คู่มือใช้งาน Microsoft Office 365™ ฉบับ ... · 2016. 10. 27. · การใช้งาน Office บน iPad ..... 165 Mobile App อื่นๆ

คมอใชงาน Microsoft Office 365™

ฉบบผ ใชงาน

P a g e | 1

สารบญ แนะน า Microsoft Office 365 ...................................................................................................................... 3

บรการททานไดรบมอะไรบาง ........................................................................................................................... 4

ขอแตกตางระหวาง Office 365 และ Microsoft Office แบบเดม ........................................................................ 6

Chapter 2 จดการอเมลดวย Exchange Online .............................................................................................................................................. 9

แนะน า Outlook Web App ........................................................................................................................... 9

เชคอเมลเขาออก และจดการไดแบบสบายๆ ..................................................................................................... 10

ไมพลาดทกนดดวย Calendar ....................................................................................................................... 24

เกบรายชอใน People แบบ Unlimited .......................................................................................................... 34

จดเมลและงานใหเปนระบบดวย Task ............................................................................................................. 38

การใชงาน Exchange Online รวมกบความสามารถใหมใน Microsoft Outlook 2013 ........................................ 40

ทายบท ...................................................................................................................................................... 44

Chapter 3 Chat และ Share แบบปลอดภยดวย Lync Online ...................................................................................................................... 45

แนะน า Microsoft Lync .............................................................................................................................. 45

IM, VoIP และ Video Calls ......................................................................................................................... 52

การใชเครองมอการท างานรวมกนอนๆ .......................................................................................................... 59

การบนทกและการจดการประชม .................................................................................................................... 75

ทายบท ...................................................................................................................................................... 82

Chapter 4 ท างานดวยกนเปนทมบน SharePoint Online ........................................................................................................................... 83

แนะน า SharePoint Online ........................................................................................................................ 83

เรมตนใชงาน OneDrive for Business .......................................................................................................... 84

เรมตนใชงาน NewsFeed ............................................................................................................................. 96

เรมตนใชงาน Team Site ............................................................................................................................ 104

แนะน าชองทางลดในการจดการไซต .............................................................................................................. 107

เรมใชงาน Workflow ................................................................................................................................ 124

P a g e | 2

การสราง Survey Online ........................................................................................................................... 130

เขาใจเรองสทธในทมไซตของเรา ................................................................................................................... 134

ทายบท .................................................................................................................................................... 138

Chapter 5 ใชงานเครอขายสงคมออนไลนภายในบรษทดวย Yammer .............................................................................................. 139

ท าไม Yammer ถงไดรบความนยมและมประโยชน ......................................................................................... 139

เราท าอะไรไดบางใน Yammer .................................................................................................................... 139

กฎ 10 ขอในการน า Yammer มาใชงานใหประสบความส าเรจ .......................................................................... 140

เรมใชงาน Yammer .................................................................................................................................. 142

Posts ...................................................................................................................................................... 143

People & Groups ................................................................................................................................... 150

Communication ..................................................................................................................................... 154

Network ................................................................................................................................................ 156

ทายบท .................................................................................................................................................... 159

Chapter 6 ตดตง Office 365 ProPlus ........................................................................................................................................................... 161

Office 365 ProPlus เหมอนกบ Office ทวไป ............................................................................................... 161

ความแตกตางของ Office 365 ProPlus ....................................................................................................... 161

ความตองการพนฐานของ Office 365 ProPlus ............................................................................................. 162

การตดตง Office 365 ProPlus ดวยตนเอง ................................................................................................... 163

การใชงาน Office on Demand .................................................................................................................. 164

การใชงาน Office บน iPad ........................................................................................................................ 165

Mobile App อนๆ ทพรอมใชงานกบ Office 365 ........................................................................................... 168

ทายบท .................................................................................................................................................... 169

P a g e | 3

Chapter 1 แนะน า Office 365

แนะน า Microsoft Office 365 Microsoft Office 365 เปนบรการของบรษท Microsoft ซงไดเปดตวครงแรกตงแตปตลาคม 2010 โดยเรมเปน

เวอรชน Private Beta กอนในหลายๆ องคกร และเรมเขาสเปน Public Beta ในเดอนเมษายน 2011 โดยท Microsoft เองไดออกแบบ Office 365 ในคอนเซปต “[Bring] Together” โ ดยพฒนาจ ากบรก า ร เ ดม คอ Business Productivity Online Suite หรอ BPOS ซงจะอปเดตตลอดเวลาผานบรการของคลาวด ซงประกอบดวยบรการยอดฮตทอยบนเซรฟเวอร คอ Exchange Server, SharePoint Server และ Lync Server มารปแบบในการใหบรการหรอ Online แทนซงในชวงแรกจะเหมอนบรการในเวอรชน 2010 โดยเรมแผนการใชงานในธรกจขนาดเลกและขนาดใหญ

เมอเขาสยคของ Office 2013 เวอรชนของ Office 365 ไดมการอปเดตเปนเวอรชนใหมตงแตวนท 27 กมภาพนธ 2013 ซงเหมอนกบเวอรชนในเซรฟเวอร 2013 โดยเรมมแผนการใชงานทหลากหลายมากขนทงในแบบธรกจ ภาคการศกษา ราชการ และสวนตวมากขน รวมถงเพมในสวนของ Office 2013 ทสามารถตดตงไดมากถง 5 เครอง ส าหรบในประเทศไทยเรมเปดใหใชบรการอยางเปนทางการตงแตตนเดอนกรกฎาคม 2013 ทผานมาโดยผานทงบตรเครดตหรอผานตวแทนจ าหนายลขสทธของไมโครซอฟท

และถงวนท 19 มนาคม 2013 Microsoft ไดออกแผนในการรวมบรการสอสงคมออนไลนส าหรบองคกรทอยบนแพลตฟอรมของ Yammer (ซง Microsoft ไดซอกจการมาในป 2012) กบ Office 365

โดยสามารถ “ลงชอเขาใช” เพยงครงเดยว เขาไดทง 2 บรการโดยน ามาแทนทบรการเดมทเรยกวา SharePoint NewsFeed (เปนบรการสอสงคมออนไลนส าหรบองคกรบน SharePoint Online) ซงมการเปดตวบน Office 365 ในเดอนมถนายน 2013 ทผานมา และเรมรวมกนในเดอนกรกฎาคม 2013

ในวนท 8 กรกฎาคม 2013 Microsoft ไดเปดเผยฟเจอร PowerBI ซงเปนชดเครองมอในการท า Business Intelligence และ Self-Service Data Mining บน Office 365 โดยมการอปเดตทงหมดภายในสนป 2013 PowerBI นนจะท างานรวมกย Excel ท าใหผใชงานสามารถใชเครองมอ Power Query ในการสรางสเปรดชตและกราฟโดยใชขอมลทงแบบ Public และ Private รวมถงการแสดงผลบนแผนท 3 มตผาน Bing Map

P a g e | 4

บรการททานไดรบมอะไรบาง ส าหรบผใชงานทก าลงอานหนงสอเลมนอยจะไดรบแผนบรการทเตมทในชอ Microsoft Office 365 แผน E1 หรอ

E3 ซงสามารถตรวจสอบไดกบเจาหนาทไอทของทาน โดยบรการทไดรบประกอบไปดวย

Exchange Online

Lync Online

SharePoint Online

Yammer Enterprise

Microsoft Office 365 ProPlus

โดยแยกตามแผนการใชงานดงตอไปน

ส าหรบผใชงานทใชแผน Microsoft Office 365 E1

บรการ รายละเอยด อเมลและปฏทน ใชอเมลระดบธรกจผานประสบการณการใชงาน Outlook ทสมบรณและคนเคยซง

สามารถเขาถงไดจากเวบเบราวเซอรโดยใช Outlook Web App และรบกลองจดหมายขนาด 50 GB ตอผใชงานหนงรายและสามารถแนบไฟลได 25 MB

การประชมออนไลน จดการประชมออนไลนดวยเสยงและวดโอโดยใชการแชรหนาจอดวยคลกเดยวและการประชมวดโอแบบ HD

ขอความโตตอบแบบทนทและการเชอมตอกบ Skype

ตดตอกบผใชงาน Lync คนอนๆ ผานขอความแบบโตตอบทนท การโทรดวยเสยง และการสนทนาทางวดโอ ใหผอนทราบสถานะการตดตอของคณดวยสถานะออนไลน แชรการแสดงตวตน IM และการโทรดวยเสยงกบผใชงาน Skype

การแชรไฟลอยางงาย OneDrive for Business ใหทจดเกบขนาด 1 TB ส าหรบผใชแตละรายเพอการเขาถงเอกสารไดจากทกท แชรไฟลกบผอนทงภายในและภายนอกองคกร ควบคมวาใครจะสามารถดและแกไขเอกสารไดบาง และซงคไฟลกบพซและอปกรณตางๆ อยางงายดาย

ทมไซต ท าใหสามารถเขาถงและแชรเอกสารดวยทจดเกบหลกขนาด 10 GB บวกเพมอก 500 MB ตอผใช

กลองจดหมายของไซต ท าใหการท างานรวมกนเปนทมงายยงขน จดเกบและแชรอเมลและเอกสารในโฟลเดอรเฉพาะของโครงการ เพอใหทกคนในทมสามารถคนหาขอมลทตองการไดอยางรวดเรว

Yammer Enterprise ท าใหความคดและงานพฒนาดวยเครอขายสงคมส าหรบองคกร ซงท าใหการท างานรวมกนกบคนทเหมาะสมกลายเปนเรองงาย

Office Online สรางและแกไขเอกสาร Word, PowerPoint, Excel และ OneNote จากเบราวเซอร Mobility ซงคอเมล ปฏทนและทตดตอ แกไขไฟลเอกสาร Office และอนๆ ผานอปกรณสมารท

โฟน เชน Windows Phone, iOS และ Android

P a g e | 5

ส าหรบผใชงานทใชแผน Microsoft Office 365 E3 จะเหมอนกบผใชงาน E1 แตจะเพมเตมบรการดงตอไปน

บรการ รายละเอยด ชดโปรแกรม Office

เวอรชนลาสดของโปรแกรมดงตอไปน

เกบแนวคดตางๆ ของคณดวยวธทคณถนดทสด ไมวาจะใชแปนพมพ

ปากกา หรอหนาจอสมผส จดรปแบบขอมลอยางงายดายใน Excel ดวยเครองมอทจดจ ารปแบบของคณ

และชวยเตมเตมขอมลใหสมบรณ รวมเนอหาอยางงายดายจาก PDF เพอสรางเอกสาร Word ทดสวยงามได

ดวยตนเอง Office บนอปกรณอนๆ

เพมประสบการณในการใชงาน Office ทสอดคลองและคนเคยบนพซ Mac, Windows Tablet และอปกรณมอถอ Office สนบสนนพซและแทบเลต Windows ทใชงาน Windows 7 หรอสงกวา และ Mac ทม Mac OS X 10.6 หรอสงกวา ส าหรบขอมลเรองอปกรณมอถอ ใหไปท www.office.com/mobile

Office บนพซทกเครอง

สตรมเวอรชนสมบรณของโปรแกรม Office บนพซเครองใดกตามทเชอมตอกบอนเทอรเนตและใชงาน Windows 7 หรอ Windows 8 ผาน Office on Demand

อเมลขนสง

ใชความสามารถการเกบถาวร (Archive) และการระงบตามกฏหมาย พรอมดวยเนอทในการจดเกบไมจ ากด ส าหรบความตองการในการปฏบตตามกฏระเบยบ และใชนโยบายการปองกนการสญหายของขอมล (DLP) แลเคลดลบนโยบายทใหความรแกผใชเรองการบงคบใชกฏระเบยบเพมเตมในอเมล

การควบคมการเขาถงเอกสารและอเมล

การบรหารจดการสทธท าใหคณสามารถจ ากดการเขาถงเอกสารและอเมลแกบคคลทเฉพาะเจาะจง และปองกนไมใหคนอนดหรอแกไขเอกสารได ถงแมวาเอกสารดงกลาวจะถกสงออกนอกองคกรกตาม

Voicemail Integration

สามารถบนทกหรอฝากขอความเสยงไดโดยอตโนมต ขอความเสยงจะถกบนทกไปยง Exchange Online และผใชงานสามารถเขาถงไดจาก Outlook, Outlook Web App หรอโทรศพทมอถอได

Advanced compliance tools

ส าหรบไอทและผทตรวจสอบ เราสามารถคนหาขอมลไดทงใน SharePoint, Lync และกลองจดหมาย ผาน eDiscovery Center เพอเปนไปตามกฏหมายและน ามาท าเปนกรณศกษาในอนาคต

Self-Service Business Intelligence in Excel

ท างานไดมากขนดวยเครองมอทคณรจกด คอ Excel โดยคนพบและเชอมตอขอมลดวย Power Query สรางรปแบบวเคราะหขอมลนดวย Power Pivot และแสดงขอมลเชงลกในรายงานแบบโตตอบและแผนทดวย Power View และ Power Map

1โปรแกรมและฟเจอรของไคลเอนตบนพซทใชระบบปฏบตการ Windows เทานน ไมสามารถใชงานขามอปกรณได

http://www.office.com/mobile

P a g e | 6

ขอแตกตางระหวาง Office 365 และ Microsoft Office แบบเดม ผใชงานเดมและใหมหลายคนคงสงสยวา Office 365 กบ Office 2013 นนแตกตางกนอยางไร ผมขออธบายพอ

สงเขปดงน

Office 365 เปนแผนการสมครใชงานบรการ เพอเขาถงแอปพลเคชน Office และเพมประสทธภาพการท างานผานบรการทางอนเทอรเนต (บรการคลาวด) เชน Exchange Online ทโฮสตอเมลส าหรบธรกจ การประชมบนเวบผาน Lync Online และทเกบออนไลนขอมลเพมเตมผาน OneDrive for Business แผน Office 365 หลายๆ แผนนนยงรวมแอปพลเคชน Office บนเดสกทอปเวอรชนลาสดไวดวย ซงผใชสามารถตดตงและใชงานแบบออฟไลนได ส าหรบการช าระเงนนนจะขนอยกบแผนนนๆ และเราสามารถเลอกไดแบบรายเดอนหรอรายป

สวน Microsoft Office เปนชอทเราคนเคยเปนชดโปรแกรม Office โดยทวไปจะรวมแอปพลเคชน เชน Word, Excel, PowerPoint และ Outlook ไวอยแลว ชดโปรแกรม Office ใหมทงหมด (ตวอยางเชน Office Standard 2013) จะรวมเวอรชนลาสดของแอปพลเคชนเหลานไว ชดโปรแกรมเหลานสามารถตดตงไดบนพซเครองเดยวเทานน และไมไดมาพรอมกบบรการบนคลาวดทมอยใน Office 365

2 ค าถามทมกพบบอยๆ คอ

1. Office 365 สามารถท างานรวมกนกบ Office ไดหรอไม

Office 365 สามารถท างานรวมกบเวอรชนลาสดของ Office, Office 2010 และ Office 2011 for Mac แต Office 365 จะท างานดวยฟงกชนการใชงานทคอนขางจ ากดกบ Office 2007 ถาเราม Office รนกอนหนาน เราตองอปเดต Office ไปเปนเวอรชนทใหมกวาเพอใชงาน Office 365 หรอเราสามารถสมครใชงานในแผน Office 365 ซงบางแผนม Office Pro Plus มาใหดวย ซงการใชงานไมตางจาก Office ทเราใชเลย

2. จ าเปนตองมการเขาถงอนเทอรเนตส าหรบ Office 365 หรอไม

บรการสวนใหญของ Office 365 จ าเปนตองใชอนเทอรเนตในการใชงาน เพราะวาตอง “ลงชอเขาใช” กอน แตบางแผนใน Office 365 มการใชงาน Office บนเดสกทอปและ Mac รวมอยดวย เชน Office 365 Enterprise E3 ซงสามารถใชงานแบบออฟไลนได ซงถาเราเชอมตออนเทอรเนตเราจะไดรบการอปเดตและอปเกรดโดยอตโนมต เปนเวอรชนลาสดเสมอ

เรมใชงาน Office 365 ไดท

https://login.microsoftonline.com

https://login.microsoftonline.com/

P a g e | 7

ในการเขาสระบบ Office 365 เปนครงแรก ระบบจะเขาสหนาจอ Update password เพอใหเปลยนรหสผานทสรางโดยผดแลระบบเปนรหสผานทคณตงเองดงภาพ ใหเปลยนรหสผานแลวเขาสระบบดวยรหสผานใหม

เมอเขาสระบบเรยบรอยแลว Office 365 จะเขาสหนา Getting Start เปนหนาแรก คณสามารถเรยนรการใชงาน Office 365 ไดจากทน และยงสามารถตดตง Office 365 Pro Plus ลงบนเครองคอมพวเตอรของคณดวยตวเอง จากหนาจอ Getting Start โดยคลกท PC & Mac หรอก าหนดคา Smart Phone และ Tablet ของคณเพอท างานกบ Office 365 ไดโดยคลกท Phone & Tablet

P a g e | 8

P a g e | 9

Chapter 2 จดการอเมลดวย Exchange Online ถาจ าเปนตองใชงานอเมลบอยๆ ทงจดการรายชอผตดตอ จดการปฏทน และอเมลจ านวนมหาศาลในแตละวน แต

สงหนงทขาดไปไมไดคอ การน าทกอยางมาท างานรวมกนทงส าหรบตวเองและทม ซงใน Office 365 สามารถท าใหผมน าขอมลทงหมดทผมและทมตองการมาใชงานไดง ายมากขนผาน Outlook Web App (OWA) ซงอยในบรการของ Exchange Online ทมอยในแผนบรการ E1 และ E3 ส าหรบผใชงานบรการ E3 จะสามารถใชงาน Microsoft Outlook

เวอรชนลาสดไดอกดวย

ซงในบทนเราจะมาดวามวธใดบางทสามารถจดการขอมลโครงการและบคคลบน Office 365 ได

แนะน า Outlook Web App หลงจากทเรา “เขาสระบบ” Office 365 แลว ในหนาแรกเราจะเหนแถบดานบนสดวา Outlook ใหคลกเพอเขาส

Outlook Web App

ฟเจอรใหมส าหรบบญชผใชงาน (Account) ถาใครเคยใช OWA มากอนหนานคงรสกแปลกตา และสงสยวามอะไรใหมบางทเปลยนแปลงไป สงทเปลยนแปลงไปมดงตอไปน

- การน าทางจะยายไปอยทมมดานบน ใชลงกทมมดานบนเพอสลบไปยงขอมลชนดอน

- การเขาไปถงขอมลสวนตวของเราโดยการคลกครงเดยว คลกทชอของเรา แลวคลก Change เพออปเดตขอมลของเรา ถาเราเปดใชงานขอความโตตอบแบบทนท เรายงสามารถเปลยนสถานะของเราไดทนอกดวย

- สามารถเชอมตอกบบญชผใช LinkedIn หรอ Facebook ของเรา ใหคลก การตงคา > Option >

Account > Connected Accounts เพอเพมการเชอมตอกบบญชผใช LinkedIn หรอ Facebook ของคณ

P a g e | 10

- สามารถเขาถงแบบออฟไลนผานเวบเบราวเซอรได

เชคอเมลเขาออก และจดการไดแบบสบายๆ กอนทเราจะมาเรมเทคนคการใชงานเมล กอนอนเรามาท าความรจกหนาตากนกอน

สวนท 1 : New Mail ชองทางลดในการสรางเมลใหมทนท

สวนท 2 : Inbox กลองจดหมายทงจดหมายรบ-สง หรอจดหมายทลบไปแลว รวมถงเกบบนทกการสนทนาผานโฟลเดอร Conversation History และถาเมลมการท า Archive จะเขาไปอยในสวนของ In-Place Archive (มเฉพาะบางแผนการใชงาน)

สวนท 3 : Mail List จะแสดงอเมลทงหมด ถาอเมลไหนยงไมอานจะเปนสเขม โดยสามารถคนหาเมลเกาตามเงอนไขตางๆ เชน ตามเวลา ตามหวขอเมล เปนตน รวมถงมการแบงแยกหมวดหมชดเจน เปน All, Unread, To Me และ Flagged

สวนท 4 : Navigation Bar ชองทางลดในการเขาถงฟเจอรอนๆ สงเกตดานซายสด จะเปน Alert แจงเตอนวามเมลเขา หรอเหตการณเขามา สวนดานขวาสดทแสดงสถานะเปนสเขยว จะเชอมตอกบ Microsoft Lync ได ท าใหคนอนรวาเราพรอมสนทนาแลว

สวนท 5 : Reading View สวนแสดงผลอเมลแตละเมล โปรดสงเกตวา ถาเมลมหวขอเดยวกนจะแสดงเมลยอยๆ ชวยใหเราไมตองเปดเมลหลายๆหนาตาง รวมถงการโตตอบอเมลเราสามารถท าไดทนทในหนาตางเดยว

ตอไปเรามาดวธการใชงานอเมลวามอะไรนาสนใจบาง

P a g e | 11

1. เรมสรางอเมลใน Outlook Web App

วธการสรางเมลงายๆ โดยคลกท New Mail หรอใชค าสง Ctrl+N และใสชอผสง ถาเคยสงมาแลวจะ

แสดงขนมาทนท แตถายงไมเคยเราสามารถคนหาในไดเรกทอรได หรอคลกเครองหมาย เพอเพมคนเขาไป

แตถาเราอยากใหแยกหนาตางออกมาเปน Pop Up ใหคลกทเครองหมายน ตรงมมบนขวา

และถาเราตองการสงแบบ BCC ใหคลกทเครองหมาย

2. วธการตอบ-สงตออเมลใน Outlook Web App

P a g e | 12

ก า ร ต อ บ ห ร อ ส ง ต อ เ ม ล เ ร า ส า ม า ร ถ ต อ บ ไ ด ท น ท โ ด ย ใ น แ ต ล ะ เ ม ล จ ะ ม

ทกเมล และพอเราคลก ระบบจะดงเมลกอนหนานมาแสดง ตวอยางรปดานลาง

3. วธการสงอเมลไปยงรายชอทมหรอกลมใน Outlook Web App

การสงเมลเราสามารถประยกตใชกบ People โดยสามารถสงตามรายชอหรอกลมทเราอยไดทนท

P a g e | 13

4. วธการตงคารปแบบเรมตนของเมลใน Outlook Web App

เวลาเราสงอเมล หลายๆ คนจะใชฟอนตและฟอรแมตตามทตนเองตองการ ซงตองสรางใหมทกครงไป แตถาใหทกเมลทสรางมฟอรแมตทเราตองการเหมอนกนทกครง มวธงายๆ ดงน

- ใหคลกเครองหมาย เลอก Options

- ไปท Settings > Mail และเลอนลงไปท Message Format สงเกตวาจะมใหเราเลอกฟอรแมตของฟอนตท

เราตองการ หรอเราจะใหหนาตางเวลาเราตอบเมลใหแสดง BCC ทกครงกสามารถท าได

P a g e | 14

5. วธการหาอเมลอยางรวดเรวใน Outlook Web App

เมออเมลเรมมจ านวนมาก การคนหาอเมลเกานนอาจจะยากจนเกนไป OWA

จงไดเตรยมเครองมอพรอมใชในการคนหา เราสามารถจดเรยงผลคนหาตามวน ไฟลแนบ หรอความส าคญ อกทงเมน Conversations ขอแนะน าใหเปดไว เพราะจะชวยรวบรวมอเมลทมหวขอเดยวกนไวในเมลเดยว ลดปญหาตองเปดอเมลไดมากพอสมควร

6. วธการแนบไฟลใน Outlook Web App

การสงไฟลแนบนนท าไดงายขนและท าไดหลายไฟลพรอมๆ กน โดยมขนตอนดงน - คลก Insert > Attachment

- ไปยงโฟลเดอรทเราตองการ ใหกด Ctrl คางไวและเลอกไฟลทงหมด และคลก Open

- ไฟลจะอปโหลดเขาไปในเมล ถาเสรจเรยบรอย ใหคลก Send ถาไมเอาไฟลนน ใหกดเครองหมายกากบาท

เพอลบไฟลนน

P a g e | 15

7. วธการแนบรปในอเมลใน Outlook Web App

การแนบรปภาพจะมลกษณะคลายคลงการแนบไฟลทวไป แตจะแตกตางทการแนบรปภาพจะแสดงภาพในเนอความของเมลของเราทนท ซงเราสามารถยอ-ขยายภาพไดตามตองการ

P a g e | 16

8. วธการเพมลายเซนใน Outlook Web App

การสงอเมลแบบเปนทางการ สงทขาดไมไดคอลายเซนทายอเมล เพอบงบอกวาเรามาจากหนวยงานใด มวธสรางและแนบไปกบเมลของเราไดงายๆ ดงตอไปน

- ใหคลกเครองหมาย เลอก Options

- ไปท Settings > Mail และเลอนลงไปท Email Signature ถาเราตองการเพมลายเซนทกครงใหเลอก

Automatically include my signature on messages I send

P a g e | 17

- เพมลายเซนโดยคลก Insert > Signature

9. วธการแนบเมลอกฉบบใน Outlook Web App

บางครงเราตองการแนบอเมลฉบบอน เขาไปในเมลของเราเพออางองขอมลขางใน แตการสงตอคงไมเหมาะสม เราสามารถแนบอเมลงายๆ โดย Pop Out อเมลใหมออกมาและ Drag&Drop เมลทตองการเขาไปในเมลนนทนท และคลก Send เพอสง

10. วธการยายอเมลไปยงโฟลเดอรทเราตองการ

เพอใหการจดเรยงเมลนนงายยงขน เราสามารถยายเมลทเขามาใน Inbox ไปยงโฟลเดอรทเราสรางเองได - คลกขวา และเลอก Move

P a g e | 18

- เลอกโฟลเดอรทเราตองการ หรอจะ Copy เมลใหเกบไวสองทได โดยคลกท Copy this conversation to

the selected folder

11. วธการลบอเมลใน Outlook Web App

เมอไมตองการเมลใด ใหลบทง เพอเพมขนาดของกลองจดหมาย โดยคลกท หลงเมลฉบบนน ซงเมลทลบนนจะถกยายไปท Deleted Items โดยเมลทเกบในโฟลเดอรจะถกเกบไวประมาณ 30 วนกอนลบออกจากระบบ

ถาตองการลบทงหมดใน Deleted Items ใหคลกขวาเลอก Empty

P a g e | 19

12. วธการกคนอเมลใน Outlook Web App

บางครงเราเผลอลมลบเมลไปโดยไมไดตงใจ ซงเราสามารถกคนไดดวยตนเองได (แตตองภายใน 30 วน) โดยใหคลกขวาท Deleted Items เลอก Recover Deleted Items

เลอกเมลทตองการ และคลกขวาเลอก Recover เมลนนจะกลบไป Inbox เหมอนเดม (แตถาเราคลก Purge เมลนนจะหายไปจากในระบบทนท)

13. การตงตอบอตโนมตเมอไมอยออฟฟศ Out-of-Office

เมอเรามความจ าเปนตองท างานนอกสถานท หรอลางานไมวากรณใดๆ แนะน าใหควรตงอเมลโตตอบกลบอตโนมต เพออยางนอยผสงจะไดรบรและคาดการณเวลาทเราสะดวกตอบกลบ ซงสามารถตงคาโดยไปท Option >

Set up an automatic reply message

P a g e | 20

ตงตอบกลบเฉพาะคนในองคกร

ตงตอบกลบเฉพาะคนนอกองคกร

14. MailTip ชวยเตอนอเมลกอนทจะสงผด

บางครงการสงอเมล เราอาจเคยเจอทชอคนในองคกรกบคนนอกองคกรนนมช อทคลายกน อเมลกสงออกไปขางนอกแลว ส าหรบ MailTip จะชวยแจงเตอนคณกอนทเมลจะสงออกไป โดยจะแจงเตอนอตโนมต บนรายชอผรบ

P a g e | 21

15. ปองกนอเมลสงไปยงโฟลเดอร Junk Email และบลอกอเมลทไมตองการ

บางครงระบบ Exchange Online มการตรวจจบวารปแบบอเมลทสงมานนเปนสแปมเมล เนองดวยหลายๆ

สาเหต แตทวาอเมลจากผสงทเราตรวจพบเองวาไมใชสแปม เพอใหระบบเรยนรและไมใหสงอเมลนนไปยงโฟลเดอร Junk Email สามารถท าไดโดยคลก Option > Block or Allow เลอก Safe senders and Recipients ใหกรอกอเมล

ทเราตองการ และคลก รวมถงควร Trust email from my contacts ดวย

ส าหรบอเมลทตองการบลอก ใหเลอนลงไป Blocked senders กรอกอเมลหรอโดเมนและคลก แนะน าควรเลอก Don’t trust email unless it comes from someone in my Safe Senders and Recipients list or local

senders

P a g e | 22

16. สรางกลมรายชออเมลดวยตนเอง

บางครงการทใสอเมลทละอเมล กเปนเรองทนาเบอ ดงนน อาจจะดกวาถาสามารถสรางกลมรายชออเมล โดยไมตองพงเจาหนาทไอท ซงสามารถท าไดงายๆ ใหไปท Option > Groups ดานซาย Distribution groups I belong

to คอกลมทเราอยดวย โดยตงมาจากแผนกไอท

ใหเราสรางเองไปท Distribution groups that I own เลอก กรอกชอกลม, Alias ทตองการรวมถงอเมล

P a g e | 23

สามารถเพมเจาของกลม และสมาชกได ตามล าดบ

เลอกวธการอนมตถามสมาชกตองการเขารวมกลม แบบแรกคอ Open หมายถงทกคนสามารถเขารวมได แบบ

สองคอ Closed จะเพมสมาชกตองเปนเจาของกลมเทานน และแบบทสามคอ Owner Approval หมายถงเจาของตองอนมตกอนทจะยอมรบสมาชกเขากลม

P a g e | 24

17. สรางกฏของเมลบอกซ

เราสามารถสรางกฏในการรบ-สงอเมลได บางคนคนเคยในการใชงานใน Outlook ซงใน OWA เราสามารถท าไดเหมอนกน ใหไปท Option > Organize Email > Inbox Rules เลอกกฏทตองการ

ไมพลาดทกนดดวย Calendar บอยครง การท างานรวมกนใหเปนระบบในทมจ าเปนตองใชกรอบทเรยกวาเวลาและก าหนดการทชดเจน เพอให

งานพวกนจดงานไดดขน Outlook Web App ไดเตรยมฟเจอร Calendar เพอมาตอบโจทยน ท าใหทราบไดเลยวาใครวางหรอไมวางเขาประชม รวมถงมอบหมาบงานใหเสรจตามเวลาทตงไวได กอนอนเรามารจกหนาตาของ Calendar กนกอน

P a g e | 25

สวนท 1 : เราสามารถเพมการนดหมายไดจากป ม New Event ทนเลย

สวนท 2 : แสดงปฏทนแบบยอ เราสามารถคลกเพอดรายละเอยดในแตละวนได

สวนท 3 : แสดงประเภทของปฏทน ซงเราสามารถเพมไดเทาใดกได

สวนท 4 : แสดงหวขอของงานในแตละวน

สวนท 5 : แสดงมมมองของปฏทน รวมถงเมนในการแชร Calendar

สวนท 6 : แสดงรายละเอยดในแตละก าหนดการ

โดยผมไดสรปฟเจอรทส าคญ ดงตอไปน

18. วธการสราง-แกไข-ลบนดหมายใน Outlook Web App

เราสามารถเพมนดหมายงายๆ โดยคลกท

เพมรายละเอยดของการนดหมาย ตงแตหวขอ, สถานท, ผเขารวมการประชม, เวลา รวมถงรายละเอยดตางๆ

P a g e | 26

ถาเราตองการประชมแบบออนไลน สามารถท าไดผาน Lync Online ใหเราคลกท

ระบบจะแปลงเปน URL ส าหรบเซสชนเฉพาะการประชมของเรา โดยใครทไดรบลงกนไป จะสามารถเขามารวมประชมกบเราไดเทานน

ถาทกอยางถกตอง ใหคลก

ถาตองการแกไขนดหมาย เรากสามารถท าไดเชนกน โดยคลกไปทนดหมาย เลอก Edit

P a g e | 27

หลงจากทเราแกไขเสรจแลว อยาลม Send ไปถงทกคนทอยในนดหมายจะไดรบขอมลทใหมลาสดเชนกน

ถาเราตองการยกเลกนดหมายน เราเพยงแคคลก Cancel

และเลอก Yes

19. วธการตอบรบนดหมายใน Outlook Web App

หลงจากทผสงสงไปแลว สงทผรบเหนจะเปนอเมล ซงเราสามารถตอบกลบไปได หรอสงตอใหกบบคคลอนทเกยวของ แตทวาถาเราตองการยนยนวาเราจะเขารวมใหคลก Accept แตถายงไมแนใจใหคลก Tentative แตถาไมเขารวม ใหคลก Decline

P a g e | 28

ถาเรากดตอบกลบไป จะมหนาตางยอยยนยนอกครง

o Edit the response before sending : แกไขกอนตอบกลบ

o Send the response now : ตอบกลบทนท โดยสงอเมลยนยนหาผสง

o Don’t send the response : ตอบกลบทนท แตไมสงอเมลหาผสง

เมอผรบกดตอบรบ เชน Accept ผสงจะเหนวาสถานะลาสดวามใครเขาประชมบาง

P a g e | 29

และพอคลกเขาไปดานใน จะเหนวามใครตอบกลบบาง

20. วธการท านดหมายประชมประจ าใน Outlook Web App

บางครงการประชมของเรา หรอการอบรมเราไมไดมแคครงเดยว เราสามารถสรางการนดหมายใหเปนประจ าได เชน ประจ าทกๆ สปดาห ทกๆ เดอน เปนตน ในหนาการนดหมายใหเลอก Repeat และเลอกเวลาทเราตองการท าประจ าบอยๆ เชน ทกวน ทกๆ วนพธ ทกวนท างาน เปนตน

21. วธการสงนดหมายไปยงบคคลหรอกลมอนใน Outlook Web App

P a g e | 30

ถาเราตองการสงการนดหมายเฉพาะบคคลนนๆ หรอกลมเราสามารถเขาถงไดโดยตรงจากแทบ People โดยในรายชอใหเราคลกทป ม

จะแสดงหนาการนดหมายเชนกน

แตถานดเปนกลม นนงายเชนกนไมตองพมพทละคน

22. การเปลยนมมมองของ Calendar View

ปกตการจดตารางนดหมาย เรากตองดวาวนทตองการถกตองหรอไม ส าหรบในการเปลยนมมมองเราสามารถโดยเลอกเมนทมมบนขวา

o แสดงเฉพาะวน

P a g e | 31

o แสดงเฉพาะวนท างาน

o แสดงเฉพาะสปดาห

o แสดงเฉพาะเดอน

23. วธการเพมตารางจาก Calendar ทอน

นอกจาก Calendar ในการท างานเรายงสามารถสราง Calendar อนๆ ไดอก เชน Calendar สวนตวหรอครอบครว เปนตน โดยทเราคลกขวาท My Calendars เลอก New Calendar

กรอกชอ Calendar ทตองการ

P a g e | 32

นอกจากน เรายงสามารถเปด Calendar สวนตวหรอจากทอนได โดยทเราเลอก Open Calendar

โดยตองเปนนามสกล .ICS เชน จาก Hotmail, Google Calendar ใหเราใสลงก .ICS เขาไปยงชอง Internet

Calendar และคลก Open ถามาจากเมลเซรฟเวอรเชน Exchange Server ใหกรอกไปทชอง From Directory

จะปรากฏ Calendar ทมาจาก Hotmail

24. จดเวลาประชมไมใหชนกนบน Calendar

ผมวาหลายๆ คนมกจะเจอปญหาเดยวกน คอนดประชมแคสปดาหละครง แตทกคนในทมไมวาง แตถาหลงจากน ทกคนใชงานปฏทนเปนเรองปกต การตรวจสอบเวลาทกคนกจะงายยงขน โดยในหนานดหมายใหเรา

P a g e | 33

คลก จะแสดงเวลาของทกคนวาวางตรงกนหรอไม ถาทกคนเรยบรอยอยาลมคลก Send

25. การแชร Calendar

ตอนนเราทราบแลววาเราจะตรวจสอบวาใครวาง ไมวางกนบาง แตโดยสวนใหญ เราจะไมเหนรายละเอยดของปฏทน เพราะคนทเราเพมนนไมไดแชรปฏทนใหเรากอน ดงนนการทเราจะเหนไดจะตองมการแชรดงตอไปน

ใหคลก Share ทมมบนขวา

และเลอกบคคลหรอกลมทเราตองการแชร ซงเราสามารถก าหนดระดบได โดยท

o Availability only : แสดงเฉพาะเวลาใน Calendar

o Limited details : แสดงเฉพาะหวขอ เวลา และสถานทแตไมแสดงขอมลอนๆ นอกเหนอจากน o Full details : แสดงขอมลทงหมดทอยใน Calendar ของเรา

แตถาเราอยากใหใครบางคนสามารถสราง อานหรอแกไขนดหมายแทนเราได (on your behalf) เราสามารถเลอกได 2 สทธ คอ

o Editor : ถาเราใหสทธกบบคคลนน เขาสามารถสราง อาน หรอแกไขก าหนดการไดในนามของเรา แตจะไมสามารถรบ Meeting Request หรอ Cancel Request ผานอเมลของเรา ดงนน พวกเขาเพยงแคคลก Accept หรอ Decline การประชมเทานน

o Delegate : ถาเราใหสทธกบบคคลนน เขาสามารถสราง อาน หรอแกไขก าหนดการไดในนามของเรา รวมถงตอบรบ Meeting Request หรอ Cancel Request ผานอเมลของเราได

P a g e | 34

และเรายงสามารถพมพหวขอทเราตองการได รวมถงเลอกปฏทนทเราตองการแชรไดอกดวย

เกบรายชอใน People แบบ Unlimited การสงอเมลหรอสงก าหนดการนดหมายไปยงใครสกคนในบรษท เราสามารถใชงาน Global Address Book ในการ

คนหารายชอ แตถาเราตองการไปคนหาบคคลอนนอกบรษท เราสามารถใชงาน Contact View ในการสรางรายชอดวยตวเราเองภายใต Address Book เดม

จาก Contact View แสดงอะไรใหเราทราบบาง

P a g e | 35

สวนท 1 : แสดงรปภาพโปรไฟล ชอ ต าแหนง และชองทางในการสอสาร เชน สงอเมล นดหมายผานปฏทน และสามารถสนทนาไดทนท

สวนท 2 : แสดงรายละเอยดของรายชอนนๆ เชน อเมล เบอรโทรศพท เปนตน

สวนท 3 : แสดงค าอธบายหรอสงทเขาตองการเขยนไว

สวนท 4 : แสดงความสมพนธหรอล าดบของบคคลนนภายในบรษท

เราสามารถเพมรายละเอยด ตามทเราตองการดงตอไปน

26. การเพม-แกไขรายชอผตดตอและกลม

เราสามารถเพมรายชอโดยคลก

เลอก Create Contact

กรอกขอมลรายละเอยดของผตดตอ สดทายอยาลมคลก Save

และถาเราตองการสรางกลม เพยงแคเลอก Create Group

P a g e | 36

เพมชอกลม สมาชก และรายละเอยดของกลม เมอเรยบรอยใหคลก Save

ถาเราตองการแกไขขอมลใหคลก Edit ตรงปายชอทงรายชอหรอกลม พอแกไขเรยบรอยอยาลมคลก Save

27. การคนหารายชอผตดตอ

การคนหารายชอบคคลหรอกลมนนงายมากขน โดยเราสามารถก าหนดเงอนไขได เชน คนหาตามชอ นามสกล บรษท เปนตน

P a g e | 37

28. เชอมตอกบ LinkedIn

ถาเรามบญชของ LinkedIn (เปน Social Network ของคนท างานตอนนเรมแพรหลายในประเทศไทย) เราสามารถเชอมตอรายชอจาก LinkedIn มายง Office 365 ได ขอดคอ โดยสวนใหญ LinkedIn จะมรายละเอยดของบคคลนนไวเยอะพอสมควร ท าใหเราตดตอกนไดงายขน โดยคลกท

เลอก Connect

กรอกขอมลของ LinkedIn เพยงเทานน รายชอจากโปรไฟลของ LinkedIn ของเราจะเชอมตอกบ Office 365

ทนท

P a g e | 38

จดเมลและงานใหเปนระบบดวย Task เครองมอสดทายใน Outlook Web App ทเราจะแนะน าในบทน ทชวยเราสรางและจดการงานทตองท าทเกยวของกบ

โครงการใน Office 365 ซงเราสามารถประยกตใชกบอเมลไดเชนกน โดยมวธดงน

29. การใชงาน Flag ใน Outlook Web App

ถาสงเกตจะเหนทกๆ เมล จะมรปธง อยดานหลงเมล ซงธงนมประโยชน เมอไหรกตามเรามการตามงานจากอเมลนน ใหเราคลกขวา จะแสดงวนทตองท า

แตถางานหรอเมลนนเสรจแลวให mark Complete ไดเลย ซงจะแสดงเปนเครองหมาย เพอยนยน

30. การสราง Task

Task ทเราสรางทงหมดจะไปรวมกนทแถบ Task ตรงดานมมลางซายของ Outlook

คลก New Task

P a g e | 39

กรอก Task ทตองตาม ถาคลก Show More Details จะแสดงรายละเอยดวางานเรมเมอไหร เสรจไปแลวก %

รวมถงจะตองเสรจเมอไหร และใชเวลาทงหมดเทาไหร เปนตน พอเรยบรอยใหคลก Save

ซงการก าหนดเวลา ทางระบบจะมการแสดงวางานใดยงไมถงก าหนด เลยก าหนด หรอเสรจเรยบรอยแลวผาน

เชนเดยวกนถางานใดเสรจเรยบรอย ใหคลกท เพอยนยนวาเสรจแลว โดย Task นนจะไปอยในกลมของ Completed

P a g e | 40

การใชงาน Exchange Online รวมกบความสามารถใหมใน Microsoft Outlook 2013 ส าหรบผใชงานบรการ Office 365 แผน E3 สามารถดวธการตดตงไดท “บทท 6 การตดตง Office 365 ProPlus” ถาทานใชบรการอน เชน แผน E1 สามารถใชรวมกบ Microsoft Outlook 2013 เดมทมอยในองคกร การใชงานจะคลายคลงกบการใชงานบน Outlook Web App โดยในทนจะกลาวถงฟเจอรทส าคญ

31. การตงคาบญช Exchange Online กบ Microsoft Outlook 2013 ส าหรบการตงคาครงแรก ใหเปด Microsoft Outlook คลก Next

เลอก “Yes”

กรอกชอ, อเมล และรหสผาน

P a g e | 41

เสรจเรยบรอย จะปรากฏดงภาพ

ถาเราม Microsoft Outlook 2013 อยแลว เราสามารถเพมบญชเพมเตมไดท File > Add Account

หนาตาเรมตนของ Microsoft Outlook 2013

P a g e | 42

32. รวมค าสงทวไปการใชงาน Microsoft Outlook 2013

33. การใชงานรวมกบระบบปฏทน

เพอส าหรบอปเดตวธการจดการ เวลา บคคลและงานตางๆ

P a g e | 43

34. การสรางลายเซนอเมล

เมอตองการสรางลายเซนอเมลใหม ใหท าดงตอไปน 1. คลก File > Option > Mail ภายใต Compose Message ใหคลก Signature 2. ในแทบลายเซนอเมล ใหคลก New จากนนพมพชอส าหรบลายเซน 3. ในกลอง Edit Signature ใหพมพขอความทคณตองการไวในลายเซน แลวใชเครองมอทมอยแลวภายใน เพอ

จดรปแบบลายเซน

4. เมอตองการเพมลายเซนไปยงขอความใหม บนแทบขอความ ใหคลก ลายเซน แลวคลกลายเซนทตองการ

P a g e | 44

ทายบท ส าหรบในบทน เราไดเหนถงการท างานและฟเจอรใน Outlook Web App และ Microsoft Outlook 2013วา

เราสามารถจดการเมล ปฏทน รายชอ และงาน โดยทง 4 สวนจะเกยวเนองกน ท าใหเราสะดวกยงขนเหมอนใชงาน Outlook ปกต ส าหรบในบทถดไป เราจะมาดวธการใชงาน Lync Online วาจะน าไปประยกตใชกบทมอยางไร ใหสอสารกนไดแบบ Real Time

P a g e | 45

Chapter 3 Chat และ Share แบบปลอดภยดวย Lync Online ลองจนตนาการดวาวนหนงเราสามารถบนมาอบรมทกรงเทพฯ โดยไมตองเสยคา

เครองบนสกบาทเดยว อกทงยงสามารถแชรรายงานหรอ PowerPoint ขนาดใหญไดโดยไมตองผานอเมล รวมถงสามารถแสดงความเหนผานกระดานไวทบอรดทเราสามารถใชงานผานแทบเลตทเราคนเคย หลายครงคณตองบนมาอบรมแคสองวนทส านกงานใหญ

จากทเกรนในขางตน ความงายดายในการสอสารท าใหเรารวาใครวาง หรอตดประชมอย รวมถงการใชงานรวมกนในลกษณะ Real time ซงเปนคณสมบตพเศษของ Lync ทมใหกบผใชงาน Office 365 ใน Lync เราสามารถโทรศพทผาน VoIP สงอเมลหรอขอความโตตอบไดทนท พรอมทงน าเสนอ PowerPoint ไปพรอมๆ กน เพอใหการตดตอสอสารเปนเรองทงายขนกวาเดม

แนะน า Microsoft Lync ในตอนกอนหนานเราไดลองดาวนโหลด Microsoft Lync มาลองเลนด (ผมเชอวา

หลายคนคงเลนกอนมาถงตอนนเสยอก) แตเพอใหส าหรบคนทยงไมไดลอง เรามาลองดกนทละขนตอนเลยครบ

เรม Sign In

เมอเรมใชงานระบบจะบงคบใหเรากรอก User และ Password ใหเรากรอกตามทไดรบ (ถาไดรบรหสผานเปน Temporary ควรเปลยนกอน) และท าเครองหมายถกค าวา “Save my password” พอมหนาตางขนมาใหคลก “Yes” เพยงเทานเราเปดเครองครงหนากไมจ าเปนตองใสรหสผานอกครง

รจก Lync ใหมากขน

P a g e | 46

1. Menu Bar : เมนทรวบรวม Shortcut ตางๆ เชน File, Tool และ Help รวมถง Meet Now ทคลกเดยวประชมไดทนท 2. Personal Note : ชองแสดงสถานะ จะแสดงสถานะวาวนนคณเปนอยางไรบาง หรอถาเราตงสถานะวาไมอยทออฟฟศใน Exchange Online แลว กจะแสดงสถานะอตโนมตทนท 3. Profile Picture : โชวรปของผใชงาน รวมถงสถานะวาตอนนพรอมใชงานโดยผานสตางๆ ทเรยกวา Presence

4. Conversations : โชวแสดงรายชอผตดตอในแทบแรก และแทบทสองจะแสดงประวตการคยของเรา รวมถง Missed Call ดวย 5. Search : ชองคนหา ทคณสามารถคนหารายชอจากทกคนในบรษท 6. Contact Lists : เราสามารถตงกลมเฉพาะงานนนๆ ไดเอง เชน

กลมพนกงานขาย กลมสนบสนน เปนตน หรอแมกระทงก าหนดความสมพนธของเรากบรายชอผตดตอได เชน เพอน, เพอนรวมงาน, คคาของเราได

1. Contact Card & Presence: ชองทางลดในการตดตอสอสาร

บางครงเราคนหาชอใครบางคน แลวเราอยากรวาเขาเปนใคร และสามารถตดตอกบเขาทางใดไดบาง เพยงแคเราคลกขวาทหนารายชอ และเลอก “See Contact Card” จะปรากฏหนาตางรายชอผตดตอ โดยมรายละเอยด ดงตอไปน

1. รป ชอ ต าแหนง และสถานะ ท าใหเรารวาเขาพรอมสนทนากบเราหรอไม หรอวาเขา Offline ไปแลวกวน 2. ชองทางการตดตอทหลากหลาย ตงแต Chat, โทรผาน VoIP, โทรผาน Video Call และสงอเมล 3. รายละเอยดอนๆ เชน อเมลอะไร หรอเบอรโทรอะไร รวมถงในแทบ What’s New ทแสดงสถานะลาสด ซงเรา

สามารถใช Facebook หรอ Social Online อนๆ ของตนเองเชอมตอได

P a g e | 47

2. สถานะแตละสหมายความวาอยางไรบาง

สถานะของเราจะแสดงใหคนอนในทมเหน และสถานะของคนอนกจะแสดงใหเราเหนเหมอนกน โดยสถานะนจะปรากฏในบรการอนๆ ดวย เชน Outlook Online หรอ SharePoint Online ถาเราเปลยนแปลงสถานะทกๆ บรการทอยบน Office 365 กจะเปลยนเชนเดยวกน

แตละสมความหมายดงตอไปน

ส เขยว : บอกสถานะพรอมคยกบเราทกๆ ชองทางทง Lync และอนๆ

P a g e | 48

ส เหลอง : บอกสถานะวาเขาไมอยทโตะ ไมพรอม ณ เวลานน หรอลาวนนน ซงเราสามารถทราบไดจากจ านวนนาทหรอชวโมงทเขาไมอยทโตะได

ส แดง : บอกสถานะวาออนไลน แตวาตอนนอาจไมพรอมคยดวย ซงสถานะนอาจเปลยนตามคาในการตงใน Calendar เชน In a Meeting หรอประชมอย เปน In a Conference Call หรอก าลงโทรศพทอยเปน In a Call

ส แดงเขม : หมายถงวาตอนนไมวางจรงๆ ไมตองการใหใครรบกวน หรอวาขณะนนก าลงน าเสนองานอย มการตอกบจอโปรเจคเตอรอย ซงขอดคอ จะไมแสดงหนาตางรบกวนขนมา แตขอความทพมพหรอโทรมานนจะเกบเขาไปอเมลอตโนมตในโฟลเดอร Conversation History

Lync ยงสามารถบอกไดวาคนทคยกบเรานนเชอมตอ Lync ผาน PC หรอ Mobile

หรอบางครงเราอยากรวาฝงตรงขามอปกรณวดโอพรอมหรอไม โดยจะแสดง “Video Capable”

อกทงเรายงทราบไดวาเขา Offline หรอไมไดใชงาน Lync มาแลวกนาท ท าใหเราพอจะเดาไดวาเขาอาจจะไมไดอยทโตะ หรอก าลงเดนทาง

3. การตงคาบน Lync Online

จากทไดเกรนตอนตน ทอธบายวา Lync สามารถท างานอะไรไดบาง ซงเราสามารถปรบแตงเพมเตมท Lync Option ตามภาพดานลาง

P a g e | 49

General Page เปนสวนทชวยเราในการปรบคาในการใชงาน Instant Message ทง

รปแบบตวอกษรและส รวมถงการใชงาน Emoticon ดวย ส าหรบในเวอรชนนมการใชงานสนทนาหลายหนาตาง เราสามารถเปดหรอปดฟเจอรนไดจาก “Enable tabbed conversations”

Personal Page

เปนสวนทชวยเราในการปรบตงคาสวนตว ดงตอไปน

- My Account : แสดงอเมลปจจบนทใชในการเขาสระบบใชงาน Lync ซงโดยปกตจะเขาใชงานอตโนมต

- Personal Information Manager : ในบรเวณน ตวเลอกแรกจะแสดงวาเราจะท างานรวมกบ Microsoft Exchange หรอ Outlook หรอไม ซงคาเรมตนไดเลอกไวแลว และขอความทดานลางจะเกยวกบวาให Lync แสดงบน Calendar หรอไม รวมถงถาเราตง Out of Office กจะแจงเตอนบน “What’s happening today?” ใหกบคนทเปน Friends และ Family, Workgroup และ Colleagues อกทงทกๆ การสนทนาทเปนขอความและ Call log จะเกบไวในกลองจดหมายทชอวา “Conversation History”

- Location : เปนการแชรวาเราอยทใดกบโปรแกรมอนๆ - Display Photo : ถาวาคณไมตองการเหนภาพของรายชอผตดตอ คณสามารถปดได โดยน าเครองหมายถกออก

P a g e | 50

Contact List Page

เลอกการแสดงผลในรายชอผตดตอของเรา

- Display my contacts with: ใหเลอกวาเราจะแสดงรปของรายชอผตดตอหรอไม

- Order my list: ใหแสดงเฉพาะชอหรอแสดงสถานะทพรอมใชงาน - Show the information: แสดงรายชอผตดตอ สถานะ และกลม

รายชอทตดตอบอยๆ

Status Page

จากทไดเกรนไวขางตน Lync นนแสดงสถานะพนฐานวาคณก าลงท าอะไรอย ณ ตอนนนผานการแสดงสตางๆ วาคณนนวางหรอยงอย ส าหรบการตงคาในหนาน จดทส าคญคอ การตงเวลาวาถาเราไมไดอยหนาเครองใหแสดงสถานะวา Inactive และถาเกนกวานน ใหแสดงวา Away สวนขอความดานลางทมเครองหมายถก ตรงนชวยเราเวลาเราน าเสนองานหรอตอกบโปรเจคเตอร โดยจะแสดงสถานะวา Do Not Disturb ท าใหเวลาเราน าเสนอ ไมตองกงวลวาจะมคนขดจงหวะ

ถามคนทก ขอความจะถกยายไปยงกลองจดหมายทนท

My Picture Page

เราสามารถทจะเพมรปของตนเองไดเอง หรอซอนรปจากการคนหาได โดยทเราคลก Edit or Remove Picture จะเขาไปยงหนาของ SharePoint Online ซงเราสามารถเปลยนรปไดจากทน

P a g e | 51

Phones Page

ส าหรบ Lync Online นนการใชงานผานโทรศพทอาจใชงานไมได จะสามารถใชงานผาน VoIP เทานน แตถาในอนาคตมการตง Lync Server ภายในบรษท เรากสามารถใช Lync เปน Soft Phone แทนได

Alerts Page

ส าหรบหนาของ Alert Page จะแสดงเมอเราไดรบการแจงเตอน Notification โดยเฉพาะถาเรามการเปลยนสถานะเปน Do Not Disturb วาเราตองการแสดงหรอไมแสดง หรอแสดง Notification เฉพาะกลมคนทเราระบหรอเพอนรวมงานเทานน

Ringtones and Sounds Page

ถาเราเบอเสยงเวลาโทรออกแบบเดมๆ เราสามารถเปลยนเสยงเปนเสยงอนผานเมน Ringtone ไดทนท หรอปดเสยงทงสายเรยกเขาและขอความเขาไดผานเมน Sounds

P a g e | 52

Audio Device Page

ส าหรบหนาน จะชวยในการตงคาไมคและล าโพง ซงบางครง ถาเราใชอปกรณตอภายนอก เราอาจตองมาตงคาหรอทดสอบผานจากหนาน รวมถงการปรบระดบเสยงใหมความดงดวย

Video Device Page

เปนการปรบตงคา Video ถาเราม Webcam เราสามารถเลอก Webcam และตงคาเฉพาะไดจากหนาตางน

File Saving Page

บางครงการโอนไฟลผาน Lync เราไมทราบวาเกบไวทใด เราสามารถก าหนดพาธทตองการได หรอแมกระทงเวลาเราบนทก Lync Recording จะสามารถก าหนดผานในการเกบวดโอดวยเชนกน

IM, VoIP และ Video Calls จากทกลาวไวในตอนแรกวา Lync นนชวยตดตอสอสารทงแบบเปนทางการ เชน การท าตารางนดหมาย หรอไมเปนทางการ เชน Instant Messaging กได ซงทงสองแบบ สามารถตดตอสอสารผาน Presence วาใครวางหรอไมวาง ซง

P a g e | 53

การใชงานแบบ Instant Messaging กบ Lync กเหมอนโปรแกรมทวๆ ไป แตเพมในเรองของ VoIP, Video Call และเครองมอการท างานรวมกนอนๆ ซงสามารถใชงานไดดงตอไปน

4. เรมการใชงาน Instant Message 1. ใหคลกสองครงเลอกคนทจะคยดวย

2. ถาฝงตรงขามทกมาในครงแรก เราจะเหนหนาตางเลกๆ เปนรปภาพของคสนทนาขนมา ถาเราปฏเสธการ

สนทนา ณ ขณะนน ใหคลก Ignore

3. พมพขอความ สงเกตชวงทเราพมพ เราจะเหนฝงตรงขามก าลงพมพอย ซงขอดคอ ท าใหเรารวาเขาสนใจคย

กบเรา ณ ตอนนน หรอก าลงคดอะไรอย

4. ทกๆ ขอความจะมเวลา และบอกถงขอความสดทายทไดรบ อกทงขอความทงหมดจะเกบเขาไปในโฟลเดอร

Conversation History ของ Exchange Online

5. เราสามารถสนทนาพรอมๆ กนไดหลายคน โดยจะแสดงเปน Tabbed Conversation

P a g e | 54

6. ถาตองการสงไฟล กสามารถท าไดทนท ซงขอดคอ ประหยดเวลา และไมตองสงเมลกนไปมา

7. ถาตองการเพมคนทคยดวย เพยงแคลากและวางในการสนทนาเดยวกน ซงเราสามารถสงไฟลไดเชนกน

P a g e | 55

8. ยงไปกวานน เราสามารถคยสนทนาไดหลายคนพรอมๆกน ตางเรองกน ซง Lync เองจะจดกลมเปน Tabbed Conversation

9. และสงทส าคญในการประชมคอ ตองตอเนองไมขาดชวง แตถาเกดเหตสดวสย หรออนเทอรเนตมปญหาแลว

ท าใหหลดจากการประชมไป Lync เองจะเชอมตอกลบเขาไปในการประชมนนทนทโดยคลกท Rejoin ท าใหเราสามารถเขาประชมอกครงไดทนท

5. เรมการใชงาน Audio Conference 1. หลงจากทเราลอง IM มากกวา 2 คนแลว เรายงสามารถ Audio Conference ไดพรอมๆ กนอกดวยผาน VoIP

โดยคลกท Lync Call

P a g e | 56

2. ซงฝงคสนทนาจะไดรบ Call เขามา ใหคลก Accept จากภาพเชนเดยวกบการรบขอความ

แตถาก าลงสนทนาอยจะแสดงกรอบขอความ Answer the call ซงเราสามารถตอบรบไดทนท

แตถาเปนอปกรณแทบเลตหรอสมารทโฟนกเชนเดยวกน ตวอยางเชน iPad

P a g e | 57

3. หลงจากท Call จะโชวภาพของแตละคนแบบ HD เพอใหรใครเปนใคร ถาเราใชงานผานสมารทโฟนกสามารถ

สนทนาไดทนท

โปรดสงเกตวา ถาเรามการ Conference จ านวนคนเปนจ านวนมาก เพอทเราจะไดเนนคนทพดเปนหลก เราสามารถปกหมด เพอทรปเขาจะไมเลอนไปมา

4. ถาเราตองการปดเสยงไมคใหคลกทป มไมโครโฟนเพอปดเสยง

5. อกขอหนงคอ สถานะของเราเมอมการประชมออนไลนจะเปลยนสถานะ In a conference call อตโนมต

P a g e | 58

6. การใชงาน Video Conference

หลงจากทเราไดลองการใชงาน Audio Conference ไปแลวเพอใหการประชมนน Real Time และ Face-to-Face มากขนเราสามารถใชฟเจอร Video Call ไดดงน

1. กอนทเราจะเรม Video Call เพอเชคดวาสภาพหนาผม และแสงพรอมหรอไม ใหน าเมาสไป Mouse over แลวป ม Video Call จะโชว Video Preview กอนทเราจะเรม Start Video Call

2. คลก Start My Video และจะเหนแบบ Face to Face ซงเราสามารถเพมคนเขามาและสนทนาแบบ Video Call ได

มากถง 5 หนาจอในลกษณะของ Active Speaker หมายความวาถาใครพดกลองจะแสดงทหนาคนนนทนท

3. Video Call ของ Lync จะแสดงความละเอยดแบบ HD และมฟเจอรทชวยเราไดมากคอ Smart Framing โดยถา

หนาเราอยทกลองแลวลองขยบตวด กลองจะหนมาตามเราอตโนมต และถาในกลองของเรามคนมากกวา 1 คนขนไป หนาจอจะขยายขนตามดวย

P a g e | 59

7. การใชงาน Conversation History

Lync สามารถเกบประวตการ Call และ Conversation ของแตละรายชอได ซงเราสามารถมาดวา Missed Call

ใครบาง อกทงยงสามารถมาตามบทสนทนาภายหลงได โดยคลกท

การใชเครองมอการท างานรวมกนอนๆ มอยสงหนง เมอใดกตามททมตองการสรางเนอหาบางอยางทตองการใหทกคนเหนไปพรอมๆ กน อกทงทกคนไมสามารถทจะนงอยทเดยวกนได ดงนนทมเองตองหาอะไรบางอยางเพอใหงานออกมาสมบรณโดยเรว Lync ไดน าฟเจอรเรองการท า Coauthoring เขามารวมดวย ตงแตการแชร PowerPoint จนถงสามารถเขยนบนกระดานออนไลนพรอมๆ กนได โดยเราเพยงแคคลกป ม Share Content และเลอกฟเจอรทตองการ โดยแสดงออกเปน 3 สวนดงน

สวนท 1 : แสดงชองทางลดในการเขาถงการแชรตางๆ เชน Desktop, PowerPoint, Whiteboard เปนตน

P a g e | 60

สวนท 2 : แสดงการใชงาน OneNote หรอการจดการประชมรวมกน

สวนท 3 : แสดงการแนบไฟล Attachment ซงเราสามารถแนบไฟลไวรอกอนทมการประชมได ขอดคอ สามารถสงไฟลขนาดใหญและสงไดทนท

ซงในรายละเอยดในแตละฟเจอร มดงตอไปน

8. Desktop Sharing

P a g e | 61

เวลาเราตองการแชรงานกลมหรอเวบไซตทออกแบบรวมกน และแตละคนกท างานกนคนละท ปญหาเมอกอนคอทกคนตองสงไฟลกนไปมาหรอนงรถมาประชมฝารถตด เพอจะไดท างานชนเดยวกนนน หรออกกรณหนงคอ สมมตเครองผบรหารมปญหาและอยตางประเทศ คณจะตองรโมตเขาเครองตองผานขนตอนมากมายคงไมสะดวกกบผบรหารหรอตวคณแน และยากทจะเขาใจส าหรบผใชงานทวๆ ไป เราสามารถใชงานฟเจอร Share Desktop มาชวยแกไขปญหาน โดยมวธงายๆ ดงน

1. คลก Share Desktop ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. ส าหรบหนาตางคนทแชรหนาจอจะแสดงดงภาพดานลาง

3. ส าหรบหนาตางคนเขารวมประชมดวย จะแสดงดงภาพดานลาง

P a g e | 62

4. ตอนนทกคนจะเหนหนาจอทกอยางของคนทน าเสนอ ถาเราจ าเปนตองใหคนอนเขามาทเครองของเราเพอแกไขปญหา หรอท าอะไรกตามในเครองของเรา ตรงดานบนใหเลอก Give Control และเลอกคนทเราตองการใหเขาเขามาถงเครองของเรา

5. ตอนนผมใหคนอนสามารถมาควบคมเครองไดแลว ถาตองการคนสทธใหเลอก Take Back Control

6. บางครงการแชรหนาจออาจจะแสดงเลกเกนไป เราสามารถขยายใหเทากบหนาจอจรงๆ ไดงายๆ โดยคลกท

ป มขยายตรงมมบนขวา

P a g e | 63

7. หรออยากใหขยายใหญเตมหนาจอเลย ใหคลกท

จะแสดงแบบเตมหนาจอ

8. หรอเราสามารถแยกรปของคนทเขารวมประชมแยกออกมาอกหนาจอหนง หรอยอลงไปเพอเพมการแสดงผล

บนหนาจอใหมากขนได และเราสามารถดง Video Gallery ออกมาไดดวยเชนกน

9. Program Sharing

P a g e | 64

บางครงการใชฟเจอรแชรหนาจอใหกบคสนทนาไดเหนทงหมด อาจไมสะดวกเพราะเรามขอมลความลบบางอยาง ดงนน เราจงสามารถเลอกโชวเฉพาะเอกสารหรอโปรแกรมทจะโชว เลอกเฉพาะทตองการแสดงได โดยโปรแกรมใดทไมไดเลอก กจะไมแสดงขน ซงมข นตอนงายๆ ดงตอไปน

1. คลก Share Program ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. ใหเลอกโปรแกรมทตองการแชร เราสมามารถเลอกไดมากกวาหนง จากตวอยางผมเลอก Foxit Reader และ Google Chrome พอเลอกเสรจแลวใหคลก Present

3. ผมเปดโปรแกรม Foxit Reader ทกคนจะเหนเหมอนรปภาพดานลาง

P a g e | 65

4. ผมเปลยนเปนเปดโปรแกรม Chrome ทกคนจะเหนเหมอนภาพดานลาง

5. แตถาผมเปลยนใจ ไมเปดสองโปรแกรมขางตน จะแสดงเปนหนาจอสด า ซงเปนระบบปองกนทดอยางหนง

6. เชนเดยวกบการแชรหนาจอ ผมสามารถเลอกใหคสนทนาสามารถเขามายงโปรแกรมทผมแชรได ซงเราสามารถ

ประยกตใชรวมกบโปรแกรมอนๆ ทตองใชรวมกน

P a g e | 66

10. PowerPoint Sharing

ทกครงในการประชมสงทขาดไมไดคอสไลดน าเสนอ ซงโดยสวนใหญคอ Microsoft PowerPoint ถาทกคนอยในทประชมเดยวกน คงไมมปญหาอะไร แตถาอยตางทกน สงทผมมกเหนเสมอคอสงไฟลไปใหปลายทางและเปดกนเอง ถาอเมลสงได 10 MB สไลด 40 MB ตองล าบากคสนทนาใหไปประกอบกนเอง หรอแมกระทงบางครงสไลดในการน าเสนอมขอมลตวเลขทส าคญ ซงเราตองการใหแคดเทานนกไมสามารถท าไดเชนกน ท าให Lync สามารถตอบโจทยในเรองของการท า PowerPoint Sharing ซงเราสามารถใชงานแตละฟเจอรเหมอนในหองประชมกนจรงๆ โดยมขนตอนงายๆดงน

1. คลก Share PowerPoint ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. เลอกสไลดทตองการน าเสนอ

3. รอใหสไลดอปโหลดขนส Lync สกพก

P a g e | 67

4. PowerPoint จะปรากฏใหกบผรวมประชมทกคน

5. ขณะทผน าเสนอก าลงบรรยายอย ผเขารวมประชมสามารถเปดดสไลดอนกอนดได โดคลกท Thumbnails ตรงมม

ลางขวา

จะปรากฏดงรป

6. หรอสามารถดโนตในแตละสไลดได โดยคลกท Notes ตรงมมลางขวา

P a g e | 68

7. ถาเราตองการกลบไปฟงทสไลดปจจบน ใหคลก Return’s to Presenter’s View

กลบไปทสไลดปจจบน

แตถาเราเปนคนน าเสนอรวม เราสามารถคลก Take Over as Presenter ซงขอดคอ เราไมจ าเปนตองมสไลดนนอยกบตว กสามารถน าเสนอไดทนท

8. นอกจากการน าเสนอสไลดทวไปแลว สงทเสรมใหการน าเสนอมความ Interactive มากขนคอ เครองมอหลากหลาย เชน Pointer ปากกา เปนตน ซงสามารถใชงานไดทมมบนขวาของสไลด

เครองมอแตละประเภทใชงานตางกนดงตอไปน

Telepointer ใชแทน Pointer แบบธรรมดา เราสามารถใช Pointer ในการเนนขอมลในสไลด

P a g e | 69

Select and Type ใชส าหรบในการพมพขอมลเพมเตมในสไลด ซงเราสามารถเปลยนฟอนตหรอขนาดได

และยายไปมาในสไลดได

Pen ใชแทนปากกาในการเขยนบนสไลด ถาเครองเปนแทบเลตจะสะดวกมากยงขน

Highlighter ใชแทนปากกาไฮไลต ส าหรบการเนนขอความในสไลด ซงสามารถเปลยนความบาง

หรอหนาของปากกาได

Eraser ใชแทนยางลบ ซงสามารถลบขอมลทกอยางทเขยนเพมเตมบนสไลดเพมเตมได

Stamp เปนอกชองทางหนงในการเนนขอมล เราสามารถเนนเปนเครองหมาย

ตามทเราตองการในสไลดได

More shape tools เราสามารถเพมเสน ลกศร หรอวงกลมได เพอเนนขอมลในสไลด

Insert Picture เลอกรปภาพทตองการใสในสไลดเพมเตม

Delete selected annotations

ใชส าหรบในการลบขอมลทแสดงเปน Object

ซงแสดงผลดงภาพ

9. ณ ตอนนทกคนจะเหนสไลด สามารถดสไลดกอนได รวมถงสามารถเขยนสไลดได แตถาเราตองการใหคนทเขา

รวมประชมเปนแคผฟงเทานน เราสามารถเปลยนสทธคนนนใหเปน Attendee เพราะโดยปกต Lync เองจะมสทธ 2 สทธคอ Presenter และ Attendee ซง Presenter จะสามารถท าไดทกอยาง แต Attendee จะจ ากดสทธใหเปนผฟงเทานน ซงเราสามารถเปลยนสทธ โดยคลกขวาทชอ เลอก Make an Attendee

P a g e | 70

ส าหรบคนทเปลยนสทธเปน Attendee จะเหนแคสไลดเทานน ไมสามารถขามไปดกอนหรอใชงานเครองมออนๆ ได

11. Whiteboard Sharing

การประชมแบบ Brainstorming ทกคนตางแสดงความเหนกนอยางออกรสชาต ถาจะใหใช PowerPoint อาจไมทนใจ คงตองมการขดเขยนกนบางซงฟเจอร Whiteboard เราสามารถแสดงความเหนพรอมกบการใชปากกาวาดไปพรอมๆกน พรอมทงยงสามารถแปลงเปนไฟลรปภาพเกบไวใชในการประชมครงหนาไดอกดวย

1. คลก Share Whiteboard ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. เชนเดยวกนเราสามารถใชเครองมอคลายๆ กบการน าเสนอ PowerPoint เชนเดยวกน โดยเราสามารถบนทก หรอสงเขา OneNote ไดเลยทนท

P a g e | 71

3. เราสามารถเขยนไดพรอมๆ กน รวมถงตรง Pointer จะแสดงรายชอคนทคลกตรงจดนนๆ

12. Online Poll Sharing

ตอนนในทมก าลงพดถงการพฒนาแผนทจะออกผลตภณฑใหม ซงจ าเปนตองใหทมชวยตดสนใจ แตทวาคนทตดสนใจก าลงเดนทาง และอยกนคนละท Lync จะเขามาเปนตวชวยในการตดสนใจครงใหญครงน ดวยฟเจอร Poll หลายๆบรษททผมเจอนนจะใช Poll ในการชวยตดสนใจ รวมถงประยกตไปใชในเรองการถามความเหนและท าแบบทดสอบไดดวย เพราะ Poll สามารถสรางไดหลายๆ Poll เตรยมไวกอนได ซงมข นตอนงายๆ ดงน

1. คลก Share Poll ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

P a g e | 72

2. สราง Poll โดยกรอกชอของ Poll ค าถาม และตวเลอก เสรจแลวใหคลก Create

3. จะปรากฏดงภาพ ซงเมอคนในทประชมเหนจะสามารถโหวตไดทนท โดยแสดงผลแบบอตโนมตและแสดงเปน

เปอรเซนตใหทราบ

P a g e | 73

4. แตทวาการแสดงผลใหทกคนเหนแบบน อาจจะเปนการโนมนาวใหเลอกขอใดขอหนงได ดงนนเราจ าเปนตอง

ปดผลลพธทได โดยก าหนดทกคนทตองโหวตเปนสทธ Attendee ซงพอก าหนดเสรจแลวจะแสดงดงภาพดานลาง

5. เนองจากการโหวตไมไดจ ากดเวลา เราสามารถใหเวลาในการโหวตไดเตมท แตถาเมอเสรจเรยบรอย ใหเลอก

Poll is Closed จากมมลางซาย

ซงผลโหวตจะปดทนท โดยจะปรากฏเปนป มสเทาไมสามารถคลกตอไปได

P a g e | 74

ถาตอนนเราไดเปดหลายๆ อยางพรอมๆ กน เราสามารถสลบไปยงสงทเราเคยเปดไปแลวตรง Presentable Content ซง Lync เองจะเกบขอมลชวคราวไวให

ขอเสนอแนะเพมเตม

คนทมสทธเปน Presenter สามารถควบคมคนทเขารวมประชมได เชน

1. สามารถ Mute ปดเสยงของคนทมเสยงแทรกเขามาได โดยคลกทป ม

P a g e | 75

2. สามารถก าหนดการควบคมอนๆ ได โดยไปทแทบ Action เชน ปดเสยงทงหมด หามพมพโตตอบ หามเปดวดโอ

หรอเปลยนทกคนใหมสทธเปน Attendee เปนตน

การบนทกและการจดการประชม บางครงการประชมหรอการอบรมระยะเวลาหนง โดยทวไป ผเขารวมประชมจะบนทกการประชมดวยวธตางๆ ตงแตอดวดโอ เสยง หรอแมกระทงจดการประชมลงในสมดบนทก แตถาเราใชงาน Lync Online ชวยเราบนทกและจดการประชม กคงดไมนอย

13. การบนทกการประชม

จากเนอหากอนหนาน เรามทงการประชมทงเสยง วดโอ และการแชรขอมลตางๆ ซงทงหมดเราน เราสามารถบนทกออกเปนไฟลวดโอไวดยอนภายหลงหรอแชรบน SharePoint Online หรอ YouTube ซงมข นตอนทงายๆ ดงตอไปน

1. ตรงเครองหมายจดไขปลา มมลางขวาจะประกฎเมนยอย ใหเลอก Start Recording

P a g e | 76

ขอสงเกต ถาผเขารวมประชมเปนสทธ Attendee จะไมปรากฏปมใหคลก เพราะสทธของ Attendee ไมสามารถบนทกการประชมได

2. เมอบนทกแลว หนาตางจะแสดง Recording has started

3. ถาตองการหยดชวคราว หรอหยดการบนทกกสามารถท าไดทนท

4. เมอเราหยดการบนทกวดโอ ระบบ Lync จะแปลงใหเปนไฟลสกล WMV

รอใหเสรจเรยบรอย

สามารถเลนไดทนท ซงขอดคอจะบนทกหวขอการประชม วนเวลา และคนทเขารวมประชมดวย

P a g e | 77

14. การจดการประชมดวย OneNote

ชวงเวลาประชม หลายคนมกจะจดการประชมใสสมดของตนเอง และเมอจดเสรจเรยบรอย กจะพมพใส Microsoft Word อกครง หรอแมกระทงหลงการประชมเนองจากตางคนตางจดท าใหเนอหามการคลาดเคลอน และตองมาประชมใหมอกครง แตในชดโปรแกรม Microsoft Office มโปรแกรมชอ Microsoft OneNote ชวยเราจดการประชมพรอมๆ กน และแนบเอกสารการประชมไดในทนท ซงมข นตอนงายๆ ดงตอไปน

1. ในแทบของ OneNote เลอก Shared Note

2. เลอกสมดโนตทตองการแชร

P a g e | 78

3. จะปรากฏหวขอการประชม ผเขารวมประชม รวมถงเอกสารแนบตางๆ พอเสรจการประชม เราไมจ าเปนตองจดใหม เราสามารถสงไปบนทกการประชมผานอเมลไดทนท

15. การนดประชมออนไลน

จากฟเจอรทงหมดทเราไดอานมา เพอใหการสนทนามประโยชนในองคกรมากขน จงมแนวคดในการ Meeting ผาน Lync ซงแยกเปน 2 ประเภทคอ Scheduled (มตารางนดหมาย) กบ Unscheduled (ไมมตารางนดหมาย) ซงการ

P a g e | 79

ประชมแบบมตารางนดหมาย เราตองใชงานรวมกบ Exchange Online หรอ Microsoft Outlook รวมเขาดวยกน ซงมข นตอนดงตอไปน

1. หนาของ Calendar ใน Exchange Online หรอ OWA ใหเราเลอกการนดหมายปกต แตสงเกตจะมค าวา Online Meeting

2. ใหคลก Online Meeting จะปรากฏ Join Online Meeting ขนในเนอความ ซงเราสามารถเพมรายละเอยดของการประชมเขาไปไดเพมเตม

ถาเปน Microsoft Outlook จะปรากฏป ม Lync Meeting ซงจะแสดงผลลพธเหมอนกน

P a g e | 80

16. การประชมกบคนทอยภายนอกองคกร

ส าหรบคนทอยภายนอกองคกร เชน ลกคา หรอบรษทคคา โดยปกตไมสามารถใชงาน Lync รวมกบเราได แตใน Lync เวอรชนใหมนบคคลภายนอกสามารถเขารวมการประชมผานเวบเบราวเซอรรนใหมๆ ไมจ ากดประเภทได โดยผาน Lync Web Apps ซงบคคลภายนอกสามารถเขามาใชงานได โดยตองไดรบลงกในการประชมหรอสงนดหมายออนไลนไปให มข นตอนดงตอไปน

1. เมอคลกทลงก จะเขาสเวบเบราวเซอรทนท ใหกรอกชอของเรา

2. ถาเขารวม Lync Meeting ครงแรกใหตดตงปลกอน เพอทจะสามารถใชงานไดเตมประสทธภาพสงสด

หรอถาตองประชมเรงดวน กลวตดตงไมทนใหคลก Jump in Now

P a g e | 81

3. ถาผเขารวมประชมไมไดมรายชออยในองคกร จะตองรออยท Lobby (เหมอนรออย Lobby โรงแรม) เพอรอคน Admit เขาไป

ในฝงของเจาของ Meeting นน จะมองเหนชอบคคลภายนอก ถาเราแนใจวาตองการใหเขาเขารวม ใหคลก Admit

4. สามารถใชงานฟเจอรเหมอนการใชงาน Lync ทวไปไดผานเวบเบราวเซอร

P a g e | 82

ทายบท ส าหรบในบทน เราไดเจาะลกทกๆ ฟเจอรของการใชงาน Lync Online ตงแตการประชมสองคนขนไปทงภาพและ

เสยง รวมถงเครองมอทมาชวยใหการประชมสมฤทธผลไดอยางรวดเรว ซง Lync นนนอกจากจะสามารถใชในเครอง PC ไดแลว ยงสามารถใชงานไดกบเครอง Mac แทบเลต Windows 8, Android และ iPad รวมถงในสมารทโฟน Windows Phone 8, Android และ iPhone โดยตดตงจาก Store ของแตละคายไดอกดวย ส าหรบในบทถดไป เราจะมาดวธการใชงาน SharePoint Online วาจะน าไปประยกตใชกบทมอยางไร ใหสามารถจดการไฟลและสรางทมท างานไปพรอมๆ กน

P a g e | 83

Chapter 4 ท างานดวยกนเปนทมบน SharePoint Online องคกรตางๆ มกใช SharePoint เพอสรางเวบไซต เพราะวาปลอดภยในการจดเกบ จดระเบยบ และแชร รวมถงสามารถเขาถงจากอปกรณใดๆ ไดเกอบทกอปกรณ ส าหรบใน Office 365 มบรการ SharePoint Online ทผใชงานไมตองมาตงเซรฟเวอรหรอก าหนดคาตางๆ แตไดฟเจอรคลายคลงใน SharePoint Server โดยใน SharePoint Online

ผใชงานแตละคนจะไดรบพนทเกบเอกสารสวนตว ประวต บลอก เปนตน ซงในบทนเราจะมาเรมถงวธการสรางทมไซต OneDrive for Business และอนๆ ทจ าเปนส าหรบผใชงานเรมตน

แนะน า SharePoint Online ส าหรบคนทไมรจ ก Microsoft SharePoint มากอน ผมขออธบายพอสงเขป Microsoft SharePoint เปนแพลตฟอรมเวบแอปพลเคชนทพฒนาโดยบรษทไมโครซอฟทตงแตป 2001 โดยเปาหมายหลกคอ Intranet Content

Management และ Document Management และจนถงเวอรชนปจจบนคอเวอรชน 2013 น ความสามารถกมเพมมากกวานน ส าหรบ SharePoint Online เปนหนงในบรการออนไลนของ Office 365 หนาตาและฟเจอรจะคลายคลงกบ SharePoint 2013 ทตดตงบนเซรฟเวอร ส าหรบรายละเอยดของแตละฟเจอรของ SharePoint Online สามารถศกษาเพมเตมไดทน http://bit.ly/SPOnlineFeatures

SharePoint Online ทคณก าลงจะใชสามารถท าในสงตอไปนได

1. แชรความคดใหมๆ ดวยการประกาศไปยงตวดงขอมลขาวสาร

2. ตดตามบคคล เอกสาร และแทกเพอใหไดรบแจงเกยวกบกจกรรมและการอปเดตอยเสมอ

3. สรางไซตทมและไลบรารเอกสารเพอจดเอกสารใหเปนระเบยบ

4. ควบคมบคคลทสามารถดเอกสารของคณทงภายในและภายนอกองคกรของคณ

5. ใชกลองจดหมายไซตเพอจดเกบและแชรอเมลส าหรบทมหรอโครงการ

6. ท างานรวมกนบนเอกสาร Office ตางๆ เชน Word, Excel และ PowerPoint

7. สรางรายการ ปฏทน และเทมเพลตททมงานของคณสามารถใชได

8. ซงคไลบรารเอกสารกบโฟลเดอรในคอมพวเตอรของคณเพอใหคณสามารถเรยกใชไฟลของคณไดอยางงายดาย

http://bit.ly/SPOnlineFeatures

P a g e | 84

เรมตนใชงาน OneDrive for Business ปญหาอยางหนงของการจดเกบเอกสารไวบนเครองคอ เรามกหาไมพบ หรอหาย หรอบางครงอยากจะน ามาใช ณ

เดยวนนกไมสามารถท าได รวมถงเอกสารทอยใน File Sharing เรากไมทราบวาไฟลใดเปนเวอรชนใหมลาสด สงทจะตอบโจทยคอ การใชงานผาน OneDrive for Business ซงเปนพนทออนไลนทใหเราเกบเอกสารไดอยางไมจ ากด ซง ณ ปจจบน 1 ผใชงานมทเกบถง 1 TB ซงไฟลทงหมดจะอยบนคลาวด ขอเพยงมอนเทอรเนต เรากสามารถใชงานไฟลไดตลอดเวลา

1. เขาสการใชงาน OneDrive for Business

เขาสการใชงาน OneDrive โดยไปทแถบดานบน

จะเหนพนทโลงๆ ดงน

1. ชองคนหาขอมล ทเราสามารถคนหาเอกสารทกอยางทอยใน OneDrive for Business ของเรา

2. สรางเอกสารใหม เราสามารถสรางเอกสารทใชกนบอยๆ เชน Word, PowerPoint, Excel ได รวมถงสรางโฟลเดอรได

3. ชองทางลดทชวยเราเขาถงเอกสารของเรา เอกสารทเราตดตาม เอกสารทมคนแชรใหกบเรา และถงขยะรไซเคล

4. เอกสารลาสด ชวยใหเราทราบวาเอกสารใดบางมการเปลยนแปลงบาง

2. สรางเอกสารออนไลนบน OneDrive for Business

ถาเราคลกทสรางเอกสารใหม หรอ New Document จะปรากฏเอกสารหลากหลายรปแบบ เชน Word, Excel,

PowerPoint, OneNote และ Excel Survey รวมถงโฟลเดอรดวย

P a g e | 85

ลองสรางเอกสารผาน Office Online (ซงลกษณะการใชงานและแสดงผลจะคลายกบ Microsoft Office ทตดตงในเครอง ผใชงานสามารถด แกไข และบนทกไฟลได แตอาจมบางฟเจอรทไดไมเทากบ Microsoft Office ทตดตงในเครอง)

Word Online

P a g e | 86

Excel Online

PowerPoint Online

P a g e | 87

OneNote Online

P a g e | 88

Excel Survey

Tip เอกสาร PDF สามารถเปดอานแบบออนไลนไดเชนกน

3. การอปโหลดเอกสาร

ส าหรบวธการอปโหลดเอกสารนนงายมาก เราไมตองใชซอฟตแวรชวย ท าเพยงแคลากแลววางเทานน

P a g e | 89

4. การแชรเอกสาร

หลงจากทเราสรางเอกสารมาแลว เพอลดเวลาวาไฟลตองมหลากหลายตนฉบบ ผมแนะน าใหแชรเอกสารจาก OneDrive for Business ของเรา โดยเอกสารทเราอปโหลดหรอสรางผาน Office Online สทธจะเปน Private โดยสงเกต

จากรปกญแจ โดยแชรเอกสารดงตอไปน

1. คลกทจดไขปลา (...) ทอยถดจากเอกสารเพอเปดค าบรรยายของเอกสาร แลวคลก Share

2. ในหนาตาง แชร ใหใสชอของแตละคนทคณตองการเชญใหมาแชรเอกสารขณะทคณใสชอแตละชออยนน SharePoint จะคนสมดรายชอหาชอทตรงกนและแสดงตวเลอกใหเลอก เมอคณเหนชอทคณตองการ ใหคลกทชอนนเพอเพมชอไปยงรายการการเชญ

P a g e | 90

3. เลอกสทธทคณตองการมอบใหกบผไดรบเชญจากเมนดรอปดาวน คณสามารถเปลยนสทธส าหรบบคคลใดๆ กไดในภายหลง

4. ถาคณตองการ คณสามารถพมพขอความลงในอเมลทจะสงไปถงผร บเชญได อเมลจะมลงกไปยงเอกสารทแชร

5. ถาคณไมตองการสงอเมลไปใหผไดรบเชญใหคลก Show Option แลวยกเลกการเลอก Send an Email

Invitation (สงค าเชญทางอเมล) คณยงสามารถสงอเมลไปยงบคคลทคณก าลงแชรเอกสารในภายหลงไดถาตองการ ใหดท "สงอเมลไปถงบคคลทคณก าลงแชรเอกสารดวย" ดานลางน ถาคณไมสงอเมลไปใหผไดรบเชญ พวกเขาจะไมไดรบแจงวาคณแชรเอกสาร อยางไรกตาม พวกเขาจะสามารถเหนเอกสารไดถาเขาไปดท OneDrive for Business ของคณหรอถาคนหาเอกสาร

6. หรอเราสามารถสงเฉพาะลงกของเอกสารนใหทางอเมลหรอ IM โดยคลกท Get a link

5. จดการเวอรชนของเอกสารใน OneDrive for Business

P a g e | 91

ใน OneDrive for Business นน นอกจากเราจะสามารถเกบและแกไขไฟลไดแลวนน เอกสารใดๆ ทเราแชรกบผอน กจะสามารถแกไขรวมกนได โดยจะเกบเวอรชนแกไขลาสดโดยบคคลอน และเวอรชนทเราแกไขครงสดทาย โดยเราสามารถเขาไปดได ดงน

การดประวตการแกไขของเอกสารใน OneDrive for Business

o ใหคลกทจดไขปลา (…) ทอยทางขวาของเอกสาร จะปรากฏค าบรรยายแสดงชอของบคคลทเปลยนแปลงเอกสารลาสด และวนททมการเปลยนแปลง

6. การดเวอรชนปจจบนหรอกอนหนาของเอกสารใน OneDrive for Business

o คลกทจดไขปลา (…) ทอยทางขวาของเอกสาร

P a g e | 92

เมอตองการดหรอแกไขคณสมบตของเอกสาร ใหคลกทจดไขปลา แลวคลกท Version History

จะปรากฏเวอรชนทงหมดของเอกสารถามการแกไข

7. การตดตามเอกสาร

เราสามารถตดตามการเปลยนแปลงทเกดขนกบเอกสารและคนหาเอกสารอกครงอยางงายดาย โดยการตดตามเอกสารเหลานน ซงมประโยชนมากถาเอกสารนนเปนเอกสารทใชรวมกน ถามคนเปลยนแปลงจะแจงใหเราทราบทนท โดยคลกทจดไขปลา (…) และเลอก Follow

P a g e | 93

8. การดเอกสารทแนะน าใหตดตาม

เมอเราตดตามเอกสารทเราสนใจ พรอมทงอปเดตโปรไฟลของเราแลว เอกสารทใกลเคยงจะแสดงขนมา ซงอาจเปนเอกสารเพอนรวมงานของเรา หรอบคคลอนในองคกร โดยไปท Followed Document จะสงเกตวามเอกสารทแนะน าอยดานขวามอ

9. การแชรเอกสารทอยภายนอกองคกร

เราสามารถแชรเอกสารแตละรายการไดโดยการเชญใหผใชภายนอก โดยลงชอผาน Microsoft Account (Hotmail.com, Outlook.com เปนตน) หรอ Microsoft Office 365 Account

P a g e | 94

10. การซงค OneDrive for Business กบคอมพวเตอรของคณ

เราสามารถซงค OneDrive for Business กบเครองคอมพวเตอรของเรา ท าใหเราสามารถท างานแบบออฟไลนไดผาน Windows Explorer เมอเราเชอมตออนเทอรเนต ไฟลตางๆ จะถกอปเดตไปยง OneDrive for Business ท าใหเอกสารนนมเวอรชนทปจจบนเสมอ วธทงายทสดคอ ไปท OneDrive แลวคลก Sync

หลงจากนนใหเลอกวาจะซงคไปทโฟลเดอรใดๆ และคลก Sync Now

เลอก Allow ส าหรบการซงคครงแรก

P a g e | 95

เลอกโฟลเดอรทตองการซงค และคลก Sync Now

เอกสารทงหมด จะมาอยใน Windows Explorer ของคณ

โดยใน OneDrive เราสามารถดาวนโหลดแอปพลเคชนและตดตงไดในอปกรณมอถอ โดยไปท Store ของแตละคายหรอไปท https://onedrive.live.com/about/en-us/download/

https://onedrive.live.com/about/en-us/download/

P a g e | 96

เรมตนใชงาน NewsFeed Newsfeed* หรอตวดงขอมลขาวสารเปน Social Features หลกการท างานคลายๆ Facebook ทเราคนเคยแตเหมาะส าหรบใชในการท างานมากกวา ท าใหเราตดตอและกระจายขาวสารไดเรวขน ลดการสงอเมล อกทงยงสามารถใชงานรวมกบเอกสาร Microsoft Office ไดอกดวย

*ส าหรบบรการ Newsfeed จะใหบรการกตอเมอแผนกไอทไดเปดบรการน ไว หรอใชบรการ Yammer

Enterprise แทน

11. การอปเดต Newsfeed

เราสามารถใชงาน Newsfeed ส าหรบการตดตามการอปเดตกจกรรมตางๆ หรอตองการโพสตความคดเหนตางๆไดทนท เราสามารถเลอกขอมลทตองการจาก Newsfeed ไดดงตอไปน

- “Following” : แสดงอปเดตเกยวของกบสงทคณก าลงตดตามในเวลาน ไดแก บคคล เอกสาร ไซต และแทก

- “Everyone” : แสดงการสนทนาทเรมโดยบคคลในองคกรของคณ และอาจมขอความตดประกาศทสรางโดยบคคลทคณตดตามอยในเวลาน

- “Mentions” : แสดงขอความตดประกาศทกลาวถงคณ

- “Activities” : แสดงตวดงขอมลของกจกรรมปจจบนของคณ เหมอนกบทแสดงในหนา “About me” - “Likes” : แสดงเฉพาะรายการทงหมดทคณ “Like”

เรมตนโพสต

เราสามารถเรมการสนทนากบคนทอยในองคกรของเรา ดวยการโพสตบน Public Newsfeed ลกษณะจะคลายกบบลอกสาธารณะหรอ " Microblog " ใครกตามทเหนโพสตของเรากสามารถตอบกลบได ผทก าลงตดตามเรา (Following) จะเหนโพสตของเราในมมมอง Following เชนเดยวกบในมมมอง Everyone คนทไมไดตดตามเราจะเหนโพสตของเราเฉพาะในมมมอง Everyone เทานน

P a g e | 97

ถาเราตองการแชรโพสตกบกลมคนไมกคน เราสามารถโพสตไปยง Newsfeed บนทมไซตได

1. คลก Newsfeed ทดานบนสดของหนา

2. คลกในกลองขอความ Share with everyone แลวเรมพมพ พอเสรจเรยบรอยคลก Post

3. นอกจากขอความทวไปแลว เรายงสามารถท าอยางอนไดอกดวย เชน o Tag: ตด Tag ในโพสตเพอดงดดความสนใจเฉพาะอยาง และเพอชวยใหจ าแนกขอมลในการโพสตให

เปนเรองเฉพาะเจาะจง โดยใสเครองหมาย # พรอมกบค าทเราตองการอางอง (Tag จะตองประกอบดวยค าๆ เดยว)

เมอเราประกาศแลว ถาคนอนเขามาเหนสามารถ Follow Tag ซงจะท าใหผตดตามไดรบขาวสารอปเดตทนท

P a g e | 98

o Mention: ถาเราตองการใหเกดความสนใจไปทใครบางคนในองคกร คณสามารถกลาวถงคนๆ

นนได โดยใชเครองหมาย @ แลวตามดวยชอของคนๆนน

o Link: เราสามารถรวมลงกไปยงหนาของเวบไซตในประกาศได เราสามารถแสดงทอยเวบของไซต หรอแทนททอยเวบดวยขอความทคณตองการ โดยมขนตอนดงน

1. พมพขอความและคนหา URL ทตองการ ใหโพสตและเปลยนชอทตองการแสดง และคลกเครองหมายถก

2. จะปรากฏ Hyperlink ไปยงเวบไซตทตองการ

P a g e | 99

o Picture: เราสามารถเลอกรปภาพในรปแบบ .jpg, .bmp หรอ .png ไวในประกาศได โดยม

ขนตอนดงน 1. เลอกรปภาพโดยคลก

2. คลก Post จะปรากฏดงภาพ

o Document: เราสามารถโพสตเอกสารบน SharePoint หรอ OneDrive for Business ได โดยม

ขนตอนดงตอไปน 1. ไปท OneDrive for Business หรอ SharePoint Library ทเกบเอกสาร

2. คลกจดไขปลา (…) และคดลอก URL

P a g e | 100

3. โพสตไปยง Newsfeed และเปลยนขอความทแสดงของเอกสารนน หลงจากนนใหคลกเครองหมายถก

4. คลก Post จะปรากฏเปน Preview ซงคนทสามารถมองเหนจะสามารถดตวอยางกอนได

P a g e | 101

o Video: เราสามารถฝงวดโอจาก YouTube และบรการทคลายกนใน Newsfeed

ซงคลายกบการวางลงกไปยงเวบเพจ เราวางลงกไปยงวดโอลงในโพสตของเราและเราอาจเลอกแทนทลงกนนดวยขอความทแสดง รปขนาดยอของวดโอ จะปรากฏในขอความทโพสตพรอมใหคณและคนอนๆ สามารถรบชมไดทนท โดยมขนตอนงายดงน

1. เลอกวดโอทตองการเผยแพร และใสขอความวาเราตองการใหแสดงอะไรส าหรบ URL วดโอนน โดยคลก

เครองหมายถก

2. คลกโพสตจะแสดงวดโอซงเลนไดทนท

P a g e | 102

12. ตอบกลบโพสตใน Newsfeed

เมอตองการตอบกลบไปยงโพสตใน Newsfeed ใหคลก Reply ทอยใตโพสตนน แลวพมพในกลองขอความ เราสามารถเพมฟเจอรในการตอบกลบโพสตเหมอนกบทเราท าในโพสตการสนทนาใหม หรอถาเราชอบโพสตนนๆ กสามารถคลก “Like” ไดทนท

ใหสงเกตรายละเอยดตอไปนเกยวกบการตอบกลบโพสต

- เราสามารถตอบกลบเฉพาะโพสตทเรมตนการสนทนาเทานน โดยไมสามารถตอบกลบไปยงขอความตอบกลบอนๆ ได

- เราสามารถตอบกลบไปยงโพสตในมมมอง Following หรอมมมอง Everyone ส าหรบในมมมอง Following เราจะเหนเฉพาะการสนทนาทเรมโดยคนทคณก าลงตดตาม สวนในมมมอง Everyone เราจะเหนการสนทนาทใครกตามในองคกรของเราอาจเรมไว ซงรวมถงคนทเราก าลงตดตามอยดวย

- การสนทนาบางเรองจะ "ถกลอก" และไมอนญาตใหมขอความตอบกลบเพมเตมได

13. การตดตาม

ในหนาของ Newsfeed จะมชองทางลดในการเขาถงสงทเราตดตาม เชน บคคล เอกสาร ไซต และแทก โดยมรายละเอยด ดงตอไปน

P a g e | 103

o Peoples

สวนท 1: แสดงจ านวนคนทคณก าลงตดตาม และคนทตดตามคณ

สวนท 2: แสดงสถานะลาสดของแตละคน เราสามารถ Follow หรอ Mention คนๆ นนโดยคลกทจดไขปลา (…) สวนท 3: แสดงคนทแนะน า ซงมต าแหนงใกลเคยงคณ หรอมงานทใกลเคยงกน ซงเราสามารถ Follow ไดทนท

o Documents

สวนท 1: แสดงเอกสารทเราก าลงตดตาม

สวนท 2: แสดงเอกสารทแนะน า

- Sites

P a g e | 104

สวนท 1: แสดงไซตหลกขององคกร สวนท 2: แสดงไซตทก าลงตดตาม

สวนท 3: แสดงไซตทแนะน า

o Tags

สวนท 1: แสดงแทกทเราก าลงตดตาม สวนท 2: แสดงแทกยอดนยม

เรมตนใชงาน Team Site การท างานรวมกนเปนทมเพอทจะพฒนาโครงการไปดวยกน โดยสวนใหญถาตางคนตางท า เราจะไมรวาโครงการ

นนมความคบหนาอยางไรบาง ซง SharePoint Online จะเขามาชวยแกปญหานโดยผานฟเจอรทเรยกวา ทมไซต (Team

Site) โดยถกออกแบบใหเปนทงเรองการเกบเอกสาร เครอขายสงคมออนไลน รวมถงตดตามการด าเนนงานของโครงการได อกทงน ามาประยกตใชงานกบ Workflow ภายในไดอกดวย

P a g e | 105

ท าความเขาใจกนกอน

ส าหรบมอใหมทเพงเรมหดใชงาน SharePoint บางครงอาจจะงงในเรองของการจดโครงสรางของ SharePoint

โดยผมขออธบายภาพรวม ดงน ในเรองของขอแตกตางระหวาง Site, Page และ Site Collection

Site (ไซต) เปนการจดกลมของเวบเพจและแอปทท งทมสามารถท างานบนโครงการเดยวกน และแบงปนขอมลรวมกน ซงหลายๆ ไซตยอยหรอเพจอาจแยกไปตามโครงการ ทม กลม หรอตามสาขาภมภาคได ซงทงหมดอยภายใตไซตเดยวกน ซงการสรางไซตยอยเราสามารถใช Template ท SharePoint Online มมาใหได

ซงใน SharePoint เอง ค าวาไซตกบเพจนนมความหมายทแตกตางกน โดยทไซตนนหมายถง ต าแหนงทสามารถท างานรวมกนหรอแชรขอมลรวมกนได ตวอยางเชน Team Site, Blog และ Document Center สวน Page จะหมายถงไซตทถกออกแบบใหรวม Web Part หลายๆ แบบเขาดวยกน ซงอาจไมไดม Navigation ของตนเอง

P a g e | 106

ถารวมกนหลายๆ ไซต เพจและไซตทอย Top-Level ทงหมดเรยกวา Site Collection (ซง Top-Level Site สทธ จะผกอยกบ Admin) โดยทวไปไซตทสงกวา เราจะเรยก Parent Site สวนไซตยอยลงมาจะเรยกวา Subsite

การทเราจะสามารถสรางไซตและเพจไดหรอไมนน ขนอยกบวธการทองคกรไดก าหนดคาสทธส าหรบไซต บางองคกรจ าเปนตองมการควบคมอยางเขมงวดเกยวกบผทสามารถสรางไซต ในขณะทองคกรอนอาจใหอสระแกผใชมากกวาในการสรางไซตเมอมความตองการจรงๆ

เราตองมสทธทเทยบเทากบกลม สมาชก ของไซตเปนอยางนอยจงจะสามารถสรางไซตยอยหรอเพจบนไซตนนได ทงนไซตของคณอาจถกก าหนดคาใหจ าเปนตองใชสทธอนๆ อก ถาคณไมมสทธ ใหตดตอทผดแลไซตนนๆ ของคณ

14. สรางทมไซตแรก

เราสามารถสรางไซตแรกไดงายๆ โดยไปท Site ตรงแถบดานบน และเลอก New

กรอกชอของไซตทตองการ และเลอก Create

จะไดไซตส าเรจรปทพรอมใชงาน

P a g e | 107

แนะน าชองทางลดในการจดการไซต หลงจากทเราไดสรางไซตมาแลว ในไซตเองมแอปมากมายใหเราเลอก เพอชวยในการจดการเนอหา การสอสาร

และวางแผนไดอกดวย ซงผมขออธบายโดยสงเขปดงน

15. แชรไซตของคณ

ใชในการสงค าเชญชวนใหเขามารวมในทมไซตน ซงเราสามารถก าหนดระดบสทธของคนทเขามาได

16. ก าลงท างานใหทนก าหนดสงอยใชหรอไม

เปลยนทมไซตปกตใหกลายเปน Project Site ยอมๆ โดยเราสามารถสราง Project Timeline ไวตดตามแตละรายการได วธการเพมไทมไลนเขาไปนนไมยาก ใหคลกท

เลอก Add them

P a g e | 108

แสดงผลเหมอนรปภาพดานลาง

17. วางแผนและจดการโครงการ

ขนตอนแรกในการวางแผนโครงการ คอ เพมงานและมอบหมายงานใหแตละคน โดยมวธดงตอไปน

o การเพมรายการแบบงาย

ถาคณก าลงเรมตนการวางแผนโครงการของคณ หรอถาคณไมไดคาดหมายวาโครงการนจะตองมความซบซอนเปนพเศษ รายการงานแบบงายกอาจเพยงพอแลวส าหรบการจดการโครงการของคณใหมประสทธภาพ รายการงานของคณอาจมวนครบก าหนดส าหรบงานในโครงการของคณ และการมอบหมายใหกบสมาชกในทมโครงการ

เมอตองการเพมรายการตรวจสอบงานอยางงาย ใหท าดงน

1. บนเมน Quick launch ส าหรบไซตของคณ ใหคลก Tasks

P a g e | 109

2. คลก Edit

3. ในคอลมน Task Name ใหพมพชอของงานแตละงานทจ าเปนตองท าใหเสรจสมบรณในโครงการของเรา

กด Enter เพอยายไปยงบรรทดถดไปหลงจากเพมงานแลว

4. ในคอลมน Due Date ใหพมพหรอเลอกวนทซงงานแตละงานในรายการควรจะเสรจสมบรณ ถาคณไมแนใจวา

งานจะตองแลวเสรจเมอใด ใหปลอยคอลมนนส าหรบงานดงกลาววางไว

5. ในคอลมน Assigned To ใหพมพหรอเลอกชอของแตละบคคลทจะท างานใหกบแตละงานในรายการ

6. เมอคณเพมรายการตรวจสอบงานแบบงายของคณเสรจเรยบรอยแลว ใหคลก Stop

เมอคณท างานกบโครงการของคณ คณสามารถเลอกกลองกาเครองหมายทอยขางชองานแตละชอเมองานนนเสรจสมบรณแลวได

P a g e | 110

ถาคณพบวาคณจ าเปนตองควบคมงานตางๆ ในรายการแบบงายใหมากขน คณสามารถใชข นตอนตางๆ ในสวนถดไปเพอเพมรายละเอยดใหกบงานของคณ เพอสรางรายการตามก าหนดการทมประสทธภาพยงขน

o การเพมรายการแบบมก าหนดการ

ถาโครงการของคณคอนขางมความซบซอน คณอาจพบวารายการงานตามก าหนดการอาจชวยใหคณสามารถตดตามงานในลกษณะทสามารถจดการไดมากขน เมอตองการเพมรายการงานตามก าหนดการ ใหท าดงน

1. ใหคลก Task

2. บนหนา Task ใหคลก New Task หรอบนแทบ Tasks ของ Ribbon ใหคลก New Item

หมายเหต ถาในเบองตนคณไดสรางรายการตรวจสอบงานแบบงายขนมา แตโครงการเรมมความซบซอนเพมขน คณสามารถเพมรายละเอยดลงในงานทมอยเดมของคณไดอยางงายดาย เมอตองการเลอกงาน ใหคลกพนททางดานซายของกลองกาเครองหมายของงานนน และบนแทบ Tasks ของ Ribbon ใหคลก Edit item ซงจะเปดงานดงกลาวขนมาเพอใหคณสามารถเพมรายละเอยดในการจดก าหนดการไดมากยงขน

3. พมพชอส าหรบงานของคณในกลอง Task Name

4. พมพหรอเลอกวนทเรมตนและสนสดส าหรบงานของคณในกลอง Start Date และ Due Date ถาคณไมแนใจใน

วนทดงกลาว ใหปลอยขอมลนวางไวกอนในตอนน คณสามารถกลบมาเพมขอมลไดอกภายหลงดวยการแกไขงานนน

5. พมพชอหรอทอยอเมลของบคคลทคณตองการใหท างานดงกลาวในกลอง Assigned To

P a g e | 111

6. ถาไดเรมการท างานส าหรบงานดงกลาวแลว ใหใสเปอรเซนตในกลอง % Complete เพอระบงานทท าเสรจแลวโดยประมาณ และงานทเหลอทตองท า

เคลดลบ ขอมลนเปขอมลส าคญส าหรบสมาชกในทมโครงการของคณซงควรอปเดตเปนประจ า เนองจากจะชวยใหคณมองเหนความคบหนาของงานในโครงการของคณ และสามารถตดตามโครงการใหเสรจทนเวลาได

7. พมพค าอธบายโดยยอของงานในกลอง Description ถาคณตองการระบรายละเอยดเกยวกบงานทเกยวของเพมเตม สงนอาจชวยผบรหารหรอผทมสวนเกยวของอนๆ พยายามท าความเขาใจโครงการของคณอย

8. ใชกลองและป มทอยถดจาก Predecessors เพอระบวางานใดในโครงการของคณทจ าเปนตองท าใหเสรจสมบรณกอนทงานปจจบนจะสามารถเรมได

ตวอยางเชน สมมตวาคณสรางงานชอ “เผยแพรขาวประชาสมพนธ” ขนมา งานนจะไมสามารถเรมตนไดจนกวางาน “เขยนขาวประชาสมพนธ” จะเสรจสมบรณแลว เลอกงาน “เขยนขาวประชาสมพนธ” จากกลองทางดานซาย แลวคลก เพม เพอยายไปยงกลองทางดานขวา ซงจะเปนการระบวางาน “เขยนขาวประชาสมพนธ” คองานทตองท ากอน (นนคอตองมากอน) งาน “เผยแพรขาวประชาสมพนธ”

9. เลอกระดบความส าคญทเหมาะสมจากรายการ Priority

10. เลอกระดบสถานะทเหมาะสมจากรายการ Task Status

เคลดลบ ขอมลนเปนอกขอมลหนงทมประโยชนส าหรบสมาชกในทมโครงการของคณซงควรอปเดตเปนประจ า เนองจากสามารถชวยใหคณรบทราบถงสงทขดขวางการท างาน ความลาชาของก าหนดการ และปญหาเกยวกบการจดก าหนดการทส าคญอนๆ

11. คลก Save

ขณะทเราเพมงานของตนเอง อาจพบวาแตละคนตองการขอมลทแตกตางกน เปนขอมลทเฉพาะเจาะจง เราสามารถเพมคอลมนเองไดโดยงายดงน

1. คลก Task ตรงแถบดานซาย

P a g e | 112

2. คลก Edit

3. คลก Add Column (+) ถาขอมลทเราตองการเปน Text, Number, Date And Time หรอ Person or Group เราสามารถเลอกไดทนท แตถาไมใช ใหเลอก More Column Types

เมอเราเรมการท างานกบโครงการแลว มหลายสงทเราสามารถท าได

ตองการตงคาไทมไลนหรอไม ถา “ใช” มวธดงตอไปน

หลงจากทคณไดเพมงานลงในโครงการของคณ คณสามารถรวมงานทมวนครบก าหนดบนไทมไลนไวทดานบนสดของหนา Tasks ได

P a g e | 113

การท าดงกลาวสามารถท าไดสองวธ คอ

1. เพมลงในป มไทมไลน บนหนา Tasks ใหคลกพนททางดานซายของกลองกาเครองหมายของแตละงานทคณตองการเพมลงในไทมไลน ซงจะเปนการเลอกงานแตละงาน บนแทบ Tasks ในกลม Actions ใหคลก Add to

Timeline

2. เปดเมน คลก Open Menu (…) ส าหรบงานทคณจะเพมลงในไทมไลน จากนนในกลองทปรากฏ ใหคลก Add

to Timeline

ถางานมวนทเรมตนและวนครบก าหนด งานดงกลาวจะปรากฏบนไทมไลนเปนแถบทครอบคลมวนทดงกลาว ถางานมเฉพาะวนครบก าหนดหรอเฉพาะวนทเรมตนเทานน งานจะปรากฏเปนจดเดยวบนไทมไลน และมเครองหมายรปขาวหลามตด

ส าหรบรายละเอยดของการบรหารโครงการบน SharePoint Online สามารถศกษาเพม เตมไดทนhttp://bit.ly/SPOnlineProject

18. การเพม lists, libraries, and other apps

http://bit.ly/SPOnlineProject

P a g e | 114

แอปส าหรบ SharePoint จะเปนแอปพลเคชนแบบสแตนดอโลน มขนาดเลก และใชงานงายซงด าเนนงาน หรอตอบสนองความตองการทางธรกจทเฉพาะเจาะจง เราสามารถเพมแอปใหกบไซตของเรา เพอก าหนดใหมหนาทการใชงานเองอยางใดอยางหนง หรอเพอแสดงขอมลได ตวอยางเชน สามารถเพมแอปทด าเนนงานทวไป เชน การตดตามเวลาและคาใชจาย หรอแอปทด าเนนงานกบเอกสารหลากหลายรปแบบ นอกจากน เรายงสามารถเพมแอปทแสดงขาวและขอมลจากเวบไซตภายนอกหรอแอปทเชอมตอกบเวบไซตทางสงคมไดอกดวย

เราอาจจะเพมแอปจากแหลงทมาตางๆ ลงในไซตของคณได ตวอยางเชน ถาองคกรของคณไดพฒนาแอปแบบก าหนดเองส าหรบการใชงานทางธรกจภายในองคกร คณสามารถเพมแอปเหลานจากแคตตาลอกแอปขององคกรของคณไดโดยการเรยกดแอปภายใต From Your Organization คณสามารถซอแอปจากนกพฒนาภายนอกไดโดยการเรยกด SharePoint Store ถาคณไดท างานกบ SharePoint เวอรชนกอนหนา โปรดทราบวาฟเจอร SharePoint พนฐาน เชน รายการและไลบรารเอกสารจะกลายเปน “Built-in Apps” และยงสามารถเพมแอปเหลานนไดโดยใชค าสง Add an app

1. บนไซตทคณตองการเพมแอป ใหไปท

หรอคลก Settings > Add an app

2. บนหนา แอปของคณ ใหเลอกท าอยางใดอยางหนงตอไปน

P a g e | 115

เมอตองการท าสงน ใหท าดงน

เพม Built-in

SharePoint App เชน ไลบรารเอกสาร

1. ในกลองคนหา ใหพมพชอแอปภายในเครองทคณตองการเพม (ตวอยางเชน Document

Library) กด ENTER

2. คลกทแอปเพอเพม จากนนใสขอมลทจ าเปน

เพมแอปจากองคกรของคณ

1. คลก From Your Organization

2. เรยกดรายการของแอปทถกกรอง แลวคลกแอปทคณตองการเพม

3. เมอคณถกถามวาคณตองการเชอถอแอปหรอไม ใหรววขอมลเกยวกบการท างานของแอป จากนนคลก Trust It เพอเพมแอป

ดาวนโหลดแอปจาก SharePoint Store

1. คลก SharePoint Store

2. บนหนา SharePoint Store ใหใชประเภททอยทางดานซายเพอกรองสงทเลอก และเรยกดแอปทคณตองการ

หรอถาคณรชอหรอแทกของแอปทคณตองการแลว คณสามารถพมพลงในกลองคนหาและคนหาไดโดยตรง

3. คลกแอปทคณตองการเพม แลวคลก Details หรอ Reviews เพอเรยนรเพมเตมเกยวกบแอป

4. ถาคณก าลงซอแอป ใหใชรายการดรอปดาวนภายใตราคาเพอระบวาคณตองการซอแอปส าหรบการใชงานสวนตว หรอส าหรบใชหลายคน ถาจ าเปน ใหคณระบจ านวนสทธการใชงานของผใชทคณตองการจะซอ

5. เมอตองการซอแอป ใหคลก Buy (ถาเปนแอปฟร ใหคลก Add it)

6. ท าตามขนตอนในการเขาสระบบโดยใช Microsoft Account (Hotmail.com,

Outlook.com) ของคณเพอซอแอป

7. เมอถกถามวาคณตองการเชอถอแอปหรอไม ใหรววขอก าหนดและเงอนไข รวมถงค าชแจงสทธ สวนบคคลจากนกพฒนาแอป แลวคลก Trust It.

P a g e | 116

8. ในตอนน แอปจะปรากฏบนหนา Site Contents คณสามารถไปยงแอปไดโดยการคลกทแอปบนหนา Site Contents

หลงจากทไดตดตงแอป คณสามารถไปยงแอปไดโดยไปทหนา Site Content ไปท Settings > Site Contents แลวคลกทแอป เพอดหนาแอป

แอปอาจท างานตางๆ เชน เพมค าสงลงใน Ribbon เพมค าสงไปยงฟงกชนการท างานของค าบรรยายภาพขอมลในรายการหรอไลบราร หรอแอป อาจม App Part ทคณสามารถเพมลงในหนาไดดวย ทงนขนอยกบวาแอปนนท างานอะไร

ส าหรบในรายละเอยดของลสต ไลบราร และแอป วามการใชงานอยางไรบาง สามารถศกษาเพมเตมไดทน http://bit.ly/SPOnlineLibrary

http://bit.ly/SPOnlineLibrary

P a g e | 117

19. สไตลของคณเปนอยางไร

เราสามารถก าหนดทมไซตของเราเองไดอยางรวดเรวและงายดาย และสะทอนถงสไตลและตราสนคาแบบมออาชพ เมอตองการก าหนดทมไซตของคณเอง คณจ าเปนตองเปนผทสรางไซต หรออยางนอยตองมสทธในการออกแบบไซต การเปลยนแปลงอยางรวดเรวทส าคญทสดทคณสามารถท าไดคอ การเปลยนลกษณะทปรากฏหรอ Change the

Look

1. บนทมไซตของคณ ใหคลก What’s your Style? หรอคลก Settings > Change the look

2. เลอกลกษณะตางๆ จากตวเลอกทมหลากหลายรปแบบ ไมตองกงวลถาคณไมชอบสหรอรปนน คณสามารถเปลยนไดในขนตอนถดไป

3. ณ ตอนนคณสามารถปรบแตงคาอยางอนได

- เมอตองการเพมหรอเปลยนรปพนหลง ใหคลก Change และอปโหลดรปของคณเอง หรอลากรปจากคอมพวเตอรของคณลงในรปขนาดยอทอยเหนอค าสง Change

หมายเหต ถาไมสามารถลากแลววางได ใหตดตงซอฟตแวรส าหรบเบราวเซอรเวอรชนลาสด หรอ Microsoft Office 2013 การลากแลวปลอยจ าเปนตองใช Microsoft Office 2013, Internet Explorer, Firefox หรอ Chrome เวอรชนลาสด

- เมอตองการเปลยนแบบแผนชดส ใหคลกลกศรทอยถดจาก Colors และเลอกแบบแผนชดสอน

- เมอตองการเปลยนเคาโครง ใหคลกลกศรทอยถดจาก Site layout แลวเลอกเคาโครงอนทควบคมต าแหนงของลงกการน าทาง กลองคนหา และอนๆ

P a g e | 118

- เมอตองการเปลยนฟอนต ใหคลกลกศรทอยถดจาก Fonts แลวเลอกฟอนตอน

เคลดลบ เราสามารถดลกษณะทเปลยนแปลงโดยทนทไดในพนทแสดงตวอยาง ถาตองการยอนกลบไปยงจดทเรมตน ใหคลก Start Over หรอคณสามารถคลกทโลโกไซตของคณเพอออกจาก Change the look และกลบไปยงโฮมเพจของไซตของคณได

4. เมอคณพรอมทจะดการแสดงตวอยางแบบเตมขนาดของสงทคณไดเปลยนแปลงไปนนวาจะมลกษณะอยางไรเมอใชกบเนอหาของไซต ใหคลก Try it out ผใชไซตคนอนๆ จะยงไมสามารถมองเหนการเปลยนแปลงนนได

5. ถาคณชอบสงทคณเหนในการแสดงตวอยาง ใหคลก Yes, keep it ถาไมชอบ ใหคลก No, not quite

here และลองลกษณะอน

P a g e | 119

ตอนนเมอคณไดเปลยนแปลงลกษณะของทมไซตของคณแลว เหลอในสวนของโลโก หวขอ ซงจะอธบายในล าดบถดไป

20. Your site, Your brand

ชอเรองมกจะเปนสงแรกทผเยยมชมไซตของเราเหน ดงน นจงเปนไอเดยทดทจะเลอกชอเรองทจะอธบายถงทมหรอโครงการของเรา การเพมโลโกจะชวยใหผอนรวาพวกเขาอยในไซตทถกตองอยางรวดเรว ตวอยางเชน เราสามารถน าโลโกทมอยขององคกรของคณมาใชใหม หรอรปภาพทมความหมายกบบคคลทใชไซตนได

1. บนทมไซตของคณ ใหคลก Your site. Your Brand หรอคลก Settings > Site Settings

2. บนหนา Site Settings ภายใต Look and Feel ใหคลก Title, description, and logo

หมายเหต ถาคณไมเหน Title, description, and logo คณอาจไมมสทธในการจดการตวเลอกนน คณตองมสทธเทยบเทากบกลมเจาของไซตของคณเปนอยางนอย อาจเปนไปไดวาองคกรของคณไดก าหนดดไซนส าหรบทงไซตคอลเลกชนของคณ และเอาสทธในการจดการตวเลอกเหลานของคณออกไป 3. ใสชอเรองใหมในเขตขอมล Title ชอเรองใหมจะแสดงบนหนาแตละหนาของไซต 4. ใสค าอธบายใหมในเขตขอมล Description ค าอธบายนจะไมแสดงบนไซต แตจะปรากฏบนหนาผลลพธการ

คนหาของคณ

P a g e | 120

5. เปลยนโลโก

- เมอตองการอปโหลดโลโกจากคอมพวเตอรของคณ ใหคลก From Computer คลก Browse หารปภาพและคลก Open

- เมอตองการเพมโลโกจาก SharePoint ใหคลก From SharePoint เรยกดไลบรารทเกบรป เลอกรป แลวคลก Insert (สมมตวาคณไดอปโหลดโลโกของคณลงในทมไซตของคณแลว)

6. คลก OK เพอบนทกการเปลยนแปลงของคณ

ถาคณไมชอบโลโกทปรากฏบนไซตของคณ คณแคปรบเปลยนโลโก และท าขนตอนดานบนซ าเพอแทนทโลโกเดม

21. Keep email in context.

ขณะทเราก าลงท างานกบทม เราอาจพบวาใชงานอเมลเพอสอสารอยบอยครง การเพมกลองจดหมายไปยงไซตของเราจะชวยท าใหมพนทกลางในการจดไฟลอเมลและเอกสารทสามารถเขาถงและแกไขไดโดยบคคลทมสทธของไซตทเหมาะสมเทานน

เมอตองการเพมกลองจดหมายไปยงไซตของเราใหท าขนตอนดงตอไปน

1. เพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณ

การเพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณมสองวธ วธทเรวทสด คอการคลกทไทล Keep email in context บน Web Part Get started with your site

หมายเหต หลงจากทคณไดสรางกลองจดหมายของไซตแลว คณไมสามารถเปลยนทอยอเมลของกลองจดหมายของไซตได ทอยอเมลส าหรบกลองจดหมายของไซตคอ ชอทใชแสดงของไซตนน เมอคณตงชอไซต ใหเลอกชอทจะเขากนกบทอยอเมล ครงแรกทคณเปดกลองจดหมาย คณจะตองตงคาตวเลอกภาษาและโซนเวลากอน

หลงจากทคณคลกไทลนแลว ใหคลก Add it

P a g e | 121

ถาคณไมไดใช Web Part ของ Get started with your site วธการเพมแอป กลองจดหมายของไซต อกวธหนงสามารถท าไดดงน

1.1 บน Quick launch ใหคลก Site Contents

1.2 บนหนา Site Contents ใหคลก Add an App

1.3 บนหนา Your Apps ใหคลก site Mailbox

P a g e | 122

2. เปลยนลงกกลองจดหมาย บน Quick Launch (เพมเตม)

หลงจากทคณเพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณแลว การรวมลงกไปยงกลองจดหมายของไซตบน Quick Launch จะเปนประโยชนมาก เพราะจะชวยใหคนทใชงานไซตของคณสามารถเขาถงไดอยางงายดาย โดยปกต หลงจากการตดตงครงแรก กลองจดหมายของไซตจะถกรวมไวบน Quick Launch ภายใต Recent

เมอตองการยายลงกไปยงแอป กลองจดหมายของไซต บน Quick Launch ใหท าดงน

2.1 บน เปดใชดวน ใหคลก Edit Links

2.2 ลากลงก Mailbox ไปยงต าแหนงทตงทคณตองการใหกลองจดหมายนนแสดงรายการบน Quick

Launch 2.3 คลก X ทางดานขวาของลงก Recent เพอเอากลองจดหมายออกจาก Quick Launch

2.4 คลก Save

3. ตงคากลองจดหมายของไซต

หลงจากทคณเพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณแลว ขนตอนตอไปจะเปนการตงคากลองจดหมายของไซตนน คณตองด าเนนการแคเพยงครงเดยวเทานน

P a g e | 123

3.1 บน Quick Launch ใหคลก Mailbox 3.2 เมอกลองจดหมายของไซตถกสรางขนแลว ใหคลก Mailbox บน Quick Launch อกครง

จากนนบนหนา Exchange Admin Center ใหเลอก Language และ Time zone ของคณ 3.3 คลก Save เพอด าเนนการตงคากลองจดหมายของไซตของคณใหเสรจสน

ขนตอนการตงคาอาจใชเวลานานถง 30 นาทจงจะเสรจสน เมอก าหนดคากลองจดหมายของไซตเสรจสมบรณแลว ขอความอเมลจะถกสงไปยงทกคนในรายชอสมาชกเรมตนและรายชอเจาของเรมตนของไซต ขณะทคณรอ คณสามารถใชงานไซตของคณตอไปได

เคลดลบ ตองการแชรกลองจดหมายของไซตของคณกบบคคลอนใชหรอไม คลก Share ทมมบนขวาของไซต จากนนใสชอหรอทอยอเมลของบคคลทคณตองการเชญ

4. เรมใชงานกลองจดหมายของไซตของคณ!

หลงจากคณตงคากลองจดหมายของไซตเสรจสมบรณแลว เรมใชงานไดทนท!

P a g e | 124

ส าหรบวธการใชงานสามารถศกษารายละเอยดเพมเตมไดทน http://bit.ly/SPOnlineSiteMailbox

เรมใชงาน Workflow

ส าหรบฟเจอรหนงทมมาใหใน SharePoint Online คอเ รอง Workflow ถาคณเปนมอใหม Workflow คอ

กระบวนการธรกจหรอ Business Process เชน การเกบลายเซน การรบความคดเหน หรอการอนมตเรองตางๆ ส าหรบเอกสาร

หรอแผนงาน เพอทจะตดตามสถานะลาสดของงานประจ านนๆ SharePoint Workflow นนถกออกแบบใหชวยประหยดเวลา

และมประสทธภาพงานประจ าทท าอย

22. SharePoint Workflow คออะไร

ปกตเรามกจะเหนโฟลวชารตแบบภาพดานลาง ทแสดงวาแตละกระบวนการเปนอยางไร

http://bit.ly/SPOnlineSiteMailbox

P a g e | 125

SharePoint Workflow เปนลกษณะเวรกโฟลวอตโนมตทชวยลดงานทตองท าซ าๆ กน รวมถงคาดการณและสม

งานทคณท าอยปจจบน เชน การอนมตเอกสาร ปกตถาเราใชคนท ากตองเดนเรองเอกสาร เพอใหตดตาม สงตอ และเตอน

ความจ าอกดวยวาสงถงไหนแลว ซงในแตละขนตอนจะตองมคนเกยวของตงแต 1 คนขนไป แตถาเราใช SharePoint

Document Approval Workflow กระบวนการเหลานจะเปนอตโนมตทงหมด ถามใครบางคนมาขดจงหวะระบบ

จะแจงเตอน รวมถงเราสามารถควบคมทงกระบวนการได 23. กระบวนการใดบางทควรใช SharePoint Workflow

เวรกโฟลวใน SharePoint Online นนเปนเสมอนเทมเพลต สามารถใส Version ของเวรกโฟลวไดทงในลสต

ไลบราร และไซตคอลเลคชน โดยแบงเวรกโฟลวทมมาใหดงน

1. Approval : เหมาะส าหรบขนตอนการอนมตเอกสารหรองานทวไป

2. Collect Feedback : เหมาะส าหรบขนตอนการเกบความคดเหนของเอกสารหรองานทวไป

3. Collect Signatures : เหมาะส าหรบขนตอนการเซนตลายเซนตดจตอลบนเอกสาร, หอรมหรอเวรคบค

4. Disposition Workflow : เหมาะส าหรบขนตอนการจดการอายของเอกสาร

5. Three-State Workflow : เหมาะส าหรบขนตอนการตดตามโครงการ หรองานตางๆ โดยแบงเปนสาม

ล าดบ

ตวอยาง สรางเวรกโฟลวส าหรบใบลา Leave Request

P a g e | 126

1. เพมลสตของ Leave Request

o ไปท Add an App

o เลอก Custom List และกรอกชอ เชน Leave Request และคลก Create

2. เพมลสตคอลมนใหม

o โดยคลกท Leave Request เลอก Settings

กรอก Title

และเปลยนเปน Description แลวคลก OK

P a g e | 127

o สรางคอลมนเพมเตม โดยคลกท Create Column และสรางคอลมนดงตอไปน

Column Name Type Require Remark

Leave Requests Choice Y Choice - Sickness (Personal) - Personal Leave - Vacation

Comments Multiple lines of text

N

End Date Date and Time Y Date and Time Format : Date & Time

Total Number of Days Requested

Number Y

3. สราง Approval Workflow

o เลอก Workflow Settings และเลอก Add a workflow

o เลอก Approval – SharePoint 2010 ตงชอเชน Holiday Approval Workflow

P a g e | 128

เลอกขอมลตามรปภาพดานลาง

o เลอก Approver แลวคลก Save

4. ปรบแตงฟอรม Leave Request

o ไปทหนา Leave Requests เลอก New Item และ ไปท Settings > Edit Page

o คลก Add a Web Part เลอก Media and Content > Content Editor > Add

P a g e | 129

o เพมขอมลทตองการเขาไป

o เลอก Stop Editing เพอหยดการแกไข

o เราจะไดฟอรม Leave Request ถามการรองขอ จะสงไปทบคคลปลายทางให Approve

หรอ Reject

P a g e | 130

หมายเหต การสราง Approval Workflow ผ ใชงานนนตองไดรบสทธ รวมถงผ ดแลระบบ SharePoint

Online จะตอง Activate ฟเจอรน ดวยโดยไปท Site Settings > Site Collection Administration > Site collection

features > Activate Workflows

24. เราสามารถสราง SharePoint Workflow เปนของตนเองไดหรอไม

นอกจากเทมเพลตทมมาใหเราสามารถสรางเวรกโฟลวทซบซอนได โดยใชเครองมอทเรยกวา SharePoint

Designer โดยสามารถดาวนโหลดไดฟรท http://bit.ly/SPDesigner2013 สามารถศกษาว ธการใชงานไดท http://bit.ly/howtoSPDesigner2013

การสราง Survey Online

การสราง Survey ถอเปนฟเจอรทส าคญ เราสามารถสรางค าถาม และใหคนหลายๆ คนตอบค าถามได โดยใชเครองมอ

ตวเลอกทหลากหลาย การสราง Survey สามารถท าได 2 วธคอ ท าบน Excel Survey และ SharePoint Online

25. การสราง Survey โดยใช Excel Survey

ส าหรบบรการ Excel Survey จะอยใน OneDrive for Business เราสามารถสรางแบบสอบถามไดอตโนมตโดยผล

ของแบบสอบถามจะกรอกลงในชต Excel

1. ท OneDrive for Business คลก New Document เลอก Excel Survey

2. สรางเอกสารโดยทหวขอค าถามจะอยบนหวของคอลมนของ Excel

http://bit.ly/SPDesigner2013%20สา

http://bit.ly/howtoSPDesigner2013

P a g e | 131

3. เลอกประเภทของค าตอบทตองการ พอเสรจเรยบรอยสามารถแชรไดทนท

26. การสราง Survey โดยใช SharePoint Online

เราสามารถสราง Survey ผาน SharePoint Online ไดดงตอไปน

1. คลก Setting และเลอกคลก Add an app

2. ในหนาของ Your Apps ใหคลกไอคอน Survey > คลก App Details

P a g e | 132

เลอก Add It

3. พมพชอของ Survey น พรอมทงรายละเอยดในชอง Advanced Options

4. คลกชอของ Survey > Settings เลอก Add Questions

5. ส าหรบหนา New Question ใหพมพค าถาม และประเภทของค าตอบ

P a g e | 133

6. ส าหรบสวน Additional Question Setting ใหเลอกวาจ าเปนตองตอบหรอไม และคาเรมตนของค าตอบคอ ไม

7. เลอกอยางใดอยางหนง

a. สรางค าถามเพมเตม โดยคลก Next Question และพมพขอมลเพมเตม

b. ถาเสรจเรยบรอยแลว ใหคลก Finish

8. ด Survey ทสรางไปโดยคลกทแถบเมนลดใตแถบ Recent และแชร Survey ใหกบคนทตองการ โดยทผตอบ

แบบสอบถามจะคลกท Respond to this Survey เพอตอบแบบสอบถาม

P a g e | 134

เขาใจเรองสทธในทมไซตของเรา

สทธท าใหผใชสามารถเขาถงทรพยากรทตองการได ตวอยางเชน สทธท าใหผใชสามารถท าบางสง เชน เปดรายการในไลบราร หรอสรางไซตยอย บอยครงทสทธแบบเดยวจะถกจดกลมเปนคอลเลกชนของสทธทเรยกวา "ระดบสทธ (Permission Level)" ตวอยางเชน ถาเราตองการใหบางคนมสทธในการอานรายการตางๆ ในไซตของเรา เราตองใหสทธ กอนเสมอ เพอเปนการประหยดเวลา SharePoint Online ไดก าหนดการรวมสทธแบบตางๆ ไวแลวลวงหนา ซงการก าหนดระดบสทธไวลวงหนาน เรยกวา "ระดบสทธเรมตน (Default permission levels)"

หวขอนจะอธบายระดบสทธเรมตนทรวมอยใน SharePoint Online for Enterprise หรอแผนการใชงานใกลเคยง

27. ภาพรวมของระดบสทธในการใชงาน SharePoint Online

ระดบสทธ (Permission Level) เปนการระบวาสทธใดทผใชมส าหรบไซตหรอลสต โดยมสทธทก าหนดลวงหนาไวแลวบน SharePoint Online ดงน

ระดบสทธเรมตน

ตารางตอไปนจะอธบายระดบสทธเรมตนใน SharePoint Online

ระดบสทธ รายละเอยด ควบคมทงหมด (Full Control) มสทธ SharePoint ทพรอมใชงานทงหมด

ตามคาเรมตน ระดบสทธนจะถกก าหนดใหกบกลมเจาของ ไมสามารถแกไขหรอลบได

ออกแบบ (Design) สามารถสรางลสตและไลบรารเอกสาร แกไขเพจ ใชงานธม และสไตลชตไปใชกบเวบไซตได ตามคาเรมตน ไมมกลม SharePoint ทถกก าหนดระดบสทธนโดยอตโนมต

แกไข (Edit) เพม แกไข และลบรายการ ด เพม อปเดต และลบขอมลในลสตและเอกสาร ตามคาเรมตน ระดบสทธนถกก าหนดใหกลม สมาชก เทานน

สนบสนน (Contribute) ด เพม อปเดต และลบขอมลในลสตและเอกสาร

อาน (Read) เพม แกไข และลบรายการในลสตและไลบรารเอกสารทมอย

P a g e | 135

ก า ร เ ข า ถ ง ท จ า ก ด (Limited

Access)

ระดบสทธ การเขาถงทจ ากด คอระดบสทธการเขาถงทไมเปนไปตามปกต โดยจะท าใหผใชหรอกลมสามารถเรยกดหนาของไซตหรอไลบราร เพอเขาถงขอมลหรอเนอหาทเฉพาะเจาะจงได โดยทวไปแลว ผใชจะสามารถเขาถงลสตหรอไลบรารได แตไมมสทธ เปดหรอแกไขลสตหรอไลบราร ระดบสทธ การเขาถงทจ ากด มสทธท งหมดทผใชตองใชในการเขาถงรายการทจ าเปน เราไมสามารถก าหนดระดบสทธ การเขาถงทจ ากด ใหกบผใชหรอกลมโดยตรง แตเราจะก าหนดสทธทเหมาะสมใหกบรายการเดยว แลว SharePoint จะก าหนด การเขาถงทจ ากด ไปยงต าแหนงทตงทจ าเปนอนๆ โดยอตโนมตแทน

อนมต (Approve) แกไขและอนมตหนา ขอมลในรายการ และเอกสาร ตามคาเรมตนกลม ผอนมต มสทธน

จ ด ก า ร ล า ด บ ช น (Manage

Hierarchy)

สรางไซตและแกไขหนา ขอมลในลสต และเอกสาร ตามคาเรมตน ระดบสทธนถกก าหนดใหกบกลมผจดการล าดบชน

การอานแบบจ ากด (Restricted

Read)

ดหนาและเอกสารแตไมสามารถดเวอรชนในอดตหรอสทธของผใชได

ดเทานน (View Only) ดหนา รายการ และเอกสาร เอกสารใดกตามทมอยบน SharePoint Online จะสามารถดบนเบราวเซอรไดแตไมสามารถดาวนโหลดได

ระดบสทธและกลม SharePoint (Permission levels and SharePoint Groups)

เพอชวยใหการเขาถงไซตมประสทธภาพมากยงขน ระดบสทธจะท างานรวมกบ SharePoint Group ส าหรบ SharePoint Group คอ ชดของผใชทมระดบสทธเดยวกนทงหมด โดยปกตแลวในแตละไซตของ SharePoint จะม SharePoint Group อยแลว เชน ทมไซตจะรวมสทธ เจาของ สมาชก และผเยยมชม ไวโดยอตโนมต เปนตน นอกจากน ผดแลระบบ SharePoint สามารถก าหนดกลมและระดบสทธแบบก าหนดเองได

SharePoint Group และระดบสทธทเปนคาเรมตนในแตละไซตนนอาจแตกตางกน ขนอยกบสงตอไปน

- เทมเพลตทคณเลอกในแตละไซต

- เลอกวาจะใหเปนไซตภายในองคกรส าหรบผใช SharePoint Online for Enterprise หรอเปนเวบไซตสาธารณะ

- เลอกวาจะใหผดแลระบบ SharePoint สรางสทธเฉพาะไวบนไซตทน าไวใชงานเฉพาะท เชน การคนหา เปนตน

P a g e | 136

ตารางตอไปนจะอธบายระดบสทธเรมตนและสทธทเกยวของส าหรบสามกลมมาตรฐาน ไดแก ผเยยมชม สมาชก และเจาของ

กลม ระดบสทธ

ผเยยมชม (Visitors) อาน (Read) ประกอบดวยสทธเหลาน - เปด - ดรายการตางๆ เวอรชน เพจ และแอปพลเคชยในเพจ - เรยกดขอมลผใชงาน - สรางการแจงเตอน - ใชการสรางไซตดวยตนเอง - ใชการ Remote Interface - ใชงานฟเจอรทมการ Integration

สมาชก (Members) แกไข (Edit) ประกอบดวยสทธเหลาน - ด เพม อปเดต และลบรายการ - เพม แกไข และลบรายการ - ลบเวอรชน - เรยกดไดเรกทอร - แกไขขอมลสวนบคคล - จดการมมมองสวนบคคล - เพม อปเดต หรอเอา Web Part สวนบคคลออก

ด

เจาของ (Owners) ควบคมทงหมด (Full Control) สามารถใชสทธไดทงหมด

เราสามารถก าหนดสทธในแตละไซต ไดดงน

1. เลอก Settings > Site Settings

P a g e | 137

2. หนา Site Settings ใต Users And Permissions คลก Site Permissions

3. คลก Grant Permission

4. ใสชอและก าหนดระดบสทธโดยคลกท Show Options เมอท าเสรจแลว ใหคลก Share

P a g e | 138

ส า ห ร บ ร า ย ล ะ เ อ ย ด ข อ ง ส ท ธ ใ น SharePoint Online ส า ม า ร ถ ศ ก ษ า เ พ ม เ ต ม ไ ด ท น http://bit.ly/SPOnlinePermission

ทายบท ในบทนเราไดเรยนรถงการน า SharePoint Online ไปประยกตใชกบการท างานเปนทมตงแต OneDrive for

Business การสรางทมไซต การก าหนดสทธตางๆ และการเพมแอปจาก SharePoint App Store ซงเปนบรการใหมของ Office 365 ซงยงมรายละเอยดทนาสนใจสามารถศกษาเพมเตมไดท http://bit.ly/SPOnlineThaiOverview ส าหรบในบทถดไป เราจะมาดบรการใหมทตอยอดจาก SharePoint Online และเปนเครอขายสงคมออนไลนทไดรบความนยมมากในองคกรตางประเทศ ซงตอนนไดมารวมในบรการกบ Office 365 และตอนนไดมาถงเมองไทยแลว

http://bit.ly/SPOnlinePermission

http://bit.ly/SPOnlineThaiOverview

P a g e | 139

Chapter 5 ใชงานเครอขายสงคมออนไลนภายในบรษทดวย Yammer ปจจบนหลายๆ องคกรเรมมองเครอขายสงคมออนไลนทใชงานภายนอก เชน Facebook หรอ Twitter มาใชงานภายในองคกร แตวา บางครงการใชงานในองคกรอาจไมเหมาะสม เชน เรองความลบทจะรวไหลไปภายนอก หรอแมกระทงการควบคมเอกสารทแบงปนกนท าใหเกดเครอขายสงคมออนไลนแบบเฉพาะคอ Yammer ซงไดเขามาผนวกกบบรการ Office 365 ใน Enterprise Plan

ส าหรบ Yammer นนเปนบรการในรปแบบสอสงคมออนไลนทอออกแบบมาใชในองคกรโดยเฉพาะ จดเดนของ Yammer คอ เปดชองทางการสอสาร อปเดตขาวสารในองคกร แชรไฟลขอมลไดอยางรวดเรว โดยมอปกรณรองรบทหลากหลายไมวาจะเปนพซ โนตบก แทบเลต และสมารทโฟน อกทง Yammer มชองทางและแอปตางๆ มากมายไวรองรบการใชงานภายในองคกร ซงการใชงานจะใชงานผาน SharePoint Online ซงวธการเปดการใชงาน Yammer ผมไดเขยนไวในบทท 7 การดแลระบบ Office 365 ดวยตนเองครบ

ท าไม Yammer ถงไดรบความนยมและมประโยชน Yammer นนเชอมโยงสงทคนในองคกรสนใจทวๆ ไป พนกงานสามารถแบงปนขอมล ตงค าถาม และขอความชวยเหลอ และใหความเหนในแบบเรยลไทมได ท าใหสามารถเชอมโยงพนกงานทมความแตกตางทงระยะทาง ระยะเวลาและต าแหนงในองคกรเขาดวยกนไวได Yammer ยงเปนแหลงทรพยากรดๆ ส าหรบแผนกหรอทมงานในแตละโครงการอกดวย การใชอยางมประสทธภาพจะชวยลดการสงอเมลไปมา ถาคณตองการเรยนรสงทเราสนใจ เพยงแคใส Keyword

ผลลพธกจะออกมาอยางรวดเรว

เราท าอะไรไดบางใน Yammer Share your thoughts เพอนรวมงานของเราตองการรวาคณก าลงคดอะไร และอยาอายถาคณตองการสรางการสนทนาเหลาน

- แบงปนลงก เคลดลบ หรอขอมลเชงลก

- ถามค าถาม

- คนหาค าตอบหรอฐานขอมลอนๆ

- ชนชมการมสวนรวมของเพอนรวมงานหรอไดรบความส าเรจ

- แจงวาตอนนคณก าลงท างานอะไร อยทใด หรอคณก าลงจะท าอะไร

- แนะน าไอเดย

P a g e | 140

- สรางโพลส ารวจความคดเหนจากบคคลตางๆ

- รวมมอกนเพอพฒนาแบบฝกปฏบต (Best Practice) หรอแนะน าแนวทางปฏบตทถกตอง

Stay on Topic ถาคณเขารวมการสนทนา พยายามใหความคดเหนของคณตรงกบหวขอนนๆ เพราะวาจะชวยใหทกคนโฟกสในเรองเดยวกน ถาคณไมไดสนใจการสนทนานน กสามารถออกมาไดทนท

Respect your audience การใชงานควรเคารพสทธซงกนและกนตามนโยบายขององคกรนนๆ เพราะบางครงการสนทนาอาจมความเหนทแตกตางกน และอยาโพสตเนอหาวากลาวรายนนทาคนอน หรอสรางขาวลออนๆ

Have fun! สนกและท าให Yammer มคากบเพอนรวมงานของคณ เรมเลย แบงปนประสบการณ เรยนรแนวคดของคนอน

กฎ 10 ขอในการน า Yammer มาใชงานใหประสบความส าเรจ 1. อปเดตโปรไฟลอยางสม าเสมอ โดยเฉพาะต าแหนงของคณ เพอใหคนอนสามารถ Follow คณไดงายๆ

2. อยาลม Follow คนอนในองคกรคณอยางนอย 30 คนทคณไมรจกมากอน แตมต าแหนงงานทคลายๆ กบคณ หรอมความสนใจใกลเคยงกบคณ รวมถงตองโพสตบอยๆ ดวยครบ

3. Follow อยางนอย 5 หวขอทคณสนใจ

4. อยา Follow สมาชกทพดถงสงตางๆ ทคณไมไดสนใจ

5. และหมน Follow คนใหมๆ ทพดถงสงทคณสนใจเหมอนๆ กน

6. ตงคาการแจงเตอนอเมลในกลองจดหมายของคณไมใหมเมลเขามาเยอะเกนไป ขอแนะน าใหสรางอกโฟลเดอรหนงไปเลยกได

7. จดประสงคหลกของ Yammer คอ การตงค าถามและการสนทนา เพราะฉะนนอยาตกใจ

8. เขารวมกลมหรอชมชนทคณสนใจ

9. พยายามแชรขอมลดๆ และใหมอยางนอยวนละครง

10. อยาลมสมครแหลงขอมลดๆ ทมอยในอนเทอรเนตไวอกบญช เพอทจะไดน าขอมลดๆ นนมาแชรใน Yammer

หนาเวบเพจแรกทเราจะไดเจอหลงจากทมการลงชอเขาใชงานจะมลกษณะดงรปดานลาง

P a g e | 141

สวนท 1: แสดงการแจงเตอนทงกลองขอความและการแจงเตอนอนๆ

สวนท 2: ชองคนหาทเราสามารถคนหาบคคล, กลมและการสนทนา

สวนท 3: แสดงบญชชอผใชงาน

สวนท 4: แสดงกลมทเราอย และเรายงสามารถสรางกลมใหมไดเอง รวมถงสามารถสรางเครอขายเพมเตมได

สวนท 5: แสดงชองกรอกในการอปเดตสถานะ เพมภาพและเอกสาร โพสตผลส ารวจ เปนตน

สวนท 6: แสดงสถานะหนาฟดลาสดทเราตดตาม

สวนท 7: แสดงกจกรรมลาสดในเครอขายขององคกร

สวนท 8: แสดงกลองขอความโตตอบแบบทนท

สวนท 9: แสดงบคคลและกลมทแนะน า โดยอางองจากสงทคณชนชอบหรอใกลเคยงกบงานทคณท า

กอนทเราจะเรมการใชงาน Yammer ใหเราอปเดตโปรไฟลลาสด เพอใหทกคนทราบถงรายละเอยดสวนตวของเรากอน วธการอปเดตมขนตอนดงน

1. คลกทรปตนเอง

P a g e | 142

2. เลอก Edit Profile

3. กรอกขอมลใหไดมากทสดและคลก Save

เรมใชงาน Yammer 1. จดการ Notification ของตนเอง

ถาเราพงเรมการใชงาน อยาลมตงคา Notification ดวย วาใหแจงทางใด และเปนขอมลแบบใดทควรมการแจงเตอน โดยไปทแถบ Notifications

P a g e | 143

Posts 2. วธโพสตสถานะลาสด (Update)

เราสามารถแบงปนไอเดยของเราไดทนท โดยคลก Share an Update ซงเราสามารถจะโพสตขอความ แนบไฟลวดโอจาก YouTube หรอไฟลเอกสารตางๆ ไดในเวลาเดยวกน เพยงไมกคลก ดงน

1. คลก Share an Update

2. โพสตขอความ หรอเอกสารทอยากแชร และอยาลมคลก Post

P a g e | 144

3. ถามการระบชอไวในโพสต จะแจงท Yammer และในอเมลดวย

P a g e | 145

4. ถาตองการตอบกลบ สามารถตอบกลบไดทนท หรอแนบไฟลไปดวยไดเชนกน

P a g e | 146

3. วธโพสตขอความไปยงกลม

เราสามารถแชรความคดหรอไอเดยไปยงกลมทเราเปนสมาชกอย มากกวาแคกลมเพอนรวมงานทวไป เพยงไมกคลก ดงน

1. ไปท Inbox ดานซาย

2. ในมมบนขวามป ม “Create Message”

3. เมอหนาตางแสดงขนมา ใหเลอกกลมทเราตองการ พมพขอความ หรอตองการระบใครบางคนเขาไปในโพสตดวย

นอกจากนเรายงแนบไฟลหรอสรางหวขอใหมไดเชนกน

4. หลงจากไดโพสต จะแสดงขอความยนยนวาเรยบรอยแลว

4. วธโพสตผลส ารวจ (Poll)

เราสามารถโพสตผลส ารวจไดงายๆ วาในกลมนนมความคดเหนอยางไร ดงน

P a g e | 147

1. คลก Post a Poll

2. กรอกค าถาม และตวเลอก เราสามารถเลอกโพสตผลส ารวจเฉพาะกลมได หลงจากเรยบรอยใหคลก

“Update”

3. ดผลไดโดยการคลก “See a Result”

P a g e | 148

5. วธโพสตเหตการณ (Event)

เราสามารถโพสตงาน หรอเหตการณทก าลงจะมาถง ไดงายๆ ดงน

1. เลอก More > Post an Event

2. ระบชองาน วนท เวลา ทใด และรายละเอยดตางๆ และอยาลมคลก Update

P a g e | 149

6. วธโพสตชนชม (Praise)

ใครท าด เรากอยากชนชม ถาใครชวยเหลองานเราใหเสรจ เรากควรขอบคณเขา เปนการใหก าลงทดอยางหนงอกดวย เราสามารถขอบคณไดงายๆ ดงน

1. คลก More > Praise Someone

2. เลอกบคคลทจะขอบคณ พรอมกรอกขอความชนชม และอยาลมคลก Praise

3. คนอนทเหน สามารถคลก Like หรอชนชม เปนก าลงใจใหไดเชนกน

P a g e | 150

People & Groups 7. ท าไมตองใชกลม

สมาชกทกคนทอยบน Yammer สามารถสรางกลมไดเอง คณสมบตของกลมนนชวยใหการสนทนาและการสอสารนนมความเฉพาะมากขน ซงกลมอนญาตใหสมาชกสามารถท า ดงตอไปน

o เพมชอสมาชก ถาคดวาคนนนมความสนใจเชนเดยวกบกลม

o Follow และ Subscribe การสนทนาเฉพาะเรอง ซงดกวาการทตองตดตามแบบคนเดยว

o สามารถดยอนหลงการสนทนาทเคยผานไปแลว โดยไมจ าเปนตองเลอนเมาสมากกวาการโพสต

ประเภทของกลม มดงน

ประเภทกลม ค าอธบาย แนวทางในการสรางกลม ตวอยางในการสรางกลม

Public/Open อนญาตใหทกคนสามารถดเนอหาและเขารวมได

ใชส าหรบการสรางชมชนและมเนอหาทไมเกยวกบความลบ หรอมความออนไหว หรอเปนสงตองหามขององคกร

คลาวด Computing

Community, Football Club

Public/Controlled ส า ห ร บ ส ม า ช ก ใ ห มจ า เ ป นต อ ง ได รบการอนญาตจากเจาของกลมกอน

ใชส าหรบชมชนทมขอก าหนดในการเขาถง เชน จะตองมต าแหนงเดยวกน หรอมระดบในบรษทเทยบเทากน แตตองไมมเนอหาทตองหามขององคกร

Local Office Community Leaders, Country Knowledge Manager

Private การเปนสมาชกตองไดรบการอนญาตหรอเชอเชญเ ท า น น แ ล ะ เ ฉ พ า ะสมาชกเทานนทสามารถดเนอหาและรวมกจกรรมได ซงถาตงกลมเปนแบบ

เปนการสนทนาแบบปด เชน เกยวของกบลกคา หรอเปนความลบ ทมความออนไหวตอองคกร ซงอาจจะตองไดรบอนญาตจากทมผดแลกอน และอาจตองไดรบการควบคมหรอตดตามดวย

License Team, Management Team

P a g e | 151

Private จะไม สามารถยาย เ ปน Public ได ในอนาคต

8. วธเพมสมาชกเขาไปในกลม

คนทเปนผดแลกลมในแตละกลมสามารถเพมสมาชกโดยใชอเมลหรออปโหลดไฟล CSV เขาไปยงกลมใน Yammer ได ส าหรบคนอนทไมใช กสามารถเพมสมาชกไดโดยรเพยง Username หรอ อเมล โดยมขนตอนดงน

1. ลองยกตวอยางกลม Yammer 101 คลก Add Member

2. แสดงหนาตางขนมา พมพชอสมาชกทตองการเพม และเลอกบคคลนนจะสามารถเขามาในกลมนได

3. ซงเราสามารถดจ านวนสมาชกทงหมดไดทน

P a g e | 152

9. วธตดตาม (Follow) และ ยกเลกการตดตามบคคลในทม (Unfollow)

เวลาทเรา Follow ใครใน Yammer การอปเดตของเขาจะปรากฏทฟดของเรา ซงเราสามารถ Follow ไดงายๆดงน

1. เลอกแถบ People

2. เลอกคนทตองการ Follow ถาใครทเราตดตามแลวจะแสดง Following ถาใครทเราไมตองการตดตามใหเรา

สามารถ Unfollow ไดเชนกน

10. วธเขารวมและถอนตวออกจากกลม

P a g e | 153

บางครงเราเขาใชงานครงแรก เราเองอาจเปนสมาชกกลมใดกลมหนงอตโนมตจากการตงคาในระบบ ถาเราตองการเขารวมกลมอนทมอยในองคกรไดงายๆ ดงน

1. ไปทแถบ Group

2. เลอก All Group หลงจากนนเลอกกลมทตองการ และคลกป ม Join

3. ถาตองการออกจากกลมนน ใหไปทกลมนน และคลกป มทมมบนขวาจาก Join เปน Leave และยนยนวาออกจาก

กลม

11. วธ Tag บคคลในโพสต

บางครงในโพสต เราตองการอางองถงใครบางคน เราสามารถดงเขาเขามาในโพสตไดดงน

1. ถาเราตอบกลบ Reply และตองการดงใครสกคนมาชวยตอบใหใชเครองหมาย @ และตามดวยชอ ระบบจะไปคนหาชอในระบบมาแสดง

P a g e | 154

2. เมอเรา Tag ไปแลว เมอเรา Mouse over ทชอเขา จะแสดงหนาตางยอยวาเราจะ Follow คนนนหรอไม หรอจะ

สงขอความใหเขาทนท

Communication 12. วธ Chat กบบคคลอน

กอนหนานเราจะโพสตในหนาเพจของเรา แตเราสามารถ Quick Chat แบบ IM ไดทนท โดยมขนตอนงายๆ ดงน

1. ทมมลางขวา จะมหนาตางยอยแสดงสถานะวาใครวางบาง ซงเราสามารถพมพโตตอบไดทนท

P a g e | 155

2. สามารถ IM ตามทเราคนเคยไดเลย และยงเพมการ Chat กบคนอนจ านวนกคนกได โดยคลกท

13. วธ Invite สมาชกเพอเขามาแกไขโนต

Note เปนกระดาษออนไลนทเราสามารถจดบนทกไดทกอยาง และยงใหคนอนสามารถมารวมจดในแผนเดยวกนได โดยสามารถน าประยกตใชกบการจดการประชมได เปนตน

1. สราง Note โดยไปทแถบ File เลอก Note

P a g e | 156

2. เลอก Create Note

3. เราสามารถสราง Note โดยทดงคนอนเขามาเขยนรวมกนไดพรอมๆกน และยงสามารถดไดอกวาใครแกตรงไหน

ไปบาง

Network 14. External Network

เราสามารถสรางเครอขายภายนอกได เพอใหเชอมโยงกบคคาหรอลกคาไดงาย โดยมขนตอนดงน

1. คลก Create a New Network

P a g e | 157

2. เลอก External Network พรอมก าหนดวาใหเปนกลมปดหรอเปด

P a g e | 158

15. การใชงาน Yammer บนโทรศพทมอถอ

เพอใหการใชงานงายขน เราสามารถดาวนโหลดแอปพลเคชน Yammer ไดส าหรบ iOS, Android และ Windows Phone ซงผมไดท าทางลดทคณสามารถตดตงไดทนท

Platform Model QR Code

P a g e | 159

iPhone/iPad

Android

Windows Phone

ทายบท ในบทนเราไดเรยนรถงการใชงาน Yammer ซงเปนบรการใหมของ Office 365 ทมประโยชนมากมาย เชน การลดการสงอเมล รวมถงถาใครใชงานเครอขายสงคมออนไลนทวๆ ไป เชน Facebook หรอ Twitter กคนเคยไดไมยาก และ

P a g e | 160

เรมตนไดงาย อกทงขอมลทแชรกนทกอยางเปนเฉพาะภายใน ไมสามารถหลดออกไปได อกทงไมมโฆษณามาเกยวของดวย

P a g e | 161

Chapter 6 ตดตง Office 365 ProPlus Office 365 ProPlus เปนหนงในบรการของ Office 365 (รวมมากบแผนการใชงานของ Office 365 E3) ซงสามารถใชงาน Office เวอรชนลาสด โดยรวมโปรแกรมในชด Microsoft Office ทส าคญดงน Access, Excel, InfoPath,

Lync, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher และ Word

Office 365 ProPlus ถกออกแบบใหใชงานในลกษณะออฟไลน แตจะไดรบการอปเดตใหมเสมอเมอมการตออนเทอรเนต โดยทการตดตงสามารถดาวนโหลดมาตดตงจาก Office 365 Portal ไดดวยตนเอง หรอจะเปนการตดตงผานการ Deployment ปกตกสามารถท าไดเชนกน อกทง 1 บญช Office 365 สามารถใชงาน Office 365 ProPlus ไดถง 5

เครอง

Office 365 ProPlus เหมอนกบ Office ทวไป Office 365 ProPlus นนเหมอนกบ Office ในเวอรชนอนๆ โดยสงทเหมอนกน คอ

o Office 365 ProPlus คอเวอรชนเตมของ Office โดยในแตละโปรแกรมมฟเจอรทเหมอนกน

o ความตองการพนฐาน เชน ฮารดแวรและซอฟตแวร ระดบเดยวกน ซงในปจจบนคอ Office 2013

o Office 365 ProPlus มทงเวอรชน 32 และ 64 บต

o เมอเราตดตง Office 365 ProPlus จะเปนการตดตงทเครองของผใชงาน ไมไดใชงานผานเวบเบราวเซอร ดงนนผใชงานไมจ าเปนตองตออนเทอรเนตตลอดเวลา

o ใชเครองมอในการตดตงเปนจ านวนมากเหมอน Office ทวไป เชน System Center Configuration Manager

ใหเปนไปตาม Group Policy เหมอนกนได

ความแตกตางของ Office 365 ProPlus ถงแมวาสวนใหญจะเหมอนกน แตมขอแตกตางทคณควรทราบ

ความแตกตางเรองลขสทธ

o Office 365 ProPlus เปนบรการสมครแบบรายเดอนหรอรายป ถาคณยกเลกการใชงาน Office 365 ProPlus จะถกปรบลดฟเจอรทนท ผใชงานสามารถเปดและดเอกสาร Office ได แตไมสามารถใชงานฟเจอรอนๆ บน Office

ได

o การใชงาน Office 365 ProPlus ผใชงานตองมบญช Office 365 และตองไดรบสทธในการใชงาน อกทงผใชงานจะตองตออนเทอรเนตอยางนอย 30 วน เพอตรวจสอบสถานะวายงใชงานอยบน Office 365 ถาผใชงานไมไดตอ

P a g e | 162

อนเทอรเนตเกน 30 วน Office 365 ProPlus จะปรบลดฟเจอร ถาผใชงานตออนเทอรเนตอกครง และยนยนสทธ การใชงาน Office 365 ProPlus จะกลบมาใชงานครบทกฟเจอรเหมอนเดม

o ผใชงานสามารถตดตง Office 365 ProPlus ไดมากถง 5 เครองคอมพวเตอรตอ 1 บญชผใชงาน เชน ตดตงเครองทท างาน เครองสวนตวทบาน เปนตน

ความแตกตางเรองการตดตง

o Office 365 ProPlus ใชเทคโนโลยทเรยกวา Click-to-Run ในการตดตง Office ซงจะตดตงเรวกวาและพรอมใชงานไดทนท

o Office 365 ม Web-based portal ทผใชงานสามารถตดตง Office 365 ProPlus ไดดวยตนเอง แตถาในองคกรไ ม ต อ ง ก า ร ส า ม า ร ถ ต ด ต ง ด ว ย ว ธ ป ก ต ไ ด โ ด ย ส า ม า ร ถ ศ ก ษ า เ พ ม เ ต ม ไ ด ท น http://bit.ly/O365ProPlusDeployment

o Office 365 ProPlus จะตดตงทเดยวเปน 1 แพคเกจ เชน เลอกใหผใชงานแค Word หรอ PowerPoint เทานน ถาคณไมตองการ คณตองท าผาน AppLocker หรอ App-V 5.0 ในการเลอกโปรแกรมทจะตดตง

ความตองการพนฐานของ Office 365 ProPlus จะคลายคลงกบ Office 2013 ดงน

สวนประกอบ ความตองการของ Office 2013

CPU 1 GHz หรอสงกวาทง x86 หรอ x64

RAM 1 GB ส าหรบ 32 บต และ 2 GB ส าหรบ 64 บต Hard Disk 3.0 GB

Display DirectX10 และควรมหนาจอความละเอยด 1024x576 ขนไป Operating System

Office 2013 32 บต

1. Windows Server 2008 R2 (64-bit) 2. Windows 7 (32-bit or 64-bit) 3. Windows Server 2012 (64-bit) 4. Windows 8 (32-bit or 64-bit)

Office 2013 64 บต

Windows Server 2008 R2 (64-bit) Windows 7 (64-bit) Windows Server 2012 (64-bit) Windows 8 (64-bit)

Browser Internet Explorer 8,9 หรอ 10

Mozilla Firefox 10.x หรอใหมกวา

http://bit.ly/O365ProPlusDeployment

P a g e | 163

Apple Safari 5 หรอใหมกวา

Google Chrome 17.x หรอใหมกวา

.NET version 3.5, 4.0 หรอ 4.5

Multi-touch เนองจาก Office 2013 สนบสนนการใชงานผาน Touch Screen แตถาเครองไมสามารถท าได ยงสามารถใชงานผานเมาสและแปนพมพเหมอนเดม

การตดตง Office 365 ProPlus ดวยตนเอง ขอแนะน าผใชงานทจะตดตง Office 365 ProPlus จะตองเปน Local Administrator ของเครองดวย วธการตดตงมดงตอไปน

1. Sign In เขา Office 365 เลอก PC&Mac เลอกภาษา เวอรชน และตดตงโดยคลก Install

2. ใหเราเลอก Run

P a g e | 164

3. ระบบจะตดตง

4. เสรจเรยบรอย

การใชงาน Office on Demand ส าหรบ Office on Demand คอการสตรมมงโปรแกรมออฟฟศไวในเครอง โดยไมตองตดตงโปรแกรมแตไดใชฟเจอรอยางครบถวน การใชงานท าไดโดยไปท OneDrive for Business เลอก Use Office on Demand

P a g e | 165

มโปรแกรมใหเลอกพรอม ตวอยางเชน เลอก Excel

ใหคลก Run เพอตดตง Add on รอสกพกระบบจะสตรมมงโปรแกรมมาไวทเครองเรา เรากสามารถใชงานไดทนท แตถาเราปดโปรแกรม เราตองสตรมมงโปรแกรมใหมอกครง

การใชงาน Office บน iPad ส าหรบผใชงาน iPad ตอนนม Office ใหพรอมใชงานคอ Word, Excel, PowerPoint, OneNote และ Lync

สามารถดาวนโหลดไดทนทจาก Apple Store แตถาเปน Word, Excel, PowerPoint ผใชงานทเปน ID ของประเทศไทย ใหเปลยนเปนสหรฐอเมรกากอน แลวจงจะดาวนโหลดได (ในอนาคตอาจมการเปลยนแปลง อานขอมลเพมเตมไดท http://office.microsoft.com/en-us/mobile/ )

http://office.microsoft.com/en-us/mobile/

P a g e | 166

ขนตอนการเขาใชงานมดงตอไปน

1. ตวอยางเชน Word for iPad ใหคลกท Sign In

2. กรอกอเมลขององคกรทใชงาน Office 365

3. ใสรหสผาน

P a g e | 167

4. คลกท Open เราสามารถเปดเอกสารไดจาก OneDrive หรอในเครอง iPad ของเราไดทนท

5. เปดไฟลและแกไขไฟลไดทนท

P a g e | 168

Mobile App อนๆ ทพรอมใชงานกบ Office 365 Office 365 นนม Application มากมายบนเครองสมารทโฟนและแทบเลต โดยมดงตอไปน

Apps ค าอธบาย แพลตฟอรม

Office Mobile

ตอนนพรอมใหดาวนโหลดแลวใน iPhone และ Android (ปจจบนตองเลอก Store เปน United State กอน) สวน Windows Phone 8 จะ Built-in มาใหเลย Office Mobile สามารถดและแกไขไฟลเอกสารไปไดทกท ส าหรบใน iPhone และ Android จะพรอมกบผทใชงาน Office 365 ProPlus หลงจากทเรา Sign In ดวยบญช Office 365 เราสามารถดและแกไขเอกสาร Word,

Excel และ PowerPoint จากทใดกได ซงเมอแกไขเสรจแลว เราสามารถน ามาเปดตอในเครอง PC หรอ Mac กได

Windows Phone iPhone Android

OneNote เราสามารถใชโปรแกรม OneNote เพอเขาถงโนตไดทกท Windows Phone iPhone iPad Android

OWA ถาสมครแผนใชงาน Office 365 ทม Exchange Online รวมอยดวย เราสามารถใชงาน OWA ในการสง-รบอเมล ดปฏทนได

iPhone iPad

Lync 2013 ถาองคกรของคณมการตดตอสอสารเปนหลก คณสามารถใชงาน Lync

Mobile มาชวยตอยอดใหใชงานไดจากทกทบนอปกรณพกพา Windows Phone iPhone

P a g e | 169

iPad Android

OneDrive for Business

สามารถเขาถงเอกสาร ไฟล รปภาพ หรอสออนๆ ไดจากคลาวดออนไลนสวนตวทมพนทเกบประมาณ 1 TB

iPad iPhone

SharePoint Newsfeed

สามารถเขาถงการตดตอสอสารผาน SharePoint Online ทง SharePoint

site, tag, people และ document ทตดตามอยได Windows Phone iPhone iPad

Yammer สามารถเขาถงการสนทนาลาสด ท าใหเขาถงเพอนรวมงานและคนในออฟฟศไดใกลกนมากขนผาน Notification วามกจกรรมอปเดตลาสดอะไรบาง

Windows Phone iPad iPhone

ทายบท ส าหรบในบทน เราไดเรยนรถง Office 365 ProPlus วาตดตงงายดายอยางไร การใชงานไมตางกบ Office 2013

ถาคณคนเคย คณกสามารถใชงานไดอยางราบรน รวมถงมทางเลอกอนๆ เพมเตม เชน Office for iPad