1

Årsberetning 2013/14

Sammenslutningen af Lokalarkiver

65. ordinære generalforsamling

Lørdag den 4. oktober 2014 kl. 15:30

Hotel Park i Middelfart

Det tidligere Middelfart Sygehus

SLA

Sammenslutningen af Lokalarkiver

Middelfartkort 1911-1960

Hentet på Kort & Matrikelstyrelsens hjemmeside: www.kms.dk.

2

3

Indholdsfortegnelse

Indkaldelse og dagsorden for generalforsamling

Sammenslutningen af Lokalarkiver 4

Forretningsorden for generalforsamlingen 5

Styrelsens beretning 6

Økonomi

2013 ledelsespåtegning, Sammenslutningen af Lokalarkiver 32

2013 attest, kritiske revisorer 32

2013 driftsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver 33

2013 status, Sammenslutningen af Lokalarkiver 34

2013 specifikation, SLA Forlag 35

2014 halvårsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver 36

2014 kontingentsatser, Sammenslutningen af Lokalarkiver 37

2013 driftsregnskab, Arkibas ApS 38

2013 status, Arkibas ApS 39

2014 strategi- & arbejdsplan 40

Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver 45

Bilag 1 til vedtægter for SLA 54

Bilag 2 til vedtægter for SLA 55

4

SLA

Sammenslutningen af Lokalarkiver

2014 generalforsamling, Sammenslutningen af Lokalarkiver

Den 65. ordinære generalforsamling i Sammenslutningen af Lokalarkiver af-

holdes lørdag den 4. oktober 2014 kl. 15:30 med registrering fra kl. 14:30 på

Hotel Park, Viaduktvej 28, i Middelfart.

Dagsorden:

1) Valg af dirigent

2) Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse

3) Forelæggelse og godkendelse af beretning

4) Forelæggelse og godkendelse af regnskab

5) Indkomne forslag, herunder forslag til vedtægtsændringer

6) Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af

kontingent

7) Valg. På valg er (idet alle modtager genvalg):

o Til styrelsen:

Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev

Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj

Jytte Raun, Dalum-Hjallese

o Som suppleanter:

Erik Mouritzen, Stevns, 1. suppleant

Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, 2. suppleant

o Ekstern revision: K2 Revision, Vejle

v/registreret revisor Erik Krab Koed

o Som kritisk revisor: Karin Suhr Rasmussen, Stubbekøbing

o Som revisorsuppleant: Erik Korr Johansen, Galten

8) Eventuelt

Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens punkt 5, skal være SLA

Sekretariatet i hænde senest fredag den 5. september 2014.

5

Forretningsorden for SLA generalforsamling

1) Dirigenten skal lede mødet upartisk og nøje overvåge, at almindelige

regler for mødedeltagelse og afstemning overholdes. Dirigenten afgør, i

hvilken rækkefølge forslag sættes til afstemning.

2) Dirigenten skal konstatere generalforsamlingens lovlige indvarsling.

3) Dirigenten skal foranstalte udpegning af protokolfører og stemmetællere.

4) Ændringsforslag til allerede fremsatte forslag skal afleveres skriftligt til

dirigenten.

5) En kandidat, der ikke deltager i generalforsamlingen, kan kun vælges,

såfremt der foreligger skriftlig accept fra den pågældende.

6) Valg og afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed, medmindre

andet er foreskrevet i vedtægterne. Skriftlig afstemning skal foretages,

når det forlanges af dirigenten. Ved personvalg, hvor der er opstillet flere

kandidater, end der skal vælges, foregår valget altid som skriftlig af-

stemning.

7) Der skal føres protokol over generalforsamlingens beslutninger. Denne

skal godkendes af dirigenten og formanden ved disses underskrifter.

6

Styrelsens beretning 2013/14

1) Styrelsen

På SLA’s generalforsamling den 5. oktober 2013 blev Jørgen Thomsen, Oden-

se, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, Lis Vestergaard, LANA og Else Gade

Gyldenkærne, Vordingborg, genvalgt til styrelsen. Som suppleant til styrelsen

genvalgtes Erik Mouritzen, Stevns, som 1. suppleant og Kurt Risskov Søren-

sen, Kerteminde, som 2. suppleant. Som kritisk revisor genvalgtes Inger Sø-

rensen, Vamdrup, og som revisorsuppleant Erik Korr Johansen, Galten. Som

revisor genvalgtes K2 Revision i Vejle ved registreret revisor Erik Krab Koed.

Styrelsen konstituerede sig på det efterfølgende konstituerende bestyrelsesmø-

de med Jørgen Thomsen, Odense, som formand, Bent Vedsted Rønne, Hader-

slev, som næstformand og Jytte Raun, Dalum-Hjallese, som kasserer. De på-

gældende har samtidig udgjort SLA’s forretningsudvalg.

I skrivende stund (august 2014) har styrelsen afholdt fem styrelsesmøder siden

sidste beretning og excl. ovennævnte konstituerende møde. Forretningsudval-

get har afholdt et møde. Hastesager drøftes og besluttes via e-mail-

korrespondance.

2) Økonomi

Sidste år ved denne tid var der, efter afslag fra Kulturministeriet på vores an-

søgning om penge til videreudvikling af Arkibas, stor skuffelse og usikkerhed

om, hvordan vi skulle få økonomien til at hænge sammen, da der var enighed i

styrelsen om, at udviklingsarbejdet skulle i gang. Der var derfor stor lettelse og

glæde, da vi på generalforsamlingen i oktober 2013 kunne meddele, at A.P.

Møller og Hustru Chastine Mc-Kinney Møllers Fond til almene Formaal havde

doneret 1,8 mill. kr. til udviklingsarbejdet med Arkibas5 og Arkibas.dk.

7

Efter at have konsulteret revisor Erik Krab Koed er der skabt vished for, at

donationen kan overføres uden problemer til udviklingsselskabet Arkibas ApS.

Som bekendt går udviklingsarbejdet som planlagt, og ved hjælp af månedlige

likviditetsoversigter er økonomien blevet fulgt nøje, ligesom de frikøbte pro-

jektmedarbejdere og udviklingsselskabet Ditmer har vist stor forståelse for den

finansielle situation, vi er i, indtil projektet er afsluttet, og de bevilgede penge

kan udbetales. Det lader til, at SLA og Arkibas ApS i forening er i stand til at

klare finansieringen uden låntagning.

SLA´s driftsregnskab for 2013 udviser et overskud på 83.690 kr. På siderne

33-35 vises en specifikation af SLA´s regnskab for 2013. Revisorens regnskab

er opstillet efter bestemte regnskabsprincipper, som vi ikke synes er så over-

skuelige, som vi kunne ønske. Derfor har vi selv udarbejdet en specifikation,

som gør det lettere at se, hvordan pengene er anvendt. Vi gør opmærksom på,

at tallene selvfølgelig er de samme som i revisorens regnskab blot opstillet på

en anden måde. Revisorens regnskab er fremlagt ved generalforsamlingen, og

alle er naturligvis velkomne til at orientere sig også i denne udgave af regn-

skabet for 2013. Vi har i øvrigt fornylig lagt SLA’s regnskab på vores hjem-

meside, så i hvert fald alle medlemmerne kan gennemse det, både i den ene og

den anden udgave.

Regnskabsoverskuddet på 83.690 kr. skyldes bl.a., at der har været større ind-

tægter end beregnet. Kontingentindtægterne var højere end forventet, og salget

af CMS-systemet på 5.250 kr. var ikke lagt ind i budgettet. De samlede ind-

tægter var derfor større end budgetteret. På udgiftssiden var der både overskri-

delser og besparelser på de enkelte konti, men samlet var udgifterne ikke så

høje som beregnet, idet indsamlingsprojektets aktiviteter næsten var udgifts-

neutrale, og ophavsretsprojektet er stadig i mødefasen, og de afsatte midler er

derfor ikke brugt.

Styrelsen har besluttet, at den del af overskuddet fra 2013 på 83.690 kr., der

ligger over 25.000 kr., skal anvendes til udviklingsarbejdet med Arkibas 5 og

arkibas.dk.

8

Når der i løbet af 2014 bliver brug for yderligere likviditet i Arkibas ApS, vil

der derfor blive overført 58.690 kr. fra SLA til Arkibas ApS.

For kort tid siden har vi netop modtaget den glædelige meddelelse, at også for

den kommende periode (1. april 2014 til 31. marts 2015) har Kulturministeriet

forhøjet SLA´s tilskud, som for den kommende periode vil være 754.000 kr.

3) Arkivpolitisk arbejde

Styrelsens arbejde i det forløbne år har ligesom tidligere først og fremmest

fundet sted inden for rammerne af den vedtagne strategi- og arbejdsplan, som

løbende opdateres på vores hjemmeside, www.danskearkiver.dk. Med mellem-

rum er det tanken at forelægge strategiplanen for årsmødet, så styrelsens stra-

tegier vil kunne korrigeres af medlemmerne. Egentlig havde vi tænkt at foreta-

ge en sådan forelæggelse ved årsmødet i 2014, men har af arbejdsmæssige

grunde måttet udskyde det et år – til gengæld er medlemmerne velkomne til

også i år at tage punkter fra strategi- og arbejdsplanen op i diskussionen på

årsmødet. Efter hvert årsmøde begynder styrelsen i øvrigt selv det nye for-

eningsår med en tilpasning af arbejdsplanen inden for strategiplanens ramme.

Og hvis vi hører gode forslag til tilføjelser eller ønsker om ændringer i strate-

gi- og arbejdsplan, har vi ikke noget højere ønske end at inkorporere dette i

planerne og i det/de kommende års arbejde.

Samarbejdet med Statens Arkiver er udfoldet på flere måder. Som det er for-

udsat i arkivloven, er lokalarkiverne og dermed også SLA repræsenteret i Pri-

vatarkivudvalget og i forskellige undergrupper under dette. SLA’s repræsenta-

tion i udvalget er uændret: Arkivleder Birgitte Herreborg Thomsen fra arkivet i

Tønder er sammen med Jørgen Thomsen de to repræsentanter for SLA.

Arbejdet med en videreudvikling af DANPA (Danmarks Nationale PrivatAr-

kivdatabase) finder sted i Privatarkivudvalgets regi. Et egentligt projekt i den-

ne sammenhæng er ikke formuleret endnu, men det er klart, at der på sigt vil

være behov for, at der skabes en slags fælles online adgang til forskellige dan-

9

ske arkivdatabaser. For SLA er det selvfølgelig en vigtig ting, at der først fore-

ligger online adgang til vore Arkibas-data, sådan at samarbejdet omkring

DANPA kommer til at foregå på nogenlunde lige fod med de kulturinstitutio-

ner, der allerede har noget sådant for deres område. Og med den forestående

udsigt til adgang til Arkibas.dk ser denne forudsætning jo ud til at blive op-

fyldt.

Et andet emne har en række lokalarkiver hørt lidt til tidligere på året. I en un-

dergruppe under Privatarkivudvalget er SLA med i et arbejde, hvor fokus er

på, hvilke strategiske udfordringer arkiverne står overfor på privatarkivområ-

det i de kommende år, og vi har fået hjælp til at få nogle bud på spørgsmålet

fra en stikprøve af medlemsarkiver – det var lige voldsomt nok at rulle et

spørgeskema ud til alle arkiverne! En af de største udfordringer ligger selvføl-

gelig i, at en meget stor del af det arkivmateriale, vore arkiver kan tænkes at

skulle indsamle, kun vil foreligge i digital form, og det er i hvert fald rigtig

mange af medlemsarkiverne næppe klædt godt nok på til at kunne håndtere –

rent bortset fra, at der på persondataområdet også er snævre grænser for, hvad

ikke mindst private institutioner overhovedet må opbevare af den slags materi-

ale.

Fælles løsninger og fælles uddannelsesaktiviteter er noget af det, der kan

komme på tale i denne forbindelse, og det er glædeligt, at Statens Arkiver,

ODA (Organisationen Danske Arkiver), SLA og andre nu er fælles om at

overveje, hvad man kan stille op over for sådanne udfordringer. I den forbin-

delse har vi tidligere kunnet glæde os over et tilsagn fra Statens Arkiver om, at

de vil stille et indsamlingsværktøj, SABA, til rådighed for arkiverne – og til-

med snart igen vil holde et kursus for lokalarkiver i brugen af værktøjet. Sty-

relsen lægger vægt på, at SLA i den forbindelse sikrer, at der bliver uddannet

undervisere i vor egen kreds, som efterfølgende kan få kendskabet til SABA til

at brede sig som ringe i vandet. Vi kan også glæde os over, at arbejdet i under-

gruppen tillige indebærer en slags undersøgelse af, hvad der måske måtte kræ-

ve en ændret (arkiv)lovgivning. Og fra SLA’s side er det helt naturligt, at vi

10

kan have mere videregående krav på området (evt. sammen med ODA) end

dem, som fremmes af Statens Arkiver.

SLA har også været repræsenteret i en anden undergruppe under Privatarkiv-

udvalget (den arbejder med private e-arkivalier). I den sammenhæng har der

bl.a. været talt om en case på baggrund af SLA’s eget arkivmateriale. På Rigs-

arkivet befinder der sig en mængde kasser fra SLA’s tidlige år. På sekretariatet

i Vejle findes der papirarkivalier fra de seneste årtier, og på medarbejdernes

computere og på de tilhørende servere ligger så at sige resten, primært fra de

seneste 5-10 år. Målet med delprojektet bliver at se, hvad der i givet fald kun-

ne høstes fra den elektroniske arkivtidsalder med henblik på bevaring til senere

tider. Det bliver spændende at se, hvad dette underudvalg kommer frem til –

også af anbefalinger – for vi kan få vanskeligt ved at komme med anbefalinger

på området over for vore medlemsarkiver, hvis vi ikke engang kan finde ud af,

hvad og hvordan der kan og skal gemmes noget digitalt fra SLA’s eget arkiv.

Vi kan ikke ligefrem sige, at arbejdet med denne case er skredet fremad med

rekordfart. Men det er selvfølgelig vigtigt, både for SLA-historiens egen skyld,

men også i relation til vores troværdighed som arkivorganisation. Og vi håber

derfor, at det vil blive muligt i det kommende foreningsår at fremme arbejdet

ved hjælp af en frikøbsordning for interesserede arkivfolk.

I lighed med ODA har SLA gennem KL været repræsenteret i det såkaldte K-

udvalg, der er et samarbejdsforum med Statens Arkiver på det kommunale

arkivområde. Dette felt har kun direkte betydning for nogle få af SLA’s med-

lemsarkiver. Sidste år blev der gennemført en forenklet mødestruktur mellem

Statens Arkiver og de mere end 50 kommunale arkiver. Det andet netværks-

møde for denne kreds blev af Statens Arkiver afholdt på Odense Rådhus den

20. maj 2014. I øvrigt afholder rigsarkivaren hvert år desuden et informations-

og debatmøde, hvortil han inviterer alle kommunearkivernes ledere.

I november 2012 underskrev ODA og SLA en samarbejdsaftale. Det er med

stor tilfredshed, at styrelsen har mærket, at der også fra ODA’s side er forståel-

11

se for nødvendigheden og berettigelsen af et nærmere samarbejde efter fem-

seks år, hvor samarbejdet ikke ligefrem stod i høj kurs.

Samarbejdsaftalen indebærer først og fremmest samarbejde om repræsentation

udadtil, f.eks. i arkivlovsspørgsmål – kommer der en arkivlovsrevision, er det

klart, at lokalarkiverne kun vil kunne få indflydelse, hvis vi arbejder sammen.

Der vil således forhåbentlig både i forholdet til Statens Arkiver og i forholdet

til KL blive tale om et nært samarbejde mellem ODA og SLA.

Derudover betyder samarbejdsaftalen, at vi skal kunne gøre brug af hinandens

uddannelses- og seminaraktiviteter til medlemspriser, således at ODA-

medlemmer vil kunne deltage i SLA-arrangementer til SLA’s egne medlems-

priser og omvendt. Denne del af samarbejdsaftalen er for længst implemente-

ret. Hertil kommer, at ODA-arkiverne nu er optaget i den fælles arkivvejviser

på SLA’s hjemmeside i erkendelse af, at brugerne primært har brug for at ken-

de adresser på så mange arkiver som muligt, ikke om de er medlemmer af den

ene eller den anden organisation på området.

Endvidere omfatter aftalen forskellige hensigtserklæringer omkring OmSLA-

get og Journalen, der begge er led i SLA’s medlemsinformation. I relation til

OmSLAget er samarbejdet for længst gået i gang – idet vi fra 2013 har udsendt

alle numre også til ODA-arkiverne. Der er jo en del af ODA’s medlemmer,

som også er medlemmer af SLA, og det vil være nærliggende snarest at over-

veje, hvordan denne del af samarbejdet skal fortsætte med en vis omkostnings-

fordeling til følge – i hvert fald for portoens vedkommende. Når årsmødet

holdes i Middelfart i oktober måned, vil der forhåbentlig også på andre samar-

bejdsområder være nyt at melde. Vi har med DLF for længst aftalt, at vi skal

forsøge at få ODA ind i udgiverkredsen omkring Journalen, og vi har for

længst taget de første spæde skridt til at drøfte, om ODA og SLA ikke kunne

ruste sig til en kommende arkivlovsrevision ved at holde et seminar, hvor med-

lemmer af de to organisationer vil kunne drøfte, hvilke krav vi som organisati-

oner skal fremføre, hvis og når en sådan revision kommer. Med baggrund i den

forskellige struktur i de to foreninger kan det ikke undgås, at der vil være for-

12

skellige betoninger af, hvad vi finder væsentligt i sammenhæng med en lovre-

vision, men fra SLA’s side er vi overbevist om, at synspunkterne har godt af at

mødes i fri luft, så der kan blive sat ord på den eventuelle og formentlige fæl-

lesmængde.

Endelig kan det i relation til ODA nævnes, at der på sigt også kan tænkes an-

dre samarbejdsflader end de her nævnte. Det vil løbende blive overvejet i

SLA’s styrelse, hvad vi skal spille ud med i den forbindelse, og vi forventer en

tilsvarende åbenhed i drøftelserne fra ODA’s side. Så må vi se, hvor langt

samarbejdsviljen kan bære.

Ellers har det store arkivpolitiske emne i den forløbne beretningsperiode –

ligesom sidste år - været spørgsmålet om en aftale omkring ophavsretten til

fotografier og rettighederne til at publicere billeder på internettet. Det er et

arbejde, der som nævnt allerede i 2012 kom i gang som udløber af en mulig

retssag omkring udnyttelsen af pressefotos fra en afdød fotograf i Aalborg.

Billederne var fra 1950’erne, og et antal af dem var publiceret på nettet, hvad

arvinger til fotografen pludselig ønskede betaling for.

Da denne problemstilling jo er uhyre vigtig for os i lokalarkivverdenen, for vi

har lige nu tæt ved 1,5 million billeder, som vi vil kunne offentliggøre på det

kommende Arkibas.dk, har vi fra styrelsens side som tidligere tilkendegivet

ikke været i tvivl om, at vi skulle deltage i de forhandlinger, der kom i gang i

december 2011 – med repræsentanter for kulturbevaringsinstitutionerne på den

ene side og med repræsentanter for rettighedshaverne, fotograferne, på den

anden (repræsenteret gennem CopyDan Billedkunst). Den danske lovgivning

er nemlig således indrettet, at CopyDan har mulighed for at indgå en aftaleli-

censordning på samtlige fotografers vegne (enkeltfotografer kan dog melde sig

ud), og forhandlingerne går nu ud på at se, om parterne kan få enderne til at

mødes i en aftale, svarende til hvad der f.eks. tidligere er lavet på fotokopiom-

rådet i forhold til uddannelsesinstitutioner eller på det kunsthistoriske område

med hensyn til mere traditionelle kunstværker som f.eks. malerier. Og senest i

en aftale for AV-området for de kulturhistoriske museer.

13

Vi har fra styrelsens side ved flere lejligheder – bl.a. i OmSLAget – rapporte-

ret om de igangværende forhandlinger. Der har indtil nu været afholdt omkring

et dusin møder hos CopyDan foruden nogle interne møder blandt kulturarvsin-

stitutionerne. Et grundlag for en aftale omkring de juridiske spørgsmål er ved

at være på plads, mens det ikke overraskende kniber lidt mere med den øko-

nomiske side af sagen.

Fra SLA’s side håber vi meget, at der kommer en ordning, der bliver økono-

misk overkommelig for alle, og som samtidig bliver til at forstå for de arkiver,

der i fremtiden skal publicere billeder gennem arkibas.dk. Det vil være en

katastrofe for arkivernes kulturbevaringsarbejde, hvis der kun bliver mulighed

for at publicere de billeder, hvor ophavsmanden med fuldkommen sikkerhed er

død for mere end 70 år siden, eller hvor arkiverne hævet over enhver tvivl også

har fået overdraget rettighederne til publicering på nettet. Ingen vil være inte-

resseret i at registrere billeder, man ikke kan publicere på nettet uden risiko for

krav fra eventuelle fotografarvinger, og lysten til i det hele taget at indsamle

materiale på sådanne vilkår vil også blive forringet. Dermed vil fotograferne i

øvrigt også skyde sig selv i foden, for vi mærker landet over en stor interesse

hos lokale fotografer for, at deres samlinger kan blive bevaret og formidlet

gennem offentlige samlinger efter ophavsmandens død eller forretningens

ophør.

Ud over selve retten til at publicere vore billeder i en fælles registreringsdata-

base på nettet drøftes også spørgsmålet om institutionernes videregående brug

af billedmateriale på nettet, f.eks. på hjemmesider, netudstillinger o.lign., og

det er klart, at vi fra SLA’s side også på dette område vil forsøge at komme

igennem med en kollektiv forsikringsordning med mindst mulige administrati-

ve byrder. Heldigvis er Arkibas allerede nu indrettet sådan, at der uden væ-

sentlig indsats kan køres en liste ud, der viser, hvor mange billedfiler hvert

enkelt arkiv har ønske om at publicere i Arkibas.dk. Men herudover er der

altså også brug for en ordning, som f.eks. omfatter brugen af eventuelt ophavs-

retsligt beskyttet materiale på institutionernes egne hjemmesider og i tilsva-

rende sammenhænge. Skulle det ikke være muligt at få en sådan ordning til en

14

pris, vi kan forsvare over for vore medlemmer, vil vi forsøge i stedet at få en

frivillig ordning på denne del af formidlingsområdet.

4) Arkibas ApS

Det forgangne år i Arkibas har primært stået i udviklingens tegn, men der har

også været plads til andre opgaver.

Arkibas benyttes primært af ordinære arkiver, men der er også andre brugere

af systemet – bl.a. specialarkiver, egnssamlinger, museer og virksomheder. Vi

har pt. 545 Arkibas-brugere – et fald på to brugere i forhold til sidste år, som

dækker over en lille tilgang af nye brugere, men også at nogle arkiver, som var

blevet oprettet som bruger, aldrig er kommet i gang med at benytte systemet

og derfor har fravalgt det.

På SLA’s årsmøde i 2013 kunne formanden som nævnt komme med den glæ-

delige nyhed, at A.P. Møller Fonden havde doneret 1,8 mill. kr. til udviklingen

af Arkibas5 og Arkibas.dk. Kort tid efter årsmødet afholdt vi de første møder

med udviklerne og fik vores egen projektorganisation på plads, og i begyndel-

sen af 2014 tog vi for alvor fat på udviklingen af Arkibas5. Udviklingen af

første etape af Arkibas5 er nu afsluttet, og vi er gået i gang med udviklingen af

Arkibas.dk, som skal gå i luften til december. Vi fortsætter dog udviklingen af

Arkibas5 sidst på året eller i begyndelsen af 2015 dels med funktionalitet, som

vi ikke nåede at få med, dels med helt ny funktionalitet. Vi har forsøgt at holde

stor åbenhed omkring udviklingsforløbet, og dertil lancerede vi hjemmesiden

www.arkibasudvikling.dk, hvor vi jævnligt har lagt nyheder om udviklingsfor-

løbet ud.

2014 har været et hektisk år for projektkernegruppen, hvor vi i perioder har

mødtes med udviklerne én gang om ugen, men vi er også sikre på, at der er

kommet et meget bedre produkt ud af det, end hvis vi blot havde lænet os til-

bage og ladet udviklerne klare arbejdet selv. Vi har også afholdt en del klargø-

ringsmøder rundt omkring i landet, hvor vi har fortalt om de overvejelser, ar-

15

kiverne skal gøre, inden deres data bliver offentligt tilgængelige på Arki-

bas.dk. Til hjælp for dette arbejde har vi tilbudt klargøringslister med udtræk

af de felter, som bliver synlige på Arkibas.dk.

Fire Arkibas3-arkiver nåede i sidste øjeblik at få deres data konverteret til

Arkibas4, selv om deadline for dette allerede var tilbage i 2012. Vi er vidende

om, at der endnu findes nogle ganske få arkiver, som benytter Arkibas3, og

disse er blevet varslet om, at når vi overgår til Arkibas5, så vil det ikke være

muligt at få konverteret data fra Arkibas3 til Arkibas5. Løbet er så at sige kørt,

og hvis de på et senere tidspunkt ønsker at overgå til Arkibas5, må de begynde

forfra med indtastningerne. Vi kan ganske enkelt ikke forsvare over for vores

øvrige brugere at kaste en masse penge efter et nyt konverteringsprogram, som

blot skal benyttes til konvertering af nogle få arkiver.

I det forløbne år har vi haft stabil drift af Arkibas. Vi oplever fortsat lidt pro-

blemer omkring oprettelse og genfinding af ordningsord, men de tiltag, som vi

iværksatte sidste år, har afhjulpet langt de fleste problemer. Til gengæld fik vi

nye problemer, da Microsoft i efteråret 2013 lancerede Windows 8.1. Det stod

ret hurtigt klart, at en opgradering til Windows 8.1 betød, at Arkibas ikke

umiddelbart kunne køre på dette styresystem. En del Arkibas-brugere har siden

bidraget med vejledninger til, hvordan man med lidt snilde alligevel kan få

Arkibas til at fungere på Windows 8.1. Mange tak for de gode råd til jer alle.

Det har dog også siden vist sig, at problemet kun forekommer på computere

med en Home edition af styresystemet, hvorimod installation på en computer

med en Pro edition har været ganske uproblematisk. Alle disse problemer med

Arkibas4 har dog kun bekræftet os i, at det er ved at være sidste udkald for

Arkibas4.

Mini-arkibas gik i luften i foråret 2011, og nu knap 3½ år senere på tærsklen til

overgangen til den store formidlingsplatform – Arkibas.dk - er den lille fritekst

søgemulighed til arkivernes hjemmesider nået op på 150 arkiver som brugere.

Med lanceringen af Arkibas.dk vil Mini-arkibas efter alt at dømme lukke, men

vi forventer, at der til den store søgeplatform vil blive lanceret lokale søgemu-

16

ligheder, der kan lægges på arkivernes hjemmesider, således at vi kan tilfreds-

stille arkivernes ønske om fortsat at præsentere deres egne data. Det er dog

også vigtigt for bestyrelsen, at trafikken vil komme til at ligge på Arkibas.dk,

så vi kan leve op til de løfter, som vi har givet til A.P. Møller Fonden, om at få

en samlet søgeportal for samtlige Arkibas-arkiver.

Arkivvejviseren er i løbet af sommeren blevet udvidet, så også de af SLA’s

ekstraordinære medlemmer, som ønskede det, er blevet optaget i arkivvejvise-

ren. Samtidig har vi tilføjet et ekstra menupunkt, så arkiverne nu også kan få

deres Facebook-adresser med på vejviseren. Før sommerferien udsendte vi en

opfordring til arkiverne om at kigge de data igennem, som SLA har på hvert

arkiv, og evt. komme med rettelser. Vi fik mange henvendelser om rettelser,

og vi planlægger, at det skal blive en fast tilbagevendende begivenhed at bede

arkiverne tjekke deres data, så vi altid har opdaterede informationer og kon-

taktinformationer på arkiverne.

SLA’s CMS system gik i luften kort før SLA’s årsmøde i 2013, og siden har

51 arkiver og samvirker valgt at benytte dette CMS-system. Hjemmesiderne er

baseret på det meget udbredte og velafprøvede WordPress-system, som er

meget let at bruge, og som nemt lader sig tilpasse i udseende og funktionalitet

til det enkelte arkivs behov.

Vi tog sidste år fat på at flytte de forskellige Arkibas hjemmesider over på

SLA’s hjemmeside www.danskearkiver.dk. I første omgang blev kursushjem-

mesiden flyttet, og først på året fik vi også flyttet vores bestilling af Microsoft-

produkter over i SLA’s arkivbutik. Det var oprindeligt planen, at Arkibas’

hjemmeside skulle genopstå på SLA’s hjemmeside, men travlhed med udvik-

lingsprojektet har desværre bevirket, at dette projekt midlertidigt er blevet sat i

bero.

Først i januar meddelte Niels Winther Christensen, at han af personlige årsager

ønskede at udtræde af Arkibas’ bestyrelse med øjeblikkelig virkning. I stedet

indtrådte førstesuppleanten, Karsten Madsen, fra Ansager. På den ordinære

17

generalforsamling i maj valgte Karsten at stille op til den ledige post, og han

blev valgt uden modkandidater. Til ny førstesuppleant blev Karin Conradsen

fra Vejle valgt. Tak til Niels Winther Christensen for hans engagement og

mangeårige arbejde i bestyrelsen. Niels fortsætter heldigvis arbejdet som Ar-

kibas-underviser.

5) Publikationsvirksomhed og medlemsinformation,

OmSLAget og Journalen

SLA’s egentlige medlemsblad, OmSLAget, udkommer for tiden med fire num-

re pr. årgang, typisk med 28 sider i A4-format, men sidetallet vil også i den

kommende årgang kunne variere lidt. Det redigeres af et redaktionsudvalg, se

side 21.

OmSLAget har efterhånden eksisteret i mange år, men det er stadig under ud-

vikling. Der kører dog også serier af artikler gennem flere årgange, således

f.eks. ét arkivportræt i hvert nummer – i år i øvrigt suppleret af et portræt af et

ODA-arkiv i hvert andet nummer. Det er for tiden cand.mag. Rasmus Lock fra

Odense Stadsarkiv, der tager ud og besøger de relevante arkiver, indsamler

billeder hertil og skriver arkivportrætterne. Denne række artikler tænkes fort-

sat, men vi drøfter løbende, om vi ved seks arkivportrætter pr. år er lidt i den

høje ende af det nødvendige eller passende.

OmSLAget giver efter styrelsens opfattelse en rigtig god ramme for meddelel-

ser til vore medlemmer og for at udbrede kendskabet til, hvad der foregår i

arkivverdenen. Heldigvis kommer der også jævnlige bidrag fra medlemmerne,

og vi håber derfor fra styrelsens side, at bladet kan tjene som et godt indspark i

det lokale arkivarbejde. Vi kan kun opfordre medlemmerne til at bruge bladets

muligheder for at komme i kontakt med andre i størst muligt omfang.

Mellemrummene på tre måneder mellem udgivelsen af de enkelte numre af

OmSLAget og brevportoens højde har i de forløbne år gjort, at vi fra tid til

anden også udsender en del nyhedsbreve fra sekretariatet på mail. Det er kun

18

meget få arkiver, der ikke har opgivet en aktuel mailadresse til os. Kombinati-

onen af nyhedsbreve pr. mail (plus breve til de få mailløse) samt artikler i

OmSLAget tilfredsstiller i hvert fald styrelsens ønsker om kommunikation til

medlemmerne, og vi håber naturligvis, at denne vurdering deles af arkiverne.

Der arbejdes til stadighed med indholdet i OmSLAget – og med layoutet, idet

der er enighed om, at der bør være flest mulige historiske billeder og ikke nød-

vendigvis så mange helt aktuelle billeder. Vi kan også i denne sammenhæng

være sikre på, at langt de fleste arkivfolk har taget deres arbejde op, fordi de

var interesserede i historien i og omkring vore samlinger og ikke i nutidens

modestrømninger.

Tidsskriftet Journalen udgives som tidligere i samarbejde med Dansk Lokalhi-

storisk Forening. Samarbejdet forløber helt uden problemer, og SLA’s styrelse

er glad for at kunne tilbyde et blad med vægt på artikler inden for lokal- og

kulturhistorie. Det er inden for sit emnefelt tænkt som inspiration for vore og

DLF’s medlemmer, og samtidig får arkiver og foreninger mulighed for at få

deres publikationer anmeldt i det årlige anmeldernummer.

Der er i beretningsåret i lighed med de seneste år publiceret to almindelige

numre med artikler på 36 sider pr. nummer samt et lidt større anmeldernum-

mer. Arkivar Johnny Wøllekær, Odense Stadsarkiv, er som tidligere redaktør

for Journalen, og han støttes af en redaktionsgruppe med repræsentanter både

for DLF og SLA. Denne gruppe mødes en gang årligt, hvilket har vist sig at

være tilstrækkeligt. En mulig udvidelse af udgiverkredsen til også at omfatte

ODA og de arkiver, der er medlemmer her, er stadig på tegnebrættet. Og da

DLF udsender væsentligt flere eksemplarer af tidsskriftet end SLA, er oplaget

så stort, tæt ved 2.000 stk., at det ikke ligger lige for at overgå til publicering

af tidsskriftet på nettet. Heldigvis.

19

6) Kredsmøde

Lørdag den 5. april 2014 holdt vi kredsmøde i Andkærhus i Vejle. Der deltog

55 arkivmedarbejdere i dette “midtvejsmøde” mellem to årsmøder, som tradi-

tionen tro byder på en god blanding af erfaringsudveksling, foredrag med et

historiefagligt indhold og styrelsens opdatering i igangværende sager, hvor

udviklingsarbejdet omkring det nye Arkibas5 naturligvis fik megen plads.

Kort før årsmødet i oktober 2013 havde vi fået det glædelige budskab, at A.P.

Møller Fonden havde bevilget penge til udviklingen af et tidssvarende Arki-

bas-program. I april måned - blot et halvt år senere - var udviklingsarbejdet af

Arkibas5 allerede i fuld gang, og dele af det modulopbyggede program var

endda i testfasen.

Kulturinstitutionernes forhandlinger med CopyDan om en generel tilladelse til

at offentliggøre billeder fra arkivernes samlinger var ikke afsluttet. Det centra-

le mangler stadig, nemlig prisen for at bruge billederne i forskellige situatio-

ner. Specielt ville vi meget gerne have en aftale på plads for minivisninger

(som vi benytter i Arkibas), inden vi for alvor skal til at forberede, at vore

registreringer kan ses via Arkibas.dk.

Et fast punkt på kredsmøderne er “Nyt fra arkiverne”. Her blev bl.a. den nye

folkeskolelov beskrevet og risikoen for, at arkiverne kan blive brugt/misbrugt

som et gratis undervisningssted. Der var også historien om Bække-Veerst Lo-

kalarkiv, der var blevet nedlagt, og efter nogle år begyndte nogle ildsjæle helt

fra bunden igen med at genstarte arkivet. Fra Vordingborg kunne vi høre om et

helt nyt museum, der formidlingsmæssigt satser på de allernyeste teknologiske

muligheder. Arkivet i Brabrand-Årslev har oprettet en Facebook-gruppe, hvor

nogle af arkivets billeder løbende lægges ud til bl.a. identifikation, opsamling

af kommentarer og udfyldelse af “personnavnehuller”. Nyt fra arkiverne run-

dedes af med den vanskelige drøftelse af, hvad vi bør tage betalt for at levere

en kopi af et af arkivets billeder.

20

Kredsmødet sluttede med et foredrag af Poul Duedahl, der er medforfatter til

den bog, som Dansk Historisk Fællesråd kårede som årets historiske bog i

2013. En bog, der bygger på politiets ældste bevarede fotografier af forbrydere

fra midten af 1800-tallet. Her fulgte vi nogle af disse triste skæbner via en

række andre kilder.

7) Udvalg

Medlemsoptagelse

Formålet for udvalget for medlemsoptagelse er at rådgive medlemmerne i

vedtægtsspørgsmål, behandle og godkende indsendte vedtægter eller andet

lokalt foreliggende arbejdsgrundlag, forelægge principielle sager for styrelsen

og i øvrigt orientere styrelsen løbende om aktuelle sager. Reelt sker optagelse

af nye medlemmer og revision af eksisterende medlemmers vedtægter i et tæt

og direkte samarbejde som en konsulentopgave.

Siden generalforsamlingen i 2013 er ti arkiver optaget som nye ordinære med-

lemmer. Et arkiv er fusioneret med sognets andet arkiv, og medlemskabet for

fire arkiver afventer yderligere forhandlinger samtidig med, at de fortsat mod-

tager SLA’s materialer. SLA's lokale medlemmer på Bornholm – fire ordinære

og et ekstraordinært medlem – har meldt sig ud på grund af økonomiske van-

skeligheder, men står på spring, når en løsning for fortsat medlemskab gør det

muligt. SLA’s ordinære medlemmer tæller i skrivende stund 505 arkiver.

Et ekstraordinært medlem er trådt ind i SLA. Et ekstraordinært medlem er

overgået til det stedlige kommunearkiv, et medlem har meldt sig ud, og et

afventer økonomisk stabilitet. Der er således 45 institutioner som ekstraordi-

nære medlemmer ved denne beretnings færdiggørelse.

Betingelserne for et ordinært og for et ekstraordinært medlemskab er beskrevet

i SLA’s vedtægter §3 stk. 1 og stk. 2. Som ordinære medlemmer optages of-

fentligt tilgængelige arkiver og samlinger med arkivalsk og andet dokumenta-

21

tionsmateriale vedrørende et specifikt geografisk område, og som opfylder

specificerede minimumskrav (se bilag 1 side 54).

Som ekstraordinære medlemmer optages andre typer arkiver, institutioner og

samlinger, der arbejder med indsamling og formidling af materiale af historisk

interesse. Til ekstraordinære medlemmer stilles der herudover ingen krav.

Udvalget for medlemsoptagelse består af Bent Vedsted Rønne, Haderslev, og

Hanne Hauge, SLA’s sekretariat.

Redaktionsudvalget

Udvalget står for redaktionen af OmSLAget (jfr. ovenfor) inden for rammer,

som løbende bliver udstukket af styrelsen på dennes møder. Sammen med

Hanne Hauge fra sekretariatet udgør tre styrelsesmedlemmer (Svend-Erik

Christiansen, Bent Vedsted Rønne og Jørgen Thomsen) redaktionsudvalget, og

vi klarer arbejdet pr. mail. Hanne Hauge varetager normalt kontakten med de

enkelte forfattere og med bistand udefra også layoutarbejdet.

Jo mere input, vi får til bladet fra vore medlemsarkiver, jo mere varieret kan vi

lave bladet. Der er undertiden pladsmangel i OmSLAget, og styrelsen har be-

sluttet, at indsendte artikler som hovedregel højst må være på 1.000 ord. Men

dette må under ingen omstændigheder opfattes som et forsøg på at sætte en

dæmper på skrivelysten. Vi har tidligere talt om at opstille enkelte vejledende

redaktionsprincipper for OmSLAget – bl.a. for at sikre, at vi ikke uden videre

og uden kommentarer publicerer artikler, der kommer med anbefalinger, som

er stik imod foreningens almindelige linje. Redaktionsprincipperne vil i givet

fald komme til medlemmernes kundskab gennem bladet.

Endelig bør det vist her nævnes, at vi dels har genoptrykt den grønne folder,

Lokalarkiverne – hvem er vi?, og dels har igangsat trykningen af en egentlig

indsamlingsfolder, som også skulle kunne bruges af alle vores medlemsarkiver

(med plads til indtryk eller indklæbning af kontaktoplysninger for det enkelte

arkiv). Nogle arkiver vil foretrække at lave deres egne foldere, men SLA’s

22

styrelse mener, at vi ved publiceringen af disse foldere opfylder et behov hos

mange andre arkiver, der måske ikke selv synes, de har ressourcer til et sådant

arbejde.

Uddannelsesudvalget

Arbejdsopgaverne i uddannelsesudvalget er at forestå SLA’s uddannelse, gen-

nemføre kurserne, herunder arkivuddannelsen, årsmødekurser og evt. andre

kurser, samt at varetage den fornødne information og koordination. Arkibas-

og billedscanningskurser varetages af Arkibas i samarbejde med SLA’s sekre-

tariat.

Arkivuddannelsen

Arkivuddannelsen, der består af fem moduler à to dage, blev i foråret 2014

justeret efter længere tids drøftelser og på baggrund af kursisternes og undervi-

sernes evalueringer. Der blev flyttet rundt på enkelte emner og tilføjet andre –

herunder de sociale medier. Modulerne skal dog ikke tages igen, men man må

naturligvis gerne. Som introduktion til arkivarbejdet er et nyt endagskursus

sammensat på tværs af alle modulerne. Kurset har betegnelsen modul 0 og er

tiltænkt nye arkivmedarbejdere og f.eks. foreningernes bestyrelser. Modul 0 er

ikke en del af arkivuddannelsen, men en introduktion til arkivarbejdet. Delta-

gelse er gratis, når SLA afvikler kurset. Det første kursus kører i september

måned.

I 2013 var det samlede antal kursusdage 1.059 dage, svarende til en fremgang

på 56% i forhold til 2012. Det første halvår 2014 talte arkivuddannelsen 441

kursusdage – en nedgang på 25% i forhold til første halvår 2013. Samtidig må

vi også erkende, at det store boom i 2013 var ekstraordinært, og at opgaverne

omkring klargøring af Arkibas4 tager plads og efterlader mindre tid i arkiverne

til arkivuddannelse her i 2014. Blandt SLA’s medlemmer er 63 arkivledere

ansat efter 1. januar 2007, og 942 arkivmedarbejdere er inde i uddannelsesfor-

løbet. 105 personer har gennemført arkivuddannelsen, fordelt på 77 arkivlede-

re, 26 arkivmedarbejdere og 2 uden for organisationen.

23

Det er SLA’s strategi at afholde fire modulkurser om året, to om foråret og to

om efteråret. Siden 2012/13 beretningen har SLA gennemført fem modulkur-

ser, tre sidste efterår med modul 1 i SLA’s sekretariat og modul 5 både i Ring-

sted og i Aarhus. Modul 2 og 3 kørte i foråret i henholdsvis Ringsted og Oden-

se.

ERFA-dag

Én gang om året afholder uddannelsesudvalget en erfaringsudvekslingsdag,

hvor arkivuddannelsens undervisere mødes for at diskutere indholdet af arkiv-

uddannelsen m.m. Dette forårs møde drejede sig om den justerede uddannelse,

indholdet af det nye modul 0 og digitalisering af lyd og levende billeder. End-

videre blev der diskuteret muligheden for at lave konferencer og temadage

med faglige emner, dels historiefaglige, dels arkivfaglige. Bl.a. kom der for-

slag om præsentation af digitaliserede arkivalier fra Statens Arkiver.

Digitalisering af lyd og levende billeder

Uddannelsesudvalget og undervisere arrangerede i foråret i en workshop om

digitalisering af lyd og levende billeder i Haderslev. Her blev et forslag til

digitaliseringskursus gennemgået, udstyret afprøvet, og det blev drøftet, hvor-

dan man kunne sammensætte et kursus til vore medlemmer. Konklusionen

blev, at der arbejdes på, at et kursus i digitalisering af kassettebånd og videoer

skal udbydes af SLA.

Årsmøde

Til SLA’s årsmøde udbydes der to kursusrækker, et arkivfagligt og et histo-

riskfagligt. Ved årsmødet i 2014 er det arkivfaglige tema ”Lokalarkivet i en

digital tidsalder” og det historiskfaglige ”Kvinder uden for hjemmets fire væg-

ge”. Nærmere beskrivelse – se udsendt materiale til årsmødet. ”Kort og godt”

er korte indlæg af fem til ti minutters varighed, hvor medlemmerne fortæller

om egne initiativer og projekter og deler erfaringerne med årsmødets øvrige

deltagere.

24

Arkibas- og billedscanningskurser

Arkibas’ primære kursusvirksomhed er naturligt nok at arrangere kurser i bru-

gen af vores registreringsprogram – Arkibas, men vi har også inden for de

senere år koblet scanningskurser på vort årlige kursusprogram. Arkibas-

kurserne afholdes både internt i forbindelse med vor kontor i Vejle og eksternt

rundt omkring i landet i samarbejde med kredse, sammenslutninger og arkiv-

samvirker, hvorimod scanningskurserne, som er noget mere udstyrskrævende,

kun udbydes i Vejle. I efteråret 2013 afholdt vi fire Arkibas-kurser og et bil-

ledscanningskursus i Vejle, som stort set alle var fyldt op. Et enkelt billeds-

canningskursus i begyndelsen af september var vi dog nødt til at aflyse på

grund af for få tilmeldinger.

I forbindelse med påbegyndelsen af udviklingsarbejdet med Arkibas5 valgte vi

at neddrosle kursusaktiviteten i Vejle og i første omgang kun udbyde ganske få

kurser, men da der blandt vore brugere var ønske og behov for flere, blev det

alligevel til, at vi afviklede fem Arkibas-kurser og to scanningskurser i løbet af

dette forår.

I forlængelse af introduktionen af vores CMS-system i efteråret 2013 beslutte-

de vi at lave et prøvekursus i dette system i foråret. Kurset var en succes, og vi

vil derfor i efteråret 2014 udbyde nye kurser i systemet i Vejle, men vi tager

også gerne ud i landet og underviser i det, hvis der er behov for det. Eksterne

WordPress-kurser udbydes ligesom Arkibas-kurserne i samarbejde med kred-

se, sammenslutninger og arkivsamvirker.

Årsmødet, alle modulkurser og interne Arkibas- og billedscanningskurser an-

nonceres i OmSLAget og på SLA’s hjemmeside: www.danskearkiver.dk.

Uddannelsesudvalget

Uddannelsesudvalget består af Eva Schmidt, Odder, formand for udvalget,

Else Gade Gyldenkærne, Vordingborg, Henning Sørensen, Dragør, Birgitte

Thomsen, Tønder, Doris Frederiksen, Herning, Niels Løgager Nielsen, Åby-

Åbyhøj, Dorthe Søborg Skriver, Arkibas og Hanne Hauge, SLA’s sekretariat.

25

Indsamlingsprojektgruppen

Indsamlingsgruppens opgave er at sætte fokus på lokalarkivernes indsamling

af arkivalier. Gruppen bidrager med seminarer, ideer, vejledninger, artikler

o.lign. initiativer, der kan ruste arkiverne i indsamlingsarbejdet.

I beretningsåret 2013-2014 har gruppen ikke afholdt møder. Gruppen har der-

imod stået bag afholdelsen af et seminar om bevaring og kassation, som blev

afholdt i Historiens Hus i Odense den 1. november 2013. Til seminaret var der

næsten 40 deltagere. Seminaret blev siden afholdt på kredsniveau i LANA i

Skørping i foråret 2014 med knapt 60 deltagere.

Else Gade Gyldenkærne, medlem af styrelsen og arkivleder på Vordingborg

Lokalhistoriske Arkiv, har udarbejdet en ny indsamlingsfolder, som lokalarki-

verne kan bruge i deres oplysningsarbejde, jfr. ovenfor. Folderen er efter pla-

nen klar til distribution i september 2014.

Indsamlingsgruppen består af Ruth Jensen, Faaborg, Erik Korr Johansen, Gal-

ten, Jens Åge S. Petersen, Odense, Eva Schmidt, Odder og Lis Vestergaard,

Nøvling.

Arkivernes Dag

Arkivernes Dag er fastsat til den anden lørdag i november måned. Over tid har

det vist sig, at arkiverne naturligt tilpasser sig lokalområdernes andre aktivite-

ter og dermed drager fordel af og selv bidrager til fælles synliggørelse i lokal-

området. En tilpasning, som styrelsen til fulde billiger, når arrangementet pla-

ceres inden for en rimelig tidshorisont omkring den anden lørdag i november.

SLA’s arbejdsopgaver har siden sidste beretning kørt i sædvanlig gænge med

indhentning af oplysninger og udarbejdelse af statistik på antal udstillinger og

besøgende, der over de tre seneste år viser en stigning på omkring 100% (se

www.danskearkiver.dk). Dog formoder styrelsen, at den store stigning ikke

kun dækker aktivitetsfremgang, men også øget indberetning fra medlemmerne.

26

Under de sædvanlige opgaver hører fremstilling af en plakat, hvor der i år kun

er trykt årstallet 2014 under hensyn til lokalt samarbejde, forslag til invitatio-

ner og håndværkertips til at tackle den lokale presse, når aktiviteten skal an-

nonceres, og ikke mindst information omkring Arkivernes Dag. Materialet

lægges også på SLA’s hjemmeside: www.danskearkiver.dk, hvor det kan hen-

tes og direkte bruges i arkiverne.

Blandt de nordiske lande blev der i december måned afholdt møde i Stock-

holm med deltagelse af Niels Løgager Nielsen fra SLA. Samarbejdet i Norden

har vist sig at være vanskeligt at opretholde på frivillig basis, og der var ved

mødet enighed om, at den nordiske gruppe skulle anmode rigsarkivarerne i de

respektive lande om støtte bl.a. til finansiering af en tovholder for Arkivernes

Dag i Norden. Det næste møde planlægges afholdt i Danmark under ledelse af

SLA og ODA arkiverne.

Udvalget for Arkivernes Dag består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj.

Materialeudvalget

Omsætningen i butikken, SLA Forlag, falder fortsat. Dels benytter arkiverne

gode tilbud lokalt og på nettet, dels køber kommunernes arkivsamvirker ind

samlet for at spare dyr porto. Endvidere er enkelte arkiver underlagt pågæl-

dende kommuners indkøbsregler. Til gengæld er der fortsat salg af Mini-

Arkibas. Salg af SLA/CMS-hjemmesidesystemet til en billig pris har vist sig at

være en succes, og videreformidling af Microsoft-produkter er steget kraftigt

siden 1. april, hvor support på XP-computere stoppede. IT-produkterne sælges

fra Arkibas selskabet, men aktiviteten udøves med assistance fra SLA Forlag.

Efterspørgslen efter og dermed salg af guld DVD’ere uden KODA-afgift er

naturligt helt stoppet.

SLA Forlag’s største samarbejdspartner er Museumstjenesten, der leverer syre-

fri produkter og de seneste par år også i små mængder, således at det enkelte

27

arkiv/arkivsamvirke kan få leveret varer direkte i den ønskede mængde og

undgå at betale dyr fragt to gange, hvis bestillingen går via SLA.

I et tæt samarbejde udbød SLA og Museumstjenesten et seminar om ”bevaring

og materialer” sidste efterår i Ringsted og i foråret i Åby-Åbyhøj med konser-

vator Mette Himle Jørgensen, Nationalmuseet, som underviser. Desværre måt-

te seminaret aflyses begge steder.

SLA har en post i Museumstjenestens bestyrelse, hvilket gør det muligt at

styrke samarbejdet, at få indflydelse og samtidig være på forkant med tiltag.

Spørgsmål vedrørende Museumstjenesten kan rettes til Niels Løgager Nielsen,

der har posten i Museumstjenestens bestyrelse.

Materialeudvalget består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, og Hanne

Hauge, SLA’s sekretariat.

Udvalget vedr. SLA’s hjemmeside og Råd og vejledning

Udvalget har to arbejdsopgaver, nemlig udvikling af SLA’s hjemmeside og

udvikling af Råd og vejledning. Sidstnævnte findes også på SLA’s hjemme-

side.

Udvalget har ikke afholdt møder i beretningsåret. Sekretariatet har fortsat det

gode arbejde med at opdatere og bruge siderne og indføre rutiner omkring

driften. I juni 2013 blev der lavet en handlingsplan for hjemmesiden, hvori det

blev prioriteret at få lavet flere overskuelige genveje, få tilknyttet en kalender

og få en nemmere adgang ved kursustilmelding. Det er, i hovedsagen ved se-

kretariatets egen indsats, indført i løbet af dette beretningsår. Det skal bemær-

kes, at udgifterne til dette udviklingsarbejde har været på et minimum, idet

sekretariatet i vid udstrækning har gjort brug af gratisprogrammer.

I efteråret 2013 blev der i Omslaget nr. 4 publiceret en artikel, hvor medlem-

merne blev anmodet om at komme med ris og ros og forslag til forbedring af

siderne. Desværre er der kun kommet få reaktioner, men at hjemmesiden bli-

28

ver brugt flittigt kan aflæses af besøgstallene. I omtalte artikel blev det bl.a.

noteret, at der i tidsrummet mellem 13.8. og 13.11.2013 var næsten 70.000

brugere af siderne, og af samme statistik kunne det ses, at det især var oplys-

ninger om kurser, der blev efterlyst.

I juni 2013 blev der endvidere udarbejdet en handlingsplan for publiceringen

af yderligere vejledningsmateriale på siderne under Råd og vejledning, bl.a.

om ”indkomster og indlemmelse af materiale”, ”arkivalier” samt ”lyd og

film”. Som følge af andre presserende opgaver er det ikke lykkedes i tilstræk-

kelig grad at få disse opgaver afsluttet. Det forventes, at udvalget kan kaste sig

over løsningen af disse og nye opgaver i næste beretningsår.

Medlemmer af udvalget: Bent Vedsted Rønne, Haderslev, Tove Pettersson,

Haderslev, Jens Willumsen, Nr. Lyndelse, Jens Åge S. Petersen, Odense,

Hanne Hauge, SLA’s sekretariat, Kirsten Dalsgaard, SLA’s sekretariat, Dorthe

Skriver, SLA’s sekretariat og Eva Schmidt, Odder.

8) SLA’s andre repræsentationer

SLA er desuden repræsenteret i:

Dansk Historisk Fællesråd ved Leif Juul Pedersen, Skanderborg

Landsarkivet for Nørrejyllands Brugerråd ved Leif Dehnits, Brabrand-

Årslev

K-udvalget (et samarbejdsorgan mellem Statens Arkiver, Kommunernes

Landsforening og de kommunale arkiver) ved Jørgen Thomsen, Odense

Stadsarkiv

Kildeindtastningsprojektet ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev

ArkivalierOnlines Brugerråd ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand-

Årslev

Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film ved Niels Løgager Nielsen,

Åby-Åbyhøj

29

Den Erhvervsdrivende Fond Museumstjenesten ved Niels Løgager Nielsen,

Åby-Åbyhøj

Landsforeningen til bevaring af Foto og Film (LFF)

SLA har en fast plads i foreningens bestyrelse. Foreningen har normalt et

dagskursus i Odense i januar. I år var emnet "Everybody is doing it". Det

handlede om alle de fotos, der bliver taget i den digitale tidsalder. Spørgsmå-

let er, om de deles med arkiver, museer og biblioteker. Emnet blev belyst af en

række fagfolk, der arbejder med problematikken. Kurset var som vanligt me-

get velbesøgt.

Desuden afholder foreningen et sommerseminar, som regel på Gentofte Ho-

vedbibliotek. Temaet i år var "Krigens billeder", fra krigen i 1864 til krigen i

Afghanistan, og hvordan billederne blandt andet kan være med til at forme den

politiske dagsorden.

Seminaret blev efterfulgt af den årlige generalforsamling. Ved den efterføl-

gende konstituering skiftede LFF formand, idet den hidtidige formand, Made-

leine Schlawitz, Det Danske Filminstitut, ikke ønskede at fortsætte om for-

mand. Den hidtidige næstformand, Bente Jensen, Aalborg Stadsarkiv overtog

pladsen, mens Madeleine fortsætter som næstformand.

Der bliver afholdt ca. fire bestyrelsesmøder om året, alt efter behov. SLA er

som nævnt repræsenteret ved Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Lokalhisto-

riske Arkiv, der er foreningens kasserer. Man kan læse mere om foreningen og

dens virke på hjemmesiden: http://fotoogfilm.org.

9) Sekretariat

SLA har fire medarbejdere, hvoraf to er fuldtidsansatte, Hanne Hauge og Dor-

the Søborg Skriver.

30

Hanne Hauge er som sekretariatsfuldmægtig den, som medlemmerne oftest vil

møde ved henvendelser, der ikke vedrører Arkibas. Hun deltager bl.a. i styrel-

sens og forretningsudvalgets møder, er stærkt involveret i tilrettelæggelsen af

kurser og årsmøde og varetager desuden en bred vifte af sekretariatsforretnin-

ger, jfr. i øvrigt ovenfor.

Dorthe Søborg Skriver er fra 2013 direktør for det anpartsselskab, som Arki-

bas drives gennem. Hun er medlemmerne bekendt gennem talrige Arkibas-

kurser, ligesom hun har forestået udviklingen af SLA’s CMS hjemmesidesy-

stem, beregnet på mindre arkiver uden egen hjemmeside, eller som har et uak-

tuelt produkt på dette område. I det forløbne foreningsår har hun også fungeret

som projektleder på Arkibas-udviklingsprojektet, og hun er også den, der tager

imod forespørgsler omkring driften af Arkibas, på sekretariatet.

Herudover er Margit Nielsen deltidsansat bogholder med ca. 8 timer pr. uge.

Hun sørger for den løbende fakturering og bogføring, således at der altid er

ajourførte økonomirapporter til rådighed på styrelsesmøder og forretningsud-

valgsmøder.

Endelig har SLA også i indeværende foreningsår og inden for SLA’s normale

budget beskæftiget assistent Kirsten Dalsgaard på sekretariatet med 24 timer

pr. uge. Hendes primære opgave har bl.a. været at ajourføre den elektroniske

arkivvejviser. Hun har desuden bistået i forbindelse med de mange kursusakti-

viteter og varetaget bestillinger og forsendelser af butiksprodukter. Endelig har

hun stået for indsamlingen af de mange oplysninger til kulturstatistikken, som

Statens Arkiver på vegne af Kulturministeriet har udbedt sig.

Siden 2006 har sekretariatet haft til huse i Andkærhus i Vejles sydlige udkant,

tæt ved motorvejsnettet og centralt placeret i landet, set i relation til SLA’s

medlemskreds. Efter en intern omflytning i huset har vi fra sommeren 2010

haft bedre lokaler end hidtil til sekretariatets drift og Arkibas-selskabet, og da

der samtidig er gode parkeringsmuligheder og i øvrigt gode vilkår for afhol-

delse af kurser og møder, finder styrelsen lejemålet passende. Ved indgåelsen

31

af lejekontrakten for de nye lokaler i 2010 fik vi en midlertidig lejenedsættelse

for de første fire år, og da der er tale om et erhvervslejemål, lægger vi nu op til

en fornyet forhandling med udlejeren, så reelt kan vi komme i den situation, at

vi skal vælge mellem væsentligt forhøjet leje eller flytning. I skrivende stund

er disse forhandlinger dog kun på tegnebrættet.

Styrelsen vil ved afslutningen af den skriftlige beretning og i lighed med tidli-

gere gerne rette en varm tak til alle sekretariatets medarbejdere for en koncen-

treret og helhjertet indsats i det forløbne år!

SLA´s styrelse

32

33

Sammenslutningen af Lokalarkiver

Driftsregnskab 2013 2013 2012 In

dtæ

gte

r Kontingenter

Tilskud – Kulturministeriet

Salg af CMS-hjemmesidesystem

Renteindtægter g kursregulering

897.418

735.000

5.250

7.086

864.187

727.500

0

7.141

Indtægter i alt 1.644.754 1.598.828

Ud

gif

ter

Personaleomkostninger:

Lønn., komp. t/formandsarkivet samt

andre personaleomkostninger

839.893

828.407

Medlemsrelaterede omkostninger:

Køb, Journalen

Køb, OmSLAget

Årsmøde, generalforsamling

Kredsmøde

Arkivernes Dag

Indsamlingsprojekt

Hjemmeside

Ophavsret

40.921

112.974

121.577

20.228

7.611

3.585

13.243

1.880

322.019

15.143

121.708

101.320

11.148

3.206

35.639

40.137

6.384

Kursusvirksomhed: Arkivuddannelseskurser

Arkibas4 kurser

Billedscanningskurser

Andre kurser

63.730

5.734

1.015

3.607

74.086

51.611

- 243

16.121

0

Administrationsomkostninger: Intern administration

Revision, ekstern og kritisk revision

Eksterne kontingenter

Husleje

Småanskaffelser

SLA Forlag (se specifikation)

63.174

17.663

6.150

46.120

59.021

33.334

225.462

57.842

16.719

6.150

40.466

30.635

39.759

Mødevirksomhed og rejser:

Styrelses- og forretningsudvalgsmøder

Politiske møder

Andre møder og SLA repr. i eksterne udvalg

Regionale møder

21.848

6.323

11.100

0

39.271

32.319

995

21.516

27.140

Udvalgsarbejde: Uddannelsesudvalget

Medlemsoptagelsesudvalget

14.427

1.413

15.840

9.905

0

Finansielle udgifter: Renter og gebyrer

3.141

2.451

Afskrivninger: Afskr. på køb af IT-udstyr til kursuslokale

41.352

41.352

Udgifter i alt 1.561.064 1.557.830

Årets resultat i SLA - overskud

83.690

40.998

34

Sammenslutningen af Lokalarkiver

Status pr. 31. december 2013 2013 2012

Aktiver

Kapitalandele i Arkibas ApS

Aktier i Danske Bank

IT-udstyr til kursuslokale, anskaffelsessum

Afskrivning i 2012 og 2013

Varelager, SLA Forlag

Tilgodehavende fra salg og tjenesteydelser

Andre tilgodehavender (moms)

Likvide beholdninger

Periodeafgrænsningspost

165.409

- 82.704

1.257.803

12.440

82.705

37.146

26.857

4.677

852.323

0

1.184.829

9.565

124.057

33.011

49.723

5.424

744.797

5.500

Aktiver i alt 2.273.951 2.156.906

Passiver

Arkibas ApS: anpartskapital

egenkapital pr. 1/1

årets resultat

Arkibas ApS anparts- og egenkap. pr. 31/12

200.000

984.829

72.974

1.257.803

200.000

848.887

135.942

SLA: egenkapital pr. 1/1

årets resultat – overskud

SLA egenkapital pr. 31/12

367.651

83.690

451.341

326.653

40.998

Gældsforpligtelser: Skyldige omkostninger

Skyldigt revisorhonorar

Hensat til Journalen

Gældsforpligtelser i alt

171.957

23.400

0

195.357

248.345

21.600

35.231

Periodeafgrænsningsposter: Tilskud fra Kulturministeriet 1. kvt. 2014

Hensættelser 2009

Skyldige kurser til ARVE arkiver

Skyldig kompensation til formandsarkiv

Forudbetalt kontingent

Periodeafgrænsningsposter i alt

185.000

100.000

12.450

72.000

0

369.450

180.000

100.000

13.650

0

5.600

Passiver i alt 2.273.951 2.156.906

35

SLA Forlag

Specifikation 2013 2012

Indtægter

Varesalg

Salg af bøger og foldere

Salg af jubilæumsbøger

Ekspeditionsgebyrer

38.223

2.084

280

4.305

60.365

4.186

160

2.140

Indtægter i alt 44.892 66.851

Udgifter

Varekøb

Kontorhold

Revision

Porto og fragt

Husleje

Småanskaffelser

Regulering af varelager

39.031

0

10.945

2.473

29.912

0

- 4.135

62.255

1.100

10.325

6.286

31.492

2.163

- 7.011

Udgifter i alt 78.226 106.610

Underskud SLA Forlag

33.334

39.759

36

Sammenslutningen af Lokalarkiver

Driftsregnskab pr. 30. juni 2014 30. juni 2014 Budget 2014

Indtægter

Kontingenter

Tilskud fra Kulturministeriet

Renter, diverse

Salg af CMS-system

950.100

185.000

146

17.500

942.000

735.000

5.000

Indtægter i alt

1.152.746

1.682.000

Udgifter

Lønninger

Kompensation til formandsarkivet

Intern administration

Revision

Husleje

Styrelses- og forretningsudvalgsmøder

Udvalgsmøder

Arkibas5 projekt

Arkivernes Dag

Ekstern mødevirksomhed

Kredsmøde

Årsmøde/generalforsamling

Eksterne kontingenter

OmSLAget

Artikelkøb til OmSLAget

Journalen

Kursusvirksomhed

Afskrivning på IT-udstyr til uddannelse

Indsamlingsprojekt

Småanskaffelser

Ophavsretsprojekt

SLA Forlag

Finansielle udgifer

409.722

0

47.605

- 1.000

22.043

8.207

12.614

0

0

6.319

13.195

268

6.550

45.697

10.488

- 6.165

3.626

0

488

4.551

960

11.066

3.419

810.000

72.000

75.000

16.500

43.000

35.000

15.000

50.000

10.000

25.000

20.000

110.000

7.000

120.000

-

45.000

75.000

43.500

30.000

20.000

10.000

50.000

-

Udgifter i alt

599.653

1.682.000

Driftsresultat pr. 30. juni 2014

533.093

-

37

Sammenslutningen af Lokalarkiver

Kontingentsatser 2014

Kontingentsatserne for 2014 steg ekstraordinært med 3% i forhold til den sæd-

vanlige stigning på 2%, således at medlemskontingentet i 2014 steg med ialt

5%. Kontingentsatserne for 2014 ser således ud:

Op til 5.000 indbyggere 1.129 kr. 40-50.000 indbyggere 6.763 kr.

5-10.000 indbyggere 1.846 kr. 50-60.000 indbyggere 7.993 kr.

10-15.000 indbyggere 2.461 kr. 60-70.000 indbyggere 9.334 kr.

15-20.000 indbyggere 3.077 kr. 70-80.000 indbyggere 10.452 kr.

20-30.000 indbyggere 4.305 kr. 80-90.000 indbyggere 11.681 kr.

30-40.000 indbyggere 5.535 kr. Over 90.000 indbyggere 12.296 kr.

Ekstraordinære medlemmer betaler mindste kontingentsats.

Oversigten kan også ses på www.danskearkiver.dk.

38

Arkibas ApS

Driftsregnskab 2013 2013 2012

In

dtæ

gte

r

Salg af kommunelicenser

Driftslicenser Arkibas4

Salg af Mini-Arkibas

Associeringsgebyrer

(arkiver uden medlemskab i SLA)

Konsulenttjeneste

Salg af Arkibas4 programmer

Konverteringsgebyrer

783.190

178.636

50.000

82.976

46.359

26.546

0

782.562

177.501

29.000

84.804

37.438

4.679

13.590

Indtægter i alt 1.167.707 1.129.574

U

dg

ifte

r

Vareforbrug

Løn incl. pensioner og ATP m.m.

Løn til Arkibas udviklere

Administrationsomkostninger:

Småanskaffelser og kontorartikler

IT-udgifter

Telefon og internet

Abonnementer på servere m.m.

Forsikringer

Porto og gebyrer

Repræsentation

Revision

Regnskabsassistance, se løn

Advokat

Husleje

Møder og rejser:

Bestyrelsesmøder og andre møder

Regionale møder

Udviklingsomkostninger:

Programudvikling

Transport

Revision

Afskrivninger:

Afskrivninger, udviklingsomkostninger

Finansielle poster: Renteindtægter m.m.

Renteudgifter, gebyrer

26.154

140.357

12.062

129.689

3.719

2.955

1.888

25.200

0

4.125

64.227

994

573.793

0

410.376

14.774

0

10.209

66.667

- 5.385

13.949

563.444

2.755

18.055

27.673

18.216

81.410

3.654

8.554

904

21.500

25.095

0

62.984

15.696

16.955

4.438

1.560

800

66.667

- 6.202

2.459

7.750

0

- 6.733

1.348

Udgifter i alt 1.071.428 948.107

Årets resultat, overskud

Skat af årets resultat

Årets resultat efter skat – overskud

96.279

23.305

72.974

181.467

45.525

135.942

39

Arkibas ApS

Status pr. 31. december 2013 2013 2012

Aktiver

Aktiverede udviklingsomkostninger

vedr. Arkibas5 og arkibas.dk

Depositum, huslejekontrakt

Tilgodehavender, salg og tjenesteydelser

Andre tilgodehavender, moms

Likvide beholdninger

66.666

25.624

4.305

17.023

1.270.825

133.333

24.847

3.818

18.781

1.171.748

Aktiver i alt 1.384.443 1.352.527

Passiver

Arkibas ApS: anpartskapital

egenkapital pr. 1/1

årets resultat før skat

skat af årets resultat

Arkibas ApS anparts- og egenkap., 31/12

200.000

984.829

96.279

- 23.305

1.257.803

200.000

848.887

181.467

- 45.525

1.184.829

Gældsforpligtelser: Leverandører af varer og tjenesteydelser

Selskabsskat

Skat af årets resultat 23.305

Udskudt skat 15.970

Anden gæld

Gældsforpligtelser i alt

Hensat til udskudt skat

53.728

39.275

24.207

117.210

9.430

23.287

31.350

87.661

142.298

25.400

Passiver i alt 1.384.443 1.352.527

40

2014 strategi- og arbejdsplan

Sammenslutningen af Lokalarkiver

SLA skal arbejde for:

en lovgivning, der kan sikre, at arbejdet med den lokale, arkivalske del af

kulturarven får sin berettigede plads i det samlede nationale arkivlandskab

og på længere sigt i en bred lov om kulturarven

en økonomisk anerkendelse af lokal- og stadsarkivernes arbejde i form af

en permanent plads på finansloven

oprettelse af et kommune- eller stadsarkiv inden for hver af de nye kom-

muner

at sikre det bredest mulige samarbejde mellem lokal- og stadsarkiver -

blandt andet lokalt gennem arkivsamvirker og regionalt gennem kredse (til

dels i de gamle amtsområder, til dels i større geografiske områder)

at sikre det bredest mulige samarbejde med Organisationen Danske Arkiver

(ODA), herunder også ved fælles opgaveløsninger

at styrke den brede rekruttering af både ansatte og frivillige til arbejdet på

lokal- og stadsarkiverne

en struktureret indsamlingspolitik for alle typer af materiale, herunder også

IT-arkivalier, samt kendskab til hensigtsmæssige udvælgelseskriterier for

bevaring og kassation

bedst mulig sikring af det indsamlede materiale, blandt andet gennem for-

bedrede lokale- og magasinforhold, bedre kendskab til konservering og

øget digitalisering af samlinger

en fortsat udbredelse og udvikling af registreringssystemet Arkibas, der er

skræddersyet til lokal- og stadsarkivers behov, herunder en fortsat udvidel-

se af de medietyper, registreringssystemet kan dække (lydfiler, filer med

41

levende billeder etc. Arkibas 5) og udvikling af den webbaserede adgang til

lokal- og stadsarkivernes registreringer (Arkibas.dk)

en styrket indsats for tilgængeliggørelse, forskning og formidling af materi-

ale i lokal- og stadsarkivernes samlinger

en fortsat indsats for at styrke arkivlederes og arkivmedarbejderes uddan-

nelse og derigennem af arkivernes faglige kompetence

en fortsat kvalitetssikring af arkiverne, bl.a. gennem fastsatte minimums-

krav

at der i størst muligt omfang hentes inspiration gennem samarbejde med

andre institutioner og organisationer inden for kulturarvsområdet, herunder

også med Statens Arkiver og med andre af de kulturbevarende institutioner

i Privatarkivudvalget, gennem ABM-samarbejde generelt og gennem sam-

arbejde på internationalt (nordisk) plan.

Endelig skal SLA som medlemsorganisation fremme disse mål gennem kurser,

seminarer, medlemsinformation, publikationer, fælles indkøbsordninger, (del-

tagelse i) fælleskampagner og projekter samt informationsvirksomhed, rettet

mod Kulturministeriet, de politiske partier, Kommunernes Landsforening,

beslægtede organisationer og over for offentligheden bredt.

Arbejdsplan 2014

SLA skal i indeværende foreningsår inden for de foreliggende økonomiske og

arbejdsmæssige ressourcer arbejde for virkeliggørelsen af ovennævnte mål-

sætninger, bl.a. ved:

synliggørelse af SLA som den brede arkivorganisation og i samarbejde med

ODA af lokal- og stadsarkiverne generelt ved kontakt til Folketingets kul-

turordførere, Kulturministeriet og Kommunernes Landsforening

mindst to besøg på medlemsarkiver af kulturordførere eller kulturminister

pr. år

42

særskilt arbejde for at øge det årlige tilskud til SLA’s virksomhed i almin-

delighed og herunder også til regionalt konsulentarbejde (til dels som er-

statning for de midler, som tidligere bevilgedes af visse amter som tilskud

til kredsenes og konsulenternes arbejde)

udsendelse af nyhedsbreve til medlemmerne pr. mail efter behov (og pr.

post til de få arkiver, der ikke har en mailadresse)

udgivelse af OmSLAget med mindst fire numre pr. årgang evt. i samarbej-

de med ODA

udsendelse af ét nummer af OmSLAget hvert år til medlemmerne af Folke-

tingets Kulturudvalg, til medlemmerne af de kommunale kulturudvalg og

til relevante personer i kommunernes kulturadministration

udgivelse af Journalen i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening

med mindst tre numre pr. årgang også i evt. samarbejde med ODA

udsendelse af mindst fire pressemeddelelser pr. år med relevante emner fra

lokal- og stadsarkivernes verden (herunder nyt fra Arkibas og evt. eksem-

pler på "den gode historie" fra enkelte arkiver – andre eksempler: Arkiver-

nes Dag, kulturstatistik, årsmøde)

rådgivning til arkiver i kommuner, hvor der lokalt ønskes oprettet arkiv-

samvirker

deltagelse i relevante udvalg og arbejdsgrupper, f.eks. omkring udnyttelse

af lokalarkivernes samlinger af film og billeder og omkring samarbejdspro-

jekter som Arkivernes Dag

afholdelse af et til to seminarer med emner inden for indsamlingsområdet

udgivelse af en opdateret indsamlingsfolder til brug for medlemsarkiverne

forberedelse og afholdelse af årsmøde

forberedelse og afholdelse af kredsmøde

43

forberedelse af en fællesnordisk konference om formidling af materiale fra

arkivernes samlinger

gennem uddannelsesudvalget til stadighed at sørge for ajourføring af arkiv-

uddannelsens enkelte elementer

udbud af arkivuddannelsen med mindst to modultilbud pr. halvår og med

en tilstræbt geografisk spredning i udbuddet (i samarbejde med kredse, ar-

kivsamvirker og kommuner, der ønsker noget sådant)

udbud af Arkibaskurser både centralt og decentralt med en tilstræbt geogra-

fisk spredning i udbuddet (i samarbejde med kredse, arkivsamvirker og

kommuner, der ønsker noget sådant), herunder et bredt udbud af arrange-

menter med henblik på dataklargøring for Arkibasbrugere

udbud af digitaliseringskurser med en tilstræbt geografisk spredning i ud-

buddet (i samarbejde med kredse, arkivsamvirker og kommuner, der ønsker

noget sådant)

i samarbejde med Statens Arkiver at udbrede kendskabet til værktøjer til

brug ved indsamling af private elektroniske arkivalier, herunder også at ud-

danne egne instruktører til arbejdet

årlig opgørelse af det antal kursusdeltagerdage, som SLA forestår, både

inden for arkivuddannelsen og inden for Arkibas-området, og som SLA

yder tilskud til i kredse og arkivsamvirker

udarbejdelse af årlig kulturstatistik til Kulturministeriet med vægt på en høj

svarprocent

deltagelse i nordisk samarbejde om Arkivernes Dag og udarbejdelse af

materialer til brug for medlemsarkivernes deltagelse i markeringen af dagen

samt koordination i samme forbindelse

udvikling af sekretariatet som rådgivnings- og serviceplatform for med-

lemsarkiverne bl.a. gennem videreuddannelse af medarbejderne

udbredelse af kendskabet til gode forsikringsforhold for arkiverne

44

udvikling af SLA's hjemmeside med håndbogsindhold, elektronisk arkiv-

vejviser, tilmeldingsmodul til kurser og bestillingsmodul for varer fra

SLA's Forlag

udarbejdelse af en let tilgængelig vejledning om ophavsret til billeder og

film, ikke mindst i forbindelse med tilgængeliggørelsen af disse materiale-

typer på internettet

formidling af tilbud om konservatorbesøg i medlemsarkiverne

udbredelse af kendskabet til kommunelicensordningen for Arkibas og der-

med af mulighederne for at blive tilsluttet ordningen

videreudvikling af Arkibas4 til Arkibas5 og Arkibas.dk

Sikring af yderligere finansiering af det igangsatte udviklingsarbejde med

Arkibas5 og Arkibas.dk

stillingtagen til de strategiske aspekter ved en eventuel opretholdelse af

mini-arkibas.dk, når Arkibas.dk går i luften, og ved tilsvarende præsentati-

oner af kun ét eller nogle få arkivers data samlet

tilbud om CMS-system specielt til medlemsarkiver uden hjemmeside.

Revideret februar 2014

45

Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

§ 1 Navn

Foreningens navn er Sammenslutningen af Lokalarkiver, herefter kaldet SLA.

§ 2 Formål

Stk. 1

SLA’s formål er at understøtte medlemmernes bestræbelser for at indsamle,

bevare, forske i og formidle den arkivalske kulturarv, såvel af privat som of-

fentlig oprindelse.

Stk. 2

SLA skal arbejde for at styrke arkivernes kulturpolitiske placering samt frem-

me arkivernes fortsatte faglige udvikling og kompetence.

Stk. 3

SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et offentligt arkiv i arkivlo-

vens forstand.

Stk. 4

SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et arkivsamvirke, for så vidt

der findes mere end ét lokalarkiv i kommunen.

Stk. 5

Formålet søges bl.a. opnået ved:

1) at repræsentere medlemmerne i arkivpolitiske spørgsmål samt over for

myndigheder i alle principielle og praktiske spørgsmål

46

2) at samarbejde med andre organisationer og institutioner med beslægtede

arbejds- og interesseområder, herunder det statslige arkivvæsen og uden-

landske organisationer

3) at videreudvikle arkiver som aktive institutioner i samfundet, påvirke den

politiske debat og fremme arkivernes interesser i forhold til offentlige

myndigheder

4) at udvikle fælles registreringssystemer samt arrangere fælles faglige kurser

og konferencer

5) at drive SLA Forlag og gennem ejerskab af Arkibas ApS at tilvejebringe et

fælles edb-baseret registreringssystem.

§ 3 Medlemmer

Stk. 1

Som ordinære medlemmer optages offentligt tilgængelige arkiver og samlin-

ger med arkivalsk og andet dokumentationsmateriale vedrørende et specifikt

geografisk område, og som opfylder de i bilag 1 opstillede minimumskrav til

arkivdrift.

Stk. 2.

Som ekstraordinære medlemmer kan optages andre typer arkiver, institutioner

og samlinger, der arbejder med indsamling og formidling af materiale af histo-

risk interesse.

Ekstraordinære medlemmer betaler klasse 1-kontingent (jfr. bilag 2) og har

samme rettigheder og adgang til de tjenesteydelser, organisationen leverer,

som de ordinære medlemmer. Ekstraordinære medlemmer har ikke stemmeret.

47

Stk. 3

Ansøgning om såvel ordinært som ekstraordinært medlemskab behandles af

SLA’s styrelse efter samråd med relevante parter (kredse og/eller arkivsam-

virker). Afgørelser vedrørende medlemsoptagelser kan indankes til generalfor-

samlingens afgørelse.

Stk. 4

Udmeldelse finder sted skriftligt til SLA’s formand med to måneders varsel til

regnskabsårets udgang.

Stk. 5

Et medlem, som handler til skade for SLA, kan efter beslutning i styrelsen og

efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel ekskluderes. Eksklusionen

kan, med opsættende virkning, inden 30 dage ankes til afgørelse på den først-

kommende generalforsamling.

Stk. 6

Et medlem, der ikke opfylder minimumskravene til arkivdrift, kan efter be-

slutning i styrelsen og efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel

ekskluderes med virkning fra følgende regnskabsår.

Stk. 7

Medlemmer, der trods påkrav ikke betaler forfaldent kontingent, slettes som

medlem uden videre fra det pågældende regnskabsårs udløb. Eksklusion eller

slettelse på grund af kontingentrestance fritager ikke for kontingentforpligtelse

i det regnskabsår, i hvilket eksklusionen finder sted.

§ 4 Organisation og regnskab

Stk. 1

SLA ledes af en styrelse på syv personer, som vælges for to år ad gangen.

Heraf vælges de fire i ulige år, de tre i lige år.

48

Der vælges to suppleanter, en 1. suppleant og en 2. suppleant, som begge er på

valg hvert år. Suppleanterne kan inviteres til at deltage i styrelsesmøder uden

stemmeret. SKA’s formand deltager i SLA’s styrelsesmøder.

Stk. 2

Styrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer. Styrelsen

nedsætter et forretningsudvalg bestående af de tre nævnte styrelsesmedlem-

mer. Styrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres referat over sty-

relsens møder.

Stk. 3

SLA’s medlemmer kan danne kredse, typisk inden for et af de tidligere amter

eller de nuværende regioner.

Stk. 4

SLA’s medlemmer kan indgå i arkivsamvirker inden for den kommune, de har

hjemsted i.

Det står arkiverne og arkivsamvirkerne frit for at organisere sig i kredse eller

netværk, der kan varetage organisering af kursusvirksomhed og andet af fælles

interesse i et defineret område.

Stk. 5

Stads- og kommunearkiver, som er offentlige arkiver efter arkivloven, herefter

kaldet § 7 arkiver, danner, udover at være ordinære medlemmer af SLA,

Sammenslutningen af Kommunearkiver, SKA, hvis virke udøves i henhold til

vedtægter, der vedtages af SKA selv og godkendes af SLA. SLA’s formand

deltager i SKA’s bestyrelsesmøder.

Stk. 6

SLA udarbejder årlige arbejdsplaner.

49

Stk. 7

SLA tegnes af formanden sammen med kassereren eller af formanden og to

styrelsesmedlemmer i forening. Ved optagelse af lån eller lignende større

økonomiske dispositioner, kræves dog underskrift af samtlige styrelsesmed-

lemmer.

Stk. 8

SLA’s regnskab revideres af en generalforsamlingsvalgt, offentligt godkendt

revisor. Desuden revideres regnskabet af to kritiske revisorer, der også vælges

på generalforsamlingen. Disse vælges for to år, således at en afgår hvert år.

Der vælges en revisorsuppleant hvert år.

Stk. 9

SLA’s medlemmer betaler et kontingent.

I disse vedtægters bilag 2 fastlægges sammenhængen mellem indbyggertal,

kontingentklasse og stemmeantal. Størrelsen af kontingentet fastsættes på

generalforsamlingen efter forslag fra styrelsen.

Stk. 10

SLA’s regnskab føres af SLA’s sekretariat efter nærmere aftale med den af

styrelsen valgte kasserer.

Stk. 11

Regnskabsåret er kalenderåret.

Stk. 12

SLA hæfter kun med sin formue.

§ 5 Generalforsamling

Stk. 1

Generalforsamlingen er SLA’s højeste myndighed, jf. dog § 5 stk. 8. Bilag 2

til vedtægterne definerer, hvor mange stemmer det enkelte medlem har på

50

generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling holdes hvert år i septem-

ber/oktober.

Stk. 2

Generalforsamlinger skal indkaldes med mindst seks ugers varsel ved skriftlig

meddelelse (pr. brev eller mail) til medlemmerne, ledsaget af dagsorden. Til

den ordinære generalforsamling skal styrelsens beretning, revideret regnskab

og styrelsens eventuelle kandidatforslag til valg udsendes til medlemmerne pr.

brev, så det er dem i hænde senest fire uger før generalforsamlingens afholdel-

se.

Stk. 3

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende

punkter:

1) Valg af dirigent

2) Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse

3) Forelæggelse og godkendelse af beretning

4) Forelæggelse og godkendelse af regnskab

5) Indkomne forslag

6) Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent

7) Valg

Tre, henholdsvis fire styrelsesmedlemmer og to suppleanter

En offentligt godkendt revisor

En af to kritiske revisorer

En revisorsuppleant

8) Eventuelt

Stk. 4

Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, herunder forslag til

vedtægtsændringer, skal være formanden i hænde senest fire uger forinden og

udsendes til medlemmerne senest tre uger før den berammede dato for gene-

ralforsamlingens afholdelse.

51

Stk. 5

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af styrelsen. Ekstraordinær

generalforsamling kan desuden indkaldes, såfremt en femtedel af de ordinære

medlemmer begærer dette, ledsaget af motiveret dagsorden. Styrelsen skal

herefter foranstalte den ekstraordinære generalforsamling afholdt senest syv

uger efter begæringens modtagelse.

Stk. 6

Ændringer i vedtægterne kan vedtages på generalforsamlingen med alminde-

ligt stemmeflertal, når mindst halvdelen af stemmerne er repræsenteret, eller

når 2/3 af de fremmødte stemmer, stemmer herfor.

Stk. 7

Valgbare er personer, der er tilknyttet et ordinært medlem og fungerer som

aktiv medarbejder, leder eller bestyrelsesmedlem.

Stk. 8

Afgørelser, dog ikke valg jf. § 5, stk. 3, truffet på generalforsamlingen, skal

sendes til urafstemning, såfremt 1/4 af de fremmødte stemmer begærer det.

Begæringen skal fremsættes inden generalforsamlingens afslutning, og af-

stemningen skal være afsluttet inden otte uger efter begæringens fremsættelse.

§ 9

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

§ 6 Kredsmødet

Stk. 1

Mindst en gang årligt indkalder styrelsen repræsentanter for sammenslutnin-

gens kredse og arkivsamvirker til møde. Herudover kan repræsentanter for de

enkelte medlemsarkiver deltage. På disse møder forelægges og drøftes væsent-

lige spørgsmål vedrørende sammenslutningens arbejde og organisation.

52

Stk. 2

Kredsmødet kan vedtage henstillinger og anbefalinger til styrelsen.

Stk. 3

Kredsmødet kan nedsætte udvalg til at behandle særlige spørgsmål. SLA’s

styrelse skal udpege mindst én repræsentant til hvert udvalg. Ved nedsættelse

af udvalg skal disse gives et kommissorium.

§ 7 Udvalg

Stk. 1

Styrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særlige sagsområder. Udval-

gene beskikkes normalt for et kalenderår af gangen, og udvalgenes kommisso-

rium og forretningsorden fastsættes af styrelsen.

§ 8 Sekretariat

Stk. 1

Sammenslutningens daglige arbejde udføres af sammenslutningens sekretariat.

Forretningsudvalget foretager ansættelse og afskedigelse af sekretariatets

medarbejdere og fastsætter arbejdsfordelingen mellem medarbejderne, idet det

endelige regnskabsmæssige ansvar dog påhviler styrelsen/kasseren.

Stk. 2

Formanden fører tilsyn med sekretariatet og drager omsorg for, at de af gene-

ralforsamlingen eller styrelsen trufne beslutninger bringes til udførelse.

§ 9 Opløsning

Stk. 1.

SLA kan opløses ved vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsam-

linger med mindst seks og højst otte ugers mellemrum. På den første af disse

kræves det, at 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. På den anden kræves blot

53

almindeligt flertal af de fremmødte stemmer. Ved opløsning skal generalfor-

samlingen tage beslutning om anvendelse og anbringelse af SLA’s midler og

arkiv.

Således vedtaget den 6. oktober 2012 til ikrafttræden fra dato.

54

Bilag 1 til

Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

Minimumskravene til arkivdrift:

At arkivet indsamler arkivalier m.v. i sit specifikke lokalområde. Det

tilstræbes, at arkiver kun har sammenfaldende dækningsområder efter

gensidig aftale mellem arkiverne.

At arkivets samlingers forbliven i offentlig eje garanteres.

At der er offentlig adgang til arkivet i en månedlig, bekendtgjort åbnings-

tid.

At brug af samlingerne sker under opsyn, således at gældende tilgængelig-

hedsregler og lovgivning overholdes.

At arkivet sørger for en god arkivmæssig opbevaring samt en forsvarlig

journalisering og registrering af materialet.

At det af vedtægter eller arbejdsgrundlag klart fremgår, hvem der har

ansvaret for arkivets drift.

At arkivet årligt indberetter statistiske oplysninger

At personer, der tiltræder som arkivleder efter 1. januar 2007, inden for en

periode på fire år gennemgår en af SLA godkendt grunduddannelse.

Generalforsamlingen den 13. september 2003 vedtog endvidere følgende:

Det anbefales arkiverne, at de holder åbent mindst en gang hver uge.

55

Bilag 2 til

Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

Beregning af kontingent til SLA er baseret på indbyggertallet i medlemsarki-

vets definerede dækningsområde. På baggrund af indbyggertallet indplaceres

hvert medlemsarkiv i én af 12 kontingentklasser.

Et medlemsarkivs stemmeantal er baseret på den kontingentklasse, medlemsar-

kivet er indplaceret i.

Kontingentklasse

Antal indbyggere

i dækningsområde

Antal stemmer

pr. medlemsarkiv

Klasse 1 Op til 5.000 indbyggere 1 stemme

Klasse 2 5.-10.000 indbyggere 1 stemme

Klasse 3 10.-15.000 indbyggere 2 stemmer

Klasse 4 15.-20.000 indbyggere 2 stemmer

Klasse 5 20.-30.000 indbyggere 3 stemmer

Klasse 6 30.- 40.000 indbyggere 3 stemmer

Klasse 7 40.-50.000 indbyggere 4 stemmer

Klasse 8 50.-60.000 indbyggere 4 stemmer

Klasse 9 60.-70.000 indbyggere 5 stemmer

Klasse 10 70.-80.000 indbyggere 5 stemmer

Klasse 11 80.-90.000 indbyggere 6 stemmer

Klasse 12 Over 90.000 indbyggere 6 stemmer

Beregningsgrundlaget (indbyggertallet i et medlemsarkivs dækningsområde)

baseres på oplysninger fra Danmarks Statistik. Som grundlag for opkrævning

af kontingent og fastsættelse af stemmetal i 2007 anvendes indbyggertallet, jfr.

Danmarks Statistik, pr. 1. januar 2007. Herefter ajourføres beregnings-

grundlaget hvert andet år.

56

Hotel Park

Viaduktvej 28 – Middelfart

Tlf.: 6343 6363 – e-mail: park@millinghotels.dk