35 Schreibtipps für den beruflichen Alltag

2010

Ania Dornheim und Sabine Krippl www.textwende.de

35 Schreibtipps für den beruflichen Alltag

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Textwende.de,

das ist der gemeinsame Internet-Auftritt der Texterinnen Ania Dornheim und Sabine Krippl. Seit mehr als 10 Jahren sind wir auf die schriftliche Kommunikation von Unternehmen spezialisiert: Wir überarbeiten und formulieren Texte, begeistern Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Seminaren für eine moderne Schreibe und unterstützen Unternehmen bei der Einführung eines unverwechselbaren Schreibstils.

Tipps und Tricks im Textwendeblog

Auf www.textwendeblog.de berichten wir aus unserem beruflichen Alltag und geben Tipps für bessere Unternehmenstexte.

Jeden Monat versenden wir unseren kostenlosen Newsletter. Für die Ausgabe Dezember 2010 haben wir alle Beiträge der Kategorie „Schreibtipps“ in diesem E-Book zusammengestellt.

Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren …

Ihre

Ania Dornheim Sabine Krippl

Tipp: Jetzt Mitglied werden Exklusive Sprachberatung bei Textwende-intern. Wir beantworten Ihre Fragen, liefern Mustertexte und Textideen. Weitere Informationen >>>

http://www.textwende.de/index.php/intern/login/

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Der richtige Text-Einstieg 5

MIT DER TÜR INS HAUS FALLEN 6

ÜBERTREIBEN SIE! 7

SPRACHE TANKEN 8

KOPFKINO EINSCHALTEN 9

LIEDTEXTE ALS EINSTEIG 10

Verständlich schreiben 11

DAS WICHTIGE NACH VORN! 12

VORSICHT FETTNÄPFCHEN 14

AUS DREI MACH EINS 15

WÖRTER AUF DIÄT SETZEN... 16

VERDÄCHTIGE ENDUNGEN... 17

EINE KLEINE TEXTANALYSE 18

FÜLLWÖRTER FINDEN! 19

ACHTUNG BEI AUFZÄHLUNGEN 20

Floskeln vermeiden - lebendig formulieren 21

DER ERSTE SATZ ZÄHLT! 22

VORSICHT FALLE - FLOSKELN MIT BEIGESCHMACK 23

SYNONYME NUTZEN! 24

BILDHAFT SCHREIBEN 25

SCHREIB DICH IN SCHWUNG 26

AUTHENTISCH SCHREIBEN! 27

DER DOPPELPUNKT : SPANNUNG PUR 28

RHETORIK IN DER KORRESPONDENZ 29

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Kundenfreundlich schreiben 30

SÄTZE, DIE SIE BESSER VERMEIDEN SOLLTEN 31

VIELLEICHT SO VIEL LEICHTER... 32

VORSICHT BEI "ABER" ODER "TROTZDEM"! 33

TÜCKISCHE FÜLLWÖRTER 34

BLOß NICHT SCHWAFELN! 35

SENSIBEL TEXTEN 36

SMILEYS BEWUSST EINSETZEN 37

WIR ODER ICH? 38

Ideen für besondere Schreibanlässe 39

KRITIK SCHRIFTLICH ÄUßERN 40

KLEINES ANGEBOTE-ABC 42

ABWESENHEITSNOTIZ 45

ANRUFBEANTWORTER-SPRUCH 46

EINLADUNG ZUM SEMINAR 47

SPRACHSTIL IN PROTOKOLLEN 48

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Der richtige Text-Einstieg MIT DER TÜR INS HAUS FALLEN 6

ÜBERTREIBEN SIE! 7

SPRACHE TANKEN 8

KOPFKINO EINSCHALTEN 9

LIEDTEXTE ALS EINSTEIG 10

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MIT DER TÜR INS HAUS FALLEN In der Schule haben wir alle gelernt: Ein Text besteht aus Einleitung, Hauptteil, Schluss. Bei beruflichen Texten ist diese Textaufteilung jedoch sehr ermüdend. Wer liest heute schon gerne einen Text, der beginnt mit „1997 hat der Gesetzgeber festgelegt, dass …“'?

Oft fehlt uns die Zeit für eine intensive Beschäftigung mit einem Text. Viele Leser überfliegen Texte nur noch - auf der Suche nach wichtigen oder interessanten Aussagen. Verzichten Sie bei Infotexten deshalb auf klassische Texteinteilungen!

Kleine Ideenliste für den Texteinstieg:

• Welche Vorteile ergeben sich für den Leser? Wichtig: Konkret formulieren! • Hat der Leser eventuell Vorurteile? Greifen Sie diese auf. • Was ist für den Leser neu? Damit lässt sich immer gut starten. • Was war der Auslöser für Ihren Text? • Welche Gefahren gibt es? Nennen Sie nur eine und entkräftigen Sie diese

sofort.

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ÜBERTREIBEN SIE!

Schreiben ist viel leichter als reden - denn Texte entstehen Schritt für Schritt: In meinem ersten Entwurf sind Bandwurmsätze und Rechtschreibfehler gar nicht schlimm. Schließlich kann ich meinen Text noch überarbeiten.

Doch Achtung: Schwung in Rohtexte bringen, die trocken und langweilig formuliert sind - das ist richtig schwer und bedarf viel Übung.

Unser Tipp: Schreiben Sie Rohtexte stets frei von der Leber - übertreiben Sie, tragen Sie dick auf und nutzen Sie Wörter aus der Umgangssprache. Vergessen Sie in dieser Phase Konventionen wie "So schreibt man doch keinen Geschäftstext".

Nichts ist unmöglich!

Legen Sie den Rohtext dann für mindestens eine halbe Stunde zur Seite. Danach streichen Sie Wörter, die Ihnen zu flapsig erscheinen oder ersetzen diese. Das Ergebnis wird Sie überraschen.

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SPRACHE TANKEN Beginnt fast jede E-Mail, die Sie erhalten, mit „Bezug nehmend auf“?

Sind in Ihrem Büro Phrasen wie „Management“, „Evaluation“ oder „Analyse“ besonders beliebt?

Werden in Ihrem Unternehmen viele Begriffe abgekürzt, und Fachbereiche heißen zum Beispiel EK, AZVO oder MKT?

Dann werden Ihnen auch nur solche Begriffe einfallen, wenn Sie selbst schreiben wollen!

Tipp: Vor dem Schreiben Anregungen holen Blättern Sie eine Weile in Zeitschriften, Zeitungen oder Comics. Achten Sie dabei bewusst auf Satzanfänge oder Sprachbilder. Sie werden erstaunt sein, wie viel schneller und einfacher Sie danach schreiben können.

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KOPFKINO EINSCHALTEN Langweilige oder komplizierte Texte entstehen vor allem dann, wenn der Verfasser seine Aussage bildlos beschreibt. Hier ein besonders eindrucksvolles Beispiel:

Je tiefer wir in einem Thema stecken, umso mehr koppelt sich unsere Sprache von den dahinterliegenden Vorstellungen ab. Das heißt: Während der Verfasser beim Schreiben durchaus eine klare Vorstellung des Sachverhaltes hat, entsteht vor dem inneren Auge des (weniger im Thema steckenden) Lesers nur ein großes Fragezeichen.

So werden auch komplexe Inhalte verständlich:

• Stellen Sie sich ein 12-jähriges Kind vor: Wie würden Sie diesem Kind den Sachverhalt erklären - formulieren Sie zunächst mündlich!

• Versetzen Sie sich in die "handelnden" Personen: Wer setzt was um? Wie? Mit welchen Mitteln? Beschreiben Sie eine konkrete Alltagssituation.

• Welche Fragen könnten Ihre Leser an Sie stellen? Welche der Fragen lässt sich einfach und ohne Fachbegriffe beantworten? Starten Sie mit dieser Frage/Antwort.

• Mit was lässt sich Ihre Aussage vergleichen? Gibt es Parallelen zum beruflichen oder familiären Alltag, zur Tierwelt oder zu Automarken?

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LIEDTEXTE ALS EINSTEIG

Wer kennt sie nicht - die Lieder aus der Mundorgel: Da klappert die Mühle am rauschenden Bach, Affen rasen durch den Wald und Vögel feiern Hochzeit.

Die Mundorgel ist nicht nur ideal für romantische Stunden am Lagerfeuer ..., sie eignet sich auch hervorragend als Inspirationsquelle für bildhafte Texte.

Als Beispiel eine E-Mail:

Meine Oma fährt im Hühnerstall Motorrad ...

Sehr geehrter Herr Muster,

auch wenn die Oma eine ganz patente Frau ist: So manche Geschichte kann man einfach nicht glauben. Gestern habe ich auf dem Gang gehört, das Unternehmen wolle sich von unserer Sparte trennen - und nun frage ich mich ernsthaft, was ich davon zu halten habe. Können Sie Licht ins Dunkel bringen?

Für die Korrespondenz eignen sich zum Beispiel auch Lieder wie: "Die Gedanken sind frei ..." oder "Froh zu sein bedarf es wenig ..."

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Verständlich schreiben DAS WICHTIGE NACH VORN! 12

VORSICHT FETTNÄPFCHEN 14

AUS DREI MACH EINS 15

WÖRTER AUF DIÄT SETZEN... 16

VERDÄCHTIGE ENDUNGEN... 17

EINE KLEINE TEXTANALYSE 18

FÜLLWÖRTER FINDEN! 19

ACHTUNG BEI AUFZÄHLUNGEN 20

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DAS WICHTIGE NACH VORN!

Juhu, die Strompreise fallen! Das Schreiben meines Stromversorgers lässt mein Herz allerdings nicht höher schlagen...

Originaltext:

gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen informieren wir Sie hiermit persönlich über unsere Strompreise zum 01.01.10.

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir unsere Strompreise in der Grund- und Ersatzversorgung sowie in den Sonderverträgen für Privat- und Gewerbekunden im Arbeitsspreis um 0,65 Cent pro Kilowattstunde (netto) senken können. Die Grundpreise bleiben unverändert.

Damit geben wir die Senkung unserer Bezugskosten im vollen Umfang an Sie weiter. Darin ist eine Erhöhung der durch das Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG) bedingten Umlage um 0,741 Cent pro Kilowattstunde (netto) bereits enhalten.

Warum ist dieser Text spröde und langweilig? Die Antwort: Am Anfang der Sätze steht häufig etwas, was den Leser gar nicht interessiert. Gemäß den geltenden ... / Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können ... / darin ist eine Erhöhung der durch das ...

Die spannenden Nachrichten sind im Satz versteckt.

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Stellen Sie Wichtiges an den Anfang Ihres Satzes und verzichten Sie auf sogenannte Vorreiter:

Gute Nachrichten: Ab dem 1. Januar 2010 zahlen Sie für die Kilowattstunde Strom 0,65 Cent weniger: Wir senken für unsere Privat- und Gewerbekunden den Arbeitspreis in der Grund- und Ersatzversorgung. Die Grundpreise bleiben unverändert.

Gerne geben wir unsere Einsparungen bei den Strom-Bezugskosten im vollen Umfang an Sie weiter. Enthalten sind in der Preissenkung auch Mehrkosten von 0,741 Cent pro Kilowattstunde, die durch das Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG) entstehen.

Der Satzbau ist Thema in unseren Seminaren

"Besser schreiben im Beruf" und "Briefe und E-Mails" sowie "Texten für das Internet"

http://www.textwende.de/index.php/schreibseminare/schreiben/In-House-Schreib-Seminar_professionell-und-erfolgreich-schreiben-im-Beruf/

http://www.textwende.de/index.php/schreibseminare/schreiben/In_House_Seminar_e_mails_geschaeftsbriefe_korrespondenz_gut_richtig/

http://www.textwende.de/index.php/schreibseminare/schreiben/Seminar-texten-und-schreiben-fuer-das-Internet/

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VORSICHT FETTNÄPFCHEN

Zusammengesetzte Wörter auf Lesbarkeit prüfen

Nur I-Dötzchen lesen Wörter Buchstabe für Buchstabe.

Unser Auge versucht stets ein oder sogar mehrere Wörter auf einmal wahrzunehmen. Bei längeren Wörtern orientieren wir uns dabei am so genannten Bestimmungswort.

Schwierig wird dies jedoch, wenn das Bestimmungswort durch eine Zusammensetzung nicht sofort erkennbar ist:

Druckerzeugnis

Beim schnellen Lesen ist das Bestimmungswort "Zeugnis" - dabei geht es natürlich um das Druck-Erzeugnis.

Verwenden Sie bei solchen zusammengesetzten Wörtern deshalb einen Bindestrich.

Konsum-Entscheidung statt Konsumentscheidung.

Hoch-Zeit der Renaissance statt die Hochzeit der Renaissance

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AUS DREI MACH EINS Im Mittelalter wurden Menschen unter Schmerzen auf der Streckbank in die Länge gezogen. Heute sind es nur noch Verben, die gewalttätig verlängert werden ...

Vermeiden Sie sogenannte Streckverben, die oft in Kombination mit einem Hauptwort stehen:

in Abzug bringen: abziehen

eine Änderung vornehmen: ändern

eine Überweisung vornehmen: überweisen

eine Feststellung machen: feststellen

den Nachweis erbringen: nachweisen, beweisen

die Zustimmung erteilen: zustimmen

Weitere Beispiele bei Textwende-intern >>>

http://www.textwende.de/index.php/intern/

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WÖRTER AUF DIÄT SETZEN...

Nicht nur Menschen setzen mit den Jahren an - auch viele Wörter tragen unnötigen Ballast mit sich herum.

Problematik - schlank: Problem

Unkosten - schlank: Kosten

Aufgabenstellung - schlank: Aufgabe

Thematik - schlank: Thema

Rückantwort - schlank: Antwort

aufzeigen - schlank: zeigen

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VERDÄCHTIGE ENDUNGEN...

Welche Variante gefällt Ihnen besser:

Die Inbetriebnahme und Bedienung des Faxgerätes wird in der beiliegenden Beschreibung erklärt oder

Lesen Sie in der beiliegenden Anleitung, wie Sie Ihr Faxgerät in Betrieb nehmen und bedienen.

In Hauptwörtern mit den Endungen -keit, -heit, -ung, -ät, -nis, -tum, -nahme und -schaft verstecken sich meist starke Verben! Wandeln Sie einige dieser Hauptwörter in Verben um - und Ihr Text wird viel frischer!

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EINE KLEINE TEXTANALYSE

Originalsatz aus einem Kundenbrief:

Durch die intensive Überprüfung Ihrer Beschwerde hat sich aufgrund der bereits bestehenden umfänglichen Vorgeschichte durch die Urlaubszeit unsere Antwort auf das oben genannte Schreiben etwas verzögert. Wir bitten dafür um Verständnis.

Warum wirkt dieser Absatz kompliziert und unpersönlich?

• Zwei Sätze - davon einer mit 26 Wörtern! • Passage beginnt mit einer Partizipkonstruktion (Nebensatz-Funktion) • Drei Aussagen in einem Satz! • In einem Satz drei Präpositionen „durch, aufgrund, durch“ - da steigt keiner

mehr durch! • Zuerst kommt die Erklärung, dann die Bitte um Verständnis. • Fehlende Ansprache des Lesers.

Mit Hilfe des Text-Liftings wird die gleiche Aussage verständlicher und persönlicher:

Vielen Dank für Ihr Schreiben vom xxx. Bitte entschuldigen Sie unsere späte Antwort: Wir haben uns intensiv mit Ihrem Einwand auseinandergesetzt und alle Argumente und Fakten berücksichtigt. Dies hat einige Zeit in Anspruch genommen, da die Unterlagen sehr umfangreich waren.

Warum wirkt dieser Absatz frischer

• 5 Sätze mit maximal 16 Wörtern pro Satz. • Passage beginnt mit einem Dank an den Kunden. • Pro Satz nur eine Aussage. • Keine Partizipkonstruktion mit „durch, aufgrund“ etc. • Zuerst die Bitte um Entschuldigung, dann die Erklärung. • Mehrmalige persönliche Ansprache „Ihr, Sie, Ihren“.

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FÜLLWÖRTER FINDEN!

Tolles Angebot im Netz

Lieben Sie Füllwörter wie "eigentlich, fraglos, demgegenüber usw."? Dann sollten Sie nach dem Schreiben prüfen, ob nicht zu viele solcher Wörtchen Ihren Text aufblähen.

Ganz einfach geht dies mit dem Füllwörter-Test von www.schreiblabor.de. Sehr gut: Links neben dem Test gibt es auch eine Liste mit Füllwörtern.

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ACHTUNG BEI AUFZÄHLUNGEN

Ob Powerpoint-Folie oder Internet-Text: Immer kommt es darauf an, dass Inhalte schnell und ohne intellektuelle Anstrengung quasi "mit einem Blick" verstanden werden. Dafür bieten sich Aufzählungen an. Doch Achtung: Auch hier gibt es feine Unterschiede!

Diese Aufzählung ist nur scheinbar "einfach":

• Eine deutlich lesbare Schrift ist hilfreich • Strukturieren Sie den Text durch Absätze, Aufzählungen und Links, die Sie

bewusst setzen • Die Qualität der Bilder muss gut sein • Kontrollieren Sie die Rechtschreibung

Der Grund: Die einzelnen Aufzählungen haben unterschiedliche grammatikalische Strukturen. Achtet deshalb darauf, dass alle Aufzählungszeilen grammatikalisch gleich aufgebaut sind.

Durch gleichen Satzbau lassen sich die Inhalte viel schneller aufnehmen:

• Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift • Strukturieren Sie den Text • Setzen Sie Absätze, Aufzählungen und Links • Achten Sie auf die Qualität der Bilder • Kontrollieren Sie die Rechtschreibung

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Floskeln vermeiden - lebendig formulieren DER ERSTE SATZ ZÄHLT! 22

VORSICHT FALLE - FLOSKELN MIT BEIGESCHMACK 23

SYNONYME NUTZEN! 24

BILDHAFT SCHREIBEN 25

SCHREIB DICH IN SCHWUNG 26

AUTHENTISCH SCHREIBEN! 27

DER DOPPELPUNKT : SPANNUNG PUR 28

RHETORIK IN DER KORRESPONDENZ 29

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DER ERSTE SATZ ZÄHLT!

Die meisten Briefe und E-Mails beginnen immer noch mit "Bezug nehmend auf" oder "Wie mit Ihnen besprochen" - beide Floskeln sind nicht nur langweilig, sie hinterlassen beim Leser oft auch ein ungutes Gefühl.

Denn der erste Satz eines Briefes (einer E-Mail) ist für den Leser (die Leserin) stets ein Beziehungssatz: Bevor sie sich auf die Sachinformation konzentrieren, benötigen Leser die Sicherheit, dass ihr Verhältnis zum Verfasser ok ist.

Die beiden genannten Floskeln geben jedoch keine Auskunft darüber, wie der Verfasser zum Empfänger steht!

Starten Sie deshalb Briefe und E-Mails mit einem Dank:

Vielen Dank für Ihre E-Mail ... / Vielen Dank für Ihre Nachricht

oder wiederholen Sie einfach die Aussage Ihres Empfängers,

Sie baten mich um ... Gerne sende ich Ihnen ...

Sie haben sich über ... geärgert. Das bedauern wir sehr.

oder beschreiben Sie, was inzwischen passiert ist,

Herr Meier hat Ihre E-Mail an mich weitergeleitet. Gerne antworte ich auf Ihre Frage ...

oder beschreiben Sie Ihre Gefühlslage

Ihre Nachricht hat mich sehr gefreut.

Schön, dass Sie sich melden.

Ihre Nachricht hat mich überrascht ...

Weitere Tipps zu Briefanfänge gibt es in unseren Seminaren "Besser schreiben im Beruf" und "Moderne Briefe und E-Mails" sowie bei Textwende-intern für registierte Mitglieder.

http://www.textwende.de/index.php/schreibseminare/schreiben/In-House-Schreib-Seminar_professionell-und-erfolgreich-schreiben-im-Beruf/



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VORSICHT FALLE - FLOSKELN MIT BEIGESCHMACK

Wie gewünscht sende ich Ihnen ...

Der erste Satz eines Briefes oder einer E-Mail ist ein Beziehungssatz: Der Leser prüft anhand dieses Satzes, wie der Sender zu ihm steht.

Doch was lässt sich aus dieser Floskel herauslesen? Höchstens: Der Sender tut etwas notgedrungen ...

Schreiben Sie deshalb besser:

Gerne sende ich Ihnen ...

Gerne komme ich Ihrem Wunsch nach und sende Ihnen ...

Wie bereits in unserem Schreiben vom ... mitgeteilt ...

Auch diesen Satz kann der Leser schnell falsch verstehen - zum Beispiel als Kritik.

Verzichten Sie im ersten Satz deshalb auf kleine Füllwörter wie

bereits, aber, grundsätzlich, ausnahmsweise, allerdings, eben, halt ...

Formulieren Sie neutraler:

Am ... hatten wir Ihnen mitgeteilt, dass .

Aus Kulanz schreiben wir Ihrem Konto einmalig 10 Euro gut.

Diese Formulierung hat einen faden Beigeschmack: "Eigentlich, lieber Kunde, hast du ja nicht recht. Aber damit endlich Ruhe ist, bekommst du von uns eine Gutschrift."

Dabei ist die Gutschrift etwas sehr Positives - und das sollten wir auch vermitteln:

Ihre Zufriedenheit ist uns wichtig. Deshalb erhalten Sie von uns 10 Euro als kleine Wiedergutmachung. Der Betrag wird Ihrem Konto gutgeschrieben.

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SYNONYME NUTZEN!

"Die größte Macht hat das richtige Wort zur richtigen Zeit."

Mark Twain

Das deutsche Universal Wörterbuch enthält rund 120.000 Stichwörter. Circa 3.500 Wörter umfasst unsere Umgangssprache. Die 50 meistgebrauchten Wörter machen etwa fünfundvierzig Prozent jedes Textes aus!

(Quelle: Hans-Peter Förster: Texten wie ein Profi, Frankfurter Allgemeine Buch, S. 27).

Für viele Wörter, die wir benutzen, gibt es aussagekräftigere Synonyme. Schauen Sie deshalb häufiger ins Synonymwörterbuch und tauschen Sie abgenutzte Wörter aus.

Die Uni Leipzig bietet ein sehr gutes kostenloses Synonymwörterbuch im Internet: www.wortschatz.uni-leipzig.de

http://www.wortschatz.uni-leipzig.de/

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BILDHAFT SCHREIBEN

Für viele abstrakte Wörter gibt es bildhafte Synonyme. Besonders frisch und lebendig sind Redewendungen.

Wir verwenden sie ganz gezielt, um Texten mehr Schwung zu geben und dem Leser "Erinnerungsanker" zu liefern - denn Redewendungen werden deutlich besser erinnert als abstrakte oder schwache Begriffe.

Ein "Positiver Einstieg" ist ein Auftakt nach Maß

"beenden" lässt sich ersetzen durch "ist unter Dach und Fach"

und was "methodisch einwandfrei" ist hat Hand und Fuß!

Viele weitere Ideen für bildhafte Synonyme finden Sie bei Textwende-intern. Jetzt Mitglied werden!


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SCHREIB DICH IN SCHWUNG Gute-Laune-Wörterliste

Endlich erwacht die Natur und mit ihr unsere Lebensgeister.

Mit Freude verstauen wir die Winterkleider im Schrank und holen kurzärmelige T-Shirts hervor!

Machen Sie es mit Ihrem Wortschatz genauso. Wir haben für Sie viele Muntermacher-Wörter gesammelt und zusammengestellt.

Verwenden Sie gezielt ein Wort aus dieser Liste in Ihren E-Mails - zum Beispiel für den Einstiegssatz, um zu loben, zu motivieren - oder beim Abschiedsgruß. Sie werden erstaunt sein, welche Zauberkraft diese Wörtchen entfalten können ...

Muntermacher-Redewendungen

auf Trab kommen, voller Tatendrang sein, Flügel verleihen, aus dem Häuschen sein, Bäume ausreißen können, auf fruchtbaren Boden fallen, Freudentänze aufführen, die Herzen erobern, in Fahrt kommen, schmackhaft machen, wie im Fluge, aus dem Boden sprießen

Muntermacher-Wörter

munter, frisch, schwungvoll, wach, lebendig, heiter, lebhaft, beschwingt, lebenslustig, sprudelnd, geschäftig, energiegeladen, unternehmungslustig, dynamisch, beweglich, vital, begeistert, temperamentvoll, unbändig, entflammt, verzückt, enthusiastisch, begierig, hingerissen, freudestrahlend, glücklich, traumhaft, wunderbar, zauberhaft, bezaubernd, phantastisch, sagenhaft, furios, ungezähmt, obenauf, rege, springlebendig, aufgeräumt, fidel, frohgemut, keck, freudestrahlend, flink, bunt, hell, freundlich, schön, genießen, schwelgen, kosten, lachen, sprühen, quicklebendig, sprießen, keimen, knospen, grünen, entdecken, wachsen, beleben, blühend, erfrischend, jung, knackig, neu, unverbraucht, Neugier weckend, spritzig, flott, originell, wendig, kerngesund, lecker, schmackhaft

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AUTHENTISCH SCHREIBEN!

Nicht Worte wollen wir lesen, sondern den Menschen, den wir hinter den Worten fühlen.

Samuel Butler

Verstecken Sie sich nicht hinter Floskeln: Ihr Leser sollte stets spüren, wie Sie "ticken". Sind Sie gerade fröhlich und bester Stimmung? Dann beenden Sie Ihre E-Mail zum Beispiel mit:

Gut gelaunt grüßt Sie ...

Sie sind ein Macher-Typ, der stets sein Ziel vor Augen hat? Dann schreiben Sie nicht

"zum Erreichen der gesteckten Ziele ist das Engagement aller Mitarbeiter notwendig"

Schreiben Sie, wie Sie denken:

"Wir alle müssen jetzt die Ärmel hochkrempeln und unser Bestes geben. Nur dann werden wir unser Ziel erreichen!"

Auch beim Typ "konservativ und sachlich" kann es menscheln.

Bei Formulierungen wie "in Bezugnahme auf unser Gespräch senden wir Ihnen das Protokoll" wird der Leser unsicher.

Denn er weiß nicht, wie der Verfasser zu ihm steht.

Leichter wird es für ihn, wenn der Verfasser eine persönliche Bewertung einfügt:

Unser Gespräch am ... war [angenehm, konstruktiv, zielführend usw.]. Gerne senden wir Ihnen heute das Protokoll.

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DER DOPPELPUNKT : SPANNUNG PUR

Die Satzzeichen sind die Gesten der Schriftsprache. Nutzen Sie die Satzzeichen deshalb bewusst, um lebendig zu schreiben!

Ein besonders wirkungsvolles Satzzeichen ist der Doppelpunkt: Setzen Sie diesen zwischen zwei Aussagen oder Sätzen, lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf den folgenden Text:

Eines ist klar: Ihr Vorteil liegt auf der Hand.

Unser Angebote: schmackhafte Saisonküche.

Wichtig: Senden Sie uns die Unterlagen bitte bis zum xx.xx.xxxx. Vielen Dank!

Steht nach dem Doppelpunkt ein vollständiger Satz, schreiben wir groß weiter.

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RHETORIK IN DER KORRESPONDENZ

Betreffzeilen müssen kurz und aussagekräftig sein. Das gilt besonders für Werbebriefe, Mailings oder Einladungsschreiben.

Doch nicht immer fällt einem auf Anhieb eine knackige Betreffzeile ein. In diesen Fällen hilft ein kleiner Trick, um auf den Punkt zu kommen.

Versuchen Sie es mit einem rhetorischen Mittel: Der Arithmetik, auf deutsch - der Rechenkunst.

Die Grundformel lautet zum Beispiel: Adjektiv + Adjektiv = Name

Sicher + lukrativ = Das Sparbuch

Aufregend + anders = Wildwasserfahrten auf dem ...

Neu + wichtig = Änderungen beim Fernabsatzgesetz

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Kundenfreundlich schreiben SÄTZE, DIE SIE BESSER VERMEIDEN SOLLTEN 31

VIELLEICHT SO VIEL LEICHTER... 32

VORSICHT BEI "ABER" ODER "TROTZDEM"! 33

TÜCKISCHE FÜLLWÖRTER 34

BLOSS NICHT SCHWAFELN! 35

SENSIBEL TEXTEN 36

SMILEYS BEWUSST EINSETZEN 37

WIR ODER ICH? 38

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SÄTZE, DIE SIE BESSER VERMEIDEN SOLLTEN Heute war ich an der Supermarktkasse zu langsam und das Obst, die Wurst und Joghurts der nächsten Kundin vermischten sich auf dem Band mit meinen Einkäufen.

Verlegen lächelte ich die Dame an und sagte: "Upps, ich beeile mich". Ihre Antwort:

"Nur keine Hektik".

Sicher war das gut gemeint, doch solche Äußerungen sind alles andere als motivierend: Die Situation wird noch unangenehmer - bekommt man doch nun noch den Stempel "Hektiker" aufgedrückt.

Auch in E-Mails finden sich bei Antworten auf Entschuldigungen ähnliche Äußerungen:

"Immer mit der Ruhe"

"Keine Panik"

"... immer schön langsam"

Wer es gut meint und gut machen will, formuliert seine Antwort deshalb aus einer anderen Perspektive:

"Das macht gar nichts"

"Ich warte gerne"

"Das hat Zeit"

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VIELLEICHT SO VIEL LEICHTER...

Gar mancher Schwierigkeit entweicht

man durch das hübsche Wort "vielleicht".

Wilhelm Busch

Bei unangenehmen Themen ist das Wörtchen tatsächlich hilfreich. Hier einige Beispiele:

Vielleicht erinnern Sie sich: Wir hatten Sie vor einigen Wochen gebeten ...

Vielleicht kommt meine E-Mail zu spät - doch mir liegt viel daran, dass ...

Ja, das ist gründlich schiefgegangen. Doch vielleicht lässt sich der Schaden noch beheben ...

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VORSICHT BEI "ABER" ODER "TROTZDEM"!

Ihre Präsentation gefällt mir gut, aber Sie sollten einige Folien kürzen.

Wörter wie "aber", "jedoch" oder "trotzdem" schwächen stets den Hauptsatz. Verwenden Sie die Wörtchen deshalb nie nach einem Lob oder einer positiven Aussage:

Ihre Präsentation gefällt mir gut. Wenn Sie einige Folien kürzen, ist sie perfekt!

Ist die Aussage Ihres Hauptsatzes hingegen für den Leser negativ, können Sie die Aussage mit einem "aber" oder "trotzdem" abschwächen:

Die Präsentation ist ziemlich lang, aber Sie können Sie ja noch kürzen.

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TÜCKISCHE FÜLLWÖRTER "Das Wort gleicht der Biene: Es hat Honig und Stacheln."

Aus dem Talmud.

In der Schriftsprache haben Wörter wie "eben", "halt" oder "ganz" häufig einen Stachel. Zum Beispiel in diesen Sätzen:

• Unsere Produkte sind eben von besonderer Qualität • Der Umtausch dauert halt 2 Wochen. • Ich finde Ihre Unterlagen ganz gut.

Streichen Sie diese Wörter - vor allem in E-Mails, und Sie kommen mit Ihrer Aussage besser an!

Ein kleiner Tipp aus meinem Seminar "Antworten auf Reklamationen" >>>

http://www.textwende.de/index.php/schreibseminare/schreiben/In-House-Schreib-Seminar_Beschwerden_Reklamationen_professionell_antworten/

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BLOSS NICHT SCHWAFELN!

"Man muss etwas zu sagen haben, wenn man reden will."

Johann Wolfgang von Goethe

Man muss auch etwas zu sagen haben, wenn man schreiben will!

Prüfen Sie Ihren Text deshalb auf seine Aussagekraft. Vermeiden Sie vor allem bei Internet- und Intranettexten allgemeine Aussagen, klassische Einleitungen oder reine Werbetexte.

Fallen Sie mit der Tür ins Haus und liefern Sie konkrete Informationen, Thesen, Zahlen, Fakten oder Beispiele.

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SENSIBEL TEXTEN Menschen lesen - unbewusst- auch zwischen den Zeilen. Es macht einen großen Unterschied, ob Sie schreiben:

Ihre Unterlagen sind ok.

Ihre Unterlagen sind hilfreich.

Ihre Unterlagen sind sehr hilfreich.

Ihre Unterlagen sind ausgesprochen hilfreich.

Unser Tipp: Achten Sie beim Schreiben auf diese Nuancen und zeigen Sie Ihre Wertschätzung, wo immer Sie diese gerechtfertigt sehen!

Lesen Sie zu diesem Thema auch den Beitrag: Vorsicht Falle: Füllwörter

http://www.textwende.de/index.php/schreiben_im_beruf/text/fuellwoerter-emails-beschwerden/

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SMILEYS BEWUSST EINSETZEN

In informellen E-Mails können Smileys dem Leser viel Sicherheit geben. Denn sie sind ein guter Ersatz für Mimik und Tonlage. Nach einer kritischen oder negativen Nachricht kann der Smiley dem Leser Trost spenden:

:-) = Kopf hoch!

;-) = Ist nicht so gemeint.

:-( = Ich weiß, die Nachricht ist unangenehm.

Allerdings kommt es sehr auf die Äußerung vor dem Smiley an. Achten Sie darauf, dass der Satz neutral formuliert ist! Nur dann kann der Smiley wirken.

Der Smiley funktioniert gut:

Leider muss der Vortrag noch einmal überarbeitet werden. :-(

Der Smiley funktioniert gar nicht:

Sie müssen den Vortrag auf jeden Fall noch einmal überarbeiten. :-(

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WIR ODER ICH? Im Namen der Firma

• "Nutze ich als Absender besser das kollektive "Wir" oder das individuelle "Ich"?

• "Darf ich im Brief vom "Wir" ins "Ich" wechseln und umgekehrt?" • "Darf ich einen Satz oder Absatz mit einem "Wir" bzw. "Ich" beginnen?"

Diese Fragen werden in jedem unserer Seminare zum Thema "Briefe und E-Mails" gestellt!

Bei Aussagen, die sich auf Angebote oder Erwartungen des Unternehmens beziehen, sollten Sie ein "Wir" benutzen:

Wir bieten Ihnen ... / Wir bitten Sie ... / Wir erwarten ... /

Das "Ich" nutzen Sie am besten bei Aussagen, die sich auf Ihren direkten Kontakt mit dem Sender beziehen:

Sie erreichen mich ... / Ich rufe Sie an ... / Ich werde mich darum kümmern / Ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen ...

Diese deutliche Trennung macht auch ein Mix aus "Wir" und "Ich" in einem Brief bzw. einer E-Mail möglich.

Selbstverständlich können Sie auch einen Satz mit "Wir" oder "Ich" beginnen: Achten Sie jedoch darauf, dass dies nicht in jedem zweiten Absatz der Fall ist.

Wichtig auch: Formulieren Sie die Mehrzahl der Sätze aus der "Sie"-Perspektive:

Sie erhalten ... / Sie baten ... / Sie wünschen ... / Sie profitieren ... /

Tipp aus unserem In-House-Seminar "Briefe und E-Mails: Frischer Wind für Ihre Korrespondenz".



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Ideen für besondere Schreibanlässe KRITIK SCHRIFTLICH ÄUßERN 40

KLEINES ANGEBOTE-ABC 42

ABWESENHEITSNOTIZ 45

ANRUFBEANTWORTER-SPRUCH 46

EINLADUNG ZUM SEMINAR 47

SPRACHSTIL IN PROTOKOLLEN 48

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KRITIK SCHRIFTLICH ÄUßERN Ein Leser ist viel "empfindlicher" als ein Zuhörer: Ihm fehlen Mimik und Tonlage des Senders, um dessen Aussage einordnen zu können. Auch eine direkte Reaktion ist nicht möglich.

Auf schriftlich geäußerte Kritik oder eine schriftliche Ablehnung reagiert der Leser deshalb besonders empfindlich. Im Idealfall nutzen Sie das persönliche Gespräch für eine Aussprache.

Ist dies nicht möglich, können Sie in Ihrem Text die negative Wirkung Ihrer Nachricht abmildern.

Starten Sie mit einem einführenden Satz:

Beschreiben Sie Ihre Gefühlslage

Ich weiß nicht, wie ich es sagen soll ...

Die Sache bereitet mir Kopfzerbrechen ...

Die Sache liegt mir im Magen ...

Wie gerne würde ich Ihnen eine andere Nachricht senden, doch ...

Ehrlich gesagt: Ich habe mich sehr geärgert und muss jetzt etwas Dampf ablassen.

Spiegeln Sie die Gefühle Ihres Lesers

Sie werden sicher nicht erfreut sein, doch ...

Ich hoffe, Sie werden nicht allzu enttäuscht sein:

Sicher haben Sie sich eine andere Antwort gewünscht, doch ...

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Bereiten Sie den Leser vor

Unangenehme Nachricht:

Ich will ehrlich sein:

Ich will nicht um den heißen Brei herumreden:

Wichtig: Der Satz muss vor der negativen Nachricht stehen, nicht danach! Denn nur so lenken Sie die Aufmerksamkeit des Lesers auf die zwischenmenschliche Situation.

Der Leser kann sich von der negativen Nachricht leichter distanzieren und auf die Kommunikation mit Ihnen konzentrieren.

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KLEINES ANGEBOTE-ABC

A wie Aussagekraft

Ein Angebot liefert nicht nur Antworten auf die Frage "Was kostet das"? Der Empfänger erfährt stets auch etwas über die Denk- und Arbeitsweise des Anbieters:

Wie detailliert ist das Angebot? Sind diese Details für den Kunden interessant?

Wird auf Vorgespräche und individuelle Wünsche eingegangen?

Ist das Angebot eher technisch oder emotional?

Spielen rechtliche Vorgaben oder Haftungsausschlüsse eine große Rolle?

Ganz gleich, ob Sie ein Angebot schreiben oder erhalten: Überlegen Sie genau, welche Punkte Ihnen besonders wichtig sind, und suchen Sie im Angebot gezielt nach direkten oder indirekten Hinweisen, die Ihnen Antworten darauf liefern. Ändern Sie ggf. Ihr Angebot oder fordern Sie als Interessent zusätzliche Informationen vom Anbieter.

B wie Betreffzeile

Der Empfänger erwartet Ihr Angebot: Er (oder sie) wird den Text deshalb überfliegen und schon dabei nach Antworten suchen.

In dieser Phase nimmt der Empfänger die Betreffzeile, die Preise, Hervorhebungen wie Fettdruck und, wenn vorhanden, die Unterschrift wahr.

Viele Betreffzeilen liefern dem Empfänger jedoch keine neuen Informationen und sind für den Leser deshalb enttäuschend:

Angebot Angebot Nr. xxxxx Angebot Badezimmerrenovierung Badezimmerrenovierung

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Wirkungsvoller sind Betreffzeilen, die dem Empfänger Antworten liefern, Versprechen geben (die eingehalten werden können) oder neugierig machen:

Alles aus einer Hand Schnell und günstig: Firma xy Warum Sie bei uns richtig sind

C wie Chronologie

Der Kern jedes Angebots sind Antworten auf die Frage: "Was wird angeboten und zu welchem Preis?". Doch oft sind Angebote und Preise verschiedener Anbieter sehr ähnlich - den Unterschied machen dann die Zusatz-Informationen im Angebot.

Welche zusätzlichen Infos sind für den Kunden interessant? Dabei hilft ein Blick auf die verschiedenen Phasen eines Auftrags:

1. Die Kundenanfrage

Fassen Sie auf der ersten Seite mit wenigen Worten zusammen, was der Kunde sich wünscht und worauf er besonderen Wert legt.

Der Kunde wird sich beim Lesen sofort abgeholt und verstanden fühlen.

2. Der Anbieter

Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen kurz vor - auch wenn Sie den Kunden durch ein Vorgespräch bereits kennengelernt haben! Seit wann ist Ihr Unternehmen auf dem Markt, welche Erfahrung bringen Sie mit und was ist Ihr Erfolgsrezept? Fügen Sie eventuell O-Töne von zufriedenen Kunden ein. Nennen Sie den Ansprechpartner in Ihrem Haus mit allen Kontaktdaten.

Der Kunde wird sich danach sicherer fühlen und das Angebot wohlwollender prüfen.

3. Die Angebotserstellung

Ein Angebot zu erstellen ist meist aufwändig und kostet viel Zeit. Wenn Ihr Angebot sehr individuell ist und bereits Ideen für die Umsetzung beinhaltet, können Sie auch den Posten "Angebotserstellung" aufführen. Berechnen Sie diesen mit Kosten von 0,00 Euro, wird Ihrem Kunden dadurch bewusst, was Sie bereits geleistet haben.

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4. Die Umsetzung

Der Satz "Wir sichern Ihnen schon jetzt eine ordnungsgemäße Umsetzung zu" reißt keinen Kunden mehr vom Hocker! Besser, Sie beschreiben einige Punkte genauer: Wie Sie sich auf die Umsetzung vorbereiten, welche Alternativen möglich sind oder wie Sie Schwierigkeiten lösen werden.

Wer bereits im Angebot Antworten auf diese Fragen liefert, schafft Vertrauen beim Kunden.

5. Die Rechnung

Bieten Sie Ihren Kunden mindestens 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen an. Dieser Rabatt kann schon den Ausschlag geben.

6. Spätere Aufträge / Weitere Zusammenarbeit

Locken Sie den Interessenten mit weiteren Rabatten: Zum Beispiel mit einem 2 % Kundentreue-Rabatt bei Folgeaufträgen.

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ABWESENHEITSNOTIZ

Der Ton macht die Musik

Herbst - beliebte Ferienzeit. So erreichen mich auch wieder viele Abwesenheits-Nachrichten, wenn ich E-Mails versende.

Leider sind viele der Texte äußerst unfreundlich und unpersönlich formuliert:

ich bin bis zum 30. Oktober nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet!!! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Herr Muster ([email protected])

Machen Sie es besser und achten Sie auch bei Autoresponder-Texten auf

- Anrede - freundlicher Einstiegssatz - Groß- und Kleinschreibung - Zeichensetzung (drei Ausrufezeichen sind zwei zu viel) - Verabschiedung - Signatur

Mit dieser kleinen Checkliste überzeugen Sie auch mit einem Autoresponder-Text:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am 1. November wieder im Büro und werde mich dann umgehend bei Ihnen melden.

Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen, Herrn Anton Muster. Er hilft Ihnen gerne weiter.

Seine E-Mail-Adresse lautet: [email protected].

Freundliche Grüße

Birgit Beispiel

Sekretariat Beispielfirma Musterstraße Nr. PLZ Stadt

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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ANRUFBEANTWORTER-SPRUCH

Vor dem Aufnehmen aufschreiben!

Wie die Abwesenheitsnotiz für E-Mails ist auch der Anrufbeantworter-Spruch ein oft unterschätzter "Image-Text".

Deshalb hier einige Tipps:

Verzichten Sie auf das Wort "leider":

Also nicht "Leider ist dies nur der Anrufbeantworter" oder "Das Büro ist leider nicht besetzt".

Diese Informationen helfen dem Anrufer gar nicht!

Halten Sie sich kurz:

Verzichten Sie auf Allgemeinplätze wie: "Wenn Sie möchten, können Sie gerne eine Nachricht hinterlassen" oder "Wir wünschen Ihnen noch einen wunderschönen Tag".

Starten Sie jedoch mit einer kurzen Begrüßung:

Die ersten Worte gehen am Telefon oft unter - geben Sie Ihrem Anrufer deshalb Zeit, sich auf den Spruch zu konzentrieren.

Beginnen Sie mit: "Guten Tag" oder "Vielen Dank für Ihren Anruf".

Nennen Sie Ihren Namen bzw. den Namen Ihres Büros

Nur so weiß der Anrufer, ob er die richtige Nummer gewählt hat

Schreiben Sie sich den Spruch auf, bevor Sie ihn aufnehmen

Lesen Sie ihn vom Blatt ab - so stolpern Sie nicht durch den Text.

Und so kann der Abwesenheits-Spruch auf dem Anrufbeantworter dann lauten:

Guten Tag [Kurze Pause] Dornheim, Büro für schriftliche Kommunikation [Pause] Vom xx. März bis zum xx. April bin ich im Urlaub. [Kurze Pause] In dieser Zeit hilft Ihnen meine Kollegin, Frau Sabine Krippl, gerne weiter. [Pause] Sie erreichen Frau Krippl unter der Rufnummer: ... [Pause] Vielen Dank.

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EINLADUNG ZUM SEMINAR Hiermit laden wir Sie zum Seminar "Moderne Korrespondenz" ein. Das Seminar findet am 24.02.2010 im Raum Neptun an. Bitte melden Sie sich bei Interesse bis zum 14.02. schriftlich an. Informationen zum Seminar finden Sie im Intranet unter xxxx.

Schade! Diese Einladungs-E-Mail wird vermutlich nur wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren, sich für das Seminar anzumelden. Warum auch? Welche Vorteile haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von diesem Seminar?

Seminar-Einladungen sind stets "Werbetexte" - wer diese schreibt, sollte selbstbewusst und motivierend formulieren:

Liebe Kolleginnen und Kollegen, möchten auch Sie bei Briefen und E-Mails auf Floskeln wie „Bezug nehmend“ verzichten, in jeder Situation die passende Formulierung finden und den eigenen Text sicher bewerten können?

Erleichtern Sie sich die tägliche Arbeit und profitieren Sie von den Tipps und Tricks für lebendige Texte.

Wir bieten Ihnen in diesem Jahr ein für unser Unternehmen maßgeschneidertes Seminar: Schreibtraining „Moderne Korrespondenz“ Termin: 24.02.2010 Beginn: 10:00 Uhr Ende: circa 17:00 Uhr Ort: Raum Neptun Trainerin: Ania Dornheim von textwende.de Jetzt anmelden und Teilnahme sichern:

Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung. Weitere Informationen zum Seminar finden Sie im Intranet unter .... und auf der Website der Trainerin. Termin passt nicht? Sie haben großes Interesse am Seminar, sind jedoch am Seminartag verhindert? Dann teilen Sie uns dies bitte kurz mit: Wir werden gerne einen weiteren Seminartermin anbieten, wenn sich genügend Interessenten finden. Freundliche Grüße Martin Mitarbeiter Personalentwicklung

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SPRACHSTIL IN PROTOKOLLEN Schreiben Sie in der Gegenwart

Protokolltexte müssen stets kurz, sachlich und einfach formuliert sein. Hier einige Tipps, mit denen Sie typische Fehler vermeiden:

• Schreiben Sie in der Gegenwart! • Verzichten Sie auf Vorreiter wie "Im Rahmen ..." und schreiben Sie ganz

einfach: "Das Projekt startet am ..." • Nennen Sie Personen nur dann, wenn dies von Bedeutung ist: Der Mitarbeiter

der Firma Beispiel berichtet ... • Nutzen Sie in diesen Fällen die direkte Rede, wenn die Person Fakten,

Tatsachen und Ergebnisse äußert: Frau Muster beantragt ..., Alle Teilnehmer stimmen dem Antrag zu.

• Verwenden Sie die indirekte Rede, wenn die Aussage der Person eindeutig eine nicht geprüfte Behauptung ist: Frau Muster bemerkt, das Ergebnis sei unzufrieden.

Weitere Tipps erhalten Sie in unserem Seminar

"Sach- und Fachtexte: Auf den Punkt gebracht".

http://www.textwende.de/index.php/schreibseminare/schreiben/In-House-Schreib-Seminar_Angebote_Berichte_Protokolle-wirkungsvoll/

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35 Schreibtipps für den beruflichen Alltag