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SESIN 09
HERRAMIENTAS DE DATOS EN EXCEL
Formatos Condicionales. Validacin de datos.
Ordenacin, Listas y Filtrado
Consolidado de datos en hojas y libros
Clculos con referencias de celdas entre
hojas y libros
Esquina SENCICO: Av. Espaa y 28 de Juliohttp://www.trujillo.sencico.gob.pe
http://www.trujillo.sencico.gob.pe/http://www.trujillo.sencico.gob.pe/mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.trujillo.sencico.gob.pe/7/25/2019 289673144-Manual-Excel-2016-09-pdf.pdf
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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel nos permite aplicar un formato determinado a las celdas segn su
contenido. El formato elegido se aplicar de manera automtica sobre aquellas celdas despus de
evaluar su contenido y cumplir las reglas o condiciones especificadas.
Para qu sirve el formato condicional
El formato condicional se utiliza principalmente para
diferenciar las celdas entre s, segn sus contenidos,
especialmente en los casos en que se tengan muchos valores
que evaluar. Lo ms importante es que es posible aplicar ms
de una regla o condicin que deban cumplirse para aplicar los
formatos.
Excel 2016 ofrece diferentes tipos de formato condicional, as
tenemos:
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de color
Conjuntos de iconos
1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Se utiliza para resaltar celdas cuyos
valores se encuentran dentro de
un rango de valores. Para estos
efectos se puede definir las reglas
basndose en operadores de
comparacin. Por ejemplo, en un
registro de ventas se puederesaltar las ventas mayores que
2500 con un relleno de color verde.
O bien resaltar las ventas menores
que 2000 con un relleno de color
rojo claro.
Tambin, es posible aplicar formato condicional tan si se tiene celdas con textos especficos como
con fechas.
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Se tienen los siguientes datos y se desea identificar nmeros, texto, fechas y especficos aplicando
formatos condicionales:
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Ejemplo 1: Aplicar relleno celeste y texto de color azul a las celdas con valores de venta mayores
que 2500. Pasos:
1 Selecciona el rango C2:C31
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en botn Formato condicional.
3 Luego, haz clic en la opcin Resaltar reglas de celdasy elige la opcin Excel
muestra el siguiente cuadro de dilogo:
4 Ingrese el valor 2500y en el cuadro desplegable conselecciona Formato personalizado:
5 Excel muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas, haz un clic en la ficha Relleno y
selecciona el color celeste:
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6 Haz un clic en la ficha Rellenoy en la lista desplegable Colorselecciona el color Azul:
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Ejemplo 2: Aplicar relleno amarillo con texto de color amarillo oscuros a las celdas cuyo
contenido sea Arequipa. Pasos
1 Selecciona el rango de celdas B2:B31.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly,a continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.
3 En la lista desplegable selecciona la opcin . Excel muestra el siguiente
cuadro de dilogo:
4 En el cuadro de texto debajo de Aplicar formato a las celdas que contengan el texto, escribe
Arequipa. En la lista desplegable conselecciona Relleno amarillo con texto amarillo oscuro.
5 Finalmente, haz clic en el botn
Ejemplo 3: Aplicar relleno verde claro y texto verde oscuro a las celdas cuyas fechas
correspondan al mes anterior (mes de setiembre).
1 Selecciona el rango C2:C31.
2 En la ficha Inicioy en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly,
a continuacin, haz clic en la opcin Resaltar reglas de celdas y selecciona
. Excel muestra el siguiente cuadro de texto:
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3 En la lista desplegable debajo de Aplicar formato a las celdas que contenga una fecha
selecciona Mes pasadoy, luego, selecciona el formato Relleno verde con texto verde oscuro,
como se puede apreciar en la siguiente captura:
4 Finalmente, haz clic en el botn
Ejemplo 4: Aplicar relleno naranja claro y texto naranja oscuro a las celdas cuyo texto no sea
Sucursal C.
Pasos:
1 Seleccione el rango D2:D31.
2 En la ficha Inicioy grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, acontinuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdasy selecciona la ltima de las
opciones . Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
3 La opcin seleccionada por defecto es y es laque vamos a usar. Modifica las opciones de este cuadro de dilogo de tal forma que quedencomo se observa en la siguiente captura:
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Este debe ser el resultado:
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2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
Permite buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte
que especifique. Por ejemplo, puede buscar las 4 ventas ms altas de un reporte de ventas o los
15 sueldos ms altos de una planilla.
Las Reglas superiores e inferioreses un tipo de formato condicional, el cual tiene las siguientes
opciones:
10 superiores: Esta regla permite aplicar el formato que se especifique a las celdas que
contengan los 10 valores con mayor valor dentro de un rango de celdas. Se puede especificar
la cantidad de valores a aplicar (no necesariamente 10 pueden ser menos que 10 o ms de
10).
10 inferiores: Esta regla a diferencia del anterior, se aplicar a las celdas con menor valor
dentro del rango.
10% de valores superiores: Para esta regla se indica un porcentaje de celdas a seleccionar
dentro de un rango para que se aplique formato a dichas celdas. Las celdas seleccionadassern los nmeros mayores.
10% de valores inferiores: A diferencia del anterior, se seleccionan las celdas de menor valor
segn porcentaje especificado.
Por encima del promedio: Esta regla calcula el valor promedio de los valores del rango de
celdas seleccionado y luego aplica formato a todas las celdas cuyos valores son mayores al
promedio.
Por debajo del promedio:En esta regla a diferencia del anterior, se aplicar formato a todas
las celdas que tengan valores menores al promedio.
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Ejemplo 5: Desde el siguiente reporte, se desea determinar cules son los tres cursos con ms
alumnos matriculados en el mes de enero. Aplicar relleno de color verde.
Pasos:
1 Seleccione el rango B4:B12.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, a
continuacin, haz clic en Reglas superiores e inferioresy selecciona la opcin
, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
3 Cambia el valor inicial de 10 a 3 y selecciona el formato Relleno verde con texto verde oscuro,
como se muestra en la siguiente captura:
4 Finalmente, haz clic en el botn
El resultado ser el siguiente:
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Ejemplo 6: Determinar cules son los cuatro cursos con menos alumnos matriculados en el mes
de febrero. Aplicar relleno de color naranja con texto naranja oscuro.
Pasos:
1 Seleccione el rango C4:C11.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, a
continuacin, haz clic en Reglas superiores e inferioresy selecciona la opcin
, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
3 Cambia el valor inicial de 10a 4y despliega la lista de formatos preestablecidos y elige la
opcin Formato personalizado, como se muestra en la siguiente captura:
4 En el cuadro de dilogo Formato de celdas, utiliza las fichas Texto y Relleno para definir los
formatos requeridos. As debe quedar:
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3. BARRA DE DATOS
Una barra de datos ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la
barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto
y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar
nmeros ms altos y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las
mayores y menores ventas de productos en un informe de ventas. Las opciones del formato
condicional Barras de datos, se pueden apreciar en la siguiente captura:
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Ejemplo 7: Con el siguiente reporte se desea comparar las ventas mensuales de una relacin de
productos
Pasos:
1 Selecciona el rango C3:C17.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, a
continuacin, haz clic en y selecciona la opcin que se
muestra el siguiente men:
3 Excel aplica el formato seleccionado y el resultado debe ser el siguiente:
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Si se desea mostrar solamente las barras y no los valores, realiza lo siguiente:
Selecciona el rango C3:C17, luego en la opcin Formato Condicional, ahora selecciona
Barra de datos y a continuacin la opcin , Excel muestra cuadro de
dilogo Nueva regla de formato:
Realiza los siguientes cambios:
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Es decir, debes activar la casilla Mostrar slo la barra y en la parte inferior selecciona
el tipo de relleno, en nuestro caso Relleno slido y junto a esta opcin, a la derecha,
selecciona un Color, en nuestro caso el color verde. Tambin puede seleccionar un
color de borde. El resultado debe ser el siguiente:
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4. ESCALAS DE COLOR
El formato condicional con escalas de color modifica el color de fondo de una celda de acuerdo a
su cercana con los valores mximo y mnimo dentro del rango. Podemos utilizar escalas de dos o
de tres colores.Ejemplo 8: En la siguiente tabla de datos se muestra las temperaturas registradas en un ao. Se
necesita aplicar un formato condicional que use una escala de colores para diferenciar valores
altos, medios y bajos.
Procedimiento:
1 Selecciona el rango B2:M5.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional
3 Seleccione Escalas de color, luego Escalas de colores verde, amarillo y rojo
As debe quedar:
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En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores ms altos, el color del
medio representa valores medios y el color de abajo representa valores ms bajos. Este
ejemplo usa la escala Rojo - AmarilloVerde.
5.
CONJUNTO DE ICONOS
El formato condicional
Conjunto de iconos se utiliza
para comentar y clasificar
datos de tres a cinco
categoras separadas por un
valor de umbral. Cada icono
representa un rango de
valores. Por ejemplo, en el
conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia
arriba representa valores ms
altos, la flecha hacia el lado
amarilla representa valores
medios y la flecha hacia abajo
rojo representa valores ms
bajos. Las opciones del
formato condicional Conjunto
de iconosson:
Ejemplo 9:En la siguiente tabla de datos se necesita determinar el nivel de la Lnea de Crditode la lista de clientes.
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Pasos:
1 Selecciona el rango B3:B19.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicionaly, despus, en Conjunto de conosy, a continuacin, selecciona un conjunto deconos, por ejemplo 3 Flechas (de colores). El resultado ser el siguiente:
Excel, en forma predeterminada establece los intervalos, en trminos de porcentajes, para los
valores altos, medios y bajos respectivamente. Si en la columna C deseas definir los siguientes
intervalos:
Valores altos : mayor o igual que 6000
Valores medios : entre 3000 y 6000
Valores bajos : menores que 3000
Realiza los pasos siguientes:
1 Selecciona el rango C3:C19.2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Conjunto de conos selecciona , Excel muestra elsiguiente cuadro de dilogo:
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3 En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, realiza los siguientes cambios:
As debe quedar:
1
23
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Observa las diferencias entre los intervalos de valores y sus respectivos iconos.
BORRAR FORMATOS CONDICIONALES
Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que desees
retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado
a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadasEl primer mtodopara remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el
formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicionaly seleccionar la opcin Borrar
reglasy posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
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Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo mtodopara remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men previamentemencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar seguro de que no
necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de
ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El ltimo mtodo para eliminar formatos condicionales se debe utilizar en caso de tener varias reglas
de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas
que tienen el formato y hacer clic en Formato condicionaly posteriormente en la opcin Administrar
reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
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Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla
que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar reglay posteriormente en el botn Aceptar. Excel
remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre
los datos.
VALORES NICOS Y DUPLICADOS
Si tenemos una lista muy grande de datos donde existen algunos que pueden duplicarse o detectar
valores nicos, podra ser muy complicado identificarlos. Los formatos condicionales pueden aplicarse
para estos casos, as tenemos:
Ejemplo 10: Resaltar los clientes repetidos en la lista
1. Selecciona un rango de celdas A3:A25.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, acontinuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.
3. Selecciona Duplicar valores. Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
4.
En este cuadro de dilogo se puede elegir entre destacar los valores duplicado (Duplicar) y los
valores nicos ((nico) y luego seleccionar uno o ms formatos correspondientes. ste debe ser
el resultado:
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FORMATO CONDICIONAL CON FRMULA
A continuacin, mostramos una aplicacin en donde la condicin del formato condicional es una
frmula:
EJEMPLO 11: Al ingresar un cdigo en la celda C9, automticamente debe resaltarse las celdas con
relleno de color amarillo (cdigo, artculo y stock) del artculo correspondiente en la tabla.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Selecciona el rango de celdas que desea formatear, en nuestro caso A2:A7
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2.
En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicionaly, a
continuacin, haga clic en . Excel muestra el cuadro de dilogo
Nueva regla de formato.
En el cuadroSelecciona un tipo de regla
, haga clic en la opcin (1) Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato:
En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera(2), introduzca la
siguiente frmula:
=A2=$C$9
Haga clic en el botnFormato(3) y luego seleccione lafichaRellenoy elija el color amarillo.
Finalice haciendo clic en el botnAceptar.
Repite los mismos pasos para los rangos B2:B7 y C2:C7, la frmula en el formato condicional es la
misma. El resultado ser el siguiente:
EJEMPLO 12: En el siguiente cuadro, resaltar los nombres de los alumnos con color celeste, aquellos
que tengan notas superiores a 16.
1. Selecciona el rango A3:A10.
1
2
3
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2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuacin, haga clic en Nueva regla
En el cuadro Seleccione un tipo de regla, haga clic en la opcin Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato
Ingrese la frmula =B3>16y haga clic en el botn formato para seleccionar el color de
relleno verde.
El resultado ser el siguiente:
1
2
3
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VALIDACIN DE DATOS
En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los resultados y
clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea importante. Puede que desee
restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones empleando una
lista o asegurarse de que slo se entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar
una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos
no vlidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.
Ejercicio 01:
Las horas asignadas a los docentes deben estar comprendidas entre 6 y 18 horas.
1.
Seleccione el rango a validar, en este caso B4:B10.2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.
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Este cuadro de dilogo presenta las siguientes fichas:
Configuracin: Configuracin de los criterios de validacin, es decir que va y que no puede
ser ingresado en la celda, en permitir actualmente est por defecto
cualquier valor porque inicialmente todo ingresa.
Mensaje Entrante: Es un mensaje flotante que aparece al ubicarte en la celda, por ejemplo
este puede indicar Ingrese Horas.
Mensaje de Error: Cuando no cumple con los criterios en la ficha configuracin, esta ficha te
permite configurar mensajes a los usuarios, por ejemplo indicando los datos
correctos a ingresar. Contiene los siguientes estilos:
Detener: No te permitir ingresar datos fuera del criterio
configurado, por ejemplo en Titulo puede ir ERROR y en mensaje de
error Las horas deben estar comprendidas entre 6 y 18.
Advertencia: Te permitir ingresar valores fuera de criterios pero
arrojar un mensaje de advertencia.
Informacin: Tambin permitir ingresar valores fuera de
criterios y slo te arrojara un mensaje de informacin.
3. Haga clic en la ficha Configuracin
4. Especifique el tipo de validacin en el cuadro Permitir, para nuestro caso, seleccione Nmero
entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione entre.
6. Luego escriba el valor mnimo: 6 y valor mximo: 18
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7. Opcionalmente, configure los mensajes de entrada y error.
Ejercicio 02:
Las fechas de trmino de contrato del personal, deben ser mayores a las fechas de inicio.
1.
Seleccione el rango a validar, en este caso C14:C18
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
En la ficha Configuracindel cuadro de dilogo Validacin de datos, seleccione lo siguiente:
En lista desplegable Permitir, seleccione Fecha
En la lista desplegable Datos, seleccione mayor que
En el cuadro Fecha inicial, ingrese =B14
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Configure el mensaje de error con el ttulo de ERROR y mensaje La fecha de trmino debe
ser mayor a la fecha de inicio
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ORDENACIN, LISTAS Y FILTRADO
Las bases de datos en Excel son una coleccin organizada de informacin dividida en campos los cuales
nos proporcionan datos detallados e individuales de un universo de datos. Su estructura lgica de una
base de datos en Excel se puede ver por una tabla compuesta por columnas y filas, en las cuales las
columnas definen a los campos y las filas a los registros.
Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema completo de campos. Los
registros nos indican el nmero de datos que existe en la tabla. Cada campo tiene un nombre que lo
identifica, al cual se le denomina encabezado de campo o nombre de campo.
Por Ejercicio, una gua de telfono es anloga a una base de datos en Excel. Contiene una lista de
registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, direccin, y nmero de telfono.
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Ordenacin en una tabla por un Campo
Consiste en redistribuir los registros en un sentido ASCENDENTE O DESCENDENTE del campo elegido
segn la naturaleza del dato.
Ejercicio: Ordenar la tabla por el campo DEPARTAMENTO en forma Ascendente
Se debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero en cualquier celda del campo DEPARTAMENTO (por Ejemplo, en
la celda B4)
2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar de A a Z
Ordenacin en una tabla por ms de un campo
En nuestro Ejercicio anterior, hemos ordenado la tabla por el campo Departamento. Ahora tenemos
los registros agrupados por Departamento, y los departamentos estn en orden alfabtico. Pero
dentro de cada grupo los registros no tienen un orden significativo.
Supongamos que queremos los departamentos en orden alfabtico ascendente, y dentro de cada
grupo de departamentos, los valores de los sueldos en orden ascendente.
Se debe seguir los siguientes pasos:
1.
Ubicar el puntero en cualquier celda de la tabla
2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar
3. Clic en el botn Agregar nivel para ordenar por un segundo campo.
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El resultado ser el siguiente:
Como se podr observar, se ha llevado a cabo una ordenacin dentro de otra. Si al ordenar por el
segundo campo se vuelve a formar grupos, se podr ordenar por un tercer campo, y as sucesivamente,
a este proceso se llama reordenacin.
AUTOFILTRO O FILTRO AUTOMATICO
Consiste en seleccionar elementos de un grupo o aplicar condiciones para dejar visibles slo a los
registros que cumplan con el criterio empleado.
Los filtros siempre se aplican a los registros visibles.
Se puede aprovechar este recurso activando dicha herramienta. Realice los siguientes pasos:
1.
Ubicar el puntero en cualquier celda dentro de la tabla o lista de datos
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2.
En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Filtro
En cada uno de los nombres de campos se activarn unas listas desplegables,
las cuales nos van permitir realizar los filtros.
Realizar los siguientes filtros:
Filtro 1: Mostrar todos los empleados Solteros
Haga clic en la lista desplegable del campo Estado Civil
Del siguiente cuadro de dilogo, desmarque la casilla (Seleccionar todo)
Luego, marque la casilla Soltero, como se muestra a continuacin.
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Finalmente, haga clic en Aceptar.
El resultado ser el siguiente:
La barra de estado muestra la cantidad de registros filtrados.
Cancelar un filtro
Para cancelar un filtro, es decir; volver a ver toda la tabla completa, despliegue la lista del campo
dnde se realiz el filtro y active la casilla (Seleccionar todo)
Una forma rpida de cancelar un filtro es desactivando el filtro automtico, para esto
basta hacer clic en la opcin Filtro, de la ficha Datos. Para volver activar el filtro
automtico, haga clic en la misma opcin.
Filtro 2: Mostrar todos los empleados que
pertenecen al Departamento de
Contabilidad o Sistemas
Haga clic en la lista desplegable del campo
Departamento
Desmarque la casilla (Seleccionar todo)
Luego, marque las casillas Contabilidad y
Sistemas, como se muestra a continuacin.
El resultado ser el siguiente:
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Filtro 3: Mostrar todos los empleados que pertenecen al Departamento de Ventas con un Sueldo
menor que 1000.
Este caso se trata de un filtro anidado, es decir aplicar un
filtro dentro de otro.
Cancele el filtro anterior antes de realizar el presente
filtro.
Filtrando los registros por el Departamento de Ventas.
Luego, sobre el filtro resultante, filtrar los registros por el
campo Sueldo.
El resultado ser el siguiente:
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Podr observar que sobre los nombres de campos dnde se ha realizado el filtrado, aparecer
el cono del filtro.
Filtro 4: Mostrar los 5 empleados que ganan
ms
Clic en la lista desplegable del
campo Sueldo.
Seleccione Filtros de nmero,
luego Diez mejores
En el siguiente cuadro de dilogo,
ingresar el valor 5.
Ejercicios Propuestos
Realizar los filtros correspondientes que permitan mostrar:
1. Todos los empleados cuyos apellidos empiezan con la letra C o Z
2. Todos los empleados que ingresaron el ao 2001
3. Todos los 6 empleados que ganan menos
4.
Todos los que tienen Seguro
5. Los que en su nombre tienen alguna O
6. Los que ganan entre 800 y 1000