Bambang Eko CahyonoBambang Eko Cahyono

TQM Trainer & Project FacilitatorsTQM Trainer & Project Facilitators

PT. Toba Pulp Lestari, Tbk.PT. Toba Pulp Lestari, Tbk.

http://ecahyono.blogspot.comhttp://ecahyono.blogspot.com

Advance tools Index(Please click the hyperlink)• Affinity diagram• Matrix diagram• Relation diagram• PDPC• Arrow diagram• Tree diagram• Force field analysis• Flow chart

AFFINITY DIAGRAM METHOD kemudian ditulis dengan singkat dan jelas tentang apa yang -

mereka lihat, dengar, rasa atau pikirkan

Cara menggunakan aff inity diagram yaitu dengan menggabung- Data card yang identik atau hampir sama artinya dapat diring-

kan dan mengatur data, yang berasal dari pendapat-pendapat kas menjadi satu data dan data yang tidak relevan dibuang

dan ide-ide dan kemudian diklasif ikasikan menurut pertaliannya / 3. Penataan kartu dan menyiapkan aff inity card

persamaan golongan.Hal ini dilakukan untuk mengklarif ikasikan Dalam proses penataan perlu diperhatikan :

dimana problem terjadi dan untuk menentukan kejadian yang - Susun data lisan secara kesamaan golongan

sesungguhnya - Dalam menyusun data tidak hanya menggunakan logika saja

akan tetapi juga pakai secara intuisi / perasaanKelebihan - kelebihan metode affinity diagram - Jangan letakkan kartu secara bersamaan bila merasa kesuli-

tan tentang pengaturannya. Bila ada kartu yang tidak ada

1. Problem yg tidak jelas dapat di identif ikasi dengan cara pe- kesamaan dengan yang lain bisa jadi sendirian

ngelompokan dan mengatur data verbal 4. Menyiapkan diagram aff inity

2. Metoda ini dapat mendorong anggota untuk mengemukakan Apabila proses penyusunan kartu dan pengelompokan dgn

inovasi ide dasar kesamaan telah selesai, kemudian baca lagi setiap kartu

3. Problem dapat diidentif ikasi bersama & partisipasi dari semua kartu aff initas dengan baik. Atur secara horisontal untuk men-

anggota dapatkan impressi yg umum dari semua kartu. Setelah semua

4. Setiap anggota merasa ikut berpartisipasi dalam proses ketika selesai tempelkan kartu-kartu tersebut di atas lembaran kertas

ide-ide itu dipakai. Hal ini dpt meningkatkan moral & mendorong yang besar seperti gambar berikut :

mereka untuk selalu mengikuti aktif itas tersebut

Cara menyiapkan affinity diagram

1. Pilih masalah yang sedang menjadikan topic perhatian atau

di mana ( posisi ) yang terlalu banyak kerjaan dan dilakukan

seorang diri.

2. Kumpulkan data lisan dan siapkan kartu data

Bila tema sudah dipillih, para anggota menggunakan kartunya

untuk mencatat pengalaman yang berhubungan dengan topic3 4

data card

data card data card

data carddata card

Affinity card

Affinity card

Affinity card

5. Ringkasan MATRIX DIAGRAM METHOD

Aff inity diagram disusun dr kartu-kartu aff inity yg telah diolah/

disusun dr point-point dsr yg terkandung dlm kartu-kartu data. Metoda matriks diagram untuk menjernihkan / menjelaskan

Dengan melalui pengaturan data ini, semua anggota dapat masalah dengan melalui pemikiran multi dimensi.

mencapai pengertian yang sama dari isi aff inity diagram. Suatu metoda yang digunakan untuk menguji derajat relevansi

Disarankan pada step ini para anggota ikut mencoba untuk antar beberapa sasaran, kesesuaian inter hubungan.

menafsirkan diagram itu sendiri. Proses ini merupakan salah satu cara untuk mendapatkan ide

Metode aff inity diagram, yang diciptakan di Jepang, telah ter- pendekatan dan metoda untuk memecahkan masalah

bukti berguna dalam menangani emosi, perasaan dan data yg Beberapa aplikasi matriks diagram sbb: tidak terhitung. + Menjelaskan hubungan sebab akibat

+ Menjelaskan hubungan antara karakteristik quality

contoh : ( efek vs efek ) atau kejadian kesalahan ( akibat vs akibat )

+ Mengatur data untuk analisa

+ Membantu dalam membuat keputusan

Karakter khusus lebih luasnya

1. Diagram matriks menjelaskan hubungan antara elemen-elemen

yang berbeda. Hal itu juga memberikan rencana struktur ele-

men-elemen sehingga mereka lebih gampang untuk mengerti.

2. Diagram matriks menjelaskan masalah-masalah dengan peng-

ujian dari beberapa sudut.

Macam-macam Matriks

Ada beberapa cara penandaan, tergantung tujuannya

1. L-TYPE MATRIX

Diagram matriks ini mempunyai data yang dituangkan dalam

dua dimensi yaitu baris dan kolom. Dalam hal ini disusun dari

faktor A dan faktor B. Matriks tipe ini dapat digunakan mengga-5 6

Tempat / kerja yang lebih baik

Meningkatkan kebersihan toilet

Meningkatkan ventilasi udaradi ruang tunggu

Mencegah masuknyaburung dan kotornyakantin

Memperbaiki Lingkungan Mengurangi waktu tunggu

Mengurangi waktu tunggupenghitungan

Meningkatkan prosespencarian catatan

Mencegah file hilang

Meningkatkan keselamatan

Meningkatkan pena-nganan bahan kimia

Mengurangi bahaya kebakaran

Mengurangi resiko keracunan makanan

Mencegah lewatnya kesalahan label

Mencegahkece-lakaan di tangga

bungkan maksud dan tujuan untuk mencapainya , seperti halnya

menggambarkan kesimpulan tentang hubungan antara konse-

kuensi dengan penyebab-penyebabnya

contoh :

Evaluasi paket softw are

: hubungan yang kuat

: kuat : ada hubungan

: rata-rata : hubungan yang kurang

: lemah

Matriks di atas membantu dalam mengklarif ikasikan antara sesua-

2. T- TYPE MATRIX tu yang belum pasti dan sebab-sebabnya di berbagai area kerja

Diagram matriks ini merupakana gabungan matriks faktor-faktor Membuat Matrix Diagram

A dan B dengan matriks faktor-faktor A dan C

Dengan kata lain matriks ini adalah hubungan dari faktor A de- Langkah pertama :

ngan faktor B dan C - Tentukan hal-hal dan kejadian-kejadian yang akan menjadi per-

hatian

- Tentukan hal-hal dan kejadian-kejadian yang akan digabungkan7 8

Kemuda-han pemasangan

Kriteria

Paket softw are

Kemam-puangrafik

Kemampuanproses

Kecer-dasanpengetikan

Microsoft

Symphony

dBase

file me-numpuk

terlewatdifile

tidak dapat mendapatkaninformasi

EFEK

SEBAB

P ROSESKERJ A

dikerjakansendiri

biasa

spesial

catatan &file tidakdi periksa

tidak adahouse-keeping

tidak adadiskperekam

kebanyakankabinet

keselamatan

Kemudahan interface

untuk menentukan masalah dan penyelesaiannya RELATION DIAGRAM METHOD

Langkah kedua :

- Masukkan hal-hal dan kejadian-kejadian ke dalam baris & kolom Adalah suatu teknik pemecahan masalah dengan menggabung-

Langkah ketiga : kan faktor-faktor secara logis untuk menjelaskan hubungan sebab-

- Tandai keberadaan atau derajat kekuatan hubungan antara akibat.

setiap faktor-faktor yang berpasangan. Kelebihan :

1. Metoda relation diagram dapat mengatur semua unsur-unsur

Contoh simbol: suatu masalah dan dapat digunakan untuk mendapatkan pan-

dangan yang realistis dari lahirnya suatu proyek: ada hubungan yg kuat 2. Metoda relation diagram sangat efektif dalam mendapatkan

: ada hubungan partisipasi & kesepakatan dari semua anggota.

: sepertinya ada hubungan 3. Karena metodanya menggunakan format tertutup, anggota me-

: tidak ada hubungan rasa bebas untuk mengeluarkan inovasi dan kreatif itasnya

4. Yang penting dapat dengan jelas diidentif ikasi dan hubungan

atau menggunakan bobot skala ( w eighted scale ) antara setiap faktor-factor dapat dimengerti oleh anggota

Bagaimana mempersiapkan Relation Diagram

Langkah-langkah :

1. Pem-fokusan masalah

Nyatakan masalah dengan jelas,

Ringkasan: Contoh : - Aktif itas ini tidak akan bekerja dengan baik

1. Diagram matriks diaplikasikan pada masalah yang ada, ketika - Ttetap tingginya persentase dari suatu kesalahan

sebab-sebab tersebut saling berhubungan dan yang tdak ber- 2. Penyebutan sebab-sebabnya

hubungan Setiap anggota harus mempunyai bukti tentang ide dan peng-

2. Seperti diagram hubung, metode diagram matriks digunakan amatannya. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan pengertian

bila ada kemungkinan menyamakan gejala dengan sebabnya yang lebih baik suatu masalah. Apabila hal ini tidak berjalan,

3. Derajat hubungan antara dua elemen yang secara simbolik masalah akan tidak terfokuskan dan penyebanya bisa tidak di-

diperlihatkan . Perhatian harus diambil untuk menghindari pene- temukan

tapan yang subyektif9 10

1 2 3 40

rendah agakrendah

sedang tinggi sangat tinggi

3. Siapkan kartu-kartu penyebab 8. Penafsiran diagram hubung

Pilih penyebab-penyebab yang tergabung dekat dengan Dari penyebab-penyebab yang ada pada relationship diagram

masalah, dan tulis di atas kartu tersebut. Tulis dengan jelas pilih yang hubungnnya paling dekat dengan masalah.

satu penyebab setiap kartunya. Kartu ini disebut kartu penye- Penyebab-penyebab yang langsung tertalian dengan masalah

bab. dan apabila di hilangkan sepertinya akan memperbaiki keadaan

4. Penataan kartu maka dapat dikatakan sebagai penyebab utama

Tebarlah kartu-kartu penyebab di atas lembaran kertas yang Kebanyakan kasus-kasus, penyebab-penyebab primer di se-

lebar. Gabungkan kartu-kartu yg mempunyai hubungan dekat keliling masalah adalah susah untuk dipecahkan, Pecahkan

dengan masalahnya, dan tempatkan secara berdekatan. yang lebih luar, atau penyebab sekunder lebih dulu, bila hal 5. Penetapan penyebab primer ini tidak sukses maka coba penyebab yang sekunder dan bila

Kartu-kartu yang ditata pada langkah 4 dari hubungan antar belum juga maka coba penyebab yang tertier. Lakukan secara

group yang secara luasnya, dipilih penyebab yang paling de- tekun dan jangan mudah menyerah.

kat hubungan dengan masalahnya. Penyebab ini dinamakan

penyebab primer. Ringkasan

Setelah penentuan penyebab-penyebab primer, gambar panah 1. Tidak seperti pada metoda aff inity diagram, metoda relationship

penyebab utama menuju ke masalah yang telah ditentukan. diagram sangat berguna dalam memguraikan / membongkar ja-

6. Penentuan penyebab dan hubungan akibat ringan masalah secara logis mengenai penyebab dan masalah

Setelah menentukan penyebab-penyebab primer, pilih penye- atau tujuan dan tindakan.

bab-penyebab yang menyebabkan penyebab primer ( penye- 2. Setiap orang punya cara tersendiri dalam memandang hubung-

bab sekunder ) dan kemudian tentukan lagi penyebab-penye- an penyebab dan masalah. Dalam menggambarkan diagram

bab yang menyebabkan penyebab sekunder ( penyebab ter- sebaiknya didiskusikan pada semua angggota. Penyebab-pe-

tier ). Urutkan ke baw ah sesuai dengan jenjangnya serta hu- nyebab yang benar dari masalah dapat diidentif if ikasikan apa-

bungkan dengan anak panah. bila semua anggota ikut berpartisipasi dalam diskusi hubungan

7. Siapkan diagram hubung sebab akibat.

Apabila diagram hubung sudah komplet, kartu-kartu seharus- 3. Ketika sedang menggambarkan relation diagram, semua ang-

nya saling dihubungkan dengan anak panah-anak panah. gota harus mempunyai kesamaan pandangan secara umum-

Pengecekan kembali hubungan antara penyebab dengan nya baik tentang tema maupun penentuan dasar pikiran yang

akibat dari masing-masing kartu. jelas

4. Tampa kesamaan pandangan mengenai temanya, maka diskusi 11 12

akan keluar dari tujuan penyiapan diagram PDPC METHOD

5. Apabila terjadi perbedaan pandangan pada hal-hal seperti : Process Decision Programme Chart

ketiak jelasan, sukar dipahami atau masalah besar yang mun-

cul, jalan terbaik untuk menanggulanginya adalah dengan me- PDPC membantu kita untuk mencapai tujuan yang diinginkan

tode diagram relationship diagram. Praktekkan metoda ini di- dengan mengantisipasi kemungkinan yang muncul selama

tempatmu sendiri-sendiri kapanpun bila kesempatan tersebut proses perubahan / perkembangan dari situasi yang ada

ada. Hanya dengan cara ini anda memperoleh keahlian yang

seperlunya. Ada 2 tipe pemakaian metode PDPC

Tipe APencapaian target dengan menggunakan pendapat yg tepat dan

rencana yang matang

Sebagai contoh, misalnya anda mendapat pemesanan dari

perusahaan Y berhubungan dengan konstruksi gedung.

Anda bisa membuat rencana perkembangan yang diinginkan

menggunakan metode PDPC untuk mencapai target yang

diinginkan, yang perlu untuk mendapatkan pekerjaan konstruksi

yang ditaw arkan perusahaan Y. Target akan dicapai dengan

menentukan problem yang mungkin timbul selama proyek

berjalan dengan menggunakan pendapat yang tepat & rencana

aw al yang matang.

Tipe B

Pembentukan tindakan balasan untuk menghindari problem

yang serius

Sebagai contoh, kecelakaan kecil telah terjadi. Dari kecelakaan

ini, dapat dilihat bahw a kecelakaan yang besar yang menghasil-

kan kematian dapat terjadi jika segala sesuatu dibiarkan tidak

berubah. Tindakan balasan ini bisa diambil sebagai antisipasi

13 14

Kesalahan yang tidak terdeteksi

pengecekansambilan

waktu pengecekan tidak cukup

kesalahanpengecekan

salah dalam melakukan pekerjaan

diskusi padajam kerja

mengabaikan tuntutan kerja

tidak puasdengan pekerjaan

kurang training

selalu berpindahdari posisi satuke posisi lain

kurang peduliterhadap quality

kekuranganpekerjapengganti absensi tinggi

tidak senang dgn teman kerja

pekerja sambilan

dikatain & sedih

tidak dapat memahami

situasi / kondisi

gelisahbila tiba-tibadiminta untukmengerjakan

lebih

putaran waktu pe-ngerjaanyg ketat

kerja ygburuk

pekerja yg lebihtua cepat lelah

kebingungan

tidak ada kompetisi

kebiasaan buruk karena rasa bosan

jika ada kemungkinan masalah yang besar muncul. 2. Susun / bentuk rencana yang optimis

Dalam hal ini metode PDPC dapat dipakai untuk merencanakan Membuat rencana yang optimis dimana setiap item yang

beberapa tindakan balasan ( tindakan antisipasi) akan dioperasikan antara " Starting Point " dan target membe-

rikan hasil yang ideal. Tutup item yang akan dioperasikan di

Keuntungan metode PDPC dalam kotak / segiempat dan prediksi hasil sesudahnya dalam

* Rencana ini memungkinkan anda untuk mem-prediksi dan rectangular, hubungkan kedua bentuk dengan panah.

membuat rencana aw al untuk tujuan perkembangan yang Lihat gambar no.2

akan datang berdasarkan pengalaman sebelumnya.

* Rencana ini memungkinkan anda untuk menempatkan masalah dan memudahkan pendeteksian masalah yang utama

* Rencana ini memungkinkan untuk memberikan indikasi yang

jelas dan menarik perhatian si pembuat keputusan dalam

menyelesaikan masalah dengan suatu cara yang mudah

dimengerti oleh semua anggota.

Bagaimana mempersiapkan metode PDPC

Pemakaian tipe A

Langkah - langkah :

1. Menentukan " Starting Point " dan target.

Tentukan starting point & target untuk PDPC.

Pada titik di tengah sisi atas kertas, tulis starting point dan tutup

dengan bentuk kotak rectangular dengan menggunakan garis

tebal agar kelihatan lebih jelas

Di posisi tengah sisi baw ah kertas tulis target dan tutup dengan 3. Prediksi kejadian yang dapat mengganggu lancarnya operasi

rectangular dengan garis tebal. Dengan menggunakan chart yang telah digambarkan di step 2

, coba pikirkan bahw a pada setiap situasi akan terjadi kegagal-

an dengan bermacam-macam alasan. Jangan berpikir bahw a

semuanya akan berjalan sesuai dengan yang direncanakan15 16

Tulis hasil yang tidak seperti diharapkan yang dpt anda pikirkan, Jika beberapa panah kembali ke operasi sebelumnya atau apa-

sertakan setiap hasil yang tidak diharapkan dalam boks recta- pun yang membuat pusaran, hal ini diperbolehkan. Gambar chart

ngular dan disambungkan dengan panah keluar. step ke 4 harus sudah selesai pada step perencanaan sebelum

Lihat gambar no.3 memulai operasi yang sebenarnya.

Lihat gambar no.3

Gambar 3

4. Buat perencanaan aw al Gambar 4

Setiap hasil yang tidak diharapkan seperti yang diperkirakan 5. Teruskan dengan rencana sesuai dengan urutannya

pada step 3 harus dibenarkan / ditanggulangi untuk mencapai Pada step ini kamu akan memasuki ke dalam operasi yang se-

target. Tambahkan suatu tindakan sehingga jalurnya kembali sungguhnya. Seperti yang dilaksanakan di setiap operasi ,

pada rencana jalur operasi yang optimis. Tinggalkan hasil yg hasil yang sesungguhnya akan lebih pasti. Pengukuran baru

tidak dapat dipecahkan di dalam perencanaan aw al. Untuk yg termasuk operasi tambahan, harus dimasukkan dalam peren-

dapat diselesaikan dalam perbaikan secara nyata maka ope- canaan operasi untuk memastikan cara yang baru.

rasinya diberi tanda ? Dan disudahi dengan rektangular box. Sambungkan operasi yang telah dikerjakan dengan panah te- 17 18

? ?

bal dan tuliskan tanggal kapan terjadinya. Pasang semua peren- Penggunaan untuk tipe B

canaan yang baru dan untuk pengukuran yang kurang pasti di-

beri tanda ? . Dan biarkan masalahnya terbuka. Apabila target Gambar 6. Menjelaskan sebuah tujuan PDPC untuk memproteksi

plan yang pertama susah dicapai, maka ubah ke target terbaik ke isi packet dari suatu kerusakan dengan mencegahnya dari pena-

2 ( disudahi dengan rectangular box dengan garis ) dan buat nganan yang terbaik.

rencana terpisah untuk setiap pencapaian. Langkah-langkah :

Gambar 5. Tunjukkan bahw a panah tebal yang mencapai tujuan. 1. Tentukan keadaan aw al dan hasil akhir

Inilah PDPC yang berhasil dalam pencapaian tujuan. Jadi kesem- Terangkan keadaan aw al seperti " kedatangan suatu packet "

purnaan dari perencanaan adalah kesempurnaan operasi. di tengah atas dan diakhiri dengan rectangular boks dengan garis yang tebal. Seharusnya suatu keadaan yang sangat se-

rius terjadi yang mana isi dari packet rusak yang disebabkan

karena penanganan yang terbalik. Hal ini harus dimasukkan

sebagai hasil akhir. Jangan coba-coba menggambar chart

yang optimis seperti " isi yang tidak rusak ". Hubungkan kejadi-

an. Hubungkan kejadian sehingga keadaan seperti yang ditun-

jukkan keadaan yang serius seperti isi packed yang rusak ka-

rena salah penanganan. Gambarkan hasil akhir di bagian ba-

w ah tengah dan ditutup dengan boks rektangular dengan garis

rangkap.

2. Dengan menghubungkan kejadian menuju hasil akhir

Jangan sampai diputuskan bahw a keadaan terbalik atau faktor

faktor sampai mereka pada hasil akhir. Sebagai contoh dengan

meneruskan pemikiran yang pesimis bahw a pekerjanya mung-

kin tidak melihat peringatan " bagian atas " langsung dibaw a

packetnya dalam keadaan menghadap kebaw ah atau terbalik

Atau pekerja mungkin sudah melihat peringatan namun tidak

mengerti bahasanya. Dia mungkin tidak melihat simbol peringat-

Gambar 5 an atau bila sudah melihat bisa jadi tidak ada artinya menurut

dia dan demikian seterusnya sampai pada hasil akhir.19 20

?

Sertakan kejadian yang terbalik dalam boks rektangular dan

tandai hasil proses pemikiran dengan panah tebal.

3. Tetapkan kejadian dengan proses sekelilingnya jika kelihatan-

nya prosesnya menjadi penyebab problem yang serius.

Pada step 2, kejadian terbalik yang sengaja dihubungkan ber-

sama jadi hasil yang serius yang akan di laksanakan. Pada

step ini hubungan kejadian yang tidak menjadi penyebab utama

dari suasana yang serius dengan panah yang jelas, baw a

keluar ke akhir bagian dari chart, dan tandai dengan garis de- ngan segitiga terbalik kecil dengan keterangan " tdk ada mas-

alah ". Tidak perlu setiap " no problem " kasus dituliskan.

Pilih hanya kejadian-kejadian yang akan menjadi " no pro-

blem " ketika kemungkinan-kemungkinan dengan jelas akan

menjadi peranan penting menuju hasil yang sungguh-sungguh

4. Tentukan cara penanggulangan

Apabila semua kemungkinan yang dapat menjadi peranan pen-

ting untuk mencapai hasil yang kongkrit ada dalam chart, tinda-

kan penanggulangan akan disusun dengan mengumpulkan ide

yang telah disampaikan dengan bebas pada saat brainstorming

atau sudah disiapkan oleh ahlinya, orang yang berpengalaman,

staf yang bertugas. Setiap tindakan penanggulangan harus

mempertimbangkan kemudahan untuk dilaksanakan dan harus

dituliskan pula pada tempat di atas hal-hal yang tidak diinginkan.

Gambar 5

21 22

ARROW DIAGRAM 1. Kode grafik & Nama

Arrow diagram adalah suatu alat pembentukan skedul kerja = kerja ( suatu kerjaan yang membutuhkan w aktu )

yang optimum untuk proses kontrol yang efektif = penghubung ( sambungan antara kerja dengan

Pemakaian rangkaian kerja ini dapat mengindikasi urutan kerja kerjaan lainnya, akhir dari pekerjaan yang terda-

yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang direncanakan hulu dan mengaw ali pekerjaan berikutnya )

= dummy / jembatan ( tidak memerlukan w aktu tam-

Metode ini khususnya sangat efektif jika diaplikasikan dalam bahan, Jarang merupakan suatu pekerjaan )

pembuatan konstruksi bangunan, pembuatan barang daganganbaru, dan berbagai proyek lain yang melibatkan partisipasi 2. Proceding & Succeeding Works

berbagai pihak atau jaringan kerja yang luas. Gb.3 menggambarkan situasi dimana pekerjaan B akan dimulai

setelah pekerjaan A selesai. Perkerjaan A disebut proceding

Keuntungan Arrow Diagram (karena ada sebelum B), & proses kerja B disebut succeeding.

1. Memungkinkan total pengontrolan kerja. Menunjukkan masalah

pada tahap aw al dengan jelas, jika muncul sew aktu-w aktu.

2. Memberikan petunjuk suatu perkembangan

3. Memudahkan proses kontrol dan memberikan kemungkinan Gb.3

untuk mengambil tindakan yang cepat dengan mengantisipasi

masalah pada saat rencana mengalami perubahan. 3. Paralel Works

4. Komunikasi antar anggota tersedia sehingga kesepakatan Gb. 4 menggambarkan situasi dimana proses kerja A & B

lebih mudah didapat merupakan paralel

CARA MEMBUAT ARROW DIAGRAM 10

Arrow diagram dibuat dengan cara menggambar anah panah

diikuti garis penuh, garis putus-putus atau lingkaran.

Untuk aturan selanjutnya akan diterangkan sbb: Gb.4

23 24

1 32Work A Work B

43

Work A1 2

Work B

Proceding Work & Succeeding Work Contoh Penggambaran Arrow Diagram

4. Bagaimana menggunakan dummi Berikut ini penggambaran step / langkah untuk menggambarkan

Gb.4 menggambarkan bagaimana mempresentasikan hubungan arrow diagram dari suatu proses yang berisi desain, produksi

paralel dari pekerjaan A & menggunakan dummi. dan inspeksi dengan menggunakan kartu yang besarnya kurang

Gb. 5a adalah contoh diagram yang kurang tepat, karena lebih sebesar kartu nama.

susah untuk menjelaskan apakah proses kerja ( 1, 2) Step 1 : Data semua pekerjaan yang diperlukan.

mempengaruhi proses kerja A atau B. Hal ini bisa diatasi dgn Tulis pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan di papan tulis atau

" Dummy " seperti pada 2 contoh pada Gb. 5b & 5c. disuatu lembaran kertas besar secara acak.

Tabel 9 menunjukkan keterangan pekerjaan yang siap untuk

menggambarkan arrow diagram.

Tabel 9

Kelompok pekerjaan.

Assembly, produk jadi

Gunakan garis " Dummy " untuk mempresentasikan urutan Inspeksi

pekerjaan yang benar jika kerka " Parallel" terlibat. Desain 1

Desain 2

Produksi, Bagian P1

Gb.5b Transpotasi, Bagian P1

Produksi, Bagian P2

Transpotasi, Bagian P2

Assembly, body utama

Assembly, lanjutan

Step 2. Tuliskan nama pekerjaan pada kartu.

Tulis pekerjaan pada setiap kartu seperti gambar 10 gambar ga-

ris horisontal di tengah kartu.Tulis nama pekerjaan pada bagian

atas dan bagian baw ah untuk menulis w aktu yang dibutuhkan

25 26

Work A

Work B

Work A11 2

Work B

Work A2

Work B

1

Work B Work B

Work A Work A

2

3 3

2

111 2

Design I

Gambar 10.

Step 3. Susun kartu-kartu sesuai dengan urutannya

Tulis atau tempelkan pekerjaan yang paling mula di sebelah kiri

kemudian disusul kartu kedua yang ditempelkan disebelah ka-

nan dari kartu yang pertama dan dilanjutkan dengan kartu-kartu

selanjutnya sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan hubung-

an satu dengan yang lain. Selama prosedur ini , kartu-kartu

yang tidak perlu atau pengulangan pekerjaan, jika ada harus

dibuang dan jika pekerjaan hilang kemudian ditemukan maka

dibuatkan kartu tambahan. Ringkasan

Step 4. Bagaimana menyusun kartu-kartu 1) Metode arrow diagram dapat diimplementasikan untuk pekerja-

- Susun kartu secara baris dan yang mempunyai jumlah paling an rutin baik pekerjaan rumah maupun kantor. Dapat juga untuk

banyak secara seri sebagai susunan yang utama. Dan dianta- merencanakan perjalanan keluarga, pesta, perlombaan dan yang

ranya diberi jarak untuk penyambungan lain yang semacamnya.

- Kartu-kartu pekerjaan yang dipasang paralel dengan baris 2) Membuat rencana operasi dgn menggunakan arrow diagram

yang terpanjang harus ditempatkan dengan mempertimbang- anda akan mengerti suatu cara yang optimum untuk pengaturan

kan hubungan dari pekerjaan tersebut tenaga dan materialnya. Metoda ini juga akan membantu membe-

Step 5. Menggambar arrow diagram ri petunjuk bagaimana menentukan jumlah hari kerja yang dibu-

Gambar jembatan penghubung untuk menentukan posisi akhir tuhkan.

dari kartu-kartu tersebut. Setelah lengkap diberi nomor peng- 3) The Gantt chart, yang sudah lama digunakan itu bagus untuk

hubung. mengontrol schedule secara garis besarnya saja. Bagaimanapun

Step 6. Memasukkan waktu yang dibituhkan penggunaan arrow diagram adalah untuk keseluruhan atau

Perkirakan w aktu yang dibutuhkan untuk setiap kartunya dan control yang efisien dari berbagai macam pekerjaan.

masukkan dalam kartu bagian baw ah 4) Secara umum metoda arrow diagram sering digunakan sesu-

ai dengan tujuan berikut di baw ah :

- Mempromosikan rencana dan pengontrolan suatu proyek dan27 28

Desain II

Produksi

P2

Assembly

produk jadiDesain IProduksi

P1

Transportas

i, P2

Inspeksi

Pengiriman

Transporta

si, P1

Produksi,

bentuk utama

Assembly

lanjutan

1 2

3

4

5

6 7 8 9

1 hari 1 hari 1 hari 1 hari

0,5 hari

1 hari 1 hari

1 hari 0,5 hari

1 hari

acara-acara termasuk perancangan produksi, construksi TREE DIAGRAM DIAGRAM

factory, perayaan pernikahan, acara perlombaan dll.

- Analisa perbandingan dari setiap perencanaan, operasi dan Kelebihan tree diagram

proses control. 1. Penilaian dpt dilakukan utk mencapai tujuan secara sistimatis

- Menghemat tenaga kerja dan penurunan biaya diberbagai dan mendetail.

proyek. 2. Mudah untuk mencapai konsensus dari anggota.

- Program promosi untuk setiap proyek dan menejemen 3. Tujuan dan penilaian hubungan yang dituangkan dalam satu

( merancang produksi baru, konstruksi plant, QC con. Dll ) diagram, dan semuanya dapat dimengerti dan menyakinkan.

- Perbandingan program dan pekerjaan yang telah dilakukan

dan penerapan pengaturan program. Bagaimana menyiapkan Tree Diagram

1.Menentukan tujuan

Tentukan tujuan sesuai dengan problem yang telah diidentif ikasi

dengan metode couse-effect diagram atau metode relasi

diagram atau problem apa yang akan anda pecahkan.

Bila sudah diset tujuannya, dan tulis di kartu / kertas. Pasang

kartu di sebelah kiri tengah dari kertas yang lebar.

2. Membuat langkah perbaikan

- Dengan berdiskusi semua anggota dapat menentukan langkah

langkah apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan di atas.

langkah-langkah aw al yg terpilih ditulis di kertas dan diletakkan

disebelah kanan dari tujuan.Demikian proses itu diulang untuk

mendapatkan langkah ke dua / ke tiga / sampai dengan langkah

yang paling akhir yang baik.

3. Cek hasil akhir dengan hubungan langkah-langkahnya.

Lihat semua langkah-langkah yang telah dibeberkan dan cek

apakah ada pertentangan atau kelalaian sehingga tak diacantum

kan. Dan disarankan dalam melakukan pengecekan dilaksanakan

dari dua sisi sudut pandang :

* apakah langkahnya cukup efektif untuk mencapai tujuan ?29 30

* apakah tujuan akan tercapai dengan diimplementasikannya

langkah / cara tersebut

4. Menentukan format tree diagram

Setelah semua kartu ditempelkan pada posisinya maka hu-

bungkan tujuan dan langkah-langkahnya dengan garis dan

buatlah tree diagram.

5. Formulasikan dan susun tatacara pengimplementasiannya.

Terakhir, evaluasi setiap langkah, dan perhatikan hubungan

antara tujuan denga langkah-langkahnya. Tentukan langkah-

langlah yang diperlukan sesuai dengan metoda "5W2H

( What, Why, Who, When, Where, How and How much )

Mnyusun langkah-langkah sesuai dg step 2 :

Langkah apa yg hrs ditempuh utk mencapai tujuan

Cek sesuai dgn step 3 :

akankah langkahnya efektif utk mencapai tujuan ?

mungkinkah tujuan akan dicapai dengan mengimple-

mentasikan langkah tersebut.

31 32

FORCE FIELD ANALYSIS FLOWCHART

Menyediakan team untuk mengidentif ikasikan alur urutan suatu

Force Field analysis adalah suatu cara untuk menganalisa kegiatan dlm suatu proses yg di pakai produksi atau pelayanan.

langkah-langkah yang akan dan tidak dipilih dengan mencari Dapat digunakan di berbagai bidang dari perjalanan invoice atau

kelebihan-kelebihan dan kekurangan-kekurangan dari masing- alur material, penjualan atau pelayanan product

masing langkah.Langkah ini sangat mudah untuk membanding- Membantu training untuk menjelaskan suatu proses yg sempurna

kan antara hal-hal positif yang untuk dilaksanakan dengan hal-

hal-hal negatif yang untuk dikurangi atau dihilangkan. Cara mengerjakan

Adapun pemilihan langkah yg dipilih adalah langkah-langkah 1. Menetapkan batas dari suatu proses

yang mempunyai kelebihan-kelebihan lebih banyak dari pada Proses diaw ali dengan input (start) dan diakhiri dengan final out-

kekurangan-kekurangannya serta dicarikan bagaimana cara put ( ends )

untuk menanggulanginya / menguranginya . Dan sebaliknya Flow chart dapat berupa macro f low chart yang sederhana yang

langkah-langkah yang tidak dipilih mempunyai kekurangan- berisi information yang cukup menjelaskan suatu proses secara

kekurangan yg lebih banyak dari pada kelebihan-kelebihannya umum atau yang lebih detail yaitu yang menunjukkan setiap tinda-

kan atau keputusan-keputusan penting.

1. ( ) * ( ) - ( ) 2. Menentukan langkah-langkah dalam proses

* ( ) - ( ) Brainstorm semua aktivitas-aktif itas besar , input-input, output-

* ( ) output dan keputusan- keputusan proses dari aw al sampai akhir

* ( ) terpilih

* ( ) 3. Urutkan langkah

* ( ) Atur langkah-langkah sesuai proses yang seharusnya. Untuk

aw alnya gunakan post it sehingga mudah untuk memindahkan

2. ( )) * ( ) - ( ) dan jangan buru-buru menggambar anak-panahnya sebelum

* ( ) - ( ) yakin bahw a hal itu sesuai dengan proses yg sebenarnya.

- ( ) tak terpilih

- ( ) 4. Gambar f low chart dengan menggunakan simbol yang tepat.

- ( ) Digunakan untuk memperlihatkan material, informasi

atau aktif itas (input) untuk memulai proses atau 33 34

Langkah Kelebihan Kekurangan Keterangan

untuk menunjukkan hasil akhir (output) proses. Flowchart

Digunakan untuk menunjukkan tugas atau aktivitas

yang dilaksanakan dalam proses. Meskipun beberapa

kotak dapat mempunyai banyak panah namun biasa-

nya hanya satu output.

Digunakan untuk menunjukkan hal dalam proses yang

membutuhkan jaw aban Ya / Tdk, suatu pertanyaan

yang membutuhkan jaw aban atau memerlukan kepu-

tusan.

Bundaran dengan huruf atau angka menandakan

adanya pemutusan f low chart dan dsambung di hala-

man yang sama atau lain halaman.

Menadakan arah alur suatu proses

5. Tes kelengkapan f low chart

Cek kebenaran simbol yg digunakan, langkah-langkah proses

( seperti input, output, kegiatan, keputusan, penundaan ) sdh

dijelaskan. Memastikan close loop apabila ada feedback.

Apakah proses yang berjalan sudah seperti gambarnya,

Apakah ada yang sangat kompleks atau adanya pengulangan

sehingga diperlukan pengurangan / penghapusan?

35 36

A

Pembuatan Tuner

Pemasangan komponensecara manual di area

stuffing

Penyolderan buttom part by solderbath

Apakah hasilpemasangan & penyol-

deran bagus ?

Penyetelan tuner sesuai dengan permintaan

Direpair oleh central TU

Apakah penye- telan sudah memenuhi

permintaan ?

Direpair oleh mechanic

Diteruskan untuk menjalani test di NCP area

Apakah hasil pengetesan

bagus ?

A

Flowchart

37 38

Pembuatan Tuner

Pemasangan komponensecara manual di area

stuffing

Penyolderan buttom part by solderbath

Apakah hasilpemasangan & penyol-

deran bagus ?

Penyetelan tuner sesuai dengan permintaan

Direpair oleh central TU

Apakah penye- telan sudah memenuhi

permintaan ?

Direpair oleh mechanic

Diteruskan untuk menjalani test di NCP area

Apakah hasil pengetesan

bagus ?

A

A

Dimasukkan ke box untuk dicek oleh QC

Apakah ?