PROSEDUR SISTEM - iainpurwokerto.ac.idiainpurwokerto.ac.id/wp-content/uploads/2018/11/91.-PROSEDUR... · prosedur sistem yakni Prosedur Pengendalian Dokumen dapat diselesaikan sesuai

No. Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01

No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017 Halaman : i dari v

PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik IAIN Purwokerto dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya

tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto

i

PROSEDUR SISTEM

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

Prosedur Pengendalian Dokumen

IAIN-P/LPM/PS/02.02

PENGESAHAN

Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:

Rektor Wakil Rektor I Ketua LPM

Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag. Dr. Munjin, M. Pd. I Dr. Suwito, M. Ag.

IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01

Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017

Prosedur Analisis Dampak Risiko

No. Revisi : 00

Halaman : ii dari v

ii

Prosedur Pengendalian Dokumen

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.

Ketua

Dr. H. Suwito, M.Ag.

Anggota

Ahmad Muttaqin, M.Si.

Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I.

Rofina Dienasari, S.H.I.

Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.

Nursalim, M.Pd.I.

Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.

Penerbit Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto

Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax. 0281-636553

All Right Reserved

Hak Cipta dilindungi Undang-Undang




No. Revisi : 00

Halaman : iii dari v

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT

atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga salah satu

prosedur sistem yakni Prosedur Pengendalian Dokumen dapat

diselesaikan sesuai jadwal yang direncanakan.

IAIN Purwokerto telah melakukan upaya-upaya perbaikan

untuk meningkatkan kualitas salah satunya membuat beberapa

prosedur sistem. Prosedur sistem pengendalian dokumen ini

dimaksudkan untuk mengelola pengendalian dokumen. Dokumen

merupakan data yang mengandung arti dan media pendukungnya.

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan

bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu

yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya

sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering

menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen

(baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

Akhirnya, kami berharap dengan adanya prosedur ini dapat

mendukung para civitas akademik IAIN Purwokerto untuk dapat

mengelola dalam pengendalian dokumen dengan baik

Purwokerto, September 2017

Rektor

Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag

19670815 199203 1 003




No. Revisi : 00

Halaman : iv dari v

iv

SK REKTOR




No. Revisi : 00

Halaman : v dari v

v

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL ........................................................................... i

TIM PENYUSUN .............................................................................. ii

KATA PENGANTAR ....................................................................... iii

SK REKTOR .................................................................................... iv

DAFTAR ISI ...................................................................................... v

1. TUJUAN ....................................................................................... 1

2. RUANG LINGKUP ....................................................................... 1

3. DEFINISI ...................................................................................... 1

4. DOKUMEN TERKAIT .................................................................. 3

5. PROSEDUR ................................................................................ 3

6. DISTRIBUSI ............................................................................... 11

7. PENUTUP .................................................................................. 11




No. Revisi : 00

Halaman : 1 dari 11

1

1. TUJUAN:

Prosedur ini ditetapkan agar proses pembuatan dan

pengendalian dokumen di lingkungan IAIN Purwokerto berjalan

efektif dan efisien. Prosedur ini juga menerangkan pengendalian

atas dokumen dan data yang sudah tidak terpakai (kadaluwarsa)

untuk menghindari dokumen atau data tersebut digunakan

kembali/ disalahgunakan.

2. RUANG LINGKUP:

2.1. Prosedur ini berlaku di Lingkungan IAIN Purwokerto.

2.2. Prosedur Pengendalian Dokumen ini mengatur

pengendalian semua dokumen terkait dengan penerapan

sistem manajemen mutu, meliputi manual mutu, prosedur

mutu, instruksi kerja, formulir, dokumen internal dan

dokumen eksternal yang berlaku di IAIN Purwokerto.

3. DEFINISI:

3.1. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya yang

berupa hardcopy dan softcopy (elektronik) yang dijadikan

sebagai acuan.

3.2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan penyiapan,

review, pengesahan, identifikasi, penerbitan, penggandaan,

pendistribusian, penyimpanan, perubahan atau revisi,

penarikan dan pemusnahan dokumen.

3.3. Dokumen Internal (DI) adalah dokumen yang diterbitkan

oleh dan berlaku di Unilak.

3.4. Dokumen Eksternal (DE) merupakan dokumen yang

berasal dari luar Unilak sebagai acuan proses dan

kegiatan, dapat berupa undang-undang, peraturan-




No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 11

2

peraturan, surat keputusan, standar, pedoman, dan

dokumen lain.

3.5. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang memuat

persyaratan utama sistem manajemen, sebagai kerangka

kerja untuk memastikan bahwa standar kinerja Unilak

memenuhi harapan dan kebutuhan mahasiswa.

3.6. Prosedur Sistem adalah prosedur mandatory ISO

9001:2008, yaitu dokumen yang memuat urutan kegiatan

atau mekanisme tatalaksana serta tanggung jawab

koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses teknis

dan administratif IAIN Purwokerto yang meliputi: Prosedur

Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman,

Prosedur Audit Internal, Prosedur Penanganan Layanan

Akademik yang Tidak Sesuai, Prosedur Tindakan

Perbaikan, dan Prosedur Tindakan Pencegahan.

3.7. SOP adalah standart operasional prosedur, yaitu dokumen

yang memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana

serta tanggung jawab koordinasi pelaksanaan dan

pengendalian proses teknis dan administratif di IAIN

Purwokerto.

3.8. Instruksi Kerja (IK) adalah dokumen yang menjelaskan

tahapan kegiatan rinci dalam pelaksanaan kegiatan.

3.9. Formulir adalah bentuk lembar isian dengan judul tertentu

untuk merekam/mencatat bukti atas aktivitas atau kejadian.

3.10. Rekaman adalah catatan mutu atau bukti pelaksanaan

aktivitas/ kegiatan.

3.11. PD adalah singkatan dari Pengembangan Dokumen.

3.12. AMI adalah singkatan dari Audit Mutu Internal.

3.13. Unit adalah unsur pelaksana akademik, unsur pelaksana

administrasi dan Unsur Penunjang.




No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 11

3

4. DOKUMEN TERKAIT:

4.1. Formulir Daftar Induk Dokumen Internal

4.2. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal

4.3. Formulir Penerbitan Dokumen

4.4. Formulir Penarikan Dokumen.

4.5. Formulir Daftar Perubahan Dokumen

4.6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

5. PROSEDUR:

5.1. Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen hardcopy

5.1.1 Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit

terkait, atau Tim yang ditunjuk untuk menyiapkan

Rencana Kerja dan SOP yang baru atau revisinya,

menandatangani kolom “Disiapkan Oleh”, kemudian

menyerahkannya kepada Ketua Badan Penjaminan

Mutu, sedangkan Dokumen Manual Mutu dan

Prosedur Sistem disiapkan sendiri oleh Ketua

Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Kontrol

Mutu. Instruksi Kerja dan Formulir disiapkan oleh

staf unit terkait.

5.1.2 Staf PD mengumpulkan Dokumen Internal dan

Dokumen Eksternal, memberikan kode dokumen,

dan menyerahkan kepada Wakil Manajemen/ Ketua

LPM.

5.1.3 Pembantu Rektor I memeriksa SOP dan Rencana

Kerja yang baru atau revisinya, kemudian

menandatangani kolom “Diperiksa Oleh”, dan

menyerahkan kepada Rektor. Instruksi Kerja dan




No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 11

4

Formulir diperiksa oleh Ketua/Kepala/Pengelola Unit

terkait.

5.1.4 Rektor mengesahkan SOP dan Rencana Kerja yang

baru atau revisinya kemudian menandatangani

kolom “Disahkan Oleh”. Instruksi Kerja dan Formulir

disahkan oleh Dekan/ Pembantu Dekan/ Ketua/

Kepala/ Pengelola Unit terkait.

5.1.5 Dekan/Pembantu Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola

Unit terkait menyerahkan SOP/ Rencana Kerja/

Instruksi Kerja/Formulir yang telah disahkan kepada

Ketua LPM.

5.1.6 Ketua LPM menyerahkan dokumen internal yang

telah disahkan tersebut kepada staf PD.

5.1.7 Staf PD mencatat dokumen internal yang telah

disahkan tersebut dalam formulir Daftar Induk

Dokumen Internal, dan memperbarui isian dalam

formulir Daftar Perubahan Dokumen Internal jika

terjadi revisi.

5.1.8 Staf PD membuat sejumlah salinan dokumen yang

diperlukan.

5.1.9 Staf PD memberikan stempel "TERKENDALI" warna

MERAH pada setiap salinan dokumen internal yang

baru/revisi terakhir.

5.1.10 Staf PD membagikan salinan SOP yang baru atau

yang telah direvisi ke Unit terkait.

5.1.11 Staf PD memastikan Unit terkait menandatangani

penerimaan pada “Formulir Penerbitan Dokumen”.




No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 11

5

5.1.12 Staf PD memastikan penarikan kembali dari Unit

terkait salinan yang kadaluwarsa dan

menandatangani pengembalian pada “Formulir

Penarikan Dokumen”.

5.1.13 Staf PD memberikan stempel "TIDAK BERLAKU"

warna BIRU.

5.1.14 Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal yang

diberikan ke pelanggan atau pihak external lain

selain badan sertifikasi, semua salinannya harus

distempel "TIDAK TERKENDALI" warna HIJAU

oleh Staf PD.

5.1.15 Bentuk stempel sebagai berikut:

TERKENDALI

Salinan ke.........dari.........

TIDAK TERKENDALI

Salinan ke...........dari...........

TIDAK BERLAKU

Sejak tgl.: ............................

5.2. Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen

elektronik/softcopy

Pengendalian dokumen elektronik/softcopy diatur

sebagai berikut :




No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 11

6

5.2.1. Penomoran, Penerbitan, Pendistribusian,

Penyimpanan dan Penarikan seluruh dokumen

elektronik/softcopy adalah sama dengan yang

tertera pada dokumen hardcopy

5.2.2. Seluruh dokumen elektronik/softcopy dikendalikan

oleh staf PD secara terpusat di satu komputer yang

terletak di kantor LPM IAIN Purwokerto.

5.2.3. Dokumen elektronik/softcopy disimpan di dalam

folder-folder yang tersusun secara teratur sehingga

memudahkan penelusurannya.

5.2.4. Dokumen elektronik/softcopy tidak boleh keluar dari

staf PD tanpa seijin tertulis dari Ketua Lembaga

Pengembangan Pendidikan dan Kontrol Mutu

(LPM).

5.2.5. Dokumen elektronik/softcopy adalah milik IAIN

Purwokerto sehingga seluruhnya harus ditarik dan

tidak dibenarkan pihak lain menyimpannya tanpa

seijin tertulis dari Ketua LPM.

5.2.6. Sebagai bentuk integritas bahwa para pihak sudah

tidak menyimpan dokumen elektronik/softcopy

tersebut, maka yang bersangkutan akan

menandatangani surat pernyataan.

5.3. Pengesahan Dokumen

Tanggung jawab penyiapan, review dan pengesahan

dokumen sesuai Tabel 1. berikut:




No. Revisi : 00

Halaman : 7 dari 11

7

Tabel 1. Tanggungjawab penyiapan, review dan

pengesahan dokumen

No Jenis

Dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN

Disiapkan oleh Diperiksa

Oleh

Disahkan

oleh

Dinomorkan,

Diterbitkan,

Didistribusi-

kan, Disimpan

dan Ditarik

oleh

1. Manual

Mutu

Ketua LPM Pembantu

Rektor 1

Rektor Staf PD

2. Prosedur

Sistem

Ketua LPM Pembantu

Rektor I

Rektor Staf PD

3 SOP Ketua/Kepala/

Penanggung-

jawab/Pengelola

Unit terkait, atau

Tim yang ditunjuk

Wakil Rektor

terkait

Rektor Staf PD

3. Instruksi

Kerja

Staf Bagian/Unit

terkait

Ketua/Kepala/

Penanggung-

jawab/ Pengelola

Unit terkait

Wakil Rektor/

Dekan/Ketua/Kepal

a/

Penanggung-

jawab/Pengelola

Unit terkait

Staf PD

5. Rencana

Kerja

Ketua/Kepala

/Penanggungjawa

b/Pengelola Unit

terkait, atau Tim

yang ditunjuk

Ketua/Kepala/

Penanggung

jawab/ Pengelola

Unit terkait

Wakil/ Pembantu

Rektor/ Dekan/

Ketua/Kepala/

Penanggung-jawab/

Pengelola Unit

terkait

Staf PD

6. Formulir Staf Bagian/Unit

terkait

Ketua/Kepala/

Penanggung

jawab/Pengelola

Unit terkait

Wakil Rektor/

Dekan/Ketua/

Kepala/Penanggung

jawab/Pengelola

Unit terkait

Staf PD




No. Revisi : 00

Halaman : 8 dari 11

8

5.4. Penomoran

5.4.1. Staf PD memberikan nomor sebagai identifikasi

sebagai berikut :

a) Manual Mutu : IAIN-Pwt/UNIT/MM//NO.DOK

b) Prosedur Sistem : IAIN-Pwt /UNIT/PS//NO.DOK

c) SOP : IAIN-Pwt/UNIT/SOP//NO.DOK

d) Instruksi Kerja : IAIN-Pwt/UNIT/IK//NO.DOK

e) Formulir : IAIN-Pwt/UNIT/F//NO.DOK

5.4.2. Keterangan:

a) IAIN-Pwt : IAIN Purwokerto

b) UNIT : diisi nama unit/ bagian yang

bersangkutan.

Unit-unit yang berada di IAIN Purwokerto antara

lain:

R

LPM

D

WD

JUR

PRODI

Biro AUAK

LPPM

Perpus

: Rektor

: Lembaga Penjaminan Mutu

: Dekan

: Wakil Dekan

: Jurusan

: Program Studi

: Biro Administrasi Umum

Akademik dan Kemahasiswaan

: Lembaga Penelitian dan

Pengabdian

: Perpustakaan

WR : Wakil Rektor




No. Revisi : 00

Halaman : 9 dari 11

9

c) MM : Manual Mutu

d) PS : Prosedur Sistem

e) SOP : Standar Operasional Prosedur

f) IK : Instruksi Kerja

g) F : Formulir

h) NO.DOK. : diisi no urut dokumen terdiri dari

dua digit pertama dan dua digit

ke dua, dipisahkan dengan titik.

Dua digit pertama menunjukkan

nomor level dokumen, dua digit

kedua menunjukkan nomor urut.

Contoh :

IAIN-Pwt LPM F 05 01

5.4.3. Keterangan kode level dokumen :

a) Kebijakan SPMI = KM

b) Manual Mutu = MM, dokumen level 01

c) Prosedur Sistem = PS, dokumen level 02

d) Standar Operasional

Prosedur

=

SOP, dokumen level 03

e) Instruksi Kerja = IK, dokumen level 04

f) Formulir = F, dokumen level 05

IAIN Purwokerto

Unit Kerja

Nama

Dokumen

Kode Level Dokumen

Nomor

Urut




No. Revisi : 00

Halaman : 10 dari 11

10

5.5. Penggandaan Dokumen

5.5.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal

penggandaan dokumen.

5.6. Perubahan Atau Revisi

5.6.1. Masing-masing unit dapat mengusulkan perubahan

atau revisi terhadap isi dokumen yang telah

diterbitkan kepada Ketua LPM melalui Staf PD.

5.6.2. Staf PD memroses perubahan atau revisi tersebut

sesuai butir 5.1.2.

5.7. Pemusnahan Dokumen.

5.7.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal pemusnahan

dokumen atas persetujuan Ketua LPM

5.7.2. Staf PD menyimpan 1 (satu) salinan dokumen serta

dokumen master yang sudah tidak berlaku sebagai

arsip.

5.7.3. Staf PD menyiapkan dan memintakan tanda tangan

bukti penarikan dokumen dan berita acara

pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.

5.7.4. Staf PD melakukan Pemusnahan dokumen yang

sudah tidak berlaku.

5.7.5. Staf PD menyimpan bukti penarikan dan berita

acara pemusnahan dokumen yang sudah tidak

berlaku.

5.8. Distribusi Dokumen Eksternal

5.8.1. Staf PD bertanggung jawab dalam pendistribusian

dokumen eksternal.




No. Revisi : 00

Halaman : 11 dari 11

11

5.8.2. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa

dokumen salinan tidak terkendali dan didistribusikan

ke pihak-pihak yang membutuhkan.

5.8.3. Dokumen eksternal harus direkam di dalam Formulir

Daftar Induk Dokumen Eksternal

6. DISTRIBUSI

6.1. Rektor

6.2. Wakil Rektor

6.3. Dekan.

6.4. Wakil Dekan

6.5. LPM

6.6. Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit.

7. PENUTUP

Demikianlah uraian dari prosedur sistem yang mengatur tentang

prosedur pengendalian dokumen. Semoga dengan adanya

prosedur ini dapat membantu para civitas akademik IAIN

Purwokerto untuk mengelola dokumen dengan baik. Selanjutnya,

kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam penulisan

prosedur ini. Kami berharap masukan dan saran dari para

pembaca agar prosedur ini dapat menjadi lebih baik.

Documents

PROSEDUR SISTEM - iainpurwokerto.ac.idiainpurwokerto.ac.id/wp-content/uploads/2018/11/91.-PROSEDUR... · prosedur sistem yakni Prosedur Pengendalian Dokumen dapat diselesaikan sesuai