendali4 Salinan dokumen asli den!an stempel 7+R(+NDA,8 an! diter"itkan ole Petu!asPen!endali Dokumen dan didistri"usikan ke lokasi atau personil tertentu. Apa"ila terdapat peru"aan6maka peme!an! dokumen akan menerima dokumen peru"aan den!an revisi palin! mutakir.

Dokumen idak erkendali4 Salinan dokumen asli den!an tanda stempel 7,DA( +R(+NDA,8 an!diter"itkan atas ke"i'aksanaan Petu!as Pen!endali Dokumen dan di"erikan atas permintaan. Apa"ilaterdapat peru"aan6 maka peme!an! dokumen tidak akan menerima dokumen pem"aaruan.

Dokumen +ksternal4 Dokumen an! "erasal dari luar PDAM ,RA (+PR, an! di'adikan se"a!aire:erensi dalam "eker'a.

'! Reerensi( Dasar )ukum

P(/PDAM.02/01 Pedoman (ualitas )a!ian #.2.SOP/PDAM.02/UM-02 Prosedur Pen!endalian Rekaman

*! Prosedur dan Tanggung Ja+ab

*! Penulisan, Peninjauan dan Pengesahan

a. Dalam penulisan suatu prosedur6 :ormat an! di!unakan minimal meliputi tu'uan6 ruan! lin!kup6

de:inisi6 re:erensi/dasar ukum6 prosedur dan tan!!un! 'aa"6 dan lampiran. Pem"uat prosedur dapat menam"akan "a!ian lainna 'ika diperlukan sesuai ke"utuan an! diin!inkan.





Dokumen


Revisi 00


$alaman $al # dari %

". Prosedur dituliskan ole pe!aai an! "ertan!!un! 'aa" pada isi prosedur.

. Setela prosedur selesai dituliskan6 pem"uat prosedur mem"erikan prosedur terse"ut kepada(oordinator Petu!as Pen!endali Dokumen. Selan'utna Petu!as Pen!endali Dokumenmemeriksa dan menerakan dokumen terse"ut kepada piak 9 piak an! "ertan!!un! 'aa"untuk menin'au dan men!esakan se"elum diter"itkan. ;onto da:tar persetu'uan dokumendi'elaskan pada $alaman 16 dan di!unakan se"a!ai :ormat untuk semua dokumen SOP.

*!" Nomor Re-isi

,denti:ikasi nomor revisi dokumen dimulai dari an!ka 00 an! dilan'uti den!an 016 026 06 0#dan seterusna.

Sistem penomoran revisi dokuemen ini tidak "erlaku untuk dokumen surat keputusan atau

dokumen ke"i'akan lainna an! dikeluarkan internal di PDAM ,RA (+PR,.

*!% Perubahan Dokumen

Apa"ila terdapat peru"aan pada prosedur6 maka peru"aan terse"ut diatat pada ;atatanPeru"aan Dokumen an! terdapat pada "a!ian sampul prosedur seperti pada $alaman 2

dari prosedur ini.

*!' Dokumen Induk, Terkendali, Tidak Terkendali dan Pendistribusian

a. Petu!as Pen!endali Dokumen di"eri tu!as ole &akil Mana'emen den!an surat pen!an!katan

an! ditandatan!ani ole (epala PDAM ,RA (+PR,.

". Petu!as Pen!endali Dokumen "ertan!!un! 'aa" memeliara dan men'a!a dokumen asliden!an memastikan dokumen terse"ut disimpan pada tempat an! aman6 tere!a rusak danmuda didapatkan apa"ila diperlukan.

. Dokumen erkendali didistri"usikan ke lokasi atau area ker'a an! memerlukan sesuai den!anDa:tar Dokumen ,nternal <=orm DO(-=2>. Petu!as Pen!endali Dokumen arus memastikan"aa ana dokumen revisi palin! mutakir an! didistri"usikan.

d. Dokumen an! didistri"usikan kepada piak di luar perusaaan adala Dokumen idakerkendali. Pen!eualian dilakukan apa"ila ada permintaan dari pelan!!an6 stakeholder ataupiak lainna atas sepen!etauan &akil Mana'emen.

e. Stempel an! di!unakan Petu!as Pen!endali Dokumen dalam proses pen!endalian dokumenmen!au pada "entuk an! terdapat pada ampiran 2 prosedur ini.

*!* Distribusi se.ara Elektronik

?ika diperlukan6 Petu!as Pen!endali Dokumen "ertan!!un! 'aa" untuk mendistri"usikandokumen seara elektronik melalui email. ?ika "elum terdapat ketentuan an! men!atur





Dokumen


Revisi 00


$alaman $al @ dari %

pendistri"usian dokumen seara online6 maka distri"usi seara elektronik ana dilakukanuntuk Dokumen erkendali dalam "entuk san atau :ormat PD=.

*!/ Datar Induk Dokumen

Petu!as Pen!endali Dokumen "ertan!!un! 'aa" memastikan ketersediaan Da:tar ,ndukDokumen <=orm DO(-=1> den!an revisi palin! mutakir.

*!0 Penomoran Dokumen

Penomoran dokumen diatur se"a!ai "erikut4

• Pedoman (ualitas4 P(/PDAM.02/01

• Standar Prosedur Operasional - Umum4 SOP/PDAM.02/UM- Nomor Urut Prosedur

• Standar Prosedur Operasional - (usus4 SOP/PDAM.02/($- Nomor Urut Prosedur

• ,nstruksi (er'a4 ,(/PDAM.02/(ode Pen!!unaan-Nomor Urut ,nstruksi (er'a-Nomor su"

proses <'ika ada nomor su" proses6 tuliskan nomor urut su" prosesna>

• =ormulir4 (ode Pen!!unaan-Nomor Urut =ormulir

1ontoh:♣Prosedur SOP/PDAM.02/UM-014 Standar prosedur operasional pertama an!

pen!!unaanna "ersi:at umum dan men'adi auan "a!i seluru pe!aai dalam

penerapanna di PDAM ,RA (+PR,.♣Prosedur ,(/PDAM.02/P2-024 Prosedur ke-2 an! kode pen!!unaanna untuk dan men'adi

auan seluru personil di "a!ian P2 <Penindakan Penidikan>

Pen!!unaan kode di'elaskan dalam ampiran 1 prosedur ini.

*!2 Dokumen Eksternal

,denti:ikasi dokumen eksternal meliputi4♣Dokumen dari (ementrian (euan!an Repu"lik ,ndonesia

♣Dokumen dari Direktorat ?endral )ea dan ;ukai <D?);>

♣Standar Persaratan Sistem Mana'emen (ualitas ,SO 300142005.

♣Standar Persaratan Panduan untuk audit "erdasarkan ,SO 13011

♣Dokumen lainna

Dokumen eksternal diatat pada Da:tar Dokumen +ksternal <DO(-=>. Apa"ila diperlukan6Petu!as Pen!endali Dokumen mendistri"usikan dokumen terse"ut pada lokasi atau personilan! mem"utukan.

*!3 Dokumen Kadaluarsa

Dokumen kadaluarsa adala dokumen an! suda tidak "erlaku di PDAM ,RA (+PR, dan





Dokumen


Revisi 00


$alaman $al B dari %

ditandai den!an stempel 7(ADAUARSA8.

Salinan dokumen an! kadaluarsa dimusnakan dan di!anti den!an prosedur revisi palin!mutakir6 sedan!kan prosedur asli disimpan <ti!a> revisi se"elum revisi palin! mutakir olePetu!as Pen!endali Dokumen.

/! Dokumentasi(4ormulir

Da:tar ,nduk Dokumen =orm4 DO(-=1Da:tar Dokumen ,nternal =orm4 DO(-=2Da:tar Dokumen +ksternal =orm4 DO(-=

0! #am$iran

#am$iran 5 Penggunaan Kode

Kode Deinisi

UM )a!ian Umum

P( )idan! Per"endaaraan (e"eratanP=P; )idan! Pelaanan dan =asilitas Pa"ean dan ;ukai

)(, )idan! )im"in!an (epatuan dan aanan ,n:ormasi

P2 )idan! Penindakan dan Penidikan

(, )idan! (epatuan ,nternal

DO( Pen!endali Dokumen

#am$iran " 5 6tem$el PEN7ENDA#I D8K9MEN

entuk 6tem$el Penggunaan7AS,8

anda stempel ini di"u"ukan pada seluru dokumenan! tela disakan6 pada ruan! lin!kup penerapan(antor Pelaanan Utama )ea dan ;ukai ipe ) )atam.an!!al an! tertera merupakan tan!!al e:ekti: "erlakuna dokumen. Stempel disimpan ole Petu!asPen!endali Dokumen.

7+R(+NDA,8

anda stempel ini di"u"ukan pada salinan dokumenmaster an! didistri"usikan pada peme!an! dokumenan! ditun'uk pada "a!ian terkait. an!!al an! terteramerupakan tan!!al pendistri"usian dokumen. Stempel





Dokumen


Revisi 00


$alaman $al % dari %

disimpan ole Petu!as Pen!endali Dokumen.

7,DA( +R(+NDA,8

anda stempel ini di"u"ukan pada salinan dokumen

an! tidak terkendali. $ana dikeluarkan ataske"i'aksaanan Petu!as Pen!endali Dokumen. Stempelini disimpan ole Petu!as Pen!endali Dokumen.

8(ADAUARSA8

Dokumen kadaluarsa. an!!al an! tertera merupakantan!!al "erakirna pen!!unaan dokumen terse"ut.

#am$iran % ; Datar Pemegang Dokumen

No! Dok!Terkendali

Pemegang Dokumen #okasi

01 Direktur (antor antai 1

02 (epala )a!ian Umum dan (euan!an (antor antai 1

0 (epala )a!ian $u"un!an an!!anan (antor antai 1

0# (epala )a!ian eknik (antor antai 1

0@ (epala ;a"an! (antor antai 1

0B (epala it"an! dan PD+ (antor antai 1

0% (epala Satuan Pen!aasan ,nternal (antor antai 1

Documents

1. SOP_PDAM.02_UM-01 Prosedur Pengendalian Dokumen.doc