88pisane komunikacije

PISANE POSLOVNEKOMUNIKACIJE

Prof. dr Nikola Klem, dipl.el.in.Graevinski fakultetUniverziteta u Beogradu

Beograd, kolska godina 2005/2006

Nikola Klem 2/50

Osnovne odlike pisanog poslovnog komuniciranja (PPK)

Poslovna pisma Pozivi i odgovor na pozive - kratke poruke Sastanci Zapisnici (prijem, primopredaja) Molbe CV Izvetaji Radovi Prirunici, knjige

PREGLED IZLAGANJA

Nikola Klem 3/50

Ostavlja dokument koji se uva i slui kao dokaz.

Pisani iskaz se moe doterivati i dopunjavati dok ne bude definitivno poslat.

(U usmenom poslovnom komuniciranju svaka ispravka ili dopuna je primetna posebno neverbalni znaci).

OSNOVNE ODLIKE PPK - prednosti

Nikola Klem 4/50

Nedostatak linog i interakcijskog kontakta, nije mogue pratiti reakcije poslovnog partnera, pa nisu mogue korekcije u hodu.

Potrebno je dosta vremena i dopisivanja da bi se reio neki problem.

OSNOVNE ODLIKE PPK - nedostaci

Nikola Klem 5/50

Pisana poslovna komunikacija se esto poistoveuje sa poslovnom korespondencijom.Poslovna korespondencija ima dvojako znaenje: Obuhvata sva pisma, dopiske,... Izmeu poslovnih partnera, Oznaava sastavljanje i pisanje poslovnih pisama.U pisano poslovno komuniciranje spadaju sve prepiske izmeu poslovnih partnera, bez obzira da li se dobija odgovor ili ne.

OSNOVNE ODLIKE PISANE KOMUNIKACIJE

Nikola Klem 6/50

Pisani poslovni iskaz je sadrajem i formom u funkciji izvravanja poslovnog zadatka pa je neophodno da:

- Jezik bude jasan i jednostavan,

- Pravopisna tanost i sintaksa budu na visini,

- Da se vodi rauna o eknominosti sadraja.


Nikola Klem 7/50

Za dobar poslovni iskaz potrebno je:

- Misli izraavati loginim redom, saeto i pravilno;

- Pisati reima koje najbolje izraavaju misao;

- Proveriti znaenje rei da bi se izbegla dvosmislenost;

- Izbegavati opirna izlaganja;

- Pisati u utivom tonu, staloeno i bez emocija.


Nikola Klem 8/50

Osnovna pravila pisanog posl. komuniciranja:

- Ekspeditivnost,

- uvanje poslovne i slubane tajne,

- Tanost i preciznost izraavanja,

- Administrativno-tehnika obrada,

- Urednost i estetski izgled.

OSNOVNA NAELA PPK

Nikola Klem 9/50

Ekspeditivnost

Podrazumeva da se svaki poslovni iskaz prosledi i da se izvri uvid u sadraj i obezbedi povratna informacija u to kraem roku.

Ukoliko usled okolnosti nije mogue odmah odgovoriti potrebno je obratiti se partneru i nagovestiti da e puni odgovor na njegovo pismeno obraanje uslediti u odreenom vremenu.

OSNOVNA NAELA PPK

Nikola Klem 10/50

uvanje poslovne i slubene tajne

Ono to se smatra slubenom tajnom propisuje se zakonom (primer, ko se prijavio na tender i uslovi koje je ponudio).

Moe se rei da svi podaci firme predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji su oznaeni oznakama: poverljivo, strogo poverljivo, poslovna tajna i sl. (primer, koliko je firma spremna da plati za neku uslugu).

Interni akti o uvanju tajne.

OSNOVNA NAELA PPK

Nikola Klem 11/50

Tanost i preciznost izraavanja

Vano pravilo pisane (i usmene) komunikacije.

Jezik i stil poslovnog iskaza treba da uine sadraj poruke preciznim, jasnim i strunim.

OSNOVNA NAELA PPK

Nikola Klem 12/50

Administrativno-tehnika obrada

Podrazumeva: pripremu, ekspediciju, uvanje i odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja.

Posebna panja se posveuje arhiviranju dokumenata.

OSNOVNA NAELA PPK

Nikola Klem 13/50

Urednost i estetski izgled

Poslovno pismo je ogledalo onoga ko ga alje.

Preko poslovnog pisma moe se stei utisak o poslovnom partneru bolje nego na osnovu drugih izvora.

OSNOVNA NAELA PPK

Nikola Klem 14/50

Sva poslovna komunikacija koju neka firma alje ili prima mora da se zavede i arhivira.

Da bi se u sluaju potrebe neki dokument mogao ponovo pronai dokumenti se klasifikuju na odreene naine.

Jedan od naina klasifikacije je decimalni kod koji propisuje drava.

ARHIVIRANJE PPK

Nikola Klem 15/50

Dokumenti koji se alju pripremaju se u vie primeraka (najee 3).

Svi dokumenti i oni koji se alju i oni koji se primaju dobijaju odreen broj i zavode se u knjigu.

Svaki dokument se zavodi tamo gde se alje i tamo gde se prima.

ARHIVIRANJE PPK

Nikola Klem 16/50

U komunikaciji kod odgovora na neki dokument navode se obino oba zavodna broja:

- Na broj,- Va broj.

Kod dokumenata koji se ne zavode, umesto brojeva se stavlja na znak i va znak.

Znak se sastoji od inicijala onog ko je pisao pismo i onog ko je potpisao pismo (na pr, NK/V).

ARHIVIRANJE PPK

Nikola Klem 17/50

Navoenje zavodnog broja ili znakova omoguava da primljeni dokument bude domah prosleen pravoj osobi, a ne da luta dok se sluajno ne doe do primaoca.

Sva pisana dokumenta se uvaju period koji je propisan zakonom. Po isteku toga perioda strunjak iz Arhiva Srbije pregleda dokumenta i odreuje ta se prenosi na uvanje u Arhiv Srbije, a ta moe da se uniti.

ARHIVIRANJE PPK

Nikola Klem 18/50

Poslovno pismo je najei oblik pisanog poslovnog komuniciranja. Ono se sastavlja i alje posebno svakom poslovnom partneru.

Poslovno pismo je dokument o odreenom poslu. Njegova sadrina zavisi od predmeta poslovanja.

Osnovna karakteristika je da ono predpostavlja odgovor.

POSLOVNO PISMO osnovne odlike

Nikola Klem 19/50

Poslovno pismo ima delove koji se mogu podeliti u:

- glavne i

- sporedne.

Iz poslovnog pisma ne moe biti izostavljen ni jedan glavni deo.

Sporedni delovi se unose u pismo prema potrebi, dopunjuju glavnu poruku.

POSLOVNO PISMO delovi pisma

Nikola Klem 20/50

Glavni delovi poslovnog pisma su:- Zaglavlje,- Mesto i datum,- Adresa primaoca,- Pozivni znaci,- Predmet (saetak),- Sadraj....- Pozdrav,- Potpis.


Nikola Klem 21/50

Sporedni delovi poslovnog pisma su:- Oslovljavanje,- Prilozi,- Nain otpreme,- Raspored kopija (dostavljeno),- Dodatak ili post-scriptum.


Nikola Klem 22/50

Neke preporuke za pisanje poslovnog pisma: - Treba pisati kratkim i jasnim reenicama,- Ne sme se zanemariti interpunkcija (naroito zapete),- Izbegavati pisanje vie poruka u jednom pismu,- Ton pisma mora biti primeran i utiv ak i kada su u pitanju neprijatne vesti,- Odgovor na neutivo pismo treba da bude posebno pristojan i korektan.- Pisanje poslovnog pisma ne treba shvatiti kao ablonski posao.

POSLOVNO PISMO neke preporuke

Nikola Klem 23/50

Tri su osnovna oblika: - Evropski (francuski), zupasti, stepenasti. Preglednost sadraja i adrese primaoca.- Ameriki (blok forma) Pisanje pojednostavljeno- Kombinovani. Kombinacija evropskih i amarikih oblika.Firma moe napraviti svoj model poslovnog pisma.

POSLOVNO PISMO oblici pisama

Nikola Klem 24/50

I najjednostavnije pismo mora se paljivo isplanirati. (rastui, opadajui i hronoloki red). Kod odgovora koristi se forma i redosled originala.

Razmisliti o emu je pismo.

Pojaavajue informacije

Svrha pisma

Zakljuak

POSLOVNO PISMO planiranje pisama

Nikola Klem 25/50

Pretpostaviti tip primaoca.

Napisati pismo u celini.

Skraivati, skraivati.

Proveriti podatke, imena,

Proveriti da nema slovnih greaka spellcheker

Proveriti pravopis i interpunkciju.

Proitati najmanje dva puta (ne na brzinu).

POSLOVNO PISMO planiranje pisama

Nikola Klem 26/50

Posebne vrste poslovnih pisama:

- Opti upit ili zahtev (na pr. uslovi prodaje).

- Poseban upit ili zahtev (odreena stvar...)

- Ponuda,

- Porudbenice.

POSLOVNO PISMO posebne vrste

Nikola Klem 27/50

Posebne vrste poslovnog komuniciranja:

- Poslovni obrasci

- Propisani obrasci.


Nikola Klem 28/50

Posebne pisani poslovni iskazi:

- Vizitkarta,

- Oglas,

- Letak,

- Prospekt,

- Katalog,

- Monografija.


Nikola Klem 29/50

Pozivi za:

- Sastanke,

- Druge dogaaje. alju se dve nedelje do mesec dana ranije. (RSVP).

POZIVI I ODGOVOR NA POZIVE

Nikola Klem 30/50

estitke imaju vanu ulogu u okviru kulture poslovnog komuniciranja. Njima se uvruje i jaa poslovna saradnja.

estitke se alju povodom odreenih datuma ili dogaaja.

One uz slubeno mogu imati i lino obeleje.

ESTITKE

Nikola Klem 31/50

- ad hoc

- planirani skupovi

POZIV ZA SASTANAK

- Ko saziva sastanak

- Vreme i mesto sastanka

- (uesnici)

- Predlog dnevnog reda

SASTANCI

Nikola Klem 32/50

- pro memorija

- zapisnik o skupu

- komercijalni zapisnici

ZAPISNICI

Nikola Klem 33/50

Kratak neformalni potsetnik o sastanku i ta je na njemu dogovoreno.

PRO MEMORIJA

Nikola Klem 34/50

Belei tok nekog skupa. Vodi ga zapisniar. Moe biti:

- Puni (stenografski) belei se sve to reeno

- Obini (registrovano samo bitno)

- Saeti (skraeni) sadri samo najvanije podatke o odlukama i zakljucima bez diskusije.

ZAPISNIK O SKUPU

Nikola Klem 35/50

Elementi zapisnika:

- Uvod zapisnika,

- Razrada

- Zavretak zapisnika

ZAPISNIK O SKUPU

Nikola Klem 36/50

Uvod zapisnika:

- Zapisnik

- Redni broj i vrsta skupa koji se sastaje

- Mesto, datum i as poetka sastanka

- prisutni, odsutni, konstatacija o kvorumu

- Konstataciju u odnosu na prethodni zapisnik

- Predlog i usvojeni dnevni red

ZAPISNIK O SKUPU

Nikola Klem 37/50

Razrada dnevnog reda. Svaka taka mora da se razradi:

- Diskusija po taki dnevnog reda, ako se belei

- Zakljuak ili odluka.

Na kraju zapisnika se navodi vreme zavretka skupa. Zapisnik potpisuju zapisniar i predsedavajui.

ZAPISNIK O SKUPU

Nikola Klem 38/50

Slue za registrovanje injeninog stanja ili odluke komisije. Najznaajnije vrste su:

- Zapisnik o prijemu (robe, alata,...)

- Zapisnik o primopredaji

- Zapisnik o uviaju ...

KOMERCIJALNI ZAPISNICI

Nikola Klem 39/50

Neto se trai.

- Kome je upuena

- ta se trai

- Razlog

- Prilozi

MOLBE

Nikola Klem 40/50

Zavisi od povoda. Varijante:

- hronoloka

- selektivno-informativna

- namenska

- skraena verzija

- ira varijanta

CV (Biografija, ivotopis)

Nikola Klem 41/50

Treba da sadri:

- Line podatke (ime i prezime, adresa, kontakti

- Podatke o kolovanju

- Svedoanstva o zavrenim kursevima

- injenice o prethodnom zaposlenju

- Funkcije u upravljanju

- Brano stanje

- Hobi.


Nikola Klem 42/50

CV (Biografija, ivotopis)Europeancurriculum vitaeformat

Personal information

Surname(s) / First name(s)Address(es)

Telephone(s)

Fax(es)

E-mail(s), Web address(s)

Nationality(-ies)

Date of birth

Identification number from

Records of Scientific Workers

Nikola Klem 43/50


Work experience

Dates (from to)Name and address of

employerType of business or

sectorOccupation or position

heldMain activities and

responsibilities

Nikola Klem 44/50


EducationDate

Place of education

Name and type of organisation providing

educationTitle or qualification

awardedTraining

Year

Place of training

Name and type of organisation providing

trainingPrincipal

subjects/Occupational skills covered

Nikola Klem 45/50


Personal skills and competencies

Mother tongue(s)

Other language(s)

LanguageSpeaking

WritingUnderstanding

(listening and reading)

Nikola Klem 46/50


Social skills and competencies

Organisational skills and competencies

Technical skills and competencies

Artistic skills and competencies

Other skills and competencies

Driving licence(s)Additional information

Annexes

Signature

Nikola Klem 47/50

Treba da sadri:

- Kome se podnosi

- Navoenje odluke o formiranju komisije ili imenovanju lica

- IZVETAJ

- Opis stanja

- ZAKLJUAK

- potpis(i)

IZVETAJ

Nikola Klem 48/50

Treba da sadri:- Ime autora, naslov rada - Apstrakt (rezime, saetak)- Uvod- Postojee stanje- Tema rada- Zakljuak- Koriena literatura

RADOVI

Nikola Klem 49/50

Prirunici, uputstva, knjige,....

PRIRUNICI, KNJIGE

Nikola Klem 50/50

KRAJ

PISANE POSLOVNE KOMUNIKACIJEKRAJ

Documents

88pisane komunikacije