Adelanto de gastos de viaje y transporte en el interior ...intranet.ministeriodesalud.go.cr/manual... · MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA UNIDAD FINANCIERA PÁGINA 6 DE 14 VERSIÓN

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PREPARADO POR: ANALISTA

COORDINADOR SERGIO BRENES SANCHO

LIC. DANIEL SERRANO CASTRO

VALIDADO POR :

JEFE UNIDAD FINANCIERA

DIRECTOR FINANCIERO, BIENES Y SERVICIOS

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

Lic. Adrian Vega Navarro

Lic. Jorge Araya Madrigal

Lic. Sandra Barrientos Escobar

REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL LIC. FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO

APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. PRISCILA HERRERA GARCÍA

VERSIÓN Nº:1 FECHA DE EMISIÓN: 30 DE NOVIEMBRE DE 2014

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA UNIDAD FINANCIERA

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ADELANTO DE GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE EN EL INTERIOR DEL PAÍS CÓDIGO: MS.NI.LI.07.04.01

1. Introducción Este procedimiento se emite con el propósito de que los funcionarios del Ministerio de Salud puedan realizar adecuadamente el proceso de adelanto para gastos de viaje o transporte en el interior del país, el procedimiento contiene las disposiciones generales que deben contemplarse en el reconocimiento estimado por adelantado, de los gastos de viaje y transporte, en que incurran los funcionarios, en el desempeño de las funciones de acuerdo a lo indicado en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el Interior del País para Funcionarios del Ministerio de Salud”, sus modificaciones y directrices emitidas por el máximo jerarca de este Ministerio, así como el Reglamento de gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República.

2. Objetivo Garantizar un adecuado proceso de los adelantos para gastos de viaje y/o transporte en el interior del país, para el desempeño de las funciones de los colaboradores de los tres Niveles de Gestión del Ministerio de Salud.

3. Productos Producto Final

• Solicitud de adelanto de gastos de viaje o transporte en el interior del país.

4. Alcance Ministerio de Salud en sus tres niveles de gestión.

5. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los conceptos que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud.

• Adelanto de gastos de viaje y transporte : Por adelanto debe entenderse la suma total estimada para los gastos que correspondan al período de la gira.

• Cuenta Cliente: Sistema numérico utilizado en Costa Rica para la identificación de una cuenta bancaria, formado por diecisiete dígitos.

• Liquidación: Formulario utilizado para la presentación de cuentas de gastos de viaje y transporte en el interior del país.

• Sistema para pago de Viáticos (SPV) : Sistema informático utilizado internamente por el Ministerio de Salud para la administración de las reservas presupuestarias de gastos de viaje, transporte y combustible.

• Solicitud adelanto de gastos de viaje y transporte en el interior del país: Formulario para solicitar anticipo de dinero para utilizar en gastos de viaje y transporte en el interior del país.


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• SINPE: Plataforma tecnológica que se puede utilizar por medio de las instituciones financieras, permitiendo la transferencia de fondos en tiempo real y el uso de varios instrumentos de pago.

• SIGAF: Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera.

• Transferencia Bancaria: Modo de mover dinero, que se lleva a cabo por medio de plataformas tecnológicas empleando entidades financieras.

6. Referencias • Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 de

setiembre del 2001 y su Reglamento.

• Ley General de Administración Pública, Ley No. 6227 del 2 de mayo de 1978.

• Ley General de Control Interno Nº 8292, publicada el 4 de setiembre del 2002 en la Gaceta N°169.

• Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica, Ley 7428 de 26 de agosto de 1994, Gaceta 210 de 4 de noviembre de 1994

• Reglamento de gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, R-RCO-26-2009—Contraloría General de la República.—Gaceta N° 85 martes 05 de mayo 2009

• Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, aprobado mediante la resolución R-2-2003-CO-DFOE del 1 de diciembre 2003 y publicado en la Gaceta 235 del 5 de diciembre 2003.

• Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud.

• Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el interior del país para los Funcionarios del Ministerio de Salud.

• Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado, aprobado mediante la resolución M-1-2003-CO-DFOE, del 13 de diciembre del 2003.


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7. Responsables

Código Actividad Nivel de gestión

Unid ad Organizativa Responsable

8.1

Asignar el presupuesto de Gastos de Viaje y Transporte en el Interior del País.

Nivel Central Dirección Financiera de

Bienes y Servicios

8.2

Completar el formulario Solicitud de Adelanto de Gastos de Viaje y Transporte en el Interior del País.

Nivel Central Nivel Regional

Nivel Local

Direcciones de Nivel Central Dirección Regional de Rectoría de la Salud

Dirección de Área Rectora de Salud

8.3 Solicitar a la Unidad Financiera la creación de una reserva presupuestaria.


Nivel Local


Dirección de Área Rectora de Salud.

8.4 Crear la reserva para adelanto de viáticos en el Sistema.

Nivel Central

Dirección Financiera de Bienes y Servicios

8.5 Recibir y revisar la Solicitud. Nivel Local Dirección de Área Rectora de Salud

8.6 Remitir la solicitud a la Dirección Regional para su Visto Bueno.

Nivel Local Dirección de Área Rectora de

Salud

8.7 Recibir y revisar las solicitudes de las Unidades Organizativas del Nivel Local.

Nivel Regional Dirección Regional de Rectoría de la Salud

8.8 Otorgar el Visto Bueno a las solicitudes por parte del Director Regional.

Nivel Regional Dirección Regional de Rectoría de la Salud

8.9 Remitir las solicitudes a la Unidad Financiera. Nivel Regional

Dirección Regional de Rectoría de la Salud

8.10 Recibir y revisar las solicitudes de los tres niveles de gestión. Nivel Central Dirección Financiera de

Bienes y Servicios

8.11 Refrendar las solicitudes por parte del Jefe de la Unidad Financiera.

Nivel Central


8.12 Gestionar Visto Bueno en las solicitudes. Nivel Central


8.13 Asignar numeración consecutiva y reserva presupuestaria a la solicitud.

Nivel Central Dirección Financiera de Bienes y Servicios


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Código Actividad Nivel de gestión

Unid ad Organizativa Responsable

8.14 Registrar las solicitudes en el Sistema SIGAF.

Nivel Central Dirección Financiera de

bienes y servicios

8.15 Confeccionar la nómina. Nivel Central


8.16

Verificar en el Sistema SIGAF el resultado de la contabilización de la Propuesta de Pago.


8.17 Localizar al funcionario para solicitar los datos.


8.18 Realizar los ajustes en los datos del funcionario.


8.19 Adjuntar las Solicitudes a la Propuesta de Pago. Nivel Central


8.20 Confeccionar y presentar la Liquidación.


Nivel Local



8.21 Realizar la devolución del dinero adelantado.


Nivel Local



8.22 Reportar a la Contabilidad Nacional las devoluciones de adelantos.


8.23 Gestionar medida administrativa. Nivel Central



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8. Procedimiento

8.1. Asignar el presupuesto de Gastos de Viaje y Transporte en el Interior del País.

La Unidad Financiera, con base en el presupuesto aprobado en la Ley de Presupuesto Nacional, debe asignar a las Unidades Organizativas el presupuesto para gastos de viaje y transporte en el interior del país y crea las reservas presupuestarias en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y en el Sistema para pago de Viáticos (SPV), terminado este proceso comunica a las Unidades Organizativas los montos asignados y los números de reservas correspondientes.

8.2. Completar el formulario Solicitud de Adelanto de Gastos de Viaje y Transporte en el Interior del País.

El funcionario que requiere tramitar un adelanto debe completar la solicitud respectiva que se presenta en el Anexo N° 1 “Solicitud Adelanto de gastos de viaje y transporte en el interior del país”, completando en cada campo la información que se detalla en el Anexo N° “Indicaciones para completar la Solicitud de Adelanto”, no se tramitará un nuevo adelanto si el funcionario tiene un adelanto pendiente de liquidar.

La solicitud debe ser autorizada mediante la firma del superior inmediato del funcionario.

Las solicitudes de adelanto de los Niveles Local y Regional se tramitan en la Unidad Organizativa donde labora el funcionario y en el Nivel Central se tramitan en la Unidad Financiera.

Toda solicitud de adelanto deberá estar presentada en la Unidad Financiera con cinco días hábiles de anticipación al inicio de la gira.

La solicitud debe presentarse en original y una copia, ante la Unidad Financiera.

8.3. Solicitar a la Unidad Financiera la creación de una reserva presupuestaria.

La Unidad Organizativa de los Niveles Local y Regional que recibe una solicitud debe solicitar mediante un oficio a la Unidad Financiera, la creación de una reserva que le de contenido a la solicitud.

8.4. Crear la reserva para adelanto de viáticos en el Sistema.

La Unidad Financiera atendiendo la solicitud de la Unidad Organizativa, debe proceder a caducar en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera y Sistema para pago de viáticos la reserva inicial indicada en la actividad 8.1, por el monto solicitado en el oficio y crea en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera la reserva para adelanto por el monto caducado e informa a la Unidad Organizativa el número de reserva asignado para el adelanto.

8.5. Recibir y revisar la Solicitud.

El funcionario designado por el Director de la Unidad Organizativa debe revisar que la solicitud este conforme con lo que se solicita en el Anexo N ° 2 “Indicaciones para completar la solicitud


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de adelanto”, además debe verificar el cumplimiento del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el Interior del País para Funcionarios del Ministerio de Salud.

Si se determinan errores se debe devolver la solicitud al interesado para su corrección, devolviendo el proceso a la actividad 8.2.

8.6. Remitir la solicitud a la Dirección Regional para su Visto Bueno.

Después de haberse realizado la revisión en el Nivel Local, se debe enviar el original y la copia de la solicitud al Nivel Regional para su revisión y Visto Bueno por parte del Director Regional, quien deberá estar autorizado por el responsable del programa presupuestario para tal fin.

8.7. Recibir y revisar las solicitudes de las Unidades Organizativas del Nivel Local.

La Dirección Regional por medio de la Unidad de Apoyo Logístico y Administrativo (UALA), debe revisar que la solicitud de adelanto este conforme con lo que se solicita en el Anexo N ° 2 “Indicaciones para completar la solicitud de adelanto” además debe verificar el cumplimiento del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el Interior del País para Funcionarios del Ministerio de Salud, así como también ejecutar el proceso de visado en las solicitudes.

Si se detectan errores en las solicitudes del Nivel Local se devuelven a la Unidad Organizativa con el fin de que esta lo haga llegar al funcionario, si la solicitud es del Nivel Regional se debe devolver al interesado para su corrección, regresando en ambos casos a la actividad 8.2.

8.8. Otorgar el Visto Bueno a las Solicitudes por parte del Director Regional.

El Director Regional debe dar el Visto Bueno a las solicitudes del Nivel Local y Nivel Regional, autorizado para este acto por parte del responsable del programa presupuestario.

8.9. Remitir las Solicitudes a la Unidad Financiera

La Direccion Regional por medio de la Unidad de Apoyo Logístico y Administrativo, debe remitir las solicitudes de los niveles, Regional y Local, a la Unidad Financiera en el Nivel Central, para su trámite.

8.10. Recibir y revisar las solicitudes de los tres Niveles de Gestión.

La Unidad Financiera debe recibir las solicitudes de los tres niveles de gestión y revisa que estén conforme con lo que se solicita en el Anexo N ° 2 “Indicaciones para completar la solicitud de adelanto”, además debe verificar el cumplimiento del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el Interior del País para Funcionarios del Ministerio de Salud.

Si se detectan errores en la solicitud, esta se devuelve a la Unidad Organizativa correspondiente o en su defecto si pertenece al Nivel Central se devuelve al funcionario, para su corrección, regresando en ambos casos a la actividad 8.2.

8.11. Refrendar las Solicitudes por parte del Jefe de la Unidad Financiera.

Una vez revisadas las solicitudes tramitadas en los tres niveles de gestión, se debe refrendadas por el Jefe de la Unidad Financiera como Oficial Presupuestal del Ministerio de Salud. Cuando se trate de una solicitud del Nivel Regional realiza el proceso y continua con la


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actividad 8.13 de este manual, cuando se trate de solicitudes del Nivel Central se procede a gestionar el visto bueno del responsable de programa presupuestario.

8.12. Gestionar Visto Bueno en las solicitudes.

La Unidad Financiera después de haber realizado el proceso de refrendo en las solicitudes del Nivel Central se debe proceder a gestionar el visto bueno por parte del responsable del programa presupuestario correspondiente.

8.13. Asignar numeración consecutiva y reserva presupuestaria a la solicitud.

Una vez que las solicitudes de adelanto cuenten con el refrendo del Jefe de la Unidad Financiera y el visto bueno del responsable del programa presupuestario, se le debe asignar a cada solicitud un consecutivo y se asocia a la reserva presupuestaria de adelanto y se traslada al funcionario encargado de registrarla en el sistema.

8.14. Registrar las solicitudes en el Sistema SIGAF.

La Unidad Financiera por medio del funcionario encargado en el Área de Registro y Control Presupuestario, debe registrar las solicitudes en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera, verificando que cada solicitud se asocie a la reserva presupuestaria correspondiente.

8.15. Confeccionar la Nómina.

La Unidad Financiera debe confeccionar la Nómina para gestionar la propuesta de pago para que por medio de la Tesorería Nacional se transfiera el dinero a la cuenta cliente de cada funcionario.

8.16. Verificar en el Sistema SIGAF el resultado de la contabilización de la Propuesta de Pago.

La Unidad Financiera debe verificar que el proceso de depósito en la cuenta cliente de los funcionarios se llevó a cabo de forma satisfactoria, si existe algún registro rechazado se procede a localizar al funcionario para corregir el problema que ocasionó el rechazo.

8.17. Localizar al funcionario para solicitar los datos.

La Unidad Financiera debe realizar las gestiones pertinentes para localizar a los funcionarios que no se les haya realizado el depósito para solicitar la información necesaria para corregir los datos en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera.

8.18. Realizar los ajustes en los datos del funcionario.

La Unidad Financiera debe realizar los ajustes en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera y se incorpora el registro que fue rechazado en una nueva propuesta de pago, para que por medio de la Tesorería Nacional se transfiera el dinero a la cuenta cliente del funcionario.


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8.19. Adjuntar las solicitudes a la Propuesta de Pago.

Registrada la solicitud y realizado el depósito en la cuenta cliente del funcionario, debe corresponder a la Unidad Financiera adjuntar los documentos originales al informe de la Propuesta de Pago generado en el SIGAF y posteriormente envía la documentación al archivo pasivo de la Dirección Financiera de Bienes y Servicios.

8.20. Confeccionar y presentar la Liquidación.

Cuando el funcionario finalice la gira para la cual solicitó el adelanto debe, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso de la gira, confeccionar y presentar la liquidación de Gastos de viaje y transporte en el interior del país, dando por finalizado el proceso.

Si la gira se suspende se continua con la siguiente actividad 8.21.

8.21. Realizar la devolución del dinero adelantado.

En caso de que la gira se suspenda o se postergue, el funcionario debe reintegrar el monto que se le depositó como adelanto, en un plazo máximo de tres días a partir del momento de suspensión o postergación de la gira.

Estos depósitos se realizan en las cuentas bancarias que para tal efecto habilite la Tesorería Nacional y que son informadas por la Unidad Financiera.

8.22. Reportar a la Contabilidad Nacional las devoluciones de adelantos.

La Unidad Financiera debe confeccionar un oficio dirigido al Director de Contabilidad Nacional solicitando que los montos reintegrados por los funcionarios en las cuentas de Tesorería Nacional, producto de devoluciones de viáticos, sean reintegrados al presupuesto del Ministerio de Salud.

8.23. Gestionar medida administrativa

La Unidad Financiera en caso de incumplimiento de las actividades 8.20 y 8.21 de este procedimiento debe realizar la gestión administrativa correspondiente hacia el funcionario que incumple el procedimiento y lo comunica al Director de la Unidad Organizativa que autorizó el adelanto.

9. Indicadores de desempeño

Indicadores de Gestión

• Porcentaje de solicitudes tramitadas: (Total de adelantos depositados a los funcionarios /Total de solicitudes tramitadas) x 100.

• Porcentaje de solicitudes de adelantos incorrectos: (Total de solicitudes devueltas a los funcionarios /Total de solicitudes tramitadas) x 100.


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10. Diagrama


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11. Anexos

Anexo Nº1 Solicitud de adelanto de gastos de viaje y transpor te en el interior del país.


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Anexo Nº2 Indicaciones para completar la solicitud.


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