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Titre
L'intranet,
support stratégique de la communication de la
collectivité
2
Thomas Prudhomme, chef de projet
WS INTERACTIVE
Quelques références d’Intranet de collectivités : Intranet Pastel de la Préfecture de Haute Garonne, Intranet de la SEMVAT, Intranet de l’Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse, SITR (Extranet)…
Présentation
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Intranet, définition (n. m.) Réseau de télécommunication et de
téléinformatique destiné à l'usage exclusif d'un organisme et utilisant les mêmes protocoles et techniques que l'internet.(Journal officiel du 16 mars 1999 "Vocabulaire de l'informatique et de l'internet")
Réseau local et privé (entreprise) qui utilise les technologies de l'Internet : Web, e-mail, etc., mais ne s'ouvre pas aux connexions publiques.
Introduction
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Plan de l’atelier
Intranet et collectivités, les enjeux
Intranet et communication à l'intérieur d'une collectivité
Mise en oeuvre d'un Intranet dans une collectivité
Conclusion… et discussions
Introduction
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1ère Partie
Intranet et collectivités,
les enjeux
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Intranet et collectivités, les enjeux
Maîtriser les implications sur le travail dans la collectivité :
Habitudes de travail à adapter, à modifier
Outils de travail partagés et "contrôle" de l'activitéArchivage des actions (quantité, qualité)
Egalité dans le travail remise en cause par l'utilisation des outils
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Intranet et collectivités, les enjeux
Maîtriser la communication au sein de la collectivité :
Création d’un support officiel d’information
Référence à une source commune, accessible par tous
Fin des informations alternatives, officieuses, contradictoires…
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Intranet et collectivités, les enjeux
Maîtriser la communication vers l'extérieur :
Source officielle du discours vers l'usager, accessible facilement par tous (moteur de recherche)
Préparer et accompagner les campagnes de communication
Offrir une nouvelle forme de communication vers les partenaires
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Intranet et collectivités, les enjeux
Maîtriser la communication vers l'extérieur :
Gérer les urgences dans la collectivité, et répercuter vers le public
Intranet SEMVAT:GRAND ESPACE EN PAGE D’ACCUEIL
RESERVE A L’ACTUALITE
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Intranet et collectivités, les enjeux
Supporter la mise en place générale des NTIC...
Intranet pour centraliser l'accès aux applications,
Mise à disposition de tutoriaux, d’aides à la prise en main
Création d’un environnement convivial, publication de retours d’expérience
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Intranet et collectivités, les enjeux
... sans créer un "outil de plus" :
Créer un environnement mixte : applications informatiques et contenu éditorial
Diversifier les discours : «direction vers employés» mais aussi «employés vers employés»
Partager la gestion du contenu et inclure les utilisateurs au quotidien
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2ème Partie
L’Intranet,
outil de communication
de la collectivité
13
L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail
Espaces de travail collaboratifs :- Dépôt de documents
en ligne, - Workflow de collaboration, - Journal des actions
Système d’InformationRégional de l’Etat:
MODULE DE CAR
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L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail
Accès centralisé aux applications :
- Accès à partir de l’accueil - Identification centralisée - Aide disponible
Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse:
A DROITE DE LA PAGE D’ACCUEIL, IDENTIFICATION ET LIENS D’ACCES
VERS TOUTES LES APPLICATIONS
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L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail
Intégration d’organismes extérieurs grâce à des Intranet accessibles depuis l’extérieur :
Extranet Partie d'un intranet accessible à l'extérieur de l'entreprise à des personnes précises - login et mot de passe pour des fournisseurs par exemple - sur Internet.
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L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information
Accès à l'information indépendamment du poste de travail ou sur des supports partagés
Meilleur classement de l'information, accès à l'information facilitée grâce à un moteur de recherche
Un moyen d'archivage et de contrôle des accès : mémorisation des mises à jour
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L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information
Médiathèque et mise à disposition de procédures, annuaires
Pastel, Préfecture de la Haute Garonne :
NOTES DE SERVICES EN LIGNE ET MOTEUR DE RECHERCHE
- Information centralisée et classifiée
- Recherche facilitée
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L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication interne : un vecteur RH
Relais des messages de la collectivité vers les agents
Diffusion d’une Lettre interne lisible sur l’Intranet, actualités spécifiques sur la vie du personnel
Recueil de messages et de commentaires des agents sur la collectivité
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L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication interne : un vecteur RH Communication vers les agents de la collectivité
- Utilisation d’espaces récurrents pour la communication vers les agents
-Actualités
Pastel, Préfecture de la Haute Garonne :
L’EDITO EST LE RELAI DES DIRECTIONS
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L’Intranet, outil de communication
de la collectivité
Intranet et communication interne : un vecteur RH Relais de la vie associative et syndicale
- Espaces d’expression
- Petites annonces
-Agenda des associations
Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse:
AGENDA DE L’AMICALE ET DE L’ASSOCIATION SPORTIVE
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3ème Partie
Mise en œuvred'un Intranet dans une collectivité
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité
Analyse de l'existant : les questions à se poser
Quels sont les contenus disponibles : informatiques (serveurs locaux, applications, site Internet) et éditoriaux (archives papiers, communications, Ressources Humaines, site Internet) ?
Quelle est l’attitude générale de la collectivité vis-à-vis des NTIC ?
Quelle est la relation de la collectivité avec l’extérieur ? (Intégration des fournisseurs, d’organismes extérieurs, des usagers)
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivitéChoix fonctionnels et techniques
Constitution d’une équipe de travail
Définition des besoins fonctionnels, des besoins d’évolutions (fréquence de mise à jour, gestion des contenus) et du planning
Définition d'une plate forme de développement (existant, interne/externe) : choix techniques
Rédaction d’un cahier des charges (Interne/externe)
Choix de la réalisation (Interne/externe, outils CMS)
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité
Mise en place des ressources, gestion des contenus
Intégration d’une équipe éditoriale, définition des responsabilités (avant, pendant et après la mise en ligne). Implication équilibrée des différents services (informatique, communication, etc.)
Définition d’une marche à blanc : durée, ressources disponibles et cohérence avec le planning
Prévoir un beta-test avant la mise en ligne, avec retours utilisateurs
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité
Lancement de l’intranet : les premiers mois…
Planifier et communiquer sur une date officielle de lancement
Accompagnement du lancement par les autres voies de communication interne de la collectivité
Mise en place de moyens d’assistance aux utilisateurs (téléphone, email ou permanence)
Supprimer les doublons d’information
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité
Lancement de l’intranet : les premiers mois…
Mise en place et promotion de produits d’appels
Intranet SEMVAT, REVUE DE PRESSE ET
DOSSIER PRATIQUE SUR INTERNET
Pastel,ACCES A LA BADGEUSE PAR LA PAGE D’ACCUEIL
- Infos pratiques de la collectivité
-Applications indispensables
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité
Lancement de l’intranet : les premiers mois…
Mise en place et promotion de produits d’appels
Système d’Information Régional,LIEN VERS LES MENUS
DU RESTAURANT ADMINISTRATIF
Pastel,MODULE DE PETITES ANNONCES
- Informations très locales, du quotidien
-Espaces d’échanges
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité
Lancement de l’intranet : les premiers mois…
Réactivité sur les remarques utilisateurs
Intranet SEMVAT, FORMULAIRE DE COMMENTAIRE
SUR L’INTRANET
- Formulaires de commentaires
- Réponses personnalisées et explications si pas de prise en compte de la remarque
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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité
Les freins possibles à l’outil
Problème des sources d’informations alternatives - officielles (doublon avec l’existant, papier ou web)- officieuses (maintien de « BDD locales »)Approche non ergonomique (concession au moment du développement), incompréhension de l’outilManque de formation sur l’outil ou l’environnement de l’outil Manque d’adhésion, appropriation de l’outil par un petit groupe ou manque de délégation
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Conclusion
Les clés du succès ?
Performances technologiques
etergonomie
Pertinence et
ressources éditoriales
Adhésion,identification,participation
Intranet
informatique
communication
utilisateur
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Conclusion
Votre avis, vos expériences…