การจดท ามาตรฐานการจดเกบเอกสารจฑาทพย องศสงห

ผอ านวยการกลมบรหารเอกสาร

มาตรา ๗ เพอประโยชนในการเกบรกษาเอกสาร จดหมายเหตใหหนวยงานของรฐเกบรกษาเอกสารราชการ ในการปฏบตงานหรอทอยในความครอบครองของหนวยงาน ของรฐทมลกษณะอยางหนงอยางใดดงตอไปน เพอสงมอบ ใหแกกรมศลปากรตอไป (๑) มคณคาตามวตถประสงคของหนวยงานของรฐนน (๒) มคณคาทางประวตศาสตร (๓) มคณคาเพอการศกษา การคนควา หรอการวจย

การเกบรกษาเอกสารราชการตามวรรคหนง ใหหนวยงานของรฐจดท ารายการหรอตารางการเกบรกษา เอกสารราชการซงอยางนอยตองประกอบดวย ประเภทและ หมวดหมของเอกสาร ระยะเวลาการเกบรกษาเอกสาร วธการเกบรกษาเอกสาร และการสงมอบรายการหรอตาราง การเกบรกษาเอกสารราชการ ทงน ตามหลกเกณฑและวธการ ทอธบดก าหนด

“รายการ” หรอ “ตารางการเกบรกษาเอกสาร” หมายความวา ตารางรายการชดเอกสารของหนวยงาน ซงมการระบชวงระยะเวลาการเกบเอกสาร และก าหนด วธปฏบตหลงจากครบก าหนดระยะเวลาการเกบเอกสาร

กรมคมประพฤต

ส านกงบประมาณ

มหาวทยาลยหวเฉยวเฉลมพระเกยรต

มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ

มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

ส านกงานคณะกรรมการการอดมศกษา

สถาบนสงเสรมการสอนวทยาศาสตรและเทคโนโลย

๑. แนวปฏบตเกยวกบการเงน / งบประมาณ ๑.๑ ขอบงคบการเงน ๑.๑.๑ นโยบาย.................................................................................................................................... ๑.๑.๒ ระเบยบ....................................................................................................................................๒. กฎหมาย ระเบยบ ค าสง แนวปฏบตงานของหนวยงานตาง ๆ ๒.๑ กฎหมาย............................................................................................................................................... ๒.๑.๑ .................................................................................................................................................๓. โตตอบ ๓.๑ โตตอบทวไป ๓.๑.๑ .................................................................................................................................................๔. บรหารงานทวไปของ สสวท. ๔.๑ กรรมการ.............................................................................................................................................๕. งานบคคล ๕.๑ ลกจาง ๕.๑.๑ ...............................................................................................................................................๖. เบดเตลด ๖.๑ เบดเตลด.............................................................................................................................................๗. ประชม ๗.๑ ประชม...............................................................................................................................................

บญชคมแฟมเอกสาร ๒๕๕๒สถาบนสงเสรมการสอนวทยาศาสตรและเทคโนโลย

๘. การฝกอบรม / ประชมปฏบตการ / สมมนา / ดงาน / ศกษาตอ / การบรรยายวชาการ ๘.๑ การฝกอบรม / ประชม............................................................................................................................. ๘.๑.๑ การฝกอบรม / ประชม...............................................................................................................๙. วสด / ครภณฑ / ทดน / สงกอสราง ๙.๑ ระเบยบ / ขอบงคบ / มต ครม................................................................................................................ ๙.๑.๑ ระเบยบ.......................................................................................................................................๑๐. รายงาน ๑๐.๑ รายงาน ๑๐.๑.๑ รายงานผลการด าเนนงานประจ าเดอน / ตามนโยบายรฐบาล / ................................................๑๑. โครงการ / แผนงาน / กจกรรม ๑๑.๑ โอลมปกวชาการ.....................................................................................................................................๑๒. นกศกษา ๑๒.๑ นกศกษา ๑๒.๑.๑ การรบ...................................................................................................................................๑๓. พธตาง ๆ ๑๓.๑ พธจดใน สสวท.๑๔. แฟมเฉพาะ ๑๔.๑ งานธรการ..............................................................................................................................................

กรมชลประทาน

กรมคมครองสทธและเสรภาพ

กรงเทพมหานคร

ศนยมานษยวทยาสรนธร (องคการมหาชน)

หมวดหมจดเกบเอกสารของกองโรงพยาบาลภมภาคกระทรวงสาธารณสข

หมวด ๑ การเงนและงบประมาณ หมวด ๒ ค าสง ระเบยบ ประกาศ มตคณะรฐมนตร พระราชบญญต ฯลฯ หมวด ๓ โตตอบทวไป หมวด ๔ บรหารทวไป หมวด ๕ บรหารงานบคคล หมวด ๖ เบดเตลด หมวด ๗ การประชม หมวด ๘ ฝกอบรม ทน ดงาน บรรยายและลาศกษาตอ หมวด ๙ วสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง หมวด ๑๐ สถตรายงาน หมวด ๑๑ โครงการแผนงาน หมวด ๑๒ นกเรยนทน

หมวดหมจดเกบเอกสารของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

หมวดหมส าหรบจดเกบเอกสาร ๑๐ หมวดใหญ แบงเปนภารกจดานการบรหารทวไป

๙ หมวด และเปนภารกจหลกของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต ๑ หมวด ดงน หมวด ๑ กง – การเงนและงบประมาณ หมวด ๒ กม – ค าสง ระเบยบ คมอ มตคณะรฐมนตร หมวด ๓ ทป – ทวไป หมวด ๔ บห – บรหาร หมวด ๕ บค – บรหารงานบคคล หมวด ๖ ปช – ประชม หมวด ๗ พด – พสด ครภณฑ หมวด ๘ ทด – ทดนและสงกอสราง หมวด ๙ ทส – เทคโนโลยสารสนเทศ หมวด ๑๐ บจ – การบรหารงานเอกสารและจดหมายเหต

ตวอยางตารางก าหนดอายการเกบเอกสารของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

หมวด ๑ค าอธบายหมวดหม /

แนวทางการก าหนดชอแฟม / ตวอยางเอกสารทจดเกบก าหนดอายการจดเกบ

กง ๑ กฎหมาย ระเบยบ ค าสง ขอบงคบ ทางการเงน

จดเกบเอกสารเกยวกบกฎหมาย ระเบยบ ค าสง หนงสอเวยนทางการเงนทไดรบจากสวนราชการอน และทส านกหอจดหมายเหตแหงชาตจดท าแนวทางการตงชอแฟม : ใชชอหมวดเอกสารเปนชอแฟม แยกแฟมตาม พ.ศ. หรอแยกชอแฟมยอย เชน - กฎหมาย ระเบยบ ค าสง หนงสอเวยนทางการเงนของสวนราชการ

ทกหนวยงานท าลายหลงจากมการเปลยนแปลง / ยกเลก

กง ๒ งบประมาณ

- ระเบยบ ค าสง ทางการเงนของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต (รวมตนเรอง)

ทกหนวยงานโอนหอจดหมายเหตหลงจากมการเปลยนแปลง(ตามตารางฯ การเงนขอ ๒) จดเกบเอกสารเกยวกบการจดท าและพจารณางบประมาณประจ าป

แนวทางการตงชอแฟม :ใชชอหมวดเอกสารเปนชอแฟม แยกแฟมตาม พ.ศ.

หรอแยกชอแฟมยอย เชน

หมวดหมส าหรบจดเกบเอกสาร ๑๘ หมวดใหญ แบงเปนภารกจดานการบรหารทวไป ๙ หมวดและเปนภารกจหลกของกรมศลปากร ๙ หมวด ดงน

หมวด ๑ การเงนและงบประมาณหมวด ๒ กฎหมาย ค าสง ระเบยบ คมอ มต ครม. คดความหมวด ๓ ทวไปหมวด ๔ บรหารหมวด ๕ บรหารงานบคคลหมวด ๖ ประชมหมวด ๗ พสด ครภณฑหมวด ๘ ทดนและสงกอสรางหมวด ๙ เทคโนโลยสารสนเทศหมวด ๑๐ ดานจดหมายเหตหมวด ๑๑ ดานนาฏศลป - ดนตรหมวด ๑๒ ดานชางสบหมหมวด ๑๓ ดานโบราณคดหมวด ๑๔ ดานพพธภณฑสถานหมวด ๑๕ ดานวรรณกรรมและประวตศาสตรหมวด ๑๖ ดานหอสมดหมวด ๑๗ ดานสถาปตยกรรมหมวด ๑๘ การเผยแพรและประชาสมพนธ

การจดท าตารางก าหนดอายการเกบเอกสาร

สวนราชการจะตองจดท าตารางก าหนดอายการเกบเอกสารเฉพาะของสวนราชการใหสอดคลองตามระบบหมวดหมทสวนราชการใชอยเพอก าหนดระยะเวลาทควรจดเกบแฟมเอกสารในแตละหมวด

✿ ควรจดเกบแฟมเอกสารนานเทาไร ✿ ควรสงไปเกบทหนวยเกบเอกสารกลางเมอไร ✿ เมอครบก าหนดระยะเวลาเกบรกษาแลวควรด าเนนการอยางไร

ท าลาย สงมอบส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

ขนตอนการจดท าตารางก าหนดอายการเกบเอกสาร

ประกอบดวย ๑. การส ารวจเอกสาร ๒. การตรวจสอบและวเคราะหขอมล ๓. การพจารณาตารางก าหนดอายการเกบเอกสารโดยคณะกรรมการ ๔. การน าเสนอหวหนาสวนราชการใหความเหนชอบ ๕. การท าความตกลงตามตารางก าหนดอายเอกสารกบ ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต ๖. ก าหนดเปนระเบยบแจงเวยนใหหนวยงานถอปฏบต

ขอมลทตองการส ารวจควรประกอบดวย

๑. ขอมลเกยวกบหนวยงานทท าการส ารวจ

๒. ขอมลเกยวกบผรบผดชอบเอกสารทจะส ารวจ

๓. ขอมลเกยวกบเอกสารทจะส ารวจ

๔. ขอมลเกยวกบผกรอกแบบส ารวจ

๕. การรบรองขอมลทส ารวจ

๑. การส ารวจเอกสาร

ขอมลเกยวกบเอกสารทจะท าการส ารวจ

๑. ชดเอกสาร๒. สถานทเกบเอกสาร๓. อปกรณทใชเกบเอกสาร๔. กฎหมายหรอระเบยบขอบงคบทมผลตอชดเอกสาร๕. การก าหนดชนความลบ๖. ระยะเวลาของเอกสาร๗. ลกษณะของเอกสาร

๘. วธจดเรยงเอกสาร๙. ปรมาณเอกสาร อตราการเพมตอป๑๐. อตราการใชเอกสารตอเดอน๑๑. เอกสารจดท าขนหรอรบไว๑๒. ขอเสนอแนะวาควรเกบรกษาทหนวยเกบหรอไม๑๓. ขอเสนอแนะในการก าหนดอายการเกบเอกสาร๑๔. คณคาของเอกสาร๑๕. เนอหาในชดเอกสาร๑๖. วตถประสงคทจดท าชดเอกสารขน

๒. การตรวจสอบและวเคราะหขอมล

การตรวจสอบและวเคราะหขอมล เปนขนตอนตอจากการส ารวจ รายการเอกสารทงหมดในสวนราชการเสรจเรยบรอยแลว นกบรหารงานเอกสาร จะประสานเจาหนาทหนวยเกบเอกสารเพอตรวจสอบเอกสารทไดท าการส ารวจ รายละเอยดเอกสารทจะตองตรวจสอบดงน ๑. ชอชดเอกสาร ๒. อธบายชดเอกสาร ๓. ก าหนดระยะเวลาเกบเอกสาร ๔. วธการก าจดเอกสารออกจากระบบ ๕. การอนญาตใหใชเอกสาร ๖. ความส าคญของเอกสาร

ตวอยางการตรวจสอบและวเคราะหขอมลของ

มหาวทยาลยหวเฉยวเฉลมพระเกยรตฯ

ตวอยางการตรวจสอบและวเคราะหขอมลของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

๓. การพจารณาตารางก าหนดอายการเกบเอกสารโดยคณะกรรมการ คณะกรรมการมหนาทพจารณาทบทวนและใหความเหนชอบตารางก าหนด อายการเกบเอกสารซงผานการตรวจสอบและวเคราะหขอมลเรยบรอยแลว คณะกรรมการ จะประกอบดวยตวแทนจากแตละสวนงาน เชน ๑. ผตรวจราชการ ๒. รองอธบดทไดรบมอบหมายใหก ากบดแล ๓. หวหนาหนวยตรวจสอบภายใน ๔. นกจดหมายเหต ๕. หวหนาฝายบรหารงานทวไป ๖. เจาหนาทคอมพวเตอร ๗. เจาหนาทบรหารบคคล ๘. นตกร ๙. นกบรหารงานเอกสาร ๑๐. เจาหนาทจดเกบเอกสาร ฯลฯ

การพจารณาใหความเหนชอบก าหนดอายการเกบเอกสารของคณะกรรมการ

๔. การน าเสนอหวหนาสวนราชการใหความเหนชอบ

✿ ใหสวนราชการสงตารางก าหนดอายการเกบเอกสาร พรอมเอกสาร

สรปแบบส ารวจ ซงใชส าหรบประกอบการพจารณาจดท าตารางก าหนด อายเอกสารใหส านกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณา

✿ เมอส านกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มหนงสอแจงตอบการท าความตกลงแลว ใหสวนราชการน าไปใชเปนระเบยบปฏบตในสวนราชการได

๕. การท าความตกลงตามตารางก าหนดอายการเกบเอกสาร

๖. เมอส านกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มหนงสอ แจงตอบการท าความตกลงแลว ใหสวนราชการน าไปใชเปน ระเบยบปฏบตในสวนราชการได

ฝายบรหารงานทวไป

กลมอนรกษเอกสาร

กลมเอกสารจดหมายเหตและบรการ

กลมบนทกเหตการณ

กลมบรหารเอกสาร

หมวดหมจดเกบเอกสารของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

หมวดหมส าหรบจดเกบเอกสาร ๑๐ หมวดใหญ แบงเปนภารกจดานการบรหารทวไป ๙ หมวด และเปนภารกจหลกของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต ๑ หมวด ดงน หมวด ๑ กง – การเงนและงบประมาณ หมวด ๒ กม – ค าสง ระเบยบ คมอ มตคณะรฐมนตร หมวด ๓ ทป – ทวไป หมวด ๔ บห – บรหาร หมวด ๕ บค – บรหารงานบคคล หมวด ๖ ปช – ประชม หมวด ๗ พด – พสด ครภณฑ หมวด ๘ ทด – ทดนและสงกอสราง หมวด ๙ ทส – เทคโนโลยสารสนเทศ หมวด ๑๐ บจ – การบรหารงานเอกสารและจดหมายเหต

ตวอยางตารางก าหนดอายการเกบเอกสารของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

หมวด ๑ ค าอธบายหมวดหม /

แนวทางการก าหนดชอแฟม / ตวอยางเอกสารทจดเกบก าหนดอายการจดเกบ

กง ๑ กฎหมาย ระเบยบ ค าสง ขอบงคบ ทางการเงน

จดเกบเอกสารเกยวกบกฎหมาย ระเบยบ ค าสง หนงสอเวยนทางการเงนทไดรบจากสวนราชการอน และทส านกหอจดหมายเหตแหงชาตจดท าแนวทางการตงชอแฟม : ใชชอหมวดเอกสารเปนชอแฟม แยกแฟมตาม พ.ศ. หรอแยกชอแฟมยอย เชน - กฎหมาย ระเบยบ ค าสง หนงสอเวยนทางการเงนของสวนราชการ

ทกหนวยงานท าลายหลงจากมการเปลยนแปลง / ยกเลก

กง ๒ งบประมาณ

- ระเบยบ ค าสง ทางการเงนของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต (รวมตนเรอง)

ทกหนวยงานโอนหอจดหมายเหตหลงจากม การเปลยนแปลง(ตามตารางฯ การเงนขอ ๒)

จดเกบเอกสารเกยวกบการจดท าและพจารณางบประมาณประจ าปแนวทางการตงชอแฟม :

ใชชอหมวดเอกสารเปนชอแฟม แยกแฟมตาม พ.ศ.หรอแยกชอแฟมยอย เชน

ด าเนนการส ารวจแฟมเอกสารทมอยทงหมด และคดแยก ประเภทเอกสารออกเปน ๒ กลม คอ ๑. กลมแฟมเอกสารทยงจ าเปนตองใชในการปฏบตงาน หรอจ าเปนตองเกบไวใชอางองในการปฏบตงาน ใหจดเกบเขาหมวด ตามตารางก าหนดอายการเกบเอกสาร

ขนตอนท ๑ : การส ารวจและจดแยกแฟมเอกสาร

๒. กลมแฟมเอกสารทไมไดใชปฏบตงานแลวแยกออกเปน ๒ กรณ คอ ๒.๑ เอกสารทยงไมครบอายการเกบตามทก าหนดไวใน ตารางก าหนดอายการเกบเอกสารของส านกหอจดหมายเหตแหงชาต ใหฝากเกบทกลมวจยและบรหารเอกสาร ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

ตวอยางบญชฝากเกบแบบท สจช.๒๙/๒๕๒๕ฝายบรหารเอกสารส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

บญชสงมอบเอกสารฝากเกบกระทรวงศกษาธการ กรมศลปากร

กองแผนงาน ฝายวเทศสมพนธ โทร.๒๘๒-๒๑๒๓ โทรสาร ๒๘๒-๐๘๙๗

ส าหรบฝายบรหารเอกสารเลขทะเบยน......................แฟมโตตอบ......................

กลองท เรองท รายชอแฟมเอกสารและปทเปด - ปดแฟม ท าลายไดเมอพนวนทสถานทเกบ

ตท ชนทหมายเหต

๑

๒

๑

๒๓

๔๕๑๒

โครงการขอความชวยเหลอจากตางประเทศ๒๕๓๖ - ๒๕๓๘ขาราชการเดนทางไปตางประเทศ ๒๕๓๘การจดหองไทย ณ เมองเมดาน ประเทศอนโดนเชย ๒๕๓๘MEMPHIS IN MAY 2538สมมนาวรรณกรรมฝงโขง ป ๒๕๓๗UNESCO 2536 - 2540หนงสอเวยน 2536 - 2537

๒๕๔๕๒๕๕๐๒๕๕๐๒๕๕๐

๒๕๕๐๒๕๔๕๒๕๕๐๒๕๔๓

๑๑๓

๑๑๓

๑

๑

เปนเอกสารทเกยวของดานความรวมมอกบตางประเทศเหนควรเกบไวเปนหลกฐานกอน

ลงชอ......................................................ผสงมอบเอกสาร (......................................................)ต าแหนง................................................วน........เดอน.........................พ.ศ. ................

ลงชอ......................................................ผรบมอบเอกสาร (......................................................)ต าแหนง................................................แผนท.............ในจ านวน.....................แผน

๒.๒ เอกสารทครบอายการเกบแลว หากเปนเอกสารทมคณคา ใหด าเนนการสงมอบใหกลมวจยและบรหารเอกสาร ส านกหอจดหมายเหต แหงชาต และถาหากเปนเอกสารทไมมคณคาใหด าเนนการท าลายตาม ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

ตวอยางบญชสงมอบแบบท สจช.๒๙/๒๕๒๕กลมวจยและบรหารเอกสารสจช.

บญชสงมอบเอกสารฝากเกบกระทรวงวฒนธรรม กรมศลปากร

เอกสารรองอธบดกรมศลปากร (นางสมลกษณ เจรญพจน)

ส าหรบกลมวจยและบรหารเอกสารเลขทะเบยน...................................แฟมโตตอบ กศก.๔๑

กลองท เรองท รายชอแฟมเอกสารและปทเปด - ปดแฟม ท าลายไดเมอพนวนทสถานทเกบ

ตท ชนทหมายเหต

๑ ๑๒

๓

๔

การเจรจาความเหมาะสมของตวชวด ป ๒๕๕๐ตวชวดท ๑ ระดบความส าเรจของการธ ารงรกษาวฒนธรรมของชาตตวชวดท ๑.๓ รอยละความส าเรจของการด าเนนงานตามแผนงานดานการธ ารงรกษาวฒนธรรมไทยตวชวดท ๑.๖ การสงเสรมการน าทนทางวฒนธรรมมาพฒนาเพอเพมมลคาทางสงคมและเศรษฐกจ

ลงชอ......................................................ผสงมอบเอกสาร (......................................................)ต าแหนง................................................วน........เดอน......................พ.ศ. ..................

ลงชอ......................................................ผรบมอบเอกสาร (......................................................)ต าแหนง................................................แผนท...............ในจ านวน......................แผน.

ตวอยางบญชท าลายกระทรวง/ทบวง วฒนธรรมกรมศลปากรส านกหอสมดแหงชาต ส าเนาคฉบบ

วนท.............................................แผนท...........................................

ล าดบท รหสแฟม ท ลงวนท เลขทะเบยน เรอง การพจารณา หมายเหต

ขอความอนเคราะห (ป ๒๕๔๓)ขอความอนเคราะห (ป ๒๕๔๑)บคลากร (ป ๒๕๔๑)ขอเชญรวมงาน (ป ๒๕๔๐)แจงเวยนรวมงาน (ป ๒๕๔๒)ตดตอประสานงาน ภายในเรองตาง ๆ (ป ๒๕๔๒)บคลากร (ป ๒๕๔๒อตราก าลง (ป ๒๕๔๑)

เหนควรท าลาย”””””

””

------

--

------

--

------

--

๐๐๑๐๐๒๐๐๒๐๐๔๐๐๕๐๐๖

๐๐๗๐๐๘

๑๒๓๔๕๖

๗๘

น ากลมแฟมเอกสารทยงใชงานอยมาแยกประเภท จดเขาแฟม ตามระบบหมวดเอกสารในตารางก าหนดอายการเกบเอกสารของ ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต โดยแบงเอกสารเปนหมวดหมประกอบดวย หมวดเอกสาร ๑๐ หมวดใหญ แลวแบงเปนหมวดเอกสารยอย แลวตงชอแฟมในหมวดเอกสารนน ๆ

ขนตอนท ๒ : ระบบการจดเกบแฟมเอกสาร

หมวด ๑ การเงนและงบประมาณหมวด ๒ กฎหมาย ค าสง ระเบยบ มต ครม.หมวด ๓ ทวไปหมวด ๔ บรหารหมวด ๕ บรหารงานบคคลหมวด ๖ ประชมหมวด ๗ พสด ครภณฑหมวด ๘ ทดนและสงกอสรางหมวด ๙ เทคโนโลยสารสนเทศหมวด ๑๐ บรหารงานเอกสารและจดหมายเหต

หมวดหมเอกสาร

ตวอยางหมวดเอกสารยอย

หมวดเอกสาร

หมวด (๑) กง – การเงนและงบประมาณ กง ๑ กฎหมาย ระเบยบ ค าสง ขอบงคบทางการเงน กง ๒ งบประมาณ กง ๓ เอกสารหลกฐานทางการเงน กง ๓.๑ เงนเดอน คาจาง กง ๓.๒ คาตอบแทน กง ๓.๓ คาใชสอย กง ๓.๔ คาวสด กง ๓.๕ คาสาธารณปโภค

เอกสารภายในแฟมจะจดเกบเอกสารเรองเดยวกน ไวภายในแฟม แลวเรยงล าดบ วน เดอน ป ตามล าดบกอนและ หลงของการไดขอมลมา โดยแฟมเอกสารทใชจดเกบเอกสาร จะขนอยกบปรมาณและความถในการหยบใชเอกสาร รวมทง ใหจดท าปายปกแฟมและสนปกแฟม

ขนตอนท ๓ : การจดเรยงเอกสารและการจดท าแฟม

๑. แฟมแขวน ใชส าหรบเกบเอกสารทมปรมาณและน าหนกไมมาก เกบเอกสารทใชอยเสมอหรอใชประจ า๒. แฟมเจาะปกออน A4 ใชส าหรบใสเอกสารประเภทกระดาษ ขนาด A4 มปรมาณและน าหนกไมมาก มความถในการหยบใช เอกสารไมบอย ใสเอกสารทเปนเรองเดยวกนทมจ านวนนอย สามารถเกบในแฟมเดยวกนได

ประเภทของแฟมเอกสาร

๓. แฟมหวงสน ๑ นว ใชส าหรบเอกสารประเภทกระดาษขนาด A4 มปรมาณเอกสารในแฟมไมมาก มความถในการหยบใช เอกสารบอย ๆ๔. แฟมหวงสน ๓ นว ใชส าหรบใสเอกสารประเภทกระดาษขนาด A4 โดยมปรมาณเอกสารในแฟมมาก มความถในการหยบใช เอกสารบอย ๆ

การท าปายปกแฟมและสนปกแฟม

๑. การก าหนดส

ไดก าหนดสส าหรบการท าปายปกแฟมและสนปกแฟม ทเปนมาตรฐานเดยวกน ๒ ส ไดแก สเขยว ส าหรบหมวดเอกสารดานการบรหารทวไป (หมวด ๑ - ๙) สฟา ส าหรบหมวดเอกสารภารกจหลกของส านก หอจดหมายเหตแหงชาต (หมวด ๑๐)

๒. รปแบบปกแฟมและสนปกแฟม ๒.๑ แฟมแขวน - กระดาษเขยนรหสเปนกระดาษสตามสของหมวดหมเอกสาร มขนาด ๑.๗ ซม. x ๕ ซม. - ตวอกษร หากพมพดวยเครองคอมพวเตอรใหใชตวอกษรประเภท TH SarabunPSK 16 - มรายละเอยดทส าคญ ไดแก - หมวดหมเอกสาร เชน บจ 5.2 - ชอแฟม เชน ขอความอนเคราะหเปนวทยากร

ตวอยางปายแฟมแขวน

บจ ๕.๒ขอความอนเคราะหเปนวทยากร ๑.๗ ซม. = ความสง

เฉพาะสวนท โผลพนแฟม

๕ ซม.

๒.๒ แฟมเจาะปกออน A4 และแฟมหวงสน ๑ นว - กระดาษเขยนรหสเอกสาร เปนกระดาษสของหมวดหม เอกสาร - ปกแฟม มขนาด ๖ นว x ๔ นว - สนแฟม มขนาด ๑ นว x ๑๒ นว - พมพดวยเครองคอมพวเตอร ใชตวอกษรประเภท TH SarabunPSK 14

- สามารถปรบเพม ลดขนาด ของกระดาษและตวอกษรได ตามสดสวน

- มรายละเอยดทส าคญ ไดแก - กลมงานเจาของเอกสาร เชน กลมวจยและบรหาร เอกสาร - หมวดหมเอกสาร เชน บจ ๕.๒ - ชอแฟม เชน ขอความอนเคราะหเปนวทยากร

- พ.ศ. เอกสารในแฟม เชน พ.ศ.๒๕๕๓ – - ก าหนดอายการเกบเอกสาร เชน เกบ ๕ ป แลว ท าลาย - สถานทเกบ เชน ตท ๓

กลมงาน กลมวจยและบรหารเอกสารหมวดหมเอกสาร บจ. ๕.๒ชอแฟม ขอความอนเคราะหเปนวทยากรพ.ศ. ๒๕๕๓ – แฟมท ๑อายการเกบ เกบ ๕ ป แลว ท าลายสถานทจดเกบ ตท ๓

ตวอยางปกแฟม : แฟมหวงสน ๑ นว และปกแฟมออน A4

๔ นว

๖ นว

ตวอยางสนแฟม : แฟมหวงสน ๑ นว และปกแฟมออน A4

บจ ๕

.๒ขอ

ความ

อนเค

ราะห

เป

นวทย

ากร

แฟมท

๑

พ.ศ.

๒๕๕๓

เกบ

๕ ป

แลว

ท าลา

ยตท

๓กล

มวจย

และ

บรหา

รเอกส

าร

๑ นว

๑๒ นว

๒.๓ แฟมหวงสน ๓ นว - กระดาษเขยนรหสเอกสาร เปนกระดาษสของหมวดหม เอกสาร - ปกแฟม มขนาด ๖ นว x ๔ นว - สนแฟม มขนาด ๒.๕ นว x ๑๒ นว หรอ ๒.๕ นว x ๘ นว - พมพดวยเครองคอมพวเตอร ใชตวอกษรประเภท TH SarabunPSK 16 หรอ 20

- สามารถปรบเพม ลดขนาด ของกระดาษและตวอกษรได ตามสดสวน

- มรายละเอยดทส าคญ ไดแก - กลมงานเจาของเอกสาร เชน กลมวจยและบรหาร เอกสาร - หมวดหมเอกสาร เชน บจ ๕.๒ - ชอแฟม เชน ขอความอนเคราะหเปนวทยากร

- พ.ศ. เอกสารในแฟม เชน พ.ศ.๒๕๕๓ – - ก าหนดอายการเกบเอกสาร เชน เกบ ๕ ป แลว ท าลาย - สถานทเกบ เชน ตท ๓

กลมงาน กลมวจยและบรหารเอกสารหมวดหมเอกสาร บจ ๕.๒ชอแฟม ขอความอนเคราะหเปนวทยากรพ.ศ. ๒๕๕๓ – แฟมท ๑อายการเกบ เกบ ๕ ป แลว ท าลายสถานทจดเกบ ตท ๓

ตวอยางปกแฟม : แฟมหวงสน ๓ นว

๖ นว

๔ นว

ตวอยางสนแฟม : แฟมหวงสน ๓ นว๒.๕ นว

๘ หรอ๑๒ นว

ชอกลมงาน กลมวจยและบรหาร

เอกสาร

หมวดหม บจ ๕.๒

พ.ศ. ๒๕๕๓ -

แฟมท ๑

สถานทจดเกบ ตท ๓

ชอแฟ

ม ขอ

ความ

อนเค

ราะห

เปนว

ทยาก

ร

อายก

ารเก

บ เก

บ ๕

ป แล

ว ท า

ลาย

ใหจดท าสารบญรายชอเอกสารในแฟมไวเปนหนาแรกของทกแฟม เพอใหสะดวกในการคนหาเอกสารทเกบอยในแฟมซงจะชวยใหการคนหาเอกสารท าไดงายและสะดวกขน รวมทงชวยในการควบคมเอกสารทงหมดทอยในแฟม

ขนตอนท ๔ : สารบญหนาแฟมเอกสาร

ตวอยางสารบญหนาแฟมเอกสารแฟมการปรบปรงอาคารศนยเกบเอกสาร ชน ๓

ล าดบท เรอง เจาหนาทผรบผดชอบจดเกบ

๑๒๓

๔

การปรบปรงอาคารศนยเกบเอกสาร ป ๒๕๕๐การขนยายฟลมภาพยนตร ป ๒๕๕๑ขอความอนเคราะหเจาหนาทตรวจสอบภาวะมลพษในส านกงาน ป ๒๕๕๒สงผลการตรวจวดคณภาพสงแวดลอม ป ๒๕๕๒

นางสาวปราณศานางสาวปราณศานางสาวอรนยา

นางสาวอรนยา

๑. ทะเบยนคมตเอกสาร ทกกลมงานตองส ารวจและจดท า รายละเอยดเกยวกบตชนวางหรอสงอน ๆ ทใชเกบเอกสาร เพอใหทราบวามตหรอสงทใชเกบเอกสารจ านวนเทาใด แตละตใชเกบแฟมเอกสารอะไร อยชนใด เพอใหสะดวก รวดเรวในการจดเกบและคนหาเอกสาร

ขนตอนท ๕ : การจดท าทะเบยนคมตและแฟมเกบเอกสาร

ตวอยางทะเบยนคมตเกบเอกสารฝายบรหารงานทวไป ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

ประเภทต ชนท หมวดเอกสาร รหสแฟม

ตเหลก ๔ ลนชก ๑

๒

๑. เงนเดอน คาจาง จ านวน ๒ แฟม๒. คาตอบแทน จ านวน ๓ แฟม๑. คาใชสอย จ านวน ๓ แฟม๒. คาวสด จ านวน ๓ แฟม

กง ๓.๑กง ๓.๒กง ๓.๓ก. ๓.๔

หมายเลขต

๑

๒. ทะเบยนคมแฟมเอกสาร ทกกลมงานตองด าเนนการจดท า ทะเบยนคมแฟมเอกสารทมอยในกลมทกแฟม เพอให ทราบวามแฟมเอกสารอะไรอยบาง และเกบอยทใด โดยการจดท าทะเบยนคมแฟม ใหเรยงตามหมวดเอกสาร และชอแฟมเอกสาร

ตวอยางทะเบยนคมแฟมเอกสารกลมวจยและบรหารเอกสาร ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

ล าดบ หมวดเอกสาร รหสแฟม

๑ เบกจายคาปฏบตงานนอกเวลาราชการโครงการประเมนคณคาเอกสาร พ.ศ.๒๕๕๓

กง ๓.๒

สถานทจดเกบตท ชนท

๑ ๑

๑๒

หนงสอโตตอบทวไป ป ๒๕๕๓หนงสอเวยนเพอทราบ ป ๒๕๕๓

ทป ๑ทป ๕

๑๑

๒๒

การใหค าปรกษาแนะน า – กระทรวงมหาดไทย พ.ศ.๒๕๕๓ การประเมนคณคาเอกสารชด กระทรวงการตางประเทศ พ.ศ.๒๕๕๒ทะเบยนรบมอบเอกสารราชการ พ.ศ.๒๕๕๓

๑๒

๓

บจ ๑.๒บจ ๑.๔.๑

บจ ๑.๓.๑

๒๒

๒

๑๑

๒

ชอแฟมเอกสาร

๑. หมวดเอกสารการเงน และงบประมาณ

๒. หมวดทวไป

๓. หมวดการบรหารงานเอกสาร และจดหมายเหต

ขอบคณคะ