1Prof. Antonio Carlos Guil. ANÁLISE SWOT S trenghts (FORÇAS) W eaknesses (FRAQUEZAS) O pportunities (OPORTUNIDADES) T hreats (AMEAÇAS) 2Prof. Antonio

1Prof. Antonio Carlos Guil

ANÁLISE SWOTANÁLISE SWOTStrenghts (FORÇAS)

Weaknesses (FRAQUEZAS)

Opportunities (OPORTUNIDADES)

Threats (AMEAÇAS)


ANÁLISE SWOTANÁLISE SWOTA análise SWOT estabelece para forças, fraquezas,

oportunidades e ameaças;

Forças e Fraquezas são fatores internos;

Oportunidades e ameaças são fatores externos;

Um Diagrama SWOT analisa um projeto ou um negócio através do foco em cada um desses fatores;

A análise SWOT consiste tipicamente de quatro caixas, uma para cada área;

Os Diagramas SWOT podem ser usados especialmente quando precisa-se decidir se um processo deve ser levado em frente ou não, os prós e os contras. 3Prof. Antonio Carlos Guil

Imaginário SWOT

Pontos Fortes Fraquezas

Oportunidades Ameaças


DIAGRAMAS SWOT

•Infraestrutura

•Localização

•Gestores e Colaboradores focados

•Administração contextualizada

•O segmento de mercado está em crescimento

•Novos mercados potenciais

•Potencialidade de diversificação dentro do mercado

•Dispersão do negócio

•Ausência de força de vendas

•Marketing fraco

•Economia Lenta pode reduzir demanda

•O mercado pode tornar o preço sensível

•Concorrentes podem entrar no segmento de mercado


Como é a análise SWOT

A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos alguns questionamentos:


Questionamentos:

Pontos Fortes:O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem?Que recursos especiais você possui e pode aproveitar?O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que

você faz bem?

Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo ainda mais. 7Prof. Antonio Carlos Guil

Questionamentos:

Pontos Fracos:No que você pode melhorar?Onde você tem menos recursos que os outros?O que outros acham que são suas fraquezas?

Quando percebem-se um ponto fraco devem-se agir para corrigi-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos.


Questionamentos:

Ameaças:Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes)

podem lhe prejudicar ?O que seu concorrente anda fazendo?

As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação.


Questionamentos:Oportunidades:Quais são as oportunidades externas que você

pode identificar?Que tendências e "modas" você pode aproveitar em

seu favor?

As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação.


AÇÃO CORRETIVA

PLANEJAR (definir objetivo, meta e

método)

DESENVOLVER (treinar e implantar)

CHECAR

ObjetivoObjetivo

MetaMeta

MétodoMétodoPP

DDTreinar

Implantar

CC

AA


GERENCIAMENTO DA ROTINA Tem como objetivo fundamental a

manutenção da qualidade dos processos. Uma vez implantada, deve ser delegada a subordinados liberando os dirigentes para os processos de Melhorias.

Um levantamento geral dos problemas da organização, deve preceder ao próprio estabelecimento da gerência da rotina, visando o treinamento do pessoal.


GERENCIAMENTO DA ROTINA ATRAVÉS DO CICLO PDCA

O Ciclo PDCA deve ser girado tantas vezes como seja necessário para que os processos insatisfatórios se transformem em satisfatórios. Atingido este ponto, eles deverão ser trabalhados para as correspondentes Melhorias.

OBJETIVOS FUNDAMENTAIS DA ROTINA:

ESTABILIDADE E PREVISIBILIDADE13Prof. Antonio Carlos Guil

O CICLO PDCA NA IMPLANTAÇÃO DA QUALIDADE TOTAL

C

A

D

PAÇÃO

CORRETIVA

METAS

MEIOS (PADRÕES)

TREINAMENTO

EXECUÇÃO: FAZER

AVALIAÇÃO DO PROCESSO

IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS


Aumento dos resultados sem

aumento dos recursos

financeiros

Melhoria Contínua da qualidade dos

serviços

Redução das

despesas

sem redução

dos serviços

Fazer mais (quantidade) e melhor (qualidade) com menos (recursos)! 15Prof. Antonio Carlos Guil

1 Identificação do Problema

2Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo

4 Plano de Ação

5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações

7Análise de desvios e implantação de ações Corretivas

Padronização 8

MÉTODO PDCAO método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.



2 Análise de Fenômeno


4 Plano de Ação


7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas

Padronização 8

MÉTODO PDCA

O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.





4 Plano de Ação



Padronização 8

MÉTODO PDCA

Para identificar o problema é necessário definir a meta para otimização dos gastos.





4 Plano de Ação



Padronização 8

MÉTODO PDCA

Para entender melhor as características do Problema é realizada a Análise de Fenômeno.





4 Plano de Ação



Padronização 8

MÉTODO PDCA

A partir do menor nível “possível” de desdobramento do problema devem ser identificadas suas causas fundamentais através de uma Análise de Processo.


ANÁLISE DO PROCESSO - ISHIKAWAPara alcançar as metas estabelecidas é necessário identificar as causas do problema.

ELEVADO GASTO COM TELEFONIA

FIXA

RECURSOSPESSOASEQUIPAMENT

OS

AMBIENTEPROCESSOSINFORMAÇÕE

S

CAUSAS


ANÁLISE DO PROCESSOA identificação das causas acontece por meio de Brainstormings. Para o sucesso dessa fase alguns fatores são necessários.





4 Plano de Ação



Padronização 8

MÉTODO PDCAPara garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas e as causas do problema bloqueadas são elaborados os Planos de ação.


PLANO DE AÇÃO

Após o levantamento das causas elas são priorizadas para que sejam sistematicamente eliminadas através de planos de ação consistentes.

CAUSASPRIORITÁRIA

S

Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos


PLANO DE AÇÃO

Para o sucesso do plano de ação alguns cuidados devem ser tomados





4 Plano de Ação



Padronização 8

MÉTODO PDCA

Só é possível atingir resultados se as ações definidas forem efetivamente executadas.


EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

Para garantir que as ações definidas sejam executadas elas devem ser monitoradas.





4 Plano de Ação



Padronização 8

MÉTODO PDCA

Os resultados são acompanhados e os desvios são analisados profundamente e são efetuadas correções para recuperar o resultado.


ACOMPANHAMENTO MENSAL

Mensalmente deve ser feita a seguinte pergunta:

METASMETASALCANÇADAS ?ALCANÇADAS ?SIMSIM

PADRONIZARPADRONIZAR

NÃONÃO


RESULTADO ACUMULADO VERMELHO

Gasto entre 80% e 100% da meta

Gasto acima da meta

Gasto abaixo de 80% da meta

Quando atuar corretivamente?

As cores dos faróis informam o quanto o desvio está em relação a meta estabelecida.

Quando elaborar o Relatório de Anomalia?

ACOMPANHAMENTO MENSAL


FERRAMENTA DE ACOMPANHAMENTO

O processo de acompanhamento de resultados é feito através do Software OMA (Orçamento Matricial de Despesas).


A análise dos desvios deve ser realizada pelos Gestores dos Órgãos e pelos Gestores de Famílias.

IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS

RECURSOSPESSOASEQUIPAMENT

OS

AMBIENTESPROCESSOSINFORMAÇÕE

S

CAUSAS Matriz de Resultados

ONDE?

O QUE?


Identificada a causa raiz deve ser preenchido o Relatório de anomalias no OMA.

RELATÓRIO DE ANOMALIAS

Ele não deve ser utilizado para justificativas e sim para identificar as causas dos desvios e ações corretivas.


GASTO COM TELEFONIA FIXA

Meses

Desvio

Recuperação

R$

Os resultados devem ser acompanhados, os desvios analisados profundamente e efetuadas correções para recuperar o resultado.

ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS





4 Plano de Ação



Padronização 8

MÉTODO PDCA

O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.


PADRONIZAÇÃO


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1Prof. Antonio Carlos Guil. ANÁLISE SWOT S trenghts (FORÇAS) W eaknesses (FRAQUEZAS) O pportunities (OPORTUNIDADES) T hreats (AMEAÇAS) 2Prof. Antonio