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AccessAccess 20132013
講習会テキスト講習会テキスト
Meiji University
和泉メディア支援事務室
01
Access 2013 講習会テキスト
Contents
Access というソフトについて 03
データベースとは 03
リレーショナルデータベースについて 04
テーブルの作成とリレーションシップ 06紙に書いてテーブルを設計する 06Access を起動する 07テーブルデザインから作成する 09テーブルにデータを入力する代わりに Excel から読み込む 11Excel のシートからそのまま Access のデータ入りテーブルを作成する 14やってみよう！ 17自動でフリガナをつける 18
リレーションシップを設定する 20
フォームでデータを入力しやすくする 23
クエリで必要なデータを抽出する 26
レポートとして印刷する 31
02
Access 2013 講習会テキスト
03
Access 2013 講習会テキスト
Access というソフトについてAccess は Microsoft の商品名です。Word や Excel とセットでOffi ce という商品の中のひとつです。Word はワー
プロソフト、Excel は表計算ソフト、Access はデータベースソフトと言われます。今回は Access を利用して、ごく
簡単な架空の会員データベースを作成し、データベースとは何かということを理解したいと思います。
この講座では、データベースを構築するため、テーブルの設計からはじめ、Access の機能（オブジェクト）の一
部であるフォーム、クエリ、レポートの基本的な使い方までを学びます。この講座の目的は、単に Access の操作を
覚えるだけでなく、操作の裏で何がどう動いているかを理解するところにあります。したがって、Access の操作に
入る前に、データベースの構造にも少し説明しています。データベースの意味を理解することによって、さらに詳し
い Access の参考書が読みやすくなると思うからです。本講座をきっかけとして、今後のスキルアップにつなげてほ
しいと思います。
データベースとはデータベースとは情報を集めて、必要な時に容易に利用できるようにしたもの。身近なところでは住所録や名簿な
どをイメージするとよいでしょう。
上の会員名簿のように、表の形式でデータが格納されていると考えると分かりやすいです。この名簿をデータベー
スとして考えた場合、それぞれの矢印には名前がついています。下の 4つの語句とその説明を参考に、矢印で示し
た部分の名前を考えてみましょう。
会員番号 氏名 フリガナ 学部名 ｷｬﾝﾊﾟｽ名 都道府県名 連絡先0001 熊代翔梧 クマシロショウゴ 法学部 和泉 東京都 080-1354-60900002 矢田希 ヤダノゾミ 情報ｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝ学部 和泉 埼玉県 090-5614-23590003 野口知世 ノグチトモヨ 法学部 和泉 千葉県 080-9708-00630004 吉沢真理子 ヨシザワマリコ 文学部 和泉 東京都 070-3773-7411…… …… …… …… …… …… ……0024 矢吹裕太 ヤブキユウタ 理工学部 生田 神奈川県 080-5504-8751…… …… …… …… …… …… ……
テーブル：データベースを表として考えた場合、表全体のこと。（表、ファイルともいう。）
レコード：横 1行分のデータ（名簿の例だと 1人分のデータ）
フィールド（項目）：レコード内のそれぞれの項目（熊城翔梧、矢田希、和泉、生田など）
フィールド名（項目名）：各フィールド（項目）につけられた名前（氏名、学部名、キャンパスなど）
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Access 2013 講習会テキスト
リレーショナルデータベースについてデータベースは、効率よくデータを扱うために、何種類かの仕組みがありますが、現在もっともよく使われている
のがリレーショナルデータベースと呼ばれるものです。上のテーブルをよく見ると、フィールドによっては、同じデー
タが繰り返し出てくることが分かります。同じデータが繰り返すフィールドだけ独立させ、新たなテーブルにして、
関連付けを行うと効率の良い構造ができます。そのようにテーブル同士互いに関連付けられたデータベースのことを
リレーショナルデータベース（関係データーベース）といいます。
では、先のテーブルから同じデータが繰り返し出てくるフィールドを考えてみましょう。
同じデータが繰り返されるフィールドが分かったら、そのフィールドのみで独立させたテーブルを考えます。それ
ぞれのテーブルの中のレコードを使いやすくするために、通し番号のフィールドを追加します。通し番号フィールド
のデータは重複してはいけません。（繰り返し同じデータが出てきてはいけません。）同じフィールド内でデータが、
重複しないことを「一意である」といいます。
データベースではテーブルを作成する際、一意であるフィールドを主キーとして設定すると管理がしやすくなりま
す。（主キーの設定は必須ではありませんが、通常は設定しておくと便利です。）主キーは、テーブル内の特定のレコー
ドの決め手になります。また、テーブルには名前（～～テーブル、～～表）が付きます。
同じデータが繰り返されるフィールドを独立させて、通し番号フィールド（主キーに設定）を追加したテーブルを
作ります。（括弧内はテーブル名、表の最上段はフィールド名）
学部番号 学部名 ｷｬﾝﾊﾟｽ番号1 法学部 12 商学部 13 政治経済学部 14 文学部 15 理工学部 26 農学部 27 経営学部 18 情報ｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝ学部 19 国際日本学部 310 総合数理学部 3
ｷｬﾝﾊﾟｽ番号 ｷｬﾝﾊﾟｽ名1 和泉2 生田3 中野4 駿河台
都道府県番号 都道府県名1 北海道2 青森県3 岩手県4 宮城県…… ……11 埼玉県12 千葉県13 東京都14 神奈川県…… ……27 大阪府28 兵庫県…… ……
（学部表） （キャンパス表） （都道府県表）
※学部表、キャンパス表、都道府県表は、通常、次に紹介する会員表とは違い、会員表を作る前提となるテーブルと⾔えます。このようなテーブルには「マスタ」という名前を付けることがよくあります。（ex. 学部マスタ、キャンパスマスタなど……。）「マスタ（テーブル）」のデータは通常、変更は頻繁には⾏いません。ここでは全て「〜〜表」としておきます。
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Access 2013 講習会テキスト
次に 3ページの会員名簿上の繰り返しの項目の部分を、先の表の主キーの番号に変えた会員表を作ります。
会員番号 氏名 フリガナ 学部番号 都道府県番号 連絡先0001 熊代翔梧 クマシロショウゴ 1 13 080-1354-60900002 矢田希 ヤダノゾミ 8 11 090-5614-23590003 野口知世 ノグチトモヨ 1 12 080-9708-00630004 吉沢真理子 ヨシザワマリコ 4 13 070-3773-7411…… …… …… …… …… ……0024 矢吹裕太 ヤブキユウタ 5 27 080-5504-8751…… …… …… …… …… ……
（会員表）
学部番号、都道府県番号のフィールドは、それぞれ学部表、都道府県表の主キーに設定した項目を参照しています。
具体的には「会員名簿の学部番号は学部表の学部番号を参照している」ことになります。データベースでは「～～表
（テーブル名）の～～項目名（フィールド名）」といった表現をよく使います。表が違っていても項目名が同じ場合が
あるので、どの表のどの項目かを常に意識することが必要です。このように複数のテーブル（表）が連動し合うよ
うに関係付けられているデータベースをリレーショナルデータベース（関係データベース）といいます。Access は、
このリレーションも図で表現され、目で見てわかりやすく設定ができるソフトなのです。
06
Access 2013 講習会テキスト
テーブルの作成とリレーションシップ紙に書いてテーブルを設計する
Access でテーブルを作る前に、どのようなテーブルを作るかを設計しなければなりません。ここでは、設計は紙
に手書きで行います。設計図には、テーブル名、主キー、フィールド名、データ型といった情報を書き込みます。実
際に先ほど分解した 4つの表（テーブル）を参考にして一つずつ設計図を書いてみましょう。テーブルを作成する
順番は、次の通りです。
① Ｔキャンパス表 ② Ｔ学部表 ③ Ｔ都道府県表 ④ Ｔ会員表
※テーブル名のＴはテーブルを意味します。必ず付けなければならないもではありませんが、Access を使⽤する場合、テーブルは、ひとつのオブジェクトとして、クエリやフォーム、レポートなどと同じように扱われます。そのため、テーブルには T、クエリにはQ、フォームには F、レポートには Rなどを付けて分かりやすくしています。
※ T学部表のキャンパス番号は、Tキャンパス表のキャンパス番号を参照します。つまり Tキャンパス表は、T学部表を作成する前提になっている表と⾔えるので先に作成します。このように前提になる表から先に作成するため、全ての表ができてから最後に、T会員表を作成します。
（ ）
主キー フィールド名 データ型
（ ）
主キー フィールド名 データ型
（ ）
主キー フィールド名 データ型
（ ）
主キー フィールド名 データ型
07
Access 2013 講習会テキスト
Access を起動する
設計図を書き終えたら、
Access を起動します。デスク
トップのAccess2013 のショー
トカットアイコンをダブルク
リックするか、パソコン左下のスタートボ
タンから、すべてのプログラム ＞ Microsoft
Offi ce 2013 ＞ Access 2013 と進んでくださ
い。
データベースのタイプを選択する画面では
空のデスクトップデータベースを選んでくだ
さい。
空のデスクトップデータベースをクリック
すると、まず名前を付けて保存をする画面に
切り替わります。今回はファイル名を “ 会員
名簿 ” に変えて「作成」ボタンを押してくだ
さい。Access が他のアプリケーションソフト
と違うところは、先にファイルを保存（作成）
することです。
保存場所は、X : \Documents\ のままで構
いません。この学校で X : とは、MyDocs の
ことで、その中のDocumentsに保存されました。DocumentsはMyDocsを開くとマイドキュメントという名前になっ
完成した設計図の表は、データベースのテーブルを表します。（ ）にはテーブル名を書きます。フィールド名には
そのテーブルで使用するフィールド名を書きます。データの型はそのフィールドはどのような型（数値、文字など）
に定義するかを書きます。リレーションで結ばれるフィールドは同じ型で定義する必要があります。主キーにはどの
フィールドを主キーに設定するかの印を付けます。
A
08
Access 2013 講習会テキスト
ています。今回使用する Excel のファイル「Access 用データ .xlsx」を同じ場所にコピーしておきます。
作成をクリックすると下のように、最初の空のテーブルが現れます。仮の名前としてテーブル 1という名前が付
けられています。この画面を使って、Access の基本画面を簡単に紹介しておきます。
① リボン： Access で使用する各コマンドが種類ごとに集められています。
② ナビゲーションウィンドウ：テーブルやフォーム、クエリなどのオブジェクトを一覧表示されています。
③ ドキュメントウィンドウ：各オブジェクトを開いて操作する画面です。
※他にもさまざまな機能がありますが、まずはよく使うこの 3か所だけは覚えておきましょう。
今回は新しくテーブルを作成するところか
ら始めますので、いったんこの最初の空の
テーブルは閉じて（削除して）おきます。閉
じるには現在開いているオブジェクト（テー
ブル 1）のタブのところで右クリックして閉
じるを選びます。テーブル 1 は、まだ保存
する前のオブジェクトなのでナビゲーション
ウィンドウからも消えます。
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Access 2013 講習会テキスト
テーブルデザインから作成するまずは、何もない状態からテーブルの作成とデータ入力を行い Tキャンパス表を完成させます。
「作成」タブをクリックしてリボンを切り
替え「テーブル」グループの中のテーブルデ
ザインをクリックします。
この画面でフィールド名と、そのデータ型
を定義していきます。設計図に従って、最初
のフィールド名には「キャンパス番号」と入
力し、データ型は「数値型」を選択します。
2行目も同じように、「キャンパス名」、「短
いテキスト」を設定します。
※データ型はそのフィールドに⼊るデータが数値なのか⽂字（テキスト）なのかといった種類のことで、データベースでは、あらかじめ定義をしないといけません。またリレーションでつながれるフィールド同⼠は同じ型にする必要があります。
2 つのフィールドの設定ができたら、キャ
ンパス番号の行を選んで、主キーのボタンを
押します。フィールド名がキャンパス番号の
左横に鍵のマークが現れたら、主キーとして
設定されたことになります。
ここまでの画面はテーブルのデザイン
ビューといいます。Access ではテーブルの
フィールド名を設定するのにデザインビュー
を使います。
このままでは、テーブルの枠を作成しただ
けなので、中身（データ）がありません。こ
のテーブルに実際のデータを入力していきま
す。テーブルにデータを入力するときは、デ
ザインビューからデータシートビューに切り
替えます。切り替えには画面左上の「表示」の下向きの黒い三角形をクリックし「データシート
ビュー」をクリックします。
の下向きの黒 三角形をクリ クし「デ タシ ト
※表⽰の上のテーブルのマークを直接クリックしてもデータシートビューに切り替わります。デザインビューとデータシートビューの切り替えはよく⾏います。どちらのビューを使⽤中なのかを常に確認しておきましょう。
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Access 2013 講習会テキスト
作成したテーブルは、まだ一度も保存され
ていないので、保存を促すダイアログボック
スが出ます。そのまま「はい」をクリックし
ます。
名前を付けて保存の画面が出ますので、「T
キャンパス表」という名前を入力して、「OK」
をクリックします。
Tキャンパス表という名前のテーブルがオ
ブジェクトとしてナビゲーションウィンドウ
に追加されると同時に、データシートビュー
に切り替わります。
4ページのキャンパス表と同じデータにな
るように、4レコードの入力が終われば、T
キャンパス表は完成です。
Tキャンパス表のタブを右クリックして、
いったんテーブルを閉じておきます。
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Access 2013 講習会テキスト
Access 用データ .xlsx という Excel のファイルを開いて、キャンパ
ス表、学部表、都道府県表、会員表という 4枚のシートを確認して
おきます。確認後 Excel のファイルは閉じてください。
テーブルにデータを入力する代わりに Excel から読み込む次にデータを直接入力する代わりに、あらかじめ用意しておいた Excel の表から取り込む（インポートする）方法
を学びます。
Excel からデータを取り込む前に Tキャン
パス表を作成した要領で、空のテーブル「T
学部表」を作ってみてください。
フィールドの定義を終えたら、データシー
トビューに切り替えてください。テーブルの
名前は「T学部表」という名前を付けて保存
します。
Access に戻り、「外部データ」タブをクリッ
クし、リボンを切り替えます。「インポート
とリンク」グループの中の「Excel」をクリッ
クします。
参照ボタンをクリックし、Excel のファイ
ル「 Access 用データ .xlsx 」を選びます。
レコードのコピーを次のテーブルに追加す
るにチェックを入れ、右側のボックスから「T
学部表」を選びます。
「OK」ボタンを押します。
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Access 2013 講習会テキスト
これからデータをインポートしようと思っ
ているテーブルが開かれた状態の場合、保存
を促す画面が出ます。「はい」ボタンを押し
て閉じてください。
テーブルの項目の幅などレイアウトを変更
していた場合、レイアウト変更の保存を促す
メッセージが出ます。「はい」ボタンを押し
て続けてください。
Excel のファイルの中から、インポートし
たいシートを選びます。今回は「学部表」を
選んで「次へ」ボタンを押してください。
「元データの先頭行が列見出しである場合、
これをフィールド名として使うことができま
す。」というメッセージが出ますが、今回は
項目名（列見出し）がすでに決まっているテー
ブルにデータのみをインポートするのでここ
では何も設定できません。「次へ」ボタンを
クリックして進めてください。
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Access 2013 講習会テキスト
インポートするための設定終了画面が出ま
す。すでに存在するテーブルへデータを追加
するだけなので、インポート先のテーブルで
は、名前はこのままで変更できません。確認
したら「完了」ボタンを押してください。
インポート操作の保存にはチェックを入れ
ず「閉じる」ボタンを押してください。
ナビゲーションウィンドウのテーブル “T
学部表 ” をダブルクリックし、データが正し
くインポートされたことを確認してくださ
い。
確認後 T学部表のタブを右クリックして閉
じておきます。
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Access 2013 講習会テキスト
Excel のシートからそのまま Access のデータ入りテーブルを作成するここでは、テーブルとデータの両方とも、あらかじめ用意しておいた Excel の表から取り込む（インポートする）
方法を学びます。
「外部データ」タブをクリックし、リボン
を切り替えます。「インポートとリンク」グ
ループの中の「Excel」をクリックします。
参照ボタンをクリックし、Excel のファイ
ル「 Access 用データ .xlsx 」を選びます。
「現在のデータベースの新しいテーブルに
ソースデータをインポートする」にチェック
を入れ、OKボタンを押します。
Excel のファイルの中から、インポートし
たいシートを選びます。今回は都道府県表を
選んで「次へ」をクリックします。
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Access 2013 講習会テキスト
今回はテーブルそのものを作成するため、
フィールド名の部分もそのまま反映させたい
ので、先頭行をフィールド名として使うに
チェックが入っているのを確認し「次へ」を
クリックします。
「インポートのオプションをフィールドご
とに指定できます。」という画面では各フィー
ルドのデータ型を設定できます。画面の都道
府県番号フィールドをクリックしフィールド
全体を黒く反転させ、データ型を「長整数型」
に設定します。さらにインデックスは「はい
（重複なし）」に設定しておきます。
次に都道府県名フィールドをクリックし、
データ型を短いテキストに設定します。イン
デックスは、「いいえ」のままにします。
インデックスの部分は主キーに設定する
（であろう）フィールドには、「はい（重複な
し）」を選び、そうでない場合は、「いいえ」
を選んでおきましょう。
2つのフィールドのオプションの設定が終
わったら、「次へ」を押します。
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Access 2013 講習会テキスト
主キーの設定は「都道府県番号」フィール
ドを選び「次へ」をクリックします。
インポートするための設定終了画面が出ま
す。データベースにない新しいテーブルとし
て設定をしたので、インポート先のテーブル
欄のテーブル名を編集できます。ほかのテー
ブル名に合わせて「T都道府県表」として「完
了」ボタンをクリックします。
T学部表と同様に、インポート操作の保存
に、チェックは入れず「閉じる」ボタンを押
してください。
ナビゲーションウィンドウのテーブル “T
都道府県表 ” をダブルクリックし、データが
正しくインポートされテーブルが作成されて
いることを確認してください。
確認後 T都道府県表のタブを右クリックし
て閉じておきます。
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Access 2013 講習会テキスト
やってみよう！Access 用データ .xlsx のシート「会員表」をインポートして、新しいテーブル（データも含む）「T会員表」を作成
してみよう。インポートの設定に必要な情報は先に手書きで作成した設計図を参考にしてください。
※数値型は「⻑整数型」、テキスト型は「短いテキスト」、インデックスは、主キーになるものは「はい（重複なし）」、他のテーブルを参照している「……番号」は「はい（重複あり）」、それ以外は「いいえ」に設定してください。
※設定等を間違って作ってしまったテーブルは、ナビゲーションウィンドウから右クリックで削除ができます。他のオブジェクトも同じ操作で削除できます。
インポートを終えたら、ナビゲーションウィンドウの「T会員表」をダブルクリックして開いて確認しましょう。
画面でテーブルが完成していることを確認できたら、設定を追加します。このまま開いておいてください。
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Access 2013 講習会テキスト
自動でフリガナをつける「ホーム」タブでリボンを切り換えてデザ
インビューにします。
フィールド名「氏名」の行をクリックして
選択します。
ドキュメントウィンドウの下にある、
フィールドプロパティを見ます。一番下のふ
りがなの行の右端にある … をクリックして
ふりがなウィザードを開始します。
データシートビューでフィールドの幅の変
更などを行っていた場合、テーブル保存を促
すメッセージが出ます。その場合は、「はい」
をクリックして保存してください。保存され
たあと、ふりがなウィザードが開始されます。
19
Access 2013 講習会テキスト
氏名に入力された漢字のフリガナを、どの
フィールドに自動で入力させたいかを設定し
ます。ここでは、既存のフィールドを使用す
るを選び、下向きの黒い三角形をクリックし
て、「フリガナ」（フィールド）を選びます。
ふりがなの文字種は、全角カタカナを選びま
す。設定を終えたら「完了」をクリックします。
フィールドプロパティの変更を確認する画
面では「OK」をクリックします。
レコードを追加して、氏
名を入力すると、フリガナ
が自動的に入ることを確認
してください。
レコードを 1個追加すると、レコード数が
31 個になっています。31/31 とはレコード 31
個中の 31 番目という意味です。レコード番号
の周りにあるボタン類はフォーム作成のところ
で、詳しく確認します。T会員表は閉じておき
ます。
※ふりがなを⾃動⼊⼒した後、正しいふりがなが⼊⼒されていないなどの場合はフィールド内にデータを直接⼊⼒・編集ができます。
20
Access 2013 講習会テキスト
リレーションシップを設定するテーブルが出揃ったところで、関連付け（リレーションシップの設定）を行います。Access は、フィールドとフィー
ルドのリレーションシップを視覚的に確認しながら作業ができるソフトなのです。
データベースツールタブをクリックしてリ
ボンを切り換えます。「リレーションシップ」
グループの「リレーションシップ」をクリッ
クします。クリックすると「テーブルの表示」
というダイアログが出ます。出ない場合は下
の操作を参考にしてください。
「テーブルの表示」をクリックします。テー
ブルの表示が無い場合は、デザインタブをク
リックしてリボンを切り換えてください。
※通常は次の操作に合わせてリボンは⾃動的に切り替わっています。
これから関連付けるテーブルを表示させま
す。今回は全てのテーブルを表示させるため、
上から 1つずつ選択して「追加」ボタンをク
リックしていきます。
※テーブル名を直接ダブルクリックしても追加されます。
21
Access 2013 講習会テキスト
追加した順番に並んでいるので、作業がし
やすいように、T 都道府県表、T 会員表、T
学部表、Tキャンパス表の順番に並べ替えま
す。また、全項目が見えていない場合も、表
の大きさを調整しておきます。
※ドキュメントウィンドウの⼤きさによっては、縦に並んでいる場合もありますが、調整して横に並べなおします。
T 会員表の項目 [ 都道府県番号 ] と T 都道
府県表の項目 [ 都道府県番号 ] を関連付けま
す。T 会員表の [ 都道府県番号 ] の上にマウ
スポインタを置きクリックしたまま、T都道
府県表の [ 都道府県番号 ] まで移動します。
T都道府県表の [ 都道府県番号 ] の上にマ
ウスポインタが移動すると、＋の右下にマー
クが出てくるので、そこでクリックを解除し
ます。
クリックを解除すると、リレーションシッ
プのダイアログが出てきます。参照整合性に
チェックをつけて「作成」ボタンを押してく
ださい。
22
Access 2013 講習会テキスト
右図のようにリレーションが作成され、線
で結ばれました。このようにアクセスでは、
表の項目同士が目で見て分かるように設定で
きます。
※線の表寄りについている「1」というのは、その項⽬が、表内で「⼀意である」ということです。「∞」のマークは「繰り返し」何度でも出てくるデータであることを表しています。
下の図を参照に残りのリレーションシップを完成させましょう。
リレーションシップが完成したら、タブを
右クリックして、閉じるを選びクリックしま
す。
「リレーションシップのレイアウトの変更
を保存しますか？」という画面が出たら「は
い」ボタンを押して、リレーションシップ画
面を閉じます。
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Access 2013 講習会テキスト
フォームでデータを入力しやすくするレコードはテーブル表示の中では 1行のデータです。今回の会員表のような場合、1人分のデータが格納されてい
ます。1人分のデータをカード 1枚で表示し入力できるようにするのが、データベースのフォームという機能です。
Access ではフォームもオブジェクトの 1つとして、ナビゲーションウィンドウにテーブルと同じように並びます。
「作成」タブをクリッ
クし、リボンを切り替え、
「フォーム」グループ内
の「フォームウィザード」
をクリックします。
※他のオブジェクトと同様に様々な作り⽅がありますが、ここではフォームウィザードを紹介します。
今回は「T会員表」をそのままフォームに
したいと思いますので、各フィールドを [ 選
択可能なフィールド ] から [ 選択したフィー
ルド ] に、＞をクリックして移動させます。
※＞＞をクリックするとフィールドすべてが⼀度に移動します。
T 会員表の全ての項目が完了したら「次へ」
ボタンをクリックします。
24
Access 2013 講習会テキスト
フォームのレイアウトは、単票形式を選び、
「次へ」をクリックします。
フォーム名は、元になったテーブル名であ
る「T会員表」になっているので「F会員表」
に訂正します。「フォームを作成した後に行
うことを選択してください。」のところは、
「フォームを開いてデータを入力する」を選
択しておきます。
「完了」ボタンを押して、1番目のレコー
ドがカード形式で表示されれば完了です。同
時にナビゲーションウィンドウに「F会員表」
が追加されていることを確認してください。
25
Access 2013 講習会テキスト
左下のボタンでレコードの移
動ができます。
1 番目のレコードを表示します
1つ前のレコードを表示します
表示しているレコード /全体のレコード数 １つ次のレコードを表示します
最後のレコードを表示します
新しい（空の）レコードを表示します
新しいレコードを追加するには、「新しい
（空の）レコード」ボタンをクリックします。
空のレコードが表示されたら、適当なデー
タを打ち込みましょう。この時、氏名を漢字
で入力したら、自動的にフリガナの欄が入力
されるのを確認してください。
※テキスト型で設定されているフィールドから次の⼊⼒ボックスへの移動は [Tab] キーをクリックします。
これでレコードが追加されたことになりま
す。データの入力はテーブルに直接入力する
ことも可能ですが、フォームを作ると入力し
やすくかつ間違いを防ぐこともできます。
「ホーム」タブのリボンの中の左側のボタ
ンで表示を、フォームビュー、レイアウト
ビュー、デザインビューに切り替え、フォー
ムのレイアウトやデザインを編集すること
が可能です。
今回は、このままフォーム「F会員表」を
閉じておいてください。
26
Access 2013 講習会テキスト
クエリで必要なデータを抽出するそれぞれ独立したテーブルのデータを必要な項目だけ抽出して、新しい表形式で表示する機能をクエリといいます。
クエリは表形式で表示をする機能そのもののことを言い、実体として新しい表（テーブル）ができる訳ではありませ
ん。クエリには、今回行う複数のテーブルから、いくつかのフィールドを選ぶクエリのほか、条件などを設定し合致
したデータだけを抽出するクエリなど、様々なものがあります。
「作成」タブでリボンを切り換え、「クエリ」
グループの「クエリデザイン」をクリックし
ます。
テーブルの表示では、クエリに利用する
テーブルなどを選ぶことができます。今回は
全てのテーブルを利用しますので、それぞれ
1つずつテーブルを選んで「追加」ボタンを
クリックしてください。
上から順に選んだ場合は、右図のようにバ
ラバラになって、リレーションの線が見にく
いので、表をドラッグして見やすく並び替え
ましょう。また T会員表の項目が全部見える
よう表を少し広げて表示を調整しておくと作
業がしやすくなります。
27
Access 2013 講習会テキスト
※表⽰を調節すると右図のようになりますが、必ずこうなっていないといけない訳ではありません。
T 会員表がメインのテーブルではありますが、T会員表だけでは、学部番号や都道府県番号など、具体的な名前で
ないデータがあり、名簿を作成する場合は不便です。したがって、これらを具体的に表示して名簿として成り立たす
ために、各テーブルから必要な項目だけを選びます。選び方は、画面上の表から必要な項目をドラッグして、下のフィー
ルド欄に追加していきます。
下の図と同じになるように項目を選択してください。
28
Access 2013 講習会テキスト
全て選択を終えたら、リボンの中の「結果」
グループの「実行」をクリックします。
※クエリはテーブルそのものではなく、選択してテーブル形式に表⽰する機能なので、「実⾏」するというのです。
実行すると、各テーブルから選択した項目だけが表示されます。ただし会員番号の順に並んでいないことがありま
す。（ここでは T学部表が優先されて学部順になっている。）そこで会員番号順に並べるために次の操作をします。
29
Access 2013 講習会テキスト
表示をデザインビューに切り換えます。
デザインビューに切り換ったら、画面の下
部、フィールドが会員番号のところの「並び
替え」を「昇順」にします。
※「昇順」とは⼩さい値から⼤きい値へと並ぶことで、「降順」とは⼤きい値から⼩さい値へと並ぶことです。
「昇順」を選んだら、再び「実行」をクリックして、会員番号順に並んでいることを確認します。
30
Access 2013 講習会テキスト
確認を終えたら、「クエリ1」タブを右クリッ
クして、データシートビューを閉じます。
保存を確認する画面が出ますので、「はい」
をクリックします。
「Q会員名簿」という名前で保存します。
31
Access 2013 講習会テキスト
レポートとして印刷する
Access を使って印刷をする場合は、レポートという機能を使います。レポートも Access においてはオブジェクト
の一つになります。レポートを利用すると、クエリで抽出したデータを簡単に見栄えよく印刷ができます。またレイ
アウトなども自由に編集することができます。ここでは、最も簡単な方法で、先ほど作成したクエリ「Q会員名簿」
の出力結果をレポートにします。
ナビゲーションウィンドウの「Q会員名簿」
を 1回だけクリックします。（ダブルクリッ
クで開くのではなく、名前を選択した状態に
します。）
「作成」タブをクリックし「レポート」グルー
プの中の「レポート」をクリックします。
印刷用のレポートとして一応の形はできあがりました。次に印刷範囲やレイアウトなどを変更します。
32
Access 2013 講習会テキスト
ページ設定タブでリボンを切り換え
「ページレイアウト」グループから「横」を
選びクリックします。
フィールドとフィールドの間にカーソルポ
インタを乗せクリックすると、図のように両
端に小さな矢印が付いたマークになります。
左右にドラッグして幅を調整します。
一番上のタイトルは、元にクエリである「Q
会員名簿」となっていますので、印刷を意識
してQだけを取っておきます。印刷して出来
栄えを確認します。（※講習会では印刷はし
ません。）
全てを終えたら、「Q会員名簿」のタブ上
で右クリックをして、「閉じる」を選びます。
「’Q 会員名簿 ’ レポートの変更を保存しま
すか？」と聞かれるので「はい」をクリック
します。
名前を付けて保存は、レポートの名前なの
で「R会員名簿」とします。
33
Access 2013 講習会テキスト
