บทท 2ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ

• ในบทนจะกลาวถง รายละเอยดของขอมลและสารสนเทศ ลกษณะทดของขอมลและสารสนเทศ และกลาวถงระบบสารสนเทศไดแก โครงสรางของระบบสารสนเทศ ประเภทของระบบสารสนเทศ ระดบของผใชสารสนเทศ และการพฒนาระบบสารสนเทศ

2.1 ขอมลและสารสนเทศขอมล (data)หมายถง ขอมลดบทไดมาจากแหลงตาง ๆสารสนเทศ (information)หมายถง สงทไดมาจากการน าขอมล

ไปผานกระบวนการหนงกอน หรอกลาวอกนยหนงคอ ขอมลโดยทวไปเปนขอเทจจรงทถกเกบรวบรวมจากแหลงตาง ๆ ทงภายในและภายนอกองคกร โดยขอมลจะยงไมมความหมายในการน าไปใชงาน หรอยงไมตรงตามความตองการของผใช

สวนสารสนเทศหรอขาวสาร หมายถง ขอมลทถกประมวลผลหรอปรบใหอยในรปแบบทมความหมาย และสามารถน าไปใชเปนประโยชนในการท างานของผใช การประมวลผลอาจใชวธการเพยงวธเดยวหรอหลายวธรวมกนได

ค าวาขอมลและสารสนเทศโดยทวไปอาจถกน ามาใชควบคกนหรอใชแทนกนไดในหลายโอกาสขนอยกบวตถประสงคและความหมายทเหมาะสมของผใช โครงสรางของการประมวลผลขอมลแสดงไดดงรปตอไปน

INPUT PROCESS OUTPUT

2.1.1 คณสมบตทดของขอมลขอมลทเขาสระบบจงตองเปนขอมลทมคณสมบตทดดงตอไปน1) มความถกตอง ขอมลตองมความถกตอง มความเทยงตรง นนคอจะตอง

ไมมความคลาดเคลอน เพอเปนวตถดบน าเขาสระบบประมวลผลใหไดสารสนเทศทมความถกตองเชอถอได และการน าไปใชจะเกดคณภาพทสมบรณ

2) สอดคลองกบงานทตองการ ขอมลทน าเขาสการประมวลผลตองมความสอดคลองหรอมความสมพนธกบลกษณะงานและสารสนเทศทผใชตองการ เนองจากถามการน าขอมลทไมสอดคลองกบสารสนเทศทตองการเขาสระบบแลว จะท าใหผลลพธทเกดจากการประมวลผล ไมตรงตามความตองการของผใช

3) ทนสมย ขอมลมความทนสมย เปนปจจบน เนองจากถาน าเขาขอมลทลาสมย ไมเปนปจจบนจะสงผลถงผลลพธทไดจากการประมวลผลไมทนสมยและไมเปนปจจบนดวยเชนกน สารสนเทศทไดเมอน าไปใชจะเกดผลเสยขนได

4) ทนเวลา ขอมลทดตองพรอมเสมอเมอผใชตองการใชงาน เนองจากในปจจบนมการแขงขนกนสงโดยเฉพาะการท าธรกจดงนนการไดมาซงสารสนเทศทรวดเรวทนเวลาทตองการใชงานจงเปนสงทส าคญ ดงนนขอมลน าเขาจงตองทนเวลาทตองการใชงานดวยเชนเดยวกน

2.1.2 คณลกษณะทดของสารสนเทศ

1) มความถกตอง (accurate) สารสนเทศทไดจะตองไมน าขอมลทผดพลาดเขาสระบบ เพราะเมอน าไปประมวลผลแลวจะท าใหไดสารสนเทศทผดพลาดตามไปดวย ลกษณะเชนนเรยกวา “Garbage in

– Garbage out (GIGO)” เมอขอมลน าเขามความถกตองจะท าใหสารสนเทศทไดจากการประมวลผลมความถกตองดวยเชนเดยวกน

2) มความสมบรณ (complete) สารสนเทศทดจะตองมขอมลในสวนส าคญครบถวน เชน ถาเปนรายงานการสงซอวตถดบรายเดอน หากไมมยอดสงซอสนคารวมแลว กถอวาเปนสารสนเทศทไมสมบรณ

3) มความคมทน (economical) สารสนเทศทดจะตองผานกระบวนการทมตนทนนอยกวาหรอเทากบก าไรทไดจากการผลต ถาตนทนในการผลตสารสนเทศมมากกวาก าไรทไดจากการน าสารสนเทศไปใชแลว แสดงวาไมควรลงทนในการสรางสารสนเทศนน ๆ

4) มความยดหยน (flexible) สารสนเทศทไดจะตองสามารถน าไปประยกตใชไดกบลกษณะงานหลากหลายรปแบบ หรอหลายลกษณะงาน เชน รายงานยอดคงเหลอของวตถดบทมอยจรงสามารถน าไปใชในการตดสนใจเพอสงซอวตถดบไดโดยฝายจดซอ ขอมลเดยวกนนยงสามารถน าไปใชในการค านวณการลงทนไดและสามารถน าไปใชในการค านวณยอดขายได เปนตน

5) มความเชอถอได (reliable) เมอขอมลทน าเขามความถกตอง สารสนเทศทไดจะมความนาเชอถอในความถกตองเชนเดยวกน การน าสารสนเทศไปใชกจะใหประสทธภาพทด

6) มความตรงประเดน (relevant) สารสนเทศทดจะตองมความสมพนธกบลกษณะงานทตองการ หากมการวเคราะหงานและสารสนเทศทใชไมตรงประเดนจะท าใหเสยเวลาในการท างาน และเสยคาใชจายโดยไมไดประโยชนใด ๆ กลบคนมา

7) มความงาย (simple) สารสนเทศทจะตองมความงาย ไมซบซอน ผใชสารสนเทศมความเขาใจในสารสนเทศไดโดยงาย เพอการน าไปใชในการด าเนนงานทสะดวกและไดประสทธภาพ

8) มความเหมาะสมกบสถานการณปจจบน (timely) สารสนเทศทดจะตองมความเปนปจจบนอยเสมอ เนองจากการน าไปใชเพอการตดสนใจหรอการบรหารงานตาง ๆ จะตองอาศยขอมลทเปนปจจบนเพอการบรหารงานทไมผดพลาด ดงนนสารสนเทศทน ามาใชจะตองมคณสมบตทตรงกบสถานการณปจจบน

9) สามารถตรวจสอบได (verifiable) สารสนเทศทดจะตองสามารถตรวจสอบความถกตองได โดยอาจตรวจสอบจากแหลงทมาของสารสนเทศ ดงนนสารสนเทศใด ๆ จะตองสามารถระบไดวาเปนผลลพธจากการประมวลผลขอมลอะไรบาง จากแหลงขอมลใดบาง ทงนเพอประโยชนในการใชงาน

2.2 ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (information system) หมายถง กลมของระบบงานทประกอบดวยอปกรณฮารดแวรและซอฟตแวรหรอโปรแกรมคอมพวเตอร ทท างานรวมกนมหนาทในการรวบรวม ประมวลผล จดเกบ และแจกจายขอมลขาวสารเพอสนบสนนการด าเนนงานภายในองคกร

2.2.1 โครงสรางของระบบสารสนเทศจากความหมายของระบบสารสนเทศ ท าใหสามารถแสดง

โครงสรางของระบบสารสนเทศไดเปน 3 สวนหลก ๆ ไดแก สวนการน าขอมลเขาสระบบ สวนการประมวลผลขอมล และสวนการแสดงผลลพธ ดงรปตอไปน

Process

ENVIRONMENT

ORGANIAZTION

Suppliers Customers

Regulatory Agencies Stockholders Competitors

ProcessingClassifyArrangeCalculate

Input Output

INFORMATION SYSTEM

Feedback

โครงสรางแตละสวนของระบบสารสนเทศมรายละเอยดดงตอไปน1) สวนการน าขอมลเขาสระบบ (input) เปนสวนของการรวบรวมขอมล

ทจ าเปนส าหรบการท างานและการประมวลผล น าเขาสระบบการประมวลผล วธการน าขอมลเขาสระบบอาจแตกตางกนไปขนอยกบลกษณะของขอมลและลกษณะของการน าไปประมวลผล การน าเขาขอมลสามารถใชอปกรณตาง ๆ เชน การบนทกผานทางแปนพมพ การสแกนผานเครองสแกนเนอร การน าเขาดวยเครองตอกบตร เปนตน

2) สวนการประมวลผลขอมล (processing) เปนการน าขอมลทน าเขามาผานกระบวนการใดกระบวนการหนงเพอปรบเปลยนขอมลนนใหอยในรปแบบทตองการ เชน การเรยงล าดบ การจดกลม และการค านวณตามเงอนไขตาง ๆ เปนตน โดยวธทใชในการประมวลผลอาจจะกระท าดวยคนหรอใชเครองมออน ๆ เชน เครองคอมพวเตอร เครองคดเลข

3) สวนการแสดงผลลพธ (output) เปนการน าผลทไดจากการประมวลผลขอมลน าเสนอตอผใชในรปแบบทผใชตองการ โดยทวไปจะอยในรปแบบของเอกสารหรอรายงานสารสนเทศตาง ๆ เชน รายงานยอดขาย รายงานสนคา รายงานสรปคาใชจาย เปนตน นอกจากนผลลพธอาจจะอยในรปแบบอนเชน ไฟลขอมลทผานการประมวลผลเพอน าไปใชในการด าเนนงานในสวนงานอนตอไป

ในบางครงผลลพธทไดจากการประมวลผลอาจจะไมเหมาะสมหรอไมตรงตามความตองการของผใช โครงสรางของระบบสารสนเทศจงมสวนขอมลยอนกลบ หรอสวนตอบสนอง (feedback) นนคอ สวนสารสนเทศทเปนผลลพธจะถกสงกลบไปยงสวนของการน าขอมลเขาสระบบ เพอท าการตรวจสอบความถกตอง หรอเพอปรบปรงขอมลน าเขาใหเหมาะสม เพอใหไดผลลพธตามความตองการอกครง

2.2.2 ประโยชนของระบบสารสนเทศ

1) เพมประสทธภาพในการด าเนนงาน การน าเทคโนโลยสารสนเทศมาสรางระบบสารสนเทศทดจะชวยใหองคกรสามารถด าเนนงานไปไดดวยดในทกดานเชน การปฏบตงานของพนกงาน สงเสรมดานการตลาด การผลต เปนตน

2) สนบสนนการบรหารงานของผบรหาร ระบบสารสนเทศทดจะเปนการสรางสารสนเทศทดและเหมาะสมส าหรบการบรหารงานหรอการตดสนใจด าเนนงานของผบรหารได การบรหารงานของผบรหารจะครอบคลมในการตดสนใจทกสวนงาน

3) เพมชองทางในการแขงขน องคกรใดทสามารถใกลชดกบลกคา มผลตภณฑทถกใจลกคา และใหบรการลกคาไดทนททตองการ องคกรนนจะสามารถประสบความส าเรจไดโดยงาย การเขาถงลกคามหลากหลายชองทางซงในปจจบนนนยมใชระบบสารสนเทศมาชวยในการเพมชองทางการแขงขน

4) เพมคณภาพชวตในการท างาน จากการทระบบสารสนเทศสามารถน ามาชวยในการด าเนนงานภายในองคกรไดทกสวนงาน การด าเนนงานเปนไปไดดวยความสะดวก รวดเรว และมประสทธภาพ การตดตอภายในและภายนอกองคกรสามารถท าไดโดยงาย ท าใหการท างานของพนกงานทปฏบตงานในองคกรมประสทธภาพ ลดความยงยากในการท างานลง คณภาพชวตของพนกงานกจะดขนดวยเชนเดยวกน

5) ชวยใหองคกรมความไดเปรยบในการด าเนนงาน เมอระบบสารสนเทศมความกาวหนา การรบรขาวสารตาง ๆ จงสามารถเขาถงไดดวยความสะดวกและรวดเรว ดงนน ผบรหารงานจงสามารถรบรขาวสารทจ าเปนในการบรหารงานไดรวดเรว นอกจากนยงสามารถรบรขาวสารดาน ตาง ๆ ของคแขงไดโดยงายเชนเดยวกน ผบรหารสามารถน าขาวสาร ตาง ๆ นนมาใชในการประกอบการตดสนใจในการบรหารงานได เปนการเพมประสทธภาพในการบรหารงาน สงผลถงความไดเปรยบในการด าเนนงานขององคกร

2.3 ความส าคญของระบบสารสนเทศ

1) เพมประสทธภาพในการด าเนนงาน การน าเทคโนโลยสารสนเทศมาสรางระบบสารสนเทศทดจะชวยใหองคกรสามารถด าเนนงานไปไดดวยดในทกดานเชน การปฏบตงานของพนกงาน สงเสรมดานการตลาด การผลต เปนตน

2) สนบสนนการบรหารงานของผบรหาร ระบบสารสนเทศทดจะเปนการสรางสารสนเทศทดและเหมาะสมส าหรบการบรหารงานหรอการตดสนใจด าเนนงานของผบรหารได การบรหารงานของผบรหารจะครอบคลมในการตดสนใจทกสวนงาน

2.3.1 การทาทายของเศรษฐกจโลก

การด าเนนธรกจใหประสบความส าเรจ ระบบสารสนเทศจงมความจ าเปนเพมมากขนเรอย ๆ เพอชวยขยายโอกาสทางเศรษฐกจทงระดบทองถนและระดบประเทศ หรอระดบโลก ในยคของสงคมและเศรษฐกจฐานความร (knowledge-based economy) องคกรจ าเปนจะตองมระบบสารสนเทศทเหมาะสมและมประสทธภาพทดพอเพอประโยชนในการด าเนนงานและการขยายตวขององคกร

2.3.2 การแขงขนทางการคาระบบสารสนเทศเปนปจจยทส าคญในการแขงขนกนระหวาง

องคกร องคกรใดทสามารถน าระบบสารสนเทศมาประยกตใชใหเหมาะสมแลว จะเปนการชวยใหองคกรนนไดเปรยบในการแขงขนกบคแขงได ไมวาจะเปนการประยกตใชดานการด าเนนงานภายในองคกร การผลต การออกแบบผลตภณฑ การตดตอสอสาร

โดยเฉพาะอยางยงดานการตลาด และการสงเสรมการขาย ระบบสารสนเทศสามารถชวยใหขอมลของสนคากระจายไปสลกคาไดอยางกวางขวาง เปนการเพมชองทางการจ าหนายและเพมยอดการจ าหนายสนคาได เมอแตละองคกรพยายามทจะน าระบบสารสนเทศมาใชในการด าเนนงานแลวจงสงผลใหเกดการแขงขนกนทางธรกจมากขน

2.3.3 การขยายเครอขายทางการคารปแบบการด าเนนธรกจในปจจบนจะตองมการปรบปรงและ

เปลยนแปลงใหเหมาะสมกบลกษณะของสงคมในปจจบนทเปลยนแปลงไป ลกคาตองการความสะดวก การเอาใจใสในการใหบรการ นอกเหนอจากการซอสนคามาบรโภคเพยงอยางเดยว เชน ธรกจเฟรนไชส (franchise) และธรกจออนไลนในลกษณะของการพาณชยอเลกทรอนกส (e-commerce)

2.3.4 ความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศเมอเทคโนโลยสารสนเทศมการพฒนาประสทธภาพมากขน

องคกรจงสามารถน าเทคโนโลยสารสนเทศมาใชสรางระบบสารสนเทศทมคณภาพและเพมประสทธภาพในการท างานไดมากยงขนเชนกน

ซงจะสงผลถงการสรางโอกาสทางธรกจ การใหบรการลกคา การบรหารงานและการด าเนนงานทสะดวก รวดเรว สงผลถงประสทธภาพโดยรวมของการด าเนนงานในธรกจ

2.4 ประเภทของระบบสารสนเทศ

2.3.4 ความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศเมอกลาวถงค าวา ระบบสารสนเทศ โดยทวไปจงเปนระบบทน า

เทคโนโลยสารสนเทศเขามาประยกตใชหรอทเรยกวา ระบบสารสนเทศองคอมพวเตอร (CBIS : Computer-based Information

Systems)

ในทนจะขอกลาวถงประเภทของระบบสารสนเทศทจ าแนกตามลกษณะการด าเนนงานโดยเปนระบบทองคอมพวเตอร

ระบบสารสนเทศแบงออกไดเปน 6 ประเภทไดแก ระบบประมวลผลรายการ ระบบผเชยวชาญ ระบบส านกงานอตโนมต ระบบสารสนเทศเพอการจดการ ระบบสนบสนนการตดสนใจ และระบบสารสนเทศส าหรบผบรหาร

แสดงชนดของระบบสารสนเทศตามระดบการจดการภายในองคกร

2.4.1 ระบบการประมวลผลรายการ (TPS : Transaction Processing System)

ระบบการประมวลผลรายการเปนระบบทชวยในการท างานภายในองคกรทตองมการท างานเปนประจ าซ า ๆ กนทกวนหรอบอย ๆ ระบบการประมวลผลรายการอาจเรยกอกอยางหนงวา ระบบประมวลผลขอมล (DPS : Data Processing System) โดยระบบประมวลผลรายการจะมการจดการกบขอมลทเกดขนในแตละวนของการด าเนนงาน

การท างานของการประมวลผลรายการ

2.4.2. ระบบสารสนเทศเพอการจดการ (MIS : Management Information System)

ระบบสารสนเทศเพอการจดการเปนการประมวลผลโดยน าขอมลจากระบบประมวลผลรายการมาท าการสรปเปนสารสนเทศ เชน การน าขอมลจากการประมวลผลรายการขายสนคามาท าการสรปยอดการขายสนคาแตละชนดในแตละวนหรอแตละสปดาห โดยทวไปสารสนเทศทไดจะเปนรายงานในรปแบบตาง ๆ หรออยในรปของตาราง กราฟ แผนภาพ ขนอยกบลกษณะของขอมลนน ๆ สารสนเทศจะตองจดท าใหอยในรปแบบทสามารถน าไปใชประกอบในการบรหารงานของหวหนางานไดโดยสะดวกและเขาใจงาย

2.4.3 ระบบสนบสนนการตดสนใจ (DSS : Decision Support System)

ระบบสนบสนนการตดสนใจเปนระบบทน าขอมลจากแหลงตาง ๆ ทงภายใน ภายนอก รวมทงขอมลจากระบบสารสนเทศเพอการบรหาร น ามาประมวลผลเพอใหไดสารสนเทศส าหรบการบรหารงานของผบรหาร โดยทวไปจะเปนผบรหารระดบสงซงจะตองมการตดสนใจในการบรหารงานทงการตดสนใจแบบกงโครงสราง (semistructured

decision) และการตดสนใจทไมมโครงสราง (unstructured

decision)

ระบบสนบสนนการตดสนใจอาจจะเรยกวา คลงขอมล (data warehouse) ซงมลกษณะพเศษดงตอไปน

1) DSS สามารถอานสารสนเทศจากคลงขอมลไดเพยงอยางเดยว (read-only) ไมสามารถแกไขสารสนเทศภายในคลงขอมลได

2) คลงขอมลจะเกบสารสนเทศไว 3 ประเภทไดแก สารสนเทศทเปนสวนรายละเอยด สวนทเปนผลสรป และสวนทเปนสารสนเทศกรณเฉพาะ

3) สามารถเขาถงขอมลไดทงผใชล าดบสดทาย (end user) และผบรหาร4) เตรยมเครองมอทสนบสนนการตดสนใจ เชน โปรแกรมทางดานตารางค านวณ

โปรแกรมทางดานการจดการฐานขอมล และโปรแกรมวเคราะหงานทางสถตเปนตน

ขอแตกตางของระบบสารสนเทศทง 3 ระบบไดแก ระบบประมวลผลรายการ ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร และระบบสนบสนนการตดสนใจ โดยใชกรณศกษารานใหเชาวดโอ ตวอยางลกษณะงานของระบบ TPS, MIS และ DSS

TPS

บนทกขอมลของลกคา และประเภทของวดโอทถกเชาในแตละวน

MIS

จดท าสรปรายงานยอดผเชาวดโอประจ าวนหรอประจ าเดอน โดยแยกเปนลกษณะของลกคาทมาเชา ประเภทของวดโอทเชา ตามชวงเวลาตาง ๆ หรอตามเทศกาล

DSS

วเคราะหผลการเชาวดโอเพอแสดงแนวโนมของประเภทวดโอทไดรบความนยมของลกคาแตละประเภท วเคราะหชวงเวลาทวดโอแตละประเภททถกเชา เพอจะไดน าผลเหลานนมาประกอบในการตดสนใจ จดหาประเภทวดโอและจ านวนวดโอใหเพยงพอตอความตองการของลกคาในแตละชวงเวลา

2.4.4 ระบบสารสนเทศเพอผบรหารระดบสง (EIS : Executive Information System)

ระบบสารสนเทศเพอผบรหารระดบสงอาจเรยกอกอยางหนงวา ระบบสนบสนนผบรหารระดบสง (ESS : Executive Support System)

เปนระบบสารสนเทศทมการจดเตรยมขอมลทกอยางทเกยวของส าหรบผบรหารระดบสงในการบรหารงาน ทงขอมลจากภายนอกองคกรและขอมลภายในองคกร โดยมการจดระบบทผบรหารสะดวกในการใชงาน ผบรหารเขาถงขอมลและสามารถน ามาใชในการบรหารงานดานตาง ๆ เชน การก าหนดนโยบายในการด าเนนงาน การวางแผนกลยทธ และการจดการดานการลงทน เปนตน

ตารางแสดงคณลกษณะและความสามารถของระบบ EIS ทวไปคณภาพของสารสนเทศมความยดหยนสง เปนสารสนเทศทมความสมบรณเปนสารสนเทศทมความทนสมย เชอมโยงขอมลสวนตาง ๆ เขาดวยกนไดเปนสารสนเทศทเชอถอได เปนสารสนเทศทสามารถตรวจสอบไดความสะดวกของผใชใชงานงาย เขาใจงาย ใชงานรวมกบฮารดแวรไดหลากหลายรปแบบแสดงผลในรปแบบ GUI ไดด มระบบรกษาความปลอดภยและควบคมการเขาใชเชอมโยงกบเครอขายอนเตอรเนตได มระบบแนะน าการใชงานความสามารถทางเทคนคเขาถงแหลงขอมลไดทวโลก สบคนขอมลเกาและปจจบนไดพรอมกนเขาถงขอมลภายในจดหมายอเลกทรอนกสได ใชพยากรณขอมลไดเรยกใชงานขอมลจากภายนอกได บงชปญหาและสาเหตของปญหาไดเขยนค าอธบายขอมลได มระบบวเคราะหแบบ Ad Hocประโยชนทไดรบเพมประสทธภาพของระบบสนบสนนการตดสนใจ เขาถงขอมลไดสะดวกประหยดเวลา ท าใหวางแผนงานไดงายและมประสทธภาพเพมประสทธภาพในการสอสารขอมล ชวยคนหาปญหาและทางแกไข

2.4.5 ระบบผเชยวชาญ (ES : Expert System)

ระบบผเชยวชาญเปนระบบทมความซบซอนในการท างานมากทสด ระบบผเชยวชาญจะมการรวบรวมขอมลตาง ๆ ปญหา แนวทางการแกไขปญหา และสวนอน ๆ ทจ าเปนและเกยวของ จากนนจะท าการวเคราะหและประมวลผลขอมลตามทผใชตองการ โดยปญหาทผใชระบบผเชยวชาญชวยนสวนใหญแลวจะเปนปญหาทมความสลบซบซอนมากเกนกวาทจะสามารถคดหรอตดสนใจเองได

ระบบผเชยวชาญจะใชองคความรตาง ๆ ทรวบรวมไวมาใชในการหาชองทางในการแกไขปญหาเพอใหใกลเคยงกบสถานการณทระบใหมากทสด โดยทวไปผใชระบบผเชยวชาญจะเปนผใชหรอพนกงานกลมทมความรสง (knowledge workers) เชน วศวกร หมอ นกกฎหมาย และนกวทยาศาสตร เปนตน

2.4.6 ระบบส านกงานอตโนมต (OAS : Office Automation System)

1) โปรแกรมตารางค านวณ (Spreadsheet) เชน MS Excel

2) โปรแกรมประมวลผลค า (Word Processing) เชน MS Word

3) โปรแกรมส าหรบน าเสนองาน (Presentation) เชน MS PowerPoint

4) โปรแกรมส าหรบการออกแบบรปภาพตาง ๆ (Graphics) เชน Adobe

Photoshop

5) โปรแกรมทเกยวของกบการใชงานเครอขายอนเตอรเนต เชน MS Internet

Explorer

ระบบส านกงานอตโนมตควรจะมคณลกษณะดงตอไปน (พนดา พานชกล)1) มการเกบรวบรวมสารสนเทศตาง ๆ ทเกยวของกบกลมบคคลทกกลมไวเพอการใช

งาน2) ชวยการท างานอตโนมตตาง ๆ ไดแก

2.1) การประมวลผลค า (word processing)

2.2) สงขอความอเลกทรอนกสหรอจดหมายอเลกทรอนกส (E-mail)

2.3) การท างานรวมกนดวยเครอขายคอมพวเตอร (work group computing)

2.4) การก าหนดการท างานรวมกน (work group scheduling)

2.5) เอกสารอเลกทรอนกสหรอรปภาพ (electronic document)

2.6) การจดการกระแสการท างาน (work flow management)

3) มการประยกตใชเทคโนโลยระหวาง OAS กบ TPS ไดแก3.1) เทคโนโลยการสรางแบบฟอรมอเลกทรอนกส (electronic form technology)เปนการชวยสรางแบบฟอรมอเลกทรอนกสเพอใหสามารถใชงานรวมกบฐานขอมลของระบบประมวลผลรายการได3.2) เทคโนโลยการท างานรวมกนเปนกลม (work group technology) เชน โปรแกรม Lotus Notes เพอเตรยมวธการส าหรบการท างานมมการใชงานของผใชหลายคนเพอเขาถงและปรบปรงขอมลรวมกนจากการท างานทเกดขนประจ าวน3.3) เทคโนโลยขอความอเลกทรอนกส (electronic messaging technology) พนกงานสามารถตดตอสอสารกนไดดวยการสงขอความอเลกทรอนกส3.4) เทคโนโลยชดโปรแกรมส านกงานอตโนมต (office automation suite technology) น าโปรแกรมทใชในส านกงานมาประยกตใชรวมกน3.5) เทคโนโลยรปภาพ (imaging technology) เปนการผสมผสานกนระหวางรปภาพและแบบฟอรมอเลกทรอนกสเพอใชในการท างานหรอเปนการสแกนรปภาพนนเอง

2.5 ความสมพนธระหวางระบบสารสนเทศแตละประเภท

ระบบสารสนเทศแตละประเภทสามารถท างานรวมกนและใชสารสนเทศรวมกนได ซงจะเปนการเพมประสทธภาพของการด าเนนงานใหมากขน ถงแมวาระบบสารสนเทศแตละประเภทจะมวตถประสงคทแตกตางกนไปกตาม การเชอมโยงการท างานรวมกนสงผลใหมการสนบสนนการท างานซงกนและกนได เชน ระบบประมวลผลรายการจะเปนระบบทมขอมลพนฐานทถกน าไปใชเปนขอมลน าเขาของระบบสารสนเทศอน ๆ เพอการประมวลผล เปนตน ความสมพนธแตละระบบน าเสนอไดดงรปตอไปน

ความสมพนธระหวางระบบสารสนเทศแตละประเภท

2.6 ระดบของผใชและสารสนเทศ

โดยทวไปแลวจะมการแบงระดบของผใชสารสนเทศในองคกรเปน 4 ระดบตามหนาทและความรบผดชอบในการท างานไดแก ระดบผบรหารสงสด ระดบผบรหารระดบกลาง ระดบผบรหารระดบลางหรอระดบผจดการ และระดบพนกงานปฏบตการ

หนาทของผใชระบบสารสนเทศแตละระดบมดงตอไปน2.6.1 ผปฏบตงาน (workers)

เปนบคลากรทมหนาทในการปฏบตงานประจ าหรอกจกรรมประจ าวนทเกดขน รวมทงท าหนาทสนบสนนและอ านวยความสะดวกใหกบบคลากรในฝายอน ๆ ดวย เชน พนกงานฝายบญช พนกงานฝายการตลาด พนกงานพมพเอกสาร พนกงานประชาสมพนธ เปนตน

พนกงานเหลานจะมการปฏบตงานโดยท าตามขนตอนทไดก าหนดไวแลวโดยไมมการตดสนใจในการด าเนนงาน หรอถามการตดสนในกจะเปนการตดสนใจทเลกนอย

2.6.2 ผบรหารระดบลาง (lower manager)

เปนผทมหนาทคอยดแลการปฏบตงานในฝายตาง ๆ ของพนกงานระดบปฏบตการใหด าเนนไปไดดวยด ผบรหารระดบลางจะคอยควบคมดแลใหกจกรรมประจ าวนขององคกรสามารถด าเนนไปไดอยางปกต

นอกจากนจะคอยแกปญหาหรอตดสนใจเมอมปญหาเกดขน แตปญหาทตองตดสนใจจะเปนปญหาทอยภายในขอบเขตหนาทของตนเองเทานน เชน หวหนาคนงาน หวหนาฝาย ผจดการส านกงาน เปนตน

2.6.3 ผบรหารระดบกลาง (middle manager)

เปนผบรหารทมหนาทในการก ากบดแลผบรหารระดบลาง นอกจากนยงมหนาทในการวางแผนการด าเนนงานในกจกรรมตาง ๆ ภายในองคกร เพอใหการด าเนนงานนนสามารถบรรลวตถประสงคทไดรบผบรหารระดบสง

ผบรหารระดบกลางจะเปนตวกลางคอยประสานงานระหวางผบรหารระดบลาง ผปฏบตงาน และผบรหารระดบสง เชน ผจดการฝายขาย ผจดการฝายการผลต ผจดการฝายการตลาด และผจดการฝายบคคล เปนตน

2.6.4 ผบรหารระดบสง (top manager)

ผบรหารระดบสงอาจเรยกกนทวไปเปน senior manager หรอ executive manager กได ผบรหารระดบสงขององคกรจะเปนผทมหนาทรบผดชอบเกยวกบการวางแผนกลยทธ ก าหนดเปาหมายและวตถประสงคในการด าเนนงานขององคกร ควบคม ดแล การด าเนนงานในภาพรวมขององคกร วเคราะหขอมลผลการด าเนนงาน เชน ประธานบรษท รองประธานบรษทกรรมการผบรหาร และผจดการทวไป เปนตน

ลกษณะของระบบสารสนเทศทใชโดยสวนใหญแลวจะมาจากหลายแหลงขอมลทงภายในและภายนอกองคกร เชน ขอมลดานการตลาดของคแขงทางการคา ขอมลการเปลยนแปลงดานเศรษฐกจของประเทศ และขอมลวเคราะหผลการด าเนนงานขององคกร เปนตน

2.7 การพฒนาระบบสารสนเทศ

การพฒนาระบบสารสนเทศในทนน าเสนอวธการพฒนาแบบวงจรชวต (SDLC : System Development Life Cycle) ซงแบงเปนขนตอนของการพฒนาระบบสารสนเทศไดเปน 7 ขนตอนดงรปตอไปน

(System Investigation)

(System Analysis)

(System Design)

(Programming)

(System Testing)

(Implementation)

& (Operation&Maintenance)

ขนตอนการพฒนาระบบสารสนเทศแบบวงจรชวต

2.7.1 การส ารวจระบบ

เปนขนตอนการศกษาปญหาทเกดขนในระบบงาน ศกษาความเปนไปไดในการแกไขปญหาทเกดขนนน ๆ โดยการศกษาความเปนไปไดอาจพจารณาจากความเปนไปไดทางดานเทคนคเชน ฮารดแวร ซอฟตแวร ระบบเครอขายทจะน ามาใชในการแกไขปญหาและพฒนาระบบ และอปกรณดานเทคโนโลยทมในองคกร

เนองจากการน าเทคโนโลยสารสนเทศททนสมยเขามาใชในการท างาน มผลกระทบโดยตรงตอการเปลยนแปลงการท างานของบคลากร ดงนนการศกษาความเปนไปไดดานพฤตกรรมของบคลากรทมแนวโนมในการยอมรบการพฒนาจงเปนสงทส าคญเชนเดยวกน

2.7.2 การวเคราะหระบบ

เมอท าการศกษาความเปนไปไดวาสามารถพฒนาระบบสารสนเทศไดแลว ขนตอนตอไปคอการวเคราะหระบบไดแก การวเคราะหความตองการของสารสนเทศ ขนตอนการด าเนนงานในกจกรรมขององคกร และขอมลอน ๆ ทเกยวของ โดยเฉพาะอยางยงปญหาทเกดขนในการท างาน การวเคราะหระบบในสวนของความตองการสารสนเทศอาจเกดปญหาขนไดแก

1) ปญหาของหนวยงานอาจจะยงไมสามารถก าหนดไดชดเจน2) ผใชอาจไมทราบวาปญหาคออะไร ความตองการของตนเองเปนอยางไร หรออะไรคอ

สงทตนเองตองการ3) ผใชอาจมความเหนขดแยงกนเรองวธการท างานและปญหาขององคกร4) ปญหาขององคกรอาจจะไมเกยวของกบสารสนเทศแตตองการแกไขปญหาโดยวธอน

มากกวา เชน การเปลยนแปลงวธการจดการหรอการอบรมเพมเตม

2.7.3 การออกแบบระบบ

เปนการออกแบบวธการแกไขปญหาทเกดขนในการท างานขององคกร โดยอาศยขอมลทไดจากการวเคราะหระบบในขนตอนทสอง การออกแบบระบบมงเนนการแกปญหาทเกดขนนนอยางไร สวนทเกยวของกบการออกแบบระบบสารสนเทศมหลายสวน เชน ระบบฐานขอมล ขนตอนการท างาน ออกแบบสวนตดตอกบผใช ออกแบบสวนน าเขาขอมลและสวนแสดงผลลพธหรอสารสนเทศ และออกแบบโปรแกรม

2.7.4 การเขยนโปรแกรม

การเขยนโปรแกรมหรอการพฒนาโปรแกรม นกวเคราะหระบบจะตองมการตดสนใจรปแบบของการพฒนาโปรแกรมเชน การเขยนโปรแกรมเอง การซอโปรแกรมส าเรจรปมาประยกตใช หรอการจางบรษทรบจางเขยนโปรแกรมพฒนาโปรแกรมให โดยการเขยนโปรแกรมจะตองตงอยบนพนฐานของการออกแบบโปรแกรมทออกแบบไวในขนตอนท 3 เพอใหการเขยนโปรแกรมไดอยางถกตอง ตรงตามความตองการใชงานของผใชใหมากทสด

2.7.5 การทดสอบระบบ

การทดสอบระบบ เปนขนตอนทเกดขนไดพรอม ๆ กบขนตอนการเขยนโปรแกรม เนองจากเมอเขยนโปรแกรมในแตละสวนงานยอยเรยบรอยแลว สามารถทดสอบความถกตองของการท างานของโปรแกรมนน ๆ ไดเลยทนท ซงสถานการณและขอมลทใชอาจจะเปนขอมลทสมมตขนมา เมอมขอผดพลาดกสามารถแกไขและปรบปรงไดทนท นอกจากนเมอมการเขยนโปรแกรมเรยบรอยแลวทกสวน การทดสอบระบบอาจจะเปนการทดสอบกบสถานการณจรงและขอมลจรงกอนทจะน าโปรแกรมไปตดตงจรง เนองจากการทดสอบระบบจะเปนการตรวจสอบความมนใจวา ระบบทพฒนาขนมาไมมขอบกพรอง หรอมขอบกพรองนอยทสด

2.7.6 การน าไปตดตง

เมอทดสอบโปรแกรมทพฒนาส าหรบการใชงานเรยบรอยแลว ขนตอนตอไปคอ การน าไปตดตงเพอใชงานจรง โดยวธการตดตงมไดหลายวธ การจะเลอกวาตองใชวธใดในการตดตงนนใหพจารณาจากความเหมาะสมของลกษณะงานแตละงาน วธการตดตงระบบงานมดงตอไปน

1) การตดตงเพอใชงานใหมทนท (direct installation) เปนวธการตดตงดวยการหยดใชระบบงานเดม และเปลยนมาใชระบบงานใหมทนท การตดสนใจดวยการตดตงวธนเนองมาจากระบบงานเดมและระบบงานใหมมความแตกตางกนโดยสนเชง ไมสามารถน าผลลพธจากระบบงานทงสองนมาเปรยบเทยบกนได วธการตดตงนอาจเรยกวา immediate cutover ซงถอเปนวธการตดตงทงายทสด แตกมขอเสยคอ อาจเกดขอผดพลาดในระบบใหมทคาดไมถง ซงเปนสาเหตของการหยดชะงกของระบบงานได

2) การตดตงแบบคขนาน (parallel installation) เปนวธการตดตงทมการปฏบตงานทงระบบใหมขนานกนไปกบระบบเดม ซงปกตมกจะด าเนนการควบคกนไปสกระยะหนง การตดตงดวยวธนจะเปนการเพมภาระงานใหกบพนกงานเปนสองเทา กลาวคอ ในระหวางทมการใชงานระบบใหมดวยการบนทกหรอปอนขอมล ระบบงานเดมกจะไดรบการด าเนนการดวย หากกรณทระบบใหมเกดปญหาขน กจะไมสงผลกระทบใด ๆ เนองจากระบบงานเดมกยงคงด าเนนการปกต โดยระบบจะสมบรณตอเมอการด าเนนงานของระบบใหมเปนไปอยางไมมปญหาหรอไมพบขอผดพลาดได ๆ จนกระทงมนใจ แลวจงคอยด าเนนการใชระบบใหม และยกเลกใชงานระบบเดมในทสด

3) การตดตงแบบทละเฟส (phased installation) เปนการตดตงทมก าหนดเปนระยะ ๆ โดยแตละระยะจะมการเพมองคประกอบหรอฟงกชนการท างานของระบบ เชน การตดตงระบบทละระบบยอย และระยะตอไปกจะตดตงระบบยอยอน ตอไปจนกระทงครบทกระบบ

4) การตดตงแบบโครงการน ารอง (pilot project) เปนวธการตดตงทมความคลายคลงกบวธการตดตงแบบทละเฟส โดยจะด าเนนการตดตงระบบเฉพาะสวนงานใดสวนงานหนงกอน เชน ตดตงทละแผนก และดแลผลงาน หากประสบความส าเรจกจะใชงานทดแทนระบบงานเดมและขยายการตดตงในสวนงานอน ๆ ตอไป ซงการตดตงลกษณะนเหมาะกบองคกรทมหลายสาขา

2.7.7 การด าเนนการและการบ ารงรกษา

เมอมการตดตงระบบงานใหมทดแทนระบบงานเดมเรยบรอยแลวและมการใชงานทสมบรณแลว ระบบจ าเปนจะตองมการบ ารงรกษาเปนระยะ ๆ เนองจากอาจมขอผดพลาดหรอมความตองการใหมเกดขนในระบบสารสนเทศ นอกจากนอาจจะตองมการปรบปรงระบบงานใหมความทนสมยอยเสมอ การบ ารงรกษาระบบมหลายลกษณะดงตอไปน

1) การตรวจสอบความถกตองของโปรแกรม ซงเปนขนตอนทตองท าตอเนองไปตลอดอายการท างานของระบบ เพอการใชงานทถกตองและมประสทธภาพ

2) การปรบปรงระบบใหทนสมยและมความสอดคลองกบการเปลยนแปลงของเงอนไขการปฏบตงานทอาจเปลยนแปลงไป เชน มระเบยบราชการใหม การแกปญหาไวรสคอมพวเตอรตวใหม หรอเงอนไขการท างานของระบบเปลยนแปลงไป เปนตน

3) การเพมหนาทท างานใหกบระบบโดยไมกระทบการท างานโดยรวมของระบบ

2.8 สรป

ระบบสารสนเทศ เปนระบบการประมวลผลขอมลเพอใหไดสารสนเทศทตรงตามความตองการของผใชใหมากทสด โครงสรางการท างานของระบบสารสนเทศประกอบดวย สวนน าเขาขอมล สวนประมวลผล และสวนแสดงผลลพธ ระบบสารสนเทศมความส าคญตอการด าเนนงานในปจจบนเปนอยางมากโดยมการจดประเภทของระบบสารสนเทศใหเหมาะสมกบลกษณะงานของผใช เชน ระบบการประมวลผลรายการ ระบบสารสนเทศเพอการจดการ และระบบสนบสนนการตดสนใจ ซงระดบของผใชระบบสารสนเทศกจะแตกตางกนไป ดงนนการพฒนาระบบสารสนเทศทดจงเปนสงทตองค านงถง โดยทวไปการพฒนาระบบสารสนเทศจะมขนตอนการท างานตามวงจรการพฒนาระบบ SDLC ซงประกอบดวย 7 ขนตอนไดแก การส ารวจระบบ การวเคราะหระบบ การออกแบบระบบ การเขยนโปรแกรม การทดสอบระบบ การตดตงระบบ และการบ ารงรกษาระบบงาน ทงนเพอใหไดระบบสารสนเทศทมประสทธภาพในการประยกตใชงาน

แบบฝกหดทายบท1) จงอธบายความหมายของขอมลและสารสนเทศ2) จงอธบายคณสมบตทดของขอมลและสารสนเทศ3) โครงสรางของระบบสารสนเทศประกอบดวยอะไรบาง พรอมอธบายรายละเอยด4) จงอธบายประโยชนของการประยกตใชระบบสารสนเทศในการด าเนนงานขององคกร5) จงยกตวอยางระบบสารสนเทศทใชวธการจ าแนกตามชอหนวยงาน และวธการจ าแนกตามหนาทของงาน

อยางนอยวธละ 4 ตวอยาง6) จงอธบายรายละเอยดของระบบสารสนเทศแตละประเภทดงตอไปน

6.1) TPS 6.2) MIS 6.3) DSS 6.4) EIS 6.5) ES 6.6) OAS7) ระบบ TPS และระบบ MIS มคณลกษณะทเหมอนและแตกตางกนอยางไร อธบายรายละเอยดพรอม

ยกตวอยาง8) จงอธบายความสมพนธระหวางระบบสารสนเทศแตละชนด9) จงอธบายหนาทของผใชระบบสารสนเทศในแตละระดบ10) วงจรการพฒนาระบบสารสนเทศ (SDLC) มกขนตอน อธบายรายละเอยดในแตละขนตอน11) ขนตอนการตดตงหรอปรบเปลยนระบบงานเกาเปนระบบงานใหมมกวธ อธบายรายละเอยด