2. Bab i Purchasing

8/16/2019 2. Bab i Purchasing

http://slidepdf.com/reader/full/2-bab-i-purchasing 1/18

BAB I

PURCHASING

1.1 Gambaran Umum Purchasing

Pembelian bahan makanan adalah serangkaian kegiatan penyediaan macam,

jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien

sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Pembelian bahan makanan merupakan

prosedur yang penting untuk memperoleh bahan makanan, biasanya terkait dengan

produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang benar. Sistem

pembelian yang sering dilakukan antara lain (Kemenkes R, !"#$%&

a. Pembelian langsung ke pasar (The Open Market Of Buying %

b. Pembelian dengan musyawarah (The Negotiated Of Buying %c. Pembelian akan datang ( Future Contract %

d. Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction%

e. Pembelian melalui pelelangan (The Formal Competitie%

#



1.2 Analisis Input

1.2.1 SDM

Teori Observasi Analisis Solusi

'enaga kerja merupakan salah satu

sumberdaya penting karena menjadi kunci

dalam keberhasilan kegiatan penyelenggaraan

makanan di Rumah Sakit. Pelaksana

penyelenggaraan makanan, salah satunya yaitu

perbekalan yang bertugas pada unit penyimpanan bahan makanan untuk menjamin

ketersediaan dan kesiapan bahan makanan

sesuai dengan pesanan harian, serta kondisi

fisik bahan makanan yang bermutu sesuai

dengan standar yang ditetapkan (epkes R,

!"")%.

i RS* Sidoarjo, petugas yang melakukan

pengadaan bahan makanan terdiri dari dua orang,

satu orang di bagian bahan makanan basah dan

yang satunya bahan makanan kering. Pengisian

blanko pemesanan bahan makanan harian

dikerjakan oleh satu orang yaitu bagian perencanaan pembelian bahan makanan basah

sedangkan untuk pembelian bahan makanan

kering dilakukan satu bulan sekali dengan

koordinasi antara pihak penjaga ruang

penyimpanan dengan ahli gi+i yang bertanggung

jawab terhadap pemesanan bahan makanankering. Pengisian blanko pemesanan bahan

makanan harian berdasarkan jumlah pasien hasil

sensus pasien hari tersebut dengan ditambah

untuk jagajaga adanya pasien baru sebanyak #"

orang. -langko pemesanan bahan makanan

diambil oleh pihak dari itra usada pada sekitar

pukul #$."" 0-.

1umlah pegawai sudah

tercukupi dan

menguasai tugasnya.

1.2.2 Menu


enu disusun dengan memperhatikan

(Kemenkes R, !"#$%& Pemesanan dari konsumen

Ketersediaan bahan, jenis dan jumlahnya

Keragaman 2ariasi dari setiap menu

enu dijadikan kunci utama dalam pemesanan.

3lur pemesanan bahan makanan di RS*Sidoarjo yaitu sebagai berikut &

dentifikasi menu identifikasi bahan makanan

dalam menu melihat jumlah pasien dan

enu sudah

dijadikan dasar dalam pembelian

bahan makanan

!



Proses dan lama waktu pengolahannya

Keahlian dalam mengolah makanan dari

menu terkait

menambahkan #" pasien untuk 4-

menuliskan bahan makanan dan jumlah bahanmakanan yang dibutuhkan berdasarkan jumlah

pasien pembuatan nota pemesanan ke unit

pembelian Rumah Sakit (koperasi itra

usada% supplier

ilakukan oleh petugas pembelian Rumah Sakit

1.2.3 Financial (Food Cost /Overhead Cost


-iaya makan per orang per hari merupakan biaya yang

dibutuhkan untuk penyelenggaraan makanan. *nsur

unsur biaya dalam penyelenggaraan makanan adalah

biaya bahan makanan, biaya tenaga kerja langsung dan

biaya oerhead (Kemenkes R, !"#$%.

#. Perhitungan -iaya -ahan akanan

-iaya bahan makanan merupakan unsur biaya bahan baku atau bahan dasar atau bahan langsung dalam

rangka memproduksi makanan. -iaya bahan makanan

ini termasuk biaya 2ariabel karena biaya total bahan

makanan dipengaruhi oleh jumlah atau porsi makanan

yang dihasilkan atau jumlah pasien yang akan dilayani.

!. Perhitungan -iaya 'enaga Kerja

'enaga kerja yang diperhitungkan dalam biaya ini

adalah tenaga kerja di unit perbekalan serta unit pengolahan penyaluran makanan. -iaya tenaga kerja

ini merupakan biaya tetap karena pada batas tertentu

tidak dipengaruhi oleh jumlah makanan yang

dihasilkan.3. Perhitungan -iaya Oerhead -iaya oerhead meliputi biaya barang dan biaya

i RS* Sidoarjo, anggaran harga bahan

makanan dilihat dari harga pasar dengan

menambahkan faktor pajak. Sehingga

setiap bahan makanan sudah memiliki

anggaran pajak masingmasing. *ntuk

unit cost sendiri, di RS* Sidoarjo sudah

ada unit cost untuk masingmasing pasien selama satu hari, akan tetapi unit cost yang ada masih belum ditambah

dengan biaya listrik dan pegawai.

!elas III

5ood cost 6 Rp #7.!"",""

-ahan bakar 6 Rp #.89",""

3lat pakai habis 6 Rp 799,""1asa pegawai 6 Rp :.8$9,""

To"al # $% 2&.3' )

Tari* +elas III $% 2&.)

'arif makanan sudah

sesuai apabila tidak

ditambah dengan

listrik kecuali untuk

kelas , tarif makan

tidak sesuai

Perlu

penambahan tarif

makan untuk

kelas

$



pemeliharaan. -iaya barang yaitu seluruh biaya barang

yang telah dikeluarkan untuk operasional

penyelenggaraan makanan misalnya alat tulis kator,

alat masak, alat makan dan lainlain. Sedangkan biaya

pemeliharaan meliputi biaya yang dikeluarkan untuk

pemakaian air, bahan bakar (listrik, gas, dll%,

pemeliharaan (gedung, peralatanperalatan, taman dan

sebagainya%, penyusutan (fisik, alat, furniture, dsb%,asuransi, pajak dan lainlain.

1.2.' S"o+ A+"ual ,i Gu,an-


Persediaan diperlukan karena adanya selang waktu

tertentu untuk melakukan proses produksi, pemindahan

atau penyaluran barang. Secara umum persediaan dalam

suatu institusi seperti Rumah Sakit memiliki $ fungsi,

yaitu (epkes R, !"")%&

#. 3danya persediaan kemungkinan Rumah Sakit

memesan bahan makanan dalam jumlah yang melebihi

kebutuhan, biasanya dilakukan karena adanya hargaspecial atau biaya transportasi tinggi dan pada

umumnya bahan makanan yang tahan lama.

!. 3danya persediaan memberikan kemampuan Rumah

Sakit untuk mengatasi permintaan yang menyimpang

dari perkiraan pada waktuwaktu tertentu.$. 3danya persediaan kemungkinan Rumah Sakit untuk

beroperasi secara konsisten, tanpa perlu adanya

perubahan meskipun pola permintaan berubah

sepanjang waktu.

Stok bahan kering di gudang RS*

Sidoarjo selalu ada. Pemesanan

barang kering selalu dilakukan

selama # bulan sekali dengan melihat

jumlah barang yang ada di stok

bahan kering. ;amun apabila stok

bahan makanan kering sudah mulai

habis dan hanya cukup untuk $ harikedepan, maka pihak nstalasi <i+i

akan langsung menghubungi pihak

koperasi itra usada agar

menghubungi pihak supplier untuk

memenuhi kebutuhan bahan makanankering. -ahan makanan kering akan

datang setelah =# pemesanan.

Stok bahan

makanan kering

selalu ada dan ada

stok minimal.

1.2.& Do+umen S%esi*i+asi Baan Ma+anan (!e"erse,iaan

:




Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan

makanan yang ditetapkan oleh unit/nstalasi <i+i

sesuai dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan

kualitas bahan makanan (Kemenkes R, !"#$%.#. Spesifikasi 'eknik

igunakan untuk bahan yang dapat diukur secara

objektif dan diukur dengan menggunakan

instrumen tertentu. Secara khusus digunakan pada

bahan makanan dengan tingkat kualitas tertentuyang secara nasional sudah ada (Kemenkes R,

!"#$%.

!. Spesifikasi penampilan (Kemenkes R, !"#$%

a. ;ama bahan makanan/produk

b. *kuran/tipe unit/kontainer/kemasan

c. 'ingkat kualitas

d. *mur bahan makanane. 0arna bahan makanan

f. dentifikasi pabrik

g. asa pakai bahan makanan/masa kadaluarsa

h. ata isi produk bila dalam suatu kemasan

i. Satuan bahan makanan yang dimaksud

j. Keterangan khusus lain bila diperlukan

$. Spesifikasi pabrik

iaplikasikan pada kualitas barang yang telah

dikeluarkan oleh suatu pabrik dan telah diketahui

oleh pembeli. isalnya spesifikasi untuk makanan

kaleng (Kemenkes R, !"#$%.

i nstalasi <i+i RS* Sidoarjo sudah

terdapat dokumen spesifikasi bahan

makanan basah maupun kering untuk

pengadaan bahan makanan. okumenspesifikasi tersebut terkait jumlah bahan

makanan per kg, karakter fisik maupun

keberadaan lesensi dalam bahan makanan.

okumen

spesifikasi sudah

tersedia

1.2. Alur 0en-a,aan Baan Ma+anan a"au 0embelian


9



3lur pengadaan bahan makanan di Rumah

Sakit (Palacio and 'heis, !"">% &

#. dentifikasi kebutuhan

!. enuliskan spesifikasi

$. elakukan pemesanan barang, dapat

melalui formal method (memberikan

kesempatan pada 2endor untuk mengajukan

penawaran untuk spesifikasi barang yangakan dibeli mentabulasi dan

menge2aluasi daftar bahan permintaan

menuliskan draft kerjasama%. Sedangkan

apabila melalui informal method (memberikan kutipan harga memilih

supplier dan tempat pembelian%

:. Penerimaan dan pemeriksaan pengiriman

9. Penyimpanan di area penyimpanan

8. enge2aluasi dan follo! up

i nstalasi <i+i RS* Sidoarjo, alur

pengadaan bahan makanan sudah tersusun

secara rapi secara procedur ataupun aktualisasi.

Pengajuan pengadaan bahan makanan yaitu

melalui alur sebagai berikut &

nstalasi <i+i (memberikan spesifikasi%

-agian Penunjang edis ;on edis '*

Rumah Sakit 0adir Pelayanan 0adir

*mum an Keuangan -agian Keuangan

(3?? jumlah uang yang dibutuhkan% '*Rumah sakit *@P (mencari rekanan yang

mampu memenuhi spesifikasi yang diinginkan%

PPK4 (3??% Rekanan.

*ntuk selanjutnya, bagian gi+i akan langsung

memberikan spesifikasi bahan basah ataupun

kering ke pihak rekanan yang telah disetujui

oleh *@P dan PPK4.

3lur diatas berdasarkan S4P Pengadaan -ahan

akanan yang sudah diterapkan di RS*

Sidoarjo

3lur pembelian

berjalan dengan

lancar

1.3 Analisa 0roses

1.3.1 0erencanaan 0embelian (I,en"i*i+asi !ebu"uan) I,en"i*i+asi !e"erse,iaan Do+umen S%esi*i+asi

Perencanaan bahan makanan merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya

mengendalian harga makanan pasien. Ketepatan dalam merencanakan bahan makanan sangat membantu kelancaran terlaksananya pengadaan

bahan makanan yang lancar dan baik (epkes, !"")%. dentifikasi kebutuhan bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan menetapkan

macam, jumlah dan mutu bahan makanan yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan penyelenggaraan makanan

8



rumah sakit. 'ujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah 'ersedianya taksiran macam dan jumlah bahan makanan dengan

spesifikasi yang ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan untuk pasien rumah sakit (Kemenkes, !"#$%.

Teori Observasi Analisa Solusi

- I,en"i*i+asi +ebu"uan

@angkah perhitungan kebutuhan

bahan makanan menurut Kemenkes

(!"#$% &

#. Susun macam bahan makananyang diperlukan, golongkan bahan makanan tersebut

kedalam&

a. -ahan makanan segar

b. -ahan makanan kering

!. itung kebutuhan semua bahan

makanan satu per satu dengan

cara &

a. enetapkan jumlah

konsumen ratarata yang

dilayani

b. itung macam dan

kebutuhan bahan makanandalam # siklus menu (9, ),

atau #" hari%

c. 'etapkan kurun waktu

kebutuhan bahan makanan

(# bulan, $ bulan, 8 bulan%

d. itung siklus menu dalam #

periode yang telah

ditetapkan dengan kalender

e. itung kebutuhan macam

-erdasarkan S4P RS* Sidoarjo

dalam kebijakan pelayanan gi+i,

perencanaan kebutuhan bahan makanan

merupakan suatu proses menetapkan

jumlah, macam dan kualitas bahanmakanan yang diperlukan dalam kurun

waktu tertentu. engan tujuan

tersedianya taksiran kebutuhan bahan

makanan dalam jangka waktu tertentu

sesuai aturan pemberian makanan

rumah sakit.

Prosedur yang berlaku yaitu &#. Kumpulkan semua data

persyaratan yang meliputi&

a. 3lokasi dana

b. Peraturan pemberian

makanan rumah sakit

c. Stok bahan makanan

d. Standart harga pasar

e. 1umlah pasien

f. Standar porsi

g. Standar resep

h. Siklus menu

i. Standar bumbu j. Spesifikasi bahan makanan

!. itung kebutuhan bahan

makanan terhadap semua bahan

alam menghitung

kebutuhan bahan

makanan ahli gi+i

terlebih dahulu

memperhatikan stok bahan makanan, jumlah

pasien yang dilayani,

siklus menu (siklus #"

hari = #%, standart porsi

dan susunan menu.

;amun pada tanggal !9

3pril !"#9 kekurangan pembelanjaan daging

sehingga mengakibatkan

kericuhan saat pemorsian

(sebaiknya tetap ada

perhitungan maksimal /

forecasting yang baik%

enggunakan forecasting jangka

pendek seperti naie method merupakan

penambahan selisih dari pengurangan

jumlah harian seperti tabel dibawah

yang mudah diterapkan sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menghambat

produksi (pemorsian% dan distribusi,

namun metode ini memiliki 2aliditas

yang rendah, metode forecasting yang

lain terlampir.

)



dan jumlah bahan makanan

untuk kurun waktu yang

ditetapkan (# bulan, $ bulan,

8 bulan%

f. asukkan dalam formulir

kebutuhan bahan makanan

yang telah dilengkapi

spesifikasinya

Rumus kebutuhan bahanmakanan untuk

# tahun &

($89 hari/#"% A B konsumen rata

rata A total macam dan B makanan

#" hari

- I,en"i*i+asi +e"erse,iaan

,o+umen s%esi*i+asi

okumen spesifikasi bahan

makanan adalah standar bahan

makanan yang ditetapkan oleh unit

peminta (instansi, perorangan%

sesuai dengan ukuran, besar untuk

mempertahankan kualitas bahan

makanan. 'ipe spesifikasi&

a. Technical specifications(Spesifikasi 'ehnik%

-iasanya digunakan untuk

bahan yang dapat diukur secara

obyektif dan diukur dengan

menggunakan instrument tertentu.

makanan satu per satu

$. asil perencanaan kebutuhan

bahan makanan dianalisa dan

dikoreksi oleh Kepala nstalasi

<i+i

:. Rencana kebutuhan bahan

makanan yang sudah dikoreksi

Kepala nstalasi <i+i diusulkansecara resmi kepada irektur

Rumah Sakit dengan membuatnota dinas yang diketahui oleh

0akil irektur Pelayanan dan

-idang Penunjang edis dan

;on edis

Spesifikasi bahan makanan digunakan

untuk mewujudkan kesamaan dalam pencapaian kualitas bahan makanan

sehingga akan menghasilkan makanan

atau produk akhir yang bermutu dan

dalam upaya pengawasan harga bahan

makanan, maka perlu ditetapkan satu

spesifikasi untuk bahan makanan yang

akan dibeli.

Proses pembelian di RS* Sidoarjo

mempunyai dokumen tertulis mengenai

standar bahan makanan berupa

spesifikasi bahan makan basah dan

bahan makanan kering. ;amun, ada

okumen spesifikasi

untuk bahan makanankering yang telah ada

belum mencantumkan

identitas pabrik dan masa

kadaluarsa secara jelas

(berapa bulan sebelum

eApired date%. -eberapa

kerugian yang dapat

ditimbulkan dari kondisi

ini antara lain&

a. Petugas penerima

tidak dapat

mengkroscek

okumen standart Pemesanan bahan

makanan yang disarankan ("um#er $Palacio and 'heis, !"">%

Sedangkan dokumen yang digunakan di

RS* Sidoarjo tidak menyantumkan

harga satuan, beserta tanggal pemesanan

dan penerimaan untuk meminimalisir kesalahan dan nomor bon untuk

7



Secara khusus digunakan pada

bahan makanan dengan tingkat

kualitas tertentu yang nasional

sudah ada.

b. Approed Brand "pecifications

(Spesifikasi Pabrik%

iaplikasikan pada kualitas

barang yang telah dikeluarkan olehsuatu pabrik dan telah diketahui

oleh pembeli. isalnya spesifikasiuntuk makanan kaleng, mesin

pencuci, food processor% kertas

dengan merk tertentu, plastic dsb.

Spesifikasi ini banyak diaplikasikan

pada sistem penyelenggarakan

makanan yang lebih kecil, dimana

tanggung jawab pembelian

dilakukan oleh superisor .

c. &erformance "pesifications

(Spesifikasi Penampilan% Kualitas suatu barang diukur

fungsinya, misalnya& penggunaan

peralatan, deterjen kertas,dsb.

?ontoh& kualitas dari alat makan

untuk membuat minuman diuji coba

fungsi waktu terlama untuk

mempertahankan minuman panas.

alam menetapkan spesifikasi

bahan makanan

mendiskripsikannya haruslah

sesederhana mungkin, tetapi

lengkap dan jelas. Secara garis

beberapa bahan makanan yang belum

terdapat spesifikasi, seperti air mineral,

2anili dan tepung terigu.

i RS* Sidoarjo, dokumen

spesifikasi bahan makanan sudah

tersedia. ;amun dokumen spesifikasi

bahan makanan basah belum dituliskan

suhu pada bahan makanan daging,ikan, dan ayam..

bahan makanan

yang dikirim

dengan spesifikasi

standar yang

dibutuhkan rumah

sakit

b. Rawan terjadi

kesalahan dalam penyediaan bahan

makanan karena pihak supplier

kurang mengerti

bahan makanan

yang dibutuhkan

c. emerlukan

tambahan waktu

untuk pengecekan

dan pengembalian

barang jika

supplier salahmengirimkan

bahan makanan

d. "upplier lalai

mengecek tanggal

kadaluarsa

menguatkan data selain tanggal.

>



besar, berisi&

• ;ama bahan

makanan/produk

• *kuran/tipe unit/container

• 'ingkat kualitas

• *mur bahan makanan

• 0arna bahan makanan

• dentifikasi pabrik

• asa pakai bahan makanan/

masa kadaluwarsa

• ata isi produk dalam suatu

kemasan

• Satuan bahan makanan yang

dimaksuda. Keterangan khusus spesifik

berdasarkan masingmasing

produk, misalnya &

-uah dan sayur segar &

2arietas, tingkat

kematangan, jenis

berdasarkan geografis,

misalnya & apel malang

akanan kaleng & jenis,

ukuran, berat, penampakan kaleng,

masa kadaluarsa aging dan produknya &

besar potongan, berat,

bentuk potongan,

kandungan lemak,

jenis/bagian daging,

#"



suhu, penampakan fisik

Produk susu &

kandungan lemak dalam

susu, konsistensi, susu

saat pengiriman

1.3.2 Me"o,e 0embelian

etode pembelian bahan makanan menurut Palacio dan 'heis, terdiri dari dua metode yaitu informal or open market #uying (pembelian

langsung ke pasar% dan formal competitie #id #uying (pembelian melalui tender atau pelelangan%. Keduanya digunakan pada waktu yang berbeda untuk mendapatkan barang yang berbeda. Sehingga para pembeli harus mengetahui keadaan dan kondisi pasar pada saat itu (Palacio

and 'heis, !"">%. Selain metode informal or open market #uying (pembelian langsung ke pasar% dan formal competitie #id #uying

(pembelian melalui tender atau pelelangan%, terdapat metode lain yaitu pembelian dengan musyawarah (the negotiated of #uying', pembelian

yang akan datang (future contract' dan pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract/auction' (epkes, !"")%.


System pembelian yang dapat dilakukan ada beberapa macam,

yaitu &

• Pembelian @angsung ke Pasar (The Open Market Of

Buying % adalah pembelian setengah resmi, karena

merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli yangtidak dapat dikendalikan secara pasti. Pembeli akan

mengumpulkan informasi pasar tentang macam, kualitas,harga, ketersediaan bahan makanan. Selanjutnya dia akan

memutuskan pilihannya menurut ketentuan institusi, dan

kemudian membuat order pesanan bahan makanan. Pada

saat bahan makanan dikirimkan, maka pembeli akan

mengecek macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan

sesuai kesepakatan. -iasanya pesanan dapat dilakukan

etode pembelian yang

digunakan di RS* Sidoarjoyaitu metode pembelian

pelelangan terbuka. Pada

pelelangan terbuka, semua peserta

yang memenuhi syarat yang telah

ditentukan oleh instansi yangmenginginkan penyedia jasa dapat

memenangkan tender bila mampu

bersaing untuk menawarkan

harga. Karakteristik dari

pelelangan terbuka yaitu jumlah

peserta lelang relatif lebih banyak

nstalasi <i+i RS*

Sidoarjo memiliki sistem pembelian terpusat dari

pihak rumah sakit

sehingga hanya

melakukan permintaan

pengadaan bahanmakanan saja. Pihak

nstalasi <i+i juga tidak

mengetahui siapa nama

supplier , karena data

pembelian terpusat di

managemen rumah sakit.

##



melalui telepon, datang langsung ke pasar, atau

berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual.

• Pembelian dengan musyawarah ( Negotiated of Buying %

adalah pembelian setengah resmi. Pembelian cara ini

hanya digunakan untuk bahan makanan yang hanya

tersedia pada waktuwaktu tertentu, jumlahnya terbatas

dan merupakan bahan makanan yang dibutuhkan klien.

• Pembelian yang akan datang ( Future Contract % adalah

Pembelian yang dirancang untuk bahan makanan yang

telah terjamin, pasti, terpercaya mutu, keadaan dan harga.Kesepakatan harga ditentukan saat ini, tetapi bahan

makanan dipesan sesuai waktu dan kebutuhan pembeli

atau institusi.

• Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction

% termasuk pembelian setengah resmi. Perjanjian

dilakukan atas dasar kepercayaan sehingga pihak

rekanan/pemborong jelas harus mememiliki reputasi

tinggi dalam pelaksanaan pembelian makanan.

System pembelian dibagi menjadi ! , yaitu &

Firm At the Opening of &rice (FAO&'% yaitu Pembeli memesan bahan makanan pada rekanan pada saat dibutuhkan dan harga

disesuaikan dengan harga pembelian saat transaksi itu

berlangsung.

"u#ect Approal of &rice ("AO&', yaitu Pembeli dapat

memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan dengan hargayang sudah ditetapkan terdahulu.

Pelelangan (The Formal Competitie Of Bid % adalah Pembelian

ini resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang telah

dijabarkan dalam keputusan Presiden, serta peraturan yang

ditetapkan Pemerintah aerah maupun penanggung jawab

tertentu. ?ara pembelian ini memberi kesempatan untuk rekanan

yang memenuhi persyratan yang ditentukan.

sehingga dengan banyaknya

peserta yang mengikuti lelang

maka proses lelang lebih

transparan selain itu, pengguna

jasa lebih leluasa dalam memilih

penyedia jasa dikarenakan jumlah

yang cukup untuk menetapkan

pemenang yang kompetitif. 3kantetapi, kelemahan pada pelelangan

terbuka adalah tidak diketahuidengan pasti kemampuan setiap

peserta lelang sehingga dalam

menetapkan pemenang lelang

harus akurat.

engan alur permintaan

pembelian &

embuat nota dinas (usulan dari

nstalasi <i+i% dimana isi nota

mencakup alasan mengapa

membutuhkan bahan, jenis bahanmakanan, prediksi harga, spss,

jumlah per bulan

nstalasi <i+i mengajukan nota

dinas C Kabid penunjang medis

non medis C 'ata *saha (RS%

dibuatkan disposisi ke wadir

pelayanan C wadir umum C

direktur C wadir umum dan

keuangan bagian keuangan C '*

C *@P (*nit @ayanan Pengadaan%

C PPK4 (Pejabat Pembuat

Komitmen%

Sistem yang diterapkan

sudah baik dan tidak

pernah ada masalah yang

berarti, bahkan komplain

pun ditanggapi dengan

cepat.

#!



1.3.3 I,en"i*i+asi su%%lier


"upplier adalah pihak yang menjual danmenyediakan bahan makanan atau barang.

dentifikasi supplier dilakukan dengan

menentukan kriteria dari bahan makanan

atau barang yang diinginkan, negosiasi

harga, lokasi supplier dan kekurangan

kelebihan supplier dalam menyediakan bahan makanan atau barang berdasarkan

pengalaman. "upplier harus dapat memenuhi

kriteria atau spesifikasi barang yang diminta.

Selain itu, untuk mencegah terjadinya

kecurangan, supplier harus memiliki

dokumen identitas seperti nama, alamat, dannomor telepon (Reed, !""8%.

*ntuk memenuhi kebutuhan bahanmakanan setiap harinya, Penggadaan

bahan makanan instalasi <i+i RS*

Sidoarjo melakukan kerjasama dengan

Koperasi Karyawan Ditra usadaE

yang berada di RS* Sidoarjo.

'idak pernah ada kesalahanyang fatal terkait bahan

makanan yang disediakan oleh

supplier .

Sebaiknya pihak logistik pusat RS membuat

salinan kontrak dengan

semua supplier untuk

disimpan juga oleh

bagian <i+i guna

pendataan.

1.' Analisa Ou"%u"

1.'.1 S%esi*i+asi


i dalam salah satu alur akti2itas pembelian

terdapat langkah untuk menulis spesifikasi

dari bahan makanan. Spesifikasi bahanmakanan adalah standar bahan makanan

yang ditetapkan oleh unit peminta (instansi,

perorangan% sesuai dengan ukuran, besar

untuk mempertahankan kualitas bahanmakanan. Spesifikasi bahan makanan

digunakan untuk menentukan standar

*ntuk memenuhi kebutuhan bahan

makanan setiap harinya, RS*

Sidoarjo melakukan kerjasama denganKoperasi Karyawan Ditra usadaE

yang berada di RS* Sidoarjo. -arang

yang disediakan oleh koperasi itra

usada merupakan barang yang adadidapatkan dari beberapa penyuplai.

-erikut ini bahan makanan yang

Secara keseluruhan, sistem

pengadaan bahan makanan di

nstalasi <i+i RS* Sidoarjosudah memiliki alur yang jelas

sehingga dapat meminimalisir

adanya kesalahan maupun

kecurangan. Kekurangan yangada dalam proses pembelian

bahan makanan di RS*

Pengadaan bon

pengembalian barang,

dokumen terlampir.Penambahan spesifikasi

seperti 2anili, air mineral

dan terigu yang belum

ada.

#$



kualitas bahan makanan yang akan dibeli.

1ika suatu institusi penyelenggaraan

makanan menginginkan memproduksi

makanan dengan kualitas yang konsisten,

maka diperlukan kualitas bahan makanan

yang konsisten pula. alam membuat

spesifikasi bahan makanan, ahli gi+i dapat

merujuk pada kebijakan direktur rumahsakit, maupun bahan makanan yang tersedia

di pasaran (market aaila#ility%.

disuplai oleh koperasi &

-ahan makanan basah& sayuran,

buahbuahan, umbiumbian, kacang

kacangan, tahu, tempe, daging ayam,

daging sapi, dll

-ahan makanan kering& susu, mie,

bihun, gula, garam, beras dll

asingmasing barang yang

disuplai telah memiliki spesifikasi bahan makanan sesuai kebutuhan

rumah sakit. Pihak supplier sudah

diberikan spesifikasi bahan makanan

setiap hari untuk bahan makanan yang

basah dan bahan makanan yang kering

diberikan sebulan sekali.

Sidoarjo adalah belum adanya

bon pengembalian barang

untuk bahan makanan yang

tidak sesuai spesifikasi. 'anpa

adanya bon pengembalian

barang, kesalahan spesifikasi

hanya akan diketahui oleh

pengantar dan penerima barang sedangkan pihak

supplier tidak mengetahuiadanya kesalahan.

1.'.2 umla Baan Ma+anan !eseluruan


Pada institusi penyelenggara makanan,

bahan makanan yang diterima pada saat

pembelian harus ditimbang dan diperiksa

spesifikasinya. 'imbangan diperlukan untuk

mengecek berat daging dan bahan makanan

lainnya. Produk atau bahan makanan yangrusak atau tidak sesuai dengan kriteria harus

dikembalikan dan diganti oleh supplier

(Reed, !""8%. Selain itu, perlu dilakukan

pengecekan dan pencatatan jumlah bahanmakanan secara continue atau berkala di

kartu stok, baik bahan yang masuk maupun

-ahan makanan segar keseluruhan akan

dikirim oleh supplier setiap hari karena

RS* Sidoarjo menetapkan untuk

bahan makanan segar diusahakan sekali

pakai langsung habis guna

mempertahankan kualitas danmeminimalisasi penurunan mutu bahan

makanan.

;amun untuk bahan makanan kering,

nstalasi gi+i mengambil danmenyimpan sementara bahan makanan

di gudang bahan makanan kering di

-ahan makanan yang diterima

telah diperiksa dan sesuai

dengan jumlah dan spesifikasi

bahan makanan yang

diinginkan.

#:



keluar (Kemenkes, !"#$%. lantai !. Pengiriman bahan makanan

kering oleh suplier ke gudang pusat tiap

# bulan sekali.

1.'.3 umla Baan Ma+anan an- Disim%an


1adwal pembelian bahan makanan harus

disesuaikan dengan lokasi institusi penyelenggara makanan, ukuran institusi

penyelenggara makanan, fasilitas penyimpanan yang tersedia, dan jumlah

S. -ahan makanan segar seperti

daging, buah, dan sayur dibeli setiap

seminggu sekali atau lebih, tergantung dari

ketersediaan chiller dan free)er% sedangkan

bahan makanan kering seperti bumbu

dapur, makanan kaleng atau dalam

kemasan, dan tepung dapat dibeli

seminggu sekali (Puckett, !"":%.

Pengadaan bahan makanan di RS*

Sidoarjo dibedakan menjadi dua yaitu bahan makanan basah dan bahan

makanan kering. Pengadaan bahanmakanan dilakukan ! periode, yaitu

setiap hari untuk bahan makanan basah

seperti daging, sayuran, dan buah. -ahan

makanan basah yang dikirim secara

harian akan langsung dilakukan persiapan

dan pengolahan. 1ika setelah pengolahan

ada bahan yang tersisa, maka akan

disimpan dan digunakan untuk keesokan

harinya. Pengadaan bahan kering

dilakukan secara bulanan, dengan melihatstok minimal di gudang. 1ika stok bahan

makanan dalam penyimpanan memiliki

jumlah minimal dari yang ditentukan,

instalasi gi+i akan langsung melakukan

pengadaan bahan.

-ahan makanan basah maupun

kering akan disimpan dalamruang penyimpanan dan dicatat

pada kartu stok bahanmakanan apabila tidak

langsung digunakan.

-elum adanya catatan

stok untuk bahanmakanan basah karena

harapan pihak instalasigi+i bahan makanan

basah akan selalu habis

pakai setiap harinya,

namun untuk

meminimalisasi human

error / kesalahan

pengingatan manusia,

sebaiknya dibuat kartu

stok guna menghindari

penurunan kualitas bahanmakanan ataupun

membuang bahan

makanan.

1.'.' 0urcase Or,er


&urchase order adalah permintaan tertulis

dari pembeli ke supplier terhadap suatu

barang atau jasa. 5orm tersebut berisi nama

bahan makanan, jumlah yang dipesan,

Pemesanan bahan makanan dilakukan

oleh bagian administrasi/penanggung

jawab produksi. Setiap harinya bahan

makanan yang akan dipesan untuk

Pemesanan tidak pernah

terlambat.

okumen rangkap bertujuan

untuk memudahkan proses

5orm pembelian yang

ada belum memenuhi

bagianbagian yang

seharusnya ada di form

#9



spesifikasi bahan makanan, tanggal

permintaan, tanggal pengiriman, harga,

nama institusi, pihak yang membuat

permintaan dan tanda tangan penanggung

jawab (Palacio and 'heis, !"">%.

keesokan harinya diserahkan dengan

menggunakan form pemesanan/nota

dinas.

nstalasi <i+i RS* Sidoarjo

menyediakan form pembelian untuk

bahan makanan basah dan kering. 5orm

pembelian ini berisi nama bahan

makanan, spesifikasi, satuan, dan jumlah. 5orm pembelian dicatat

rangkap : untuk pihak instalasi gi+i,koperasi, R'P, dan *@P.

pengecekan petugas saat

penerimaan bahan makanan.

pembelian seperti tidak

ada kolom harga.

1.'.& Do+umen !on"ra+ ,en-an Su%%lier


okumen kontrak dengan supplier berisi&

#% Penawaran, item yang diharapkan

dapat dipenuhi oleh 2endor

!% Persetujuan/Penerimaan

a% Keterangan barang yang

diperjualbelikan b% 1umlah barang yang akan dibeli

c% arga kesepakatan

d% Kondisi pembayaran

e% Prosedur penggantian/ganti rugi

jika terdapat ketidaksesuaian

f' Terms of sale

g% 'ingkatan sertifikasi yang

dibutuhkan

h% Periode waktu berlakunya

kontrak

$% Pertimbangan, hukum dan regulasi

RS* Sidoarjo telah membuat

dokumen kontrak kerjasama dengan

Koperasi Ditra usadaE. okumen

kontrak kerjasama tersebut berlaku satu

tahun, berisi &

#. 1udul!. ;omor surat

$. dentitas pihak pertama (pihak

irektur RS* Sidoarjo%

:. dentitas pihak kedua (pihak

Ketua Koperasi itra usada%

9. Keterangan kerjasama dengan

pihak RS* Sidoarjo dengan

Koperasi itra usada

8. Ruang lingkup pelayanan

). ak dan kewajiban masing

masing pihak

Pada surat perjajian yang telah

berlaku antara pihak Rumah

Sakit dan koperasi tidak

memuat poin

#. Pokok kerja yang

diperjanjikan & uraian jelas mengenai jenis dan

jumlah barang

!. Ketentuan mengenai

keadaan memaksa

$. Ketentuan mengenai

bentuk dan tanggung

jawab gangguan

lingkungan

Seharusnya pada poin tentang

pokok kerja yang diperjanjikan

terdapat uraian yang jelas

0alaupun Koperasi itra

usada merupakan

koperasi internal RS*

Sidoarjo namun masa

berlaku kontrak harus

jelas (dengan periodetertentu% dan selalu

diperbaharui serta

ditambahkan

kelengkapan data.

imana pengaturan data

kontrak antara supplier

dan koperasi itra

usada harus mencakup

poin tersebut.

#8



yang berlaku di tingkat lokal

maupun nasional terkait pengadaan

makanan

:% Pihakpihak yang terkait

a' ;ama dan alamat penyelenggara

makanan

#' dentitas supplier

9% @egalisasia% ;omor kontrak

b% 'anggal pembuatan kontrak 'andatangan pihak yang bersangkutanF

representatif dari penyelenggara makanan

yang berwenang, representatif dari supplier

materai (Palacio and 'heis, !"#!%.

7. ?ara pembayaran

>. 1angka waktu perjanjian

#". Penyelesaian perselisihan

##. Pemutusan dan pembatalan

surat perjanjian

#!. Ketentuan tambahan

#$. Penutup

#:. 'anda tangan kedua belah pihak

tentang jenis dan jumlah

barang yang dipesan.

'ujuannya adalah agar pada

saat barang yang datang tidak

sesuai spesifikasi, pihak rumah

sakit dapat menuntut pihak

supplier atau meminta

pertanggungjawaban.

#)



1.& $e+omen,asi Ber,asar+an Masala an- Di"emu+an

-erdasarkan masalahmasalah yang telah ditemukan, rekomendasi yang dapat diberikan

untuk nstalasi <i+i Rumah Sakit aerah Sidoarjo di bagian purchasing yaitu sebagai berikut&

- embuat minimal stok di gudang penyimpanan sehingga ketika ada penumpukkan

pasien, bahan makanan kering masih tersedia cukup untuk pasien.

- enaikkan tarif makanan untuk kelas , karena tidak sesuai dengan perhitungan unit

cost untuk pasien.

- Penambahan poin harga satuan, beserta tanggal pemesanan dan penerimaan untuk

meminimalisir kesalahan serta nomor bon untuk menguatkan data selain tanggal

(form terlampir%.

- enggunakan forecasting jangka pendek seperti natie method yang mudah

diterapkan sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menghambat produksi

(pemorsian% dan distribusi.

- Sebaiknya pihak logistik pusat RS membuat salinan kontrak dengan semua supplier

untuk disimpan juga oleh bagian <i+i guna pendataan.

- iperlukan adanya catatan stok untuk bahan makanan basah karena harapan pihak

instalasi gi+i bahan makanan basah akan selalu habis pakai setiap harinya.

- Penambahan kolom harga pada form pembelian

- asa berlaku kontrak harus jelas (dengan periode tertentu% dan selalu diperbaharui

serta ditambahkan kelengkapan data.

#7

Documents

2. Bab i Purchasing