141203 PPTSlides PCC11 p42 Draft

8/10/2019 141203 PPTSlides PCC11 p42 Draft

1/42

Master of Arts in Communication : Corporate Communication Studies

Course : Principle of Corporate Communications (1412PCC12)

elearning.lspr.edu


2/42

Session Topic : Environmental Scan

Course: Principles of Corporate

Communication

By Dr. Nico Wattimena Ph.D MCIPR

LSPR eLearning Program


3/42

Powered byHarukaEdu.com - 1412PCC11- Hal 3

Part 1Environmental Scan

Part 2 Strategic Corporate Communication Planning

Part 3 Diskusi & Aplikasi

Content


4/42

Part1 : Environmental Scan


5/42Powered byHarukaEdu.com - 1412PCC11- Hal 5

Environmental Scan

Pengamatan atau analisa terhadap lingkunganDefinisi:Cara untuk melihat apa yang orang lakukan ataukatakan di lingkungan eksternal Anda

Cakupan dari environmental scan lebih luas dari media scan atau pengamatan terhadap

media. harus melihat lingkungan yang lebih luas dari media untuk

memperoleh pemahaman yang lebih luas agar dapat

menentukan bagaimana bersikap dalam menghadapinya.

Environmental Scan : Overview



Indikator2 analisa yang dapat

dipergunakan untuk mengamati (scan)lingkungan luar secara lebih luas PEST - Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi.

SWOT - Strength, Weakness,Opportunity, Threat

Environmental Scan : Indikator



>> Apa

yang telah dilakukan oleh pesaing Anda : baru-baru ini? terkait dengan pembahasan ini? konteks hukum dan peraturannya?

yang dikatakan media online / mainstream mengenai

hal ini? Siapa wartawan yang menuliskannya? Apakahberita itu positif atau negatif? Faktor ekonomi yang ikut mempengaruhi?

>> Bagaimana jika terjadi suatu hal yang terkait denganmasalah ini?

Environmental Scan : Hal2 yang harus dipertimbangkan



Beberapa pertanyaan penting

Bagaimana posisi setiap stakeholders dalam kegiatanAnda?

Reaksi apa yang Anda harapkan dari setiap stakeholders

terhadap kegiatan Anda?

Bagaimana sebaiknya Anda memanfaatkan dukunganmereka supaya mereka bereaksi positif?

Bagaimana Anda mengurangi keprihatinan mereka agar

tak bereaksi negatif?

Dapatkah Anda berkonsultasi dengan mereka mengenaiapa yang akan Anda lakukan sebelum menyampaikan

kepada publik?

Environmental Scan : Analisa Stakeholders



Kesenjanganyang sering ditemui dalam mengaplikasikan

rencana komunikasi adalah kegagalan untuk mengidentifikasireaksi negatif yang mungkin Terkait dengan keengganan kita memahami bagaimana

perasaan stakeholders terhadap kegiatan kita Karena kita selalu berpandangan bahwa semua akan

menagggapi dengan positif karena kita tak mau mengatakan kepada stakeholders

bahwa kita tidak bisa membuat semua orang bahagia

Kepastian: jika anda mengetahui bahwa ada satu orang /lembaga yang akan bereaksi negatif terhadap kegiatanAnda, jangan beranggapan kegiatan itu merupakan ide yangburuk

Environmental Scan : Kesenjangan & Kepastian



Camel approach / Pendekatan burung unta

Semestinya sering dilakukan, karena kita Tidak bisa membuat semua orang senang dengan

mengabaikan kemungkinan orang akan bereaksi negatif. Seringkali mendapatkan bahwa sebagian stakeholders

akan mendukung rencana Anda dan sebagian tidak. Tidak banyak yang bisa melakukan untuk mengubah opini

mereka

Environmental Scan : Camel Approach


11/42


Contoh beberapa tujuan mengenai hal yang harus di raih

melalui rencana komunikasi. Apakah Anda ingin... mendidik konsumen Anda? membangun dukungan atau menciptakan tuntutan? membuat orang berbuat sesuatu yang berbeda? meredakan situasi? meningkatkan : Hasil-hasil penelitian terhadap

perusahaan, produk atau manajemen Anda? Reputasiperusahaan Anda?

menghasilkan liputan yang lebih banyak di media online

atau offline?

Environmental Scan : Obyektif Komunikasi


12/42


Obyektif Anda haruslah bersifat:

Spesifik Terukur Dapat dicapai. Realistis. Fokus pada ketepatan waktu.

SMART: Specific, Measurable, Achievable,

Realistic dan Timeline

Environmental Scan : Sifat Obyektif Komunikasi


13/42


Obyektif Komunikasi

1. Tidak sama dengan obyektif bisnis2. Jangan mencampur-adukkan keduanya3. Memiliki peran, namun keberhasilan perusahaan atau

kegagalan tidak hanya bisa didukung oleh satu programkomunikasi yang kuat

Karena: Anda1. tidak bisa mengambil tanggung jawab untuk seluruh

keberhasilan atau kegagalan program perusahaan

2. harus ingat, keberhasilan komunikasi itu tidak menjadi satuhal yang menjadi keberhasilan perusahaan

Environmental Scan : Obyektif Komunikasi


14/42


Q: Bagaimana Anda menggambarkan obyektif-obyektif dari

rencana-rencana komunikasi yang akan Anda jalankan ?A: Strategi Anda menjelaskan apa yang akan dilakukan untukmencapai obyektif yang telah ditetapkan.

Jika Anda telah melakukan analisis dan pemikiran melalui obyektif

Anda secara tepat, maka strategi yang ditetapkan akanberjalan dengan lancar.

tidak, maka Anda harus kembali berpikir dan lebih

berhati-hati terhadap beberapa bagian yang tidakberjalan dengan baik.

Environmental Scan : Strategi Komunikasi


15/42


Strategi harus memuat hal-hal sebagai berikut

Profil: high atau low profile?Proaktif atau reaktif: akan terus berjalan dengan strategiapapun yang terjadi atau menunggu reaksi dari konsumendan media ?Stakeholders: akan menyampaikannya kepada stakeholders

secara langsung atau melalui media dan website?

Pertimbangan Kaitkan dengan obyektif atau analisis Anda.

Jangan mencampur-adukkan strategi dan taktik. Meski saling terkait tetapi keduanya sangat berbeda.

Environmental Scan : Strategi Komunikasi - Isi


16/42


Definisi:Orang-orang yang ingin Anda capai melalui

komunikasi yang Anda lakukan

Penentuan audience Selalu ingat obyektif dan strategi kita.

Apakah ingin mencapai audience yang lebih luas atauhanya sekelompok kecil saja.

Tarik garis besar mengenai kelompok-kelompok

kepentingan secara luas untuk ditentukan mana yang cocok

menjadi audience dan mana yang bukan.

Environmental Scan : Audience


17/42


Beberapa audience potensial

Opinion leader : anggota DPR, tokoh-tokoh masyarakatyang dianggap kuat dalam menyusun/membentuk opini. Kelompok bisnis atau profesional. Pejabat pemerintah. Analisis industri.

Pegawai/karyawan kita sendiri. Jaringan sosial. Kelompok kepentingan. Media.

Environmental Scan : AudiencePotensial


18/42


Tahap01: Kenalilah ceruk-ceruk khusus. Misalnya, demografi,

kepentingan, perilaku konsumen, dan lainnya.Tahap02: persempit segmen konsumen yang menjadi target

sehingga pekerjaan Anda akan lebih mudah.

Tahap03:Tentukan media yang pas untuk mendukung

komunikasi Anda. Buatlah keduanya saling mengisi.

Saran

Jangan memberlakukan model komunikasi yang sama

antara dengan media dan dengan stakeholder lainnya. Pahami informasi seperti apa yang dibutuhkan oleh

masing-masing stakeholders karena belum tentu

kepentingan mereka sama dengan media.

Environmental Scan : Tahapan pendekatan audience


19/42


Definisi:Ringkasan dari rencanaapa yang sedang Anda

lakukan dan mengapa Anda lakukan.

Tahapan penyusunan pengumuman,1. Buat outline2. Masukkan pesan atau strategi yang ingin disampaikan.

Buatlah ringkas tapi jelas seperti layaknya sebuahkesimpulan.

3. Jujur. Jangan menipu diri sendiri atau orang lain denganmenyampaikan informasi yang tidak benar.

Environmental Scan : Pengumuman


20/42


Definisi:Pesan kunci (key message) dapat,

1. membantu Anda menegaskan seluruh aspek produk Andaketika mengeksekusi rencana komunikasi Anda2. membantu Anda untuk tetap pada jalur yang ditentukan3. meyakinkan Anda bahwa sudah berkomunikasi pada

orang-orang yang tepat

Pesan yang baik harus,1. Mengkomunikasikan apa yang Anda lakukan dan

mengapa Anda lakukan itu.2. Mengkomunikasikan apa yang menjadi perbedaan.3. Sesuai dengan obyektif Anda.4. Berbicara kepada seluruh audience Anda.

Environmental Scan : Pesan kunci


21/42


Beberapa poin sederhana yang harus diperhatikan dalam

menyampaikan pesan,1. Fokus pada poin utama, tidak perlu masuk pada hal yangdetail.

2. Fokus dan putuskan informasi apa yang ingin Andasampaikan.

3. Singkat.4. Disampaikan secara manusiawi.5. Tampilkan sisi-sisi positif dari apa yang anda lakukan tapi

jangan menyesatkan.

Environmental Scan : Penyampaian Pesan kunci


22/42


Akan lebih mudah bagi orang untuk memahami jika Andamemberikan beberapa alasan.

Beberapa contoh, Berikan contoh-contoh (penggunaan produk Anda) sebelum

dan sesudah jika diperlukan.

Jelaskan mengapa orang harus peduli. Dukunglah pesan Anda dengan fakta-fakta yang ada.

Environmental Scan : Penyampaian Pesan kunci - Alasan


23/42


Pesan harus merefleksikan obyektif Anda. Misalnya, apakah

Anda ingin, meningkatkan kesadaran terhadap satu produk?

mengubah perilaku masyarakat ?

menyampaikan isu yang bertentangan ?

Penting :

Jangan lari dari obyektif Anda, yang bisa membuat Anda

tidak fokus pada hal yang ingin disampaikan.

Jika Anda mengetahui bahwa satu audience akan memilikiperhatian kepada salah satu aspek yang Anda lakukan,

sebaiknya Anda fokus pada satu aspek tertentu.

Environmental Scan : Pesan kunci & obyektif


24/42

Part2 : EffectiveStrategic Corporate Communication

Planning


25/42


Tiga tahapan untuk menyampaikan pesan,

1. Pre-announcement: Bagaimanamengkondisikan para audience supaya siapmenerima pesan yang disampaikan.

2. Annoucement: Bagaimana mengembangkanpesan tersebut.

3. Post-announcement: Bagaimanamempertahankan coverage setelah

penyampaian informasi tersebut.

Planning : Taktik


26/42


Jika Anda mengikuti proses perencanaan

secara tepat, proses tersebut akan membantuAnda melakukan hal ini.

Dengan menetapkan taktik menjelangberakhirnya proses, maka Anda dipaksauntuk mempertimbangkan inisiatif daribeberapa sudut pandang yang ada.

Sehingga Anda terhindar dari kemungkinan

tidak cocoknya informasi yang disampaikan.

Planning : Konteks dan situasi lingkungan


27/42


Buatlah semacam matriks mengenai taktik yang digunakankepada setiap audience seperti di bawah ini,

Planning : Audience Taktik Matriks

Taktik

T1 T2 T3 T4

Aud

ience A1

A2

A3 A4


28/42


Sejumlah opsi untuk dipertimbangkan untuk berbagaitingkatan audience1. Membeli halaman berita.2. Penyebutan dalam pengumuman lain atau event.3. Event media, Pengumuman setempat, Pidato.4. Produk tertulis (siaran pers, latar belakang, fact sheet)

5. Brosur, flyer, White paper.6. Pengumuman lanjutan: batu loncatan, hasil, pembukaan.7. Konsultansi stakeholder atau event.8. Surat kepada stakeholders.9. Iklan TV, radio, surat kabar, media luar ruang.10.Newsletter, Blog, Media sosial.11.Pengembangan masyarakat online.

Planning : Audience opsi

l i M


29/42


Isu. Definisi:segala hal yang terkait

penanganan masalah sebelum dia munculmenjadi krisis.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalammenangani isu, Bagian mana yang kontroversial? Blog apa yang menulis topik ini? Apa yang

mereka katakan di masa lalu?

Planning : Manajemen Isu

Pl i M j I


30/42


Apakah ada yang berubah ? ada stakeholder yang berharap sesuatu yang berbeda? ada bagian yang sulit dimengerti? Apa yang mungkin

diperlukan untuk menjelaskan lebih lanjut? ada kelompok advokasi yang memperhatikan hal ini?

sejumlah aspek sudah menarik minat media di masasebelumnya?

ini akan menyebabkan dampak emosional di masyarakat? segala yang dilakukan akan berpengaruh secara

langsung?

Planning : Manajemen Isu

Pl i B d t


31/42


Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk membuatanggaran biaya, Panggung media event. Penentuan lokasi, pencahayaan, audio. Produksi dan editing video dan audio. Sewa mobil untuk kebutuhan di lokasi dan transportasi.

Pembuatan materi media Materi komunikasi lainnya Video roll Kampanye pendidikan publik.

Planning : Budget

Planning E l i


32/42


Evaluasi,

Tahapan terakhir dari perencaankomunikasi

Tahapan yang sulit karena dibutuhkan

kejujuran dan hal ini sering diabaikan. Tujuannya adalah menggambarkan

bagaimana Anda akan mengukur

keberhasilan komunikasi Anda.

Planning : Evaluasi

Planning : Evaluasi Pemberitaan Media


33/42


Pertanyaan2 inti Berapa banyak pemberitaan yang diperoleh ? Bagaimana tone pemberitaan itu? Positif atau negatif ? Rubrik media apa yang memuat pemberitaan ini ?

Apakah,

anda mendapatkan visual yang diinginkan? media mengutip pesan kunci Anda? juru bicara anda dikutip? penyebutan inisitaif Anda merupakan fokus pemberitaan

atau sebaliknya?

Planning : Evaluasi Pemberitaan Media

Planning : Evaluasi Interaktif & Stakeholders


34/42


Evaluasi InteraktifContoh Pertanyaan: Berapa banyak pengunjung yang melihat website Anda? Berapa lama pengunjung menghabiskan waktu melihat site

Anda? Halaman apa yang mereka kunjungi?

Apakah mereka mengunjungi halaman-halaman khusus? Bagaimana rate dari bounce dan conversion?

Evaluasi StakeholdersContoh Pertanyaan:Bagaimana reaksi stakeholder?

Planning : Evaluasi Interaktif & Stakeholders

Planning : Evaluasi publik & Benchmarking


35/42


Evaluasi publik Berapa banyak surat, email, atau telepon yang anda

terima terkait topik ini? Apakah lebih tinggi atau lebihrendah dari biasanya?

Bagaimana tone korespondensi tersebut? Apa yang dikatakan atau ditanya para koresponden?

Evaluasi Benchmarking Buatlah riset pasar atau polling sebelum dan sesudah

melakukan komunikasi untuk menunjukkan peningkatanmetrik setiap waktu.

Kelompok fokus.

Planning : Evaluasi publik & Benchmarking


36/42

Part3 : Diskusi & Aplikasi

Diskusi & Aplikasi : Kesimpulan


37/42


1. Bekerjalah sesuai seluruh komponen logis dari

rencana komunikasi strategis.2. Bentuklah dasar yang kuat melalui analisa konteks

situasi yang tajam, dengan melihat lingkungan luar

dan seluruh stakeholder yang akan mempengaruhi

keberhasilan program ini.3. Berusahalah untuk mengaitkan seluruh komponen

bersama-sama.

4. Jika anda melakukannya dengan baik, maka taktikdan strategi final anda akan diterima dengan baik.

Diskusi & Aplikasi : Kesimpulan

Diskusi & Aplikasi : IllustrasiFungsi Corporate Communication


38/42


Q: Apaka perusahan itu akan lebih baik jika memiliki fungsi

corporate communication ?

A: Itu benar, karena Corporate communication itu penjabaran

komunikasinya jelas.

Yang paling bagus adalah Astra International Tbk (Astra).

Kita tidak perlu bicara perusahaan asing.

Kalau perusahan asing mereka hanya kasih templatenya

dan selesai.

p g p

Diskusi & Aplikasi : IllustrasiPR di perusahaan besar


39/42


Q: Mengapa PR pada perusahaan besar seperti Astra

International Tbk, berjalan dengan baik?

A: Karena dia memiliki fungsi-fungsi yang berbeda dan jugakarena sudah berjalan dalam waktu yang lama.

Kelemahannya adalah misalnya jika melakukan suatu

acara dan acara tersebut melibatkan government, kantor

bisa kosong dan pekerjaannya juga bisa tumpang tindih.

Disinilah peran dari seorang pimpinan corporate

communication untuk mengatur pembagian tugas yang

baik.

p p

Diskusi & Aplikasi : Illustrasi - PR vs Media relations


40/42


Q: Apa perbedaan PR dengan media relations

A: Orang PR itu memang menangani media relations, tetapitidak bisa dibedakan.

PR hanya menangani relationship dengan media.

Corporate communication lebih luas. Jadi departemen nya

bisa berdiri sendiri, kalau tidak akan berada di bawah

marketing (misalnya), atau di bawah bidang hukum.

Fungsi-fungsi yang bisa ada di dalam Corporate

Communication: Media Relation; Employee Relation;

Government Relation

p


41/42

Course : Principle of Corporate Communications (1412PCC11)


42/42

elearning.lspr.edu

Associate Partners :

Powered byHarukaEdu.com

Documents

141203 PPTSlides PCC11 p42 Draft