Page | 1  

Academic Affairs Travel & Training Request Form Training Manual  

Visit the Academic Affairs Business Center website at bc.provost.ucf.edu, visit the travel section 

and click on to the Travel Request Form.  

This guide in general, moves in TAB order through the form. There are three subsections, 

Traveler Information, Event Information, and Estimated Expenses. The steps are ordered 

starting with the top left field, and progress down to the end of the subsection, then back up to 

the top right, and then down again. Exceptions occur when information is automatically 

entered by ServiceNow 

Traveler Information 

1) Enter the name of the traveler (this may be someone other than the person submitting 

the form) this can be done by name or NID, the system will search for the entered 

information and return a list of matches. Please wait for the correct name to be 

displayed before moving onto the next step 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page | 2  

Once entered, the following fields will auto populate (information from 

PeopleSoft) Employee ID or vendor #, Phone Number, Traveler's Immediate 

Supervisor and Travelers Title. Please verify the information is correct and make 

any necessary corrections. 

 

2) By default, the requestor’s immediate supervisor will receive a notice from ServiceNow 

once the completed form is submitted, for their approval. (If the Immediate Supervisor 

is blank or incorrect, click on the x to remove the name listed, and type in the correct 

name) If additional approvals for your department are required beyond your immediate 

supervisor select “yes” for ‘Are additional approvers required for your area. If not, select 

“no” 

If traveler is not a UCF employee, such as an interview candidate, enter the 

manager making the request as the Immediate Supervisor 

 

 

 

 

3) Employee’s Home Address. This is necessary to determine mileage reimbursements, as 

well as help determine meal reimbursements for overnight trips. Please include city and 

Zip Code. 

 

4) Date of Birth required only for booking of airfare 

Page | 3  

 

 

 

5) Enter Known Traveler, Frequent Flyer, or Hotel Rewards Program Type and Number(s) 

Here 

If you have a Know Traveler number, or a travel rewards number, such as 

frequent flyer, TSA Precheck, hotel rewards, or any other travel perks number 

enter that information here.  

 

  

6) Cell Phone Number should be entered when required by your department’s processes 

or when it is necessary to provide a non‐work contact number. Such as for hotel or flight 

reservation communications 

7) Department Name 

Please select the correct department name from the drop‐down list 

Available Dept Names: AA Business Center, Academic Affairs, Academic Program Quality, Analytics and Integrative 

Planning, Center for Distributed Learning, Center for Higher Educational Innovation, Division of Digital Learning, 

Faculty Center for Teaching and Learning, Faculty Excellence, Faculty Senate, Institutional Knowledge 

Management, Information Security Office, Library, Office of Instructional Resource, Operational Excellence and 

Assessment Support, Provost Operations, Space Administration, UCF Downtown, UCF IT, UCF IT Telecom 

Page | 4  

 

 

 

 

8) Is Traveler a UCF Student?  Yes – Traveler is currently enrolled in at least 1 class at UCF 

No – Traveler is NOT currently enrolled in any classes at UCF 

 

9) Is Traveler a US Citizen?  Yes 

No 

Page | 5  

 

10) Is Traveler  An Employee – They work for UCF 

Non‐Employee/Independent Contractor – Anyone who is not employed by UCF 

i.e. an interview candidate being brought in for an interview and, or a speaker, 

consultant, etc.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Event Information 

11) Event Name 

Enter full name of the event the travel is for 

Page | 6  

12) Type of Travel   Select Type of Travel from the drop‐down list, each travel type will display 

different travel budget fields relevant to that type of travel 

   

 

13) Website Link to Event 

Enter a link to the event if applicable 

14) Destination/Location  List the City and State the event is taking place 

15) Transportation to be used  Check all boxes that apply 

o Personal Vehicle o Airplane o Taxi/Shuttle/Uber/Public Transit System (or any other paid 

transportation service) 

o State Vehicle (UCF owned vehicle) o Rental Car o Other (if using some method not listed here please describe in detail) 

Keep in mind all aspects of travel, to and from OIA/UCF/Home, as well as 

transportation at destination 

16) Travel Start Date  Date travel begins, the date traveler leaves home/work to start travel (this is not 

necessarily the first day of the event) 

17) Travel Start Time 

Estimated time traveler leaves home/work 

18) Travel End Date 

Page | 7  

Date travel ends, the date traveler returns home from travel (this is not 

necessarily the last day of the event) 

19) Travel End Time 

Estimated time returned 

 

20) Travel Originates From  

Home ‐ If Travel begins on a weekend, or outside of business hours (Before 

7:00am or after 5:00pm) use home 

Office – If Travel beings on a weekday, during business hours use office 

21) Benefit to UCF  Provide a justification statement for travel 

 

 

Estimated Expenses 

22) Estimated Expenses – For each section please list the expected costs, if you do not 

expect a cost in a category please enter 0. Depending on the Type of Travel you selected 

Page | 8  

earlier, some of the categories will not be displayed. For example, Local will not display 

Airfare or Hotel. If you believe a category is missing please review the Travel Type you 

selected. 

 

For additional details and allowable expenses see the F&A Travel Manual 

(http://fa.ucf.edu/wp‐content/uploads/sites/2/Travel_Manual.pdf) Travel Reference 

Guide (http://fa.ucf.edu/wp‐content/uploads/sites/2/Travel_Reference_Guide.pdf) or 

speak to your departments travel contact or contact the Business Center 

Registration – Enter the full published price for the event 

Is There a Discounted/Early Bird Rate Available For This Event? 

o No o Yes – If yes, enter the amount of the discount not the discounted amount 

and the date the rate expires, if no expiration date, enter the date the 

event begins 

Airfare  

Hotel 

Meals – Calculated at $36 a day. Meals included in the registration fee, or with hotel cannot be reimbursed to the traveler (for more details http://fa.ucf.edu/wp‐content/uploads/sites/2/Travel_Reference_Guide.pdf)  

Mileage – Calculated at $0.445/mile. This should be used for round trip mileage whenever you drive yourself in your personal vehicle. If public transit, rental, or state vehicle is used for the entirety of the trip mileage is not paid. 

Car Rental – Use State Contract rate via Enterprise (https://elink.enterprise.com/en/ucf1201.html)   

Parking – At the Airport, hotel, convention center etc. 

Taxi/Shuttle/Uber/Lyft/Public Transportation 

Tolls – Reference Express Way Authority (https://www.cfxway.com/for‐travelers/#calculator) and Turnpike site (http://www.floridasturnpike.com/TollCalc/index.htm) for toll calculators 

Business Call/Internet – Separate charges for business calls and or Internet access 

Per Diem – Per Diem is NOT the same as daily meals. Per Diem is a straight $80 per day for meals AND lodging, with no requirement to turn in receipts. If Per Diem is paid, meals and lodging cannot be claimed. (Contact AA BC Before Use). For Assistance Estimating International Per Diem Visit https://aoprals.state.gov/content.asp?content_id=184&menu_id=78 

Training Materials/Exhibit Materials/Presentation Materials – This is for materials purchased during the trip to support training, a presentation or exhibit the employee is taking or giving. Materials purchased prior to leaving on the trip does not apply. 

Total Requested – The form will calculate the totals; this cannot be changed. If the request is less than the amount total, make a note of it in the “Additional 

Page | 9  

Information Required by Your Department” Field. **If trip approved at a lesser amount then requested, provide the total amount approved in comments**  

Additional Information Required by Your Department – Use this field to provide any other information need for approval and or reconciliation of this request 

  

23) Add attachments 

Attach any relevant documents to the request. This is found at the very bottom of the page or in the right‐hand column 

Page | 10  

 

 24) Submitting Review all entries and confirm that all required fields marked with an * are 

completed and click Order Now to begin the approval workflow. Button is at the bottom of the request or in the right‐hand column  

  

  

25) Upon successful submission of the order a summary screen will be displayed indicating 

the RITM number, keep track of this number as this will be your reference number for 

any questions about your order. An email will also be sent to the requestor with details 

on their ticket. This will also allow the requestor to track their order. 

 

Please note the Price listed under Request Details will always display $0.00 this is a 

known issue and not indicative of an error with the ticket 

Page | 11  

 

26) Once the travel has been fully approved, everyone in the workflow will receive an email 

from ServiceNow indicating the PO has been opened, and travel arrangements can 

begin. All receipts and supporting documentation must be scanned and attached to the 

ticket. Please follow your departments established procedures for booking travel. 

 

 

 

 

27) Upon Return the requestor must return to the ticket to upload their receipts by logging 

into ServiceNow and Click on My Tickets. 

 

 

 

Click on the gold paperclip icon on the right‐hand side of the page and find the 

file you wish to upload. 

  

 

 

 

 

 

You can see a list of attached documents in the 

box on the right‐hand column.  Click the pencil 

icon to edit the file name, and to delete 

attachments, click on the x. 

 

 

 

Page | 12  

28) If for any reason a ticket you submitted needs to be canceled, navigate back to the 

ticket as described above and click on the red Cancel Request button on the right‐hand 

side of the screen. 

     

 

 

 

Returning to the Ticket  

At any point after the ticket has been submitted, the user can return to ServiceNow, log 

in, and view the status of their request. Clicking on My Tickets and the top of the page 

will display all your currently open requests, clicking on one will show the current state 

as well as any notes or updates to the ticket. 

 

 

  

 

Questions? 

For questions regarding the Travel Request form, please contact the designated  budget coordinator for your department. Thank you!