203513007-copy

1

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI

NILAI SISWA PADA LPK MUHAMMADIYAH

DI JAKARTA

Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

Gelar sarjana pada jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta

Disusun Oleh :

Nama : Nia Rosniawati

N.R.P : 203.513.007

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAKARTA

2008

2

LEMBAR PENGESAHAN

Skripsi ini telah disetujui dan disyahkan di

Jakarta, Juni 2008

Disetujui oleh :

Pembimbing Skripsi

Titin Pramiyati, S.Kom., MSi

Disyahkan oleh :

Ketua Jurusan Sistem Informasi

Titin Pramiyati, S.Kom., MSi

3

SURAT KETERANGAN LULUS TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan dibawah ini menerangkan bahwa :

Nama : Nia Rosniawati

N.R.P : 203.513.007

Judul Skripsi

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI

NILAI SISWA PADA LPK MUHAMMADIYAH DI

JAKARTA

Telah Lulus Tugas Akhir Pada tanggal :

Tim Penguji

No Jabatan Nama Penguji Tandatangan

1 Ketua Drs. Achmad Sunarto, BE

2 Anggota Husein, S.Kom

Jakarta, Juni 2008

Ketua Jurusan

( Titin Pramiyati, S. Kom., MSi )

4

A B S T R A K S I

Saat ini kita memasuki suatu era yang kerap disebut dengan eraMillenium, dimana teknologi berkembang begitu pesat seakan membawa kitakedunia dengan peradaban baru. Dunia terasa semakin sempit karena suatuperistiwa yang terjadi dibelahan dunia yang dapat dengan mudah diakses bahkandalam hitungan detik dibelahan dunia lainnya. Salah satu alat teknologi yangmembuat semua ini mungkin terjadi adalah komputer. Komputer sebagai “KakiTangan” manusia yang semakin berkembang, baik dalam perangkat maupunkegunaannya. Hampir disegala bidang komputer digunakan untuk membantu danmempermudah pekerjaan kita. Alat canggih ini digunakan bukan sajadiperusahaan-perusahaan swasta, tetapi juga dilembaga-lembaga pendidikan.

Begitu pentingnya peranan komputer dalam bidang apapun didunia ini,membuat kita harus mulai memikirkan untuk memanfaatkannya semaksimalmungkin dalam rangka membantu tugas dan pekerjaan kita sehari-hari, namuntidak cukup hanya itu. Kitapun harus memikirkan untuk pemeliharaannya(maintance) karena jika suatu komponen saja mengalami kerusakan, maka sistemkomputer tidak berjalan sebagaimana mestinya dan pada akhirnya pekerjaan kitamenjadi terhambat karenanya.

Dalam dunia pendidikan, sebuah unit yang sangat menunjangkelancaran proses belajar mengajar adalah bagian administrasi. Hilir mudiknyaarus proses administrasi baik keuangan maupun proses memasukkan nilai siswatampaknya menjadi hal penting yang harus dikelola dengan baik. Untukmemudahkan pengaturan ini langkah terbaik diambil adalah dengan penggunaansistem komputerasi, Karena mengikuti perkembangan teknologi yang semakinpesat sampai saat ini.

5

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT,

atas segala berkah dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas

ini dengan sebaik-baiknya. Dan penulis mengambil judul tugas akhir sebagai

berikut :

“PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI

NILAI SISWA PADA LPK MUHAMMADIYAH DI

JAKARTA”

Tugas akhir ini merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh Sarjana

Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi Universitas Pembangunan

Nasional “Veteran” Jakarta.

Dalam penulisan ini penulis telah mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh

karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-

besarnya kepada :

1. Bapak Ir. Budiman Joko Said M,M Selaku Rektor Unversitas Pembangunan

“Veteran” Nasional Jakarta

2. Bapak Dr.Dwi Nugroho M.Sc Selaku Dekan Fakultas Komputer Unversitas

Pembangunan “Veteran” Nasional Jakarta

3. Bu Titin Pramiyati S.Kom., MSi Selaku pembimbing dan sekaligus Ketua

Jurusan Sistem Informasi Fakultas Komputer UPN “Veteran” Jakarta

4. Bapak Drs. H. Mustaqiem Selaku Pimpinan Yayasan Muhammadiyah Cabang

Cipulir

6

5. Bapak Aryo Harjianto Selaku Direktur LPK Muhammadiyah Jakarta

6. Bapak Malkan Nur Sebagai Pembimbing pada LPK Muhammadiyah Jakarta

7. Seluruh Staff Tata Usaha dan Staff Guru LPK Muhammadiyah yang telah

banyak membantu

8. Kedua orang tua tercinta yang telah banyak membantu baik dari materil

ataupun moril

9. Kepada suami dan anak yang telah mendukung dan memberikan sport moral

ataupun moril

10. Dan semua pihak yang telah membantu dan tidak dapat disebutkan satu

persatu, namun telah banyak memberikan bantuan dan saran sehingga

selesainya tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna,

oleh karena itu semua kritik dan saran yang sifatnya membangun dari semua

pihak sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan penulisan ini.

Besar harapan penulis semoga penulisan ini berguna dan bermanfaat bagi

Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi Universitas Pembangunan

Nasional “Veteran” Jakarta.

Jakarta, Juni 2008

Penulis

7

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK

KATA PENGANTAR ………………………………………………………..

DAFTAR ISI ………………………………………………………………….

DAFTAR SIMBOL…………………………………………………………….

DAFTAR TABEL……………………………………………………………..

DAFTAR GAMBAR………………………………………………………….

DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………….

i

iii

vii

xi

xii

xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ……………………………………………….

B. Maksud Dan Tujuan………………………………………….

C. Ruang Lingkup……………………………………………….

D. Metode Penelitian…………………………………………….

E. Sistematika Penulisan………………………………………...

1

3

3

4

6

BAB II KAJIAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi …………………………………………….

B. Pengolahan Data ……………………………………………..

C. Komponen Pendukung ……………………………………….

D. Administrasi Nilai Siswa …………………………………….

8

9

10

18

8

BAB III SISTEM YANG BERJALAN

A. Profil Sekolah …………………………………………………

1. Urian Sejarah Singkat, Visi Dan Misi ……………………

2. Struktur Organisasi Uraian Fungsi Dan Tugas ……………

B. Perancangan Sistem Administrasi Pada LPK

Muhammadiyah ……………………………………………….

1. Dokumen Sistem Berjalan ………………………………..

a. Dokumen Masukan ……………………………………

b. Dokumen Simpanan …………………………………..

c. Dokumen Keluaran ……………………………………

2. Prosedur Sistem Berjalan …………………………………

3. Diagram Alir Data ………………………………………...

a. Diagram Konteks………………………………………

b. Diagram Nol ………………………………………….

C. Analisa Permasalahan …………………………………………

1. Teknologi Yang Digunakan ……………………………..

2. Identifikasi masalah ………………………………………

3. Masalah Pokok …………………………………………….

4. Analisa Kebutuhan Informasi …………………………….

5. Analisa Pemecahan Masalah ……………………………..

6. Pemecahan Masalah ……………………………………….

D. Rancangan Umum Sistem Usulan ……………………………

1. Metode Pengembangan Yang Digunakan ………………..

20

20

22

26

26

26

27

28

29

31

31

33

34

34

35

36

37

38

39

39

39

9

2. Teknologi Yang Digunakan ……………………………. 40

BAB IV RANCANGAN USULAN

A. Tujuan Dan Saran ……………………………………………

B. Rancangan Logik …………………………………………….

1. Diagram Alir Data ……………………………………….

a. Diagram Konteks …………………………………….

b. Diagram Nol …………………………………………

c. Diagram Rinci ………………………………………..

d. Uraian Proses ………………………………………..

2. Normalisasi ………………………………………………

a. Bentuk Tidak Normal (Un-Normal) …………………

b. Bentuk Normal Pertama (1NF) ………………………

c. Bentuk Normal Kedua (2NF)………………………...

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF) ………………………..

3. Diagram Hubungan Entitas (ERD)………………………..

C. Rancangan Fisik Sistem Usulan ……………………………..

1. Bagan Pengolahan ……………………………………….

a. Bagan Pengolahan Terstruktur…………………………

b. Pembagian Modul Pengolahan ………………………

c. Rancangan Program ………………………………….

d. Struktur Menu Pengoperasian ………………………..

2. Rancangan Masukan ……………………………………..

3. Rancangan Keluaran ……………………………………

42

43

44

44

45

46

49

51

51

51

52

52

55

55

55

56

57

58

59

60

61

10

4. Rancangan Data …………………………………………

5. Rancangan Kode ………………………………………..

D. Konfigurasi Sisitem Komputer ……………………………..

1. Spesifikasi Perangkat Keras ……………………………..

2. Spesifikasi Perangkat Lunak …………………………….

E. Keamanan Komputer ………………………………………..

F. Implementasi ………………………………………………

1. Uraian Kegiatan ………………………………………….

2. Jadwal Implementasi …………………………………….

62

64

67

67

68

69

70

71

74

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan …………………………………………………

B. Saran …………………………………………………………

75

76

Daftar Pustaka ………………………………………………………………... 77

11

DAFTAR SIMBOL

1. Diagram Alir Alir Data

No. Simbol Penjelasan / Arti

1. Enternal Entity

Simbol yang menggambarkan orang atau

organisasi yang menjadi sumber atau tujuan dari

informasi

2. Process

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses

yang sedang berlangsung didalam sistem

3. Data Store

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat

untuk menyimpan atau mengambil data

4. Data Flow

Digunakan untuk menggambarkan suatu aliran

data

12

2. Kamus Data


1. = Merupkan symbol pembuatan / pemasukan datapertama kali kedalam aliran data

2. + Merupakan symbol dari data yang dimasukankedalam diagram aliran data

3. ( ) Merupakan symbol yang digunakan untukmenutup komponen yang sudah dipilih

4. [ ] Merupakan symbol yang digunakan untukmemiliki salah satu pilihan

5. { } Merupakan simbol pengulangan dari komponenyang tertutup

6. @ Merupakan symbol primary key

7. # Merupakan symbol foreign key

13

3. Diagram Hubungan Entitas


1.

Entitas yang keberadaanya mandiri dan harus

ada dalam suatu sistem

2.

Hubungan suatu entitas dari suatu ke satu (one

to one) dimana setiap entitas pada himpunan A

berhubungan dengan paling banyak dengan satu

entitas pada himpunan B begitu pula sebaliknya

3.

Hubungan suatu entitas dari satu ke banyak (one

to many) dimana setiap entitas pada suatu

himpunan dapat berhubungan dengan banyak

entitas pada himpunan entitas lainnya

4.

Hubungan suatu entitas dari banyak ke satu

(many to one) dimana setiap entitas

berhubungan paling banyak dengan satu entitas

lainnya.

5.

Hubungan suatu entitas dari banyak ke banyak

(many to many) dimana setiap entitas pada suatu

himpunan entitas lainnya.

14

4. Bagan Terstruktur


1.

MODUL

Simbol yang menunjukkan suatu modul

2.

DECISION

Simbol yang menunjukkan pilihan dalam

mengerjakan modul

3.

PREDEFINE MODUL

Suato proses yang ditentukan terlebih dahulu dan

hanya bias diifenitasikan melalui namanya

4.

KONEKSI

Digunakan untuk mengubungkan suatu modul

dengan modul lainnya

5.

LOOPING

Suatu perulangan didalam modul

6.

KOPEL

Menunjukan data dan elemen control yang

dikirimkan dari modul kemodul lainnya

15

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Jadwal Implementasi ……………………………………………….. 74

16

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Konfigurasi Komputer……………………………………………. 11

Gambar 3.1. Struktur Organisasi LPK Muhammadiyah……………………….. 22

Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ……………………………… 31

Gambar 3.3. Diagram Nol Sistem Berjalan …………………………………… 33

Gambar 4.1. Diagram Konteks Sistem Usulan ………………………………… 44

Gambar 4.2. Diagram Nol Sistem Usulan ……………………………………. 45

Gambar 4.3. Diagram Rinci 1.0………………………………………………... 46

Gambar 4.4. Diagram Rinci 2.0 ……………………………………………….. 47

Gambar 4.5. Diagram Rinci 3.0 ……………………………………………….. 48

Gambar 4.6. Entity Relationship Diagram Usulan …………………………….. 54

Gambar 4.7. Bagan Pengolahan Terstruktur…………………………………… 56

Gambar 4.8 Pembagian Modul Login…………………………………………... 57

Gambar 4.9. Pembagian Modul Input Data …………………………………… 57

Gambar 4.10. Pembagian Modul Laporan …………………………………….. 58

17

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A ( DOKUMEN SISTEM BERJALAN )

I. Dokumen Masukan

Lampiran A1-1. Surat Tugas Instruktur………………………………. 79

Lampiran A1-2. Biodata Siswa ………………………………………. 80

Lampiran A1-3. Daftar Nilai …………………………………………. 81

II. Dokumen Simpanan

A2-1. Kamus Data ……………………………………………………. 82

III. Dokumen Keluaran

Lampiran A3-1. Daftar Instruktur …………………………………… 87

Lampiran A3-2 Daftar Biodata Siswa ………………………………... 88

Lampiran A3-3 Daftar Nilai Siswa…………………………………… 89

LAMPIRAN B (DOKUMEN SISTEM USULAN)

I. Dokumen Masukan

Lampiran B1-1. Data Mata Diklat …………………………………… 90

Lampiran B1-2 Data Instruktur ………………………………………. 91

Lampiran B1-3 Data Siswa ………………………………………….. 92

Lampiran B1-4 Data Nilai Siswa …………………………………….. 93

II. Dokumen Keluaran

Lampiran B2-1 Laporan Data Instruktur …………………………….. 94

Lampiran B2-2 Laporan Data Siswa…………………………………... 95

Lampiran B2-3 Laporan Nilai Siswa …………………………………. 96

18

III. Tampilan Menu Program

Lampiran B3-1. Menu Utama ………………………………………. 97

Lampiran B3-2. Menu Login ………………………………………... 98

Lampiran B3-3 Input Mata Diklat …………………………………. 99

Lampiran B3-4 Input Data Instruktur ……………………………….100

Lampiran B3-5 Input Data Siswa……………………………………101

Lampiran B3-6 Input Nilai Siswa …………………………………..102

Lampiran B3-7 Laporan Data Mata Diklat ………………………….103

Lampiran B3-8 Laporan Data Instruktur …………………………..104

Lampiran B3-9 Laporan Data Siswa ……………………………….105

Lampiran B3-10 Laporan Nilai Siswa ……………………………….106

IV. Kamus Data

Lampiran B4-1 Kamus Data …………………………………………107

LAMPIRAN C (SPESIFIKASI FILE)

Lampiran C-1. Rancangan Data Mata Diklat …………………………109

Lampiran C-2. Rancangan Data Instruktur …………………………..110

Lampiran C-3. Rancangan Data Siswa ……………………………….111

Lampiran C-4. Rancangan Nilai Siswa ……………………………….112

Lampiran C-5. Rancangan User……………………………………….113

19

LAMPIRAN D ( MODUL PENGOLAHAN)

Lampiran D-1. Modul Utama ………………………………………114

Lampiran D-2. Modul Input User ……………………………………115

Lampiran D-3. Modul Input Mata Diklat…………………………….117

Lampiran D-4. Modul Input Data Instruktur…………………………119

Lampiran D-5. Modul Input Data Siswa……………………………..121

Lampiran D-6. Modul Input Nilai Siswa …………………………….123

Lampiran D-7. Modul Laporan Mata Diklat…………………………126

Lampiran D-8. Modul Laporan Data Instruktur ……………………127

Lampiran D-9. Modul Laporan Data Siswa………………………….128

Lampiran D-10. Modul Laporan Rekap Nilai ………………………129

20

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam dunia pendidikan, sebuah unit yang sangat menunjang kelancaran

proses belajar mengajar adalah bagian administrasi. Hilir mudiknya arus

memasukkan nilai tampaknya menjadi hal penting yang harus dilakukan dengan

baik. Untuk memudahkan pengaturan ini langkah terbaik diambil adalah dengan

penggunaan sistem komputerisasi.

Didalam kebudayaan yang semakin maju diperlukan suatu alat yang

mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan rutin, menghitung,

menyimpan informasi dalam jumlah besar, mengambil data dengan cepat secara

acak (random) maupun urut (sequential) dan menyelesaikan persoalan rumit serta

banyak perhitungan dalam waktu yang cepat. Dalam hal ini komputer merupakan

alat yang memainkan peranan yang sangat besar.

Kehadiran komputer didalam suatu organisasi atau sekolah akan sangat

menunjang efisiensi kinerja sehingga akan mendapatkan dampak yang positif

didalam suatu aktifitas sekolah. Komputer adalah sarana yang digunakan untuk

membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi

yang cepat dan akurat.

Maraknya perkembangan bahasa pemograman disaat sekarang ini, semakin

memudahkan programer dalam membuat suatu aplikasi yang berbasis database

21

sehingga didalam pembuatan aplikasi tersebut para pemogram dapat berinteraksi

langsung dengan media pemrograman yang dihadapi. Salah satu unsur terpenting

dewasa ini adalah penguasaan komputer sebagai media komunikasi, pengetahuan

dan hiburan. Begitu pentingnya peranan media komputer dalam era globalisasi

menyebabkan semakin banyaknya instansi atau perusahaan yang telah

memanfaatkan media tersebut.

Mengandalkan pengolahan data yang baik sangat diperlukan oleh sebuah

perusahaan atau organisasi karena dengan pengolahan data yang terkomputerisasi

dapat mempercepat pengambilan keputusan oleh pihak diinginkan sehingga

organisasi atau pengolahan tersebut dapat meningkatkan kinerjanya

Dengan mengacu pada pemikiran inilah, penulis tertarik untuk melakukan

perancangan program komputerisasi di bagian administrasi. Bagian administrasi

nilai yang penulis pilih sebagai tempat untuk melakukan kegiatan ini adalah LPK

Muhammadiyah Jakarta. Alasan penulis memilih tempat tersebut adalah karena

pada LPK Muhammadiyah Jakarta ini belum memiliki sistem Komputerisasi.

Dengan adanya sistem komputerisasi ini diharapkan akan terciptanya efisiensi dan

efektifitas yang baik, terutama dalam hal pelayanan pada administrasi sekolah

tersebut.

B. Maksud Dan Tujuan Penulisan

Adapun maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Menganalisis sistem yang sedang berjalan agar masalah yang selama ini

dihadapi, dapat ditemukan solusi sebagai bahan pertimbangan untuk

perbaikan

22

2. Merancang dan memperbaiki sistem dengan menggunakan sebagai

penerapan perkembangan teknologi sehingga memudahkan dalam proses

administrasi nilai.

Sedangkan tujuan pembuatan tugas akhir ini adalah :

1. Merancang dan membuat Aplikasi administrasi nilai dengan studi kasus

untuk LPK Muhammadiyah..

2. Memberikan informasi mengenai perubahan data secara cepat dan akurat

3. Pembuatan sistem aplikasi yang cepat bagi LPK Muhammadiyah

4. Memberikan kemudahan dalam pengadministrasian nilai.

5. Meningkatkan mutu SDM yang lebih maju dari sebelumnya melalui

Aplikasi administrasi nilai

C. Ruang Lingkup

Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi pembahasan permasalahan

yaitu mengenai masalah pada administrasi nilai siswa, meliputi : Data Instruktur,

Data Siswa, Data Rekapitulasi Nilai Siswa dan sampai pembuatan laporan.

D. Metode Penelitian

Untuk mendapatkan data serta masukan dalam penyusunan tugas akhir

penulis menggunakan teknik pengumpulan data yaitu:

a. Perencanaan

Dalam pembuatan tugas ini ada beberapa tahap yang harus dilakukan

diantaranya perencanaan yang bertujuan untuk :

23

a. Menentukan ruang lingkup penulisan

b. Mengacu berbagai area permasalahan potensial

c. Mengatur urutan tugas

b. Analisa

Penelitian sistem yang ada dengan target merancang sistem yang baru

dan diperbaharui, ada beberapa langkah yang harus dilakukan :

1. Mengumpulkan & menganalisis formulir, dokumen , file yang berkaitan

dgn sistem yang berjalan.

2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem

yang berjalan kepada user.

3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi -

aplikasi untuk penerapannya pada komputer.

4. Menganalisis & menyusun biaya-biaya serta keuntungan dari sistem yang

baru

5. Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yang baru.

c. Perancangan

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan

gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem

secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara

umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan

didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer

dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem

24

Adapun langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Menyiapkan rancangan sistem yang terperinci

b. Mengidentifikasi berbagai alternative konfigurasi sistem

c. Mengevaluasi berbagai alternative sistem

d. Memilih konfigurasi terbaik

e. Menyiapkan usulan penerapan.

d. Metode Studi Pustaka

Studi Pustaka dilakukan dengan berbagai buku-buku bacaan serta

literatur yang sesuai dengan isi materi tugas akhir ini.

e. Metode Wawancara

Wawancara dilakukan secara langsung dengan pihak-pihak yang dapat

memberikan informasi atau keterangan-keterangan yang dibutuhkan

E. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pemahaman dari laporan Tugas Akhir ini, juga untuk

mempermudah penyusunan dalam penulisan laporan ini, maka penulis

menguraikan masalah-masalah dengan membuat sistematika sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang penjelasan umum mengenai alasan

pemilihan judul, maksud dan tujuan penulisan, metode penelitian,

ruang lingkup dan sistematika penulisan.

25

BAB II : KAJIAN PUSTAKA

Dalam bab ini diuraikan mengenai konsep dasar dari program yang

dibahas dalam ruang lingkup penulisan tugas akhir yang

berhubungan dengan bidang sistem informasi, konsep teori

merancang program. Dan langkah-langkah pembuatan program dan

lain sebagiannya. Peralatan pendukung (tools sytem) memberikan

penjelasan secara teoritis tentang peralatan (tools). Pendukung

dalam perancangan program yang meliputi konsep teori

normalisasi, kamus data, flowchart, dan sebagainya.

BAB III : SISTEM BERJALAN

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum LPK

Muhammadiyah Jakarta yang terdiri : sejarah singkat, struktur

organisasi dan fungsi, analisa sistem yang sedang berjalan, masalah

dihadapi, analisa pemecahan masalah, analisa sistem berjalan

BAB IV : SISTEM USULAN

Dalam Bab ini berisikan spesifikasi rancangan program yang

meliputi spesifikasi bentuk masukan, spesifikasi bentuk keluaran,

kamus data, normalisasi file, spesifikasi file, spesifikasi program

struktur kode, program flowchart, dan listing program.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan

serta saran-saran untuk memperbaiki masalah yang ada.

26

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi

Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk

mencapai tujuan dan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul dan bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau menyelesaikan sasaran tertentu.

Informasi adalah merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi

bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai

dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara

langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.

Dalam konsep Model Newell-Siman sistem informasi didefinisikan

sebagai berikut :

Sistem informasi harus membantu dalam mendefinisikan ruang persoalan

dan dalam proses mencari suatu pemecahan. Format harus berusaha

melonggarkan batas-batas ikatan rasionalitas sistem harus menggunakan

ingatan yang sesuai dengan tugas.

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang

terpadu (Integrated), yang menyajikan informasi guna mendukung fungsi

operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

27

Manfaat informasi dibagi beberapa macam yaitu :

a. Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan diperlukan untuk mengolah data dan menjadi informasi

sehingga pihak yang membuat keputusan dapat menggunakan informasi

tersebut untuk membuat keputusan yang bagus.

b. Perorangan

Untuk perorangan diperlukan dalam pengambilan keputusan yang sesuai

dengan peranan masing-masing individu harus membantu keputusan

memerlukan informasi yang akurat.

Sedangkan fungsi dari Sistem Informasi itu sendiri adalah : Sistem

informasi mulai dapat berkomunikasi dengan sistem yang lain sehingga

mendatangkan sinergi yang luar biasa, Sistem informasi tidak hanya data

digunakan oleh satu unit usaha, tetapi berbagai perusahaan yang dapat saling

berbagi memakai Sistem Informasi.

B. Pengolahan Data

Pengertian pengolahan data bisa disederhanakan sebagai sebuah

mekanisme untuk menerima data, mengkomunikasi ke berbagai pihak yang

berkepentingan, menyimpan, memproses dan menyajikan dalam berbagai

bentuk laporan, untuk menunjang segenap fungsi dalam sebuah perusahaan,

Lebih-lebih akan menjadi terasa, jika perusahaan tersebut merupakan

perusahaan yang menggunakan laba financial sebagai orientasi

keberhasilannya.

28

C. Komponen Pendukung

Dalam pembuatan program aplikasi ini, sangat penting didukung

peralatan yang memadai agar program aplikasi yang penulis buat berjalan sesuai

dengan yang direncanakan, baik itu perangkat keras (Hardware) ataupun

perangkat lunak (Software). Pengadaan peralatan pendukung hendaklah sesuai

dengan ketentuan yang ada, agar terhindar dari beberapa masalah yang membuat

program aplikasi ini tidak berjalan dengan semestinya. Adapun peralatan

pendukungnya adalah :

1. Perangkat Keras

Spesifikasi yang penulis gunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah

sebagai berikut :

Processor : Intel Pentium IV

RAM : 256 MB SDRAM

Floppy Drive : 3½ Inch, 1,44 MB

Hardisk : 40 Giga Byte (GB)

Keyboard : PS/2 (101/102 Key)

Mouse : PS/2 Optic

Monitor : SVGA (Trigem 800 x 600)

Printer : Desk Jet

Meskipun demikian, program aplikasi tersebut masih memungkinkan

untuk diuji coba dengan spesifikasi yang lebih rendah lagi. Akan tetapi sebaiknya

dengan spesifikasi yang penulis gunakan bukan sebagai standarisasi untuk

menjalankan program tersebut tetapi sebaiknya digunakan spesifikasi yang lebih

29

tinggi lagi, sehingga program aplikasi dapat bekerja dengan baik. Berikut ini

adalah gambar dari spesifikasi yang penulis gambarkan melalui konfigurasi

sebagai berikut :

2. Perangkat Lunak

Software atau perangkat lunak adalah program-program yang diperlukan

untuk menjalankan perangkat keras, diantaranya adalah : bahasa pemrograman

yaitu Visual Basic 6.0, alasan penulis menggunakan bahasa pemrograman tersebut

Keyboard &Mouse

C P UHardisk

MonitorPrinter

Gambar 2.1 Konfigurasi Komputer

30

karena banyak kalangan programmer pada masa sekarang dan bahasa

pemrograman ini bisa masuk dalam sistem yang berbasis windows baik level

rendah dan level yang paling tinggi saat ini, program ini juga mudah dipergunakan

untuk pembuatan program. Dan lebih dari itu penulis menganggap bahwa program

Microsoft Visual Basic 6.0 Banyak pendukung untuk aplikasi database

diantaranya adalah Microsoft Acces, dan bisa berinteraksi dengan program-

program lainnya. Operating sistem pendukung lainnya adalah Microsoft Windows

XP. Dan dalam pembuatan langkah-langkah program adalah sebagai berikut:

a Menganalisa dan memahami persoalan yang ada, kemudian mengembangkan

suatu urutan proses logika untuk menyelesaikan masalah tersebut diatas dalam

bentuk logaritmatika

b Menentukan bentuk data apa yang diperlukan, sebagai input dalam program

yang akan dibuat, serta apa saja yang akan dihasilkan sebagai Output program

yang dibuat.

c Pengkodean dari algoritma yang sudah dibuat, diterjemahkan kedalam bentuk

statement yang sesuai dan terdapat didalam bahasa pemrograman yang

digunakan.

d Melakukan test program dari proses logika yang dibuat, apakah program

tersebut sudah benar dan bebas dari unsur kesalahan atau masih harus direvisi

atau diperbaiki kembali.

e Melakukan pendokumentasian program sebagai Back-Up (cadangan), yang

mana proses ini penting untuk dilakukan untuk pengembangan program

selanjutnya.

31

3. Database

Database adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu

file dengan file lainnya sehingga membentuk satu bagan data yang

menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Dalam

database terdapat bagian unsur-unsur yang lain diantaranya :

a Record

Record adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan

menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap

b File

Kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama,

atribut sama, namun beda data valuenya

c Value

Value adalah data actual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen

atau atribut.

d Entitas

Entitas adalah suatu yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan kerja user.

Sesuatu user yang ingin ditelusuri sebuah kelas entitas adalah sekumpulan

entitas dan digambarkan oleh struktur atau format entitas dalam kelas tersebut.

e Atribut

Entitas memilki atribut yang menggambarkan karakteristik entitas. Adapun

pembagian attribute adalah sebagai berikut :

32

1. Candidate Key

Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara

unik suatu kerja kejadian spesifik dari entity.

2. Primary Key

Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik tapi juga

dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

3. Alternate Key

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key

4. Foreign Key

Suatu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu relationship

(hubungan) yang menunjukkan keindukannya.

Adapun kegunaan database adalah sebagai berikut :

a. Redudansi dan Inkonsistensi

b. Kesulitan pengaksesan data

c. Isolasi data untuk standarisasi

d. Multiuser (banyak pemakai)

e. Masalah keamanan (security)

f. Masalah Integrasi (kesatuan)

g. Masalah data independence (kebebasan data)

33

4. Data Flow Diagram

Diagram Aliran Data (DAD) Data Flow Diagram (DFD) adalah

fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem DAD memuat proses yang

mentransformasikan data, aliran data yang menggerakkan data. DAD bisa

digolongkan sebagai berikut :

a Proses

Adalah suatu yang melakukan transformasi terhadap data yang terjadi.

b Aliran Data

Aliran data menghubungkan keluaran dari suatu objek/proses yang terjadi

pada satu masukan.

5. Entity Relationship Diagram

Diagram hubungan entitas adalah diagram yang memperlihatkan entitas

yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi antar entitas

tersebut). Entity Relasi dapat digolongkan sebagai berikut :

a. Hubungan Satu Satu (One To One)

Merupakan hubungan file pertama dengan file kedua yaitu jenis hubungan

yang hanya dapat dilakukan dengan entity pertama yang hanya mempunyai

hubungan dengan satu kejadian pada entity kedua dan sebelumnya.

b. Hubungan Satu Kebanyak (One To Many)

Merupakan hubungan file pertama dengan file kedua yaitu jenis hubungan

yang hanya dapat dilakukan dengan satu entity/atribut dengan beberapa entity

/atribut lainnya.

34

c. Hubungan Banyak ke Banyak (Many To Many)

Merupakan hubungan file pertama dengan file kedua yaitu hubungan yang

dilakukan dengan beberapa entity/atribut dengan beberapa entity/atribut

lainnya.

6. Normalisasi

Normalisasi adalah merupakan proses pengelompokan data elemen

menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya, dimana kondisi yang

diuji apakah mengalami kesulitan pada saat Insert (menambah) Delete

(menghapus) Update (mengubah), Refieve (Membaca). Adapun bentuk-bentuk

dari normalisasi adalah sebagai berikut :

a. Bentuk Tidak Normal

Adalah data yang direkam dengan baik memperhatikan format tertentu. Dan

tidak ada yang terduplikasi.

b. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap

atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.

c. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Suatu relasi berada dalam normal ke-2 jika dan hanya berada pada bentuk

normal pertama, semua atribut bukan kunci memiliki defenisi sepenuhnya

terhadap kunci primer, dan atribut bukan kunci yang tidak merupakan bagian

kunci primer

35

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Bentuk ketiga adalah relasi harus dalam bentuk normal kedua dan semua

atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif terhadap kunci

primer.

7. Flowchart

Flowchart adalah simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan

proses yang terjadi didalam suatu program komputer secara sistematik dan logis.

Dalam pembuatan program memiliki beberapa simbol yang bisa digunakan untuk

menggambarkan rangkaian proses yang harus dilaksanakan, untuk lebih jelas

mengenai simbol-simbol flowchart dapat dilihat pada daftar flowchart. Dalam

sistem flowchart adalah menggambarkan urutan prosedur secara detail didalam

suatu sistem komputerisasi dan bersifat fisik.

D. ADMINISTRASI NILAI SISWA

a. Ketentuan Penilaian

Ketentuan penilaian yang ada pada LPK Muhammadiyah adalah

sebagai berikut :

1) Aturan dalam proses nilai

a. Nilai Rata-Rata Ulangan

b. Nilai Rata-rata Tugas

c. Nilai Mid Semester

d. Nilai Semester

36

2) Pengisian nilai

Pengisian nilai yang dilakukan dalam memasukkan data nilai

dengan ketentuan nilai menggunakan puluhan mulai dari 10 (sepuluh) dan

maksimal 100 (seratus)

3) Penentuan predikat

Untuk predikat pada pengisian nilai adalah sebagai berikut :

A (Istimewa) = ( 90 – 100 )

B (Baik) = ( 80 – 89 )

C (Cukup) = ( 70 – 79 )

D (Kurang) = ( 60 – 69 )

b. Pengolahan Penilaian

Dalam pengolahan penilaian yang selama ini ada dalam LPK

Muhammadiyah adalah sebagai berikut :

Guru mengentry / memasukkan data ke dalam buku nilai yang ada

dengan ketentuan ,Rata-rata tugas, rata-rata ulangan, mid semester dan

semester. Penilaian ini juga bisa diisi oleh petugas tata usaha kedalam form

nilai yang telah disediakan oleh bagian kurikulum

Setelah data itu dimasukkan kedalam form yang telah disediakan

maka petugas tata usaha memasukkan kedalam pengolahan data untuk

melakukan penyimpanan file untuk diolah menjadi data yang berkesatuan.

37

Setelah data direkam dalam satu file, maka file tersebut diolah untuk

bisa dimasukkan kedalam nilai raport dan diberikan predikat sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

Setelah pengolahan data yang diolah selesai maka bisa dituangkan

dalam bentuk laporan yang diberikan kepada Kepala LPK, Guru dan Unit.

Untuk dijadikan nilai raport yang sudah lengkap dengan nilai dan predikat

yang sudah diberikan secara otomatis.

38

BAB III

SISTEM YANG BERJALAN

A. PROFIL SEKOLAH

Dengan memperhatikan perkembangan zaman yang semakin maju serta

kesadaran masyarakat semakin tinggi tentang pentingnya pendidikan komputer

khususnya dilingkungan Muhammadiyah Cipulir. Maka Bapak H.Sugu

Purwogunanto S.E mempunyai gagasan untuk mengembangkan dan merintis

Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) di Jalan Panjang, Cipulir – Kebayoran

Lama.

1. Uraian Sejarah Singkat, Visi Dan Misi

Pada bulan 01 Juli 1992. Bapak H.Sugu Purwogunanto S.E, berkonsultasi

dengan Pimpinan perguruan yang yang saat itu dijabat oleh Bapak H.Munif untuk

mendirikan Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) dan mendapatkan lampu hijau

untuk bisa mendirikan Lembaga tersebut.

Bulan Juli 1992 Bapak H.Sugu Purwogunanto S.E membuat permohonan

berdirinya Lembaga Pendidikan Komputer yang telah diajukan ke KANWIL

DIKBUD bidang DIKMENJUR DKI.

Dengan modal keyakinan dan semangat yang tinggi awal pembuatan

Lembaga Pendidikan Komputer menggunakan 20 komputer dalam 1 ruangan

praktek yang saat itu masih berbasis DOS, Word Star, Lotus dan lain-lain. Dan

saat itu masih menggunakan 1 ruangan

39

Karena kebutuhan Lab Komputer yang dituntut oleh banyak khalayak,

khususnya wali murid dari unit SD, SMP, SMA dan SMK, maka Lembaga

Pendidikan Komputer (LPK) Muhammadiyah mengembangkan dari 1 ruangan

menjadi 2 ruangan dan masing-masing ruang terdiri dari 30 komputer yang sudah

terdapat fasilitas jaringan.

Pada saat ini Lembaga Pendidikan sudah menggunakan jaringan Internet

untuk mendukung fasilitas belajar siswa, karena kemajuan teknologi yang

semakin cepat berkembang dan dilengkapi pula dengan jaringan Hotspot dengan

jarak 300 meter dalam ruang lingkup Lembaga Pendidikan Komputer.

a. Visi

Terwujudnya Sumber Daya Manusia Yang Terampil Dan Profesional

Yang Dilandasi Iman Dan Takwa Serta Perilaku Santun

b. Misi

1 Memantapkan Sekolah Sebagai Pusat Budaya Yang Positif Dan Islami

2 Menumbuhkembangkan Bakat, Potensi Dasar Dan Kreatifitas Peserta Didik

3 Mengembangkan Semangat Kemandirian

22

2. STRUKTUR ORGANISASI

KEPALA LPK

ARYO

KURIKULUM

DRS. JOKO SUHARTO

TATA USAHA

EDI PURWANTO

KESISWAAN

MALKAN NUR, S.Kom

INSTRUKTUR

NIA ROSMAWATI, MILA RAHMAWATY. S.Kom, ADI ARDIANSYAH. S.Kom,ASMUNI JAMHUR, PERMANASARI. S.Kom

Gambar 3.1 Struktur Organisasi LPK Muhammadiyah

TUGAS DAN FUNGSI

1. KEPALA LPK

a. Melaksanakan pendidikan formal selama jangka waktu tertentu sesuai dengan

jenjang sifat sekolah

b. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran sesuai kurikulum yang berlaku dan

berusaha mengembangkannya

c. Melaksanakan bimbingan dan penyuluhan serta bimbingan kerja bagi peserta

didik

d. Membina personil pimpinannya

e. Membina dan melaksanakan ketatausahaan

f. Mengadakan kerjasama yang baik dengan Depdiknas serta instansi terkait

g. Membina kerjasama dengan wali murid, masyarakat, DUDI

h. Bertanggung jawab kepada Dinas Dikmenti DKI Jakarta

i. Berusaha meningkatkan kualitas pendidikan

2. KURIKULUM

Membantu Kepala LPK dalam bidang :

a. Menyusun Perencanaan

b. Pengorganisasian

c. Pengarahan

d. Ketenagaan

e. Pengawasan

f. Penilaian

2

3. KESISWAAN

Membantu Kepala LPK dalam bidang :

a. Menyusun perencanaan kegiatan

b. Pengorganisasian

c. Pengarahan

d. Ketenagaan

e. Pengawasan

f. Penilaian

g. Identifikasi dan pengumpulan penyusunan laporan

4. INSTRUKTUR

a. Mengajar pada jam kerja yang ditentukan

b. Merencanakan dan melaksanakan program-program pengajaran yang sesuai

dengan alokasi waktu yang ditentukan.

c. Membuat program pengajaran baik tahunan dan semester sesuai dengan program

yang telah ditentukan

d. Mengkoordinasikan pemakaian bahan dan alat praktek program studi yang

bersangkutan

e. Membimbing dan mengarahkan siswa dalam pelaksanaan belajar mengajar

f. Berperan melaporkan kegiatan kepada kepala LPK

3

5. TATA USAHA

a. menyusun program ketatausahaan

b. mengkoordinir pekerjaan tata usaha sekolah

c. mengerjakan daftar siswa menurut abjad kedalam buku laporan

d. pendataan dan pembuatan grafik : nilai belajar siswa, target kurikulum, dan

daya serap

e. membuat statistik tenaga kependidikan dan DUK (PNS)

f. membuat statistik siswa

g. mengatur dan pengadaan administrasi/alat tulis kantor

h. mengatur administrasi siswa

i. mengatur administrasi pegawai

j. mengatur administrasi perlengkapan

k. membuat laporan keluar (bulanan, triwulan, tahunan dan lain-lain)

l. melaksanaan pekerjaan pengetikan

m. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung sesuai keperluan

B. PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI PADA LPK

MUHAMMADIYAH

2. Dokumen Sistem Berjalan

Dalam pengolahanan data, diperlukan data-data yang diproses sesuai dengan

yang diinginkan. Adapun masukan yang diperlukan dalam administrasi nilai siswa

Bentuk-bentuk dari spesifikasi masukan tersebut adalah sebagai berikut:

a. Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang diperlukan untuk mengolah data pada sistem

berjalan adalah sebagai berikut :

4

1) Data Instruktur

Fungsi : Untuk mendata jumlah instruktur

Media : Kertas

Sumber : Tata Usaha

Frekuensi : 1 Tahun

Bentuk Lampiran : Lampiran A1-1

2) Data Siswa

Fungsi : Untuk mengetahui data siswa

Media : Kertas

Sumber : Guru/Instruktur

Frekuensi : 1 Tahun


3) Daftar Nilai

Fungsi : Untuk mengetahui nilai keseluruhan siswa

Media : Kertas

Sumber : Guru

Frekuensi : 3 bulan


b. Dokumen Simpanan

Dokumen simpanan yang diperlukan untuk mengolah data pada sistem


1) File Instruktur

Fungsi : Untuk menyimpan data instruktur

Media : Kertas

Sumber : Tata Usaha

5

Frekuensi : 1 Tahun


2) File Siswa

Fungsi : Untuk menyimpan data siswa

Media : Kertas

Sumber : Guru

Frekuensi : 1 Tahun


3) File Nilai

Fungsi : Untuk menyimpan data nilai siswa

Media : Kertas

Sumber : Guru

Frekuensi : 3 bulan


c. Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang diperlukan untuk mengolah data pada sistem


1) Laporan Data Instruktur

Fungsi : Untuk mengetahui data instruktur

Media : Kertas

Distribusi : Kepala LPK

Sumber : Tata Usaha

Frekuensi : 1 Tahun


6

2) Laporan Data Siswa

Fungsi : Untuk mengetahui data siswa

Media : Kertas

Sumber : Guru

Distribusi : Kepala LPK, Guru, Tata Usaha, Wakil Kesiswaan

Frekuensi : 1 Tahun


3) Laporan Data Nilai Siswa

Fungsi : Untuk mengetahui data nilai siswa

Media : Kertas

Sumber : Guru

Distribusi : Kepala LPK, Guru, Kesiswaan

Frekuensi : 3 Bulan


3. Prosedur Sistem Berjalan

Dalam pengolahan penilaian yang selama ini ada dalam LPK

Muhammadiyah adalah sebagai berikut :

a. Memasukkan Nilai

Guru mengentry / memasukan data kedalam buku nilai yang ada dengan

ketentuan ,Rata-rata tugas, rata-rata ulangan, mid semester dan semester. Penilaian

ini juga bisa diisi oleh petugas tata usaha kedalam form nilai yang telah disediakan

oleh bagian kurikulum

7

b. Proses Data

Setelah data direkam dalam satu file, maka file tersebut diolah untuk bisa

dimasukkan kedalam nilai raport dan diberikan predikat sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

c. Laporan Penilaian

Setelah pengolahan data yang diolah selesai maka bisa dituangkan dalam

bentuk laporan yang diberikan kepada Kepala LPK, Guru dan Unit. Untu dijadikan

nilai raport yang sudah lengkap dengan nilai dan predikat yang sudah diberikan

secara otomatis.

8

4. Diagram Aliran Data

Adapun aliran data dan urutan proses yang akan diusulkan akan

digambarkan dalam bentuk DAD dan ERD.

a. Diagram konteks berjalan

P1

Sistem

Administrasi

Nilai Sisw a

a

Guru

b

Kepala

LPK

c

Kesisw aan

d

Kurikulum

e

Tata

Usaha

LaporanRekapNilai

InputNilaiSisw a LaporanDataSisw a

LaporanRekapNilai

LaporanDataSisw a LaporanDataInstruktur

InputDataSisw aInputDataInstrukturInputNilaiSisw aLaporanRekapNilai

LaporanDataSisw aLaporanDataInstruktur

Gambar 3.2 Diagram Konteks

9

Diagram diatas menjelaskan guru memasukkan data nilai siswa dan data

mata diklat dan hanya mendapatkan laporan rekap nilai siswa, untuk kesiswaan

mendapatkan laporan data siswa dan rekap nilai siswa, untuk tata usaha

memasukkan data siswa dan memasukkan nilai siswa (hanya membantu guru yang

bersangkutan), dan mendapatkan laporan data siswa dan laporan rekap nilai yang

berfungsi untuk arsip, sedangkan kurikulum hanya mendapatkan laporan data

instruktur dan laporan data siswa dan untuk Kepala LPK memasukkan data

instruktur dan mendapatkan laporan data mata diklat, laporan data instruktur,

laporan data siswa dan laporan data rekap nilai.

10

b. Diagram Nol Sistem berjalan

a

Guru

b

KepalaLPK

c

Kesisw aan

d

Kurikulum

e

TataUsaha

P1

InputNilai

P2

PengolahNilai

P3

CetakLaporan

D1 FormDataSisw a D2 FormInstruktur D3 FormNilai

D1 FormDataSisw a D2 FormInstruktur D3 FormNilai

DataInstruktur

DataInstruktur

DataSisw a DataNilai

DataSisw a DataNilai

DataInstrukturDataNilaiDataSisw a

DataInstruktur

DataNilaiDataSisw a

LaporanDataSisaLaporanDataInstrukturLaporanRekapNilai

LaporanDataSisw a

InputDataInstruktur

LaporanRekapNilaiLaporanDataInstrukturLaporanDataSisaLaporanRekapNilai

LaporanDataInstrukturLaporanDataSisw aLaporanRekapNilai

InputNilaiSisw aInputDataSisw a

InputDataInstrukturInputNilaiSisw a

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

11

Dari diagram diatas bisa dijelaskan ada beberapa proses sistem yang dilakukan

untuk memasukkan data dan menghasilkan laporan data-data yang telah diinput. Proses

yang dilakukan adalah :

Guru/Instruktur memasukkan nilai siswa dan mendapatkan laporan rekap nilai

Kepala LPK memasukkan data Instruktur dan mendapatkan laporan data

isntruktur, laporan data siswa serta laporan rekap nilai

Kepala Unit dari pengolahan nilai diatas mendapatkan laporan data siswa dan

rekap nilai siswa

Yayasan juga mendapatkan laporan data siswa dan laporan data instruktur

Untuk Tata usaha menginput data siswa dan nilai siswa serta mendapatkan

laporan data siswa dan laporan rekap nilai untuk keperluan arsip Arsip.

C. ANALISA PERMASALAHAN

a. Teknologi Pengolahan Yang Digunakan

Dalam pengolahan data sistem ini mempergunakan spesifikasi komputer

yang harus dipenuhi, sebagai berikut :

1) Perangkat Keras


RAM : 256 MB SDRAM

Floppy Drive : 3½ Inch, 1,44 MB

Hardisk : 40 Giga Byte (GB)

Keyboard : PS/2 (101/102 Key)

Mouse : PS/2 Optic

Monitor : SVGA (Trigem 800 x 600)

Printer : Desk Jet

12

2) Perangkat Lunak

Menggunakan Sistem operasi Windows XP

Menggunakan Ms. Acces untuk penyimpanan database

b. Identifikasi Masalah

Dari hasil penelitian yang dilakukan menurut kaedah pemecahan PIECES,

adapun permasalahan yang terjadi pada administrasi nilai pada LPK

Muhammadiyah dapat diketahui sebagai berikut :

a. Performance dari sistem yang berjalan

Pemasukan data nilai yang dilakukan masih banyak kerangkapan pada

masing-masing data. Dalam pengolahan data, baik pembuatan laporan belum

tersusun dengan baik.

b. Informasi data yang kurang akurat

Untuk mencari data yang dilakukan sangat tidak akurat akibat rangkap

pembuatan no peserta, dan sering terlambat dalam pembuatan laporan

bulanan ataupun laporan akhir tahun.

c. Ekonomi

Dalam pembuatan laporan banyak data yang berulang yang dilakukan

dalam pembauatan laporan dan mengakibatkan pemborosan pembiyaian dari

segi ekonomisnya, karena pembuatan data yang sangat tidak akurat akibat

terjadi perulangan.

d. Control/keamanan

Penyimpanan data yang masih banyak data-data yang berpencar/tidak

menyatu dalam satu file, dan penyalahgunaan data oleh pihak-pihak yang

tidak berkepentingan.

13

e. Efesiensi yang kurang

Komputer yang digunakan masih terbatas hanya penggunaan aplikasi

pengolah data dan pengolah angka.

f. Service/pelayanan

Dalam pencarian data yang relative lama untuk pencarian data siswa dan

data nilai yang dibutuhkan oleh siswa, akan mengakibatkan pelayanan yang

kurang maksimal

c. Masalah Pokok

1. Proses memasukkan nilai tidak efisien karena dikerjakan secara manual

2. Perhitungan kurang teliti di bagian administrasi sehingga terjadi kesalahan

yang mengakibatkan sangat fatal

3. Pencarian data yang tidak efektif dan effesien

4. Pembuatan penilaian tidak sistematis

d. Analisa Kebutuhan Informasi

Dalam pembuatan perancangan sistem yang telah berjalan tentunya

memenuhi kebutuhan informasi kepada beberapa komponen yang

membuntuhkan beberapa informasi, untuk pengolahan data yang membutuhkan

adalah sebagai berikut :

1) Kepala Unit

a. Rekap nilai seluruh siswa untuk kepentingan belajar mengajar

b. Laporan rekap nilai yang berfungsi untuk evaluasi pembelajaran untuk

menentukan pengambilan keputusan untuk pengembangan kurikulum

14

2) Kepala LPK

a. Rekap data siswa dan rekap nilai siswa untuk kepentingan system belajar

mengajar

b. Laporan Rekap nilai untuk keperluan evaluasi pembelajaran yang sedang

berlangsung dan sebagai evaluasi untuk menentukan kebijakan

pengembangan LPK Muhammadiyah

3) Instruktur

Laporan Nilai Siswa berfungsi untuk mengetahui nilai siswa pada masing-

masing pelajaran dan untuk kepentingan evaluasi untuk langkah-langkah

sistem pengajaran.

4) Tata Usaha

Laporan nilai siswa sebagai arsip LPK Komputer

e. Analisa Pemecahan Masalah

Beberapa pemecahan masalah yang bisa diusulkan yaitu sebagai berikut :

a. Menggunakan sistem LAN (Local Are Network)

Dalam penggunaan sistem ini ada beberapa keuntungan yang bisa diambil

yaitu :

Bisa menggunakan sharing file

Lebih mudah dalam pengeloalaan file

Dan ada beberapa kekurangan sebagai berikut :

Karena sistem bisa diakses secara jaringan (network) maka setiap

user bisa mengakses nilai dan keamanan yang belum terjamin

Untuk pengaksesan file yang bersamaan bisa mengakibatkan

kegagalan dalam penyimpanan

15

b. Menggunakan sistem Stand Alone

Dalam penggunaan sistem ini bisa dikategorikan beberapa keuntungan

sebagai berikut :

Penyimpanan database bisa berjalan dengan baik

Bila menggunakan sistem stand alone ini maka keamanan bisa

terintegerasi dengan seluruh user

Dan ada beberapa kekurangan yang bisa dikategorikan sebagai berikut:

Tidak bisa diakses dari luar ruangan (Jaringan)

Perlu sumber daya untuk mengelola data

f. Pemecahan Masalah

Untuk memudahkan pengolahan administrasi nilai maka diperlukan

suatu program aplikasi yang bisa meningkatkan pelayanan dalam pengolahan

nilai dan menghasilkan data yang akurat, tepat dan memudahkan untuk sistem

pengolahan administrasi nilai.

Dengan membuat “PERANCANGAN SISTEM APLIKASI

ADMINISTRASI NILAI SISWA”, akan bisa membantu pengolahan data yang

akurat dan effisien.

D. RANCANGAN UMUM SISTEM USULAN

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang dimiliki masing-masing sistem

yang diusulkan maka ada beberapa alternatife yang bisa memaksimalkan sumber daya

manusia untuk mengoptimalkan perancangan sistem yang ada.

Dari alasan yang disebutkan diatas maka sistem yang dibuat untuk

mengoptimalkan perancangan sistem administrasi ini menggunakan sistem “Stand

Alone” dan bisa dikembangkan dalam bentuk jaringan (LAN), Namun sistem ini bisa

16

diakses dari komputer jaringan (LAN), Namun hanya bisa melihat, karena demi

keamanan sistem administrasi nilai untuk kepentingan bersama.

1. Metode Pengembangan yang digunakan

Pada LPK Muhammadiyah sangat berupaya untuk mengembangkan sistem

yang baru untuk meningkatkan khususnya dalam pengolahan administrasi nilai agar

masalah yang selama ini dialami teratasi dengan baik dengan menggunakan sistem

yang baru dan tentunya berdampak positif pada LPK Muhammadiyah khususnya

bagian administrasi

Untuk pengembangan sistem informasi ini menggunakan metode

pengembangan sistem terstruktur. Pendekatan terstruktur (Structured Approach).

Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tool) dan tekhnik (techigues)

yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang

dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik

dan jelas. DAD meerupakan alat untuk structured analisis. Pendekatan terstruktur ini

mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (top level)

dan dibagi menjadi bagian yang lebih terinci (lower level). DAD yang pertama

digambarkan adalah level teratas (top level) dan diagram ini disebut context

diagram. Dari content diagram ini kemudian akan digambarkan dengan lebih terinci

lagi yang disebut overview diagaram (level 0). Tiap-tiap overview diagram akan

digambarkan secara lebih rinci dan disebut level 1 dan seterusnya sampai tiap-tiap

proses tidak dapat digambarkan terinci lagi.

2. Teknologi yang digunakan

Mengenai teknologi yang perlu digunakan adalah dengan menerapkan Siklus

Pengembangan Sistem (SDLC), yang terdiri dari beberapa tahapan yaitu

perancangan sistem yang digunakan untuk menentukan dan mendefinisikan sistem

informasi apa yang akan digunakan untuk kepentingan pengembangan pelaksanaan

17

kegiatan pada LPK Muhammadiyah, sehingga memberikan keuntungan dan nilai

lebih untuk kegiatan LPK Muhammadiyah secara keseluruhan, dan juga merancang

sistem untuk penyelesaian kegiatan LPK Muhammadiyah. Perlu adanya pengunaan

konfigurasi yang baik dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat

lunak yang akan digunakan.

Dalah hal ini, bentuk-bentuk usulan yang diberikan oleh penulis dilihat dari

analisa kebutuhan informasi yang ada, yaitu sebagai berikut :

a. Data instruktur yang dibuat dan didokumentasikan dalam sebuah database

Master Instrtruktur.

b. Data Siswa yang dibuat dan didokumentasikan dalam sebuah database Master

DataSiswa.

c. Data Nilai Siswa yang didokumentasikan didalam database Master RekapNilai.

d. Pembuatan laporan untuk mengetahui data siswa dan rekap nilai untuk keperluan

penilaian persemester.

Dalam upaya pengembangan sistem yang berjalan, penulis akan coba

memberikan rancangan aplikasi dalam bentuk Aplikasi yang berbasis Stand Alone,

untuk dikembangakan sebagai alternative pemecahan masalah, guna membantu

mengolah data nilai dan lainnya yang tersimpan dalam media penyimpanan dalam

bentuk database yang dapat dipergunakan untuk mengintegerasikan seluruh data

yang ada guna mempermudah dalam hal pembuatan laporan. Untuk rancangan

aplikasi, penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dengan

menggunakan Database Microsoft Acces.

18

BAB IV

RANCANGAN USULAN

B. Tujuan Dan Saran

Untuk menunjang keberhasilan dalam proses belajar mengajar diperlukan

administrasi yang cepat, tepat dan akurat. Pada saat ini sistem yang dibutuhkan adalah

sistem informasi dengan database yang baik secara dan ditunjang oleh perangkat

komputer yang memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan sehingga memberi kemudahan

dalam menyajikan informasi secara cepat dan tepat untuk perkembangan dimasa

sekarang dan akan datang.

Sasaran dari perancangan sistem yang baru ini adalah untuk mengatasi

masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Dengan adanya sistem yang baru

ini diharapkan akan dapat membantu kebutuhan penggunaan dalam hal:

1. Penghematan waktu dengan akurasi yang tinggi

2. Kemudahan untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat

3. mempermudah dalam pengontrolan dokumen memasukan dan keluaran

4. Meningkatkan pengolahan administrasi nilai

Maka secara umum dapat dikatakan bahwa rancangan sistem ini bertujuan

untuk memenuhi kebutuhan akan penyelesaiaan masalah yang ada pada sistem yang

sedang berjalan, sedangkan secara khusus sasaran perancangan sistem ini adalah

memberikan efektifitas prosedur kerja dan informasi terinci sesuai dengan kebutuhan

sekolah, kemudahan dan penganganan pengoperasian sistem pengolahan data untuk

proses pengolahan nilai sangat penting dan diharapkan agar pemeliharaan sistem dapat

dipenuhi.

19

C. Rancangan Logik

Pada sistem usulan ini mengalami beberapa perubahan dari prosedur sistem

yang berjalan diantaranya pada proses pengolahan nilai, proses ini ditiadakan karena

pada sistem usulan nilai sudah dibuatkan rumus perhitungan.

Berikut ini akan dijelaskan beberapa perubahan dan penambahan sistem yang

diusulkan.

1. Diagram Alir Data

Diagram alir data digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsi-fungsi

yang dilakukan oleh sistem secara keseluruhan, proses-proses dari sistem usulan

digambarkan secara logika dengan menggunakan aliran data. Gambaran umum dari

sistem usulan ini dapat sebagai berikut:

20

1.1. Diagram Konteks

a

Guru

b

Siswa

c

Kepala

LPK

d

Tata

Usaha

e

Kesiswaan

f

Kurikulum

P1

Sistem

Administ rasi

Nilai Siswa

LaporanDataSiswaLaporanRekapNilaiLaporanRekapNilaiLaporanDataInstruk turLaporanDataSiswa

LaporanRekapNilaiUserName&PasswordKonfirmasiPassword

LaporanDataInstrukturLaporanDataSiswa LaporanDataSiswa

LaporanRekapNilai

InputDataInstruktur

InputDataSiswaInputNilaiSiswa

LaporanDataIns trukturLaporanRekapNilaiLaporanDataSiswa

Gambar 4.1

Diagram Konteks Sistem Usulan

21

1.2. Diagram Nol

P1

Login

P2

MemasukanAdministrasiNilai

P3

MencetakLaporan

a

Guru

c

KepalaLPK

e

Kesisw aan

f

Kurikulum

b

Siswa

d

TataUsaha

D1 MataDiklat

D2 Instruktur

D3 DataSiswa

D4 RekapNilai

D5 DataUser

UserName&Password

KonfirmasiPassw ord

LaporanRekapNilai

DataUser

LaporanDataInstrukturLaporanRekapNilai

LaporanDataSiswaLaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai

LaporanDataInstruktur

LaporanDataSiswaLaporanDataSiswa

LaporanRekapNilai

LaporanDataInstrukturLaporanDataSiswa

InputDataInstruktur

InputNilaiSisw aInputDataSisw a

UserName&PasswordKonfirmasiPassw ord

InputMataDiklat

DataSiswa

DataSiswa

DataNilai

DataMataDiklat

DatatInstruktur

DataNilai

DataMataDiklat

DatatInstruktur

UserName&Password

KonfirmasiPassw ord

Gambar 4.2

Diagram Nol Sistem Usulan

22

1.3. Diagram Rinci

1.3.1. Diagram Rinci 1 Proses Login

P1.1

Login

a

Guru

b

Siswa

d

Tata

Usaha

D5 DataUser

UserName&Password UserName&Password

UserName&Password

DataUser

Gambar 4.3

Diagram Rinci 1.0

23

1.3.2. Diagram Rinci 1 Proses Memasukan Nilai

P2.1

Sistem

Administ ras i

Nilai Siswa

d

Tata

Usaha

P2.2

Cetak

Data

D3 DataSiswa

D2 Instruktur

D1 MataDiklat

D4 RekapNilai

DataMataDiklat

DatatInstruktur

DataSiswa

DataNilai

DataNilaiDataSiswaDatatInstruktur

InputDataInstrukturInputMataDiklat

InputDataSiswaInputNilaiSiswa

DatatInstrukturDataSiswaDataNilai

Gambar 4.4

Diagram Rinci 2.0

24

1.3.3. Diagram Rinci 2 Proses Cetak Laporan

P3.1

CetakLaporanData Siswa

P3.2

CetakLaporanRekap Nilai

d

TataUsaha

D1 MataDiklat

D2 Instruktur

D3 DataSiswa

D4 RekapNilai

a

Guru

c

KepalaLPK

e

Kesiswaan

f

Kurikulum

b

Siswa

P3.3

CetakLaporanRaport

LaporanDataSiswa

LaporanDataSiswa

LaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai

DataMataDiklat

DatatIns truktur

DataSiswa

DataNilai

DataMataDiklatDatatIns trukturInputDataSiswaDataNilai

LaporanDataSiswa

LaporanRekapNilaiLaporanDataSiswa

LaporanDataSiswa

LaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai

Gambar 4.5

Diagram Rinci 3.0

25

1.4. Uraian Proses

Untuk uraian proses usulan diatas adalah sebagai berikut :

1. Proses Login

Deskripsi : Untuk bisa masuk kedalam Aplikasi Nilai yang ada seluruh user

memasukkan nama user dan password beserta level yang ada, level yang ada

adalah sebagai berikut :

a. Administrator

b. Guru

c. Siswa

2. Proses Memasukan Nilai

Deskripsi : Untuk bisa memasukkan nilai dan dicetak diserahkan kepada pihak

yang bersangkutan maka harus dimasukkan beberapa data

diantaranya adalah jenis Mata Diklat (Mata Pelajaran), Nama

Instruktur dan Data Siswa. Data-data tersebtu direkam (disimpan

pada tabel yang berkaitan). Jika sudah memasukkan data tersebut

baru bisa memasukkan data nilai baik ulangan, tugas, midsemester

dan semester dan bisa dicetak sesuai dengan yang diingkan. Data

yang sudah dimasukan bisa diperbaiki kembali (dikoreksi) jika ada

penambahan ataupun kesalahan dalam memasukan data. Adapun

urutan prosesnya dalah sebagai berikut :

a. Merekam Nilai

Guru merekam nilai siswa yang terdiri dari nilai tugas, nilai

ulangan, nilai mid semester dan nilai semester yang langsung

tersimpan dalam data penyimpanan RekapNilai

26

b. Mencetak Nilai

Untuk mencetak nilai siswa dari data Rekap nilai yang

dihubungkan dari tabel Instruktur, tabel MataDiklat, Tabel

DataSiswa. Dan menghasilkan rekap nilai yang diserahkan

kepada guru yang bertujuan agar guru dapat mengoreksi atau

mengecek kembali data nilai yang sudah dimasukan, jika terdapat

kesalahan maka guru yang bersangkut bisa memperbaharui dan

kembali disimpan pada data RekapNilai.

2. Proses Pencetakan Laporan

Deskripsi : Pembuatan laporan diambil dari data store Rekap guru yang

berhubungan dengan tabel MataDiklat, tabel Instruktur, tabel

DataSiswa yang kemudian diolah, dimana urutan proses sebagai

berikut :

d. Cetak laporan nilai semester

e. Cetak laporan nilai perkelas

f. Cetak laporan hasil belajar

2. Normalisasi Data

Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang

menunjukkan entity dan relasinya.

a. Bentuk Tidak Normal

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk Unnormalisasi karena diantara atribut

memiliki nilai yang sama

27

KodeMata + {MataPelajaran + Nim + NamaSis} + Kelamin + Tempat +

Tanggal + Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp + Jam + Hari

+ Lab + {NamaIns + Editing} + Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 +

Ulangan3 + Ulangan4 + Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4

+ Tugas5 + MidSemester + Semester + User + Password + Akses

b. Bentuk Normal Pertama 1 NF

Bentuk normal pertama mempunyai ciri setiap data bentuk dalam suatu record dan

mengandung nilai atomic tunggal dengan kata lain tidak ada atribut yang berulang-

ulang atau nilai ganda

KodeMata + MataPelajaran + Nim + NamaSis + Kelamin + Tempat +

Tanggal + Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp + Jam + Hari

+ Lab + NamaIns + Editing + Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 +

Ulangan3 + Ulangan4 + Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4

+ Tugas5 + MidSemester + Semester + User + Password + Akses

c. Bentuk Normal Kedua 2NF

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk 2NF jika dan hanya jika : Berada pada bentuk

1NF dan semua atribut bukan kunci memiliki depensi terhadap

MataDiklat = @KodeMata + MataPelajaran

Instruktur = @KodeIns + NamaIns + MataDiklat + Hari + Editing

DataSiswa = @Nim + NamaSiswa + Kelamin + Tempat + Tanggal +

Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp +

MataPelajaran + Jam + Hari + Lab + NamaIns + Editing

RekapNilai = @Nim + NamaSiswa + NamaIns + MataPelajaran +

Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 + Ulangan3 + Ulangan4

28

+ Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4 +

Tugas5 + MidSemester + Semester + + Editing

Login = @User + Password + Akses

d. Bentuk Normal Ketiga 3NF

MataDiklat = @KodeMata + MataPelajaran

Instruktur = @KodeIns + NamaIns + MataDiklat + Hari + Editing

DataSiswa = @Nim + NamaSiswa + Kelamin + Tempat + Tanggal +

Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp +

MataPelajaran + Jam + Hari + Lab + Instruktur + Editing

RekapNilai = #Nim + NamaSiswa + Instruktur + MataPelajaran +

Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 + Ulangan3 + Ulangan4

+ Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4 +

Tugas5 + MidSemester + Semester + Editing

Login = @User + Password + Akses

3. Diagram Hubungan Entitas (ERD)

ERD berikut ini merupakan alat bantu untuk menganalisa suatu data dalam membuat

suatu aplikasi program dan juga menjelaskan hubungan antara entitas guru dengan

entitas murid dalam pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Administrasi

29

Gambar 4.6

Entity Relationship Diagram Usulan

30

D. Rancangan Fisik Sistem Usulan

Disini dijelaskan tentang pengolahan bagan terstruktur, rancangan proses dari

pembagian modul pengolahan rancangan program, struktur menu pengoperasian,

rancangan masukan, dan rancangan kode.

1. Bagan Pengolahan Terstruktur

Bagan pengolahan terstruktur digunakan untuk :

a. mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara

berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul.

b. Menunjukkan hubungan elemen data, elemen control, modul dan hubungan

antar modul.

31

a. Bagan Pengolahan Terstruktur

Gambar 4.7

Bagan Pengolahan Terstruktur

32

b. Pembagian Modul Pengolahan

Gambar 4.8

Pembagian Modul Login

Gambar 4.9

Pembagian Modul Input Data

Input User

Login

Rubah Password Hapus User

InputMata Diklat

Input Data

InputInstruktur

InputData Siswa

InputNilai Siswa

33

Gambar 4.10

Pembagian Modul Laporan

c. Rancangan Program

Adapun spesifikasi rancangan programnya sebagai berikut :

1) Sistem Administrasi Nilai (Lampiran B3-1)

2) Login

a. Input User (Lampiran B3-2)

3) Input Nilai

a. Input Mata Diklat (Lampiran B3-3)

b. Input Instruktur (Lampiran B3-4)

c. Input Data Siswa (Lampiran B3-5)

d. Input Rekap Nilai (Lampiran B3-6)

4) Laporan

a. Laporan Data Mata Diklat ( Lampiran B3-7)

b. Laporan Data Instruktur (Lampiran B3-8)

c. Laporan Data Nilai (Lampiran B3-9)

d. Laporan Rekap Nilai (Lampiran B3-10)

LaporanMata Diklat

Laporan

LaporanInstruktur

LaporanData Siswa

LaporanNilai Siswa

34

d. Struktur Menu Pengoperasian

Dalam suatu program aplikasi banyak user menggunakan memasukkan data,

perubahan data, hapus data dan pencetakan data. Adapun penjelasannya sebagai

berikut :

a. Struktur Back Office

c. Menu Utama

Digunakan untuk memilih jenis-jenis aplikasi yang ada dalam program

aplikasi seperti : input data siswa, untuk membuat laporan dan lain-lain

d. Menu Input Nilai

Untuk memasukkan data nilai yang akan diolah baik itu membuat baru,

memperbaiki data atau menghapus data.

e. Menu Laporan

Digunakan untuk membuat aplikasi laporan baik itu pencetakan atau hanya

sekedar untuk melihat saja.

f. Menu Keluar

Menu ini berfungsi untuk keluar dari aplikasi yang akan ditutup atau diakhiri

suatu program aplikasinya oleh pengguna atau user

b. Rancangan Masukan

i. Input Data Mata Diklat

Deskripsi : Digunakan untuk mengisi daftar nama-

nama pelajaran yang akan diajarkan

Sumber : Guru

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran B1-1

35

ii. Input Instruktur

Deskripsi : Digunakan untuk mengisi daftar nama-

nama Insturktu/Pengajar

Sumber : Yayasan

Media : Kertas


iii. Input Data Siswa

Deskripsi : Digunakan untuk memasukan biodata

siswa yang aktif belajar

Sumber : Guru

Media : Kertas


iv. Input Rekap Nilai

Deskripsi : Digunakan untuk memasukkan nilai-nilai

siswa baik itu ulangan harian, tugas-tugas,

mid semester dan semester

Sumber : Guru

Media : Kertas


36

c. Rancangan Keluaran

i. Laporan Data Instruktur

Deskripsi : Merupakan laporan data instruktur

Distribusi : Yayasan

Media : Kertas


ii. Laporan Data Siswa

Deskripsi : Merupakan laporan data-data siswa

Distribusi : Guru, Yayasan, Kepala LPK dan Kepala

Unit

Media : Kertas


iii. Laporan Rekap Nilai

Deskripsi : Laporan rekap nilai keseluruhan

Distribusi : Kepala LPK, Kepala Unit dan Guru

Media : Kertas


d. Rancangan Data

Dalam pembuatan program, tentunya ada beberapa file dan spesifikasi program

yang dibuat. File yang telah dibuat guna mengetahui fungsi file, tipe file dan lain

sebagainya yang berhubungan dengan file tersebut. Adapun rincian spesifikasi file

dalam penulisan ini adalah :

37

a. Nama File : Login

Isi file : Berisi data user yang bisa mengakses aplikasi

tersebut

Fungsi : Untuk menyimpan data user

Bentuk : Lampiran C-5

b. Nama File : MataDiklat

Isi file : Berisi data-data tentang mata pelajaran yang

akan diajarkan

Fungsi : Untuk menyimpan data mata pelajaran


c. Nama File : Instruktur

Isi file : Berisi data-data Instruktur

Fungsi : Untuk menyimpan untuk data isntruktur


d. Nama File : Data Siswa

Isi file : Berisi data-data Siswa

Fungsi : Untuk menyimpan untuk data siswa


e. Nama File : RekapNilai

Isi file : Berisi data-data nilai

Fungsi : Untuk menyimpan untuk data nilai


38

e. Rancangan Kode

Untuk mengklasifikasikan data masukan dan mempermudah dalam pencarian

data dibuatlah kode yang terdiri dari angka. Adapun struktur kode yang digunakan.

Adapun manfaat dari pengkodean adalah sebagai berikut :

i. Menghindari kesalahan akibat penulisan ulang

ii. Mempercepat pengolahan data

iii. Menghemat tempat atau space pada penyimpanan data

iv. Data mudah diidentifikasi karena lebih sederhana

Adapun contoh pengkodean adalah sebagai berikut :

1. Nama Kode : KodeMata

Panjang : 3

Struktur : 9 0 1

Keterangan : 9 : Adalah No unik

01 : No Urut

Contoh : 9 0 1

9 : No Unik

01 : Mata Pelajaran Microsoft Word

39

2. Nama Kode : KodeIns

Panjang : 7

Struktur : 9 0 1 0 1 0 1

Keterangan : 901 : Kode Mata Pelajaran

01 : Kode Hari

Keterangan :

01 : Senin

02 : Selasa

03 : Rabu

04 : Kamis

05 : Jum`at

06 : Sabtu

01 : No Urut

Contoh : 9 0 1 0 1 0 1

901 : Mata Pelajaran Microsoft Word

01 : Mengajar Hari Senin

01 : No Urut 01

40

3. Nama Kode : NIM

Panjang : 9

Struktur : 0 4 0 0 5 0 0 0 1

Keterangan : 04 : Kode Unit

Keterangan :

01 : SD

02 : SMP

03 : SMA

04 : SMK

005 : Kode Jurusan

Keterangan :

001 : IPA

002 : IPS

003 : Akuntansi

004 : Administrasi Perkantoran

005 : Multimedia

006 : SD Dan SMP

0001 : No Urut

Contoh : 0 4 0 0 5 0 0 0 1

04 : Unit SMK

005 : Jurusan Multimedia

0001 : No Urut 0001

41

E. Konfigurasi Sistem Komputer

Dalam pembuatan program aplikasi ini, sangat penting didukung peralatan

yang memadai agar program aplikasi yang penulis buat berjalan dengan yang

direncanakan, baik itu perangkat keras (hardware) ataupun perangkat lunak

(Software) Pengadaan peralatan pendukung hendaklah sesuai dengan ketentuan

yang ada, agar terhindari dari beberapa masalah yang membuat program aplikasi ini

tidak berjalan dengan semestinya. Adapun peralatan pendukungnya adalah :

a. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Spesifikasi perangkat keras adalah sebagai berikut :


RAM : 256 MB SDRAM

Floppy Drive : 3 ½ Inch, 1,44 MB

Hardisk : 40 GB (Giga Byte)

Keyboard : PS/2 (101/102 – Keys)

Mouse : PS/2 Optic

Monitor : SVGA (Philips)

Printer : HP 3940

Meskipun demikian, program aplikasi tersebut masih memungkinkan untuk diuji

coba dengan spesifikasi yang lebih rendah lagi. Tetapi sebaiknya digunakan

spesifikasi yang lebih tinggi lagi, sehingga program dapat bekerja dengan baik.

42

b. Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Software atau perangkat lunak adalah program-program yang diperlukan

untuk menjalankan perangkat keras, diantaranya bahasa pemrograman yaitu

Visual Basic 6.0, alasan penulis mengggunakan bahasa pemrograman tersebut

karena banyak digunakan oleh kalangan programmer saat ini dan bisa

kompetibel dengan program-program aplikasi lainnya. Dan selain menggunakan

Visual Basic untuk menuliskan program atau bahasa pemrograman penulis juga

menggunakan Microsoft untuk pembuatan database dan bisa berinteraksi pula

dengan program-program lainnya. Operating sistem pendukung lainnya adalah

menggunakan Microsoft Windows XP. Dan dalam pembuatan program adalah

sebagai berikut :

i. Menganalisa dan memahami persoalan yang ada, kemudian mengembangkan

suatu urutan proses logika untuk menyelesaikan masalah tersebut diatas

dalam bentuk algoritma.

ii. Menentukan bentuk data apa yang diperlukan, sebagai input dalam program

yang akan dibuat, serta apa saja yang akan dihasilkan, sebagai output dari

program yang dibuat.

iii. Pengkodean dari algoritma yang sudah dibuat, diterjemahkan kedalam

bentuk statement-statement yang sesuai dan terdapat didalam bahasa

pemrograman yang digunakan

iv. Melakukan test program dari proses logika yang sudah dibuat, apakah

program tersebut sudah benar dan bebas dari unsur kesalahan atau masih

harus direvisi atau diperbaiki kembali.

v. Melakukan pendokumentasian program sebagai Back-up (cadangan, yang

mana proses ini penting untuk dilakukan, untuk usaha pengembangan

program selanjutnya.

43

F. Keamanan Komputer

a. Proteksi Data

Setelah sistem diimplementasikan dan sesuai dengan yang diharapkan maka

yang tidak kalah penting untuk diperhatikan adalah keamanan terhadap sistem,

karena pada konsepnya sistem dapat diapakai oleh semua user atau pengguna, dalam

hal ini pengguna adalah Karyawan LPK Muhammadiyah. Untuk melindungi seluruh

sistem dari gangguan luar maka penulis menggunakan sistem pelindung untuk

aplikasi database dengan memproteksi data yaitu database yang sangat riskan untuk

bisa diakses oleh user atau pengguna yang tidak berkepentingan dan diharapkan

dapat meminimalkan gangguan terhadap sistem dapat berjalan sesuai dengan yang

diharapkan

b. Hak Otorisasi

Hak otoritas dimaksudkan untuk memberikan hak pengguna terhadap piranti

perangkat lunka ini sesui dengan batasan-batasam yang berlaku sesuai dengan hak

yang diatur melalui user dan passwordnya

i. Administrator

Administrator merupakan seorang pengguna atau user yang diberikan hak secara

penuh untuk merubah, mengedit serta mengatur keseluruhan isi dan serta

tampilan yang ada pada program aplikasi. Orang yang bisa mengakses ini

merupakan orang yang paham tentang program aplikasi yang disajikan serta bisa

dipercaya untuk bisa mengembangkan sistem aplikasi ini.

ii. Guru

Merupakan seorang user yang mempunyai akses seperti administrator, namun

ada beberapa akses yang dibatas, yaitu pembuatan user, pembuatan instruktur

dan pembuatan mata diklat (mata pelajaran)

44

iii. Siswa

Merupakan pengguna yang hanya bisa melihat laporan rekap nilai yang

dimaksud dan tidak bisa melihat data secara keseluruhan.

G. Implementasi

Rencana implementasi sistem adalah suatu rencana kerja yang menjelaskan

suatu tentang penerapan sistem secara keseluruhan. Rencana implementasi sistem ini

juga merupakan tahapan lanjutan dari perancangan sistem. Tujuannya untuk

mewujudkan suatu sistem yang diusulkan dan menilai apakah sistem yang diusulkan

layak atau tidak untuk dibuat.

a. Uraian Kegiatan

i. Pembuatan dan pengujian program

Kegiatan ini dilakukan mulai dari kegiatan menyusun atau membuat

program dengan menggunakan spesifikasi program yang dibuat. Program, yang

dioperasikan harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab

itu harus dilakukan pengujian terhadap program untuk menemukan kesalahan-

kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Kesalahan dari program yang mungkin

terjadi dapat diklasifikasikan dalam bentuk :

1. Kesalahan bahasa (Language error), merupakan kesalahan didalam

penulisan source program yang tidak sesuai dengan diinginkan

2. Kesalahan suatu proses (run-time-error), merupakan kesalahan yang terjadi

sewaktu execute program dijalankan yang akan menyebabkan proses

program berhenti sebelum selesai pada saatnya

3. Kesalahan logika (Logical error), merupakan kesalahan dari logika program

yang dibuat.

45

Kegiatan pengujian program ini dilakukan secara berulang-ulang samapi

program tersebut sudah diperkirakan mempunyai kemungkinan kecil dalam

melakukan kesalahan. Adapun perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk

program ini adalah :

Banyakya Program (n) × Rata-rata Program (h)Programer (p)

Diketahui :

1. Banyaknya program : 10 Program

2. Jumlah programmer : 2 Orang

3. lama pembuatan dan test satu program : 3 Hari

Banyakya Program (10 ) × Rata-rata Program ( 3 )2

= 17 Hari

(Ket 1 Minggu = 5 Hari kerja )

Jadi lamanya pembuatan program dan test program adalah 4 minggu

ii. Pembuatan buku petunjuk

Pembuatan buku petunjuk bertujuan untuk memberikan petunjuk kepada

pemakai tentang bagaimana cara mengoperasikan sistem dalam pemakaian

sistem usulan ini. Dan dipakai juga untuk membantu pengopersian sistem.

Perkiraan pembuatan modul dilakukan selama 5 hari

iii. Pelatihan Personil

Tujuan pelatihan terhadap para personil dalam memberikan latihan-

latihan yang menerapkan aplikasi dari buku petunjuk yang telah dibuat. Dengan

pelatihan diharapkan dapat mencapai hasil yang optimal. Adapun kegiatan ini

meliputi bagaimana cara penggunaan sistem bagi tiap-tiap bagian. Pelatihan

dilakukan dan diperkirakan selama 5 hari

46

iv. Penyiapan data

Penyimpanan data bertujuan untuk menyiapkan data yang akan

dimasukan kedalam file-file untuk selanjutnya diproses, dan diperkirakan

memakan waktu selama 5 hari

v. Perekeman data

Merupakan kegiatan perekaman data-data mata diklat, instruktur dan

data siswa yang diperlukan untuk kelancaran aplikasi agar bisa diproses dengan

komputer. Diperkirakan memakan Waktu selama 15 hari

vi. Pengujian sistem

Tahap ini bertujuan untuk melakukan uji coba aplikasi secara

keseluruhan apakah sistem berjalan dengan baik secara keseluruhan. Dan tahap

ini memerlukan waktu selama 5 hari

vii. Peralihan sistem

Setelah sistem diuji dan dinyatakan layak untuk digunakan maka tahap

selanjutnya adalah peralihan sistem. Peralihan sistem merupakan suatu kegiatan

sistem lama digantikan dengan sistem yang baru dan ini tidak bisa berjalan

mulus dikarena kebiasaan yang lama harus ditinggalkan dan memakai sistem

yang baru. Dan peralihan ini memakan waku sampai 15 hari

viii. Pengoperasian sistem dan evaluasi sistem

Pada tahap ini aplikasi yang telah dibuat dijalankan secara penuh dengan

menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Hal-hal yang harus dievaluasi

dalam tahapan ini meliputi Input maupun Output dan prosedur kerja. Waktu

yang perlukan adalah 15 hari

47

b. Jadwal Implementasi

Tabel 4.1

Jadwal Implementasu

48

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Setelah penulis menguraikan beberapa isi dalam tugas akhir ini, dapat diambil

kesimpulan adalah sebagai berikut :

c. Komputer sangatlah penting dalam era khususnya dalam hal pekerjaan dan

menjadikan pekerjaan lebih efektif dan efisien, termasuk juga dalam melakukan

aktifitas sehari-hari seperti : pengolahan kata, pengolahan data, entry data dan lain

sebagainya

d. Dengan rancangannya sistem aplikasi administrasi nilai ini, kita bisa mengimbangi

teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang komputer dalam rangka

penanganan data-data, agar pemasukan data-data tersebut bisa memberikan

informasi secara tepat dan memakan waktu yang sangat cepat

e. Dengan dibuatnya sistem ini, bisa meringankan pekerjaan dalam memasukkan nilai

siswa khusunya di LPK Muhammdiyah. Lebih dari itu akan mendapatkan hasil yang

maksimal dalam hal pemberian informasi mengenai laporan-laporan yang dibuat.

49

B. SARAN

Dalam pembuatan tugas akhir ini penulis memberikan saran khusunya pada

LPK Muhammadiyah dan umumnya kepada semua pihak adalah sebagai berikut :

f. Dalam memasukkan data hendaknya operator yang bertugas diperlukan ketelitian

yang sangat tinggi sehingga data akan memberikan informasi secara benar dan

akurat

g. Dalam hal perangkat penunjang yang penulis cantumkan dalam tulisan ini baik

perangkat keras maupun perangkat lunaknya, hendaknya dipenuhi guna

keberhasilan dalam aplikasi data yang akan dilakukan, bahkan jika perlu dan

memungkinkan ditambah perangkat-perangkat yang lebih tinggi yang penulis

anjurkan agar aplikasi dapat bekerja dengan maksimal

h. Sistem ini masih jauh dari sempurna, sedangkan dalam perkembangan teknologi

yang sangat cepat dan menuntut program aplikasi yang lebih cepat dibandingkan

program aplikasi yang sebelumnya, maka penulis menyarankan untuk

memperbaharui atau meng Update program aplikasi yang digunakan.

50

DAFTAR PUSTAKA

Alam M. Agus J, 2003, belajar Sendiri Microsoft Basic 6.0, Elexmedia Komputindo,

Jakarta

B.Davis Gordon, 2002, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PPM, Jakarta

Hadi Rahadian, 2004, Membuat Laporan Dengan Crystal Report 8.5 Dan Visual Basic,

Elexmedia Komputindo, Jakarta

Kadir Abdul, 199, Konsep Dan Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Yogyakarta

Kroenko David M, 2005, Dasar-Dasar Desgin Dan Implementasi Database Processing

Jilid I, Erlangga, Jakarta

Kristanto Harianto IR, 2000, Konsep Dan Perancangan Database, Andi, Yogyakarta

Nugroho Adi ST, MMSi, Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metologi

Orientasi Objek, Informatika, Bandung, 2002

Pardosi Mico, 2003, Bahasa Pemrograman Windows Dan Internet, CV Dua Selasa,

Surabaya

Sadewa Aat, 2006, Seni Pemrograman Visrus Menggunakan Visual Basic, DSI

Publishing

Sugiono, Ir, Pemrograman Terstruktur, Panji Gumilang, Kuningan, 2005

51

Sutanto Edy, 2000, Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Yogyakarta

Wahana Komputer, 2000, Tip & Trik Pemrograman Visual Basic 6.0, Andi Yogyakarta,

Semarang

Wahyu Winarno Wing, 2004, Sistem Informasi Manajemen, UUP (Unit Penerbit &

Percetakan) YKPN.

Documents

203513007-copy