AAVA-kentän turnausohjeet

fc-Kasiysi

Turnauksen esivalmistelut (joukkueen johtaja / vastuuvalmentaja / turnauspäällikkö)

•Turnauslupa Palloliitolta: hakeminen seuran vastuulla, ota yhteys seuran toiminnanjohtajaan•Turnausvastaavan Joukkueen Johtaja varmistaa turnauksen lisäämisestä palloliiton kalenteriin: Palloliitto-tapahtumakalenteri •Turnausta varten oma kotisivu (esim. http://www.fckasiysi-06.net/turnaus.html )

•Ilmoittautumiset kannattaa pyytää oman kotisivun kautta •Turnauksen alustava ”scopaus”:

•Montako joukkuetta: Turnaukseen kannattaa ottaa mukaan 4 jaollinen määrä joukkueita jokaiseen sarjaan (helppo lohkojako, kaikki pelaa keskenään).•Kesto: 1- vai 2-päiväinen (huom. Telttojen vartiointi tai purkaminen yön yli)•Turnausmaksu (ohjeellisena: 1-päiväinen n.80-100eur per joukkue, 2-paivainen 150-200eur per joukkue•Peliaika ja aikataulutus: suosituksena 1 x jotain, ja viiden minuutin vaihtoaika. Pelien aloitus ja päätös samaan aikaan, jotaa aikataulu pysyy. Pelien myöhästyminen yksi suurimmista kiukun aiheista.

•Kustannuspaikan luominen: toimistosihteeri luo pyydettäessä kustannuspaikan, käyttöoikeudet tulisi olla turnauspäälliköllä (hankintamenolaskujen hyväksyminen)•Laskut osallistuville joukkueille hyvissä ajoin (eräpäivä kannattaisi olla enemmän kuin pari viikkoa ennen turnausta). Leena hoitaa laskutuksen•Käy läpi toiminnanjohtajan kanssa, mitä seuralta on saatavissa turnauksen järjestämiseen (katos, kaasugrilli….)

Turnauspäällikkö sopii ja nimeää vastuuhenkilöt seuraaville vastuualueille

Turnauspäällikkö

Yhteydenpito muihin joukkueisiin

Tuomarivastaava/tuomaroint

Turnaussäännöt

Kenttien rakentaminen-ylläpito Talousvastaava

Turnaustoimisto ja Tulospalvelu

Palkinnot Valokuvaus

Netti Buffet

Arpajaiset Pallotutka

Ensiapu Logistiikka ja Kuljetukset

JälkisiivousYhteydenpito yhteistyökumppaneihin

Yhteydenpito muihin joukkueisiin

•Yleensä Joukkueen johtaja, vastuuvalmentaja tai turnauspäällikkö•Turnaussäännöt, peliaikataulut, ajo-ohjeet etukäteen joukkueille•Huom! vaikka turnauksen laittaa palloliiton sivuille, niin kutsumalla joukkueet saa parhaiten mukaan sopivimmat joukkueet

•Näin taso määritykset yms helpompi tehdä•Henkilökohtaisella soitolla usein saa joukkueen parhaiten miettimään osallistumistaan•Oikean tasoisia joukkueita löytää, kun matkan varrella tallettaa itselle tuloksia muista turnauksista tai sarjoista, niistä joukkueista, mitä vastaan itse on pelannut.

•Turnaussäännöt hyvissä ajoin osallistuville joukkueille ja turnauksen kotisivuille

Turnaussäännöt

Takaisin

Kenttien rakentaminen-ylläpito

•Riittävästi aikaa ennen turnauksen alkua•Kalkkia voi tarvittaessa käyttää kenttien merkkaamiseen

•Kalkkikoneen ja kalkkia voi lainata Rastaalan kentältä.•Huom! Kalkitut viivat häviävät tosi nopeasti kovemman sateen sattuessa

•Varmista, tarvitaanko lisää maaleja kentälle )tarvittaessa yhteys Kasiysin toiminnanjohtajaan

Takaisin

•Tiivis yhteistyö seuran toimiton (Leena) kanssa (laskutus, tiliöinti…)•Pohjakassa buffeeta ja arpajaisia varten, seuralta saa lainaksi pohjakassan kolikoina 200 €•Seuralla 2 kassalipasta turnauksia varten•Pidä huoli että saat tietää kaikesta mihin liittyy raha, sinut yleensä unohdetaan •Kaikki ostettu, jota ei voi palauttaa, on kulua joka täytyy kattaa.•Budjetin tarkoitus on saada vastaavat ihmiset miettimään määriä, ei saamaan sentin tarkkuudella olevaa laskelmaa.•Laadi heti turnauksen johdon kanssa hyväksymisvaltuudet, suositus:

•Turnauksen johtaja ja talousvastaava hyväksyvät laskut maksuun sähköpostilla. Huomaa, että tilauskin pitäisi hyväksyä.•Jos ostetaan omilla rahoilla, esim. arpalipukkeet jne., voidaan kassatuloista rahat antaa kuittia vastaan.

•Sellon BR:n vieressä on automaatti johon voi tallettaa omalle tilille seteleitä ja kolikoita. Se on hyvä ja toimiva.

 TalousvastaavaTakaisin

Tuomarivastaava/tuomarointi

•Kysy tarvittaessa toiminnanjohtajalta seuran nuoria pelinohjaajia/tuomareita (seurapelaajan polku)•Jos käytetään nuoria pelinohjaajia, ”taustatukihenkilö” hyvä olla kentän läheisyydessä

•Pelinohjaajille maksu 5eur(?) per 30min peli •Tuomareille turnaussäännöt läpi•Tuomareille pillit, kynät, tuloskortit ja taustat, pelipallot

•Esimerkki tuomareille jaettavasta tuloskortista:

•Keskitetty ajanottaja helpottaa turnauksen läpivientiä. Pelien käynnistys päättyminen torvella töötäten samaan aikaan(seuralla on lainattavissa äänitorvi, kysy toiminnanjohtajalta)

AAVA AREENA - TURNAUS | 25.8 | TULOSKORTTI

KENTTÄ:    

KLO:    

                                 

 

 

 

KOTI:  

  YHT:

MAALIT: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14  

                               

 

 

 

VIERAS:  

  YHT:

MAALIT: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14  

Takaisin

Turnaustoimisto ja Tulospalvelu (1/2)Turnaustoimisto•Turnaustoimisto kannattaa olla KOULUSSA ruokalan edessä. Toiminnanjohtaja Jukka Kivinen hoitaa keskustelut koulun rehtorin kanssa etukäteen. Vahtimestari paikalla koko päivän, mutta turnaustoimiston kannattaa pitää huolta sisään tulevista henkilöistä. •Turnaustoimiston päivystys koko turnauksen ajan, etukäteen looginen kuormitustaulukko:

•Milloin joukkueet saapuvat paikalle ja ilmoittautuva•milloin on lohkojen palkintojen jako ja kuinka monta joukkuetta kerralla•milloin mitalipelit tuloslaskentataulukko jatkopeleille•jotta voidaan nopeasti todentaa sijoituspelien joukkueet ja pelikentät•ruuhka-aikojen ympärille varattava riittävä miehitys

•Ohjeistus valmentajille joukkueiden ilmoittautuessa (varmista pelaajalistat) •Palkintojen jako joukkueille:

•Mitalit, pokaalit ja diplomit kannattaa olla valmiiksi pussitettuina turnausaamuksi. Kannattaa vaatia pelaajalistoja etukäteen, jotta diplomit saadaan myös pakattua joukkueiden kasseihin valmiiksi. Vie resursseja toimistolta jos joudutaan kirjaamaan paljon joukkueita päivän aikana. FC89:llä on toive, että mitalit jaetaan järjestäjän toimesta eikä valmentajien toimesta.

•Yleisen siisteyden valvonta turnauksen pukuhuoneissa ja wc-tiloissa. Pyyhepapereiden lisäys tarvittaessa.  

Turnaustoimisto ja Tulospalvelu (2/2)

Tulospalvelu•Linkitä tulospalvelu turnauksen kotisivuille•Tulostaulu turnaustoimiston seinään ja Kentän aitaan•Sovi tulosten keruu tuomareilta/pelinohjaajilta (tuloskortit) heti pelien päättyessä ja kirjaaminen tulostaululle ja verkkoon ”Online” periaatteella

•Jatkopelien ottelukaaviot heti alkusarjan pelien jälkeen tulostaululle ja verkkoon•Kannattaa luoda valmis excel, joka laskee turnaussääntöjen mukaisen tasapisteissä olevien joukkueiden järjestyksen (keskinäiset pelit, maalierot…).

•Ottelukaavio: Esimerkki verkkoversiosta, päivitys nopeaa ja yksinkertaista: •http://www.fckasiysi-06.net/turnaus.html•Lisäksi laminoidut ottelulistat/tulospohjat laitettu toimiston ulkopuolelle ja kentän verkkoaitaan.

Takaisin

Palkinnot

•Turnausdiplomi: jaetaan jokaiselle pelaajalle. Pohjat saa tilattua kasiysin toimistolta. Diplomeita varten olisi hyva saada osallistuvien joukkeiden nimilistat etukäteen, jotta diplomit voidaan kirjoittaa ennen turnauksen alkua (tyhjiä diplomeita tulee varata turnaustoimistoon pelaajamuutosten yms varalta)•Muut palkinnot (mitalit, pokaalit yms) tulee määrittää hyvissä ajoin ennen turnausta, jotta jää aikaa kilpailutukselle useammalta toimittajalta. Toimitusajaksi kannattaa varata 2 viikkoa tilauksesta (erityisesti, jos haluaa painatetut/kaiverretut palkinnot).•Esimerkkinä 24.8 järjestetty 06 poikien turnaus:

•Mitalit joka pelaajalle: 432kpl (1,50¬/kpl, sis. kaiverruksen)•Tsempparipystejä 1 per joukkue: 48kpl (6,65¬/kpl sis. laatan + kaiverruksen)•Kilpasarjojen joukkueille pokaali: 2kpl (15,50¬/kpl sis. laatan + kaiverruksen)

Takaisin

Valokuvaus

•Osallistuvilta joukkueilta mailitse lupa kuvien ottamiseen•Aava-kenttä on julkinen alue, joten turnauksen järjestäjä ei voi kieltää kuvien ottamista

Takaisin

Buffet

•Buffet tuo pääosan turnauksen tuotosta (osallistumismaksun lisäksi), mutta turnaukseen osallistuvien tyytyväisyyden takeena on hyvälaatuiset tuotteet ja maltilliset hinnat. Esim AAVA+kentän avajaisturnauksessa kiitosta tuli paljon kahvin hinnasta (1 eur per kuppi)•Varmista seuran toiminnanjohtajalta seuran mahdolliset yhteistyökumppanit ja sitoumukset (esim. HK:n makkarat)•Tarvikkeet:

•pöydät, jääkaapit, pöytäliinat, tarjoiluastiat (mielellään kuvullisia) ym.•Seuralla kaasugrilli lainattavaksi (kysy toiminnanjohtaja)•Seuralla HK:n 2 katosta buffetin käyttöön (kysy toiminnanjohtaja)

•Buffet myyntilistan suunnittelu, tehtävien jako ja myyntivuorot•Ohjeista leipojia yhtenäiseen työkentelyyn (millaisia pullia, miten mokkapalat leikataan, mitä sämpylöiden ja ruisleipien väliin laitetaan ym), pyri käyttämään laktoositonta maitoa/ kermaa leivonnaisissa. •Esimerkkinä Aava-turnaus 24.8 menekki (48 joukkuetta, 342 pelaajaa, turnauksen kesto 12h):

Kasiysi06 myynti 24.8.14

Takaisin

Arpajaiset

•Arpajaisia varten pöytä ja katos•Järjestävä joukkue päättää arpojen määrät ja hinnan•Jokainen arpa voittaa periaate, jokaisen arpajaisvoiton nimellisarvon tulisi olla vähintään arvan hinta•Esim: Avajaisturnauksessa oli 300 arpaa (hinta 3eur, 3kpl 5eur), arvat loppuivat kesken puolessa välissä turnausta

Pallotutka•Pallotutka kannattaa laittaa näkyvälle paikalle.•Pallotutkan top tulokset sarjoittain näkyville, motivoi uusia yrittajia (voi harkita myös palkíntoa eri sarjojen voittajille)•Seuralla on lainattavissa 1 pallotutka

Ensiapu•Ensiapupiste on erityisen tärkeä olla näkyvällä paikalla, kentän läheisyydessä.•24.8.14 pidetyssä turnauksessa kiusana ampiaiset, joiden pistoksista aiheutuneita oireita kuten turvotus hoidettiin.

Takaisin

Yhteydenpito yhteistyökumppaneihin

•FC Kasiysin viralliset yhteistyökumppanit näkyvät Kasiysin kotisivuilla:http://www.fckasiysiespoo.fi/kumppanit/

•Heidän suoria kilpailijoita ei tulisi olla virallisesti turnauksissa yhteistyökumppaneina/esillä

•Rajatapauksissa ota aina yhteys seuran toiminnanjohtajaan.

Takaisin

Logistiikka ja Kuljetukset•Pakettiauto ja kuomulliset peräkärryt tavaroiden kuljettamiseen, varmista ajoissa•Muista arvostaa muiden omaisuutta kuljetuksissa/tavaroiden pakkauksessa. Esim. pöytien pinnat naarmuuntuvat helposti

Jälkisiivous

•Kentät ja lähialue sellaiseen kuntoon kuin ennen turnausta•Sovi etukäteen koulun kanssa roskasäkkien sijoittamisesta•Pukuhuoneet siistiksi roskista )pukuhuoneisiin kertyy päivän aikana kentän kumimurua, joka on hyvä luututa pois (vahtimetarilta saa välineet)

•Varmistetaan jatkossakin hyvin alkanut yhteistyö Karakallion koulun kanssa osoittamalla, että kunnioitamme heidän toiveita ja sääntöjä ja että mekin haluamme pitää paikat siisteinä!

Takaisin

Seuralta lainattavat tarvikkeet

•Koottavat katokset x 4•Kaasugrilli ja säiliö•Laminoidut kyltit (toimisto, WC, kenttänumerot…).

•jos teette niitä lisää, niin palauttakaa seuran toimistolle hyötykäytettäväksi seuraavalle järjestäjälle

•Kasiysi banderolli•Kasiysi kannatushuiveja myytäväksi

Kysy aina toiminnanjohtajalta viimeisin tieto seuran tarvikkeista