1111111111111111111111111111111111111

Bộ Công Thương

Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội

----------

BÁO CÁO

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1

Mục Lục

2

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ, khoa

học công nghệ thông tin là một trong những ngành lớn mạnh hàng đầu. Hầu hết các

ứng dụng tin học đều được áp dụng trong mọi lĩnh vực nghiên cứu khoa học cũng

như trong mọi lĩnh vực của đời sống. Nó trở thành công cụ hữu ích cho con người

trong các hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và đã đem lại

hiệu quả cao.

Việc ứng dụng tin học trong quản lý kinh doanh nhằm nâng cao hiệu suất, tốc

độ tính toán, khả năng chính xác và kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra các

quyết định sáng suốt và xác thực. Để đạt được điều đó đòi hỏi phải có một hệ thống

máy tính để lưu trữ thông tin một cách khoa học, nhanh, chính xác với khối lượng

thông tin phức tạp, để đưa được những thông tin cần thiết chính xác theo yêu cầu

của nhà quản lý.

Em hiện đang là sinh viên, thuộc khoa Công Nghệ Thông Tin, trường đại học

Công Nghiệp Hà Nội. Với mong muốn thử nghiệm và áp dụng những kiến thức khi

còn ngồi trên ghế nhà trường, tham gia quá trình xây dựng phần mềm quản lý Thư

viện. Qua tìm hiểu, nghiên cứu và học hỏi kinh nghiệm cùng với kiến thức đã học

và sự hướng dẫn của cô giáo “Vũ Đức Huy” em đã chọn đề tài “Quản lý Thư

Viện” làm báo cáo thực tập, do còn là sinh viên nên kinh nghiệm chưa có nhiều, em

rất mong được sự nhận xét ý kiến và giúp đỡ của thầy cô và các bạn để em có thể

hoàn thành tốt hơn cho những phần mềm quản lý nhân sự sau này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viện thực hiện

Nguyễn Thị Lành

Phùng Đức Quân

LỜI CẢM ƠN 3

PHẦN I. MỞ ĐẦU 5

PHẦN II:NỘI DUNG 6

CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG6

3

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG 10

2.1. Quy trình nhập tài liệu 10

2.2. Quy trình mượn tài liệu 11

2.3. Quy trình trả sách 12

2.4. Xử lý độc giả vi phạm 13

2.5. Quy trình xử lý tài liệu 14

2.6. Quy trình tìm kiếm thông tin 14

2.7. Quy trình làm thẻ thư viện 16

2.8. Quy trình hủy thẻ thư viện 17

2.9. Thống kê, báo cáo và in ấn 18

CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 38

CHƯƠNG V. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ GIAO ĐIỆN 46

5.1. Giao diện form đăng nhập: 46

5.2. Giao diện from chính: 47

5.3. Một số from trong phần mêm 47

5.3.2. Quản lý thông tin đọc giả: 48

5.3.4. Quản lý thông tin sách: 49

5.3.5. Quản lý thông tin mượn sách. 49

5.3.6. Quản lý thông tin trả sách: 50

Tài liệu tham khảo: 51

LỜI CẢM ƠN 4

PHẦN I. MỞ ĐẦU 5

PHẦN II:NỘI DUNG 6

CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG6

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG 10

2.1. Quy trình nhập tài liệu 10

2.2. Quy trình mượn tài liệu 10

2.3. Quy trình trả sách 11

4

2.4. Xử lý độc giả vi phạm 12

2.5. Quy trình xử lý tài liệu 13

2.6. Quy trình tìm kiếm thông tin 13

2.7. Quy trình làm thẻ thư viện 15

2.8. Quy trình hủy thẻ thư viện 16

2.9. Thống kê, báo cáo và in ấn 17

CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 18

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 32

CHƯƠNG V. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ GIAO ĐIỆN 37

5.1. Giao diện form đăng nhập: 37

5.2. Giao diện from chính: 38

5.3. Một số from trong phần mêm 38

5.3.2. Quản lý thông tin đọc giả: 39

5.3.4. Quản lý thông tin sách: 39

5.3.5. Quản lý thông tin mượn sách. 40

5.3.6. Quản lý thông tin trả sách: 40

Tài liệu tham khảo: 41

LỜI CẢM ƠNSau một thời gian tìm hiểu và thực hiện đến nay đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý thư

viện” đã hoàn thành.Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, chúng em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình.

Chúng em chân thành cảm ơn các thầy cô đã trang bị những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. Đặc biệt là các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết nhất trong quá trình học tập và nghiên cứu tại khoa, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp chúng em thực hiện đề tài này.

Chúng em xin cảm ơn Thạc sĩ Vũ Đức Huy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo chúng em trong suốt thời gian thực hiện đề tài, giúp chúng em có thể hoàn thành tốt đề tài TTTN này.Chúng em xin chân thành cảm ơn các cô, các chị trong thư viện trường ĐH Công nghiệp Hà Nội đã luôn nhiệt tình và tạo điều kiện giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài.

5

Chúng em xin gửi lời cảm ơn gia đình và bạn bè luôn luôn động viên, ủng hộ chúng em trong suốt quá trình thực hiện đề tài.

Mặc dù đã cố gắng nỗ lực thực hiện đề tài với những quyết tâm cao nhưng chắc đề tài không thể tránh nhưng sai sót, kính mong sự đóng góp và hướng dẫn của thầy cô.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 3 năm 2013

Nhóm sinh viên thực hiện:

Phùng Đức Quân

Nguyễn Thị Lành

PHẦN I. MỞ ĐẦULý do chọn đề tài

Hiện nay, thư viện của trường ĐH Công nghiệp Hà nội chưa có hệ thống nào chuyên biệt để lưu thông tin sách và việc mượn trả. Với nhu cầu mở rộng và phát triển thư viện, cùng với nhu cầu đó là sự gia tăng số lượng sách và số lượng độc giả. Bên cạch đó là sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ trong quản lý ngày càng phát triển và đem lại nhiều lợi ích.Vì

6

vậy, cần phải xây dựng một chương trình quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn trả sách dễ dàng và thuật lợi. Từ những nhu cầu này, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài là “ Xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội”

Khách thể và đối tượng nghiên cứu

Khách thể: Hệ thống thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Đối tượng: Phần mềm quản lý thư viện.

Giới hạn phạm vi nghiên cứu

Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội

Mục đích nghiên cứu

Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện cho trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu nghiệp vụ quản lý thư viện (quản lý tài liệu, quản lý độc giả, quản lý quá trình mượn trả…. )

Tìm hiểu các công cụ xây dựng chương trình( My SQL. C#)

Phương pháp nghiên cứu

Phỏng vấn

Quan sát

Ý nghĩa lý luận và thực tế của đề tài

Giúp chúng em hiểu về quản lý thư viện.

Ứng dụng đề tài vào việc tối ưu quản lý thư viện.

7

PHẦN II:NỘI DUNG

CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG

Qúa Quá trình khảo sát

Địa điểm khảo sát

Tất cả các quá trình nghiệm vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại thư viện trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội.

Lịch trình khảo sát

Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của thư viện trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội.

Thu thập thông tin các đầu sách của trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội.

Kết quả khảo sát thực trạng

Cơ cấu tổ chức cơ sở khảo sát

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội có 3 Cô thủ thư.

Cơ sở vật chất kỹ thuật

Thư viện có sử dụng máy tính hệ điều hàng Windows và chưa có phần mềm chuyên biệt để quản lý thư viện.

Các đầu sách được phân chia theo từng nghành (khoa) và được lưu trữ vào từng kho sách, giá sách tương ứng.

Thực trạng quản lý thư viện tại trường

Tất cả các dữ liệu về sách và báo tạp trí đều được lưu trữ trên giấy tờ sổ sách. Tài liệu chủ yếu của thư viện là sách.

Quy trình nhập sách

Sau khi nhập sách về, thủ thư phải nhập lại thông tinh các đầu sách vào sổ và cất giữ hóa đơn và chứng từ liên quan.

Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách theo ngành và sắp xếp chúng vào đúng vị trí lưu trữ

Quy trình mượn sách

Đối với học sinh, sinh viên

Thư viện trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội ít có học sinh, sinh viên mượn sách về nhà mà hầu hết chỉ đọc tại thư viên. Ngoài ra học sinh, sinh viên chưa có thể thư viện mà dùng thẻ học sinh để mượn sách.

8

Học sinh, sinh viên mượn sách thì phải đưa thẻ sinh viên thông báo tên sách cần mượn. Sau đó, thủ thư tìm sách và nếu tìm thấy sách theo yêu cầu thì thủ thư đưa cho sinh viên mượn và lưu lại tên sinh viên, mã thẻ sinh viên, và tên đầu sách mượn vào phiếu ghi danh. Nếu không còn sách đó thì thủ thư thông báo hết sách.

Đối với cán bộ giáo viên

Các giáo viên được mượn sách về và cũng được mượn sách để đọc tại thư viện, khi mượn sách thì thủ thư cũng ghi lại tên giáo viên, mà giáo viên và tên sách mượn vào trong sổ.

Quy trình trả sách

Đối với học sinh, sinh viên

Sau khi đọc xong, học sinh phải trả đúng sách đã mươn. Thủ thư sẽ tìm và đánh dấu phiếu ghi danh và sách đã trả.

Đối với giáo viên

Cũng như học sinh, sinh viên, sau khi giáo viên trả sách thì thủ thư cũng đánh dấu đã trả sách và phiếu.

Thống kê báo cáo, in ấn

Thư viện thực hiện hệ thống kê theo định kỳ vào cuối một kì học. Họ thống kê sách theo từng nghành và theo các chỉ tiêu sau:

Thống kê sách nhập mới.

Thống kê sách đanh được mượn.

Thống kê sách con trong thư viện.

Thống kê sách thanh lý.

Xử lý sách thanh lý

Các loại sách được nhập về sau 5 năm sẽ được bán thanh lý một lần.Nhưng thường sách bị hư hỏng quá nặng hoặc những cuốn sách không sử dụng tới thì mới tiến hành thanh lý.

Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại

Ưu điểm

Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất.

Nhân viên thư viện không cần phải hiểu biết về tin học nhiều cũng có thể làm được.

Nhược điểm

Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ sẽ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài.

Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công và mất nhiều thời gian.

9

Nhân viên phải tốn kém nhiều thời gian và công sức cho việc thống kê sách.

Tất cả các công việc của nhân viên thư viện đều tiến hành một cách thủ công, không khoa học.

Yêu cầu người dùng về hệ thống mới

Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện hiện nay, nhóm đã đề xuất một phần mềm giúp cho việc quản lý thư viện trở nên dễ dàng hơn. Hầu hết các thủ thư đều mong muốn phần mềm đạt được những yêu cầu sau:

Phần mềm có giao diện dễ sử dụng.

Cho phép lưu trữ các thông tin về sách, báo, tạp chí của thư viện hiện tại và mở rộng lượng tài liệu về sau.

Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư.

Tìm kiếm thông tin tài liệu, đọc giả một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí.

Không gây khó khăn cho việc quản lý nhân viên, thư viện.

Yêu cầu đạt được của hệ thống mới

Qua quá trình khảo sát thực tế tại trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội. Nhóm cảm thấy quá trình quản lý thư viện của trường vẫn thực hiện một cách hết sức thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên trong thư viện. Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo được các yêu cầu mà người dùng mong muốn.

Hệ thống mới cần đạt được các chức năng sau:

Cập nhật thông tin:

+ Thông tin về sách báo, tạp chí.

+ Thông tin về đọc giả (gồm học sinh, sinh viên và giáo viên).

+ Thông tin về người dùng (thủ thư).

Quản lý quá trình mượn trả tài liệu của đọc giả.

Tìm kiếm tài liệu độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí.

Phục hồi và sao lưu dữ liệu.

10

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG

2.1. Quy trình nhập tài liệu

Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về.

Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn, đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD. Trong đó, sách là tài liệu chính.

Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu.

Ban kỹ thuật.

Vai trò của quá trình nhập tài liệu

Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu độc giả

11

Nguồn tài liệu phong phú

Các bước tiến hành

Phân loại tài liệu. Ban kỹ thuật phân loại tài liệu thành các loại như sau

+ Sách

+ Báo, tạp chí

+ Tài liệu tham khảo

Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân theo từng ngành/khoa (khoa học cơ bản, điện – điện tử, co khí, CNTT….)

+ Sắp xếp tài liệu: Ban kỹ thuật sắp xếp tài liệu vào các tủ tương ứng (tủ để sách, tủ để báo, tủ để tài liệu tham khảo…). Ban kỹ thuật phân tủ ra thành các tầng, giá, kệ sắp xếp tài liệu theo đúng từng ngành.

2.2. Quy trình mượn tài liệu

Thời gian: xảy ra mỗi khi có độc giả tới mượn tài liệu (trong giờ hành chính).

Mượn tài liệu có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Số lượng tài liệu được mượn về và mượn đọc tại chỗ là theo quy định của thư viện.

Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình, luận văn, đề cương.

Độc giả là cán bộ giáo viên trong nhà trường thì tài liệu mượn về gồm: sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD.

Tài liệu không được mượn về, chỉ được mượn tại chỗ là báo, tạp chí.

Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu

Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ trong nhà trường).

Vai trò của quá trình mượn tài liệu

Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc

Các bước tiến hành:

Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn

Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống.

Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa thẻ thư viện.

Sau đó tạo phiếu mượn, Mẫu phiếu mượn tài liệu:

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP HÀ NÔI

12

PHIẾU MƯỢN

Họ Và Tên: …………………………………………………………………

Đơn vị (lớp): ………………………………………………………………..

Tên sách:……………………………………………………………………

Số sách: …………………………………………………………………….

Ngày Mượn:…./…../………. Hạn trả: …../……/……….

Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu.Đối với độc giả mượn tài liệu đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả.

Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ sinh viên cho độc giả.

Trường hợp tài liệu đó không còn thì hệ thống báo, và thủ thư thông báo cho độc giả là tài liệu bạn yêu cầu không còn.

- Trường hợp hệ thống thông báo không có tài liệu này. Thủ thư sẽ thông báo cho độc giả là thư viên không có tài liệu bạn yêu cầu.

2.3. Quy trình trả sách

Thời gian: xảy ra khi có độc giả trả tài liệu

Trả tài liệu đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về.

Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu

Ban thủ thư, độc giả.


Trường hợp độc giả mượn tài liệu đọc tại chỗ

Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ sinh viên cho thủ thư.

Thủ thư nhận tài liệu và thẻ sinh viên, tìm kiếm thông tin độc giả đã mượn và so sánh với phiếu mượn.

Thông tin đúng với phiếu mượn không xảy ra vi phạm thì thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ cho độc giả.

13

Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: Trả tài liệu bị rách, nát, hư hỏng thì bị sử phạt.

Trường hợp độc giả mượn tài liệu về nhà

Độc giả đưa tài liệu và thẻ sinh viên cho thủ thư

Thủ thư kiểm tra tài liệu và thông tin tài liệu của độc giả.

Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng hạn và thông tin tài liệu của độc giả giống với phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã được sử lý vào phiếu mượn và trả thẻ cho độc giả.

Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viên trả tài liệu bị rách, nát, hư hỏng thì bị sử phạt.

Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu và đúng vị trí lưu trữ của nó.

2.4. Xử lý độc giả vi phạm

Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu.

Tác nhân tham gia vào quá trình sử lý vi phạm.

Ban thủ thư, độc giả.

Vai trò của việc sử lý vi phạm

Giảm tỷ lệ vi phạm của độc giả.

Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện.


Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm

Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư việc.

+ Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng hạn quy định, đối với độc giả trả tài liệu quá hạn sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định của thủ thư.

+ Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu sẽ bị phạt 100% giá trị bìa của tài liệu đã mượn.

+ Trường hợp độc giả làm rách nát tài liệu thì tùy vào tình trạng của tài liệu mà sử phạt.

+ Trường hợp tiền phạt của độc giả vượt quá 90% giá bìa thì độc giả vừa phải nộp 90% giá bìa và bị khóa thẻ trong khoảng thời gian bằng thời gian mượn tài liệu đó.

2.5. Quy trình xử lý tài liệu

14

Thời gian: Xảy ra mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào mỗi năm.

Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ.

Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu

Ban kỹ thuật

Vai trò của việc xử lý tài liệu

Đối với tài liệu mới: giúp thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu.

Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư viện.

Các bước tiến hàng

Đối với tài liệu mới: thực hiện như quá trình nhập tài liệu

Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ, rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa. Những cuốn tài liệu này sẽ được bỏ vào kho hoặc thanh lý. Sau khi bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại và sắp xếp tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá sao cho thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và mượn trả.

2.6. Quy trình tìm kiếm thông tin

Thời gian: Xảy ra bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu.

Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm

Admin, ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư.

Vai trò của việc tìm kiếm

Biết được đầy đủ thông tin và tiêu chí cần tìm.

Tìm kiếm nhanh, chính xác.

Nâng cao hiệu quả làm việc.

Các bước thực hiện:

Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm:

Tìm kiếm tài liệu: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu:

+ Tìm theo dạng tài liệu: Sách, báo – tạp chí, tài liệu điện tử, tài liệu khác. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tài liệu theo từng dạng tài liệu mà người dùng lựa chọn.

+ Tìm tài liệu theo nghành: Hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo từng ngành, theo từng chuyên ngành.

+ Người dùng tìm theo tên, tác giả, nhà xuất bản…. Hệ thống sẽ hiển thị cuốn tài liệu có những thông tin đó.Hệ thống sẽ thông báo “không còn tài liệu này” nếu tài liệu đó đã được độc giả mượn hết.

15

+ Người dùng có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo dạng tài liệu, theo ngành, theo tên…Hệ thống sẽ trả ra kết quả nếu còn tài liệu đó trong thư viện.

Quá trình tìm kiếm cho biết đầy đủ thông tin của tài liệu đó như: Tên, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngành… Ngoài ra còn cho biết số lượng tài liệu, số lượng còn và vị trí của tài liệu đó thuộc tầng mấy, tủ nào, giá nào.

Tìm kiếm thông tin độc giả: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm thông tin độc giả.

+ Tìm kiếm độc giả theo khoa: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả theo khoa đó.

+ Tìm kiếm độc giả theo lớp: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả theo lớp đó.

+ Tìm kiếm theo số thẻ, họ tên, ngày cấp…..Hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả có những thông tin như vậy. Ngược lại, hệ thống sẽ báo “không tồn tại độc giả này”.

+ Ngược lại, hệ thống có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo khoa, theo lớp, tên, ngày cấp. Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của độc giả theo tiêu chí tìm kiếm.

Tìm kiếm mượn trả: xây dựng khi độc giả mượn tài liệu, thủ thư phải tìm kiếm thông tin về độc giả để lập phiếu mượn cho độc giả đó. Mỗi khi độc giả trả tài liệu thì thủ thư cũng phải tìm kiếm thông tin về độc giả đó để đánh dấu rằng độc giả đã trả tài liệu cho thư viện. Sau quá trình tìm kiếm, thủ thư biết được độc giả có mượn tài liệu hay không. Tài liệu độc giả mượn là tài liệu nào, bao giờ thì đến hạn trả.

2.7. Quy trình làm thẻ thư viện

Thời gian: Công việc làm thẻ thường được tiến hành vào đầu các học kỳ với những đăng ký tập thể của từng đơn vị hoặc tiến hành làm thẻ khi có cá nhân đăng ký trực tiếp.

Mẫu thẻ thư viện:

Logo

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP HÀ NÔI

THEE THƯ VIỆN

Ảnh thẻ

3x4

Họ và tên:………………………………

Ngày sinh: …………………….……….

Chức năng:…………Đơn vị:………….

Ngày cấp:……….

HSD:……………

BAN THƯ VIỆN

16

Tác nhân tham gia vào quá trình làm thẻ thư viện

Đối tượng làm thẻ thư viện là tất cả các học sinh, sinh viên, các giảng viên, cán bộ nhân viên trong nhà trường.

Nơi phát hành thẻ thư viện là ban kỹ thuật của thư viện trường, các nhân viên của ban kỹ thuật đều có nhiệm vụ đăng ký, in và phát hành thẻ cho các đối tượng muốn làm thẻ thư viện.

Vai trò của công tác làm thẻ

Tăng lượng độc giả, mở rộng quy mô của thư viện.

Kiểm soát được số lượng độc giả. Số sách và tài liệu khác cho mượn theo từng độc giả của thư viện


Các đối tượng muốn làm thẻ thư viện phải đăng ký làm thẻ thư viện với nhân viên ban kĩ thuật. Thông tin đăng kí bao gồm các thông tin cá nhân: Họ và tên, ngày sinh, chức danh, đơn vị, mã sv, và ảnh thẻ 3x4.

Nhân viên ban kỹ thuật kiểm tra thông tin đúng, người đăng kí chưa làm thẻ hoặc đã làm không được sử dụng thì phải ghi nhận thông tin và đưa vào danh sách đăng kí làm thẻ, nếu độc giả đã làm thẻ và thẻ vẫn còn hoạt động thì không cho độc giả đăng ký tiếp lần nữa.

Người đăng ký làm thẻ đóng lệ phí, nhân viên ban kỹ thuật thông báo cho độc giả thời gian nhận thẻ.

Nhân viên phòng ban kỹ thuật quét thẻ ảnh độc giả và in thành thẻ thư viện cho độc giả đăng ký.

Phân loại thẻ độc giả theo từng chắc danh đơn vị đăng ký làm thẻ độc giả.

Ban kỹ thuật phát hành thẻ cho các độc giả đã đăng ký làm thẻ thư viện.

2.8. Quy trình hủy thẻ thư viện

Các trường hợp hủy thẻ thư viện: Tại thời điểm hủy thẻ thư viện, độc giả không mượn sách của thư viện hoặc đã trả tất cả sách mượn của thư viện và thẻ thuộc một trong các trường hợp sau đây:

Thẻ thư viện đã hết hạn của các đối tượng là học sinh, sinh viên ra trường, cán bộ, giảng viên trong nhà trường chuyển cơ quan.

Thẻ bị hư hỏng, rách nát, không sử dụng được.

Tác nhân tham gia vào quá trình hủy thẻ

Tất cả các độc giả thông báo mất thẻ, độc giả có thẻ rách nát, hư hỏng, độc giả có thẻ quá hạn sử dụng.

Nơi tiến hành hủy thẻ của độc giả là ban kĩ thuật của thư viện. Tất cả các nhân viên của ban kỹ thuật đều có nhiệm vụ tiếp nhân các thẻ cần hủy và xử lý hủy thẻ cho độc giả.

17

Vai trò của việc hủy thẻ

Kiểm soát lượng độc giả của thư viện tại các thời điềm khác nhau.

Đảm bảo phân phối sách mượn cho đúng các độc giả trong thư viện.


Xác định thông tin một thẻ cần hủy và lý do hủy thẻ.

Hủy thẻ hết hạn:(thường được tiến hành vào cuối năm học)

Nhân viên phòng kỹ thuật thống kê tất cả các thẻ thư viện đã hến hạn dùng.

Nhân viên phòng kỹ thuật kiểm tra tình trạng của thẻ: nếu độc giả có thẻ hết hạn hiện đang mượn tài liệu của thư viện thì thư viện đưa thông báo yêu cầu độc giả đó trả hết tài liệu đang mượn cho thư viện.

Độc giả trả tài liệu đã mượn của thư viện, ban kỹ thuật tiến hành hủy thẻ của độc giả.

Hủy thẻ do thẻ bị hư hại, mất mát: (tiến hành bất kỳ thời điểm nào trong năm)

Độc giả yêu cầu hủy thẻ với ban kỹ thuật của thư viện: độc giả đưa ra thông tin cá nhân: Họ và tên, Ngày sinh, chức danh, đơn vị, ma SV.

Nhân viên kỹ thuật tiến hành tìm và xác định thẻ cần hủy dựa vào thông tin của độc giả đã cung cấp.

Nhân viên ban kỹ thuật kiểm tra tình trạng mượn sách của độc giả: nếu độc giả đang mượn sách thì yêu cầu độc giả trả lại sách trước ngày hủy thẻ.

Độc giả trả hết sách, tài liệu mượn của thư viện, nhân viên ban kỹ thuật tiến hành hủy thẻ thư viện của độc giả.

2.9. Thống kê, báo cáo và in ấn

Thời gian

Thống kê theo định kỳ

Thống kê, báo cáo tài liệu nhập mới

Thống kê báo cáo tình trạng mượn tài liệu

Thống kê báo cáo tài liệu thanh lý

Thống kê báo cáo độc giả đang mượn tài liệu

Thống kê báo cáo độc giả vi phạm

Thống kê báo cáo tài liệu thủ thư cho mượn

18

Thống kê báo cáo đột xuất

Thống kê, báo cáo tài liệu đang được mượn

Thống kê báo cáo tài liệu đang còn trong thư viện

Thống kê bào cáo độc giả đang mượn tài liệu

Tác nhân tham gia vào quá trình thống kê

Admin, ban thủ thư, ban lập kế hoạch.

Vai trò của quá trình thống kê trong hoạt động quản lý thư viện

Kiểm soát được tần xuất mượn trả tài liệu trong thư viện.

Kiểm soát số lượng tài liệu, độc giả trong thư viện

Dựa trên kết quả thống kê tài liệu được yêu cầu, tài liệu được mượn nhiều ban kế hoạch có thể lập kế hoạch bổ sung thêm những loại tài liệu cần thiết hoặc nhập ít hoặc ngừng mua những tài liệu ít sử dụng, tài liệu đã lạc hậu dựa trên thống kê tài liệu thanh lý và tài liệu mượn ít.

Kiểm tra tình hình làm việc của các thủ thư thông qua tần xuất mượn trả mà thủ thư đó đảm nhiệm.


Người dung (nhân viên thư viện) lựa chọn các tiêu chí thống kê khác nhau. Với mỗi kiểu thống kê trên nhân viên thư viện đều có thể lựa chọn thống kê theo đơn vị là khoa khác nhau

Hệ thống hiển thị thông tin và các bảng thống kê, báo cáo cho người dùng.

Người dùng có thể in thống kê báo cáo vừa lựa chọn trên máy in.

CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Xây dựng BFD và DFD theo phương thức chức năng

Xác định các chức năng

Quản lý hệ thống

19

Quản lý sách

Quản lý mượn trả

Quản lý độc giả

Báo cáo thống kê

Quản lý hệ thống:

Đăng nhập

Đổi thông tin đăng nhập

Backup dữ liệu

Restore dữ liệu

Tìm kiếm sách

Thoát

Quản lý sách

Nhập mới

Thanh lý sách

Tìm kiếm

Tra cứu sách

Quản lý độc giả

Nhập mới

Tìm kiếm

Xóa độc giả

Tra cứu độc giả

Quản lý mượn trả

20

Lập phiếu mượn sách

Sách quá hạn trả

Sách đang mượn

Trả sách

Các quy đinh

Quy định mượn sách

Quy định phạt

Quy định thẻ đọc

Báo cáo thống kê

Thống kê sách

Sách nhập mới/ngày

Sách thanh lý/ngày

Thống kê mượn trả

T.K sách đang mượn/thể loại/tác giả/năm

T.K số lượng trả sách trễ/tháng

Thống kê độc giả

T.K đăng ký gia hạn thẻ độc giả/tháng/năm

Mô hình BFD

21

22

Mô hình quan niệm xử lý

Mô hình dòng dữ liệu:

STT Khái niệm Hình biểu diễn Ý nghĩa

1 Ô xử lý

Một trong những hoạt động của hệ thống xử lý thông tin

2 Dòng dữ liệu Dòng dữ liệu giữa các ô xử lý

3 Kho dữ liệu Kho dữ liệu

4 Tác nhân

Tác nhân bên ngoài nhưng có sự tương tác với hệ thống

Sơ đồ DFD mức tổng quát

23

Sơ đồ DFD mức 0

24

Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 2 (Quản lý sách)

Ghi chú:

Sách mới

Thông tin sách cần nhập

25

Kết quả hiệu chỉnh


Thông tin hiệu chỉnh

Yêu cầu thanh lý

Kết quả thanh lý

Hiệu chỉnh dữ liệu

Thông tin tìm kiếm


Kết quả tìm kiếm

Kết quả

Thông tin tìm kiếm

Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 3 (Quản lý độc giả)

26

Ghi chú:

Thông tin độc giả


Kết quả tìm kiếm

Kết quả

Yêu cầu tìm kiếm


Kết quả

Yêu cầu tìm kiếm



Yêu cầu xóa

Kết quả xóa

Sơ đồ mức 1 của ô xử lý 4 (Quản lý mượn trả sách)

27

Ghi chú:

Lập phiếu

Đưa phiếu mượn

Hủy phiếu mượn

Kiểm tra

Kết quả trả sách

Kiểm tra phiếu mượn

Trả sách

Gửi thông tin

Nhận thông tin

Các quy định cho độc giả

Quy định thẻ độc giả

Đưa ra các quy định và phạt

Quy định mượn sách

Thi hành quy định

Kiểm tra các quy định

Quy định thẻ phạt

28

Kiểm tra sách quá hạn

Kết quả

Kiểm tra

Kết quả

Nhận phiếu mượn

Ghi đầy đủ `thông tin

Kiểm tra

Kết quả

Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 5 (báo cáo thống kê)

Ghi chú:

Yêu cầu thống kê

Nhận kết quả


Nhận kết quả

Nhận kết quả


29


Thông tin sách


Thông tin mượn sách



Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3 (Các quy định)

Ghi chú:

Kết quả

30

Yêu cầu

Kết quả

Yêu cầu

Yêu cầu

Kết quả

Các quy định sách

Các quy định độc giả





Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 5.1.1, 5.1.2, (thống kê sách) và 5.2.1, 5.2.2, (thống kê mượn trả sách)

31

Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 5.3.1 (thống kê đăng ký gia hạn thẻ)

Mô hình thực thể kết hợp

Xác định loại thực thể

Độc giả

Sách

Phiếu mượn sách

Mượn sách

Bộ phận quản lý

Trả sách

Phân loại thực thể

Loại thực thể chính: Độc giả, Sách.

Loại thực thể quan hệ: Phiếu mượn

Loại thực thể phụ: Mượn sách, Trả sách, Bộ phận quản lý

Các thực thể

Độc giả

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thông tin độc giả (tên độc giả, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, mã sv, lớp, khoa,…) mỗi độc giả có một mã số riêng để phân biệt với các độc giả khác.

32

Sách

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thông tin về tất cả các loại sách nhà xuất bản, số lượng sách mỗi loại sách được quản lý bằng một mã số riêng để phân biết với các loại sách khác.

Phiếu mượn

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thông tin mỗi lần mượn sách của độc giả (số phiếu mượn, mã độc giả, mã nhân viên, ngày mượn,loại sách…) mỗi phiếu mượn được quản lý bằng một mã số riêng biêt.

Mượn sách

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thông tin mỗi lần mượn sách của độc giả (số phiếu mượn, mã độc giả, mã nhân viên, ngày mượn, mã sách) mỗi phiếu mượn được quản lý bằng một mã số riêng biệt.

Nhân viên

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thông tin về nhân viên (họ tên, ngày sinh, quê quán, giới tính, điện thoại, email, ngày vào làm việc) mỗi nhân viên được quản lý bằng một mã số riêng biệt so với các nhân viên khác.

Trả sách

Thực thể này lưu trữ thông tin về trả sách của độc giả (ngày trả, mã sách, số phiếu mượn, mã nhân viên) số phiếu mượn và mã số sách được phân biệt khác nhau.

Khung sườn chính ERD

33

Gắn các loại thực thể phụ vào khung sườn

Xác định bản cho các mối kết hợp

Xác định các loại thực thể liên quan đến các quy định

34

Đưa loại thực thể quản lý người dùng vào mô hình

35

Thuộc tính các loại thực thể vào mô hình

36

37

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Thực hiện ánh xạ ERD sang TABLE

Xác định loại thực thể

ĐỘC GIẢ: (MSDG, TENDG, DIACHI, NGAYSINH, EMAIL, GIOITINH, THONGTINKHAC)

SÁCH: (MSSACH, TENSACH, TACGIA, NHAXB, LANXB, SOLUONG, NOIDUNG)

PHIẾU MƯỢN: (SOPHIEUMUON, MASACH, HẠNTRA)

MƯỢN SÁCH: (SOPHIEUMUON, MADG, MANV, NGAYMUON)

TRẢ SÁCH: (SOPHIEUMUON, MASACH, MANV, NGAYTRA)

BỘ PHẬN QUẢN LÝ: (MANV, MATMA, HOVATEN, DIACHI, NGAYSINH, GIOITINH, ĐIENTHOAI,EMAIL, NGAYVAOLAM)

USER: (TENDN, PASSWORD, QUENADMIN, GHICHU)

QUY ĐỊNH THẺ ĐỌC: (MAQDINH, TENQDINH, TUOIQDINH, NGÂYPDUNG)

QUY ĐỊNH THẺ PHẠT: (MAQDINH, SOTIENPHAT, NGAYAPDUNG, GHICHU)

QUY ĐỊNH SÁCH TRẢ: (MAQDINH, MALOAIDG, SOSACHMUONTAICHO, SOSACHMUONVE, SONGAYMUONVE, NGAYAPDUNG)

Chi tiết quan hệ

Dữ liệu độc giả:

STT

Tên TT Kiểu DL Primary key

Foreign key

Null/notnull

Ghi chú

38

1 MSDG Char(10) * Null Thẻ độc giả

2 TENDG Nvarchar(50) Not null Tên độc giả

3 DIACHI Nvarchar(50) Not null Địa chỉ

4 QUEQUAN Nvarchar(50) Not null Quê quán

5 NGAYSINH Date/time Not null Ngày sinh

6 GIOITINH Nchar(10) Not null Giới tính

7 THONGTINKHAC

Nvarchar(100)

Not null Thông tin khác (masv,lớp,kho…)

Dữ liệu Sách:

STT Tên TT Kiểu DL Primary key

Foreign key

Null/notnull Ghi chú

1 MSSach Nchar(10) * Null Mã sách

2 TenSach Nvarchar(50) Not null Tên sách

3 MaTG Nvarchar(10) * Not null Mã tác giả

4 TenTG Nvarchar(50) Not null Tên tác giả

5 NhaXB Nvarchar(50) Not null Nhà xuất bản

6 NamXB Date/time * Not null Năm XB

7 LanXB Int Not null Lần XB

8 SoLuong Int Not null Số lượng

9 Noidung Nvarchar(200) Not null Nội dung

Phiếu mượn sách:


Foreign key


1 SoPM Nvarchar(10) * Null Số phiếu mượn

2 MaSach Nvarchar(10) * Null Mã số sách

3 HanTra Date/Time Not null Hạn trả

39

Phiếu mượn sách:


Foreign key


1 SoPM Nvarchar(10) * Null Số phiếu mượn

2 MaDG Nvarchar(10) * Null Mã độc giả

3 MaNV Nchar(10) Not null Mã nhân viên

4 NgayMuon Date/Time Not null Ngày mượn

Bộ phận quản lý:


Foreign key


1 MSNV Nvarchar(10) * Null Mã nhân viên

2 MatMa Nvarchar(50) Not null Tên nhân viên

3 HovaTen Nvarchar(25) Not null Họ và tên

4 NgaySinh Date/time Not null Ngày sinh

5 DiaChi Nvarchar(50) Not null Địa chỉ NV

6 GioiTinh Nvarchar(50) Not null Giới tính

7 DienThoai Nvarchar(50) Not null Điện thoại

8 Email Nvarchar(50) Not null Email

9 NgayVao Date/time Not null Ngày vào làm

40

Trả sách:


Foreign key


1 SoPM Nvarchar(10) Not Null Số phiếu mượn

2 MaSach Nvarchar(10) * Not Null Mã số sách

3 MaNV Nvarchar(10) * Not Null Mã nhân viên

4 NgayTra Date/Time Not Null Ngày trả

User :


Foreign key


1 TenNguoidung

Nvarchar(50) Not Null Tên người dùng

2 Pass Nvarchar(50) Not Null Mật khẩu

3 Quyenadmin Nvarchar(50) Not Null Quyền Amin

4 Ghichu Nvarchar(500)

Not Null Ghi chú

Quy định thẻ đọc:


Foreign key


1 MSQDinh Nvarchar(50) Not Null Mã quy định

2 TenQDinh Nvarchar(50) Not Null Tên quy định

3 TuoiQDinh Nvarchar(50) Not Null Tuổi quy định

4 NgayApdung Date/Time Not Null Ngày áp

41

dụng

Quy định phạt:


Foreign key


1 MaQDinh Nvarchar(50) Not Null Mã quy định

2 Sotienphat Nvarchar(50) Not Null Số tiền phạt

3 NgayApdung Date/Time Not Null Ngày áp dụng

4 Ghichu Nvarchar(500)

Not Null Ghi chú

Quy định trả sách:


Foreign key

Null/notnull

Ghi chú

1 MaQDinh Nvarchar(10)

Not null Mã quy định

2 MaLoaiDG Nvarchar(10)

Not null Mã loại độc giả

3 Sosachmuontaicho

Nchar(10) Not null Số sách mượn tại chỗ

4 Sosachmuonve int Not null Số sách mượn về nhà

5 Songaymuon int Not null Số ngày mượn

6 Ngayapdung Date/Time Not null Ngày áp dụng

42

Mô hình Database

43

CHƯƠNG V. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ GIAO ĐIỆN

5.1. Giao diện form đăng nhập:

Người dùng đăng nhập thong tin bao gồm: Tên đăng nhâp, một khẩu tương ứng trong giao diện, sau đó kick vào null đồng ý để đăng nhập vào hệ thống.

Nếu thông tin đang nhập không hợp lệ, màn hình sẽ báo như sau:

44

Sau đó, người dùng kick nút “ok” để đóng lại và đăng nhập tiếp, còn không thì kick vào nút đóng để thoát hoàn toàn chương trình.

5.2. Giao diện from chính:

Trong from chính, người dùng có thể chọn các chức năng của mình để sử dụng..

5.3. Một số from trong phần mêm

45

5.3.1. From quản lý thông tin nhân viên.

5.3.2. Quản lý thông tin đọc giả:

46

5.3.4. Quản lý thông tin sách:

5.3.5. Quản lý thông tin mượn sách.

47

5.3.6. Quản lý thông tin trả sách:

48

Và một số giao diện khác.

Tài liệu tham khảo:

[1]. Addison Wesley, the UML User Guide, Tài liệu PDF

[2]. Huỳnh Văn Đức, Đoàn Thiện Ngân, Giáo trình nhập môn UML, Nhà xuất bản lao động xã hội, Năm 2004.

[3]. Apress, 2008

[4]. Một số tài liệu trên Internet:

- Http://www.tailieu.vn

- Http://www.google.com.vn

- Http://www.youtobe.com

- Http://www.hauionline.com

-Http://www.devexpress.com

-…..

……

49

http://www.devexpress.com/

http://www.hauionline.com/

http://www.youtobe.com/

http://www.google.com.vn/

http://www.tailieu.vn/

Documents

1111111111111111111111111111111111111