Administration for Children and Families

 Office of Refugee Resettlement

 Refugee Health Promotion

HHS-2014-ACF-ORR-RX-0787Application Due Date: 05/27/2014

 

Refugee Health PromotionHHS-2014-ACF-ORR-RX-0787

TABLE OF CONTENTS  Overview

Executive SummaryProgram DescriptionI.Award InformationII.Eligibility Information 

Eligible Applicants1.Cost Sharing or Matching2.Other - (if applicable)3.

III.

Application and Submission Information 

Address to Request Application Package1.Content and Form of Application Submission2.Submission Dates and Times3.Intergovernmental Review4.Funding Restrictions5.Other Submission Requirements6.

IV.

Application Review Information 

Criteria1.Review and Selection Process2.Anticipated Announcement and Award Dates3.

V.

Award Administration Information 

Award Notices1.Administrative and National Policy Requirements2.Reporting 3.

VI.

Agency ContactsVII.Other InformationVIII.

 

 

Department of Health & Human ServicesAdministration for Children and Families

 Office of Refugee Resettlement Refugee Health PromotionInitialHHS-2014-ACF-ORR-RX-078793.57605/27/2014

 

Executive Summary

Notices:

In Fiscal Year (FY) 2013 ACF implemented a new application upload requirement. Eachapplicant applying electronically via www.grants.gov is required to upload only two electronicfiles, excluding Standard Forms and OMB-approved forms. No more than two files will beaccepted for the review and additional files will be removed. Standard Forms andOMB-approved forms will not be considered additional files. Please see Section IV.2. Contentand Form of Application Submission for detailed information on this requirement.

Applicants are strongly encouraged to read the entire funding opportunity announcement(FOA) carefully and observe the application formatting requirements listed in Section IV.2.Content and Form of Application Submission. For more information on applying for grants,please visit “How to Apply for a Grant” on the ACF Grants Page at http://www.acf.hhs.gov/grants/how-to-apply-for-grants.

The Office of Refugee Resettlement (ORR) within the Administration for Children and Families (ACF)announces the availability of funds and award procedures for fiscal year 2014 Refugee Health Promotion(RHP) discretionary grant program. The central purpose of this grant program is to promote health andmental health among newly arriving and vulnerable refugees. The RHP program is designed to streamlinehealth promotion activities into refugee resettlement processes from arrival to self-sufficiency, as well ascoordinate and support community-based outreach, education, and orientation around health and mentalhealth services. The funding is intended to enhance access to health care services and complement existingmedical assistance programs such as Medicaid and Refugee Medical Assistance (RMA), which includesrefugee medical screenings (RMS). The RHP program is also designed to encourage partnership withcommunity-based organizations.

I. Program Description

Statutory Authority

Section 412(c)(1)(A)(iii) of the Immigration and Nationality Act (INA) (8 U.S.C. §1522(c)(1)(A)(iii), asamended, authorizes the ORR Director to make grants to, and enter into contracts with, public or privatenon-profit agencies to provide health (including mental health) services, social services, education, andother services, where specific needs have been shown and recognized by the Director.

Description

Program Office:Funding Opportunity Title:Announcement Type:Funding Opportunity Number:Primary CFDA Number:Due Date for Applications:

  1 of 45

BACKGROUND

The Office of Refugee Resettlement (ORR) provides newly arriving refugees and other eligible immigrantpopulations with the opportunity to maximize their potential in the United States. Health and emotionalwellness play an integral role in the refugee resettlement process, the lack of which can pose barriers topersonal success. In many refugee camps, sanitation, food supplies, and health care services are limited,which can have implications for malnutrition, infectious diseases, and chronic conditions. Furthermore,refugees have experienced varying levels of trauma, which can impact mental health.

The Refugee Medical Assistance (RMA) program covers medical costs for newly arrived refugeesineligible for Medicaid for up to 8 months from the date of admission to the U.S., grant of asylum, orcertification as a victim of human trafficking. The RMA program reimburses allowable medical costs foreligible refugees with limited incomes and may include preventive care, immunizations, screening andtreatment of health conditions, as well as doctor and hospital visits. For comprehensive Refugee MedicalScreening (RMS) services, please read ORR State Letter #12-09 and corresponding attachments:  http://www.acf.hhs.gov/programs/orr/resource/policy-guidance-state-letters . 

It is important for refugees to receive health screenings upon arrival to identify conditions that threatentheir path to self-sufficiency or risk the general public's health. Beyond initial health screenings,accessing health and mental health services can be a significant challenge for many refugees due tocultural differences, lack of transportation, interpretation issues, and limited understanding of the UnitedStates healthcare system. Additionally, while refugees with medical and mental health needs should bereferred for treatment, non-clinical interventions such as adjustment groups can also provide benefit andmay be more accessible for some refugees in need of emotional support. 

Access to health care is directly tied to affording services. The Affordable Care Act (ACA) is changingthe health insurance landscape by offering new benefits, consumer protections, and affordable healthinsurance options to Americans, including refugees. Given the complicated nature of the healthcare systemin the United States and new options under the ACA, refugees with complex medical conditions are likelyto need medical case management until they achieve a level of health literacy to effectively navigate thehealthcare system and follow providers' recommendations for self-care.

REFUGEE HEALTH PROMOTION (RHP) OVERVIEW

RHP Goal and Scope

Overall, the RHP program seeks to incorporate health equity into a sustainable refugee resettlement modelthrough a comprehensive, statewide approach by supporting and streamlining activities that promote healthand emotional wellness for refugees. The goal of RHP program is incorporate a framework of healthservices from arrival to self-sufficiency, ranging from attending health orientation and education classesto accessing health services to obtaining affordable ongoing health care. Within this framework, theRHP program aims to build capacity to address identified health needs within refugee communities andreduce barriers to achieving wellness. 

The framework contains three key components:

1) health literacy;  

2) access to health and emotional wellness services; 

3) and affordable health care beyond resettlement.

To ensure cultural competency, ORR is interested in projects that are carried out in partnership withcommunity-based organizations, including resettlement agencies and ethnic community-basedorganizations. ORR will be awarding additional bonus points for this element, as referenced in SectionV.1. Criteria. 

To ensure statewide coordination and broad reach of health services, ORR also encourages collaboration  2 of 45

and involvement between the State Refugee Coordinator office and the State Refugee Health Coordinatoroffice, where applicable.  

RHP Objectives

The RHP program encompasses a comprehensive, statewide approach for refugee health and has identifiedthe following objectives:  

1) Promote Health Literacy: To design and lead effective or innovative health activities/interventionsthat specifically address identified public health needs among refugee communities.

Allowable Activities:

Providing orientation workshops to focus on navigating the healthcare system in the United Statesfor newly arriving refugees.

1.

Educating refugee communities about health issues and healthcare in the U.S. through the provisionof ongoing health education classes. Possible health topics may include, but are not limited to:navigating the healthcare system; disability, including autism; women's health, including domesticviolence and reproductive health; emotional wellness; Lesbian, Gay, Bisexual and Transgender(LGBT) health; vision and dental care. 

2.

Providing interpretation to support health education trainings and materials.3.

2) Reduce Gaps in Health Services: To ensure that refugees obtain medical and mental health servicesbeyond refugee medical screening, including access to culturally and linguistically appropriate care.

Allowable Activities:

Providing medical (including mental health) case management services to address complex healthneeds not supported by other ORR funding.

1.

Promoting emotional well-being through non-clinical interventions, including suicide preventiontraining, community adjustment groups, support groups, or other similar activities. 

2.

Coordinating community resources for the provision of medically necessary health careservices such as dental care that are not currently covered by ORR or other funding sources. 

3.

Educating health providers about refugee health needs and the National Standards for Culturally andLinguistically Appropriate Services (CLAS) in Health and Health Care.

4.

Establishing linkages with providers outside of the refugee resettlement network to support access tohealth and mental health services.

5.

3) Ensure Access to Affordable Health Care including Health Insurance: To increase refugee accessto health care in the long-term.

Allowable Activities:

Providing outreach activities, education, and training to refugees without health coverage to ensurethey have access to affordable health insurance offered by the Health Insurance Marketplace orother alternative. 

1.

Providing information and assisting in the ACA enrollment process, such as becoming a CertifiedApplication Counselor or other similar activities.

2.

RHP PROGRAM REQUIREMENTS

Eligible Beneficiaries

Services under the RHP program must be provided to refugees, with a focus to recent arrivals and thosethat have been in the country 2 years or less, but still continue to face serious challenges with regards toaccess to health and mental health services. Services must be inclusive of all refugee groups, includingLGBT populations.

For the purposes of this announcement, the term refugee is used to encompass the following immigrationstatuses: (1) refugees, (2) asylees, (3) Cuban and Haitian entrants, (4) certain Amerasians from Vietnam,  3 of 45

(5) victims of a severe form of trafficking who receive certification or eligibility letters from ORR, (6)certain other specified family members of trafficking victims, and (7) Iraqi and Afghan SpecialImmigrants with Special Immigrant Visas (SIVs). Individuals with the aforementioned immigrationstatuses are eligible for services under the RHP program.

Culturally and Linguistically Appropriate Services

Due to the diverse nature of the refugee population, mainstream local health and mental health providersmust be engaged in implementing the National CLAS Standards. The National CLAS standards areintended to advance health equity, improve quality, and help eliminate health care disparities by providinga blueprint for individuals and health and healthcare organizations to implement culturally andlinguistically appropriate services. More information on the National CLAS standards can be found here:http://minorityhealth.hhs.gov/templates/browse.aspx?lvl=2&;lvlID=15 .

RHP Data Indicators

ORR will be pursuing for data collection from the Office of Management and Budget (OMB) on outcomesachieved for post-award reporting. All proposed performance data points must be included in thesemi-annual progress reports. Data points may include, but are not limited to: overall number of refugeesserved, number of newly arriving refugees served, and number of health services provided (e.g., educationclasses, health orientations, referrals, or other similar activities). 

NOTE: ORR may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a collection ofinformation unless it displays a currently valid OMB control number. ORR will be seeking approval ofits  RHP Data Indicators through the OMB's Office of Information and Regulatory Affairs (OIRA), asrequired by the Paperwork Reduction  Act of 1995, 44 U.S.C. §§ 3501-3521. ORR will not request thisinformation if these data points are not approved at the time that reports are due. Please see Section VI.3.Reporting  for more information. 

Funding Restrictions

Services provided with these discretionary funds must not supplant services that may be available throughexisting federal, state, or local programs. Specifically, the RHP program seeks to complement existingfunding through medical assistance programs such as Medicaid, RMA, and RMS to ensure acomprehensive package of health services available to refugees; services and charges permitted underRMA and RMS must not be included as part of the RHP program. For more information on the fundingrestrictions specific to this FOA, please see  Section IV.5. Funding Restrictions. 

For more information on application requirements specific to this FOA, please see Section IV.2. TheProject Description.

II. Award Information

Funding Instrument Type: Grant Estimated Total Funding: $4,730,000 Expected Number of Awards: 40 Award Ceiling: $300,000 Per Budget Period Award Floor: $75,000 Per Budget Period Average Projected Award Amount: $120,000 Per Budget Period 

Length of Project Periods: 36-month project with three 12-month budget periods 

  4 of 45

Additional Information on Awards: Awards made under this announcement are subject to the availability of federal funds.

Applications requesting an award amount that exceeds the Award Ceiling per budget period or per projectperiod, as stated in this section, will be disqualified from competitive review and from funding under thisannouncement. This disqualification applies only to the Award Ceiling listed for the first 12-month budgetperiod for projects with multiple budget periods. If the project and budget period are the same, thedisqualification applies to the Award Ceiling listed for the project period. Please see Section III.3. Other,Application Disqualification Factors.

Note: For those programs that require matching or cost sharing, grantees will be held accountable forprojected commitments of non-federal resources in their application budgets and budget justifications bybudget period or by project period for fully funded awards, even if the projected commitment exceeds therequired amount of match or cost share. A grantee’s failure to provide the required matching amountmay result in the disallowance of federal funds.

ORR will only fund one award per state.

Awards for the second and third 12-month budget periods will be made subsequent to approval ofnon-competing continuation applications and will be subject to the availability of funds, satisfactoryprogress by the grantee, and a determination that continued funding would be in the best interest of theFederal Government.

Please see Section IV.5 Funding Restrictions for limitations on the use of federal funds awarded under thisannouncement.

III. Eligibility Information

III.1. Eligible Applicants

ORR is limiting this FOA to the following eligible entities: a) the state government agency that isresponsible for the refugee program under 45 CFR 400.5 or such agency's designee or the stategovernment agency responsible for the refugee health program as evidenced by ORR's review of the StatePlan; b) an agency that has statewide responsibility for an alternative to the state-administered program inlieu of the state under a Wilson/Fish grant authorized by section 412(e)(7) of the INA or such agency'sdesignee. Eligible entities may only submit one application per state or designate one entity to apply on itsbehalf.

This competition is limited to the named entities because it is the responsibility of these entities to provideoversight and coordination of public and private resettlement resources and health services to refugeeswithin a given state. This oversight ensures coordination among refugee service providers, as well ascooperation at a state level for a broad reach of health services for refugees. In this sense, ORR can ensurethat it is awarding available funds nationwide where refugees are resettled for a widespread reach of RPHprogramming.

In states with multiple eligible entities, ORR strongly encourages these entities to collaborate and submitone application. ORR will only fund one award per state.

Applications from individuals (including sole proprietorships) and foreign entities are not eligible and will

  5 of 45

Applications from individuals (including sole proprietorships) and foreign entities are not eligible and willbe disqualified from competitive review and from funding under this announcement. See Section III.3.Other, Application Disqualification Factors.

 

 

 III.2. Cost Sharing or Matching

Cost Sharing / Matching Requirement: No 

 III.3. Other

DUNS Number and System for Award Management Eligibility Requirements (SAM.gov) All applicants must have a DUNS Number (http://fedgov.dnb.com/webform) and an active registrationwith the Central Contractor Registry (CCR) on the System for Award Management (SAM.gov, www.sam.gov).

Obtaining a DUNS Number may take 1 to 2 days.

All applicants are required to maintain an active SAM registration until the application process iscomplete. If a grant should be made, registration in the CCR at SAM must be active throughout the life ofthe award. Finalize a new, or renew an existing, registration at least two weeks before the applicationdeadline. This action should allow you time to resolve any issues that may arise. Failure to comply withthese requirements may result in your inability to submit your application or receive an award. Maintaindocumentation (with dates) of your efforts to register or renew at least two weeks before the deadline. Seethe SAM Quick Guide for Grantees at: https:// www.sam.gov /sam /transcript /SAM_Quick_Guide_Grants_Registrations-v1.6.pdf.

HHS requires all entities that plan to apply for, and ultimately receive, federal grant funds from any HHSAgency, or receive subawards directly from recipients of those grant funds to:   

Be registered in the SAM prior to submitting an application or plan;Maintain an active SAM registration with current information at all times during which it has anactive award or an application or plan under consideration by an OPDIV; andProvide its active DUNS number in each application or plan it submits to the OPDIV.

ACF is prohibited from making an award until an applicant has complied with these requirements.  At thetime an award is ready to be made, if the intended recipient has not complied with these requirements,ACF:

May determine that the applicant is not qualified to receive an award; andMay use that determination as a basis for making an award to another applicant.

Application Disqualification Factors

Applications from individuals (including sole proprietorships) and foreign entities are not eligible and willbe disqualified from competitive review and from funding under this announcement.

Award Ceiling Disqualification

Applications that request an award amount that exceeds the Award Ceiling per budget period or per projectperiod as stated in Section II. Award Information, will be disqualified from competitive review and from

  6 of 45

funding under this announcement. This disqualification applies only to the Award Ceiling listed for first12-month budget period for projects with multiple budget periods. If the project and budget period are thesame, the disqualification applies to the Award Ceiling listed for the project period.

Required Electronic Application Submission

ACF requires electronic submission of applications at www.Grants.gov. Paper applications receivedfrom applicants that have not been approved for an exemption from required electronic submissionwill be disqualified from competitive review and from funding under this announcement.

Applicants that do not have an Internet connection or sufficient computing capacity to upload largedocuments to the Internet may contact ACF for an exemption that will allow the applicant to submitapplications in paper format. Information and the requirements for requesting an exemption from requiredelectronic application submission are found in "Request an Exemption from Electronic ApplicationSubmission" in Section IV.2. Content and Form of Application Submission.

Application Deadlines

The deadline for electronic application submission is 11:59 p.m., ET, on the due date listed in the Overview and in Section IV.3. Submission Dates and Times. Electronic applications submitted towww.Grants.gov after 11:59 p.m., ET, on the due date, as indicated by a dated and time-stamped emailfrom www.Grants.gov, will be disqualified from competitive review and from funding under thisannouncement. That is, applications submitted to www.Grants.gov, on or after 12:00 a.m., ET, on the dayafter the due date will be disqualified from competitive review and from funding under this announcement.

Applications submitted to www.Grants.gov at any time during the open application period, and prior to thedue date and time, which fail the www.Grants.gov validation check, will not be received at, oracknowledged by, ACF.

Each time an application is submitted via www.Grants.gov, the submission will generate a new date andtime-stamp email notification. Only those applications with on-time date and time stamps that result in avalidated application, which is transmitted to ACF, will be acknowledged. 

The deadline for receipt of paper applications is 4:30 p.m., ET, on the due date listed in the Overview and in Section IV.3. Submission Dates and Times. Paper applications received after 4:30 p.m., ET, on thedue date will be disqualified from competitive review and from funding under this announcement. Paperapplications received from applicants that have not received approval of an exemption fromrequired electronic submission will be disqualified from competitive review and from funding underthis announcement.

ORR Additional Disqualification

ORR will disqualify any applications that do not demonstrate their eligibility in accordance with thedesignated eligibility criteria, as stated in Section III.1. Eligible Applicants. ORR will review applicationsto ensure that applicants are the State or Wilson/Fish agency responsible for state refugee resettlementprogram and have submitted a current State Plan to ORR, in accordance with 45 CFR 400.5. In caseswhere the state government agency responsible for the refugee health program is applying, applicationswill be reviewed to ensure that the agency is referenced in ORR's review of the State Plan. In cases wherea designee is applying on behalf of the State or Wilson/Fish agency responsible for the refugeeresettlement program, documentation must be included in the application, as referenced in Section IV.2.Additional Eligibility Documentation.

  7 of 45

Notification of Application Disqualification Applications that are disqualified under these criteria are considered to be “non-responsive” and areexcluded from the competitive review process. Applicants will be notified of a disqualificationdetermination by email or by USPS postal mail within 30 federal business days from the closing date ofthis funding opportunity announcement.

IV. Application and Submission Information

IV.1. Address to Request Application Package

Meagan McManusAdministration for Children and FamiliesOffice of Refugee ResettlementDivision of Refugee Health370 L'Enfant Promenade SW 8th Floor, WestWashington, DC 20447Phone: (202) 205-9490 Fax: (202) 401-5772Email: meagan.mcmanus@acf.hhs.gov

Electronic Application Submission: The electronic application submission package is available in the FOA's listing at www.Grants.gov.

Applications in Paper Format: For applicants that have received an exemption to submit applications in paper format, Standard Forms,assurances, and certifications are available at the ACF Funding Opportunities Forms webpage at http://www.acf.hhs.gov/grants-forms and on the Grants.gov Forms page under "424 Family." See SectionIV.2.Request an Exemption from Required Electronic Application Submission if applicants do not have anInternet connection or sufficient computing capacity to upload large documents (files) to www.Grants.gov.

Standard Forms that are compliant with Section 508 of the Rehabilitation Act (29 U.S.C. § 794d): Available at the Grants.gov Forms Repository website at http://www.grants.gov/web/grants/forms/sf-424-family.html.

Federal Relay Service:Hearing-impaired and speech-impaired callers may contact the Federal Relay Service for assistance at1-800-877-8339 (TTY - Text Telephone or ASCII - American Standard Code For InformationInterchange).

Section IV.2. Content and Form of Application Submission

FORMATTING ACF APPLICATIONS

In FY 2013 ACF implemented a new application upload requirement. Each applicant applyingelectronically via www.grants.gov is required to upload only two electronic files, excludingStandard Forms and OMB-approved forms. No more than two files will be accepted for the review,and additional files will be removed. Standard Forms and OMB-approved forms will not beconsidered additional files.   8 of 45

FOR ALL APPLICATIONS:

Authorized Organizational Representative (AOR)

AOR is the designated representative of the applicant/recipient organization with authority to act on theorganization’s behalf in matters related to the award and administration of grants. In signing a grantapplication, this individual agrees that the organization will assume the obligations imposed by applicableFederal statutes and regulations and other terms and conditions of the award, including any assurances, if agrant is awarded.

AOR authorization is part of the registration process at www.Grants.gov. where the AOR will create ashort profile and obtain a username and password from the Grants.gov Credential Provider. AORs willonly be authorized for the DUNS number registered in the System for Awards Management (SAM).

Point of Contact

In addition to the AOR, a point of contact on matters involving the application must also be identified. The point of contact, known as the Project Director or Principal Investigator, should not be identical to theperson identified as the AOR.  The point of contact must be available to answer any questions pertainingto the application.

Application Checklist

Applicants may refer to Section VIII. Other Information for a checklist of application requirements thatmay be used in developing and organizing application materials.

Details concerning acknowledgment of received applications are available in Section IV.3. SubmissionDates and Times of this announcement.

Accepted Font Style

Applications must be in Times New Roman (TNR), 12-point font, except for footnotes, which may beTNR 10-point font.

Page Limitations

Applicants must observe the page limitation(s) listed under“PAGE LIMITATIONS ANDCONTENT FOR ALL SUBMISSION FORMATS:". Page limitation(s) do not include SFs andOMB-approved forms.

All applications must be double-spaced and in Times New Roman, 12-point font.  An application thatexceeds the cited page limitation for double-spaced pages in the Project Description file or the Appendicesfile will have the last extra pages removed and the removed pages will not be reviewed.

Application Elements Exempted from Double-Spacing Requirements

The following elements of the application submission are exempt from the double-spacing requirementsand may be single-spaced: the one-page Project Summary/Abstract, required Assurances andCertifications, required SFs, required OMB-approved forms, resumes, logic models, proof of legalstatus/non-profit status, third-party agreements, letters of support,  footnotes, tables, the line-item budgetand/or the budget justification.

Adherence to FOA Formatting, Font, and Page Limitation Requirements

Applications that fail to adhere to ACF’s FOA formatting, font, and page limitation requirements will beadjusted by the removal of page(s) from the application. Pages will be removed before the objectivereview. The removed page(s) will not be made available to reviewers.   

In instances where formatting and font requirements are not adhered to, ACF uses a formula to determinethe actual number of pages to be removed. The formula counts the number of characters an applicant useswhen following the instructions and using 12-point TNR and compares the resulting number with that ofthe submitted application. For example, an applicant using TNR, 11-point font, with 1-inch margins all  9 of 45

the submitted application. For example, an applicant using TNR, 11-point font, with 1-inch margins allaround, and single-spacing, would have an additional 26 lines, or 1500 characters, which is equal to 4/5 ofan additional page. Extra pages resulting from this formula will be removed and will not be reviewed.

Applications that have more than one scanned page of a document on a single page will have the page(s)removed from the review. 

For applicants that submit paper applications, double-sided pages will be counted as two pages. When themaximum allowed number of pages is reached, excess pages will be removed and will not be madeavailable to reviewers.

NOTE: Applicants failing to adhere to ACF’s FOA formatting, font, and page limitation requirementswill receive a letter from ACF notifying them that their application was amended. The letter will be sentafter awards have been issued and will specify the reason(s) for removal of page(s). 

Copies Required

Applicants must submit one complete copy of the application package electronically. Applicantssubmitting electronic applications need not provide additional copies of their application package.

Applicants submitting applications in paper format must submit one original and two copies of thecomplete application, including all Standard Forms and OMB-approved forms. The original copy musthave original signatures.

Signatures

Applicants submitting electronic applications must follow the registration and application submissioninstructions provided at www.Grants.gov.

The original of a paper format application must include original signatures of the authorizedrepresentatives.

Accepted Application Format

With the exception of the required Standard Forms (SFs) and OMB-approved forms, all applicationmaterials must be formatted so that they are 8 ½" x 11" white paper with 1-inch margins all around. 

If possible, applicants are encouraged to include page numbers for each page within the application.

ACF generally does not encourage submission of scanned documents as they tend to have reduced clarityand readability.  If documents must be scanned, the font size on any scanned documents must be largeenough so that it is readable. Documents must be scanned page-for-page, meaning that applicants may notscan more than one page of a document onto a single page.

ELECTRONIC APPLICATION SUBMISSION INSTRUCTIONS

Applicants are required to submit their applications electronically unless they have requested and receivedan exemption that will allow submission in paper format. See Section IV.2. Application SubmissionOptions for information about requesting an exemption.

Electronic applications will only be accepted via www.Grants.gov. ACF will not accept applicationssubmitted via email or via facsimile.

Each applicant is required to upload ONLY two electronic files, excluding SFs and OMB-approvedforms.  

File One: Must contain the entire Project Description, and the Budget and Budget Justification (includinga line-item budget and a budget narrative).

File Two: Must contain all documents required in the Appendices. 

Adherence to the Two-File Requirement

  10 of 45

No more than two files will be accepted for the review.  Applications with additional files will beamended and files will be removed from the review.  SFs and OMB-approved forms will not beconsidered additional files.   

Please do not attach additional documents to the SF-424 at Question 14 and/or after Question 15.Instead of providing a separate response to Question 14, all applicants are required to submit theSF for Project/Performance Site Location(s) (SF-P/PSL). In the SF-P/PSL, applicants may cite theirprimary location and up to 29 additional performance sites. Documents submitted as attachments tothe SF-424 will be removed from the application and will not be reviewed.

Application Upload Requirements

ACF strongly recommends that electronic applications be uploaded as Portable Document Files (PDFs).One file must contain the entire Project Description and Budget Justification; the other file must containall documents required in the Appendices. Details on the content of each of the two files, as well as pagelimitations, are listed later in this section.

To adhere to the two-file requirement, applicants may need to convert and/or merge documents togetherusing a PDF converter software. Many recent versions of Microsoft Office include the ability to savedocuments to the PDF format without need of additional software. Applicants using the AdobeProfessional software suite will be able to merge these documents together.  ACF recommends mergingdocuments electronically rather than scanning multiple documents into one document manually, asscanned documents may have reduced clarity and readability.    

However, ACF understands that all applicants may not have access to this software. Grants.gov offers alisting of several free PDF conversion programs. These programs can be found on Grants.gov by clickingon "Applicants" at the top menu bar and selecting "Applicant Resources" from the drop-down list. Go tothe "Technical Support & Self-Help" section and click on "Grants.gov Compatible Software." A link to"PDF Conversion Software" is available in the left-hand menu box. Free PDF software, available on thispage, will allow users to convert and merge their PDF documents. As an example, ACF isproviding written instructions for downloading and using one type of free software listed at Grants.gov atthe following link:  https:// www.acf.hhs.gov/ sites/default/ files/ assets/ pdf995_instructions_ for_video.pdf. ACF does not endorse any of the software listed on Grants.gov, and applicants are notrequired to use a specific type of PDF conversion software to submit an application. 

For any systems issues experienced with Grants.gov or with SAM.gov, please refer to ACF’s “Policy forApplicants Experiencing Federal Systems Issues” document for complete guidance at http://www.acf.hhs.gov/grants under "Grants Related Information."

Required Standard Forms (SFs) and OMB-approved Forms

Standard Forms (SFs) and OMB-approved forms, such as the SF-424 application and budget forms andthe SF-P/PSL (Project/Performance Site Location), are uploaded separately at Grants.gov. These formsare submitted separately from the Project Description and Appendices files. See Section IV.2. RequiredForms, Assurances, and Certifications for the listing of required Standard Forms, OMB-approved forms,and required assurances and certifications.

Naming Application Submission Files

Observe the file naming conventions required by www.Grants.gov.  Applicants should name theirapplication files so that the content is easily identified by ACF.

Use only file formats supported by ACF

It is critical that applicants submit applications using only the supported file formats listed here. WhileACF supports all of the following file formats, we strongly recommend that the two application  11 of 45

submission files (Project Description and Appendices) are uploaded as PDF documents in order tocomply with the two file upload limitation. Documents in file formats that are not supported by ACFwill be removed from the application and will not be used in the competitive review. This may make theapplication incomplete and ACF will not make any awards based on an incomplete application.

ACF supports the following file formats:

Adobe PDF – Portable Document Format (.pdf)Microsoft Word (.doc or .docx)Microsoft Excel (.xls or .xlsx)Microsoft PowerPoint (.ppt)Corel WordPerfect (.wpd)Image Formats (.JPG, .GIF, .TIFF, or .BMP only)

Do Not Encrypt or Password-Protect the Electronic Application Files

If ACF cannot access submitted electronic files because they are encrypted or password protected, theaffected file will be removed from the application and will not be reviewed. This removal may make theapplication incomplete and ACF will not make awards based on an incomplete application.

FORMATTING FOR PAPER APPLICATION SUBMISSIONS:

The following requirements are only applicable to applications submitted in paper format. Applicants mustreceive an exemption from ACF in order for a paper format application to be accepted for review.SeeSection IV.2. Request an Exemption from Required Electronic Application Submission later in this sectionunder Application Submission Options for more information. 

Format Requirements for Paper Applications

All copies of mailed or hand-delivered paper applications must be submitted in a single package. If anapplicant is submitting multiple applications under a single FOA, or multiple applications under separateFOAs, each application submission must be packaged separately. The package(s) must be clearly labeledfor the specific FOA it addresses by FOA title and by Funding Opportunity Number (FON).

Because each application will be duplicated, do not use or include separate covers, binders, clips, tabs,plastic inserts, maps, brochures, or any other items that cannot be processed easily on a photocopymachine with an automatic feed. Do not bind, clip, staple, or fasten in any way separate sections of theapplication. Applicants are advised that the copies of the application submitted, not the original, will bereproduced by the federal government for review.  All application materials must be one-sided forduplication purposes.

Addresses for Submission of Paper Applications

See Section IV.6. Other Submission Requirements for addresses for paper format application submissions.

PAGE LIMITATIONS AND CONTENT FOR ALL SUBMISSION FORMATS:

Page Limitation

With the exception of SFs and OMB-approved forms, the application submission in its entirety (ProjectDescription and Appendices files) is limited to 60 pages.

The Project Description (Narrative file) must include the following items:

Table of Contents;Project Summary/Abstract;Objectives and Need for Assistance;Outcomes Expected;Approach;

  12 of 45

Project Timeline and Milestones;Program Performance Evaluation Plan;Geographic Location;Logic Model;Project Sustainability Plan;Organizational Capacity;Plan for Oversight of Federal Award Funds; andProject Line Item Budget and Justification.

The appendices file must include the following:

Required Certifications and Assurances;Organizational Chart of Applicant Entity and the Project; andAny Other Information the Applicant Deems Necessary, e.g., Additional Eligibility Documentation,Third-Party Agreements, Letters of Support, and Resumes.  

Required Forms, Assurances, and Certifications Applicants seeking grant or cooperative agreement awards under this announcement must submitthe listed Standard Forms (SFs), assurances, and certifications with the application. All requiredStandard Forms, assurances, and certifications will be available in the application kit posted for thisfunding opportunity at www.grants.gov.

Other versions of required Standard Forms, assurances,and certifications are available at ACF FundingOpportunities Forms at https://www.acf.hhs.gov/grants-forms and at Grants.gov http://www.grants.gov/web/ grants/ forms.html by using the link to "SF-424 Family," unless specified otherwise.

 

Forms / Assurances /Certifications

Submission Requirement Notes / Description

SF-424 Key Contact Form Submission is required forall applicants by theapplication due date.

Required for all applications.

SF-Project/Performance SiteLocation(s) (SF-P/PSL)

Submission is required forall applicants by theapplication due date.

Required for all applications. In theSF-P/PSL, applicants may cite theirprimary location and up to 29additional performance sites. As aStandard Form (SF), this form is notincluded in the application's pagelimitation.

SF-LLL - Disclosure ofLobbying Activities

If submission of this form isapplicable, it is due at thetime of application.  If it notavailable at the time ofapplication, it may also besubmitted prior to the awardof a grant.

If any funds have been paid or will bepaid to any person for influencing orattempting to influence an officer oremployee of any agency, a member ofCongress, an officer or employee ofCongress, or an employee of a memberof Congress in connection with thiscommitment providing for the UnitedStates to insure or guarantee a loan, theapplicant shall complete and submit the

  13 of 45

SF-LLL, "Disclosure Form to ReportLobbying," in accordance with itsinstructions.

SF-424 - Application forFederal Assistance

Submission is required forall applicants by theapplication due date.

Required for all applications.

Certification RegardingLobbying(Grants.gov Lobbying Form)

Submission required of allapplicants with theapplication package.  If it isnot submitted with theapplication package, it mustbe submitted prior tothe award of a grant.

Submission of the certification isrequired for all applicants.

DUNS Number (UniversalIdentifier) and Systems forAward Management (SAM)registration.

A DUNS number is requiredof all applicants.

To obtain a DUNS number,go to http://fedgov.dnb.com/ webform. 

Active registration at theSystems AwardManagement (SAM)website must be maintainedthroughout the applicationand project award period.

SAM registration isavailable at  http://www.sam.gov.

A DUNS number and SAMregistration are eligibility requirementsfor all applicants.

See Section III.3. Other for informationon obtaining DUNS number at

http://fedgov.dnb.com/ webform and registration at SAM.gov at http://www.sam.gov.

SF-424A - BudgetInformation - Non-Construction Programs

and

SF-424B - Assurances -Non- Construction Programs

Submission is required forall applicants when applyingfor a non-constructionproject. Standard Formsmust be used. Forms must besubmitted by the applicationdue date.

Required for all applications whenapplying for a non-construction project.By signing and submitting theSF-424B, applicants are making theappropriate certification of theircompliance with all federal statutesrelating to nondiscrimination.

Certification of Filing andPayment of Federal Taxes

Submission of a certificationis required prior to award forgrantees receiving more than$5,000,000 in Federalfunding for the first budgetyear of a multi-year project;or for grantees receivingmore than $5,000,000 in

Applicants are advised of the followingrequirement contained in Section 518of the “Departments of Labor, Healthand Human Services and Education,and Related Agencies AppropriationsAct, 2014,” (Pub.L. 113-76, DivisionH).

This requirement remains in effect:  14 of 45

Federal funding fora one-year (12 months)project period; or forgrantees receiving more than$5,000,000 in Federalfunding for a multiyearproject to be fully funded.

This requirement remains in effect:Sec. 518.

None of the funds appropriated orotherwise made available by this Actmay be used to enter into a contract inan amount greater than $5,000,000 orto award a grant in excess of suchamount unless the prospectivecontractor or grantee certifies inwriting to the agency awarding thecontract or grant that, to the best of itsknowledge and belief, the contractor orgrantee has filed all Federal tax returnsrequired during the three yearspreceding the certification, has notbeen convicted of a criminal offenseunder the Internal Revenue Code of1986, and has not, more than 90 daysprior to certification, been notified ofany unpaid Federal tax assessment forwhich the liability remains unsatisfied,unless the assessment is the subject ofan installment agreement or offer incompromise that has been approved bythe Internal Revenue Service and is notin default, or the assessment is thesubject of a non-frivolousadministrative or judicial proceeding.  

Accordingly, if applicants request morethan $5 million in Federal funds for thefirst budget year of a multiyear projectto be funded in FY 2014, or as amultiyear project to be fully funded inFY 2014, the applicant will be requiredto submit a certification complyingwith the requirements, prior toreceiving an award. 

Non-Federal ReviewersSince ACF will be using non-federal reviewers in the review process, applicants have the option ofomitting from the application copies (not the original) specific salary rates or amounts for individualsspecified in the application budget as well as Social Security Numbers, if otherwise required forindividuals. The copies may include summary salary information.If applicants are submitting theirapplication electronically, ACF will omit the same specific salary rate information from copies made foruse during the review and selection process.

The Project Description

Part I: The Project Description Overview

  15 of 45

Purpose The project description provides the majority of information by which an application is evaluated andranked in competition with other applications for available assistance.  It should address the activity forwhich federal funds are being requested, and should be consistent with the goals and objectives of theprogram as described in  Section I. Funding Opportunity Description.  Supporting documents should beincluded where they can present information clearly and succinctly.  When appropriate, applicants shouldcite the evaluation criteria that are relevant to specific components of their project description.   Awardingoffices use this and other information in making their funding recommendations.  It is important, therefore,that this information be included in the application in a manner that is clear and complete.

General Expectations and Instructions Applicants should develop project descriptions that focus on outcomes and convey strategies for achievingintended performance. Project descriptions are evaluated on the basis of substance and measurableoutcomes, not length. Extensive exhibits are not required. Cross-referencing should be used rather thanrepetition. Supporting information concerning activities that will not be directly funded by the grant orinformation that does not directly pertain to an integral part of the grant-funded activity should be placedin an appendix.

Part II: General Instructions for Preparing a Full Project Description

Introduction Applicants must prepare the project description statement in accordance with the following instructionswhile being aware of the specified evaluation criteria in Section V.1. Criteria.  The text options give abroad overview of what the project description should include while the evaluation criteria identify themeasures that will be used to evaluate applications.

Table of ContentsList the contents of the application including corresponding page numbers. The table of contents must besingle spaced and will be counted against the total page limitations.

Project Summary/AbstractProvide a summary of the application’s project description. The summary must be clear, accurate, concise,and without reference to other parts of the application. The abstract must include a brief description of theproposed grant project including the needs to be addressed, the proposed services, and the populationgroup(s) to be served. 

 Please place the following at the top of the abstract: 

Project TitleApplicant NameAddressContact Phone Numbers (Voice, Fax)E-Mail AddressWeb Site Address, if applicable 

The project abstract must be single-spaced, in Times New Roman 12-point font, and limited to one page inlength. Additional pages will be removed and will not be reviewed.

Objectives And Need For AssistanceClearly identify the physical, economic, social, financial, institutional, and/or other problem(s) requiring a

  16 of 45

Clearly identify the physical, economic, social, financial, institutional, and/or other problem(s) requiring asolution.  The need for assistance including the nature and scope of the problem must be demonstrated,and the principal and subordinate objectives of the project must be clearly and concisely stated; supportingdocumentation, such as letters of support and testimonials from concerned interests other than theapplicant, may be included.  Any relevant data based on planning studies should be included or referred toin the endnotes/footnotes.  Incorporate demographic data and participant/beneficiary information, as wellas data describing the needs of the target population and the proposed service area as needed. Whenappropriate, a literature review should be used to support the objectives and needs described in this section.

Outcomes ExpectedIdentify the outcomes to be derived from the project.  Outcomes should relate to the overall goals of theproject as described in Section I. Funding Opportunity Description. If research is part of the proposedwork, outcomes must include hypothesized results and implications of the proposed research.

Applicants must identify measurable outcomes for each proposed objective outlined in Section IV.2.Objectives and Need for Assistance. Expected outcomes must be specific, measurable, and time-bound andrelate to the proposed Approach, Logic Model, and Evaluation Plan.

For example: 

Objective: Increase refugee health literacy so they can navigate the U.S. healthcare system independently. 

Outcome: 100 newly arriving refugees will demonstrate increased knowledge about how to navigate theU.S. healthcare system by January 1, 2015.

Output/milestone: 100 refugees will complete health orientations in the first quarter.

ApproachOutline a plan of action that describes the scope and detail of how the proposed project will beaccomplished.  Applicants must account for all functions or activities identified in the application.Describe any design or technological innovations, reductions in cost or time, or extraordinary social and/orcommunity involvement in the project. Provide a list of organizations, cooperating entities, consultants, orother key individuals that will work on the project, along with a short description of the nature of theireffort or contribution.

Cite potential obstacles and challenges to accomplishing project goals and explain strategies that will beused to address these challenges.

Applications must address and satisfy all RHP Program Requirements and all three RHPObjectives related to the comprehensive RHP framework for health listed in Section I. ProgramDescription. Applicants must describe program activitie(s) under each designated RHP Objective.Activitie(s) must accord with allowable activities under RHP Objectives, as described in Section I.Program Description. In the event that the state refugee health program is already fulfilling any of thethree listed RHP Objectives with outside funding sources, this must be clearly stated. Where applicable,applicants must demonstrate or address the approach for incorporating a comprehensive, statewideframework for a broad reach of refugees in the state. Applicants must demonstrate that activitiesfacilitate the health and wellness of refugee communities. 

Project Timeline and MilestonesProvide quantitative monthly or quarterly projections of the accomplishments to be achieved for each

  17 of 45

Provide quantitative monthly or quarterly projections of the accomplishments to be achieved for eachfunction, or activity, in such terms as the number of people to be served and the number of activitiesaccomplished. Data may be organized and presented as project tasks and subtasks with their correspondingtimelines during the project period. For example, each project task could be assigned to a row in the firstcolumn of a grid. Then, a unit of time could be assigned to each subsequent column, beginning with thefirst unit (i.e., week, month, quarter) of the project and ending with the last.  Shading, arrows, or othermarkings could be used across the applicable grid boxes or cells, representing units of time, to indicate theapproximate duration and/or frequency of each task and its start and end dates within the project period.

When accomplishments cannot be quantified by activity or function, list them in chronological order toshow the schedule of accomplishments and their target dates.

Program Performance Evaluation PlanApplicants must describe the plan for the program performance evaluation that will contribute tocontinuous quality improvement. The program performance evaluation should monitor ongoing processesand the progress towards the goals and objectives of the project.  Include descriptions of the inputs (e.g.,organizational profile, collaborative partners, key staff, budget, and other resources), key processes, andexpected outcomes of the funded activities. The plan must be supported by a logic model andmust explain how the inputs, processes and outcomes will be measured, and how the resulting informationwill be used to inform improvement of funded activities. 

Applicants must describe the systems and processes that will support the organization's performancemanagement requirements through effective tracking of performance outcomes, including a description ofhow the organization will collect and manage data (e.g. assigned skilled staff, data management software)in a way that allows for accurate and timely reporting of performance outcomes. Applicants must describeany potential obstacles for implementing the program performance evaluation and how thoseobstacles will be addressed.

Applicants must include a description of how the program intends to address and collect information forthe RHP Data Indicators, as referenced in Section I. Program Description, RHP Program Requirements.

Geographic LocationDescribe the precise location of the project and boundaries of the area to be served by the proposed project.

Legal Status of Applicant EntityApplicants must provide the following documentation:

Non-profit 501(c)(3) organizations applying for funding are required to submit proof of their non-profitstatus. Proof of 501(c)(3) non-profit status is any one of the following: 

A reference to the applicant organization's listing in the IRS's most recent list of tax-exempt501(c)(3) organizations described in the IRS Code. A copy of a currently valid IRS 501(c)(3) tax-exemption certificate. 

Additional Eligibility DocumentationApplicants must provide the additional, required documentation, or required credentials, to supporteligibility for an award, as described in Section III. Eligibility Information of this announcement:

  18 of 45

If the applicant is a designee of the state government agency that is responsible for the refugee programunder 45 CFR 400.5 or a designee of an agency that has statewide responsibility for an alternative to theState-administered program in lieu of the state under a Wilson/Fish grant authorized by section 412(e)(7)of the INA, the applicant must provide a letter of designation on official letterhead from the stategovernment agency that is responsible for the refugee program or Wilson/Fish agency.

Logic Model

Applicants must submit a logic model for designing and managing their project. A logic model is a toolthat presents the conceptual framework for a proposed project and explains the linkages among programelements. While there are many versions of the logic model, they generally summarize the logicalconnections among the needs that are the focus of the project, project goals and objectives, the targetpopulation, project inputs (resources), the proposed activities/processes/outputs directed toward the targetpopulation, the expected short- and long-term outcomes the initiative is designed to achieve, and theevaluation plan for measuring the extent to which proposed processes and outcomes actually occur. 

Project Sustainability PlanApplicants must propose a plan for project sustainability after the period of federal funding ends. Granteesare expected to sustain key elements of their grant projects, e.g., strategies or services and interventions,which have been effective in improving practices and those that have led to improved outcomes forchildren and families.

Describe the approach to project sustainment that will be most effective and feasible. Describe the keyindividuals and/or organizations whose support will be required in order to sustain program activities.Describe the types of alternative support that will be required to sustain the planned program. If theproposed project involves key project partners, describe how their cooperation and/or collaboration will bemaintained after the end of federal funding.

Organizational Capacity Provide the following information on the applicant organization and, if applicable, on any cooperatingpartners:

Organizational charts;Resumes (no more than two single-spaced pages in length);Evidence that the applicant organization, and any partnering organizations, have relevantexperience and expertise with administration, development, implementation, management, andevaluation of programs similar to that offered under this announcement;Evidence that each participating organization, including partners and/or subcontractors, possess theorganizational capability to fulfill their role(s) and function(s) effectively;

Third-Party AgreementsThird-party agreements include Memoranda of Understanding (MOU) and Letters of Commitment.General letters of support are not considered to be third-party agreements. Third-party agreements mustclearly describe the project activities and support to which the third party is committing.  Third-partyagreements must be signed by the person in the third-party organization with the authority to make suchcommitments on behalf of their organization.

Provide written and signed agreements between grantees and subgrantees, or subcontractors, or othercooperating entities. These agreements must detail the scope of work to be performed, work schedules,remuneration, and other terms and conditions that structure or define the relationship.

Letters Of Support

  19 of 45

Provide statements from community, public, and commercial leaders that support the project proposed forfunding.  All submissions must be included in the application package.

Plan for Oversight of Federal Award FundsProvide a plan describing how oversight of federal funds will be ensured and how grant activities andpartner(s) will adhere to applicable federal and programmatic regulations. Applicants must identify staffthat will be responsible for maintaining oversight of program activities, staff, and partner(s). Applicantsmust describe procedures and policies used to oversee staff and/or partners/contractors.

Describe organizational records systems that relate financial data to performance data by identifying thesource and application of federal funds so that they demonstrate effective control over and accountabilityfor funds, compare outlays with budget amounts, and provide accounting records supported by sourcedocumentation.

The Project Budget and Budget Justification All applicants are required to submit a project budget and budget justification with their application. Theproject budget is entered on the Budget Information Standard Form, either SF-424A or SF-424C,according to the directions provided with the SFs. The budget justification consists of a budget narrativeand a line-item budget detail that includes detailed calculations for "object class categories" identified onthe Budget Information Standard Form. 

Project budget calculations must include estimation methods, quantities, unit costs, and other similarquantitative detail sufficient for the calculation to be duplicated. If matching or cost sharing is arequirement, applicants must include a detailed listing of any funding sources identified in Block 18 of theSF-424 (Application for Federal Assistance). See the table in Section IV.2. Required Forms, Assurances,and Certifications  listing the appropriate budget forms to use in this application.

Special Note: The Consolidated Appropriations Act, 2014 (Pub.L. 113-76), enacted January 17,2014,limits the salary amount that may be awarded and charged to ACF grants and cooperativeagreements. Award funds issued under this announcement may not be used to pay the salary, or anypercentage of salary, to an individual at a rate in excess of Executive Level II. The Executive Level IIsalary of the Federal Executive Pay scale is $181,500 (http://www. opm.gov/policy-data-oversight/pay-leave/salaries-wages/salary- tables/pdf/2014/EX.pdf). This amount reflects an individual’s base salary exclusive of fringe benefits and any income that an individual may be permitted to earn outside of theduties to the applicant organization. This salary limitation also applies to subawards/subcontracts undera ACF grant or cooperative agreement.

Provide a budget using the 424A and/or 424C, as applicable, for each year of the proposed project.Provide a budget justification, which includes a budget narrative and a line-item detail, for the first year ofthe proposed project. The budget narrative should describe how the categorical costs are derived. Discussthe necessity, reasonableness, and allocation of the proposed costs. 

ORR has included a funding restriction related to costs already covered by existing medical assistanceprograms such as Medicaid and RMA, which includes RMS. Applicants who are current recipients offederal, state, or local financial assistance must clearly describe how they will ensure that any awardedfunds from this FOA will not be used in lieu of any other funding, including RMA funding for medicalscreening.

ORR has included a funding restriction that limits administrative costs to 10% or less of theoverall budget. Administrative costs are defined as costs related to the direct management of the grant orevaluation of grant activities but do not include contractual or indirect costs. Applicants must describe anddemonstrate how their budget meets this requirement.   20 of 45

demonstrate how their budget meets this requirement. 

No funds from this grant can be spent on directly purchasing medical services or healthinsurance. Applicants must demonstrate compliance with this requirement.

For more specific details, please refer to Section IV.5. Funding Restrictions.

GeneralUse the following guidelines for preparing the budget and budget justification.  When a match or costshare is required, both federal and non-federal resources must be detailed and justified in the budget andbudget narrative justification. "Federal resources" refers only to the ACF grant funds for which theapplicant is applying. “Non-federal resources” are all other non-ACF federal and non-federal resources. Itis suggested that budget amounts and computations be presented in a columnar format:  first column,object class categories; second column, federal budget; next column(s), non-federal budget(s); and lastcolumn, total budget. The budget justification should be in a narrative form.

PersonnelDescription:  Costs of employee salaries and wages.

Justification: Identify the project director or principal investigator, if known at the time of application. For each staff person provide:  the title; time commitment to the project in months; time commitment tothe project as a percentage or full-time equivalent: annual salary; grant salary; wage rates; etc.  Do notinclude the costs of consultants, personnel costs of delegate agencies, or of specific project(s) and/orbusinesses to be financed by the applicant. Contractors and consultants should not be placed under thiscategory.

Fringe BenefitsDescription:  Costs of employee fringe benefits unless treated as part of an approved indirect cost rate.   

Justification:  Provide a breakdown of the amounts and percentages that comprise fringe benefit costs suchas health insurance, Federal Insurance Contributions Act (FICA) taxes, retirement insurance, and taxes.

TravelDescription:  Costs of out-of-state or overnight project-related travel by employees of the applicantorganization. Do not include in-state travel or consultant travel.

Justification:  For each trip show the total number of traveler(s); travel destination; duration of trip; perdiem; mileage allowances, if privately owned vehicles will be used to travel out of town; and othertransportation costs and subsistence allowances.  If appropriate for this project, travel costs for key projectstaff to attend ACF-sponsored workshops/conferences/grantee orientations should be detailed in thebudget.

EquipmentDescription:  "Equipment" means an article of nonexpendable, tangible personal property having a usefullife of more than one year per unit and an acquisition cost that equals or exceeds the lesser of:  (a) thecapitalization level established by the organization for the financial statement purposes, or (b) $5,000. (Note:  Acquisition cost means the net invoice unit price of an item of equipment, including the cost ofany modifications, attachments, accessories, or auxiliary apparatus necessary to make it usable for thepurpose for which it is acquired.  Ancillary charges, such as taxes, duty, protective in-transit insurance,freight, and installation, shall be included in or excluded from acquisition cost in accordance with theapplicant organization's regular written accounting practices.)   21 of 45

applicant organization's regular written accounting practices.) 

Justification:  For each type of equipment requested applicants must provide a description of theequipment; the cost per unit; the number of units; the total cost; and a plan for use of the equipment in theproject; as well as a plan for the use, and/or disposal of, the equipment after the project ends.  Anapplicant organization that uses its own definition for equipment should provide a copy of its policy, orsection of its policy, that includes the equipment definition.

SuppliesDescription:  Costs of all tangible personal property other than that included under the Equipmentcategory.  This includes office and other consumable supplies with a per-unit cost of less than $5,000.

Justification:  Specify general categories of supplies and their costs.  Show computations and provideother information that supports the amount requested.

ContractualDescription:  Costs of all contracts for services and goods except for those that belong under othercategories such as equipment, supplies, construction, etc.  Include third-party evaluation contracts, ifapplicable, and contracts with secondary recipient organizations (with budget detail), including delegateagencies and specific project(s) and/or businesses to be financed by the applicant.  This area is not forindividual consultants.

Justification:  Demonstrate that all procurement transactions will be conducted in a manner to provide, tothe maximum extent practical, open, and free competition. Recipients and subrecipients, other than statesthat are required to use 45 CFR Part 92 procedures, must justify any anticipated procurement action that isexpected to be awarded without competition and exceeds the simplified acquisition threshold fixed by 41U.S.C. § 134, as amended by 2 CFR Part 200.88, and currently set at $150,000.  Recipients may berequired to make pre-award review and procurement documents, such as requests for proposals orinvitations for bids, independent cost estimates, etc., available to ACF.

Note: Whenever the applicant intends to delegate part of the project to another agency, the applicant mustprovide a detailed budget and budget narrative for each contractor/sub-contractor, by agency title, alongwith the same supporting information referred to in these instructions.  If the applicant plans to select thecontractors/sub-contractors post-award and a detailed budget is not available at the time of application, theapplicant must provide information on the nature of the work to be delegated, the estimated costs, and theprocess for selecting the delegate agency.

OtherDescription: Enter the total of all other costs.  Such costs, where applicable and appropriate, may includebut are not limited to:  consultant costs, local travel; insurance; food (when allowable); medical and dentalcosts (noncontractual); professional services costs (including audit charges); space and equipment rentals;printing and publication; computer use; training costs, such as tuition and stipends; staff developmentcosts; and administrative costs.

Justification:  Provide computations, a narrative description, and a justification for each cost under thiscategory.

Indirect ChargesDescription:  Total amount of indirect costs.  This category should be used only when the applicant

  22 of 45

Description:  Total amount of indirect costs.  This category should be used only when the applicantcurrently has an indirect cost rate approved by the Department of Health and Human Services (HHS) oranother cognizant federal agency. 

Justification:  An applicant that will charge indirect costs to the grant must enclose a copy of the currentrate agreement.  If the applicant organization is in the process of initially developing or renegotiating arate, upon notification that an award will be made, it should immediately develop a tentative indirect costrate proposal based on its most recently completed fiscal year, in accordance with the cognizant agency'sguidelines for establishing indirect cost rates, and submit it to the cognizant agency. Applicants awaitingapproval of their indirect cost proposals may also request indirect costs. When an indirect cost rate isrequested, those costs included in the indirect cost pool should not be charged as direct costs to the grant. Also, if the applicant is requesting a rate that is less than what is allowed under the program, theauthorized representative of the applicant organization must submit a signed acknowledgement that theapplicant is accepting a lower rate than allowed.

Paperwork Reduction DisclaimerAs required by the Paperwork Reduction Act of 1995, 44 U.S.C. §§ 3501-3521, the public reportingburden for the Project Description and Budget/Budget Justification is estimated to average 60 hours perresponse, including the time for reviewing instructions, gathering and maintaining the data needed, andreviewing the collection information. The Project Description information collection is approved underOMB control number 0970-0139, which expires 10/31/2015. An agency may not conduct or sponsor, anda person is not required to respond to, a collection of information unless it displays a currently valid OMBcontrol number.

Application Submission Options

Electronic Submission via www.Grants.gov

Additional guidance on the submission of electronic applications can be found at http://www.grants.gov/web/grants/applicants/organization-registration.html.If applicants encounter any technical difficulties in using www.Grants.gov, contact the Grants.govContact Center at: 1-800-518-4726, or by email at support@grants.gov, to report the problem andobtain assistance. Hours of Operation: 24 hours a day, 7 days a week. The Grants.gov ContactCenter is closed on federal holidays.Applicants should always retain Grants.gov Contact Center service ticket number(s) as they may beneeded for future reference.Contact with the Grants.gov Contact Center prior to the listed application due date and timedoes not ensure acceptance of an application. If difficulties are encountered, the GrantsManagement Officer listed in Section VII. Agency Contacts will determine whether thesubmission issues are due to Grants.gov system errors or user error.

Application Validation at www.Grants.gov

After an application has been successfully submitted to www.Grants.gov, it still must pass a series ofvalidation checks.  After an application is submitted, Grants.gov generates a submission receipt via emailand also sets the application status to "Received." This receipt verifies that the application has beensuccessfully delivered to the Grants.gov system.

Next, Grants.gov verifies the submission is valid by ensuring it does not contain viruses, the opportunity isstill open, and the applicant login and applicant DUNS number match. If the submission is valid,Grants.gov generates a submission validation receipt via email and sets the application status to"Validated."

If the application is not validated, the application status is set to "Rejected." The system sends a rejection

  23 of 45

email notification to the applicant and the applicant must re-submit the application package. See "What toExpect After Submitting" at  www.Grants.gov for more information.

Each time an application is submitted, or resubmitted, via www.Grants.gov, the application will receive anew date and time stamp. Only those applications with on-time date and time stamps that result in avalidated application, which are transmitted to ACF, will be acknowledged.

Applicants will be provided with an acknowledgement from Grants.gov that the submitted applicationpackage has passed, or failed, a series of checks and validations. Applications that are submitted on timethat fail the validation check will not be transmitted to ACF and will not be acknowledged.

NOTE: The Grants.gov validation check can affect whether the application is accepted for review. If anapplication fails the Grants.gov validation check and is not resubmitted by 11:59 p.m., ET, on the duedate, it will not be transmitted to ACF and will be excluded from the review. 

Similarly, if an applicant resubmits their application to Grants.gov by 11:59 p.m., ET, on the due date, andthe resubmitted application does not pass the validation check, it will not be transmitted to ACF and willbe excluded from the review.

Systems Issues

For any systems issues experienced with Grants.gov or with SAM.gov, please refer to ACF’s “Policy forApplicants Experiencing Federal Systems Issues” document for complete guidance at http://www.acf.hhs.gov/grants under "Grants Related Information."

Request an Exemption from Required Electronic Application Submission

ACF recognizes that some applicants may have limited or no Internet access, and/or limited computercapacity, which may prohibit them from uploading large files at www.Grants.gov. To accommodate suchapplicants, ACF offers an exemption from required electronic submission. The exemption will allowapplicants to submit hard copy, paper applications by hand-delivery, applicant courier, overnight/expressmail couriers, or by other representatives of the applicant.

To receive an exemption from required electronic application submission, applicants must submit a writtenrequest to ACF that must state that the applicant qualifies for the exemption for one of the two followingreasons:

Lack of Internet access or Internet connection, orLimited computer capacity that prevents the uploading of large documents (files) at www.Grants.gov.

Applicants may request and receive the exemption from required electronic application submission byeither:

Submitting an email request to electronicappexemption@acf.hhs.gov, orSending a written request to the Office of Grants Management Contact listed in Section VII. AgencyContacts in this announcement.

Requests for exemption from required electronic application submission will be acknowledged with anapproval or disapproval.

Requests that do not state one of the two listed reasons will not be approved.

An exemption is applicable to all applications submitted by the applicant organization during the FederalFiscal Year (FFY) in which it is received. Applicants need only request an exemption once in a FFY. Applicants must request a new exemption from required electronic submission for any succeeding FFY.

Please Note: electronicappexemption@acf.hhs.gov may only be used to request an exemption from

  24 of 45

required electronic submission. All other inquiries must be directed to the appropriate Agency Contactlisted in Section VII. of this announcement. Queries or requests submitted to this email address for anyreason other than a request for an exemption from electronic application submission will not beacknowledged or answered.

All exemption requests must include the following information:

Funding Opportunity Announcement Title,Funding Opportunity Number (FON),The listed Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) number,Name of Applicant Organization and DUNS Number,AOR name and contact information,Name and contact information of person to be contacted on matters involving the application (i.e.,the Point of Contact), andThe reason for which the applicant is requesting an exemption from electronic applicationsubmission. The request for exemption must state one of the following two reasons: 1) lack ofInternet access or Internet connection; or 2) lack of computer capacity that prevents uploading largedocuments (files) to the Internet.

Exemption requests must be received by ACF no later than two weeks before the application duedate, that is, 14 calendar days prior to the application due date listed in the Overview and in Section IV.3.Submission Dates and Times. If the fourteenth calendar day falls on a weekend or federal holiday, the duedate for receipt of an exemption request will move to the next federal business day that follows theweekend or federal holiday.

Applicants may refer to Section VIII. Other Information for a checklist of application requirements thatmay be used in developing and organizing application materials. Details concerning acknowledgment ofreceived applications are available in  Section IV.3. Submission Dates and Times of this announcement.

Paper Format Application Submission

An exemption is now required for the submission of paper applications. See the preceding section on"Request an Exemption from Required Electronic Application Submission."

Applicants with exemptions that submit their applications in paper format, by mail or delivery, mustsubmit one original and two copies of the complete application with all attachments. The original and eachof the two copies must include all required forms, certifications, assurances, and appendices, be signed bythe AOR, and be unbound.  The original copy of the application must have original signature(s). SeeSection IV.6. of this announcement for address information for paper format application submissions.

Applicants may refer to Section VIII. Other Information for a checklist of application requirementsthat may be used in developing and organizing application materials.  Details concerning acknowledgmentof received applications are available in  Section IV.3. Submission Dates and Times in this announcement.

IV.3. Submission Dates and Times Due Date for Applications: 05/27/2014 Explanation of Due Dates The due date for receipt of applications is listed in the Overview section and in this section. See SectionIII.3. Application Disqualification Factors.

Electronic Applications

The deadline for submission of electronic applications via www.Grants.gov is 11:59 p.m., ET, on the duedate. Electronic applications submitted at 12:00 a.m., ET, on the day after the due date will be considered  25 of 45

late and will be disqualified from competitive review and from funding under this announcement.

Applicants are required to submit their applications electronically via www.Grants.gov unless theyreceived an exemption through the process described in Section IV.2. Request an Exemption fromRequired Electronic Application Submission.

ACF does not accommodate transmission of applications by email or facsimile.

Instructions for electronic submission via www.Grants.gov are available at: http://www.grants.gov/applicants/apply_for_grants.jsp.

Applications submitted to www.Grants.gov at any time during the open application period prior to the duedate and time that fail the Grants.gov validation check will not be received at ACF. These applicationswill not be acknowledged.

Mailed Paper Format Applications

The deadline for mailed paper applications is 4:30 p.m., ET, on the due date. Mailed paper applicationsreceived after the due date and deadline time will be considered late and will be disqualified fromcompetitive review and from funding under this announcement.

Paper format application submissions will be disqualified if the applicant organization has not received anexemption through the process described in Section IV.2. Request an Exemption from Required ElectronicApplication Submission.

Hand-Delivered Paper Format Applications

Applications that are hand-delivered by applicants, applicant couriers, by overnight/express mail couriers,or other representatives of the applicant must be received on, or before, the due date listed in the Overview and in this section. These applications must be delivered between the hours of 8:00 a.m. and 4:30 p.m.,ET,Monday through Friday (excluding federal holidays). Applications should be delivered to the addressprovided in  Section IV.6.Other Submission Requirements.

Hand-delivered paper applications received after the due date and deadline time will be considered lateand will be disqualified from competitive review and from funding under this announcement.

Hand-delivered paper format application submissions will be disqualified if the applicant organization hasnot received an exemption through the process described in Section IV.2. Request an Exemption fromRequired Electronic Application Submission.

No appeals will be considered for applications classified as late under the following circumstances:

Applications submitted electronically via www.Grants.gov are considered late when they are datedand time-stamped after the deadline of 11:59 p.m., ET, on the due date.Paper format applications received by mail or hand-delivery after 4:30 p.m., ET, on the due datewill be classified as late and will be disqualified.Paper format applications received from applicant organizations that were not approved for anexemption from required electronic application submission under the process described in SectionIV.2. Request an Exemption from Required Electronic Submission will be disqualified.

Extensions and/or Waiving Due Date and Receipt Time Requirements

ACF may extend an application due date and receipt time when circumstances make it impossible forapplicants to submit their applications on time. These events include natural disasters (floods, hurricanes,tornados, etc.), or when there are widespread disruptions of electrical service, or mail service, or in otherrare cases. The determination to extend or waive due date and/or receipt time requirements rests with theGrants Management Officer listed as the Office of Grants Management Contact in Section VII. AgencyContacts .

Acknowledgement from www.Grants.gov  26 of 45

Acknowledgement from www.Grants.gov

Applicants will receive an initial email upon submission of their application to www.Grants.gov. Thisemail will provide a Grants.gov Tracking Number. Applicants should refer to this tracking number in allcommunication with Grants.gov. The email will also provide a date and time stamp, which serves as theofficial record of application's submission. Receipt of this email does not indicate that the application isaccepted or that is has passed the validation check.

Applicants will be provided with an acknowledgement from www.Grants.gov that the submittedapplication package has passed, or failed, a series of checks and validations. Applications that aresubmitted on time that fail the validation check will not be transmitted to ACF and will not beacknowledged.

See "What to Expect After Submitting" at www.Grants.gov for more information.

Acknowledgement from ACF of an electronic application's submission:

Applicants will be sent additional email(s) from ACF acknowledging that the application has beenretrieved from www.Grants.gov by ACF. Receipt of these emails is not an indication that the applicationis accepted for competition.

Acknowledgement from ACF of receipt of a paper format application

ACF will not provide acknowledgement of receipt of hard copy application packages submitted via mail orcourier services. 

IV.4. Intergovernmental Review of Federal Programs

This program is covered under Executive Order (E.O.) 12372, "Intergovernmental Review of FederalPrograms," and 45 CFR Part 100, "Intergovernmental Review of Department of Health and HumanServices Programs and Activities." Under the Executive Order, States may design their own processes forreviewing and commenting on proposed Federal assistance under covered programs. 

Applicants should go to the following URL for the official list of the jurisdictions that have elected toparticipate in E.O. 12372 http://www.whitehouse.gov/omb/grants_spoc/. Applicants from participating jurisdictions should contact their SPOC, as soon as possible, to alert them oftheir prospective applications and to receive instructions on their jurisdiction's procedures. Applicantsmust submit all required application materials to the SPOC and indicate the date of submission on theStandard Form (SF) 424 at item 19. 

Under 45 CFR 100.8(a)(2), a SPOC has 60 days from the application due date to comment on proposednew awards. 

SPOC comments may be submitted directly to ACF to: U.S. Department of Health and Human Services,Administration for Children and Families, Office of Grants Management, Division of DiscretionaryGrants, 370 L'Enfant Promenade SW., 6th Floor East, Washington, DC 20447. 

Entities that meet the eligibility requirements of this announcement are still eligible to apply for a granteven if a State, Territory or Commonwealth, etc., does not have a SPOC or has chosen not to participate inthe process. Applicants from non-participating jurisdictions need take no action with regard to E.O. 12372.Applications from Federally-recognized Indian Tribal governments are not subject to E.O. 12372. 

IV.5. Funding Restrictions Costs of organized fund raising, including financial campaigns, endowment drives, solicitation of gifts and

  27 of 45

Costs of organized fund raising, including financial campaigns, endowment drives, solicitation of gifts andbequests, and similar expenses incurred solely to raise capital or obtain contributions, are consideredunallowable costs under grants or cooperative agreements awarded under this funding opportunityannouncement.

Note: Costs incurred for grant application preparation are not considered allowable costs under an awardand may not be included in the project budget or budget justification.

Construction is not an allowable activity or expenditure under this grant award.

Purchase of real property is not an allowable activity or expenditure under this grant award.

The RHP program seeks to complement existing medical assistance programs such as Medicaid, RMA,and RMS to ensure a comprehensive package of health services available to refugees. Therefore, servicesand charges permitted under RMA and RMS must not be included as part of the RHP program. Thisincludes, but is not limited to, immunization reimbursement, state refugee coordinator and refugee healthcoordinator salaries, as well as interpretation and transportation for initial medical screening. For moreinformation, please reference State Letter 12-09: Revised Medical Screening Guidelines for NewlyArriving Refugees and State Letter 12-13: Guidance on Reporting and Estimating Administrative CostsFor the Refugee Cash and Medical Assistance (CMA) Program at  http://www.acf.hhs.gov/programs/orr/resource/policy-guidance-state-letters .

The RHP program restricts program budgets by limiting administrative costs to 10% or less of the overallbudget. Administrative costs are defined as costs related to the direct management of the grant orevaluation of grant activities but do not include contractual or indirect costs.

No funds from this grant can be spent on directly purchasing medical services or health insurance. 

ACF will allow recipients to incur pre-award costs without approval up to 90 days before the proposedbeginning date of the project period. ACF will only allow pre-award costs that are necessary for theconduct of the planned activities under the award and which are otherwise allowable under the governingstatute, regulations, and applicable cost principles. Such costs are allowable only to the extent thatthey would have been allowable if incurred after the date of the award.

IV.6. Other Submission Requirements Submit paper applications to one of the following addresses. Also see Section IV.2. Request an Exemptionfrom Required Electronic Application Submission.

Submission By Mail Robin BunchAdministration for Children and FamiliesOffice of Grants ManagementDivision of Discretionary Grants370 L'Enfant Promenade, SW6th Floor, EastWashington, DC 20447

Hand Delivery Robin BunchAdministration for Children and FamiliesOffice of Grants Management

  28 of 45

Division of Discretionary GrantsAerospace Center - 901 D Street, SW.ACF Mailroom, 2nd Floor (near loading dock)Washington, DC 20024

Electronic Submission See Section IV.2 for application requirements and for guidance when submitting applications electronicallyvia http://www.Grants.gov. For all submissions, see Section IV.3. Submission Dates and Times.

V. Application Review Information

V.1. Criteria Please note: Reviewers will not access, or review, any materials that are not part of the applicationdocuments.  This includes information accessible on websites via hyperlinks that are referenced, orembedded, in the application.  Though an application may include web links, or embedded hyperlinks,reviewers will not review this information as it is not considered to be part of the application documents. Nor will the information on websites be taken into consideration in scoring of evaluation criteria presentedin this section. Reviewers will evaluate and score an application based on the documents that are presentedin the application and will not refer to, or access, external links during the objective review.

Applications competing for financial assistance will be reviewed and evaluated using the criteria describedin this section. The corresponding point values indicate the relative importance placed on each reviewcriterion. Points will be allocated based on the extent to which the application proposal addresses each ofthe criteria listed. Applicants should address these criteria in their application materials, particularly in theproject description and budget justification, as they are the basis upon which competing applications willbe judged during the objective review. The required elements of the project description and budgetjustification may be found in Section IV.2 of this announcement.

 

Objectives and Need for Assistance Maximum Points: 15

The applicant demonstrates a clear understanding of the target population, geographic area(s) to beserved, and strong need for provision of services as related to the RHP Objectives, as referenced inSection I. Program Description. The need for assistance is thorough and justified, including anidentification of the lack of health resources, description of health challenges refugees face (includingcauses of the problems), as well as the consequences of not meeting these needs in the specifiedgeographic area. Data or other strong evidence for the proposed activities is related to the targetedservice area and population. (0-5 points)

The applicant’s target population accords with RHP Program Requirements, as referenced in Section I.Program Description and includes demographic data with historical numbers of newly arriving refugeesfor the past 3 years, as well as the anticipated number of arriving refugees for the next fiscal year, ifavailable. The application clearly demonstrates the program's ability to have maximum impact onrefugee health by providing services with a broad reach to a high number of refugees. (0-5 points)

The applicant presents a clear and concise statement of program objectives accompanied by justificationfor how the service gaps will be addressed in order to adequately respond to the adjustment and overallhealth of refugees. The applicant’s objectives are aligned with the RHP Program Objectives, outlined inSection I. Program Description, and are feasible and well-developed. (0-5 points)

Outcomes Expected Maximum Points: 10   29 of 45

Outcomes Expected Maximum Points: 10

Expected outcomes are directly aligned with the overall RHP Objectives, as described in Section I.Program Description. The application has identified relevant and appropriate outcomes for eachobjective proposed in the Objectives and Need for Assistance. (0-5 points)

Each expected outcome is specific in nature, by including components such as the target population,what specifically will be achieved, and the corresponding timeline. The outcomes are attainable anddemonstrate their alignment directly with the overall scope and size of the proposed program. Eachexpected outcome is also measurable and grounded within a specific time frame so that it is clear whenthe outcome is achieved. (0-5 points)

Approach Maximum Points: 30

The application provides a clear and feasible action plan that describes specific activities set toaccomplish the objectives of the proposed project. All functions and activities described must relate tothe proposed objectives designated in the Objectives and Need for Assistance. All identified activitiesdemonstrate the ability to facilitate the health and wellness of refugee communities. All identifiedactivities accord with allowable activities listed under  RHP Objectives, as referenced in Section I.Program Description. The action plan is complete and thorough and includes all action steps or changesto be sought in all relevant parts of the target population. The action plan details feasible taskassignments. (0-5 points)

The application describes potential barriers and challenges to achieving program objectives, as well asemerging opportunities in the community. The application clearly details the effect of the potentialbarriers on the desired outcomes. The application includes a detailed and feasible strategy foraddressing the identified obstacles. (0-3 points)

The applicant proposes a sound technical approach for addressing all RHP Program Requirements andthe relevant RHP Objectives, as referenced in Section I. Program Description. The applicant clearlydemonstrates an understanding of the RHP framework as related to the resettlement process by ensuringthat all three RHP Program Objectives will be met by their refugee resettlement program or otherresources. If other funding sources currently support any of the program objectives, this is be clearlystated. The applicant clearly demonstrates the coordination of a comprehensive, statewide approach fordelivery of services to refugees, where applicable. (0-7 points)

The application provides detailed information on how program activities, services, and materials will bedeveloped and provided in a manner that is linguistically and culturally appropriate to the populationbeing served. The applicant details their knowledge of existing materials for refugee health and theirplan for utilizing such materials.  Applications demonstrate that identified activities are informed by acomprehensive understanding of the National CLAS Standards. Applications include a plan forincorporating these standards into outreach to mainstream health and mental health service providers.(0-5 points)

The applicant provides a clear plan for oversight of federal award funds.

Applicant and partners demonstrate a comprehensive understanding of applicable federal andprogrammatic regulations, as well as an ability to adhere to these regulations. Policies andprocedures in place have identified appropriate staff for program oversight and includes a detailedplan to oversee staff and/or partners. (0-3 points)The organizational records systems that will be used to ensure financial data accords withprogrammatic functions is robust and capable of providing financial oversight. (0-2 points)

The application will be evaluated on the extent to which the sustainability plan provides a clear pathforward for continuing program activities through alternative funding sources. The plan includescomponents/methods of the process, as well as a list of relevant activities within each component. The

  30 of 45

components/methods of the process, as well as a list of relevant activities within each component. Theactivities are specific and demonstrate that the plan is well-defined and feasible; the plan demonstratesthat the applicant has carefully considered what is necessary to achieve sustainability with alternativefunding sources. (0-5 points)

Project Timeline and Milestones Maximum Points: 10

The applicant presents a detailed timeline and uses it to discuss how the project will document progresstoward project milestones in a manner that is thorough, reasonable, and adequate for the project's sizeand scope, while also referencing staff experience, data management, and other similar resources. (0-5points)

The applicant's timeline clearly defines progress for each specified objective and thecorresponding RHP Data Indicators, as referenced in Section I. Program Description. (0-5 points)

Program Performance Evaluation Plan Maximum Points: 15

The application proposes an efficient and effective evaluation plan to manage proper documentation andreporting with regard to the outcomes expected and milestones. 

The applicant describes an evaluation methodology that is appropriate to the scale of the projectand clearly demonstrates its ability to measure the success of the project outcomes and benefits tothe target population. (0-5 points)The applicant clearly describes the process for how the applicant plans to collect the RHP DataIndicators provided in Section I. Program Description, Program Requirements. The descriptionof the data collection tools to be used and the description of the data management system arethorough and adequately aligned with the services to be delivered. (0-3 points)The applicant provides a reasonable description of how RHP Data Indicators, as referenced in Section I. Program Description, will be used for continuous program improvement during theproject period. (0-2 points)

The logic model is well-defined, reasonable, clear, and demonstrates the conceptual framework of theproject, including strong links to the RHP Objectives, as referenced in Section I. ProgramDescription. The logic model demonstrates strong associations between objectives, activities, inputs,outputs, and intended short-term and long-term outcomes. The expected project inputs and outcomes areclearly identifiable and measurable. The logic model is an accurate depiction of the proposed programactivities and intended outcomes and informs the scope of the proposed project. (0-5 points)

Organizational Profile Maximum Points: 10

The application includes a detailed and comprehensive organizational chart that demonstrates an abilityto effectively implement and manage the programmatic and financial aspects of the project. (0-3 points)

The application provides sufficient evidence that each participating organization, including theapplicant, partners, and/or subcontractors, possess the organizational capability to fulfill their roles andfunctions appropriately, as directly related to the program objectives specified by the application. Eachparticipating organization has sufficient experience and key staff possessing relevant knowledge,experience, and capabilities to implement and manage a project of the described size, scope, andcomplexity. (0-7 points)

Budget and Budget Justification Maximum Points: 10

  31 of 45

The applicant includes a detailed budget for each year of the project period and a budget justificationfor the first year of the grant.

The budget is clear, logical, accurate, and incorporates reasonable personnel, travel, and supplycosts. The explanations of the calculations sufficiently show the estimated costs are reasonableand critical to the success of the project. (0-3 points)The budget narrative is clearly outlined and aligned with the project proposal and includes adetailed narrative justification for the amount requested that clearly states how the applicantderived categorical costs and how each itemized expense will be used. The narrative justificationis detailed in nature and clearly demonstrates that the costs are reasonable and justified. (0-2points)The applicant clearly describe and demonstrate compliance with all funding restrictions, asreferenced in Section IV.5, Funding Restrictions. (0-5 points)

Bonus Points Maximum Points: 5

For state government agencies responsible for refugee resettlement, ORR will award these bonus pointsto applications that incorporate partnership with community-based organizations. For Wilson/Fishagencies, ORR will award these bonus points to these applications that demonstrate partnership withanother community-based organization or state government agency, depending on the proposed scopeof the activities. The applicant provides documentation of established partnerships through Third-PartyAgreements or potential partnerships through Letters of Support from potential partners to carry out theproposed project. (5 points)

V.2. Review and Selection ProcessNo grant award will be made under this announcement on the basis of an incomplete application.  Nogrant award will be made to an applicant or sub-recipient that does not have a DUNS number(www.dbn.com) and an active registration at SAM (www.sam.gov). See Section III.3. Other.

Initial ACF Screening

Each application will be screened to determine whether it meets any of the disqualification factorsdescribed in Section III.3.Other, Application Disqualification Factors.

Disqualified applications are considered to be “non-responsive” and are excluded from the competitivereview process. Applicants will be notified of a disqualification determination by email or by USPS postalmail within 30 federal business days from the closing date of this funding opportunity announcement.

Objective Review and Results

Applications competing for financial assistance will be reviewed and evaluated by objective review panelsusing only the criteria described in Section V.1. Criteria of this announcement. Each panel is composed ofexperts with knowledge and experience in the area under review. Generally, review panels include threereviewers and one chairperson.

Results of the competitive objective review are taken into consideration by ACF in the selection ofprojects for funding; however, objective review scores and rankings are not binding. Scores and rankingsare only one element used in the award decision-making process.

ACF may elect not to fund applicants with management or financial problems that would indicate aninability to successfully complete the proposed project. Applications may be funded in whole or in part.Successful applicants may be funded at an amount lower than that requested. ACF reserves the right to  32 of 45

consider preferences to fund organizations serving emerging, unserved, or under-served populations,including those populations located in pockets of poverty. ACF will also consider the geographicdistribution of federal funds in its award decisions.

ORR may decide to award funding amounts based on newly arriving refugee numbers per each state.

Please refer to Section IV.2. of this announcement for information on non-federal reviewers in the reviewprocess.Approved but Unfunded Applications

Applications recommended for approval that were not funded under the competition because of the lack ofavailable funds may be held over by ACF and reconsidered in a subsequent review cycle if a futurecompetition under the program area is planned.  These applications will be held over for a period of up toone year and will be re-competed for funding with all other competing applications in the next availablereview cycle.  For those applications that have been deemed as approved but unfunded, notice will begiven of such determination by postal mail.

 V.3. Anticipated Announcement and Award Dates

Announcement of awards and the disposition of applications will be provided to applicants at a later date.

VI. Award Administration Information

VI.1. Award NoticesSuccessful applicants will be notified through the issuance of a Notice of Award (NOA) that sets forth theamount of funds granted, the terms and conditions of the grant, the effective date of the grant, the budgetperiod for which initial support will be given, the non-federal share to be provided (if applicable), and thetotal project period for which support is contemplated. The NOA will be signed by the Grants Officer andtransmitted via postal mail or email. Following the finalization of funding decisions, organizations whoseapplications will not be funded will be notified by letter signed by the cognizant Program Office head.Any other correspondence that announces to a Principal Investigator, or a Project Director, that anapplication was selected is not an authorization to begin performance.  

Project costs that are incurred prior to the receipt of the NOA are at the recipient's risk and may bereimbursed only to the extent that they are considered allowable as approved pre-award costs. Informationon allowable pre-award costs and the time period under which they may be incurred is available in SectionIV.5. Funding Restrictions.

 VI.2. Administrative and National Policy RequirementsAwards issued under this announcement are subject to the uniform administrative requirements and costprinciples of 45 CFR Part 74 (Awards And Subawards To Institutions Of Higher Education, Hospitals,Other Nonprofit Organizations, And Commercial Organizations) or 45 CFR Part 92 (Grants AndCooperative Agreements To State, Local, And Tribal Governments).  The Code of Federal Regulations(CFR) is available at http://www.gpo.gov.

An application funded with the release of federal funds through a grant award does not constitute, or imply,compliance with federal regulations. Funded organizations are responsible for ensuring that their activitiescomply with all applicable federal regulations.

  33 of 45

Prohibition Against Profit

Grantees are subject to the limitations set forth in 45 CFR Part 74, Subpart E-Special Provisions forAwards to Commercial Organizations (45 CFR § 74.81_Prohibition against profit), which states that, "...noHHS funds may be paid as profit to any recipient even if the recipient is a commercial organization. Profitis any amount in excess of allowable direct and indirect costs."  

Equal Treatment for Faith-Based Organizations

Grantees are also subject to the requirements of 45 CFR § 87.1(c), Equal Treatment for Faith-BasedOrganizations, which says, "Organizations that receive direct financial assistance from the [Health andHuman Services] Department under any Department program may not engage in inherently religiousactivities such as worship, religious instruction, or proselytization, as part of the programs or servicesfunded with direct financial assistance from the Department." Therefore, organizations must take steps tocompletely separate the presentation of any program with religious content from the presentation of theFederally funded program by time or location in such a way that it is clear that the two programs areseparate and distinct. If separating the two programs by time but presenting them in the same location, oneprogram must completely end before the other program begins.

A faith-based organization receiving HHS funds retains its independence from federal, state, and localgovernments, and may continue to carry out its mission, including the definition, practice, and expressionof its religious beliefs. For example, a faith-based organization may use space in its facilities to providesecular programs or services funded with federal funds without removing religious art, icons, scriptures, orother religious symbols. In addition, a faith-based organization that receives federal funds retains itsauthority over its internal governance, and it may retain religious terms in its organization's name, select itsboard members on a religious basis, and include religious references in its organization's missionstatements and other governing documents in accordance with all program requirements, statutes, andother applicable requirements governing the conduct of HHS-funded activities.  

Regulations pertaining to the Equal Treatment for Faith-Based Organizations, which includes theprohibition against federal funding of inherently religious activities, Understanding the RegulationsRelated to the Faith-Based and Neighborhood Partnerships Initiative" are available at  http://www.hhs.gov/ partner ships /about/r egulations/. Additional information, resources, and tools for faith-basedorganizations is available through The Center for Faith-based and Neighborhood Partnerships website athttp://www.hhs.gov/ partnerships/ index.html and at the https://www.acf.hhs.gov /progra ms/ocs/resource/capacity- building- toolkits-for- faith-based-and -community- organizations.

Award Term and Condition under the Trafficking Victims Protection Act of 2000

Awards issued under this announcement are subject to the requirements of Section 106 (g) of theTrafficking Victims Protection Act of 2000, as amended (22 U.S.C. § 7104).  For the full text of the awardterm, go to http://www.acf.hhs.gov / grants/ award-term- and- condition -for-trafficking- in-persons. If youare unable to access this link, please contact the Grants Management Contact identified in Section VII.Agency Contacts  of this announcement to obtain a copy of the term.

Requirements for Drug-Free Workplace

The Drug-Free Workplace Act of 1988 (41 U.S.C. §§ 8101-8106) requires that all organizations receivinggrants from any federal agency agree to maintain a drug-free workplace. By signing the application, theAuthorizing Official agrees that the grantee will provide a drug-free workplace and will comply with the  34 of 45

requirement to notify ACF if an employee is convicted of violating a criminal drug statute. Failure tocomply with these requirements may be cause for debarment. Government-wide requirements forDrug-Free Workplace for Financial Assistance are found in 2 CFR Part 182; HHS implementingregulations are set forth in 2 CFR § 382.400. All recipients of ACF grant funds must comply with therequirements in Subpart B - Requirements for Recipients Other Than Individuals, 2 CFR § 382.225. Therule is available at http://www.gpo.gov /fdsys /pkg/CFR-2001-title45-vol1/content-detail.html.

Debarment and Suspension

HHS regulations published in 2 CFR Part 376 implement the governmentwide debarment and suspensionsystem guidance (2 CFR Part 180) for HHS' non-procurement programs and activities. "Non-procurementtransactions" include, among other things, grants, cooperative agreements, scholarships, fellowships, andloans. ACF implements the HHS Debarment and Suspension regulations as a term and condition of award.Grantees may decide the method and frequency by which this determination is made and may check theExcluded Parties List System (EPLS) located at  https://www.s am.gov/, although checking the EPLS isnot required. More information is available at  https://w ww.acf.hhs.gov/ grants-forms.

Pro-Children Act

The Pro-Children Act of 2001, 20 U.S.C. §§ 7181 through 7184, imposes restrictions on smoking infacilities where federally funded children's services are provided. HHS grants are subject to theserequirements only if they meet the Act's specified coverage. The Act specifies that smoking is prohibited inany indoor facility (owned, leased, or contracted for) used for the routine or regular provision ofkindergarten, elementary, or secondary education or library services to children under the age of 18.  Inaddition, smoking is prohibited in any indoor facility or portion of a facility (owned, leased, or contractedfor) used for the routine or regular provision of federally funded health care, day care, or early childhooddevelopment, including Head Start services to children under the age of 18. The statutory prohibition alsoapplies if such facilities are constructed, operated, or maintained with federal funds. The statute does notapply to children's services provided in private residences, facilities funded solely by Medicare orMedicaid funds, portions of facilities used for inpatient drug or alcohol treatment, or facilities where WICcoupons are redeemed. Failure to comply with the provisions of the law may result in the imposition of acivil monetary penalty of up to $1,000 per violation and/or the imposition of an administrative complianceorder on the responsible entity.

HHS Grants Policy Statement

The HHS Grants Policy Statement (HHS GPS) is the Department of Health and Human Services' singlepolicy guide for discretionary grants and cooperative agreements.  ACF grant awards are subject to therequirements of the HHS GPS, which covers basic grants processes, standard terms and conditions, andpoints of contact, as well as important agency-specific requirements.  Appendices to the HHS GPS includea glossary of terms and a list of standard abbreviations for ease of reference.  The general terms andconditions in the HHS GPS will apply as indicated unless there are statutory, regulatory, or award-specificrequirements to the contrary that are specified in the Notice of Award (NOA). The HHS GPS isavailable at https://www.acf.hhs.go v/grants/ discretionary-competitive-grants. 

Freedom of Information Act (FOIA)

Applications funded by federal grant programs are subject to disclosure under the Freedom of InformationAct (FOIA), 5 U.S.C. § 552. Such applications are frequently requested under the FOIA, consistent with  35 of 45

the FOIA’s requirement to proactively disclose frequently requested materials at 5 U.S.C. § 552(a)(2)(D).Each released application will receive appropriate redaction of specific information to protect personalprivacy and competitively sensitive commercial information. Information on filing a FOIA request isavailable at http://www.acf.hhs.gov/submit-a-foia-request.

VI.3. ReportingGrantees under this funding opportunity announcement will be required to submit performance progressand financial reports periodically throughout the project period. The frequency of required reporting islisted later in this section. Final reports may be submitted in hard copy to the Grants Management OfficeContact listed in Section VII. Agency Contacts of this announcement. Instructions on submission of reportselectronically will be provided with award documents.

Performance Progress Reports (PPR)

Notice of Award documents will inform grantees of the appropriate performance progress report form orformat to use. Grantees should consult their Notice of Award documents to determine the appropriateperformance progress report format required under their award.  Performance progress reports are due 30days after the end of the reporting period.

Final program performance reports are due 90 days after the close of the project period.  For awards thatimplement the use of the SF-PPR, that form may be found under "Reporting" at https://www.acf.hhs.gov/grants-forms

Federal Financial Reports (FFR)

As of February 1, 2011, HHS began the transition from use of the SF-269, Financial Status Report (ShortForm or Long Form) to the use of the SF-425 Federal Financial Report for expenditure reporting. SF-269swill no longer be accepted for expenditure reports due after that date. If an SF-269 is submitted, the ACFwill return it and require the recipient to complete the SF-425.

The transition strategy is allowing individual HHS Operating Divisions to select--from a limited number ofoptions--the approach that best fits their programs and business process. This transition does not affectcompletion or submission of the cash reporting to the HHS Division of Payment Management's PaymentManagement System (PMS). The primary features of this transition for recipients are that OPDIVs thatpreviously required electronic submission of the SF-269 will receive the SF-425 expenditure reportselectronically and, until further notice, OPDIVs that have been receiving expenditure reports in hard copywill continue to do so.

All expenditure reports will be due on one of the standard due dates by which cash reporting is required tobe submitted to PMS or at the end of a calendar quarter as determined by the Operating Division. As aresult, a recipient that receives awards from more than one OPDIV may be subject to more than oneapproach, but will not be required to change its current means of submission or be subjected to more thaneight standard due dates.

Beginning with budget periods which end from January 1 - March 31, 2011, and for all budget periodsthereafter, all affected ACF grantees will be required to submit an SF-425 report as frequently as isrequired in the terms and conditions of their award using due dates for reports to PMS.

For budget periods ending in the months of: The FFR (SF-425) is due to ACF on: January 01 through March 31 April 30April 01 through June 30 July 30

  36 of 45

July 01 through September 30 October 30October 01 through December 31 January 30

Fillable versions of the SF-425 form in Adobe PDF and MS-Excel formats, along with instructions, areavailable at http://www.whitehouse.gov/omb/ grants_forms and at https://www.acf.hhs.gov/grants-forms.Further instructions will be provided, as necessary, with award terms and conditions that willaddress specific reporting periods and due dates on an award-by-award basis. 

For planning purposes, ACF reporting periods for awards made under this announcement are as follows:

 Program Progress Reports: Semi-Annually Financial Reports: Semi-Annually 

Federal Financial Accountability and Transparency Act (FFATA) Subaward and ExecutiveCompensation

Awards issued as a result of this funding opportunity may be subject to the Transparency Act subawardand executive compensation reporting requirements of 2 CFR Part 170.  See ACF's Award Term forFederal Financial Accountability and Transparency Act (FFATA) Subaward and Executive CompensationReporting Requirement implementing this requirement and additional award applicability information athttps:// www.acf.hhs.gov/ grants/ discretionary-competitive-grants.

Tangible Property Report (SF-428)

As of April 1, 2012, the Administration for Children and Families began requiring the use of the TangiblePersonal Property Form (SF-428) .

The SF-428 is a standard form used by awarding agencies to collect information related to tangiblepersonal property (equipment and supplies) when required by a federal financial assistance award. Theform consists of the cover sheet, SF-428, and three attachments to be used as required: Annual Report;Final (Award Closeout) Report and a Disposition Request/Report. A Supplemental Sheet, SF-428S, maybe used to provide detailed individual item information.

The form is available under "Reporting" at http://www.acf.hhs.gov/ grants-forms and at http://www.whitehouse.gov/ omb/ grants_forms.

Real Property Status Report (SF-429)

Beginning with budget periods ending September 30, 2012, and for all budget periods thereafter, all ACFgrantees are required to submit the SF-429 report(s) as frequently as required in the terms and conditionsof their award(s).

The SF-429 is a standard report used by recipients of federal financial assistance to report real propertystatus (Attachment A) or to request agency instructions on real property (Attachments B, C) that hasbeen/will be provided as Government Furnished Property (GFP) or acquired (i.e., purchased orconstructed) in whole or in part under a federal financial assistance award (i.e., grant, cooperativeagreement, etc.). This includes real property that was improved using federal funds and real property thatwas donated to a federal project in the form of a match or cost share donation. This report is used forawards that establish a federal Interest on real property.

The form is available under "Reporting" at http://www.acf.hhs.gov/ grants-forms and at http://www.whitehouse.gov/ omb/ grants_forms.

   37 of 45

VII. Agency Contacts

Program Office Contact

Meagan McManusAdministration for Children and FamiliesOffice of Refugee ResettlementDivision of Refugee Health370 L'Enfant Promenade, SW8th Floor - West Washington, DC 20447Phone: (202) 205-9490Fax: (202) 401-1022Email: meagan.mcmanus@acf.hhs.gov 

Office of Grants Management Contact

Robin BunchAdministration for Children and FamiliesOffice of Grants ManagementDivision of Discretionary Grants370 L'Enfant Promenade, SW 6th Floor - EastWashington, DC 20447Phone: (202) 401-5513Fax: (202) 401-5548Email: ACFOGME-Grants@acf.hhs.gov 

Federal Relay Service: Hearing-impaired and speech-impaired callers may contact the Federal Relay Service for assistance at1-800-877-8339 (TTY - Text Telephone or ASCII - American Standard Code For InformationInterchange).

VIII. Other Information

Reference Websites

U.S. Department of Health and Human Services (HHS) http:// www.hhs.gov/.

HHS Grants Forecast http://www.acf.hhs.gov/ hhsgrantsforecast/ index.cfm.

Administration for Children and Families (ACF) http:// www.acf.hhs.gov/.

ACF Grants Homepage https:// www.acf.hhs.gov/ grants.    

  38 of 45

ACF Funding Opportunties http://www.acf.hhs.gov/grants/open/foa/.

ACF "How to Apply for a Grant" https://www.acf. hhs.gov/ grants/ how-to-apply-for-grants.        

Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) https:// www.cfda.gov/. 

For submission of a paper format application, all required Standard Forms (SF), assurances, andcertifications are available on the ACF Grants-Forms page at https ://www. acf.hhs.gov/ grants -forms.

Standard grant forms are available at the Grants.gov Forms Repository webpage at

http:// www. grants.gov/web/ grants/ forms.html. See "SF- 424 Family." 

For information regarding accessibility issues, visit the Grants.gov Accessibility Compliance Page at http://www07.grants.gov/ web/ grants/ support/ technical-support/ accessibility-compliance.html.

Code of Federal Regulations (CFR)  http://www.gpo.gov/fdsys/.  See link under "Featured Collections."

The Federal Register http://www.gpo.gov/fdsys/. See link under "Featured Collections."

United States Code (U.S.C.)  http://www.gpo.gov/fdsys/. See link under "Featured Collections."

HHS Office of Minority Health National Standards for Culturally and Linguistically AppropriateServices in Health and Health Care https://www.thinkculturalhealth.hhs.gov/Content/clas.asp.

 Application Checklist

 

What to Submit Where Found When to Submit

SF-LLL - Disclosure of LobbyingActivities

"Disclosure Form to ReportLobbying" is referenced in Section IV.2. Required Forms,Assurances, and Certifications.

For electronic applicationsubmission, this form is availableon the FOA's Grants.gov "DownloadOpportunity Instructions andApplication" page under "DownloadApplication Package" in thesection entitled, "Optional."

The form is also available at http://www. acf.hhs.gov /grants-forms and at http://www.grants.gov/ web

If submission of this form isapplicable, it is due at thetime of application.  If it not available at the timeof application, it may also besubmitted prior to the award of a grant.

  39 of 45

/ grants/ forms.html by using thelink to "SF-424 Family."

If applicable, submission of thisform is required if any funds havebeen paid, or will be paid, to anyperson for influencing, orattempting to influence, an officer or employee of anyagency, a member of Congress,an officer or employee of Congress, or anemployee of a member ofCongress in connection with this commitment providingfor the United States to insure orguarantee a loan.

Certification of Filing andPayment of Federal Taxes

Referenced in Section IV.2.Forms, Assurances, and Certifications of theannouncement.

The Certification may be found at http:// www.acf.hhs.gov/ grants-forms.

If applicable to the applicant,it must be submitted prior tothe award of a grant.

Certification Regarding Lobbying(Grants.gov Lobbying Form)

Referenced in Section IV.2. Required Forms, Assurances, andCertifications.

For electronic application submission, these forms areavailable on the FOA's Grants.gov pageunder the"Application Package" tab in the sectionentitled, "Mandatory."

Available at http:// www.acf.hhs.gov/grants- forms and at http://www. grants.gov/ web/ grants/forms. html by using the link to"SF-424 Family."

 

Submission is due with theapplication package. If it isnot submitted with theapplication package, it mustbe submitted prior to the award of a grant.

  40 of 45

SF-424A - Budget Information -Non- Construction Programs

and

SF-424B - Assurances - Non-Construction Programs

Referenced in Section IV.2.Required Forms, Assurances, andCertifications.

For electronic applicationsubmission, these forms areavailable on the FOA'sGrants.gov "DownloadOpportunity Instructions andApplication" page under"Download Application Package"in the section entitled,"Mandatory."

Also available at

http://www.acf.hhs.gov /grants-forms and at

http://www.grants.gov/ web/ grants/ forms.html by using the link to"SF-424 Family."

These forms are required forapplications under this FOA:

 Projects that include onlynon-construction activitiesmust submit the SF-424Aand SF-424B, along withthe SF-424 and SF-P/PSL.

Submission is due by theapplication due date found inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

SF-424 - Application for FederalAssistance

Referenced in SectionIV.2.Required Forms,Assurances, and Certifications.

For electronic applicationsubmission, these forms areavailable on the FOA's Grants.gov "DownloadOpportunity Instructions andApplication" page under "Download ApplicationPackage" in the sectionentitled, "Mandatory."

Also available at http://www.acf.hhs.gov/ grants-forms and at  

http://www.grants.gov/web/ grants/ forms.html

by using the link to "SF-424

Submission is due by theapplication due date found inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

Do not attach requiredapplication elements oradditional pages to the SF-424at Questions 14 or 15! See Section IV.2.Formatting ACFApplications.

  41 of 45

Family."

Proof of Non-Profit Status Referenced in Section IV.2. TheProject Description,  Legal Status of Applicant Entity. 

Proof of non-profit statusshould be submitted with theapplication package by the due datelisted in the Overview and Section IV.3. Submission Dates andTimes.  If it is not available atthe time of application submission, itmust be submitted prior tothe award of a grant.

SF-424 Key Contact Form Referenced in Section IV.2. Required Forms, Assurances, andCertifications.

For electronic applicationsubmission, this form is availableon the FOA's Grants.gov "Download OpportunityInstructions and Application"page under "DownloadApplication Package" in the section entitled, "Optional."

The form is also available at http://www.acf.hhs.gov/ grants-forms and at 

http:// www. grants. gov/ web/grants/forms.html 

by using the link to "SF-424Family."

Submission is due with theapplication by the applicationdue date found in the Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

SF-Project/Performance SiteLocation(s) (SF-P/PSL)

Referenced in SectionIV.2.Required Forms,Assurances, and Certifications.

For electronic applicationsubmission, these forms areavailable on the FOA's Grants.gov "DownloadOpportunity Instructions andApplication" page under "Download ApplicationPackage" in the sectionentitled, "Mandatory."

Also available at http://www.acf.hhs.gov/ grants-forms and at  

Submission is due by theapplication due date found inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

  42 of 45

.hhs.gov/ grants-forms and at  

http://www.grants.gov/web/ grants/ forms.html 

by using the link to "SF-424Family."

DUNS Number (UniversalIdentifier) and Systems for AwardManagement (SAM) registration.

Referenced in Section III.3.Other in the announcement.

To obtain a DUNS number, go to 

http://fedgov.dnb.com/webform.

To register at SAM, go to http://www.sam.gov.

A DUNS number andregistration at SAM.gov arerequired for all applicants.

Active registration at SAMmust be maintainedthroughout the application and project award period.

Table of Contents Referenced in Section IV.2. TheProject Description . 

Submit with the applicationby the due date found in the Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

Project Summary/Abstract Referenced in Section IV.2. TheProject Description. The Project Summary/Abstract is limited toone single-spaced page.

Submission is due by theapplication due date found inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

The Project Description Referenced in Section IV.2. TheProject Description . 

Submission is due by theapplication due date found inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

Geographic Location Referenced in Section IV.2. TheProject Description .

Submission due by theapplication due date found inOverview and Section IV.3.

Logic Model Referenced in Section IV.2. TheProject Description .  

Submission is due with theapplication package by the application due date found inthe Overview and in Section IV.3. SubmissionDates and Times.

  43 of 45

Project Sustainability Plan Referenced in Section IV.2. TheProject Description . 

Submission is due by theapplication due date found inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

Organizational Capacity Referenced in Section IV.2. TheProject Description .

Submission due by theapplication due date found inOverview and Section IV.3.

Third-Party Agreements (also,MOUs and Consortia Agreements)

Referenced in Section IV.2.Project Description .

If available, submission isdue by the application duedate found in the Overview and inSection IV.3.  If not available at the time ofapplication submission, due by the time of award.

Letters of Support Referenced in Section IV.2. TheProject Description . 

Submission is due by theapplication due date listed inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates andTimes.

The Project Budget and BudgetJustification

Referenced in Section IV.2. TheProject Budget and BudgetJustification of the announcement.

Submission is required inaddition to submission ofSF-424A or SF-424C. It must be submitted with theapplication package by thedue date in the Overview andin Section IV.3. SubmissionDates and Times.

Executive Order 12372,"Intergovernmental Review ofFederal Programs," 

and

45 CFR Part 100,"Intergovernmental Review ofDepartment of Health and Human ServicesPrograms and Activities" 

Applicants should go to thefollowing URL for the officiallist of the jurisdictions that have elected toparticipate in E.O. 12372

http://www. whitehouse.gov /omb/grants_spoc/

as indicated in Section IV.4.Intergovernmental Review  of thisannouncement.  The Executive Order and CFR

Submission of applicationmaterials is due to SPOC bythe application due date listed inthe Overview and in SectionIV.3. Submission Dates and Times.

  44 of 45

require that applicants submit allrequired application materials to their StateSingle Point of Contact (SPOC)and indicate the date of submission onthe SF-424 at item 19.

  45 of 45