OSNOVE KORESPONDENCIJE ............................................................................................. 2

Pojam korespondencije .......................................................................................................................................................... 2

Vrste korespondencije ............................................................................................................................................................ 2

Značaj korespondencije ......................................................................................................................................................... 3

Pravila korespondencije ......................................................................................................................................................... 4

Poslovna korespondencija ...................................................................................................................................................... 4 Poslovno pismo .................................................................................................................................................................... 5

Glavni delovi poslovnig pisma ....................................................................................................................................... 5

................................................................................................................................................... 6 Ostali delovi poslovnog pisma ...................................................................................................................................... 9

Korespondencija o kupoprodaji robe i usluga ................................................................................................................... 11 Upit .................................................................................................................................................................................... 11

VESIMPEX DOO ..................................................................................................................... 12

Predmet: Zahtev za ponudu ................................................................................................................................................ 12

PREDMET: UPIT ZA UČIONICU .......................................................................................... 13 Ponuda ................................................................................................................................................................................ 14

PONUDA ZA UPOTREBU PROSTORA OPREMLJENOG ZA VRŠENJE INFORMATIČKIH OBUKA ................................................................................................................................... 15

Uslovi isporuke i plaćanja .................................................................................................................................................. 16 Ugovor ............................................................................................................................................................................... 16

................................................................................................................................................................................................ 17

Opšti uslovi školovanja ......................................................................................................................................................... 17

PREDMET UGOVORA ........................................................................................................... 17 Reklamacija ........................................................................................................................................................................ 19 Račun ................................................................................................................................................................................. 20 ............................................................................................................................................................................................ 21

Korespondencija o radnim odnosima ................................................................................................................................. 21 Prijem u radni odnos ..................................................................................................................................................... 21

Poslovne isprave .................................................................................................................................................................... 22 Uverenje ........................................................................................................................................................................ 22 Potvrda .......................................................................................................................................................................... 22 Revers ............................................................................................................................................................................ 22 Priznanica ...................................................................................................................................................................... 23 Ovlašćenje ..................................................................................................................................................................... 23 Molba ............................................................................................................................................................................ 24

M O L B A Z A S L O B O D A N D A N ....................................................................................................... 24 Propratno pismo ............................................................................................................................................................ 24

Upravni dokumenti ............................................................................................................................................................... 25 Službeni akti ....................................................................................................................................................................... 25

Službeni dopis ............................................................................................................................................................... 25 Službeni dopis je akt kojim se organ uprave obraća drugim organima, organizacijama ili fizičkim licima. ............. 25 Rešenje ......................................................................................................................................................................... 25 Odluka ........................................................................................................................................................................... 25 Zaključak ....................................................................................................................................................................... 25 Podnesak ....................................................................................................................................................................... 26

Prijem, obrada, otprema i čuvanje pošte ............................................................................................................................ 26

Pravopis ................................................................................................................................................................................. 26

Osnove korespondencije

Pojam korespondencije

Reč korespondencija potiče od latinske reči correspondentia i znači odgovaranje, pisanje pisama, prepiska. Pod korespondencijeom se podrazumevaju pisma, telegrami, poslovni dokumenti dobijeni od drugih preduzeća i ustanov ili upućeni drugim preduzećima ili ustanovama. U širem značenju reč korespondencija može da označava način odnosno vid komunikacije. Prema tumačenju Međunarodne standardne klasifikacije obrazovanja ovaj termin se koristi kao „veza između dve ili više osoba koja obuhvata transfer informacija, poruka, ideja, zanakova, veština itd. direktno ili indirektno, a može obuhvatati široku raznovrsnost i medija.“ Korespondent je lice koje sa nekim vodi prepisku, lice koje šalje i prima pisma.

Vrste korespondencije

Postoji tri vrste korespondencije: Privatna korespondencija: vrsta korespondencije koja se odvija između članova porodice,

srodnika ili prijatelja. Poslovna korespondencija: vrsta korspondencije koja se odvija između privrednih

organizacija javnih i privatnih.

Službena korespondencija: vrsta korespondencije koja se odvija između organa državne uprave i između drugih državnih organa: sudskih, vojnih, diplomatskih, kozularnih...

Značaj korespondencije

Značaj korepsondencije je veliki jer se pomoću nje uspostavljaju i održavaju poslovne veze. Putem korespondencije organizacije, preduzeća i agencije mogu da:

kupuju i prodaju robe i usluge, Upoznaju buduće kupce sa svojim robama i uslugama, imaju dokumentaciju o obavljenim poslovima i uslugama, što služi kao dokaz u slučaju

sudskih sporova, kao i u postupku ostvarivanja nekih prava i potraživanja, knjigovodstveno evidentiraju finansijske rezultate i sagledavaju ukupne poslovne odnose sa

partnerima.

Zaključivanje kupoprodajnih ugovora, isporuke, nabavke, plaćanje roba i usluga se obavlja u pismenoj formi. Prepiska je takođe i vrlo efikasno reklamno-propagandno sredstvo jer služi i da zaineteresuje i upozna potrošače sa proizvodima i uslugama firme. Kompletna prepiska služi i kao pravna dokumentacija o obavljanim poslovima zato svako poslovno pismo neizostavno mora da ima mesto, datum, adresu primaoca i potpis pošiljaoca.

Učesnici u korespondenciji su pošiljalac (adresant) i primalac (adresat).Korespondent je osoba zadužena za obavljanje korespondencije u jednom preduzeću. U dogovoru sa nadređenima on koncipira poslovna pisma. Kada rukovodilac potpiše pismo korespondent pismo šalje primaocu.U tom slučaju ciklus jednog pisma bi izgledao ovako:

Naravno primena ovih pravila varira od preduzeća do preduzeća. U manjim preduzećima odeljenje koje se zove pisarnica uglavnom ne postoji a rukovodioci važna pisma pišu sami. Uvodjenjem računara u preduzeća i njihovom sve širom upotrebom u svrhe korespondencije slanje pisama poštom se svelo na slanje faktura koje moraju imati originalan pečat i novogodišnjih čestitiki.

U korespondenciji učestvuju fizička i pravna licaFizička lica su pojedinci koji se u poslovnim odnosima pojavljuju kao nosioci određenih prava i obaveza. Pravna lica su organizovane celine koje imaju svoju imovinu i kojima je država priznala pravnu sposobnost i upisani su u odgovarajući registar kod nadležnog državnog organa. U pravna lica spadaju:

preduzeća – bave se privrednim i drugim poslovima ustanove – organizacije iz oblasti nauke, kulture, obrazovanja, zdravstva i drugih društvenih

delatnosti instituti – naučno istraživačke i stručne organizacije agencije bankarske i druge organizacije

rukovodilac korespondent pisarnica pošta primalac

Pravila korespondencije

Postoji šest osnovnih načela na kojima se zasniva savremena korespondencija. Načelo brzine, ekspeditivnosti ili ažurnosti. Ovo načelo nalaže da se na svako pismo,

molbu, zahtev i drugo pismeno obraćanje odgovori u što kraćem roku. Taj rok je obično određen na jedan radni dan. Odgovor morate poslati čak i onda kada on nije potpun ili ne može da bude pozitivan uz napomenu da potpuniji odgovor stiže. Ponekad možete u vašem odgovoru da naznačite da je pismo stiglo i da će odgovor uslediti čim budete imali relevantne informacije.

Načelo čuvanja poslovne i službene tajne. Ovo načelo nalaže korespondentima da čuvaju sve podatke kosadrže pisma sa oznakom „poverljivo“, „strogo poverljivo“, „vojna tajna“ i sl. Šta se sve smatra službenom ili poslovnom tajnom propisuje se zakonom, odlukom nadležnog organa, statutom ili drugim propisima zasnovanim na zakonu.

Načelo tačnosti i obazrivosti. Ovo načelo zahteva da svi podaci sadržani u pisanim saopštenjima i aktima treba da budu tačni, jasno nedvosmisleno precizno napisani, a pismo da bude skladna celina zasnovana na logičnoj koncepciji, sa potrebnim uvažavanjem lica kome se upućuje i obazrivim saopštenjem naročito neprijatnih činjenica i negativnog odgovora.

Načelo poštovanja odgovarajućeg stila – poslovnog odnosno službenog diskursa. Korespondent treba da poštuje pravila odgovarajućeg stila i načina izražavanja misli u zavisnosti od toga da li piše poslovno pismo ili rešenje, odluku ili drugi akt. Zajedničko za oba stila je da rečenice treba da budu kratke, jasne, bez nepotrebnih stranih reči, arhaizama i lokalizama, razumljive za lice koem se upućuje.

Načelo primene pravila administrativnog i arhivskog poslovanja. Svaka vrsta akta ima svaoja pravila na kojima se zasniva njegovo oblikovanje i obarada da bi mogla da se identifikuju (rešenja, odluke, zabeleške, zaključci, molbe, žalbe i dr.) i ta forma se bitno razlikuje od forme poslovnog pisma, fakture ili drugih dokumenata. za savki od ovih akta postoji zakonsk obaveza čuvanja u nekom periodu, a neka čak i trajno. Nepoštovanje propisa tehničke obrade, čuvanja, razvrstavanja i arhiviranja svih pisanih dokumenata mogu imati i pravne posledice.

Načelo estetski i tehnički dobro obrađenog pisma i kata. Svaki pisani akt i poslovno pismo treba da zadovolji osnovne estetske zahteve, da su uredni, bez precrtanih delova, da nemaju pravopisnih i gramatičkih i drugih grešaka.

Poslovna korespondencija

U poslovnu korespondenciju spada prepiska između poslovnih saradnika (partnera) – pisma, računi, ugovori i ostali poslovna dokumenta, koje je jedna firma šalje drugoj, radi ostvarivanja poslovne delatnosti. Postoje tri grupe dokumenata:

poslovna pisma interno ustanovljeni obrasci propisani obrasci.

Poslovno pismo se sastavlja i šalje posebno za svaki novi posao i svakom novom poslovnom partneru. Sadržaje je uvek nov, drugačiji za svaki novi slučaj, prilagođen predmetu poslovanja.

Poslovni obrazac je ustanovljen u organizaciji za određenu vrstu posla istog sadržaja koji se ponavlja na nedeljnoj ili dnevnoj osnovi. Svaka firma u skladu sa svojim poslovanjem kreira obrasce u koje se

samo unose novi podaci. U poslovne obrasce spadaju: ugovori, računi, fakture, zaključnice, dostavnice, nalozi i dr. (primeri jedna naša faktura, formular koji popunjavaju polaznici, anketa koju popunjavaju polaznici...)

Propisani obrasci su namenjeni za dokumnta kojima se služe organi javne uprave i ustanove i preduzeća od opšteg interesa. Njihov oblik je propisan podzakonskim aktima ili propisima organa uprave, ustanova... Primeri fakultetska diploma, školsko svedočanstvo, lekarsko uverenje, poreska prijava, opšta uplatnica, zdravstvena knjižica....

Poslovno pismo

Poslovno pismo je dokument kojim se jedna firma obraća drugoj radi ostvarivanja svog poslovnog interesa. Svako poslovno pismo ima glavne i sporedne delove. Glavni delovi su: zaglavlje, mesto i datum pisanja, adresa primaoca, sadržaj i potpis.Sporedni delovi olakšavaju i ubrzavaju razvrstavanje poslovnih pisama, ali nisu obavezni. To su: pozivni znaci, kratak sadržaj predmeta, oslovljavanje, oznaka priloga, oznaka načina otpreme, raspored kopija, dodatak pismu.

Glavni delovi poslovnig pisma

Zaglavlje sadrži podatke o pošiljaocu, a među tim podacima neizostavna je adresa pošiljaoca koju čine: naziv firme, njena poslovna delatnost, mesto, ulica i broj poštanskog faha.Manje važni, ali svakako korisni, su sledeći podaci u zaglavlju: logo pošiljaoca, godina osnivanja, brojevi telefona i faksa, broj tekućeg računa, adrese prodavnica i skladišta.. Koji od ovih podataka će

Glavni delovi Sporedni deloviZaglavlje Pozivni znaciMesto i datum OslovljavanjeAdresa primaoca Oznaka prilogaSadržaj Oznaka otprememePotpis Raspored kopija

Dodatak

se naći u zaglavlju zavisi od ocene same kompanije šata je poslovno i propagandno najvažnije. Ako se stavi previše podataka postoji opasnost da primalac ne uoči one bitne. Zaglavlje se štampa u vrhu poslovnog papira i može biti na levoj strani, desnoj ili u sredini. Različiti podaci u zaglavlju su različito naglašeni bojom, tipom ili veličinom slova. U savremenaom komuniciranju svi ovi podaci se nalaze na memorandumu kompanije kao i propagandnim kostantama preduzeća koej se prenose i na vizitkarte, koverte račune i dr.

Primer logotipa firme:

Primer zaglavlja i memoranduma:

Mesto i datum. U štampanim zaglavljima i na memorandumima je uglavnom ostavljena crta na koju se upisuju dan, mesec i godina. Ukoliko to nije učinjeno mesto i datum se pišu na desnoj strani memoranduma.

Beograd, 28. juni 2004.

Iza mesta se uvek stavlja zarez, a iza rednih brojeva tačka. Mesc se može označiti i arapskim brojem tipa 28.6.2004. ali ovaj način pisanja treba izbegavati jel se u svetu u poslovnoj dokumentaciji već uveliko datim navodi u formi godina-mesec-dan. Kada mesec napišete slovima ne postoji mogućnost zabune, a na ta način se isključuje mogućnost da neko ispravi datum što u slučaju spora može da bude veoma bitno. Svrha unošenja datuma:

da bi se znalo koji su propisi bili na snazi u vreme slanja poslovnog pisma, zbog promena pravnih propisa,

da bi se znalo da li je pismo blagovremeno napisano, jer se taj datum razlikuje od datuma prijema pisma i ta dva datuma imaju različita pravna dejstva.

Adresa primaoca se stavlja i na pismo i na koverat. Ako se koristi koverat sa „prozorčetom“ u tom slučaju se na koverti ne piše adresa. Adresa primaoca obuhvata: naziv firme, njenu poslovnu

delatnost, poštanski broj i mesto, ulicu i broj. Na samom pismu adresa se piše 3 do 4 cm ispod zaglavlja. Ako se koristi koverta sa „prozorčetom“ onda se pisanje adrese prilagođava veličini prozorčeta.

YUNET InternationalDubrovačka 35, 11000 Belgrade, YugoslaviaTel +381 11 3282 608Fax +381 11 3282 760www.EUnet.yue-mail: office@EUnet.yuKomercijalna banka 205-1082-43Eksim banka 170-210-63

EUNET COLLEGE DOOEUNET COLLEGE DOOZmaj Jovina 3711000 Beograd Srbija i Crna Gora011 3342894 063 360300011 3342894office@eunetcollege.com

Adresa se može pisati u stepenastoj formi i u blok formi.

„SAVREMENA ADMINISTRACIJA“ Izdvačko štamparsko preduzeće BEOGRAD Knez Mihajlova 6/V – Pošt. fah 479

„NAVIP“ Fabrika alkoholnih pića

Takovska ul. 116 11000 Zemnun

Sadržina pisma je najvažniji deo jel se time saopštava cilj, odnosno želja ili potreba pošiljaoca. Ona se može podeliti na tri dela: uvod, jezgro i završni deo. U uvodu se pošiljalac obično poziva na informacije iz javnih medija, propagandnih materijala, oglasa, na prethodnu saradnju, zahvaljuje se na obaveštenjima i uslugama, izvinjava se zbog kašnjenja. Uvod treba da bude kratak i racionalan a zatim se se iznosi razlog obraćanja.

Pismom od 15. septembra ove godine zatražili ste da Vam pošaljemo naš katalog... Pošto nam još niste poslali ponudu koju smo tražili pismom od 6. juna ove godine... Povodom vašeg oglasa objavljenog u ...... novinama molimo da nam pošaljete dodatne

informacije.... U skladu sa našim dogovorom od 8. maja ove godine šaljemo Vam ....

Jezgro pisma je obrazloženje razloga obraćanja koji je iznesen u uvodu. Jezgro mora biti kratko, potpuno i precizno. Ukoliko se u pismo javlja više zahteva i molbi onda se svaka od njih obrazlaže u posebnom pasusu. Završni deo pisma treba prirodno da izvire iz jezgra. Završetkom se izražava nada pošiljaoca de će primalac pisma prihvatiti njegove predloge.Verujemo da će te:

prihvatiti poslovnu saradnju uz predložene uslove odložiti naplatu isporučene robe, isporučiti robu na kredit, biti zadovoljni našim uslugama...

Pozdrav koji dolazi na kraju je znak uvažavanja poslovnog partnera. Uz pozdrav želimo Vam uspeh u radu. Prijateljski Vas pozdravljamo. Mnogo uspeha u radu.

U obraćanju inostranim firmama uobičajeni pozdravi su: S poštovanjem. S osobitim poštovanjem. Uz osobito uvažavanje.

Vrlo često završetak pisma i pozdrav se spajaju u jednu celinu. Verujući da ćete nam izaći u susuret, prijateljski Vas pozdravljamo. U nadi da ćete nam brzo poslati ponudu, srdačno Vas pozdravljamo. Očekujući uspešnu saradnju, prijateljski Vas pozdravljamo.

Potpis označava verodostojnost pisma. Poslovno pismo potpisuje ovlašćeno fizičko lice koje zastupa firmu, najčešće vlasnik ili direktor firma ili lice na koje je to ovlašćenje preneto. potpisuje se ispod štambilja ili pečata. Štambilj odnosno pčat se stavljaju ispod završetka pisma na desnoj strani. Ispod štambilja se kuca funkcija lica koje će da potpiše pismo, ostavi se prostor za potpis, a ispod se kuca

ime i prezime lica koje potpisuje. Original se potpisuje punim imenom i preyimenom a kopije mogu i samo inicijalima. Ako se stavlja pečat on se stavlja tako da delimično zahvati levu stranu potpisa i otkucane funkcije. Ukoliko pismo potpisuju i rukovodilac i direktor potpis rukovodioca se stavlja na levu stranu a direktora na desnu.

Ostali delovi poslovnog pisma

Pozivni znaci se koriste da bi se znalo ko je pripremio i obradio poslovno pismo i kome se treba obratiti ako su primaocu neophodne dodatne informacije.To su uglavnom inicijali sastavljača pisma i daktilografa koji je pismo otkucao. Stavljaju se ispod zaglevlja ili ispod mesta i datuma. Primer:Naš znal: RJ/MK-SRJ su inicijali sastavljača pismaMK su inicijali daktilografaS je radna jedinica koja upućuje pismo (stovarište)

Kratak sadržaj predmeta predstavlja predmet pisma iskazan u nekoliko reči što primaocu omogućava da brzo rasporedi poštu obrađivačima. Piše se ispod adrese a pre sadržaja pisam i uvek se podvlači radi isticanja.Primer:Predmet: traženje ponudePredmet: reklamacija na kvalitet robePredmet molba za odlaganje plaćanja

Oslovljavanje kod nas nije uoičajenao ako se jedna firma obraća drugoj, ali ako se vlasnik ili rukovodilac obraća vlasniku druge firme onda se oslovljavanje podrazumeva. U zavisnosti od vrste odnosa sa osobom sa kojom se komunicira mogu se upotrebiti sledeći pozdravi:Gospodine direktore,Poštovani gospodine direktore,Poštovani gospodine Petroviću,Poštovani Milane, U cirkularnim pismima se obično koriste seldeća oslovljavnja:Poštovani prijatelji,Cenjeni saradnici,Uvaženi saradnici,

Oznaka priloga je navođenje svih dokumenata koji se šalju kao prilog poslovnom pismu. U priloge obično spadaju katalozi, oglasi, prospekti, fotosi, cenovnici, uzorci... Prilozi se navode ispod sadržaja pisma, sa leve strane. Primer:P r i l o g: katalog

fotografije

Oznaka načina otpreme se piše na dnu poslovnog pisma ispod priloga.Primer:Preporučeno

EkspresAvionomFaksom

Raspored kopija se piše ispod načina otpreme, u njemu se navodi koliko kopija je sačinjeno i kome su prosleđene.Primer:DostavljenoImenovanom,pravnoj službi,Arhivi.

Dodatak (P.S) je naknadno dodati deo kada je pismo već završeno. Dopisuje se kada je nešto propušteno u pismu ili ako je posle pisanja pisma iskrsla neka činjenica na koju želimo da skrenemo poažnju. Dodatak se dopisuje na kraju pisma, ispod potpisa i uvek parafira.Primer:P.S. Naknadno smo obavešteni da pomenute mašine stižu iz uvoza za dva dana.

Poslovno pismo u celini:

Granski sindikat hemije, nemetala, energetike i rudarstva Beograd, 8. jun 2004.Zajednički odbor sindikata Nezavisnost u JPRB „Kolubara“Kolubarski trg broj 8Lazarevac 11550,N/R Aleksandar OgnjanovićTel/fax: 011 8123601

Naš znak: VS/RD-Š

Predmet: Ponuda kurseva Postovani gospodine Ognjanović,u skladu sa vašim zahtevom od 19.1.2004. šaljemo Vam informacije o EUnet College-u koje ste tražili u vezi sa vašom akcijom prekvalifikacije, dokvalifikacije i stručnog – profesionalnog usavršavanja zaposlenih.

EUnet College je škola Interneta koju su osnovali prvi domaći komercijalni Internet provajder, EUnet i S-Soft, firma sa iskustvom u računarskoj edukaciji. Nastao je iz ideje da se bogato praktično iskustvo i saznanje o informacionim tehnologijama koje je već na raspoloaganju korisnicima i

klijentima kompanija EUnet i S-Soft, na optimalan način prenese, svim zainteresovanim pojedincima i firmama.

EUnet College drži obuke za upotrebu savremenih informacionih tehnologija prenošenjem praktičnih znanja polaznicima svih nivoa obrazovanja, zanimanja i godišta. Na kraju svakog završenog kursa polaže se ispit i polaznici dobijaju sertifikat EUnet College-a. Svaki polaznik EUnet College-a dobija odgovarajuću literaturu koja je namenjena uz željeni kurs, otvaranje elektronske pošte i dva sata Interneta od EUneta.

Obrazovanje u našoj školi se sastoji iz niza kurseva koje polaznik sam bira, tako da vremensko trajanje obrazovanja zavisi od paketa kurseva koji je polaznik izabrao. U prilogu Vam dostavljamo spisak kurseva i fond časova koji je predviđen za svaki kurs.

Cena kurseva zavisi od izbora paketa kurseva i veličine grupe za koju se kurs drži. U skladu sa vašim željama možemo kreirati kombinaciju kurseva koja odgovara predznanju polaznika i željenom nivou obrazovanja. Tek po osmišljavanju ukupnog programa bi mogli da odredimo cenu.

Kompletne informacije o EUnet College-u možete videti na našem sajtu www.eunetcollege.com .

Očekujući uspešnu saradnju, prijateljski Vas pozdravljamo.

Direktor

___________________ dr Aleksandar Vučić

P r i l o g:- Spisak kurseva- Program kursevaPreporučeno

Dostaviti Kolubari Arhivi

Korespondencija o kupoprodaji robe i usluga

Kupovina i prodaja robe i usluga su cilj svake poslovne aktivnosti, samim tim veliki deo prepiski koju kompanije vode se odnosi na kupovinu i prodaju. Svaki dobar komercijalista, na osnovu ispitivanja tržišta može da ima pouzdanu procenu o potražnji i ponudi neke robe i kada su najpovoljniji uslovi za kupovinu a kada za prodaju.

Upit

Ispitivanje režišta se može činiti na razne načine praćenjem oglasa u srdstvima javnog informisanja i specijalnim izdanjima ili direktnim obraćanjem većem broju proizvođača ili trgovinskih firmi na veliko zahtevom za ponudu, upitom koji može biti opšti ili poseban.Opšti upit je pismo kojim jedna firma traži od druge kataloge, prospekte, cenovnike, uzorke i informacije o uslovima prodaje robe koju želi da nabavi. Opštim upitom kupac se koristi kada želi da sazna stanje na tržištu i kada hoće da uspostavi odnos sa novim partnerom.

Poseban upit je pismo kojim firma traži podatke o kvalitetu, ceni, uslovima isporuke i plaćanja robe za koju je zainteresovana. To je praktično zahtev za ponudu. U takvim zahtevima je poželjno navesti i količinu robe koja je potrebna. Količina robe je bitan parametar i ima veliki uticaj na cenu proizvoda.

Primer za opšti upit:

Vesimpex doon.r.Aleksandar Buntićfaks 762 394

Predmet: Zahtev za ponudu

Poštovani,

molim Vas da nam dostavite opstu ponudu za Reichle/DeMassari opremu i posebno za:

1.DK 7031.101 VS standard nosač 11 regleta ( 3 komada )2.R27001-20-1 Regleta 10 pari ranžirna ( 12 komada )

U Beogradu, 07.02.2000.

Cvetanovski Zvonko Tehnički direktor

Primer za poseban upit:

BK Univerzitet, Novi Sad Beograd, 18.3.2004.n/r: Ivan Bagarić, dekan

Predmet: Upit za učionicu

Na osnovu našeg današnjeg razgovora šaljem Vam upit za sledeće:

Učionica za devet ili više studenata opremeljena računarima. Računari bi tebalo da su umreženi i povezani na Internet. Treba nam šest termina u trajanju od po pet sati. Idealno bi bilo utorkom i četvrtkom od 09:00 do 14:00 časova sa početkom 23.3.2004.

Molimo Vas da nam odgovorite da li ste u mogućnosti da nam izađete u susret,

pod kojim uslovima i u kojim terminima.

S poštovanjem

Aleksandar Vučić

Ponuda

Ponuda je pismo kojim neka firma nudi robu ili usluge mogućim kupcima. Ponudom se mogu uspostaviti nove poslovne veze, održavati postojeće i uspostaviti prekinuti poslovni odnosi. Ponuda se može poslati samoinicijativno ili kao odgovor na upit kupca. Roba se takođe može nuditi i kroz oglase u sredstvima javnog informisanja, dostavljanjem prospekata i ostalog propagandnog materijala, izlaganjem u izlozima i na sajmovima. Cena koja je navedena u ponudi ili istaknuta na robi obavezije ponudjača da je ispoštuje. Ako neko naruču robu u roku koji je naveden na ponudi ponuđač je obavezan da je po navedenoj ceni i isporuči. Ponude mogu biti neobavezne, obavezne i do opoziva.

Neobavezna ponuda je ponuda koja omogućava ponuđaču da odustane od ugovaranja posla zbog nove situacije na tržištu. Na takvoj ponudi mora da stoji naznaka „neobavezno“ ili „bez obaveza na prodaju“. Na taj način ponuđač deluje samouvereno i sigurno u plasman svoje robe na tržištu i utiča na kupca da se što pre odluči.

Obavezna ponuda je ponuda koja obavezuje ponuđača da kupcu robu proda po ponuđenim uslovima ukoliko je ponuda prihvaćena u naznačenom roku. Ako rok nije naznačen u ponudi, smatra se da je posao zaključen ako se porudžbenica pošalje u roku od osam dana od prijema ponude. Ako kupac ne prihvati ponuđene uslove smatra se da je ponuda odbijena. Ukoliko kupac traži povoljnije uslove od onih u ponudi pregovori i dalje traju.

Prema broju kupaca kojima se ponude šalju one mogu biti opšte, posebne i specijalne.

Opšta ponuda se upućuje velikom broju kupaca i neobavezne su. Šalju se kada su urađeni novi katalozi, cenovnici, kada se pojavinovi proizvod, promena cena i dr.

Posebna ponuda je namenjena pojedinim kupcima i svakom kupcu se šalje posebna. Određenom kupcu nudite određenu robu u skaldu sa njegovim potrebama i to je glavna razlika između posebnih ponuda. Samim tim razlikuju se i cena i uslovi plaćanja i isporuke.

Specijalna ponuda je vrsta posebnih ponuda. U specijalnim ponudama se daje ekstra popust ili neki drugi povoljniji uslovi. Ovakvom uslugom ponuđač želi da obezbedi trajniju isporuku robe i dugoročniju poslovnu saradnju.

Primer ponude:

SLDRP-DAIn/r: Marija LjubičićOsmana Đikića 311000 BeogradFax: 011/3218-150

Ponuda za upotrebu prostora opremljenog za vršenje Informatičkih obuka

U skladu sa vašim potrebama možemo Vam ponuditi opremljen prostor u našem centru koji se nalazi u Zmaj Jovinoj ulici 37a.

Na raspolaganju Vam je učionica A2. Učionica je opremljena sa 12 radnih stanica povezanih na Internet linkom od 2Mbs. Škola ima aparat za kafu i čiste sanitarne prostorije koje su polaznicima na raspolaganju između predavanja.

Termin u kome bi mogli da koristite učionicu je od 17. maja do 11. juna svakog radnog dana od 09:00 do 16:00 časova.

Svaki polaznik dobija besplatno otvaranje mail-a na EUnetu i 10 sati pristupa Internetu.

Cena upotrebe prostora je xxxx.00 dinara dnevno. Možemo Vam odobriti popust na broj zakupljnih dana i to:

1. za najmanje 20 radnih dana popust od 30%, tako da bi ukupan zakup za 20 radnih dana iznosio xxxx.00 dinara.

2. za najmenje 40 radnih dana popust od 45%, u tom slučaju zakup za 20 radnih dana bi iznosio xxxx.00 dinara

U cene nije uračunat porez na promet.Produženje zakupa potrebno je najaviti 15 dana unapred.

Beograd 30.4.2004.

Uslovi isporuke i plaćanjaPod uslovima ugovora se podrazumevaju: predmet ugovora, cena, vrsta i kvalitet robe, količina, način i mesto isporuke, rok isporuke, rok i način plaćanja, transport...

Cena se označava za osnovnu mernu jedinicu (m, kg, kom). Količina robe se iskazuje u jedinicama propisanim u Zakonu o mernim jedinicama i merilima, samo uvozna roba se može označiti mernim sistemom zemlje porekla. Kvalitet robe označava se prema oznaci JUS standarda i prema marki proizvoda. Kupac utvrđuje kvalitet robe kada je primi, a primedba ako ih ima odmah ih upućuje proavcu.Prompt znači da robu treba isporučiti hitno, a najdalje osam dana od dana zaključivanja. A la rinfuza znači da neupakovanu robu treba utovariti u prevozno sredstvo u rasutom stanju.Rabat je popust koji se daje kupcu. To znači da se prodajna cena snižava za određeni procenat dugogodišnjim kupcima, kupcima na veliko, onim kupcima koji mogu biti dugogodišnji naručioci. Rabat se predviđa ugovorom.Skonto je odbitak od nabavne vrednosti robe isplaćene u ugovorenom roku ili pre njega. Iskazuje se u procentima i mora biti ugovoren.

Ugovor

Slanjem i prihvatanjem ponuda prodavac i kupac se spremaju za zaključivanje ugovora. Ugovor se može zaključiti pismeno ili usmeno. Usmeno zaključeni ugovori moraju s potvrditi i pismeno da bi u dokumentaciji ostao trajan dokument. Pored predmeta i cene kao najvažnijih podataka ugovor treba da sadrži i druge podatke: nazive ugovorenih strana, vrstu i količinu robe, kvalitet robe, cenu, rok, način i mesto plaćanja, rok, način i mesto isporuke. Pismeni ugovori se sklapaju na tri načina: slanjem narudžbenice, u vidu zaključnice i u vidu formalnog ugovora.

Narudžbenica. Kompanije se prepiskom dogovaraju o uslovima kupoprodaje i ta prepiska važi kao ugovor. Narudžbenicom kupac zahteva da mu prodavac isporuči neku robu. U njoj se kupac poziva na

ponudu i naglašava pod kojim uslovima kupuje robu. Poručilac je obavezan da robu koju je tražio preuzme i plati po uslovima narudžbenice.

Zaključnica služi za zaključivanje kupovine preko posrednika ili kada robu treba proizvesti na osnovu narudžbenice. Piše se u najmanje dva primerka, original se daje kupcu, a kopija prodavcu.

Ugovor o kupoprodaji se obično sklapa ako ugovorene strane neposredno pregovaraju ili to čine preko svojih opunomoćenika. Saugovarači se prvo saglašavaju o svim uslovima i to unose u ugovor. Ugovor se u praksi piše samo kada su u pitanju veći poslovi. Da bi jedan ugovor imao pravnu snagu mora biti overen u sudu.

Primer ugovora:

Opšti uslovi školovanja

Član 1

Predmet UgovoraPredmet Ugovora je obučavanje Polaznika za upotrebu kompjutera i Informacionih tehnologija. Svakom Polazniku je omogućeno da samostalno i prema svojim potrebama odabere obuku koju će da sluša po unapred utvrđenom planu i programu. Plan i program utvrđuje Savet škole. Mesto održavanja obuke je Zmaj Jovina ulica broj 37.

Član 2Osnovne obaveze ŠkoleŠkola se ovim Ugovorom obavezuje da će obezbediti sva neophodna ljudska i metrijalna sredstva za održavanje obuke po unapred utvrđenom palnu i programu.Pod neophodnim ljudskim sredstvima u ovom Ugovoru se podrazumeva kvalitetan i kompetentan predavač.Pod neophodnim materijalnim sredstvima u ovom Ugovoru se podrazumeva da svaki Polaznik ima mogućnost da radi samostalno na jednom računaru.Škola će pristupiti izvršenju svojih obaveza pošto od Polaznika primi naknadu za odabranu obuku prema važećem cenovniku.

Član 3Ostale obaveze ŠkoleŠkola se takođe obavezuje:

1. Da obezbedi neophodna sredstva za rad Polaznika2. Da izda sertifikat o pohađanju obuke.3. Da izda diplomu za obuke na kraju kojih se polaže ispit.

Član 4Osnovne obaveze PolaznikaPolaznik se obavezuje da Školi, na način predviđen u sledećim članovima, isplati nadoknadu.

Naknada se sastoji od jednokratne naknade određene cenovnikom Škole.Polaznik se takođe obavezuje da redovno dolazi na časove na osnovu čega Škola može da mu izda sertifikat o pohađanju obuke.

Član 5Vreme i način plaćanja uslugaPolaznik je u obavezi da se na željenu obuku prijavi najkasnije 5 dana pre početka obuke. Prijava važi dva radna dana. Ukoliko u datom vremenskom periodu Polaznik ne izvrši uplatu naknade mesto u grupi se oslaobađa za sledećeg Polaznika. Uplatom 10% od celokupnog iznosa određenog cenovnikom po ovom Ugovoru smatra se da je Polaznik rezervisao mesto u grupi. Uplata celokupnog iznosa naknade mora biti izvršena najkasnije na sam dan početka obuke.

Član 6Izmena cenovnikaŠkola zadržava pravo da jednostrano izmeni Cenovnik kojim određuje visinu naknade čije je plaćanje osnovna obaveza Polaznika po ovom Ugovoru.Škola je dužna da o izmeni obavesti Polaznika 7 dana pre početka primene novog Cenovnika. Izmene Cenovnika se ne odnose na već izvršene uplate Polaznika.

Član 7Nedozvoljena ponašanja PolaznikaSvaki Polaznik je dužan da poštuje Kodeks ponašanja škole i da se ponaša u skladu sa Ustavom i Zakonom Državne zajednice Srbije i Crne Gore.

Član 8Prava Škole kad se Polaznik ponaša na nedozvoljen načinUkoliko po svojoj oceni Škola zaključi da se Polaznik u prostorijama škole ponaša na nedozvoljeni način, Škola ima pravo da ga upozori pismenim putem i obavesti ga sa kojim radnjama mora da prestane, uz suspenziju Ugovora na maksimum 3 dana. Pored toga, u ovom slučaju Škola ima pravo da podatke o Polazniku i njegovom nedozvoljenom ponašanju da na uvid zainteresovanim licima.Ukoliko Polaznik i pored upozorenja nastavi sa nedozvoljenim ponasanjem, Škola ima pravo da raskine Ugovor, uz obaveštenje Polazniku. Polaznik u tom slučaju gubi pravo na povraćaj iznosa naknade koji do raskida nije uspeo da iskoristi, a odgovara i za svu pričinjenu štetu.

Član 9Isključiva odgovornost Polaznika za sopstveno nedozvoljeno ponašanjePolaznik je isključivo krivično, građanski, i na bilo koji način odgovara za svoje nedozvoljeno ponašanje.Polaznik odgovara Školi za svaku štetu prouzrokovanu nedozvoljenim ponašanjem.

Član 10Komunikacija između Škole i PolaznikaKomunikacija ili obaveštavanje ugovorenih strana po svim pitanjima bitnim za sprovođenje ovog Ugovora vršiće se isključivo u pisanoj formi, pod kojom se podrazumeva i isticanje informacije na oglasnij tabli škole, isticanje obaveštenja na Web stranici škole, slanje obaveštenja putem elektronske pošte ili usmeno pozivom na kontakt telefon koji Polaznik ostavi u prijavi.Isticanjem informacije na oglasnoj tabli ili na Web stranici Škole smatra se da je Polaznik obavešten.

Član 11Promena Opštih uslova

Škola zadržava pravo da bez prethodne najave promeni pojedine članove ovih Opštih uslova, o čemu je dužna da bez odlaganja obavesti Polaznika.Izmene Opštih uslova obavezuju Polaznika koji ih prihvati. Prihvatanjem izmene smatra se nastavak korišćenja usluga škole, pošto je Polaznik o izmeni obavešten.Škola zadržava pravo otkazivanja obuke ukoliko se ne prijavi minimum 5 Polaznika sa obavezom da o tome obavesti Polaznika 3 dana pre početka obuke. U tom slučaju Polazniku se ili vraća celokupan iznos, a Polaznik ne može da traži nikakva obeštećenja ili se Polaznik priključuje sledećoj obuci.

Član 12Zabrana ustupanja Ugovora i pristupanja UgovoruUgovarači ne mogu svoja prava i dužnosti po ovom Ugovoru prenositi na treća lica, niti treća lica mogu pristupati ovom ugovoru.

Član 13Klauzula o nadležnostiSporove po ovom Ugovoru ugovarači će rešavati sporazumno, a u slučajevima kada to nije moguće, biće nadležan sud u Beogradu, uz primenu procesnog i materijalnog parava mesta suda.

Član 14Otkaz UgovoraObuku je moguće otkazati najkasnije 3 dana pre početka obuke uz kompletni povratak sredstava. Ukoliko do odustajanja od obuke dođe kasnije od navedenog termina vrši se povraćaj 70% sredstava. U slučaju pojave neke „više sile“ zbog koje je Polaznik sprečen da pohađa obuku koju je počeo da sluša (bolest, vojska,…. ) pružena mu je mogućnost da isprati obuku do kraja sa nekom drugom grupom u periodu koji sam odabere ili se od uplate odbijaju realni troškovi (sredstva za rad i broj odslušanih časova) a ostatak sredstava se vraća Polazniku.Otkazivanje obuke se vrši pismenim putem u prostorijama škole.

Član 15Važenje Opštih uslovaPrimena opštih uslova počinje 01.01.2004. godine i traje do izmene od strane Škole.

Reklamacija

Reklamacija je prigovor kupca prodavcu ili prevozniku na isporučenu robu. Upućuje se odmah po prispeću robe kada se pregledom uoče neslaganja između podataka iz računa i prispele pošiljke. Rok za ostale prigovore je obično naznačen u računu, a ako nije podrazumeva se rok od osam dana. Prigovor se može uputiti na vrstu, količinu, kvalitet, cenu, mesto i rok isporuke. Ako je primljena roba neispravna o tome se sačinjava komisijski zapisni čiji se primerak upućuje prodavcu.

Primer reklamacije:

Trgovačko preduzeće UNIJABeograd Beograd,11. juni 1995.

Preduzeće RatarUžice

Danas je na železničku stanicu Beograd stigao vagon (JŽ br 14540) krompira koji ste nam vi isporučili po zaključnici 1232 od 30. maja 1995. godine. Na samoj stanici smo uočili da je krompir počeo da truli. Odmah smo formirali stručnu komisiju koja je utvrdila da je već satrulilo 20% poslate količine. Zbog toga odbijamo da primimo vašu pošiljku. Ona se nalazi na železničkoj stanici Beograd. O tome smo vas obavestili telefonom.

Prilog: zapisnik komisijeExpres-preporučeno

Direktor Marko Negovanović

Račun

Račun (faktura) je dokument na osnovu koga se plaća isporučena roba. Piše se najmanje u dva primerka od kojih se jedan dostavlja kupcu, a drugi ostaje prodavcu. Računi obično već postoje u štampanoj formi i obično su indigovani. Neke firme čak prave i štampaju svoje račune, a neke koriste paragon blogkove. Svaki račun mora da ima zaglavlje , mesto, datum izdavanja računa, naziv dokumenta i broj, adresu kupca, podatke o prodatoj robi i potpis prodavca. Račun može sadržati i druge podatke. Račun se šalje zajedno sa robom ili tako da račun stigne pre robe.

Primer računa:

Korespondencija o radnim odnosima

Prijem u radni odnosDa bi neka firma popunila novonastalo ili upražnjeno radno mesto obično raspisuje konkurs. Konukurs se objavljuje putem medija. Radno mesto se otvara na određeno vreme, na neodređeno vreme ili na probni rad. Kandidati koji se prijavljuju na konkurs moraju ispunjavati postavljane uslove. Da bi se prijavio za radno mesto kandidat mora da dostavi svoju radnu biografiju. Radna biografija ne bi trebala da bude duža od jedne A4 strane. Primer radne biografije:

Boško Radivojević

Na osnovu podnesenih prijava konkursna komisija ili drugi nadležni organ utvrđuje koji kandidati ispunjavaju uslove i sastavljaju rang listu kandidata. Redoslede se utvrđuje na osnovu školskog uspeha, radnog iskustva i prethodnih rezultata, stručnog usavršavanja, znanja stranih jezika i drugih kriterijuma. Ako ima potreb vrši se provera znanja kandidata pa se onda odlučuje o konačnom izboru. Najkasnije osam dana od oluke svim kandidatima se salje odgovor.

Poslovne isprave

Pod ispravom se danas podrazumeva pisani dokument koji sastavlja i izdaje državni organ, preduzeće, ustanova, agencija ili neko drugo pravno lice. Isprava je napisani dokument kojim se nešto dokazuje. Isprav mogu da imaju trajnu ili privremenu vrednost. Postoje javne i privatne isprave. Javne isprave izdaju prvna lica a privatne fizička lica. Isprave se uglavnom izdaju na štampanom obrascu.

UverenjeUverenje je najčešća i najvažnija isprava. Uverenja izdaju pravna lica i služe da se dokažu neke činjenice: uverenje o državljanstvu, o plaćenom porezu, o zdravstenom stanju, radnom stažu i dr.Fizička lica mogu izdavati samo izjave koje overavaju nadležni organi.

PotvrdaTo je dokument kojim se potvrđuje neka činjenica. Ako je izdaje pravno lice sadrži iste elemente kao i uverenje, a ako je izdaje fizičko lice ne mora da se poštuje red elemenata. U potvrdi mora stajati ko je izdaje i šta se njome potvrđujue. Primer potvrde:

Beograd, 30. juni 2004.

P O T V R D A

Ovim se potvrđuje da je Taj i Taj , MB 1301880710096 sa adresom u ul. Svetogorska 33 , Beograd, stalno zaposlen na radnom mestu levog smetala u firmi "Nešto" Milentija Popovića 18 Novi Beograd. Ova potvrda se izdaje na lični zahtev imenovanog radi regulisanja prava za dobijanje vize za turističko putovanje i u druge svrhe se ne može koristiti.

ZA POSLODAVCA:

___________________________

ReversRevers je vrsta potvrde kojom se potvrđuje da je neko uzeo neki predmet na poslugu na određeno vreme. Izdaju ga i pravna i fizička lica. Revers treba da sadrži sledeće podatke:broj i naziv pozajmljenog predmeta, od koga je predmet pozajmljen, do kada će predmet biti vraćen, mesto i datum izdavanja reversa, potpis primaoca, podaci i adresa i pečat.

Primer reversa:

Revers

PriznanicaPriznanica je novčani dokument kojim neko pravno ili fizičko lice priznaje da je od drugog lica primilo naznačen iznos novca. Postoje obrasci priznanica povezani u obliku bloka i numerisani. Priznanice se obično pišu u tri primerka, prvi ide kupcu, drugi knjigovodstvu a treći ostaje u bloku. Priznanica može biti kratkoročni i trajni dokument. Priznanicom može da se potrvrdi uplata novca na svoj ili za tuđi račun.Primer priznanice:

OvlašćenjeOvlašćenje je dokument kojim jedno pravno ili fizičko lice ovlašćuje nekoga da u njegovo ime i za njegov račun obavi jedan ili više poslova. Ovlašćenje može biti posebno i opšte. Posebnim ovlašenjem ovlašćujete nekoga da završi jedan posao nakon završenog tog posla ovlašćenje prestaje da važi. Opštim ovlašćenjem se ovlašćuje punomoćnik da za firmu obavlja jedan ili viš poslova u dužem periodu. Ovlašćenja koja daje firma overavaju se u samoj firmi a ovlašćenja koja daje fizičko lice overava sud ili opština. Primer ovlašćenja:

Punomoćje

Ovim ovlašćujem Miku Radinovića iz Beograda, Pere Segedinca 21, l.k. br. J 605090, da može da otvori račun firme Nešto d.o.o, Beograd; da može da raspolaže sredstvima sa računa firme; da može da potpisuje svu dokumentaciju u ime firme kao i da preuzima sva prava i obaveze direktora firme.

________________________________

Miladin Tanasijević,Beograd, Avalska 16

br. l.k 217651, MUP BeogradDirektor Nešto doo, Beograd

MolbaMolba je pisani sastav kojim neko pravno ili fizičko lice moli primaoca za neku uslugu.Molbom se može tražiti poslovna informacija, donošenje rešenja, odsustvo, naknada troškova za stručno usavršavanje. Primer molbe:

Beograd, ____________________

M O L B A Z A S L O B O D A N D A N

Molim da mi se omogući korišćenje ______ slobodnog -ih dana iz razloga

______________________________________________________________.

U periodu mog odsustva menjaće me ________________________________.

Kontakt telefon u slučaju hitnosti zbog neodložnog posla je ____________________________.

___________________________ ______________________ ( Potpis zaposlenog ) ( Odobrio Manager sektora)

Propratno pismoPropratno pismo je ono pismo kojim pošiljalac obaveštava primaoca da mu dostavlja nešto u prilogu i objašnjava zašto to čini. Ovo pismo se uglavnom sastoji od dve tri rečenice. Primer propratnog pisma:

YUVIDEOBeograd, Prote Mateje 36 Beograd, 31. maj 2001.

Zavod za udžbenike i nastavna sredstva Beograd

Predmet: Račun br. 312

U prilogu vam dostavljamo račun br. 312 za urađene audio kasete po vašoj narudžbini od 10. maja 2001. godine na iznos od 3 000000 (trimilionadinara). Molimo vas da taj iznos uplatite na naš tekući račun u roku od tri dana.Očekujući vašu uplatu, pozdravljamo vas

Prilog: 1 M.P Šef računovodstvaPrepooručeno Jevrem Pavlović

Upravni dokumenti

Službeni akti

Službena prepiska je prepiska državnih organa. Osnovni službeni dokument u toj prepisci je akt. Akti mogu biti obični, poverljivi i strogo poverljivi. Kojoj od ovih kategorija pripada neki akt određuje nadležna osoba ukoliko to već nije utvrđeno posebnim propisima. Akti mogu biti primljeni akti (primljani od drugih državnih organa) i sopstveni akti (dopisi koje je neki organ uradio na po vlastitoj inicijativi)

U kancelarijskom poslovanju postoje dve vrste službenog akta: službeni dopis i rešenje.

Službeni dopis

Službeni dopis je akt kojim se organ uprave obraća drugim organima, organizacijama ili fizičkim licima.

Glavni delovi službenog dopisa su zaglavlje dopisa, broj akta, delovodnik, adresu primaoca, kratak sadržaj akta, tekst akta i potpis ovlašćenog lica.Sporedni delovi službenog dopisa su: broj telefona službenika koji je primio akt, vaš i naš broj, prilozi, način otpreme i napomena o dostavi.

Rešenje Rešenje je akt organa uprave o predmetu kojem se vodi postupak. Donosi ga organ uprave, a sa javnim ovlašćenjem to mogu činiti i preduzeća i ustanove. Zavisno od organa koji je rešenje doneo rešenja mogu biti prvostepena i drugostepena. Prvostepeno rešenje donosi organ koji o upravnom predmetu rešava u prvom stepenu.Drugostepeno rešenje donosi viši organ po žalbi na prvostepeno rešenje.

OdlukaOdluka je akt koji donose kolektini organi: savezna i republička vlada, savezna i republička skupština, skupština opština, a u preduzećima upravni odbori. Njome se uređuju različita pitanja: privredna, komunalna, socijalna, kulturna, finansijska.

ZaključakZaključak se donosi o manje važnim pitanjima. Donosi ga službeno lice nadležno za postupak o određenom predmetu. Zaključa se saopštava usmeno.

PodnesakPodnesak je svakok pismeno obraćanje državnom organu, preduzeću ili ustanovi u vezi sa nekim pitanjem koje je u njihovoj nadležnosti. Podnesak je: predlog, prijava, zahtev, tužba, pritužba i žalba.

Prijem, obrada, otprema i čuvanje pošte

Poštom s naziva sva prepiska jedne firme. Svaka firme treba da ima zaduženu službu ilislužbenika zaduženog za prijem, otvaranje, čitanje i razvrstavanje pošte. Po prijemu ukoliko pismo nije adresirano imenom i prezimenom na nekog od službenika pošta se otvara i čita. Popredmetu ili kratkoj sadržini pisma zključuje se kom sektoru treba uputiti pismo. Na svako pismo se stavlja prijemni pečat, ako firma vodi delovodnik upisuje se i broj. Ako se pitanja u pismu odnose na više sektora pismo se kopira i po jedna kopija se dostavlja svakom sektoru koji treba da odgovori. Osnovna poslovna kultur nalaže da se na svako primljeno pismo odgovara u roku od jednog radnog dana. Pripremljeni odgovori se kucaju i potom ih čita rukovodilac odeljenja koji odobrena pisma paravira. Na original pisma se stavlja pun potpis. Gotova pisma se dostavljaju pisarnici da ih otpremi. Odlazna pošta se takođe zavodi u delovodnik. Jedna kopija se uvek čuva u arhivi. Propisom j utvrđeno da sva primljena pošta mora da se čuva deset godina.

Pravopis

Osnovna poslovna kultura nalaže da se u svakom pisanom dokumentu poštuju sva pravopisna pravila. Svaki službenik koji se bavi pisanjem dokumenata mora znati upotrebu velikih i malih slova, koje se reči pišu odvojeno, a koje sastavljeno i pravilnu upotrebu interpunkcijskih znakova. Da biste bili sigurni da je vaš dokument pravilno napisan uvek možete konsultovari Rečnik jezičkih nedoumica Ivana Klajna ili Pravopis srpskog jezika u izdanju Matice srpske.