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SESIN 09

HERRAMIENTAS DE DATOS EN EXCEL

Formatos Condicionales. Validacin de datos.

Ordenacin, Listas y Filtrado

Consolidado de datos en hojas y libros

Clculos con referencias de celdas entre

hojas y libros

Esquina SENCICO: Av. Espaa y 28 de Juliohttp://www.trujillo.sencico.gob.pe

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http://www.trujillo.sencico.gob.pe/http://www.trujillo.sencico.gob.pe/mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.trujillo.sencico.gob.pe/


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FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel nos permite aplicar un formato determinado a las celdas segn su

contenido. El formato elegido se aplicar de manera automtica sobre aquellas celdas despus de

evaluar su contenido y cumplir las reglas o condiciones especificadas.

Para qu sirve el formato condicional

El formato condicional se utiliza principalmente para

diferenciar las celdas entre s, segn sus contenidos,

especialmente en los casos en que se tengan muchos valores

que evaluar. Lo ms importante es que es posible aplicar ms

de una regla o condicin que deban cumplirse para aplicar los

formatos.

Excel 2016 ofrece diferentes tipos de formato condicional, as

tenemos:

Resaltar reglas de celdas

Reglas superiores e inferiores

Barras de datos

Escalas de color

Conjuntos de iconos

1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Se utiliza para resaltar celdas cuyos

valores se encuentran dentro de

un rango de valores. Para estos

efectos se puede definir las reglas

basndose en operadores de

comparacin. Por ejemplo, en un

registro de ventas se puederesaltar las ventas mayores que

2500 con un relleno de color verde.

O bien resaltar las ventas menores

que 2000 con un relleno de color

rojo claro.

Tambin, es posible aplicar formato condicional tan si se tiene celdas con textos especficos como

con fechas.


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Se tienen los siguientes datos y se desea identificar nmeros, texto, fechas y especficos aplicando

formatos condicionales:


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Ejemplo 1: Aplicar relleno celeste y texto de color azul a las celdas con valores de venta mayores

que 2500. Pasos:

1 Selecciona el rango C2:C31

2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en botn Formato condicional.

3 Luego, haz clic en la opcin Resaltar reglas de celdasy elige la opcin Excel

muestra el siguiente cuadro de dilogo:

4 Ingrese el valor 2500y en el cuadro desplegable conselecciona Formato personalizado:

5 Excel muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas, haz un clic en la ficha Relleno y

selecciona el color celeste:


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Sesin 9 Pg.5

6 Haz un clic en la ficha Rellenoy en la lista desplegable Colorselecciona el color Azul:


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Ejemplo 2: Aplicar relleno amarillo con texto de color amarillo oscuros a las celdas cuyo

contenido sea Arequipa. Pasos

1 Selecciona el rango de celdas B2:B31.

2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly,a continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.

3 En la lista desplegable selecciona la opcin . Excel muestra el siguiente

cuadro de dilogo:

4 En el cuadro de texto debajo de Aplicar formato a las celdas que contengan el texto, escribe

Arequipa. En la lista desplegable conselecciona Relleno amarillo con texto amarillo oscuro.

5 Finalmente, haz clic en el botn

Ejemplo 3: Aplicar relleno verde claro y texto verde oscuro a las celdas cuyas fechas

correspondan al mes anterior (mes de setiembre).

1 Selecciona el rango C2:C31.

2 En la ficha Inicioy en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly,

a continuacin, haz clic en la opcin Resaltar reglas de celdas y selecciona

. Excel muestra el siguiente cuadro de texto:


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Sesin 9 Pg.7

3 En la lista desplegable debajo de Aplicar formato a las celdas que contenga una fecha

selecciona Mes pasadoy, luego, selecciona el formato Relleno verde con texto verde oscuro,

como se puede apreciar en la siguiente captura:


Ejemplo 4: Aplicar relleno naranja claro y texto naranja oscuro a las celdas cuyo texto no sea

Sucursal C.

Pasos:

1 Seleccione el rango D2:D31.

2 En la ficha Inicioy grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, acontinuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdasy selecciona la ltima de las

opciones . Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

3 La opcin seleccionada por defecto es y es laque vamos a usar. Modifica las opciones de este cuadro de dilogo de tal forma que quedencomo se observa en la siguiente captura:


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Sesin 9 Pg.8

Este debe ser el resultado:


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2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Permite buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte

que especifique. Por ejemplo, puede buscar las 4 ventas ms altas de un reporte de ventas o los

15 sueldos ms altos de una planilla.

Las Reglas superiores e inferioreses un tipo de formato condicional, el cual tiene las siguientes

opciones:

10 superiores: Esta regla permite aplicar el formato que se especifique a las celdas que

contengan los 10 valores con mayor valor dentro de un rango de celdas. Se puede especificar

la cantidad de valores a aplicar (no necesariamente 10 pueden ser menos que 10 o ms de

10).

10 inferiores: Esta regla a diferencia del anterior, se aplicar a las celdas con menor valor

dentro del rango.

10% de valores superiores: Para esta regla se indica un porcentaje de celdas a seleccionar

dentro de un rango para que se aplique formato a dichas celdas. Las celdas seleccionadassern los nmeros mayores.

10% de valores inferiores: A diferencia del anterior, se seleccionan las celdas de menor valor

segn porcentaje especificado.

Por encima del promedio: Esta regla calcula el valor promedio de los valores del rango de

celdas seleccionado y luego aplica formato a todas las celdas cuyos valores son mayores al

promedio.

Por debajo del promedio:En esta regla a diferencia del anterior, se aplicar formato a todas

las celdas que tengan valores menores al promedio.


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Sesin 9 Pg.10

Ejemplo 5: Desde el siguiente reporte, se desea determinar cules son los tres cursos con ms

alumnos matriculados en el mes de enero. Aplicar relleno de color verde.

Pasos:

1 Seleccione el rango B4:B12.

2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, a

continuacin, haz clic en Reglas superiores e inferioresy selecciona la opcin

, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

3 Cambia el valor inicial de 10 a 3 y selecciona el formato Relleno verde con texto verde oscuro,

como se muestra en la siguiente captura:


El resultado ser el siguiente:


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Sesin 9 Pg.11

Ejemplo 6: Determinar cules son los cuatro cursos con menos alumnos matriculados en el mes

de febrero. Aplicar relleno de color naranja con texto naranja oscuro.

Pasos:

1 Seleccione el rango C4:C11.


continuacin, haz clic en Reglas superiores e inferioresy selecciona la opcin

, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

3 Cambia el valor inicial de 10a 4y despliega la lista de formatos preestablecidos y elige la

opcin Formato personalizado, como se muestra en la siguiente captura:

4 En el cuadro de dilogo Formato de celdas, utiliza las fichas Texto y Relleno para definir los

formatos requeridos. As debe quedar:


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Sesin 9 Pg.12

3. BARRA DE DATOS

Una barra de datos ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la

barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto

y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar

nmeros ms altos y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las

mayores y menores ventas de productos en un informe de ventas. Las opciones del formato

condicional Barras de datos, se pueden apreciar en la siguiente captura:


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Sesin 9 Pg.13

Ejemplo 7: Con el siguiente reporte se desea comparar las ventas mensuales de una relacin de

productos

Pasos:

1 Selecciona el rango C3:C17.


continuacin, haz clic en y selecciona la opcin que se

muestra el siguiente men:

3 Excel aplica el formato seleccionado y el resultado debe ser el siguiente:


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Sesin 9 Pg.14

Si se desea mostrar solamente las barras y no los valores, realiza lo siguiente:

Selecciona el rango C3:C17, luego en la opcin Formato Condicional, ahora selecciona

Barra de datos y a continuacin la opcin , Excel muestra cuadro de

dilogo Nueva regla de formato:

Realiza los siguientes cambios:


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Sesin 9 Pg.15

Es decir, debes activar la casilla Mostrar slo la barra y en la parte inferior selecciona

el tipo de relleno, en nuestro caso Relleno slido y junto a esta opcin, a la derecha,

selecciona un Color, en nuestro caso el color verde. Tambin puede seleccionar un

color de borde. El resultado debe ser el siguiente:


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Sesin 9 Pg.16

4. ESCALAS DE COLOR

El formato condicional con escalas de color modifica el color de fondo de una celda de acuerdo a

su cercana con los valores mximo y mnimo dentro del rango. Podemos utilizar escalas de dos o

de tres colores.Ejemplo 8: En la siguiente tabla de datos se muestra las temperaturas registradas en un ao. Se

necesita aplicar un formato condicional que use una escala de colores para diferenciar valores

altos, medios y bajos.

Procedimiento:

1 Selecciona el rango B2:M5.

2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional

3 Seleccione Escalas de color, luego Escalas de colores verde, amarillo y rojo

As debe quedar:


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Sesin 9 Pg.17

En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores ms altos, el color del

medio representa valores medios y el color de abajo representa valores ms bajos. Este

ejemplo usa la escala Rojo - AmarilloVerde.

5.

CONJUNTO DE ICONOS

El formato condicional

Conjunto de iconos se utiliza

para comentar y clasificar

datos de tres a cinco

categoras separadas por un

valor de umbral. Cada icono

representa un rango de

valores. Por ejemplo, en el

conjunto de iconos de 3

flechas, la flecha verde hacia

arriba representa valores ms

altos, la flecha hacia el lado

amarilla representa valores

medios y la flecha hacia abajo

rojo representa valores ms

bajos. Las opciones del

formato condicional Conjunto

de iconosson:

Ejemplo 9:En la siguiente tabla de datos se necesita determinar el nivel de la Lnea de Crditode la lista de clientes.


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Sesin 9 Pg.18

Pasos:

1 Selecciona el rango B3:B19.

2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato

condicionaly, despus, en Conjunto de conosy, a continuacin, selecciona un conjunto deconos, por ejemplo 3 Flechas (de colores). El resultado ser el siguiente:

Excel, en forma predeterminada establece los intervalos, en trminos de porcentajes, para los

valores altos, medios y bajos respectivamente. Si en la columna C deseas definir los siguientes

intervalos:

Valores altos : mayor o igual que 6000

Valores medios : entre 3000 y 6000

Valores bajos : menores que 3000

Realiza los pasos siguientes:

1 Selecciona el rango C3:C19.2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato

condicional y, despus, en Conjunto de conos selecciona , Excel muestra elsiguiente cuadro de dilogo:


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Sesin 9 Pg.19

3 En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, realiza los siguientes cambios:

As debe quedar:

1

23


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Sesin 9 Pg.20

Observa las diferencias entre los intervalos de valores y sus respectivos iconos.

BORRAR FORMATOS CONDICIONALES

Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que desees

retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado

a los datos.

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadasEl primer mtodopara remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el

formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicionaly seleccionar la opcin Borrar

reglasy posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.


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Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas

seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo mtodopara remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men previamentemencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar seguro de que no

necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de

ellos.

Eliminar algunas reglas de formato condicional

El ltimo mtodo para eliminar formatos condicionales se debe utilizar en caso de tener varias reglas

de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas

que tienen el formato y hacer clic en Formato condicionaly posteriormente en la opcin Administrar

reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:


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Sesin 9 Pg.22

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla

que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar reglay posteriormente en el botn Aceptar. Excel

remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre

los datos.

VALORES NICOS Y DUPLICADOS

Si tenemos una lista muy grande de datos donde existen algunos que pueden duplicarse o detectar

valores nicos, podra ser muy complicado identificarlos. Los formatos condicionales pueden aplicarse

para estos casos, as tenemos:

Ejemplo 10: Resaltar los clientes repetidos en la lista

1. Selecciona un rango de celdas A3:A25.

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, acontinuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.

3. Selecciona Duplicar valores. Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:

4.

En este cuadro de dilogo se puede elegir entre destacar los valores duplicado (Duplicar) y los

valores nicos ((nico) y luego seleccionar uno o ms formatos correspondientes. ste debe ser

el resultado:


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FORMATO CONDICIONAL CON FRMULA

A continuacin, mostramos una aplicacin en donde la condicin del formato condicional es una

frmula:

EJEMPLO 11: Al ingresar un cdigo en la celda C9, automticamente debe resaltarse las celdas con

relleno de color amarillo (cdigo, artculo y stock) del artculo correspondiente en la tabla.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Selecciona el rango de celdas que desea formatear, en nuestro caso A2:A7


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Sesin 9 Pg.24

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, a

continuacin, haga clic en . Excel muestra el cuadro de dilogo

Nueva regla de formato.

En el cuadroSelecciona un tipo de regla

, haga clic en la opcin (1) Utilice una frmula que

determine las celdas para aplicar formato:

En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera(2), introduzca la

siguiente frmula:

=A2=$C$9

Haga clic en el botnFormato(3) y luego seleccione lafichaRellenoy elija el color amarillo.

Finalice haciendo clic en el botnAceptar.

Repite los mismos pasos para los rangos B2:B7 y C2:C7, la frmula en el formato condicional es la

misma. El resultado ser el siguiente:

EJEMPLO 12: En el siguiente cuadro, resaltar los nombres de los alumnos con color celeste, aquellos

que tengan notas superiores a 16.

1. Selecciona el rango A3:A10.

1

2

3


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2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a

continuacin, haga clic en Nueva regla

En el cuadro Seleccione un tipo de regla, haga clic en la opcin Utilice una frmula que

determine las celdas para aplicar formato

Ingrese la frmula =B3>16y haga clic en el botn formato para seleccionar el color de

relleno verde.


1

2

3


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VALIDACIN DE DATOS

En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los resultados y

clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea importante. Puede que desee

restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones empleando una

lista o asegurarse de que slo se entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar

una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos

no vlidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.

Ejercicio 01:

Las horas asignadas a los docentes deben estar comprendidas entre 6 y 18 horas.

1.

Seleccione el rango a validar, en este caso B4:B10.2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.

Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.


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Este cuadro de dilogo presenta las siguientes fichas:

Configuracin: Configuracin de los criterios de validacin, es decir que va y que no puede

ser ingresado en la celda, en permitir actualmente est por defecto

cualquier valor porque inicialmente todo ingresa.

Mensaje Entrante: Es un mensaje flotante que aparece al ubicarte en la celda, por ejemplo

este puede indicar Ingrese Horas.

Mensaje de Error: Cuando no cumple con los criterios en la ficha configuracin, esta ficha te

permite configurar mensajes a los usuarios, por ejemplo indicando los datos

correctos a ingresar. Contiene los siguientes estilos:

Detener: No te permitir ingresar datos fuera del criterio

configurado, por ejemplo en Titulo puede ir ERROR y en mensaje de

error Las horas deben estar comprendidas entre 6 y 18.

Advertencia: Te permitir ingresar valores fuera de criterios pero

arrojar un mensaje de advertencia.

Informacin: Tambin permitir ingresar valores fuera de

criterios y slo te arrojara un mensaje de informacin.

3. Haga clic en la ficha Configuracin

4. Especifique el tipo de validacin en el cuadro Permitir, para nuestro caso, seleccione Nmero

entero.

5. En el cuadro Datos, seleccione entre.

6. Luego escriba el valor mnimo: 6 y valor mximo: 18


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7. Opcionalmente, configure los mensajes de entrada y error.

Ejercicio 02:

Las fechas de trmino de contrato del personal, deben ser mayores a las fechas de inicio.

1.

Seleccione el rango a validar, en este caso C14:C18

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.

En la ficha Configuracindel cuadro de dilogo Validacin de datos, seleccione lo siguiente:

En lista desplegable Permitir, seleccione Fecha

En la lista desplegable Datos, seleccione mayor que

En el cuadro Fecha inicial, ingrese =B14


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Sesin 9 Pg.29

Configure el mensaje de error con el ttulo de ERROR y mensaje La fecha de trmino debe

ser mayor a la fecha de inicio


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Sesin 9 Pg.30

ORDENACIN, LISTAS Y FILTRADO

Las bases de datos en Excel son una coleccin organizada de informacin dividida en campos los cuales

nos proporcionan datos detallados e individuales de un universo de datos. Su estructura lgica de una

base de datos en Excel se puede ver por una tabla compuesta por columnas y filas, en las cuales las

columnas definen a los campos y las filas a los registros.

Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema completo de campos. Los

registros nos indican el nmero de datos que existe en la tabla. Cada campo tiene un nombre que lo

identifica, al cual se le denomina encabezado de campo o nombre de campo.

Por Ejercicio, una gua de telfono es anloga a una base de datos en Excel. Contiene una lista de

registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, direccin, y nmero de telfono.


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Ordenacin en una tabla por un Campo

Consiste en redistribuir los registros en un sentido ASCENDENTE O DESCENDENTE del campo elegido

segn la naturaleza del dato.

Ejercicio: Ordenar la tabla por el campo DEPARTAMENTO en forma Ascendente

Se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar el puntero en cualquier celda del campo DEPARTAMENTO (por Ejemplo, en

la celda B4)

2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar de A a Z

Ordenacin en una tabla por ms de un campo

En nuestro Ejercicio anterior, hemos ordenado la tabla por el campo Departamento. Ahora tenemos

los registros agrupados por Departamento, y los departamentos estn en orden alfabtico. Pero

dentro de cada grupo los registros no tienen un orden significativo.

Supongamos que queremos los departamentos en orden alfabtico ascendente, y dentro de cada

grupo de departamentos, los valores de los sueldos en orden ascendente.

Se debe seguir los siguientes pasos:

1.

Ubicar el puntero en cualquier celda de la tabla

2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar

3. Clic en el botn Agregar nivel para ordenar por un segundo campo.


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Como se podr observar, se ha llevado a cabo una ordenacin dentro de otra. Si al ordenar por el

segundo campo se vuelve a formar grupos, se podr ordenar por un tercer campo, y as sucesivamente,

a este proceso se llama reordenacin.

AUTOFILTRO O FILTRO AUTOMATICO

Consiste en seleccionar elementos de un grupo o aplicar condiciones para dejar visibles slo a los

registros que cumplan con el criterio empleado.

Los filtros siempre se aplican a los registros visibles.

Se puede aprovechar este recurso activando dicha herramienta. Realice los siguientes pasos:

1.

Ubicar el puntero en cualquier celda dentro de la tabla o lista de datos


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2.

En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Filtro

En cada uno de los nombres de campos se activarn unas listas desplegables,

las cuales nos van permitir realizar los filtros.

Realizar los siguientes filtros:

Filtro 1: Mostrar todos los empleados Solteros

Haga clic en la lista desplegable del campo Estado Civil

Del siguiente cuadro de dilogo, desmarque la casilla (Seleccionar todo)

Luego, marque la casilla Soltero, como se muestra a continuacin.


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Finalmente, haga clic en Aceptar.


La barra de estado muestra la cantidad de registros filtrados.

Cancelar un filtro

Para cancelar un filtro, es decir; volver a ver toda la tabla completa, despliegue la lista del campo

dnde se realiz el filtro y active la casilla (Seleccionar todo)

Una forma rpida de cancelar un filtro es desactivando el filtro automtico, para esto

basta hacer clic en la opcin Filtro, de la ficha Datos. Para volver activar el filtro

automtico, haga clic en la misma opcin.

Filtro 2: Mostrar todos los empleados que

pertenecen al Departamento de

Contabilidad o Sistemas

Haga clic en la lista desplegable del campo

Departamento

Desmarque la casilla (Seleccionar todo)

Luego, marque las casillas Contabilidad y

Sistemas, como se muestra a continuacin.



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Filtro 3: Mostrar todos los empleados que pertenecen al Departamento de Ventas con un Sueldo

menor que 1000.

Este caso se trata de un filtro anidado, es decir aplicar un

filtro dentro de otro.

Cancele el filtro anterior antes de realizar el presente

filtro.

Filtrando los registros por el Departamento de Ventas.

Luego, sobre el filtro resultante, filtrar los registros por el

campo Sueldo.



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Podr observar que sobre los nombres de campos dnde se ha realizado el filtrado, aparecer

el cono del filtro.

Filtro 4: Mostrar los 5 empleados que ganan

ms

Clic en la lista desplegable del

campo Sueldo.

Seleccione Filtros de nmero,

luego Diez mejores

En el siguiente cuadro de dilogo,

ingresar el valor 5.

Ejercicios Propuestos

Realizar los filtros correspondientes que permitan mostrar:

1. Todos los empleados cuyos apellidos empiezan con la letra C o Z

2. Todos los empleados que ingresaron el ao 2001

3. Todos los 6 empleados que ganan menos

4.

Todos los que tienen Seguro

5. Los que en su nombre tienen alguna O

6. Los que ganan entre 800 y 1000

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