40-53guasti.qxd 18-05-2010 14:28 Pagina 40 Prevenzione ... · masti fuori il rischio antropico, l’in-vasione delle cavallette e quella dei marziani). Per ognuna di queste possibili

40

Prevenzione

Biblioteche oggi – maggio 2010

Alluvione? No, grazie!Il piano di emergenza della Biblioteca nazionale centrale di Firenze

Quando l’acqua ci arriva alla gola,è sciocco chiedersi se è potabile

Anonimo

Questo articolo non vuole aggiun-gersi alle ormai numerose pubbli-cazioni che suggeriscono agli isti-tuti che ospitano il patrimonio cul-turale e che devono dotarsi di unPiano di rischio1 il percorso da se-guire per redigerlo, ma vuole illu-strare come ci si è mossi alla Bi-blioteca nazionale centrale di Fi-renze per tradurre la teoria in pra-tica. Scriverlo è costato più fatica epiù tempo di quanto immaginassi(fra il dire e il fare, ha assorbitopraticamente un anno di lavoro)ma l’esigenza di possedere un Pia-no di emergenza per le collezioniera diventata cogente specie pernoi che avevamo vissuto l’espe-rienza alluvionale e che soffrivamola sua mancanza come una gravenegligenza e una fonte di imbaraz-zo. Ora, finalmente, è concluso ecredo che possa essere convenien-te mettere a disposizione di chideve ancora compilare il proprio, inostri percorsi, gli errori e le solu-zioni adottate.2

La struttura del Piano di rischio

Prima di tutto devo sottolineareche non è stato facile orientarsi frai vari schemi presenti in letteratu-ra: tutti, in realtà, molto simili l’u-no all’altro ma spesso, appunto,tendenti a offrirsi più come unalezione sui criteri da seguire checome un vero e proprio modello

pratico: all’inizio avevamo sceltola traccia trovata su <www.dplan.org> (The Online Disaster-Plan-ning Tool), preparata e messa on-line dalla Northeast Document Con-servation Center (NEDCC) perchépermetteva, all’occorrenza, di faraggiornare le varie sezioni dai re-sponsabili opportunamente indivi-duati, controllati da un ammini-stratore (ovvero chi aveva la ge-stione complessiva del Piano). Allafine, però, dopo numerose stesuree tentativi, abbiamo optato per untesto scarno con rinvii, al contra-rio, a molti allegati. Il sistema de-gli allegati ci è sembrato il più a-datto, intanto per rendere rapidaed agevole la consultazione dellevarie Sezioni, tenuto anche contodel fatto che, di solito, si ricorre alPiano in un momento di presumi-bile panico e di sicura fretta e chedovrebbero utilizzarlo persone estra-nee all’Istituto come i Vigili delfuoco, la Protezione civile o vo-lontari in genere. In secondo luo-go, perché alcuni degli allegati so-no riservati (due esempi per tutti:le Priorità di salvataggio e l’Ubi-cazione degli impianti) e, con unasimile “impaginazione”, è resa pos-sibile la loro consultazione solo daparte del personale autorizzato men-tre gli altri operatori hanno a di-

sposizione una copia priva delleparti non accessibili a tutti. Nell’esporre i problemi legati allacostruzione del Piano di emergen-za, ho pensato fosse utile riportareintegralmente, in allegato (p. 49 eseg.), alcune delle parti che riten-go significative e chiarificatrici del-la sua struttura; comunque credoche, per avere un’idea più puntua-le del suo assetto finale e della suacomplessità, potrebbe essere op-portuno consultarne l’Indice dei pa-ragrafi e l’Indice degli allegati (cfr.allegato 1).

Quali emergenze sono state consi-derate

Sono state prese in esame tutte letipologie di emergenza fra quellepiù probabili (acqua, fuoco, esplo-sione/terremoto mentre sono ri-masti fuori il rischio antropico, l’in-vasione delle cavallette e quella deimarziani). Per ognuna di questepossibili criticità, sono stati analiz-zati i quattro momenti in cui co-munemente si suddivide una emer-genza: prevenzione, reazione, rispo-sta, recupero, informando sui com-portamenti idonei da tenere a se-conda anche della entità dell’emer-genza stessa: piccola, media, gran-de, catastrofe. Questo considerevoleventaglio di circostanze ha compli-cato parecchio il lavoro ma rima-nere sul generico ci sembrava dav-vero poco produttivo.

Le priorità di emergenza

Come si può (anzi come non si

Gisella GuastiResponsabile del Laboratorio

di restauro della [email protected]

40-53guasti.qxd 18-05-2010 14:28 Pagina 40

41

Prevenzione


che Linee guida,4 informazioni fracui il grado di priorità e il motivodella priorità (cfr. tabella 1).Confesso che, di primo acchito, èsopravvenuta, più o meno in tutti icolleghi, una sorta di ribellione “psi-cologica” del tipo: siamo la Biblio-teca nazionale centrale, abbiamo ildeposito legale e quindi l’obbligodi conservare tutto; però poi, mes-si di fronte al fatto che il salvatag-gio universale significava, alla fi-ne, un salvataggio più o meno ca-suale, alla fine ci si è “rassegnati” adecidere cosa non buttare dallatorre. Una scelta obiettivamentedifficile perché, al di là di alcuni li-bri più noti e di tranches di collo-cazioni che l’esperienza e la cultu-ra biblioteconomica rendevanopiù agevolmente individuabili, si-stemare il resto del materiale suidiversi gradini della scala delle prio-rità è costato il metaforico sangue.Una volta definite dunque le pre-cedenze di salvataggio deposito perdeposito, si è prefigurato il caso diallarmi che coinvolgessero sia ognisingolo piano dell’edificio sia tuttala biblioteca, mettendo quindi inrelazione un magazzino con l’altroe stabilendo una ulteriore scala dipriorità, sempre a seconda dei di-

può, a priori) comprendere, il no-do più grosso da sciogliere è statoquello della scelta delle priorità disalvataggio. Il primo passo è statodecidere i gradi di priorità, rias-sunti in una scala da 1 a 5, dove 1indicava la priorità massima e 0 lanon priorità.3 Subito dopo, abbia-mo stabilito i motivi (insostituibile,vulnerabile…) che potevano far con-vogliare i diversi volumi o gruppidi essi in un “grado” invece che inun altro ed assegnato una sigla adogni causa individuata (cfr. tabella1). Sono state quindi destrutturatetutte le collocazioni della Biblio-teca, legandole ai responsabili deirelativi depositi in quanto, presu-mibilmente, i maggiori esperti deifondi in essi contenuti. Devo an-che precisare che, in questa primafase, non sono stati coinvolti i ca-pi degli altri uffici, per rimanere,diciamo così, concentrati sul pro-blema e non disperdersi nei rivolidi discorsi fumosi, tipici di incontricon troppi partecipanti.Dopo un paio di riunioni esplicati-ve, è stata dunque inviata ai colle-ghi interessati una tabella informa-tizzata contenente le collocazionidi loro competenza sulle quali do-vevano fornire, aiutati da specifi-

versi tipi e gradi di emergenza.Aver considerato queste ulterioriipotesi può sembrare uno scrupo-lo eccessivo ma, ad esempio, nelcaso di una emergenza da acqua(alluvione), la gran parte dei ma-noscritti che, di norma, avrebbepriorità 1, essendo conservata indepositi ai piani superiori dellaBiblioteca, verrebbe a trovarsi moltoindietro rispetto alle urgenze se-gnalate per i magazzini situati aterreno; al contrario, se si verifi-casse, mettiamo, un cedimento deltetto, passerebbero in secondo pia-no queste ultime. Un altro punto dolente su cui si èriflettuto parecchio è stato quellodella messa in sicurezza dei cata-loghi cartacei che si trovano al pia-no terreno della Biblioteca edesposti quindi, soprattutto al ri-schio esondazione. Memori dell’e-sperienza del 1966, in cui, appun-to finirono sotto l’acqua inventarie cataloghi, rendendo ancora piùdifficile, dopo il disastro, stabilireciò che si era perduto e ciò che siera salvato, li avevamo messi alprimo posto nelle priorità di salva-taggio. In seguito però, abbiamopensato di restringere il campo so-lo alla parte non riprodotta o non

Tabella 1

DENOMINAZIONE GRADO VULNERABILITÀ PUNTO DI PIANO IN CUI LOCALIZZAZIONE RESPONSABILEDI PRIORITÀ MOTIVO DELLA DISTRIBUZIONE SI TROVA NEL DEPOSITO DEL DEPOSITO1-2-3-4-5 PRIORITÀ IL DEPOSITO

[PSM] [MS] [C] [D][N] [A] [CS] [NAS][P] [CP] [IS] [LD] *

[PSM] [MS] [C] [D] [N][A] [CS] [NAS] [P] [CP][IS] [LD]

Cassette audio e 5 [D] Banco centrale Magazzino Santa Compact D. Rossivideo di monografie distribuzione Croce piano I, n. N.1-1-2

III livello

Miscellanee 1 [PSM] Sala consultazione Piano I II Compact M. BianchiPasseretti [CP] e Sala musica magazzino C n. F. 28.3

Ballatoio 3 [PSM] [NAS] Banco centr., Sala Piano I livello I Compact R. Verdicons. e Sala mus. magazzino A n. G.8- G.13

* [PSM] pregio storico monetario [MS] Manoscritti autografi [C] Cataloghi inventari [D] Dati Computer [N] Negativi e copie Master di Microfilm [A] Archivi eschedari Amministrativi [CS] Costo sostituzione [NAS] Non disponibile su altro supporto [P] Pergamena corpo del libro o coperte [CP] Carte Patinate [IS]Inchiostri Solubili [LD] Legature Deteriorate.


42

presente in copia in un luogo nona rischio della Biblioteca. La ricerca effettuata ha però stabi-lito che la duplicazione era avvenu-ta “a macchia di leopardo”, attra-verso progetti che avevano interes-sato, di volta in volta, il nostro ca-talogo cartaceo, soltanto per alcu-ne delle sue parti anche se moltoconsistenti; purtroppo quelle nonriprodotte sono perse (distribuiteun po’ qua e un po’ là) nell’insie-me del catalogo e quindi non fa-cilmente identificabili. Questa si-tuazione ci avrebbe perciò costretto,per salvaguardare queste ultime, aportare in salvo tutte le cassette,con grande dispendio di tempo esenza concreti vantaggi. Ci è sem-brato quindi opportuno assegnarepriorità 1 ai salvataggi settimanalisu nastro LTO di tutti i databasedella BNCF, tenendo anche contoche, come ulteriore sicurezza, av-viene quotidianamente il salvatag-gio dei dati in un data center e-sterno alla Biblioteca.5 Le macchi-ne del CED, invece, a causa del lo-ro costo relativamente contenuto,non sono state considerate con unapriorità alta.6

Individuazione luoghi sicuri e vie di esodo

Altre complicazioni non indifferentisono state quelle relative al calco-lo dei tempi di salvataggio dellepriorità e ai percorsi verso i luoghinon a rischio. Qualche tempo fa, la Prefettura diFirenze ci aveva comunicato di po-ter preannunciare con 10 ore dianticipo l’esondazione dell’Arno.7

Partendo da questo dato, abbiamoprima di tutto individuato i luoghisicuri, ovvero quelli dove portare ivari materiali al verificarsi di unaemergenza.8 Poi abbiamo stabilitoi tempi di evacuazione delle colle-zioni con priorità 1 e, a questoscopo, abbiamo calcolato i metrilineari delle priorità di salvataggioda muovere e la capienza dei luo-

Prevenzione


ghi sicuri individuati. Su questa ba-se, si è stabilito il luogo in cui por-tare le varie collocazioni con pre-cedenza di salvataggio, così dasfruttare le vie di esodo più brevi.Anche scegliere queste ultime nonè stato semplice poiché, dato chefondi diversi erano destinati al me-desimo luogo, coincideva spessoanche il percorso deposito-luogosicuro, il che ci ha costretto a trac-ciare percorsi alternativi, per evita-re disordini e imbottigliamenti del-le varie squadre di soccorso. Allo scopo di agevolare i soccorri-tori, tutti i percorsi di esodo sonostati segnati sulle carte topografi-che, usando un unico colore perciascuna segnatura da trasferire.Sempre il medesimo colore è statoutilizzato per le stecche con cuisono state numerate le ceste dautilizzare per ciascuna collocazio-ne, per i cartelli da affiggere nelluogo sicuro al fine di indicare l’i-nizio di ciascuna segnatura traspor-tata, per il segnale di riconosci-mento dei componenti di ognisquadra (una sorta di badge) e perl’adesivo (sostituito anche da spraycolorato) con cui indicare i percor-si sui pavimento dei magazzini.A questo proposito, il gruppo ope-rativo per l’emergenza, coordinatodalla Prefettura di Firenze9 ha ac-colto la proposta di far adottare atutti gli istituti la stessa segnaletica(etichette idrorepellenti, percorsisegnati con adesivi colorati, moda-lità di segnalazione degli scaffali),per favorire al massimo il lavorodelle squadre di salvataggio (Vigilidel fuoco in primis) che trovereb-bero dovunque i medesimi sistemidi informazione.

I tempi di evacuazione e la simulazione

Rimaneva da stabilire quanto mate-riale sarebbe stato possibile sgom-berare e con quante persone neitempi di preallarme concessi, cioè

a dire: avendo a disposizione 10 oree tutte le unità di personale previ-ste (ovvero la situazione ottimale),quanti metri delle priorità indivi-duate saremmo in grado di eva-cuare? Simulazioni del genere era-no già state realizzate durante l’im-ponente esercitazione “Arno 2006”10

che aveva coinvolto parecchi isti-tuti della città ma le prove fattenon si sono rivelate attendibili per-ché condotte sia con modalità di-verse (catena umana con ceste, pas-samano senza ascensore poi conmontacarichi) sia con tipologie dimateriale e percorsi differenti siacon tempi calcolati talvolta in vo-lumi e talvolta in ceste. Ci siamoperciò risolti ad organizzare unanuova simulazione per fissare l’u-nità di misura11 per ogni percorso,ovvero per determinare quanti mi-nuti occorrevano per portare insalvo un metro lineare di materia-le. Basandosi su esperienze prece-denti, sono state formate squadredi salvataggio mediamente di 8-10unità12 e si è poi cronometrato iltempo di evacuazione di 12 cestedi materiale per ciascuna tipolo-gia,13 misurando al contempo la cor-rispondenza in metri lineari delle12 ceste. Per il trasferimento di unsolo gruppo di segnature, abbia-mo effettuato, a titolo puramentespeculativo, una ulteriore prova ov-vero abbiamo calcolato, oltre al tem-po necessario seguendo le scale,anche quello occorrente a trasferi-re il medesimo materiale con l’a-scensore (infatti, al contrario deldopo emergenza, in cui la corren-te elettrica potrebbe mancare, du-rante il preallarme, l’ascensore e ilmontacarichi, almeno per un certotempo, dovrebbero essere utilizza-bili e comunque non da personema solo da cose). Contrariamentea quanto ci saremmo aspettati, iltempo di esodo tramite ascensoreè maggiore, anche se di poco, ri-spetto a quello manuale e questoperché si perdono minuti preziosia caricare e scaricare e nel comu-


43

Prevenzione


nicare fra chi sta al piano di soprae chi si trova al piano di sotto quan-do può essere chiamato l’ascenso-re stesso: insomma la catena si in-ceppava troppo spesso e il lavoronon scorreva fluido.C’è anche da tenere conto del fat-to che i tempi, ovviamente, cam-biano se la biblioteca è chiusa oaperta al pubblico visto che, inquesta seconda ipotesi, il persona-le sarebbe reperibile immediata-mente mentre, con la bibliotecachiusa, il custode-casiere di turno,coadiuvato da almeno altre treunità, dovrebbe chiamare la squa-dra di salvataggio, il restante per-sonale e gli eventuali volontari daadibire all’evacuazione del mate-riale. E non è detto che tutti ri-spondano alla chiamata o siano incondizioni di raggiungere l’Istitutoo possano arrivare in tempi certi;in particolare, coloro che risiedo-no fuori città potrebbero soprag-giungere con forte ritardo o nonriuscire ad arrivare affatto. Il chesignifica che, verosimilmente, la si-tuazione ottimale (ovvero tutte lesquadre presenti per tutte le ore dipreallarme) si verificherà con diffi-coltà e il tempo effettivamente adisposizione per l’evacuazione sa-

rà senz’altro minore di quello teo-rico (cfr. tabella 2). Nel calcolo dei tempi di evacua-zione deve essere considerato an-che quello occorrente ad avvertireil coordinatore dell’emergenza (vedioltre), radunare la squadra di sal-vataggio e trasportare le ceste dalloro deposito al luogo di raccolta.È evidente che, disponendo di tem-po e personale, le quantità di ma-teriale mosso possono essere mag-giori (cfr. anche nota 7); infatti ilPiano prevede che si continui iltrasporto, scorrendo l’elenco dellepriorità stabilite fino alla saturazio-ne dei luoghi sicuri.

La leggibilità del Piano

Una ulteriore anche se meno ela-borata simulazione è stata effettua-ta per testare la leggibilità del Pia-no rispetto alle piante topografi-che dei depositi da parte di perso-nale esterno. Perciò, in modo deltutto casuale, è stato scelto un col-lega fra quelli che, per il loro la-voro, non costumano i magazzinie gli abbiamo chiesto, cronometroalla mano, di rintracciare alcunecollocazioni di volumi, seguendo,appunto, solo le indicazioni pre-

senti sulla carta topografica. È ri-sultato così, ad esempio, che lagrafica che designava le scaffalatu-re ed i compact R1, R2, R3… cheaveva, incidentalmente, il numeroin corpo leggermente più grandedella lettera, risultava fuorvianteper la ricerca; di conseguenza, ab-biamo provveduto a cambiare lesegnalazioni, invertendo la gran-dezza dei corpi delle sigle. Fra l’al-tro, per identificare scaffalature ecompact, sono stati acquistati car-tellini (lettere e numeri) idrorepel-lenti, così da evitare il loro distac-co e la loro cancellazione al verifi-carsi di un danno da acqua e li ab-biamo fatti incollare intanto suicompact e gli scaffali di piano ter-reno e sottosuolo, in sostituzionedei precedenti.

Gli acquisti per l’emergenza

È stata anche stornata una piccoladotazione ricevuta per il funziona-mento del Laboratorio di restauroin acquisti per la prima emergen-za, divisi tra le attrezzature che de-vono equipaggiare una squadra14

e quelle di cui deve essere dotatociascun soccorritore15 (naturalmen-te in quantità che non coprono tut-

Tabella 2 - Tempi del trasporto priorità nei luoghi sicuri. Risultati della simulazione. Tabella esemplificativa

COLLOCAZIONI PERCORSO NUMERO TEMPO occorrente METRI LINEARI TEMPO TOTALEADDETTI per evacuare totali delle priorità per mettereSQUADRA 1 metro lineare individuate in sicurezza

da evacuare le priorità individuate

PIPPO Percorso rotonda 9 + 2 59’’ (=59’’) 168 2h45’’fino al chiostro Coordinatoricon ascensore

PLUTO Percorso rotonda 9 + 2 46’’ 168 2h08’fino al chiostro Coordinatorisenza ascensore

PAPERINO Scale lato corto 10 + 2 1’44’’ (=104’’) 168 4h51’U fino al magazzino CoordinatoriI piano tronconelato sinistro

PAPEROGA Corridoio “ascensore 12 + 2 2’06’’ (=126’’) 159 5h36’del re” Coordinatori

MINNI Scale riviste 10 + 2 1’13’’ (=73’’) 178 3h36’fino al chiostro Coordinatori


44

Prevenzione


te le esigenze ma, comunque, innumero sufficiente a affrontare, ap-punto, la prima emergenza). Lagran parte del materiale è stata si-stemata in Biblioteca, in un appo-sito magazzino e, prudentemente,una quantità limitata presso il La-boratorio di restauro che si trovain una sede staccata rispetto allaBiblioteca. Colgo l’occasione persegnalare il caso dell’acquisto del-le etichette idrorepellenti citate pocosopra, per mettere l’accento sullanecessità di coordinamento e dicollaborazione fra i vari istituti; noiabbiamo dovuto rinunciare all’ac-quisto della tipologia che meglio siadattava alle nostre esigenze per-chè il costo diventava accessibilesolo aumentando di parecchio (trop-po per le nostre necessità) il nu-mero di pezzi acquistati. Se però,tutti gli istituti cittadini fossero sta-ti coordinati tra loro, alcuni di que-sti acquisti (ceste o materiale mi-nuto come quello di cui si parlama, soprattutto, attrezzature più co-stose e ingombranti quali genera-tori o ventilatori) potrebbero esse-re fatti in comune ed usati da chine ha bisogno al momento. In que-sta ottica, comunque, si è poi mos-sa la Prefettura con una indaginevolta a conoscere sia le necessitàdi risorse economiche e di perso-nale di ciascun istituto sia cosa equanto ognuno poteva già metterea disposizione.

L’elenco dei fornitori e dei manutentori

Fatti gli acquisti per la prima emer-genza, si è inserito nel Piano an-che un elenco dei fornitori dei va-ri materiali corredati da indirizzi,numeri di telefono ed e-mail, a cuiricorrere, se necessario, subito do-po una emergenza senza dover per-dere del tempo prezioso nella ri-cerca del “chi vende cosa” e deirelativi recapiti. Un secondo elen-co è stato compilato per le dittecui rivolgersi per la manutenzione

degli impianti e un terzo per i pro-prietari di attrezzature utili nellevarie catastrofi o, comunque, al ve-rificarsi di casi critici.

Le collaborazioni

Le collaborazioni con le diverse isti-tuzioni interessate sono state cer-cate ancora prima di iniziare a scri-vere il Piano di emergenza per sa-pere se ci fosse già a disposizioneun modello cui rifarsi; ma, poiché,al momento, non era ancora di-sponibile, ci siamo mossi autono-mamente. Una volta che il Pianodi emergenza è stato scritto, lo ab-biamo inviato per un confronto allaPrefettura, alla Protezione civile delComune di Firenze, al Segretariatodel MiBAC, alla Direzione regiona-le e alla società Sintesi che è inca-ricata della sicurezza della Bibliote-ca nazionale. All’Autorità di bacinopoi è stato chiesto un sopralluogo(che ancora, mentre scrivo, non èstato effettuato) per valutare la pos-sibilità delle difese passive (paratiegonfiabili o paratie stagne) ed e-ventualmente quali fossero le piùfunzionali per il nostro edificio che,come è dolorosamente noto, è co-struito giusto di fronte all’Arno.Peraltro le difese passive potreb-bero essere rese vane se si doves-se verificare la fuoriuscita delle fo-gne come nel 1966 e sarebbe quin-di necessario un ulteriore interven-to su queste ultime. La Protezionecivile del Comune di Firenze,16 sunostra richiesta, ha invece effettua-to una ispezione in Biblioteca e haofferto la propria collaborazione,anche dichiarandosi disponibile atenere eventuali corsi in program-ma per il personale interno e per ivolontari.Infine, si possono forse considera-re, nell’ambito delle “collaborazio-ni”, gli indispensabili rinvii al Pia-no di emergenza per il personaleche vanno ad integrare il Piano dirischio per le collezioni, senza ri-petere ogni volta le istruzioni per

le persone e sfrondando così il se-condo da inutili repliche rispetto aquanto già scritto nel primo.17

La formazione

È indubbio che, affinché il Pianofunzioni, devono essere organizza-ti corsi di addestramento e cheambedue i piani (quello relativoalle persone e quello riferito allecose) debbano essere conosciutiperfettamente dal personale. Per ilPiano di emergenza relativo allepersone già vengono organizzatiappositi corsi mentre, per quellorelativo alle collezioni, è program-mato un addestramento, prima perla squadra di salvataggio designa-ta, poi, ad un livello un po’ menoapprofondito, per il restante per-sonale. I due livelli sono previstidifferenziati perché coloro che co-stituiscono la vera e propria squa-dra di emergenza, oltre ad esserechiamati personalmente al verifi-carsi di una criticità, dovrebberoessere in grado di coordinare a lo-ro volta una squadra, quindi devo-no essere preparati anche a questoscopo. Come supporto al corso,utilizzeremo la ruota dal titolo SOSEmergenza Beni Culturali, fornitadalla Regione Lombardia e dall’Ar-chivio di Stato di Milano,18 che mipare uno strumento utile da con-sultare in emergenza, una dispen-sa a figure che dovrebbe servire arendere un po’ più attraente lo “stu-dio” del Piano di rischio e dei pie-ghevoli “da tasca” che contengono,in un’unica pagina, i gesti da com-piere sia prima dell’emergenza siasubito dopo. Il corso terminerà conuna simulazione delle azioni (cosìcome si fa per le evacuazioni delpersonale), prima di tutto quelle damettere in atto al momento delpreallarme lanciato dalla Provinciapoi quelle relative al trasporto e,infine, quelle riferite al primo trat-tamento del materiale, così da faracquistare ai colleghi la meccanici-tà e la scioltezza indispensabili per


45

Prevenzione


il corretto espletamento delle varieoperazioni.

La squadra di salvataggio e il coordinatore dell’emergenza

La squadra di salvataggio è stata co-stituita inserendo al suo interno: icustodi-casieri, almeno un’unità perciascun ufficio, i responsabili degliuffici stessi, i restauratori e altropersonale che, per l’esperienza e iltipo di lavoro svolto, sembravanoadatti a far parte del gruppo. Un’altra questione da risolvere èstata quella della scelta del coordi-natore dell’emergenza, un ruoloche, alla fine, il direttore ha sceltoper sé; al suo, ha poi fatto seguireuna serie di nomi che si sussegue

in un ordine rigido; infatti, il coor-dinatore, che è colui che ha unaconoscenza totale del Piano e pos-siede l’autorità di prendere le de-cisioni del caso, deve essere unicoaffinché, durante l’emergenza, nonsi crei ulteriore confusione a causadell’emissione di ordini controver-si o che provengano da personeche non si sa se hanno licenza diimpartirli.Oltre ai recapiti della squadra disalvataggio, sono stati raccolti quellidel restante personale. Per tutti sisono chiesti: cognome, nome, man-sione, telefono ufficio, e-mail uffi-cio, telefono abitazione, cellulare,e-mail privata.

Come viene dato l’allarme e le azioni immediate da compiere prima del verificarsidell’emergenza interna all’istituto

Nel Piano di emergenza vengonoelencate, distinte l’una dall’altra, leazioni da compiere sia nel caso incui l’allarme sia lanciato dalla Pro-vincia (esondazione dell’Arno), sianel caso di una emergenza che siverifichi all’interno della Bibliote-ca, a sua volta divisa a seconda

che quest’ultima sia aperta o chiu-sa al pubblico. Le azioni relativealle varie possibilità sono ripetuteogni volta e ciò può sembrare ri-petitivo (e in gran parte lo è), malo scopo del Piano è la chiarezza ela rapidità di consultazione vistoche ognuno deve poter trovare e-sattamente le informazioni che lointeressano per quel determinatocaso di emergenza e visualizzare su-bito, scritti dettagliatamente, i com-portamenti da tenere, senza per-dere tempo nei rinvii ad altri capi-toli del Piano e nella loro ricercaall’interno di quest’ultimo. Nell’al-legato 2 è riportata la parte del-l’Istruzione breve riferita alle azio-ni da compiere in caso di preallar-me per pericolo di straripamento

Tabella 3 - Emergenza da acqua: interventi immediati

TIPOLOGIA INTERVENTO POSSIBILE RESPONSABILITÀ EMERGENZA

Acqua: perdita tubi dall’alto • coprire gli scaffali con teli di plastica 1. chi si accorge dell’emergenza avverte• spostare il materiale lontano dalla perdita il coordinatore dell’emergenza e/o• spostare il materiale in un luogo sicuro il rappresentante di turno della squadra

se c’è tempo e personale sufficienti di emergenza2. il rappresentante di turno della squadra

di emergenza interviene direttamente per bloccare l’emergenza e, se lo reputa necessario,convoca altri componenti della squadra

3. il rappresentante della squadra di emergenza avverte appena possibile il coordinatore dell’emergenza nel caso non sia stato possibile prima

Acqua: perdita tubi dal basso • spostare il materiale sugli scaffali più alti Come sopra• spostare il materiale in un’altra stanza

se c’è tempo e personale sufficienti• bloccare l’ingresso dell’acqua con rotoli

assorbenti alle porteAcqua: esondazione fiume • blocco acqua alle entrate Come sopra

con sacchi di sabbia• spostamento del materiale secondo

le priorità di emergenza nei luoghi sicuri

Acqua dal basso: blocco dell’ingressodell’acqua con rotoli assorbenti

Acqua dall’alto: copertura degli scaffalicon teli di plastica


46

Prevenzione


dell’Arno, lanciato da Provincia eProtezione civile. Invece, nella ta-bella 3, si può vedere un esempiodei comportamenti da tenere du-rante una emergenza sempre daacqua (deformazione professiona-le…), che si verifichi dentro l’Isti-tuto.

Le istruzioni per il dopo emergenza: reazione e risposta

Nella seconda parte del Piano diemergenza sono trattate piuttostoestesamente anche le fasi del recu-pero e della prima reazione al ve-rificarsi dell’emergenza, specifican-do, con la maggior esattezza pos-sibile, i comportamenti da teneredurante le diverse eventualità. Perquanto riguarda il dopo emergen-za, oltre a descrivere le azioni com-piutamente, sono state anche ag-giunte alcune tabelle riassuntive (ri-ferite alle medesime azioni), alloscopo di fornire un aiuto in più,sempre in relazione al panico e al-

la fretta (se ne veda un esempio intabella 4).

Il trasporto

Il trasporto è uno dei momenti piùdelicati del prima ma, soprattutto,del dopo emergenza, quando il ma-teriale è più fragile perché bagna-to, bruciato o rotto. Nell’allegato 3è ripresa la parte del Piano che trat-ta questo argomento con l’indica-zione di quelle che sono giudicatele priorità di trasporto e le precau-zioni da adottare, accompagnate daalcune figure esplicative delle ope-razioni.

La divisione del materiale danneggiato e la scelta del trattamento

Una volta che il materiale è statotrasportato nell’area asciutta desti-nata al primo trattamento, ovverola prima sala di ingresso (davantial banco della distribuzione) e/o la

sala di consultazione e i corridoidel primo piano (di fronte alla Saladi consultazione e alla Sala Dan-te), il responsabile del Laboratoriodi restauro, coadiuvato da un nu-mero di restauratori congruo ri-spetto alle quantità di materialecolpite e dal bibliotecario espertodelle collezioni esaminate, valutalo stato di “bagnamento” (comple-tamente bagnato, molto bagnato,poco bagnato) del materiale, deci-de il trattamento più idoneo e, inbase a questo, divide i documentia seconda dell’intervento prescel-to. Nell’allegato 4 si legge la partedel Piano che descrive le sceltepossibili, mentre nella tabella 5 so-no riportati i tempi medi trovati inletteratura per il trattamento delmateriale bagnato. Per segnalare le prime azioni dafar effettuare sul materiale danneg-giato, il consiglio è di usare il si-stema “senza lingua”, fatto di sim-boli (cfr. figura 1), utilizzato dopol’alluvione del 1966, adatto a de-

Tabella 4 - Carta documenti a stampa e manoscritti

MATERIALI QUANTITA PRIMO INTERVENTO PRECAUZIONI IMBALLAGGIO DI ASCIUGATURAMANIPOLAZIONE

Inchiostri medio-piccole asciugare entro non separare • interfogliare all’ariae colori stabili 48 ore i singoli fogli ogni 10-15 carte

medio-grandi congelare oppure non separare • imbustare e inserire liofilizzareasciugare entro 48 ore i singoli fogli nelle ceste (cong.)

• interfogliare ogni asciugare 10-15 carte (aria) all’aria

• disporre carte impacchettareassorbenti all’esterno sottovuoto(asc. sottovuoto)

inchiostri medio-piccole congelare non tamponare • imbustare e liofilizzaree colori solubili inserire nelle ceste

medio-grandi congelare non tamponare • imbustare e inserire nelle ceste (cong.) liofilizzare

carta patinata -------- congelare subito • mantenere bagnata liofilizzarela carta fino al congelamento

• impacchettare con polietilene senza sigillare prima di inserirla nel congelatore

Oppure: • interfogliare con carta

bisiliconata se si tratta di poche pagine


47

scrivere con grande rapidità le con-dizioni del volume e i primi tratta-menti da compiere e che è com-prensibile a chiunque (ricordo che,in quell’occasione, erano presentivolontari da vari paesi del mondo).Per l’esempio di risposta, si veda(allegato 5) la parte del Piano che siriferisce ad alcuni dei trattamentiche seguono un danno da acqua.

Il recupero

Nell’ultima parte del Piano, si ac-cenna alle azioni finali che devonoessere compiute dopo il verificarsidi una emergenza, ovvero le pro-cedure per l’invio dei volumi col-piti al restauro oppure direttamen-te in magazzino, il bilancio dell’e-mergenza subita e la ri-scrittura delPiano relativamente alle azioni che,alla prova dei fatti, si sono dimo-strate inadeguate, così da poter ri-mettere a fuoco atti e comporta-menti. Il mio personale atto finale rispet-to a questo articolo consiste, inve-ce, nel porre in evidenza l’impe-gno profuso dal personale coinvol-to (nonché, en passant, dagli esten-sori del Piano, che hanno sudatole classiche sette camicie) che si èavviato, dopo un iniziale scettici-smo, verso questa molto chiacchie-rata ma sostanzialmente nuova di-mensione del proprio lavoro, mo-strando quell’entusiasmo e quellacuriosità che hanno permesso diarrivare in fondo alla scrittura delPiano e di arrivarci decorosamen-te. Un risultato non da poco, te-nendo conto che i temi del rischioe della sicurezza, richiamati piùvolte dalle norme e dall’attualità,stentano ancora a diventare unaforma mentis e un modo di agirecorrente in coloro che si occupanodi biblioteche in particolare e dibeni culturali in generale. Al con-trario, quella della prevenzione èuna strada essenziale da percorrerenon solo per gli ovvi riscontri po-sitivi dal punto di vista finanziario

o per l’evidente convenienza di sal-vaguardare informazioni storiche edocumentarie ma soprattutto pernon cedere a una sorta, diciamocosì, di taglio della memoria, per-dendo, per un casuale e imprevi-sto accidente, quegli anelli stratifi-cati di congiunzione generaziona-le, fatti di significati emotivi e tec-nici. In definitiva, è tempo che, per quan-to spesso ancora controvoglia, l’a-spetto prevenzione entri, con unadignità pari a quella della tastieradel PC, uno strumento che ci è or-mai indispensabile, nella cassetta de-gli attrezzi del bibliotecario adulto.

Note

1 I piani di rischio per il salvataggiodelle collezioni sono divenuti obbliga-tori con la circolare n. 132 dell’8 otto-bre 2004 Piano di emergenza per latutela del patrimonio culturale segui-ta dalla circolare n. 130 del 27 giugno2008, col medesimo oggetto, che davacome termine ultimo per consegnareal Ministero i Piani suddetti, il 31 di-cembre 2008.2 Nella faticosa stesura del Piano, so-no stata supportata con la solita di-sponibilità e competenza da Alessan-dro Sidoti, uno dei restauratori piùqualificati (checché ne dica il Codicedei beni culturali) attualmente sullapiazza… piazza che, guarda caso e per

Prevenzione


Tabella 5 - Tempi medi di trattamento del materiale bagnato*

OPERAZIONE QUANTITÀ TEMPI UNITÀ

Inscatolamento 100 volumi (10 per scatola) 30’ 2e impacchettamento

Interfoliazione 15-20 carte di interfoliazione 3’-5’ 1

NOTA BENE: Pause 1 ogni 90’* Dati riportati in: MARIA BARBARA BERTINI, La conservazione dei beni archivistici e librari,

Roma, Carocci, 2005, p. 174. I tempi sono quelli indicati dalla Biblioteca dell’Universitàdi Syracuse.

Figura 1 - Sistema “senza lingua” utilizzato dopo l’alluvione del 1966


48

mia fortuna, è quella di S. Ambrogio,sede del Laboratorio di restauro dellaBiblioteca nazionale centrale di Firenze. 3 1: priorità altissima, 2: priorità alta, 3:priorità media, 4: priorità bassa, 5: nonpriorità.4 Linee guida per individuare le prio-rità di salvataggio: “… Le priorità delsalvataggio devono essere basate nonsolo sul valore degli oggetti ma anchesulla loro vulnerabilità verso una par-ticolare emergenza. Come è noto, al-cuni materiali corrono rischi specificia seconda della loro tipologia (…) edè necessario inserire tali informazioninel Piano di salvataggio… Per stabili-re le priorità dovrà essere valutato: 1. se è materiale di pregio – storico– monetario 2. se è materiale insostituibile – manoscritti o documenti autografi – inventari e cataloghi (nel caso ne

esista solo una copia) – dati del computer, se non esista al-

cuna copia di sicurezza – negativi originali senza stampe o

copie, incluse le copie master di mi-crofilm

– gli archivi e gli schedari amministra-tivi (se non esiste una copia)

3. se è materiale sostituibile ma – il costo della sua sostituzione è

maggiore di quello del suo restauro– non è disponibile su un altro sup-

porto o in un’altra collezione 4. se è materiale fragile che richiedeun’attenzione immediata a causa del-la sua composizione– coperte, fogli o documenti in perga-

mena carte patinate (libri d'arte, ri-viste in carta lucida con riproduzio-ni fotografiche etc.)

– documenti o disegni con inchiostrie/o colori solubili

– libri con cuciture o legature deterio-rate

A. Assegnare un valore da 1 a 5 a cia-scun blocco di segnature a seconda delgrado di priorità. (In un secondo mo-mento potranno essere indicati i volu-mi singoli.)B. Barrare nella casella della vulnera-bilità, il motivo di assegnazione dellapriorità, utilizzando la Legenda”. Si veda anche la tabella 1.5 Dal 1 gennaio 2009, con la dismis-sione del server Bull e con l’adozionedi SbnWeb basato su programmi e

software di base aperti, il salvataggiodei dati SBN avviene ogni notte su di-sco e viene replicato in quattro copiesu 2 server di backup interni. Inoltre,come tutti gli altri salvataggi (UOL,BNI, Periodici ecc.), una copia dei da-ti, crittografata per ragioni di sicurez-za, viene inviata ogni giorno – comegià detto – in un data center esternoalla Biblioteca e ogni settimana è an-che effettuato un salvataggio su LTO. 6 Il costo dell’attuale server Bull chegestisce SBN è stato di circa€ 200.000,00 e quello di un serverUnix o Linux di qualità si aggira su € 20.000,00. Il valore di una macchi-na usata è molto irrisorio tanto che so-lo il primo elaboratore utilizzato neglianni Ottanta è passato a Cosenza; ilresto oggi, finisce rottamato. La baseSBN è frutto del lavoro della Biblio-teca iniziato fin dal 1983 e il suo valo-re risulta molto più elevato sia rispet-to ad una macchina vecchia ormai sen-za valore commerciale sia rispetto al-l’acquisto di una nuova che ha prezzisempre più tendenti verso il basso.Infine, il ripristino della base SBN suuna nuova macchina comporta solo illavoro di un paio di giorni da partedel personale specializzato.7 Attualmente, è possibile ricevere ilprimo preallarme, da parte della Pro-vincia, con 18 ore (I livello di guardia)poi con 12 ore (II livello di guardia) dianticipo rispetto alla presunta esonda-zione e infine con 6 ore prima dell’or-dine di evacuazione per le persone,emanato dalla Protezione civile (III li-vello di guardia); quindi le quantità dimateriale da mettere in salvo possonoessere rivedute ed aumentate rispettoai numeri attuali.8 I corridoi di percorrenza del primopiano dell’edificio, le corsie tra le scaf-falature dei depositi situati ai piani su-periori e la terrazza coperta che sisnoda sopra il chiostro di Santa Croce.9 È stato costituito per assistere gli isti-tuti culturali fiorentini nella stesuradei piani di rischio (cfr. nota 1) Ilgruppo di lavoro però, per adesso, sioccupa solo del rischio esondazioneArno, tralasciando gli altri tipi di emer-genze.10 Esercitazione di Protezione civile. Ri-schio idraulico.11 Ovviamente si parla di tempi stan-dard che dovranno essere necessaria-

mente ampliati perché le ceste nonvengono trasportate allo stesso ritmoper tutta la durata di un turno che, fral’altro, deve prevedere anche delle pau-se almeno ogni 60’-90’. Inoltre, i tem-pi per il trasporto dei libri bagnati so-no diversi da quelli occorrenti per li-bri asciutti ma, per adesso, ci siamo li-mitati a questa seconda ipotesi ancheperché la particolare urgenza è in que-sta fase di pre-esondazione; infatti, neldopo, per quanto ci si debba affretta-re, se il danno è da acqua, non è in-dispensabile questa corsa affannosacontro il tempo. 12 Ogni squadra era costituita di me-dia da: un coordinatore inizio percor-so/un coordinatore fine percorso; dueunità ad incestare; due a trasportare leceste per le scale; due a trasportare leceste per il tratto di chiostro o di cor-ridoio fino al punto di raccolta; due atogliere dalle ceste i libri e sistemare ilmateriale. Totale: 8+2.13 Nelle ceste i volumi dovevano esse-re ordinati su un solo strato, appog-giati dalla parte del dorso o dei taglidi piede o di testa (scegliendo di vol-ta in volta, a seconda del formato delvolume). Arrivati nel luogo sicuro, i li-bri dovevano essere posizionati sul pa-vimento, dalla parte del taglio di pie-de, con andamento a serpente che ri-proponesse parte del movimento deivolumi sugli scaffali (che è da sinistraa destra e dal basso verso l’alto) lun-go la parete individuata in precedenza.14 Lampada, kit per la pulizia, penna-relli indelebili, blocchi, fermagli di pla-stica, camici interi, tute intere, stivali…15 Guanti, mascherine, grembiuli, ca-schi, occhiali…16 L’Ufficio di protezione civile del Co-mune di Firenze sta procedendo all’e-laborazione sperimentale del Piano ditutela del patrimonio culturale fioren-tino che agisce tramite il sistema di ge-stione dei dati censuari nell’ambienteinformatico SIT (Sistema informaticoterritoriale) del Centro operativo co-munale: L’Ufficio di protezione civilesta dunque mettendo a punto un da-tabase per gestire i dati, raccolti trami-te apposite schede censuarie, relativia tutte le tipologie di beni culturali eche sono relativi a: “1. identificativo edenominazione del singolo bene, 2.ubicazione del singolo bene, 3. mobi-lità del bene, possibilità di proteggere

Prevenzione



49

Prevenzione


il bene in loco con apposite protezio-ni strumentali, 4. caratteristiche tecni-che e materiali, 5. caratteristiche di-mensionali e peso, 6. immagine. Ilcontenuto delle schede censuarie saràpoi riversato nel SIT e andrà a costi-tuire il database del patrimonio cultu-rale fiorentino. Tale database sarà poiutilizzato per elaborare carte temati-che finalizzate a sintetizzare informa-zioni che saranno pronte e disponibi-li in caso di emergenza; fra queste, laCarta del rischio del Patrimonio Cul-turale Comunale, attualmente in corsodi elaborazione” (da COMUNE DI FIREN-ZE. PROTEZIONE CIVILE, Progetto FirenzeTutela. Salvaguardia del Patrimonio Cul-turale Fiorentino).

17 Ad esempio: § III.8. Azioni da intra-prendere PRIMA del verificarsi di unaemergenza da fuoco cfr. Piano di eva-cuazione in caso di emergenza. Pro-cedura operativa per il coordinamen-to degli addetti preposti alla gestionedelle emergenze ai sensi dell’art. 46 d.lgs.81/2008- DPR 418/1995- DM10.3.1998 (aggiornato il 16.6.2009), p.37-40 e alleg. A – Procedure di emer-genza interna, p. 50 e alleg. B – Pro-cedure per locali a rischio – Depositilibrari, p. 72-74 e p. 76.18 Copyright 1997, Heritage Preserva-tion, Inc, prodotto in cooperazione conla National Task Force on EmergencyResponse. Traduzione in italiano e adat-tamento di Maria Barbara Bertini.

Allegato 1. L’indice del Pianodi emergenza

Introduzione

I. Informazioni generali del piano di emer-genzaI.1. Informazioni sui redattori del pianoI.1.1. Individuazione priorità di salvatag-gioI.1.2. Elaborazione di una lista di control-lo di manutenzione preventivaI.1.3. Raccolta di assicurazione e di infor-mazioni contabiliI.1.4. Raccolta di informazioni circa i ser-vizi di emergenza locali I.1.5. Raccolta di forniture interneI.1.6. Raccolta di informazioni circa l’ap-provvigionamento esterno I.1.7. Elaborazione di un elenco di chia-mata di emergenzaI.1.8. Identificazione di un potenziale cen-tro di comando e / o alternative di stoc-caggio o di essiccazione spazioI.1.9. Individuazione di potenziali volon-tari e / o lavoratori I.1.10. Coordinamento formazione delpersonale I.1.11. Coordinamento distribuzione, revi-sione e aggiornamento del piano I.1.12. CEDI.2. Campo di applicazione e obiettivi delpiano I.3. Distribuzione del pianoI.4. Come è strutturato questo piano

I.5. Come usare questo pianoI.6. Aggiornamento del piano e suo riesameI.7. Responsabilità per l’aggiornamentodelle varie sezioni del pianoI.8. Elenco priorità di salvataggio I.8.1Elenco delle priorità divise per deposito(emergenza a zone)I.8.1. Elenco delle priorità divise per depo-sito (emergenza a zone)I.8.2. Elenco priorità per tipologia di emer-genza e per piano I.8.2.1. EMERGENZA DA ACQUA (ESON-DAZIONE DELL’ARNO)I.8.2.2. EMERGENZA FUOCOI.8.2.3. EMERGENZA DA TERREMOTOI.8.2.4. EMERGENZA DA CICLONE OTROMBA D’ARIA (SCOPERCHIAMENTODEL TETTO)I.9. Elenco vie di esodoI.10. Squadra di salvataggioI.10.1. Coordinatore dell’emergenza I.10.2. Elenco numeri di emergenzaI.10.3. Elenco squadra emergenzaI.10.4. Elenco responsabili di settore I.10.5. Elenco personale-chiaveI.10.6. Elenco restauratoriI.10.7. Elenco personale BNCFI.10.8. Elenco personale volontarioI.10.9. Elenco chiavi (e copia)e loro ubicazioneI. 10.10. Elenco impianti e loro ubicazioneI.10.11. Elenco ditte di manutenzioneI.10.12. Materiale a disposizione dellesquadre di soccorso e sua ubicazioneI.10.13. Elenco fornitori (anche di riserva)[indirizzo e numero telefonico]

II. Piano di emergenza - Prevenzione. Azio-ni da intraprendereII.1. Emergenza da ACQUAII.1.1. Controllo delle stato delle tubatureII.1.2. Controllo dello stato delle fognatureII.1.3. Controllo stato del tetto II.2. Emergenza da FUOCOII.3. Emergenza TERREMOTO/ESPLOSIONE

III. Piano di emergenza - Reazione. Azionida intraprendereIII.1. Azioni da intraprendere nel caso dipreallarme da parte della Prefettura III.2. Azioni da intraprendere nel caso siverifichi una emergenza all’interno del-l’Istituto con biblioteca aperta al pubblicoIII.2.1. Squadra da convocare con la bi-blioteca aperta al pubblicoIII.3. Azioni da intraprendere nel caso siverifichi una emergenza all’interno del-l’Istituto, a biblioteca chiusa al pubblicoIII.3.1. Squadra da convocare con la bi-blioteca chiusa al pubblicoIII.4. Precauzioni da prendere prima del-l’inizio dell’intervento di salvataggioIII.5. Azioni da compiere PRIMA del verifi-carsi dell’emergenza da ACQUA III.6. Azioni da compiere DURANTE il ve-rificarsi di una emergenza da ACQUAIII.7. Azioni da compiere PRIMA del verifi-carsi dell’emergenza da FUOCOIII.8. Azioni da compiere DURANTE il ve-rificarsi di una emergenza da FUOCO III.9. Azioni da compiere DURANTE il ve-rificarsi di una emergenza da TERREMO-TO/ESPLOSIONE III.10. Azioni da compiere SUBITO DOPOil verificarsi di una emergenza da ACQUAIII.11. Azioni da compiere DOPO il verifi-carsi di una emergenza da FUOCO III.12. Azioni da compiere DOPO il verifi-carsi di una emergenza da TERREMOTO/ESPLOSIONE III.13. Modalità di trasporto a seconda del-le tipologie del materiale III.14.1. Precauzioni da adottare per il tra-sporto III.14.2. Priorità di trasportoIII.14.3. Pulizia del materiale prima deltrasportoIII.15. Precauzioni ed accorgimenti da usarenella fase di primo intervento e di imbal-laggio

IV. Risposta – Scelta e sequenza dei tratta-menti dopo una emergenza da acquaIV.1. Scelta del trattamento IV.1.2. Azioni preliminari all’inizio del trat-tamentoIV.2. Sequenza degli interventi per l’essic-cazione all’aria e nei forni ad aria caldaventilata

STRALCI DAL PIANO DI EMERGENZA


50

IV.3. Sequenza degli interventi per il con-gelamento IV.4. Sequenza degli interventi per l’essic-cazione con pacchi sottovuotoIV.5. LiofilizzazioneIV.6. Essiccazione all’aria materiali non librariIV.6.1. Fotografie - TABELLA IV.6.2. Negativi - TABELLA 5IV.6.3. Microfiches - TABELLA 5IV.6.4. Nastri magnetici - TABELLA 4IV.6.5. Nastri audio e video - TABELLA 5IV.6.6. Floppy disk - TABELLA 4IV.6.7. CD - TABELLA 4II.6.8. Microfilm - TABELLA 5IV.6.9. Dischi in vinile - TABELLA 5

V. Scelta e sequenza dei trattamenti dopoun’emergenza da fuocoV.1. Trattamento del materiale bruciato

VI. Scelta e sequenza dei trattamenti dopoun’emergenza per terremoto, esplosioni,atti vandaliciVI.1. Trattamento del materiale colpito daterremoto esplosioni atti vandalici

VII. RecuperoVII.1. Il ripristino arredi e locali VII.2. La reintegrazione dei documenti VII.3. Registro di chi ha partecipato alleoperazioni di salvataggio e date effettua-zione interventiVII.4. Elenco materiale colpito con brevedescrizione dello statoVII.5. Il ritorno alla normalità VII.6. La fine dell’emergenza

INDICE DEGLI ALLEGATIAllegato 1 (Riservato)Elenco priorità di salvataggio divise perdeposito Allegato 2 (Riservato)Priorità salvataggio collocazioni piano ter-reno - Tabella riassuntiva Allegato 3 (Riservato)Elenco priorità per tipologia di emergenzarelativamente all’insieme dei depositiAllegato 4 (Riservato)Piante depositi con percorsi di emergenzaAllegato 5Capienza luoghi sicuriAllegato 6 (Riservato)Elenco squadra di salvataggio e responsa-bili di settore Allegato 7 (Riservato)Elenco personale chiave Allegato 8 (Riservato)Elenco restauratori interniAllegato 9 (Riservato)Elenco personale BNCFAllegato 10 (Riservato)Elenco chiavi e copie chiavi

Allegato 11 (Riservato)Elenco impianti e loro ubicazioneAllegato 12 Elenco ditte di manutenzioneAllegato 13Materiale a disposizione delle squadre disoccorso e sua ubicazioneAllegato 14Elenco fornitoriAllegato 15Tabella riassuntiva azioni da compiere pri-ma e durante una emergenza acquaAllegato 16Tabella riassuntiva azioni da compiere pri-ma e durante una emergenza fuoco /terre-moto/esplosioneAllegato 17Tabella riassuntiva percorsi luoghi sicuri erelativi tempi di trasporto Allegato 18Tabella interventi n. 1 Carta/ documenti a stampa e manoscritti Allegato 19Tabella interventi n. 2Carta/stampe e carte geografiche di grandeformatoAllegato 20Tabella interventi n. 3LibriAllegato 21Tabella interventi n. 4 Materiale informaticoAllegato 22Tabella interventi n.5Registrazioni audio – videoAllegato 23Tabella interventi n.6FotografieAllegato 24Azioni da compiere PRIMA E DURANTE ilverificarsi di una emergenza da ACQUA Allegato 25Azioni da compiere DURANTE il verificar-si di una emergenza da FUOCOAllegato 26Azioni da compiere SUBITO DOPO il ve-rificarsi di una emergenza da ACQUAAllegato 27Azioni da compiere DOPO il verificarsi diuna emergenza da FUOCOAllegato 28Azioni da compiere DOPO il verificarsi diuna emergenza da TERREMOTO/ESPLO-SIONE Allegato 29Trasporto del materiale Allegato 30Scelta del trattamentoAllegato 31Sequenza degli interventi per l’essiccazioneall’aria e nei forni ad aria calda ventilata Allegato 32

Sequenza degli interventi per il congela-mentoAllegato 33Sequenza degli interventi per l’essiccazio-ne con pacchi sottovuoto FOTO 87-93Allegato 34LiofilizzazioneAllegato 35Trattamento del materiale bruciatoAllegato 36Trattamento del materiale colpito da terre-moto esplosioni atti vandaliciAllegato 37Simboli da usare dopo l’emergenza

Allegato 2. Azioni da intraprendere nel caso di preallarme per l’esondazione dell’Arno

ISTRUZIONE BREVE - I PARTE

Azioni da intraprendere 1. Chi riceve la comunicazione dalla Pro-vincia e/o dalla Protezione Civile ovvero ilcentralino (a biblioteca aperta al pubblico) oil custode casiere di turno (a biblioteca chiu-sa al pubblico), avverte immediatamente:– il direttore e coordinatore dell’emergen-

za (es. Pocahontas - int. 100-111); oppure, in sua assenza: – un suo sostituto, rigorosamente nell’ordine

indicato (es. Calamity Jane - int. 500-501 /Tex Willer - int. 302 -333 / Nembo Kid - int.448-473 / Mandrake - int. 808-891);

oppure, in loro assenza: – un componente della squadra di emer-

genza.N.B: L’elenco dei componenti della squa-dra di emergenza con i numeri interni,scorporato dal resto del Piano di rischio, sitrova: alla porta centrale; al centralino (ViaTripoli); nella segreteria in Vicedirezione;in possesso del custode casiere di turno.A biblioteca chiusa, il custode-casiere aprela seconda parte di questa Istruzione breveoppure direttamente l’allegato n. 5 (Riser-vato) per trovare i recapiti del coordinato-re dell’emergenza.

2. Il coordinatore dell’emergenza – si reca in Vicedirezione– prende il Piano di emergenza che vi è

custodito e lo apre all’alleg. 5 P.E. (Ri-servato) che contiene Recapiti squadradi emergenza e all’alleg. 9. P.E. (Recapitidel personale della BNCF)

– ordina all’incaricato (custode-casiere diturno e/o assistente in vicedirezione) diconvocare la squadra di emergenza, nel-la sala di fronte al banco della Distri-

Prevenzione



51

buzione (cfr. Istruzione breve: Telefonatadi convocazione -tipo in emergenza)

– ordina all’incaricato (custode-casiere diturno e/o assistente in vicedirezione), diconvocare, a seguire, il restante persona-le, insieme ad altre 3 unità fra quelle adisposizione N.B. L’elenco con i recapitidel personale, diviso in 4 parti, vieneconsegnato a 4 incaricati diversi che leeffettueranno dai seguenti uffici:

• vicedirezione• portineria• ufficio del personale• microinformatica– controlla quante unità sono presenti in

biblioteca (a biblioteca aperta) o dispo-nibili a raggiungerla (a biblioteca chiusa)(cfr. alleg. 9 P.E. Recapiti del personaleBNCF)

– decide se chiedere aiuto all’esterno del-l’istituto e, se sì, ordina all’incaricato diiniziare le telefonate:

• ai VIGILI DEL FUOCO • alla PROTEZIONE CIVILE • alla PREFETTURA• ai VOLONTARI della “Cooperativa Tra-

sporti in Toscana” (CTT) – raduna nella sala di fronte al banco del-

la Distribuzione, la squadra di salvatag-gio e l’ulteriore personale via via che sipresenta

– manda a prendere le ceste, i ganci, lestecche di cartone, con sopra il numeroprogressivo identificativo delle ceste, icartoni da sistemare nei luoghi sicuri,che si trovano nell’apposito spazio (cfr.alleg. 13 P.E. ). (N. B.: In caso di difficol-tà, per le chiavi di magazzini materiale edepositi (cfr. alleg. 10. P.E. Riservato):contattare il custode casiere)

– le fa convogliare nella rotonda della Di-stribuzione

– apre il Piano di emergenza: I. all’alleg.2 P.E. Riservato che contiene lePriorità di salvataggio collocazioni pianoterreno . Tabella riassuntivaII. all’alleg. 17 P.E. Riservato che contienePiante depositi con percorsi di emergenzaIII. all’ alleg. 10 P.E.che contiene Elencochiavi e copie chiavi (eventualmente rivol-gersi al custode casiere di turno)IV. all’alleg. 4 P.E. che contiene Elenco im-pianti e loro ubicazione (eventualmente ri-volgersi al custode casiere di turno) perspegnerliV. all’alleg. 11 P.E. che contiene i Luoghisicuri dove devono essere portate le Prio-rità di emergenza indicate all’alleg. 2 P.E; – divide il personale a disposizione in un

numero di squadre corrispondente allepriorità da mettere in sicurezza ed asse-gna a ciascuna un segnale di riconosci-

mento (badge contenente un cartoncinodel colore della priorità da evacuare cuiè stato assegnato) lo stesso dei cartelli,delle stecche di cartone e della segnala-zione a terra dei percorsi di esodo);

– fa portare le ceste davanti agli scaffali in-teressati all’evacuazione;

– inizia a far mettere in sicurezza il mate-riale nei luoghi sicuri (cfr. alleg. 11 P.E. );

– comunica alla Prefettura e alla Prote-zione civile che è iniziata l’evacuazionedelle collezioni;

quando arriva l’allarme della Protezionecivile:– fa evacuare il personale presente;– fa evacuare anche il pubblico (se la bi-

blioteca è aperta) secondo le modalitàpreviste dal d. lgsl. 81/ 2008.

PER I RECAPITI DEL PERSONALE: CFR. IIPARTE DI QUESTA ISTRUZIONE BREVE,IN POSSESSO DEL CUSTODE CASIERE DITURNO

Precauzioni da adottare per il trasporto• Predisporre il chiostro attaccando con lo

scotch il cartello con scritta sopra la se-gnatura che vi sarà trasportata

• Prendere le ceste, i ganci e le stecche eprepararle per il trasporto inserendo inogni cesta, una stecca contrassegnata daun numero in sequenza (1,2,3….), delmedesimo colore del cartello nel chiostro

• Sistemare in ogni cesta un solo strato divolumi o di cassette

• Non collocare i volumi sul taglio davanti• Usare i ganci per il trasporto delle ceste• Non usare l’ascensore• Nel chiostro: collocare il materiale nel-

l’ordine cosiddetto a serpente (da sin adx), appoggiandolo contro il muro, sultaglio piede

Numeri utili: …Componenti squadra di emergenza connumeri interni: …

ISTRUZIONE BREVE - II PARTE

Recapiti (Riservati)

1. Recapiti coordinatore dell’emergenza esostituti: …2. Recapiti custodi - casieri (Riservati): …3. Recapiti squadra di emergenza (Riser-vati): …

Allegato 3. Il trasporto del materiale danneggiato

Tutti i materiali bagnati o bruciati, com-

prese le relative scatole protettive, sonomolto fragili. Ricordarsi che, una volta ba-gnata, la carta mantiene, più o meno, soloil 10 per cento della precedente resistenzaalla trazione.

Precauzioni da adottare durante il trasporto• se le scatole protettive originali si sono

disintegrate, sostituirle con nuove scatole• non togliere i libri dai contenitori se que-

sti ultimi sono strutturalmente sani (an-che se possono essere rinforzati metten-doli in ceste di plastica)

• riempire le scatole e le casse fino a trequarti di libri bagnati perché se stannostretti le distorsioni sono minori

• trasportare solo piccole quantità di ma-teriale alla volta

• durante il trasporto manuale, non siste-marsi i libri fin sotto il mento poiché pi-le troppo alte potrebbero cadere

• non usare ascensori o montacarichi du-rante una emergenza

• tenere i cartellini con le collocazioni oqualunque altro elemento identificativoinsieme agli oggetti cui si riferiscono

• non contrassegnare la carta bagnata.creando ulteriori danni

• non impilare i materiali in mucchi o sulpavimento.

Il coordinatore dell’emergenza organizzala squadra in gruppi per: 1. portare nel luogo per la prima reazioneall’emergenza (Laboratorio di restauro) epreparare i materiali da imballaggio;2. predisporre ceste di plastica o conteni-tori di cartone, carta per congelare, cartasiliconata, carta a macchina, reemay, blocknotes, pennarelli indelebili, carrelli per spo-stare libri e scatole;3. rimuovere il materiale danneggiato; 4. impacchettarlo ed inscatolarlo;5. contrassegnare le scatole che contengo-no i libri con un numero o una serie di nu-meri (scritti direttamente sopra le scatolestesse o su etichette con pennarello inde-lebile), creando una corrispondenza trascaffali e scatole, numerate e ordinate se-condo l’ordine degli scaffali da cui si sono

Prevenzione


Come riempirele scatole per il trasporto


52

rimossi i libri. Fare un elenco di ciò che sista rimuovendo; [...]

Priorità di trasporto• fotografare le zone disastrate prima del-

lo spostamento del materiale • iniziare la rimozione dalle zone più vi-

cine al punto di accesso• liberare in primo luogo corridoi e pas-

saggi• organizzare una catena umana per tra-

sportare i libri e i documenti fino allazona di imballaggio

• rimuovere per primi i libri caduti sul pa-vimento e quelli più bagnati

• subito dopo, rimuovere i volumi dagli scaf-fali superiori, se l’acqua proviene dal-l’alto e, viceversa, da quelli inferiori sel’acqua arriva dal basso

• quando i passaggi verso il magazzinosono liberi, portare le casse da imballag-gio accanto agli scaffali

• se per l’imballaggio e la rimozione do-vessero occorrere più di 10 ore, “allen-tare” i libri o le scatole stoccati troppostretti sugli scaffali, in modo che non si

blocchino mentre gonfiano a causa del-l’assorbimento di acqua; comunque, la-sciare compatti sugli scaffali i libri rima-sti perché così oppongono un’area mi-nore allo sviluppo della muffa.

ATTENZIONE! I libri immersi in acqua sonoin minor pericolo rispetto ai libri che sonobagnati ma non più sommersi. I libri som-mersi rimarranno più stabili e meno vulnera-bili agli attacchi fungini rispetto ai materialibagnati esposti all’azione dell’Ossigeno.

Allegato 4. Congelamento ed essiccazione

1. CONGELAMENTO • se la quantità di materiale è elevata• se il materiale è completamente bagnato• se si tratta di carta patinata da mantene-

re bagnata fino al congelamento il mate-riale da congelare viene preparato e si-stemato nelle apposite ceste per il tra-sporto (cfr. alleg. 29 Trasporto del mate-riale) e avviato:

se quantità limitate• al Laboratorio di restauro

se quantità elevate• Frigobar: Piazzale delle Pietre, Bologna

(050/219943)• Mercafir, Piazza Artom 12, Firenze

(055/43931)

2. ESSICCAZIONE 2.1. per evaporazione (asciugatura all’ariao nei forni ad aria calda ventilata)• se la quantità di materiale è limitata• se il materiale è bagnato leggermente o

solo in alcune zone • se il personale a disposizione è molto

numerosoSe viene scelto questo sistema, il materia-le deve essere trasportato nella sala di let-tura e disteso sui tavoli con le modalità de-scritte all’alleg. 29.

2.2. per essiccazione sottovuoto• se la quantità di materiale è limitata e

molto bagnata• se si tratta di legature in pergamena rigi-

da o legature di pregio• se non sono presenti fango e muffe

2.3. deumidificazione in loco, tramite in-serimento di aria asciutta e sottrazione diumidità con appositi deumidificatori• se il materiale non è molto bagnato• se il deposito è di piccole dimensioni• non si vuole spostare il materiale

2.4. liofilizzazione in camera a vuoto• per materiale congelato

ATTENZIONE! Mentre la carta liofilizzata rimane in buonecondizioni, il cuoio e la pergamena tendo-no a contrarsi, distorcendo le legature.

Prevenzione


Scatole preparate per il trasporto del materiale

Etichettatura delle scatole per il trasporto del materiale

Bagnamento carte patinate in attesa del congelamento

Inserimento volumenel congelatore Volumi congelati liofilizzatore

Impacchettamentovolume prima del congelamento

Risciacquo volume prima del congelamento

Impacchettamentodi un volume per asciugatura sottovuoto

Inserimento di un volumenella macchina per il vuoto

Volume impacchettato sottovuoto


53

3. AZIONI PRELIMINARI ALL’INIZIO DELTRATTAMENTOUna volta diviso il materiale in base al trat-tamento deciso:• fotografarlo un pezzo alla volta, con un

cartellino ben visibile che ne indichi lacollocazione;

• procedere al suo trasporto verso i con-gelatori o verso l’area di essiccazione(cfr. alleg. 29).

Allegato 5. Sequenza degli interventi per l’essiccazioneall’aria e nei forni ad aria calda ventilata

1. Libri

1.1. Essiccazione all’aria - TABELLA 3 (cfr.alleg. 20)

• sistemare asciugamani di carta o cartonisu un tavolo;

• interfogliare un libro ogni 10-20 fogli,usando carta assorbente, asciugamani dicarta, carte filtro, panno carta, carta igie-nica (non usare carta stampata o coloratapoiché inchiostro a stampa o colore, inpresenza di umidità, potrebbero migraresulle carte con cui sono a contatto;

• porre un foglio di carta al silicone o car-ta assorbente, più largo delle pagine dellibro da interfogliare, rispettivamente frai piatti anteriore e posteriore e la paginaadiacente, allo scopo di evitare la mi-grazione di colore dalla coperta al corpodel libro;

• non tamponare direttamente (asciugarecon carta assorbente) inchiostri mano-scritti o superfici fragili;

• non strusciare su inchiostri manoscritti ecolori;

• se possibile, collocare il volume in posi-zione verticale, sul taglio di testa o sultaglio di piede (mai su quello davanti perevitare deformazioni) ed aprirlo a venta-glio, pur senza forzarne eccessivamente

l’apertura, così da favorire la circolazio-ne di aria tra le carte;

• non collocare in verticale volumi di gran-de formato perché il peso delle carte ba-gnate attirerebbe in avanti il corpo del li-bro, tendendo a farlo distaccare dallacoperta;

• appendere ad asciugare su fili di nylon ste-si, opuscoli o miscellanee (volumi piccolie di poche carte) e non molto bagnati;

• se il materiale non è di particolare pre-gio e se le condizioni meteorologiche loconsentono, si può asciugare fuori dal-l’edificio ma al coperto;

• accelerare l’essiccazione delle parti piùbagnate, usando ventilatori o asciugaca-pelli, senza rivolgere il getto d’aria fred-da direttamente sul libro;

• appoggiare il libro sulla parte che appa-re più asciutta;

• sostituire il materiale di interfoliazionequando comincia ad impregnarsi, nonriutilizzarlo ma metterne di nuovo;

• girare il libro ogni poche ore, voltando-lo sul taglio opposto;

• quando il libro non è più bagnato ma èfreddo al tatto, chiuderlo e porlo su unasuperficie rigida, in posizione orizzontale,appoggiato su uno dei piatti e ridurre viavia il numero delle carte assorbenti all’in-terno, fino ad eliminarle del tutto;

• metterlo sotto un leggero peso così da ri-durne al minimo la deformazione;

• controllarlo con frequenza, per assicu-rarsi che non ci sia uno sviluppo di mi-crorganismi.

1.2 Essiccazione in forni ad aria caldaventilata • portare la temperatura a circa 35°C;• appoggiare il libro sugli appositi telai e

procedere con le stesse modalità indica-te per l’asciugatura all’aria (i forni si tro-vano nel sottosuolo (ex reparto lavag-gio), stanza n. 67);

• interfogliare ogni pagina (o solo quellacon la patinatura) con carta al silicone.

1.3 Essiccazione in caso siano presentisviluppi microbici• prima di toccare oggetti infetti, indossa-

re indumenti di protezione: vestiti a ma-niche lunghe, guanti e mascherine perproteggere le vie respiratorie;

• non tentare di rimuovere la muffa attivache si presenta con macchie di vario co-lore (gialle, verdi, rosse, nere), copertedi lanugine o viscide;

• stabilizzare le condizioni ambientali, ov-vero ridurre l’UR senza innalzare la tem-peratura.

In caso non sia possibile procedere aduna essiccazione in loco e, soprattutto,qualora non sia possibile stabilizzarel’ambiente,• chiudere ermeticamente il materiale in-

fetto e bagnato in un sacchetto di plasti-ca e congelarlo (nel caso si usasse unfreezer adibito alla conservazione di ali-menti, togliere il cibo o, comunque, te-nerlo ben separato);

• se i libri infetti sono in numero limitato,• porre ogni singolo pezzo in buste o con-

tenitori di plastica;se invece l’infezione è su larga scala,• isolare i volumi, allontanare le persone

dal luogo dove si trovano i libri ed evi-tare che vi vengano in contatto.

Prevenzione


The author describes how the Florence National Central Library drew itsCollections emergency plan. Many models were proposed, but just a fewwere tested in a real application. Here an account is given of the problemsfaced by the librarians in applying the chosen plan and solutions, someti-mes unsatisfying and incomplete, but surely thoroughly discussed. The aimof the article is to provide the libraries that have still to draw their plan.

Abstract

Interfoliazionedi un volumebagnato

Volumi essiccatiposti sotto peso

Volumi aperti a ventaglio per essiccazione all’aria


Documents

40-53guasti.qxd 18-05-2010 14:28 Pagina 40 Prevenzione ... · masti fuori il rischio antropico, l’in-vasione delle cavallette e quella dei marziani). Per ognuna di queste possibili