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FECHA _____/______/ 2009Curso de Excel
1. Introducción
2. ¿Qué es Excel?
3. Descripción de la pantalla de Excel
4. Utilización básica de una hoja de cálculo
5. Proteger hoja de cálculo o libro
Introducción
Es muy común que al estar trabajando con Excel no
aprovechemos al máximo sus recursos, las personas que
saben de Excel son más productivas en cualquier tipo de
empresa en las que estén trabajando, por ello este manual
presenta la información más necesaria para trabajar
eficientemente con una hoja de cálculo.
La hoja de calculo Excel es una aplicación integrada de
Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre
datos introducidos en la misma, así como la
representación de estos valores de forma grafica. A estas
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como una
base de datos.
En los primeros dos capítulos se abordara una breve
explicación de Excel, sus aplicaciones y las descripciones
de los comandos y barra de herramientas mas
elementales así como la explicación de tipos de datos que
se verán mas ampliamente en capítulos posteriores.
El tercer capitulo, trata de la utilización de la hoja de
calculo, este es un poco extenso ya que abarca todos los
métodos y técnicas básicas mas importantes que se
manejan en Excel, Formatos, tipos de datos, funciones,
formulas, hipervínculos, formato condicional, gráficos,
tablas dinámicas, etc.…
En el desarrollo de este curso, se presentan problemas
resueltos, para que el aprendiz razone el resultado de una
operación, sin embargo al final de los capítulos,
presentamos una serie de ejercicios donde se integran
todo lo visto en el curso, para un mayor aprendizaje.
¿Qué es Excel?
Excel es un programa del tipo hoja de calculo que permite
realizar operaciones con números organizados en una
cuadricula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos estadísticos.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas
o celdas pueden contener:
Texto.
Valores numéricos, fechas y datos horarios.
Formulas o funciones matemáticas, que permiten
determinar el valor de esta celda en función de los valores
de otras celdas.
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Excel hace su aparicion en en 1982 cuando Microsoft lanzó al mercado una hoja de cálculo llamada Multiplan. Multiplan fue muy popular en grandes sistemas, Pero no pudo superar a su competidor Lotus 1-2-3 el cual funcionaba muy bien en computadores personales. Razón por la que Microsoft desarrollo una nueva hoja de cálculo para competir con Lotus 1-2-3. En 1985, la primera versión de Excel fue lanzada para Macintosh. La primera versión para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanzó en 1987. En 1988 Excel supero la popularidad de Lotus 1-2-3. La primera vez que Excel se introdujo en Office fue en 1993.
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Así mismo se le puede dar formato a la hoja de calculo de
Excel, crear tablas, organizar datos, crear gráficos y
demás.
Excel puede trabajar simultáneamente con un número
ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria de la
computadora lo permita.
Descripción de la pantalla de Excel.
En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos
básicos que se manejan y tiene una estructura similar a
cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes
barras o componentes:
Barra de titulo.
Barra de menú.
Barra de herramientas.
Barra de formulas.
Barra de propiedades.
Hoja de cálculo.
Pantalla de Excel
Utilización básica de una hoja de cálculo.
En este capitulo se va a explicar los fundamentos
necesarios para la utilización básica de una hoja de
calculo como Excel. Los siguientes apartados quizá le
resulten familiares pero no por ello dejan de ser menos
útiles, ya que constituyen las operaciones mas habituales
con Excel.
Formatos en hojas de cálculo.
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los
números y el texto contenido en las celdas de datos, así
como el tamaño de las propias celdas, de forma que
pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad.
A continuación se describen algunas de estas
posibilidades.
Altura de filas y anchura de columnas.
Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas
pueden modificarse de varias maneras:
Con el ratón, arrastrando el borde de la cabecera de la fila
o de la columna. Sobre el cursor aparece la dimensión de
la fila o columna que se esta modificando.
También con el ratón, con elección automática de la
anchura de la columna de acuerdo con el contenido de
sus celdas, dando clic dos veces en el borde derecho de
la cabecera de una columna.
Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o
anchura se desea modificar y eligiendo los comandos
formato fila o columna, alto o ancho respectivamente.
Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y
para que quede centrado utilizamos la herramienta
combinar y centrar.
Dar formato a los contenidos de la celda.
El formato o aspecto de los contenidos de la celda pueden
ser modificados a partir de un único cuadro de dialogo.
Tras seleccionar las celdas a las que aplicaremos el
formato y elegir menú formato-celdas, podremos modificar
el tipo y tamaño de la letra, la alineación, los bordes y
sombreados, etc.
Formato número
Numero es la primera de las pestañas con que cuenta el
cuadro de dialogo de formato de celdas
Desde aquí podremos elegir una de las categorías
disponibles para celdas
cuyo contenido esta
formado por números. Las
categorías mas utilizadas
son:
General. Esta categoría se
utiliza para aquellas celdas
que contienen números
que no precisan de ningún
formato específico. El
contenido se visualiza
exactamente de la forma en que fue introducido.
Número. Al hacer click en esta categoría se despliegan a
la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el
número de decimales que se aceptaran.
Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener
valores de moneda. Se puede elegir el símbolo de la
moneda y el número de decimales permitido.
Fecha. Se utiliza para aquellas celdas que van a contener
valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 10-
01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.
Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras
necesidades.
Alineación y fuente.
Las dos siguientes pestañas del cuadro de dialogo
formato de celdas, son Alineación y fuente. En la primera
se puede asignar una alineación de forma que el
contenido quede orientado de una forma determinada. En
la segunda podemos elegir la fuente, su tamaño, estilo y
color.
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Bordes y tramas
La primer pestaña nos permitirá crear las líneas de los
contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitirá
dar un fondo de color a las celdas.
Hojas de cálculo en un libro de trabajo.
Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de
trabajo que por defecto tiene tres hojas de cálculo, están
separadas por pestañas y se pueden visualizar arriba de
la barra propiedades. Excel en todo momento para cada
libro de trabajo tiene una hoja de cálculo activa, aquella
cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la
pantalla.
Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse
una hoja u otra con solo dar un click a la pestaña
correspondiente. También pueden mantenerse activas
varias hojas de calculo al mismo tiempo, pulsando la tecla
ctrl al mismo tiempo que se le da un clic sobre las
pestañas de otras hojas, cuando varias hojas están
activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se
introducen en una de ellas se introducen también en las
demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.
Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de
cálculo y también el orden.
Selección y activación de celdas.
En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda
activa. La celda activa se distingue claramente de las
demás, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la
única que esta preparada para recibir cualquier cosa que
se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la
barra de referencia o de formulas.
Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel
que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo
seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y
veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos
enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas
y nos envía a la celda B1.
Para seleccionar toda la hoja de calculo basta con dar un
clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se
muestra a continuación:
Para seleccionar una
determinada fila o
columna, bastara con
hacer clic una vez sobre la
etiqueta, que es el numero o la letra correspondiente a la
fila o a la columna.
Para seleccionar celdas continuas damos click en la
primer celda deseada y posteriormente pulsamos Mayús.,
sin soltar damos click en la ultima celda deseada. Y para
las celdas no continuas hacemos la misma operación pero
en vez de Mayús. pulsamos Cntrl, y vamos
seleccionando las celdas deseadas.
Mover o copiar celdas.
Para mover o copiar el contenido de una celda o una
selección de celdas a otra parte de la hoja de cálculo
hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos
copiar o mover.
2. Pulsamos Ctrl + c ó menú edición copiar y nos
ubicamos en la celda en la que queremos pegar la
información.
3. Pulsamos Ctrl + v, menú edición pegar ó
simplemente damos un enter.
Para seguir con una secuencia en las celdas por
ejemplo: números 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos
celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas
dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior
derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la
secuencia del 1 hasta la selección.
Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto
debemos tener solamente una celda que contenga el
nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operación
antes mencionada y vemos el resultado.
Referencias y nombres.
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al
contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de
referencias permite usar valores de diferentes celdas o
grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar
determinados cálculos.
Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda
A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21
con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por
medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas
A1, A2, A3 se escribiría de la siguiente manera al
momento de introducir una formula (a1:a3).
También existen las referencias múltiples y consisten en
referencias sencillas separadas por el carácter punto y
coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).
Para hacer referencia de una celda a otra hoja de calculo,
introducimos el nombre de la hoja antes de la referencia
de las celdas, y separándolos por el signo de admiración
(!), por ejemplo (hoja1!b5:c6), esto lo analizaremos mas
adelante en la introducción de formulas.
Referencias absolutas y relativas.
Excel usa siempre referencias relativas para las
direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto
significa que las referencias usadas cambiaran de modo
acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a
otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento
deseado.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a
celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una
nueva posición. Para ello hay que utilizar las referencias
absolutas. Las referencias relativas se convierten en
referencias absolutas introduciendo el carácter dollar ($)
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antes de la letra de la columna y/o el numero de fila, por
ejemplo $a$5.
Tipos de datos.
En una hoja de calculo, los distintos tipos de datos que
podemos introducir son:
Valores constantes, es decir, un datos que se introduce
directamente en una celda. Puede ser un numero, una
fecha u hora, o un texto.
Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores
constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones u operadores. Es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de calculo como
*, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar
constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.
Los diferentes tipos de datos mas importantes que maneja
Excel son:
Números
Fecha u hora
Texto
Formulas
Funciones
Fórmulas y funciones.
Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de
calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan
a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una
hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para
múltiples usos antes mencionados.
Las funciones permiten hacer mas fácil el uso de Excel e
incrementar la velocidad de calculo, en comparación con
la tarea de escribir una formula. Por ejemplo, se puede
crear la formula
= (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función
PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo
nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de
realizar las formulas.
Introducción a formulas.
La introducción de una formula en Excel se puede hacer
tanto en la barra de referencias o de formulas como en la
propia celda. La formula debe empezar con un signo igual
(=). A continuación, la formula se ira construyendo paso a
paso utilizando los valores, operadores, referencia a
celdas, funciones y nombres. Un ejemplo de una formula
en Excel: =a1+a2.
Los distintos tipos de operadores que se le pueden
ingresar a una formula son:
Aritméticos: +, -, *, /, %, ^.
Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>.
Elevar un numero a una potencia es simplemente
multiplicar al numero por si mismo. De forma que si el
valor de la celda g4 es 8, entonces g4^4 SIGNIFICA
8*8*8*8 = 4096, esto es, 4 veces 8 multiplicado por si
mismo.
Un punto muy importante en el manejo de números en
Excel, es cuando hacemos operaciones con porcentajes.
La forma porcentual de un numero mueve al punto
decimal del mismo. Es así que 125% es lo mismo que el
numero 1.25 y 50% es lo mismo que .5 ó .50 ó .5000.
Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendrá
que saber en que orden ejecutarlas. Cuando una formula
utiliza mas de una operación, estas deben ejecutarse en el
orden correcto. Por ejemplo, en =3+5/8 se debe dividir
primero y después sumarle 3, que da el resultado de
3.625. Esto no es lo mismo que = (3+5)/8 para lo cual se
suma primero por los paréntesis y después se divide, con
un resultado igual a 1. Esto es pues, las reglas que
existen en las formulas matemáticas. Ejemplos de fórmulas
=b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por de c14.
=b12-b3 Restar el valor de celda b3 al valor de d12.
=b3^3 Elevar el valor b3 a la potencia de 3.
Es lo mismo que b3*b3*b3.
=(a10+b5)/c4 Suma a10 y b5 y a continuación div por c4.
Introducción a funciones.
Una función es una formula especial escrita con
anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos
cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si
esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de
error.
1. Si la función va al comienzo de una formula debe
empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No se deben dejar espacios antes o
después de cada paréntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes
(numero o texto), formulas o funciones.
4. Los argumentos deben separarse siempre por “;” ó “,”.
Ejemplo:
=SUMA (A1:B3), Esta función equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3.
=SI (A1>A2,”CORRECTO”,”INCORRECTO”).
Profundizando mas con lo ya visto, una función es una
formula predefinida por Excel que opera sobre uno o mas
valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda introducida.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_funcion(arg1,arg2,…,arg).
Funciones Matemáticas básicas.
Función SUMA. Suma todos los números de un rango.
=SUMA(rango) ó =suma(n1+n2+n), ejemplo:
Función PRODUCTO. Multiplica todos los números que
figuran como argumentos y devuelve el producto.
=PRODUCTO(Numero1,numero2,…), ejemplo:
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Función REDONDEAR. Redondea un numero al numero
de decimales especificados.
=REDONDEAR(numero, num_decimales), ejemplo:
=REDONDEAR(A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.
=REDONDEAR(A1,2), el resultado es 1.12.
Función REDONDEAR.MAS. Redondea un numero hacia
arriba, en dirección contraria a cero.
=REDONDEAR.MAS(numero, num_decimales), ejemplo:
=REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, resultado es 2.
Función REDONDEAR.MENOS. Redondea un numero
hacia abajo, en dirección hacia cero.
=REDONDEAR.MENOS(numero, num_decimales),
ejemplo:
=REDONDEAR.MENOS(A1,0), si A1 = 1.125, resultado es 1
.
Función SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que
coinciden con el argumento criterio.
=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), ejemplo:
=SUMAR.SI(A1:A3,”>100”,B1:B3), Se lee de la siguiente
manera.
Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1
hasta b3.
Funciones lógicas mas usadas.
Función Y. Devuelve verdadero si todos los argumentos
son verdaderos, devuelve falso si uno o mas argumentos
son falso.
=Y(valor_logico1, valor_logico2,…), ejemplo:
=Y(A1=3,A2=3), si los valores de A1 y A2 equivale a 3,
entonces devuelve verdadero, si al menos uno no coincide
devuelve falso.
Función O. Devolverá verdadero si alguno de los
argumentos es verdadero, devolverá falso si todos los
argumentos son falsos.
=O(valor_logico1,valor_logico2..), ejemplo:
=O(A1=3,A2=3), si al menos una condición coincide
devolverá verdadero, si no coincide devuelve falso.
Función SI. Devuelve un valor si la condición especificada
es verdadero y otro valor si dicho argumento es falso.
=SI(prueba_log,valor_si_verdadero,Valor_si_falso),
ejemplo:
=SI(A1<=250,”Dentro del presupuesto”,”Presupuesto
excedido”)
Si a1 es menor o igual a 250, entonces queda dentro del
presupuesto, si no manda presupuesto excedido.
Funciones estadísticas mas usadas.
Función CONTAR. Cuenta el numero de celdas que
contienen números, además de los números dentro de la
lista de argumentos. Utilice contar para obtener el numero
de entradas en un campo numérico de un rango o una
matriz de números. =CONTAR(ref1, ref2…), ejemplo:
Función CONTAR.SI. Cuenta las celdas, dentro del
rango, que no están en blanco y que cumplen con el
criterio especificado.
=CONTAR.SI(rango, criterio)
Función CONTARA. Cuenta el numero de celdas que no
están vacías y los valores que hay en la lista de
argumentos. Ejemplo:
=CONTARA(valor1, valor2, valor…)
Función MAX. Devuelve el valor máximo de un conjunto
de valores. Ejemplo:
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Función MIN. Devuelve el valor mínimo de un conjunto de
valores. Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora
utilizando MIN.
Función PROMEDIO. Devuelve el promedio (media
aritmética) de los argumentos.
=PROMEDIO(numero1,numero2…numeroN), ejemplo:
Funciones de texto más elementales.
Función CONCATENAR. Une argumentos de texto.
Función MAYUSC. Convierte el texto en mayúsculas.
Función MINUSC. Convierte el texto en minúsculas
=Minusc(celda a buscar)
Función IZQUIERDA. Muestra el carácter de la izquierda
=izquierda(celda a buscar)
Función DERECHA. Muestra el texto de la derecha
=Derecha(celda a buscar)
Función EXTRAE. Extrae parte de un texto
=extrae(celda a buscar,posición, Numero Caracteres)
Función NOMPROPIO. Econvierte a mayusculas la
primera letra de un texto
=Nompropio(celda a buscar)
Hipervínculos
Los hipervínculos ò hiperlinks son enlaces que pueden
actuar tanto dentro de la propia hoja de Excel como hacia
cualquier tipo de documento. Aunque lo mas usual es que
el hipervínculo simplemente sirva para un traslado,
también puede abrir un nuevo documento.
Este recurso resulta muy útil a la hora de diseñar un
programa en Excel en que se vayan introduciendo datos
siguiendo un proceso o un orden determinado, de modo
que el hipervínculo nos conduzca por la hoja de calculo a
través de las celdas en que se incorporan las variables.
Formato condicional.
El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro
de dialogo que se abre en el menú formato – formato
condicional. Se pueden establecer tantas condiciones
como sea necesario dando clic sobre el botón agregar.
Estas condiciones pueden depender de valores fijos o
dependientes de otras celdas. El botón formato
corresponde a cada condición permite aplicar formatos
independientes a cada rango de resultados.
En otras palabras este tipo de formato permite destacar
aquellos datos que cumplen una determinada condición.
Por ejemplo a las notas que estén aprobadas que
aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas
que aparezcan en cursiva.
Un ejemplo en la aplicación del formato condicional.-
1. Escriba seis valores numéricos en un conjunto de
celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501.
2. Seleccione el rango y vaya al menú formato, formato-
condicional.
3. En el cuadro de dialogo abierto encontrara un grupo de
cuatro cajas
con el titulo
condición 1.
Las dos
primeras
tienen los
valores por
defecto valor de la celda y entre. En los restantes
cargue los valores 500 y 1000.
4. Presione el botón formato. En la ventana abierta,
formato de celda, seleccione un diseño que destaque
las celdas que cumplan la condición (fuente, borde o
trama).
5. Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre
500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido
en el paso anterior.
Asistente para gráficos
El asistente para gráficos es una de las características
mas atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente
varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja
de cálculos. El asistente lo guía paso a paso, para
convertir sus números en un atrayente y colorido grafico.
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Estos son algunos de los muchos tipos de gráficos. Para
nuestro siguiente ejercicio usaremos un grafico circular.
Un grafico circular funciona bien, cuando usted quiere ver
cuanto corresponde a cada parte del todo.. Elaboración de
un grafico estadistico.
Si nos fijamos es sencillo hacer un grafico en Excel, este
ejercicio fue muy sencillo pero podemos hacer gráficos
más completos y que más se aboque a nuestras
necesidades.
Trabajando con tablas dinámicas.
Tablas dinámicas, comprende una serie de datos
agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos
concretos de una información global.
Es decir con una tabla dinámica se pueden hacer
resúmenes de una base de datos utilizándose para,
promediar, o totalizar datos. Para su utilización, se debe
recurrir a menú-datos-informe de tablas y gráficos
dinámicos.
Partiendo de esto, elabore en Excel lo siguiente: una tabla
de Zona de peaje, debiendo de colocar las cantidades de
carros que pasan, el valor pagado todo esto por semanas
en un lapso de 3 meses (12 semanas)
La creación de una tabla dinámica se realiza a través del
asistente y en varios pasos:
1. Poner el cursor en cualquier celda de la tabla.
2. Tomar la opción menú-datos-informe de tablas
dinámicas y gráficos. Aparece el siguiente cuadro:
1.- Paso
a) ¿Dónde están los datos que desea analizar?
Marcar opción: lista o base de datos de Excel.
b) ¿Qué tipo de informe desea crear?
Marcar la opción: tabla dinámica.
c) Clic en siguiente.
2- Paso
a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fina de
titulo
b) Siguiente.
2- Paso
Ubicación de la tabla
a) Se adoptó ubicar la tabla en la misma hoja de cálculo,
determinado la celda de comienzo de ejecución de la
misma.
b) Se indica, click en diseño, comienza el momento de
diseñar la tabla.
Arrastrar el
cuadrito de
semana a
columna.
Arrastrar el
cuadrito de
Vehiculo a fila
Arrastrar el
cuadrito de cantidad a datos.
Aceptar.
Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una
barra de herramientas especial que permite filtrar datos
por despliegue de las mismas, como veremos a
continuación:
Proteger hoja de cálculo o libro
Una vez que tengamos
toda nuestra información y
después de haber trabajado
con Excel, en la mayoría de
las ocasiones es importante
proteger nuestros archivos
de personas ajenas a ellos,
o simplemente para que no
se modifiquen. Para
proteger una hoja de
cálculo es necesario ir al
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Cómputo
menú herramientas-proteger-proteger hoja de cálculo,
aparecerá una ventana como la siguiente:
En ella se indica que tan protegida queremos nuestra
hoja. Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios
como formato a celdas, filas, columnas, insertar, eliminar
filas y columnas, y de más. Escribimos la contraseña y a
continuación
aceptamos, nos pide
confirmación de la
contraseña, la
volvemos a escribir y
aceptamos.
Para proteger un
libro hacemos el
mismo procedimiento pero ahora elegimos proteger libro,
y obtenemos la ventana siguiente: Incrustamos la
contraseña y la confirmación y aceptamos.
FUNCIONES de FECHA y HORA
FUNCION AÑODevuelve el año correspondiente a una fecha determinada
Sintaxis AÑO(Num_de_serie)Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero
A B
1 31/03/99 1999
2 15/04/02 2002
Celda B1=AÑO(A1)Celda B2=AÑO(A2)
FUNCION DIADevuelve el día del mes correspondiente a una fecha determinada Sintaxis DIA(Num_de_serie)
Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero
A B
1 31/03/99 31
2 15/04/02 15
Celda B1=DIA(A1)Celda B2=DIA(A2)
FUNCION AHORADevuelve él numero de serie de la fecha y hora del momento actual
Sintaxis AHORA( )A
1 19/01/02 12:58
2
3 37275,54068
Celda A1=AHORA()Formato celda A1 Personalizada d/mm/aa hh:mmFormato celda A3 GeneralLa función AHORA solo cambia cuando se realiza un calculo en la hoja de calculo
FUNCION DIA.LABDevuelve una fecha que corresponde a un numero de días laborables antes o después de la fecha inicial, según sea él numero de días laborables especificado.Sintaxis DIA.LAB(fecha_inicial;dias_lab;festivos)
Fecha_inicial: es una fecha que representa la fecha que se inicia el recuento de días laborables.Dias_lab: es él numero de días laborables (días que no son fines de semana o días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento dias_lab produce una fecha futura, un numero negativo produce una fecha pasada.Festivos: es una lista opcional con uno o más fechas que deben excluirse del calendario laboral.
En el ejemplo se especifica a partir de la fecha inicial celda A1 y A2, 2/3/02, en el primer caso celda C1, que fecha corresponde a partir de la fecha inicial 20 días laborables. Y en segunda caso a que fecha se retrotrae la fecha inicial con 20 días laborables.
Celda C1=DIA.LAB(A1;B1)Celda C2=DIA.LAB(A2;B2)
FUNCION DIAS.LABCalcula el numero de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos.
Sintaxis DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)Fecha _inicial es una fecha que representa a la fecha finalFicha_final es una fecha que representa a la fecha finalFestivos es un rango opcional de una o más fechas que representan todo tipo de días festivos que se excluyen del calendario laboral, como por ejemplo fiestas nacionales o regionales, etc.
ObservacionesSi uno o más argumentos no es una fecha valida DIAS.LAB. devuelve el valor de error #¡NUM!
A B
1 2/04/02 64
2 30/06/02
La función en la celda B1 calcula los días laborables que se encuentran entre las fechas que se encuentra en la celda A2 y A1
Celda B1 =DIAS.LAB.(A1;A2)
FUNCION DIAS360
A B C
1 2/03/02 20 29/03/02
2 2/03/02 -20 04/02/02
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Calcula él numero de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días) que se utilizan en algunos cálculos contables.
Sintaxis DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;metodo)Fecha_inicial y fecha_final son las fechas entre las que se desea calcular él numero de días.Método es un valor lógico que especifica si se utiliza el método de calculo europeo o americanoMetodo Modo de calculo
Falso u omitido Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente, de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes
Verdadero Método europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes.
A B
1 30/03/02 1
2 1/04/02
Celda B1=DIAS360(A1;A2)Esta función no considera el día 31 de marzo
FUNCION DIASEMDevuelve el día de la semana correspondiente al argumento num_de_serie. El día se devuelve como un numero entero según tipo entre domingo y sábado.Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora.
Tipo es un numero que determina que tipo de valor debe ser devuelto.
A B
1 30/03/02 7
2 30/03/02 6
3 30/03/02 5
En el ejercicio se presenta la misma fecha donde en la columna B se aplica la función DIASEM, pero empleando un tipo diferente en cada celda, donde se verifica que el día es el mismo de acuerdo al numero que corresponde.Celda B1=DIASEM(A1;1) Él numero 7 corresponde a sábadoCelda B2=DIASEM(A2;2) Él numero 6 corresponde a sábadoCelda B3=DIASEM(A3;3) Él numero 5 corresponde a sábado
FUNCION FECHANUMERODevuelve él numero de serie de la fecha representada por texto_de_fecha
Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Texto_de_fecha es el texto que devuelve una fecha en un formato de fecha Excel
A
1 37349
Celda A1=FECHANUMERO(“3/4/02”)La celda A1 muestra él numero de serie de la fecha 03/04/2002
FUNCION FIN.MESDevuelve él numero de serie o fecha según el formato de celda del ultimo dial del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del numero de mes indicado.
Sintaxis FIN.MES(fecha_inicial;meses)
Fecha_inicial es la fecha que representa la fecha inicial Meses es él numero de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial.Cuando meses es un valor positivo el resultado es una fecha futura.
Cuando meses es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada
A B
1 12/02/02 30/4/02
2 2
3 12/02/02 31/12/01
4 -2
Celda B1=FIN.MES(A1;A2)Celda B3=FIN.MES(A3;A4)
FUNCION FRAC.AÑOCalcula la fracción de año que representa él numero de días enteros entre fecha_inicial y fecha_final
Sintaxis FRAC.AÑO(fecha_inicial;fecha_final;base)Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicialFecha_final es una fecha que representa la fecha finalBase determina en que tipo de base deben contarse los días
Observaciones
Si el argumento fecha-inicial>=fecha_final FRAC:AÑO devuelve el valor de error #¡NUM!
A B C
1 01/04/02 25/09/02 0,484932
2 01/04/02 01/10/02 0,501370
Celda C1=FRAC.AÑO(A1;B2;3) Celda C2=FRAC.AÑO(A2;B2;3)
FUNCION HORADevuelve la hora correspondiente al argumento num_de_serie. La hora se expresa como un numero entero, comprendido entre 0(12.00 AM) y 23(11.00 P.M)Sintaxis HORA(num_de_serie)
Num_de_serie es el código de fecha-hora empleado por Excel para los cálculos de fecha y hora.
A B
1 4:30:00 PM 16,00
2 4:30:40 AM 4,00
Celda B1= HORA(A1)
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Celda B2= HORA(A2)
FUNCION FECHADevuelve él numero de serie de una fecha especificada.Sintaxis FECHA(Año;mes;dia)
Año es un numero entre 1900 y 9999 en Microsoft Excel.Mes es un numero que representa el mes del año. Si mes es mayor que 12, el argumento mes agrega dicho numero de meses al primer mes del año. Por ejemplo FECHA(01;15;3), devuelve el numero de serie que representa 3 de Marzo de 2002Día es un numero que representa el día del mes. Si día es mayor que él numero de días en el mes especificado, el argumento día agrega dicho numero de días al primer día del mes. Por ejemplo Fecha(02;4;33), devuelve el numero de serie que representa al 3 de Mayo de 2002Observaciones
La función FECHA es muy útil en las formulas donde año, mes y día son formulas, no constantes
A B
1 5/03/02 37320
Celda A1=FECHA(2;3;5)Celda B1 contiene él numero de serie de la fecha de la celda de A1
FUNCION FECHA.MESDevuelve el numero de serie que representa la fecha que indica el numero de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumento fecha inicial)
Sintaxis FECHA.MES(fecha_inicial;meses)
Fecha_inicial es el numero de serie que representa la fecha inicialMeses es el numero de meses antes o después del argumento fecha_inicial. Si meses es un valor positivo corresponde a una fecha futura, si es un valor negativo, corresponde a una fecha pasada.
ObservacionesSi el argumento fecha_inicial no es una fecha valida FECHA.MES devuelve el valor de error
#¡NUM!A B C
1 4/05/02 37503 4/9/02
2 4/05/02 37291 4/2/02
En la celda A1 y A2 se establece la fecha 4/05/02
En las celdas B1 y C1 se coloca la función = FECHA.MES(A1;4), con esto se establece una fecha 4 meses posteriores a la fecha especificada en la celda A1, en la celda B1 con formato-celda-General se obtiene él numero de serie de la nueva fecha. En la celda C1 con formato-celda- Fecha se obtiene la fecha posterior indicada.
En las celdas B2 y C2 se coloca la función = FECHA.MES(A2;-3), con esto se establece una fecha 3 meses anteriores a la fecha especificada en la celda A2, anterior por cuanto él numero meses indicado es negativo. En la celda B2 con formato-celda-General se obtiene él numero de serie de la nueva fecha En la celda C2 con formato-celda-Fecha se obtiene la fecha anterior indicada
FUNCION HORANUMERODevuelve él numero de serie de la hora representada por texto_de_hora.
El numero de serie es una fracción decimal entre 0( cero) y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.)Sintaxis HORANUMERO(texto_de_hora)
Texto_de_fecha es una cadena de texto entre comillas que devuelve una hora de los formatos horarios de Excel.
A
1 0,27123843
2 0,33333333
Él la celda A1 él numero de serie devuelto lo especifica la formula en la celdaCelda A1 =HORANUMERO(“6:30:35”)El la celda A2 el numero de serie devuelto lo especifica la formula en la celdaCelda A2 =HORANUMERO(“8:00:00”)
FUNCION HOYDevuelve el numero de serie de la fecha actual.El numero de serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora
Sintaxis HOY( )A B
1 24/01/02 37280
Celda A1=HOY( )Celda B1 corresponde al numero de serie de la fecha de la celda A1, se obtiene copiando la formula de A1 y dándole Formato-Celda-Numero-General
FUNCION MESDevuelve el mes que corresponde a una fecha o numero de serie especificado. El mes se expresa como un numero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis MES(fecha)Fecha puede ser Una fecha escrita como “dd/mm/aa” o similar (siempre entre comillas)Una función o formula que devuelva una fechaUna referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.
A B
1 4/03/02 3Celda B1 = MES(A1)La fecha de la celda A1 corresponde al mes de marzo
FUNCION MINUTODevuelve el minuto que corresponde a un numero de serie. El minuto se expresa como un numero entero entre 0 y 59
Sintaxis MINUTO(valor)Valor puede ser un numero que se interpreta como numero de serie
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Valor puede ser una función que devuelva un numero de serie de fecha
A B
1 4/03/02 14:25 25Celda B1 =MINUTO(A1)La celda A1 tiene formato d/mm/aa hh:mm
FUNCION NSHORADevuelve el numero de serie para una hora determinada. El numero de serie devuelto por NSHORA es una fracción decimal entre 0 y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.)
Sintaxis Nshora(hora;minuto;segundo)Hora es un numero entre 0 (cero) y 23 que representa las horas.Minuto es él numero entre 0 y 59 que representan los minutosSegundo es un numero entre 0 y 50 que representan los segundos.
Los argumentos también pueden ser referencia a celdas que contengan valores que cumplan las condiciones anteriores.
Internamente, el valor queda almacenado como un numero entre 0 y 1 que representa la hora como fracción de día. Por ejemplo, a las 17:00 horas le corresponde el valor 0,70833333, representa la duración o fracción total del día.
Este valor puede verse como hora o como numero decimal, según Formato que se le dé a la celda.
A B
1 09:25:36 AM 0,39277778
2 09:25:36 PM 0,89277778
3
4 9 09:25:36 AM
5 25
6 36
Aplicación de la Función NSHORA
En la Celda A1 =NSHORA(9;25;36) Formato-Celda hh:mm:ss AMEn la Celda B1 =NSHORA(9;25;36) Formato-Celda numero 8 decimalesEn la Celda A1 =NSHORA(21;25;36) Formato-Celda hh:mm:ss PMEn la Celda B1 =NSHORA(21;25;36) Formato-Celda numero 8 decimalesEn la Celda B1 =NSHORA(A4;A5;A6) Formato-Celda hh:mm:ss AM
FUNCION NUM.DE.SEMANADevuelve un numero que indica el lugar numérico que ocupa la semana dentro de un año determinado
Sintaxis NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;tipo)Num_de_serie es la fecha dentro de la semanaTipo es el valor 1 o 2 que determina en que día comienza la semana.
Tipo Una semana comienza 1 El domingo Los días de la semana se
numeran de 1 al 7
2 El lunes Los días de la semana se numeran de 1 al 7
A B
1 14/04/02 16
2 14/04/02 15
Celda B1=NUM.DE.SEMANA(A1;1)Celda B2=NUM.DE.SEMANA(A1;2)
FUNCION SEGUNDODevuelve los segundos que corresponden a un numero de serie de fecha. El segundo se expresa como un numero entero entre 0 y 59.
Sintaxis SEGUNDO(num_de_serie)Num_de_serie es el código de fecha –hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora. El argumento Num_de_serie puede expresarse como texto, convirtiéndose automáticamente en numero de serie.
A B
1 16:52:25 25
2 0,70 25
La celda A2 muestra el numero de serie de la fecha expresada en la celda A1.En la columna B se aplica la función segundo.Celda B1= SEGUNDO(A1)Celda B2= SEGUNDO(A2)
REALICE LOS SIGUIENTES EJERCICIOSEjercicio N° 1 Obtención de nuevas fechasEjercicio N° 2 Calculo de días laborables, incluyendo feriados anualesEjercicio N° 3 Calcular de una fecha dada, el primer lunes y el lunes siguienteEjercicio N° 4De un listado de facturas, obtener los importes totales de facturas por semana mediante aplicación de:
a) Autofiltrosb) Subtotalesc) Tablas dinámicas
Ejercicio N° 5Calcular la cantidad de días del mes anterior
Ejercicio N° 6Calculo de edades
Ejercicio N° 7Calculo de sueldos y antigüedad
Ejercicio N° 8Calculo de antigüedad en Años, Meses y Días
Ejercicio N° 9a)Diferencia entre fechas en formato dd.mmm.aa, a formato separadoAños- Meses y Días
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Ingresar series de números o fechas
Arrastrando el controlador de relleno de una celda, podrá copiarla en otras de la misma fila o columna. Si la celda contiene un número, una fecha o una hora que Microsoft Excel puede extender en serie, los valores se incrementarán en lugar de copiarse. Por ejemplo, si la celda contiene "Enero", podrá rellenar rápidamente las demás celdas de una fila o columna con "Febrero", "Marzo" y así sucesivamente. Podrá crear una serie de relleno personalizada para las introducciones de texto que suela utilizar con frecuencia, como por ejemplo las r
egiones de ventas de su organización.
Tipos de series que puede crear
Es posible rellenar automáticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series. Para seleccionar el tipo de serie en un menú contextual, seleccione los valores iniciales de la serie. A continuación, mantenga presionado el botón secundario del mouse (ratón) mientras arrastra el controlador de relleno.
Tiempo
Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los días, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como días de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. En la siguiente tabla se presenta una serie de ejemplos (Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes).
Autorrellenar
La función Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto ejemplo muestra cómo Microsoft Excel puede extender parte de una selección (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido parcial). El último ejemplo es una tendencia de ajuste perfecto. En la siguiente tabla se presenta una serie de ejemplos (Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes).
Series lineales y geométricas
Al
crear series lineales arrastrando el controlador de relleno, Microsoft Excel aumenta o disminuye los valores según un valor constante, basado en la diferencia entre los valores iniciales seleccionados. Al crear una serie geométrica seleccionando el comando Tendencia geométrica del menú contextual, Microsoft Excel multiplicará los valores por un factor constante. Para obtener más información acerca de las series lineales y geométricas que puede crear con el comando Series.
inicialSerie lineal creada
1, 2 1, 2, 3, 4, 5
1, 3, 5, 7, 9
100, 95 100, 95, 90, 85
SelecciónSerie geométrica creada
1,2 1, 2, 4, 8, 16
1, 3 1, 3, 9, 27, 81
2.3 2.3, 6.75, 10.125
Creando una serie lineal
Para crear series que se incrementen en forma constante puede usar el controlador de relleno para esto Excel necesita los valores iniciales de la serie.
Cómo crear una serie lineal
1. Ingrese los dos valores iniciales en celdas adyacentes y seleccione dichas celdas.
2. Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambiará a color negro ( ). Luego arrastre el mouse, note como aparece un recuadro gris que encierra a las zonas a rellenar.
Selección inicial
Serie Creada
Lun Lun, Mar, Mie, Jue
1-Ene, 1-Mar 1-Ene, 1-Mar, 1-May, 1-Jul,
Trim3 (oT3 o Trimestre 3)
Trim1, Trim2, Trim3, Trim4
Texto1, TextoATexto1, TextoA, Texto2, TextoA, ...
1er período1er período, 2do período, 3er período
Product0 1Producto 1, Producto 2, Producto 3,
1, 2 1, 2, 3, 4, 5, 6,...
1, 3, 4 1, 3, 4, 5.66, 7.66, 8.66
Selección inicial
Serie Creada
9:00 9:00, 10:00, 11:00, 12:00
Lun Lun, Mar, Mie, Jue
Ene Ene, Feb, Mar, Abr
Ene, Abr Ene, Abr, Jul, Oct, Ene
Ene-96, Abr-96 Ene-09, Abr-09, Jul-09, Oct 09
15-Ene, 15-Abr 15-Ene, 15-Abr, 15-Jul, 15-Oct
1994, 1995 1994, 1995, 1996,1997, 1998
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3. Suelte el botón del mouse.
El área encerrada con el borde gris es rellenada por una serie determinada por las celdas que contienen los valores iniciales. Puede usar el menú contextual de Autorellenar para rellenar series de fechas y números.
¿Cómo Usar el menú contextual Autorellenar...?1. Seleccione la celda o rango de celdas que contengan
él o los valores iniciales de la serie.2. Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de
relleno, el puntero cambiará a color negro ( ). Luego arrastre el mouse, (usando el botón derecho) note como aparece un recuadro gris que encierra a las zonas a rellenar.
3. Suelte el botón derecho, aparecera un menú contextual, seleccione uno de los comandos mostrados.
Para crear una serie de números o fechas también puede usar el comando Series.
Cómo crear una serie de números y fechas con el comando Series
1. Seleccione el rango de celdas que quiera rellenar.2. Haga clic en el menú Edición, señale Rellenar y haga clic en Series.3. Verificar que la opción Filas o Columnas este seleccionada, dependiendo del tipo de rango que quiera seleccionar. La orientación es seleccionada automáticamente según el rango que haya seleccionado.4. Ahora configure según el tipo de serie que desee crear y haga clic en Aceptar.
Creando series de texto.
Algunas cabeceras o series creadas pueden no ser fechas o números. Estos items, por ejemplo, puede ser un texto de cabecera que incluya un número, como Trimestre 1, Trim 3, Tarea 1 o Enero.
Excel puede rellenar series de listas predefinidas o listas personalizadas que pueden ser creadas por Ud. Por defecto ya existen cuatro listas las cuales pueden variar dependiendo del país seleccionado en configuración regional.
Cómo crear una serie de texto...?
1. Seleccione la celda que contenga el dato.2. Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambiará a color negro ( ). Luego arrastre el mouse, note como aparece un recuadro gris que encierra a las zonas a rellenar.3. Suelte el botón del mouse.
Para usar el comando Series1. Seleccione primero la celda que contenga el valor y
luego las celdas que desea rellenar (en una selección continua).
2. Haga clic en el menú Edición, señale Rellenar y seleccione Series.
3. Seleccione la opción Autorellenar.4. Haga clic en Aceptar.
Crear una lista personalizada
Como se dijo anteriormente Excel provee cuatro listas personalizadas, pero Ud. puede seguir incrementando el número de listas según como vaya descubriendo en su trabajo el uso repetitivo de datos que pueden formar parte de las listas personalizadas.
¿Cómo crear una serie personalizada
1. Del menú Herramientas seleccione Opciones.2. Seleccione la ficha Listas personalizadas.
Haga clic en el cuadro entradas de lista y digite los elementos que conforman su nueva lista separados por un [ENTER].
Para añadir la lista Haga clic en el botón Agregar.
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Para añadir una lista de la hoja de cálculo.1. Seleccione las celdas que contengan la lista.2. Seleccione Opciones del menú Herramientas,
Haga clic en Listas personalizadas.3. Haga clic en Importar y haga clic en Aceptar.
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