Az ügyfélről A Bad Kissingenben található Deegenbergklinik egy szakklinika szív- és érrendszeri, illetve keringési zavarokban, anyagcserével kapcsolatos zavarokban, valamint a támaszkodó és mozgásszervi rendszer rendellenességeiben szenvedő betegek számára. 189 alkalmazott gondoskodik évente több mint 4500 betegről a klinikán.

A RENDELÉSSEL KAPCSOLATOS MUNKA ENNYIVEL CSÖKKENT: 99,9%

A Bad Kissingenben található Deegenbergklinik

Iparág: Egészségügy Megoldás: Üzemeltetési szolgáltatás (MPS) Helyszín: Németország

OKI esettanulmány

A kihívásA Deegenbergklinik klinikán minden a felépülésről szól: az anyagcserével kapcsolatos rendellenességekben, illetve a szívbetegségekben vagy ortopédiai rendellenességekben szenvedő betegek itt aktívan részt tudnak venni a saját gyógyulásukban és kezelésükben. Újfajta módon közelíthetik meg a saját táplálkozásukat, illetve ötleteket kaphatnak ahhoz, hogyan építsék be mindennapjaikba a testgyakorlatokat és a sportot, miután elhagyták a klinikát. De nem csak a betegek szorultak rehabilitációra: a klinika kimenetkezelése is sürgősen teljes átalakítást igényelt.

Egy alkalmazottakból álló projektcsapat – melyet egy informatikai mérnök, egy programfejlesztő és a menedzser-asszisztens, Dorothea Deeg (MBA) alkotott – foglalkozott a kimenetkezelési rendszer tervezett újraszervezésével 2014 elején. Összességében a Deegenbergklinik nagy jelentőséget tulajdonított annak, hogy a lehető legtöbb alkalmazott követelményét és szakértelmét figyelembe vegye: „A célunk az volt, hogy minden érintett munkaterhelését csökkentsük” – így írja le Deeg a projekthez tartozó 2013. januári pályázati felhívást.

Korábban akár 30 különböző gyártótól származó nyomtató, fénymásoló és szkenner is használatban volt a recepción, az irodában, az orvosok szobájában, a terápiás irodákban és a konyhában. Ezek különböző kellékanyagokat igényeltek, amelyeket központilag egy külső szolgáltató biztosított és szerzett be. Amikor ez a szerződés lejárt, tökéletes lehetőség nyílt arra, hogy egységesítsék a készülékek helyzetét, és újraszervezzék a kellékanyagok kezelését. A különböző kellékanyagok tárolása fáradságos volt, és túl sok helyet igényelt. Az utánrendeléseket kézzel intézték, és túl sok időbe került. Deeg ezt mondja a korábbi helyzetről: „Először is az alkalmazottnak észre kellett vennie, hogy a nyomtatónak új festékkazettára van szüksége, mivel a teljesítmény nem túl jó. Ezt követően ki

kellett töltenie a rendelési formanyomtatványt. A rendelést elküldték a raktárnak, ahonnan azt továbbküldték az előző szolgáltatónknak. A küldemény megérkezett a központi raktárba, ahol valakinek meg kellett keresnie a vásárlót. Csak ezt követően lehetett kézbesíteni, ami után végre kicserélték a festékkazettát. A folyamat rendelésenként legalább 30 percet vett igénybe, illetve túl bonyolult és időigényes volt. És ráadásul a nyomtatási költségeink is elképesztően magasak voltak.” Tehát legfőbb ideje volt a változtatásnak, és ennek módja világos volt: a nyomtatóknak és a multifunkciós készülékeknek egyetlen forrásból kellett származniuk, továbbá a kellékanyagokhoz automatikus rendelési folyamatra volt szükség.

A megoldás A projektet 2013 januárjában hirdették meg: „Összesen négy szolgáltatót vettünk figyelembe” – emlékezik vissza Deeg. „Az OKI melletti döntés egyszerre zajlott a kiskereskedések eldöntésével.” A Bürocenter Langer egy köztiszteletben álló, régóta fennálló vállalat Bad Kissingenben. Mivel a Langer egyszerre a gyártó prémium- és szolgáltatópartnere, az OKI részt vett a pályázati folyamatban, és végül képes volt megnyerni magának a Deegenbergklinik klinikát a termékeivel és feltételeivel.

„Azonnal gondoskodtak róla, és a probléma gyorsan megoldódott. Ezt követően minden megfelelően működött a megfigyeléssel is; az összes készülék zökkenőmentesen működik, és jelentős megtakarítást könyvelhetünk el mind az idő, mind pedig pénz terén – dióhéjban: ennél boldogabbak nem is lehetnénk.” Dorothea Deeg, a Deegenbergklinik menedzser-asszisztense

Az előnyök áttekintése: • Alacsony nyomtatási költségek

• Időmegtakarítások az automatizált eljárásoknak és a hatékony rendelési folyamatoknak köszönhetően

• Megnövelt átláthatóság és költségellenőrzés

2013 novemberében az új készülékek mindössze három nap alatt kerültek telepítésre, és a működés sem állt le. Míg a hardverbevezetés (beleértve a hálózati kapcsolatot is) gyorsan és teljesen problémamentesen zajlott, addig a szoftverek zökkenőmentesen történő futtatásához kellett némi idő: „Kellett egy kis idő, mire rájöttem, hogy a jelentések nem egyeznek. Mi egy PrintSuperVision System nevű rendszert használunk, amely felügyeli az adatküldő rendszereket, például azt, hogy ki nyomtat, mennyit és melyik készüléken. Ezzel egy időben a rendelési folyamatok automatikusan futnak. Pár hét után vettem észre, hogy a napi jelentésekben lévő információk nem vezetnek az automatizált jelentésekben lévő adatokhoz” – magyarázza Deeg. Ennek eredményeképp az OKI beállította a szoftvert. „Azonnal gondoskodtak róla, és a probléma gyorsan megoldódott. Ezt követően minden megfelelően működött a megfigyeléssel is; az összes készülék zökkenőmentesen működik, és jelentős megtakarítást könyvelhetünk el mind az idő, mind pedig pénz terén – dióhéjban: ennél boldogabbak nem is lehetnénk” – így összegzi Deeg a Deegenbergklinik projektjének eredményét.

A szokásos gazdaságossági és környezetbarát jelleggel kapcsolatos készülékkövetelmények mellett még néhány specifikus követelmény is volt: „A klinika mindennapos működése során rendkívül nagy segítséget jelent

nekünk egy közvetlenül Wordbe történő beolvasás funkció” – magyarázza Deeg a multifunkciós rendszerek követelményprofiljával kapcsolatban. „Ha egy kép helyett Word dokumentumot kapunk egy szkennelést követően, akkor sokkal egyszerűbben be tudjuk építeni azt az elektronikus kórlapba. Az OKI azonnal fel tudta nekünk ajánlani ezt a hasznos funkciót. Ez egy nyilvánvaló előny volt” – mondja Deeg. Egy átfogó bérleti szerződést választottak, amelyben minden szolgáltatás – pl. a kellékanyagok, szolgáltatás és kézbesítés – benne van.

Az előnyök Ezekkel a feltételekkel a rehabilitációs klinikának a korábbi megoldáshoz képest jelentősen alacsonyabb költségekkel kell számolnia az olyan időszakokban, amikor nagy mennyiségben kell nyomtatni. Nem csak a nyomtatási költségek csökkentek, de – a hatékony rendelési folyamatnak és a rövid munkafolyamatoknak köszönhetően – különösképpen jelentős változást értek el az alkalmazottak időráfordításában is. Csak a megbízott alkalmazottak kapnak hozzáférést a nyomtatókhoz, és csak előre meghatározott készülékek használatához vagy – hiba esetén – cseréjéhez. A nyomtatás alapértelmezett beállítása mostantól a fekete-fehér, amely segít a vállalatnak a szerződésben megállapított kvótán belül maradnia.

Az itt látható képek képtárakból származnak, és csak illusztrációs célokat szolgálnak. Nem tükrözik a vállalat termékeit és szolgáltatásait.

Az OKI Smart Managed Print Services gyakorlatorientált elemzések és módszerek sorozata, amelynek köszönhetően az OKI ellenőrizni tudja, illetve meg tudja határozni egy vállalat nyomtatással kapcsolatos költségeit és folyamatait. Az OKI ezáltal elemzi az ügyfél igényeit és

követelményeit, és olyan ajánlatot hoz létre, amely az adott ügyfél igényeire van szabva. Az értékesítési és fejlesztési részlegünk alkalmazottjai szorosan együttműködnek a kulcsfontosságú partnerekkel annak érdekében, hogy az ügyfeleink a lehető legteljesebb mértékben élvezhessék a

Managed Print Services programunk előnyeit.

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

www.oki.com/eu

„A klinika mindennapos működése során rendkívül nagy segítséget jelent nekünk egy közvetlenül Wordbe történő beolvasás funkció. Ha egy kép helyett Word dokumentumot kapunk egy szkennelést követően, akkor sokkal egyszerűbben be tudjuk építeni azt az elektronikus kórlapba. Az OKI azonnal fel tudta nekünk ajánlani ezt a hasznos funkciót. Ez egy nyilvánvaló előny volt.”Dorothea Deeg, a Deegenbergklinik menedzser-asszisztense

Most már – egy beállítással, amely egyéni módon meghatározható – minden egyes nyomtató automatikusan figyelmezteti az OKI-t, amikor kellékanyagra van szükség. A rendszer elküldi a rendelést, az informatikai alkalmazottat egy automatikus e-mail tájékoztatja, és a festékkazettát egy kézbesítési szolgáltatással juttatják el közvetlenül a készülék felhasználójának, a megfelelő irodába, még mielőtt a festékkazettából teljesen kifogyna a tinta. „Ez rendkívül hatékony, és jelentősen megkönnyíti az életünket – a rendeléssel töltött munka 99,9%-át számoltuk fel” – mondja boldogan Deeg. „A csere nagyon egyszerű; de ennek ellenére mindannyian képzést kaptunk, és mostantól mindenki felelősséget tud vállalni a saját nyomtatójáért” – magyarázza Deeg. Ezzel az informatikai csapatnak több szabadideje marad a fontosabb dolgokra. „Azt is nagyszerűnek tartom, ahogyan a festékkazetta-

csere zajlik. Gyakorlatilag nem keletkezik szemét, mivel a régi festékkazetta az új festékkazetta tasakjába, majd pedig a kartondobozába kerül. A kartondobozokat a központi raktárunkban gyűjtik össze, és az OKI ezeket rendszeres időközönként beszedi, utána pedig egy fenntartható újrahasznosítási folyamaton esnek. Ezáltal nekünk semmi dolgunk sincs, ugyanakkor nyugodt marad a lelkiismeretünk a környezetet illetően.” A jövő Mióta telepítették az OKI nyomtatókat és multifunkciós rendszereket, a klinika nemcsak a közvetlen nyomtatási költségeken spórolt, hanem a munkafolyamatokon is, valamint időt és pénzt is megtakarított. Ilyen módon optimalizálva a klinika képes a valóban fontos dologra összpontosítani: a betegek egészségére.