1 Vertrauensarbeitszeit – ein Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung dieses Managementkonzeptes Basis des Vortrages: Das Projekt "Vertrauens- arbeitszeit

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Vertrauensarbeitszeit –

ein Referenzmodell zur

Einführung und Gestaltung

dieses Managementkonzeptes

Basis des Vortrages: Das Projekt "Vertrauens-arbeitszeit - Neue Entwicklung gesellschaftlicher Arbeitszeitstrukturen“ –

Projekt F 1853 der BAuA, Autoren: S. Wingen, T. Hohmann, U. Bensch, W. Plum, 2004

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Gliederung

• 3 Thesen zum Thema

• Voraussetzungen einer erfolgreichen Einführung von Vertrauensarbeitszeit

• Das Referenzmodell Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit

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These I:• Vertrauensarbeitszeit (VAZ)

– ... ist ein Arbeitszeitmodell, dass sich grundsätzlich von anderen Arbeitszeitmodellen unterscheidet, weil

• die Arbeitszeit als Leistungsmaßstab in den Hinter-grund rückt.

• die Ergebnisorientierung das vorherrschende Steu-erungsprinzip in der Arbeit wird. Hierdurch erhält die VAZ den Charakter eines Managementkonzeptes.

• Neben der Arbeitszeitgestaltung ist eine Verände-rung weiterer Gestaltungsfelder von der Personal-führung über die Arbeitsorganisation bis hin zur Ent-geltgestaltung in der Regel notwendig.

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These II:

• Vertrauensarbeitszeit– ...wird zukünftig immer häufiger in den Unternehmen

zum Zuge kommen.– ... ist ein Oberbegriff für eine Reihe von Variations-

möglichkeiten.– ... ist kein geschlossenes Konzept. Unter dem

Schlagwort können beliebige Modelle in Angriff ge-nommen werden.

– Der Begriff „Vertrauen“ erweckt dabei den Eindruck, modern und mitarbeiterorientiert zu sein.

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These III:

• Vertrauensarbeitszeit– ... ist weder gut noch schlecht.

• Wie werden die betrieblichen Rahmenbedingun-gen berücksichtigt?

• Welche flankierenden Maßnahmen werden ergrif-fen?

• Wie werden die Beschäftigten, die Schwerbehin-dertenvertretung, Betriebsrat und Gewerkschaft beteiligt?

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Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von VAZ

• Ein gemeinsam getragener ´nachhaltiger` Leistungskompromiss– Entscheidend ist nicht das jeweilige Niveau des Leis-

tungskompromisses, sondern die Beteiligung der Be-troffenen am Aushandlungsprozess

– Es wird nicht einseitig u. „verdeckt“ an der Leistungs-schraube gedreht?

– Die Belegschaft signalisiert aus Sicht des Unterneh-mens hinreichend ihre Leistungsbereitschaft

– Erwartungen an die Belegschaft werden konkret for-muliert

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Voraussetzungen für eine erfolgreiche...

• Anerkennung von Vielfalt und Differenz in Be-zug auf die individuelle Arbeitszeitgestaltung– Die Beschäftigten haben die Sicherheit nicht miss-

trauisch beäugt zu werden, wenn eine unkonventio-nelle Zeitgestaltung praktiziert wird, weder von Kolleg-Innen noch von Vorgesetzen

– Unternehmensseitig bedarf es der positiven Unter-stellung, dass Beschäftigte stets ihren Leistungs-beitrag zum Unternehmenserfolg erbringen

– Es bedarf intensiver kommunikativer Vermittlung, da individuelle Zeitinteressen nicht mehr offenkundig sind

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• Offene Kommunikation über die Praxis von VAZ– auf horizontaler Ebene zw. den Beschäftigten sowie

auf vertikaler Ebene zw. Vorgesetzten und Beschäf-tigten

– Wie denkt das mittlere Management?– Welchen „geheimen“ Spielregeln hängen sie an? – Welchen „geheimen“ Spielregeln sind sie unterwor-

fen?– Dürfen sie ihre eigenen „Unsicherheiten“ diskutieren

ohne gleich als „innovationsresistent“ etikettiert zu werden?

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• Verstärkte Anstrengungen zur Teamentwicklung sind notwendig, um die - stets prekäre - Balance zwischen individuellen Arbeitszeitwünschen und gemeinsamer Arbeitsaufgabe herzustellen

• Beschäftigte müssen in der Lage sein, ihre Leis-tungsfähigkeit adäquat einzuschätzen, um Über- wie Unterlastsituationen von vornherein vermei-den zu können

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• Eine angemessene Regulierung der VAZ be-grenzt mögliche Problemzonen von vornherein

• Beispiele hierfür:– Festschreibung der Möglichkeit individueller Zeitdoku-

mentation (via PC, Exceltool etc.)– Einführung (virtueller) Ampel-Konten, auf deren

Grundlage sich Beschäftigte im Überlast-Fall an eine Clearing-Stelle wenden können.

– Installation eines solchen Gremiums unter Beteiligung des Betriebsrates (Beschwerden/ strittige Fragen)

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• Weitere Beispiele für sinnvolle Regularien können sein:– Ermöglichen von (angeordneter) Mehrarbeit und

Kompensation dieser Mehrarbeit durch Zeitguthaben– Optionale Modelle der VAZ, die berufsbiografisch und

lebensphasenspezifisch bedingte Unterschiede „einfängt“

Das Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit

Personal

Motivation

& Anreize

Zeit & Geld

Wissen & Kompetenzen

Ressourcen

Beschäftigten-sicht

Unternehmens-sicht

Ziele

Aufbau-/Ablauf-organisation

KooperationUnternehmens-kultur

Arbeits-/Betriebszeiten-management

Führung

Organisationsstrukturen

und –kulturen

Rechtlicher Rahmen

Lebenswelten der Beschäftigten

Arbeitsmarkt

Kunden

Umfeldanforderungen und –einflüsse

Einführung

Test

Regelung

Qualifizierung

Organisations-

entwicklung

Information

Partizipation

Entwicklung

Prozesse

mitarbeiter-

bezogen

kundenbezogen

unternehmens-bezogen

Ergebnisse

Optimierung

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Ziele

Unternehmens-sicht

Beschäftigten-sicht

Beschäftigtensicht: Erhöhung Arbeitszeitsouveränität keine Leistungsverdichtung Verbesserung der Personalbemessung verändertes Führungsverhalten ...

Ziele

Unternehmenssicht: verbesserte Wirtschaftlichkeit Einsparung der Zeiterfassungskosten "Entgrenzung der Arbeit" Erhöhung der Eigenverantwortlichkeit ....

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Organisationsstrukturen und –kulturen


und –kulturen

Führung

Führung: "Vertrauen"-arbeitszeit, dies erfordert eine kooperative, situa-tive Führung

Zielvereinbarung als Führungsinstrument kooperative Aushandlung von Arbeitsergebnissen Feedback

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und –kulturen

Unternehmens-kultur

Unternehmenskultur: von der "Anwesenheits- zur Vertrauenskultur" (Hoff 2002a) VAZ verlangt neue Werte, Normen und Einstellungen out: Pünktlichkeit, Fleiß, lange Anwesenheitszeiten, Überstunden Misstrauenskultur ist ein guter Nährboden für das Scheitern von VAZ in: Transparenz und Offenheit, Beteiligung bei Veränderungsprozes-sen

...

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und –kulturen

Kooperation

Kooperation: Ziel: Verbindlichkeit intensivere Abstimmungsprozesse, Vereinbarungen zwischen

Mitarbeitern als auch zw. Mitarbeitern und Vorgesetzten stärkere Nutzung von Informations- und Kommunikationstech-nologien

Jour fix

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und –kulturen

Arbeits-/Betriebszeiten-management

Arbeits- und Betriebszeitenmanagement: Welche Arbeitszeitkultur herrschte früher? Welche Arbeitszeitmodelle gibt es bereits? Wie wurde bisher mit gesetzlichen, tarif-, betriebsverfassungsrechtlichen Normen umgegangen?

Welche formellen/ informellen Sanktionen drohten bei Nichteinhaltung von Verabredungen?

Wie wird mit Pausen, Weiterbildungs- und Reisezeiten umgegangen? Wie wird mit Teilzeitbeschäftigten verfahren?

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Organisationsstrukturen und –kulturenOrganisationsstrukturen

und –kulturen

Aufbau-/Ablauf-

organisation

Aufbau- und Ablauforganisation:Optimal für VAZ sind klar strukturierte Prozesse klar strukturierte Zuständigkeiten klar strukturierte Verantwortlichkeiten realistische individuelle Aufgabenzuschnitte Wille zur Erhöhung des Handlungs- und Entscheidungsspielraumes Definition der bereichsbezogenen Funktions- und Anwesenheitszeiten sichere Erreichbarkeiten und klar definierte Vertretungsregeln teilautonome Gruppen- und Teamarbeit, Projektarbeit, Entgeltsysteme, die ergebnis- und nicht anwesenheitsorientiert sind unbürokratische Genehmigungsverfahren

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Umfeldanforderungen und -einflüsse


Kunden

Kunden:Einerseits: steigende Anforderungen an

Flexibilität, Schnelligkeit, Erreichbarkeitu.Termintreue als Auslöser für VAZ

andererseits: Erreichbarkeit der Beschäftigten

"rund um die Uhr", Leistungsverdichtung und Über-lastsituationen

Kommunikation nach außen:

Regelungen und Grenzen der allge-meinen Betriebsöffnungszeiten,

spezielle Servicezeiten,

Möglichkeiten der persönlichen Ter-minabsprachen

Reaktionszeiten gegenüber Kunden

Kommunikation nach innen:

Kundenanforderungen an Auftragser-füllung und Aufgabenbearbeitung

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Zu welchenZeiten garantiertdie betriebliche

Einheit (Gruppe,Abteilung) dieLeistungs-

erbringung?z. B.: ab 8 Uhr

2 MA, ab 10 Uhr 3 MA,ab 17 Uhr 1MA

von 5 MA

Servicezeit

Welche Leistungen werden dem internen/externen Kunden während der Servicezeit garantiert?

z. B.: alle Sofort- und Standardleistungen, kundenspezifische Anfragenwerden unverzüglich an kompetente Mitarbeiter/innen weitergeleitet

Serviceversprechen

Service

Besetzungsstärke

Wie vieleMitarbeiter derbetrieblichen

Einheit solltenwann anwesend

sein, um dasServicever-sprechen

Einhalten zukönnen?

z. B.:Mo-Fr, 8-19 Uhr,

Sa, 8-16 Uhr

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Lebenswelten der Beschäftigten

Lebenswelten der Beschäftigten: Wird durch VAZ die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gefördert? Sind selbst geregelte, starre, tägliche Arbeitszeiten aus persönlichen

Gründen vereinbar?

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Arbeitsmarkt

Arbeitsmarkt: VAZ soll ein Merkmal für attraktive Arbeitsbedingungen sein,

wenn ja, dann nutzen für Personalmarketing

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Rechtlicher Rahmen

Rechtlicher Rahmen: zu beachten sind: gesetzliche, tarifliche und arbeitsvertragliche Regelungen

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Für Vertrauensarbeitszeit relevantegesetzliche Regelungen

Gesetz /

Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte

Arbeitszeitgesetz(ArbZG / 01.01.04)

§§ 1 – 7, 10, 16 tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit

Ausgleichszeitraum für MehrarbeitDauer, Lage, Verteilung von

RuhepausenDauer von RuhezeitenBesonderer Ausgleichszeitraum

für Mehrarbeit bei NachtarbeitSonn-/FeiertagsarbeitAufzeichnungspflicht bei Mehrar-

beit

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Gesetz /


Arbeitsschutzgesetz

(ArbSchG / 23.12.03) §§ 3, 5 Überwachungspflicht des Arbeit-

gebers zur Einhaltung der Vor-gaben des ArbZG

Gefährdungsbeurteilung bzgl. Arbeitszeit

Bürgerliches Gesetz-

buch (BGB / 01.01.04) §§ 611ff. Regelung des Dienstvertrags

(Pflichten, Vergütung, etc.) Mitbestimmung bei Arbeitszeitrah-men, Pausen-, Urlaubsregelung, ZeiterfassungVorschlagsrecht bei Arbeitszeit-flexibilisierungÜberwachungsfunktion der Ein-haltung von gesetzlichen Vorschrif-ten

§§ 80, 87, 92 Betriebsverfassungs-gesetz

(BetrVG / 23.07.01)

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Gesetz /


Dauer, Lage von Arbeits-, Pau-sen- und Ruhezeiten

Nacht- u. Schichtarbeit, Sonn-/ Feiertagsarbeit,

UrlaubstageFreistellung für Berufsschule, Prü-

fungen

§§ 8 - 21 Jugendarbeitsschutz-gesetz(JarbSchG / 21.12.00)

MehrarbeitNacht-, Sonn-/FeiertagsarbeitStillzeitBeschäftigungsverbote

MehrarbeitZusatzurlaubSchichtarbeit

§§ 6 - 8 Mutterschutzgesetz(MuSchG / 14.11.03)

§§ 81, 124 - 125 Schwerbehindertenrecht(SGB IX, Teil 2 / 24.12.03)

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Ressourcen

Wissen und Kompetenzen: Arbeits(zeit)recht Planungskompetenz Moderationsmethoden Projektmanagement Wissensmanagement Selbstorganisation Stressmanagement Zeitmanagement Flexibilität Teamfähigkeit Konfliktfähigkeit Selbstvertrauen

Ressourcen

Wissen & Kompetenzen

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Ressourcen

Ressourcen

Motivation

& Anreize

Motivation & Anreize:Ansatzpunkte: Zielvereinbarung

- leistungsbezogen- beruflich- persönliche Lern- und Entwicklungsziele- Weiterentwicklung der Handlungskompetenz- Karriereentwicklung

regelmäßiger Feedback Monetäre Anreize?!

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Ressourcen

Ressourcen

Zeit & Geld

Zeit und Geld:durch Finanzielle und zeitliche RessourcenZeitlicher Aufwand: für Zielfindung und -vereinbarung Analyse der Ausgangssituation Konzeptionierung des Modells, Information und Befragung der Beschäftigten Vereinbarung der Elemente einer Arbeitszeitregelung sorgfältige Ausarbeitung im Detail

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Ressourcen

administrativer Aufwand: z.B. erstellen von Formularen zur Zeitausschreibung flankierende Maßnahmen wie

FührungskräfteworkshopsUnterweisungenQualifizierungsmaßnahmenAnpassungen der Arbeitsorganisationu.U. Anpassungen des EntgeltsystemsPersonal- und Sachkostenu.U. externe Berater oder TrainerErstellung eines Budgets für VAZ

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Ressourcen

Ressourcen

Personal

Personal:Personelle Ressourcen: Geschäftsleitung Betriebsrat Vertreter der Führungskräfte Personalleitung Arbeitsschutz, Schwerbehinderten- vertretung Betroffene

Überprüfung der Personalplanung:

These: VAZ löst nicht die Probleme von bereits vorhandenen Personalengpäs-sen und Kapazitätsproblemen, sondern verschärft sie!

Gefahr: Spaltung der Belegschaft in die "allzeit Bereiten" und den "Züruckhal-tenden"

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Prozesse

Prozesse

Entwicklung

Partizipation

Information

Entwicklung: Ist-Analyse der Arbeits- und Betriebszeiten in Bezug auf ihre Ebenen, Stärken, Defizite durch moderierte Arbeitsgruppen

Konzepterstellung

Partizipation: aktive Beteiligung aller relevanten Akteure

Information: frühzeitig Diskussion des Modellentwurfes

Ziel: grundsätzliche Bereitschaft der Beschäftigten gewinnen

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Prozesse

Prozesse

Organisations-

entwicklungOrganisationsentwicklung:Zwei zentrale Aspekte: beteiligungsorientierte Festlegung der bereichs-

spezifischen Funktions- und Servicezeiten. Überprüfung der Aufgabenzuschnitte auf per-

sönlicher und betriebsspezifischer Ebene, ob die personellen Kapazitäten gewährleistet sind.

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Prozesse

Qualifizierung:Sinnvoll sind in der Regel: rechtliche Unterweisungen für Führungskräfte,

Mitarbeiter und Arbeitsschutzakteure Workshops zur Vermittlung der Grundlagen zur

Vertrauensarbeitszeit Führungskräfteschulungen zu veränderten

Anforderungen an das Führungsverhalten Job rotation und Schulungsangebote zur

Erweiterung der fachlichen Kompetenzen und zur Erhöhung der Vertretungsfähigkeit

Teamentwicklungsseminare zur Förderung der Kooperation der Beschäftigten

...

Prozesse

Qualifizierung

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Prozesse

Regelung: Dokumentation des betrieblichen Modells in

einer BV unter Berücksichtigung von MTV und Einzelarbeitsverträge

Test: empfehlenswert: Testphase 6 - 12 Monate Auswertung der Erfahrungen Auswahl des Pilotbereiches Möglichkeit: Teilnahme auf individueller Ebene

mit einer jederzeitigen Widerrufsmöglichkeit

Prozesse

Regelung

Test

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Prozesse

Einführung:Info-Veranstaltung zu Beginn der TestphaseVorstellung der Inhalte, Verfahrensweisen,festgelegten Arbeitszeitregelungen,praktischer Umgang mit verschiedenen

Werkzeugen(z.B. Tools zur Arbeitszeiterfassung, Formulare

für Überlastgespräche u.a.)Benennung von kompetenten Ansprechpartnern

Prozesse

Einführung

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Ergebnisse

Ergebnisse

unternehmens-bezogen

kundenbezogen

mitarbeiter-

bezogen

Ergebnisse: Anhand von messbaren Ergebniskriterien (Kennzahlen,

Indikatoren) Übersicht über "Erfolg" der Einführung schaffen Auswahl der geeigneten Methoden zur Messung der

Ergebniskriterien (z.B. (Kennzahlenberechnung, Befragungen) wer führt die Erfolgsmessung durch

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Optimierung

Optimierung

Optimierung:"Rückkoppelungsschleifen" von den Ergebnissen zu den einzelnen Kriterien wie Ziele, Ressourcen etc., z.B. in Rahmen von jährlichen Mitarbeiter- Kundenbefragun-gen, Führungskräfteklausuren.

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1 Vertrauensarbeitszeit – ein Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung dieses Managementkonzeptes Basis des Vortrages: Das Projekt "Vertrauens- arbeitszeit