363n de contratos

PUBLIC (PÚBLICO)2022-06

Guía de creación de contratosSAP Ariba Contracts

© 2

022

SAP

SE o

una

em

pres

a filial d

e SA

P. R

eser

vado

s to

dos

los

dere

chos

.

THE BEST RUN

Contenido

Guía de creación de contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Acerca de la creación de contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Requisitos y recomendaciones de la creación de contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Requisitos para la creación de contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Recomendaciones para la creación de contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Flujo de trabajo para la creación de contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Planificación de estructuras del documento de contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Acerca de cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Cómo editar un documento de contrato ensamblado con la vista de esquema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Acciones que puede realizar en cláusulas de la vista Esquema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Acciones que puede realizar en secciones de la vista Esquema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Acciones que puede realizar en un documento de la vista Esquema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Cómo sustituir cláusulas en documentos de contrato ensamblados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Cómo agregar y mover cláusulas en documentos de contrato ensamblados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Cómo eliminar cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Cómo cargar cambios de un archivo de documento a la vista de esquema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Cómo editar el texto de la cláusula en documentos de contrato ensamblados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18Cómo editar un documento de contrato ensamblado en Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Cómo promocionar una cláusula a una sección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Cómo hacer que las cláusulas sean condicionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Cómo aplicar condiciones en masa en un documento de contrato ensamblado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Condiciones de la carga por lotes en una plantilla de área de trabajo de contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Utilización de campos predefinidos y personalizados al cargar condiciones en bloque en una plantilla de área de trabajo de contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Cómo finalizar documentos ensamblados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Acerca de cómo integrar los CLID como tablas en documentos de contrato ensamblados. . . . . . . . . . . . 30

Cómo agregar una definición de tabla de preguntas de eventos de sourcing en una plantilla de área de trabajo de contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Cómo agregar una definición de tabla de artículos en línea de contrato en una plantilla de área de trabajo de contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Cómo agregar preguntas de eventos de sourcing en una tabla dentro de un documento de contrato ensamblado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Cómo agregar una tabla de artículos en línea de contrato dentro de un documento de contrato ensamblado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

2PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosContenido

Cómo cargar documentos de contrato ensamblados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Uso de marcadores para crear secciones y cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Acerca del uso de marcadores para crear secciones y cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Cómo marcar secciones y cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Acerca de la edición de documentos con marcadores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Avisos y errores de validación de los marcadores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Trabajo con cláusulas en la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Acerca de la Biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Tipos de cláusulas en la Biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Cómo acceder a la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Cómo crear carpetas en la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Cómo agregar una cláusula individual a la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Acerca de carga en bloque de cláusulas en la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Cómo importar cláusulas a la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Cómo actualizar las cláusulas existentes en la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Cómo exportar cláusulas de la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Cómo agregar varias cláusulas a la biblioteca de cláusulas desde un documento de plantilla de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Cómo designar cláusulas retroactivas y alternativas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Acerca del uso de las aprobaciones a nivel de cláusula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Acerca del campo Los cambios requieren la aprobación de. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Campo Los cambios requieren la aprobación de y otras acciones en la biblioteca de cláusulas y áreas de trabajo de contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Acerca del campo El uso requiere la aprobación de. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Campo El uso requiere la aprobación de y otras acciones en la biblioteca de cláusulas y en documentos del área de trabajo de contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Acerca del campo La supresión requiere la aprobación de. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Campo La eliminación requiere la aprobación de y otras acciones en la biblioteca de cláusulas en las áreas de trabajo de contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Cómo actualizar cláusulas en la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Cómo eliminar y desactivar cláusulas en la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Cómo buscar cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Cómo saber dónde se utiliza una cláusula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Acerca de la exportación e importación de la Biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Mantenimiento de enlaces entre plantillas y cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Cómo exportar la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Cómo importar la biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Uso de la Biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Uso de la pestaña Resumen en la Biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Uso de la pestaña Cláusulas en la Biblioteca de cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Uso de asignaciones de estilos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70


PUBLICPÚBLICO 3

Acerca de asignaciones de estilos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Uso de asignaciones de estilos con cláusulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Acerca de los formatos de párrafo y contrato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Configuración de asignaciones de estilos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Utilización de campos de contrato como propiedades de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Acerca de las propiedades del documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Propiedades de documento de sólo lectura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Propiedades de documento editable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Flujo de trabajo de propiedades de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Cómo configurar propiedades del documento con la interfaz de SAP Ariba Contracts. . . . . . . . . . . . . . . 76Cómo configurar propiedades del documento con Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Cómo insertar campos para propiedades del documento en el texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Cómo agregar un término de contrato como un campo de propiedad de documento en Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Ejemplo: Agregación del proveedor como campo de propiedad del documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Cómo ver campos editables de propiedad de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Cómo mover campos de propiedad de documento editables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Cómo modificar una propiedad de documento editable en Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

Integración de Microsoft Word con SAP Ariba. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Utilización de Microsoft Word con SAP Ariba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Preparación de versiones limpias de documentos de Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Opciones de configuración del sitio para crear contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Application.ACM.SoftClauseDeletion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Histórico de revisiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

4PUBLICPÚBLICO


Guía de creación de contratos

Esta guía es para los usuarios SAP Ariba que utilizan SAP Ariba Contracts para los contratos de creación y describe cómo utilizar las propiedades de creación de contratos de SAP Ariba Contracts con documentos ensamblados, como Documentos de contrato ensamblados y Documentos PDF ensamblados.

SAP Ariba Contracts incluye funciones de creación de contratos que le permiten crear y gestionar una biblioteca con bloques de texto reutilizables (cláusulas), incluir campos de área de trabajo en contratos en documentos de contrato y definir estilos estándar de los documentos de contrato.

Esta guía se aplica a:

● SAP Ariba Strategic Sourcing Suite● SAP Ariba Contracts

Guías relacionadas:

Gestión de proyectos, equipos, documentos y tareas

Creación de contratos mejorada

Contract administration guide

Guía de plantillas de proyecto

Common data import and administration guide for SAP Ariba Strategic Sourcing and Supplier Management solutions

Guía de creación de contratosGuía de creación de contratos

PUBLICPÚBLICO 5

https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/9e822b6f0e3c4dec9ef21a1c0468dc00.html

https://help.sap.com/viewer/4ca0f94a06f24fadb67b16f18c3e742d/cloud/es-ES/bccd0f1ba7a94898a9a01c676726c8b8.html

https://help.sap.com/viewer/bf48a3e8cc664aa199257a55376830f3/cloud/en-US/7f393e7aaf7d4272ae52f416fa969274.html

https://help.sap.com/viewer/707c28a3723e4ba49d67279b9f1a3539/cloud/es-ES/7da2854971ea10148614e0c5680c45d3.html

https://help.sap.com/viewer/b6d46a2e6c3043d7bb0cbabba4262560/cloud/en-US/0edd1d1418214bcb9cd3579388c4ddf4.html

https://help.sap.com/viewer/b6d46a2e6c3043d7bb0cbabba4262560/cloud/en-US/0edd1d1418214bcb9cd3579388c4ddf4.html

Acerca de la creación de contratos

El paquete de la solución SAP Ariba Contracts Professional (SAP Ariba Contracts) admite tres tipos de documentos de contrato:

● Documentos no ensambladosLos documentos no ensamblados se pueden crear con cualquier aplicación (incluyendo Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint o un editor de texto plano). SAP Ariba Contracts trata cada documento no ensamblado como un componente único o como un archivo sin formato y sin estructura interna o subcomponentes.

● Documentos de contrato ensambladosLos documentos de contrato ensamblados (que también se conocen como documentos ensamblados) deben ser documentos de Microsoft Word. Un documento ensamblado puede tener múltiples subcomponentes o secciones y cláusulas. Una cláusula es uno o más párrafos tratados como una sola unidad. Las cláusulas se pueden archivar y recuperar de la biblioteca de cláusulas de Ariba Contract Management. Puede crear secciones en un documento ensamblado para organizar las cláusulas. SAP Ariba Contracts proporciona una vista esquema que muestra la estructura de sección y las cláusulas y le permite editar dicha estructura, y desplazar, agregar, sustituir o eliminar cláusulas.Cuando carga o crea un documento ensamblado, selecciona si es un Acuerdo principal o un Apéndice de contrato. La plantilla o área de trabajo de contrato sólo pueden tener un documento de Acuerdo principal, pero pueden tener varios documentos de Apéndice de contrato.No es necesario utilizar documentos ensamblados en un área de trabajo de contrato. Puede cargar todos los documentos en un área de trabajo como documentos no ensamblados. Sin embargo, los documentos ensamblados le permiten utilizar propiedades de creación de contratos. Las propiedades de creación de contratos son un conjunto de propiedades que proporcionan funciones adicionales para trabajar con documentos ensamblados y sólo se admiten con documentos de este tipo.

● Documentos PDF ensambladosLos documentos PDF ensamblados (que también se conocen como documentos PDF) se pueden crear a partir de uno o varios documentos en un área de trabajo de contrato.

Esta guía describe cómo utilizar las propiedades de creación de contratos con documentos ensamblados. Para obtener más información acerca de las propiedades que se pueden utilizar con todos los tipos de documento, consulte la guía Cómo trabajar con documentos de proyecto.

Propiedades de la creación de contratos

SAP Ariba Contracts admite las siguientes propiedades de creación de contratos:

● Biblioteca de cláusulasSAP Ariba Contracts le permite crear y gestionar una Biblioteca de cláusulas. La Biblioteca de cláusulas es una herramienta para archivar y gestionar párrafos de texto de contratos como las cláusulas de contrato. La Biblioteca de cláusulas le permite a la organización estandarizar y regular los textos utilizados en los contratos mientras permite a los autores del contrato de seleccionar e intercambiar cláusulas si es necesario.La Biblioteca de cláusulas permite a los usuarios a:○ Proporcionar una sola fuente para el texto de contrato estándares. Escribir texto y aprobarlo una sola vez y

luego volverlo a utilizar en varios contratos. Por ejemplo, se puede crear una cláusula con el descargo de

6PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosAcerca de la creación de contratos

responsabilidad legal de su empresa. Los usuarios pueden incorporar este descargo de responsabilidad de la Biblioteca de cláusulas cuando escriban los contratos.

○ Proporcionar versiones retroactivas o alternativas de cláusulas de contrato que los usuarios pueden seleccionar en función de sus necesidades. Por ejemplo, puede crear una cláusula de descargos de responsabilidad legal para la Unión Europea y una de alternativa para los Estados Unidos.

○ Administrar versiones de cláusulas y solicitar aprobaciones de forma automática cuando se cambia el texto en las cláusulas.

○ Determinar la fuente de las cláusulas en un documento de contrato. La vista esquema indica qué cláusulas se heredan del documento de plantilla, qué cláusulas de sustitución se heredan de la Biblioteca de cláusulas y cuáles se editan y agregan de fuentes externas.

○ Utilizar estas condiciones para crear plantillas que seleccionen de forma automática cláusulas según su información, como la región de contrato o el tipo de mercancía.

○ Buscar todas las plantillas y áreas de trabajo que utilizan una determinada cláusula. SAP Ariba Contracts tiene la propiedad "Buscar dónde se usa" con la que se busca todas las áreas de trabajo y plantillas que utilizan una determinada cláusula.

○ Crear informes acerca de la cláusula con información como la frecuencia de uso de una cláusula.

NotaLas cláusulas de contrato actuales de su empresa deben de tener una estructura de cláusulas o subcláusulas. SAP Ariba Contracts no soporta esta estructura.

● Propiedades del documentoLas propiedades del documento se generan automáticamente y actualizan el texto de contrato de los campos de área de trabajo de contrato. Por ejemplo, defina el nombre y la dirección del proveedor o cliente como propiedades del documento. Importe de forma automática esta información del área de trabajo de contrato e inclúyala en el texto del Acuerdo principal.También puede utilizar las propiedades del documento para cambiar los valores de campo del área de trabajo de contrato cambiando los campos de texto en Acuerdo principal o Apéndice de contrato.

● Asignación de estilosLa asignación de estilos sirve para presentar una imagen empresarial uniforme en todos los documentos de contrato. Con la asignación de estilos, enlaza los estilos de párrafo de Microsoft Word con los títulos de sección y el contenido de un Acuerdo principal o Apéndice de contrato. Uno de los usos básicos de la asignación de estilos es aplicar la numeración automática en estilos de párrafo. Se enumeran correctamente las cláusulas, independientemente de donde se utilice en diferentes documentos de contrato.

Información relacionada

Requisitos y recomendaciones de la creación de contratos [página 8]

Guía de creación de contratosAcerca de la creación de contratos

PUBLICPÚBLICO 7

Requisitos y recomendaciones de la creación de contratos

Requisitos para la creación de contratos● Debe activar Sincronizar archivos con el escritorio (DFS) para crear documentos de contrato ensamblados o

utilizar las herramientas de creación de contratos que se describen en esta guía. Para utilizar el DFS, debe utilizar el navegador Internet Explorer y permitir que los controles ActiveX lo ejecuten. Para obtener más información acerca de la activación de DFS, consulte la guía Activar la sincronización de archivos con el escritorio.

● Debe utilizar Microsoft Word para editar los documentos de contrato ensamblados y utilizar la Biblioteca de cláusulas. Cuando se activa el DFS y un usuario abre un documento de Word en un proyecto, Ariba llama a Word en el sistema del usuario y carga el documento. Si el usuario no tiene la versión más reciente del documento, Ariba automáticamente la descarga al sistema local del usuario.Si quiere conocer los requisitos que necesita al utilizar Microsoft Word con SAP Ariba, consulte Utilización de Microsoft Word con SAP Ariba [página 84].

Recomendaciones para la creación de contratosCuando trabaje con documentos de trabajo ensamblados, SAP Ariba le recomienda que:

● No utilice una numeración de párrafos manual (literal). Para numerar los párrafos, puede utilizar la asignación de estilos o la numeración de estilos de párrafo para numerar automáticamente los párrafos tal como los necesite. Para obtener más información acerca de cómo utilizar la asignación de estilos, consulte Uso de asignaciones de estilos [página 70].

● Elimine cualquier párrafo vacío antes de cargar un documento. No utilice párrafos vacíos para proporcionar una distancia vertical. De forma predeterminada, el sistema crea una cláusula para cada párrafo cuando se carga un documento de contrato ensamblado. Puede sustituirlo manualmente insertando marcadores antes de cargar un documento, tal como se describe en Uso de marcadores para crear secciones y cláusulas [página 38].Para agregar un espaciado vertical sin utilizar párrafos vacíos cambie el formato de un estilo de párrafo en Microsoft Word y aumente el espaciado antes o después del párrafo.

● Prepare versiones limpias de los documentos de Microsoft Word. Los documentos de Microsoft Word contienen datos integrados utilizados para dar formato y otras operaciones. Los datos incrustados varían en función de la versión de Microsoft Word utilizada. Si abre un documento que se haya creado con una versión antigua de Microsoft Word con una versión más nueva de Microsoft Word no se actualizan todos los datos incrustados para la versión más nueva.Antes de cargar un documento de Microsoft Word como Acuerdo principal o Apéndice del contrato, Ariba le recomienda que elimine los todos datos integrados: copie y pegue el texto en un editor de texto plano y copie el texto al nuevo documento de Microsoft Word. Este procedimiento está descrito en Preparación de versiones limpias de documentos de Word [página 87].

8PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosRequisitos y recomendaciones de la creación de contratos

● Elimine los saltos de línea antes de cargar un documento. Elimine los saltos de línea de los párrafos que se convertirán en cláusulas. Los documentos ensamblados no admiten saltos de línea ni saltos de página dentro de las cláusulas. Los saltos de línea se crean cuando los usuarios pulsan Mayús+Intro en un documento de Microsoft Word. Los saltos de línea pueden aparecer en documentos de contrato que tengan texto copiado de una página web HTML o con otro formato que tenga sintaxis con etiquetas. A continuación, puede ver cómo Microsoft Word muestra el salto de línea:

Guía de creación de contratosRequisitos y recomendaciones de la creación de contratos

PUBLICPÚBLICO 9

Flujo de trabajo para la creación de contratos

Procedimiento

1. Si trabaja con un documento ensamblado de contrato (Acuerdo principal o Apéndice del contrato) que ya se ha cargado en una plantilla de proyecto o área de trabajo, abra la vista Esquema del documento. También le permite mover, sustituir y suprimir secciones y cláusulas con las opciones de menú y operaciones de arrastrar y soltar. Consulte Cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados [página 12].

2. Planifique la estructura del documento de contrato. Decida si agregará o utilizará cláusulas en la Biblioteca de cláusulas y qué documentos serán documentos ensamblados. Consulte Planificación de las estructuras del documento de contrato [página 11].

3. En cualquier editor de OpenXML, agregue el contenido utilizando los estilos disponibles para desmarcar cláusulas. Aplique estilos a los párrafos en los documentos ensamblados, como se describe en la sección Creación de documentos en el flujo de trabajo mejorado.

4. Cargue los documentos en una plantilla o área de trabajo de contrato como documentos de Acuerdo principal o Apéndice del contrato. Consulte Carga de documentos de contrato ensamblados [página 37].

5. (Opcional) Configure la Biblioteca de cláusulas. El usuario designado debe rellenar la Biblioteca de cláusulas con cláusulas de contrato de otros usuarios para incorporarlas a las áreas de trabajo. Consulte Agregación y modificación de cláusulas en la biblioteca de cláusulas [página 45].

6. (Opcional) Agregue o sustituya cláusulas en los documentos ensamblados con cláusulas de la Biblioteca. Consulte Acerca de cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados [página 12] y Sustitución de cláusulas en documentos de contrato ensamblados [página 16].

7. (Opcional) Configure las propiedades de un documento y agregue campos de propiedades de documento en los documentos ensamblados. Consulte Uso de campos de contrato como propiedades de documento [página 73].

8. Modifique el documento como quiera y genere nuevas versiones de él cuando sea necesario. Consulte Cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados [página 12].


Acerca de la creación de contratos

10PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosFlujo de trabajo para la creación de contratos

https://help.sap.com/viewer/4ca0f94a06f24fadb67b16f18c3e742d/cloud/es-ES/7be8096771ea1014969389148c756b43.html

Planificación de estructuras del documento de contrato

Para planificar la estructura de un documento de contrato ensamblado (Acuerdo principal o Apéndice de contrato) en una plantilla o área de trabajo:

Debe decidir si utilizará la Biblioteca de cláusulas y seleccionar el texto que quiere incluir en esta biblioteca. Las cláusulas de la biblioteca normalmente son secciones de texto que se reutilizan en varios contratos.

Establezca los límites de la cláusula. Establezca las cláusulas alternativas y las retroactivas (cláusulas con una función igual o parecida pero con diferencias en el texto alternativo, como la ubicación del contrato, condiciones del contrato o tipo de mercancía).

Establezca qué documentos se crearán o cargarán como documentos ensamblados (documentos de Acuerdo principal o Apéndice de contrato). Tenga en cuenta lo siguiente:

● Un Acuerdo principal o Apéndice de contrato tiene que ser un documento guardado en formato docx.● La plantilla o área de trabajo de proyecto sólo pueden tener un documento de Acuerdo principal, pero pueden

tener varios documentos de Apéndice de contrato.● Si no utiliza ninguna propiedad de creación de contratos con un documento, puede cargar el documento como

documento no ensamblado.

Establezca los límites del archivo. Tenga en cuenta lo siguiente:

● El tamaño máximo de archivo que puede cargar es de 20 MB.● El tiempo necesario para cargar un documento de contrato es proporcional al tamaño del documento, es decir,

como mayor sea el documento, más se tardará en cargar.● Si su empresa negocia con contratos muy grandes, puede partir los documentos en documentos más

pequeños para mejorar el rendimiento.

Guía de creación de contratosPlanificación de estructuras del documento de contrato

PUBLICPÚBLICO 11

Cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados

Acerca de cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados [página 12]

Cómo editar un documento de contrato ensamblado con la vista de esquema [página 13]

Cómo sustituir cláusulas en documentos de contrato ensamblados [página 16]

Cómo agregar y mover cláusulas en documentos de contrato ensamblados [página 17]

Cómo eliminar cláusulas [página 17]

Cómo cargar cambios de un archivo de documento a la vista de esquema [página 18]

Cómo editar el texto de la cláusula en documentos de contrato ensamblados [página 18]

Cómo editar un documento de contrato ensamblado en Microsoft Word [página 19]

Cómo promocionar una cláusula a una sección [página 19]

Cómo hacer que las cláusulas sean condicionales [página 20]

Cómo aplicar condiciones en masa en un documento de contrato ensamblado [página 21]

Condiciones de la carga por lotes en una plantilla de área de trabajo de contrato [página 23]

Cómo finalizar documentos ensamblados [página 29]

Acerca de cómo integrar los CLID como tablas en documentos de contrato ensamblados [página 30]

Acerca de cómo trabajar con documentos de contrato ensamblados

Si no tiene un documento de contrato ensamblado (Acuerdo principal o Apéndice de contrato) que ya se ha cargado en un proyecto, consulte Carga de documentos de contrato ensamblados [página 37].

Si trabaja con un documento de contrato ensamblado que ya se ha cargado en el proyecto, puede editar el documento con Microsoft Word o cualquier otro editor de OpenXML. Sin embargo, en muchos casos, es más fácil utilizar la pestaña Vista Esquema para ver, mover, agregar, sustituir y suprimir componentes del documento (cláusulas y secciones).

Una cláusula es uno o más párrafos tratados como una sola unidad. Las cláusulas se archivan y se recuperan de la biblioteca de cláusulas de SAP Ariba Contracts. Las secciones contienen cláusulas y las organizan.

La pestaña Vista Esquema de un documento de contrato ensamblado muestra el esquema de un documento con representaciones de las secciones y cláusulas. Puede utilizar las opciones de menú y operaciones de arrastrar y soltar en las representaciones de secciones y cláusulas para mover, sustituir y suprimir secciones y cláusulas. Si se utiliza la vista esquema para realizar cambios en secciones y cláusulas se minimizan los problemas que puedan haber con los límites de cláusula y sección.

12PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosCómo trabajar con documentos de contrato ensamblados

Si debe cargar un documento de contrato ensamblado, consulte Carga de documentos de contrato ensamblados [página 37].

Cómo editar un documento de contrato ensamblado con la vista de esquemaUtilice la vista esquema para mostrar el ejemplo de un contrato ensamblado (Acuerdo principal o Apéndice del contrato) y modificar los componentes del documento, es decir, las secciones y cláusulas.

Procedimiento

1. Abra el proyecto y vaya a la pestaña Documentos.2. Haga clic en el título de un documento ensamblado y seleccione Ver detalles.3. Haga clic en la pestaña Vista Esquema.

La vista esquema muestra un esquema del documento de contrato ensamblado, con representaciones de secciones y cláusulas del documento. Las secciones crean la organización jerárquica de un documento de contrato. Las secciones se marcan en negrita con una flecha de expandir a la izquierda:

Mi sección

Sólo hay secciones en el documento de contrato, no en la Biblioteca de cláusulas.

SAP Ariba Contracts muestra un fragmento (los primeros 200 caracteres) de cada cláusula de la vista esquema. Verá los siguientes tipos de cláusula en la Vista Esquema:

○ Plantilla: Cláusula que formaba parte de la plantilla original.○ Biblioteca: Cláusula que ha sustituido desde la Biblioteca de cláusulas.○ No estándar: Cláusula que ha modificado editando manualmente el texto.○ Por encargo: Cláusula que ha agregado desde una fuente externa.

Las cláusulas se almacenan en la Biblioteca de cláusulas como un documento de Microsoft Word separado. Las cláusulas se agregan a la Biblioteca de cláusulas con títulos para ayudar a los miembros del equipo de la biblioteca a organizar las cláusulas, aunque los títulos de las cláusulas no se muestran en la vista esquema.

Se muestra el icono ALT al lado de la cláusula. Indica que la Biblioteca de cláusulas contiene una o más cláusulas publicadas en la misma carpeta que se han creado como cláusulas alternativas. Para obtener más información acerca de cómo sustituir una cláusula por una cláusula alternativa, consulte Sustitución de cláusulas en documentos de contrato ensamblados [página 16].

4. Complete una de las siguientes acciones:

○ Agregar o eliminar una cláusula [página 17]○ Sustituir una cláusula [página 16]○ Eliminar una cláusula [página 17]

También puede realizar las acciones listadas en las tablas siguientes:○ Acciones que puede realizar en cláusulas de la vista Esquema [página 14]


PUBLICPÚBLICO 13

○ Acciones que puede realizar en secciones de la vista Esquema [página 15]○ Acciones que puede realizar en un documento de la vista Esquema [página 15]

5. Después de finalizar sus cambios, puede finalizar [página 29] el documento. Esto cambia al estado del documentos de tal forma que no se puede cambiar, ya sea manualmente o mediante actualizaciones automáticas de los campos de propiedades del documento cuando cambian los valores del campo de contrato.

Acciones que puede realizar en cláusulas de la vista Esquema

Para ello... Seleccione...

Agregue una o varias cláusulas nuevas en el documento

Acciones Agregar cláusulas para acceder a la Biblioteca de cláusulas. Expanda las carpetas en la Biblioteca de cláusulas y marque las casillas de verificación de las cláusulas que quiere incluir.

Edite una cláusula Descargue el documento al sistema, edítelo con Microsoft Word o con cualquier otro editor de OpenXML, y cárguelo de nuevo o vuelva a arrastrarlo y soltarlo en el área designada para ello de la esquina superior izquierda de la pantalla Documentos.

Sustituir una cláusula la cláusula y luego Acciones Sustituir para seleccionar una cláusula de sustitución de la Biblioteca de cláusulas. Al sustituir una cláusula, se actualizan el documento que está en el escritorio y la vista Esquema.

Consulte Sustitución de cláusulas en documentos de contrato ensamblados [página 16] para obtener más información.

Mueva una cláusula la cláusula y arrástrela y suéltela en la nueva ubicación.

Elimine una cláusula la cláusula y luego Acciones Eliminar para eliminar la cláusula. SAP Ariba Contracts sustituye la cláusula con el texto "Cláusula suprimida intencionadamente". Consulte Eliminar cláusulas [página 17] para obtener más información.

Ver versiones de una cláusula la cláusula y seleccione Acciones Ver versiones para ver las versiones de la cláusula. Puede seleccionar el nombre de la cláusula y Sustituir documento para sustituir una versión de la cláusula por otra.

Convierta una cláusula en una sección

la cláusula y luego Acciones Promover a sección para convertir una cláusula en una cabecera de sección. Consulte Promoción de una cláusula a una sección [página 19].

Filtre la visualización de una cláusula

el menú Tipo de cláusula y luego un tipo de cláusula. Filtra las cláusulas que verá en la vista Esquema. Puede seleccionar Todo para mostrar todas las cláusulas.

14PUBLICPÚBLICO


Acciones que puede realizar en secciones de la vista Esquema


Agregue una nueva sección al documento

Acciones Agregar nueva sección para agregar una nueva sección al documento. Puede arrastrar y soltar la nueva sección para colocarla y arrastrar cláusulas a la nueva sección.

Expanda secciones contraídas o contraiga secciones expandidas

el icono de tabla y seleccione Perfilar expansión Expandir todo o Contraer todo.

Exporte una lista de cláusulas a Microsoft Excel

el icono de tabla y seleccione Exportar a Excel Exportar todas las filas .

Agregue una subsección el nombre de sección y seleccione Agregar nueva sección para crear una subsección.

Agregue una cláusula a la sección

el nombre de sección y seleccione Agregar cláusulas.

Suprima una sección el nombre de sección y seleccione Suprimir.

Edite una sección el nombre de sección y seleccione Editar.

Acciones que puede realizar en un documento de la vista Esquema

Contexto


Guarde una nueva versión del documento

Acciones Guardar como nueva versión para guardar una nueva versión del documento. Debe ensamblar el documento antes de guardar una versión nueva.

Agregue los campos que se actualizan automáticamente en el documento

Acciones Configurar propiedades del documento . Las propiedades del documento son campos que inserta Microsoft Word en su documento ensamblado y se actualizan cuando actualiza el área de trabajo de contrato. Pueden incluir propiedades editables, como una fecha de entrada en vigor, o propiedades no editables, como el nombre de proveedor.

Muestre u oculte la navegación

Acciones Mostrar u ocultar Navegación del documento o esquema .

Compare las dos versiones de un mismo documento

Acciones Mostrar u ocultar Filtro de comparación de versiones . Este filtro le permite comparar dos versiones de un mismo documento. Seleccione las versiones que quiere comparar en los menús Comparar versiones entre o haga clic en Comparar en Microsoft Word. Si utiliza este filtro, se agregará la columna Cambios, que enumera los tipos de cambios

que hay en las diferentes cláusulas. También puede seleccionar Acciones Sólo cláusulas editadas para filtrar aún más el documento y mostrar sólo las cláusulas modificadas.


PUBLICPÚBLICO 15


Controle las columnas que se muestran en Vista Esquema.

el icono de tabla y Mostrar u ocultar columnas Cláusula , Propietario, Condiciones, Tipo, Comentarios o Acción para mostrar u ocultar estas columnas. Consulte Cómo hacer que las cláusulas sean condicionales [página 20] para obtener más información para que las cláusulas individuales sean condicionales.

Cómo sustituir cláusulas en documentos de contrato ensambladosProcedimiento

1. Abra la vista Esquema del documento de contrato ensamblado, tal como se describe en Cómo abrir la vista Esquema de un documento de contrato ensamblado [página 13].

2. Vaya a la izquierda de la cláusula y haga clic en Acciones Sustituir . Se abre un panel que muestra la Biblioteca de cláusulas. Expanda las carpetas en la Biblioteca de cláusulas.

Si la cláusula que quiere sustituir tiene el icono ALT, la Biblioteca de cláusulas contendrá una o más cláusulas publicadas en la misma carpeta que tenga la cláusula actual. Se han creado estas cláusulas como cláusulas alternativas. Haga clic en el icono ALT. Se abre un panel que muestra la carpeta en la Biblioteca de cláusulas.

3. (Opcional) Utilice las etiquetas, si es que las hay, al lado de las cláusulas de la biblioteca que le ayudan a seleccionar la cláusula sustituta. Un miembro del equipo Biblioteca de cláusulas aplicará estas etiquetas y se pueden utilizar así:

○ Preferida: Una cláusula que se utiliza preferentemente al empezar las negociaciones con un proveedor o cliente.

○ Alternativa: Una cláusula con alternativas pero con el mismo idioma correcto que la cláusula Preferida.○ Retroactiva: Una cláusula que se utiliza cuando un proveedor o cliente rechaza el idioma de una cláusula

Preferida o Alternativa.4. Seleccione la casilla de verificación de la cláusula que quiere utilizar como sustituta. Haga clic en Aceptar.

Si está trabajando con un documento en un área de contrato y sustituye una cláusula sustituta ya aprobada desde la Biblioteca de cláusulas, el tipo cambiará en la Biblioteca. Si está trabajando con un documento en una plantilla de proyecto, el tipo de la cláusula sustituida no cambiará.

5. La vista esquema muestra el icono de información al lado de la cláusula sustituta:

Si hace clic en el icono de información, se abre un cuadro de texto con la descripción de la cláusula que ha agregado el autor de la cláusula. Puede sustituir o agregar este texto con información, como una explicación de esta sustitución.

16PUBLICPÚBLICO


Cómo agregar y mover cláusulas en documentos de contrato ensamblados

Procedimiento


2. Para agregar cláusulas desde la Biblioteca de cláusulas a una determinada sección, haga clic en la sección y seleccione Agregar cláusulas.

Para agregar cláusulas al final del documento, vaya a la esquina superior derecha de la vista esquema y haga clic en Acciones Agregar cláusulas .

Se abre un panel que muestra la Biblioteca de cláusulas. Expanda las carpetas en la Biblioteca de cláusulas, marque las casillas de verificación de las cláusulas que quiere agregar al documento y haga clic en Aceptar.

NotaSi necesita agregar más de 1000 cláusulas, diríjase a su contacto de servicio de asistencia designado para que active el parámetro Application.ACM.FixProxyErrorInCWWithLotsOfLibraryClauses.

3. Para mover una cláusula, haga clic en ella, arrástrela y suéltela en la nueva posición.

Cómo eliminar cláusulas

Contexto

La instalación predeterminada incluye una Cláusula vacía en la Biblioteca de cláusulas. La Cláusula vacía es una cláusula con el nombre y el tipo de la Cláusula vacía. De forma predeterminada, al eliminar una cláusula, SAP Ariba la sustituye por la Cláusula vacía. Se hace para conservar la numeración del documento de cláusulas y evitar referencias no válidas a una determinada sección o cláusula que están en el documento ensamblado. Si se modifica la opción de configuración Application.ACM.SoftClauseDeletion y se establece en No, la supresión de la cláusula también eliminará la cláusula y no la sustituirá. Para obtener más información, consulte Opciones de configuración del sitio para crear contratos [página 88].

La Cláusula vacía contiene el siguiente texto predeterminado:

Cláusula suprimida intencionadamente.

Si su biblioteca de cláusulas no contiene ninguna cláusula vacía publicada, podría observar un comportamiento inesperado cuando elimine las cláusulas. Por ejemplo, es posible que no pueda suprimir una cláusula de la Vista Esquema o que las cláusulas suprimidas con Microsoft Word no se eliminen de la Vista Esquema.


PUBLICPÚBLICO 17

Procedimiento

1. Compruebe que hay una cláusula publicada con el nombre y el tipo Cláusula vacía en la Biblioteca de cláusulas.

2. Para eliminar una cláusula desde la pestaña Vista Esquema (SAP Ariba le recomienda que utilice este método):1. Abra la vista Esquema del documento de contrato ensamblado, tal como se describe en Cómo abrir la

vista Esquema de un documento de contrato ensamblado [página 13].

2. Vaya a la izquierda de la cláusula que quiere eliminar y haga clic en Acciones Eliminar .3. Para eliminar una cláusula con Microsoft Word (SAP Ariba le recomienda que no utilice este método):

1. Descargue el nombre de documento a su sistema.2. Abra el documento en Microsoft Word o cualquier otro editor de OpenXML.3. Elimine la cláusula.4. Grabe el documento y cárguelo o arrástrelo y suéltelo en la aplicación.

Cómo cargar cambios de un archivo de documento a la vista de esquemaContexto

Si no ha activado las funciones de autor de contrato ampliadas, debía cargar los cambios de su documento a la Vista Esquema utilizando DFS para sincronizar el documento actualizado del sistema con el documento del servidor. Si ha activado las funciones de autor de contrato ampliadas, puede arrastrar y soltar su documento actualizado en el área designada para ello en la esquina superior izquierda de la pantalla o cargar el documento después de acceder al archivo en el sistema, y directamente verá la Vista Esquema del documento.

Cómo editar el texto de la cláusula en documentos de contrato ensambladosProcedimiento


2. Descargue el archivo a su sistema. Edite el texto de la cláusula en Microsoft Word o cualquier otro editor de OpenXML.

3. Guarde el archivo y salga de su editor.4. Arrastre el archivo modificado de su escritorio al área destinada a arrastrar y soltar en la esquina superior

izquierda de la aplicación (o cargue el documento después de acceder al archivo en el sistema) para cargar el documento.

18PUBLICPÚBLICO


Cómo editar un documento de contrato ensamblado en Microsoft WordEn muchos de los casos, es más fácil agregar, sustituir, mover y suprimir cláusulas en un documento de contrato ensamblado (Contrato principal y Apéndice de contrato) desde la pestaña Vista Esquema. Sin embargo, si no utiliza la Biblioteca de cláusulas y quiere editar los contenidos directamente, puede editar el documento con Microsoft Word o con cualquier otro editor de OpenXML.

Procedimiento

1. Abra el proyecto y vaya al área Documentos.2. Haga clic en el icono de Microsoft Word que hay al lado del documento de contrato ensamblado.3. Se descarga un archivo de Microsoft Word para el documento. Edite el texto en cualquier editor de OpenXML.

SAP Ariba recomienda que utilice Microsoft Word. SAP Ariba recomienda que:

○ Si quiere sustituir el texto, suprima el texto no deseado y luego agregue el texto nuevo.4. Guarde el archivo y salga de su editor.5. Arrastre el archivo actualizado al área destinada para ello en el área superior izquierda de la pantalla o cárguelo

después de acceder al archivo en el sistema. Una alerta le pregunta si desea revisar el documento o descartar los cambios. Si revisa el documento, se le redirigirá a la nueva vista de revisión (si ha solicitado la activación de funciones de autor de contrato ampliadas) en la que puede ver los cambios y aceptar o descartar dichos cambios.

Cómo promocionar una cláusula a una sección

Contexto

Si promueve una cláusula en una sección, le permite cambiar la cláusula por una sección en la Vista Esquema.

Todo el contenido por encargo que agregue a un documento de contrato en Microsoft Word durante la negociación se agregará como cláusula. Si las nuevas secciones se muestran como cláusulas en la Vista Esquema del documento de contrato de manera incorrecta, puede utilizar Promover a sección para cambiar las cláusulas por secciones. Los marcadores no afectan a este cambio.

LimitacionesSi promueve una cláusulas a una sección, los siguientes puntos se aplicarán.

● Después de promover una cláusula a una sección en la Vista Esquema, ya no podrá deshacer la acción. Si promueve una cláusula con errores, debe eliminar la sección de la Vista Esquema y agregar de nuevo el texto como cláusula.


PUBLICPÚBLICO 19

● SAP Ariba Contracts utiliza el primer párrafo de una sección como título de sección. Consulte Acciones que puede realizar en secciones de la vista Esquema [página 15] para obtener más información sobre las restricciones en los títulos de sección.

● El límite de caracteres que se puede mostrar en la Vista Esquema de una sección es de 255 caracteres. Si la cláusula que está promoviendo como sección tiene más de 255 caracteres, no aparecerán todos los caracteres en la Vista Esquema. Sin embargo, en el documento de Microsoft Word sí que se mostrarán todos los caracteres. Los títulos de sección no se ajustan en la Vista Esquema.

● La sección que está promoviendo se queda en el mismo sitio que la cláusula inicial. Debe arrastrar y soltar para cambiarla de sitio.

● Si tiene que promover varias cláusulas a secciones, puede promoverlas todas y arrastrar y soltar las cláusulas en ellas. Si hace cambios importantes en la estructura del documento, ya no podrá promover más cláusulas. Lo que tendrá que hacer es volver a generar el documento, volver a la Vista Esquema y promover las otras cláusulas a secciones.

● Cada vez que promueve una cláusula a sección, está cambiando la estructura del documento. SAP Ariba Contracts vuelve a calcular la relación entre las secciones y cláusulas de cada promoción de sección. Si los documentos son extensos, el proceso podría ir lento.

Procedimiento

1. Vaya a la Vista Esquema de un documento de contrato desde la plantilla o un área de trabajo de contrato. Asegúrese de que el documento no se ha publicado.

2. Seleccione Acciones Promover cláusula a sección en la parte derecha de la cláusula que quiere promover.

3. Arrastre y suelte la sección en la ubicación deseada de la Vista Esquema y arrastre a ella las cláusulas adecuadas.

Cómo hacer que las cláusulas sean condicionalesCuando trabaje con documentos de contrato ensamblados (los documentos Acuerdo principal o Apéndice de contrato) en plantillas de proyecto, puede aplicar condiciones para incluir o excluir cláusulas individuales en función de los valores de condición. Por ejemplo, sólo puede incluir una cláusula si el campo Regiones es APAC Asia-Pacífico. Para hacerlo, primero debe definir cuál es la condición verdadera en el caso de que el campo Regiones sea APAC Asia-Pacífico. A continuación, debe aplicar la condición a la cláusula.

Requisitos previos

Las cláusulas se convierten en condicionales en las plantillas de proyecto. Debe ser miembro del equipo Creador de plantilla o Propietario de proyecto en una plantilla de proyecto para editar las plantillas del proyecto.

20PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. Abra la plantilla del proyecto que contenga el documento de contrato ensamblado. Si el estado de la plantilla del proyecto no es Borrador, cree una nueva versión de la plantilla. Vaya al panel Propiedades y seleccione

Acción Plantilla Nueva versión .2. Defina la condición de la cláusula en la pestaña Condiciones. Para obtener más información acerca de cómo

definir condiciones, consulte la Guía de plantillas de proyecto.3. Vaya a la pestaña Documentos de la plantilla.4. Haga clic en el nombre del documento de contrato y seleccione Ver detalles.5. Haga clic en Acciones y seleccione Condiciones para mostrar la columna Condiciones en la Vista Esquema del

documento de contrato.6. En la columna Condiciones de la cláusula que quiere que sea condicional, haga clic en (ninguno) y seleccione

la condición que ha definido anteriormente.

También puede hacer que una sección sea condicional. Si hace que una sección sea condicional, hará que todas las cláusulas de la sección condicional también sean condicionales. SAP Ariba Contracts indica las cláusulas de la sección como heredadas en la columna Condiciones.

Cómo aplicar condiciones en masa en un documento de contrato ensamblado

Requisitos previos

Debe tener la capacidad de agregar documentos en una plantilla de proyecto. Por ejemplo, pueden hacerlo los miembros del grupo Creadores de plantillas y los miembros del equipo Plantillas. Debe tener habilitado Autorizar contratos ampliados para poder usar esta función.

Contexto

Puede utilizar un documento de Microsoft Excel para asociar condiciones con las cláusulas y secciones en un acuerdo principal o un apéndice del contrato (llamado un documento de contrato ensamblado). Puede utilizar condiciones para incluir las cláusulas o las secciones en documentos de contrato ensamblados en base al valor de los campos de cabecera de proyecto. Por ejemplo, podría incluir una cláusula con las normativas medioambientales de los Estados Unidos en un contrato principal si la cabecera del proyecto de regiones es los Estados Unidos.

El primer paso es exportar el archivo de condiciones del documento de contrato ensamblado. Realice las actualizaciones necesarias en el archivo, incluso agregar condiciones, y luego importe el archivo actualizado.


PUBLICPÚBLICO 21

Procedimiento

1. Abra una plantilla de área de trabajo de contrato.2. Cargue un documento de acuerdo principal o de apéndice del contrato.3. En la pestaña Vista Esquema, en el menú Acciones, en Asignación de condiciones, haga clic en Exportar.4. Examine el archivo de condiciones exportado y prepare los cambios.

El archivo de condiciones es un archivo Excel que contiene dos hojas.

La primera, ConditionMapping, asigna cláusulas o secciones a condiciones. Esta hoja contiene estas columnas:

○ ID interno: Identificador exclusivo de una sección o cláusula en un documento de contrato ensamblado. Estos IDs internos se generan al exportar el archivo de condiciones. Los IDs internos de cláusula empiezan por "Doc" y los IDs internos de sección empiezan por "WS".Las condiciones se aplican según el ID interno únicamente; el orden del contenido en el archivo no tiene importancia.

NotaLos IDs internos cambian de una versión a otra del mismo documento. Antes de importar un archivo de condiciones a un documento, asegúrese de haber aplicado las condiciones en un archivo de condiciones de exportación reciente de la misma versión del documento.

○ Título de la sección/Texto de la cláusula: Un título de sección o el texto de una cláusula de un documento de contrato ensamblado. Puede aplicar condiciones a cláusulas o secciones.

○ Tipo de compuesto: Indique Cualquiera, Todas, Ninguna o No hacer coincidir nunca, que se aplican a las condiciones referenciadas en la columna Condiciones. Para cada uno de estos tipos de compuesto, debe utilizar el número correspondiente de condiciones, como sigue:○ Cualquiera: 0 o más condiciones○ Todas: 2 o más condiciones○ Ninguna: 1 o más condiciones○ No hacer coincidir nunca: exactamente 0 condiciones

NotaEl tipo de compuesto no puede estar en blanco.

NotaNo hacer coincidir nunca significa eliminar la sección o la cláusula del documento.

○ Condiciones: Entrada de la columna Nombre exclusivo en Condiciones, la segunda hoja del archivo de condiciones. Puede separar varias condiciones con la barra vertical (|).

○ Actualizar condición: Introduzca Verdadero o Falso. Verdadero implica actualizar las Condiciones y/o el Tipo de compuesto en esa fila; faso implica dejar los valores tal como están. Al exportar inicialmente el archivo de condiciones, la columna Actualizar condición se fija en falso para todas las filas.

La segunda hoja, Condiciones, especifica condiciones y incluye dos columnas:

○ Nombre exclusivo: El nombre exclusivo de la condición que se indica en la columna Condiciones en la hoja ConditionMapping.

22PUBLICPÚBLICO


○ Expresión: La propia condición; por ejemplo (OR ((Región) es igual a (China))).

NotaLas expresiones que aparecen en la hoja Condiciones tan solo sirven como referencia. No puede volver a importarlas.

Para obtener más información sobre cómo crear condiciones, consulte "Cómo definir cláusulas como condicionales" en la Guía de creación de contratos, que describe cómo asociar condiciones con una cláusula en un documento. Para obtener más información acerca de la sintaxis de las condiciones, consulte la Guía de plantillas de proyecto.

5. Para importar el archivo de condiciones, vuelva a la pestaña Vista Esquema, navegue al área Asignación de condiciones y haga clic en Acciones Importar . Navegue hasta la ubicación del archivo que desea importar.

La importación puede no ocurrir en tiempo real. Haga clic en el pulsador Actualizar estado si aparece.6. Tras la importación, verifique la columna Estado, que mostrará uno de estos valores:

○ En curso: El proceso de importación está en curso.○ Finalizada: El proceso de importación ha finalizado correctamente y ha tratado todos los registros (filas)

del archivo Excel.○ Finalizada con errores: El proceso de importación ha terminado de tratar todos los registros (filas) del

archivo, pero existen errores en el log de errores.○ Fallida: El proceso de importación ha fallado. No ha procesado la cantidad total de registros del archivo.

7. Si es necesario, haga clic en Ver detalles en la columna Log de errores para ver los errores.

Si solo ve una línea (línea de cabecera), significa que no hay errores.

Condiciones de la carga por lotes en una plantilla de área de trabajo de contrato

Puede utilizar una sintaxis basada en texto en Microsoft Excel para cargar condiciones en bloque. Las condiciones pueden ser expresiones simples o complejas compuestas de otras expresiones complejas y/o simples.

Requisitos previos

Debe tener la capacidad de agregar documentos en una plantilla de proyecto. Por ejemplo, pueden hacerlo los miembros del grupo Creadores de plantillas y los miembros del equipo Plantillas. Debe tener habilitado Creación de contratos ampliada para poder utilizar esta función.

Para cargar condiciones en bloque, en primer lugar, exporte condiciones de la pestaña Condiciones de una plantilla de área de trabajo de contrato. Luego, en la hoja de cálculo exportada, coloque las expresiones en la hoja de cálculo


PUBLICPÚBLICO 23

Condiciones en la columna Expresión :

Flujo de trabajo para las condiciones de carga por lotes en una plantilla del área de trabajo del contrato

El flujo de trabajo para cargar condiciones en bloque es distinto del que se describe en Cómo aplicar condiciones en masa en un documento de contrato ensamblado [página 21]. La sintaxis para la escritura de condiciones es diferente de la descrita en ese tema. Sin embargo, tal como sucede con el otro flujo de trabajo, es útil crear condiciones, exportarlas, realizar cambios y luego volver a importar el archivo Excel.

Por ejemplo, si desea crear diferentes condiciones según la región y el departamento, puede crear una condición en la plantilla, exportarla, cortarla y pegarla en Microsoft Excel para realizar los cambios que desee y, luego, volver a importar las condiciones. Una vez importadas las condiciones, aparecen en la pestaña Condiciones de la plantilla de área de trabajo de contrato.

En la columna Actualizar condición, introduzca True o False. True significa que se actualiza la condición en esa fila; false significa que ni se crea ni se actualiza la condición en la fila. Al exportar inicialmente el archivo de condiciones, la columna Actualizar condición se fija en falso para todas las filas.

24PUBLICPÚBLICO


Cómo crear la sintaxis basada en texto para condiciones

En la interfase de usuario, puede crear una expresión compleja como la siguiente:

Para obtener detalles sobre cómo crear condiciones en la interfaz de usuario, consulte la Guía de plantillas de proyecto.

Cada una de estas tres líneas es una mera expresión que evalúa como verdadero o falso. Puede vincular estas tres líneas seleccionando Todas son verdaderas, Algunas son verdaderas o Ninguna es verdadera.

● Todas son verdaderas es como utilizar "y" entre expresiones simples. La expresión compleja que utiliza Todas son verdaderas califica como verdadera solo si las tres expresiones simples son verdaderas.

● Algunas son verdaderas es como utilizar "o" entre expresiones simples. La expresión compleja que utiliza Algunas son verdaderas califica como verdadera solo alguna de las tres expresiones simples es verdadera.

● Ninguna es verdadera es como utilizar "no... y no... y no" entre expresiones simples. La expresión compleja que utiliza Ninguna es verdadera califica como verdadera solo si ninguna de las expresiones simples es verdadera.

Al utilizar Todas son verdaderas, la expresión compleja que se muestra arriba puede escribirse como: (AND(((Región)es secundario de (EMEA))((Mercancía)está en lista (unspsc:5310|unspsc:5311))((Cliente)es igual que (300)))). Esta es la sintaxis para la importación de Excel.

NotaUtilice los nombres exclusivos de los campos en lugar de las etiquetas de interfaz de usuario localizadas. Por ejemplo, Regiones en la IU se convierte en Region y Departamentos pasa a ser Client.


PUBLICPÚBLICO 25

En el formato sangrado correspondiente, la expresión anterior tiene el aspecto siguiente:

● Los paréntesis exteriores, en amarillo, son los paréntesis raíz de la expresión compleja. Estos paréntesis contienen la expresión completa.

● El siguiente par de paréntesis, en turquesa, son los paréntesis de expresión compleja. Estos paréntesis contienen todas las expresiones secundarias, simples y complejas.

● El siguiente par, en verde, son los paréntesis de expresión simple.● Por último, el par más interno, en gris, son los paréntesis de nombre de campo o valor de campo. Tanto los

nombres de campo como los valores de campo deben estar entre paréntesis.

Los paréntesis deben ser parejas de apertura y de cierre. La falta de uno de ellos produce un error. Tenga en cuenta que no existen separadores entre expresiones.

Para poder escribir esta sintaxis con facilidad, empiece por el formato básico:

(AND ( ))

Escriba las expresiones simples una a una. Primero escriba:

(AND ( ((Region) is child of (EMEA)) ) )

Luego, introduzca la línea de mercancía:

(AND ( ((Region) is child of (EMEA)) ((Commodity) is in list(unspsc:5310|unspsc:5311)) ))

Utilice claves de consulta exclusivas para los valores de campo. Utilice dos puntos en caso de varias claves de consulta. Por ejemplo, antes, unspsc:5310 representa la mercancía Ropa en el dominio UNSPSC. La barra vertical (|) separa varios valores de campo.

26PUBLICPÚBLICO


Los campos pueden ser de los siguientes tipos: Booleano (verdadero/falso), fecha, número decimal, doble (decimal), grupo (nombre exclusivo), entero, dinero, texto de varias líneas (cadena), porcentaje, cadena, texto (cadena), texto de selección múltiple (varias cadenas), enlace de URL (cadena), usuario (nombre exclusivo) y usuario de selección múltiple.

NotaPara la fecha, utilice el formato de fecha breve que corresponde a su configuración regional; por ejemplo, MM/DD/AAAA para la configuración regional de Estados Unidos. Para otra configuración regional, puede que necesite utilizar DD/MM/AAAA o el formato de fecha estándar que corresponda.

Los campos predefinidos que pueden utilizarse son Commodity, Region, Client, Supplier y Organization. Para obtener una lista completa de los campos predefinidos, así como información de los campos personalizados, consulte Utilización de campos predefinidos y personalizados al cargar condiciones en bloque en una plantilla de área de trabajo de contrato [página 27].

Algunos valores del campo de datos deben coincidir con determinados valores del sistema, como valores de regiones o códigos de mercancías. Para estos tipos de campo, puede utilizar una tarea de exportación para descubrir qué valores específicos deben ser. Si no puede acceder a la tarea de exportación necesaria, póngase en contacto con el administrador de clientes.

Utilización de campos predefinidos y personalizados al cargar condiciones en bloque en una plantilla de área de trabajo de contrato

Cuando se utiliza Microsoft Excel para cargar condiciones en bloque en una plantilla de área de trabajo de contrato, puede utilizar campos predefinidos y personalizados.

La siguiente tabla muestra los nombres de los campos predefinidos que se deben usar cuando se cargan condiciones en bloque en un área de trabajo de contrato. En el archivo Excel, use el nombre exclusivo que consta en la primera columna, no el nombre de interfaz de usuario que aparece en la segunda columna.

Si el sitio utiliza campos personalizados y desea generar nombres exclusivos a partir de los nombres de interfaz de usuario, agregue el prefijo cus_ y elimine los espacios en blanco del nombre de la interfaz de usuario. Por ejemplo, un campo personalizado que tenga el nombre de interfaz de usuario Cantidad del pedido de compra tiene el nombre exclusivo cus_PurchasingOrderAmount. Puede obtener los nombres exclusivos de los campos exportando antes las condiciones tal como se describe en Condiciones de la carga por lotes en una plantilla de área de trabajo de contrato [página 23]. Si se ha definido una condición en un campo, verá el nombre exclusivo del campo en la hoja de cálculo como parte de la expresión de esa condición.

Nombre exclusivo Nombre de la interfaz de usuario

Activo Activo

AdhocSpendUsers Usuarios de gasto "por encargo"

AffectedParties Partes afectadas

AgreementDate Fecha del acuerdo

AllowAdhocSpend Permitir gasto "por encargo"


PUBLICPÚBLICO 27


AmendmentReason Motivo de la modificación

Importe Importe del contrato

arb_CompanyCode Sociedad

arb_DocumentCategory Categoría de documento

arb_DocumentType Tipo de documento

arb_PaymentTerms Condiciones de pago

arb_PurchasingGroup Grupo de compras

arb_PurchasingOrganization Organización de compras

AutoRenewalCount Recuento de renovación automática

AutoRenewalInterval Intervalo de renovación (en meses)

BaseLanguage Idioma base

BeginDate Fecha de inicio

BusinessSystem Sistema externo

Cliente Departamentos

Mercancía Mercancía

ComplexSpendAmount Importe total aprobado

ComplexSpendAvailableAmount Importe disponible

ComplexSpendReleaseApprovers Responsables de aprobación de orden de entrega

ComplexSpendReleaseCreators Creadores de órdenes de entregas

ContractCreationSupplierClassification

Estatus mínimo de proveedor para la creación de contrato

ContractId ID de contrato

ContractIntegrationSupplierClassification

Estatus mínimo de proveedor para la integración de contrato con ERP

ContractPublishingSupplierClassification

Estatus mínimo de proveedor para la publicación de contrato

ContractStatus Estado del contrato

DisplayStatus Estado

EffectiveDate Fecha de entrada en vigor

EndDate Fecha de finalización

EngagementRequestId Proyecto de solicitud de compromiso

ExpirationDate Fecha de expiración

ExpirationTermType Tipo de periodo de vigencia

ExpiringEmailRecipients Destinatarios de correos electrónicos de caducidad

ExpiringReminderBegin Notificación por correo electrónico

ExpiringReminderFrequency Frecuencia de recordatorio de caducidad

28PUBLICPÚBLICO



ExternalPublishVersion Versión publicada externamente

HierarchicalType Tipo jerárquico

InternalId ID

IsComplexSpendWorkspace Gasto combinado

IsEvergreen Es indefinido

IsInProjectTemplate Está en la plantilla del proyecto

MaxAutoRenewalsAllowed Número máximo de renovaciones

NoticeDate Fecha de aviso previo de expiración

NoticeEmailRecipients Destinatarios aviso previo de caducidad por correo electrónico

NoticePeriod Período de aviso previo de caducidad (en días)

NoticeReminderBegin Notificación de aviso previo de caducidad por correo electrónico

NoticeReminderFrequency Frecuencia de recordatorio de aviso previo de caducidad

Origen Origen

OriginalExpirationDate Fecha de expiración original

Propietario Propietario

ParentAgreement Acuerdo primario

ProcessStatus Estado del proceso

ProposedAmount Importe del contrato propuesto

ProposedIncrementalAmount Importe incremental propuesto para su aprobación

Región Regiones

RelatedId ID relacionado

SelectLineItemToSendExternalSystem Habilitar la selección de artículos en línea para enviar al sistema externo

Estado Estado del proyecto

Proveedor Proveedor

TimeCreated Hora de creación

TimeUpdated Hora de actualización

UserGroups Grupos de usuarios

UserPermissions Permisos de usuario

Área de trabajo Área de trabajo

Cómo finalizar documentos ensambladosPuede especificar que un documento ensamblado publicado siga sin cambiar ("final") en relación con el cuerpo del documento y sus atributos. Puede utilizar esta propiedad si trabaja o modifica un área de trabajo de contrato y sus


PUBLICPÚBLICO 29

documentos ensamblados los quiere conservar tal como están, no quiere realizar actualizaciones de los campos de propiedades del documento de forma automática ni manual cuando cambien los valores del campo de contrato.

Procedimiento

1. En la pestaña Documentos de su área de trabajo de contrato, seleccione el nombre del documento ensamblado que ha publicado.

2. Para cerrar automáticamente el documento cuando el área de trabajo se publique, seleccione AcciónEditar atributos . En la página de atributos, seleccione Sí para realizar la Finalización automática al publicar. Haga clic en Guardar.

También puede definir la opción Finalización automática al publicar cuando cargue un documento de contrato ensamblado.

3. Para cerrar inmediatamente el documento, seleccione Acción Finalizar . El estado del documento cambia a Finalizado.

Resultados

Más adelante puede modificar el documento seleccionando Acción Hacer un borrador . Puede seleccionar Hacer un borrador cuando aún siga trabajando en el área de trabajo de contrato o durante una modificación. El documento volverá a tener el estado Borrador. Puede modificar el documento, ensamblarlo, publicarlo y luego finalizarlo.

Acerca de cómo integrar los CLID como tablas en documentos de contrato ensambladosLas condiciones de artículo en línea de contrato y las preguntas de eventos de sourcing ad hoc se pueden agregar a un documento de contrato (acuerdo principal o apéndice de contrato) que está asociado con una plantilla de área de trabajo de contrato o un área de trabajo de contrato en formato de tabla.

También puede crear un estilo de tabla personalizado en la versión de Microsoft Word de un documento de contrato y utilizar este estilo de tabla de forma predeterminada cuando las condiciones de artículo en línea de contrato y las preguntas de eventos de sourcing se representan en tablas dentro un documento de contrato. Por ejemplo, puede que desee utilizar un formato de tabla con bordes específicos, color de celda, etc. Para obtener más información, consulte Parámetros de configuración del sitio a continuación.

En un documento de contrato descargado, si la función de control de cambios está activada en Microsoft Word, la función de control resaltará las tablas que se han agregado o se han eliminado del sistema SAP Ariba. El nombre del usuario que realizó el cambio en el sistema está asociado con cada cambio. Por ejemplo, si se ha agregado una nueva definición de tabla en SAP Ariba, la tabla se resaltará en el documento descargado y el nombre del usuario que realizó el cambio estará asociado con el cambio. Puede aceptar o rechazar cualquier cambio en el documento descargado mediante la funcionalidad de control de cambios.

30PUBLICPÚBLICO


NotaEl contenido de las condiciones de artículo en línea de contrato y de las tablas de preguntas de eventos de sourcing es agregado únicamente por el sistema SAP Ariba. Las actualizaciones realizadas en una tabla por un usuario cuando se descarga un documento de contrato no se conservan si el documento se vuelve a cargar.

Para obtener información sobre cómo agregar preguntas de eventos de sourcing ad hoc a un área de trabajo de contrato, consulte la guía de gestión de eventos.

Para obtener información sobre los parámetros deel Gestor de configuración inteligente, consulte la referencia de los parámetros del Gestor de configuración inteligente.

Requisitos previos

● SAP Ariba Strategic Sourcing Suite debe estar habilitado para su sitio.● Los siguientes parámetros de configuración del sitio deben establecerse en Yes:

Application.ACM.TableSupportInContractDocuments.EnabledSu administrador puede establecer este parámetro en Ariba Administrator bajo Gestor de configuración inteligente Gestionar configuraciones .

● La función UP-845 Eliminación de ActiveX debe estar activada para el sitio● El parámetro siguiente debe estar activado (establecido en Sí) para que se pueda crear un documento de

artículos en línea de contrato en un área de trabajo de contrato: Application.ACM.ContractLineItemsDocument.EnabledSu administrador puede establecer este parámetro en Ariba Administrator bajo Gestor de configuración inteligente Gestionar configuraciones .

Restricciones

● Para las tablas de artículos en línea de contrato, esta función solo se aplica a los documentos de artículos en línea para los que el tipo de capacidad es Estándar (que es un máximo de 2000 artículos en línea). No se aplica a documentos de artículos en línea con el tipo de capacidad grande.

● Las condiciones del adjunto, el certificado y el cuestionario de producto no están admitidas en las tablas.● Las condiciones de grupos de costes y las condiciones de determinación de precios avanzada no están

admitidas.

Parámetros de configuración del sitio

Application.ACM.TableSupportInContractDocuments.TableStyleName

Permiten aplicar un estilo de tabla que ha creado en Microsoft Word a las tablas que se han generado para las condiciones de artículo en línea de contrato y las preguntas de eventos de sourcing cuando se agregan a los documentos de contrato (acuerdo principal o apéndice de contrato). Puede crear un estilo de tabla en Microsoft Word y copiar el nombre del estilo en el campo Valor para este parámetro.


PUBLICPÚBLICO 31

Su administrador puede establecer este parámetro en Ariba Administrator bajo Gestor de configuración inteligente Gestionar configuraciones .


Cómo agregar una definición de tabla de preguntas de eventos de sourcing en una plantilla de área de trabajo de contrato [página 32]Cómo agregar una definición de tabla de artículos en línea de contrato en una plantilla de área de trabajo de contrato [página 33]Cómo agregar preguntas de eventos de sourcing en una tabla dentro de un documento de contrato ensamblado [página 34]Cómo agregar una tabla de artículos en línea de contrato dentro de un documento de contrato ensamblado [página 35]

Cómo agregar una definición de tabla de preguntas de eventos de sourcing en una plantilla de área de trabajo de contrato

Puede agregar una definición de tabla de preguntas de eventos de sourcing a un documento de contrato ensamblado (acuerdo principal o apéndice del contrato) que esté asociado con una plantilla de área de trabajo de contrato. Esto significa que para cualquier área de trabajo de contrato que se basa en esta plantilla, cuando un usuario agrega preguntas de eventos de sourcing al área de trabajo, estas preguntas se agregan al documento de contrato relevante en formato de tabla automáticamente.

Contexto

NotaPara obtener información sobre la habilitación y los requisitos previos de esta funcionalidad, consulte Acerca de cómo integrar los CLID como tablas en documentos de contrato ensamblados [página 30].

Procedimiento

1. Abra la plantilla del área de trabajo de contrato y navegue a la pestaña Documentos.2. Haga clic en el título de un documento ensamblado y seleccione Ver detalles.3. Haga clic en la pestaña Vista Esquema.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:

32PUBLICPÚBLICO


○ Para agregar una tabla en el cuerpo principal del documento, seleccione Acciones Agregar definición de tabla .

○ Para agregar una tabla en una sección del cuerpo principal del documento, seleccione el nombre de la sección y Agregar definición de tabla.

5. Introduzca un nombre para la tabla.6. Seleccione Tabla de preguntas de eventos de sourcing en el menú Tipo de tabla.7. Haga clic en Aceptar.

La definición de tabla se agrega a la vista del esquema del documento, donde se muestra en la lista como Tabla de preguntas de eventos de sourcing en la columna Tipo.

Cómo agregar una definición de tabla de artículos en línea de contrato en una plantilla de área de trabajo de contrato

Puede agregar una definición de tabla de artículos en línea de contrato a un documento de contrato ensamblado (acuerdo principal o apéndice del contrato) que esté asociado con una plantilla de área de trabajo de contrato. Esto significa que para cualquier área de trabajo de contrato que se basa en esta plantilla, las condiciones de artículos en línea de contrato seleccionadas que están asociadas con el documento ensamblado se agregan al documento de contrato relevante en formato de tabla automáticamente.

Contexto


Puede agregar cualquier número de definiciones de tabla de artículos en línea de contrato dentro de un documento, cada una con diferentes combinaciones de condiciones de artículos en línea de contrato, si es necesario.

NotaLas tablas de artículos en línea de contrato solo se pueden agregar a los documentos de artículos en línea de contrato para los que el tipo de capacidad es estándar (que es un máximo de 2000 artículos en línea). No se aplica a documentos de artículos en línea con el tipo de capacidad grande.

La opción Tabla de artículos en línea de contrato solo está disponible cuando hay una definición de documento de artículos en línea de contrato en la plantilla de área de trabajo.

Cuando los documentos de artículos en línea de contrato (CLID) se integran como tablas en documentos de contrato ensamblados (acuerdo principal o apéndice de contrato), en la columna Nombre de artículo de la tabla, los artículos están prefijados con un número que indica la posición del artículo en la tabla. Por ejemplo, el artículo 1 se enumera como "1. Artículo", la posición 2 se enumera como "2. Artículo", y así sucesivamente.


PUBLICPÚBLICO 33

Procedimiento

1. Abra la plantilla del área de trabajo de contrato y navegue a la pestaña Documentos.2. Haga clic en el título de un documento ensamblado y seleccione Ver detalles.3. Haga clic en la pestaña Vista Esquema.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:



5. Introduzca un nombre para la tabla.6. Seleccione Tabla de artículos en línea de contrato en el menú Tipo de tabla.7. Seleccione Sí en el campo Incluir columna de descripción si desea incluir la descripción del artículo en línea

como una columna en la definición de tabla de artículos en línea de contrato.8. Seleccione una condición que desee agregar como una columna de tabla en el menú Seleccionar nombre de

columna y haga clic en el botón Más.Puede repetir este paso para agregar cualquier número de condiciones como columnas de tabla. Puede arrastrar y soltar condiciones para cambiar la posición de las columnas en la tabla dentro del documento ensamblado.

9. Haga clic en Aceptar.La definición de tabla se agrega a la vista del esquema del documento, donde se muestra en la lista como Tabla de artículos en línea de contrato en la columna Tipo.

Cómo agregar preguntas de eventos de sourcing en una tabla dentro de un documento de contrato ensamblado

Al agregar preguntas de eventos de sourcing ad hoc a un área de trabajo de contrato, puede agregar estas preguntas en formato de tabla a un documento de contrato ensamblado (acuerdo principal o apéndice de contrato) que está asociado con el área de trabajo de contrato.

Contexto


Para obtener información sobre cómo agregar preguntas de eventos de sourcing ad hoc a un área de trabajo de contrato, consulte la guía de gestión de eventos.

34PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. Abra el área de trabajo de contrato y navegue a la pestaña Documentos.2. Haga clic en el título de un documento ensamblado y seleccione Ver detalles.3. Haga clic en la pestaña Vista Esquema.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:



5. Introduzca un nombre para la tabla.6. Seleccione Tabla de preguntas de eventos de sourcing en el menú Tipo de tabla.7. Haga clic en Aceptar.

La definición de tabla se agrega a la vista del esquema del documento, donde se muestra en la lista como Tabla de preguntas de eventos de sourcing en la columna Tipo.

Resultados

Cuando abre el documento de contrato en Microsoft Word, las preguntas de eventos de sourcing se muestran en una tabla.

Cómo agregar una tabla de artículos en línea de contrato dentro de un documento de contrato ensamblado

Puede agregar condiciones de artículo en línea de contrato en formato de tabla a un documento de contrato ensamblado (acuerdo principal o apéndice de contrato) asociado con un área de trabajo de contrato.

Contexto


Puede agregar cualquier número de tablas de artículos en línea de contrato dentro de un documento, cada una con diferentes combinaciones de condiciones de artículo en línea de contrato, si es necesario.


PUBLICPÚBLICO 35

NotaLas tablas de artículos en línea de contrato solo se pueden agregar a los documentos de artículos en línea de contrato para los que el tipo de capacidad es estándar (que es un máximo de 2000 artículos en línea). No se aplica a documentos de artículos en línea con el tipo de capacidad grande.

La opción Tabla de artículos en línea de contrato solo está disponible cuando hay un documento de artículos en línea de contrato en el área de trabajo de contrato.

Procedimiento

1. Abra el área de trabajo de contrato y navegue a la pestaña Documentos.2. Haga clic en el título de un documento ensamblado y seleccione Ver detalles.3. Haga clic en la pestaña Vista Esquema.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:



5. Introduzca un nombre para la tabla.6. Seleccione Tabla de artículos en línea de contrato en el menú Tipo de tabla.7. Seleccione Sí en el campo Incluir columna de descripción si desea incluir la descripción del artículo en línea

como una columna en la tabla de artículos en línea de contrato.8. Seleccione una condición que desee agregar como una columna de tabla en el menú Seleccionar nombre de

columna y haga clic en el botón Más.Puede repetir este paso para agregar cualquier número de condiciones como columnas de tabla. Puede arrastrar y soltar condiciones para cambiar la posición de las columnas en la tabla dentro del documento ensamblado.

9. Haga clic en Aceptar.La definición de tabla se agrega a la vista del esquema del documento, donde se muestra en la lista como Tabla de artículos en línea de contrato en la columna Tipo.

Resultados

Cuando abre el documento de contrato en Microsoft Word, las condiciones de contrato seleccionadas se muestran en una tabla.

En la columna Nombre de columna de la tabla, los artículos están prefijados con un número que indica la posición del artículo en la tabla. Por ejemplo, el artículo 1 se enumera como "1. Artículo", la posición 2 se enumera como "2. Artículo", y así sucesivamente.

36PUBLICPÚBLICO


Cómo cargar documentos de contrato ensamblados

Contexto

Si está cargando un documento grande, SAP Ariba le recomienda que lo cargue cuando no deba utilizar el escritorio para otro proceso relacionado con Microsoft.

Procedimiento

1. Seleccionar.2. Vaya a la pestaña Documentos de una plantilla de proyecto o área de trabajo de contrato.

3. Haga clic en Acciones y seleccione Crear Acuerdo principal o Crear Apéndice del contrato .4. Seleccione el archivo de Microsoft Word (.docx) que desee utilizar como base del Acuerdo principal o del

Apéndice del contrato (busque el archivo, introduzca la ruta, o suelte un icono de archivo en la casilla de arrastrar y soltar).

5. Haga clic en Crear.

Resultados

SAP Ariba crea una copia del documento y la carga en el proyecto. Si el documento tiene el control de cambios activado, SAP Ariba acepta todos los cambios. SAP Ariba crea secciones y cláusulas en base a los estilos aplicados.

Guía de creación de contratosCómo cargar documentos de contrato ensamblados

PUBLICPÚBLICO 37

Uso de marcadores para crear secciones y cláusulas

Acerca del uso de marcadores para crear secciones y cláusulas [página 38]

Cómo marcar secciones y cláusulas [página 38]

Acerca de la edición de documentos con marcadores [página 41]

Avisos y errores de validación de los marcadores [página 42]

Acerca del uso de marcadores para crear secciones y cláusulasSAP Ariba Contracts utiliza los marcadores de Microsoft Word para determinar los límites de las cláusulas y secciones en documentos de contrato ensamblados.

Es opcional agregar marcadores a un documento de contrato. Si no marca un documento antes de cargarlo como Acuerdo principal y Apéndice del contrato, SAP Ariba Contracts creará marcadores tal como se describe a continuación:

● Un marcador por sección general que contiene todo el documento.● Un marcador para cada párrafo. Cada marcador crea una cláusula y cada cláusula está dentro de una sección

general.

Si agrega marcadores en un documento antes de cargarlo, le permite crear secciones dentro de la sección general y crear cláusulas que contengan varios párrafos.

Para obtener más detalles acerca de cómo agregar marcadores, busque "Agregar un marcador" en la ayuda de Microsoft. Para obtener información completa acerca de los marcadores en Microsoft Word, consulte la documentación de Microsoft.

Cómo marcar secciones y cláusulasRequisitos previos

Si agrega marcadores de Microsoft Word a un documento siguiendo los requisitos de SAP Ariba, SAP Ariba Contracts creará secciones y cláusulas al cargar el documento como documento de contrato (Acuerdo principal y Apéndice del contrato).

Es opcional agregar marcadores a un documento de contrato ensamblado. Si no marca un documento antes de cargarlo como Acuerdo principal y Apéndice del contrato, SAP Ariba Contracts creará marcadores para usted, tal como se describe en Acerca del uso de marcadores para crear secciones y cláusulas [página 38].

38PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosUso de marcadores para crear secciones y cláusulas

SAP Ariba Contracts también lee los marcadores de Microsoft Word al cargar o sincronizar un documento de contrato ensamblado desde el sistema local en el servidor de SAP Ariba y crea o modifica secciones y cláusulas, según convenga.

Limitaciones● Si hay un determinado párrafo que no está marcado explícitamente, SAP Ariba Contracts lo tratará como

cláusula. Es decir, que SAP Ariba Contracts interpreta que todo el texto por encargo o el que está sin marcar (párrafos) son cláusulas y debe utilizar la acción Promover a sección en la vista Esquema para pasar el texto a una sección. El texto que hay en un párrafo se trata como una sola cláusula, a pesar del formato.

● Los documentos de contrato de Microsoft Word en SAP Ariba Contracts solo deben tener un marcador global (sectionGlobalContract) que indica qué texto del documento será administrado por SAP Ariba Contracts. No se realizará ningún seguimiento de un texto que esté fuera del marcador sectionGlobalContract. No pueden haber saltos en el marcador sectionGlobalContract.

Procedimiento

1. Abra el documento en Microsoft Word.2. Limpie el documento tal como se describe en Preparación de versiones limpias de documentos de Word

[página 87].3. Configure Microsoft Word para que muestre marcadores. Por ejemplo, con Microsoft Word 2010, seleccione

Archivo Opciones Avanzadas . En la sección Show document content, seleccione la opción Show bookmarks.

4. Decida si utilizar marcación completa o marcación parcial.

○ Si quiere crear cláusulas que contengan más de un párrafo o si tiene tablas o imágenes en el documento, debe utilizar la marcación completa y agregar un marcador en cada cláusula.

○ Si las cláusulas del documento tienen un solo párrafo y el documento no contiene tablas ni imágenes, podrá utilizar la marcación parcial. Si utiliza la marcación parcial, Ariba Contract Management agregará un marcador a todos los párrafos de sus secciones, de esta manera cada párrafo será una cláusula separada.

5. Si utiliza la marcación completa, se agregará un marcador en cada cláusula.a. Resalte el párrafo o párrafos de la cláusula del principio pero no incluya el marcador de párrafo en el último

párrafo de la cláusula. En la siguiente imagen, el marcador aparece como un corchete ( ] ) y está antes del marcador de párrafo:

b. Utilice el menú de Microsoft Word para agregar un marcador en el texto resaltado con la siguiente convención de nomenclatura:clauseAriba_nombreunico

Donde nombreunico es una cadena de texto única y que viene definida por el usuario. Por ejemplo, clauseAriba_garantía.

6. Agregue marcadores en secciones.


PUBLICPÚBLICO 39

1. Inserte al principio de cada sección un párrafo corto que se utilice como título de la sección (en el caso de que aun no tenga ningún párrafo). El párrafo de título debe cumplir con los siguientes requisitos:

○ Debe contener 338 caracteres o menos.Si crea un título de sección que contiene más de 338 caracteres (o promueve una cláusula que contiene más de 338 caracteres en el primer párrafo), los usuarios no podrán generar el documento de contrato ensamblado.

○ No puede contener los siguientes caracteres especiales:\ / : ? “ < > | # + % &Los títulos de sección que tengan estos caracteres podrían provocar errores de sincronización entre Microsoft Word y la vista Esquema.1. Resalte el párrafo de título y todos los párrafos que hay en la sección, incluyendo el marcador de

párrafo del último párrafo. En la siguiente imagen, el marcador aparece como un corchete ( ] ) y está después del marcador de párrafo:

Si el documento contiene saltos de sección (que se utilizan para definir límites en el formato de página) y quiere conservar formatos y límites para los saltos de sección de Microsoft Word, los marcadores de sección tendrán que coincidir con los saltos de sección. Coloque todos los párrafos dentro de un salto de sección que se proporciona en el mismo marcador de sección.

2. Utilice el menú de Microsoft Word para agregar un marcador en el texto resaltado con la siguiente convención de nomenclatura:sectionAriba_nombreunicoDonde nombreunico es una cadena de texto única y que viene definida por el usuario. Por ejemplo, sectionAriba_seguridad.

7. Cree un marcador para todo el documento.

Resalte todo el documento y utilice la opción de menú de Microsoft Word para agregar un marcador con el siguiente nombre:

sectionGlobalContract8. Cargue el documento tal como se describe en Carga de documentos de contrato ensamblados [página 37].

Resultados

SAP Ariba Contracts crea las secciones y cláusulas basadas en marcadores y sustituye el texto nombreunico de los nombres de marcador por numero, donde numero es una cadena de números generada por SAP Ariba Contracts.

Si agrega un marcador de cláusula que se incluye en el marcador de párrafo del último párrafo de la cláusula, los usuarios que coloquen el cursor al final de la cláusula y pulsen Introducir para agregar una nueva cláusula verán que la cláusula especificada en la vista Esquema se ha agregado a la cláusula anterior, no como una nueva cláusula.

A continuación, se proporciona una lista de las limpiezas de marcador automáticas que realiza SAP Ariba Contracts:

● Si el archivo que se carga no tiene ningún marcador sectionGlobalContract, SAP Ariba Contracts crea uno que incluye todo el documento.

40PUBLICPÚBLICO


● SAP Ariba Contracts mueve automáticamente el final de los marcadores de sección después del marcador de párrafo al final de la sección. Si el marcador del final de la sección se deja dentro del marcador de párrafo, mueva el final de la línea y pulse Volver para insertarlo al lado de la cláusula que está fuera de la sección.

● SAP Ariba Contracts mueve automáticamente el final de los marcadores de cláusula antes del marcador de párrafo al final de la cláusula. Si el marcador de una cláusula se deja en el marcador de retorno de carro, mueva el final de la línea y pulse Volver para modificar la cláusula con un nuevo párrafo en lugar de crear una nueva cláusula.

● Se agrega automáticamente a la cláusula cualquier texto que esté después del final del marcador de cláusula pero antes del retorno de carro al final de la cláusula.

● Si no hay espacio después del final del marcador sectionGlobalContract, SAP Ariba Contracts agrega marcadores de párrafo. De esta manera, se asegura que los usuarios no agregan de manera accidental cláusulas fuera del marcador sectionGlobalContract. SAP Ariba Contracts ignora todos los marcadores que estén fuera del marcador sectionGlobalContract. El texto fuera del marcador sectionGlobalContract sigue en el documento pero no se muestra en la vista Esquema.

● Cuando el marcador sectionGlobalContract y la primera cláusula o sección del documento empiezan en la misma ubicación, SAP Ariba Contracts inserta automáticamente un nuevo párrafo. De esta manera, se evita que no se agregue de manera accidental una cláusula antes de sectionGlobalContract.

Acerca de la edición de documentos con marcadoresCuando utilice Microsoft Word para editar documentos que tengan marcadores en secciones y cláusulas, tenga en cuenta los siguientes puntos:

● Compruebe los marcadores después de utilizar el mandato Deshacer. El mandato Deshacer de Microsoft Word (Ctrl+Z) podría hacer que los marcadores no sean correctos.

● Vaya con cuidado al combinar documentos. Microsoft Word podría tener problemas al procesar marcadores cuando combina documentos si estos documentos contienen marcadores en los mismos sitios pero con diferentes nombres. Si utiliza el mandato de Acción Combinar documento , SAP Ariba le recomienda que genere un documento ensamblado para comprobar los errores antes de realizar cualquier cambio adicional al documento.Cuando utilice el mandato Acción Combinar documento o la función Revisar cambio en las tareas de documentos, SAP Ariba utiliza Microsoft Word para combinar los documentos. Debido a las limitaciones de Microsoft Word, si combina documentos que contienen marcadores en las mismas ubicaciones pero con diferentes nombres podría provocar que un documento contenga secciones y cláusulas con varios marcadores. También podría tener problemas al generar el documento combinado, ver o utilizar la vista Esquema o realizar combinaciones adicionales. No tendría que producirse ningún problema en el documento combinado hasta que se genere o se vuelva a combinar.Para reducir problemas como este, SAP Ariba le recomienda que no cargue varias versiones de un mismo documento de Microsoft Word ni tampoco varios documentos de Acuerdo principal o Apéndice del contrato ni los combine. SAP Ariba también le recomienda que si utiliza el mandato de Ariba Acción Combinar documento , genere el documento ensamblado para comprobar los errores antes de realizar cualquier cambio adicional al documento.

● Muestre los marcadores. Ariba utiliza marcadores de Microsoft Word para determinar los límites de las cláusulas y secciones. Para asegurarse de que no mueve ni elimina marcadores, Ariba le recomienda definir las opciones de Microsoft Word para mostrar los marcadores. Por ejemplo, si utiliza Microsoft Word 2003, haga clic en Herramientas Opciones . Seleccione la pestaña Ver y luego Mostrar marcadores.


PUBLICPÚBLICO 41

● Si no hay ningún marcador de párrafo al final del documento de contrato, aparte del marcador que muestra el final del párrafo de la cláusula, SAP Ariba Contracts insertará un párrafo final que tendrá el mismo formato que el párrafo anterior. Por ejemplo, si el párrafo anterior formaba parte de un conjunto numerado, el párrafo vacío que se inserte también se numerará. Para evitar que SAP Ariba Contracts inserte un párrafo final, asegúrese de que su documento incluye un marcador de párrafo final después del final del párrafo de la última cláusula.

● Puede que se supriman marcadores involuntariamente al rechazar cambios propuestos en un documento. Si la vista del documento en la vista Esquema no coincide con las modificaciones más recientes del documento, debe restablecer manualmente los marcadores en el área modificada.

● Microsoft Word permite arrastrar y soltar texto resaltado dentro de un documento. Si arrastra y suelta todas las cláusulas y secciones, asegúrese de que resalta el marcador al principio y al final. Si no lo hace y arrastra todo el texto desde un marcador sin haber resaltado el marcador, SAP Ariba Contracts interpreta sus cambios como una cláusula suprimida y otra como una nueva cláusula agregada por encargo. Si suprime o elimina el texto de un marcador de cláusula con el arrastre, la Vista Esquema se muestra vacía para indicar que ha realizado una supresión.

Avisos y errores de validación de los marcadoresDurante la carga inicial y la sincronización del documento, SAP Ariba Contracts muestra mensajes de error y avisos si el documento tiene un marcador incorrecto.

SAP Ariba Contracts evita que cargue cualquier documento de contrato con errores de marcadores. Los documentos con problemas de marcadores que sólo muestran mensajes de aviso se admiten en SAP Ariba Contracts pero deberá hacer clic en el botón Ignorar avisos para hacerlo.

SAP Ariba Contracts trata las siguientes condiciones como un aviso o error al cargar o sincronizar un documento de contrato con marcadores:

Error de marcador Descripción

Texto sin marcadores Este mensaje evita que especifique texto sin marcadores en el documento de contrato durante la sincronización. SAP Ariba Contracts no admite texto sin marcadores dentro del marcador sectionGlobalContract.

El marcadorb1se superpone al marcadorb2.

Este mensaje evita que cargue o sincronice un documento con dos marcadores que se superponen el uno con el otro. En la siguiente imagen, el marcador que contiene el texto "AAAA BBBB CCCC" superpone el marcador con el texto "BBBB CCCC DDDD":

El marcadorb1está contenido en el marcadorb2.

Este error evita que cargue un marcador de cláusula que contenga otro marcador de cláusula. SAP Ariba Contracts no permite el anidamiento de cláusulas.

42PUBLICPÚBLICO



El marcadorb1empieza en el mismo lugar que el marcadorb2.

Este error evita que cargue o sincronice un documento de contrato que contenga dos o más marcadores al inicio del mismo párrafo en el documento de contrato. La excepción a esta regla es el marcador sectionGlobalContract. Debe corregir este problema antes de cargar o sincronizar el documento.

El marcadorb1termina en el mismo lugar que el marcadorb2.

Este error evita que cargue o sincronice un documento de contrato que contenga dos o más marcadores al final del mismo párrafo en el documento de contrato. Debe corregir este problema antes de cargar o sincronizar el documento.

El marcadorb1está fuera del marcadorSectionGlobalContract.

Este aviso le alerta cuando se agrega texto fuera del marcador sectionGlobalContract. Se permite agregar texto fuera del marcador sectionGlobalContract pero SAP Ariba Contracts realizará un seguimiento. Si hay texto fuera de sectionGlobalContract, asegúrese de que sabe de porqué está ahí. Este aviso sólo se muestra durante la sincronización, no durante la carga inicial de un documento.

El sistema no reconoceel nombre del marcadorb1. Compruebe la ortografía, uso de mayúsculas y formato del marcador.

Este aviso le dice si hay algún marcador que SAP Ariba Contracts no reconoce. Este error ayuda a eliminar marcadores con errores ortográficos.

En algunos casos, este mensaje muestra marcadores que no quiere utilizar en las cláusulas. En estos casos, puede ignorar con seguridad este mensaje de aviso, haciendo clic en Ignorar avisos en la página Errores y avisos de un documento.

El nombre del marcadorb1está reservado para marcadores generados por el sistema. Tiene que cambiar el nombre de este marcador.

Este aviso evita que cargue marcadores con el formato ClauseDPInnnn. El sistema genera los marcadores ClauseDPI y no se pueden utilizar para cargar las cláusulas en el inicio.

No se ha podido encontrarb1en la copia del servidor. Esto puede ocurrir porque se copió de una versión antigua del documento o de otro documento de contrato. Retire este marcador del contrato.

Este error se produce si hay un marcador en el documento de contrato pero no está en SAP Ariba Contracts. Podría producirse esto si:

● Pega texto de otro documento con marcadores.● Combina un documento de otra área de trabajo de contrato con marcadores.● Suprime una sección, la sincroniza y luego deshace la supresión de la sección.

Para seguir trabajando con el documento de contrato, vuelva hasta la primera versión del documento que no tenga errores. Edite de una manera más lenta, haga menos ediciones a la vez y luego, realice la sincronización. Tiene que realizar las supresiones y los cambios de texto de manera separada.

El nombre del marcadorb1está reservado para marcadores generados por el sistema. Tiene que cambiar el nombre de este marcador.

Este mensaje evita que cargue o sincronice cualquier marcador que tenga un nombre reservado. Cambie el nombre del marcador.

Hay texto sin marcadores o espacios inmediatamente antes del marcadorb1.

Este error le ayuda a mantener los marcadores en orden. A la práctica, estos errores normalmente no ocurren porque SAP Ariba Contracts corrige los errores más comunes. Para obtener más información sobre qué acciones de SAP Ariba Contracts se deben realizar para limpiar los marcadores, consulte Cómo marcar secciones y cláusulas [página 38].


PUBLICPÚBLICO 43


Hay texto sin marcadores o espacio inmediatamente antes del marcadorb1.

El marcadorb1tiene que terminar después del final del párrafo para la última cláusula.

Este error evita que cargue o sincronice un documento con el final de un marcador de sección antes del final de párrafo de la última cláusula de la sección.

44PUBLICPÚBLICO


Trabajo con cláusulas en la biblioteca de cláusulas

La Biblioteca de cláusulas es el repositorio central de las cláusulas. Las cláusulas se utilizan en los documentos de contrato ensamblados (documentos Acuerdo principal y Apéndice de contrato).

Acerca de la Biblioteca de cláusulas [página 45]

Cómo acceder a la biblioteca de cláusulas [página 46]

Cómo crear carpetas en la biblioteca de cláusulas [página 47]

Cómo agregar una cláusula individual a la biblioteca de cláusulas [página 48]

Acerca de carga en bloque de cláusulas en la biblioteca de cláusulas [página 49]

Cómo agregar varias cláusulas a la biblioteca de cláusulas desde un documento de plantilla de proyecto [página 53]

Cómo designar cláusulas retroactivas y alternativas [página 55]

Acerca del uso de las aprobaciones a nivel de cláusula [página 56]

Acerca del campo Los cambios requieren la aprobación de [página 57]

Acerca del campo El uso requiere la aprobación de [página 58]

Acerca del campo La supresión requiere la aprobación de [página 59]

Cómo actualizar cláusulas en la biblioteca de cláusulas [página 59]

Cómo eliminar y desactivar cláusulas en la biblioteca de cláusulas [página 60]

Cómo buscar cláusulas [página 61]

Cómo saber dónde se utiliza una cláusula [página 62]

Acerca de la exportación e importación de la Biblioteca de cláusulas [página 62]

Cómo exportar la biblioteca de cláusulas [página 64]

Cómo importar la biblioteca de cláusulas [página 65]

Uso de la Biblioteca de cláusulas [página 66]

Acerca de la Biblioteca de cláusulasLa Biblioteca de cláusulas se ha diseñado para ayudarle a administrar y reutilizar las cláusulas de contrato. Antes de crear documentos de contratos con SAP Ariba Contracts, debe llenar la Biblioteca de cláusulas con las cláusulas que se utilicen en los documentos de contrato de la empresa. En la biblioteca, puede organizar las cláusulas por carpetas.

La Biblioteca de cláusulas es un repositorio de información y, como tal, se ubica en las Áreas de conocimiento. Para agregar cláusulas a la biblioteca de cláusulas o, editar cualquier cosa en ella, debe ser un miembro del equipo Biblioteca de cláusulas, que se lista en la pestaña del equipo Biblioteca de cláusulas.

Guía de creación de contratosTrabajo con cláusulas en la biblioteca de cláusulas

PUBLICPÚBLICO 45

Tipos de cláusulas en la Biblioteca de cláusulas

Cuando se cargan cláusulas a la Biblioteca de cláusulas, SAP Ariba Contracts le solicitará que seleccione el tipo de cláusula. Los tipos de cláusula le ayudan a identificar el uso de cada cláusula en el documento de contrato. Los siguientes tipos de cláusula son útiles en las negociaciones de contrato más típicas:

● Preferida: Se utiliza para cláusulas que quiere utilizar como preferidas y al principio de las negociaciones de proveedor o cliente.

● Alternativa: Se utiliza si hay una cláusula alternativa pero con el mismo idioma correcto que la cláusula Preferida.

● Retroactiva: Se utiliza cuando un proveedor o cliente rechaza el idioma de una cláusula Preferida o Alternativa.

No hay ninguna diferencia funcional entre estos tipos de cláusula. Utilícelos para organizar las cláusulas de la biblioteca. Estos tipos son importantes al sustituir cláusulas en un documento de contrato ensamblado. Por ejemplo, cuando deba seleccionar la sustitución de una cláusula por otra de la Biblioteca de cláusulas y ver la selección de una cláusula Alternativa o Retroactiva. El tipo de cláusula no está visible cuando se consulte un documento de contrato en la Vista Esquema o como un documento de Microsoft Word.

Cláusula vacía

Cada Biblioteca de cláusulas contiene una cláusula del tipo Cláusula vacía. Esta cláusula se instala por defecto en Otros Cláusula vacía Cláusula vacía . De forma predeterminada, las cláusulas que suprimen los autores

de contrato se sustituyen por una cláusula vacía.

La Cláusula vacía contiene el siguiente texto predeterminado:

Cláusula suprimida intencionadamente.

Si su biblioteca de cláusulas no contiene ninguna cláusula vacía publicada, podría observar un comportamiento inesperado cuando los autores del contrato eliminen las cláusulas. Por ejemplo, puede que los autores no puedan suprimir una cláusula de la Vista Esquema o que las cláusulas suprimidas con Microsoft Word no se eliminen de la Vista Esquema.

Para obtener más información sobre la supresión de cláusulas, consulte Supresión de cláusulas [página 17].

LimitacionesNo suprima la Cláusula vacía predeterminada. No cree cláusulas adicionales con el tipo Cláusula vacía.

Cómo acceder a la biblioteca de cláusulasProcedimiento

Si es miembro de un grupo del Equipo del área de trabajo Biblioteca de cláusulas, haga clic en el enlace Biblioteca de cláusulas que hay en el área Acciones comunes del panel de instrucciones.

46PUBLICPÚBLICO


Si no es miembro de un equipo de la Biblioteca de cláusulas, utilice el siguiente procedimiento para acceder a dicha biblioteca:

1. En el área Buscar del panel de instrucciones, haga clic en Buscar.2. En el Tipo de proyecto, seleccione Todos.3. En el campo de búsqueda, escriba Biblioteca de cláusulas y haga clic en Buscar.4. En los resultados de búsqueda, haga clic en la Biblioteca de cláusulas y seleccione Abrir.

5. En la página Biblioteca de cláusulas, haga clic en la Biblioteca de cláusulas que quiere y seleccione AcciónAbrir .

Cómo crear carpetas en la biblioteca de cláusulas

SAP Ariba le recomienda crear carpetas en la Biblioteca de cláusulas y utilizarlas para organizar sus cláusulas. La estructura de carpetas de la Biblioteca de cláusulas también se utiliza para determinar qué cláusulas son alternativas o retroactivas de la cláusula proporcionada.

Requisitos previos

Tiene que ser un miembro de área de trabajo del equipo Biblioteca de cláusulas.

Limitaciones● Los nombres de las carpetas no pueden contener los caracteres siguientes:

\ / : ? “ < > | # + % &● No utilice nombres de carpetas largos en la Biblioteca de cláusulas. Microsoft Word tiene un límite de 255

caracteres en la ruta de carpeta o archivo. No puede abrir la cláusula si el nombre de la carpeta excede este límite.

● Para obtener un rendimiento óptimo al visualizar o utilizar cláusulas de la biblioteca, intente limitar el número de cláusulas o subcarpetas de una carpeta a 50 o menos.

Procedimiento

1. Vaya a la Biblioteca de cláusulas. Haga clic en la pestaña Cláusulas si aún no está seleccionada.

2. Seleccione Acciones Crear Carpeta .3. Indique un nombre para la carpeta y haga clic en Aceptar.


PUBLICPÚBLICO 47

Cómo agregar una cláusula individual a la biblioteca de cláusulasLa manera más fácil de agregar cláusulas a la Biblioteca de cláusulas es agregarlas una por una con la interfaz de usuario. Este proceso es útil cuando sólo tiene que agregar una o dos cláusulas a la Biblioteca de cláusulas.

Requisitos previos

Tiene que ser un miembro del equipo Biblioteca de cláusulas.

Contexto

● No tiene que cargar todas las cláusulas que utilice su empresa. Cargue sólo las cláusulas que:○ Los autores de contrato utilicen más de una vez○ Informen de los datos de su uso (una cláusula debe estar en la Biblioteca de cláusulas para proporcionar

datos de uso y realizar informes)Si carga una cláusula que tendrá cláusulas alternativas, cree una carpeta para esta cláusula y sus cláusulas alternativas. Si la crea, los usuarios que trabajen con los documentos de proyecto que tengan una cláusula de esta carpeta verán el icono ALT al lado de la cláusula a la que han hecho clic para seleccionar cláusulas alternativas (otras cláusulas de la misma carpeta).Para obtener más información sobre las carpetas que contienen varias cláusulas publicadas, consulte Cómo designar cláusulas retroactivas y alternativas [página 55].SAP Ariba le recomienda que dé a cada cláusula un nombre único, corto y descriptivo para identificar fácilmente las cláusulas y utilizarlas correctamente.

● Cuando cargue cláusulas individuales a la biblioteca, el nombre del documento (excepto las extensiones de archivo .docx) se utilizan como nombre de cláusula. Por ejemplo, si carga el documento GarantíaEUA.docx como cláusula, la cláusula se llamará GarantíaEUA.Los documentos que se cargan como cláusulas individuales a la biblioteca de cláusulas no pueden contener caracteres especiales en sus nombres:\ / : ? “ < > | # + % &

También puede agregar múltiples cláusulas a la biblioteca de cláusulas con un documento individual [página 53].

Procedimiento

1. Cree un documento de Microsoft Word que contenga texto de una sola cláusula. No dé formato a la cláusula. No debe eliminar la información que hay en segundo plano, como cabeceras y pies de página. SAP Ariba Contracts ignora todos los marcadores que ha cargado manualmente en las cláusulas.

2. Vaya a la Biblioteca de cláusulas. Haga clic en la pestaña Cláusulas si aún no está seleccionada.3. (Opcional) Cree una carpeta que contenga su cláusula tal como se describe en Creación de carpetas en la

Biblioteca de cláusulas [página 47].

48PUBLICPÚBLICO


4. Abra la carpeta dónde quiere agregar la cláusula. Haga clic en Acciones > Crear Cláusula . Se abrirá la página Crear nueva cláusula.

5. Seleccione el archivo que desee cargar (navegue hasta el archivo, introduzca la ruta de acceso del archivo o suelte un icono de archivo en el cuadro de arrastrar y soltar).

Introduzca una descripción para la cláusula. La descripción estará disponible para los autores del contrato al visualizar un documento en la vista esquema o al sustituir cláusulas. El texto de descripción de la cláusula no está visible para Proveedores, clientes o usuarios externos.

6. Seleccione el tipo de cláusula: Preferida, Alternativa o Retroactiva. Consulte Cómo designar cláusulas retroactivas y alternativas [página 55] para obtener más información.

Las nuevas cláusulas tienen el estado Borrador y no se pueden utilizar inmediatamente en plantillas o como sustitutas de cláusulas que ya están en áreas de trabajo de contrato. Tenga en cuenta la descripción de la cláusula.

7. Haga clic en Aceptar para cargar el documento como una cláusula. SAP Ariba Contracts inicia Microsoft Word en el cliente y abre el documento para hacer un resumen de su contenido. Cierre el documento y salga de Microsoft Word.

8. Publique la cláusula para que otros autores de contrato la tengan disponible. En la página Biblioteca de cláusulas, haga clic en el nombre de la cláusula que ha cargado y seleccione Acción Publicar .

Acerca de carga en bloque de cláusulas en la biblioteca de cláusulasLos usuarios administradores de SAP Ariba Contracts pueden cargar de forma masiva las cláusulas y el contenido asociado en una biblioteca de cláusulas a través de un documento que contiene cláusulas y el conjunto de reglas / información asociadas en un documento de Excel. Los usuarios pueden descargar las cláusulas y la información asociada de SAP Ariba lo que les permite realizar los cambios a las cláusulas y reglas fuera de la solución SAP Ariba y luego agregar la información actualizada al sistema.

Es posible que tenga una biblioteca de cláusulas preexistentes con atributos asociados e información relacionada que desee cargar en su carpeta de la biblioteca de cláusulas de SAP Ariba. Puede crear una estructura de carpetas que contenga las cláusulas y un documento de Excel que contenga información sobre las cláusulas, y generar un archivo .zip. A continuación, puede importar este archivo .zip a SAP Ariba Contracts.

Es posible que también desee exportar el contenido de la biblioteca de cláusulas existente de SAP Ariba para realizar cambios en él y luego actualizar la biblioteca en SAP Ariba Contracts. Puede seleccionar varias cláusulas de su biblioteca de cláusulas de SAP Ariba Contracts y exportarlas a un archivo .zip que contiene las carpetas y cláusulas que exportó junto con un documento de Excel que contiene información sobre la ruta relativa, la descripción, el propietario, el acceso, el control y otros. atributos de las cláusulas en su biblioteca de cláusulas.

NotaPara una carpeta vacía, los atributos se exportan en el documento de Excel, pero la carpeta no se crea en el archivo .zip exportado.

También puede actualizar un conjunto de cláusulas en su biblioteca de cláusulas exportando primero las cláusulas de la biblioteca de cláusulas a un archivo .zip, actualizando las cláusulas en su sistema local y luego importando un archivo .zip que contenga las cláusulas actualizadas a SAP Ariba Contracts.


PUBLICPÚBLICO 49

Requisitos previos

Esta función requiere la función "Eliminación de ActiveX". Para habilitar la función "Eliminación de ActiveX", haga que su contacto de soporte designado registre una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

Formato del documento Excel para la carga en bloque de cláusulas

En el documento de Excel, las carpetas se enumeran antes de las cláusulas. Por ejemplo, si la carpeta A contiene una cláusula de cláusula A y también contiene la carpeta B, que contiene la cláusula B, la hoja de Excel enumera las rutas de la siguiente manera:

● /A● /A/B● /A/B/Clause B.docx● /A/Clause A.docx

NotaLos nombres de las carpetas y las cláusulas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. El campo Ver detalles > Uso requiere aprobación por especifica los usuarios a los que se requiere aprobación, por lo que incluso si sus archivos .zip cargados contienen documentos con cláusula que tienen el estado Publicados (no Borradores), generarán tareas de aprobación para los aprobadores especificados en el campo Uso requiere aprobación por. Al actualizar un conjunto de cláusulas, el atributo idioma base no se puede modificar y la secuencia de las cláusulas no se reinicializa después de cada importación.

Listar las carpetas en el documento de Excel no es obligatorio, pero es opcional. Si no se enumeran en el documento de Excel, pero solo como parte del nombre de la cláusula, las carpetas se crean dinámicamente. La siguiente es una descripción de los campos disponibles en el documento de Excel:

● Ruta del archivo: Texto. La ruta de la ubicación de destino en la biblioteca de cláusulas para la cláusula o carpeta. Debe coincidir con un archivo existente dentro de la carpeta, clauselibrary, en el archivo .zip. Cuando se utiliza junto con el campo ID interno, este campo se ignora.

● Descripción: Texto libre. La descripción de la cláusula, tal como existe en la actualidad, en la descripción general de la cláusula.

● Propietario: El propietario de la cláusula, tal como existe hoy, en la descripción general de la cláusula. Debe coincidir con el ID (nombre unívoco) de un usuario o grupo de sistemas existentes.

● Control de acceso: Los permisos de control de acceso de la cláusula, tal como existen en la actualidad, en la descripción general de la cláusula. Para obtener una lista de valores válidos para el control de acceso, consulte la sección Acerca del elemento PermissionBitVec en la Guía de administración de contratos. Se pueden especificar varios valores, separados por una barra vertical (|).

● Idioma base: El idioma base de la cláusula, tal como existe en la actualidad, en la descripción general de la cláusula. Distingue entre mayúsculas y minúsculas. Para obtener una lista de valores válidos para el campo BaseLanguage, utilice la tarea de datos de exportación de idioma base (CSV).

● Editores: Los editores de la cláusula, tal como existen hoy, en la descripción general de la cláusula. Debe coincidir con el ID (nombre unívoco) de un usuario o grupo de sistemas existentes. Se pueden especificar varios valores, separados por una barra vertical (|).

50PUBLICPÚBLICO


● Tipo de cláusula: El tipo de cláusula. Debe ser Preferida, Retroactiva o Alternativa.● El cambio requiere aprobación por, el uso requiere aprobación por, y la eliminación requiere aprobación por:

Los usuarios o el grupo de usuarios que deben aprobar los cambios / uso / eliminación de una cláusula, tal como existe hoy, en la descripción general de la cláusula. Debe coincidir con el ID (nombre unívoco) de un usuario o grupo de sistemas existentes. Se pueden especificar varios valores, separados por una barra vertical (|).

● ID interno: Deje este campo vacío en el momento de crear cláusulas nuevas. En el caso de una actualización de un archivo exportado previamente, deje la ID exportada, que se utilizará para identificar la cláusula a cargar (en lugar del campo, Ruta del archivo), aumentando la velocidad con la que se procesa el archivo.

● Fichero de actualización: Para actualizar el contenido de una determinada cláusula, establezca este campo en verdadero y déjelo como falso no modificar el contenido de la cláusula. Esto es útil si desea actualizar solo el contenido de algunas cláusulas después de una operación de exportación masiva. Solo se actualizará el contenido de las cláusulas establecidas en verdadero. Si el valor de este campo es falso, solo se actualizarán los atributos de la cláusula (pero no el contenido de la cláusula).

● Estado: Estado de la cláusula después de la operación de carga. Debe ser Publicado o Borrador.

Cómo importar cláusulas a la biblioteca de cláusulas [página 51]

Cómo actualizar las cláusulas existentes en la biblioteca de cláusulas [página 52]

Cómo exportar cláusulas de la biblioteca de cláusulas [página 53]

Cómo importar cláusulas a la biblioteca de cláusulas

Contexto

Puede importar un conjunto de cláusulas a la biblioteca de cláusulas.

Procedimiento

1. Cree un conjunto de archivos en formato .docx de Microsoft Word correspondiente a las cláusulas y organice los archivos en una carpeta o conjunto de carpetas anidadas.

2. Utilice la operación de la biblioteca de cláusulas Exportar para crear un archivo clauselibrary.zip con un documento de Excel ClauseLibrary.xlsx para utilizar como plantilla. Alternativamente, cree el archivo ClauseLibrary.xlsx y agregue una fila con los encabezados de columna listados en la sección anterior.

3. En el documento ClauseLibrary.xlsx, cree una fila para cada carpeta y cláusula, y especifique la ruta y la descripción de la carpeta o cláusula, y detalles como la ruta, el idioma base, los editores y el tipo de cláusula para las cláusulas.

4. Cree un archivo .zip llamado clauselibrary.zip que contenga las carpetas, las cláusulas y su documento ClauseLibrary.xlsx. Nota: El documento de Excel y el contenido a cargar deben residir en una carpeta llamada clauselibrary (distingue entre mayúsculas y minúsculas). Esa carpeta debe estar directamente en la raíz del archivo .zip.


PUBLICPÚBLICO 51

5. Navegue a su biblioteca de cláusulas en SAP Ariba Contracts y seleccione Importar. Busque o arrastre y suelte el archivo clauselibrary.zip actualizado a SAP Ariba Contracts.

Al importar, las carpetas, los archivos de cláusulas y los atributos de los elementos se crean o actualizan como se indica en el archivo .zip.

6. Verifique que las carpetas, los archivos de cláusulas y los atributos de los elementos indicados en el archivo .zip estén creados o actualizados en la biblioteca de cláusulas. Puede abrir una cláusula para ver sus detalles y verificar que los atributos coincidan con los que especificó en el documento de Excel para esa cláusula.

Cómo actualizar las cláusulas existentes en la biblioteca de cláusulas

Contexto

Puede actualizar las cláusulas existentes en la biblioteca de cláusulas.

Procedimiento

1. Desde la biblioteca de cláusulas, seleccione las carpetas que deben actualizarse y exporte el archivo clauselibrary.zip seleccionando Exportar.

2. Extraiga el contenido del archivo .zip.3. Para actualizar el contenido de la(s) cláusula(s), actualice el (los) archivo(s) de Word que contienen la(s)

cláusula(s), y edite las filas correspondientes a la(s) cláusula(s) en el archivo ClauseLibrary.xlsx para indicar cualquier cambio en los atributos. Si actualiza el contenido de una cláusula, debe proporcionar el valor Verdadero en la columna Update File de la fila correspondiente a esa cláusula. Si el valor de la columna Update File es Falso, solo se actualizarán los atributos de la cláusula (pero no el contenido de la cláusula).

4. Cree un nuevo archivo clauselibrary.zip incluyendo las carpetas, las cláusulas actualizadas y el documento de Excel actualizado.

5.Navegue a su biblioteca de cláusulas en SAP Ariba Contracts y seleccione Importar. Busque o arrastre y suelte el archivo clauselibrary.zip actualizado a SAP Ariba Contracts.

Al importar, las carpetas, los archivos de cláusulas y los atributos de los elementos se actualizan como se indica en el archivo ZIP.

6. Verifique que las carpetas, los archivos de cláusulas y los atributos de elementos indicados en el archivo .zip estén actualizados en la biblioteca de cláusulas. Puede hacer clic en una cláusula para ver sus detalles y verificar que los atributos coincidan con los que especificó en el documento de Excel para esa cláusula.

En la biblioteca de cláusulas actualizadas, las actualizaciones y adiciones de nuevas cláusulas aparecen después de las cláusulas existentes.

52PUBLICPÚBLICO


Cómo exportar cláusulas de la biblioteca de cláusulas

Contexto

Puede exportar toda la biblioteca de cláusulas o un subconjunto de la biblioteca de cláusulas.

Procedimiento

1. Vaya a la biblioteca de cláusulas, seleccione las cláusulas que desea exportar y seleccione Exportar.

Al exportar las cláusulas, se genera un archivo .zip titulado clauselibrary.zip que contiene la jerarquía de las cláusulas y las carpetas seleccionadas para la exportación, así como un documento de Excel titulado ClauseLibrary.xlsx que contiene los atributos de todas las carpetas y todos los archivos incluidos en la exportación.

El archivo .zip contiene la estructura de carpetas y los archivos de cláusulas subyacentes (en formato .docx de Microsoft Word) y sirve como una plantilla para volver a cargar los cambios en la biblioteca de cláusulas mediante la opción de importación. El documento de Excel contiene la información del atributo del elemento para las carpetas y las cláusulas.

2. Descomprima el archivo .zip en una carpeta de su sistema y verifique que las cláusulas que ha exportado estén presentes en la carpeta.

Las cláusulas que ha exportado están disponibles en la carpeta a la que las ha exportado.

Cómo agregar varias cláusulas a la biblioteca de cláusulas desde un documento de plantilla de proyectoPuede cargar varias cláusulas a la Biblioteca de cláusulas con un solo documento, pero primero debe cargar el documento a una plantilla de proyecto.

Requisitos previos

● Para utilizar este método, los usuarios deben cargar el documento de contrato en una plantilla de proyecto antes de cargar las cláusulas a la Biblioteca de cláusulas. Por lo tanto, los usuarios deben tener la capacidad de agregar documentos en una plantilla de proyecto (como miembros del grupo Creadores de plantillas o miembros del equipo Plantillas) para utilizar el método.


PUBLICPÚBLICO 53

● Deben de tener acceso de grupo para entrar a la Biblioteca de cláusulas.

Contexto

No tiene que cargar todas las cláusulas que utilice su empresa. Cargue sólo las cláusulas que:

● Los autores de contrato utilicen más de una vez● Informen de los datos de su uso (una cláusula debe estar en la Biblioteca de cláusulas para proporcionar datos

de uso y realizar informes)

Si carga una cláusula que tendrá cláusulas alternativas, cree una carpeta para esta cláusula y sus cláusulas alternativas. Si la crea, los usuarios que trabajen con los documentos de proyecto que tengan una cláusula de esta carpeta verán el icono ALT al lado de la cláusula a la que han hecho clic para seleccionar cláusulas alternativas (otras cláusulas de la misma carpeta).

Para obtener más información sobre las carpetas que contienen varias cláusulas publicadas, consulte Cómo designar cláusulas retroactivas y alternativas [página 55].

SAP Ariba le recomienda que dé a cada cláusula un nombre único, corto y descriptivo para identificar fácilmente las cláusulas y utilizarlas correctamente.

También puede agregar una cláusula individual a la biblioteca de cláusulas [página 48].

Procedimiento

1. Prepare un documento para que se cargue como Acuerdo principal o Apéndice del contrato.2. Abra una plantilla de proyecto. Si el estado de la plantilla no es Borrador, cree una nueva versión haciendo clic

en Acciones Nueva versión del área Propiedades.

Cargue el documento como Acuerdo principal o Apéndice del contrato en la plantilla.3. Haga clic en la pestaña Vista Esquema para ver las cláusulas.4. Para ver el documento, haga clic en el icono de Microsoft Word de una cláusula en la vista esquema.5. Abra el documento en la vista Esquema. Para cada cláusula que quiera publicar en la Biblioteca de cláusulas,

debe seleccionar Acciones Publicar en Biblioteca de cláusulas .

Se abre la ventana Nueva cláusula.6. Introduzca información sobre la cláusula.

Cambie el título predeterminado de la (Nueva cláusula) y cree un título útil para la cláusula. Escriba un título corto y descriptivo para ayudar a los autores del contrato a identificar las cláusulas que quieren utilizar. El título se muestra en informes y resultados de búsqueda.

Los nombres de los títulos no pueden contener los caracteres siguientes:

\ / : ? “ < > | # + % &

Introduzca una descripción para la cláusula. La descripción estará disponible para los autores del contrato al visualizar un documento en la vista esquema o al sustituir cláusulas. El texto de descripción de la cláusula no está visible para Proveedores, clientes o usuarios externos.

54PUBLICPÚBLICO


Seleccione el tipo de cláusula: Preferida, Alternativa o Retroactiva. Consulte Cómo designar cláusulas retroactivas y alternativas [página 55] para obtener más información.

(Opcional) Configure los niveles de aprobación para agregar usuarios a los flujos de aprobación de documentos cuando se utiliza o modifica una cláusula. Consulte Acerca del uso de las aprobaciones a nivel de cláusula [página 56] para obtener más información.

Especifique el propietario del documento y los editores. Los editores pueden ver y editar la cláusula.

Especifique los atributos de control de acceso.7. Haga clic en Guardar.8. (Opcional) Las cláusulas publicadas en la Biblioteca de cláusulas a partir de una plantilla de proyecto se

agregan al nivel raíz (superior) de la Biblioteca de cláusulas. Para mover la cláusula a una carpeta, arrastre y suelte la cláusula a su carpeta. Si desea crear una nueva carpeta, utilice el procedimiento descrito en Creación de carpetas en la Biblioteca de cláusulas [página 47].

Cómo designar cláusulas retroactivas y alternativasRequisitos previos

Para que una cláusula esté disponible y utilizarla como retroactiva o alternativa en un área de trabajo de contrato, la cláusula debe:

● estar en la misma carpeta en la Biblioteca de cláusulas que la cláusula a la que va a sustituir● estar publicada

Contexto

Si el documento de contrato incluye una cláusula de la carpeta en la Biblioteca de cláusulas que contiene varias cláusulas publicadas, los usuarios que visualicen el documento en la vista Esquema verán el icono ALT en la parte derecha de la cláusula. Al hacer clic en el icono ALT, se lleva al usuario hasta la carpeta en la Biblioteca de cláusulas que contenga esa cláusula. Aunque las cláusulas de la carpeta en la Biblioteca de cláusulas sean Alternativas, Retroactivas o Preferidas, se mostrará el icono ALT.

Procedimiento

○ Si carga una cláusula en la Biblioteca de cláusulas, seleccione el tipo de cláusula en el campo Tipo de cláusula.○ Si la cláusula ya está cargada:

1. Vaya a la cláusula en la Biblioteca de cláusulas.

2. Haga clic en el nombre de la cláusula y seleccione Acción Editar atributos .3. Seleccione el tipo de cláusula en el campo Tipo de cláusula.


PUBLICPÚBLICO 55

4. Haga clic en Guardar.

Acerca del uso de las aprobaciones a nivel de cláusulaEn SAP Ariba Contracts, se recomienda tener una integración de todas las cláusulas para desencadenar una determinada aprobación. Por ejemplo, si su caso empresarial necesita que se agregue un determinado miembro del equipo legal al área de trabajo de contrato para poder aprobar la sustitución de una cláusula, puede implementarlo con las aprobaciones a nivel de cláusula.

SAP Ariba proporciona los siguientes campos de aprobación a nivel de cláusula:

● Los cambios requieren la aprobación de● El uso requiere la aprobación de● La eliminación requiere la aprobación de

Si se agrega un usuario o grupo a un campo de aprobación a nivel de cláusula, el resultado será diferente en cada caso. Todo depende de si la cláusula está en la Biblioteca de cláusulas o en un documento de contrato que se ha creado dentro de un proyecto de contrato.

Cambios en la cláusula y uso en áreas de trabajo

Si cambia, utiliza o suprime una cláusula en un documento de trabajo que está en el área de trabajo, todos los usuarios o grupos especificados en el correspondiente campo de aprobación a nivel de cláusula se agregan como aprobadores a cualquier tarea de aprobación que haya en esa cláusula. Los usuarios se agregarán en paralelo con todo el flujo de aprobación. Una tarea de aprobación que incluya la cláusula de un proyecto puede estar en los siguientes niveles (del más bajo al más alto):

● documento: una tarea de aprobación en el documento de contrato que contiene la cláusula● carpeta: una tarea de aprobación en la carpeta con el documento de contrato que contiene la cláusula● proyecto: una tarea de aprobación en la carpeta con el documento de contrato que contiene la cláusula

Los usuarios especificados en el campo de aprobación a nivel de cláusula se agregan a una tarea de aprobación existente para la cláusula que está a nivel de documento, carpeta o proyecto. Si hay varias tareas para la cláusula y con diferentes niveles, los usuarios se agregan a la tarea que tenga el nivel más bajo. Si la tarea de aprobación existente tiene el estado No iniciado, el flujo de aprobación se modifica. Si la tarea de aprobación existente tiene el estado Aprobado, la tarea se retira y se empieza una nueva ronda de aprobación con el flujo de aprobación modificado. Si no existe ninguna tarea de aprobación a nivel de documento, carpeta o proyecto, se crea una tarea de aprobación para el documento.

Se agregan aprobadores a las tareas de áreas de trabajo ya que no se pueden eliminar las aprobaciones a nivel de cláusula.

56PUBLICPÚBLICO



Acerca del campo Los cambios requieren la aprobación de [página 57]Acerca del campo El uso requiere la aprobación de [página 58]Acerca del campo La supresión requiere la aprobación de [página 59]

Acerca del campo Los cambios requieren la aprobación deSi agrega un usuario o grupo en el campo La supresión requiere la aprobación de significará diferentes cosas. Va en función de si la cláusula está en la Biblioteca de cláusulas o en un área de trabajo de contrato que se ha creado con un documento de contrato que incluye la cláusula.

Campo Los cambios requieren la aprobación de y otras acciones en la biblioteca de cláusulas y áreas de trabajo de contrato

La agregación de un usuario o grupo al campo Los cambios requieren la aprobación de se refiere a que cada nueva versión de la cláusula de la Biblioteca de cláusulas debe estar aprobada antes de publicarla en la biblioteca. Esta aprobación es necesaria si un usuario edita una cláusula en Microsoft Word o la edita manualmente con la interfaz de usuario.

La supresión de una cláusula no desencadena su aprobación en la Biblioteca de cláusulas.

Las cláusulas se pueden aprobar agregando determinados usuarios en el campo Los cambios requieren la aprobación de en una tarea de aprobación a nivel de cláusula existente o creando una nueva tarea de aprobación para la cláusula, si todavía no la tiene.

Tenga en cuenta la siguiente información cuando utilice el campo Los cambios requieren la aprobación de en las cláusulas modificadas desde la Biblioteca de cláusulas:

● Si todavía no se ha definido la tarea de aprobación y es la primera vez que edita una cláusula, la nueva tarea de aprobación se creará en la pestaña Tareas de la Biblioteca de cláusulas.

● Si se especifica un usuario en el campo Los cambios requieren la aprobación de de una cláusula, la cláusula no se podrá publicar ni utilizar hasta que la tarea de aprobación en la pestaña Tareas del área de trabajo de la Biblioteca de cláusulas no haya finalizado.

● Todas las tareas de aprobación a nivel de cláusula● No hay límites en el número de usuarios, ni directamente ni por grupos, que se puede agregar al campo Los

cambios requieren la aprobación de de una cláusula.● No hace falta agregar un usuario más de una vez en la tarea de aprobación, no importa a cuántas cláusulas

esté asociado dicho usuario.En las áreas de trabajo de contrato, los usuarios o grupos especificados en el campo Los cambios requieren la aprobación de deben aprobar las siguientes acciones de la cláusula del área de trabajo:


PUBLICPÚBLICO 57

● El usuario edita manualmente la cláusula en Microsoft Word● El usuario edita manualmente la cláusula con la vista Esquema

Los usuarios y grupos especificados en el campo Los cambios requieren la aprobación de se agregan a una tarea de aprobación existente que incluye la cláusula o se agregan en una nueva tarea de aprobación, tal como se describe en Cambios en la cláusula y uso en áreas de trabajo [página 56]. No hace falta agregar un usuario más de una vez en la tarea de aprobación, no importa a cuántas cláusulas esté asociado dicho usuario.

Acerca del campo El uso requiere la aprobación deSi agrega un usuario o grupo en el campo El uso requiere la aprobación de tiene diferentes implicaciones en función de si la cláusula está en la Biblioteca de cláusulas o en un área de trabajo de contrato que se ha creado con un documento de contrato que incluye la cláusula.

Campo El uso requiere la aprobación de y otras acciones en la biblioteca de cláusulas y en documentos del área de trabajo de contratos

Si agrega un usuario o grupo en el campo El uso requiere la aprobación de de una cláusula, esto no influirá cuando esté trabajando en una cláusula en la Biblioteca de cláusulas.

Al agregar usuarios o grupos en el campo El uso requiere la aprobación de de una cláusula tiene el mismo efecto en el área de trabajo de contratos que si se agrega un usuario o grupo en el campo El uso requiere la aprobación de de una cláusula salvo por la aprobación que se desencadena con una sustitución, no con un cambio.

Los usuarios o grupos en el campo El uso requiere la aprobación de deben aprobar las siguientes acciones de la cláusula de un área de trabajo:

● La cláusula se agrega como una nueva cláusula en el documento de contrato de un área de trabajo● La cláusula se agrega como sustituta de otra cláusula en el documento de trabajo de un área de trabajo

El campo El uso requiere la aprobación de no tiene ningún efecto si de forma predeterminada se incluye una cláusula en un documento de contrato dentro del área de trabajo de contratos (la cláusula se hereda del documento de plantilla).

Los usuarios y grupos especificados en el campo El uso requiere la aprobación de se agregan a una tarea de aprobación existente que incluye la cláusula o se agregan en una nueva tarea de aprobación, tal como se describe en Cambios en la cláusula y uso en áreas de trabajo [página 56].

58PUBLICPÚBLICO


Acerca del campo La supresión requiere la aprobación de

Si agrega un usuario o grupo en el campo La supresión requiere la aprobación de tiene diferentes implicaciones en función de si la cláusula está en la Biblioteca de cláusulas o en un área de trabajo de contrato que se ha creado con un documento de contrato que incluye la cláusula.

Campo La eliminación requiere la aprobación de y otras acciones en la biblioteca de cláusulas en las áreas de trabajo de contrato

Si agrega un usuario o grupo en el campo La eliminación requiere la aprobación de de una cláusula, esto no influirá en las cláusulas que se hayan suprimido de la Biblioteca de cláusulas.

Los usuarios o grupos especificados en el campo La supresión requiere la aprobación de deben aprobar la supresión de una cláusula del documento del área de trabajo: Los usuarios y grupos especificados en el campo La supresión requiere la aprobación de se agregan a una tarea de aprobación existente que incluye la cláusula o se agregan en una nueva tarea de aprobación, tal como se describe en Cambios en la cláusula y uso en áreas de trabajo [página 56].

Cómo actualizar cláusulas en la biblioteca de cláusulas

Puede actualizar el texto de una cláusula en la Biblioteca de cláusulas. Si la cláusula se incluye en un documento de contrato dentro de una plantilla de proyecto, los nuevos proyectos creados a partir de la plantilla incluirán el texto de la cláusula actualizado. El cambio no se propaga a los documentos que estén en los proyectos ya existentes.

Procedimiento

1. Localice la cláusula en la Biblioteca de cláusulas.

2. Haga clic en el nombre de la cláusula y seleccione Acciones Descargar .

Abra el documento en el sistema utilizando Microsoft Word o cualquier otro editor de OpenXML.3. Edite el texto. Guarde el archivo y salga de su editor.4. Arrastre y suelte el documento actualizado en el área arrastrar y soltar en la esquina superior izquierda de la

pantalla Documentos o cárguelo en la aplicación.


PUBLICPÚBLICO 59

Resultados

● Si actualiza una cláusula en la Biblioteca de cláusulas y la publica, todas las plantillas del proyecto que contengan documentos de contrato ensamblados con esa cláusula utilizarán automáticamente la nueva versión en futuras áreas de trabajo de contrato creadas con esa plantilla.

● Al actualizar cláusulas en la Biblioteca de cláusulas, el sistema no actualiza las cláusulas que están en áreas de trabajo existentes, ni las heredadas de un documento de plantilla. Cuando se crea un área de trabajo, el sistema crea una copia del texto de la cláusula de la Biblioteca de cláusulas. El sistema nunca actualiza el texto copiado después de crear el área de trabajo.

● Al visualizar la plantilla de proyecto, la cláusula que se muestra en la pestaña Vista Esquema del documento de contrato sigue teniendo la versión antigua (a pesar de que aparezca la cláusula más reciente cuando se crea un área de trabajo de contrato) hasta que cree una nueva versión de la plantilla. El tipo será Biblioteca (En desuso) para indicar que el texto de la cláusula que se muestra no tiene la versión más reciente de la cláusula. Para ver la versión más reciente de la cláusula en la plantilla y cambiar el tipo a Biblioteca, puede publicar una nueva versión de la plantilla de proyecto.

Cómo eliminar y desactivar cláusulas en la biblioteca de cláusulas

Si desactiva o suprime una cláusula de la biblioteca de cláusulas, la cláusula seguirá estando en la plantilla de proyecto y en los documentos del área de trabajo que ya están creados pero los usuarios no podrán agregar la cláusula a nuevos documentos.

Contexto

Las diferencias entre desactivar y suprimir una cláusula de la biblioteca de cláusulas son:

● Que una cláusula se debe publicar para poderla desactivar.● Que puede reactivar una cláusula inactiva pero no puede restaurar una cláusula suprimida.● Que si suprime una cláusula de la biblioteca de cláusulas, el sistema ya no enumerará la cláusula en la

biblioteca. Si desactiva una cláusula, el sistema seguirá listando la cláusula en la biblioteca con el tipo Plantilla (Inactiva).

Procedimiento

1. Localice la cláusula en la Biblioteca de cláusulas.

2. Haga clic en el nombre de la cláusula y seleccione Acciones Suprimir o Acciones Desactivar .

60PUBLICPÚBLICO


Resultados

Si no desactiva ni suprime una cláusula de la biblioteca de cláusulas:

● Los usuarios no podrán agregar la cláusula en un documento que esté en una plantilla o área de trabajo ni utilizar la cláusula como sustituta en un documento.

● La cláusula permanece en las plantillas y documentos de área de trabajo que ya están creados.● El sistema incluirá la cláusula en documentos de nuevos proyectos que se hayan creado a partir de una

plantilla publicada que todavía incluye la cláusula inactiva o suprimida. Si quiere excluir la cláusula inactiva o suprimida en futuras áreas de trabajo creadas a partir de la plantilla, cree una nueva versión de la plantilla, elimine la cláusula del documento en la plantilla y publique una nueva versión de la plantilla.

● La vista Esquema de los documentos que están en los proyectos que utilizan la cláusula inactiva o suprimida tienen el tipo Plantilla (En desuso) para indicar que la cláusula se ha desactivado o suprimido de la biblioteca de cláusulas. En las plantillas, el tipo será Biblioteca (En desuso).

Cómo buscar cláusulasLa búsqueda de cláusulas funciona de una manera parecida a la búsqueda de otros documentos. Puede buscar dentro de carpetas, en áreas de trabajo de contrato o en la Biblioteca de cláusulas. Los resultados de búsqueda le permiten ver qué plantillas y documentos utilizan determinadas cláusulas.

Requisitos previos


Procedimiento

1. Vaya a la Biblioteca de cláusulas.

2. En la pestaña Cláusulas, haga clic en Acciones Buscar .

Se abre la página Buscar.3. Escriba los criterios de búsqueda, como palabras clave o del título.4. Haga clic en Buscar.


PUBLICPÚBLICO 61

Resultados

Los resultados de la búsqueda listan las cláusulas que coinciden con sus criterios de búsqueda y muestran las siguientes columnas:

● Título: El título de la cláusula.● Ubicación: La ruta de carpeta de la cláusula en la Biblioteca de cláusulas.● Proyecto: Ubicación de la cláusula (la Biblioteca de cláusulas).● Tipo de cláusula: El tipo de cláusula (Preferida, Alternativa o Retroactiva).● Resumen: Los primeros 200 caracteres del texto de la cláusula para ayudarle a identificarla.

Cómo saber dónde se utiliza una cláusulaPuede buscar cláusulas dónde se hayan utilizado. Le permite ver qué plantillas y áreas de trabajo de contrato se han utilizado en determinadas cláusulas, incluida la sección en la que se han usado.

Requisitos previos


Procedimiento

1. Vaya a la Biblioteca de cláusulas.

2. Haga clic en el nombre de la cláusula y seleccione Acción Buscar dónde se usa en la pestaña Cláusulas.

Se abre la página Buscar.3. Especifique las opciones de búsqueda. De forma predeterminada, la búsqueda sólo muestra los proyectos en

los que se ha utilizado la cláusula pero puede ampliar la búsqueda para incluir plantillas en Plantillas y la opción Mostrar solo.

También puede especificar palabras clave o del título de proyecto para restringir los resultados de la búsqueda.4. Haga clic en Buscar.

Acerca de la exportación e importación de la Biblioteca de cláusulasSi es el propietario de un proyecto de la Biblioteca de cláusulas o si está en el equipo Biblioteca de cláusulas y es un miembro del grupo Administrador de contratos, puede exportar la biblioteca a un archivo ZIP. La exportación e

62PUBLICPÚBLICO


importación de la Biblioteca de cláusulas le permite utilizar una Biblioteca de cláusulas que se ha desarrollado en otro entorno sin crearla de nuevo manualmente. Por ejemplo, puede desarrollar la Biblioteca de cláusulas en un entorno de prueba, exportarla e importarla a un entorno de producción cuando finalice. También puede exportar la Biblioteca de cláusulas desde el entorno de producción e importarla en un entorno de prueba para probar los cambios.

Puede realizar una exportación o importación completas de todas las cláusulas de la biblioteca. O, puede realizar una exportación o importación parciales de las carpetas seleccionadas. Sólo puede exportar o importar cláusulas en carpetas. No puede exportar ni importar cláusulas individuales, aunque las puede mover manualmente.

Consulte Mantenimiento de enlaces entre plantillas y cláusulas [página 63] para obtener más información acerca de cómo mantener la relación entre cláusulas y plantillas durante la importación y exportación de la Biblioteca de cláusulas.

Cuando exporte e importe la Biblioteca de cláusulas, tenga en cuenta la siguiente información:

● El orden en el que se han exportado e importado las carpetas y documentos de cláusulas, tal como aparecen en la Biblioteca de cláusulas de origen. Si reordena el contenido en la Biblioteca de cláusulas de destino y vuelve a importar la biblioteca de origen, perderá el nuevo orden.

● SAP Ariba Contracts no exporta o importa las traducciones de carpetas y cláusulas durante la exportación e importación de la Biblioteca de cláusulas.

● Asegúrese de que guarda todos los cambios en los documentos de cláusulas antes de exportar o importar cláusulas. Durante la exportación e importación, no recibirá ninguna notificación en el caso de que tenga cambios sin guardar en documentos de cláusula. Perderá todos los cambios que no haya guardado. La exportación e importación de la Biblioteca de cláusulas se ha creado para ayudarle a rellenar la Biblioteca de cláusulas de destino. No se ha creado para administrar cambios en cláusulas individuales.

Mantenimiento de enlaces entre plantillas y cláusulasComo las plantillas de área de trabajo de contrato utilizan cláusulas, hay una relación entre la plantilla y la cláusula de la Biblioteca de cláusulas. Puede mantener esta relación durante la exportación e importación de la Biblioteca de cláusulas. Siga estas instrucciones:

● Exporte la Biblioteca de cláusulas del entorno de origen e impórtela al entorno de destino antes de exportar e importar las plantillas relacionadas. Si no lo hace, los enlaces entre las plantillas y las cláusulas se perderán.

● La primera vez que utilice la exportación e importación de la Biblioteca de cláusulas, realice una exportación completa del entorno de origen y una importación completa del entorno de destino.Si hace esto, se asegura de que toda la estructura de carpetas de cláusulas se importa al nuevo entorno. Es importante saberlo ya que si realiza una exportación o importación parciales y pierde una o más carpetas y, a continuación, importa la plantilla aplicable, los enlaces entre la plantilla y cláusula de la carpeta que falta se perderán. Si se pierden estos enlaces, debe volverlos a crear manualmente: elimine las cláusulas de la plantilla y vuélvalas a agregar a la plantilla. La exportación e importación de toda la estructura de carpetas de cláusulas evita la pérdida inintencionada de enlaces entre plantillas y cláusulas.

● Realice exportaciones e importaciones parciales para futuras actualizaciones de la Biblioteca de cláusulas de destino.

● Importe cláusulas con el estado Publicado. Las cláusulas deben tener este estado para utilizarlas en una plantilla. Los enlaces entre las plantillas y cláusulas importadas con el estado Borrador se perderán.

● Asegúrese de que todos los cambios de cláusulas que estén en curso en el entorno de origen se han completado antes de la exportación de la Biblioteca de cláusulas. Las actualizaciones de cláusulas en curso que no se hayan completado no se exportarán.


PUBLICPÚBLICO 63

Cómo exportar la biblioteca de cláusulasContexto

Puede realizar la exportación de toda una biblioteca o una exportación parcial de las carpetas de nivel superior seleccionadas. Si sólo exporta la versión más reciente de las cláusulas, no se exportarán las versiones anteriores que estén en el histórico.

Cuando exporte una parte o toda la Biblioteca de cláusulas, las cláusulas individuales se copiarán en archivos XML dentro de un archivo ZIP. El archivo ZIP conserva la jerarquía de carpetas que hay en la Biblioteca de cláusulas original.

LimitacionesLa biblioteca debe incluir los archivos ZIP que contienen, por ejemplo, los documentos relacionados. Como la exportación de la Biblioteca de cláusulas crea un archivo ZIP que contiene toda la Biblioteca de cláusulas, ésta no puede contener archivos ZIP anidados del contenido de la Biblioteca de cláusulas. Si intenta exportar e importar una Biblioteca de cláusulas que contenga archivos ZIP, provocará que haya archivos ZIP vacíos. Para conservar el contenido de los archivos ZIP en la Biblioteca de cláusulas, mueva temporalmente los archivos a su disco local. Más tarde, puede cargar manualmente los archivos ZIP después de completar la importación de la Biblioteca de cláusulas en el entorno de destino.

Procedimiento

1. Vaya a la pestaña Cláusulas en la página Biblioteca de cláusulas.2. Realice una de las acciones siguientes para empezar la exportación de toda la Biblioteca de cláusulas o de las

carpetas seleccionadas:

○ Para exportar toda la Biblioteca de cláusulas, haga clic en Acciones y seleccione Exportar Biblioteca de cláusulas .

○ Para exportar una carpeta de nivel superior y su contenido, haga clic en la carpeta y seleccione ExportarEsta carpeta y contenido . La carpeta y su contenido se exportan en un archivo ZIP.

3. Haga clic en la casilla de verificación Incluir documentos relacionados para incluir los documentos relacionados a la exportación.

4. Haga clic en Exportar.5. Haga clic en Guardar para guardar el archivo ZIP exportado donde quiera.

Resultados

De forma predeterminada, un archivo ZIP exportado de toda la Biblioteca de cláusulas se denomina ClauseLibrary.zip y el archivo ZIP de una carpeta se denomina, por ejemplo, AcuerdosServicio.zip. Puede cambiar el nombre de estos archivos ZIP si lo desea.

64PUBLICPÚBLICO


Cómo importar la biblioteca de cláusulas

Contexto

Puede realizar la importación de toda una biblioteca o una importación parcial de las carpetas seleccionadas. El archivo ZIP que se importe conserva la estructura de carpetas que había al exportar el contenido de la Biblioteca de cláusulas de la biblioteca original e importa las cláusulas a esa estructura. Los documentos relacionados conservan su estado original cuando los importa a la Biblioteca de cláusulas.

Debe importar cláusulas en una Biblioteca de cláusulas vacía. Sin embargo, si importa cláusulas a una biblioteca con contenido ya existente, es importante saber cómo interactúan las cláusulas importadas con las existentes en la biblioteca de destino:

● La importación de la biblioteca de cláusulas sustituye cualquier cláusula que haya bloqueado el propietario.● La importación de la biblioteca de cláusulas sustituye cualquier cláusula que tenga una tarea de aprobación

con el estado pendiente y emite una advertencia cada vez que se intente sustituir una cláusula con una tarea de aprobación sin aprobar durante la importación.

● Las cláusulas existentes que se sustituyen durante la importación de la Biblioteca de cláusulas se actualizan con una nueva versión. Esta nueva versión indica que se ha creado a partir de una importación en lote, se especifica el estado en el momento de la importación (Publicado, Borrador o se exporta de la Biblioteca de cláusulas original) y conserva los enlaces existentes en las plantillas y documentos relacionados.

● Si importa una nueva versión de la carpeta existente, debe importarla en la misma ubicación que tiene en la estructura de carpetas. Por ejemplo, si importa una nueva versión de la carpeta Acuerdo, que normalmente está en Biblioteca de cláusulas > Acuerdos de servicio, no puede importarla directamente a la carpeta Biblioteca de cláusulas. Debe importarla a la misma carpeta, Biblioteca de cláusulas > Acuerdos de servicio.

Procedimiento

1. Vaya a la pestaña Cláusulas en la página Biblioteca de cláusulas.2. Realice una de las acciones siguientes para empezar la importación de toda la Biblioteca de cláusulas o de las

carpetas seleccionadas:

○ Para importar toda la Biblioteca de cláusulas, haga clic en Acciones y seleccione Importar Contenido de la biblioteca de cláusulas .

○ Para importar una carpeta y todo su contenido, haga clic en la carpeta que quiere importar y seleccione Importar Contenido de la biblioteca de cláusulas .

3. Haga clic en el botón de opción adecuado para importar las cláusulas que tengan el estado Publicado, Borrador o el estado en el que se exportaron.

Si las cláusulas importadas se utilizan en plantillas, impórtelas con el estado Publicado para que conserven los enlaces a las plantillas. Si no las importa con el estado Publicado, tendrá que volver a crear los enlaces entre las cláusulas y las plantillas: elimine manualmente las cláusulas de la plantilla y agréguelas de nuevo.

4. Haga clic en Navegador y vaya a la ubicación del archivo ZIP de la Biblioteca de cláusulas que quiere importar.5. Haga clic en Importar.


PUBLICPÚBLICO 65

Uso de la Biblioteca de cláusulasLa Biblioteca de cláusulas se inspira en un proyecto de área de trabajo de contrato y contiene las pestañas Resumen, Cláusulas, Tareas y Equipo. Las pestañas Tareas y Equipos funcionan de la misma manera que las pestañas en las áreas de trabajo de contrato. Consulte la guía "Creación y gestión de proyectos" para obtener más detalles acerca estas pestañas.

Uso de la pestaña Resumen en la Biblioteca de cláusulas

La pestaña Resumen muestra información que se aplica a toda la Biblioteca de cláusulas. Esta pestaña está divida en las siguientes áreas:

● Resumen● Proceso● Enlaces rápidos● Anuncios● Área Resumen: En este área, verá la descripción, versión, estado u otra información del proyecto. En la

siguiente tabla se enumeran las tareas que tiene disponibles desde el menú Acciones en el área Resumen.


Edite el resumen Acciones Editar resumen para editar el resumen.

Consulte los detalles de la Biblioteca de cláusulas

Acciones Ver detalles . La información se muestra en tres pestañas: Resumen, Documentos e Histórico de versiones.

Haga clic en la pestaña Resumen para ver el estado u otra información del proyecto. Puede cam

biar esta información en Acciones Editar atributos . También puede bloquear y desbloquear documentos o guardar una nueva versión.

Haga clic en la pestaña Documentos para ver las cláusulas en la Biblioteca de cláusulas.

Haga clic en la pestaña Histórico de versiones para ver el histórico de versiones en la Biblioteca de cláusulas.

Consulte la Biblioteca de cláusulas en vista completa o compacta.

Acciones Vista completa o Vista compacta. La Vista completa muestra las pestañas Cláusulas, Tareas y Equipo de la Biblioteca de cláusulas. La Vista compacta muestra la Biblioteca de cláusulas sin las pestañas.

Agregue la Biblioteca de cláusulas en una lista de proyectos que puede que requieran su atención

Acciones Agregar a proyectos controlados . Lista la Biblioteca de cláusulas en el área de contenidos Proyectos controlados del panel de instrucciones.

● Área Proceso: Este área lista las fases de tareas, proyectos de seguimiento y predecesores e hitos para proporcionar visibilidad a estos elementos. Haga clic en Todas las tareas para acceder a la pestaña Tareas.

● Enlaces rápidos: Este área lista los documentos a los que quiere acceder rápidamente. En la pestaña Documentos, cree un Enlace rápido haciendo clic en el nombre de un documento y seleccione AbrirAgregar a enlaces rápidos .

66PUBLICPÚBLICO


● Anuncios: Este área muestra los anuncios que pertenecen a la Biblioteca de cláusulas. Están pensados para todo el equipo de área de trabajo de contratos. Haga clic en Nuevo para agregar un nuevo anuncio o en Detalles para ver, editar o suprimir detalles del anuncio.

Uso de la pestaña Cláusulas en la Biblioteca de cláusulas

La pestaña Cláusulas lista todas las cláusulas que hay en la Biblioteca de cláusulas. Puede expandir las carpetas de cláusulas para acceder a cláusulas individuales. Ya que se designan automáticamente todas las cláusulas en una carpeta como alternativas unas de las otras, la manera de organizar sus cláusulas en carpetas afectan también en la manera en como se utilizan. Para obtener más información, consulte Acceso a la Biblioteca de cláusulas [página 46].

En la siguiente tabla se enumeran las acciones que puede realizar desde la pestaña Cláusulas. Las acciones que verá dependen del estado de las carpetas de cláusulas y de las cláusulas.


Consulte los detalles de una carpeta de cláusulas

El nombre de la carpeta y Acción Abrir Ver detalles . Los detalles se muestran en las pestañas Resumen, Documentos (enumera las cláusulas de la carpeta) e Histórico de versiones.

Busque las cláusulas en una carpeta

El nombre de la carpeta y Acción Buscar para buscar las cláusulas en una carpeta.

Edite los atributos de la carpeta

El nombre de la carpeta y Acción Editar atributos . Le permite editar el título, descripción, propietario y control de acceso y seleccionar si guardar la carpeta con una nueva versión o mantener la versión original.

Si es importante para usted restringir el acceso a los usuarios que pueden crear áreas de trabajo de contratos de ventas y de compras, puede aplicar estos controles de acceso en las carpetas que contengan las cláusulas o en cláusulas específicas:

● Solo para usuarios de contratos de compras● Solo para usuarios de contratos de ventas

Mueva una carpeta de cláusulas

El nombre de la carpeta y Acción Mover para mover una carpeta de cláusulas.

Agregue una carpeta de cláusulas a Enlaces rápidos

El nombre de la carpeta y Acción Agregar a Enlaces rápidos .

Bloquee o desbloquee una carpeta de cláusulas

El nombre de la carpeta y Acción Bloquear documentos o Desbloquear documentos. De esta manera se evita que otros usuarios editen la carpeta de cláusulas y las cláusulas que haya dentro de la carpeta hasta que la desbloquee.

Guarde una carpeta de cláusulas como versión nueva

El nombre de la carpeta y Acción Guardar como nueva versión .

Cree tareas para una carpeta de cláusulas

El nombre de la carpeta y Acción Crear nueva tarea Por hacer , Revisión, Aprobación o Negociación. También puede crear estas tareas para cláusulas individuales.


PUBLICPÚBLICO 67


Cargue un documento relacionado a una carpeta de cláusulas

El nombre de una carpeta y Acción Cargar Documento relacionado . Le permite cargar un documento que no sea de cláusulas pero que sí pertenezca a la carpeta. Un documento relacionado en la Biblioteca de cláusulas le puede ayudar a explicar las cláusulas que están en la carpeta, proporcionar información útil o notas para los autores de las cláusulas o proporcionar documentos de procesos para la aprobación de cláusulas.

Los documentos relacionados sólo son de lectura y accesibles para los usuarios que tengan acceso a la Biblioteca de cláusulas.

Exporte cláusulas a un archivo de Microsoft Excel

El nombre de la carpeta Acción Exportar .

Importe cláusulas desde un archivo de Microsoft Excel

El nombre de la carpeta Acción Importar .

Cree una subcarpeta El nombre de la carpeta y Acción Crear carpeta . Le permite crear una subcarpeta dentro de una carpeta de cláusulas.

Cree un informe analítico en las cláusulas

El nombre de la carpeta y Acción Informe analítico . Consulte Ejecución de informes analíticos para más detalles sobre la generación de informes.

Proporcione una plantilla de Microsoft Excel

El nombre de la carpeta y seleccione Acción Crear Plantilla de Excel de generación de informes .

Cree un informe compuesto en las cláusulas

El nombre de la carpeta y Acción Informe compuesto . Consulte la Guía de análisis e informes de gestión de contratos para obtener más información sobre la generación de informes.

Cree una nueva cláusula El nombre de la carpeta y Acción Crear Cláusula . Consulte Acceso a la Biblioteca de cláusulas [página 46] para obtener más detalles.

Abra el borrador de una cláusula

El nombre de la cláusula y Acción Abrir borrador .

Publique una cláusula El nombre de la cláusula y seleccione Acción Publicar . Después de publicar una cláusula, los autores del contrato la podrán utilizar en documentos ensamblados que estén en las áreas de trabajo de contrato.

Abra la última versión publicada de la cláusula

El nombre de la cláusula y seleccione Acción Descargar última publicación para abrir la versión más reciente de la cláusula en Microsoft Word.

Consulte los detalles de una cláusula

El nombre de la cláusula y Acción Ver detalles . Los detalles se muestran en las pestañas Resumen e Histórico de versiones.

Busque instancias de una cláusula determinada en los documentos

El nombre de la cláusula y Acción Buscar dónde se usa , que le permite encontrar dónde se utiliza la cláusula. La búsqueda devuelve una lista de los documentos que contienen la cláusula, incluyendo la sección del documento, título y proyecto asociado a dicho documento, tipo de cláusula y resumen del contenido de la cláusula. Consulte Acerca del uso de las aprobaciones a nivel de cláusula [página 56] para obtener más información sobre las búsquedas.

68PUBLICPÚBLICO



Edite los atributos de la cláusula

El nombre de la cláusula y Acción Editar atributos . Le permite editar el título, descripción, propietario, control de acceso y los responsables de aprobación y seleccionar si guardar la cláusula con una nueva versión o mantener la versión original.

Si es importante para usted restringir el acceso a los usuarios que pueden crear áreas de trabajo de contratos de ventas y de compras, puede aplicar estos controles de acceso en cláusulas específicas:

● Solo para usuarios de contratos de compras● Solo para usuarios de contratos de ventas

Consulte Acerca del uso de las aprobaciones a nivel de cláusula [página 56] para obtener más información sobre la aprobación de cláusulas.

Copie una cláusula El nombre de la cláusula y Acción Copiar . Especifique un nombre para la copia del archivo.

Mueva una cláusula El nombre de la cláusula y Acción Mover .

Agregue una cláusula a Enlaces rápidos

El nombre de la cláusula y Acción Agregar a Enlaces rápidos .

Bloquee su cláusula para que nadie la cambie

El nombre de la cláusula y Acción Mover . Puede desbloquear la cláusula más tarde.

Elimine una cláusula de la Biblioteca de cláusulas para que no se utilice

El nombre de la cláusula y Acción Desactivar . La Biblioteca de cláusulas tiene el estado

Inactiva. Más adelante, puede seleccionar Acción Reactivar para utilizar la cláusula de nuevo. Si la cláusula está en uso en una plantilla o en documentos del área de trabajo, la cláusula permanece en el documento. La vista Esquema del documento en áreas de trabajo muestran el tipo de cláusula como Plantilla (En desuso). En plantillas, el tipo será Biblioteca (En desuso).

Elimine una cláusula El nombre de la cláusula y Acción Eliminar . La cláusula ya no se listará en la Biblioteca de cláusulas. Si la cláusula está en uso en una plantilla o en documentos del área de trabajo, la cláusula permanece en el documento. La vista Esquema del documento en áreas de trabajo muestran el tipo de cláusula como Plantilla (En desuso). En plantillas, el tipo será Biblioteca (En desuso).

Elimine la versión antigua de una cláusula

El nombre de la cláusula y Acción Eliminar versiones antiguas .

Sustituya una cláusula El nombre de la cláusula y Acción Sustituir documento .

Combinar una cláusula El nombre de la cláusula y Acción Combinar documento .


PUBLICPÚBLICO 69

Uso de asignaciones de estilos

Acerca de asignaciones de estilos [página 70]

Configuración de asignaciones de estilos [página 71]

Acerca de asignaciones de estilosLa asignación de estilos sirve para presentar una imagen empresarial uniforme en todos los documentos de contrato. Con la asignación de estilos, enlaza los estilos de párrafo de Microsoft Word con los títulos de sección y el contenido de un Acuerdo principal o Apéndice de contrato.

SAP Ariba Contracts proporciona una etiqueta para el título y el contenido de cada sección que luego puede enlazar con el estilo de Microsoft Word. Las etiquetas se basan en los niveles de sección, que puede ver en la vista esquema de un documento. Por ejemplo, un documento de contrato con dos niveles de sección dentro de una sección general tiene las siguientes etiquetas:

● Nivel del Contenido 0 (texto dentro del marcador secciónContratoGeneral pero no en una sección de nivel inferior)

● Nivel del Título 1 (títulos de secciones del primer nivel)● Nivel del Contenido 1 (contenido dentro de las secciones del primer nivel con excepciones para las cláusulas.

Consulte "Uso de asignaciones de estilo con cláusulas" [página 71] en la página 50)● Nivel del Título 2 (títulos de secciones del segundo nivel)● Nivel del Contenido 2 (contenido dentro de las secciones del segundo nivel con excepciones para las

cláusulas. Consulte “Uso de asignaciones de estilo con cláusulas [página 71] en la página 50)

Si hay un documento con niveles de sección adicionales, éste debe de tener en cada nivel las etiquetas Nivel del título n y Nivel del contenido n (donde n es el número del nivel).

Sólo puede asignar un estilo por título de sección o nivel de contenido. No puede asignar títulos de sección o contenido al mismo nivel y estilos diferentes.

El estilo de párrafo de Microsoft Word especifica las características siguientes:

● Numeración● Espaciado● Fuentes

Aunque las fuentes y los estilos son útiles, la razón principal para que el SAP Ariba Contracts permite la asignación de estilos en documentos de Microsoft Word es la numeración de cláusulas y secciones.

LimitacionesPara utilizar asignaciones de estilo con numeración automática de párrafos, debe definir niveles de lista en una lista multinivel de Microsoft Word para estilos de párrafo de Microsoft Word. Si está utilizando una versión de Microsoft Word que no soporta listas multinivel, deberá definir propiedades de numeración para los estilos de párrafo de Microsoft Word. No aplique directamente la numeración en párrafos individuales.

70PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosUso de asignaciones de estilos


Ejemplo: Utilización de estilos para las cláusulas de númerosConfiguración de asignaciones de estilos [página 71]

Uso de asignaciones de estilos con cláusulas

Cuando se utiliza la asignación de estilos con cláusulas, el sistema aplica el estilo asignado en el primer párrafo de la cláusula. Como las cláusulas en la Biblioteca de cláusulas se pueden compartir en muchos documentos de contrato, SAP Ariba le recomienda que no especifique un número como parte de una cláusula individual. Utilice la asignación de estilos con un estilo de párrafo de Microsoft Word que numera el primer párrafo de la cláusula automáticamente.

Acerca de los formatos de párrafo y contrato

Debe tener en cuenta las siguientes reglas cuando defina estilos y muestre el estilo visual de las cláusulas y secciones de su negocio en documentos de contrato.

● Defina cualquier formato de caracteres determinado (por ejemplo, negrita o cursiva) de la cláusula que está en la Biblioteca de cláusulas. Ayuda a tener apariencias de cláusula coherentes en los documentos de contrato que se han generado.

● Defina el formato de párrafo sólo en el nivel de documento de contrato con la aplicación de asignaciones de estilo en todo el documento.

LimitacionesEn algunos casos, el formato de párrafo que se configura a nivel de documento puede sobrescribir el formato de los caracteres que se ha configurado a nivel de cláusula. En estos casos, debe volver a aplicar el formato de caracteres deseado en el documento de contrato que se ha generado.

Configuración de asignaciones de estilosProcedimiento

1. Defina los estilos que quiera utilizar en el documento de Microsoft Word. Para obtener más detalles acerca de cómo crear estilos, busque "Crear nuevo estilo" en la ayuda de Microsoft. Para obtener más información acerca de los estilos en Microsoft Word, consulte la documentación de Microsoft.

2. Vaya a la plantilla que contiene el documento de contrato en el que quiere definir las asignaciones de estilos.3. Vaya al área Documentos y abra el documento de contrato en un editor de OpenXML. Cuando se abre el

documento, SAP Ariba Contracts sincroniza los estilos disponibles con los estilos del documento.


PUBLICPÚBLICO 71

https://help.sap.com/viewer/4ca0f94a06f24fadb67b16f18c3e742d/cloud/es-ES/ad5002531fa245d9ba934e595752b3ca.html#loioc07d9beb0c1f4decbbf548b8daeb7ae4

4. Actualice cualquier cambio que haya hecho en la plantilla.5. Consulte los detalles del documento de contrato.6. En la pestaña Vista Esquema, seleccione Acciones > Configurar asignaciones de estilos.7. Seleccione una etiqueta para un título o contenido de sección, por ejemplo, Nivel de contenido 1 y

Seleccionar estilo.

Los estilos disponibles dependen de los estilos de formato que se han definido en el documento. Si el estilo que busca no existe, vuelva al documento y defínalo.

En la parte derecha de la página Configurar asignaciones de estilos, SAP Ariba Contracts muestra una guía dinámica que resalta el nivel que ha seleccionado para el documento de ejemplo. La imagen que se muestra a continuación no representa el documento con el que está trabajando pero sirve de guía para evitar la confusión entre niveles.

8. Haga clic en Aceptar.9. Abra el documento de contrato para comprobar los nuevos estilos.


Acerca de asignaciones de estilos [página 70]Ejemplo: Utilización de estilos para las cláusulas de números

72PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/4ca0f94a06f24fadb67b16f18c3e742d/cloud/es-ES/ad5002531fa245d9ba934e595752b3ca.html#loioc07d9beb0c1f4decbbf548b8daeb7ae4

Utilización de campos de contrato como propiedades de documento

Acerca de las propiedades del documento [página 73]

Flujo de trabajo de propiedades de documento [página 75]

Cómo configurar propiedades del documento con la interfaz de SAP Ariba Contracts [página 76]

Cómo configurar propiedades del documento con Microsoft Word [página 77]

Cómo insertar campos para propiedades del documento en el texto [página 79]

Cómo agregar un término de contrato como un campo de propiedad de documento en Microsoft Word [página 80]

Ejemplo: Agregación del proveedor como campo de propiedad del documento [página 81]

Cómo ver campos editables de propiedad de documento [página 82]

Cómo mover campos de propiedad de documento editables [página 82]

Cómo modificar una propiedad de documento editable en Microsoft Word [página 83]

Acerca de las propiedades del documentoEste capítulo describe cómo utilizar los atributos de contrato como propiedades del documento en documentos de contrato ensamblados (documentos Acuerdo principal y Apéndice del contrato). Las Propiedades del documento contienen datos que se pueden utilizar como campos para proporcionar un texto dinámico en un documento de Microsoft Word.

Por ejemplo, puede configurar el atributo de contrato Nombre de proveedor como una propiedad del documento. A continuación, inserta esta propiedad del documento como un campo (un campo de propiedad del documento) en el documento Acuerdo principal. Cuando el atributo Nombre de proveedor se configura o se cambia en el área de trabajo de contrato, el sistema actualiza el Acuerdo principal con el nuevo valor para el Nombre de proveedor cuando a continuación genera el documento.

Puede utilizar las propiedades del documento en un Acuerdo principal o un Apéndice del contrato incluido en una plantilla o en un área de trabajo de contrato. En la mayoría de los casos, los autores de plantillas configuran las propiedades del documento en los documentos de plantilla, en lugar de hacer que los autores del contrato o los propietarios del proyecto de contrato configuren las propiedades del documento en los documentos del área de trabajo. Sin embargo, en los casos en los que los usuarios agregan apéndices de contrato en una área de trabajo o se utiliza el papel del proveedor, puede que los usuarios deseen configurar las propiedades del documento para los documentos del área de trabajo.

Puede crear versiones de documento con el texto literal en el lugar de los campos de propiedad del documento. Es útil cuando se envía un documento a usuarios externos para que se revise y se puede configurar como un proceso automático cuando se crea una tarea de revisión en una plantilla. También puede crear manualmente una versión limpia al seleccionar Acciones Generar versión limpia desde la pestaña Vista de esquema para un documento.

Guía de creación de contratosUtilización de campos de contrato como propiedades de documento

PUBLICPÚBLICO 73

SAP Ariba admite dos tipos de propiedades del documento para los atributos de contrato:

● Propiedades de sólo lecturaEl sistema sólo lee los valores de atributo de contrato para configurar los valores de propiedad del documento. Los valores de atributo de contrato no se ven afectados por ningún cambio del documento.

● Propiedades editablesEl sistema puede leer y modificar los valores de atributo de contrato utilizando los valores de propiedad del documento. Cambiar el valor de campo en el documento también cambia el valor de atributo de contrato correspondiente.

Propiedades de documento de sólo lectura

De forma predeterminada, puede configurar los atributos de contrato siguientes como propiedades de documento de sólo lectura:

● ID de contrato● Estado del contrato● Título de contrato● Mercancía● Región● Cliente● Nombre del comprador● Dirección del comprador - Líneas (las líneas de dirección de calle)● Dirección del comprador - Ciudad● Dirección del comprador - Estado● Dirección del comprador - Código postal● Dirección del comprador - Nombre de país/región● Nombre del proveedor● Dirección del proveedor - Líneas (las líneas de dirección de calle)● Dirección del proveedor - Ciudad● Dirección del proveedor - Estado● Dirección del proveedor - Código postal● Dirección del proveedor - Nombre de país/región

Puede insertar un campo de propiedad de documento de sólo lectura múltiples veces en el mismo documento. Por ejemplo, puede insertar el campo de propiedad de documento para el Nombre de proveedor múltiples veces en un Acuerdo principal.

Propiedades de documento editable

De forma predeterminada, puede configurar los atributos de contrato siguientes como propiedades de documentos editables:

● Fecha del acuerdo● Fecha de entrada en vigor

74PUBLICPÚBLICO


● Fecha de expiración

Las propiedades de documentos editables también se conocen como Campos de formulario en Microsoft Word. Las propiedades de documentos editables también tienen las características siguientes:

● Si una propiedad de documento editable (campo de formulario) se define para un documento en particular, tiene que haber sólo una instancia en el documento.

● Si define una propiedad de documento editable para un documento de contrato en particular y el campo aún no se ha insertado en el documento, se inserta el campo de forma automática al final del documento, inmediatamente después del marcador sectionGlobalContract. Tiene que mover manualmente el campo a la ubicación adecuada, como se describe en Visualización de campos de propiedad de documento editable [página 82].

Flujo de trabajo de propiedades de documento

1. Configure las propiedades del documento. Hay dos maneras de hacerlo:○ Utilizando la interfaz SAP Ariba Contracts para seleccionar los campos de atributo de contrato. No se

requiere escribir, pero no puede configurar un valor inicial o de variable para que aparezca en el documento antes de configurar el valor de atributo.Para más información, consulte Configuración de propiedades de documento utilizando la interfaz SAP Ariba Contracts [página 76].

○ Utilizando el panel Propiedades de Microsoft Word. Tiene que escribir manualmente el nombre de propiedad del documento correcto. Este método le permite configurar un valor inicial o de variable para que aparezca en el documento antes de configurar el valor de atributo. Esta propiedad es útil cuando agrega propiedades del documento a un documento de plantilla para ayudarle a identificar los campos de propiedad del documento antes de crear un área de trabajo (los valores de atributo se configuran normalmente en áreas de trabajo, pero no en plantillas).Para más información, consulte Configuración de propiedades de documento utilizando Microsoft Word [página 77].

LimitacionesSAP Ariba le recomienda que configure las propiedades del documento utilizando Microsoft Word o la interfaz de la solución Contracts, pero no ambos. Cualquiera de los dos métodos es aceptable, y puede descubrir que uno es más fácil que el otro, dependiendo de sus preferencias personales.

2. Inserte un campo para la propiedad del documento en el Acuerdo principal o el Apéndice del contrato. Para más información, consulte Inserción de campos para las propiedades del documento en el texto [página 79].

3. Si no utiliza la creación de contratos mejorada, genere una nueva versión del Acuerdo principal o Apéndice del contrato. Para obtener más información, consulte el tema Cómo generar o regenerar el documento en la Guía de creación de contratos.

4. (Opcional) "Congele" el texto de propiedad de documento.Por defecto, al cambiar el valor de atributo de contrato de la propiedad del documento hace que el sistema actualice el documento con el nuevo valor cuando se genera el documento. Si ya no desea que el sistema actualice de forma automática un documento con los nuevos valores de propiedad de documento (desea "congelar" el texto), puede finalizar el documento. Para obtener más información acerca de la finalización de documentos, consulte Finalización de documentos ensamblados [página 29].


PUBLICPÚBLICO 75

Cómo configurar propiedades del documento con la interfaz de SAP Ariba ContractsContexto

SAP Ariba le recomienda que configure las propiedades del documento utilizando Microsoft Word o la interfaz SAP Ariba Contracts, pero no ambos. Cualquiera de los dos métodos es aceptable, y puede descubrir que uno es más fácil que el otro, dependiendo de sus preferencias personales.

Después de configurar las propiedades de documento, inserte los campos para las propiedades en un Acuerdo principal o un Apéndice del contrato. Consulte Inserción de campos para las propiedades del documento en el texto [página 79].

Procedimiento

1. En la plantilla o el área de trabajo de contrato, haga clic en Ver detalles para el documento de contrato para el que desea configurar las propiedades del documento.

2. Ensamble el documento si el estado es No ensamblado. El estado tiene que ser Ensamblado para poner a disposición la opción Configurar propiedades del documento en el menú Acciones.

3. En la pestaña Vista de esquema para el documento de contrato, haga clic en Acciones Configurar propiedades del documento .

4. En la página Configurar propiedades del documento, especifique los campos de atributo de contrato que desee utilizar como propiedades del documento.

La pantalla se divide en las secciones Sólo lectura y Editable. Seleccione los campos que desee utilizar en el documento y utilice las teclas de flechas para moverlos en el área Disponible para su uso en Microsoft Word.

Resultados

El área Disponible para su uso en Microsoft Word lista cada nombre de campo seleccionado seguido del nombre de la propiedad de Microsoft Word entre paréntesis. Por ejemplo, Nombre de proveedor(caSupplier). En este ejemplo, caSupplier es el nombre de la propiedad de Microsoft Word.

76PUBLICPÚBLICO


Cómo configurar propiedades del documento con Microsoft Word

Contexto

SAP Ariba le recomienda que configure las propiedades del documento utilizando Microsoft Word o la interfaz SAP Ariba Contracts, pero no ambos. Cualquiera de los dos métodos es aceptable, y puede descubrir que uno es más fácil que el otro, dependiendo de sus preferencias personales.

Después de configurar las propiedades de documento, inserte los campos para las propiedades en un Acuerdo principal o un Apéndice del contrato. Consulte Inserción de campos para las propiedades del documento en el texto [página 79].

Procedimiento

1. Abra el Acuerdo principal o el Apéndice del contrato utilizando Microsoft Word. Una forma de hacer esto es navegando al documento en la interfaz de solución de contratos y haciendo clic en el icono de Microsoft Word.

2. Asegúrese de que el documento se haya marcado como Desprotegido en Microsoft Word.

Cuando un documento está marcado como desprotegido, el menú Herramientas visualiza la opción Proteger documento. Si un documento está marcado como protegido, márquelo como desprotegido haciendo clic en

Herramientas Documento desprotegido .

3. Haga clic en Fichero Propiedades .4. En la ventana Propiedades que aparece, navegue a la pestaña Personalizadas.5. En el campo Nombre, introduzca el nombre de la propiedad del documento que se corresponda con el atributo

de contrato (AC) que desee utilizar en el fichero de Microsoft Word.

Los nombres de propiedades de documentos de sólo lectura tienen el formato siguiente:

cafieldname

Los nombres de propiedades de documentos editables tienen el formato siguiente:

_cafieldname

Dónde nombrecampo es el nombre del campo.

Las tablas siguientes listan los atributos de contrato disponibles de forma predeterminada y los nombres de propiedades de documentos de sólo lectura o editables:

Tabla 1: Propiedades de documento de sólo lectura

Para utilizar este atributo de contrato... Introduzca este nombre para la propiedad de documento de sólo lectura...

Estado del contrato caStatus

Título de contrato caTitle


PUBLICPÚBLICO 77

Para utilizar este atributo de contrato... Introduzca este nombre para la propiedad de documento de sólo lectura...

Mercancía caCommodity

Región caRegion

Cliente caClient

Nombre del comprador caBuyer

Dirección del comprador - Líneas caBuyer.CorporateAddress.PostalAddress.Lines

Dirección del comprador - Población caBuyer.CorporateAddress.PostalAddress.City

Dirección del comprador - Estado caBuyer.CorporateAddress.PostalAddress.State

Dirección del comprador - Código postal

caBuyer.CorporateAddress.PostalAddress.PostalCode

Dirección del comprador - Nombre de país/región

caBuyer.CorporateAddress.PostalAddress.Country.Name

Nombre del proveedor caSupplier

Dirección del proveedor - Líneas caSupplier.CorporateAddress.PostalAddress.Lines

Dirección del proveedor - Población caSupplier.CorporateAddress.PostalAddress.City

Dirección del proveedor - Estado caSupplier.CorporateAddress.PostalAddress.State

Dirección del proveedor - Código postal caSupplier.CorporateAddress.PostalAddress.PostalCode

Dirección del proveedor - Nombre de país/región

caSupplier.CorporateAddress.PostalAddress.Country.Name

Tabla 2: Propiedades de documento editable

Para utilizar este atributo de contrato Introduzca este nombre para la propiedad de documento editable

Fecha del acuerdo _caAgreementDate

Fecha de entrada en vigor _caEffectiveDate

Fecha de expiración _caExpirationDate

6. Indique un valor inicial en el campo Valor. Este valor aparece en el documento si no se fija el valor del atributo del contrato correspondiente. Si no tiene un valor inicial, escriba espacios u otros caracteres de variable en este campo.

7. Haga clic en Agregar para agregar la propiedad de documento a la lista Propiedades.8. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Propiedades.9. Guarde el fichero de Microsoft Word.

78PUBLICPÚBLICO


Cómo insertar campos para propiedades del documento en el texto

Requisitos previos

Antes de poder insertar un campo para una propiedad del documento en el texto de un documento de contrato ensamblado (Acuerdo principal o Apéndice del contrato), tiene que configurar las propiedades del documento para los atributos del contrato como se describe en Configuración de propiedades de documento utilizando solución Ariba Contracts [página 76] o Configuración de propiedades de documento utilizando Microsoft Word [página 77].

Después de haber insertado campos para las propiedades de documento, puede que necesite generar o regenerar el documento si no utiliza la creación de contratos ampliada. Si no utiliza la creación de contratos mejorada, genere una nueva versión del Acuerdo principal o Apéndice del contrato. Para obtener más información, consulte el tema Cómo generar o regenerar el documento en la Guía de creación de contratos.

Limitaciones● Puede insertar una propiedad del documento editable sólo una vez en un documento dado.

.● Inserta una propiedad del documento de sólo lectura cuantas veces sea necesario dentro de un

documento dado. Por ejemplo, para utilizar el campo de Nombre de proveedor en múltiples cláusulas en todo el acuerdo principal, además de la cabecera, inserte el campo en múltiples sitios.

Procedimiento

1. Abra el Acuerdo principal o el Apéndice del contrato utilizando Microsoft Word. Una forma de hacer esto es navegando al documento en la interfaz de solución de contratos y haciendo clic en el icono de Microsoft Word.

2. (Opcional) Fije las opciones de Microsoft Word para visualizar los campos como texto sombreado. De forma predeterminada, Microsoft Word no destaca ni ensombrece los campos de propiedad del documento de sólo lectura. Puede que desee configurar las opciones para mostrar siempre los campos con sombreado para marcar estos campos.

Haga clic en Tools Options y seleccione la pestaña View. Seleccione Always en el menú Field shading. Haga clic en OK para cerrar el panel Options.

3. Ponga el cursor en el sitio en el documento de contrato de Microsoft Word en el que desee insertar el campo para la propiedad del documento.

4. Seleccione Insert Field .5. En la ventana Field, defina las Categories en (All).

Destaque DocProperty en el selector Field Names.

Seleccione la propiedad que desee insertar en el documento de contrato, como caSupplier para el campo Nombre de proveedor. Haga clic en Aceptar para insertar la propiedad.


PUBLICPÚBLICO 79

Cómo agregar un término de contrato como un campo de propiedad de documento en Microsoft WordContexto

Si su sitio tiene SAP Ariba Strategic Sourcing Suite, es posible que los usuarios puedan crear una biblioteca de condiciones de contrato asociando preguntas y condiciones de contrato de un evento de Sourcing con categorías de una jerarquía de atributos de categoría y cargando el archivo de jerarquía en SAP Ariba. Para obtener información sobre cómo configurar preguntas como términos de contrato en una jerarquía de atributos de categoría, consulte la Guía de administración e importación de datos comunes para SAP Ariba Strategic Sourcing Suite.

Cuando estas preguntas y términos están etiquetados como términos de contrato en la jerarquía de atributos de categoría XML, los términos de contrato pueden agregarse como propiedades de documento en acuerdos maestros de contrato y documentos de apéndice del contrato. Por ejemplo, puede tener una pregunta como "¿Cuándo vence su certificado de seguro?"" en la jerarquía de atributos de categoría. Si se marca como condición de contrato, la pregunta, junto con la respuesta del proveedor del evento de sourcing, se copia en el área de trabajo de contrato cuando se cree una. En el área de trabajo del contrato o en la plantilla del área de trabajo de contrato, puede incluir esta condición del contrato en el acuerdo maestro del contrato o un documento de apéndice del contrato como propiedad del documento. A continuación, puede abrir el archivo de MS Word para el documento de contrato desde dentro de un área de trabajo de contrato o una plantilla de área de trabajo de contrato y agregar esta propiedad de documento como campo variable del archivo de Microsoft Word. Así, en el archivo de Word podría tener una cláusula como "El contrato se ejecutará antes de la fecha de vencimiento del certificado de seguro". En este ejemplo, se agregaría el campo variable después de "fecha" en la cláusula y la fecha de vencimiento proporcionada por el proveedor se agregaría en el documento de Word de forma automática.

En el ejemplo anterior, si edita la fecha de vencimiento del área Términos de contrato en el área de trabajo del contrato, el valor se actualiza automáticamente en el archivo de MS Word.

Procedimiento

1. En el espacio de trabajo del contrato o en la plantilla del espacio de trabajo del contrato, haga clic en el nombre del documento y seleccione Ver detalles.

2. En la pestaña Vista Esquema para el documento de contrato, haga clic en Acciones Configurar propiedades del documento .

3. En la página Configurar propiedades del documento, en Propiedades de documento de término del contrato para su uso en el área de documentos de contrato de Microsoft Word, seleccione los términos del contrato que desee utilizar en el documento y utilice las teclas de flechas para moverlos al área Disponible para su uso en Microsoft Word. La etiqueta corta del término del contrato seleccionado se enumera con el nombre de propiedad correspondiente de Microsoft Word. Las propiedades del documento del término del contrato tienen un prefijo "ct_" y el ID externo del término del contrato se incluye como sufijo, por ejemplo, "ct_DeliveryTemperature_011".

4. Abra el documento de contrato en Microsoft Word. Puede hacerlo si hace doble clic en el icono de Microsoft Word junto a cualquier cláusula.

80PUBLICPÚBLICO


5. Ponga el cursor en el sitio en el documento de contrato de Microsoft Word en el que desee insertar el campo de término de contrato para la propiedad del documento.

6. En Microsoft Word, elija Insertar Partes rápidas Campo .7. En la ventana Campo, destaque DocProperty en la lista Nombres de campo.8. Seleccione el campo que desee insertar al documento de contrato. Las propiedades que usan campos de

atributo de contrato tienen el prefijo ct, como ct_DeliveryTemperature_011.9. Haga clic en Aceptar para insertar la propiedad.10. Genere o regenere el documento.

Ejemplo: Agregación del proveedor como campo de propiedad del documento1. Haga clic en el nombre de un documento y seleccione Ver detalles.

2. En la pestaña Vista de esquema para el documento de contrato, haga clic en Acciones Configurar propiedades del documento .

3. En la página Configurar propiedades del documento, seleccione los campos que desee utilizar en el documento y utilice las teclas de flechas para moverlos al área Disponible para su uso en Microsoft Word. Por ejemplo, el usuario ha seleccionado el Nombre de proveedor del campo de sólo lectura. El nombre del campo seleccionado se lista con el nombre de la propiedad de Microsoft Word correspondiente (caSupplier en este ejemplo).

4. Abra el documento de contrato en Microsoft Word. Puede hacerlo si hace doble clic en el icono de Microsoft Word junto a cualquier cláusula.

5. En Microsoft Word, seleccione Archivo Propiedades . Navegue hasta la pestaña Personalizadas.6. Verifique que la propiedad aparece en la lista de propiedades y haga clic en Aceptar para cerrar la ventana

Propiedades en Microsoft Word.7. Ponga el cursor en el sitio en el documento de contrato de Microsoft Word en el que desee insertar el campo

para la propiedad del documento.8. En Microsoft Word, seleccioneInsertarCampo.9. En la ventana Campo, destaque DocProperty en el selector Nombres de campo.

Seleccione la propiedad que desee insertar al documento de contrato. Las propiedades que utilizan campos de atributo de contrato tienen el prefijo ca o _ca, como caSupplier. Haga clic en Aceptar para insertar la propiedad.

10. Genere o regenere el documento.


PUBLICPÚBLICO 81

Cómo ver campos editables de propiedad de documento

Requisitos previos

Debe configurar las propiedades de un documento para los atributos de un contrato tal como se describe en Configuración de propiedades de documento mediante la solución Ariba Contracts [página 76] o Configuración de propiedades de documento mediante Microsoft Word [página 77].

Contexto

Microsoft Word visualiza y trata los campos para las propiedades del documento editable como marcadores.

Procedimiento

Al hacer doble clic en una propiedad del documento editable en un documento de Microsoft Word se abre una ventana con opciones de campo del formulario de texto. Esta ventana también visualiza el nombre del marcador para el campo de la propiedad del documento.

LimitacionesMicrosoft Word utiliza marcadores para las propiedades editables, y como tal, cualquier propiedad del documento editable que defina en el documento de contrato aparece en la lista de marcadores. La solución SAP Ariba Contracts ignora los marcadores utilizados para las propiedades del documento editable cuando se procesan las cláusulas.

Cómo mover campos de propiedad de documento editables

Requisitos previos


82PUBLICPÚBLICO


Contexto

Si la solución SAP Ariba Contracts inserta una propiedad del documento editable al final de un documento de contrato, tiene que moverla manualmente a la ubicación adecuada.

Procedimiento

1. Registre (escriba o copie) el nombre del marcador.2. Copie y pegue la propiedad del documento editable en la nueva ubicación en el documento.3. Haga doble clic en el campo movido e introduzca el nombre del marcador que haya registrado.

LimitacionesArrastrar y soltar, o simplemente cortar y pegar, una propiedad del documento editable sin volver a introducir el nombre del marcador original resulta en una propiedad del documento que no se puede utilizar.

Cómo modificar una propiedad de documento editable en Microsoft Word

Requisitos previos


Procedimiento

1. Haga doble clic en el campo en el documento de Microsoft Word.2. Microsoft Word abre una ventana de opciones de campo de formulario de texto.3. Introduzca el nuevo valor en el campo de texto predeterminado. Para las fechas, utilice el formato adecuado

para su configuración local (mm/dd/yyyy o dd/mm/yyyy).


PUBLICPÚBLICO 83

Integración de Microsoft Word con SAP Ariba

Utilización de Microsoft Word con SAP Ariba [página 84]

Preparación de versiones limpias de documentos de Word [página 87]

Utilización de Microsoft Word con SAP Ariba

Acerca de la utilización de Microsoft Word con SAP Ariba

Las soluciones de SAP Ariba están integradas con Microsoft Word, cosa que permite a los usuarios editar sin interrupciones documentos de Word en los proyectos. Cuando se activa Sincronizar archivos con el escritorio (DFS) y un usuario abre un documento de Word en un proyecto, SAP Ariba llama a Word en el sistema del usuario y carga el documento. Si el usuario no tiene la versión más reciente del documento, SAP Ariba automáticamente la descarga al sistema local del usuario.

Además, las soluciones de SAP Ariba proporcionan las siguientes propiedades de integración de Word cuando se activa DFS:

● La operación Comparar versiones , que se selecciona de la pestaña Histórico de versiones de la vista detallada de un documento. Esta operación le permite comparar un documento con los cambios de la versión anterior con los cambios destacados en línea.

● La operación Fusionar documento, que se selecciona del menú Acción para un documento. Esta operación fusiona un documento con otro de Word en un proyecto. El documento fusionado muestra los cambios destacados en línea.

● La operación Revisar cambio, que está disponible al trabajar con tareas de revisión y de aprobación. Esta operación le permite ver los cambios de los revisores y aceptar o rechazar las modificaciones individuales dentro del archivo.

Cuando estas opciones se seleccionan en la IU de SAP Ariba, SAP Ariba llama a Word en el sistema del usuario. Word realiza una operación de combinación o de fusión para fusionar los documentos y utiliza la propiedad Control de cambios de Word para destacar los cambios en los documentos.

LimitacionesTodas las operaciones de Word se realizan utilizando una instancia de Word que se ejecuta en el sistema del usuario; Word no se ejecuta en el sistema del servidor de SAP Ariba.

Cuando se comparan o se visualizan documentos fusionados de Microsoft Word, se muestran todas las revisiones y los cambios en línea. SAP Ariba no admite la opción de Microsoft Word para mostrar las revisiones utilizando globos.

84PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosIntegración de Microsoft Word con SAP Ariba

Resquisitos de Microsoft Word para DFS

Cuando utilice las propiedades de integración de Microsoft Word con Sincronizar archivos con el escritorio (DFS) de SAP Ariba, los usuarios tienen que cumplir los requisitos siguientes:

● Utilización de Word 2007 o superiorLa versión de Word tiene que ser Word 2007 o superior. Si tiene documentos escritos en Word 97 o inferior, puede utilizar el procedimiento descrito en Preparación de versiones limpias de documentos de Word para crear versiones limpias de estos documentos en Word 2007 o superior.

● Utilización de la misma versión de WordTodos los usuarios que editen un documento de Word (crear, modificar o revisar un documento de Word con acceso de edición) tienen que utilizar la misma versión de Word. Es un requisito independientemente del tipo de extensión del documento (.doc o .docx). Por ejemplo, guardar un archivo con una extensión .doc en Word 2010 no garantiza que todas las operaciones tendrán éxito en Word 2007.Es posible editar un documento utilizando una versión de Word que sea superior a la versión utilizada para crearlo, pero todos los autores subsiguientes tienen que editar el documento utilizando la versión más superior de Microsoft. Por ejemplo, un documento creado con Word 2007 se puede editar por un usuario de Word 2010 (en el modo de compatibilidad), pero si un usuario de Word 2007 intenta editarlo más adelante, pueden ocurrir errores o la acción fallará.Si un documento sólo se abre y se visualiza (pero no se guarda) utilizando una versión de Word que es superior a la utilizada para crearlo, los usuarios pueden continuar editando el documento utilizando la versión (inferior) utilizada para crearlo. Por ejemplo, la siguiente secuencia de eventos puede finalizarse sin problemas:○ Un usuario de Word 2007 crea un documento.○ Un usuario de Word 2010 visualiza el documento y no guarda ni crea una nueva versión.○ Un usuario de Word 2007 edita el documento.

● No fusione documentos de revisores que utilizan una versión de Word superiorLos propietarios de tareas no pueden procesar documentos revisados de revisores que utilizan una versión de Word que es superior a la versión del propietario de la tarea.Microsoft no admite o proporciona un soporte limitado para fusionar un documento en otros que se haya creado utilizando una versión de Word inferior. Cuando se procesa un documento revisado por un revisor de correos electrónicos externo (como un proveedor), el propietario de la tarea envía el documento revisado de parte del revisor. Como parte del proceso de envío, el documento revisado se fusiona con la versión actual del documento. Ya que se realiza esta fusión y debido a las limitaciones de Microsoft al fusionar documentos de Word, los propietarios de tareas no pueden fusionar documentos de revisores que utilizan una versión de Word superior. Un propietario de tareas tiene que utilizar una versión de Word que sea la misma o superior a la versión utilizada por el revisor de correos electrónicos externo.Por ejemplo, un propietario de tareas que utiliza Word 2016 puede procesar documentos revisados con las siguientes versiones de Word:○ Word 2013○ Word 2010○ Word 2007

Sin embargo, el propietario de tareas que utiliza Word 2007 no puede procesar documentos revisados con Word 2010.Si un propietario de tareas no utiliza la versión más reciente de Word y no puede garantizar que un revisor de correos electrónicos externo utiliza una versión de Word que sea la misma o inferior, SAP Ariba recomienda que el propietario de tareas cree una copia limpia del documento revisado y luego envíe la versión limpia. Este procedimiento está descrito en Preparación de versiones limpias de documentos de Word.

● No instale múltiples versiones de Word en un sistema


PUBLICPÚBLICO 85

Los usuarios no pueden tener múltiples versiones de Microsoft Word instaladas en los sistemas. La presencia de múltiples versiones en el registro del sistema puede causar problemas de tiempo de ejecución con los API de Microsoft.

Eliminación del conversor de Microsoft Word MSWord6.wpc

Si utiliza Word 2007 o 2010, elimine el conversor de Microsoft Word MSWord6.wpc (mswrd632) del registro del sistema. Si no elimina este conversor del registro, puede tener problemas utilizando la propiedad Revisar cambios o cuando utilice la Biblioteca de cláusulas (es una propiedad SAP Ariba Contracts).

La entrada de registro para eliminar es como sigue:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Shared Tools\Text Converters\Import\MSWord6.wpc

Consulte la documentación de Microsoft para obtener instrucciones acerca de la eliminación de entradas de registro del sistema. Además, el siguiente artículo de soporte de Microsoft relacionado con la actualización de seguridad MS09-073 incluye un enlace (Arregle este problema) para eliminar la entrada y para obtener instrucciones para eliminar la entrada manualmente:

http://support.microsoft.com/kb/973904

Tenga en cuenta que la actualización de seguridad MS09-073 no está relacionada con SAP Ariba. MS09-073 y SAP Ariba son similares en que los usuarios con MS09-073 o SAP Ariba instalado pueden experimentar problemas si el conversor MSWord6.wpc no se elimina.

Fusión de documentos de Word 2003 y Word 2007

Las soluciones de SAP Ariba admiten el uso de Word 2007; sin embargo, si tiene que fusionar documentos creados en Word 2003 con documentos creados en Word 2007, debería realizar la fusión en Word 2007 y no otra versión del producto. Esto es debido a una restricción de Microsoft. Para obtener información adicional, póngase en contacto con Microsoft.


Preparación de versiones limpias de documentos de Word [página 87]Cómo preparar versiones limpias de documentos de WordCómo preparar versiones limpias de documentos de proyecto en documentos de Word

86PUBLICPÚBLICO


http://help.sap.com/disclaimer?site=http%3A%2F%2Fsupport.microsoft.com%2Fkb%2F973904

https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/54812e46cbfa4cb4a763c9523e90456f.html

https://help.sap.com/viewer/5196e560a5d14845a36f090d07f88400/cloud/es-ES/7de9b8ca71ea1014a5859d82374878de.html

Preparación de versiones limpias de documentos de WordContexto

Los documentos de Microsoft Word contienen datos incrustados utilizados para dar formato y otras operaciones. Los datos incrustados pueden variar dependiendo de la versión de Microsoft Word utilizada, y al abrir un documento creado utilizando una versión de Microsoft Word con una versión más nueva de Microsoft Word no actualiza todos los datos incrustados para la versión más nueva.

Utilice este procedimiento para preparar una versión limpia de un documento de Word si:

● Está cargando un documento de contrato ensamblado SAP Ariba Contracts.● Tiene que ver o incorporar un documento revisado de un revisor utilizando una versión desconocida o superior

a su versión de Word● Tiene que revisar o cargar un documento de Word creado utilizando Word 97 (o anterior).

Procedimiento

1. Abra el archivo con Word.2. Seleccione todo el texto (CTL+E) y cópielo al portapapeles de Microsoft Office (CTL+C).3. Cierre Word.4. Pegue el texto del portapapeles de Office (CTL+V) al editor de texto simple, como el Bloc de notas de

Microsoft.5. Seleccione todo el texto (CTL+E) del editor de texto simple y cópielo al portapapeles de Office (CTL+C).6. Inicie una nueva instancia de Word y cree un archivo vacío.7. Pegue el texto del portapapeles de Office (CTL+V) al nuevo archivo de Word.8. Elimine cualquier protección con contraseña para el documento. SAP Ariba no puede sincronizar los cambios

realizados en documentos protegidos con contraseña.


PUBLICPÚBLICO 87

Opciones de configuración del sitio para crear contratos

SAP Ariba fija las opciones de configuración del sitio.

Application.ACM.SoftClauseDeletionSi se configura en Yes (valor predeterminado, supresiones flexibles), la eliminación de una cláusula en un documento de contrato ensamblado (Acuerdo principal o Apéndice) sustituye la cláusula suprimida por la Cláusula vacía de la Biblioteca de cláusulas. Las supresiones flexibles se han creado para conservar la numeración del documento de cláusulas y evitar referencias no válidas a una determinada sección o cláusula que están en el documento ensamblado.

Si se establece en No (supresión permanente), elimina una cláusula de un documento de contrato ensamblado definitivamente. Cuando las cláusulas se eliminan completamente de los documentos, los números de sección y referencias a las secciones se deben volver a comprobar y actualizar manualmente.

88PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosOpciones de configuración del sitio para crear contratos

Histórico de revisiones

La siguiente tabla ofrece un histórico breve de las actualizaciones de esta guía. SAP Ariba actualiza la documentación técnica de sus soluciones de cloud si

● los cambios de software que se proporcionan en los service packs o hot fixes necesitan que se actualice la documentación para mostrar correctamente las funciones nuevas o modificadas

● El contenido existente no es correcto o los usuarios han indicado que falta contenido importante

SAP Ariba se reserva el derecho de actualizar la documentación técnica sin previo aviso. La mayoría de las actualizaciones de documentación estarán disponibles la misma semana en la que se lanzan los service packs, pero en cualquier momento pueden liberarse actualizaciones de documentación importantes.

Guía de creación de contratosHistórico de revisiones

PUBLICPÚBLICO 89

Mes/Año de actualización

Capítulo/Sección actualizado Descripción breve del cambio

Mayo de 2020 ● Acerca de cómo integrar los CLID como tablas en documentos de contrato ensamblados

● Cómo agregar una definición de tabla de preguntas de eventos de sourcing en una plantilla de área de trabajo de contrato

● Cómo agregar una definición de tabla de artículos en línea de contrato en una plantilla de área de trabajo de contrato

● Cómo agregar preguntas de eventos de sourcing en una tabla dentro de un documento de contrato ensamblado

● Cómo agregar una tabla de artículos en línea de contrato dentro de un documento de contrato ensamblado

Nuevos temas.

Mayo de 2019 Acerca del campo Los cambios requieren la aprobación de

Se ha agregado la referencia cruzada.

Febrero de 2019 Acerca de carga en bloque de cláusulas en la biblioteca de cláusulas

Información incluida sobre la carga en bloque de cláusulas en la biblioteca de cláusulas.

Cómo agregar un término de contrato como un campo de propiedad de documento en Microsoft Word

Nuevo tema.

90PUBLICPÚBLICO


Mes/Año de actualización

Capítulo/Sección actualizado Descripción breve del cambio

Julio de 2018 Requisitos y recomendaciones de la creación de contratos

Citación fija para Activar la sincronización de archivos con el escritorio .

Agosto de 2017 ● Agregación de una cláusula individual en la biblioteca de cláusulas

● Carga de documentos de contrato ensamblados

Se ha agregado información sobre la selección de ficheros utilizando cuadros de arrastrar y soltar.


PUBLICPÚBLICO 91

Limitaciones de responsabilidad y aspectos legales

HiperenlacesAlgunos enlaces se clasifican con un icono y/o con un texto al pasar el puntero del ratón. Estos enlaces proporcionan información adicional.Acerca de los iconos:

● Enlaces con el icono Está entrando en una página Web que no está alojada por SAP. Al usar este tipo de enlaces, manifiesta su acuerdo (a no ser que se indique expresamente lo contrario en sus contratos con SAP) con lo siguiente:

● El contenido del sitio al que se accede a través del enlace no es documentación SAP. No puede realizar ninguna reclamación de producto contra SAP en base a esta información.

● SAP no manifiesta su acuerdo o desacuerdo con el contenido del sitio al que se accede a través del enlace, ni garantiza su disponibilidad o exactitud. SAP no es responsable de ningún daño causado por el uso de este contenido a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP.

● Enlaces con el icono Está dejando la documentación para este producto o servicio de SAP en concreto y está entrando en un sitio Web alojado por SAP. Al usar este tipo de enlaces, manifiesta su acuerdo (a no ser que se indique expresamente lo contrario en sus contratos con SAP) a no realizar ninguna reclamación de producto contra SAP en base a esta información.

Vídeos alojados en plataformas externasAlgunos vídeos pueden dirigir a plataformas de hospedaje de vídeos de terceros. SAP no puede garantizar la disponibilidad futura de vídeos almacenados en estas plataformas. Además, cualquier anuncio u otro contenido alojado en estas plataformas (p. ej., vídeos sugeridos o la navegación a otros vídeos alojados en el mismo sitio), no se encuentra bajo el control o la responsabilidad de SAP.

Beta y otras funciones experimentalesLas funciones experimentales no forman parte del alcance de la entrega oficial que SAP garantiza para futuras versiones. Esto significa que SAP puede modificar las funciones experimentales en cualquier momento, por cualquier motivo y sin previo aviso. Las funciones experimentales no están previstas para su uso productivo. No podrá mostrar, probar, examinar, evaluar las funciones experimentales o realizar cualquier otro uso de ellas en un entorno operativo en directo o con datos que no estén suficientemente fundamentados.El propósito de las funciones experimentales es obtener de manera anticipada comentarios que permitan a los clientes y partners influir en el producto futuro en consecuencia. Al proporcionar su opinión (p. ej. en la Comunidad SAP), acepta que los derechos de propiedad intelectual de las contribuciones o de las tareas derivadas seguirán siendo propiedad exclusiva de SAP.

Código de ejemploCualquier codificación de software y/o fragmentos de código son ejemplos. No están previstos para su uso productivo. El código de ejemplo tiene el único propósito de explicar y permitir la visualización de las reglas de sintaxis y de redacción SAP no garantiza la exactitud ni la integridad de los códigos de ejemplo. SAP no es responsable de ningún error o daño causado por el uso de código de ejemplo a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP.

Lenguaje sin sesgosSAP apoya una cultura de diversidad e inclusión. Siempre que sea posible, utilizamos un lenguaje imparcial en nuestra documentación para referirnos a personas de todas las culturas, etnias, géneros y habilidades.

92PUBLICPÚBLICO

Guía de creación de contratosLimitaciones de responsabilidad y aspectos legales

Guía de creación de contratosLimitaciones de responsabilidad y aspectos legales

PUBLICPÚBLICO 93

www.ariba.com

© 2022 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.

Queda prohibida la reproducción o transmisión de cualquier parte de esta publicación, en cualquier forma o para cualquier fin, sin el permiso expreso de SAP SE o de una empresa filial de SAP. La información que aquí se incluye puede modificarse sin previo aviso.

Algunos productos de software comercializados por SAP SE y sus distribuidores contienen componentes de software con derechos de autor de otros proveedores de software. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes.

SAP SE o una empresa filial de SAP SE proporcionan estos materiales con fines meramente informativos, sin manifestación ni garantía de ningún tipo. Ni SAP SE ni sus empresas filiales se hacen responsables de los errores u omisiones en relación con los materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP SE o de sus empresas filiales son aquellas especificadas en las cláusulas expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que se incluye en este documento debe interpretarse como garantía adicional.

SAP y los productos y servicios de SAP mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP SE (o de una empresa filial de SAP) en Alemania y en otros países. Todos los nombres y servicios de productos son las marcas comerciales de sus respectivas empresas.

Consulte https://www.sap.com/spain/about/legal/trademark.html para obtener información y avisos adicionales sobre marcas comerciales.

THE BEST RUN

http://www.ariba.com

https://www.sap.com/spain/about/legal/trademark.html