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ADELANTO PARA COMPRAS MENORES Y VIAJES

CÓDIGOPC.GF.41REVISIÓN

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1. PROPÓSITO

Controlar los gastos por compras menores y viajes buscando eficiencia y eficacia en la ejecución.

2. ALCANCE

Todas las áreas de ADRA PERÚ

3. RESPONSABLE

Director de Administración y Finanzas.

4. DIAGRAMA DEL PROCESO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CPC. Bernice Mendoza Econ. Javier Espejo Comisión Interna AC.09-145



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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SUB PROCESO ACTIVIDADES RESPONSABLESolicitud de

autorización de viaje o adelanto

de compras

Elabora el plan de viaje o adelanto de compras menores en los formatos establecidos

Solicitante o usuario

Revisión y aprobación de viaje o compra

Revisa y aprueba el plan de viaje o compras menores Administrador de Área

Transferencia o adelanto de

dinero

Revisa el plan de viaje o compras menores y aprueba el gastoRealiza la transferencia del adelanto

Gerente de Finanzas /

Cajero / Asistente

Administrativo

Solicitud de boleto aéreo

Realiza la solicitud del boleto aéreoAsistente de Gerencia / Asistente

Administrativo

Contabilización de adelanto Realiza la contabilización de adelanto

Contador de Proyecto / Contador Regional

Elaboración de informe de viaje

o reporte

Elabora el informe final de viaje o informe de compras menores

Solicitante o usuario

Revisión de informe

Revisa y aprueba el informe técnico de visitas y firma el informe de gastos de viaje.

Firma el informe de gastos de viaje

Revisa y aprueba el informe de compras menores

Administrador Área / Asistente

de Recursos Humanos

Contabilización Contabiliza el informe de gastos de viajes adjuntado el informe

Contador de Proyecto / Contador Regional





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6. DIRECTIVAS

Adelanto de compras menores en efectivo

DIR.GF.01 Este procedimiento se aplica únicamente para compras menores a S/. 1,000 nuevos soles y consumibles en un solo acto; las compras diferentes a este procedimiento seguirán el procedimiento PC. GL.30 Compras.

DIR.GF.02 El plazo máximo de rendición de los adelantos para compras que realicen el personal operativo o de campo será de 15 días calendario; y en cuanto al personal que labora en oficina nacional o regionales, el plazo máximo será de 5 días calendario; en ambos casos contados a partir de la fecha de entrega del adelanto. Vencidos estos plazos, los adelantos serán cargados a la cuenta de la persona que recibió el adelanto.

DIR.GF.03 En el caso de rendición de gastos con recibo por honorarios, serán entregados a Contabilidad hasta el día 20 del mes en el que se efectúa el servicio; y en las oficinas regionales hasta el día 20 del mes en el que se efectúa el servicio. (Si este día fuese sábado, domingo o feriado se entregara el día anterior a este).

DIR.GF.04 Los adelantos de cualquier clase (compras, sueldos, viajes, etc.) solo serán otorgados al personal de planilla.

DIR.GF.05 Los adelantos de compras serán cargados en la cuenta personal de acuerdo a la fecha de recibido que está consignado en la solicitud de pedido de fondos, de la siguiente manera:- Cuando la fecha sea hasta el 20 del mes, será cargado en el mes

en curso. - Cuando la fecha sea posterior al 20 del mes, será cargado en el

mes siguiente.

DIR.GF.06 Los adelantos en efectivo serán dados por caja hasta un monto máximo de 300.00 nuevos soles. Los montos mayores a S/300 se depositan vía tele crédito o cheque.

DIR.GF.07 Las compras deberán considerar precios competitivos de mercado.

Adelanto de viajes

DIR.GF.08 Las personas que requieran viajar presentarán el formato de autorización de viaje a su jefe inmediato para su aprobación.

DIR.GF.09 El formato (formato de autorización de viaje) mencionado en la directiva anterior, será presentado con 2 días hábiles de anticipación al viaje al área financiera y a la persona que realiza el pedido de pasaje.





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DIR.GF.10 Los adelantos de viajes serán cargados en la cuenta personal de acuerdo a la fecha de recibido que está consignado en la solicitud de pedido de fondos, de la siguiente manera:- Cuando la fecha sea hasta el 20 del mes, será cargado en el mes

en curso. - Cuando la fecha sea posterior al 20 del mes, será cargado en el

mes siguiente.

DIR.GF.11 Los costos, gastos o incrementos que se incurran por la no utilización oportuna del boleto aéreo o terrestre, debido a la negligencia o asunto personal del trabajador que genero la contingencia, serán asumidos por él mismo, salvo autorización de su jefe inmediato o en casos de accidente o enfermedad.

Todo pasaje y boleto aéreo, deberá salir con los requisitos mínimos exigidos por SUNAT en el reglamento de comprobantes de pago, caso contrario el IGV será cargado a la cuenta personal del usuario

DIR.GF.12 Referente al punto anterior, en caso no se haya utilizado el boleto y se decida postergarlo, este deberá ser utilizado como máximo al mes siguiente de haberse adquirido, para efectos de recupero del IGV; de lo contrario, además de los gastos mencionados en el punto anterior el trabajador asumirá el IGV no recuperado por este motivo.

DIR.GF.12 El plazo de rendición del informe de viaje al departamento de Recursos Humanos será de 5 días calendario, contados a partir del retorno del viaje, en caso contrario no se garantiza la contabilización del documento presentado en el mes en curso.

DIR.GF.14 Los adelantos se solicitarán únicamente en la sede donde labora el trabajador. Por ningún motivo ó circunstancia se dará adelanto en otra sede.

DIR.GF.15 Cuando la agencia requiera por motivos justificados que una persona que no es trabajador de la misma realice un viaje, el responsable del adelanto y de la rendición será el que solicita el viaje.

DIR.GF.16 Al retorno del viaje, el solicitante presentará su informe de actividades realizadas, el cual será revisado y archivado por su jefe inmediato. Del mismo modo, realizará el informe de Gastos de Viaje adjuntando la Guía del Informe de Viaje debidamente llenado, y será entregado al asistente de Recursos Humanos para su aprobación y pago.

DIR.GF.17 Al retorno del viaje, el solicitante presentará su informe de actividades realizadas en archivo electrónico, el cual será revisado y archivado por su jefe inmediato. Del mismo modo, realizará el informe de Gastos de Viaje adjuntando la guía de viaje.

DIR.GF.18 No están permitidos para viajes aéreos los siguientes lugares: Ayacucho, Huaraz, Ica, Huancayo, Chiclayo, Arequipa, Trujillo, Satipo, salvo que los precios sean similares a los pasajes por vía terrestre.





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DIR.GF.19 Los adelantos para compra de pasajes aéreos serán depositados a la cuenta del colaborador, siempre y cuando se compren vía internet, estos deberán ser con el RUC de ADRA PERÚ.

DIR GF.20 El tipo de cambio a utilizar en los informes será el tipo de cambio compra vigente a la fecha de compra de pasaje publicado en SUNAT, esta información la podrán solicitar al contador de proyecto.

7. REFERENCIAS

7.1 FORMATOS

F.PAC.05/06.02 Autorización de ViajeF.PAC.07/06.02 Informe de Gastos de Viaje y Movilidad Local

7.2 GUIAS

Informe de Viaje





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GENERALIDADES:

1. El presente formulario debe ser usado por todos los trabajadores de ADRA PERU, que realicen gastos de movilidad mensual o tenga que informar gastos de viaje.

2. Los informes de movilidad mensual como el de gastos de viaje debe informarse por separado en formularios distintos.

3. El presente informe deberá ser refrendado por su jefe inmediato.4. En las Regionales este informe deberá ser entregado a su contador, y en la

Oficina Nacional al Departamento de RRHH. (El Director y el Contador Regional deben enviar sus informes directamente al departamento de RRHH.)

5. El departamento de RRHH informará mensualmente la fecha de entrega de los informes.

ESPECÍFICAS:

1. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADO. (Parte superior del formulario)Consignar Apellidos y NombresIndicar el cargo que desempeñaIndicar el lugar de trabajo (Regional, Oficina Nacional)

2. COLUMNA FECHAConsignar la fecha de la actividad realizada, en caso de ser varias las actividades del día usar las filas siguientes.

3. COLUMNA DETALLE DE ACTIVIDADESDetallar las actividades por cada día, en forma clara y precisa con términos generales.

4. COLUMNA OTROSInformar solo los gastos por la tasa de embarque y adjuntar el ticket, en ningún caso debe ser usado para informar gastos de teléfono, fotocopias, etc.

5. COLUMNA LOCALConsignar los gastos por la movilidad mensual por cada día, en el caso de gastos de viaje deberá usarlo solo para la movilidad del domicilio al aeropuerto y/o terrapuerto.

6. COLUMNA INTERPROVINCIALInformar los gastos de pasaje ya sea por avión o bus, adjuntar los pasajes.

7. COLUMNA VIÁTICOLos viáticos serán informados de acuerdo a las normas internas de ADRA PERU y estos serán informados en su momento.

8. COLUMNA HOTELInformar los gastos ocasionados por el hospedaje, las facturas deberán consignar en forma clara y legible los datos como, el RUC, Fecha de Ingreso y Salida, etc. No se aceptaran facturas que consignen datos; teléfono, consumo, lavado de ropa, etc.

9. CASILLERO OBSERVACIONESNo usar este casillero, es de uso exclusivo de la oficina.





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INFORME DE VIAJE(Resumen)

DE :

PARA :

ASUNTO :

FECHA :

1. PROPÓSITO DEL VIAJE:

2. ACTIVIDADES DIARIAS REALIZADAS:

3. PERSONAS PARTICIPANTES.

4. RESUMEN

_______________________Nombre y Firma





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