ANTIOQUIA

l\1a11ual de

Comunicacio11es

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IIEGIONAi. . NTIOQUIA

Contenido

UNIDAD DE INFORMACI01'

COMPLEJO NORTE

Presentación .......................... : .............................. 5

CAPITULO I · PUBLICACIONES

Guía para la elaboración de boletines Introducción .................................................. 11 El impreso (c;anal) ......................................... 12 Presentaci6n del materi�I ..................... . .. 12 Recomendaciones de cómo escribí r mejor ............................................. ... 13 En el texto ...................................................... 14

Recordemos que: . . . ..................................... 15 Las fotograffas ................................................ 15 Un boktín debe tc:ner: ............................... 16 Recuerde ..................................................... ... 17 Cada publicaci6n deberá ....................... ... 17

Guía para la diagramaci6n de impresos Proceso de elaboración de un impreso .... 21 Generalidades .................................... ............ 22 Descripción de los impresos más cornu nes .................................................. 24

CAPITULO 11 · CARTELERAS

Guía para la elaboraci6n de carteleras �e es una cartelera ..................................... 39 Cuáles son sus objetivos ........ : ..................... 39 ¿Para quien se elaboran? .............. · ................ 40 Funciones ........................................................ 40

O 2 .8 7

4

Materiales ......................................................... 40 Caligrafia .......................................................... 42 Los textos ......................................................... 43 Elementos visuales .......................................... 44 Composición .................................................. 48 Uso de las carteleras ....................................... 50 Recomendaciones finales ............................... 51

CAPITULO III - EVENTOS

Guía para realizar eventos internos Reunión del Consejo Regional .................... 57 Reunión del Comité Técnico de Centro ......... 59 Celebración de fechas clásicas ....................... 60 Certificación de alumnos ............................. 61 Reuniones de empleados o alumnos ........... 63

Guía para la organización de certámenes y even­tos ex ter nos

Presentación .................................................... 67 Definición ....................................................... 67 Ti pos de certámenes y ewntos ..................... 68 Planeación ........................................................ 69 Participantes .................................................... 70 Comité organizador ...................................... 70 Plan de acciones ............................... .............. 71 1 nauguración y clausura de un evento académico ............................... 71 Elementos generales para considerar en la rea-lización de eventos internos y externos .... 73

Recuerde . . . ................................................... 78 Participación en ferias ................................... 80 Para lograr un óptimo resultado en los stand SEN A .......................................... 83 No olvide ... ................................................. 84 Ev;iluación de .ictividades ............................. 85 Recuerde . . . ................................................... 85

Presentación

Comunicaciones tiene como uno de sus obje­tivos, la misión de orientar y facilitar los proce­sos que conduzcan a mayor efectividad

organizacional. De ahí que considere fundamen­tal las recomendaciones que ofrece este manual;

evita la dispersión de esfuerzos y garantiza mejo­res resultados en cuanto a herramientas comunicacionales se refiere.

Aporta así Comunicaciones con la filosofía de calidad total (hacerlo bien desde el principio) y coadyuva con el objetivo de la Dirección General frente al concepto de una nueva cultura organizacional.

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CAPITULO

I

PUBLICACIONES

• SENA

7A\ ANTIOQUIA

GUIA

PARA 1A EIABORACIÓN

DE BOLETINES

Los escritos deben ser cortos,

agradables, piamtes y fuertes.

Sim611 &Uvar

Introducción

Los especialistas en kctura dicen que cuando al­guien toma un texto, se dispone de 5 a 7 segundos

para capturar su interés. Pasado este tiempo, el posible lector habrá decidido hacer una de tres

cosas:

l. Leerlo (felicit;iciones, usted ha logrado engan­charlo').

2. Dejarlo a un !.ido para leerlo más tarde, (¿vol­verá a tomarlo realmente?).

3. Abandonarlo definitivamente (de manera queel tiempo que usted gastó en escribirlo ha sidoperdido).

Usted tiene que renovar el interés del lector cada 5 6 7 segundos a lo largo de todo el documento.

Suponga que sus lectores avanzan 250 palabras por

minuto, una cifra normal. Se deduce que 5 6 7 segundos de lectura representan, aproximadamen­te de 20 a 30 palabras.

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El Impreso (Canal)

Para que exista d wir y venir" de una infor­mación se requiere de un elemento de nexo, un <1gente de enlace: el impreso; aquí operan varios factores:

a. La oportunidad y la periodicidad.

b. La calidad del impreso: papel, sistema de im­presión, tamaño de letra, número de páginas,ilustraciones y/o dibujos.

c. Extensión de los artículos. Cantidad de pala­bras.

Recordemos que cuando se comparan en­tre sí las tres formas principales de comunica­ción humana, se suele afirmar que l<1 comunica­ción visual es más efectiva que la escrita y que ésta es a su vez, más efectiva qu.: la oral. Sin em­bargo, casi todas las comunicaciones comienzan en forma escrita.

De ahí nuestras recomendaciones.

Presentación del material

■ Escriba a máquina o computador, a doble es­pacio y en hoja tamaño carta.

■ Un texto trazado en estas condiciones equiva­le a l;i media página de un boletín de cual­quier tamaño. Con esta medida usted ya co­noce la cantidad de información que necesita.

■ Si utiliza mayúsculas para una palabra en un,1

página no L1 cscriha en minúscula en la siguiente.

■ Evite las abreviaturas.

■ No divida palabras o frases al final de los ren­glones.

■ Procure no repetir palabras. Para ello, relea suescrito una vez este terminado. Utilice sin6ni­mos.

■ No copie artículos sin dar el crédito respecti­vo al autor o a la publicaci6n.

■ Explique los términos técnicos que no tienensinónimos sencillos y prdiera IJs palabras con­cn::tas.

■ TrJte de presentar su ,ntículo lo más completopmible, con datos confirmados y no vacile enacudir a libros o personas que puedan ayudar­le en este propósito.

■ Es recomendable tener futuros temas, puesen un momento dado usted debe entregarun artículo a última hora. Por tanto manten­ga un �banco" de temas y utilícelos en mo­mentos de apremio.

■ Coloqut: su nombre y apellidos luego deltítulo del artículo.

Recomendaciones de cómo

escribir mejor

■ Escriba corto. Recuerde 4ue la gente tienepoco tiempo para leer artículos que aunquebuenos, sean largos.

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■ Tenga en cuenta al lector. No suponga quesabe de todo, pero tampoco que lo ignora todo.

■ Exprese claramente para el lector la idea quetiene en la cabeza. Sea conciso. Concreto. Co­herente. Cálido al escribir. Que lo que escribasea suficiente.

■ Busque si es del caso, ilustraciones técnicas uotras y adjúntelas.

■ Al escribir, tenga en cuenta: la buenaortografia, la correcta puntuación, un voca­bulario adecuado, un léxico variado. Constru­ya correctamente las frases.

■ Elabore frases que contengan entre 12 y 20palabras (frases más largas es difícil que lascapte el lector).

En el texto

■ No supere las 300 palabras, el lector no captael tema si es más largo.

■ Recuerde que los comienzos de párrafos de­ben ser muy ágiles, para que ayuden a la lectu­ra.

■ Coloqu� un título corto. (Debe llevar mínimoun verbo).

■ Los artículos se componen de tres partes: U naintroducción, el desarrollo del tema y unaconclusión.

■ Procun;: colocar entretítulos (hágalo cada quetermine una idea amplia o cada dos o trespárrafos).

■ Cíñase a la fixha que le asignaron para entregar el

material. Solo ;isí hay cumplimiento en los pasosde elaboración.

■ Programe. Haga su cronograma. Cada seccióninvolucrada requiere de un tiempo para su reali­zación. Un cronograma es una importanteherramienta de trabajo.

■ Trate de que en d boletín de su área se vincule

todo el equipo de la misma, para hacerlo másdinámico y participativo.

Recordemos que ..

Desde el punto de vista periodístico un editorial no se firma. Se puc:de llegar a un punto intermedio: hKcr un artículo (de opinión) referenciarlo en el primer párrafo o después en páginas interiores.

Las fotografías

■ Observe cuidadosa mente la fotografía antes deescribir, tratando de descubrir detalles importan­tes que pasarían inadvertidos a primera vista.

■ Evite repetir en la leyenda lo que se dice en elartículo.

■ No descriha lo que es obvio: �Como se ve, elPresidente sonríe y alza los brazos� ...

■ En los pie de fotos es fundamental referirse a los qu..:allí figuran. Identifique en lo posible de izquierda aderecha, pero no es necesario que lo diga.Cuando resulta difícil identificar en algún orden,hágalo de acuerdo con rasgos distintivos (El

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Ministro aparece con camisa clara y pantalón a rayas ... ).

■ No diga que el fotografiado aparece "posando".■ Aclare cualquier ¡x>sible confusión que haya en la

escena. Por ejemplo, dos p ersonas abrazadaspueden parecer luchando ...

Un boletín debe tener:

■ Un cabezote con el nombre, fecha, número,ciudad y periodicidad.

■ Consejo editorial, conformado por quienes inter­vienen y colaboran en su elaboración.

■ Si tiene editorial, debe plasmar la filosofia de la enti­dad, o la ¡x>sición frente a algún oo:ho.

■ Una vitrina o títulos de las noticias más destaca­das.

■ No incluir artículos que continúen en el próximonúmero.

■ Crucigrama, sopa de letras o algún artículo de:pasatiempo.

■ El título de la publicación debe ser sugesti�.■ Espacio en la última página o en la primera para el

adhesivo de la corres¡x>ndencia.■ Debe contener elementos gráficos, fotografias y u na

distribución adecuada que enmarque el contenidoen forma agradable.

■ Los temas que se i��!'úyan, dependerán del pú­blico al cpal-va dirigido.

■·l:J��-��/sdn4 re;ponsable de su publicación occxmJinador. ' '·,.

Recuerde

La División de Comunicaciones y Divulgación, SENA, actúa como editor y asesor de cada publica­ción interna o externa para que cumpla el objetivo propuesto, de acuerdo con el área de procedencia.

La asesoría incluye principalmente contenido, manejo de la imagen corporativa, diagram,ición y coordinación en la impresión.

Estas normas no constituyen un freno a su crea­tividad, ayudan a organizarla.

Cada publicación deberá

■ Asesorarse.

■ Planearse.

■ Editarse.

■ Controlarse.

■ Distribuirse.

■ Evaluarse.

-�

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ltEGION;.,• .\iHIOQVIA

UNIDAD b� INFÓRMACIOJCCOMPL�iló �ORT�

GUIA

PARA LA DIAGRAMACIÓN

DE IMPRESOS

En el proceso de los impresos, la

diagramación1ll es el punto en donde se materia­

liza y se visualiza la idea o necesidad básica del cliente. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta

las siguientes sugerencias para el mejor desarro­

llo de los trabajos en esta parte.

Proceso de elaboración

de un impreso Para elaborar un impreso normalmente se de­

sarrollan los siguientes pasos:

1 DlAGRAMACION: Orgrniuci6n de los dcmcn1os giáficos {1c:xtos, dibujos, fo1ognfías, ere.) disponibles en un rsp;acio ddinido {página) para comunic.u una o varias ideas.

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Generalidades

Los originalc::s

■ A máquina.

■ Las correcciones dentro de los originales si sona mano, deben estar escritas en color diferen­te.

■ Si se tiene programado un orden específico(por importancia, extensión, etc.) en los artí­culos, explicarla en un punto visible del origi­nal.

■ Los artículos que no van a salir en la publica­ción no deben incluirse para evitar confusio­nes, no basta sola mente con escribir NO.

■ Las fotografías y las ilustraciones que van a serutilizadas deben ser de buena calidad.

■ Si las ilustraciones y fotografias son de carác­ter técnico deben adjuntarse. Si no se puedenincluir al menos especificar tamaño, posicióny orientación.

■ En los boletines periódicos incluir la fecha,año, N º, créditos y ciudad.

■ El tiempo para elaborar cada publicación debecontemplar el tiempo de corrección no sola­mente dentro del Grupo de Comunicaciones,si no del cliente. (ver proceso publicaciones).

■ Si los originales son fotocopias, que sean losuficientemente rútidas y que estén completas.

■ Proporcionar la totalidad de los originales, delo contrario se afecta el tiempo de salida de lasartes fina les y del proceso en general.

El boceto (ll

■ Debe contemplar todos los puntos referentesal impreso: Nº . pag., Titulación, Subtitulación,Cuerpo de Texto, Viñetas(Jl, Fotografías, Ilus­traciones y elementos adicionales.

■ Si existe diseño de encabezamientos preimpreso(en el caso de los boletines), se puede manejaren la memoria del computador siempre y cuan­do el original sea perfecto, para poderdigitalizar la imagen con calidad.

■ Si se recibe o se le pide diseño a la dependen­cia, éste debe ser de trabajo completo.

■ Debe incluir la� medidas precisas del impreso.

Tenga en cuenta

■ El producto fina! de la d iagra mación son artesfinales.·

■ Las arte� finales no se deben rayar ni siquieracon lápiz de colores claros. Las correcciones sepueden hacer en las pruebas impresas, con co­lor diferente a negro, o en los flap (hojas depapel mantequilla) si es sobre artes finales.

Las impresoras láser convencionales trabajanen formatos preestablecidos desde la fábricaasí (los más usuales):

1 scx:ETQ Pu:scmación prdimim:1 dd uab.iJO(tanüillo, diagumación, color} 1 VIÑETA:. llust1ad6n que: S( 1efv:1c: a una sección csp«ifica dd tato

L,.)

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CARTA OFICIO

21.Scm.x27.9cm.21.Scm.x35.7cm.

Si el impreso es de menor dimensión no hay problema, pero no pueden imprimirse com­pletas las imágenes superiores a esta medida.

■ La corrección de las pruebas debe ser ágil perocon mucha atención para evitar errores queobliguen a repetir procesos cuando ya hay ar­tes finales o en el peor de los casos, erroresposteriores a la i rnpresión.

■ El proceso de corrección debe ser de una solavez para que pueda ser programable, cualquierreproceso retrasa el traba jo.

Descripción de los impresos más comunes

Formatos:

Tipología:

Boletines

Carta 2lx28 cm. plegado. Medio Ofici0 16x21 cm. plega­do.

En el Manual de Imagen Corpo­rativa del SENA, se describe la fa mili a Helvética para identificar a la Entidad, por eso se debe res­petar su forma utilizando fami­lias alternas. Algunos ejemplos: Frankfurt Gothic (y su gama)

ABCDEFGH IJ abcdefghij

Colores:

Switzerlaud (y su gama)

ABCDEFGHIJ Universal (y su gama)

ABCDEFGHIJ Voguc (y su gama)

ABCDEFGHIJ

abcdefghij

abcdefghij

abcdefghij Los tamaños que se utilicen de­ben ser apropiados para el pú­blico al que se dirigirá la publi­cación.

Los tamaños más apropiados en boletines:

Cuerpo de texto: Entre 10 y 12

puntos.

Subtítulos: 13 a 16 puntos (se­

gún el anterior).

Títulos: 18 puntos en a dela n­

te según la diagramación.

Es impo.rtante tener presente que por estética no deben trabajarse más de 3 tipos de letra dentro de la misma publicación.

Para conservar la imagen cor­porativa de la entidad, es im­portante tener en cuenta que el VERDE es el color pn:de­terminado para todas las pu­blicaciones SENA.

Si es a una tinta: Verde SENA o Negro.

Si es a dos tintas: VERDE SENA

y cual9uier otro color 9ue con­traste.

Si es a tres tintas: VERDE SENA y dos colores más 9ue contrasten.

Si son cuatro tintas (poli­cromía): VERDE SENA contrastado y combinado con los demás 9ue posibilite la policromía. La policromía es la técnica 9ue utiliza cuatro colores básicos (ama­rillo, azul -cyan-, magenta -rojo- y negro) para obtener colores y tonos diferentes.

En cual9uiera de los casos anterio­res se pueden utilizar diferentes densidades de color (tramas) 9ue varían de acuerdo con el caso:

Si va a realzar un texto: 10% a 20% en el fondo.

Si va a variar en una misma ilustración: 10% a 90%.

Si va a cambiar densidad en tex­to: SU% a 90%.

Ilustraciones: Se utilizan para complementar re­mas específicos o para descansar la vista del lecror.

Irnag�n

Corporativa:

En una página que contenga más de un tema, no deben utilizarse más de dos ilustraciones.

Las fotograftas deben ser presen­tadas en originales sobre papel (mate o brillante), en tamaños mínimos de 6 x 9 cm. para foto­grafias que se van a utilizar en tamaños normales dentro de la publicación. Si requiere impri­mir fotografías grandes debe igualmente tener originales gran­des. La calidad en el contraste es determinante para una buena im­presión.

Tenga en cuenta:

■ Logo SEN A siempre en verdeo inversión sobre fondo ver­de.

■ Los créditos se incluyen en unrecuadro en la parte inferiorde la primera página, conte­niendo logo SENA y además:Coordinador(es), Colabo­rador(es), Editor(es) e Impre­sión.

■ Al terminar los artículos esimportante utilizar algún re­curso gráfico que ilustre esefinal.

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Diagramación: Es importante tener en cuenta:

■ Utilizar máximo 3 columnas detexto por cada página.

■ No enfrentar ,os títulos para fa­cilitar la lectura de los artícu­los.

■ La densidad de cada artículo de­terminará el espacio que ocupey la posibilidad de utilizar ilus­tración en el mismo.

■ Las márgenes mínimas reque­ridas son de 1 cm Por cada lado.

Distribución de la informa­ción4 :

Primera Página: Por ser la imagen más visible de su boletín, tenga en cuenta: ■ Ca bezote ( nombre del boletín)

con logo SENA incorporado.No debe ocupar más de unacuarta parte de su página.

■ Artículo editorial.■ Opcionalmente el contenido o

Vitrina.■ Ilustración si el espacio lo per­

mite.■ Créditos.

Termim1cióu:

Páginas interiores:

■ Título de página (�i existe). ■ OesarrolLu temas a :l colum­

nas m�ximo si es CHta o a 2columnas m,íxirnü, .,i e, menor.

■ El número de la� púgina:, e�indispensable porque con$a­va el orden lógic:o dc> kct ura.Ubíquelo en cualquier esqui­na exterior, proporcionacln con el tam,1 ño de su cuerpo Je leXl<l.

Ultima página:

■ Los artículos qut: ocupJn l,1 úl­timJ página n rm,dmenlé dc­sarroll;in tcmJs Je humor o ..:n­tretenim.iento. llúMrclos si es p sibk.

■ Dc:bt: reservJr espaL io suficien­te (8x2.5 cm. mínimo) p.na el rótulo que c,1nti<:nc la direl.­ción de envío par<1 c:I orrco.

De a cundo con el d isL·ño inicial la terminación de su boletín pue­de ser "cmido JI caballete" o "ple­gado".

Si t ienc cu,11 ro páginas debe plc>­gar.

Si tiene más de cuatro páginas lkhc "co.,er al l,1b,1lkt<.'� con dos g,1ncho� cnmo mínimo.

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El número de páginas en cual­quier caso debe ser múltiplo decuatro (4).

Plegables

Los plegables contienen información específicaacerca de promociones, eventos, cursos, activida­des, etc.Formatos:

Tipología:

Colores:

Ilustración:

Imagen

Corporativa:

Los más apropiados de acuerdocon la cantidJd de informa-ción son: ■ 21 x21 cm. Abierto (2 cucr­

pm). ■ 31..5x21 Lm. Abierto(' [I]l

cuerpos), ■ 16.5x21 cm. Abierto (2

cuerpos). J 3 Utilizar en igual forma que =:::::: ,,los boletines. \ ,,. ----..____ Utiliz.ir en igual forma quelos boletines.Es apropiado ilustrar en la por­tada y si el espacio lo permite,también en el interior.

El logo SENA es indispensableen la portada además de la refe­rencia a la Institución (ServicioNacional de Aprendizaje) acom­pañado del nombre del Centro

l• • •

o dependencia que realiza el pk­

g.ibk.

Diagramación: En los plegdbles de bobillo (de tamaño alargado) debe trabajar e

el cuerpo de texto a u na col u m­na, los dem�s pueden utilizar do

columnas.

La información que norm,1lmen­te contiern.:n:

Portada ■ Título.

■ Logo ENA y logos de otras

instituci nes (si son partici­pantes del evento).

■ Fecha.

En el interior ■ Lugar y hora.

■ I ntroducci6n.

■ Objetivos.

■ Dirigidn .i:

■ Lugar, fi.:cha y horario■ Progr.im,ici6n.

■ I nform,ición acerLd de l.i s.:de,

inscripciones, etc.

Terminación: Los plegabks de bolsillo normal­mente van plegados porque no utilizan más de 6 páginas. En carn contrdrio debe terminarse �cosido al caballete".

Jf'J-REGION ... .. ,.noClUIA

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UNIDAD DE. INfORMACIOM

COMPLEJO NORTE.

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Volantes

Los volantes son piezas promocionales e infor­

mativas, y no descriptivas. Se recomienda:

Formato:

Tipología:

Color«:s:

Ilustración:

Imagen Corporativa:

Máximo 22x14cm.

Cualquiera que respete la imagen corporativa de la entidad.

El tamaño de letra debe exceder los 15 puntos.

No debe exceder los cuatro colo­

res (policromía) y debe conser­

var el VERDE SENA.

Es indispensable por las caracte­rísticas de esta pieza de impre­sión. Debe referirse al tema del que trata el volante. El tamaño y la forma están determinados por

el volumen del texto.

Se comporta como en los casos

de las anteriores publicaciones.

Diagramación: La finalidad del volante es bási-

camente promociona) y en su es­

tructura gráfica debe tenerse en

cuenta:

Logo SENA ubicado en la esqui­na superior izquierda, inferior derecha o centrado arriba o aba­

JO.

Junto al logotipo si: debe referenciar el nombre del Cen­

tro o dependencia que realiza. d

voh1nte.

Carteles o afiches

Estos impn:sos se comportan de la misma forma

qui: el volante. Su tamaño es superior al carta (2Ix28 cm.). Tieni:n la característica de ser más gráficos y generalmente son inform,1tivos o prnmocionales.

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CAPITULO

II

CARTELERAS

ANTIOQUIA

GUIA

PARA 1A EIABORACIÓN

DE CARTELERAS

Que es una Cartelera

Se define como d armazón para fijar y exhi­bir anuncios y eventos que transmitan mensajes a un público definido. Es un elemento de gran valor informativo, cultural y motivador <lentro

de las organizaciones empresariales.

Cuáles son sus objetivos I. Dar a conocer al público la empresa divul­

gando sus programas, servicios y proyeccio­nes.

2. Promover servicios, programas y actividades.

3. Orientar al público en aspectos y temas rela­

cionados con el área de atención, presentan­

do los avances, investigaciones o experienciaslocales, nacionales o internacionales en dicha

área.

4. Servir de canal de comunicación entre las di­rectivas y el personal interno, informando loseventos, decisiones y cambios ocurridos o a

ocurrir en la institución.

S. Servir de canal de comunicación entre la

empresa y el público.

39

40

¿Para quien se elaboran? En general hay dos tipos de público al que se

dirigen las carteleras.

a. Público interno: Son los funcionarios, emplea­dos o colaboradores de la instituci6n.

b. Público externo: Usuarios y beneficiarios de

la empresa.

Las características del público espectador de

las carteleras, determinan muchos aspectos de su

elabordción, tales como: ubicación, manejo, tipo de textos, tipo de elementos visuales, etc.

Nota: Se recomienda muy especialmente se­parar las carteleras de público interno y externo

porque la información de cada uno es diferente.

Funciones

■ Complementar informaciones dadas anterior­mente.

■ Reforzar inform,ición y conocimientos de or­

den organizacional, científico y cultural.

■ Comunicar eventos de tipo social, a nivel ins­titucional.

■ Atraer y mantrner la atención del público.

■ Motivar permanentemente sobre temas actu,1-les de la entidad.

Materiales Los materiales m.ís utiliz,1dos p<1ra hacer un,1

cartelera son:

a. Cartulina:

b. Papeles:

Bristol es la más conocida. Fondo plano viene en varios co­lores. Ambas se pueden usar por los dos lados. Screen se puede escribir sobre �l. Viene en vivos y variados colores. Silueta es variada su gama de colores. Como es un papel brillante, no se puede escribir en �l. Sirve para hacer fondos ya que produce buenos con­trastes. Arte viene en los mismos co­lores que el silueta. Se puede escribir sobrt: él. Iris es de bajo costo y se pue­de escribir sobre él.

e Marcadores: t.os necesitamos de punta grut:­sa y delgada. Los de punta gruesa vienen con ésta redonda y cuadrada. Los de punta cuadrada le ofrecen las posibilidades de hacer le­tras delgadas y muy gruesas.

d. Ilustraciones: Las ilustraciones son una par­te funda mental dentro de la cartelera, porque dan vida y la ambientan. Se obtienen recortando de re­vistas y periódicos, fotografias o dibujos.

"t l

42

c. Herramientas: Tijeras, bisturí, pega (saco),pega stick, goma) cinta (co­mún, doble faz), plantillas (plásticas, metálica.�). letras de molde, adhesivas.

Caligrafia Es el arte de hacer letras a mano. Debemos

hacer siempre una letra clara y legible: para que la cartelera sea más agradable y atractiva al público.

Hay gran variedad de tipos de letra tales son: Ro mana, Gótica, Grotesca, Fantasía, F.gi peía y Manuscritas.

Romana: Son todas las letras formadas por líneas gruesas y delgadas. Comúnmente no debe usarse en textos largos. Ejemplo:

ABCDEFGHIJ abcdefghij Gótica: Por su conformación es de dificil lec­

tura, por lo que no debe usarse en textos largos.

Ejemplo:

F�<1I���wim abdtrfgqii

Grotesca: No tiene adornos por lo que ofrece

una lectura fácil y clara. Ejemplo:

ABCDEFGHIJ abcdefghij Fantasía: Cualquier tipo de letra que lleve co­

lor, sombras o adornos. No debe us.irse en textos

largos. Ejemplo:

Aaco;FGI-IIJ

Egi pcia: Se utiliza para textos muy ·cortos o para títulos y subtítulos. Ejemplo:

ABCDEFGHIJ abcdefghij

Manuscrita: Es la escritura normal de cada uno. No �e debe usar en textos largos. Ejemplo:

Los textos

Dado que la cartdera es u na ayuda esencialmente gráfica conviene usar textos cortos y precisos, evi­tando términos complicados.

Para que su cartelera sea agradable es necesario tener en cuenta lo siguiente:

1. Hacer letras grrndes y claras para que puedan ser leídas a una distancia de 3 metros por lo menos. Estas deben ser aproximadamente de 2cm.

2- Evited uso de letras complicadas y adornadas por­que presentan dificultad en la lectura.

3. Dé espaci,múento entre palabras y entre renglón yrenglón, para que su lectura sea fácil.

4_ Conserve la unifornúdad en el tamaño de la letra p;ira que su kctura sea facil y agradable. Para ésto es conveniente trazar unas líneas guía.

5. Evite la mezcla de muchos tipos de letra, ello Jistrai: la atención. Dos tipos de letra serán su­ficientes parn obtener contraste y armonía.

6. Elabore su cartelera rnn letra imprenta, es máskgible que la ktra cursiva.

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7. Evite partir una palabra entre dos líneas.

8. ¿Cómo puede hacer letras?a. Recortadas en papel de color, o en et,ntact

de colores, para hactr títulos ya que se des­tacan, atrayendo la atención del público.

b. Usando plantillas metálicas o pl.\sticas. Coneste método también logra res.iltar sus lex­tos o títulos.

c. Utilice si es necesario las letras adhesivas qm:existen en el mercado (Letra sel, zi p-a-tone,mecanorma, etc.).

LA UNIFORMIDAD EN EL

TAMANO DE LA1

LETRA

SE DEBE CONSERVAR

Elementos visuales

Son todos aquellos que se utilizan sobre el ar­mazón para comunicar un mensaje, es decir, son los elementos que estructuran la cartelera. La elección de los elementos visuales depende del efecto 4ue se quiera lograr.

Los elementos visuales más imporrante� son siete y éstos son:

El punto: Cualquier pun10 tiene una fuerza vi­

sual grande de atracción sobre el ojo. Cuando

E5FJ\O)

e;TFE

RENGLON Y

FENJ.lli

requaimos una m,1rc.1 haccmos un punto que nos sirva de referencia, o como marcador de cs­pauo.

. .

La capacidad de una serie de puntos para guiar el ojo se intensifica cuando más próximos están entre sí.

Por eso debemos utilizarlos conscientemente y planeándolos, de lo contrario pueden scr ele­

mentos de distracción para la percepción visual del mensaje.

La línea: Puede definirse como un punto en movimiento o como la historia del movimiento de un punto. La línea puede: cumplir varias fun­Ciones como son:

a. Dividir espacios.b. ConfigurM formas o contornos.c. Resaltar una idea de intc:rés.

d. Atraer Id vista hacia un centro de interés.

Las líneas según su dirección generan sensd­ciones o ideas.

Verticales: Dan a la idea altura, de supera­ción, etc.

. . ..

45

U DAD DE JNFORMACI°"

COMPLEJO NORT�

46

Diagonales: Indican acción, tendencia a ...

Horizontales: Dan idea de estabilidad, igual­dad, placidez.

Curvas: Indican proceso, dan la semación dé: movimiento.

Las líneas se deben usar con orden y armo­nía.

El contorno: La línea configura un contor­no. Hay tres contornos básicos, cada uno con carácter y significado único. Estos son el cuadra­do, el triángulo y el círculo.

Se pueden usar en forma independiente o uniendo contornos.

□ DODOEl tono: Es la intensidad de oscuridad o cla­

ridad. Las variaciones de luz sobre los objetos, constituyen el medio con el que distinguimos óp­ticamente los colores vivos o no, claros y oscu­ros. Esto es lo que llamamos tonalidades.

El color: Tiene una gran dfinidad con las emo­ciones y sensaciones del ser humano.

■ El am<1rillo se considera como el color máspróximo a la luz, siendo asociado a l<1 compa­ñía, la iluminación, la proximidad.

■ El azul da la sensación e suavidad, pasividad,tranquilidad.

■ El verde y el violeta dan la sensación de frescu­ra y lejanía.

■ El rojo se considera como un color caliente,

dinámico, violento, alegre.

■ Hay colores más visuah:s a gran distancia queotros. Estos son el rojo, el verde, el azul y el negro. El naranja y el amarillo son los menos visu;iles a gr,in distancia.

■ Uti !icemos el color ya sea en el fondo o en los

textos o en ambos para !la mar la atención de nuestros anuncios.

Algunas dt: h1s combinaciont:s ideales son:

A Fondos claro� cün letras oscuras, como:

l. Fondo bl,1nro con !et ra negra, azul oscura, verde oscura.

2. Fondo ;imarillo resalta muy bien con letranegrd, azul oscura, roja.

B. ron dos oscuros con letra clara como:l. Fondo rojo con letras cl.-1ras se ve muy bien. 2. Fondo <1zul oscuro con letras blancas o

amarillas. 3. Cualquier color oscuro con letras blancas

queda muy bien.

■ t>M.i escribir textos largos es ideal usar fondos

cluos y Jet ras oKur.ls.

■ Los textus hechos en p<1pel blanco péguelossobre un papel de color o péguele unas líneasde: colores pua h,1ccr m.ís atractivo y agrada­ble su mensajt·.

4,

48

■ Hay combinaciones de color que no se ddxn hacer porque vibran como s11n: d rojo s¡ibre verdey el negro sobre rojo.

■ Si es necesario usar le1ra oscura sobre fondo os­curo,seddx resaltar la letril milíc,rndo d contorno con un color claro.

En una carteler.i no debemos u5ar má5 Je trescolores, éstos deben armonizar y com rdstar pM.-l <.JU<.: sea agradable.

FONDO OSCllRO

CON LETRA

CLARA

Composición

FONDO CLARO

CON LETRA

OSCURA

La composición va ligada con el diseño y un buc:n diseño necc:sita cinco funddmentos que �on: armonía, contraste, equilibrio, énfa,i, y formJ.

Armonía: Es cuando están de acuerdo todo� los elementos y su distribución.

Contraste: Por medio del contrilsle se: hacen más notables algunas panes de la Larteku. Esle se: establece por medio del color, el ramaño o la forma.

Equilibrio: ¿Parece que uno de los lados está mas sobrecargado que el 01 ro? Dc:splacc: las partc:s de: la distribución hasta que ,1dvicrun que todos los lados tienen el mismo p.:so.

Enfasis: No todas las partes de la cartelera tienen la misma importancia, decida cuáles son las más importantes y reálcelas con colores o lí­neas fuertes o con formas especiales.

Forma: La forma ayuda al observador para

que vea los detalles en la secuencia apropiada. Ejemplo:

EN FORMA DEL EN FORMA DE T

�I IW EQUILIBRADA EN FORMA DE X

c:JI

o 1

DDD �

La Escala: El tamaño es un concepto visual muy importante. Es necesario definir el tamaño de los diferentes elementos que van a conformar und cartelera, estableciendo una relación entre el armazón y el elemento que se quiere presentar.

49

1

DI -_[-JJ

so

En la primera figura el cuadr<1do parece un elemento muy importante, en l.i segunda figura el elemento parece menos importante.

El control de la escal.i puede hacer que und cartelera grande parezcJ pequeña y SlibrecargJdd

de información, o que una pequeña pdrezcd grJn­de.

U so de las Carteleras

Donde se deben colocar

Las carteleras se deben colocar en un lugar que sea visible a quienes se desean dirigir los men­sajes, un lugar que sea concurrido, así sea unJ circulación, un sitio de espera, etc. protegido� del agua, el sol y el viento.

El lugar debe garantizar la visibilidad, c:s dt:­cir que no existan objetos o muebles que i nterfie­ran entre el lector y la cartelera. El sitio debe tener buena iluminación.

La cartelera debe colocuse por encima de 90 cm del piso y máximo a 1.80 de ah urn en la parte superior. Este es el espacio que la vista domina sin mayor esfuerzo.

Principios básicos que se deben tener en cuenta

Para una buena utilización de público al que va dirigida, se debe ten<.:r en cuenta que:

■ Su formato debe atraer la atención del públi­co y llevarlo a leer el mensaje.

■ L! presentación y distribución de lm el.:mrn­tm deben estimular la visualización dd conte­

nte.lo.

■ No �e deben usar formas rebusudas. La senci­llez y lo directo es lo a onsejable.

■ Debe ejercer un gran poc.ler vis u a 1, por mediodel color, la armonía, la sencillez, etc.

■ La i nformaci6n debe ser renovadd pc:riódica­mentc. Aún la cartelera más llam,Hiva pierc.leinterés si la dejamos demasiado tiempo.

■ Pdrd atraer nuevamente la atención del públi­co una vez renovada la cartdera, es convenien­te que el diseño sea distinto y el mensajenovcdow.

■ La letra de los textos debe ser más grande quela de la máquina de escribir para que su ,wiso

llamé la atención y sea leído por el público.

La cartelera debe ser simple y lo m.\s i mpor-ta nte d elx: leer;é de u na ojeada.

Recomendaciones finales

■ Dar la i mpn:sión de qué la entidad es una i ns­titución con vic.la. Para ésto se debe éstar atén­tos a los acontecí mi en tos a nivel nacional ei ntcrnacional.

■ El cambio de la cartelera debe hacerse'. periód i­ca mente. Estos períodos deben ser regulares.

■ Debemos tener un archivo de ideas, como fo­

tos, !.\minas, recortes de textos y e.le im.\genes.

51

52

■ Observe caneleras de 01 r a.1 i nst i t uciP ne�. D.1-

rán nuevas idc:a,.

CAPITULO

III

EVENTOS

• SENA

7A\ ANTIOQUIA

GUIA

PARA REALIZAR

EVENTOS INTERNOS

La División de Comunicaciones del SENA Antioquia, atendiendo a uno de sus objetivos como lo es el de prestar asesoría a los diferentes estamentos de la institución con el propósito de servir mejor al público interno y externo y de acuerdo con la situación, expone a continuación varias ideas claras que deben tenerse en cuenta al realizar algunas acciones concretas para el

público interno del SENA.

Dentro de las acciones dirigidas principalmen­te al público interno (alumnos, empleados, co­mités técnicos o consejo regional) tenemos las siguien Les:

Reunión del Consejo Regional

A estas reuniones que son periódicas (cada quince días o cada mes) asisten como, su nom­bre lo indica los consejeros regionales, y a ellas se invitan los funcionarios o directivos que ellos consideren pertinente.

Preparación de la reunión:

■ Citación (indicando lugar, fecha y hora,igualmente el orden del día). Esta debe

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58

hacerse llegdf mínimo con ocho días de ,mti­cipación.

■ El orden del día debe cumplirse en su totali­dad y para lograr este objetivo es fundamen­tal la agilidad con que se traten cada uno delos temas.

■ Cuando sea necesario que los integrantes co­nozcan algún documento con dnterioriddd,éste debe hacerse llegar con la citdción.

■ El sitio esrngido p,ua la reunión debe tenerbuend iluminación, aireación y e�tdr dotddodel material y equipo nc.:u:sarios para el de­sarrollo de la reunión.

■ Debe citarse a la reunión bien �ed en las pri­meras horas de la jornada laboral o al fina 1de la misma, ésto con d fin de facilitdí otrns

labores de los consejeros.

■ El responsable de la reunión debe: asignaruna empleada pdfa atender el servicio de tintoy refrigerio. El menú dd refrigerio debe �eradecuado para la hora en que se ofrece.

■ Tenga a disposición de los asistentes la in­formación gener&I sobre el SENA y sus pro­gramas, y la que se haya generado en lm úl­timos días sobre la institución.

■ Informe a las porterías, al conmutador y aladministrador del edificio sobre la reuniónque se llevará a cabo.

Reunión del Comité Técnico

de Centro

A esta reunión que es peri6dica (cada mes o cada yuince días) asisten los integrantes del Comi­té Técnico de Centro y los funcionarios que invi­te el presidente del Comité.

Preparación de la reunión:

■ Citación (indicando lugar, fecha, hora y or­den del día).

■ �:! orJrn del Ji.-1 deh<: cumplirse en su totali­dJd, y r,u.-1 lngrJr .:�1e ohjetivo es fundamu1-r,il la .-1giliJJJ L•>ll que �e tr"Jten cJJa uno delos rem.-1s

■ Cuando sei necesario quelos integrantes conozcanalgún documento ron anteri )ridad, éste debe ha­eme lkg.ir con la citdción.

■ El sitio escogido para la reunión debe tenerhuena iluminación, aireación y estar dotado delmaterial y equipo necesarios para el desarrollode la reunión.

■ Debe citarse a la reunión bien sea en las primerashoras de la jornada faooral o al final de la misma,ésto con el fin de facilitar otras labores de los inte­grantes del Comité.

■ El responsable de la reunión debe asignar una em­pleada para atender el servicio de tinto y refrigerio.El menú del refrigerio debe ser adecuado para lahora en que se ofrece.

■ Tenga a disposición de los asistentes lainformación genaal sobre el SENA y el

59

60

Centro o Progr.im,1 al cu,11 p<:rtcneu: el Comi­té Técnico y la que se h,1ya gene, ,1J,1 e11 los últimm dí,1� sobre l,1 inqitUt.:i,111.

■ Informe a l,1s porterí,1�, ,11 rnnmut,1dor y ,1!,1dministrddor dd edificio whr<.: l,1 reuni,,nque se lkvar.í a c.iho.

Celebración de Fechas Clásicas

Se entiende por fi:ch.t� cl.í,i,.i, ,1qucll,1s en l,1s cuales l,1 imtitución co11memor,1 .1lgún acontcci­mientn o sit u.ición e�pcci,11, dl'tll 1 ,1 de di,,� podc­müs citu lo, días de:: S,rn Ju,111 13nsrn, p,1t rnno Jd SEN,\; S,111 Cri. pín. patron0 dd z,1p,1t<.:1O; S,111 Jmé. patwno dd ,1rtes,rno y d ef:i,1 nis1,1; IJ senct .ui,1, la <.:nfr, mera, dd conductor, de J,1 m,1Jre, la mujer, <ld apren<li7, aniver�ario dd SENA (junio 2 I), etc.

Prcp<ií,ición dc:l evento:

■ Definición dc:I programa a re,1liz.u, indic�ndola fech,1. la hora y el sitio d,>nde �e va a Jesa­rroll,1r. Es importa me s.ibcr .i 4ué cl,1se de pú­blicu intt:rno va dirigidu el evento.

■ Gener.ilmcntc se inicia con un acto litúrgico(misa o tcdeu m).

■ Rcaliz,1,ión de un,1 ,1ctiviJ,1d ac,1démica.

■ Prngranuci6n cullurdl o Jcpn1tiv,1.

■ fa nece,Mio clabnrnr un bnccto sobre laambien1,1ción y adecu,Kión <ll' k,, �it in, don­de �e Jt:qrroll.ir�n l,1, ,1 tivid,t<k,.

■ La invitación debe hacerse llegar mínimo conquince días de anticipación.

■ Muy importante conocer el presupuesto asig­nado para la realización de cada una de lasactividades.

■ Si requiere el apoyo de la División de Co­municaciones (manteles, banderas, elemen­tos decorativos, impresos, etc.), recuerde so­licitarlos oportunamente.

Certificación de Alumnos

Por la razón de ser del SENA este es un acto repetitivo en la entidad, más no por ello deben descuidarse aspectos tan importantes como:

■ Definición del lugar, fecha y hora de la gra­duación.

■ Dentro de los invitados especiales deben fi.gurar el Comité Técnico del Centro y los di­rectivos de (,1 institución según el criterio delJefe respectivo.

■ El número de invitados por alumno debe es-1ar limitado por la capacidad del auditorio:dos o tres personas máximo.

■ Los fotógrafos que ingresen a la ceremoni,1deben ser los <1utorizados previamente por unresponsable, máximo dos o tres, de esta for­ma se evitan interrupciones y desórdenes almomento de entregar los certificacJ.z�-

61

,,� REGIONAL ,<NTIOQUIA

UNIDAD OE 1NFORM ClON

COMPLE O N RTE

62

■ Los certificados deben revisdrse con anterio­ridad y organizarse en orden d)fabético y dSÍmismo se procederá a su entrega. Deben colo­carse en una mesa auxiliar dispuesta para talfin. Al llamar al primer alumno para la entre­ga del diploma, este se lee en su totalidad.

■ Presiden la mesa principal el Director Regio­nal del SENA o el Subdirector del área, elpresidente del comité técnico y el jefe del cen­tro.

■ Las observaciones generales sobre preceden­cias y normas de protocolo deben comult.irseen el tema respectivo.

■ Las banderas de Colombia, Antioquia y delSENA, deben permanecer en el auditorio.Van colocadas a la derecha de la mesa pnn­cipal.

Orden del día propuesto:

1. Presentación de la mesa de honor.

2. Himno de la República de Colombid.

3. Intervención del directivo SENA anfitriónQefe de Centro).

4. Palabras del presidente o representante del Co­mité Técnico.

5. Entrega de certificados.

6. Palabras de un alumno (El graduando habladespués de que recibe el certificado).

7. Himno Antioqueño y canto al SENA.

Se fin.-1liza d .-1cto protocolario y se da inicio a l,1 parte cultural.

Put:de ofrt:ccr,t: u na copa dt: vi no.

El guión Jebe prcpdíH�t: con anticipación.

Se rccnmirnda no leer todo el Orden dd Día definido parad cvemu ni leer el numeral, sino anuncidf el punto que sigue, por ejemplo:A cun­linuaáón la m11e1,tt de los rtrrijirados de Aprirud Pro­

júionaf

Reuniones de empleados o alumnos

Frecuentemente se hacen reuniones de gru­po, ocup.-1cion.-1le., o Je dirt:ctivos, bien sea a nivel regional u n,1cional. En este caso d_ebe el cirganiz,1Jor o promotor dt: la reunión mostrar en todo momt'nt(, el gusto por trabajar en equi­

po. Hay que cuid,ir detalles como:

■ Sitiu Je l,1 r.:unión (ilumin,1ción, aireación,disponibilidad de ayudas y facili<fad de áC­ceso ).

■ Di�poner cnn .-1nticipación del m,1terial a en­tregM. Cu;111J(, son varios los documento� se

,imcrit;; entregHlos en un.\ c1rpct.1 oleg,1 j,1dor.

■ Señ,1liz,1ción.

■ Entrcgar d progr.im.-1 y método Jc trabajt,.

■ Cu.1 ndo ,1sis1 <:n pcr.,onas de ot rns ciudadc·.,e, Lonvc:nic11te h.1,erk., llcgar .1111..:s infor-

ój

64

mación gener ,1} sobre ),1 ci ud<1d (rnnd icion.:�

climáticas, hoteles rernmend,1Jns y �u� t,1ri­

fas, sitios de interés, etc).

■ Recuerde que en actos eminentement<.: .lld­

démicos no se utiliun himnos.

GUIA

PARA LA ORGANIZACIÓN

DE CERTÁMENES

Y EVENTOS EXTERNOS

Presentación

Este documento pretende ser una ayuda para la realización de las actividddes que se llevan a cabo en el SENA, a partir de una serie de suge­rencias de carácter técnico y práctico.

El éxito está dddo en la medida en que cada actividad se planee de tal forma que demuestre el interés con que fue organizado para que de esta ma nerd, los buenos resultados obtenidos, sean la imagen positiva de la institución que que­de en los asistentes.

En cuanto a certámenes y eventos nada es obvio y cada detalle, por insignificante que pa­rezca es clave para el desarrollo de la actividad. Por ello, queremos ayudarle, .indicando los as­pectos más importantes que deben tenerse en cuenta :il organizar u na actividad de este tipo.

Definición

Empecemos por definir certamen y evento. Ambos hacen referencia mas o menos a lo mis­mo y en el área de comunicaciones y relaciones públicas se emplean indistintamente. Evento es una actividad ocasional que requiere de una pla-

67

68

neación m1mma en tiempo y en recursos. Por tanto su preparación y planeación es ágil, aun cuando la magnitud en duración o número de asistentes sea representativa.

Por otra parte, cenamen hace referencia a una actividad con periodicidad, lo cual permite planearse con más anticipación.

En conclusión, certamen y evento pueden definirse como actividades especiales que se rea­lizan y que pueden ser de carácter académico, social o empresarial.

Tipos de certámenes y eventos

Internos En el SENA se programan actividades de ca­

rácter interno y externo, definidas según el pú­

blico al que van dirigidas. Las ceremonias in­ternas son por ejemplo por reconocimiento, bien­venida, ascenso, fechas clásicas, posesiones, reuniones del consejo directivo, de presidentes de comités técnicos de centro, entre otras. Remí­tase al título anterior para observar algunas suge­rencias de su realización.

Externos En cuanto a las actividades externas se men­

cionan por ejemplo encuentros con empresarios, Jornadas de Información y Divulgación Tecno­lógicas O.D.T),que pueden llevarse a cabo con metodologías de grupos deliberantes, por ejem­plo, mesas redondas, seminarios o talleres y que

comprenden la instalación y clausura de las mis­mas. Como actividades externas tenemos también las ceremonias de inauguración de nuevas sedes, que por lo general van acompañadas de una pro­gramación social (algo, coctel, etc.). Además, como otra acción externa, la participación en ferias o la exhibición de puestos de información en eventos realizados por otras instituciones en las que este­mos vinculados. A continuación, en este capítulo ampliaremos lo referente a los eventos externos.

Planeación

En cuanto a actividad propiamente dicha, la rcalizac:ión de un certamen exige la elaboración de un anteproyecto en el que se contemplan aspectos tales como:

■ Análisis de oportunidades y amenazas del en­torno: La ciudad donde se re,ilizará: Clima, fa­cilidades de turismo, situación política y acti­vidad económica.

■ Análisis de fortalezas y debilidacks de h1 empre­sa organizadorn.

■ Identificación de factores competitivos (Calen-dario de eventos de la empresa y Je la ciudad).

■ Tema (Trascendencid).

■ Expertos en el tema (Conferenciantes).

■ ¿Por qué realizarlo) (Objt:tivo).

■ ¿Para quién lo ha�o) (Público).

69

70

■ ¿A cuántas person,1s puede d irigi rsc? (Caraci-dad, Auditorio, Sitio).

■ ¿Cómo lo hago? (Metodología).

■ ¿Cuál es la fecha apropiada?

■ Mee.mismos para difundirlo.

■ ¿Con qué presupuesto se cuenta? (sitio, mate­rial, asistentes, refrigerios).

■ Definición de slogan si se reyuiere.

Participan tes Todo certamen cuenta con la p,nticip.ición de

un grupo de personas, algun¡¡s de las cu.ilcs hacen parte del equipo organizador, l.is demás se involucran de manera indirect;1, pero sin di.is no es posible alcanzar el obje1 ivo del evento. Ellas son:

■ Conferenciantes

■ Asistentes

■ 1 nvitados Especiales (autoridades, empre�arios,directivos de la institución).

■ Acompañantes

■ Coordinadores

■ Personal de apoyo (guías, mensajeros, secreta­rias)

Comite Organizador De éste depende el desarrollo de la actividad.

Con el fin de cubrir todos los aspectos y delegar acciones concretas se propone trabajar orientados bajo la propuesta del siguiente cuadro:

1 COORDINADOR 1

r 1 1 ACADEMICO OPERATIVO COMUNICACIONES

- Confercnciantrs - Ayudas audiovis. - Protocolo: Inauguración • Moderadores · Sedes y da usura - Relatores - Grabación - Publicaciones

Documento Final - Transporte - Señalización Hojas de vida -Guías

- lnscri¡x-iones - Puesto de Información • Sonido

Seguridad • Promoción y Divulgar Traducción · Recepción

- Alimentación • Actos Sociales

- Programa Invitados esp. · Programa Acompañantes

Plan de Acciones

Se parte de un cronograma de actividade� 4ue debe cobijar pre-evento, evento y post-even­

to. Deben considerarse aspectos generales y por

área de acuerdo di cuadro del comité organiza­

dlH.

Inauguración y clausura de un even­

to académico

■ Guión

• Saludo. • Himno (Apertura: Himno Nacional). • Presentación mesa principal. • Palabras I nst<1laci6n n Clausura: Primero

anfit ri6n y por último personaje más im­portante.

71

1 PINANC.

- Caja - Patrocinios - Contratos - Pagos

72

• Himnos (Cierran: Oepart<1mento e insti-tución).

Se recomienda elaborar por lo menos cuatro copias del guión para entregar a sonidista, encargado de iluminación, presentador y para usted. En lo posible, los cambios que se reali­cen sobre la marcha deben informarse a estas personas.

■ Actividad Social o Cultural (Opcional)

■ Mesa Principal:• Directivos de instituciones organiz.adoras.• Número impar de personas (Ideal 5 a 7).

Ejemplo: Considérese una ceremonia pro­tocolaria para un centro cualquiera delSENA Antioquia, en el auditorio CarlosCastro Saavedra .

••• BANDERAS

□ ATRJL

rn m rn

t.lESA PRINCIPAL

Entonces la mesa principal está compuesta así:

l. Representa al director SENA Antioquia.

2. Representa al jefe del Cent ro.

3. Representa al presidente de Comité Técni­co de Centro.

■ Banderas

Deben colocarse en el escenario, al lado de­recho de quien preside la mesa principal. Suordenamiento es igual que la mesa.

Las banderas deben estar todas a la mismaaltura, no dehen arrastrarse ni ser demasia­do cortas.

Ejemplo: Considérese el mismo evento SENAAntioquia:

.. ..

·; :.ó

J] �� 8 �

DepJrtamentJ P�is L Institución

Si hay más instituciones, se colocan en or­den de fechas de fundación. Si son países, en orden alfabético.

■ Atril:Se ubica a la derc:cha de quien preside.

Elementos generales para

considerar en la realización de

eventos internos y externos

Promoción

Plegablt: Sirve parJ promocionar la actividad. El conteni­do básico es:

73

74

■ Obje1ivo.

■ Justificación.

■ Público al cual va di rígido.

■ Metodología.

■ Programa Ac.idémirn.

■ Programa Social.

■ Costos.

■ F-echa límite de i nscripci< llles y lug,-¡r.

■ I foja de vida de confen:nciante.

■ Mayores Informes.

■ Mapa del sitio si es necesario.

■ Cupón de imcripción.

Avisos en Prensa

En el SENA. los avisos en prensa deben re,1 !i­zarse de acuerdo con par4 metros e�tabkt ido� de\­dc la Dirección General y su re,1lizKión está tana­lizada a través de la División de C:omunicacione5 y Divulgación.

Para definirlo, partamos de la explicación que de este término da el Diccionario Laroussc:: Anun­cio, noticia, observación, not,1, advertencia.

Teniendo en cuenta la anterior explicación, po­demos señalar que la utilización es diversa:

■ En varios casos lo utilizaremm para ANUN­CIAR, por ejemplo:

Inscripciones de cursos, nuevas sedes, cafTlbio de números telefónicos, inconvenientes en la planta telefónica, etc.

■ Como NOTICIA: El foro sobre el futuro delSENA, la Jornada de Divulgación Tecnológicasobre competitividad, la inauguración de lanueva sede del SENA Medellín, etc.

■ Como ADVERTENCIA: Para advertir sobrela utilización de cheques falsos a nombre dedeterminada organización, utilización del nom­bre del SENA para cobrar por X ó Y servicio.

¿Como debe ser el aviso?

■ El lenguaje debe ser claro y conciso.

■ El texto debe incluir lo que se quiere anun­ciar, sin rodeos. Utilizar por ejemplo: el qué,cuándo, dónde, hora.

■ Es necesario que lleve el nombre de la entidad(parte posterior), SENA en este caso; así comosu logo (parte inferior).

■ MAYORES INFORMES. En este aspecto debeincluirse el nombre de la dependencia, direc­ción, teléfono, fax.

■ El slogan: En el Gobierno de la Gente (tempo­ral), debe colocarse en la pata del aviso.

■ ASUSENA (La línea de Información), u otra

campaña que se tenga definida por la regional.

75

76

Oportunidad R[Pl18UCA DE: COLOMBIA

MINlSTERJn DE TR.�BAJO Y SEGtlRlD.-\0 SOCIAL

crr-TRO DI•' S[.R\1CIOS A LA SALUD Las dependencias

interesada en la pu bli­cación de AVISOS DE PRENSA o radio, de­ben enviar el material a• la División de Comu­nicaciones con nú ni mo quince (15) días de an-ticipación, para que en ¡:;a En el gobierno de la genteforma oportuna se pue- ._ _____________ __.

dan cumplir las diferentes etapas del proceso como son: redacción, programación, diseño, trámites de publicación en los medios de información, entre otros.

NOTA: El A VISO DE PRENSA, debe pJg.mc: a los medios de información, de acuerdti con la, tarifas establecidas por los mismos.

EL BOLETIN DE PRENSA no si.: p.:ig;i, es in­formación que se envía a los medios de informa­ción y queda a voluntad de éstos l;i dívu)g;ición total o parcial de su contenido.

Cuando se requiere que se lo publiquen todo y constantemente, se paga por un PUBLI RREPORTAJE, que es diferente.

Se1ialización No puede establecerse un modelo p.ara señali-

7.acíón, pue�to que cada evento, de ,1cuerdo a uscar Jcterísticas específicas, la definen. En general laseii,ilizacic'in es par;i demarcar los s;dones en donde�e realiza la activid,1d y las !ln:a� ,ocia le:\ de la mis­ma.

77

JORNADA DE

OlVllLGAClONTECNOLOGlCAEN ORoGUERlA

Cartel co n programaacadémico•

SENA

7�,-,NTIOOlJI,._

lnstalaci6nPrograma Academico 07:15 a \as 07:30

07:30 a \as 09:30 Esquem.ls deComunicaci6n

09:30 a 10:0010:00 a 12:00

(\-\erinu\foLondoño)RefrigerioBioetica(\uan José

¡\costa G6mez)

Cartel c on programa social SEMlNARlO LAS

coMUNlCAClONES y EL

Cambios

• sENA

7�,-..Nt\OOúlA

MERCADEO

NOV. 7 AL 10

Programa Socia\

horas: C6ctelde inauguraci6n NN

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Nov.10 a las 1 de Clausura1

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00 00 horas Paseo en Metro (Opcional)

SEM1NAR1O LAS coMUNlCAClONES Y EL

MERCAD

EO NOV. 7 AL 10que la tarde \i·

parLos organizadores se a

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a les se llevarán a cabo

d jueves".

78

Recados para asisten tes

• SEMINARIO 1t!ERCADEOCOMUNICACIONES y E

Llamadas para

HORA 1 NOMBRE INSTITUCION

1 ' '

Tanto la señalización como el plegdble y losavisos de prensa, lo idedl es que respondan a und imagen del evento. Un demento indispensablec:5 Ja prcs<:nci.-1 del logo de la institución, de ser posible en el salón o salo­nes principales del evento. Puede ser un gall.irde­

te, elaborado en madera, neón, icopor o en cu.-1/­guier otro material duradero y estético.

Recuerde ...• Evaluar los resultados, aplicando und encuestdque analice aspectos académicos, sitio, organi­zación.

■ Hacer de cada evento una actividad distinta. ■ Los puntos del programa académico o socialdeben tener una razón de ser.■ Equipo de amplificación.■ Ayudas audiovisuales.

RECADO TEL.

•

J

■ Debe distribuirse la responsabilidad de losdiferentes aspectos en varias personas, coor­dinadas por una.

■ Ensayo previo al evento con todas las perso­nas que cumplen algún papel dentro del de­sarrollo de actividades: Técnico de sonido,

técnico de iluminación, presentador, guías yotras personas.

■ Todo debe estar dispuesto mínimo con 30 mi­nutos de anticipación.

■ El sitio debe conocerse con anticipación paraanalizar las condiciones de espacio y fisicas.

79

80

Participación en ferias

Hace referencia a la participación del SENA, con stands en exposiciones como las yue se: reali­zan en el Palacio de Exposiciones - c:sp.tcios yuc son utilizados como mc:dio directo y masivo de divulgación de nuestros servicios - ; en muc:stras tecnológicas al interior del SENA o en otras insti­tuciones y, en puestos de informdción en activi­dades académicas organizadas directamente por nosotros o en las que debido a que nuestra insti­tución se vincula de alguna manera, se nos permi­te ubicar un sitio para suministrdr información institucional. Este mecanismo permite posicionar la institución en su imagen corporativa con en el ofrecimiento de los servicios que tenemm.

¿Cómo participar con un standl SENA? ■ Análisis del carácter de la feria.

■ Públicos (Perfil y Cantidad).

■ Otros asistentes.

■ Costos.

■ Que productos SENA novedows puede ofre­cerse.

■ Espacio que nos ofrecen.

Pasos para participar ■ Selección del stand (Localiz,Kión, �rea, veci­

nos).

■ Cotización Stand.

■ Elaboración Orden de Servicio por alquiler.

■ Diseñador.

■ Propuestas de diseño (Previo suministro de ne-cesidades para exhibir).

■ Aprobación diseño.

■ Presentación de cotización por Diseño.

■ Elaboración Orden Servicio por Diseño.

■ Supervisión Trabajos de Diseño.

■ Montaje Stand.

■ Atención al público (Suministro informaciónSENA-Encuesta Visitantes).

■ Desmontaje.

■ Análisis resultados.

■ Evaluación.

Recomendaciones para participar en una feria

■ Pida apoyo a la División de Comunicaciones.

■ Programe ,rnticipadamente la participación. Lostrámites requieren tiempo.

■ Bríndele al diseñador toda la información de loque se quiera llevar a la feria.

■ Seleccione personal idóneo para atender el stand,es la imagen del Centro y del SENA:

• Debe tener amplio conocimiento de la institu­ción en general y no solo de los programas quese van a promocionar.

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• En lo posible con buend presc:ncia.• Con buen dominio de la expresión corpo·

ral y oral.• Con buenas relaciones humana�.• Designe funciones especí fi.cas a cada u no.• Deberán portar identificación (escarapda).• Organice al equipo en horarios de <1tc:n­

ción.■ Considere la feria como una vent<1na a tnivés

de la cual es posible proyectar las acciones Jecapacitación y un medio con el que puedencapturarse CLIENTES.

■ En el momento de manifestar el deseo de par­ticipación, piense en qué material impreso serequiere. Analice con qué cuenta en cantidad ycontenido, con el fin de solicitar, si se requie­re, la elaboración de nuevos plegables.

Elementos que hacen parte de un

stand SENA

■ Logo SENA Antioquia.■ Nombre del Centro participante.■ Textos institucionales.■ Puesto de atención.■ Bodega.■ Iluminación.

·· ■ ASUSENA.■ Mapa cobert�;a SEÑK·Antioquia.

Para lograr un óptimo resultado en

los stands SENA

l. Recuerde que una feria permite:REUNIR: Un grupo especial de per­

sonas. OFRECER:

PROMOVER: ACERCAR:

SERVIR: DIFUNDIR:

Una muestra representati-va. Las novedades. La oferta a un público re­presentativo.

De punto de encuentro. Nuevas tendencias de ac­tualización.

2. No bloquear la entrada al stand con mesas,matas o las mismas person,1s que atienden.

■ No dirigirse a un visitante por la espalda.

■ No comer ni ingerir bebidas dentro delstand.

■ No colocar objetos tales como sacos, carte­ras, bolsos, muebles asignados para la exhi­bición o la papelería.

■ Tomar los datos de quien se interesa poralgo de L1 empresa.

■ Atender bien a todas las personas que in­

gresan al stand.

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No olvide ...

■ Los públirns de u n,1 frrid S()n:• El espcri.tlist.i.

• El comprador potencial.• La comuniddd en general.

■ Errores capitales que se comenten en un st.rnd: • Dejarlo solo en la apertura o .:n el cierre.• Llevdí visit.rntes permanrntes.• Ü<H obsequios en forma i nJiscri mi nadd.

■ La labor y la responsabiliJaJ en un st,1nd es de

todos y no de una sola person,1 o dcpcnd..:n­C1d.

■ Debe realiz.irse unJ Juto..:valuación d1<1riJ del manejo del s1,1nd.

■ El materidl impreso a entreg,1r deb<.: ..:star exhi­bido en mínima proporción. Para ello guarde en un sitio visible los demás ejemplares.

■ El aseo del stand debe ser una prcocup<1cióndel SENA y no de los organizadores del even­to.

■ Si el stand tiene matas en su decoración, noolvide regarlas, pues ello contribuye a la bue­na presentación del sitio.

■ El diseño presentado y aprobado enlama­queta y posteriormente ejecutado no puedemodificarse. Cualquier cambio por míni­mo que sea debe primero consultHse conla División de Comunicaciones sin excepciónningun,1. Lo anterior cobija tdmbién el he­cho de que sillas, mesas y escritorios deben conservar el sitio asignado por el decorador o decoradora.

Evaluación de actividades

Como cualquier actividad, los eventos SENA requieren una eva luaci6n que permita establecer los aciertos en la realización y al mismo tiempo muestre las dificultades que hubo. Estas dificulta­des se convierten en oportunidades para tener en cuenta en futuras acciones del mismo tipo.

Recuerde ...

■ Calendarizar las actividades (ANEXO).

■ Supervisar el cumplimiento de lacalendarización.

■ Suministrar toda la información necesaria aldecorador pua que d diseño refleje lo que elpúblico debe ver.

■ Revisar los avances del diseñador durante elperíodo previo a la feria y durante el montaje.

■ Durante los dí,1s de feria debe revisarse quetndos lo.� elementos permanezcan en su sitio.

■ El person&l que atenderá el stand debe recibirc,1pacit,1ción con respecto al reglamento SENApdíd stands.

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Edición e Impresión: Comunicaciones 1997