22. 100-OPO-PRO-001 Procedimiento Para La Seleccion,Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores y Subcontratistas

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Y

SUBCONTRATISTAS

VERSIÓN 04

CÓDIGO: 100-OPO-PRO-001

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DESTINATARIO:

Este cuadro es el registro de todas las versiones del procedimiento arriba identificado por número y título. Las versiones anteriores son por lo tanto

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FECHA DESCRIPCIÓNELABORADO

POR:REVISADO

POR:APROBADO

POR:

00 23/05/11 Emisión Luis ReynaEduardo Sánchez /

Fabiola FalconiLuis Li

01 24/06/11 Revisión Luis ReynaEduardo Sánchez /






04 28/09/11 Revisión Luis ReynaEduardo

Sánchez / Fabiola Falconi

Luis Li

Firmas de la versión vigente

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 100-OPO-PRO-001

Procedimiento para la Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores y Subcontratistas

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ÍNDICE

1.0 OBJETIVO 3

2.0 ALCANCE 3

3.0 REFERENCIAS 3

4.0 DEFINICIONES 3

5.0 RESPONSABILIDADES 4

6.0 DESARROLLO 5

6.1 GENERALIDADES 5

6.2 SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTO O SERVICIO CRÍTICO PARA CALIDAD 6

6.3 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS TOMANDO EN CUENTA LA SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE 8

7.0 REGISTROS 9

8.0 ANEXOS 9




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1.0 OBJETIVO Establecer y mantener un procedimiento documentado que norme las actividades que deben ejecutarse para llevar a cabo las compras de bienes y servicios.

2.0 ALCANCEEste procedimiento se aplica al área de administración, almacén, equipos y operaciones de SMCG, operación Atocongo.

3.0 REFERENCIAS

DS 055-2010-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y otras medidas complementarias en minería.DS 009-2005-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.100-SIG-PRO-004 Control y Tratamiento de Acciones Correctivas y Preventivas.100-RHM-PRO-001 Selección, Inducción, Capacitación y Concientización y Evaluación del Personal.

4.0 DEFINICIONES

4.1 ContratistaPersona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios, los cuales son utilizados y/o realizados dentro de la operación minera, los cuales pueden afectar el sistema de gestión ambiental y/o seguridad y salud.

4.2 Subcontratista

Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante el Contratista el compromiso de realizar determinadas tareas dentro de la operación minera, los cuales pueden afectar el sistema de gestión ambiental y/o seguridad y salud.

4.3 Servicio

Organización y personal destinados a realizar diferentes actividades para satisfacer las necesidades de SMCG según los requisitos solicitados.

4.4 SelecciónProceso de elección de un Subcontratista o Proveedor nuevo, según criterios definidos.

4.5 Evaluación

Proceso de calificar a un Subcontratista o Proveedor según criterios definidos.

4.6 Proveedor Crítico

Aquel que se considera crítico (acordado por el Coordinador SIG, jefe de SSA Obra, Jefe SSA, Jefe de Calidad y Procesos) en temas de calidad, seguridad y medio ambiente y está permanentemente en la obra y / o lo señalado en el procedimiento.

4.7 Responsable de la compra

Es la persona que realiza la compra del producto o servicio.

4.8 Responsable de Gestionar la compra

Es la persona que realiza la gestión de compra del producto o servicio.




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4.9 Proveedor

Persona natural o jurídica que ingresa a dejar los bienes o productos dentro de las instalaciones de la operación Atocongo.

5.0 RESPONSABILIDADES

5.1 Jefe de Seguridad, Salud y Ambiente Obra

Verificar que los proveedores y subcontratistas cumplan con los requerimientos legales aplicables, procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Ambiente, así como con el PASSMA (Programa Anual de Seguridad, Salud y Ambiente de SMCG).

Verificar que los proveedores y subcontratistas cumplan con el PASSMA.

Revisar y firmar los informes de incidentes presentados por el subcontratista o proveedor.

Verificar que se incluya en todos los contratos, el cumplimiento de los requerimientos legales aplicables, procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente de SMCG.

Entregar documentos del Sistema Integrado de Gestión a los Proveedores y Subcontratistas, de acuerdo a las actividades que van a desarrollar en el proyecto, esta entrega puede ser en físico o en digital según aplique.

5.2 Empresa Proveedora / Subcontratista

Cumplir con la Política del SIG de SMCG.

Cumplir con los requerimientos solicitados por SMCG.

Ser responsable del cuidado al ambiente y la seguridad y salud de su propio personal.

Cumplir con los requerimientos legales aplicables, procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de SMCG.

Cumplir con el PASSMA (Programa Anual de Seguridad, Salud y Ambiente de SMCG).

5.3 Jefes de área

Responsables del proceso de selección y evaluación en temas de calidad a los proveedores críticos de bienes y servicios de su área según corresponda.

5.4 Administrador de Obra

Asegurar que se cumpla el proceso de evaluación de subcontratistas.

Apoyar, cuando se requiera, en el proceso de selección, evaluación y reevaluación de proveedores y subcontratistas en temas de calidad, seguridad, salud y ambiente a los proveedores críticos de bienes y servicios.




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5.5 Jefe de Almacén

Apoyar con el proceso de selección de proveedores de bienes.

5.6 Coordinador SIG

Verificar el cumplimiento del proceso de selección, evaluación y reevaluación de proveedores y subcontratistas en temas de calidad, seguridad, salud y ambiente a los proveedores críticos de bienes y servicios.

Verificar que los proveedores y subcontratistas permanentes cumplan con la entrega de los certificados de calibración de sus equipos de calibración utilizados.

6.0 DESARROLLO

6.1 GENERALIDADES

6.1.1 En el caso de los servicios de calibración se solicitan los siguientes requisitos:

Los patrones que se utilicen para la calibración, deben ser trazables a patrones nacionales o internacionales. Para demostrar esto, el proveedor deberá presentar el certificado de calibración del patrón utilizado, el cual debe haber sido calibrado con un patrón de mayor nivel: nacional o internacional.

En caso que la calibración no pueda realizarse por comparación a patrones, se deben registrar las bases usadas para la calibración.

El proveedor debe entregar un Certificado de la calibración realizada, indicando el número de serie o identificación trazable del producto calibrado y el patrón, la fecha de ejecución, método de calibración utilizado resultado de la calibración.

El Coordinador SIG y el Jefe de Seguridad Salud Ambiente Obra revisan el cumplimiento de estos requisitos.

6.1.2 En el caso de las clínicas o laboratorios que realizan los exámenes médicos obligatorios al personal de SMCG, así como a los proveedores y subcontratistas, se solicitará a las respectivas clínicas o a la empresa proveedora o subcontratista los certificados de calibración de los equipos utilizados para los respectivos exámenes. Sólo se pedirá los certificados de calibración de los equipos utilizados en los exámenes médicos a los proveedores y subcontratistas permanentes registrados en el 100-SIG-FOR-023 Lista de Proveedores y Subcontratistas Permanentes.

6.1.3 En el caso de los servicios de monitoreo ambiental y/o SSO se solicitarán los siguientes requisitos: Los equipos que utilice para la medición deben estar calibrados, para demostrar esto, el proveedor deberá presentar el certificado de calibración del equipo utilizado. El Coordinador SIG y el Jefe de Seguridad Salud Ambiente Obra revisan el cumplimiento de estos requisitos.

6.1.4 En caso de proveedores de bienes (materiales peligrosos) se solicitan los siguientes requisitos:




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Es indispensable que el proveedor envíe las MSDS’s (Material safety data sheet = Hojas de datos de seguridad de materiales).

Certificado de calidad (cuando sea necesario).

Contar con registro como Empresa de Productos químicos (si aplica).

Plan de emergencias (si aplica) en el caso de hidrocarburo y materiales peligrosos.

El Coordinador SIG y el Jefe de Almacén revisan el cumplimiento de estos requisitos.

6.1.5 Sólo los Subcontratistas y Proveedores que realicen actividades dentro de la Operación Atocongo van a pasar por una selección y evaluación. En el caso de las empresas referidas en los puntos 6.1.1, 6.1.2 y 6.1.3 no pasarán por los procesos de selección y evaluación indicados en los apartados 6.2 y 6.3.

6.1.6 En caso de proveedores de productos peligrosos o críticos (necesarios para la operación) se solicitan los siguientes requisitos:

Es indispensable que el proveedor envié las Hojas técnicas del producto (cuando sea necesario).

Certificado de calidad (cuando sea necesario).

6.1.7 Los proveedores que llegan a la operación a entregar sus productos o bienes son evaluados mediante el formato Check List de Ingreso de Proveedores”, código 100-SIG-FOR-019 el cual es entregado por la garita de control y registrado por el proveedor antes de ingresar a la operación, para después ser revisado por el vigilante de la garita de control y visado por el área de Seguridad, Salud y Ambiente.

Cuando ingresan los proveedores deberán pasar por la respectiva inducción de visitas, según lo establecido en el procedimiento Selección, Inducción, Capacitación y Concientización y Evaluación del Personal, código: 100-RHM-PRO-001.

6.1.8 En el Caso del Proveedor General Commerce (tanto como administrador logístico como proveedor de equipos), se hará sólo evaluación de calidad, y eventualmente, si se considera conveniente, por el Gerente de Proyecto, Jefe de SSA y Jefe de SSA Obra, se hará de Seguridad, Salud y Ambiente.

6.2 SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTO O SERVICIO CRÍTICO PARA CALIDAD

6.2.1 Selección

El Jefe del área es el responsable de realizar la selección de sus proveedores nuevos. Para ello, el Coordinador SIG solicitará el apoyo al Administrador de Obra para solicitar la información al proveedor que sustente los aspectos de selección (en color amarillo) considerados en la “Ficha de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Servicios Críticos”, código 100-SIG-FOR-017, para luego proceder con la revisión de la documentación y valorización de cada aspecto.

Se calificará al proveedor nuevo según los factores establecidos en el formato anteriormente mencionado, pudiendo obtener los siguientes resultados:




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Aprobado: Cuando el resultado se encuentra en este rango, se acepta al proveedor y se le incluye dentro de la “Lista de Proveedores y Subcontratistas”, código 100-SIG-FOR-018.

Regular: Cuando el resultado se encuentra en este rango, se puede solicitar el producto/servicio al proveedor pero se tendrá que realizar la evaluación antes de volver a solicitarle algún producto o servicio y según los resultados se decide si se mantiene dentro de la “Lista de Proveedores y Subcontratistas”, código 100-SIG-FOR-018.

Desaprobado: Cuando el resultado se encuentra en este rango, no se toma el producto/servicio ya que el proveedor no cumple los requisitos establecidos.

Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe del Área comunicará al Administrador de Obra para que realice la actualización de la “Lista de Proveedores y Subcontratistas”, código 100-SIG-FOR-018. Asimismo, El Coordinador SIG verificará el cumplimiento de este proceso.

6.2.2 Evaluación

El Jefe de Área es el responsable de la evaluación del desempeño de los proveedores según correspondan a su área, la cual se realizará como mínimo una vez al año o durante el periodo de abastecimiento del producto o servicio, la cual consistirá en la valorización de los aspectos de evaluación (en color verde) considerados en la “Ficha de Selección, evaluación y reevaluación de Proveedores Críticos”, código 100-SIG-FOR-017.

Cuando se observe que la calificación obtenida lo clasifique al proveedor como Proveedor en Observación (Puntaje: 65 % - 75 %) o el desempeño del proveedor va en disminución, el Jefe del Área se comunicará con el proveedor solicitando la mejora de sus productos y/o servicios, pudiendo ser retirado de la “Lista de Proveedores y Subcontratistas”, código 100-SIG-FOR-018 como medida extrema. Asimismo, El Coordinador SIG verificará el cumplimiento de este proceso.

6.2.3 Reevaluación

El Jefe de Área es el responsable de la reevaluación del desempeño de los proveedores según correspondan a su área, la cual se realizará cada 3 años .La reevaluación consistirá en la valorización de los aspectos de selección (en color amarillo) y evaluación (en color verde) considerados en la “Ficha de Selección, evaluación y reevaluación de Proveedores Críticos”, código 100-SIG-FOR-017.

Cuando se observe que la calificación obtenida lo clasifique al proveedor como Proveedor en Observación (Puntaje: 65 % - 75 %) o el desempeño del proveedor va en disminución, el Jefe del Área se comunicará con el proveedor solicitando la mejora de sus productos y/o servicios, pudiendo ser retirado de la “Lista de Proveedores y Subcontratistas”, código 100-SIG-FOR-018 como medida extrema. Asimismo, El Coordinador SIG verificará el cumplimiento de este proceso.




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6.3 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS TOMANDO EN CUENTA LA SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

Los proveedores que realizan trabajos en la operación minera o los proveedores que ingresan materiales peligrosos (tales como aceites, petróleo, gases) que puedan afectar el sistema de gestión de seguridad, salud y ambiente son evaluados por SMCG.

6.3.1 Selección

En el proceso de selección de subcontratistas, se deberá de contar con los siguientes requisitos:

Estar inscrito en Registros Públicos.

Contar con seguros del equipo: TREC (Todo Riesgo de Equipos de Contratistas), RC (Responsabilidad Civil).

Contar con seguros del personal SCTR (Seguros Complementarios de Trabajos de Riesgo).

Ser una empresa legalmente constituida Ficha RUC.

Basándose en la información recopilada de los subcontratistas y proveedores de servicios, el Jefe de Seguridad, Salud y Ambiente Obra y/o el Coordinador SIG revisan la documentación presentada y verifican el cumplimiento de los requisitos definidos, para determinar si es seleccionado el proveedor o subcontratista, posteriormente envían la documentación de aquellos que están seleccionados al Administrador de Obra.

El Administrador de Obra, con la información suministrada por el Jefe de Seguridad, Salud y Ambiente de Obra y/o el Coordinador SIG, elabora la lista de proveedores y Subcontratistas seleccionados, utilizando para ello el formato “Lista de Proveedores y Subcontratistas”, código 100-SIG-FOR-018.

6.3.2 Evaluación de Proveedores y Subcontratistas en temas de Seguridad, Salud y Medio Ambiente.

Una vez contratado un nuevo proveedor o subcontratista se procede a la evaluación de entrada, para lo cual, el Coordinador SIG enviará a la empresa proveedora o subcontratista el formato “Evaluación de Proveedores y Subcontratistas” código: 100-SIG-FOR-016 el cual debe ser completado por el proveedor/ subcontratista. El Jefe de Seguridad, Salud y Ambiente Obra tiene un plazo máximo de 3 meses (a partir del envío del cuestionario al proveedor) para evaluar al proveedor mediante el cuestionario “Evaluación de Proveedores y Subcontratistas” código: 100-SIG-FOR-016.

Posteriormente, el Jefe de Seguridad Salud Ambiente Obra, o quien él designe, verifica que las respuestas contestadas en “Evaluación de Proveedores y Subcontratistas” código: 100-SIG-FOR-016 por el proveedor / subcontratista son verdaderas, emitiendo un V°B°. De encontrarse alguna respuesta que no cuente con evidencia, el Subcontratista o Proveedor tiene un plazo máximo de 3 meses para presentar o justificar la misma.




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Adicionalmente, cada 3 años se realizará la reevaluación de los proveedores en general mediante el formato “Evaluación de Proveedores y Subcontratistas” código: 100-SIG-FOR-016 enviada por el Coordinador SIG a todos proveedores/subcontratistas. El Jefe de Seguridad Salud Ambiente Obra, o quien él designe, verifica que las respuestas contestadas en “Evaluación de Proveedores y Subcontratistas” código: 100-SIG-FOR-016 por el proveedor / subcontratista son verdaderas, emitiendo un V°B°. De encontrarse alguna respuesta la cual no se tiene evidencia, el Subcontratista o Contratista tiene un plazo máximo de 3 meses para presentar o justificar la misma.

El Coordinador SIG realizará el seguimiento anual de la evaluación del proveedor / Subcontratistas y lo registrará en el Cronograma de Seguimiento de Evaluación de Subcontratistas y Proveedores 100-SIG-FOR-020. De requerir información o comunicación con los Proveedores y/o subcontratistas, el coordinador SIG pedirá apoyo al Administrador de Obra.

Si durante la verificación el Jefe de Seguridad Salud y Ambiente Obra, el Coordinador SIG o el administrador de Obra identifican alguna falsa información registrada en el formato “Evaluación de Proveedores y Subcontratistas” código: 100-SIG-FOR-016 o incumplimiento de plazos establecidos, será considerado como un incumplimiento al SIG de SMCG y será objeto de una sanción.

También se realiza la evaluación de los subcontratistas durante el trabajo. Si durante la operación el proveedor tienen algún incumplimiento del Sistema Integrado de Gestión de SMCG, el usuario responsable debe comunicar el incumplimiento inmediatamente al Jefe de Seguridad Salud y Ambiente Obra, quien analizará el incumplimiento y decidirá si genera una Solicitud de Acción Correctiva (Ver “Procedimiento para el Control y Tratamiento de Acciones Correctivas y Preventivas” código: SIG-PRO-004).

7.0 REGISTROS

7.1 Anexo 14

7.2 Anexo 14A

7.2 Formato de Participación código: 100-SIG-FOR-015

7.3 Examen de Visitantes código: 100- RHM-FOR-005

7.4 Evaluación de Proveedores y Subcontratistas, código: 100-SIG-FOR-016

7.5 Ficha de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores Críticos, código:

100-SIG-FOR-017

7.6 Lista de Proveedores y Subcontratistas, código: 100-SIG-FOR-018

7.7 Check list de Ingreso de Proveedores 100-SIG-FOR-019

7.8 Cronograma de Seguimiento de Evaluación de Subcontratistas y Proveedores ,

código: 100-SIG-FOR-020

8.0 ANEXOS

No Aplica.


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