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2012
BIENVENIDAS.
La Experiencia PGD un reto en la La Experiencia PGD un reto en la construcción del mejoramiento construcción del mejoramiento
continuocontinuo
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALPROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
BIENVENIDOS.BIENVENIDOS.
Por la Modernización del Servicio Publico Registral
Talleres Registrales 2012
Promover el cumplimiento de Promover el cumplimiento de Ley 594 de 2.000 Ley 594 de 2.000 por medio de una por medio de una adecuada adecuada cultura archivísticacultura archivística, la aplicación del Modelo del Programa , la aplicación del Modelo del Programa de Gestión Documental de Gestión Documental PGDPGD, como aporte al sostenimiento del , como aporte al sostenimiento del Sistema Sistema Integrado de Gestión SIG Integrado de Gestión SIG y el logro de las metas del y el logro de las metas del Plan Estratégico Plan Estratégico Institucional - PEI.Institucional - PEI.
La Ley 594 de 2000 define como documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.
La Real Academia Española etimológicamente define como documento: documento: "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo".
Desde su origen el ser humano ha tenido una gran necesidad de comunicarse y plasmar en diferentes medios sus hechos acciones para construir la historia…
52 años 52 años En desarrollo de las actividades, historia, evolución y modernización de Nuestra Entidad, en sus funciones frente a la administración pública y dada la producción masiva de documentos, se plantean problemas y retos frente a la aplicación de la teoría, la legislación y la practica archivística…
Creación: Decreto Ley 3346 de 28 de Diciembre de 1959
GESTIÓN DOCUMENTAL. GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Uso de unidades de conservación (UdC) no adecuadas.Tener documentos sin identificar y sin criterios de organización.Apilar indiscriminadamente expedientes en amarres o paquetes. Permitir causas que puedan generar deterioro Usar Cajas no apropiadas para almacenamiento. Almacenar los documentos en espacios con elementos de consumo. Tener documentos sin identificación y foliación en las Unidades de Conservación (UdC) Carecer del inventario documental de los archivos a “mi cargo”.Conservar en los archivos documentos de apoyo.Conservar información en papel térmico.Generar carpetas con “Correspondencia R/E , Varios, Pendientes, misceláneos..”
MISION MISION PEI 2012 – 2014PEI 2012 – 2014: : La Superintendencia de Notariado y Registro, como responsable de la guarda de la Fe Pública, garantiza mediante la orientación, inspección, vigilancia y control, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario; así como la actividad notarial. A partir de la innovación y efectividad en sus procesos y calidad de los servicios ofrecidos a nuestros clientes.
VISION VISION PEI 2012 – 2014PEI 2012 – 2014: : En el 2014 la SNR será una institución modelo en la prestación del servicio público registral y en la guarda de la Fe Pública. Líder en el proceso de protección, restitución y formalización para que los colombianos recuperen su tierra, con recurso humano calificado y tecnología de punta.
VALORESVALORES Honestidad Transparencia Confianza Compromiso Oportunidad
PLAN ESTRATEGICO INSITUCIONAL
Intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión PúblicaGestión PúblicaDesarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las necesidades específicas de la organización.
Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2005 Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2005 Subsistema: Control de GestiónComponente: información
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009NTC GP 1000:2009: : Numeral 4. Sistema de Gestión de la Calidad4.2 Gestión documental4.2.1 Generalidades4.2.2 Manual de Calidad4.2.3 Control de Documento
La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividadeficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función (Véase Ley 872 de 2003 artículos 3 y 7).
Aspectos comunes.Aspectos comunes.Transformar la información en documentos que soporten el quehacer de la entidad y faciliten el control de las actividades que permiten el cumplimiento de sus funciones.
Dentro de los documentos que pueden unificarse se incluyen: procedimientos, manuales, instructivos, guías, registros, actas de reuniones, normatividad interna o externa entre otros.
Esta información puede estar en cualquier medio de soporteen cualquier medio de soporte (digital, papel, etc.).
El archivo NO es solo un conjunto de papeles en una carpeta, es todo aquello que transmite y nos
proporciona información.
“La Ley 594 de 2000 y demás disposiciones, reglas y principios generales que regulan la función archivística respecto a la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental PGD, fijan los parámetros de obligatorio cumplimiento tendientes a lograr la eficiente y eficaz organización de la documentación producida y recibida en ejercicio de sus obligaciones, obteniendo un adecuado manejo de sus archivos”.
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Son potencialmente parte del patrimonio cultural patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.
Son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones
Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano
Importancia de los archivos.
Servir a la Servir a la comunidad comunidad
Garantizan la efectividad de los principios, derechos y deberes.
Institucionalidad e instrumentalidad.
Facilitan la participación de la comunidad y el control del ciudadano
Son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Institucionalizan decisiones administrativas. (materializar)
TodoTodo servidor público servidor público (sin importar la forma o manera en que se
encuentre vinculado) está al servicio del Estado y de la está al servicio del Estado y de la comunidadcomunidad y debe ejercer funciones en la formas previstas por la constitución, la ley y los reglamentos, estando bajo su responsabilidad la manera de hacerlos efectivos.
•La Ley comprende a todos aquellos que se encuentran en las condiciones previstas por ella, sin excepciones de ninguna clase.
•Nadie puede invocar su desconocimiento o ignorancia para dejar de cumplirla.
•Se dicta con carácter indefinido.
Art 4 Lit. d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Art 15. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
Art. 35 lit b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995.
Programa de Gestión DocumentalPrograma de Gestión DocumentalSuperintendencia de Notariado y Registro
Constitución Política de Colombia 8, 15, 23, 63, 71, 72, 74;
Ley 594 2000 arts.1, 2, 10,11;
Decreto 4110 de 2004; Decreto 4124 de 2004 SNA
Decreto 1599 de 2005 MECI
NTC GP 1000:2009; GTC 185
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento (Archivo de Gestión Central e Histórico), desde su creación hasta su disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación).
(Ley 594 2000 arts. 3, 11,16, 23; ACUERDO AGN. 027-2006)
(NTC 5397:2005; Guía “Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo” AGN.)
Uno de los procedimientos importantes consiste en la conformación del expediente en el cual puede implementarse el uso de diferentes elementos para las unidades de conservación, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño y materiales, considerando el volumen, el formato de los documentos, los tiempos de retención y la disposición final según la TRD y evitando el uso de material metálico.
Las estrías hacia la parte
interior
(Máximo 200 folios)
No doblar los folios No usar material metálico No usar cinta pegante comercial. No amarrar con pita, cabuya, etc. No perforar ni resaltar el documento
Reemplazar Metálicos por Plásticos
Dependencia – SecciónNombre (Procedencia)
Dependencia Código Área
Cuadro de clasificación DP: Dependencia - SR: Serie - SB: Subserie
Serie Documental y sus contenidos.(Tipo Documental)
Tiempos de retención.Archivo GestiónArchivo Central
DISPOSICIÓN FINAL: Acción una vez finalizados los tiempos de retención.
CT: Conservación Total del DocumentoM: Microfilmación o Digitalización.S: Selección Documental E: Eliminación después de su retención.
PROCEDIMIENTO: Describe la disposición final señalada en las TRD o TVD considerando valores primarios y secundarios, justificando la destinación a los soportes.
TRD: ENTIDAD PRODUCTORA : (Fondo Documental)
SECUENCIA ARCHIVISTICA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE
“No toda la documentación que llega a una oficina, forma parte de su archivo”.
La secuencia para la ordenación de un documento de archivo inicia desde su clasificación (según TRD) luego
procede con las ordenación de las unidades de conservación en las que previamente se ha aplicado la depuración o expurgue retirando la documentación personal, otro material bibliográfico y en general todo aquello que no haga parte del archivo.
Se deben ORDENAR e IDENTIFICAR los expedientes atendiendo los principios de procedencia y orden original , evidenciando la secuencia de los trámites que dieron lugar a su producción (ejemplo: orden cronológico). Para efectos de transferencia y disposición final se tendrán en cuenta los tiempos de retención establecidos
No toda la documentación que llega a una oficina, forma parte de su archivo.
1. SELECIONE adecuadamente la documentación Retire documentación personal y otro Material Bibliográfico (Libros, Revistas, periódicos, folletos, propuestas, cotizaciones, portafolios de servicios, etc.) que NO haga parte del archivo.
2. CLASIFIQUE por años y por series documentales según TRD su Archivo de Gestión y separe Transferencia Documental
4. ORDENE de acuerdo al principio de orden original.De acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El más común es el orden cronológico.
3. DEPURE expedientes y efectué reparaciones menores.
NO duplicados idénticos, hojas en blanco NO documentos de apoyo. NO material metálico Restaurar rasgaduras.Fotocopiar documentos impresos papel fax.Eliminación de doblecesRetire cintas adhesivas
PREPARACION FISICA DEL ARCHIVO
¿ CUAL ES LA MANERA ADECUADA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE?
ROTULO.
n321
Legajador Plástico
Hoja de Control
Rotulo
IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar. “Numeración en archivos, se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación”
Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentra completo se procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo las recomendaciones técnicas dadas por el Archivo General de la Nación -AGN.
FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Foliar los documentos habitualmente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración.
Almacenar y conservar un adecuado volumen documental es prioridad dentro de la gestión archivística.
ANTECEDENTES SOBRE FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
A partir del siglo XIII, un momento en el que se pretende dar orden y luz en la oscuridad sapiencial de la Edad Media, experimentando continuos cambios sociales, culturales, económicos, intelectuales y con el surgimiento de las universidades se universalizará la lectura y escritura,, se dará la necesidad del libro y con ello se requerirá señalar el número de páginas.
Surgen las técnicas de foliación (numeración del anverso del folio) y paginación (numeración del anverso y el reverso), con el fin de evitar problemas en la encuadernación , en un contexto en el que se da importancia al saber escrito así como a la distribución y extensión de dicho saber.
PAUTAS BÁSICAS FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Beneficios:
Antes de iniciar el procedimiento la documentación que será objeto de foliación debe estar previamente depurada y ordenada retirando duplicados idénticos, folios en blanco, notas internas y documentos de apoyo. Los expedientes deben legajarse con un contenido máximo de 200 folios por cada unidad de conservación.
La HOJA DE CONTROL es un requisito en series documentales complejas y un instrumento de descripción en el cual se consigna el contenido del documento foliado (asuntos-contenidos-fechas). En el área de notas de la se deben relacionar anexos y otros soportes indicando el numero de folio al que hacen referencia, las características extraordinarias y las referencias cruzadas. La referencia cruzada consiste en un medio para dejar constancia mediante un testigo del lugar de destino de un material retirado del expediente y a su vez en este se indicará la procedencia
•Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento. •Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control, descripción y de consulta (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD, guías, catálogos). •Permite preparar y es requisito ineludible para efectuar transferencias. •La foliación es una tarea que prepara el documento para ejecutar procesos de reprografía (microfilmación o digitalización) y empastes.
Sabía Usted: Que existe una prohibición respecto del uso de Micropunta o esfero de tinta húmeda para la producción documental, esto para garantizar su permanencia y durabilidad. (Circular 13 de1999)
IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar. Para efectos de ordenación documental se asigna un solo número en la cara principal de la hoja; mientras que la paginación tiene por objeto marcar la numeración por página (lo escrito por cada cara) en publicaciones.
►Se deben foliar todos y cada uno de los expedientes de una serie, del Archivo de Gestión de acuerdo a la TRD y las que van a ser objeto de transferencia al Archivo Central o Archivo Histórico.►Se recomienda el uso LÁPIZ de mina negra y blanda tipo HB ó B, dado que permite corregir una foliación mal ejecutada y no altera la originalidad del documento NO se debe utilizar lápiz de mina roja ya que este color dificulta la captura de imágenes en los equipos de microfilmación y digitalización NO se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. ►La numeración de los folios se realiza en la esquina superior derecha de la cara recta (principal) del folio. Preferiblemente en el mismo sentido que se encuentra el texto del documento (Horizontal-Vertical)
La numeración debe ser legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
PAUTAS GENERALES SOBRE LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Cada unidad documental (expediente) tendrá una sola foliación continua consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.El número uno (1) asignado al primer folio (corresponde a la fecha más antigua del documento) que dio inicio al tramite en consecuencia.En el caso de requerir anular una numeración previa o si se presentaran errores en la foliación y no es posible borrarla, ésta se anulará con una línea oblicua ( / ), evitando tachones. NO se debe utilizar números con el suplemento A, B, C, ó bis.NO se deben foliar las pastas, ni las hojas guarda o folios totalmente en blanco.
PAUTAS BÁSICAS FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Ejemplo: contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos, etc.)Carpeta 1 de n (Folios 1 al 200); Carpeta 2 de n (Folios 201 al 400); Carpeta 3 de n (Folios 401 a n);….
En el proceso de digitalización la numeración se realizara en las páginas que contienen algún grado de información y que será capturada por los dispositivos ópticos (ESCANER).
En el procesos técnico de microfilmación de requerirse numerar las dos caras del folio, se designara un único numero por hoja y se identificará junto al numero F/R (folio recto) a la cara principal y F/V (Folio vuelto) a la cara anversa.
En series documentales complejas si el expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda carpeta (Unidad de Conservación) será la continuación de la primera y así sucesivamente.
Siempre que hallan anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que hagan parte del expediente, se numerarán como un solo folio. Registrar en hoja de control (título, año y total de páginas)
Para fotografías de mayor formato (carta – oficio) se foliarán en la cara vuelta (al reverso), asignando un número para cada una de ellas. Para una o varias fotografías en formato pequeño adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Registrar en hoja de control.
FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS Y EL DILIGENCIAMIENTO DE LA “HOJA DE CONTROL”
La documentación cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Se foliaran solo si se encuentran empastados o cosidos y no es posible retirarlos. Se registra esta condición en la hoja de control.
Los documentos en formatos mayores al carta/oficio (planos, mapas, dibujos, etc.), que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. Registrar en hoja de control.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Registrar en hoja de control (cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha).
Las radiografías, diapositivas, negativos cuando hagan parte de un expediente deben colocarse en un sobre de protección (previamente foliado - antes de almacenar el material para evitar marcas). Registrar en hoja de control (cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos)En caso de unidades de conservación como tomos y libros, que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de origen, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Registrar en hoja de control. (Cantidad de folios o páginas).
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS RESPECTO DE LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Nota: Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, si existiese más de una, deberá refoliarse todo el expediente (unidad de conservación.)
NO se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación (hojas de protección) como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.NO se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CD, disquetes, videos, etc.) Registrar en hoja de control. (Dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen) Si se opta por separar este material se etiquetará y se hará la respectiva referencia cruzada.
BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN FISICA DE DOCUMENTOS
Con estas actividades obtendremos éxito en nuestro compromiso de mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, materializado en la oportunidad, confianza, seguridad, amabilidad y guarda de la fe pública en las transacciones de la propiedad inmobiliaria en Colombia.
Antes y Después…
Paquete de archivo en estado natural.
Documentos almacenados.Proceso de Digitalización.
Levantamiento de inventarios. Almacenamiento de archivos. Depósitos de archivos.
PROTEJA SU SALUD:•Tenga en cuenta las normas básicas de Bioseguridad. •Evite el contacto con virus y bacterias presentes en el polvo,
•Se recomienda el uso de tapabocas y el lavado permanente de manos, siempre que se tenga contacto con archivos. •Manipule cuidadosamente los archivos y evite cortaduras.
La Conservación de documentos consiste en el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad
•Resolución 5522 2012; Resolución 5522 2012; DepuraciónDepuración//Eliminación Eliminación documentos de apoyo y facilitativos.documentos de apoyo y facilitativos.•Los funcionarios SNR al interior de sus dependencias, las ORIP principales y seccionales del país al interior de sus dependencias deben llevar a cabo los procesos de selección, depuración y posterior eliminación de los documentos, como responsables de la documentación producida y/o recibida.
Cita un proverbio chino: Cita un proverbio chino: "Cuando soplan vientos de cambio, hay quien construye muros de protección, otros construyen molinos de viento".
Por la cual se deroga la Resolución 2897 de 11 de abril de 2011 y se dan otras disposiciones
Acuerdo 002 de 2004 depuración entendida como el retiro de copias, y duplicados
Término de conservación soportes, comprobantes y libros de contabilidad diez (10) años, (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período, sin perjuicio de las normas específicas de conservación documental que señalen las autoridades competente. numeral 353 del Plan General de Contabilidad Publica
Eliminación PrimariaEliminación Primaria: : •Realizar Inventario debidamente diligenciado en el Formato Único de Inventario Documental, FUI_D.• Levantar un acta de eliminación.•Enviar solicitud al Coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien a su vez deberá requerir autorización al Comité de Administración de Documentos.•La eliminación de documentos se efectuará por medio del proceso de picado con el fin de preservar el medio ambiente.
Documento de apoyo: DEPURABLES•Copias múltiples ya organizados y tramitados•Folletos•Catálogos•Cursos a los que no se asistió.•Notas internas.•Papelería desactualizada y sin usar. •Portafolios. Publicidad (no asociados a contratos).•Copias de normatividad interna y externa (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, circulares).•Fotocopias de artículos y extractos de libros.•De carácter social (tarjetas de invitación, felicitación)•Documentos en borrador.
Cualquier eliminación que quiera hacer con base en las actuales Tablas – TRD adoptadas mediante resolución 1891 de marzo 13 de 2009, se debe consultar con anticipación al Grupo de Gestión Documental.
S.G.D.S.G.D.
Aprovechamiento de la herramienta Aprovechamiento de la herramienta TecnológicaTecnológica
Vincula los procesos de manejo físico al documento digital, (Recepción, Producción almacenamiento físico Bodegaje, Correspondencia, Digitalización, Indexación, Flujos Documentales, Administración de Contenido y Gestión de Procesos, etc.).
Es una Solución de Administración y Gestión Documental, para organizar y administrar de manera efectiva nuestro archivo, de acuerdo con las necesidades de la Entidad y según la Normatividad Archivística
Permite consultar cualquier documento y visualizarlo en tiempo real, sin necesidad de tener el físico y de necesitarlo, saber exactamente en donde se encuentra, además de poder realizar prestamos sin el riesgo que los documentos se extravíen, y al digitalizarlos mejora la consulta, los preserva y evita el daño provocado por el mal uso o la constante manipulación de quienes los consultan.
Graficas: Clara Isabel Sánchez Aldana Bibliotecóloga
L A S E R W R I T E R
recepción
apertura, verif icaciónalistamiento Radicación y tipif icación
DigitalizaciónCalidad, confrontaciónDocumentos digitalizado yEn sistema para consulta
Direccionamiento
Distribución usuario/archivo
Documento para consulta y Físico en Archivo
Transferencias y Archivo Central
xxxxxxx
xxxxDocumentos
Del trámiteorganizados
Información, notas, calif icación
Armado
Definir las actividades para la organización de paquetes de documentos pertenecientes a la serie documental “Registro de Matrícula Inmobiliaria”; posterior al proceso de digitalización de documentos misionales, con el fin de conformar los paquetes de éstos, organizados por turnos, generados por el aplicativo IRIS Documental, para garantizar la ordenación física de los documentos del proceso misional y su conservación total.
C1-RR43831/2012
Indicación Unidad de AlmacenamientoCAJA
No. De Cajaconsecutivo
Indicación R para Relación
Indicación R para RegistroDe Matrícula Inmobiliaria
Indicación Número de Relación
Indicación de la vigenciaTrámite del documento
C1-RR43831/2012
Indicación Unidad de AlmacenamientoCAJA
No. De Cajaconsecutivo
Indicación R para Relación
Indicación R para RegistroDe Matrícula Inmobiliaria
Indicación Número de Relación
Indicación de la vigenciaTrámite del documento
DIA MES AÑO
SUBSECCIÓN / DEPENDENCIA:
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
CAJA CARPETA TOMO OTRO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Elaborado por: GGD - Clara I.. Sánchez A -.Asesora Grupo de Gestión Documental
RECIBIDO:
CARGO:
FIRMA:
FECHA:
ENTREGADO:
CARGO:
FIRMA
FECHA:
NOTAS /OBSERVACIONESN° FOLIOS
REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
FONDO (ENTIDAD PRODUCTORA):
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
HOJA N°
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
_____SECCIÓN / DEPENDENCIA:
INICIAL FINALNo.
______
FECHAS EXTREMAS
DE
SOPORTE
Acuerdo 042 /02 AGN.
FIRMA
FECHA :
ELABORADO:
CARGO:
Base de datos
FECHA : 12-ene-12
Elaborado por: GGD - Clara I.. Sánchez A -.Asesora Grupo de Gestión Documental
ELABORADO: JONATHAN TRIANA ENTREGADO: RECIBIDO:
FECHA: FECHA:
Acuerdo 042 /02 AGN.
CARGO: CONTRATISTA CARGO: CARGO:
FIRMA FIRMA FIRMA:
TABLA DINÁMICA
Este documento se desarrollo atendiendo parámetros y lineamientos expresados entre otros de las siguientes fuentes las cuales pueden ser consultadas cómo apoyo para ampliar la información y solucionar inquietudes:
•Circular externa AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo,•Circular 04 de 2003. D.A.F.P. – A.G.N. Organización de las Historias Laborales•Circular 12 de 2004. D.A.F.P. – A.G.N. Orientaciones cumplimiento circular 04 2003.•Circular 06 de 2011. A.G.N. Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.•Circular 01 de 2012 AGN. Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico de las Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en los planes de desarrollo.•Resolución SNR 2053 1996. Comité de Administración de Documentos.•Resolución SNR 1891 2009. Adopta las tablas de retención SNR.•Resolución SNR 2897 2011.Por la cual se autoriza la eliminación de los documentos de apoyo. En proceso de modificación.•Manual de Inducción Diciembre 2008.Superintendencia de Notariado y Registro.•Cartilla MECI Diciembre 2008. Modelo Estándar de Control Interno.Superintendencia de Notariado y Registro.•Cartilla Sistema de Gestión de Calidad –MECI Norma Técnica de Gestión Pública NTC GP 1000:2009 e ISO 90001:2008•Manual de Funciones Superintendencia de Notariado y Registro.•Sitio Web AGN: http://www.archivogeneral.gov.co•Sitio Web SNR: http://www.supernotariado.gov.co•Plan Estratégico Institutional PEI. 2012 2014PEI. 2012 2014
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En conclusión, Cadauno culpó a Alguien, cuando Ninguno hizo lo que Cualquiera podía haber hecho!!!.
TODOS APORTAMOS PARA MEJORAR.TODOS APORTAMOS PARA MEJORAR.
Esta es la historia de un equipo de trabajo 4 personajes llamados Cadauno, Alguien, Cualquiera, Ninguno .Había que realizar un trabajo importante y entonces... Cadauno estaba seguro de que Alguien lo haría.
Cualquiera pudo haberlo hecho, pero Ninguno lo hizo.
Alguien se disgustó por eso, ya que el trabajo era de Cadauno.Cadauno pensó que Cualquiera podría hacerlo, pero Ninguno se dio cuenta de que Cadauno no lo haría.
Este documento es de consulta, la información contenida ya fue impresa y ubicada en su serie documental TRD correspondiente.
POR FAVOR NO LO IMPRIMA.Si de todos modos requiere imprimirlo por favor reutilice el papel por su
segunda cara limpia, así ahorramos recursos y preservamos la naturaleza.
[email protected]@supernotariado.gov.co
Agradecemos sus inquietudes y comentarios al correo electrónico:
Dra. Concepción Farfán MontañoDra. Concepción Farfán Montaño Coordinadora Grupo de Gestión Documentalconcepcion.farfan@[email protected]éfono: 328 21 21 Extensión 126 - 127 -128
Por su Por su
Atención Atención
¡¡GRACIASGRACIAS!!EQUIPO DE APOYO P.D.G.
Jhon Jairo Torres PalacioLíder Equipo de Apoyo PGD
Grupo de Gestión Documental
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