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主要内容

本章小结

案例分析实践训练

学习目标

第四章会议组织与服务

电子教案模版配色（ 1 ）

通过本章学习，你应能够：

1. 　了解会议的含义、种类与作用2. 　做好会议前期的准备工作3. 　做好会议期间的服务工作4. 　做好会议结束后的工作

学习目标


一片混乱的颁奖仪式

问题：1. 如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐错

误的出现？2. 发现出错后，会务人员应如何及时补救？

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第一节　会议概述第二节　会议筹备阶段的会务操作第三节　会议进行阶段的会务操作第四节　会议结束阶段的会务操作

主要内容



第一节　会议概述一、会议的涵义会议是一种围绕特定目标进行

的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。


二、会议的作用1 ．集思广益、科学决策的作用2 ．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用3 ．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4 ．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用

第四章会议组织与服务第一节　会议概述


三、会议活动的基本要素

会议方式

会议地点

会议时间会议议题

会议名称

会议人员

会议结果

会议活动的基本要素


三、会议活动的基本要素1 ．会议人员　会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议

主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。（ 1 ）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办

者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（ 2 ）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列

席成员、特邀成员、旁听成员。（ 3 ）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员

和会议服务人员等。



三、会议活动的基本要素2. 会议名称　会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、

参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

例 1.“ 可口可乐（中国）饮料有限公司 2004 年销售会议”则

显示了单位、时间、性质；例 2.“ 深圳开发科技股份有限公司第九次（ 2000 年度）股东

大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。　


三、会议活动的基本要素3 ．会议议题　会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决

的具体问题，是会议活动的必备要素。

　会议议题的主要作用是：准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。引导和制约会议的发言。


安排会议议题应注意的问题• 一、下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题，一般不

要安排上级会议讨论；• 二、单位组织的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要

有所区别；• 三、提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导审批后，发给有关负责人阅读，准备意见；

• 四、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；• 五、一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时

间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，• 六、尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；• 七、应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。


三、会议活动的基本要素4 ．会议的时间　会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 5 ．会议地点　会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要

是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。6 ．会议方式　会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各

种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。

7 ．会议结果会议结果，即会议结束时实现目标的情况。


为上司外出参加会议做准备如果上司要参加外面的会议或聚会，秘书应做好以下准备工作：

1 、收到通知后，马上向上司请示是否参会； 2 、根据上司的意见，与举办方进行联系； 3 、如果要求以书面形式答复，就以书面的方式答复；

4 、如果上司参会，应马上记入上司的日程表，并办理配车手续；

5 、在出席会议或聚会的时候，会前会后在时间上留有一定的富余，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈；

6 、准备好参加会议或聚会所必带的材料。

沃尔玛首次全球董事会在中国召开　　据报道沃尔玛百货有限公司首次全球董事会

会议就是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯 ·沃而顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重重要意义。首先多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996 年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。”

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四、会议的种类对公司而言，如果以参会人的职级为标准，会议可分为：（ 1 ）股东会议（ 2 ）董事会会议（ 3 ）职工大会（ 4 ）高级管理人员会议（ 5 ）中层管理人员会议（ 6 ）部门会议。


会议筹备工作框架图

第二节　会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务

小知识

一、拟定会议计划（一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素（二）成立会务工作机构

中大型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。



各会务工作组的分工

会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。

小知识

（三）制订会议预算会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，

并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。 1 ．会议经费的构成（ 1 ）交通费用（ 2 ）会议室费用（ 3 ）住宿费用（ 4 ）餐饮费用（ 5 ）旅游费用

2 ．会议经费的筹措（ 1 ）行政事业经费划拨（ 2 ）主办者分担（ 3 ）与会者分担个人费用（ 4 ）社会赞助（ 5 ）转让会徽等无形资产使用权

3. 会议成本 =X+2J*N*T



会议经费预算的原则（ 1 ）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预算开支。

（ 2 ）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。（ 3 ）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足

时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。（ 4 ）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在

做到科学合理的同时，尽可能节省经费。（ 5 ）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在预算时要适当留有余地。

小提醒

（四）拟定会议议程、日程、程序1. 会议议程、日程、程序的含义（ 1 ）会议议程　会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。

（ 2 ）会议日程　会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。

（ 3 ）会议程序　会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的

活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。


2. 会议议程制作要点第二节　会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务

会议议程表设计的注意事项（ 1 ）应按照议题所涉各种事物的习惯性顺序和本

公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。（ 2 ）议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论

的问题，尽量将同类性质的问题排列在一起。（ 3 ）保密性较强的议题，一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及有关人员到场。

（ 4 ）各项报告中，财务报告放在最前面，人事报告放在最后面，其他类似报告排在一起。

2005中国营销领袖年会会议议程××大学授予徐 ××、钱 ××教授“终身成就奖”大会程序西方国家单位会议议程要点×××公司董事会会议议程

　　请见教材第 69-72 页。


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3.安排会议生活安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。所有会议生活安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。秘书必须提前预定，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间，日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。



接待的同志“傻眼”了　　 ×市有风景秀丽的风景区，邻市 A 公司组织会议

参观人员 14 人前来旅游观光，请 ×市协作单位 B 公司代为办理订购门票、安排住宿等事宜。

　　因是旅游旺季， B 公司费了很大的劲，好不容易才找到某宾馆正好有 7 个房间、 14 个床位，就立即预订下来。

　　邻市 A 公司旅游团队傍晚到达时， ×市 B 公司负责接待的同志傻眼了！因为带队的团长是一位女同志，其他同志是男同志，根本无法按两个人一个房间的设想安排住宿。再要求增加房间，宾馆已经住满了。

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（五）制发会议通知会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。一般来说，规模较大、较为重要的会议都应发书面通知。如果参加对象与人数不明确，可在报上刊登公告。如上市公司的股东大会采用公告的形式通知会议。有些重要的会议通知，必须确认被通知人收到通知，并取得一定的证明 ( 例如签收、回执、挂号信单据等 ) ，以免事后相互推卸责任。



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（五）制发会议通知1. 会议通知的种类与方式（ 1 ）按通知的形式可分为口头通知和书面通知（ 2 ）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知（ 3 ）按通知的名称分为会议通知、邀请信 ( 函、书 ) 、请

柬、海报、公告等


（五）制发会议通知2. 会议通知的内容会议通知包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。（ 1 ）标题　最常用的写法是“机关名称” +“ 会议名称”十“通知” ，

一般用于正式的、重要的会议。如“上海 ×× 公司关于召开 ×× 会议的通知”。也可以只写“会议通知”或“通知”。这种写法一般用于事务性或例行性会议。

（ 2 ）通知对象　通知对象可以是单位的，也可以是个人。


3 ．正文（ 1 ）会议的目的、名称和主题。（ 2 ）会议的时间，包括开始时间、报到时间、结束时间。（ 3 ）会议的地点，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的方法。

（ 4 ）参加对象。（ 5 ）其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日

期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证 ( 如“凭入场券入场”、“凭本通知入场” ) 、联络信息 ( 如主办单位的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名 ) 等等。

4.落款与日期　如有必要，可附回执。


× × × × 会议通知＿＿先生（同志）：兹定于 200×年 5月中旬在 ××省 ××市召开 ×××× 会议，特请您出席会议。一、会议内容1 ．　…………2. …………二、会期与时间三天，自 200×年 5月 10日至 5月 12日。三、会议地点××省 ××市 ×××四、与会人员1. …………2. ………3. …………五、报到时间、地点 200×年 5月 9日； ××市 ××路 ×××号 ××××酒店 (宾馆 )

六、与会人员每人缴纳会务费 ××元。食宿由大会统一安排，住宿费每人每天 ××元。

七、与会人员请事先将抵达本市的车次、航班和时间通知会务秘书处，以便接站。

八、接到本通知后，请填妥回执，于 4月 10日前寄达会务组。会务组地址： ××市 ××路 ××号联系人： ×××× 邮编： ×××××× 电话： ××××－ ×××××××

特此通知

200× 年 × 月 × 日 ×××× 公司（公章）


常用回执格式1 ．表格式回执

　　

小知识

回执

姓名性别职务

工作单位通讯地址

邮政编码联系电话传真

E－mail 手机

能否与会发言题目

是否需要预定返程车票、机票

是□ 否□ 车票（机票）日期：车次（航班）与起止地点：

× × ×× ×××注：请于月日前寄协会秘书处收


常用回执格式2 ．签收式回执

　　

小知识

×××会议通知回执

× × ×办公室：

× × × ×× ×× × ×你处发来的《会议通知》及会议文件《》、× × × ×× ×《》各 l 份已收到，经检查无误。

我将(在下列选项的方框中打√ )

口按时参加会议。

口人参加会议

签名或盖章：

年月日


实用范例

高职高专教育文秘类专业基础课程骨干教师培训

班通知　请见教材第 76 页。

二、准备会议材料与物品（一）需要准备的内容1 ．需准备的会议文件资料（ 1 ）会议的指导文件。如上级下发的政策性、部署性文件（ 2 ）会议的主题文件。如领导人讲话稿、经验介绍材料等。（ 3 ）会议程序文件。包括议程文书、日程、程序等。（ 4 ）会议参考文件。如统计报表、技术资料等书面材料。（ 5 ）会议管理文件。包括会议通知、保密制度等文件。2 ．需准备的会议物品与设备常用文具、印刷设备、会场装饰用品、视听器材、通信设施、

交通工具、生活卫生用品、专门用品等。


二、准备会议材料与物品（二）准备领导发言稿1 ．开幕词（ 1 ）定义。开幕词是在会议开始时，由会议主持人或主

要领导人向大会所做的重要讲话。　（ 2 ）内容。开幕词的内容主要包括以下几个方面：标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。日期：用圆括号标于标题正下方。称谓：“同志们”、“各位来宾”“女士们，先生们”等。正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务

等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。


二、准备会议材料与物品（二）准备领导发言稿2 ．祝酒词（ 1 ）定义。祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲话。主方的祝酒词主要是表示对来宾的欢迎；客方的祝酒词主要是表示对主方的谢意。

（ 2 ）写法。首先，开头部分表示欢迎、问候或感谢。其次，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历史，还可以展望未来。最后，结尾可用“让我们为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表达礼节性的祝愿。


二、准备会议材料与物品（二）准备领导发言稿3 ．讲话稿（ 1 ）定义。讲话稿是领导人在开会中所作的讲话稿件，表现领导人对会议的指示和关心。

（ 2 ）写法。讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：肯定会议的重要性；评价过去的工作；点出当前值得注意的问题；指明今后的方向和目标；评价会议中心议题；提出原则性的意见，向大会提出希望。


二、准备会议材料与物品（二）准备领导发言稿4 ．闭幕词：（ 1 ）定义。闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举

行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。（ 2 ）写法。闭幕词的基本写法。闭幕词的写法相对开幕词而言形式可更灵活一些，没有固定形式。一般来说，闭幕词主要包括以下内容：首先，对会议完成任务的概括；其次，对会议的评价；最后，对服务部门与人员的感谢。


二、准备会议材料与物品（三）起草会议报告、决议草案

会议报告是会议文件的一种。会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。一经会议讨论通过，会议报告便由陈述性文件转化为领导指导性文件，成为指导和保证会议成功的主要文件，成为引导代表展开讨论的重要基础，会后将成为有关方面工作的纲领。


二、准备会议材料与物品（四）准备会议文件的要求1. 秘书草拟会议所需文件目录，领导确认后，着手准备。2. 准备每人一个文件袋，如有必要可在文件袋上写上与会者的姓

名。3. 认真校对会议文件4. 做好会议文件的分发工作5. 分发重要文件一般要编号、登记。6. 一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

7. 秘书在为会议准备齐全后，制作文件资料目录，将所有文件统一放在文件袋中，发放给与会人员。

8. 分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。


三、制发会议证件会议证件是表明与会议有关人员身份权利和义务的证据。（一）会议证件的作用与种类1 ．会议证件的作用（ 1 ）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和管理。（ 2 ）便于代表之间的相互辨认和联系、交流。（ 3 ）凭证出入会场，保证会议安全。（ 4 ）便于统计出席人数。（ 5 ）给与会者留作纪念。2 ．会议证件的种类主要有出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记

者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。


三、制发会议证件（二）会议证件上的内容1 ．会议名称，必须写全称。 2 ．会徽。会议如有会徽，可将其印在会议证件上。

3 ．姓名。4 ．照片。5 ．证件种类，即标明“出席证”、“列席证”等等

6 ．组别或代表团名称。7 ．证件编号。8 ．会议日期。


三、制发会议证件（三）会议证件的样式与制作1 ．佩戴在与会者身上的证件。（ 1 ）系带的卡片（ 2 ）粘性标签（ 3 ）有夹子的卡片

2 ．台签式的姓名卡片（“桌签”）及坐签式的姓名卡片（“坐签”）

（ 1 ）桌签。它是开会时放在桌子上使用的，用以标明桌号和就坐人身份的标签。

（ 2 ）坐签。就是会务人员在会议的各席位上标明就坐人姓名的标签。

（四）会场路线指示牌或会场周边设施图


三、制发会议证件（五）证件设计注意事项1. 内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼 (先生、女士、

小姐等 ) 、身份 (职务、职称等 ) 、组织或公司的名称。2. 在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与

会者的不同身份。3. 重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。4. 为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当

用不同的颜色和字体相区别。5. 应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。6. 姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。7. 姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的

地方放置台签式姓名卡片。8. 会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。9. 涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。


五、会场布置（一）会场形式的布置

会场形式的安排，要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会场布置形式，体现不同的意义、气氛和效果，适用于不同的会议目的。根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。


五、会场布置（一）会场形式的布置1 ．相对式这种会场布置形式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式。从而突出了主席台的地位。由于专门设立了主席台。整个会场气氛显得比较严肃和庄重。


五、会场布置（一）会场形式的布置2 ．全围式全围式会场布置形式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布置形式的优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神


五、会场布置（一）会场形式的布置3 ．半围式半围式这种布置形式介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状。既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。


五、会场布置（一）会场形式的布置4 ．分散式

这种会场布置的形式，就是将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席。其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同时，又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。


五、会场布置（二）会场座位安排1.横排法这种排列方法的要领是，把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左至右横向依次排列座次。


五、会场布置（二）会场座位安排2.竖排法这种排列方法的要领是，按照既定的次序把对参会的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按顺序从前向后依次纵向排列。


五、会场布置（二）会场座位安排3.左右排列法这种排列方法的要领是，把每个

参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。



座次标识方法

（ 1 ）在主席台或会议桌上摆放名签（ 2 ）在与会人员出席证上注明座次

(某排某号 )（ 3 ）印制座次图表

五、会场布置（三）环境布置1 ．主席台的装饰设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。一般应在

主席台上方悬挂红色的会标 (亦称横幅 ) ，会标上用美术字标名会议的名称。主席台背景处 (亦称天幕 )可悬挂会徽或红旗以及其它艺术造型等，主席台上或台下可摆放花卉。

2 ．会场背景的装饰会场背景的装饰除了主席台的装饰之外，主要指会场四周

和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性会见，可多摆些鲜花。


五、会场布置（三）环境布置3 ．色调的选择色调在这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调。

与会议内容相协调的色调，可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。可以通过对主席台、天幕、台布、场内桌椅及其装饰物色彩的调节而烘托整体的色调。

4 ．花卉的布置花卉的布置对人的情绪会产生一定的影响。在世界

上许多国家都有花语，比如铁树、棕榈代表庄严；万年青、君子兰表示友谊长存，万事如意；菊花表示高洁；月季、玫瑰表示喜庆；牡丹表示富贵等。根据会议内容，恰当地配置花卉，可以使人心情愉快。


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第二节协调工作概述第三章秘书的沟通与协调

“俗气”与“素雅”　　 A 公司与 B公司在深圳香格里拉酒店举行合作签约仪式，酒店服务人员按酒店例行规定，在主席台摆放了以红色为主的色彩绚丽的几盆鲜花， A 公司公关部秘书王小姐提前来检查会场的布置，她觉得这几盆颜色鲜艳的鲜花有些俗气，就让服务人员换了几盆素雅的鲜花，摆上后，办公室主任认为此花与会场的气氛不配，只好请服务员将原来的鲜花摆上。

五、会场布置（三）环境布置5 ．会场的气味效应

会场之内淡淡的清香，可以使人的心情变得舒畅；反之，如果会场内有异味弥漫，会使人心情变得烦躁，产生焦虑情绪，急于离开会场。改善会场的气味环境的方法有两种：在会议室里放置有清香气味的鲜花 ( 如米兰、茉莉、月季和兰花等 )

在会议室提前喷洒少量的具有清香气味的空气清新剂( 以柠檬和薰衣草香型为好 ) ，但不可过于浓郁。


（四）主席台布置技巧1 ．主席台座次的排列（ 1 ）国内会议主席台座次排列。通常的做法是：身份最高的领导人就座于主席台前排中央，

其他领导人则按先左后右。


（ 2 ）国际性会议主席台的座次的排列。一般为主办方身份最高的出席者居中，其他来宾按身份高低先右后左向两边排开。这一点与国内会议先左后右排列方法正好相反。

第三节　会议进行阶段的会务工作


会议进行阶段的会务工作框架图请见教材第 93页。

小知识



一、会议报到与引导工作（一）会议接站1 ．确定迎接规格2 ．做好接站准备3 ．竖立接待标志4 ．掌握抵达情况5 ．介绍宾主双方



（二）会议报到1 ．会议报到的方式。会议报到可以由与会者本人或他人持会议通知或

单位介绍信报到。2 ．与会者报到时，秘书人员要做好的工作

查验证件，确认与会者的参会资格。请与会者在登记表上填写姓名、单位、职务等有关信息。统一接收与会者带来的需要在会上分发的材料。分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。如会议要赠送礼品，会务组一般将礼品同资料一起发放。预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。安排与会者住宿。



一、会议报到与引导工作（三）会议签到　签到，是为了及时了解该到会的人是否都已到会，并准确地

统计出到会的实际人数。（四）会议引导　引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座

位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。



二、组织会议进行的工作（一）检查会场准备情况会议当天会议准备情况的检查主要包括以下几个方面：设备安全工作情况桌椅数量是否足够烟灰缸的准备水和水杯的准备会标、花卉的准备等细节

案例聚焦

宏利公司某新产品推介会刚刚开始，李秘书却在会议大厅外急得团团转，他已拨了好几次电话，公司赵副总的手机总是处在关机状态，前几天他出差在外，今天乘飞机赶回公司参加推介会，按理说现在应该到了。赵副总的发言在会议程序中被安排在第二位，现在离他发言的时间不到十几分钟，但他还未赶到会场，这时李秘书的手机响了，是赵副总的电话，他说刚下飞机，飞机晚点了，现在正赶往会场，估计要半个小时……。

负责会议签到和资料发放的小张向李秘书反映，参加推介会的单位和来宾人数大大超过预计，有些来宾还没有领到推介会的宣传折页和相关资料，事先准备的宣传折页和相关资料已经发完……。

李秘书发现，安排会议记录的小胡或许是经验不足，在记录时有些手忙脚乱，明显不能跟上会议发言者的速度，记录的格式和内容也不符合规范和要求……。

推介会现场人声嘈杂，手机声此起彼伏，坐在后排的来宾反映听不清主席台上的发言……。

如果你是李秘书，应如何处理公司新产品推介会进行当中出现的问题？

该案例中至少出现了四个问题：（ 1 ）公司赵副总因飞机晚点而影响会议议程；（ 2 ）会前准备的宣传折页和相关资料因来宾超过预计而不够用；（ 3 ）会议记录员未能做好会议记录；（ 4 ）会场秩序较乱，影响发言与倾听。

会中工作不仅仅是一些程序性的工作，它是会前准备工作的延伸，是对它的检验。准备工作做得好，会中出现的麻烦就少，准备不足，麻烦就大。当然，也有一些问题是在会议召开中发生的，与会前准备关系不大。但无论那种情况，秘书都应当有魄力、有能力及时去解决。尤其重要的是，要与各方面协调好，不能专断行事，议程该调整的要临时调整，材料该补办的要补办，人员该调换的要调换。总之，要保证会议的顺利进行。



不协调的烟灰缸　　某日，一位深受爱戴的老领导不幸逝世，在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，一位领导发觉会场中的烟灰缸都是喜庆的大红色，会场气氛一时间非常尴尬。这位领导十分的不快，会后，批评了秘书办事不利。秘书觉得很委屈，会议室里的烟灰缸一直都是红色的那一套，那还是去年庆功时新买的。为了一次会议就买一套新的，未免也太浪费了。于是，在下一次采购烟灰缸的时候，这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸。这一下总算是省去了麻烦。

微型案例



二、组织会议进行的工作（二）会场的安全保卫与保密工作 1 ．与会人员入场时的验证与收票工作。 2 ．保持会场内的秩序，维护场内设备。 3 ．关注会场内各种设备的使用情况。 4 ．做好会场内安全保卫工作。 5 ．会议期间，应有相应的值班制度与要求； 6 ．对保密文件的分发、收回以及会议内容的保密要制定

一套严格的程序与制度。



二、组织会议进行的工作（三）会议交通服务 1 ．筹齐会议用车。 2 ．拟定会议用车制度和纪律。 3 ．合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施。 4 ．对驾驶人员的管理。 5 ．对车辆的维修、保养及汽油供应。 6 ．意外事故的应急处理措施等。



二、组织会议进行的工作（四）会议记录、会议纪要与会议简报（ 1 ）会议记录的格式。分为记录头、记录主体、审阅签名

三个部分。记录头的内容有：会议名称，会议时间，会议地点，会议

主席 ( 主持人 ) ，会议出席、列席和缺席情况，会议记录人员签名。

（ 2 ）会议记录的要求。快速是对记录的基本要求；二是真实性要求。准确——不添加，不遗漏，依实而记；清楚——首先是书写要清楚，其次是记录要有条理，突出重点。

（ 3 ）会议记录的重点。会议记录并不是要逐字记录会议内容，一般只要记录下讨论的要点即可。



例 1 ：秘书小刘为何被换掉了？例 2 ：某台资公司工作例会会议记录表格例 3 ：某公司会议记录以上案例，请见教材第 99-101 页。

例 1 ：秘书小刘为何被换掉了？例 2 ：某台资公司工作例会会议记录表格例 3 ：某公司会议记录以上案例，请见教材第 99-101 页。

实用范例实用范例

小技巧：如何打破会议的僵局在许多情况下，会议的车轮似乎只在原地打转。

与会者不是倦了、心烦意乱、精力不集中、毫无热情，就是缺乏创造性，犹豫不决。此时不妨尝试下列建议，以帮助与会者解放自己，将会议的车轮重新向前转动起来： 1 、休息一下； 2 、与会者相互交换座位； 3 、将与会者分成对子讨论； 4 、写下各自的看法； 5 、关掉或关暗照明； 6 、站立式讨论； 7 对与会者的观点与看法进行民意测验； 8 、对讨论的问题设定时间限制； 9 、转换话题； 10 、将某个问题分配给某个小组来处理。

10个节约会议时间的秘诀活跃的会议是要耗费时间的。因此，确保会议分分秒秒不浪费是很关键的。以下是一些节约时间的秘诀。

1 、准时开始。这一要求实际上就向那些迟到者发出了这样的信息：您是严肃的。如果出现有人迟到的情况，那也要准时开始会议，如果您愿意，可以举行一些不必全员出席的讨论或者一些替代性的活动。

2 、发出明确指令。不要出现在会议已经开始的情况下，与会者还丈二和尚摸不着头脑，不知要做些什么。如果要讨论的事情比较复杂，那就采用书面形式以做到人人心中有数。

3 、事先分发会议材料。在开会之前，把会议材料分装好。将分装好的材料放置在会场比较显眼的位置，这样比较便于别人协助分发，或者可以事先发放到每个座位上。

4 、事先准备全部视觉资料。要确定所有电子展示和活动挂图都准备妥当。另外，所记录的会议内容要抓住重点，避免逐字逐句流水帐式的记录。在新闻公告里，要用醒目的提要方式反映与会者的声音。

5 、公布小组报告。要求各讨论小组在活动挂图上列出他们的意见，并将他们的清单陈列在会议室的墙上，这样所有的工作都能同时被大家观察到，讨论到。或者，一组一组去旁听，并请各小组一次只汇报一个议题，这样，每个人都可以听到，以避免交叉。各小组均不得重复讨论已经谈过的话题。

6 、不要允许讨论拖延。有提醒大家向下一个环节继续的必要，但要记住，在下一次的讨论中点名请上一次没有轮到机会的成员发言。或者在一开始讨论的时候就要获得发言方对时间限制的认可，并大致估算一下，在规定时间内能容纳多少个人发言。

7 、快速找到自愿发言者。不要花费时间等待与会者主动发言。您可以在会前预先物色好自愿发言者。如果一时没有人马上发言，则采用点名的方式。

8 、要对困倦的人有所准备。提供一份列有各种建议和问题的清单，并让与会者从中选择他们感兴趣的话题；通常，您的清单会激发他们的思维，并令他们联想到其他的事件。

9 、时时加快节奏。通常，为与会者设定发言时间限制，会令他们精力更旺盛，思维也更活跃。此外，可用的加快节奏的技巧还包括投票表决、轮番询问及组合对子。

10 、设立“停车场”。会前作好约定，如果在会议期间出现不在议程之内、但又值得探讨的话题时，要将它们放到“停车场”，即日后放在另一个清单里另行商议。



二、组织会议进行的工作（四）会议记录、会议纪要与会议简报2 ．会议纪要会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点的书面材料。

（ 1 ）会议纪要的内容　一是会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、

地点、参加会议的人员、会议讨论的问题及会议的成果。　二是对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。（ 2 ）会议纪要的拟写要求会议纪要的拟写，应做到“记实、记要”。即忠实于会议实际，又内容集中概括、精炼、逻辑条理清楚。



二、组织会议进行的工作（四）会议记录、会议纪要与会议简报3. 会议简报　主要反映会议交流、进展情况。它具有“快、新、实、短”

的特点。 4 ．新闻报道　根据会议的性质与目的，如果需要将会议的内容或精神宣传

出去，秘书在会前就应与新闻媒体记者联系好，邀请他们到会报道，及时地将会议的精神宣传出去。



三、会议期间的生活服务工作（一）及时订购回程票（二）打印并分发会议代表通讯录（三）组织拍摄会议集体照及活动照（四）会议期间的旅游、娱乐与陪同工作（五）会议餐饮服务

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第四节　会议结束阶段的会务工作

会议结束阶段的会务工作框架图请见教材第 107页。

小知识

一、送别会议代表1 ．结清会议费用2 ．发放回程票，安排人员送站二、会场的善后工作1 ．清理会场（ 1 ）拿走通知牌和方向标志。（ 2 ）清理会场内其他物品。（ 3 ）通知配电人员和服务人员。2 ．归还所借物品3 ．结算会议开支费用



三、整理会议文件1 ．整理分发会议记录。2 ．形成大会决议、简报或纪要3 ．写总结向上级汇报会议情况4 ．收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档



四、会务工作的总结与反馈工作（一）会务工作总结1 ．会务工作总结的主要内容（ 1 ）检查会议预案所制定的各项会务工作是否准确到

位，有无遗漏与重复之处；（ 2 ）检查会务工作机构之间及与相关部门、单位的协

调状况；（ 3 ）检查每个会务工作人员的工作是否完成及完成的

质量；（ 4 ）总结进一步提高会议的效率与效益的方法。



四、会务工作的总结与反馈工作（一）会务工作总结2 ．会务工作总结的方法（ 1 ）会务工作人员会后进行个人书面小结；（ 2 ）各会务工作部门或相关部门分别进行小组总结

和相互评议；（ 3 ）必要时进行大会交流、总结与表彰，以起到激励与鼓劲的作用。



四、会务工作的总结与反馈工作（二）会后的信息反馈工作会后信息反馈是将会议精神在传达、贯彻中产生的影响和结果或问题等信息向主办会议的领导机关做及时的汇报。秘书人员在会后应当协助领导做好这项工作。



案例分析 (一 ) 朝阳家电公司是国内一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内 50% 以上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备推向市场。

九月，公司高层召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。在这次客户咨询洽谈会上，公司的新产品将隆重亮相，以此引起客户和消费者的关注。讨论会上，营销部主任提供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派办公室王主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于 2002年 10月 10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定 5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。

王主任立即成立了大会筹备处，成员有 10 人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员 280 人，特邀有关领导和专家 10 人，

经过精心准备，各方人员如期到会，朝阳家电公司新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报告给王主任，王主任马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是其乐融融，热闹非凡，大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城，年轻人还进行了登长城比赛。公司王主任在长城上即兴演说，把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了生产公司的情况，了解了公司产品的特点。经销这种产品时就会有的放矢地进行介绍，这增加了他们销售的积极性。这次洽谈会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来后，很多单位立即同公司签订了合同。

• 朝阳家电公司的新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认为，这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等，使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。王主任也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，把一个常识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题，虽说是一个小问题，但处理不好也会造成不好的影响，幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。为此王主任表扬了秘书小张工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，王主任还指出会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获， 80% 的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与会这次大会有关的材料都整理出来

分析与讨论： 1 、该公司做好了洽谈会前哪些准备工作？你

对该公司会前组织工作满意吗？ 2 、朝阳家电公司的会务工作人员是如何做好会间服务和协调工作的？

3. 你认为朝阳家电公司的会务工作哪些地方可取，哪些地方不可取？

请代该公司做一份会议筹备案。

参考答案

• 1 、该公司所做的会前准备工作有：成立了大会筹备处，确定了咨询洽谈大会的主题和参加会议的正式人员，拟定了大会筹备方案。

• 不是很满意。会前准备除了以上各项工作外，还有：会场布置、文件准备、会议通知的拟写与发送、食宿安排、会前检查等。

• 2 、朝阳家电公司的会务工作人员是如何做好会间服务和协调工作的？

• 在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现有不同族别的人员参会，公司于是安排了不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。公司还应与会人员的要求，利用会议休息时间，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目。最后一天的游长城，公司王主任在长城上发表了“有准备”的即兴演说，振奋人心。

• 3 、你认为朝阳家电公司的会务工作哪些地方可取，哪些地方不可取？

• 总体说来，朝阳家电公司的本次会务工作做得较好，成效显著。首先，领导高度重视，并立即成立了大会筹备处；其次，各部门分工合作，各负其责；再次，工作中能及时发现问题，及时解决；最后，重视会后总结，善于总结经验。不足之处在于：有些准备工作不到位，比如少数民族人员的就餐问题；工作当中也有疏漏之处，比如会议简报出得不够及时。

实务训练（二） 1 、实训背景：重庆华通消费电子有限公司显示器厂是华通设于中国的显示器制造基地，是华通显示器在全球的六大生产基地之一。 1998 年其营业额为 17亿人民币，产品 50% 出口海外，其生产的华通显示器在中国市场占有率连年第一，深受广大消费者喜爱。重庆华通消费电子有限公司显示器厂成立于 1995年 5 月，是荷兰华通与重庆电视机厂继合资生产彩色电视机之后的增资项目，总投资3000 万美元。高起点的规划以及凭借知名品牌的卓越品质，使产品投产之初即行销海内外市场，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到世界先进水平，连续 3 年被评为最受消费者喜爱的显示器品牌，同时保持市场销量第一的佳绩。 1997年 1 月通过 ISO9002 国际质量体系认证， 1998年 3月通过 ISO14001企业环境管理系统认证， 1999 年底更是通过了代表着华通荣誉的最重要奖项——华通质量奖 PQA ，成为中国内地首家获此殊荣的行业。独特的华通质量之路全面提升管理水平，确保每一台显示器产品在精益求精中总更完美的体现华通精神。

为适应生产规模的进一步扩大， 1998年 6 月显示器厂落户重庆新区，厂房占地面积 6 万多平方米，拥有现代化标准厂房，一流工作环境， 5条科技流水线，完备的设备及配套设施，国内最先进的自动插件设备，年生产能力 300 万台显示器，员工总数 1500 多人，雄厚的技术力量及完整的员工培训体系成为华通显示器品质保证。

“不断钻研、力求创新”是华通一贯坚持的信念，因此，华通努力开发新技术，务求领导显示器科技新潮流。为了使用户获得最全面和放心的服务，华通更是在全国建立了专业服务网络；华通显示器始终致力于呈现更好、更完美的画面，让用户更放心、更满意。

华通作为进入中国市场最早的显示器厂家，一直以来都是有三大代理商以华北、华东和华南地区进行分区代理。在长期的成长过程中，地域的局限难免造成彼此之间分庭竞争。因竞争而产生的矛盾，在某种程度上对市场的发展不利，甚至阻碍了各自的发展。在当前竞争日趋激烈的显示器市场上，华通作为一个成熟的领先品牌，各大代理商不应该只是简单的扩展自己的销售渠道，更不能单纯采用盲目降价的市场行为，只有完善渠道管理，建立一个和谐顺畅而稳定坚固的销售渠道，才能为经销商和最终消费者带来更多利益。

为此，华通消费电子（中国） 2002 年度显示器总代理商会议，决定于阳光明媚的 5 月在重庆召开。华通与显示器三大总代理商共聚一堂，针对国内显示器市场的渠道管理达成共识：携手合作，共同建设维护统一的华通经销渠道。

如果此次合作成功，必将会给渠道管理带来正面的影响，通过总代理之间的沟通协作增加彼此之间的信任感。显示器在中国具有很大的市场潜力，只有在合作中共同发展才能占领更多的市场优势。在互谅、互让中形成一个健康发展的市场秩序，将消极的竞争变成相互之间的促进，可以给经销商充足的信心，给消费者带来更好的服务。显示器这样的高科技产品极需要一个通畅的渠道将信息及时传播给消费者。华通显示器事业部市场销售总监黄夏先生相信，此次合作的成功将会带来厂商、总代理、渠道和消费者的共赢，从而保证华通显示器在中国的健康发展和巩固多年的领先地位。

华北地区总代理：北京 XX贸易公司电话 010-XXXXXXXX 传真 010-XXXXXXXX 地址北京市海淀区中关村南路 XX号邮编 10080 总经理刘XX

华南地区总代理：广州 XX数据实业有限公司电话 020-XXXXXXXXX

传真 020-XXXXXXXX 地址广州天河龙口东路 XX号邮编 510070 总经理：韩 XX

2 、实训内容：华通消费电子（中国） 2002 年度显示器总代理商会议，决定于 5月 10日至 5月 12日在重庆乐园度假村举行，重庆华通消费电子有限公司显示器厂办公室负责所有会议事宜。

本次会务工作实训分 8个场景： ⑴ 2002年 3月 25日上午，总经理吴 XX打电话将秘书李 XX叫到办公室，告诉她这次

代理商会议的主要内容、时间和地点，并向她强调此次会议的重要性，让她尽快写好会议计划，以便各部门早做准备。同时，吴总还让李秘书为他准备一分发言稿，用在正式开会时作为欢迎词，发言时间不超过 3 分钟。请拟制一份会议计划和一份总经理发言稿。

⑵ 3月 29日，李秘书将写好的会议计划交给吴总，吴总看过后认为可行，在会议计划上签字批准。李秘书根据计划内容，写好了书面的会议通知，以快件邮寄的方式，将通知发送给三位代理商，并在发出后第二天，打电话与这三位总经理联系，得到的信息是他们将准时赴会。请拟写一份会议通知，并演示发送会议通知的过程。

⑶ 4月 1日李秘书到重庆乐园度假村酒店去预定会场，与酒店张主管讨论会场布置情况。张主管让酒店技术助理小刘协助李秘书进行现场布置，李秘书向小刘提出布置会场的要求：本次会议为 50人的中型会议，会场座位格局为半围式“出”字形，有投影仪和投影屏，安排好座次，要准备横幅、有鲜花装饰等。请演示讨论会场布置的过程。

⑷ 4月 15日，李秘书打电话到重庆乐园度假酒店，为三方面客人预订酒店房间，三位总经理将各带一名助理， 6人均将在 5月 9日下午到达，重庆乐园度假酒店前台接待员为徐小姐。请演示秘书的电话预订过程。

⑸ 5月 10日上午 8： 30 ，李秘书将三位代理商引至会场，总经理吴 XX和副总经理郭 XX 到门口迎接，吴总与客人们都认识，郭副总与客人们是初次见面。请演示接待过程。

⑹ 5月 10日上午 9： 00 ，第一次会议开始，与会者进入会场签到，负责签到的工作人员是小陈，出席本次会议的主要有：吴总经理，副总经理，商务执行经理，人事执行经理，技术执行经理，李秘书，三位代理商及其助理；公司各主要部门成员也一同出席了会议。会议由吴总经理主持，他先把三位代理商介绍给大家，再发言致欢迎词，会议由李秘书负责记录，会场工作人员小陈负责发会议资料，同时负责倒茶等后勤服务。请演示会议开始过程。

⑺ 李秘书应北京客人王 XX总经理和助理钱 X 的要求，为他们预定 5月 13日的返程机票，民航机票预定处人员为沈先生。请演示秘书电话预订机票的过程。

⑻ 会议结束后，李秘书将本次代理商会议中形成的文件（包括：会议计划、会议通知、领导发言稿、会议记录等）收集齐全，整理后归档。请演示秘书收集文件归档的过程。

3 、实训说明 ⑴ 学生每 10人为一组，教师为 10名学生编号，即 1至 10号。实训在实训室进行。 ⑵ 学生可先制定文稿，每位学生都必须制作三分文稿：会议计划、总经理发言稿和会议

通知，要求打印。完成时间不超过 70 分钟。 ⑶ 文稿完成后，再按场景顺序进行演示。 8个场景总过程不能超过 80 分钟。 ① 第一个场景：由一号扮演李秘书，三号扮演吴总经理 ② 第二个场景：由二号扮演李秘书。三号扮演吴总经理 ③ 第三个场景：由三号扮演李秘书，四号扮演张主管，九号扮演小刘 ④ 第四个场景：由四号扮演李秘书，五号扮演徐小姐 ⑤ 第五个场景：由五号扮演李秘书，三号扮演吴总经理，六号扮演郭 XX ，七号扮演王

XX ，八号扮演刘 XX ，九号扮演韩 XX ⑥ 第六个场景：由六号扮演李秘书，三号扮演吴总经理，一号扮演郭 XX ，二号扮演宋

X ，四号扮演刘 X ，五号扮演方 X ，七号扮演王 X ，八号扮演刘 X 九号扮演韩 XX ，十号扮演小陈。

⑦ 第七个场景：由七号扮演李秘书，十号扮演沈先生 ⑧ 第八个场景：由八号扮演李秘书 ⑷ 每组在实训过程中必须制作一份会议签到单。

⑸　会务工作的情景要逼真，演示时要真正从角色的角度考虑，角色的措辞既要认真斟酌，合乎会务工作的规范，又要可让学生有所发挥，有所创新。

⑹　每当一组演示时，其余各组认真观看；当小组演示完毕，其余小组同学就该组的演示时的优缺点予以点评。

⑺　各实训小组上交所有会务筹备文本资料，教师归纳总结，全班同学推选最佳实训小组。

⑻ 除实训室提供必要的设备、物品外，学生还须自备（制作）一些实训道具，如：横幅、名片、座签等。

4 、实训提示 ⑴ 会议计划应包括：时间、地点、规格、规模、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务

组织的组成人员和分工等。 ⑵ 秘书要根据上司的指示，为其拟写欢迎词，并根据上司的要求修改、定稿、打印成文。欢迎词的结构包括标题、称谓、正文和结尾四部分。欢迎词必须写清召开此次会议的意义、作用，要表达出进一步发展友好合作关系的意愿和打算。

⑶ 会议通知要在会议召开之前发送给对方，让对方有从容做好赴会准备的时间。如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样寄送，以免延误。重要会议的通知发出后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。

⑷ 一般来说，应当在会议召开前一个月预定会场，会场布置总的要求是庄重、美观、舒适。秘书要按照出席人员的名单，安排好座位顺序，并准备好座位卡，放置在会议桌上，以便各人对号入座。座位安排原则是客方坐于主方的右侧，秘书和随行人员各以身份高低，坐于主方或主宾旁边。

⑸ 预订酒店房间，要根据客人的实际情况或要求安排住宿，尽量安排相邻房间。 ⑹ 会议签到形式通常是单式签到（又称表格式签到），即与会者在会务工作人员事先准备好的表格

上签名，以示到会。会议签到单格式见表（ 4—3 ） ⑺会议记录是会议情况的最真实反映，要详细记录。包括两部分内容：会议组织情况，写明会议时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人姓名、职务；会议内容，写明会议议题、讨论发言、形成的决议及主持人总结性发言记录。

⑻ 预订机票，除时间和座舱要求外，一定还要报上客人的姓名和身份证号码，预定才算有效。 ⑼ 会议结束时，需收集的文件包括：会前准备分发的文件，会议期间产生的文件，会后产生的文件。收集会议文件要及时，确保文件在与会者离会之前全部收集齐全。

本章小结


　　 2004 年商务统计国际研讨会

案例内容（略，请见教材第 111-112页）

案例分析


训练一： 1 ．实训目标通过训练让学生掌握会场布置。2 ．实训内容　训练任务一： 2006年 1月 17日，上海宏达有限公司在其公司的大礼堂，举行 2005 年年度总结暨表彰大会，办公室主任安排你布置会场。

训练任务二： XX 电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好评。为争当行业内的领头羊，公司设计了一批符合市场需求和环保要求的电动车。为此，公司准备召开全国客户洽谈会暨产品发布会。请问，你如何布置会场？

3.实训要求（ 1 ）以小组为单位，分别完成以上两项任务；（ 2 ）操作中需要使用的物品，要求学生课前准备或制作。如制作摆放在

主席台的名牌。有些物品比较难准备：如麦克风，可以用纸制作成道具而代替。

（ 3 ）完成后，由一名成员向全班同学，讲解会场的布置及布置的原因。

实践训练第四章会议组织与服务

训练二：1 ．实训目标通过训练让学生掌握领导发言稿的写作。2 ．实训内容金秋十月，你校要举行第六届秋季运动会，请你为校长写

一份在运动会开幕式上的讲话。3 ．实训要求（ 1 ）开幕词字数不少于 200字，语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼，语气要热情、友好。

（ 2 ）教师随机地抽取两到三名同学到讲台上，以校长的身份向同学们致开幕词，教师对学生的文稿及演讲进行评判。

实践训练第四章会议组织与服务

训练三：1 ．实训目标通过训练让学生掌握会议通知的写作。2 ．实训内容广东天瑞公司准备在 2012年 5月 10日至 11日在广东省广州市香格里拉酒店召开 2012 年订货会议，于 2012年 3月 20日发出会议通知。会期为 2天， 5月 9日报到。报到地点在香格里拉酒店 1506房。请各地重要经销商参与，住宿费自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。

3 ．实训要求（ 1 ）要求格式规范，条款清晰，语言得体。（ 2 ）会议通知的字数不限，但要涵盖材料中的所

有要点。


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引入案例