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101, 102, 103. É hora de economizar

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Cartilha referente à Campanha de Otimização de gastos do Ministério Público do Estado de Minas Gerais.

Text of 101, 102, 103. É hora de economizar

  • Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais

    CAMPANHA DE OTIMIZAO DE GASTOS(Resolues PGJ n.s 101, 102 e 103, de 22 de novembro de 2005)

    2009

    Procuradoria-Geral de Justia

  • EXPEDIENTEMinistrio Pblico do Estado de Minas Gerais

    Procurador-Geral de Justia

    Alceu Jos Torres Marques

    Corregedor-Geral do Ministrio Pblico Mrcio Heli de Andrade

    Ouvidor do Ministrio Pblico Mauro Flvio Ferreira Brando

    Procurador-Geral de Justia Adjunto Jurdico

    Geraldo Flvio Vasques

    Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo Evandro Manoel Senra Delgado

    Procurador-Geral de Justia Adjunto Institucional

    Fernando Antnio Fagundes Reis

    Chefe de Gabinete Paulo de Tarso Morais Filho

    Secretrio-Geral Paulo Roberto Moreira Canado

    Diretor-Geral Fernando Antnio Faria Abreu

    FICHA TCNICAAssessoria de Comunicao Social - Ncleo de Publicidade Institucional

    Coordenao Executiva

    Miringelli Rovena Borges

    Coordenao Tcnica Mnica Espeschit Maruch

    Redao e Direo de Arte

    Alessandro Paiva

    Reviso Ana Paula Rocha

    Oliveira Marinho Ventura

  • 5SUMRIO

    Prefcio

    A Campanha

    Otimizao do uso de materiais e transporte

    Resoluo PGJ n. 103, de 22 de novembro de 2005

    Dicas de otimizao

    Telefones teis

    Resoluo PGJ n. 102, de 22 de novembro de 2005

    Otimizao do uso da telefonia

    Instruo Normativa PGJAA n. 2, de 7 de novembro de 2008

    Resoluo PGJ n. 101, de 22 de novembro de 2005

    A importncia do Protocolo-Geral

    Otimizao do uso de postagens

    060708101214182024263142

  • 6PREFCIOA Campanha de Otimizao de Gastos tem como meta reduzir custos de servios postais, telefonia e materiais no Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais.

    Para a implementao da Campanha, instituda pela Portaria PGJ n. 697/2005, foram criados cinco grupos de trabalho que analisaram dados, elaboraram relatrios e planejaram as propostas das medidas a serem tomadas. Na segmentao das atividades, cada grupo trabalhou um tema espec!co: dirias, telefonia, material de consumo, postais e vale-refeio.

    No ms de junho de 2009, foi lanada, na Procuradoria-Geral de Justia, mais uma etapa da Campanha, a qual destaca a ateno s Resolues PGJ n.s 101, 102 e 103, de 22 de novembro de 2005, relativas, respectivamente, otimizao de gastos com servios postais, telefonia e materiais.

    A crise econmica mundial, um dos principais motivadores desta etapa da Campanha, e as consequncias dela para o Ministrio Pblico, notadamente no que diz respeito necessidade de contingenciamento do custeio, obrigam membros e servidores a adotarem uma nova postura em relao aos gastos. Esperamos, assim, que cada membro e servidor se comporte como um multiplicador desse movimento, que objetiva a otimizao de gastos, o que signi!ca maior disponibilidade de oramento e, consequentemente, melhoria das instalaes e dos servios, sem prejuzo da qualidade.

    Alceu Jos Torres MarquesProcurador-Geral de Justia

  • 7A CAMPANHAA Campanha de Otimizao de Gastos, relativa reduo de custos de servios postais, telefonia e materiais e transportes, orientada pelas resolues PGJ n.s 101, 102 e 103, de 22 de novembro de 2005, criadas com base em situaes frequentes de gastos que precisam ser reduzidos.

    Veja, a seguir, um pouco sobre os trs grupos de gastos e suas respectivas resolues. E lembre-se sempre: otimizar gastos signi!ca maior disponibilidade de oramento e, consequentemente, melhoria das instalaes e dos servios, sem prejuzo da qualidade.

    Resoluo PGJ n. 101Otimiza o uso de postagens de

    correspondncias no Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais.

    Resoluo PGJ n. 102Racionaliza o uso do servio de telefonia

    no mbito do Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais.

    Resoluo PGJ n. 103Racionaliza gastos com materiais de

    informtica, de escritrio, gr!co, combustvel, manuteno de veculos,

    na Procuradoria-Geral de Justia e d outras providncias.

  • 8OTIMIZAO DOUSO DE POSTAGENS

    Voc sabia que os servios postais esto entre as maiores

    despesas do Ministrio Pblico?

    As despesas com servios postais no Ministrio Pblico so maiores que o gasto

    com energia eltrica. Precisamos reverter esta situao. Seguem algumas

    informaes importantes para voc otimizar o uso de postagens:

  • 91. O Protocolo-Geral a unidade encarregada da tramitao das correspondncias/documentos o!ciais nos mbitos interno e externo da Procuradoria-Geral de Justia.

    2. As postagens sero processadas e encaminhadas aos Correios, s 15h. Caso as correspondncias tenham a mesma destinao, utilize um nico volume, desde que no ultrapasse 30 kg.

    3. Sua correspondncia realmente URGENTE? De!na suas prioridades e use os servios postais com bom senso.

    4. A utilizao do Sedex tem custo elevado. Faa uso desse servio apenas para enviar equipamentos de informtica e correspondncias de RELEVANTE necessidade.

    5. Os documentos e as correspondncias o!ciais sero distribudos mediante assinatura no Recibo de Entrega gerado pelo SGDP.

    6. H muitos anos, iniciou-se a era digital. No podemos !car de fora, alheios s mudanas que in"uenciam nosso cotidiano. As correspondncias internas devero ser feitas, preferencialmente, via e-mail. Se voc ainda no tem um correio eletrnico (e-mail), pea Diretoria de Informtica (telefone 3330 8173) a criao de uma conta para voc. O uso do correio eletrnico agiliza a correspondncia, contribui para se ter mais e!cincia e economiza uma quantidade signi!cativa de papel e toner. E por falar nisso, voc tem seguido direitinho o projeto AmbientAO?

    7. Os documentos transmitidos por fax dispensaro o envio do original quando houver con!rmao de seu recebimento pelo setor destinatrio.

  • 10

    A importncia do Protocolo-Geral do MPMG na Campanha de Otimizao de Gastos

    O Protocolo-Geral, um dos principais colaboradores da Campanha de Otimizao de Gastos, deve ser utilizado para atender e disciplinar as atividades de expedio, transporte, triagem e entrega de correspondncias e objetos para rgos e unidades externas. Seus critrios operacionais so padronizados, racionalizando o uso de recursos pblicos destinados aos servios postais.

    So atribuies do Protocolo-Geral:

    Receber documentos, processos e objetos de todos os rgos e unidades administrativas do Ministrio Pblico e encaminh-los ao seu destinatrio, com segurana e agilidade;Registrar na mquina de protocolo e no SGDP expedientes internos e externos que tramitam no setor; Abrir as correspondncias de carter institucional e registrar na mquina de protocolo e no sistema SGDP a entrada das mesmas;Expedir, via Correios, documentos, processos e objetos enviados pelas unidades administrativas e rgos do Ministrio Pblico para postagem;Providenciar o arquivamento dos formulrios de Controle de Correspondncias para Postagem e dos recibos de entrega das correspondncias nas unidades administrativas e rgos do Ministrio Pblico.

  • 11

    Para que o Protocolo-Geral cumpra suas atribuies e continue contribuindo cada vez mais para a Campanha de Otimizao de Gastos, membros e servidores do Ministrio Pblico devem colaborar. Veja algumas situaes que podem di!cultar as atividades do Protocolo-Geral e que devem ser evitadas para no comprometer e sobrecarregar o trabalho da equipe:

    Das correspondncias e objetos recebidos via Correios, algumas so de interesse particular, causando, alm do uso indevido do servio pblico, uma transferncia de responsabilidades para os que trabalham no Protocolo-Geral. Portanto, proibido fornecer o endereo do local de trabalho para entrega de correspondncias, produtos e objetos no o!ciais.Ocorrem casos em que endereos de destinatrios e remetentes so especi!cados incorretamente ou esto desatualizados. Veri!que sempre esses dados, antes de encaminhar as postagens. Assim, evitam-se transtornos como devolues, extravios ou atrasos na entrega das correspondncias. Certi!que-se de que o formulrio de Controle de Correspondncias para Postagem est devidamente preenchido, datado e assinado pelo responsvel. Solicite o novo formulrio eletrnico enviando mensagem para o e-mail [email protected]: ao receber, por engano, documentos de outros setores via malote do Protocolo-Geral, voc dever encaminh-los direta e imediatamente rea destinatria e comunicar o fato ao Protocolo-Geral.

    Na utilizao dos servios do Protocolo-Geral, !que atento:

    Horrio de funcionamento* do Protocolo-Geral no pilotis do Edifcio Jos Campomizzi Filho:

    das 7h s 19h - atendimento ao pblico interno;das 8h s 18h - atendimento ao pblico externo.

    Horrio de entrega de correspondncias no Protocolo-Geral, para postagem via Correios:

    at 12h - carta simples;at 14h30 - outras correspondncias.

    Horrio de entrega de correspondncias nas Promotorias da capital:

    das 9h s 16h - todas as teras e sextas-feiras. * Consulte o anexo referente ao art. 7 da Instruo Normativa PGJAA n. 2, de 07/11/2008, na pgina 17 desta Cartilha.

  • 12

    RESOLUO PGJ N. 101, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2005

    Otimiza o uso de postagens de correspondncias no Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais. O Procurador-Geral de Justia do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuies que lhe so conferidas pelo art. 18, incisos XI e XII, da Lei Complementar n. 34, de 12 de setembro de 1994, e

    Considerando a urgncia de se otimizar a utilizao do servio de postagem no mbito do Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais;

    Considerando a necessidade de se estabelecerem procedimentos visando racionalizao do uso dos recursos pblicos destinados aos servios de correspondncia nas Promotorias e Procuradorias de Justia, em consonncia com a alnea d do art. 2 da Portaria PGJ n. 697, de 12 de abril de 2005;

    Considerando, por !m, que os recursos economizados pela regular utilizao dos servios de correspondncia sero aplicados em outras melhorias internas. Resolve:

    Art. 1 Fica institudo o sistema de padronizao de postagem no Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais.

    Art. 2 O servio de postagem ser classi!cado como urgente ou convencional.

    1 As postagens caracterizadas como urgentes, com identi!cao da palavra URGENTE na parte externa, sero realizadas diariamente pelo Setor de Protocolo Geral da Procuradoria-Geral de Justia, e no mbito das Promotorias e Coordenadorias pelo setor equivalente.

    2 As demais postagens, classi!cadas como convencionais, sero processadas uma nica vez na semana, devendo ser utilizado um nico volume caso tenham a mesma destinao.

    Art. 3 A utilizao dos servios de AR e de carta registrada ser restrita a encaminhamento de contratos, processos administrativos e judicirios, intimaes e noti!caes, observada a avaliao do titular da Promotoria de Justia ou dos Coordenadores.

  • 13

    Art. 4 A utilizao dos servios de SEDEX ser permitida quando:

    I os objetos da remessa forem equipamentos de informtica ou tquetes-refeio;

    II a critrio do Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo em caso de relevante necessidade;

    III nas Coordenadorias e Promotorias de Justia mediante autorizao dos respectivos titulares.

    Art. 5 As Coordenadorias e Promotorias de Justia usurias dos servios encaminharo Diretoria de Servios Gerais e Transportes, at o dia 5 do ms subseqente realizao da despesa, os comprovantes postais e as justi!cativas dos eventuais excessos, para !ns de conferncia.

    Art. 6 As comunicaes internas sero realizadas preferencialmente mediante correspondncia eletrnica (e-mail).

    Art. 7 Os documentos transmitidos por fax dispensaro o envio do original, quando houver con!rmao de seu recebimento pelo setor destinatrio.

    Art. 8 Ficam rati!cados os termos e valores constantes da Resoluo PGJ n. 13, de 26 de fevereiro de 2004.

    Pargrafo nico. Compete Auditoria Interna (AUDI) providenciar cobrana para reembolso do valor excedente Procuradoria-Geral de Justia.

    Art. 9 As situaes excepcionais e as atpicas, bem como a aceitao das justi!cativas pelos excessos, ou os casos omissos sero, respectivamente, autorizadas ou resolvidos pelo Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo.

    Art. 10. Esta Resoluo entra em vigor no dia 1 janeiro de 2006.

    Belo Horizonte, 22 de novembro de 2005.Jarbas Soares JNIORProcurador-Geral de Justia

  • 14

    INSTRUO NORMATIVA PGJAA N. 2, DE 7 DE NOVEMBRO DE 2008

    Regulamenta os procedimentos relativos s atividades de protocolo, distribuio e expedio de documentos e correspondncias postais no Protocolo-Geral do Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais. O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIA ADJUNTO ADMINISTRATIVO, no uso das atribuies legais que lhe confere o art. 1, 2, incisos XX e XXIV, da Resoluo PGJ n. 35, de 30 de maio de 2005,

    RESOLVE:

    Art. 1 Os documentos e as correspondncias o!ciais sero recebidos somente no guich do Protocolo-Geral instalado na portaria do Edifcio Jos Campomizzi Filho, localizado na Avenida lvares Cabral, n. 1.740, cabendo ao responsvel registrar a data e o horrio de recebimento.

    1 A Diretoria de Servios Gerais e Transportes, por meio do Protocolo-Geral, providenciar o recolhimento e a devida distribuio desses documentos e correspondncias.

    2 As encomendas via Sedex 10 s sero recebidas no Protocolo-Geral. Na hiptese de a entrega coincidir com sbados e feriados, o recebimento ser realizado no 1 dia til subseqente.

    Art. 2 Os documentos e as correspondncias o!ciais recebidos sero abertos no Protocolo-Geral, protocolados e registrados no Sistema Gerenciador de Documentos e Procedimentos - SGDP.

    1 Os documentos e as correspondncias o!ciais endereados Comisso Permanente de Licitao e os de carter con!dencial no sero abertos.

    2 Quando o documento ou a correspondncia o!cial possuir carter con!dencial, caber ao remetente mencion-lo na parte externa do envelope.

    3 O registro no SGDP se refere apenas aos campos do nmero e da data do protocolo-geral e aos campos do nmero, da data, do tipo e da procedncia do documento, gerando o respectivo identi!cador na

  • 15

    movimentao, aps o que caber unidade destinatria a insero de outros dados.

    Art. 3 Os documentos e as correspondncias o!ciais sero distribudos mediante assinatura no Recibo de Entrega gerado no SGDP.

    Art. 4 No permitido o recebimento nem a expedio de documentos e correspondncias de carter particular.

    Art. 5 Os documentos e as correspondncias postados pelas unidades do Ministrio Pblico atravs de servios registrados, quais sejam: SEDEX, SEDEX-MUNDI, SEDEX-10, SEDEX-Hoje, PAC, Carta Registrada e Aviso de Recebimento (AR) devero conter endereamento etiquetado, com destinatrio e remetente, atendendo padronizao adotada pela ETC - Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos.

    1 O Aviso de Recebimento (AR) dever ser preenchido pelo remetente e devidamente anexado ao respectivo envelope.

    2 Todos os servios postais registrados devero ser autorizados pela che!a imediata, por meio de carimbo e assinatura em encaminhamento anexo ao que ser postado.

    3 Havendo dvida quanto ao contedo da postagem a que se refere o caput deste artigo, poder ser solicitada a abertura da mesma ao remetente da expedio ou ao seu representante legal, o que ocorrer na presena do Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo ou do Diretor-Geral.

    4 Os documentos e as correspondncias devero ser acondicionados em embalagem apropriada, de acordo com o peso e o tipo da encomenda, com vistas a manter a integridade do seu contedo, podendo ser devolvidos para a devida adequao.

    Art. 6 Fica expressamente proibida a postagem, via SEDEX, de documentos administrativos tais como: folha de freqncia, escala de frias, dado cadastral, atestado mdico, solicitao de mobilirio e de equipamento, relao de controle de bens patrimoniais, despesas com postagem e cartucho de impressora para reposio.

    Art. 7 O recebimento, a distribuio e a expedio de correspondncias

  • 16

    e documentos passam a obedecer aos horrios constantes do Anexo.

    Art. 8 Alm da assinatura, devero constar nos recibos dos documentos e das correspondncias o nome e o sobrenome legveis, o nmero de matrcula e a data do recebimento.

    Art. 9 A distribuio de documentos entre as unidades organizacionais do Ministrio Pblico situadas na Capital somente dever ser intermediada pelo Protocolo-Geral quando forem indispensveis os registros citados no artigo 2 desta Instruo.

    Art. 10. Os casos omissos sero resolvidos pelo Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo ou pelo Diretor-Geral.

    Art. 11. Esta Instruo Normativa entra em vigor na data de sua publicao. Belo Horizonte, 7 de novembro de 2008.Paulo Roberto Moreira CanadoProcurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo

  • 17

    ANEXO

    (a que se refere o art. 7 da INSTRUO NORMATIVA PGJAA N. 2, de 07/11/2008.)

    1) Horrio de funcionamento do Protocolo-Geral no pilotis do Edifcio Jos Campomizzi Filho:das 7h s 19h - atendimento ao pblico interno;das 8h s 18h - atendimento ao pblico externo.

    2) Horrio de distribuio interna de correspondncia s recepes dos andares nos edifcios localizados na Avenida lvares Cabral, n. 1690 e n. 1740, e na Rua Dias Adorno, n. 367:

    das 9h30 s 11h30 - entrega de correspondncia recebida depois das 16h30 do dia anterior e at s 9h do mesmo dia.

    das 13h30 s 16h30 - entrega de correspondncia recebida entre 9h e 13h.

    3) Horrio de entrega de correspondncia no Protocolo-Geral para postagem via Correios:

    at 12h - carta simples;at 14h30 - outras correspondncias.

    Obs.: A correspondncia encaminhada ao Protocolo-Geral depois do horrio s ser remetida aos Correios no prximo dia til.

    4) A distribuio de correspondncia para as Promotorias de Justia da Capital ser efetuada todas as teras e sextas-feiras, no horrio das 9h s 16h.

  • 18

    OTIMIZAO DO USO DA TELEFONIA

    Falar ao telefone, no Ministrio Pblico: somente para !ns

    institucionais e administrativos.

    O telefone agiliza nosso dia a dia e uma ferramenta indispensvel. Porm,

    seu uso deve ser restringido somente aos assuntos institucionais e administrativos,

    principalmente se as ligaes forem via celular. Veja algumas dicas importantes para

    otimizar os gastos com telefonia:

  • 19

    1. proibido usar a telefonia !xa para realizar consultas lista telefnica, ligaes 0900, anncios, assim como para receber ligaes a cobrar e telegramas fonados.

    2. Vai ligar para um celular? Veri!que, antes, a possibilidade de contatar a mesma pessoa em um telefone !xo.

    3. Somente ser permitida ligao para telefone celular na situao em que, devidamente justi!cada, foi invivel ligao para telefone !xo.

    4. Ligaes DDD so restritas e, onde houver PABX, faa a ligao via telefonista. O nome do solicitante ser registrado.

    5. A comunicao interna dever ser feita, preferencialmente, via e-mail.

  • 20

    RESOLUO PGJ N 102, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2005

    Racionaliza o uso do servio de telefonia no mbito do Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais O Procurador-Geral de Justia do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuies que lhe so conferidas pelo art. 18, incisos XI e XII, da Lei Complementar n. 34, de 12 de setembro de 1994, e

    Considerando a necessidade de se adequar internamente o oramento aprovado pela Lei n. 15.291, de 20 de janeiro de 2005, ao Projeto de Gesto para o binio 2005-2006;

    Considerando os excessivos custos dos servios de telefonia realizados nos diversos setores desta Instituio;

    Considerando a exigncia de que esses servios sejam destinados exclusiva e momentaneamente ao atendimento das necessidades das atividades administrativa e institucional;

    Considerando os princpios da razoabilidade e economicidade;

    Considerando, por !m, a necessidade de se estabelecerem procedimentos visando racionalizao e otimizao dessas despesas, em consonncia com a alnea b do art. 2 da Portaria PGJ n. 697, de 12 de abril de 2005; resolve:

    Art. 1 A utilizao das linhas telefnicas e dos equipamentos de telefonia instalados nas dependncias da Procuradoria-Geral de Justia (PGJ), bem como nos demais rgos de execuo e servios auxiliares, !ca restrita, exclusivamente, aos assuntos Relacionados ao exerccio das atividades institucionais e administrativas. Art. 2 Fica vedada a utilizao de servios de telefonia !xa para realizao de ligaes para servios 0300, 0500, 0900, telegrama fonado, anncios fonados, consultas lista telefnica e similares e para recebimento de ligaes a cobrar, exceto para servio e planto de segurana.

    Pargrafo nico. As consultas lista telefnica devero ser realizadas via internet, atravs de sites espec!cos, cujos links estaro disponveis na pgina eletrnica da PGJ.

  • 21

    Art. 3 Somente ser permitida ligao para telefone celular na situao em que, devidamente justi!cada, for invivel ligao para telefone !xo.

    1 Nas Promotorias de Justia do Interior e da Capital, nos CAOs e nas unidades administrativas da Capital haver uma nica linha telefnica para realizar chamada para telefone celular, a qual ser indicada pelo titular da Promotoria e pelos Coordenadores, que sero os responsveis pelo controle e pela justi!cativa das ligaes.

    2 As chamadas para nmeros de emergncia e servios especiais, como Polcia Militar (190), Corpo de Bombeiro Militar (193), Polcia Civil (197), Servio de Atendimento Mvel de Urgncia - SAMU (192), COPASA (195), Defesa Civil (199), CEMIG (0800310196) e demais prestadoras de servios, podero ser realizadas de qualquer linha telefnica.

    Art. 4 O uso do servio de Discagem Direta a Distncia (DDD) ser restrito, observado o seguinte:

    1 Onde houver Central Telefnica - PABX, as ligaes devero ser solicitadas exclusivamente via telefonista, e sero registradas com o nome do solicitante;

    2 Nas demais unidades devero ser registradas para !ns de conferncia, caso solicitado pela Diretoria-Geral.

    Art. 5 Os valores mensais para os servios de telefonia !xa esto previstos no anexo desta Resoluo e, se ultrapassados, devero ser justi!cados, com especi!cao dos locais e das pessoas recebedoras da ligao, cabendo Auditoria Interna a responsabilidade pela cobrana de eventuais excessos e de ligaes particulares.

    Art. 6 A utilizao da telefonia mvel - plano corporativo - !car limitada a R$ 120,00 (cento e vinte reais) mensais por aparelho, no se computando para esse !m o valor da assinatura.

    Pargrafo nico. Os aparelhos mveis Nextel sero utilizados somente para comunicao via rdio.

    Art. 7 As comunicaes internas devero, preferencialmente, ser realizadas mediante correspondncia eletrnica (e-mail).

  • 22

    Pargrafo nico. Os coordenadores das Promotorias do interior e da capital, das Promotorias Especializadas, dos CAOS e das demais unidades administrativas da PGJ designaro servidor responsvel pela abertura dos e-mails institucionais.

    Art. 8 Compete Coordenadoria de Engenharia, Arquitetura e Manuteno (CEAM/SAD):

    I - apresentar, no prazo de at sessenta dias, estudo de viabilidade tcnica de implantao de senhas pessoais para uso no sistema telefnico;

    II - tomar as providncias tcnicas cabveis visando implementao das medidas de!nidas nesta Resoluo;

    III - realizar estudos e levantamentos sobre o trfego telefnico, inclusive com parecer tcnico sobre o custo-benefcio da implementao das medidas que visem reduo de despesas e ao aumento da produtividade;

    IV - iniciar negociao, apresentando subsdios tcnicos para tomada de deciso, com as operadoras de telefonia !xa e celular, quanto ao estabelecimento dos critrios de utilizao e prestao de contas dos servios oferecidos, bem como sobre a melhor forma de aproveitamento das tecnologias disponveis e das possibilidades de reduo de despesas.

    Art. 9 Compete Diretoria de Oramento (DIOR/SPC) acompanhar a evoluo das despesas de telefonia, mediante relatrios demonstrativos peridicos.

    Art. 10. Compete ao Centro de Projetos e Estudos Institucionais (CEPIN) da Coordenadoria de Planejamento Institucional (COPLI) a atualizao do cadastro de telefones e endereos das unidades e a sua disponibilidade na intranet.

    Art. 11. Caber Diretoria-Geral:

    I - determinar procedimentos licitatrios com !nalidade de selecionar, entre as empresas de telefonia, aquela que oferecer melhores tarifas e preos ao Ministrio Pblico, devendo ser utilizada para todo e qualquer !m de comunicao apenas a operadora vencedora;

  • 23

    II - determinar elaborao de cartilha explicativa quanto aplicao desta Resoluo.

    Art.12. As situaes excepcionais e as atpicas, bem como a aceitao das justi!cativas pelos excessos, ou os casos omissos sero, respectivamente, autorizadas ou resolvidos pelo Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo.

    Art. 13. Ficam revogadas as Resolues PGJ n. 13, de 5 de fevereiro de 2002, n. 69, de 30 de julho de 2002, e n. 88, de 23 de setembro de 2002.

    Art. 14. Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao

    Belo Horizonte, 3 de abril de 2006.JARBAS SOARES JNIORProcurador-Geral de Justia

  • 24

    OTIMIZAO DOUSO DE MATERIAIS E

    TRANSPORTE

    Economizar materiais faz bem para o oramento do Ministrio Pblico e para o meio ambiente.

    O Ministrio Pblico tem um gasto signi!cativo com materiais de informtica, de

    escritrio e gr!co e com transporte. Vamos colaborar para otimizar esses gastos?

  • 25

    1. Imprimir frente e verso signi!ca: uma folha a menos. timo, certo? Que tal imprimir utilizando o recurso da nova Multifuncional 4X1: quatro pginas em uma folha. Caso voc ainda no saiba usar este recurso, solicite ajuda pelo e-mail [email protected]

    2. Todo material ou servio necessrio realizao de cursos, palestras ou eventos dever ser solicitado Diretoria-Geral com, no mnimo, 20 dias de antecedncia.

    3. O consumo de gua e energia eltrica nas dependncias da Procuradoria-Geral de Justia deve ser consciente e atender somente aos interesses do Ministrio Pblico.

    4. A requisio de transportes para servios dentro da regio metropolitana de Belo Horizonte dever ser feita Diretoria de Servios Gerais e Transporte, com 24 horas de antecedncia. Para outras localidades, o prazo de 48 horas.

    5. Os veculos oficiais destinados ao transporte de membros e servidores para uma mesma localidade devero, sempre que possvel, sair das dependncias da Procuradoria-Geral de Justia com lotao mxima.

    6. proibido utilizar os veculos o!ciais para transporte de documentos, por meio de of!ce-boys.

  • 26

    RESOLUO PGJ N. 103, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2005

    Racionaliza gastos com materiais de informtica, de escritrio, gr!co, combustvel, manuteno de veculos na Procuradoria-Geral de Justia e d outras providncias. O Procurador-Geral de Justia do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuies que lhe so conferidas pelo o art. 18, incisos XI e XII, da Lei Complementar n. 34, de 12 de setembro de 1994, e

    Considerando a necessidade de adequar internamente o oramento aprovado pela Lei n 15.291, de 20 de janeiro de 2005, ao Projeto de Gesto para o binio 2005 - 2006;

    Considerando o crescente aumento do consumo de suprimentos e material de informtica, de escritrio e gr!co; Considerando o elevado consumo de combustvel e os gastos com servios de veculos;

    Considerando, por !m, a necessidade de se estabelecerem procedimentos visando a racionalizao e a diminuio dessas despesas, em consonncia com a alnea c do art. 2 da Portaria PGJ n. 697, de 12 de abril de 2005, resolve: Subseo IDOS MATERIAIS DE INFORMTICA E DE ESCRITRIO Art. 1 Suprimentos alternativos e/ou remanufaturados sero utilizados em todas as impressoras, sempre que possvel.

    Art. 2 As impressoras do tipo Laser Epson sero desativadas e substitudas conforme disponibilidade em estoque.

    Art. 3 As copiadoras pertencentes Procuradoria-Geral de Justia podero ser substitudas por copiadoras fornecidas por empresas contratadas.

    Pargrafo nico. Aps implementao do disposto no caput deste artigo, a Diretoria de Informtica passar a recolher, no mnimo, uma impressora jato de tinta para cada copiadora instalada.

    Art. 4 Todos os textos e documentos redigidos na Procuradoria-Geral

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    de Justia obedecero ao disposto no Manual de Padronizao de Textos do Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais.

    Art. 5 O reaproveitamento de papel, quando possvel, somente ser utilizado internamente e para impresso no verso ou para bloco de rascunho, devendo ser destrudos os papis que contenham dados de pessoas, assuntos sigilosos ou de cunho estratgico.

    Art. 6 A Diretoria de Informtica elaborar, no prazo de noventa dias a contar da publicao desta Resoluo, cartilha contendo instrues para o uso econmico de impressoras, papis e cartuchos.

    Art. 7 Os contracheques dos membros e servidores em atividade somente estaro disponveis via intranet, no endereo www.intranet.mp.gov.br, na rea de acesso restrito.

    Pargrafo nico. Os contracheques dos membros e servidores aposentados e pensionistas sero disponibilizados na forma impressa.

    Art. 8 As solicitaes de material permanente e servios sero realizados preferencialmente via correio eletrnico ou intranet, salvo no caso de no ser possvel a utilizao destes meios.

    Pargrafo nico. As solicitaes de material de consumo obedecero aos procedimentos estabelecidos pela Instruo Normativa n. 04/2003.

    Art. 9 O Clipping ser disponibilizado somente via internet para todos os rgos de execuo do Ministrio Pblico no endereo www.mp.mg.gov.br.

    1 Os Centros de Apoio Operacional, as Coodenadorias das Promotorias Especializadas da Capital e Gabinetes dos Procuradores de Justia continuaro com recebimento usual.

    2 Nas situaes em que for utilizado como ferramenta de trabalho, poder ser solicitado, com a devida fundamentao, ao Procurador-Geral de Justia Administrativo. Subseo IIDOS MATERIAIS GRFICOS Art. 10. Todo material ou servio necessrio realizao de cursos, palestras ou eventos ser solicitado Diretoria-Geral com no mnimo vinte dias de antecedncia, sob pena de indeferimento.

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    Art. 11. O material de consumo utilizado por participantes de cursos, palestras, congressos e eventos internos ser recolhido ao trmino do evento e devolvido Diviso de Almoxarifado para reaproveitamento, exceto os materiais fornecidos ao Programa de Proteo ao Consumidor - PROCON. Subseo IIIDOS VECULOS Art. 12. A Diretoria-Geral instituir grupo de estudo para apresentar, no prazo de noventa dias a contar da publicao desta Resoluo, estudos tcnicos sobre:

    I - uso do Sistema de Controle Total da Frota de Veculos da Procuradoria-Geral de Justia, inclusive apresentando o custo-benefcio da respectiva implementao;

    II - contratao de empresa de transportes para efetuar entrega de material permanente para o interior do Estado.

    Art. 13. A requisio de transporte para servios na regio metropolitana de Belo Horizonte ser dirigida Diretoria de Servios Gerais e Transportes, com 24 horas de antecedncia, observando-se para demais localidades, 48 horas.

    Art. 14. O transporte de documentos ser efetuado preferencialmente por meio de motoboys.

    Art. 15. O veculo o!cial utilizado para transporte de membros e servidores para a mesma localidade dever, sempre que possvel, sair das dependncias da Procuradoria-Geral de Justia com lotao mxima.

    Art. 16. A frota da Procuradoria-Geral de Justia ser constituda, preferencialmente, por veculos locados, inclusive os utilizados pelos Fundos Especial do Ministrio Pblico - FUNEMP e Estadual de Proteo e Defesa do Consumidor - FEPDC.

    Art. 17. Os veculos mais antigos podero ser leiloados, resguardado o interesse pblico.

    Art. 18. A Diretoria-Geral estabelecer as diretrizes bsicas para a operacionalizao das atividades que integram os servios de transporte.

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    Art. 19. Ficam expressamente vedados:

    I - a utilizao dos veculos o!ciais para transporte de documentos atravs de of!ce-boys;

    II - o consumo de gua e energia eltrica nas dependncias da Procuradoria-Geral de Justia que no vise atender exclusivamente interesses do Ministrio Pblico.

    III - a impresso e cpias reprogr!cas de documentos particulares nas impressoras e copiadoras do Ministrio Pblico, !cando o infrator sujeito, aps sindicncia ou processo administrativo disciplinar, s penalidades previstas na Lei n. 869, de 05.07.1952. Subseo IVDAS DISPOSIES GERAIS Art. 20. Para o disposto no caput dos arts. 2, 3 e 17 desta Resoluo, ser cumprido cronograma e planejamento estabelecido pelo Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo.

    Art. 21. Para o disposto no art. 4 desta Resoluo observar-se- o art.5 da Instruo Normativa n. 1,de 14 de abril de 2003, at que seja publicado o Manual de Padronizao de Textos do Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais.

    Art. 22. As situaes excepcionais e as atpicas ou os casos omissos, sero autorizadas ou resolvidos pelo Procurador-Geral de Justia Adjunto Administrativo ou pela Diretoria-Geral.

    Art. 23. Caber Diretoria-Geral determinar elaborao de cartilha explicativa quanto aplicao desta Resoluo.

    Art. 24. Esta Resoluo no revoga as disposies contidas na Instruo Normativa n. 1, de 14 de abril de 2003.

    Art. 25. Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.

    Belo Horizonte, 3 de abril de 2006.JARBAS SOARES JNIORProcurador-Geral de Justia

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    DICAS DE OTIMIZAOVeja agora algumas dicas de otimizao. Elas so baseadas em usos comuns que podem ser otimizados e sugestes de membros e servidores do Ministrio Pblico de Minas Gerais. Essas dicas so importantes tanto para a Campanha de Otimizao de Gastos quanto para o Projeto AmbientAO.

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    Canecas e coposUtilize sua prpria caneca ou copo. Assim, voc economiza copos plsticos descartveis. Suponhamos que voc beba quatro copos de gua por dia. Em uma semana, sero usados 20 copos. Em um ms, 80 copos. Em um ano, mais de 850 copos! Reduza esse gasto usando apenas uma caneca.

    Pilhas recarregveisPre!ra pilhas recarregveis a pilhas comuns. As recarregveis so muito mais baratas a mdio e longo prazos. Quando a carga de uma pilha comum acaba, esta jogada fora. J uma pilha recarregvel, quando a carga chega ao !m, vai para o carregador e !ca pronta para um novo uso, em poucas horas. Dependendo das condies de uso, a carga de uma pilha recarregvel pode durar de duas a quatro vezes mais que uma pilha alcalina de boa qualidade. A maioria das pilhas recarregveis j anunciam um tempo de vida de mil recargas*. Faa as contas.

    Sugesto: se sua pilha for do tipo comum, ao invs de jog-la no lixo, utilize o Papa-Pilhas, do Projeto AmbientAO.

    *Fonte: http://pilhas-recarregaveis.com.br

    MonitorO Projeto AmbientAO orienta: No est usando o monitor? Desligue-o. Alm dos benefcios ao meio ambiente, a economia com energia eltrica signi!cativa.

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    E-mailO e-mail, alm de ser uma forma de comunicao bastante gil, permite que uma mensagem chegue diretamente ao destinatrio, sem intermdios. O uso desse servio promove a economia de folhas de papel e toner para impresso. Sempre que possvel, envie documentos ou comunicados por meio desse recurso. Outra caracterstica do servio de e-mail a possibilidade de organizar e armazenar correspondncias, seja por data, assunto ou remetente, poupando tempo, materiais e, sem dvida, o meio ambiente. Se voc ainda no possui uma de conta de e-mail, entre em contato com a Diretoria de Informtica e pea a criao da sua.

    Escaneie seu documento original e o envie via e-mail.O scanner promove a economia de ligao telefnica e bobinas de fax.

    Lembre-se:

    ScannerVai enviar um fax? Que tal escanear o documento ou a imagem e envi-lo por e-mail? Dessa maneira, voc economiza bobinas de fax e o custo da ligao telefnica. Para digitalizar uma imagem, utilize um scanner comum ou a impressora multifuncional. O arquivo escaneado, por ser digital, no se deteriora como o papel de fax. Dvidas na utilizao do scanner? Entre em contato com a Diretoria de Informtica pelo telefone (31) 3330 8258 ou envie um e-mail para [email protected]

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    Separe as correspondncias

    destinadas aos endereos dos trs

    prdios da sede.Entregue-as

    diretamente.

    Correspondncias para as comarcas Se voc trabalha em um dos prdios da sede da Procuradoria--Geral de Justia e precisa enviar correspondncias para as comarcas, via Correios, por meio do Protocolo-Geral do MPMG, economize separando aquelas destinadas aos endereos dos trs prdios da sede. Como o Protocolo-Geral envia todas as correspondncias aos Correios e de l elas seguem para os respectivos destinatrios, voc pode evitar que as destinadas sede passem indevidamente por esse processo, sendo entregues diretamente, via SGDP.

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    Impresso frente e versoAntes de imprimir um documento, pense na economia que voc pode fazer: imprima na frente e no verso e gaste a metade do que voc gastaria. Melhor que isso utilizar o recurso da Multifuncional 4x1: quatro pginas em apenas uma folha. Voc poupa trs folhas.

    O Ministrio Pblico faz sua parte imprimindo na frente e no verso todos os seus contratos administrativos. E voc?

    ContrachequesOs contracheques dos servidores so armazenados, digitalmente, no link Sistemas Corporativos, localizado no portal do Ministrio Pblico. Toda vez que precisar consultar o seu, utilize a verso digital. Imprima somente se necessrio.

    www.mp.mg.gov.brREA RESTRITA > SISTEMAS CORPORATIVOS >(usurio e senha) > CONTRACHEQUE

    Impresso somente em um lado da folha: desperdcio de um lado.

    Impresso frente e verso: economia de uma folha.

    Impresso 4x1: economia de trs folhas.

    Menos tinta = mais tintaVoc pode ajudar na economia de tinta imprimindo, em modo draft (rascunho), os documentos menos importantes ou aqueles somente para !ns de consulta. Dessa forma, o cartucho passa menos vezes pelo papel, e a impressora utiliza menos tinta. No !nal, ganha-se mais com a economia de tinta, certo?

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    Pacote com vriascorrespondnciasAo enviar para um mesmo local vrias correspondncias, utilize, sempre que possvel, um nico pacote. Por exemplo: voc precisa enviar dez cartilhas para uma comarca do interior e cada uma dessas cartilhas ser destinada a pessoas diferentes. Coloque-as, com os destinatrios devidamente especi!cados, em um mesmo pacote, ao invs de gastar dez pacotes. Assim que as correspondncias chegarem na comarca de destino, o setor responsvel pela distribuio !car encarregado de encaminhar as cartilhas a cada destinatrio. Dessa forma, possvel economizar custos com postagem e otimizar o trabalho dos setores responsveis pelo protocolo das correspondncias.

    Procedimento adequado: economia de

    custos com postagens e otimizao dos servios

    do Protocolo.

    Procedimento inadequado: gasto excessivo com postagens.

    Envelopes usadosAlguns envelopes, mesmo aps o uso, apresentam um bom estado de conservao. Por que no reutiliz-los? Para transportar documentos em situaes informais ou menos importantes, use esses envelopes.

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    Ligaes telefnicasAs ligaes telefnicas, sejam entre telefones !xos ou celulares, devero ser feitas, sempre, de forma otimizada. Antes de ligar para um celular, veri!que a possibilidade de contatar a mesma pessoa em um telefone !xo. muito mais econmico, podendo custar vrias vezes menos.

    Quando no houver urgncia no contato, faa a comunicao por e-mail.

    Evite efetuar ligaes telefnicas externas entre !xo e celular ou entre celulares caso o contato no seja urgente. Veri!que sempre a possibilidade de ligar de !xo para !xo ou, se possvel, enviar um e-mail.

    A vantagem de se comunicar por e-mail que voc consegue armazenar os contatos realizados durante o tempo que quiser. Alm disso, voc organiza seus compromissos, documentos recebidos e enviados e ainda pode buscar uma mensagem armazenada por meio da ferramenta de consulta, informando assunto, destinatrio ou remetente, data, palavras-chave.

    Diviso de Transportes e correspondnciasAntes de enviar Sedex ou correspondncias de maior porte, via Correios, para alguma comarca do interior, veri!que com a Diviso de Transportes da sede da Procuradoria-Geral de Justia se algum dos carros seguir para a mesma localidade qual ser enviada sua correspondncia. Oriente o motorista sobre como ele dever fazer a entrega.

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    Requisio de material Procure planejar as requisies de materiais utilizados no seu setor ao Almoxarifado. Voc dever fazer essas requisies mensalmente. Identi!que os gastos e a disponibilidade de materiais em estoque no setor e organize seus pedidos, fazendo-os, obrigatoriamente, em uma nica requisio, no site do Ministrio Pblico: www.mp.mg.gov.br (servio em desenvolvimento).

    Anteriormente, as requisies eram feitas por

    meio de documentao impressa, o que aumentava

    o gasto com folhas de papel e Correios.

    Hoje, as solicitaes de materiais so feitas em uma nica requisio, obrigatoriamente uma vez por ms, no site da Instituio. Assim, reduzem-se custos, otimiza-se o tempo e evita-se a burocracia.

    Reutilizao de folhas de papelNo jogue fora as folhas de papel j utilizadas. Caso elas estejam em condies de reutilizao, coloque-as na caixa de papis do Projeto AmbientAO. Essas folhas, alm de reciclveis, servem para a confeco de blocos de anotao.

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    Conserto ou recolhimento de!nitivo de bens mveisAs solicitaes de conserto ou de recolhimento de!nitivo de bens mveis, tais como computadores, mobilirio etc., tanto da capital quanto do interior, devem ser feitas por meio de ofcio dirigido Diretoria-Geral. Indique no documento o nmero patrimonial dos bens e os esclarecimentos pertinentes a cada um deles. Aps envi-lo, aguarde a Diviso de Patrimnio recolher os materiais no local indicado. Procedendo dessa forma, voc evita que esses materiais sejam transportados de outras maneiras que poderiam elevar o custo do servio desnecessariamente.

    Projeto AmbientAOImplantado no Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais, no ano de 2008, o Projeto AmbientAO tem como objetivo promover a sensibilizao para a mudana de comportamento e motivao de prticas de atitude ambientalmente corretas, proporcionando a melhoria do bem-estar dos funcionrios pblicos do Estado de Minas Gerais. Por ser um projeto que motiva a racionalizao do uso de certos recursos e materiais, o AmbientAO est em perfeita sintonia com a Campanha de Otimizao de Gastos. Ento, quando voc veste a camisa do AmbientAO, alm de melhorar suas atitudes ambientais, voc otimiza gastos.

    Siscap: agilidade e economiaO Siscap (Sistema de Apoio Central de Atendimento s Promotorias de Justia) foi criado para atender as Promotorias de Justia, proporcionando maior agilidade e economia no atendimento de demandas de materiais permanentes, servios diversos, lotao de pessoal, entre outras. O sistema encontra-se disponvel para membros e servidores, no site www.mp.mg.gov.br. Clique em rea Restrita; em seguida, em Sistemas Corporativos > menu SISCAP > Solicitao.

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    Papel para embrulho Procure desembrulhar os pacotes recebidos com cuidado. Para isso, voc pode, por exemplo, utilizar um estilete ou tesoura e, assim, dani!car menos o papel. Esse procedimento permite a reutilizao dos papis para outros embrulhos.

    Canetas Aproveite ao mximo a capacidade das canetas. Elas tm vida til longa, mas muitas no so totalmente aproveitadas. A propsito, vai participar de um evento dentro do Ministrio Pblico? Procure levar a mesma caneta utilizada por voc no seu setor. Caso as canetas sejam fornecidas pela organizao, procure devolv-las ao !nal do evento.

    Ar-condicionadoMuito simples: ar-condicionado ligado = janela fechada. Caso contrrio, aumenta-se o consumo de energia eltrica.

    Uma caneta pode escrever at 1, 2, 3 km. Aproveite ao mximo essa capacidade.

    Desembrulhe o pacote com cuidado. Em seguida, dobre ou enrole a folha em que o objeto foi embrulhado. Certamente voc precisar dela em breve.

    A quantidade de tinta de uma caneta utilizada em um evento

    mnima. Imagine a quantos eventos essa mesma caneta poderia servir!

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    CCP: o novo formulrio do Protocolo-GeralAo encaminhar correspondncias para postagem no Protocolo-Geral, utilize o novo formulrio de Controle de Correspondncias para Postagem (CCP), que dever ser devidamente preenchido, datado e assinado. Para adquiri-lo, envie um e-mail para [email protected] Veja abaixo um exemplo ilustrado de como preench-lo:

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    Agradecimentos especiais a todos os membros e servidores que colaboraram enviando sugestes para a Campanha de Otimizao de Gastos. Agradecimentos, tambm, a todos aqueles empenhados em reduzir e otimizar gastos, no Ministrio Pblico do Estado de Minas Gerais.

    Telefones teisDiretoria-Geral(31) 3330 8231 - [email protected]

    Diretoria de Servios Gerais e Transporte(31) 3330 8143 - [email protected] - [email protected]

    Diretoria de Informtica(31) 3330 8258 - [email protected]

    Diretoria de Material e Patrimnio(31) 3330 8154 - [email protected]

    Diviso de Almoxarifado(31) 3331 6329 - [email protected]

    Diviso de Patrimnio(31) 3330 8225 - [email protected]

    Diviso de Manuteno(31) 3330 8202 - [email protected]

    Diviso de Transportes(31) 3330 8158 - 3330 8159 - [email protected]

    Ncleo de Publicidade Institucional(31) 3330 8304 - [email protected]

    Projeto AmbientAO(31) 3330 8414, 3330 8231, 3330 8143 - [email protected]

    Protocolo-Geral(31) 3330 8145 - [email protected]

  • Av. lvares Cabral, 1.740, 4 andarBairro Santo AgostinhoBelo Horizonte/MG - CEP.: [email protected](31) 3330 8304