5s Sebagai Strategi Keunggulan Kompetitif

Properti dinorimantho/5S/OCT.2010Seluruh dokumen ini dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit),dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiapdokumen.

M e t o d e 5 S s e b a g a i s t r a t e g ik e u n g g u l a n k o m p e t i t i f / d i n o r i m a n t h o / o k t 2 0 1 0

Page 1

PENDEKATAN METODE “5S” SEBAGAI STRATEGI

KEUNGGULAN KOMPETITIF ORGANISASI

1. Pendahuluan

Hampir semua industri manufaktur dan jasa akan senantiasa dihadapkan pada

kompetisi yang ketat sekali, dimana hal ini tidak hanya terjadi pada perusahaan yang

memproduksi barang atau jasa sejenis tetapi hampir secara keseluruhan mengalami

persaingan tersebut, hal ini didasarkan karena setiap perusahaan berusaha untuk

menguasai pangsa pasar dari produk yang mereka hasilkan guna mencapai keuntungan

setinggi-tingginya.

Untuk dapat memperoleh keuntungan yang optimal perusahaan tidak hanya harus

menyediakan infrastruktur yang memadai dalam kegiatan proses produksinya tetapi juga

harus didukung oleh budaya kerja yang baik.

Secara umum, budaya industri di Indonesia belumlah mengakar secara baik, hal ini

mungkin disebabkan karena selama ini hanya berperan sebagai nelayan, petani, pelayan

dan priyayi. Sehingga menyebabkan banyak perusahaan atau industri yang belum siap

menghadapi persaingan global. Hal ini dapat diketahui dengan masih adanya permintaan

dari kalangan industri terhadap kebijakan proteksi terhadap produk yang dihasilkan.

Rendahnya tingkat produktifitas dan pemahaman budaya kerja yang baik dari tenaga

kerja Indonesia menyebabkan rendahnya tenaga kerja yang terserap di dunia industri,

terutama industri yang berbasis teknologi tinggi yang menuntut banyak persyaratan

terhadap tenaga kerja. Sebagai contoh disekitar industri manufaktur dan perusahaan di

bidang jasa, masih banyak sekali yang belum mereka ketahui tentang sikap dan perilaku

kerja yaitu terhadap waktu, tempat kerja, disiplin, kerapian, ketelitian, target kerja, kualitas

dan sebagainya sering menjadi kendala dalam bekerja yang baik dan benar.

Salah satu metode yang dapat digunakan dalam meningkatkan efisiensi waktu

kerja adalah dengan menerapkan budaya kerja 5S. Budaya kerja 5S ini berasal dari Jepang,

5S terdiri dari seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. Takashi Osada menyampaikan

bahwa 5S adalah serangkaian aktivitas ditempat kerja seperti kegiatan pemisahan,

penataan, pembersihan, pemeliharaan, dan pembiasaan, yang semuanya diperlukan untuk



Page 2

melaksanakan pekerjaan dengan baik. "The five keys to a total quality

environment" (Takashi Osada 2004).

Konsep ini sebenarnya sederhana tetapi sering sekali diabaikan. Konsep ini juga dapat

dijadikan strategi kompetitif oleh pihak manajemen agar dapat memenangkan persaingan

dan mencapai tujuan perusahaan.

2. Manajemen Strategi

Jika kita tahu dimana kita berada dan bagaimana kita akan mencapai tujuan kita, kita

tidak mungkin dapat melihat arah kita berjalan, dan jika hasil yang terlihat tidak sesuai,

maka buatlah perubahan segera (Abraham Lincoln dalam Fred R. David, 2005). Intisari

yang disampaikan oleh Abraham Lincoln tersebut merupakan salah satu strategi yang

dapat digunakan oleh organisasi untuk menyiasati terjadinya perubahan disekitarnya.

Saat ini terdapat beberapa isu global yang dapat mempengaruhi semua keputusan

strategis. Pertama, batas antar Negara menjadi tidak jelas karena setiap orang dapat

melangkah ke suatu wilayah Negara tanpa kehadiran fisik berkat kemajuan teknologi.

Melihat dan memahami dunia dari sudut pandang lain telah menjadi syarat mutlak agar

tetap terus bertahan. Landasan manajemen strategis terletak pada kemampuan pengambil

keputusan di organisasi untuk memahami pesaing, pasar, harga, pemasok, distributor,

pemerintah, kreditor, pemegang saham dan pelanggan di seluruh dunia. Harga dan

kualitas produk perusahaan harus kompetitif secara global, bukan hanya di pasar lokal.

Kedua, kemajuan teknologi (baca internet) telah merubah suatu kondisi perusahaan

menjadi lebih efektif dan efisien. Semakin banyak perusahaan mendapatkan beberapa

keunggulan yang kompetitif dengan menggunakan internet sebagai salah satu kemajuan

teknologi komunikasi untuk menjual secara langsung dan melaksanakan komunikasi

dengan pemasok, pelanggan, kreditor, pemegang saham, partner, klien dan competitor

yang tersebar diseluruh dunia. Kemajuan komunikasi ini memungkinkan seseorang untuk

menjual, beriklan, membeli kebutuhan, memantau persediaan dan lain-lain tanpa harus

hadir di kantor. Secara singkat kehadiran teknologi komunikasi meminimalkan

pengeluaran dan waktu yang terbuang, jarak dan ruang untuk menjalankan bisnis

sehinggga menghasilkan pelayanan pelanggan yang lebih baik, efisiensi dan profitabilitas

yang lebih tinggi.

Terakhir, lingkungan hidup telah menjadi salah satu isu manajemen strategis yang

penting. Terjadinya pemanasan global dan meningkatnya jumlah polusi menyadarkan

property@DinoRimantho/Okt2010



Page 3

semua pihak mengenai pentingnya ancaman yang lebih besar pada manusia dan bisnis dari

adanya eksploitasi secara terus menerus dan berlebihan serta menurunnya kualitas

lingkungan alam. Menurut International Standard Organization (ISO), perspektif lingkungan

mengacu pada lingkungan alam dan didefinisikan sebagai lingkungan sekitar dimana

perusahaan beroperasi, termasuk udara, air, tanah, sumber daya alam, flora, fauna,

manusia dan hubungan diantaranya.

3. Definisi Manajemen Strategis

Manajemen strategis adalah proses yang dapat digunakan oleh setiap orang terutama

para pengambil keputusan di perusahaan atau di lingkungan kerja pemerintah guna

merumuskan dan mengimplementasikan strategi dalam penyediaan customer value terbaik

untuk mewujudkan visi organisasi.

Manajemen strategis adalah suatu proses yang dilaksanakan secara kontinyu dan

berkelanjutan oleh suatu organisasi dalam perjalanan mencapai visi dan menghasilkan peta

perjalanan kegiatan atau usaha yang selalu dilakukan perbaikan yang dengan perubahan

lingkungan yang dihadapi oleh organisasi.

Manajemen strategi dapat didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk membuat suatu

formulasi, mengimplementasikan dan mengevaluasi suatu keputusan lintas fungsi yang

memungkinkan organisasi dapat mencapai tujuannya (Fred R.David, 2006).

Manajemen strategi berfokus pada bagaimana mengintegrasikan manajemen,

pemasaran, keuangan/akuntansi, proses produksi, penelitian dan pengembangan serta system

informasi komputer untuk mencapai keberhasilan organisasi.

4. Tahapan dalam Manajemen Strategis

Proses manajemen strategi dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) tahapan, yaitu :

a. Formulasi Strategi, termasuk mengembangkan visi dan misi yang disesuaikan

dengan kondisi terkini perusahaan, melakukan identifikasi terhadap peluang dan

ancaman eksternal organisasi, menentukan kekuatan dan kelemahan internal,

menetapkan tujuan jangka panjang, merumuskan alternatif strategi dan memilih

strategi tertentu yang akan dijalankan. Isu formulasi strategi meliputi bisnis atau

kegiatan apa yang akan diikuti, apa saja yang harus ditinggalkan, bagaimana

mengalokasikan sumber daya yang dimiliki, melihat peluang ekspansi atau

diversifikasi dan lain-lain.




Page 4

Keputusan formulasi strategi mengikat organisasi terhadap produk, pasar, sumber

daya dan teknologi yang spesifik untuk periode yang panjang. Strategi menentukan

keunggulan kompetitif jangka panjang. Keputusan ini mempunyai konsekuensi di

berbagai bagian fungsional dan efek jangka panjang terhadap organisasi.

b. Implementasi Strategi, strategi ini mensyaratkan perusahaan untuk dapat

menetapkan tujuan tahunan, membuat kebijakan, memotivasi karyawan dan manajer

menempatkan strategi yang telah dirumuskan/diformulasikan menjadi sebuah

tindakan. Tahap ini sering dianggap tahapan yang paling sulit dalam manajemen

strategis, tahapan ini membutuhkan tingkat kedisiplinan, komitmen dan pengorbanan

setiap personel dalam organisasi. Keberhasilan implementasi terletak pada

kemampuan pengambil keputusan atau pimpinan organisasi dalam memberikan

motivasi pada semua personil.

Tantangan terbesar dalam tahap implementasi adalah mendorong seluruh personel

agar bekerja dengan antusias dan dengan penuh kebanggaan untuk mencapai

tujuan atau sasaran yang diharapkan.

c. Evaluasi Strategi, ini merupakan tahap terakhir dalam manajemen strategis. Evaluasi

strategis merupakan alat utama untuk mendapatkan informasi mengenai

pelaksanaan strategi yang tidak berjalan sesuai dengan harapan. Seluruh strategi

dapat dimodifikasi di masa mendatang karena factor internal dan eksternal berubah

secara konstan. Terdapat 3 (tiga) aktivitas dasar evaluasi strategi adalah :

Meninjau ulang factor eksternal dan internal yang menjadi dasar strategi saat

ini.

Mengukur kinerja

Mengambil tindakan korektif.

Evaluasi dibutuhkan karena keberhasilan saat ini belum tentu memberikan jaminan

keberhasilan di masa mendatang.

5. Istilah Penting Dalam Manajemen Strategis

a. Keunggulan Kompetitif

Terminologi sederhana dari keunggulan kompetitif (competitive advantage) dapat

didefinisikan sebagai semua yang dilaksanakan dengan sangat baik oleh suatu

organisasi dibandingkan dengan para pesaingnya. Ketika suatu organisasi atau

perusahaan dapat melaksanakan sesuatu dan perusahaan atau organisasi lainnya





Page 5

tidak dapat atau memiliki sesuatu yang diinginkan pesaingnya merupakan gambaran

keunggulan kompetitif.

Secara umum suatu organisasi atau perusahaan hanya akan dapat mempertahankan

keunggulan kompetitif hanya untuk periode tertentu karena akan dengan cepat ditiru

atau diikuti oleh pesaingnya sehingga dapat melemahkan keunggulan tersebut.

Untuk itu perusahaan dituntut tidak hanya memiliki keunggulan kompetitif saja tetapi

perusahaan haruslah selalu mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan

(sustained competitive advantage) dengan cara ;

Secara terus menerus beradaptasi dengan trend dan peristiwa yang terjadi di

eksternal serta kemampuan, berkompetensi serta sumber daya internal.

Secara efektif memformulasikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi

strategi yang mengambil keuntungan dari faktor-faktor tersebut.

b. Penyusun Strategi

Adalah personel yang bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalan

organisasi. Penyusun strategi (strategiests) membantu organisasi mengumpulkan

dan menganalisa dan mengorganisasikan informasi. Mereka melacak trend industri

dan kompetisi yang sedang berlangsung, mengembangkan model perkiraan dan

analisa skenario, mengevaluasi kinerja korporasi dan divisi, menemukan peluang

pasar yang baru, mengindentifikasi ancaman bisnis dan mengembangkan rencana

pelaksanaan yang kreatif.

c. Pernyataan Visi dan Misi

Mengembangkan pernyataan visi (vision statement) seringkali dianggap sebagai

langkah awal dalam perencanaan strategis, bahkan mendahului pembuatan

pernyataan misi. Sementara pernyataan misi (mission statement) merupakan

pernyataan tujuan jangka panjang yang membedakan satu organisasi dengan

organisasi yang lain. Pernyataan ini mencakup operasi perusahaan dalam definisi

produk dan pasar. Pernyataan misi yang jelas menggambarkan nilai-nilai dan

prioritas dari suatu organisasi. Mengembangkan misi mengharuskan penyusun

strategi untuk berpikir mengenai sifat dan cakupan operasi saat ini dan mengevaluasi

potensi ketertarikan atas pasar dan aktivitas dimasa mendatang.

d. Peluang dan Ancaman Eksternal

Ini akan selalu mengacu pada ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan,

politik, hukum, pemerintah, teknologi, serta trend kompetisi dan peristiwa yang



Page 6

secara signifikan dapat menguntungkan dan membahayakan organisasi di masa

mendatang. Peluang dan ancaman (opportunities and threats) sebagian besar

berada di luar kendali organisasi sehingga disebut eksternal.

Konsep dasar dari manajemen strategis adalah sebuah organisasi perlu membuat

formulasi atau rumusan strategi untuk mengambil keuntungan dari peluang eksternal

dan menghindari atau mengurangi pengaruh dari ancaman eksternal. Untuk alasan

ini, identifikasi, monitor dan evaluasi peluang dan ancaman eksternal adalah penting

untuk keberhasilan.

e. Kekuatan dan Kelemahan Internal

Kekuatan dan kelemahan internal (internal strengths and weaknesses) merupakan

kegiatan organisasi yang dapat dikendalikan yang dilaksanakan dengan baik atau

jelek. Mengindentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi

dalam area fungsional merupakan kegiatan penting manajemen. Organisasi

berusaha untuk menjalankan strategi yang mendayagunakan kekuatan internal dan

menghilangkan kelemahan internal. Kekuatan dan kelemahan ditentukan relative

terhadap organisasi pesaing. Kekurangan dan kelemahan relatif merupakan

informasi yang dianggap penting. Faktor internal dapat ditentukan melalui berbagai

cara, termasuk menghitung rasio, mengukur kinerja serta membandingkan dengan

periode sebelumnya. Berbagai survey dapat juga dikembangkan dan dijalankan

untuk mengukur faktor internal seperti moral karyawan, efisiensi produksi, efektifitas

iklan, kesetiaan pelanggan dan lain-lain.

f. Tujuan Jangka Panjang

Dapat diartikan sebagai hasil yang khusus yang hendak diraih oleh organisasi guna

menjalankan misi dasarnya. Tujuan jangka panjang (long term) biasanya lebih dari

satu tahun. Tujuan dianggap penting bagi organisasi karena membantu evaluasi,

menciptakan sinergi, menunjukkan prioritas, menekankan koordinasi dan member

dasar untuk kegiatan perencanaan yang efektif, pengorganisasian, alat motivasi dan

pengendalian. Tujuan harus menantang, terukur, konsisten, masuk akal dan jelas.

Dalam organisasi multidimensi, penetapan tujuan harus didasarkan dari semua divisi

yang ada di bawahnya.

g. Strategi

Merupakan alat (tool) guna mencapai tujuan jangka panjang yang telah ditetapkan.

Pada strategi bisnis dapat mencakup ekspansi geografis, diversifikasi, akuisisi,




Page 7

pengembangan produk, penetrasi pasar, pengurangan bisnis dan lain-lain. Strategi

merupakan tindakan potensial yang memerlukan keputusan manajemen tingkat atas

dan sumber daya organisasi dalam jumlah yang besar. Disamping itu, strategi akan

mempengaruhi kesejahteraan dan kemakmuran organisasi dalam waktu yang

panjang, khususnya di atas 5 (lima) tahun dan berorientasi kemasa mendatang.

Strategi mempunyai konsekuensi yang multifungsi dan multidimensi serta perlu

mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal yang dihadapi organisasi.

h. Tujuan Tahunan

Adalah suatu target atau sasaran jangka pendek yang harus dicapai oleh organisasi

dalam meraih tujuan jangka panjangnya. Sebagaimana tujuan jangka panjang, tujuan

tahunan harus terukur, kuantitatif, menantang, realistis, konsisten dan memiliki

prioritas. Tujuan tahunan akan sangat penting khususnya dalam

mengimplementasikan strategi dimana tujuan jangka panjang khususnya penting

dalam rumusan strategi. Tujuan tahunan menjadi dasar untuk mengalokasikan

sumber daya.

i. Kebijakan

Merupakan alat (tool) untuk mencapai tujuan tahunan. Kebijakan (policy) meliputi

pedoman, peraturan dan prosedur yang dibuat guna mendukung usaha mencapai

tujuan yang telah ditetapkan. Kebijakan merupakan pedoman dalam pengambilan

keputusan dan member jawaban atas situasi rutin dan berulang. Kebijakan secara

umum dinyatakan dalam bentuk aktifitas manajemen, pemasaran, keuangan atau

akuntansi, produksi atau operasi, penelitian dan pengembangan dan system

informasi manajemen. Kebijakan seperti tujuan tahunan, merupakan unsur penting

dalam implementasi strategi karena akan dijelaskan harapan organisasi terhadap

karyawan dan pimpinannya.

6. Manfaat Manajemen Strategis

Manajemen strategis memungkinkan organisasi untuk proaktif dalam membentuk masa

depannya, memungkinkan organisasi untuk memulai dan mempengaruhi (bukan hanya

merespon) aktifitas. Disamping membantu organisasi menghindari kegagalan financial,

manajemen strategis menawarkan manfaat yang nyata lainnya, seperti meningkatkan

kesadaran atas ancaman eksternal, pemahaman yang lebih baik atas strategi pesaing,

meningkatnya produktifitas karyawan dan mengurangi keengganan untuk berubah dan




Page 8

pengertian yang lebih baik atas hubungan antara kinerja dan penghargaan, manajemen

strategis meningkatkan kemampuan organisasi untuk menghindari masalah karena hal

ini dapat membantu antara pengambil keputusan disemua lini dan divisi. Manajemen

strategis dapat memperbaiki kepercayaan atas strategi bisnis pada masa sekarang atau

menunjukkan di mana perlunya tindakan korektif. Proses manajemen strategis

memberikan dasar untuk mengindentifikasikan dan merasionalisasi kebutuhan untuk

berubah kepada semua pimpinan dan staff organisasi.

7. Pengertian 5S

5S adalah huruf awal dari lima kata dalam bahasa Jepang antara lain Seiri, Seiton, Seiso,

Seiketsu, dan Shitsuire yang secara keseluruhan mempunyai tujuan untuk mengurangi

limbah atau waste pada semua areal kerja yang ada di perusahaan. Jika dialihbahasakan

dalam bahasa inggris maka 5S menjadi Sort, Straigthen, Shine, Standardize, dan Sustain.

Sementara dalam bahasa Indonesia 5S lebih dikenal dengan 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik,

Rawat, dan Rajin. Secara prinsip 5S adaah suatu proses perubahan sikap atau budaya kerja

dengan menerapkan penataan dari kebersihan tempat kerja, (Hirano, 1995)

Program 5S merupakan salah satu metode yang digunakan dalarn Total Quality Management

untuk meningkatkan kualitas lingkungan kerja, dimana ha ini adalah tindakan harian yang

dianggap penting dan mendasar dalam membuat kondisi kerja yang baik, sehat, bersih, aman,

dan bertujuan agar dapat menghasilkan produk dengan biaya rendah dan berkualitas tinggi. Di

samping itu 5S juga merupakan sebuah konsep yang dirancang untuk menghilangkan atau

mengurangi pemborosan sehingga segala sesuatu yang ada dalam perusahaan dapat berjalan

dengan lancar. Berikut ini merupakan aktivitas dari 5S :

Gambar 1. Aktifitas dalam 5S

RAPI(SEITON)

RINGKAS(SEIRI)

RESIK(SEISO)

RAWAT(SEIKETSU)

RAJIN(SHITSUKE)




Page 9

Sedangkan menurut paparan Takashi Osada dalam buku "Sikap Kerja 5S" (2004)

yang diterjemahkan oleh Mariani Gandamihardja, menyampaikan pengertian dari 5S

(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) sebagai berikut:

"5S adalah bentuk gerakan yang berasal dari kebulatan tekad untuk mengadakan

pemilahan di tempat kerja, mengadakan penataan, pembersihan, memelihara kondisi

yang mantap dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan

pekerjaan dengan balk".

Dari beberapa definisi tersebut di atas dapat ditarik sebuah kesimpulan awal bahwa:

"5S merupakan metode pendekatan secara sistematik guna mengorganisir area

kerja, sesuai dengan peraturan dan standar serta mempertahankan kedisiplinan

untuk melakukan pekerjaan dengan baik yang disesuaikan dengan keadaan perusahaan

dengan tujuan akhir memperoleh manfaat yang sebaik-baiknya dari tempat kerja".

5S yang pada awalnya dikembangkan di Jepang, akhir-akhir ini telah diadopsi

oleh berbagai negara industri maju untuk melakukan perubahan atau revitalisasi industri

mereka. Di Inggris dan Amerika, 5S disebut juga sebagai 5C (Clear-out, Configure, Clean,

Conform, Custom) kemudian di Jerman mereka menyebutnya 5A (Aussortieren unnotiger

Dinge, Aufraumen, Arbeitsplatz sauber halten, Anordnungen zur regel machen, Alle

Pungkte einhalten and standig verbessern). Sementara di Indonesia mengenalnya

dengan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).

Sebagai suatu rangkaian kegiatan, 5S terdiri dari lima langkah kegiatan yang

dilaksanakan secara bertahap. Oleh sebab itu tiap-tiap langkah tersebut harus diperjelas

dan dipertegas agar konsep 5S dapat dipahami lebih mudah oleh semua elemen di

perusahaan dan dapat dilaksanakan.

8. Konsep 5S

Kegiatan 5S merupakan aktifitas yang tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan sehari-

hari. Kegiatan ini tidak hanya memberikan manfaat bagi industri, namun juga bermanfaat

bagi pribadi karyawan itu sendiri, hal ini disebabkan karena kegiatan ini adalah

salah satu faktor pendukung bagi kualitas kehidupan kerja mereka.

Metode 5S ini awalnya merupakan kebiasaan warga Jepang dalam mengurus

rumah tangganya. Yaitu dengan cara mengatur tata letak sedemikian rupa




Page 10

sehingga menciptakan kondisi tempat tinggal yang nyaman.

5S adalah rangkaian aktivitas di tempat kerja berupa aktivitas pemilahan, penataan,

pembersihan, pemeliharaan terhadap kondisi kerja yang mantap, dan aktivitas pembiasaan

yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik. Berdasarkan pengalaman

industri-industri maju seperti di Amerika, Eropa, dan Jepang. Program ini mampu

membuktikan meningkatkan mutu dan produktivitas perusahaan. Karena, bekerja pada

tempat yang terorganisir dengan baik, nyaman, aman, dan sehat.

Setiap orang di lingkungan industri manufaktur dan industri jasa dapat menerapkan

5S dalam hal apa saja, misalnya studio, kantor, pabrik, kamar tidur, atau bahkan kamar

mandi sekalipun. Dengan adanya 5S, seorang pekerja pabrik atau bengkel tidak akan

merasa berbeda dengan orang yang bekerja di dalam kantor, karena mereka juga dapat

bekerja dalam kondisi fisik tempat kerja yang tidak kalah nyaman dengan kantor.

5S adalah budaya mengenai bagaimana seorang memperlakukan tempat kerjanya

secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja

perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, 4 bidang sasaran pokok

industri dapat lebih mudah dipenuhi, menurut J. Kristianto (1995) dalam bukunya "5R

(Ringkas, Rapt, Resik, Rawat, Rajin)", 4 bidang sasaran tersebut meliputi :

a) Efisiensi kerja, efisiensi kerja berhubungan dengan penggunaan sumber daya

yang dimiliki sehemat mungkin dalam menghasilkan barang dan jasa. Secara

umum sering diartikan secara sempit sebagai penghematan benda fisik saja,

tetapi dalam kenyataannya, sumber daya waktu yang lebih penting sering

dilupakan. Sumber daya waktu merupakan sumber daya yang tidak bisa

disimpan atau dipindahkan. Jadi waktu kerja harus dimanfaatkan sebaik mungkin

dan pemborosannya dihapuskan. Industri tidak akan berhasil tanpa pengelolaan

waktu.

b) Produktivitas kerja, d i sisi lainnya produktivitas, mempunyai pengertian

meningkatkan nilai tambah pada hasil kerja. Karyawan yang produktif merupakan

karyawan yang mampu menghasilkan nilai tambah sebesar mungkin dari

masukan yang memadai. Yang menjadi masalahnya adalah bagaimana kerja yang

dilakukan karyawan dapat selalu menghasilkan nilai tambah. Dan konsep 5S

adalah langkah awal untuk menemukan dan mengenali kegiatan yang tidak

bernilai tambah dan pemborosan.

c) Mutu kerja, mutu senantiasa dihubungkan dengan kesesuaian hasil kerja



Page 11

terhadap kebutuhan (standar). Ketidaksesuaian terhadap kebutuhan atau

persyaratan adalah cacat produksi yang menjadi perhatian utama dan harus

diperbaiki. Untuk perbaikan diperlukan tambahan waktu, usaha maupun material dan

komponen. Disamping itu, kesempurnaan hasil kerja tidak dapat dijamin bila

dicapai melalui pekerjaan ulang atau reparasi. Mutu hasil kerja harus dapat dijamin

sedini mungkin di tempat kerja agar kerja reparasi dapat dihapuskan.

d) Keselamatan kerja, hal ini selalu menghantui setiap karyawan dan selalu

diupayakan untuk dihindari. Perusahaan juga akan mengalami kerugian, barang

yang rusak atau mesin yang terhenti, waktu yang hilang dan peralatan yang rusak

dan sebagainya. Moral, semangat kerja, dan ketenangan kerja karyawan

terganggu. Keselamatan kerja, berkaitan dengan proses melakukan secara aman

dan selamat. Dengan menerapkan 5S akan ikut meningkatkan kontribusi dalam

keamanan dan kenyamanan dalam bekerja.

Dunia usaha atau yang sering disebut dengan bisnis dapat diibaratkan

dengan regu olahraga. Yang terdir i dari beberapa orang yang menduduki

jabatan manajer, pelatih, pemain dan yang lain lagi pendukungnya dan kesemuanya

harus melakukan tugas masing-masing jika ingin memperoleh kemenangan. Tim terbaik

merupakan tim dimana setiap orang mengetahui apa yang menjadi tugas masing-masing

dan melaksanakan tugas-tugas itu.

Tim yang unggul sebenarnya tidak memiliki bintang yang tangguh, misalnya

dalam sepakbola, bila striker atau penyerang bagus, gelandang lebih suka

memberikan atau mengoper bola jarak pendek daripada bola jarak jauh dan mencapai area

pinalti lawan secepat mungkin ketimbang mencoba untuk menendang bola sekeras-

kerasnya supaya sekali tendang dapat lari mencapai area pinalti lawan. Dengan

mengkombinasi hal-hal kecil ini menjadi dasar keberhasilan tim unggul. Tim yang benar-

benar unggul mempunyai nilai lebih ketimbang jumlah pemain. Pada tim yang biasa-biasa

saja satu tambah satu adalah dua, tetapi pada tim yang paling unggul adalah tiga.

Kerjasama seluruh anggota tim untuk memperoleh kemenangan adalah lebih baik ketimbang

seorang bintang. Tetapi, dalam bisnis seperti juga dalam olah raga, mungkin saja satu

tambah satu adalah satu, bahkan kurang dari satu, bila pemainnya bermain saling

berlawanan dan saling menjegal.

Itulah sebabnya mengapa begitu banyak perusahaan Jepang, besar maupun kecil,




Page 12

berusaha keras untuk mempromosikan aktivitas mutu yang melibatkan setiap orang dan

menghimbaunya untuk bekerja sama sebagai satu tim. Tetapi, seperti terbukti dari

sejumlah kecil pecobaan, hal ini tidak mudah dilaksanakan.

Di sinilah 5S dapat berhasil dan berdaya guna, hal ini bukan saja sangat diperlukan

untuk melibatkan setiap personal tetapi juga merupakan suatu aktivitas untuk meraih

sukses. 5S telah lama ada dan tidak ada yang baru di dalamnya. Kita hanya belum

menyadari betul keberadaanya sampai saat ini. Jika anda menyelidiki mengapa kita perlu

5S di tempat kerja, ternyata ada beraneka ragam pekerjaan yang kita lakukan secara tidak

sadar, dan bila kita memperhatikan secara lebih seksama lagi, ada banyak hal di

sekeliling kita yang dapat disempurnakan melalui 5S. Jika 5S diumpamakan sebuah cermin,

dimana 5S memantulkan pola sikap dan perilaku kita. Walaupun demikian, kita seringkali

menutup mata dan memilih tidak melihat apa yang kita lihat. Satu hal yang perlu diingat

didalam menerapkan 55, bahwa sebelum manajer dan supervisor memerintahkan

menerapkan 5S, mereka sendiri perlu memandang secara positif terhadap segala sesuatu

dan mengetahui apakah mereka sendiri benar-benar memahami mengapa 5S diperlukan.

9. Keunggulan 5S

55 dianggap paling efektif dalam penyempurnaan manajemen setiap perusahaan,

terdapat beberapa aktivitas lain yang dianjurkan untuk membentuk tim kerja sama yang

lebih baik dan menyempurnakan kondisi kerja. Bila organisasi akan menerapkan 55,

juga dapat dilengkapi dengan sistem lain tanpa menemui masalah dan tetap

memperoleh hasil yang baik. Ini karena 5S, hanya memerlukan sedikit staf pengambil

keputusan yang tangguh dan cermat, 5S akan sangat tergantung pada setiap personel untuk

pelaksanakannya dan untuk peningkatkan potensi diri untuk mendukung tujuan perusahaan

dan kompetensi setiap personel. Keberhasilan 5S tidak akan tercapai kecuali jika setiap

personal tidak ikut terlibat dan berkonsentrasi pada perencanaan, pelaksanaan dan

pengawasannya.

5S adalah metode yang paling mudah dipahami tetapi sulit untuk dilaksanakan.

Metode ini memungkinkan untuk mendapatkan peran serta secara menyeluruh. 5S adalah

prototype atau percontohan dari metode partisipasi secara menyeluruh. 5S adalah

implementasi dari bentuk kesenangan dan pengetahuan teknis partisipasi personel

perusahaan secara menyeluruh. Dengan kata lain dapat dikatakan 5S merupakan

alat ukur yang dapat menunjukkan bagaimana suatu perusahaan atau organisasi




Page 13

dikelola dan merupakan suatu tolok ukur keberhasilan bagaimana partisipasi para

karyawan disetiap level, apakah sudah baik atau banyak kekurangan.

10. Tujuan 5S

Tujuan yang diharapkan dengan menerapkan 5S di perusahaan adalah sebagai

berikut (Osada, 2004) :

Keamanan

Hampir selama puluhan tahun, kedua kata pemilahan dan penataan menjadi ciri

khas pada poster-poster dan surat kabar bahkan di perusahaan-perusahaan kecil.

Karena pemilahan dan penataan sangat berperan besar di dalam masalah

keamanan.

Tempat Kerja yang Rapi

Tempat kerja yang menerapkan 5S dengan teliti tidak perlu terus-menerus

membicarakan keamanan, dan kecelakaan industri yang dialaminya akan lebih sedikit

ketimbang pabrik yang hanya mengutamakan peralatan dan prosedur yang

sedemikian aman sehingga tidak mungkin gagal.

Ef is iens i

Para ahli diberbagai bidang seperti, juru masak, pelukis, tukang kayu, akan

menggunakan peralatan yang baik dan memeliharanya. Mereka tahu bahwa waktu

yang dipergunakan untuk memelihara peralatan tidak terbuang percuma, bahkan hal

itu menghemat lebih banyak waktu.

M u t u

Elektronika dan mesin-mesin modern memerlukan tingkat presisi dan

kebersihan yang sangat tinggi, untuk menghasilkan output yang baik. Berbagai

gangguan yang kecil dapat berakibat terhadap penurunan mutu dari output yang

dihasilkan.

Kemacetan

Pabrik yang tidak menerapkan 5S akan menghadapi berbagai masalah

kemacetan mulai dari mesin yang disebabkan kotoran yang mengendap ataupun

kemacetan dalam ingatan karyawan, harus disadari bahwa ingatan seseorang bisa

saja salah, maka daripada itu diperlukan berbagai petunjuk yang melengkapi

keterbatasan seorang manusia dalam menjalankan tugasnya.




Page 14

11. Pengukuran Kinerja 5S

Setiap barang dan metode mempunyai keterbatasan dalam fungsi sehingga mempunyai

kemampuan yang tidak sama. Hal ini terdapat juga pada 5S yang mempunyai fungsi dan

kemampuan yang berbeda dengan metode yang lain.

Definisi kinerja dapat ditemukan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995)

sebagai berikut :

" K in e r j a a d a la h s e s u a t u y a n g d i c a p a i a t a u p r e s t a s i y a n g diperlihatkan

atau kemampuan kerja".

Pada perusahaan atau organisasi yang telah menerapkan metode 5S, disarankan untuk

mengetahui seberapa baik kinerja yang ditunjukkan dengan penerapan metode tersebut agar

dapat dilakukan upaya pengawasan dan pengendalian yang disesuaikan dengan kondisi

perusahaan atau organisasi. Berdasarkan hal ini perlu adanya kegiatan pengukuran kinerja

metode 5S,beberapa kegiatan dalam pengukuran kinerja antara lain seperti pencatatan data,

kejadian yang dianggap penting dan lain-lain. Pencatatan data dan pelaporannya disesuaikan

dengan standar yang berlaku dan telah ditetapkan berdasarkan kondisi perusahaan dan

tujuan yang akan dicapai.

Pengukuran kinerja adalah pencatatan dan pelaporan pekerjaan yang sedang

dilakukan dan hasil yang telah dicapai Dengan adanya proses kegiatan pengukuran

maka hasil yang diperoleh dapat dievaluasi, yang kemudian dapat ditindaklanjuti.

Dengan begitu kinerja dari penerapan 5S dapat lebih maksimal. Di Jepang sendiri 5S

dianggap sebagai suatu metode yang sangat ampuh dan dapat memberikan

pengaruh yang besar diberbagai bidang pekerjaan dan dapat menunjang upaya pencapai

tujuan perusahaan. Maka dalam penerapannya mereka melakukannya dengan sangat serius.

Melalui tahapan proses manajemen yaitu dimulai dari perencanaannya, dalam fungsi

pengorganisasian 5S biasanya meliputi seluruh anggota organisasi, kemudian melalui

pelaksanaan yang menyeluruh, dan tentu saja kegiatan pengendalian, dimana agar

mereka dapat mengetahui seberapa banyak manfaat yang bisa diperoleh melalui

penerapan 5S, jadi pada prakteknya tidak bisa hanya asal menerapkan saja.

Selain itu juga kegiatan pengukuran kinerja penerapan 5S ini juga dilakukan

untuk membantu dalam pembuktian hipotesa. Yaitu apakah dengan melakukan kegiatan

pengukuran kinerja ini, perusahaan sebagai pelaksana dapat mengetahui secara

signifikan efektivitas penerapannya. Kegiatan pengukuran kinerja ini juga dilakukan




Page 15

dalam membantu pencapaian tujuan, baik itu tujuan perusahaan secara umum maupun

tujuan penerapan 5S itu sendiri.

12. Arti dan Penerapan 5S

5 (Lima) tahapan pemeliharaan tempat kerja dalam bahasa Jepang disebut

sebagai 5S (Seiri, Sefton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Sedangkan dalam bahasa Indonesia lima

tahapan dalam pemeliharaan tempat kerja ini seringkali disebut dengan 5R (Ringkas, Rapi,

Resik, Rawat, Rajin). Agar dapat dengan mudah memahami konsep 5S, maka setiap

tahapan harus diperjelas pengertiannya. Kata-kata tersebut mencerminkan urutan transformasi

5S. Pada dasarnya 5S merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan dari

kebersihan tempat kerja, (Hirano, 1995).

12.1. Seiri/Pemilahan/Ringkas

Konsep pertama dari aktivitas 5S adalah seiri yang berarti ringkas. Dalam 5S, Seiri

berarti membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan,

mengambil keputusan yang tegas, dan membuang segala sesuatu yang tidak diperlukan.

Barang yang tidak diperlukan adalah barang yang tidak dibutuhkan untuk proses saat

ini. Hai ini dapat dilakukan dengan cara memilah-milah barang-barang yang ada pada

suatu ruangan menjadi kelompok-kelompok sesuai fungsinya dan membuang barang-

barang yang sudah tidak terpakai. Sedangkan untuk barang-barang yang masih

meragukan kegunaannya, maka perlu dilakukan penilaian terhadap barang tersebut untuk

menentukan value dari barang yang bersangkutan. Tujuan dari seiri adalah menghindari

adanya barang-barang yang berserakan.

Secara prinsip, tempat kerja merupakan tempat untuk bekerja, karena orang

bekerja membutuhkan tempat. Namun, dalam kenyataannya, tempat kerja sering

menjadi tempat penampungan berbagai benda. Barang rusak, mesin rusak,

pekerjaan tertunda, contohnya adalah barang atau berbagai macam benda

keperluan pribadi maupun titipan dari oranglain ada di situ. Tempat kerja harus bebas

dari semua benda yang tidak diperlukan dalam bekerja. Tempat kerja harus ringkas,

suatu perintah tegas dicanangkan : "Singkirkan barang-barang yang tidak

diperlukan dari tempat kerja."



Page 16

Azas-azas pemilahan, dapat terlihat seperti pada tabel di bawah ini:

Tabel 1. Azas pemilahan

Derajat Kebutuhan(Frekuensi Pemakaian)

MetodePenyimpanan(Stratifikasi)

Rendah Barang yang tidak dipergunakan tahunlalu.

Barang yang hanya dipergunakan sekalidalam waktu 6-12 bulan terakhir

Buang Simpan

Rata-rata Barang yang hanya dipergunakan sekalidalam waktu 2-6 bulan terakhir

Barang yang dipergunakan lebih darisekali dalam 1 bulan

Simpan dibagiantengah tempat kerja

Tinggi Barang yang dipergunakan sekali dalamseminggu

Barang yang dipergunakan setiap hari Barang yang dipergunakan setiap jam

Simpan di dekatorang yangmenggunakan atausimpan di kantongbaju atau celana

Selain dari melakukan pemilahan yang sesuai azasnya, maka barang-barang

yang diperlukan tersebut harus disimpan sesuai dengan kriterianya, seperti terlihat

pada tabel di bawah ini :

Tabel 2. Kriteria PenyimpananBarang Penyimpanan

Barang yang sering digunakan Simpan ditempat yang mudah dijangkauBarang yang selalu digunakan Simpan supaya mudah diambil, mudah

disimpan dan mudah dipahami dimanadisimpan

Barang yang kadang-kadangdigunakan

Pastikan untuk menyimpannya kembali ditempat semula yang berarti harus adapapan bergambar, kode warna dan lain-lain

Arsip Beri nomor, kode warna baik pada rakmaupun pada penjilid

Keuntungan yang diperoleh dengan penerapan konsep Seiri atau ringkas ini

adalah :

Segera mengetahui nilai suatu barang dan menetukan fungsinya.

Dapat segera melakukan tindakan terhadap barang-barang yang diragukan nilai

fungsinya.

Menciptakan efisiensi tempat kerja

Memudahkan kontrol dan perawatan terhadap fasilitas




Page 17

Memudahkan mobilitas manusia dan barang

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep ringkas ini

antara lain:

a. Pengambilan data-data peralatan atau mesin yang terdapat di area produksi. Semua

barang, peralatan, ataupun mesin yang terdapat diarea produksi perlu dicatat,

karena sangat diperlukan untuk keakuratan dari data yang diambil. Data-data yang

telah dicatat tersebut akan digunakan untuk membedakan dan mengelompokkan

barang, peralatan, ataupun mesin menjadi barang yang diperlukan dan barang yang

tidak diperlukan.

b. Pemisahan antara barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Dasar dari

pemisahan barang yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan adalah

kernudahan dalam penyimpanan dan dalam menemukan kembali barang-barang

yang diperlukan saat itu juga. Dasar yang digunakan adalah berdasarkan data-data

barang peralatan. ataupun mesin yang telah didapat.

c. Penentuan tindakan terhadap masing-masing kelompok barang.

Membuang barang yang tidak diperlukan merupakan langkah awal yang penting

dalam konsep ringkas, disamping itu juga perlu diperhatikan dengan cermat

peralatan yang tidak berfunggi dengan baik dan yang sudah rusak. Langkah

untuk membuang segala sesuatu yang tidak diperlukan membutuhkan

penilaian. Dan langkah tersehut juga harus ditunjang dengan pembersihan tempat-

tempat yang kotor karena minyak, oli, dan tempat kotoran menumpuk

sedemikian rupa, sehingga tidak dapat dilihat bentuk aslinya agar dapat

diputuskan apakah akan disimpan atau tidak disimpan. Kegiatan ini mencakup

memutuskan nilai dari suatu barang, mengurangi persediaan barang yang tidak

diperlukan, sekaligus memastikan bahwa barang yang diperlukan disimpan pada

jarak dekat atau mempunyai jangkauan yang cepat supaya lebih efisiensi (Osada.

2004).

Sedangkan untuk barang-barang yang tidak diperlukan sekarang atau pada saat

ini lebih balk disimpan jauh dari tempat kerja atau disimpan dibagian tengah tempat

kerja.

Seiri merupakan tahapan awal dari 5S, tahapan ini adalah langkah yang sangat

strategis. Tanpa diawali dengan langkah ini maka kegiatan kebersihan dan penataan




Page 18

hanya hiasan saja, yang hanya menjadi wacana saja, karena seiri merupakan

lokomotif bagi “S” yang lain.

12.2. Seiton/Penataan/Rapi

Konsep kedua dari 5S adalah seiton yang berarti rapi. Rapi dapat diartikan

dengan meletakkan barang, alat, atau mesin pada lokasi yang paling tepat/sistematis.

Setiap barang atau alat yang masih diperlukan dalam perkerjaan, harus memiliki suatu

tempat penyimpanan yang tetap dan jelas status keberadaannya. Setiap item dan lokasi

penyimpanan hendaknya mempunyai nama, alamat lokasi penyimpanan atau kode

identifikasi (label) yang standar dan jelas. Selain itu dalam menentukan penempatan

item, didasarkan pada proiritas berdasarkan frekuensi pemakaian (contoh : sering

dipakai, jarang dipakai, selalu dipakai). Metode penyimpanan dikatakan lehih baik bila

setiap orang dapat melihat, mengeluarkan dan mengembalikan barang dengan mudah

dan jelas. Tujuan utama dari konsep seiton adalah penyimpanan fungsional (rnenghilangkan

ketidakpastian peletakan barang) dan untuk menghilangkan kegiatan yang tidak

perlu ( mengurangi resiko kehiIangan atau kesaIahan pengambilan barang menghiIangkan

pemborosan waktu untuk mencari barang).

Kegiatan mencari merupakan pemborosan waktu karena tidak memberikan

nilai tambah pada hasil produksi. Tanpa kegiatan mencari, pemanfaatan waktu kerja

benar-benar terfokus pada kerja yang bernilai tambah. Setelah tempat kerja menjadi

ringkas, selanjutnya tempat kerja dibuat menjadi rapi (seiton). Di tempat yang rapi,

semua barang dapat ditemukan dengan cepat, karena prinsip utama tempat kerja yang

rapi adalah : "Setiap barang yang berada ditempat kerja mempunyai tempat yang

pasti."

Keuntungan yang diperoleh dengan penerapan konsep Seiton atau rapi ini adalah :

Dapat mengurang kerugian waktu yang disebabkan lamanya mencari barang.

Dapat memudahkan memantau barang dan tempat jika terdapat barang yang hilang

dan mudah terdeteksi.

Dengan tertata rapinya barang dapat pula mencegah terjadinya kecelakaan kerja.

Menempatkan/menata barang pada tempat yang paling tepat.

Adanya tanda petunjuk dan batas pada tiap barang atau tempat penyimpanan

sehingga dapat mertgurangi kesalahan pengambilan barang.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep rapi antara lain :



Page 19

a. Melakukan inventarisasi barang dan memberikan nama atau kode klasifikasi dari

barang-barang yang masih berguna.

Pengelompokkan terhadap barang-barang tersebut dapat dilihat diantaranya dari :

Frekuensi pemakaian, yang terdiri dari frekuensi rendah atau jarang, frekuensi

sedang atau kadang-kadang, dan frekuensi tinggi atau sering.

Keseragaman alat.

Fungsional, yaitu seperangkat alat yang berfungsi untuk mesin tertentu.

Batasan waktu, dimana terdapat arsip, atau laporan untuk bulanan, atau satu

tahun.

b. Melakukan inventarisasi lokasi dan menentukan lokasi penyimpanan barang

sesuai klasifikasi dan juga memberi nama atau kode lokasi. Perlu diingat bahwa

penentuan lokasi penempatan barang harus mempertimbangkan sifat barang yang

akan disimpan.

c. Menempatkan barang pada lokasi yang telah ditentukan.

Tempat penyimpanan yang tepat harus:

Mudah dalam mencari, mengambil, dan mengembalikan barang atau alat yang

digunakan.

Tempat penyimpanan alat atau barang tersebut tidak terlalu jauh dari lokasi

penggunaannya.

Barang atau alat yang mempunyai fungsi atau kegunaan yang sama hendaknya

tempat penyimpanannya pada lokasi yang sama.

Jumlah tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan barang atau

alat hams diminimalkan, agar tidak mengganggu jalannya proses produksi serta

mempertimbangkan tata letak area kerja yang telah ada.

d. Membuat katalog atau peta lokasi barang dan tempatkan di tempat yang mudah

dilihat oleh semua orang.

Selain langkah-langkah penerapan seiton di atas, perlu diketahui juga 3 (tiga)

aturan utama dalam menjalankan rapi :

a) Tentukan tempat barang yang tepat, ini adalah langkah pertama dalam

melaksanakan seiton, yaitu dengan menentukan tempat yang tepat untuk barang-

barang yang tepat. Hal ini akan memudahkan kita dalam menemukan ataupun

mengambil suatu barang.



Page 20

b) Tentukan bagaimana menyimpan barang, hal ini penting sekali untuk

penyimpanan fungsional dimana penyimpanan

fungsional merupakan penyimpanan yang tentu saja di lakukan dengan

mempertimbangkan mutu, keamanan, efisiensi, dan konservasi. Barang harus disimpan

supaya mudah ditemukan dan mudah diambil.

c) Taati aturan penyimpanan, hal ini berarti, setelah mengambil dan menggunakan suatu

barang maka kita harus mengembalikan barang tersebut ke tempat semula. Dengan

demikian barang tersebut akan tetap mudah untuk ditemukan kembali.

Dengan melakukan ketiga hal tersebut di atas dan dengan urutan tahapan yang

benar maka akan tercapai suatu kondisi pabrik yang rapi. Dengan kondisi yang rapi ini

maka pemborosan waktu yang dipergunakan untuk mengambil dan menyimpat barang

dapat dihilangkan.

Intisari dari penerapan Seiton di tempat kerja adalah kemudahan dalam mencari

dan mendapatkan barang yang dibutuhkan pada saat yang tepat. Sebaliknya

setelah menggunakan alat kerja, pemakai juga mendapatkan kemudahan dalam

mengembalikannya.

12.3. Seiso/Pembersihan/Resik

Konsep ketiga dari 5S adalah .seiso yang berarti resik. Pada umumnya. istilah ini

berarti membersihkan barang-barang sehingga tempat kerja menjadi bersih.

Tempat kerja yang gelap, kumuh dan kotor dapat mengganggu proses kerja dan

mengurangi estetika keindahan. Orang harus bertahan sambil bekerja di tempat kerja

seperti itu. Tempat kerja yang kotor, berdebu, lembab dan berjamur tidaklah sehat.

Keadaan tempat kerja yang kotor dan kumuh berdampak pada kesulitan pemeriksaan

mesin maupun peralatan kerja. Tempat kerja perlu resik karena pengaruh resik terhadap

produktivitas, kualitas dan keselamatan kerja sangatlah jelas. Secara singkat prinsip

resik (seiso) adalah : "Bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja."

Dalam istilah 5S, Seiso, berarti membuang sampah, kotoran, dan benda-benda

asing serta membersihkan segala sesuatu dalam area kerja. Pembersihan merupakan

salah satu bentuk pemeriksaan. Seiso mengutamakan pembersihan sebagai pemeriksaan

terhadap kebersihan dan menciptakan tempat kerja yang tidak memiliki cacat.

Walaupun membersihkan berarti membuang sampah dan kotoran serta menjadikan



Page 21

barang lebih bersih, hal ini menjadi semakin penting akhir-akhir ini, karena dengan

demikian kualitas yang dihasilkan lebih tinggi, ketepatan yang lebih tinggi, dan sistem

kerja yang dihasilkan dapat lebih balk. Jadi, pembersihan adalah sesuatu yang memiliki

pengaruh besar atas kualitas, keamanan, semangat kerja, dan setiap aspek operasi lain.

Bagian ini memerlukan perhatian yang pentih. Gerakan Seiso ini berusaha untuk

mencapai kotoran dan debu nihil serta menghilangkan cacat dan kesalahan kecil sesuai

dengan tujuan dilakukannya pemeriksaan utama.

Di sisi lain, proses pembersihan sering kali berbentuk pemeriksaan yang

mengungkapkan abnormalitas dan kondisi sebelum terjadinya kesalahan yang dapat

berdampak buruk terhadap kualitas atau menyebabkan kerusakan pada mesin.

Pada umurnnya, ada 3 Iangkah pembersihan yang benar. Pertama, aktivitas tingkat

makro, membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menemukan penyebab

keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran. Kedua, tingkat individual,

menangani tempat kerja khusus dan mesin khusus. Ketiga, tingkat mikro, dimana

penyebab terjadinya kotoran dicari dan dihilangkan.

Keuntungan yang didapatkan .dengan penerapan konsep Seiso atau resik ini

adalah:

Melatih semua karyawan menjaga kebersihan hingga hal tersebut menjadi kebiasaan.

Terciptanya lingkungan kerja yang sehat, indah dan nyaman.

Semua orang akan langsung melakukan pembersihan apabila melihat ada yang kotor.

Mengingat bahwa tanggung jawab kebersihan bukan hanya terletak pada petugas

kebersihan.

Menjaga kesehatan dan keselamatan kerja.

Mencegah kerusakan terhadap benda kerja.

Meningkatkan semangat kerja pada pekerja.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalarn penerapan konsep resik ini antara

lain :

a) Menentukan penanggung jawab ruang dan barang.

b) Bersihkan dengan segera, barang atau lokasi penyimpanan barang apabila terdapat

kotoran.

c) Sediakan waktu sekitar 5-10 menit untuk membersihkan lingkungan kerja tepat

sebelum meninggalkan ruang kerja,

d) Ajak setiap orang di sekitar untuk melakukan pembersihan yang sama,




Page 22

sebagaimana yang telah dilakukan.

Penerapan yang harus dilakukan di tempat kerja untuk mencapai konsep resik

adalah :

a. Persiapkan sarana kebersihan dalam jumlah yang cukup

Sarana kebersihan yang dihutuhkan hams dipersiapkan da tersedia dalam jumlah

yang cukup untuk dapat digunakan dalam menciptakan tempat kerja yang bersih.

Dengan tersedianya alat kebersihan yang cukup. Kegiatan pembersihan nnpat kerja

dapat dilakukan seoptimal rnungkin. Pembersihan terhadap tempat kerja hares

dipandang sebagai salah sau cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu

demi satu dan harus dilakukan sebagai bentuk pemeriksaan untuk memastikan bahwa

semua barang, ataupun peralatan selalu berada dalam kondisi siap pakai.

b. Pelaksanaan kegiatan pembersihan secara berkala dan teratur

Kegiatan pembersihan di tempat kerja hanislah dilakukan secara teratur. sehingga

diharapkan setiap operator bertanggung jawab terhadap bagian atau daerah yang

menjadi tanggung jawabnya untuk dibersihkan. Selain itu. menentukan urutan

pembersihan yang harus dikerjakan dan memberikan penjelasan kepada setiap

operator bahwa pentingnya pembersihan tempat kerja dan peralatan sehingga

sumber masalah dapat dianalisa. Kegiatan pembersihan juga dilakukan pada lokasi

yang tidak diperhatikan oleh orang lain, seperti pada bagian atas rak, bagian dasar

mesin produksi yang tidak terlihat, dan sekeliling mesin. Kegiatan pembersihan yang

dilakukan juga memiliki aturan yang harus ditaati supaya kegiatan pembersihan

yang dilakukan sesuai dengan yang dikehendaki. Yaitu dengan cara membuat peta

tanggung jawab. Tujuan dengan pembuatan peta tanggung jawab adalah dalam melakukan

tugas pembersihan tempat kerja dan peralatan, semua tugas hares diberikan sejelas

mungkin dan tidak ada satupun yang tidak didefinisikan atau tidak ditugaskan.

c. Penemuan masalah dalam proses melalui kegiatan pembersihan

Keteraturan dalam melakukan kegiatan pembersihan pada tempat kerja dan peralatan

akan dapat menemukan sejumlah besar masalah yang terjadi pada proses. Kegiatan

pembersihan yang dapat dilakukan adalah dengan menghilangkan sumber-

sumber yang membuat kotor, karena dengan menghilangkan penyebab tersebut

merupakan cara untuk menghilangkan masalah yang terjadi di tempat produksi

Kebersihan di tempat kerja merupakan kebutuhan nyata, bukan wacana



Page 23

semata. Yang perlu diingat kembali adalah membersihkan berarti memeriksa. Hal

tersebut berarti mencegah serta menghilangkan berbagai gangguan yang mungkin

terjadi di tempat kerja.

Dengan pengertian lain bahwa rahasia pembinaan kebiasaan dan

disiplin karyawan terutama dititik beratkan pada 3R yang pertama ini (Ringkas,

Rapi, Resik) atau 3S yang pertama (Seiri, Sefton, Seiso). Kegiatan nyata secara

fisik yang dikembangkan dalam 3S pertama ini akan dapat merubah cara berpikir

dari setiap personel diperusahaan atauorganisasi agar dapat lebih disiplin dalam

menjaga kondisi perusahaan yang lebih baik.

12.4. Seiketsu/pemantapan/Rawat

Konsep keempat dari 5S adalah .Seiketsu yang berarti rawat. Prinsip utama dari

seiketsu adalah memelihara keadaan area kerja yang bersih dan rapi dengan

meningkatkan disiplin kerja mengikuti disiplin 3S yang telah ada sebelutnnya Tujuan

dari seiketsu adalah untuk menjaga lingkungan agar dalam kondisi tetap baik, menjaga

agar alat kerja selalu siap untuk dipakai, menjaga kualitas hasiI kerja, lebih mudah

melatih karyawan baru.

Dalam hal. ini, diupayakan pemeliharaan terhadap kondisi tata graha yang telah

baik agar terjaga dalam kondisi yang baik, melaksanakan standarisasi di tempat kerja,

mempertahankan kondisi optimum dan mewujudkan tempat kerja yang bebas

kesalahan.

Keuntungan yang didapatkan dengan penerapan konsep Seiketsu atau rawat ini

adalah :

Kondisi tata graha terjaga sesuai standar.

Semua orang dapat mengetahui prosedur yang benar dalam menjaga kondisi tata

graha tetap sesuai standar.

Mempercepat diIakasanakannya tindakan perbaikan

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep rawat ini

antara lain:

a. Melakukan mekanisme pantau

Seorang operator harus mampu mengidentifikasi adanya ketidaknormalan

walaupun aktivitas berjalan dalam keadaan normal. Hal ini karena seorang, operator





Page 24

yang mengendalikan dan mengatur sesuatu, dan operator juga yang dapat

membedakan antara proses yang normal dengan yang tidak dan melakukan

suatu tindakan. Dengan dilakukannya pengawasan diharapkan agar ketidaknormalan

yang terjadi dapat dilihat oleh semua prang, agar dapat dengan mudah

menemukan masalah yang terjadi (Osada, 2004).

Pengawasan dilakukan untuk mengetahui adanya penyimpangan dengan lebih

cepat, dimana pengawasan ini menggunakan metode visual dengan cara :

Memberikan garis tempat peletakan baring yang tetap.

Membedakan kode warna.

Pembuatan peraturan yang mudah ditaati..

Pembuatan daftar periksa.

Hal-hal yang harus diingat dalam membuat metode visual kontrol adalah muda

dilihat dari jarak jauh. usahakan supaya setiap orang dapat mengatakan apa yang

benar dan apa yang salah, usahakan supaya setiap orang dapat melakukannya dan

mudah membuat koreksi yang diperlukan, usahakan agar dengan melaksanakannya

membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur (Osada, 2004).

b. Melakukan pemeriksaan secara berkala

Pemeriksaan dilakukan secara berkala untuk mempertahankan kondisi 3S tetap

berjalan sesuai dengan prosedur yang ada. Sehingga, diharapkan pelaksanaannya

dapat dievaluasi dan dilakukan perbaikan secara terus menerus. Untuk membantu

dalarn melakukan pemeriksaan, maka dapat digunakan daftar periksa agar tidak ada

satu pun inspeksi yang terlewatkan. Salah satu cara untuk melaksanakan pemeriksaan

adalah dengan melakukan patroli dan evaluasi silang. Patroli dilakukan dengan

mengelilingi tempat produksi, melakukan evaluasi, bertukar pikiran clan mengajukan

pertanyaan kepada operator lain. Dengan melakukan evaluasi silang, masing-masing

operator akan mendapatkan masukan yang berharga sehingga dapat digunakan untuk

melakukan perbaikan dalam pelaksanaannya.

Seiketsu atau Rawat secara prinsip adalah mengusahakan agar tempat kerja

yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara. Di tempat kerja yang rawat,

kerawanan dan penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah

dapat d icegah sed in i mungk in.

Banyak orang menyadari bahwa ketidakpastian di tempat kerja dapat




Page 25

berpengaruh pada unjuk kerja. Ketidakpastian banyak berkurang dengan melaksanakan

perawatan (seiketsu) dan kontrol visual di tempat kerja. Dengan demikian, tempat

kerja menjadi semakin transparan dan makin terkendali. Seiketsu (rawat) membekali

semua orang di tempat kerja dengan informasi yang diperlukan sehingga mampu

bertindak dengan cepat dan tepat.

12.5. Shitsuke/Pembiasaan/Rajin

Semua “S” yang telah dibahas diatas tidak dapat diterapkan tanpa sentuhan

manusia. Manusia menjadi kunci dari setiap usaha, termasuk usaha penerapan 5S.

Konsep kelima dari 5S adalah shitsuke yang berarti rajin. Prinsip utama dari shitsuke

adalah secara rutin dan kontinyu dengan penuh disiplin melakukan prosedur dan semua

aktivitas yang telah ditetapkan dengan benar. Adapun tujuan utama dari konsep shitsuke

adalah membudayakan 4S sebelumnya sebagai sarana untuk menciptakan kondisi tempat

kerja yang lebih kondusif (lebih baik).

Shitsuke (Rajin) berkaitan dengan kebiasaan karyawan yang harus dibina agar

dapat menjaga dan meningkatkan apa yang sudah baik. Rajin di tempat kerja berarti

pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja. Apa yang sudah baik harus selalu

dalam keadaan prima setiap saat.

Keuntungan dari konsep rajin adalah:

Konsep 5S menjadi kebudayaan kerja perusahaan tersebut.

Suasana ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin terlaksana dengan baik.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep rajin ini antara

lain:

a. Kampanyekan agar semua orang menghargai upaya-upaya yang telah dilakukan

guna menciptakan tata graha yang baik.

Setiap tenaga kerja harus melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan

prosedur yang telah ditentukan. Diharapkan dengan bekerja dengan prosedur,

pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan teratur. Prosedur kerja untuk masing-

masing tenaga kerja harus dibuat dengan jelas dan lengkap. Untuk memastikan

tugasnya berjalan dengan benar, maka perlu dibuat prosedur operasi mesin atau

alat, prosedur kerja. dan prosedur pemerksaan mesin, barang, ataupun alat.

Melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur adalah suatu kebiasaan yang harus

dibina. Pembiasaan adalah melakukan pekerjaan yang berulang-ulang sehingga



Page 26

secara alami orang dapat melakukan dengan benar. Ini merupakan cara untuk

mengubah kebiasaan buruk dan menciptakan kebiasaan baik. 55 tidak akan berhasil

tanpa pembiasaan. Hal-hal kecil yang dapat diterapkan di tempat kerja adalah

membiasakan untuk mengembaIikan barang yang habis dipakai ketempat asaI

pengambilannya.

b. Latih seluruh karyawan untuk "tahu" dan "sadar" akan sikap dan kebiasaan-kebiasaan

balk.

c. Pelaksanaan konsep "10 menit 5S"

Kegiatan ini dilakukan dalam waktu yang cukup singkat, setiap orang harus

mengerjakan hal yang sama, pada saat yang sama, dan juga melibatkan banyak

prakoordinasi, kepemimpinan serta satu cara untuk rnelibatkan orang yang tidak

memiliki gairah kerja, (Osada, 2004), Setiap hari dilakukan kegiatan 5S, untuk

rnempertahankan 5S tetap berada pada jalur yang tepat. Pelaksanaan ini nantinya

mengambil waktu setelah selesai atau sebelum melaksanakan aktivitas harian.

Aktivitas ini dilakukan selama kurang lebih 10 menit. Aktivitas ini bertujuan untuk

membuat 5S sebagai budaya kerja dalam aktivitas sehari-hari.

d. Lakukan evaluasi secara periodik terhadap standar tata graha dan umumkan hasil

evaluasi.

e. Berilah feedback atas prestasi yang telah dilakukan atau dicapai.

Dengan adanya sikap rajin yang diterapkan secara terus menerus dan berkelanjutan,

keadaan tempat kerja makin terpelihara dan meningkat. Sikap rajin pun merupakan sikap

yang dapat mendukung efisiensi dan produktivitas kerja. Disamping itu, karyawan ini

juga akan mempunyai kecintaan dan rasa ikut memiliki terhadap perusahaan dalam arti

yang sangat positif. Tugas apapun juga yang dikerjakan oleh karyawan, baik itu

operator yang bersimbah peluh atau staf yang berdasi, mereka memiliki suatu

kebanggaan yang tak ternilai harganya "kebanggaan professional" yang mendukung

kemajuan perusahaannya.

13. Evaluasi 5S

Evaluasi 55 dilakukan terhadap area-area yang ada di dalam perusahaan. Evaluasi

tersebut dilakukan setiap periode tertentu (umumnya dilaksanakan setiap 2 minggu). Hasil




Page 27

dari evaluasi tersebut berupa status area. Berikut ini adalah macam-macam status area :

Tabel 3. Status Area Persentase 5SNo. Status Area Prosentase Finalty

1. Gold Di bawah 5 %

2. Silver 5 % sampai dengan 10%

3. Green 10 % sampai dengan 15%

4. Red 15 % sampai dengan 20%

5. Black 20 % sampai dengan 25%

Dalam melaksanakan penilaian evaluasi maka setiap unsur dalam 55 harus

dievaluasi dalam penerapannya di area kerja. Berikut adalah kriteria-kriteria dalam

memberikan.finalty terhadap area-area kerja :

a. Seiri (Ringkas)

Dalam evaluasi,finaltv diberikan jika:

Ada barang-barang berantakan di tempat kerja.

Peralatan bergeletakan di tempat kerja.

Ada barang rusak yang tidak dipisahkan.

Ada barang yang tidak sesuai penempatannya.

Ada barang yang tidak diperlukan di tempat kerja, dan lain-lain.

b. Seiton (Rapi)

Dalam evaluasi finaity diberikan jika :

Ada barang tidak pada tempatnya menghalangi jalan.

Penempatan barang yang tidak sesuai dengan garis pembatasnya.

Ada peralatan yang terhalang oleh benda lain.

Barang tidak teratur dan tidak ada identitasnya, dan lain-lain.

c. Seiso (Resik)

Dalam evaluasi, finalty diberikan jika :

Tempat kerja dan Iantai kotor (banyak terdapat sampah atau kotoran).

Mesin dan alat kerja kotor.

Tembok, tiang, lampu, dan peralatan lain dalam kundisi kotor (berdebu, terdapat

coretan, dan sebagainya)

Ada ceceran oli, air, baut, dan lain-lain yang berserakan di lantai.

Toilet, kamar ganti, dan kamar mandi kotor, dan lain-lain.




Page 28

d. Seiketsu (Rawat)

Dalam evaluasi, finalty diberikan jika:

Tidak ada pada tempat sampah yang telah ditentukan.

Saluran air tidak berfungsi dengan baik

Lampu penerangan mati/tidak memadai.

Garis lantai atau dinding bangunan rusak.

Angin bocor atau alat kerja tidak normal dibiarkan, dan lain-lain.

e. Shitsuke (Rajin)

Dalam evaluasi, finally diberikan jika:

Menggunakan pakaian atau perlengkapan kerja secara tidak benar.

Karyawan memulai dan mengakhiri kerjanya tidak sesuai dengan waktunya.

Karyawan bekerja menyalahi prosedur standar operasional.

Makan dan Merokok sambil bekerja atau di tempat terlarang.

Pengisian tangaal, data, model, dan pemakaian check point tidak sesuai.

14. Manfaat Penerapan 5S

Dengan melaksanakan metode 5S diharapkan dapat memberikan manfaat secara

umum kepada perusahaan. Berikut beberapa manfaat 5S yang dapat diperoleh oleh

perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaannya, yaitu :

a. Membantu karyawan agar memiliki disiplin pribadi.

b. Menghilangkan pemborosan.

c. Menuunjukkan berbagai kewajaran, seperti produksi, gagal fungsi, dan

persediaan berlebih.

d. Membuat masalah kualitas menjadi jelas.

e. Mengurangi gerak kerja yang tidak bernilai tambah.

f. Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya produksi.

g. Kemudahan identifikasi barang.

h. Penggunaan alat kerja secara benar.

i. Memperlancar waktu proses.

j. Menghilangkan kerancuan dan ketidak pastian.

k. Kemampuan konsentrasi kerja yang baik.

l. Aliran transportasi internal yang lebih baik.

m. Higher productivity. property@DinoRimantho/Okt2010



Page 29

n. Lower defect.

o. Tempat yang nyaman dan aman untuk bekerja.

p. Mempersingkat waktu pencarian barang.

Walaupun metode 5S jelas memberikan hasil dalam penyempurnaan besar di dalam

ruang lingkupnya, akan tetapi lebih bermanfaat dalam mengubah cara karyawan merancang

pekerjaannya dan apa yang mereka kerjakan. Hal ini penting sekali agar karyawan dapat

melihat segala sesuatu secara lebih luas dan mendalam.

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta :

Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI.

David, Fred R., 2006, Strategic Management, Edisi Sepuluh, Jakarta : Salemba Empat

Grasindo. Herujito, Yayat M. 2001. Manajemen. Jakarta : Grasindo.

Gitlow, Howard. S, dkk. 2005. Quality Management. Third Edition. Singapore : Mc. Graw

Hill Company.

Handoko, Hani. 2003. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Pertama.

Cetakan Ketigabelas. Yogyakarta : BPFE.

Heizer, Jay and Barry Render. 2001. Principles Of Operrations Management. Sixth

Edition. USA : Prentice Hall.

Herjanto, Eddy. 2003. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta :

Hirano, Hiroyuki. (1995). Penerapan 5S Di Tempat Kerja: Pendekatan Langkah-langkah

Praktis. (Paulus A. Setiawan. Trans.), Jakarta: PHP.

J. Kristianto. (1995), 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin), Jakarta : Productivity and

Quality Management Consultant

Joko, Sri. 2001. Manajemen Produksi dan Operasi Suatu Pengantar. Edisi Revisi.

Malang : UMM Press.

Kaplan, Robert S., David P. Norton, 2000, Balanced Scorecard : Menerapkan Strategi Menjadi

Aksi, alih bahasa, Peter R. Yosi Pasla, Erlangga, Jakarta.

Krajewski, Lee J. and Larry P Ritzman. 2002. Operations Management Processes

and Value Chains. New Jersey : Prentice Hall.

Lovelock, Cristhoper. 2001. Service Marketing : People, Technology, Strategy. Fourth

Edition. USA : Prentice Hall.



Page 30

Osada, Takeshi. (2004), Sikap Kerja 5S (5th ed). (Mariani Gandamiharja, Trans).Jakarta : PPM.

Robbins, Stephen P. and Marry Coulter. 2003. 2003 Update Management. 7th Edition. New

Jersey : Prentice Hall.

Schroeder, Roger G. 2007. Operation Management. Third Edition.

Subagyo, Pangestu. 2000. Manajemen Operasi, Edisi Pertama. Yogyakarta : BPFE.

Terry, George R. 2003. Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. Jakarta : Bumi Aksara.

Umar, Husein. 2002. Research Methods In Finance And Banking. Cetakan Kesatu. Jakarta :

Gramedia Pustaka.

Documents

5s Sebagai Strategi Keunggulan Kompetitif