ปฏิบตัิการ Microsoft Excel ครั �งที� 2

2

การคาํนวณใน Microsoft Excel

1. การคาํนวณโดยใช้สตูร (Formula)

2. การคาํนวณโดยใช้ฟังกช์ั �น(Function)

3

ฟังกช์ั �น คือ สตูรสาํเรจ็รปูที�โปรแกรม

Microsoft Excel สร้างไว้ใช้สาํหรบัการคาํนวณ

เพื�อช่วยให้ผูใ้ช้ทาํงานได้สะดวกและรวดเรว็

การคาํนวณโดยใช้ฟังกช์ั �น

4

โครงสรา้งของฟังกช์ั �น

ฟังกช์ั �นมีส่วนประกอบ 3 ส่วน คือ

1. ชื�อของฟังกช์ั �น เช่น SUM, AVERAGE, SQRT

2. วงเลบ็ ( ) ในทกุฟังกช์ั �นต้องมีวงเลบ็ต่อท้าย

เช่น SUM ( ), AVERAGE( ), SQRT( )

5

3. อารก์ิวเมนต ์ คือ ส่วนของข้อมลูที�ฟังกช์ั �นจะนําไปใช้ในการประมวลผล แต่ละฟังกช์ั �นจะต้องการอารก์ิวเมนตท์ี�แตกต่างกนั เช่น SUM(A1:A20) , ROUND(A1,0)

โครงสรา้งของฟังกช์ั �น (ต่อ)

6

ตวัอย่างฟังกช์ั �น

� ฟังกช์ั �นทางการเงิน (Financial)

� ฟังกช์ั �นแบบตรรก (Logical)

� ฟังกช์ั �นข้อความ (Text)

� ฟังกช์ั �นเกี�ยวกบัวนัที�และเวลา (Date & Time)� ฟังกช์ั �นทางคณิตศาสตรแ์ละตรีโกณมิติ (Math & Trig)

� ฟังกช์ั �นทางสถิติ (Statistics)

7

ตวัอย่างการใช้งานฟังกช์ั �น

8

ฟังกช์ั �น IF

ให้ค่าผลลพัธต์ามเงื�อนไขว่าเป็นจริง หรือเทจ็รปูแบบ

IF(เงื�อนไข,ผลลพัธท์ี�ได้ถ้าเป็นจริง,ผลลพัธท์ี�ได้ถ้าเป็นเทจ็) ตวัอย่าง

=IF(b5=10, “TRUE”, “FALSE”)=IF(A1>A3, “0”, “1”)=IF(A1>A3, 0, 1)

9

ฟังกช์ั �น AND

ตรวจสอบว่าทกุอารก์ิวเมนตเ์ป็นจริงหรือไม่เป็นจริงเมื�อทกุเงื�อนไขเป็นจริงรปูแบบ

AND(เงื�อนไข1, เงื�อนไข2,…) ตวัอย่าง

=AND(B5=10, A3 =5)=AND(A1>A3,A1<A4,A1>=10)

10

ฟังกช์ั �น OR

ตรวจสอบว่ามีอารก์ิวเมนตท์ี�เป็นจริงบา้งหรือไม่เป็นจริงเมื�อมีเงื�อนไขเป็นจริงอย่างน้อย 1 เงื�อนไขรปูแบบ

OR(เงื�อนไข1, เงื�อนไข2,…) ตวัอย่าง

=OR(B5=10, A3 =5)=OR(A1>A3,A1<A4,A1>=10)

11

ฟังกช์ั �น IF , AND , OR

=IF(b5=10, “TRUE”, “FALSE”)

=IF(AND(b5=10 , c5>=2000) , “TRUE”, “FALSE”)

=IF(A1>A3, 0, 1)

=IF(AND(A1>A3 , B1>B3) , C1*2 , C1*5)

=IF(d4=‘f’, “หญิง”, “ชาย”)

=IF(OR(d4=‘f’ , d4=‘F’) , “หญิง”, “ชาย”)

12

ฟังกช์ั �น COUNT

นับจาํนวนเซลลใ์นช่วงที�มีตวัเลขรปูแบบ

COUNT(ช่วงของข้อมลู)ตวัอย่าง

=COUNT(A1:A5) =COUNT(A1,A3)

13

ฟังกช์ั �น ROUND

• ปัดเศษจาํนวนให้เป็นจาํนวนที�มีตาํแหน่งทศนิยมตามกาํหนดรปูแบบ

ROUND (ข้อมลู,จาํนวนหลกัทศนิยม)ตวัอย่าง

=ROUND(12.1234 , 2)=ROUND(12.1289,2) =ROUND(A1,3)

14

ฟังกช์ั �น ROUNDUP

• ปัดเศษจาํนวนขึ�นรปูแบบ

ROUNDUP (ข้อมลู,จาํนวนหลกัทศนิยม)ตวัอย่าง

=ROUNDUP(12.1234 , 2)=ROUNDUP(12.1289,2) =ROUNDUP(A1,3)

15

ฟังกช์ั �น ROUNDDOWN

• ปัดเศษจาํนวนลงรปูแบบ

ROUNDDOWN (ข้อมลู,จาํนวนหลกัทศนิยม)ตวัอย่าง

=ROUNDDOWN(12.1234 , 2)=ROUNDDOWN(12.1289,2) =ROUNDDOWN(A1,3)

16

ข้อผิดพลาดที�เกิดจากการคาํนวณ

#### เกิดจากตวัเลขในเซลลย์าวกว่าขนาดของเซลล์

#VALUE! เกิดจากการใช้สตูรผิดไวยากรณ์ เช่น นําตวัเลขไปบวกกบัตวัอกัษร

#NAME? สตูรไม่สามารถบอกได้ว่าคืออะไร เช่น A1+แมวโดยคาํว่าแมวไม่ได้เกี�ยวข้องใน Sheet นั �น

17

#N/A เกิดขึ�นเมื�อกรอกตวัแปรผิดประเภท เช่นฟังกช์ั �นต้องการข้อมลูเซลลเ์ดียว แต่เราใส่ไปหลาย ๆ เซลล์

#REF! เกิดขึ�นเมื�อโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตาํแหน่งอ้างอิงเซลลท์ี�ใช้สตูรได้ มกัพบในการอ้างอิงเซลลข์้าม Sheet หรือสมดุงาน

ข้อผิดพลาดที�เกิดจากการคาํนวณ (ต่อ)

18

#NULL เกิดขึ�นกรณีที�กาํหนดพื�นที�เซลลส์องเซลล์โดยไม่มี ส่วนใดต่อกนั แต่ลืมแยกเซลล์ด้วยเครื�องหมาย เช่น

SUM(A1:B2 C2:D5)ที�ถกูต้องเขียนเป็น

SUM(A1:B2,C2:D5)

ข้อผิดพลาดที�เกิดจากการคาํนวณ (ต่อ)

การวางแบบพิเศษ (Paste Special)

19

การวางแบบพิเศษสามารถเลือกไดว้า่ตอ้งการเพียงผลลพัธ์ในรูปแบบใดบา้งที#จะวางมายงัตาํแหน่งที#ตอ้งการ

• ทั�งหมด (All) : คดัลอกคุณสมบตัิจากตน้ฉบบัมาทั-งหมด• สูตร (Formulas) : คดัลอกเฉพาะสูตร• ค่า (Values) : คดัลอกเฉพาะค่าของขอ้มูลโดยไม่คดัลอกสูตรมาดว้ย• รูปแบบ (Format) : คดัลอกเฉพาะรูปแบบเซลล์

• เพื#อตรึงแถว หรือคอลมัน์ใหแ้สดงผลคงที#เพื#อง่ายต่อการทาํงานกบัขอ้มูลจาํนวนมาก ทาํได ้3 แบบคือ

• ตรึงแนว (Freeze Panes) คือ การตรึงแนวแถวบน และคอลมัน์ทางซา้ยมือของเซลที#เลือกไว้

• ตรึงแถวบนสุด (Freeze Top Row) คือ การตรึงแถวบนสุด แถวที# 1 ของ Worksheet

• ตรึงคอลมัน์แรก (Freeze Fisrt Column) คือ การตรึงคอลมัน์แรก หรือคอลมัน์ A ของ Worksheet

20

การตรงึ Worksheet (Freeze Panes)

การตรึง worksheet

21

1. เลือกแทบ็มุมมอง (View)2. เลือกเครื#องมือตรึงแนว (Freeze Panes)

ยกเลิกการตรึง worksheet

22

1. เลือกแทบ็มุมมอง (View)2. เลือกเครื#องมือตรึงแนว (Freeze Panes)3. เลือกยกเลิกตรึงแนว (Unfreeze Panes)

23

การจดัแต่งตวัเลข, วนัที�, เวลา

• เลือกคาํสั#งจาก Home tab � Number

เลือกรูปแบบตวัเลขเลือกรูปแบบตวัเลข

ใส่ , เพื#อคั#นตวัเลขหลกัพนัใส่ , เพื#อคั#นตวัเลขหลกัพนั

เพิ#ม/ลด ตาํแหน่งทศนิยม

24

การจดัแต่งตวัเลข, วนัที�, เวลา (ต่อ)

• หรือ คลกิขวาที>เซลล์ที>ต้องการ เลอืกจัดรูปแบบเซลล์ (Format cells)

กลุ่มของรูปแบบ

รูปแบบของตัวเลขในกรณทีี>เป็นค่าลบ

จํานวนจุดทศนิยม

25

การจดัตาํแหน่งข้อมลูในเซลล์

เลือกคาํสั#งจากแทบ็ Home (หนา้แรก) > กลุ่มการจดัแนว

1. เลื#อนตวัชี-ตาํแหน่งเซลลไ์ปยงัตาํแหน่งเซลลท์ี#ตอ้งการจดัแต่ง

2.

ตดัขอ้ความตดัขอ้ความ

กดเลือกเพื#อจดัขอ้ความใหอ้ยูใ่นแนวทแยงหรือแนวอื#นๆกดเลือกเพื#อจดัขอ้ความใหอ้ยูใ่นแนวทแยงหรือแนวอื#นๆ

26

การจดัตาํแหน่งข้อมลูในเซลล ์(ต่อ)

ตาํแหน่งการจดัวางข้อมลูในแนวนอน - ซ้าย/กลาง/ขวาตาํแหน่งการจดัวางข้อมลูในแนวตั �ง - บน/กลาง/ล่าง

ทิศของการวางข้อมลูแบบนอน หรือแบบเฉียง หรือแบบตั �ง

27

ขยาย-ลดความกว้างของคอลมัน์/แถว

• กดปุ่มของเมาส์คา้งไว ้แลว้ลากเมาส์โดย• ดึงเมาส์ออก จะเป็นการขยาย

ออก• ดึงเมาส์เขา้ จะเป็นการลดความ

กวา้ง

28

สรา้งแผนภมูิ

1. กาํหนดช่วงข้อมลูที�ต้องการสรา้งกราฟ (กรณีเลือกข้อมลูบางส่วนไม่ต่อเนื�องกนัมาทาํกราฟให้กด ctrl+ปุ่ มซ้ายบนเมาส)์

2. เลือกเมนูคาํสั �ง แทรก (Insert)

3. เลือกรูปแบบกราฟที#ตอ้งการ

29

สรา้งแผนภมูิ

30

การแก้ไขกราฟ

• คลิกที�กราฟ > เลือกแทบ็ Design (ออกแบบ) • เลือกลกัษณะแผนภมูิ (Chart Styles) เพื�อกาํหนดรปูรา่ง สี ลกัษณะของกราฟ

31

เลือกขอ้มูลที#ตอ้งการนาํมากาํหนดเป็นแกน X, Yดูผลจากภาพตวัอยา่ง

การแก้ไขกราฟ

• คลิกที�กราฟ > เลือกแทบ็ Design (ออกแบบ) • เลือกสลบัแถว/คอลมัน์ (Switch Row/Column)

32

การแก้ไขกราฟ

• เลือกเค้าโครงแผนภมูิ (Chart Layouts) เพื�อกาํหนดรายละเอียดในการแสดงข้อมลู เช่น แสดงชื�อแผนภมูิ ชื�อแกน X ชื�อแกน Y

ASSIGNMENT

• Download ไดท้ี# ftp://172.25.1.5/sectionxx/disk1/Lab7-Instructions.pdf

เมื#อ xx เป็นหมายเลข section เช่น 03 เป็นตน้