INCIDENCIAS MS FRECUENTES

INCIDENCIAS MS FRECUENTES(16/03/2010)En este documento se recogern las incidencias ms frecuentes que se vayis planteando individualmente, con el objetivo de que todos conozcis lo que han planteado otros compaeros, el estado de su resolucin o la solucin, en su caso.

El documento tendr la siguiente estructuraI. Datos personales

II. Datos de titulacin

III. Liquidaciones y pagos

IV. Reparos. Cartas de requerimiento

V. Cartas de conformidad

VI. Otros

Os avanzamos una PREVISIN de fechas de resolucin de incidencias Generacin de cartas de anulacin de oficio (por la UNED) VIERNES 5/02SOLUCIONADO 8/02

Introduccin de campo validez indefinida para los certificados de discapacidadVIERNES 5/02SOLUCIONADO 8/02

Envo de carta de conformidad por mailLUNES 8/02SOLUCIONADO

Reimpresin de cartas de conformidad y cartas de anulacinLUNES 8/02SOLUCIONADO 10/02

Generacin de cartas de requerimiento y anulacin con tipo de estudios y curso acadmicoLUNES 8/02SOLUCIONADO

Recuperacin de cartas ya generadas buscando por DNILUNES 8/02SOLUCIONADO

Solucin al error de la fecha de expedicin en las titulacionesLUNES 8/02SOLUCIONADO 11/02

Desglose por asignaturas en la liquidacin e incorporacin en los pagos de un total pagado por alumno y un total pendiente de pagoLUNES 8/02SOLUCIONADO 10/02

Desvinculacin de CAO y tasas de traslados. Evitar que tras registrar uno de los dos documentos siga apareciendo en el reparo el ya registrado.MARTES 9/02SOLUCIONADO

12/03

Personalizacin apartado de correos Educacin SocialMARTES 9/02PENDIENTE

Asociar documento a reparo por falta de pago. Lograr que la carta de requerimiento incluya un requerimiento por falta de pagoMIERCOLES 10/02INCLUIDO 11/02

Creacin de una pestaa en la que se almacenen las cartas ya generadas (impresas).MARZOSOLUCIONADO

Informacin automtica sobre Becas DenegadasMARTES 16/02SOLUCIONADO*

Opcin Ayuda Fondo SocialMARTES 16/02

Pendiente

Incluir en la liquidacin el saldo a favor del estudiante para facilitar la tramitacin de la devolucin de importe.MIRCOLES 17/02

SOLUCIONADO

Requerimiento solo econmico VIERNES 12/02

SOLUCIONADO

I. DATOS PERSONALES

1. COMPROBAMOS DNI CON LA APLICACIN DEL MAP, NOS SALE UN REPARO DE FALTA EL DNI, NO PODEMOS QUITAR EL REPARO Y NO PODEMOS CONFIRMAR LA MATRCULA

Por qu ocurre esto? En todas las incidencias que nos habis mandado, hemos encontrado que se trata de estudiantes que han procedido a la renovacin de su DNI en una fecha posterior a su matriculacin y anterior a la fecha en que vosotros estis procediendo a la comprobacin. Es decir, el estudiante se matricul con un DNI 1 y ahora tiene un DNI 2, y no coinciden, lgicamente las fechas de caducidad de ambos documentos.Y la incidencia ocurre porque, durante buena parte del proceso de matriculacin no se pudo conectar la aplicacin de matrcula a la de DNI del MAP y por tanto el dato del DNI no pudo ser contrastado en el momento de su matriculacin. El curso que viene estar conectada desde el primer momento y no ser preciso que contrastis ese dato en todos aquellos estudiantes que nos autoricen a realizar la comprobacin con la aplicacin del MAP. Lo har la aplicacin en el momento de la matriculacin y quedar contrastado automticamente.

Solucin. El CSI trabajar en los prximos das en dar una solucin al problema, y mientras tanto slo nos queda una solucin manual: Desde el portal de PAS entramos en aplicaciones de gestin administrativa, y dentro de ellas en la primera de la lista: gestin de datos personales de estudiantes

Introducimos el nmero de DNI y le damos a buscar

Nos aparecen los datos personales del estudiante; seleccionamos la casilla del DNI y le damos a la opcin Gestionar los documentos

nos aparece una primera pestaa que se llama Documentos del alumno, entre los que figurar el Documento de Identidad. Ese NO le debis seleccionar, porque ese es el bueno; el que la aplicacin ha comprobado con los datos del MAP y no debemos modificar nada ah.

Ms abajo os aparece una segunda pestaa que se llama Buscador de Documentos; ah debis introducir la palabra Identidad y le dais al botn buscar

Os aparecer una pestaa que se llama documentos UNED, y, dentro de ella el Documento de Identidad; seleccionis la casilla de la izquierda y le dais a aadir

Y la aplicacin os devuelve una pantalla en la que debis actuar como sigue:

En la pestaa Estado ponis fotocopia

La fecha de solicitud la dejis en blanco

La fecha de caducidad, le podis poner la fecha de expedicin del DNI bueno

En la fecha de expedicin, el mismo mes y da de 5 aos antes

Y en aclaracin podis poner alimentacin manual

Y le dais a aceptar

Con esta operacin, debera desaparecer el reparo automticamente.

2. CMO SABEMOS CUNDO UN ESTUDIANTE HA AUTORIZADO A LA UNED A REALIZAR LA CONSULTA DE SU DNI A LA APLICACIN DEL MAP?

La aplicacin se ha programado para que te aparezca un botn de consulta slo en el caso en el que el estudiante, en el momento de la matriculacin, nos haya autorizado expresamente a consultar sus datos en la aplicacin del MAP.

Por tanto, si no aparece el botn de consulta, el estudiante est obligado a remitir la fotocopia de su DNI.

Desde el da 11/02 est operativa la consulta individual y la consulta masiva con la Base de Datos del MAP.

La consulta masiva permite la opcin de seleccionar grupos o consultar todos los pendientes a la vez.

3. UN ESTUDIANTE SE HA MATRICUALDO CON UN NIE Y HA PUESTO QUE PERMITE LA CONSULTA AL MAP, EL RESULTADO QUE DEVUELVE EL MAP ES INCORRECTO CMO LO SOLUCIONAMOS? En el MAP no permiten la consulta de NIE, as que en estos casos hay que pedirle al estudiante el documento, por ahora la aplicacin no lo permite, se podr hacer a partir del 18 de marzo.

Para el prximo curso no se permitir a los estudiantes que se matriculen con NIE que seleccionen la opcin de Consulta al MAP4. HE CONFORMADO YA LA MATRCULA Y QUIERO CAMBIAR DATOS PERSONALES SE PUEDE HACERLO SIN DESCONFORMARLA?Depende de qu datos:

a. si lo que pretendes es modificar NOMBRE, APELLIDOS O DATOS DE NACIMIENTO, tienes que proceder necesariamente a desconformar la matrcula, modificarlos y volver a conformar la matrcula, porque son datos que se incorporan al expediente del alumno

b. si lo que pretendes es modificar otros datos personales, puedes hacerlo sin desconformar la matrcula, entrando por portal PAS, aplicaciones de gestin administrativa, datos personales de los estudiantes, introduces DNI y seleccionas gestionar datos personales

Por tanto, siempre se puede desconfirmar y volver a confirmar la matrcula; pero no se pueden alterar datos bsicos para otorgar la conformidad de matrcula, sin proceder previamente a desconfirmarla. Se consideran datos personales bsicos nombre, apellido y datos de nacimiento. El resto de datos personales pueden cambiarse libremente.

5. CERTIFICADOS DE DISCAPACIDAD CON VALIDEZ INDEFINIDA. CMO INCLUIRLOS?Para que conste con validez indefinida, se deben incluir sin poner ninguna fecha, ni de expedicin ni de caducidad.

6. EL ESTUDIANTE AUTORIZA LA CONSULTA DE SU DNI A LA APLICACIN DEL MAP, PERO SU DNI EST CADUCADO.La aplicacin genera un reparo pero no genera carta de requerimiento. A partir del 18 de marzo se podr requerir al estudiante el DNI. (Aun en el caso de que no generase reparo).7. EL ALUMNO PRESENTA EL DNI ACTUALIZADO PERO LA FECHA DE EXPEDICIN ES POSTERIOR A LA MATRCULA.Para el prximo curso la aplicacin no controlar que el DNI est expedido en una fecha determinada, tendr en cuenta, exclusivamente, la fecha de caducidad. Para este curso tendremos que falsear la fecha de expedicin, de manera que nos permita darle la conformidad de matrculaII. DATOS DE TITULACIN8. NOS APARECEN DATOS DE TITULACIONES, IRRELEVANTES PARA LOS ESTUDIOS EN LOS QUE SE EST MATRICULANDO Y ADEMS NO PODEMOS COMPROBAR QUE ESOS DATOS SON CORRECTOS. Por qu sucede esto? La UNED est procediendo poco a poco a configurar un nico expediente acadmico-informtico del alumno. Hasta ahora tenamos los datos desconectados: es decir, un alumno que haba hecho con nosotros el acceso, una licenciatura, un master y un curso de formacin continua tena 4 expedientes abiertos en la UNED y los datos estaban en 4 bases de datos informticas sobre las que corran 4 aplicaciones de matrcula que no se comunicaban entre s.

Desde el ao pasado se est procediendo a integrar todas esas bases de datos en una sola. Por eso, cuando ahora entris en el expediente de un estudiante, veis casi todo lo que ese estudiante ha hecho y est haciendo en la UNED (se est trabajando en esa integracin y todava est en proceso; no est completa).Por tanto, los datos de titulacin que son irrelevantes para los estudios que vosotros ahora estis conformando, pueden tener dos procedencias:

o bien han sido introducidos para otros estudios

o bien los ha introducido voluntariamente el propio alumno aunque sean irrelevantes para los estudios que ha cursado o que quiere cursar (la aplicacin le permite incorporar todos los datos que quiera)

SolucinSe trabajar, ya de cara al curso que viene, en dos aspectos:

de un lado, en la personalizacin de las aplicaciones de matrcula y de gestin, para que le pida al estudiante en fase de matrcula slo los datos relevantes para el tipo de estudio en que se est matriculando. As a los que se matriculen en Grado no les aparecer la autorizacin del Rector (que s es necesario que aparezca en Master)

y de otro lado, en que en la aplicacin de gestin quede constancia de qu unidad ha revisado esos datos de titulacin o de si simplemente han sido aportados por el alumno y no ha habido revisin posterior. De esta forma, por ejemplo cuando alguien entre a conformar matrcula de Grado y vea una titulacin que es irrelevante para el acceso al Grado, ver que esa titulacin fue relevante para el acceso a un Master y fue convenientemente revisada por el negociado de ADI, o simplemente, se trata de una titulacin irrelevante para todos los estudios, pero la introdujo el estudiante voluntariamente.

De cara al curso actual, lo nico que tenis que revisar es que la titulacin de acceso para el tipo de estudios que estis revisando es la correcta; no debe importaros que existan en la aplicacin otras titulaciones, porque vuestra conformidad no significa que estis dando vuestra conformidad a esos otros datos, sino a los datos relevantes para el acceso al tipo de estudios de que se trate. Esos otros datos nunca van a aparecer ni en una CAO ni en una CAP del estudiante.9. EL DATO DE LOS CRDITOS OBTENIDOS EN MATRCULA DE HONOR ES UN DATO IMPRESCINDIBLE EN LOS GRADOS

En el caso que el estudiante acceda al Grado desde otra titulacin finalizada, s se le aplicar el n de crditos obtenidos en matrcula de honor en el ltimo curso matriculado.

10. CMO PUEDO MODIFICAR LA TITULACIN DE ACCESO INCORRECTAMENTE INTRODUCIDA POR EL ALUMNOEn primer lugar, os recomendamos no eliminar ninguna titulacin de acceso, lo que no quita para que s asociis al tipo de estudios que estis corrigiendo la titulacin correcta, haciendo la siguiente operacin: introducir la titulacin correcta, y despus asociar esa titulacin correcta al tipo de estudios que estis corrigiendo, con lo que logris una segunda cosa: desvincular la titulacin de acceso incorrecta de los estudios que estis corrigiendo.

La operacin de asociar la titulacin correcta al tipo de estudios (y con ello desasociar la incorrecta) es ESENCIAL, porque si no lo hacis os seguir saliendo el reparo. Para ello:a) INTRODUCIR LA TITULACIN CORRECTA Desde el portal de PAS entramos en aplicaciones de gestin administrativa, y dentro de ellas en la primera de la lista: gestin de datos personales de estudiantes

Introducimos el nmero de DNI y le damos a buscar

Nos aparecen los datos personales del estudiante; seleccionamos la casilla del DNI y le damos a la opcin Gestionar las titulaciones

Nos aparecern todas las titulaciones que el alumno haya registrado, una o varias, que son incorrectas para el tipo de estudios que estamos corrigiendo. Bien, pues lo que tenemos que hacer es aadir una nueva titulacin

En la parte baja de la pgina nos aparece una pestaa que se llama buscador de titulaciones, seleccionamos en el filtro el tipo de titulacin y le damos a buscar

La aplicacin en la parte inferior de la pgina hace aparecer una pestaa que se llama titulaciones UNED en la que salen todos los ttulos relacionados con la opcin que hemos metido en el filtro

Picamos en la que deseemos seleccionar y le damos a aadir

Nos aparece la ficha de titulacin en la que es obligatorio rellenar si est finalizado o no; y el centro dnde se curs; damos a enviar, la aplicacin nos devuelve una pantalla con los datos que hemos introducido y le damos a aceptar.

En ese momento la titulacin de acceso se registra en el expediente del alumno.

b) DESASOCIAR LA TITULACIN INTRODUCIDA POR EL ALUMNO (QUE NO ES LA BUENA) A LA TITULACIN QUE ESTAMOS CORRIEGIENDO Y ASOCIAR LA TITULACIN CORRECTA QUE ACABAMOS DE INCLUIR EN SU EXPEDIENTE Para ello, desde el portal del PAS, entramos en Gesmatri portal

Introducimos el DNI del alumno y nos devuelve sus solicitudes de matrcula; seleccionamos modificar la solicitud de matrcula de que se trate

Y nos devuelve una pantalla en que nos aparecen todas las opciones de modificacin.

Seleccionamos modificar titulacin de acceso y la aplicacin nos devuelve una pantalla en la que nos muestra la titulacin de acceso seleccionada por el alumno y lo que debemos hacer es picar en el botn elegir una nueva titulacin de acceso

La aplicacin nos pregunta si deseamos hacer un traslado; le decimos que NO y le damos a aceptar

Entonces la aplicacin nos devolver el listado de titulaciones de acceso que han sido incorporadas al expediente del alumno, entre las cuales estar la que nosotros le acabamos de introducir.

Seleccionamos la titulacin de acceso introducida por nosotros y le damos a aceptar y con ello concluimos todo el proceso...11. AUNQUE REGISTRE LA CAO DE TRASLADO ME SIGUE PIDIENDO EL REPARO DE TASAS DE TRASLADO.

Ya est desvinculada la CAO de las tasas de traslado, funciona de la siguiente manera:

nicamente se genera reparo cuando la CAO no est registrada, aunque el reparo que se solicitar al alumno es el de Tasas Traslado. Una vez que est registrada la CAO elimina todos los reparos y si se registran las tasas de traslado (sin la CAO) permite dar la conformidad a la matrcula y saldr una coletilla en la carta de admisin donde se le advertir al estudiante que su conformidad de matrcula queda condicionada a que cumpla todos los requisitos cuando se reciba su CAO.III. LIQUIDACIONES Y PAGO12. EL IMPORTE QUE APARECE EN EL REQUERIMIENTO NO SE CORRESPONDE CON LA CANTIDAD PENDIENTE DE ABONAR EN LA MATRCULA?

Cuando se produzca cualquier incoherencia con el pago tenemos que entrar en la pestaa Pagos y generar una nueva carta de pago, esta pantalla no se refresca automticamente y cada vez que cambiamos algo en la matrcula que, de alguna manera, pueda afectar al pago tendremos que entrar a generar una nueva. Para el prximo curso el pago se modificar de manera automtica cada vez que cambiemos algo.

13. EL IMPORTE DE LA MATRCULA ES ERRNEO NO CALCULA BIEN LAS MATRCULAS DE HONOR.Para solucionarlo debis seguir los siguientes pasos: 1.- Entrar en Gestin de Datos Personales / Gestin de titulaciones y modificar los crditos obtenidos por Matrcula de Honor asociada a la titulacin de acceso que tiene registrada el alumno.

2.- Entrar en Modificar Datos Generales de la Matrcula (aparece como [Modificar] datos Generales) y sin hacer ningn cambio pulsamos en el botn [ACEPTAR] que aparece al final de la pgina. Con esto provocamos que ejecute el procedimiento generar_preciosIV. REPAROS. CARTAS DE REQUERIMIENTO14. LA FALTA DE PAGO NO APARECE EN EL REQUERIMIENTO; SOLO SE GENERA UNA CARTA DE PAGO.Desde el 12/02 la aplicacin ya genera cartas de requerimiento cuando el nico reparo de la matrcula es la falta de pago. V. CARTAS DE CONFORMIDAD15. CMO SABEMOS SI PODEMOS REMITIR LA CARTA POR MAIL EN LUGAR DE POR CORREO POSTAL?

En el caso que el estudiante, en la fase de matriculacin, haya optado por la notificacin de la conformidad por mail, aparecer un botn al lado de la carta de conformidad, que permitir generar el pdf para enviar posteriormente el mail. Se est trabajando para posibilitar el envo masivo de conformidades por mail.16. LA APLICACIN NO ME DEJA VOLVER A IMPRIMIR UNA CARTA DE CONFORMIDAD

Desde el da 10/02 est disponible la opcin de reimpresin de cartas de conformidad y anulacin.17. FECHA DE ENVO DE CARTAS.

En la pantalla de gestin de cartas aparecen las cartas generadas. Si se seala una, te lleva a otra pantalla en la que el usuario puede grabar tres tipos de fecha: fecha de firma, de envo y de devolucin. La introduccin de estos datos no es obligatoria y siempre por defecto la aplicacin guarda la fecha de generacin de la carta como fecha de impresin. VI. OTROS18 DNDE PUEDO CONSULTAR EL NMERO DE EXPEDIENTE?El nmero de expediente aparece entrando en el expediente del estudiante; no en la matrcula.

19 LA APLICACIN NO NOS DEJA ANULAR UNA MATRCULA. SLO SE PUEDE ANULAR UNA MATRCULA POR EL ESTUDIANTESe est trabajando para que en los prximos das podis anular matrculas desde los negociados. Os informaremos cuando est disponible. Resuelto 5/02.20 ARREGLAR CASOS EN LOS QUE SE EST APLICANDO DESCUENTOS POR MATRCULA DE HONOR Y EL ALUMNO NO TIENE DERECHO A BENEFICIARSE

1. Entramos en la Aplicacin de Gestin Administrativa -> Gestin de Datos Personales de estudiante

2. Introducimos en el buscador los parmetros para localizar al alumno.

3. En la lista devuelta marcamos al alumno al que queremos modificar los crditos de la Matrcula de Honor. A continuacin pulsamos [Gestionar las Titulaciones]

4. Seleccionamos la Titulacin y pulsamos en [Modificar]

5. Modificamos los crditos y pulsamos [ENVIAR].6. OBSERVACIN: En este caso, el alumno no tena crditos en matrcula de Honor, por lo que se eliminan poniendo 0, en otros casos habr que reajustar esta cantidad de acuerdo a los crditos que tenga el alumno.

7. Volvemos a la pgina de Gestin Administrativa y pulsamos la opcin de GesmatriPortal

8. Pulsamos en la opcin de Matrculas/Expedientes

9. Introducimos los parmetros para localizar al alumno y pulsamos [ACEPTAR]

10. Localizamos la matrcula, en este caso es un Master Universitario, y pulsamos [MODIFICAR]

11. Pulsamos [MODIFICAR] Datos generales

12. Sin hacer ninguna modificacin pulsamos [ACEPTAR]. Nos aparecer el mensaje de que se han grabado los datos correctamente.

13. Para verificar que ha hecho los cambios correctamente, vamos a [CONSULTA] de reparos

14. Comprobamos que aparecen los reparos correctamente. En este caso en concreto ya no se est aplicando los descuentos por Matrcula de Honor y est pidiendo el Reparo de Falta de Pago.

PAGE 17