A kontrolling rendszer kialakításának lépései.

Előadó: Sókiné dr. Nagy Erzsébet

A controlling rendszer megvalósításának lépései

Ahhoz, hogy hatékony controlling rendszert építsenek ki a

vállalkozások, több lépcsős programot kell

végrehajtaniuk.

Szakértők igénybevétele• A vezetés a rendszer kialakítását

külső szakértőkre bízhatja.• Ekkor is ismernie kell a feladatokat,

hiszen részt vesz a rendszer kialakításban.

• A managment nélkül nem lehet a vállalkozás helyzetéhez, céljaihoz legjobban igazodó rendszert kialakítani.

A rendszer építés folyamata• 1. A vállalkozás jelenlegi tervezési

és elszámolási rendszerének felmérése

• 2. A controlling rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározása

• 3. Az elszámolási rendszer fejlesztésének lépései

A rendszer építés folyamata

• 4. A stratégiai és operatív tervezési rendszer kiépítése.

• 5. Komplex vezetési információs rendszer létrehozása.

• 6. A controlling számítógépesítése.

• 7. A controlling szervezet. • 8. A továbbfejlesztés feladatai.

Helyzetelemzés

• Vizsgáljuk, hogy milyen elemek léteznek már, és mi hiányzik.Mindenhol van valamilyen rendszer.

• A tervezés és a számvitel területén kezdjük az elemzést.

Számvitel helyzetének meghatározása

• Elégséges-e a költség nemek differenciálása?

• A költséghely számítás: felelősségi területek szerint jól elhatárolt költséghelyekre történik?

• A költségnem számításon belül megfelelően elkülönítették a fix- és változó költségek.

Számvitel helyzetének meghatározása (2)

• Van-e rendszeres utókalkuláció és eredményszámítás?

• A költségviselő számításban alkalmaznak-e egységes, célszerű kalkulációkat és dokumentálják-e ezeket?

• Az árbevétel számítás mennyire mélyen tagolt és megállapíthatók-e a piaci döntéseket is biztosító fedezeti összegek?

Számvitel helyzetének meghatározása

• Van-e az árbevétel-költség és pénzügyi számításoknak megfelelő egyeztetése?

• Rendszeres a likviditási helyzet áttekintése?

Számvitel helyzetének meghatározása

• Van-e a költség és árbevétel számításnak világosan definiált kapcsolata a tervezéssel?

• Alkalmaznak-e egységes és célszerű beruházási számítást és dokumentálják-e ezt?

A tervezési helyzet elemzése

• Folyik-e stratégiai tervezés?• Zárt rendszerű-e az akciótervezés

és költségvetés készítés?• Alkalmazzák-e a projekttervezés

speciális módszereit

A tervezési helyzet elemzése 2.• Kialakult-e éves és többéves

tervezési rendszer?• Egyeztetik-e az egyes tervezési

időszakok részterveit?• Világosan szabályozott-e a

tervezési folyamat?• Van-e megfelelő tervezési

kézikönyv?

Kontrolling rendszerrel kapcsolatos követelmények meghatározása

• Egy vállalatra alakítható ki, vagyis egy adott cég specialitásai és managmentjének igénye alapján készül "testreszabottan"!

• Elemezni kell mindazon tényezőket, melyek a kialakítandó controlling rendszerre valamilyen szempontból hatással vannak.

A követelmények meghatározásának feladatai

–Elemzés–Szükséglet meghatározás –Definiálás–Ütemezés–Intézkedés

HelyzetelemzésKülső tényezők• politikai és társadalmi

környezet• gazdasági struktúra, • külgazdaság,• technológia, technikai

színvonal• munkaerő piac,• értékesítési piacok.

Helyzetelemzés

Belső tényezők:• tevékenységi kör (a profil

mélysége, szélessége)• technológia,• vállalati nagyság,• szervezet,• vezetési stílus.

Helyzetelemzés

• Az elemzés alapvetően meghatározza, hogy a controlling rendszer milyen legyen. Fontos, hogy a rendszer fejlesztésének lehetőségét is biztosítsuk, ezért az elemzett tényezők előrejelzését is szükségszerű elvégezni.

Szükséglet meghatározás

• A környezeti tényezők elemzése után a legfontosabb elemző munka a vezetés információ szükségletének felmérése.

Definiálás• Miután meghatározásra került

mindazon követelmény, melyet a controlling rendszernek ki kell elégíteni, fontos annak egyértelmű definiálása is.

• Egy világosan leírt követelmény rendszer mellett nem lehet vita az értelmezés körül a megvalósítás menetében.

Ütemezés

• A megvalósítás megfelelő időbeni ütemezése érdekében rangsorolni kell a követelményeket tárgyi és időbeli sürgősségük alapján.

Intézkedés

• Végül a minimális követelmények meghatározása és a megvalósítást szolgáló intézkedési terv kidolgozása marad hátra.

Az elszámolási rendszer fejlesztése

Vezetésorientált számvitel kialakítása• A controllernek a tervezési, ellenőrzési

és irányítási folyamtokhoz szükséges minden információhoz hozzá kell jutni.

• A hagyományos számviteli információs rendszert "külső" számvitelnek szokták nevezni. Ez nem felel meg a kontrolling céloknak.

Külső számvitel jellemzői• Törvényes előírásokhoz igazodik.• Vállalat és a környezete között

lejátszódó pénzügyi folyamatokat tükrözik.

• Csakis a múltra vonatkozóan készülnek el a beszámolók.

• Nem a vezetők igényeire szabott, jól strukturált és áttekinthetően kialakított beszámolókat szolgáltatja.

Külső számvitel jellemzői• Csak visszatekintő értékelésre ad

lehetőséget, jövőre vonatkozó döntésekhez nem elégséges.

• Nem a vezetési szempontból célszerű kérdések az elsődlegesek, hanem a kötelezően előírt egyezőségek, a forint-fillér pontosságú dokumentálás.

• Nincs arányban a költség és bevétel elemzési lehetőség.

Külső számvitel jellemzői• Hagyományos szemléletű

információkkal foglalkozik. Nem rögzít piaci információkat

• Hagyományos beszámolóiból(mérleg, eredménykimutatás, adóbevallások, kiegészítő melléklet) a vezetés nem tud "olvasni", hiszen többnyire nem számviteli szakember.

Külső számvitel jellemzői

• Nem követi nyomon a kitűzött célok és a tényleges helyzet eltéréseit.

• A gazdaságosság, jövedelmezőség pénzügyi gazdálkodás mutatói nem közvetlenül jelennek meg.

Vezetői számvitel• A vezetői "belső" számvitel fő célja

a döntések megalapozása és ellenőrzése.

• Meg kell határozni, hogy a számvitel milyen döntésekhez, milyen információt adjon, milyen részletezésben, milyen aggregátumokban. 

Vezetői számvitelA teljesítmény és költség elszámolási rendszert ki kell választani.Követelmény:

•  az aktualitás,• megbízhatóság,• jövőre orientáltság,• rugalmasság

A vezetői számvitel megteremtéseOlyan költség- és teljesítmény elszámolási

rendszert kell kiválasztani amely elősegíti: a döntések meghozatalát, a meghozott döntések megvalósítását, a végrehajtás ellenőrzését, az előirányzott és tényadatok

szembeállítását, az eltérések okainak elemzését, a beavatkozás, illetve helyzetmódosító

döntések meghozatalát.

A STRATÉGIAI ÉS OPERATÍV TERVEZÉSI RENDSZER

KIÉPÍTÉSE

A tervezésről általában • A tervezés olyan folyamat, amelynek

eredményeként leírjuk, hogy a vállalat milyen állapotot és pozíciót kíván elérni, és ehhez milyen akciókat kell végrehajtani.

• A terv azoknak a döntéseknek a számszerű és szöveges leírása, melyek a jövőbeni állapotra, pozícióra és akciókra vonatkoznak.

A tervezés időhorizontjaStratégia-Középtáv-Operatív terv. Projekt A stratégiai tervezés keretében kerül sora vállalat hosszú távú fejlődési irányánakmeghatározására. Ebben fogalmazódik meg, hogy a vállalatmilyen célokat fog az elkövetkezőnéhány évben követni, illetve e célokatmilyen eszközökkel kívánjamegvalósítani.

A tervezés időhorizontja• A középtávú tervezés közvetítő

szerepet tölt be a stratégiai tervezés és az éves tervezés között.

• Célszerű, ha a középtávú tervezés gördülő tervezés,

• stratégiai tervezés ellenőrzésének eszköze is.

A tervezés időhorizontja

• Az éves tervezés feladata, hogy a stratégiai terveket, illetve a középtávú kulcsértékeket a következő üzleti év számára konkrét értékekké és intézkedésekké alakítsa.

• adott üzleti év operatív tevékenysége megfelel a stratégiai célkitűzéseknek.

Projekttervezés• A projekttervezés kívül esik a vállalat

rendszeres stratégiai és operatív tervezési ciklusán.

• Nincs az üzleti évhez kötve, azt a projekt kezdési időpontja és befejezése határozza meg.

• Ez a terv határozza meg az adott projekt költségeit, kapacitásait és határidőit.

A tervezés struktúrája

• A tervezés, illetve a terv struktúráját az adja, hogy a vállalat mely területeire irányul a tervezés.

• Ezeket a tervezési területeket terv fejezeteknek vagy tervezési köröknek szokás hívni.

Egy lehetséges tervfejezeti struktúra a kereskedelmi

vállalatoknál

Reálfolyamatok tervfejezetei:• Értékesítési terv• Beszerzési terv• Készletezési - raktározási terv• Állóeszköz - fenntartási terv

• Innovációs folyamatok tervfejezetei

• Logisztikai fejlesztési terv• Marketing fejlesztési terv• Szervezet fejlesztési terv• Humán erőforrás fejlesztési

terv• Beruházási terv

• Értékfolyamatok tervfejezetei

• Ár terv• Bér és kereset terv• Költség és nyereség terv• Pénzügyi terv (likviditás,

finanszírozás)

Tervezési kézikönyvA tervezési kézikönyv a vállalatnál kialakított tervezési rendszer dokumentációja.

Bemutatja a tervezés célját, hasznát a vállalat számára.

Felvázolja a vállalat tervezési rendszerének építőelemeit.

• Leírja a stratégiai és középtávú tervezés menetét, feladatait, felelőseit.

• Részletesen tartalmazza az éves tervezés folyamatát, az egyes résztervek közötti összefüggéseket.

• Leírja a tervezés számítógépes hátterét.

Stratégiai tervezés• Az a vállalat, amely tudatosan akarja

alakítani jövőjét, feltétlenül meg kell, hogy alkossa stratégiai tervét.

• A stratégiai tervezés az a folyamat, amelyben a vállalat kialakítja stratégiai koncepcióját, céljait, a megvalósítás módjait.

• A hosszú távú fejlődés irányait határozza meg.

Stratégiai tervezés• Meghatározásra kerül, hogy a vállalat

milyen termékekkel, milyen piacokon kívánja jövőbeni eredményeit megvalósítani.

• Felvázolja a vállalat mozgásterét, megnevezi a jövőbeni siker forrásait.

• Lefekteti a fejlődés sarokpontjait.• A közép és rövidtávú tervezés alapja.

A stratégiai tervezés folyamataSokrétű feladat.

A folyamat több szakaszra osztható.- Helyzetelemezés- Küldetés és stratégiai cél megfogalm.- Stratégiai alternatívák felvázolása- A célok megvalósítását szolgáló akciók

meghatározása- Stratégiai terv elkészítése, (dok.)

Stratégiai tervezés• Stratégiai diagnózis (helyzetelemzés)• Vállalati küldetés (filozófia)• Stratégiai célok (célrendszer)• Részstratégiák Üzletági Funkcionális stratégiák stratégiák

- Marketing - Innováció - Erőforrások

Feladatok vállalati szintenHelyzetelemzésA stratégiai diagnózis elkészítéseEnnek során áttekintjük az üzletágistruktúrát, a működési kör

szegmentálását.Eredmény:Az üzletágak konkrét definiálása.

HelyzetelemzésKörnyezetelemzés : külső, belső

Külső környezet elemzéseMeghatározzuk a vállalatra ható domináns

tényezőket.Prognosztizáljuk a környezeti tényezőkdomináns elemeinek várható alakulását.Eredmény: A vállalat determináltságának,lehetőségeinek, veszélyforrásainakismerete.

HelyzetelemzésBelső környezet elemzésA múlttal rendelkező vállalatnál fontos,egy időbeli visszatekintés, melyneksorán elemezzük:• az eddigi üzleti sikereket, kudarcokat,• felvázoljuk a fejlődési pálya képét,• feltárjuk a fejlődés hajtóerőit,• felrajzoljuk a fejlődés főbb fázisait

Jelenlegi helyzet elemzése

Legalább a következőkre kiterjedően:• marketing tevékenység,• innovációs képesség,• fizikai erőforrások és felhasználásuk,• humán erőforrások és hasznosításuk,• pénzügyi pozíciók likviditás, hitelképesség

• külső erőforrások bevonásának lehetősége,

• partnerek, szövetségesek, kapcsolatrendszer,

• szervezeti rugalmasság, vezetési stílus, légkör.

Eredmény: A vállalat erős és gyenge pontjainak

ismerete.

A filozófia és küldetés meghatározása

• Filozófia: Milyen szerepet kíván a vállalat betölteni, milyen szervezetet akar kiépíteni.

• Küldetés: Milyen módszerekkel, (technológiával), milyen piacon, milyen üzletágban kíván működni.

Stratégiai célok pontosítása• Mely célok szolgálják a küldetés megv.• Üzleti struktúra fejlesztésére vonatkozó

célok:-Milyen üzletágakat kívánunk

megszüntetni?-A meglévő üzletágak számára milyen

pozíciót határozunk meg.-Vannak e termék/piac vonatkozásában új

kombinációk?

Stratégiai implementáció

• Képességeink, pozíciónk javítását szolgáló célok és akciók felvázolása.

marketing,humánerőforrás,innovációs képesség,stb.

Operatív tervezés• A mindennapi tevékenység irányítása mellett

az operatív tervezés jelenti azt a hidat, amely kapcsolatot teremt a rövid távú működés és a vállalat hosszú távú fejlődése között.

• A vállalatoknál van operatív tervezés, de nem rendelkeznek a controlling rendszer követelményeit kielégítő tervezési rendszerrel.

• Az integrált vállalati tervezés biztosítja az egyes résztervek közötti koordinációt is.

Operatív tervezés kiindulási alapja

• Stratégiai (középtávú) terv kulcs adatok

• Vállalatvezetés fő céljai adott évre• Folyó év várható tényadatai

A tervezés premisszái A tervezés premisszái közé a

gazdálkodásnak azok a keretfeltételei tartoznak, amelyek a vállalat befolyásolási körén kívül esnek, a tervezésre azonban jelentős hatást gyakorolnak. E premisszák előzetes meghatározása biztosítja, hogy a tervezési folyamat valamennyi felelős résztvevője ugyanazokkal az alapfeltevésekkel tervezzen.

A tervezés határértékei• A tervezés határértékeinek meghatározása a

vállalaton belül történik.• a stratégiai, illetve a középtávú tervből

vezethetők le, s olyan irányadó értékeknek tekintendők, melyekhez valamennyi résztvevőnek igazítania kell terveit.

• A tervezés határértékei (küszöbszámai) tehát a tervév számokban kifejezett célkitűzései, amelyek tartalmazzák a legfontosabb költség-, bevételi és eredmény tényezőket.

Résztervek összeállítása• Értékesítés/bevételek tervezése• Készlettervezés• Beszerzés tervezése• Egyéb közvetlen költségek tervezése• Termelés tervezés • Az üzletágak terveinek összesítése, elfogadása• Általános költségek tervezése• Munkaerő és személyi költségek tervezése• Beruházások tervezése• Pénzügyi tervezés:Terveredmény Tervmérleg

Terv elfogadás• A résztervek összesítésére és előzetes

jóváhagyására kerül sor.• Az éves tervezés az ügyvezetés

tervértékelésével zárul, amikor az egyes részterveket értékelik, a controlling által előterjesztett terv eredmény-számítás és tervmérleggel együtt.

• Elfogadás megítélésére a határértékek szolgálnak.

Terv elfogadás• Amennyiben az összesített terv megfelel a

határértékeknek, akkor a terv elfogadásra kerül.

• Amennyiben nem érik el az összesített számok a határértékeket, akkor megfelelő instrukciók alapján a tervezés újra indul.

• Amennyiben a tervezés során egyértelművé válik, hogy az összesített tervek nem érhetik el (objektív tényezők) a határértékeket, akkor a határértékek kerülnek módosításra.

Tervezési naptár

• Tervezés lépéseinek határideje tervezési egységenként tartalmazza.

• Aktualizálásáért felelőst kell kijelölni.

Komplex vezetési információs rendszer létrehozásának feladatai

• Az információ szükséglet meghatározása.

• Döntés az információ beszerzéséről és előkészítéséről.

• A beszámolási rendszer - az abban foglalt információk és az információ átadás - teljes körű meghatározása.

• A beszámolás időközének (gyakoriságának) meghatározása

Komplex vezetési információs rendszer létrehozásának feladatai

• A beszámoló megfelelő vizuális formájának kialakítása

• A beszámolás készítőjének és címzettjének kijelölése.

• Az elemzési eljárások meghatározása.• A beszámoló rendszer dokumentálása.

Az információ szükséglet meghatározása