ชุดเครื่องมือการเรียนร้ ู ...kmcenter.rid.go.th/center/_data/docs/kcresearch/Work... · 2013-05-09 · 5. ระเบียบปฏิบัติ

การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 1

ชดเครองมอการเรยนร

เรอง

การจดทาคมอการปฏบตงาน

(Work Manual) (ฉบบปรบปรง)

ป พ.ศ.2552


วตถประสงคของหลกสตร

เพอใหผเขารบการอบรม

มความร ความเขาใจ ในหลกการหรอแนวทางในการจดทาเอกสารทจาเปนในองคกร

เขาใจโครงสรางเอกสารในระบบมาตรฐานสากล

สามารถจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงานตนเองไดอยางมประสทธภาพ

สามารถนาเครองมอตาง ๆ เพอมาชวยในการวเคราะหและชวยในการปรบปรงกระบวนการทางานในหนวยงานตนเองได

เขาใจและทราบประโยชนในการควบคมเอกสารและวธการควบคม


หวขอการฝกอบรม

1. โครงสรางของระบบเอกสารในองคการ

2. ความรพนฐานในการจดทาคมอการปฏบตงาน

3. องคประกอบของคมอการปฏบตงาน

4. ปจจยสาคญในการจดทาคมอการปฏบตงาน

5. ขนตอนการจดทาคมอการปฏบตงาน

6. เครองมอพเศษในการจดทาคมอการปฏบตงาน


เอกสารคออะไร

• สงหรอสอทใชอธบายถงทศทาง แนวทาง ขนตอนหรอวธการ

ปฏบตงาน โดยอาจจะอยในลกษณะตาง ๆ เชน ระเบยบปฏบต

คมอการปฏบตงาน วธการทางาน รปภาพ แบบฟอรม เปนตน

การจดทาเอกสารคออะไร

• การกาหนดแนวทาง ขนตอน หรอวธการไวเปนลายลกษณอกษร

เพอใชในการตดตอสอสารหรอเปนแนวทางในการปฏบตงาน

นยาม


ภาพรวมดานเอกสารภายในองคการ (Documentation Overview)

เอกสารของแตละองคการมกประกอบดวย

• เอกสารแสดงวสยทศน ภารกจ นโยบาย และวตถประสงคขององคการ

• คมอคณภาพ (Quality Manual)

• ระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงาน (Procedure Manual/Work Manual)

• วธการทางาน (Work Instruction)

• เอกสารจากภายนอกทจาเปนตองใชในการปฏบตงาน (Support Document)


1

2

3

4 แบบฟอรม, บนทกและเอกสาร

สนบสนน (Form, Record and

Support document)

วธปฏบตงาน/วธการทางาน

( Work Instruction)

ระเบยบปฏบตงาน (Procedure Manual),

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

คมอคณภาพ (Quality Manual)

แนวทางในการจดทาและควบคมเอกสารตามระบบบรหารคณภาพ

ISO 9001:2000 แบงเอกสารออกเปน 4 ระดบ ดงน

โครงสรางของระบบเอกสารในองคการ


ระดบท 1: คมอคณภาพ (Quality Manual)

ลกษณะ

• ระบรายละเอยดขององคการ นโยบาย

วสยทศน และภารกจขององคการ

• ประกอบดวยกระบวนการตางๆ ทอย

ในความรบผดชอบขององคการ

• อางองถงระเบยบปฏบตทสนบสนน

นโยบายขององคการและกระบวนการ

• อ ธ บ า ย ป ฏ ส ม พ น ธ ข อ ง แ ต ล ะ

กระบวนการภายในองคการ

ประโยชน

• เปนแนวทางใหเจาหนาททราบถงนโยบาย

วสยทศน และภารกจขององคการ

• ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางองคการ

• สรางความประทบใจแกบคคลท วไปใหม

ความมนใจมากขน

• ใชอธบายรายละเอยดของกระบวนการ

• เ ปนพ นฐานสาหรบ ผบ รหารใชในการ

ทบทวนและตรวจตดตามระบบบรหาร

คณภาพภายใน


ระดบท 2: ระเบยบปฏบต/คมอการปฏบตงาน

(Procedure/Work Manual)

ลกษณะ

• เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการ

ทางานท ม จดเ รมตนและส น สดของ

กระบวนการ

• ระบขนตอนและรายละเอยดกระบวนการ

ตางๆ ขององ คการและว ธควบ คม

กระบวนการนน

• จดทาขนสาหรบลกษณะงานทซบซอน ม

หลายขนตอน และเกยวของกบหลายคน

• สามารถปรบปรงเปลยนแปลงไดเมอม

การเปลยนแปลงการปฏบตงาน


• ไดงานทมคณภาพตามทกาหนด

• ผปฏบตงานไมเกดความสบสน

• แตละหนวยงานรงานซงกนและกน

• บคลากรหรอเจาหนาทสามารถทางานแทนกนได

• สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรว

เมอมการโยกยายตาแหนงงาน

• ลดขนตอนการทางานทซบซอน

• ลดขอผดพลาดจากการทางานทไมเปนระบบ

• ชวยเสรมสรางความมนใจในการทางาน

• ชวยลดความขดแยงทอาจเกดขนในการทางาน

• ชวยลดการตอบคาถาม

• ชวยลดเวลาในการสอนงาน


ระดบท 3: วธปฏบตงาน/วธการทางาน (Work Instruction)

ลกษณะ

• มรายละเอยดวธการทางานเฉพาะ

ห ร อ แ ต ล ะ ข น ต อ น ย อ ย ข อ ง

กระบวนการ เ ปน ขอ มล เฉพาะ

มคาแนะนาในการทางาน รวมทงวธท

อง คการใชในการปฏบตงานโดย

ละเอยด


• ผปฏบตงานทราบรายละเอยดและทางานได

อยางถกตอง

• ทราบถงตาแหนงงานทรบผดชอบ

• ท ร า บ ถ ง เ ท ค น ค ว ธ ก า ร ท า ง า น ท ม

ประสทธภาพ


ระดบท 4: แบบฟอรม บนทก และเอกสารสนบสนน

(Form, Record and Support document)

ลกษณะ

• แบบฟอรม (Forms): ใชสาหรบลงบนทก

ผลการทางาน และผลลพธท ไดจากการ

ทางาน

• บนทก (Record): จะถกเกบไวสาหรบการ

เรยกออกมาใช และโดยปกตจะมการ

ควบคมตามกระบวนการควบคมบนทก

• เอกสารสนบสนน (Support Document):

เอกสารทใชอางองหรออธบายรายละเอยด

การทางานในรปแบบท องคการมใชอย

เชน พระราชบญญต กฎหมาย หนงสอ

ชแจง มาตรฐานตางๆ เปนตน


• ชวยใหการทางานนน ๆ มความสมบรณ

ครบถวน

• เปนเอกสารอางองในการทางาน

• ชวยใหการทางานไมผดขนตอน

• ชวยปองกนอบต เหต และทางานไดอยาง

ปลอดภย

เปนเอกสารทใชในการทางานเพอใหงานนนๆ มความสมบรณ

ซงเอกสารแตละแบบมลกษณะดงน


คมอการปฏบตงาน (Work Manual) คออะไร

คมอการปฏบตงาน (Work Manual) เปรยบเสมอนแผนทบอก

เสนทางการทางานทมจดเรมตนและจดสนสดของกระบวนการ ระบถงขนตอน

และรายละเอยดของกระบวนการตาง ๆ มกจดทาขนสาหรบงานท มความ

ซบซอน มหลายข นตอน และเ กยวของกบหลายคน สามารถปรบปรง

เปลยนแปลงเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน ทงนเพอใหผปฏบตงานไวใช

อางองมใหเกดความผดพลาดในการปฏบตงาน


สาเหตทหลายองคการไมจดทาค มอการปฏบตงาน

• ในหนวยงานมบคคลไวสาหรบอางอง เพราะทางานมานาน มความชานาญ

มประสบการณสง

• หนวยงานนนๆ รบผดชอบงานทไมซบซอน มขนตอนนอยและตายตว

งานเบดเสรจทเดยว

• บางหนวยงานไมเคยมคนใหมมาทางาน คนททางานอยทกวนกรงานหมดแลว

จงไมเหนความจาเปนในการจดทาคมอ


วตถประสงคในการจดทาคมอการปฏบตงาน

1. เพอใหการปฏบตงานในปจจบนเปนมาตรฐานเดยวกน

2. ผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรทาอะไรกอนและหลง

3. ผปฏบตงานทราบวาควรปฏบตงานอยางไร เมอใด กบใคร

4. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบนโยบาย วสยทศน ภารกจ และเปาหมายขององคกร

5. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอน

6. เปนเครองมอในการฝกอบรม

7. ใชเปนเอกสารอางองในการทางาน

8. ใชเปนสอในการประสานงาน


ประโยชนของคมอการปฏบตงาน

1. ชวยลดการตอบคาถาม

2. ชวยลดเวลาในการสอนงาน

3. ชวยเสรมสรางความมนใจในการทางาน

4. ชวยใหเกดความสม าเสมอในการทางาน:

5. ชวยลดความขดแยงทอาจจะเกดในการทางาน

6. ทาใหการปฏบตงานเปนแบบมออาชพ

7. ชวยในการปรบปรงงานและออกแบบกระบวนงานใหม

คมอการปฏบตงานยงสามารถนาไปใช

สาหรบเรองอนๆ ไดอกดวย เชน

• ใชฝกอบรมขาราชการใหม

• ใชรวบรวมประเดนทไมใชกรณปกต

• ใชในการปรบปรงงาน

• ใชในการออกแบบระบบงานใหม

• ใชเปนฐานในการประกาศเวลามาตรฐาน

การใหบรการ


ประกอบดวย

1. วตถประสงค

2. ขอบเขต

3. คาจากดความ

4. หนาทความรบผดชอบ

5. ระเบยบปฏบต (ขนตอน)

6. เอกสารอางอง

7. แบบฟอรมทใช

8. เอกสารบนทก

องคประกอบของคมอการปฏบตงาน


1. วตถประสงค (Objectives)

• ความหมาย:

เปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดทาเอกสารเรองน

ขนมา

• ตวอยางวตถประสงคเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

เพอใหมนใจวาไดมการปฏบตตามขอกาหนด ระเบยบ หลกเกณฑ

เ กยวกบการตรวจสอบภายในท กาหนดไวอยางสม า เสมอและม

ประสทธภาพ สอดคลองกบนโยบายและวตถประสงคขององคกร


2. ขอบเขต (Scope)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวาครอบคลมตงแต

ขนตอนใด ถงขนตอนใด หนวยงานใด กบใคร ทใด และเมอใด

• ตวอยางขอบเขตเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

ระเบยบการปฏบตนครอบคลมขนตอนการตรวจสอบภายในของผตรวจสอบภายในและผรบการตรวจสอบ ตงแตการวางแผนการตรวจสอบ การดาเนนการตรวจสอบ การจดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจตดตามซา สาหรบทกครงทมการตรวจสอบ ของกรมควบคมโรค กระทรวงสาธารณสข


3. คาจากดความ (Definition)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงคาศพทเฉพาะซงอาจเปนภาษาไทยหรอภาษาองกฤษ หรอคายอ ทกลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนนๆ เพอใหเปนทเขาใจตรงกน

• ตวอยางคาจากดความ เรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

Auditor = ผตรวจสอบทไดรบมอบหมายอยางเปนทางการ

Auditee= แผนก หนวยงาน หรอบคคลผไดรบการตรวจสอบ

CAR = Corrective Action Report - การรองขอใหดาเนนการแกไข


4. หนาทความรบผดชอบ (Responsibilities)


เปนการชแจงใหผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบระเบยบปฏบตนน ๆ โดยมกจะ

เรยงจากผอานาจหรอตาแหนงสงสดลงมา

• ตวอยางหนาทความรบผดชอบเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

ผอานวยการกอง: อนมตแผนการตรวจสอบ ตดตามและพจารณาผลการตรวจสอบ

ภายใน

หวหนากลมทกกลม: รบทราบและใหความรวมมอในการตรวจสอบ

นกวชาการ 6 ว. : จดทาแผน ดาเนนการตรวจสอบ สรปผลและตดตามผล


5. ระเบยบปฏบต/ขนตอน (Procedure)


เปนการอธบายขนตอนการทางานอยางละเอยด วาใคร ทาอะไร ทไหน อยางไร เมอใด

โดยสามารถจดทาไดในรปแบบตาง ๆ ไดแก การใชขอความอธบาย การใชตารางอธบาย การใชแผนภม และการใช Flowchart

• ตวอยางการเขยนขนตอนการปฏบต 5.1 เขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทา แกไขหรอเปลยนแปลง

5.2 พจารณาเหตผลการขอจดทา แกไขหรอเปลยนแปลง

5.3 ดาเนนการจดทา

5.4 แจกจายสาเนาเอกสาร

5.5 บนทกการแจกจาย


6.เอกสารอางอง (Reference Document)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใชประกอบคกนหรออางองถงกน

เพอใหการปฏบตงานนนๆ สมบรณ ไดแก ระเบยบปฏบตเรองอน พระราชบญญต กฎหมาย กฎระเบยบ หรอวธการทางาน เปนตน

• ตวอยางเอกสารอางองเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

ระเบยบการปฏบตเรองการแกไขและปองกน(QP-QMR-01)

ระเบยบปฏบตเรองการทบทวนโดยฝายบรหาร (QP-QMR-02)


7.แบบฟอรมทใช (Form)


เปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตาง ๆ ทตองใชในการบนทก

ขอมลของผทเกยวของ ในการปฏบตงานของกระบวนการนน ๆ

• ตวอยางแบบฟอรมเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)

แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)


8.เอกสารบนทก (Record)

• ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปนขอมลหรอหลกฐาน

ของการปฏบตงานนน ๆ พรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบ สถานท ระยะเวลา และวธการจดเกบ

• ตวอยางเอกสารบนทก เรอง : คมอการตรวจสอบภายใน

ชอเอกสาร ผรบผดชอบ สถานทจดเกบ ระยะเวลา วธการจดเกบ

Audit Checklist นกวชาการ

ตรวจสอบภายใน

หองเอกสารของผ

ตรวจสอบ 10 ป เรยงตามวนท


ปจจยสาคญในการจดทาคมอการปฏบตงาน

ลกษณะทดของคมอการปฏบตงาน

คณสมบตและทกษะของผจดทาคมอการปฏบตงาน

ผเกยวของในการจดทาคมอการปฏบตงาน


ลกษณะทดของคมอการปฏบตงาน

• กระชบ ชดเจน เขาใจไดงาย

• เปนประโยชนสาหรบการทางานและฝกอบรม

• เหมาะสมกบองคกรและผใชงานแตละกลม

• มความนาสนใจ นาตดตาม

• มความเปนปจจบน (Update) ไมลาสมย

• แสดงหนวยงานทจดทา วนทบงคบใช

• มตวอยางประกอบ

Clear

Complete

Concise

Correct


คณสมบตและทกษะ

ของผจดทาเอกสารการปฏบตงาน

คณสมบต

• มความรความเชยวชาญในการปฏบตงานเรองนน ๆ

• เปนคนชางสงเกต

• เอาใจใสในรายละเอยดของการปฏบตงาน

• รทฤษฎและความรพนฐานของการวเคราะหระบบงาน

• รหลกการสอสารในรปแบบตาง ๆ

• รเทคโนโลยสมยใหม

ทกษะ

• ทกษะการวเคราะห

(Analysis Skills)

• ทกษะการสอสาร

(Communication Skills)

• ทกษะออกแบบ

(Design Skills)

• ทกษะการประเมนผล

(Evaluation Skills)


ผทเกยวของ

• ผปฏบตงานในกระบวนการ • ผจดทาเอกสารการปฏบตงาน • ผอนมต • ผอาน

– ภายในองคกร • ผบรหาร • รฐบาล • ขาราชการ

– ภายนอกองคกร • ประชาชน • ผเขาชมงาน


กจกรรมท 1 :

วเคราะหผเกยวของในกระบวนงานและวเคราะหความเขาใจ

และความสนใจของผปฏบตงาน

วตถประสงคของกจกรรม :

• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบผ มสวนเกยวของกบกระบวนงานทจะพฒนา

คมอการปฏบตงาน

• เพอใหผ เขาอบรมมความขาใจเกยวกบความสนใจของผปฏบตงาน

ลกษณะของกจกรรม

• แบงกลมละประมาณ 10 ทาน

• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของกบกระบวนการ

ทางานทกาหนดใหโดยวทยากร

• ใชแบบฟอรมทจดใหแตละกลมเพอใชในการวเคราะหผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของ

• แตละกลมใชเวลาในการวเคราะหประมาณ 15 นาท

• แตละกลมใชเวลาในการนาเสนอผลการวเคราะหประมาณ 3 นาท


แนวปฏบตทด12 ขนตอน

1. ศกษารายละเอยดของงานจากเอกสาร

2. สงเกตการปฏบตงานจรง

3. จดทา Work Flow อยางงาย

4. จดทารายละเอยดในแตละขนตอน

5. มการทดสอบโดยใหผปฏบตงานอาน และผทไมไดปฏบตงานอาน

6. ตรวจสอบกบนตกร ว า มประเดนใดขดตอกฎหมาย หรอกฎระเบยบของทางหนวยงานหรอไม หากมใหแกไขปรบปรง

ขนตอนการจดทาคมอการปฏบตงาน


7. ขออนมต

8. บนทกเขาระบบการควบคมและแจกจายเอกสาร

9. ดาเนนการแจกจายหรอเผยแพร

10. ดาเนนการฝกอบรมหรอชแจงวธการใช

11. มการทดสอบความเขาใจของผใชงาน

12. รวบรวมขอเสนอแนะเพอปรบปรงคมอใหเกด

ประสทธภาพสงสด

แนวปฏบตทด12 ขนตอน (ตอ)


เครองมอพเศษในการจดทาเอกสาร

1.การศกษาและวเคราะหกระบวนการ (Process Analysis)

– Input-Output Analysis

2. การใช Flowchart

Inputs Output

Process ทรพยากรทจาเปน ขอกาหนด

หลกเกณฑ เงอนไข

การกระทาเพอเปลยนสภาพ Input ไปเปน Output

ผลลพธทตองการ


แนวทางการเขยน Flowchart

การใชสญลกษณตางๆ ในการเขยนแผนผงการทางาน เพอใหเหนถงลกษณะ และความสมพนธกอนหลงของแตละขนตอนในกระบวนการทางาน

Flowchart คออะไร?

ประโยชนของ Flowchart

• ชวยใหเขาใจกระบวนการทางานงายขน

• เปนเครองมอสาหรบฝกอบรมพนกงาน

• การชบงถงปญหา และโอกาสในการปรบปรงกระบวนการ

• ชวยใหเหนภาพความสมพนธระหวางบคคล

• สะดวกในการนาไปเขยนเปนระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงานหรอวธการปฏบตงาน

ในลาดบตอไป


สญลกษณทใชในผงงาน (Flowchart)

จดเรมตนและสนสดของกระบวนการ

กจกรรมและการปฏบตงาน

การตดสนใจ

แสดงถงทศทาง หรอการเคลอนไหวของงาน

จดเชอมตอระหวางขนตอน


การเขยน Flowchart

ผเขยนควรเขาใจกระบวนการและการปฏบตงานจรง

กาหนดกระบวนการทตองเขยน Flowchart

เขยนขนตอน กจกรรม การตดสนใจ

จดลาดบกอนหลงของขนตอนดงกลาว

เขยน Flowchart โดยใชสญลกษณทเหมาะสม

ตรวจสอบและปรบปรง Flowchart ทเขยนเสรจ

ปฏบตได

กระบวนการมประสทธภาพ

ไมซาซอน

ทาแลวไดประโยชน


ตวอยาง Flowchart

อนมต

ลง LOG

ออกใบ P/O

No

Yes

สงใบ P/O

สงคน

จดเกบเขาคลงสนคา

ออกเอกสารขอซอ

(PR)

ตรวจสอบสนคา No

Yes


ตวอยางระเบยบปฏบต

ชอหนวยงาน......

ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา

การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/0 1/7

จดทาโดย

______________________

ตรวจสอบโดย

_______________________

อนมตโดย

_______________________

ประวตการแกไข

วนทบงคบใช แกไขครงท ขอความ

19/11/05

00

เอกสารออกใหม


ตวอยางระเบยบปฏบต (ตอ)

ชอหนวยงาน.......

ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา

การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/05 2/7

1. วตถประสงค

2. ขอบเขต

3. คาจากดความ

4. ความรบผดชอบ

5. ระเบยบปฏบต

6. เอกสารอางอง

7. แบบฟอรมทใช

8. เอกสารบนทก


วธการเขยนขนตอนการปฏบตงาน

• ในการเขยนขนตอนการปฏบตงาน (หวขอท 5) ของโครงสราง

เอกสารระเบยบปฏบตอาจอยในรปของ

– ขอความทงหมด (Wording)

– ตาราง (Table)

– แผนภมจาลอง (Model)

– เปนผงการไหลของการปฏบตงาน (Flowchart)


ตวอยางการเขยนขนตอนแบบขอความ

ขนตอนการรบการฝกอบรม 5.1 ผขอรบการฝกอบรม

5.1.1 ศกษาขอมลหรอหลกสตรทจาเปนตอการปฏบตงาน

5.1.2 กรอกแบบคารองขอรบการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลกฐานหรอขอมลของหลกสตรดงกลาว

5.1.3 เสนอใหผบงคบบญชาจนถงระดบผอานวยการอนมต

5.1.4 นาสงยงกองการเจาหนาทลวงหนากอนวนสมมนาหรอฝกอบรม 15 วน

5.2 เจาหนาทฝายการเจาหนาท 5.2.1 ตดตอสถาบนหรอหนวยงานทจดฝกอบรม

5.2.2 สงเรองยงหนวยงานการเงนเพอของบประมาณ

5.3 ผเขารบการฝกอบรม 5.3.1 เขารบการฝกอบรมตามวนและเวลาทกาหนด

5.3.2 เมอเสรจสนการฝกอบรม จดทารายงานพรอมนาสงเอกสารประกอบการฝกอบรม

5.3.3 นาความรทไดรบไปจดทาแผนพฒนาและปรบปรงตนเอง


ตวอยางการเขยนขนตอนแบบตาราง

ผรบผดชอบ ขนตอนการ

ดาเนนงาน

ระยะเวลา แบบฟอรมทใช

เจาหนาท

กองการ


1.สารวจความจาเปน

ในการฝกอบรม

เดอนพฤศจกายน

ของทกป

แบบสารวจความจาเปนใน

การฝกอบรม

(HR-TN-F-001)

เจาหนาททก

ระดบ

2. กรอกรายละเอยด

ความตองการในการ

ฝกอบรมและสงกลบ

คนกองการเจาหนาท

ภายในเดอนธนวาคม

ของทกป

แบบสารวจความจาเปนใน

การฝกอบรม

(HR-TN-F-001)

หวหนากลมงาน

กองการ


3. พจารณา รวบรวม

และจดทาแผนการ

ฝกอบรมประจาปสงให

ผอานวยการกอง

ภายในเดอนมกราคม

ของปถดไป

แผนการฝกอบรมประจาป

(HR-TN-F-002)


ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม


ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม


ลาดบท ผงกระบวนการ รายละเอยดงาน ผรบผดชอบ บกทก เอกสารอางอง

1 หนวยงานทขอซอกรอกรายละเอยดสนคาทจะ

ซอ

ผขอซอ ใบ PR PU-F-001

2 ผ มอานาจลงนามอนมต หากไมอนมตใหผขอ

ซอนากลบไปพจารณาหรอแกไข

ผ มอานาจลง

นาม

ใบ PR

3 บนทกเลขท PR ในสมดบนทกเพอเปน

หลกฐานอางอง


จดซอ

Log Book PU-F-002

4 เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอยดตาม

เอกสาร PR


จดซอ

ใบ PO PU-F-003

5 สงใบสงซอสนคา (PO) ใหกบทางผขาย โดย

ทาง Fax หรอE-mail และยนยนการซอ


จดซอ

ใบ PO

6 ตรวจรบสนคาจากทางผขาย หากไมตรงตาม

ขอกาหนดใหสงคน และไมตองชาระเงน


ตรวจสอบ

ใบตรวจ

รบสนคา

QC-F-001

จดเกบสนคาทผานการตรวจสอบยงคลงสนคา

และบนทก Stock ใหตรงกบสนคา


คลงสนคา

Stock

Card

WH-F-001

ออกเอกสารขอซอ

(PR)

อนมต

สงใบ PO

ออกใบ PO

จดเกบเขาคลง

ลง Log Book

ตรวจรบสนคา

Yes

No

Yes

No สงคน

ตวอยางการเขยนขนตอนแบบ Flowchart


กจกรรมท 2 : วเคราะหกระบวนการทางาน (Workflow Analysis)


• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบสญลกษณทใชในการเขยนคมอปฏบตการ

• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบการเรยบเรยงลาดบของกระบวนการทางาน

• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบขนตอนการพฒนาเนอหาของคมอปฏบตงานใน

สวนทเปนกระบวนการทางาน (Workflow)



• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหกระบวนการทางานทกาหนดใหโดยวทยากร

• ใชอปกรณทจดใหแตละกลมเพอใชในการวเคราะหกระบวนการทางาน


• แตละกลมจะตองใชสญลกษณทกาหนดใหในการเรยบเรยงกระบวนการทางานใหถกตองครบถวน



เทคนคการจดทาค มอใหเขาใจงายและนาสนใจ

• การใชภาพถายอางอง

• การใชภาพการตน

• การใชแบบฟอรมบนทก

• การใช Multi Media


การใชภาพถายอางอง

• ขอด

– เขาใจไดงาย ประหยดเนอท

– เปนรปธรรม จงใจใหเกดการปฏบตตามไดงาย

• ขอดอย

– การหาภาพทเหมาะสมอาจหาไดยาก

– ความพรอมของอปกรณและความสามารถในการถายภาพ

– ไฟลภาพมขนาดใหญในการจดเกบในคอมพวเตอร


ตวอยางการใชภาพจรงอางอง

ผดวธ ถกวธ

การนงปฏบตงานกบคอมพวเตอร


เครองแตงกายหอง Gray room (smock)

Cap head cover

Gloves

shoes

Smock


การใชภาพการตน

• ขอด

– มสสนสะดดตา นาสนใจ

– เขาใจไดงายสาหรบผอานทกระดบ

• ขอดอย

– ดไมเปนทางการ

– หาคนทมฝมอไดยาก

– ลงรายละเอยดไดไมครบถวน


ตวอยางการใชภาพการตน

• คมอการดแลโรคปวดหลงจากการทางาน


คมอการปองกน

โรคปวดหลงจากการทางาน

1. จดทาทางในการปฏบตงานทถกตอง 2. การนง

3. การยกของ 4. การนอน


การใชแบบฟอรม

• ขอด

– มความชดเจนในการปฏบตงานไดตามขนตอน

– เกบรายละเอยดไดครบ

– มความยดหยนในการแกไข

• ขอดอย

– ไมมรายละเอยดวธการบนทกขอมล

– หากไมมการฝกอบรมวธการใช อาจผดพลาดได

– แกไขไดยากหากสงพมพจากโรงพมพ

– สาเนาแบบฟอรมทไมชดเจน

แผน

การเรยนร

ผลการ

ปฏบตงาน

สมรรถนะ

ขอมล

สวนบคคล


ตวอยางการใชแบบฟอรม

• แบบฟอรมการควบคมการแจกจายเอกสาร

ชอคมอการ

ปฏบตงาน รหสเอกสาร ผจดทา

วนท

ประกาศใช

หนวยงานทตอง

แจกจาย ผถอครองเอกสาร

ลายมอชอ

ผรบเอกสาร

การจดฝก

อบรมภายใน

QP-TN-01 กลมพฒนาระบบ

บรหาร

สานกงานฯ อ.ย.

1 ม.ค. 49 ทกหนวยงาน

ในกระทรวง

สาธารณสข

ผบรหารตงแตระดบ

หวหนากลมงาน ขน

ไป

_______________

นายไสว ใจด

การตรวจสอบ

ภายใน

QP-AU-01 กลมตรวจสอบ

ภายใน

สานกงานฯ อ.ย.

30 ม.ย. 49 ทกหนวยงาน

ในกระทรวง

สาธารณสข

ผบรหารตงแตระดบ

หวหนากลมงาน ขน

ไป

_______________

นายปรด ดใจ


การใช Multi Media

• ขอด

– มความทนสมยทงภาพและเสยง นาตดตาม

– มประสทธภาพในการสรางทาความเขาใจ

– สะดวกในการเผยแพร จดเกบ หรอบนทก

• ขอดอย

– คาใชจายในการจดทาสง

– ขอจากดดานความสามารถของบคลากรในการใชงาน

– ขอจากดดานความเพยงพอของเครองมออปกรณ


ตวอยางการใช Multi Media


ขอควรคานงในการจดทาเอกสาร

• ใครคอผใชเอกสาร : บคคลภายในหรอภายนอกองคกร

• ปรมาณของเนอหา : มาก นอย

• การใชสญลกษณหรอรปภาพ : เหมาะสม เขาใจงาย

• การฝกอบรมวธการใช : โดยใคร เมอใด อยางไร สาหรบใคร


กจกรรมท 3 : ฝกการพฒนาเนอหาคมอใหนาสนใจ

ดวยเทคนคตางๆ เชน รปภาพประกอบ มลตมเดย


• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจในการพฒนาเนอหาสาระของคมอปฏบตงานใหนาสนใจและเหมาะสมกบ

ความสนใจของผปฏบตงาน โดยใชเทคนคตางๆ เชน รปภาพ วดโอคลป กราฟ กลอน แบบฟอรมตวอยาง

• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจองคประกอบทอาจจะตองจดหาเพมเตม ในกรณทตองใชระบบเทคโนโลย

สารสนเทศเขามาใชในการจดทาคมอปฏบตการ



• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหความสนใจของผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของกบกระบวนการทางาน

• ใชแบบฟอรมทจดใหแตละกลมเพอใชในการวเคราะหเทคนคทเหมาะสมในการพฒนาคมอปฏบตงานเพอ

ดงดดความสนใจของผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของกบกระบวนการทางาน


• แตละกลมตองตดสนใจเลอกใชเทคนคทเหมาะสมกบความสนใจและสรปลงในแบบฟอรมทจดเตรยมให



เมอใดทตองปรบปรงค มอและทาอยางไร

เมอใด

• เมอมการปรบเปลยนนโยบาย กระบวนการทางาน

• เมอมการปรบเปลยนผรบผดชอบ แบบฟอรม หรอเอกสารอางองตางๆ

• ควรมการทบทวนกระบวนการทไมมการเปลยนแปลง อยางนอยทกๆ 3 ป เพอใหแนใจวายงเปนฉบบปจจบน (Update)อย

อยางไร

• เสนอเรองเพอขออนมตจากเจาของเรองเดมหรอผมอานาจอนมต

• ดาเนนการปรบปรงตามความเหมาะสมตอการปฏบตงาน

• บนทกประวตการปรบปรงวาไดเปลยนแปลงเรองใด

• ดาเนนการแจกจายเพอทดแทนเอกสารคมอฉบบเดม

• นาเอกสารคมอฉบบเดมกลบมาทาลาย

• เกบเอกสารคมอตนฉบบของเดมเพอใชอางอง


ปญหาและอปสรรคในการจดทาและใชงาน

• ผจดทาเอกสารขาดความร ความเขาใจในกระบวนการปฏบตงานนน ๆ อยางถองแท

• ผจดทาเอกสารไมทราบวธการเลอกประเภทของคมอใหเหมาะสมกบการปฏบตงาน ทาใหผใชเขาใจยากและไมนาไปปฏบตตาม

• ไมไดรบความรวมมอจากบคคลตาง ๆ ทเกยวของในการใหขอมล

• ขาดอปกรณทเพยงพอและเทคโนโลยททนสมย

• ไมมการสอสารหรอฝกอบรมวธการใชคมอหลงจากทาเสรจแลว

• ไมมการนาเอกสารทจดทาเสรจแลวไปใชอยางจรงจง

• ไมมการแกไขปรบปรงใหทนสมย

• ผททาการแกไขเปลยนแปลงไมใชเจาของเรองเดม


การแกไขและปองกน

• มการประชมชแจงใหทกหนวยงานทราบวาจะมการจดทาเอกสารการ

ปฏบตงานขนมาอยางเปนระบบ

• มการแตงตงตวแทนของแตละหนวยงานเพอจดทาและประสานงาน

ตดตามผล

• ผบรหารหรอระดบหวหนางานตองใหการสนบสนนและมความรในการ

จดทาเอกสารเชนเดยวกน

• จดกจกรรมในการสอสารหรอเผยแพรเอกสารทจดทาใหเปนทเขาใจ


การควบคมเอกสาร

• การควบคมเอกสารคอ

– ระบบการจดการดานเอกสาร ครอบคลมตงแต กระบวนการ

ในการจดทา การทบทวน การอนมต การแจกจาย การยกเลก

และการทาลาย

• เหตผลของการควบคมเอกสาร

– เพอใหมนใจวา มเอกสารทจาเปนตองใช

– เอกสารปฏบตงานมความถกตองและทนสมย

– การปฏบตงานไปในทศทางเดยวกน


การควบคมเอกสาร(ตอ)

• วธการควบคมเอกสาร – มขนตอนการจดการเรองเอกสาร (Document Procedure) – มหมายเลข หมวดหมเอกสาร (Index, Number) – อนมตเอกสารโดยผทอานาจ (Approval) – มเอกสารหลก (Master List) – มการชบง (Identification) – ควบคมการแจกจายเอกสาร (Distribution List) – ควบคมการเรยกเกบเอกสารฉบบทลาสมย(Obsolete) – ควบคมเอกสารทงจากภายในและภายนอก (Internal & External Document Control)


วธการในการควบคมเอกสาร

• ระบบการจดลาดบเลข

– ตองงายตอการเขาใจ มความตอเนอง

เปดชองใหสามารถแกไข เพมเตมได

• ตวอยาง ไดแก

– AA-BB-CC

• AA = ประเภทของเอกสาร

• BB = ชอยอของหนวยงานเจาของเอกสาร

• CC = ลาดบเลขทของเอกสาร

การควบคม แผนการเรยนร

ผลการปฏบตงาน

สมรรถนะ

ระเบยบปฏบต

เรอง

การประเมนผล

การปฏบตงาน

QP-PM-01


เทคนคการสอสารคมอไปยงผใช

• พจารณาวาตองแจกจาย (Distribute) ใหผใดบาง ไดแก ผใชงาน

หรอเกยวของทตองรบทราบ

• จะใชชองทางใดในการแจกจาย

– สาเนาเอกสาร พรอมแนบจดหมายชแจง

– จดฝกอบรมวธการใช

– Post บน Internet หรอ Intranet และเปดโอกาสใหซกถาม


กจกรรมท 4 : วเคราะหแนวทางในการขบเคลอนการพฒนา

และการใชงานคมอการปฏบตงาน


• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจถงวธการขบเคลอนใหบคลากรในองคกรรเรมพฒนาคมอการปฏบตงาน

และกลยทธทจะทาใหกจกรรมการพฒนาคมอดาเนนไปไดอยางยงยน

• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจในกลยทธการขบเคลอนโครงการตางๆ ทเกยวของกบการพฒนาคมอ

การปฏบตงาน



• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหแนวทางในการขบเคลอนการพฒนาและการใชงานคมอการ

ปฏบตงาน


• แตละกลมตองพฒนาแนวทางทเหมาะสมในการขบเคลอนการพฒนาคมอการปฏบตงานและสรปลงใน

แบบฟอรมทจดเตรยมใหโดยวทยากร



ถาม - ตอบ

Documents

ชุดเครื่องมือการเรียนร้ ู ...kmcenter.rid.go.th/center/_data/docs/kcresearch/Work... · 2013-05-09 · 5. ระเบียบปฏิบัติ