Embed Size (px)
Citation preview
1
PENGHURAIAN KERJA PERKHIDMATANPENOLONG PEGAWAI EHWAL EKONOMI
1. SKIM PERKHIDMATAN
Penolong Pegawai Ehwal Ekonomi Gred E27, E32, E38.
2. PERINGKAT ORGANISASI
Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani (MOA)/ Lembaga PertubuhanPeladang (LPP)/ Suruhanjaya Koperasi Malaysia/ pelbagai jabatan.
3. RINGKASAN TUGAS
Bertanggungjawab melaksana, memantau, melapor urusan operasi aktiviti-aktiviti dan program pembangunan pemasaran, pembangunan tani dantanaman integrasi, pengawalan kualiti dan keselamatan, pengurusan stor,perdagangan domestik dan eksport, pemprosesan dan pembangunan produk,penguatkuasaan undang-undang menjalinkan hubungan kerjasama denganagensi-agensi yang berkaitan, merancang peruntukan kewangan danmenyediakan laporan aktiviti yang berkaitan.
4. SKOP FUNGSI DAN BIDANG TUGAS
4.1 Penolong Pegawai Ehwal Ekonomi Gred E27
4.1.1 Aspek Pembangunan Pemasaran dan Pengkomersilan (MOA/LPP))
4.1.1.1 Pembangunan
a. Mengadakan kursus-kursus dan ceramah-ceramahbimbingan ke kampung-kampung komuniti pekebun.
b. Mengenal pasti, merancang, merangka,membangun dan memajukan projek pembangunantembakau, kenaf dan integrasi dalam sektor huluandan hiliran.
c. Mengenal pasti teknologi baru untuk pembangunantembakau, kenaf dan integrasi.
d. Melaksanakan program pembangunan tanaman danternakan integrasi.
2
e. Mencari peluang pemasaran yang baik danberkesan.
4.1.1.2 Pengurusan
a. Menyelia pelaksanaan keselamatan pejabat/bangunan/ stor.
b. Menjalankan aktiviti-aktiviti penguatkuasaan,pembangunan usahawan dan pembangunan tani.
c. Menyelia pembelian bahan mentah/ komoditi diperingkat ladang/ setempat serta menjalankanaktiviti pemasaran produk/ komoditi.
d. Menjalankan aktiviti dagangan (invois, perkapalan,kontena, eksport, pembungkusan, markings,berhubung/ surat-menyurat dengan para pembeliluar negara dan lain-lain).
e. Memantau tugas, menyelia kakitangan bawahan danbertindak sebagai Pegawai Penilai untuk laporannilaian prestasi tahunan.
f. Membantu di dalam hal-hal berkaitan undang-undang serta penguatkuasaannya.
g. Menjalinkan hubungan kerjasama dengan agensi-agensi yang berkaitan bagi mendapatkan maklumatdan bantuan teknikal untuk program pemindahanteknologi industri.
h. Meningkatkan hubungan baik dengan kerajaannegeri, jabatan dan agensi kerajaan juga dengansemua pihak yang ada kaitan dengan industri.
i. Membantu pihak pengilang menjayakan kempenpenerangan untuk meningkatkan pengeluaran.
4.1.1.3 Pentadbiran
a. Menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan pejabat,pembaikan dan kebersihan secara keseluruhan.
b. Meningkatkan kefahaman dan kemahiran penanamtentang tanaman dan ternakan integrasi melaluikursus dan lawatan.
3
c. Membuat pemantauan dan laporan ke ataspelaksanaan projek-projek yang berkaitan untuktindakan pegawai atasan.
d. Kawalselia kewangan hasil perolehan pamasaran.
4.1.2 Aspek Pembangunan Koperasi (Suruhanjaya Koperasi Malaysia)
4.1.2.1 Merangsang Penglibatan Koperasi Dalam SektorEkonomi Bernilai Tinggi
a. Membantu menjalankan urusan berkaitan denganpenganjuran seminar atau bengkel promosi dankesedaran berkoperasi seperti menyediakan tempatseminar atau bengkel, menyediakan program/ aturcara bagi seminar atau bengkel yang dianjurkan,menghantar surat jemputan kepada koperasi,mendapatkan peserta bagi seminar atau bengkelyang dianjurkan dan menjadi urus setia semasaseminar atau bengkel dijalankan.
b. Membantu dalam pencetakan dan penyelarasanmaklumat dan analisa berkaitan pembiayaan, gerandan statistik koperasi.
c. Memantau penggunaan wang pembiayaan dangeran yang diberikan kepada koperasi..
d. Membuat pemantauan ke atas projek-projekpembangunan koperasi yang diceburi terutama 5sektor ekonomi yang telah ditetapkan iaitukewangan, pemborongan dan peruncitan,pelancongan, penjagaan diri dan kesihatan,pertanian dan industri asas tani dan perladangan.
e. Memproses permohonan bantuan pembangunandari koperasi-koperasi.
4.1.2.2 Meningkatkan Keyakinan Masyarakat Melalui AktivitiPengawalseliaan Koperasi
a. Memberi penerangan kepada Jawatankuasa Penajabagi urusan penubuhan dan pendaftaran koperasi.
b. Menyediakan laporan perbincangan dengankoperasi.
c. Bersama-sama mengadakan lawatan untukmenyiasat dan mendapatkan maklumat bagipenyelesaian aduan.
4
d. Menyelaras tugas-tugas pengumpulan data danperangkaan koperasi dari wilayah-wilayah.
e. Membantu dalam pemantauan dan penyediaanlaporan-laporan bulanan pematuhan Akta Koperasi1993 dan Peraturan-peraturan Koperasi 2010.
f. Membuat lawatan secara berkala ke koperasi-koperasi dan menyediakan laporan lawatan.
g. Membantu merancang dan memberi bimbinganpenulisan akaun melalui klinik-klinik akaun.
h. Membantu menyediakan surat jawapan kepadapengadu dan laporan bulanan status aduan sertamenyenggara rekod aduan dalam daftar aduan/sistem komputer.
4.1.3 Aspek Pembangunan Perdagangan Luar
4.1.3.1 Pengurusan Kewangan
a. Menandatangani cek dan pindahan telegrafik sertamenyemak tuntutan perjalanan dalam dan luarnegara.
b. Menyediakan waran virement dan peruntukantambahan bagi aktiviti promosi/ peruntukan sukutahunan.
c. Membantu menyediakan belanjawan tahunan danmenyelenggara buku vot berkomputer dalam SistemCentury.
d. Menyediakan memo penurunan kuasa dan menuntutbayaran balik perbelanjaan yang didahulukan olehMATRADE bagi pihak agensi lain.
e. Menyediakan invois bagi sewa ruang pejabat sertamembayar panjar wang runcit.
f. Menyemak tuntutan kos utiliti rumah Pesuruhjaya/Penolong Pesuruhjaya Perdagangan.
4.1.3.2 Perakaunan
a. Menyemak dan menandatangan baucar bayaranbagi geran, dana dan akaun khas.
5
b. Menyediakan buku tunai dan penyata penyesuaianbank untuk akaun geran, dana dan akaun khas.
c. Memasukkan dan menyelenggara semua transaksike dalam Sistem SAGA (Century Software).
d. Menyemak dan menandatangani baucar masukserta resit rasmi untuk penerimaan tunai bagi geran,dana dan akaun khas.
e. Memberikan laporan kewangan dan menyediakankertas kerja pelaburan simpanan tetap untukkelulusan Jawatankuasa Perletakan SimpananTetap.
4.1.3.3 Pentadbiran dan Pengurusan Bangunan
a. Membantu menyediakan kontrak perkhidmatanmembersih pejabat dan memastikan susun atur dankebersihan pejabat.
b. Membantu menyediakan dan menyemak kontrakkawalan keselamatan.
c. Membantu menguruskan sewaan insurans dan halehwal pejabat perdagangan, rumah Pesuruhjaya/Penolong Pesuruhjaya Perdagangan di luar negeriserta pejabat cawangan.
d. Membantu menguruskan cenderamata korporat, storcenderamata, stor alat tulis dan stor pejabat.
e. Membantu menguruskan kenderaan pejabat/pemandu, perkhidmatan mel, daftar bil sertapembayaran bil, kaunter khidmat pelanggan, bilikmesyuarat/ seminar, dewan dan kemudahantambahan.
f. Membantu menguruskan sistem fail dan datamaklumat pentadbiran, rekod kedatangan danpemantauan kehadiran kakitangan.
g. Membantu mengendalikan urusan percetakan(business card/ letter head/ diari/ direktori/ kaducapan).
h. Membantu menguruskan ’terima-pakai’ Pekelilingdan Surat Pekeliling.
6
i. Membantu menguruskan jadual bertugas danjawapan Parlimen dan senarai pegawai/ kakitanganyang akan ditugaskan untuk menghadiriperhimpunan bulanan di MITI.
j. Membantu menguruskan mesyuarat dan maklumbalas bagi Mesyuarat Bersama Jabatan (MBJ) danurusan kebajikan kakitangan.
k. Membantu dalam urusan pengemaskinian maklumatberkaitan di dalam Sistem Pengurusan DataElektronik (EDMS) seperti borang dan pekelilingyang terkini.
l. Membantu dalam penyeliaan aset dan inventoripejabat, mengendalikan urusan berkaitanpersekitaran bangunan dan tempat letak kereta.
m. Membantu dalam mengendalikan urusan berkaitankemudahan perubatan.
4.1.3.4 Perolehan
a. Membantu mengendalikan perolehan secara tender,sebut harga, lantikan terus, belian terus dan kontrakpusat serta rundingan terus.
b. Membantu mengendalikan perolehan pejabatperdagangan di luar negeri.
c. Menyemak dan menandatangani Pesanan Kerajaanserta menyediakan minit mesyuarat yang berkaitandengan unit.
4.1.3.5 Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia
4.1.3.5.1 Kompetensi dan Pembangunan Kerjaya
a. Membantu mengumpul maklumat jenis-jenis latihan yang diperlukan olehkakitangan.
b. Membantu dalam menyediakan kertascadangan program latihan tahunanberdasarkan jenis-jenis latihan yang telahdikenal pasti.
c. Membantu dalam mengendalikanMesyuarat Jawatankuasa Latihan.
7
d. Membantu menyelaras permohonan danpenyertaan Kursus Induksi Umum/Khusus dan Kursus Kenegaraan.
e. Membantu dalam mengendalikan latihan/kelas persediaan bagi peperiksaan-peperiksaan khas.
f. Menyelaras permohonan dan penyertaankakitangan bagi mengikuti kursus anjuraninstitusi awam (INTAN/ IDHR/ MPC).
g. Membantu mengelola kursus dalamanyang melibatkan semua kakitangan danlatihan-latihan bersepadu bagi MITI danagensi.
h. Membantu menyemak markah LaporanNilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagiMesyuarat Panel Pembangunan SumberManusia.
i. Membantu menyelaras permohonan danpenyertaan kursus luar negara,mengumpul laporan dan menyemakpangkalan data mengenai kursus yangdihadiri oleh kakitangan.
j. Mengumpul borang penilaian peserta danmenyediakan maklumat analisa mengenailatihan dalaman.
k. Membantu mengendalikan ProgramKerjasama Teknikal Malaysia (PKTM).
4.1.3.5.2 Perancangan Organisasi
a. Membantu mengumpul maklumat dalampenyediaan kajian dasar danperancangan strategik sumber manusiaorganisasi.
b. Membantu sebagai urus setia bagiMesyuarat Keutuhan MATRADE/ MITI,MS ISO 9001:2000 MATRADE dan PelanIntegriti MATRADE.
c. Membantu mengurus audit/ naziranperjawatan MATRADE.
8
d. Membantu dalam menguruskanpencalonan Anugerah/ Bintang danPingat Kebesaran Negeri danPersekutuan.
4.1.3.5.3 Pengurusan Sumber Manusia
a. Membantu dalam urusan semakan elaundan kemudahan.
b. Membantu menyediakan dokumen bagiurusan kenaikan pangkat sertapengesahan dalam lantikan/ pengesahandalam perkhidmatan dan pemberian tarafberpencen.
c. Memantau aktiviti berkaitan SISPEN,HRMIS dan Team MATRADE.
d. Membantu dalam urusan penempatan/pertukaran dalaman dan pertukaranPesuruhjaya Perdagangan/ PenolongPesuruhjaya Perdagangan/ kakitanganpejabat cawangan serta menyemak danmenandatangani Kew-8.
e. Membantu urusan pengambilan tetap/kontrak/ sambilan serta membantu dalamurusan penanggungan kerja.
f. membantu dalam urusan cuti kakitanganpejabat cawangan/ PesuruhjayaPerdagangan/ Penolong PesuruhjayaPerdagangan.
g. Membantu dalam semua urusanKakitangan Ambilan Tempatan (KAT)seperti pengambilan dan pengesahandalam jawatan kenaikan gaji, pengesahangaji dan rekod cuti.
h. Membantu dalam urusan berkaitanpergerakan gaji tahunan, pelarasan gajipegawai dan menyemak bonus tahunan.
i. Menguruskan semua jenis pinjamankerajaan/ kemudahan semua jenistambang/ permohonan bantuan sekolahanak dalam negeri dan luar negeri/
9
permohonan elaun pakaian danpembayaran BIPK.
j. Menguruskan permohonan peletakanjawatan dan pelepasan dengan izin sertapersaraan kakitangan.
4.1.3.6 Geran Promosi Jenama
a. Memproses permohonan daripada syarikat yangdiluluskan Geran Promosi Jenama (BPG).
b. Menerima permohonan dan memprosespermohonan dari syarikat-syarikat bagi AnugerahKecemerlangan Jenama .
c. Membuat persediaan bagi Mesyuarat JawatankuasaTeknikal BPG, Mesyuarat Jawatankuasa GeranJenama (BGC), Mesyuarat Jawatankuasa KerjaMATRADE dan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikalbagi Anugerah Kecemerlangan Jenama.
d. Membuat laporan pemantauan terhadap syarikat-syarikat yang telah menerima Geran PromosiJenama.
e. Membuat lawatan kilang ke syarikat-syarikat yangtelah tamat tempoh program Geran PromosiJenama.
f. Melayan pertanyaan-pertanyaan berhubung geranmelalui MTinfo, direct e-mail, walk-in visitor danpanggilan telefon.
g. Membuat lawatan kilang ke syarikat-syarikat yangtelah disenaraipendekkan Anugerah KecemerlanganJenama untuk mendapatkan maklumat tambahanberkaitan dengan permohonan.
h. Menjadi urus setia kepada Jawatankuasa TeknikalBPG, BGC dan Anugerah Kecemerlangan Jenama.
4.1.3.7 Geran Pembangunan Pasaran
a. Memproses permohonan dan tuntutan GeranPembangunan Pasaran (MDG).
b. Mengatur mesyuarat mingguan MDG danmengambil tindakan susulan ke atas keputusanmesyuarat.
10
c. Menyediakan laporan berkenaan permohonan dantuntutan MDG untuk dibentangkan dalam MesyuaratJawatankuasa Kelulusan MDG.
d. Menyemak rekod permohonan syarikat yang telahdikemaskini serta memberi khidmat nasihat danmaklumat kepada pelanggan MATRADE mengenaiMDG.
e. Bertugas di info booth MATRADE semasa pameranuntuk menjawab pertanyaan mengenai MDG danperkhidmatan MATRADE.
f. Mengadakan lawatan ke kilang-kilang yang telahmendapat geran.
4.1.3.8 Pembangunan EKS dan Kemahiran Pengeksport
a. Membantu menjalankan urusan berkaitan denganpenganjuran seminar atau bengkel sepertimenyediakan tempat seminar atau bengkel,menyediakan program/ atur cara bagi seminar ataubengkel yang dianjurkan, menghantar suratjemputan kepada syarikat-syarikat, mendapatkanpeserta bagi seminar atau bengkel yang dianjurkandan menjadi urus setia semasa seminar ataubengkel dijalankan.
b. Membantu mendapatkan bahan-bahan ceramah.
c. Membantu mengurus, menyedia kertas-kertas/ nota-nota/ risalah-risalah/ borang-borang yang berkaitandengan seminar atau bengkel yang akan diadakanserta menyediakan input ucapan untuk seminar ataubengkel yang diadakan.
d. Membantu menyediakan anggaran dan keperluanlatihan dari aspek kewangan, peralatan danresource person/ manpower.
e. Membantu menyediakan laporan seminar ataubengkel yang dianjurkan.
f. Membantu mengesahkan taraf antarabangsa bagipameran-pameran perdagangan bagi maksudpotongan cukai dua kali bagi promosi eksport.
11
4.1.3.9 Pembangunan Pengeksport Baru
a. Membantu menguruskan lawatan ke syarikat-syarikat bagi tujuan pemilihan syarikat-syarikat baru.
b. Memproses permohonan syarikat bagi menyertaiaktiviti-aktiviti perdagangan.
c. Menyemak dan memproses tuntutan syarikat dibawah program MTOP & WTOP (Men and WomenTrade Outreach Programme).
d. Membantu menyelaraskan mesyuarat MTOP &WTOP serta tindakan susulan ke atas keputusanyang dibuat.
e. Melayan pertanyaan berhubung MTOP & WTOPmelalui e-mel, pelawat dan panggilan telefon.
f. Mengemaskini data syarikat di bawah programMTOP & WTOP.
4.1.3.10 Khidmat Nasihat Perdagangan
a. Menyelaraskan dan menyediakan MATRADE InfoBooth sempena Pameran Perdagangan DalamNegeri (PPDN) yang dianjurkan oleh MATRADEataupun lain-lain agensi/ persatuan perdagangantermasuklah menyediakan anggaran belanjawanpenyelarasan MATRADE Info Booth, menyediakanbahan-bahan penerbitan MATRADE untukMATRADE Info Booth dan menyediakan laporanpenilaian.
b. Daftar Pengeksport Malaysia (MER) denganmendapatkan maklumat dari syarikat pengeksportuntuk dikemaskinikan dan mengemaskinikan data didalam pangkalan data.
c. Menjawab dan mengedarkan pertanyaan-pertanyaan perdagangan dalam dan luar negara.
d. Mengemaskinikan manual Helpdesk.
4.1.4 Aspek Pembangunan Koperasi
4.1.4.1 Penyelidikan dan Pembangunan
a. Mengkaji surat aduan yang diterima danmenentukan tindakan yang perlu diambil.
12
4.1.4.2 Pengurusan
a. Memantau kes aduan dan membuat tindakansusulan.
b. Mengadakan lawatan untuk menyiasat danmendapatkan maklumat untuk penyelesaian aduan.
c. Penyelaras bagi mengutip data dan perangkaankoperasi dari wilayah-wilayah.
d. Memproses permohonan bantuan pembangunan darikoperasi-koperasi.
4.1.4.3 Pentadbiran
a. Menyediakan surat kepada koperasi/ agensi lainyang berkaitan untuk penyelesaian aduan.
b. Menyediakan laporan perbincangan dengankoperasi.
c. Membantu menyediakan surat jawapan kepadapengadu dan laporan bulanan status aduan.
d. Menyenggara rekod aduan dalam Daftar Aduan/sistem komputer.
e. Menyediakan laporan-laporan bulanan pematuhanAkta Koperasi 1993 dan Peraturan-PeraturanKoperasi 1995.
f. Mengesan dan merekod laporan lawatan, suratkhidmat nasihat, teguran dan peringatan pegawaipenyelia kepada koperasi.
g. Mengumpul maklumat dan data koperasi mengikutfungsi, kumpulan sasar dan jenis.
h. Penyelaras bagi program dan aktiviti jabatandijalankan di peringkat wilayah.
4.1.5 Aspek Pembangunan Industri Kecil dan Sederhana
4.1.5.1 Penyelidikan dan Pembangunan
a. Membantu melaksanakan proses kerja penyelidikandan soal selidik tahunan SMIDEC dan membuat
13
regression untuk mengeluarkan output kajian soalselidik untuk penganalisaan.
4.1.5.2 Pengurusan
a. Menyelia urusan berkaitan mesyuarat-mesyuaratBahagian dan membantu urusan penyediaan inputteks ucapan bagi majlis/ perayaan di SMIDEC.
b. Membantu memproses pemberian geran untukpusat-pusat latihan di bawah Program PeningkatanKemahiran EKS .
c. Membantu Pegawai Ehwal Ekonomi mengendalikandan menyelaras mesyuarat dan kerja-kerja berkaitanSME Training Advisory Services.
d. Membantu dalam penyediaan direktori latihan yangmengandungi kursus-kursus yang ditawarkan olehpusat-pusat latihan setiap tahun.
e. Bertugas sebagai pegawai yang memberikankhidmat nasihat kepada EKS di bawah BusinessAdvisory Services.
4.1.6 Aspek Pentadbiran
a. Membantu mengumpul laporan kaji selidik yang diperolehidari pihak luar seperti syarikat-syarikat EKS, PendaftarSyarikat, persatuan-persatuan industri, Jabatan Perangkaandan lain-lain untuk rujukan.
b. Membantu urusan dalam penyediaan Laporan MesyuaratJawatankuasa Peningkatan Kualiti dan Keutuhan SMIDEC/MITI dan membantu urusan penyediaan input LaporanTahunan Perbadanan.
c. Membantu tugas keurusetiaan mengendalikan MesyuaratSMIDEC bersama Pusat-pusat Pembangunan KemahiranEKS yang dilantik di bawah SMIDEC.
d. Membantu mengumpulkan laporan bulanan prestasi pusat-pusat latihan di bawah Program Peningkatan Kemahiran EKSuntuk dinilai oleh Pegawai Ehwal Ekonomi.
e. Membantu dalam mengendalikan bengkel, seminar dankursus bagi meningkatkan kemahiran dan kepakaran teknikaldan pengurusan EKS melalui program-programpembangunan.
14
f. Lembaga Pertubuhan peladang melaksanakan keputusan-keputusan Pendaftar bagi Pertubuhan Peladang dalam aspekpelaburan, pembahagian keuntungan, penilaian, pembeliandan penjualan harta, pinjaman luar dan syer bonusPertubuhan Peladang serta memantau keputusan WakilPendaftar.
g. Membantu dan memantau Mesyuarat Agung PertubuhanPeladang dan Unit Peladang.
4.3 Penolong Pegawai Ehwal Ekonomi Gred E32
4.3.1 Aspek Pembangunan Pemasaran dan Pengkomersilan
4.3.1.1 Pembangunan
a. Merancang aktiviti projek verifikasi dan kajian projekdengan kerjasama pegawai dari agensi lain.
b. Merancang pembangunan bahan mentah/ komoditidan tanaman integrasi dalam sektor huluan danhiliran.
c. Menyelaras pengembangan aktiviti pemasaranmengikut keperluan semasa.
4.3.1.2 Pengurusan
a. Menyelia aktiviti penggredan keseluruhan prosespenentuan gred bahan mentah/ komoditi sertaprojek bantuan khas dan aktiviti pembangunan tani.
b. Memantau perkembangan urusniaga usahawanbahan mentah/ komoditi.
c. Mengurus perkapalan LADA serta dokumentasitermasuk mengaturkan pengangkutan danpewasapan bagi konsaimen dieksport.
d. Memantau tugas dan menyelia kakitangan bawahandan bertindak sebagai Pegawai Penilai untuklaporan nilaian prestasi tahunan.
e. Menjalankan program penyuburan tanah,pengagihan POME ke kawasan tanaman hiliran diKelantan dan Terengganu.
f. Menyedia dan merancang peruntukan kewanganbagi program konsolidasi.
15
g. Mengenal pasti keperluan dan merancang sertamengagihkan peralatan ladang.
4.3.1.3 Aspek Pentadbiran
a. Menyediakan sebut harga bahan mentah/ komoditi,jawapan faks/ e-mel untuk kelulusan oleh KetuaBahagian sebelum dihantar kepada para bakalpembeli atau pengimport luar negeri.
b. Membantu penyediaan kertas kerja danpermohonan projek tanaman integrasi.
c. Membuat pemantauan dan laporan bulanan/tahunan projek tanaman integrasi serta menyediadan membantu pelaksanaan pameran.
4.3.2 Aspek Pembangunan Perdagangan Luar
4.3.2.1 Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
a. Menyemak tuntutan perjalanan dalam dan luarnegara.
b. Menyediakan waran virement dan peruntukantambahan bagi aktiviti promosi/ peruntukan sukutahunan.
c. Menuntut bayaran balik perbelanjaan yangdidahulukan oleh MATRADE bagi pihak agensi lain.
d. Menyediakan invois bagi sewa ruang pejabat danmembantu menyediakan belanjawan tahunanMATRADE serta menyediakan memo penurunankuasa.
e. Membayar panjar wang serta menyemak tuntutankos utiliti rumah Pesuruhjaya/ Penolong PesuruhjayaPerdagangan serta menandatangani cek danpindahan telegrafik.
4.3.2.2 Pentadbiran dan Pengurusan Bangunan
Unit Pentadbiran
a. Pengurusan pejabat perdagangan di luar negaradan pejabat cawangan seperti pentadbiran am,penempatan/ pembukaan, penyewaan pejabat danrumah kediaman, pengurusan aset dan inventori,
16
penghantaran barang dan mengemaskinikan profilPejabat Perdagangan MATRADE.
b. Pengurusan logistik seperti pengurusan mel danpengurusan kaunter.
c. Pengurusan fail dan data maklumat pentadbiran.
d. Kedatangan dan disiplin kakitangan sepertipengeluaran dan pengurusan access card dandisiplin kedatangan kakitangan.
e. Urusan penyewaan pejabat, Majlis BersamaJabatan, maklum balas kertas kabinet, berkaitanpapan tanda, penempahan tiket penerbangan danpercetakan business cards & letter-head/ diari/direktori/ kad ucapan.
f. Pengurusan pekeliling-pekeliling kerajaan danmenyediakan Laporan (Piagam Pelanggan) bagiMesyuarat Keutuhan MATRADE.
g. Urusan Permohonan Pasport Diplomatik/ PasportRasmi/ Gratis dan Nota Diplomatik.
Unit Perolehan
a. Membantu mengendalikan perolehan secara tender,sebut harga, lantikan terus, belian terus dan kontrakpusat serta rundingan terus.
b. Membantu mengendalikan perolehan pejabatperdagangan di luar negeri serta menyemak danmenandatangani Pesanan Kerajaan.
4.3.2.3 Perhubungan Korporat
a. Membantu merancang serta menguruskan imejkorporat bagi penerbitan video dan risalah korporat.
b. Menyelaras urusan Mesyuarat Pengurusan danPengurusan Kanan.
c. Membantu merancang dan menyelaraskan kerja-kerja penyediaan laporan aktiviti bulanan dan kertas-kertas mesyuarat untuk Lembaga Pengarah.
d. Membantu dalam penyediaan mesyuarat danmenyiapkan kertas perbincangan menggunakanElectronic Data Management System (EDMS).
17
e. Menyelia dan melaksanakan program MediaHospitality dan tempatan.
f. Membantu menyelia delegasi pelawat dari luarnegeri.
g. Membantu menyediakan pembayaran bagipelaksanaan kempen pengiklanan mainstream sertaad hoc pasaran domestik untuk menarik syarikateksport tempatan mendaftar dengan perbadanan ini.
h. Menerima dan menghantar tempahan penggunaansistem dan bahan promosi, penghantaran bahanpromosi ke pejabat cawangan dalam negeri danpejabat perdagangan luar negara.
i. Menyelaraskan penyediaan dan penghantarankenyataan akhbar mengenai aktiviti perbadanankepada media.
j. Membantu Jawantankuasa Advertising andPromotion (A&P) dalam projek-projek tertentuseperti International Trade Malaysia (INTRADE),Malaysia International Halal Showcase (MIHAS) danMalaysia Services Exhibition (MSE).
k. Membantu menjalankan aktiviti-aktiviti PublicRelations (PR) serta menyediakan talking points danskema jawapan bagi pihak spokespersonperbadanan dalam projek-projek serta aktiviti-aktivititertentu.
l. Membantu mempromosikan aktiviti-aktivitiperbadanan di dalam dan di luar negara di sampingmerancang dan menyelia penyertaan media luarnegara di dalam aktiviti-aktiviti galakan perdagangandi dalam dan di luar negara (contohnya PameranPerdagangan Antarabangsa).
m. Membantu melaksanakan aktiviti-aktiviti logistikuntuk Media Conference on Malaysia’s TradePerformance.
n. Merancang dan menguruskan video korporatMATRADE-MIDA.
o. Mengemaskinikan database tetamu-tetamuMATRADE bagi setiap event.
18
p. Mengendalikan aduan pelanggan serta menghantarlaporan yang berkaitan ke MITI, Biro PengaduanAwam, JPA dan untuk Mesyuarat KeutuhanMATRADE.
q. Menguruskan keurusetiaan mesyuarat dan urusan-urusan rasmi Ahli Lembaga Pengarah.
r. Membantu mempromosikan kemudahan-kemudahan MATRADE seperti Business Library danPusat Pameran MEEC.
s. Membantu menguruskan pembekalan barang-barang korporat seperti poster, beg kertas, folder,standee, wall-mounted logo, press kit, kad jemputan,buku Laporan Tahunan MATRADE serta bukuMalaysia Trade Performance dan merancang danmengurus pembelian hadiah-hadiah korporat untukmedia tempatan dan asing.
t. Membantu menguruskan pembayaran berkaitandengan aktiviti-aktiviti yang dikendalikan mengikutprosedur-prosedur yang ditetapkan.
4.3.3 Aspek Pembangunan Industri Kecil dan Sederhana
4.3.3.1 Pengurusan
a. Membantu mengurus hal-hal perjawatan bagipegawai-pegawai kumpulan pengurusan danprofesional dan kumpulan sokongan urusanpengambilan, iklan perjawatan, temu duga, tawarandan perlantikan, penempatan, pengesahan jawatan,LNPT dan lain-lain.
b. Membantu mengurus hal-hal perkhidmatan bagipegawai-pegawai kumpulan pengurusan danprofesional dan kumpulan sokongan sepertipenyelarasan dan pergerakan gaji, pemberian elaun,cuti dan lain-lain.
c. Membantu mengurus Sistem Maklumat PengurusanSumber Manusia (HRMIS) seperti SistemPengurusan Maklumat Personel Jabatan (SISPEN)dan perlaksanaan aplikasi sistem lain yang berkaitandengan perjawatan dan perkhidmatan.
d. Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/ Tenderbagi perbadanan.
19
e. Membantu urusan persediaan berkaitan denganMesyuarat Ahli Perbadanan.
f. Membantu dalam urusan berkaitan perjanjian,kontrak dan bekalan di ibu pejabat dan di pejabat-pejabat wilayah/ negeri.
4.3.3.2 Pentadbiran
a. Membantu urus setia dalam semua perhimpunan,perayaan dan taklimat di peringkat.
b. Membantu kerja-kerja penyediaan logistik bagiaktiviti-aktiviti seperti Hari Q, Perhimpunan Bulanan,aktiviti-aktiviti Kelab SMIDEC, acara tahunan sepertiSMIDEC Showcase dan lain-lain lagi.
c. Membantu mengurus Laporan Pengisytiharan Harta,tapisan keselamatan dan laporan keutuhan.
d. Membantu penyediaan urusan mesyuarat yangberkaitan dengan perkhidmatan dan perjawatanseperti mesyuarat Jawatankuasa Kenaikan Pangkatdan Mesyuarat Panel Pembangunan SumberManusia bagi kumpulan pengurusan dan profesionaldan kumpulan sokongan.
e. Membantu menyelaras semua rekod berkaitandengan perkhidmatan dan perjawatan seperti RekodBuku Perkhidmatan.
f. Penyediaan Kalendar Aktiviti Tahunan Perbadanan.
g. Membantu urusan sewaan ruang-ruang pejabat dankerja-kerja ubahsuai di ibu pejabat dan pejabat-pejabat wilayah.
h. Membantu urusan berkaitan penyediaan laporanMesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Perbadanan.
4.4 Penolong Pegawai Ehwal Ekonomi Gred E38
4.4.1 Aspek Pembangunan Pemasaran dan Pengkomersilan
4.4.1.1 Pembangunan
a. Mengkaji semula aliran/ proses kerja di unit stor darisegi dokumentasi, peraturan dan lain-lain.
20
b. Menjadi penyelaras maklumat yang diperolehidaripada kumpulan sasar untuk rujukan
4.4.1.2 Pengurusan
a. Bertanggungjawab ke atas aset stok milik agensidan memastikan bahawa kawalan keselamatan dantahap kebersihan gudang baik dan mengikutperaturan yang disyorkan.
b. Bertanggungjawab memastikan aktiviti pengiraanstok dijalankan mengikut kekerapan yang disyorkan.
c. Bertanggungjawab mengemukakan sebut hargauntuk barang keperluan yang digunakan di storseperti alat timbang, pembungkusan, palet,perkakas dan lain-lain.
d. Bertanggungjawab ke atas kerja pembaikan semulagudang di pejabat-pejabat MPB.
e. Memastikan semua aset stok milik agensi dilindungiinsuran (kebakaran dan kecurian).
f. Bertindak sebagai Pegawai Penilai Kedua kepadapegawai di bawah jagaannya.
g. Mengurus dan menyelaras bayaran kepadapembekal ke atas tempahan dan invois yangdikemukakan.
h. Menentukan peraturan-peraturan kewangan dipatuhidan mengawal aliran wang tunai akaun kreditmengikut peruntukan yang telah ditetapkan.
4.4.1.3 Pentadbiran
a. Menyelaraskan kursus pengurusan stor dan stokdari semasa ke semasa mengikut keperluan.
b. Membuat posting untuk data yang dimasukkandalam Sistem Stok Century.
c. Menyediakan dan membuat cost change untuksemua stok LADA dalam stor setiap hujung tahun.
d. Menyediakan draf kertas kerja/ dokumentasi/ dasar/manual, dan sebagainya berkaitan pengurusan stokdan stor mengikut keperluan.
21
4.4.2 Aspek Pembangunan Perdagangan Luar
4.4.2.1 Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia
a. Membantu menguruskan pengambilan pegawaitetap/ pinjaman.
b. Membantu menguruskan urusan pemangkuan dantanggung kerja.
c. Membantu dalam urusan tatatertib/ persaraan/sistem cuti kakitangan.
d. Menguruskan semua urusan semakan elaun EPSH& EKL dan menyemak dan menandatangani Kew-8.
e. Membantu dalam urusan pertukaran PesuruhjayaPerdagangan/ Penolong Pesuruhjaya Perdagangan/pejabat cawangan dan dalaman.
f. Membantu menguruskan semakan bukuperkhidmatan supaya lengkap dan teratur.
4.4.3 Aspek Pembangunan Koperasi
4.4.3.1 Pengurusan
a. Menentukan eksibit/ bahan bukti yang perludimasukkan dalam laporan.
b. Membantu menyediakan perakuan pemeriksaan.
c. Membantu menyediakan perintah bertulisSuruhanjaya di bawah Seksyen 67 Akta hasildaripada pemeriksaan di bawah Seksyen 64 Akta.
4.4.3.2 Pentadbiran
a. Menjalankan pemeriksaan di bawah Seksyen 64 Aktadan menyediakan laporan.
b. Membantu menyediakan surat kuasa dan termarujukan pemeriksaan.
c. Membantu menyediakan surat/ laporan kepadaPengerusi Eksekutif atau YB Menteri memaklumkanhasil pemeriksaan.
d. Menyenggara sistem maklumat aktiviti pemeriksaan.
22
e. Membantu Ketua Zon menyediakan Laporan Bulananaktiviti pemeriksaan.
4.5 Penolong Pegawai Ehwal Ekonomi Gred E32 dan E38
4.5.1 Aspek Pembangunan Koperasi (suruhanjaya Koperasi Malaysia)
4.5.1.1 Merangsang Penglibatan Koperasi Dalam SektorEkonomi Bernilai Tinggi
a. Membantu dalam pengelolaan bengkel, seminar,kursus, program dan aktiviti promosi dan kesedaranberkoperasi di kalangan masyarakat.
b. Membantu dalam melaksana pelaksanaan aktivitiekonomi koperasi dan peningkatan nilai tambahmelalui aktiviti rantaian nilai dalam industri yangdiceburi terutama 5 sektor ekonomi yang telahditetapkan iaitu kewangan, pemborongan danperuncitan, pelancongan, penjagaan diri dankesihatan, pertanian dan industri asas tani danperladangan.
c. Membantu menyediakan laporan dan analisapembiayaan serta geran kepada koperasi dari segipengumpulan data dan pencarian maklumat.
d. Membantu dalam penyediaan laporan danpengumpulan data bagi sesuatu kertas kerja.
e. Membantu dalam penyediaan urusan mesyuarat.
4.5.1.2 Meningkatkan Keyakinan Masyarakat Melalui AktivitiPengawalseliaan Koperasi
a. Memproses permohonan penubuhan koperasi,pendaftaran koperasi dan pindaan Undang-undangkecil Koperasi.
b. Membantu dalam melaksana tugas-tugaspenguatkuasaan melalui penyiasatan, pemeriksaankhas dan pemeriksaan usaha wajar (DDE).
c. Membantu dalam memberi khidmat nasihatperundangan.
d. Membantu mengumpul maklumat dan data bagipenyediaan perakuan untuk kelulusan bagi kuasa-kuasa Pengerusi Eksekutif yang diperturunkan dankuasa-kuasa di bawah Akta Koperasi 1993.
23
e. Memantau dan menyediakan pelaporan pematuhanAkta Koperasi 1993 dan Peraturan-peraturanKoperasi 2010.
f. Menyediakan dan mengenalpasti senarai koperasiaktif, tidak aktif, dormant dan sebagainya untuktindakan pemulihan.
g. Memantau aktiviti kemasukan data melalui sistemaplikasi seperti INFOKOP dan DKOOP.
h. Membantu menganalisa data-data dan menyediakanperangkaan am sektor koperasi.
i. Memproses aduan koperasi dan mengemukakanmaklumbalas.
j. Bertanggungjawab sebagai pegawai pemegangHarta dan Pegawai Pelikuidasi Koperasi.
5. HUBUNGAN KERJA
Dalaman
a. Pengurusan Tertinggi.
b. Pegawai di kementerian/ jabatan berkaitan.
Luaran
a. Kementerian/ jabatan tertentu di peringkat persekutuan dan negeri.
b. Agensi/ badan berkanun/ Majlis Perbandaran/ IPTA dan IPTS.
c. Sektor swasta.
6. PERSEKITARAN KERJA
a. Dalam dan luar pejabat
7. KEBOLEHAN YANG DIUTAMAKAN (PENGETAHUAN/ KEMAHIRAN)
a. Berkelulusan STPM/ Diploma.
b. Berkebolehan dalam bidang komputer.
c. Berkebolehan dalam bidang kewangan, perundingan, perangkaan.
24
d. Berkebolehan menganalisa laporan ekonomi, statistik, ramalan pasaranmarket trends.
e. Berkebolehan berkomunikasi secara lisan dan bertulis dalam BahasaMelayu dan Bahasa Inggeris.
f. Berkebolehan dalam menulis laporan yang berkualiti.
8. SIFAT-SIFAT YANG BERSESUAIAN DENGAN JAWATAN
a. Integriti.
b. Esprit de Corps.
c. Bertanggungjawab.
d. Profesionalisme.
e. Kebebasan, adil dan saksama.
f. Kualiti.
g. Kerahsiaan.
h. Kompetensi dan ketelitian.
i. Disiplin diri.
9. ANCAMAN/ BAHAYA
a. Percanggahan kepentingan.
b. Penglibatan dengan aktiviti luar pejabat.
c. Risiko terdedah kepada peluang penyelewengan dan salah guna kuasa.
d. Boleh diambil tindakan undang-undang.
e. Tekanan dan pengaruh luar.
f. Risiko kepada penyelewengan kewangan.
Sumber: Surat dari Kementerian Pertanian Dan Industrial Asas Tani Malaysia ruj. FAMA(S)500-3/1 Jilid 4 (39)bertarikh 24 Julai 2012. Emel dari Suruhanjaya Koperasi Malaysia bertarikh 9 Julai 2012. Surat dariLembaga Pertubuhan Peladang rujukan LPP)A)0.1/1 Jld.22(29) bertarikh 6 Ogos 2012.
