บทท 4 ผลการปฎบตงานตามโครงงาน

4.1 ขนตอนการเคลยรบล

การน าเอกสารทรบจากแผนกตาง ๆ ในส านกงานเอง และทไดรบจากลกคา มาวเคราะห

รายการเพอใหรหสบญช (Classification) การใหรหสเอกสารตาง ๆ เพอจดแฟมเอกสารตาม

ประเภท การใหเลขทใบส าคญ (Voucher) และการจดแฟมเอกสารเพอสงแผนกคอมพวเตอร

1. เคลยรบลคาใชจาย คอ การทเราไดซอสนคาและบรการ ช าระเปนเงนสดหรอเชค และ

ตดบญชธนาคาร ใหกบเจาของกจการ เพอทจะไดสนคาหรอบรการนนมา เชน คาน าประปา คา

ไฟฟา คาน ามนรถ คาใชจายเบดเตลด เงนเดอน คาไปรษณย คาโทรศพทส านกงาน คาบรการ

อนเตอรเนท เปนตน เอกสารทใชประกอบการ คอ ใบเสรจรบเงน / ใบก ากบภาษ จากนนกมา

บนทกบญชใหถกตองตามหลกบญชค

1. สงเกตใบเสรจวาเปนคาใชจายอะไรและสวนมากคาใชจายทจายดวยเงนสดนน จะไดรบใบเสรจรบเงน/ใบกบก ากบภาษ มาทนท

2. ถาบลคาใชจายนนเปนคาใชจายเดยวกนและมวนทเดยวกนใหน ามารวมกน เชน คาน ามนรถ (บางบรษทมรถยนตหรอมอเตอรไซคหลายคนเพอไวใชงาน) คาไปรษณย เปนตน

3. จดเรยงเอกสาร มวธจดเรยงเอกสารดงน คอ ใหจดเรยงวนททนอยไปหาวนทมาก เพองานตอการคนหา

4. น าใบเสรจทไดเรยงวนทเรยบรอยแลวนนมาปะในกระดาษ A4 เพราะบางใบเสรจมขนาดเลกยากตอการเกบรกษาและอาจช ารดไดงาย ดงนนจงน ามาปะไวในกระดาษ A4 เพองายตอเกบเขาแฟม

5. ใหรหสบญช ในทนกคอการบนทกบญชนนเอง เปลยนจากการบนทกบญชเปนตวอกษรกกลายเปนบนทกรหสตวเลขแทน รหสตวเลขนนกมาจากผงบญชนนเอง เมอเราใหรหสบญชแลวกตองอธบายรายการอยางยอดวยเพอสะดวก เมอแผนกคอมพวเตอรคยขอมลเขาโปรแกรม Express

รปท 4.1 ตวอยางใบเสรจคาโทรศพทส านกงาน

วธการบนทกบญชคาโทรศพทส านกงาน DR.คาโทรศพทส านกงาน 100 ภาษซอ 7 CR.เงนสด 107 จายคาโทรศพทส านกงาน วนท11/01/53-10/02/53

รปท 4.2 ตวอยางใบเสรจคาน ามน (กรณไมขอคนภาษ) วธการบนทกบญชคาน ามนรถ DR. คาน ามน 6,000 CR. เงนสด 6,000 จายคาน ามนประจ า เดอน 5/51

รปท 4.3 ใบเสรจคาไปรษณย วธการบนทกบญชคาไปรษณย DR. คาไปรษณย 1,542 CR. เงนสด 1,542 จายคาไปรษณย เดอน10/2554

รปท 4.4 ใบเสรจคาน าประปา

วธการบนทกบญชคาน าประปา

DR. คาน าประปา 154.75 ภาษซอ 10.83 CR. เงนสด 165.58 จายคาน าประปาประจ า วนท 13/07/2556

รปท 4.5 ใบเสรจคาไฟฟา

รปท 4.6 ใบหกภาษ ณ ทจาย

วธการบนทกบญช คาไฟฟา หก ภาษ ณ ทจาย3%

DR. คาไฟฟา 452.56

ภาษซอ 31.68

CR. เงนสด 470.66

ภาษถก หก ณ ทจาย (452.56*3%) 13.58

จายคาไฟฟาเลขท 000056237052 วนท17/06/57

6. Run Voucher คอ การระบถงประเภทของบญชวาเปนประเภทใด วนเดอนป ล าดบทท

เกดเหตการณ ในทนจะใช สญญาแทนคอ PV หรอ OE กได ตวอยางเชน PV531216001 หรอ

OE531216001 ซงหมายความวา คาใชจายวนท 16 ธนวาคม 2553 ล าดบท 1 ทงสองสญญา

ลกษณนใหความหมายเหมอนกน และจะเขยนไวมมขวาบนของเอกสารเพองายตอการคนหาและ

งายตอการคยขอมลโปรแกรม Express

7. จดเรยงเอกสารเขาแฟม

8. เขยนใบสงหองคอม เพอทจะสงใหแผนกคอมพวเตอรท าการบนทกขอมลเขาโปรแกรม

9. เมอแผนกคอมคยขอมลเสรจ กจะรบเอกสารกลบมา จากนนกน าเอกสารทไดรบคนมา

นนมาท าการเกบเขาแฟมตามทไดจดประเภทไว

10. วธการเขาใชงานในโปรแกรม Express เพอคยขอมลเพม แกไขขอมล หรอตรวจสอบ

ความถกตอง จะมวธเขาโปรแกรมดงน

10.1 ดบเบลคลกไอคอนรปโปรแกรม Express 10.2 กรอกชอและรหสผานของเจาของเครอง 10.3 จะปรากฏหนาจอโปรแกรม Express

10.4 คลกค าวา “เรมระบบ” “ ลอกงวด” จากนนกดบเบลคลกสญลกษณเพอทท าจะท าการบนทกบญชเพมได

11.การบนทกขอมลลงในโปรแกรมส าเรจรปทางการบญช Express

ในขนตอนการบนทกบญชผานโปรแกรมส าเรจรปทางการบญชนนในแผนกทคณะผจดท าไปปฎบตงานนนจะมการสงตอใหแผนกคอมพวเตอรแตมบางรายการทจะตองบนทกเองจงไดยกตวอยางการบนทกบญชลงโปรแกรมส าเรจรปทางการบญชดงตอไปน การบนทกขอมลลงในโปรแกรมส าเรจรปทางการบญช Express ในสวนของซอเงนเชอ 11.1 เขาโปรแกรมไปทหนาเมนซอ > ซอเงนเชอ

รปท 4.7 แสดงวธการซอสนคาเปนเงนเชอ

11.2 แสดงวธการบนทกสนคาเปนเงนเชอ

รปท 4.8 บนทกสนคาเปนเงนเชอ

11.3 การใสเลขทใบรบสนคาและวนท

รปท 4.9 บนทกเลขทสนคารหสสนคา

11.4 การใสรหสผจ าหนายเพอเลอกผจ าหนายตามใบกากบภาษทไดจากผขาย

รปท 4.10 แสดงการปอนรหสผจ าหนาย

11.5 การปอนรายละเอยดรายการสนคาและราคาตอหนวยตามรายการของใบกากบภาษทไดรบจากผขาย

รปท 4.11 แสดงสนคาใหเลอก

11.6 การใสขอมลเรยบรอยตามรายการใบก ากบภาษ

รปท 4.12 แสดงการเพมขอมลเสรจสน

การบนทกขอมลในเมน “จายช าระหน

รปท 4.13 การเขาเมนจายช าระหน

11.7 การเพมขอมล คลกทรป หรอ กด Alt + A

รปท 4.14 แสดงหนาจอการเพมขอมลเจาหน

11.8 ใสขอมลการจายช าระหนตามเลขทใบวางบลทไดจดท าไวแลวใหเรยบรอย

รปท 4.15 แสดงรายการทจะจายช าระหน

11.9 ใสขอมลใหเรยบรอย

รปท 4.16 แสดงผลการเพมขอมลเสรจสน

12. กระดาษท าการ คอ เครองมอทชวยในการจดท างบการเงนใหงายขน โดยการปรบตวเลข

บญชจากการปรบปรงคาใชจายตาง ๆ และรวบรวมจ านวนเงนของคาใชจายเพอเปรยบเทยบกบ

บญชแยกประเภทในโปรแกรม Express เชน คาโทรศพท คาน าคาไฟ คาภาษรถยนตจายลวงหนา

คาเบยประจายลวงหนา คาสมาชกนตยาสารจายลวงหนา เงนเดอน เปนตน

การจดท ากระดาษท าการเกยวคาใชจายตาง ๆ มวธท าดงน

1. จดท ากระดาษ แบบฟอรมกระดาษท าการ

2. ดยอดยกมาจากกระดาษท าการของปทแลว วามคาใชจายใดบาง เชน คาเบยประภยอาคาร คาสมาชกนตยสาร คาภาษรถ เปนตน ทมยอดยกมาในงวดบญชนหรอไม ถามกน ามาใสในแบบฟอรม และตองดดวยวาในปปจจบนนนไดมการจายคาใชจายนอกหรอไม ถามกตองท าการปรบปรงเพอใหคาใชจายนนถกตองตามงวดบญช

3. ผลรวมทท าในกระดาษท าการและไดท าการปรบปรงแลวนนจะตองเทากบบญชแยกประเภทในโปรแกรม Express ถาไมเทากตองดวามการท าผดพลาดตรงไหนแลวท าการแกไข

4. น าตวเลขทไดปรบปรงและถกตองแลวไปจดท างบการเงนตอไป

การจดกระดาษท าการส าหรบเงนเดอน

ไดมการบนทกในแบบฟอรมกระดาษท าการทกเดอนและสรปยอดรวมเมอสนงวดบญชเพอท า

การเปรยบเทยบกบบญชแยกประเภทในโปรแกรม Express วาตรงหรอไม มวธท าดงน

จดท าแบบฟอรมกระดาษท าการ ขอมลทน ามาใสในแบบฟอรมกระดาษท าการสามารถดไดจากสลปเงนเดอนซงอยใน

แฟม คาใชจาย(PV) ในสลปกจะมรายละเอยดเชน จ านวนเงนเดอน คาท างานลวงเวลา ภาษหก ณ ทจาย เงนประกนสงคม เปนตน น าสวนนนมากรอกใสในแบบฟอรมของเงนเดอน

ใหรายระเอยดในแบบฟอรมกระดาษท าการเกยวกบภาษ หก ณ ทจาย วามใบเสรจรบเงนเลขทเทาไร จ านวนเงนเทาไรวนทจายเงนวนไหน เปนของงวดไหน สามารถดไดจากแฟม สมดรายวนทวไป(JV)

ใหรายละเอยดเกยวในแบบฟอรมกระดาษท าการเกยวกบ เงนประกนสงคม วามใบเสรจรบเงนเลขทเทาไร จ านวนเงนเทาไร วนทจายเงนวนไหน เปนของงวดไหน สามารถดไดจากแฟม คาใชจาย (PV)

เมอสนงวดบญชกท าการรวมยอดเงนเดอน ในการกระดาษท าการและท าการเปรยบเทยบกบบญชแยกประเภทในโปรแกรม Express วาตรงหรอไม ถาไมเทาตองดสาเหตเปนเพราะอะไร อาจจะมสาเหตดงน

- อาจจะมการเพมจ านวนของพนกงานระหวางเดอนท าใหจ านวนเงนเดอนในโปรแกรม

Express เพมขน แตในกระดาษยงเทาเดมจงท าใหยอดรวมทงหมดในกระดาษท าการไม

เทาบญชแยกประเภทโปรแกรม Express

- พนกงานบญชอาจเขยนพมพตวเลขผด

ตวอยางเชน

เมอวนท1 ตลาคม 2553 บรษท ขายด จ ากด ไดจายเงนจายคาประกนภยอคคภยโรงงาน เปนจ านวนเงน 25,000 บาท (ยงไมรวมภาษมลคาเพม) ซงมระยะเวลาประกน 3 ป ในวนทเดยวกนนกไดท าการจายคาสมาชกหนงสอพมพ เปนจ านวนเงน 1,250 บาท เปนเวลา 1 ป

วนท 16 พฤศจกายน 2553 บรษท ขายด จ ากด ไดมการตอพรบ.รถยนต เปนจ านวนเงน 967.28 บาท(รวมภาษมลคาเพม) และไดจายคาเบยประกนรถยนต เปนจ านวนเงน 15,000 บาท(ยงไมรวมภาษ) มอายพรบ.และคาเบยประกนภย ตงแตวนท 16 พฤศจกายน 2553 ถงวนท 16 พฤศจกายน 2554

วนท 28 ธนวาคม 2553 ไดรบใบแจงหนคาน าประปา ระหวางวนท 12 ธนวาคม 2553 ถงวนท 11 มกราคม 2552 เปนจ านวนเงน 1550 บาท และไดรบใบแจงหนคาไฟฟาเปนจ านวนเงน 2,250 บาทระหวางวนท 4 ธนวาคม 2553 ถง วนท 3 มกราคม 2554

วนท 29 ธนวาคม 2553 ไดรบใบแจงหนโทรศพทมอถอหมายเลข080-22366XX,087-5432XXเปนจ านวน699 ,1500 บาท ระหวางวนท 9 ธนวาคม 2553 ถง วนท 7 มกราคม 2554,ระหวางวนท 10 ธนวาคม 2553 ถง วนท 8 มกราคม 2554 ตามล าดบ และยงไมไดช าระเงน ในวนทเดยวกนนกไดท าการจายคาสมาชกหนงสอพมพ เปนจ านวนเงน 1,250 บาท เปนเวลา 1 ป

วนท 30 ธนวาคม 2553 ไดจายเงนเงนเดอน 150,000 บาท คาลวงเวลา 32,250 บาท ภาษ หก ณ ทจาย 4,590 บาท เงนประกนสงคม 5,060 บาท และวนนเปนวนทสนงวดบญช พนกงานกไดจดท ากระดาษท าการ ดงน

ท าการปรบปรง คาเบยประกนโรงงาน ซงทางบรษทไดบนทกไวเปนคาใชจายทงหมด ดงนนจงตองปรบปรงใหเปนคาเบยประกนโรงงานเพยงแค 3เดอน และทเหลออก 33 เดอนจะบนทกเปนคาเบยประกนจายลวงหนา และคอย ๆ ปรบปรงสนงวดบญชตอไป โดยมวธค านวณดงน

คาเบยประกนป 2553 = (15,000 x3)/36 = 1,250 บาท

สวนทเหลอนนจะไปเปนคาเบยประกนโรงงานในปตอไป และท าการปรบปรงทกสนงวดจน

ครบอายทไดท าประกนไว

ท าการปรบปรงคาภาษรถยนต (พรบ.) และคาเบยประกนรถยนต ซงทางบรษทไดบนทกเปนคาใชจายไวทงหมด ดงจงตองท าการปรบปรงคาภาษรถใหถกตองตามงวดบญช ซงมวธค านวณดงน

คาภาษรถยนต ป 2553 = (904 x 47) /365 = 116.41 บาท

คาภาษรถยนต ป 2554 = (904 x 318) /365 = 787.59 บาท

คาเบยประกนรถยนต ป 2553 = 15,000 x 47 / 365 =1,931.51 บาท

คาเบยประกนรถยนต ป 2554 = 15,000 x 318 / 365 = 13,068.49บาท

ท าการปรบปรงคาโทรศพทมอทง 2 เบอร โดยทางบรษทไดบนทกไวเปนคาใชจายทงจ านวน ดงนนเราตองท าการปรบปรงเปนคาโทรศพทคางจาย เพราะยงไมไดไปจายเงนโดยมวธค านวณดงน

คาโทรศพทมอถอหมายเลข 080-22366XX ป2553 = (699 x 23 ) / 31 =518.61 บาท

คาโทรศพทมอถอหมายเลข 080-22366XX ป2554 = (699 x 8) /31 =180.39 บาท

คาโทรศพทมอถอหมายเลข 080-087-5432XX ป2553 = (1,500x22 ) / 31 = 1,064.52 บาท

คาโทรศพทมอถอหมายเลข 080-087-5432XX ป2554 = (1,500 x9) /31 = 435.48 บาท

ท าการปรบปรงคาสมาชกหนงสอพมพ โดยทางบรษทไดบนทกเปนคาใชจายทงจ านวน ดงนนจงตองท าการปรบปรงใหถกตอง โดยมวธค านวณดงน

คาสมาชกหนงสอพมพ ป 2553 = (1,250 x 3) /365 = 10.27 บาท

คาสมาชกหนงสอพมพ ป 2554 = (1,250 x 362) /365 = 1,239.73 บาท

ท าการปรบปรงคาน าประปา โดยทางบรษทไดทกไวเปนคาใชจายทงจ านวน และยงไมไดเงน จะท าปรบปรงเปนคาใชจายคางจาย โดยมวธค านวณดงน

คาน าประปา ป 2553 = 1,550 x 20 / 31 = 1,000 บาท

คาน าประปา ป 2554= 1,550 x 11 / 31 = 550 บาท

ท าการปรบปรง คาไฟฟา โดยทางบรษทไดทกไวเปนคาใชจายทงจ านวน และยงไมไดเงน จะท าปรบปรงเปนคาใชจายคางจาย โดยมวธค านวณดงน

คาไฟฟา ป 2553 = 2,250 x 28 / 31 = 2,032.26 บาท

คาไฟฟา ป 2554 = 2,250 x 3 / 31 = 217.74 บาท

จากนนกน าเอาคาใชจายตาง ๆ นมากรอกใสในกระดาษท าการโดยจะแยกคาใชจาย ออกเปน

แตละประเภท

กระทบยอดบญชภาษซอ กรณทบนทกบญชภาษซอเสรจเรยบรอย ปรากกฎวาภาษซอตามบญช กบรายงานภาษซอไมตรงกน จงจดท าการกระทบยอดโดย Print บญชแยกประเภทภาษซอ มาตรวจกบรายงานภาษซอ เพอหาผลตางวาเกดจากสาเหตใด จะไดท าการแกไขใหถกตอง กระทบยอดบญชภาษหก ณ ทจาย การเปรยบเทยบรายการหก ณ ทจายทยนภาษตามแบบ ภงด.1 , 3 , 53 ประจ าเดอนกบรายการทบนทกบญชวาตรงกนหรอไม หากไมตรงกน จงจดท ารายการกระทบยอด โดย Print บญชแยกประเภทมาตรวจเชควาเกดจากสาเหตใด จะไดท าการแกไขใหถกตอง

กระทบยอดเงนฝากธนาคาร คอ การเปรยบเทยบบญชเงนฝากธนาคารทธนาคารเปนผ บนทกกบรายการทผบนทกบญชวาตรงกนหรอไม หากไมถกตองกจดท ารายการกระยอดเงนฝากธนาคาร กอนท าการกระทบยอดตองตองคยผานเชครบ – จาย กอน เมอพบวายอดตามบญชกบรายการทธนาคารบนทกไมตรงกน กท าการกระทบยอด โดย Print บญชแยกประเภทเงนฝากธนาคารมาตรวจกบรายการเคลอนไหวบญชธนาคาร เพอจะได เปนตนทราบวาไมตรงกนเพราะสาเหตใด เชน เอกสารทลกคาสงมาไมครบถวน หรอบนทกบญชไวไมถกตอง

12. คนเอกสารใหลกคา เพอสงตอใหลกคาเกบรกษาและเปนหลกฐานเมอกรมสรรพากรเรยกตรวจ

โดยมวธท าดงน

พมพ(Print) บญชแยกประเภททกบญช ,งบทดลองในงวดทไดมการปดบญชแลว จากโปรแกรม Express น าเยบเขาเลมโดยเรยงรายการตามงบทดลอง และพมพใบปะหนาตดทหนาปก โดยประกอบไปดวย ชอบรษท สงทอยในเลม ส าหรบงวดบญช….ถง....

ถายเอกสารจากแฟมใสแฟมออน และเขยนหนาปกโดยระบวาเปน บรษทอะไร ชอแฟมวาเปน คาอะไร และงวดบญช

น าเอกสารทไดถายเขาแฟมออนใสกลองเพอจดสงคนใหลกคา พมพใบปะหนากลอง โดยมรายละเอยดดงน

- ชอบรษท

- เอกสารประกอบการบญช

- ส าหรบปสนสด

- กลองท..........จากทงหมด...... (จ านวนกลอง)