ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. Búho o alondra: ¿Qué tipo de trabajador eres?

2. Agenda laboral: El tiempo más óptimo para

trabajar.

3. El día más productivo de la semana en nuestra

agenda laboral.

4. ¿Cuánto tiempo perdemos cada día sin darnos

cuenta?

5. Factores que nos hacen perder el tiempo.

6. Organiza bien tu agenda laboral: Eustrés y

Distrés.

7. Cómo completar todos tus objetivos (Primera

parte)

8. Cómo completar todos tus objetivos (Segunda

parte)

9. Cambia de hábitos y cumple los objetivos de tu

agenda laboral.

1. Búho o alondra: ¿Qué tipo de

trabajador eres?

¿Cómo podemos optimizar una agenda laboral y organizar el tiempo de

nuestros equipos?

Planificamos las tareas de nuestros equipos generalmente en función de la

disponibilidad o de los huecos que tenemos en nuestras agendas, pero no

estudiamos particularmente las características generales de cada miembro del

equipo

De la misma manera organizamos nuestra agenda laboral individual, tenemos

la lista de tareas pendientes y vamos haciendo en función del rato que

tenemos, sabemos que no es la mejor manera de hacerla, y hasta llega

algunos días en que tenemos la sensación, que no podemos acabar una tarea

en un tiempo razonable, de la misma manera tenemos la sensación de que

algunos días todo nos cunde mucho más, y resolvemos la misma actividad en

sólo 20 minutos. Esto no es fruto de la casualidad que ese día estemos más

inspirados que el anterior, sino que es fruto de que hemos encontrado nuestro

momento virtuoso, y al final este momento es cuando nos encontramos en

nuestro día más productivo de la semana, y la misma franja horaria productiva

a su vez.

Esto es diferente dependiendo de la persona, y hay diferentes tipos:

1. Alondras o matutinas: Les gusta levantarse temprano y son muy activos, el

mejor momento del día llega por la mañana y en cambio, a medida que pasa la

jornada, se van encontrando más cansados y malhumorados Algunos estudios

concluyen que a las 16:00 de la tarde es la peor hora para tratar temas

delicados con una Alondra. Alrededor del 20% de las personas son

consideradas alondras.

2. Búhos o vespertinos: Las mañanas son terroríficas, les cuesta despertar, son

muy callados a primera hora, tardan tiempo en activarse, y es a medida que

avanza el día cuando llegan a su mejor momento, los mismos estudios que

mencionaba arriba, hablan que hacia las 18:00 de la tarde comienza su pico de

actividad. Al igual que las alondras, alrededor del 20% de la gente está

considerada búho.

3. Intermedios (Colibrís): A este grupo pertenece la mayor parte de la

población, alrededor del 60% de la gente son intermedios, es decir que no se

encuentran ni en un extremo ni en el otro.

A nivel individual es fundamental poder identificar nuestros ritmos circadianos

para aprovecharlos adecuadamente, en vez de intentar forzar nuestra manera

de trabajar para ir en contra de la naturaleza de nuestro cuerpo. De lo

contrario acabaremos consumiendo muchas energías y conseguiremos poca

productividad.

Al igual que a nivel individual es importante encontrar nuestros ritmos

circadianos, lo mismo con nuestros equipos para organizar nuestra agenda

laboral. Como acabamos de mencionar tenemos biorritmos diferentes y

acompañarlos en lugar de forzarlos, nos permitirá tener un mejor desempeño.

Hay una dificultad adicional y es que cada uno tiene biorritmos diferentes, por

lo cual dentro de un mismo equipo de trabajo nos encontraremos con personas

diversas. Forzar a un búho a los horarios de la alondra y viceversa es ir en

contra de la fluidez de la persona.

Si conseguimos organizar a nuestros equipos de manera que trabajen en sus

mejores horas de acuerdo con sus biorritmos, podemos llegar a conseguir un

aumento en la productividad y eficiencia de nuestra empresa, aparte de que

los empleados estarán más felices con su empleo, lo que significa que serán

más fieles a la empresa. A la hora de distribuir equipos sería importante

preguntar y saber exactamente qué tipo de biorritmo tienen los empleados, y

de esa manera podremos organizar sus horarios laborales correctamente. Lo

mismo sucede con nosotros, deberíamos comprobar que tipo de trabajador

somos, si alondras, búhos o colibrís, antes de realizar ningún tipo de cambio.

Ahora que ya sabes que tipos de trabajadores existen según sus biorritmos

¿Qué clase de trabajador eres?

2. Agenda laboral: El tiempo más

óptimo para trabajar.

No basta con reclamar más productividad, hay que dejar que el personal, sea

productivo.

Cuántas veces has oído decir a alguien a las 09:00 en una reunión que “a esas

horas aún le cuesta arrancar”, mientras ves a otros que están al 120%.

Mantener estas dinámicas es ir siempre cojeando. ¿Están las empresas

preparadas para permitir a la gente ser más productiva?

La sociedad industrial, como en muchos otros casos, ha ignorado esta

diversidad y ha fijado unos horarios que favorecen a quienes se levantan

pronto. Al que madruga, Dios le ayuda, y al resto, no tanto. Además eso ha

creado lo que llamamos el jetlag social.

Crear una agenda laboral más flexible proporcionaría beneficios, tanto para los

trabajadores y su salud como para las empresas a través de la productividad.

El impacto de estas mejoras puede ser aún más amplio. Sabemos que el sueño

tiene implicaciones importantes no solo para la salud física, sino también para

el estado de ánimo, el estrés o las relaciones sociales, así que mejorar el

sueño, muy probablemente, tendrá otros efectos secundarios positivos. Pero el

problema principal aquí es saber cómo identificar nuestro mapa de

productividad o, es más, cómo identificar el mapa de productividad de nuestro

equipo de trabajo.

A nivel individual lo podemos intuir, después hay el famoso cuestionario de

Horne y Ostberg, que respondiéndolo te ayuda a saber a qué tipo de cronotipo

pertenece uno.

Pero el problema que aparece aquí es: ¿Cómo podemos ayudar a los

responsables de equipos optimizar sus agendas laborales respetando a la vez

los biorritmos de sus equipos?

Por ejemplo, en la situación de que hay que realizar una reunión con temas a

tratar bastante complejos y estratégicos, donde hay que tomar decisiones

importantes y requiera cierta creatividad. Cuando hemos de movernos en un

entorno donde hay todo tipo de perfiles, mejor buscar una franja intermedia

donde la alondra y el búho se encuentren pero aunque podrían aplicar la

proporción de 20% de alondras, 20% de búhos y 60% de colibrís para intentar

determinar los momentos virtuosos de su equipo siempre estaríamos hablando

de un método aproximativo. El problema al que se enfrentan los managers es

que no disponen de datos objetivos sobre el desempeño de sus equipos y de

este tipo de decisiones, como otras muchas, se toman de forma totalmente

subjetiva.

Como podemos pretender, entonces, que las organizaciones permitan a las

personas ser productivas respetando sus biorritmos si somos incapaces de

identificar el mapa de productividad de nuestro equipo.

Realizamos en enero un estudio sobre una base de datos de 3.500 usuarios de

empresas españolas que tienen instalada nuestra plataforma tecnológica que

permite medir, entre otras muchas cosas, los niveles de productividad y

eficiencia tanto a nivel individual como grupal. Es decir que los empleados

tienen acceso a sus propios datos de productividad y aprenden a mejorar la

gestión de su tiempo y, a nivel grupal, los managers pueden ver los niveles de

eficiencia de sus equipos de trabajo y tomar decisiones más acertadas en

cuanto a organizar las agendas y repartir las cargas de trabajo.

En primer lugar miramos cuántas horas la gente se pasa de media en la oficina

y vimos que la media está en 9h19min. Desde que llega hasta que se va. Este

tiempo incluye las pausas, la comida etc.…. De todo este tiempo que estamos

en la oficina, solo estamos activos una duración de 7h12min. Podemos ver que

diariamente tenemos un margen de 2h entre el tiempo de permanencia y el

tiempo de actividad.

Ahora bien, cuando nos pusimos a estudiar la productividad, los datos fueron

sorprendentes. Primero se definen un listado de aplicaciones o actividades

directamente relacionadas con las funciones del puesto de trabajo y se mide

cuánto tiempo se invierte en estas tareas. Vimos que a esta no superaba

6h34min. Es decir que de las 7h12min dedicamos 6h34min a actividades

productivas directamente relacionadas con nuestro trabajo, casi 3h de

diferencia con el tiempo en que estamos físicamente presentes en la oficina.

Mientras que los 38 minutos restantes los dedicamos a actividades que no

tienen que ver nada con el trabajo, es decir, actividades personales.

Entonces, si realmente la productividad está en torno a la 6h30min del total de

9h20min que trabajamos, de nuevo podríamos pensar que no debería ser tan

difícil instaurar un horario un poco más flexible y adaptado al cronotipo de

cada uno.

3. El día más productivo de la semana

en nuestra agenda laboral.

¿Qué día de nuestra agenda laboral es el más productivo? ¿Y qué día es el más

eficiente?

En un estudio reciente que hemos llevado a cabo, comparamos los días de la

semana para averiguar cuál era el día más productivo. Si miramos la suma de

horas de productividad el día más productivo sería en martes pero si lo

comparamos con actividad resulta ser el viernes. Los viernes donde

observamos que se suele trabajar menos horas, le gente es más productiva

(eficiente). Son varios los factores que hacen que este día sea el más

productivo. Cuando finaliza la semana, tendemos a hacer el repaso de todo lo

que tenemos pendientes y la mayoría necesitamos irnos de fin de semana con

la sensación de haber dejado las cosas en orden. Curiosamente, pese a ser el

día de la semana en que menos horas se trabaja, resulta mucho más efectivo.

Tenemos la ley de Murphy, la cual habla sobre la gestión del tiempo.

Ley de Murphy

Lo que viene a decir básicamente esta ley es que la percepción que tenemos

del tiempo, es totalmente flexible. Cuanto más tiempo tenemos para ejecutar

algo, más dilatamos la ejecución en el tiempo y por contrapartida, cuanto

menos tiempo, más rápidamente la ejecutamos. Nos adaptamos al tiempo del

que disponemos. Eso hace que pesar de tener menos horas efectivas el

viernes, hace que la ejecución sea más focalizada, concentrada y enfocada a

finalizar.

Si los responsables de gestionar equipos de trabajo dispusiesen de un sistema

de medición que les permita averiguar los día con mayor productividad podrían

organizar su agenda laboral de forma más óptima. Por ejemplo, podrían

programar una reunión estratégica, donde hay que tomar decisiones

importantes este día.

Se trataría de convocar con antelación esta reunión con un orden del día bien

definido para que los asistentes la preparen correctamente.

Evidentemente sólo valdría la pena si la reunión es productiva de los contrario

estaríamos desperdiciando un día de alta productividad.

Dentro de nuestro estudio, constatamos que el 61% de las reuniones son

programadas y el 39% son “espontáneas”. Todos los manuales de buenas

prácticas sobre reuniones muestran que las reuniones imprevistas, las que no

se han preparado correctamente no suelen ser muy productivas por lo que

habría que evitar a toda costa tenerlas los días o durante las horas de mayor

productividad, e incluso lo razonable sería intentar eliminar el tiempo de

reuniones no programadas, para así optimizar el tiempo del que disponemos.

Según nuestro estudio, la hora con mayor productividad es la comprendida

entre las 12h y la 13h. Un momento virtuoso de la semana (probablemente el

momento en que se encuentren los búhos y las alondras) podría ser el viernes

por la mañana entre 12h y 13h y, los responsables de equipos deberían

reservar estas franjas horario para tratar temas importantes con las personas

de sus equipos.

A nivel individual se trata de optimizar nuestra gestión del tiempo. Si tenemos

una herramienta que nos muestra qué día somos más productivo y sabemos en

qué momento el día nuestras capacidades cognitivas son más altas debemos

organizar nuestra lista de tareas en función de estos datos y reservarnos estos

espacios para realizar aquellas actividades que requieren más concentración o

que son más difíciles. Evitar realizar en estos momentos virtuosos a tareas más

mecánicas como por ejemplo, consultar o responder los emails en aquellas

franjas horarias de alta productividad.

Generalmente, deberíamos hacer un esfuerzo para intentar reducir el uso del

correo electrónico ya que es uno de los mayores ladrones de tiempo. Nuestro

estudio muestra que pasamos aproximadamente el 17% de nuestro tiempo

leyendo o contestando emails. Lo razonable sería que le dedicásemos el

tiempo que le dedicamos fuera de las franjas de productividad.

4. ¿Cuánto tiempo perdemos cada día

sin darnos cuenta?

No trabajamos más de 81 segundos de forma ininterrumpida en una aplicación.

En parte es debido a uso” o abuso de las alertas. Pop ups de emails, alertas en

el móvil etc…

Se pierde mucho tiempo mirando simplemente un email, entre que vemos que

hemos recibido un email, vamos a nuestro correo electrónico, buscamos el

email, lo abrimos y lo respondemos o no ya hemos perdido bastante rato, sin

sumarle que ahora habremos de volver a reanudar la marcha de la actividad

que estábamos realizando antes de la interrupción.

Piensa que, al día, perdemos una hora debido a las interrupciones. Medimos el

tiempo de pausas inferiores a 10 minutos y vimos que representaba más de

media hora de nuestra jornada. Aunque nuestras pausas duran en total unos

33 minutos, cada vez que dejamos lo que estábamos haciendo, nuestro

cerebro tarda unos 2 minutos en volver a su nivel de concentración máxima,

por lo cual el tiempo que perdemos directamente en las pausas, más el tiempo

que perdemos intentando volver a las actividades resulta ser un total de una

hora al día.

Si no tenemos datos que nos permitan identificar nuestros momentos

virtuosos, podemos seguir como hasta ahora organizando nuestro tiempo

rellenando huecos pero cuando disponemos de una solución que nos muestra

nuestros “picos” de productividad podemos optimizarlos tratando por ejemplo:

● De evitar consultar el correo electrónico durante estas horas

● Rechazando una reunión de última hora

● Evitando interrupciones de compañeros etc.…

Antes de ponernos a realizar cualquier ejercicio de planificación, es necesario

que entendamos cuál es nuestra actitud respecto a la gestión del tiempo. Para

ello, analizaremos los elementos que suelen estar detrás de las situaciones de

caos o estrés y que dan lugar a que cualquier planificación que queramos

llevar a cabo, simplemente fracase. Si no sé de qué padezco, ¿cómo voy a

poder ponerle solución? Pues indaguemos.

Como primera reflexión, pregúntate:

¿De qué te sirves para organizarte? ¿Del reloj para agendar los compromisos

que tienes o las reuniones o las actividades pendientes, etc.? Es decir, ¿piensas

en lo que tienes que hacer ese día y lo ubicas, más o menos, en tu agenda

laboral o sobre un papel o incluso en tu cabeza o quizá ni lo piensas y te dejas

llevar por lo que el día te depare? Fíjate, el reloj nos sirve para pensar en el día.

O por otro lado, ¿Te sirves quizá de la brújula, en tanto que de manera muy

frecuente reflexionas sobre los principios, valores y compromisos que como

profesional tienes y que dentro del ámbito donde desarrollas tu profesión, se

espera que pongas de manifiesto y que logres? La brújula nos sirve para

orientar nuestro compromiso y para ubicar nuestros objetivos.

En una etapa inicial de cualquier reto nuevo, solemos empezar por usar la

brújula, pensamos en aquello que es importante para nosotros y para la

organización. Solemos lograr visualizar el resultado que queremos obtener a

medio / largo plazo.

A través de esta reflexión, nos ponemos en marcha, empezamos a trabajar. Y

desde ese momento, solemos regirnos por el Reloj para organizarnos cada día.

Los días pasan volando, y todo va bien hasta que un día nos paramos, miramos

a nuestro alrededor y vemos que algo ha pasado durante el camino, de lo que

no nos hemos dado cuenta y que ha dado lugar a que el caos reine en nuestra

vida.

Estamos colapsados, no llegamos a la mayoría de las cosas que hemos de

realizar, vivimos en un estrés permanente por falta de tiempo y nadie parece

darse cuenta de la situación tan dura que estoy atravesando, es más, la

montaña de tareas pendientes sigue creciendo. Los días no nos dan más de sí

y sentimos que hemos perdido el impulso inicial que teníamos.

Llegar a la situación de desorden, caos, estrés o desorientación, suele ser

debido a varios errores que cometemos en torno a la gestión del tiempo en

nuestra agenda laboral, como son:

1. No valorar la importancia del tiempo: al mínimo ladrón que aparece,

levantamos las manos y nos dejamos atracar! Si somos de fácil persuasión

por los ladrones del tiempo, tendríamos que preguntarnos la razón por la

que nos dejamos llevar en lugar de hacer el esfuerzo de mantenernos

focalizados. ¿Qué ganancia estás obteniendo?

2. Posponer una y otra vez la misma tarea y de manera reiterada otras tantas,

siendo casi una actitud normal en el trabajo. Es lo que se conoce como

Procrastinación. Por eso hay que cumplir las tareas que nos hemos propuesto

para ese día en nuestra agenda laboral.

3. Colisión de intereses: Puede que lo que tengas que hacer no esté alineado

en absoluto con tus intereses, deseos, objetivos o escala de valores y por ello

no le estás haciendo frente: Sientes un tira y afloja interno: por un lado sabes

que TIENES QUE y por otro lado NO QUIERES. No hay coherencia interna entre

lo que piensas o deseas, y cuando esto sucede, el nivel de estrés es muy

elevado Si para ti desarrollarte profesionalmente es muy importante, y sin

embargo te encuentras en una actividad laboral donde no se produce y la has

de mantener por necesidades económicas, es posible que tu trabajo no fluya

ya que una vez cubierta las necesidades económicas, nuestro umbral se eleva

y tendemos a anhelar el desarrollo profesional y ahí es cuando se produce la

colisión de intereses interna generadora de distrés.

4. La falta de prioridades: muchas veces no definimos estas prioridades

realmente y si lo hacemos, es en base a la urgencia de los demás en lugar de

hacerlo en base a nuestros objetivos.

5. Factores que nos hacen perder el

tiempo. “Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día.”- Richard

Whately

Un error que solemos cometer es no crear planes de acción con tiempos de

logro definidos, es decir, no pensar en todas las acciones que tengo que hacer

para alcanzar mi objetivo.

Muchas veces no nos preparamos para posibles imprevistos. Tenemos tanto

que hacer en tan poco tiempo, que cualquier imprevisto nos descoloca por

completo y hace que tengamos que dejar de hacer lo que habíamos pensado

para ese día. Esto puede tener un efecto tsunami en la planificación de toda la

semana: El no contar con ellos, nos genera sensación de estrés por no saber

qué hacer con el resto de tareas. Por eso hay que intentar dejar un hueco en

nuestra agenda laboral para posibles imprevistos.

-Tratar de abarcarlo todo a la vez: ya lo dice el refrán “quien mucho abarca

pues poco aprieta” y es así. Si queremos abarcarlo todo, iremos saltando de

una tarea a otra y al final esto conlleva pérdida de concentración y reducción

del tiempo que hemos podido ser productivos de haber estado focalizados en

las tareas realmente importantes. La multitarea no es productiva, es

simplemente una necesidad con la que a veces nos toca enfrentarnos, pero

nada más, trata de huir de ella.

-No filtrar adecuadamente visitas, llamadas y correos: si no tenemos criterio ni

nos marcamos límites, no podemos esperar que los demás lo tengan por

nosotros. Depende de nosotros el aplicar o no un filtro adecuado.

-El exceso de reuniones o el exceso de tiempo invertido en las mismas, así

como la falta de organización en su ejecución: en muchas organizaciones se

abusa del uso de reuniones y no existe una metodología según tipo de reunión

(reunión informativa, reunión ejecutiva, gabinete de crisis, etc.). Si no tienen

un alto componente operativo y carecen de estructura, solo roban tiempo.

-Uso excesivo de la expresión “no tengo tiempo”: tanto lo usamos que de

verdad nos lo creemos y lo aplicamos ya a casi cualquier situación. Claro que

tienes tiempo, todos tenemos 24 horas, la cuestión es si tienes “interés”. El

interés es un motivador muy alto para encontrar el tiempo para lo que sea

cuando sea. Así que la próxima vez que te veas tentado en decir “no tengo

tiempo” párate, sé honesto contigo mismo y di para tus adentros “no tengo

interés en……” y sobre esa reflexión, vendrá la priorización sola ya que si la

respuesta apunta a que no tienes interés sobre algo que se supone es vital

para tu trabajo, en ese momento podrás cambiar tus prioridades y empezar a

atender lo importante en lugar de lo urgente. Si apagas el piloto automático, te

resultará mucho más fácil ver de qué deberías estar ocupándote.

Y finalmente, la más común es la falta de compromiso en la gestión del tiempo:

si no nos lo tomamos en serio de verdad, si no tomamos conciencia de cómo

está afectando la gestión inadecuada del tiempo y de la agenda laboral

semanal a nuestra vida profesional, entraremos en un círculo vicioso con

efectos negativos para nuestra salud personal y profesional.

Vamos a explicar algunas leyes sobre gestión del tiempo las cuales resultan

muy útiles cuando tengas que planificarte:

-Ley de Pareto: 80-20: “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio,

mucho”. El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados y El

20% de los asuntos nos dan el 80% del valor. Por tanto, invierte tiempo en

pensar los objetivos y tareas clave, es decir, localiza cuál es el 20% de los

asuntos a los que deberías estar dedicando todo tu esfuerzo para obtener los

mayores resultados. La capacidad de delegar es clave en la aplicación de

Pareto.

-Ley de Parkinson: “Toda tarea se dilata indefinidamente, hasta ocupar todo

el tiempo disponible”. El tiempo invertido en un trabajo varía en función del

tiempo disponible. No por tener más tiempo, voy a ser más eficiente, no lo

olvides. La productividad no es cuestión de cantidad de tiempo, es cuestión de

organización de dicho tiempo. Por eso, si te pones como plazo máximo 2

semanas pensando que así tendrás más tiempo, recuerda que no

necesariamente será así ya que irás dilatando esa tarea hasta consumir gran

parte del tiempo. Por eso, muchas veces, merece la pena ponerse horizontes

cortos (pero alcanzables) a fin de focalizarnos más.

-Ley de Carlson: “Todo el trabajo interrumpido, es menos eficaz y consume

más tiempo que si fuera de una manera continuada” El dato que antes

proporcionamos sobre el consumo de tiempo.

-Ley de illuch: “Después de un cierto número de horas, la productividad del

tiempo invertido decrece primero y es negativa después”. Es decir, muchas

veces a lo largo de la jornada laboral estar por estar más tiempo en la oficina,

no significa ser más productivo. Es preferible irse, y a primera hora de la

mañana retomar el tema, verás como podrás resolver en 5 minutos lo que el

día anterior te hubiese llevado una hora.

6. Organiza bien tu agenda laboral:

Eustrés y Distrés.

El eustrés y el distrés son dos conceptos diferentes que pueden alterar nuestra

productividad, y por lo tanto, nuestra gestión de la agenda laboral.

La productividad crece con el estrés hasta alcanzar un punto óptimo, es lo que

se conoce como Eustrés. Mucha gente dice que trabaja bien bajo presión. Es

porque está en su punto álgido de Eustrés. Pero rebasado dicho punto, un

aumento del estrés hace disminuir el rendimiento, cada vez más deprisa y es lo

que se conoce como Distrés. Eso coincide con nuestra propia intuición (cuando

comenzamos a tener la percepción de que estamos perdiendo el control de la

situación).

Es una línea fina la que separa una situación de otra, y está exclusivamente en

nuestra mano, estar en un lado o en otro. No se trata de dejar de hacer cosas o

negarnos aceptar encargos, se trata de aprender a gestionarlos y ubicarlos.

Los ladrones de tiempo que nos encontramos durante la jornada laboral

pueden ser de diferentes tipos:

Algunos son de carácter externos, es decir, que vienen de fuera a alterar mi

ritmo de trabajo y otros son de carácter interno, es decir, que soy yo mismo

quien lo estoy generando con mi propia actitud.

La cuestión a partir de aquí es, ¿qué estás haciendo al respecto?

¿Acaso porque sean factores externos, sientes que ya no hay nada que tú

puedas hacer y efectivamente no haces nada más allá de lamentarte?

Y ¿Acaso porque sean factores internos, asumes que “tu es que eres así”

(dicho de manera entrecomillada) y que no “puedes cambiar”?

En ambos casos, es exclusivamente responsabilidad tuya, decidir qué haces al

respecto. Los ladrones siempre van a estar ahí, siempre, sean de un tipo o de

otro, se trata de integrarlos en nuestra vida, de generar estrategias para

hacerles frente.

Ante el ladrón de “esperar por respuestas” ¿podría agilizarlo cambiando de

canal? ¿Podría anticiparme la próxima vez haciendo algo distinto para que no

me suceda o al menos lograr reducir los tiempos? La solución fácil es decir que

es responsabilidad del otro, pero en ese caso estamos delegando la gestión de

nuestro tiempo en terceros y eso es lo que nos lleva a las situaciones de caos y

descontrol. Toma las riendas y piensa diferente, asume la responsabilidad

desde la perspectiva de que siempre hay algo que podemos hacer en nuestra

mano de manera distinta para lograr resultados diferentes.

¿Por qué permito los ladrones del tiempo?

¿Qué beneficio, sobre el cual seguramente nunca me he parado a pensar,

estoy obteniendo?

Si no hubiera un beneficio detrás, no los permitiría.

Piénsalo. ¿Qué tratas de proteger?

Sea lo que sea que estás intentando proteger, te está haciendo perder tiempo

productivo, por eso es importante que cuando vayamos a gestionar nuestra

agenda laboral, antes de echarle la culpa a alguien, nos miremos al espejo y

veamos si la verdadera razón por la que las cosas no funcionan es nuestra

culpa, de esa manera sabremos con certeza lo que se tiene que cambiar. Hay

que recordar que siempre es más fácil cambiarse a uno mismo que cambiar a

los demás. Además, nuestro esfuerzo por intentar mejorar puede llegar a servir

de motivador para que otros empleados empiecen a hacer lo mismo, de esa

manera podremos llegar a agilizar los procesos que antes nos hacían dedicar

muchas horas de nuestro tiempo.

7. Cómo completar todos tus objetivos

(Primera parte)

Nuestra agenda laboral está llena de objetivos que nos habíamos propuesta,

pero que por alguna razón u otra jamás hemos llegado a realizar.

Define tu objetivo

Sin objetivo, no puedo delimitar un plan de actuación y sin plan de actuación,

no puedo delimitar el tiempo que voy a invertir y si no delimito el tiempo, soy

totalmente reactivo. Crea un objetivo SMART:

● S: Específico: Haz un enunciado claro, divídelo en fases.

● M: Medible: ¿Cuánto tiempo voy a invertir y durante cuánto tiempo?

● A: Alcanzable: analiza los recursos con los que cuentas (personal, formación,

presupuesto…)

● R: Realista: Da un paso adelante, y piensa qué podrías llegar a lograr si te lo

propusieras. No confundas realista con ser “pesimista” o con “escapar” de la

situación.

● T: Delimitado en el Tiempo: Marca fechas y apunta los objetivos en tu agenda

laboral para no olvidarte.

Project: define las tareas necesarias para llegar a tu objetivo y qué logros

intermedios tienes que ir consiguiendo. Ponles luego fecha. Cualquier trabajo

puede ser enfocado como un proyecto, si nos lo tomamos verdaderamente

como un reto y reflexionamos sobre nuestra razón de ser en la organización.

Empieza a Priorizar

Un indicador claro de que estamos dejando de atender lo importante, es

cuando no paramos de tener urgencias.

Las urgencias nacen de la desatención de lo Importante, por tanto, si voy a lo

Importante, con un 20% de esfuerzo, conseguiré un 80% de resultados!! Y el

nivel de urgencias, se reducirá. ¿Cómo saber si la tarea es Urgente o es

Importante?

● Pregúntate ¿PARA QUÉ hay que hacer esta tarea? La respuesta te dirá si es

importante o si es urgente.

● Pregúntate ¿POR QUÉ hay que hacerla? La respuesta te dirá lo prioritario que

es su ejecución.

¿Qué hace que nos dediquemos a las tareas urgentes de manera

indiscriminada?:

Que generalmente, se pueden solucionar de manera más sencilla.

Requieren además nuestra atención inmediata porque suelen tener un carácter

impositivo; pero no solo eso, además, pueden llegar a generarnos dependencia

y la “ilusión de ser imprescindibles” para solucionar asuntos.

Piensa en todas las ocasiones en las que has realizado algo que era muy

urgente para alguien y que después, hasta al cabo de varios días, la otra

persona ni se lo ha mirado…. ¿era realmente urgente? ¿e importante?

Por ello quítate el traje de bombero (deja de apagar fuegos todo el día) y

controla si tienes tendencia pirómana, que es la necesidad de solucionar

asuntos para sentirte imprescindible: pero ojo, no digo que sea un problema.

Es un problema desde el momento en que interfiere en tus objetivos finales y

se convierte en tu medio de relación.

Se asertivo

El decir NO a los elementos externos, depende EXCLUSIVAMENTE de ti. Por

tanto, si no haces esta reflexión, difícilmente podrás cambiar nada. ¿Qué razón

puede haber detrás de la dificultad en decir NO?:

Por ejemplo Miedo a las consecuencias de ser juzgado y rechazado porque la

otra persona no entienda tus razones o Miedo a perder tu imagen (quieres ser

una persona apreciada por encima de todo) entre otras razones.

¿Cuáles son las consecuencias de no saber decir NO?:

● Carga de trabajo aumenta constantemente

● El planificar se convierte en algo realmente difícil ya que no paran de llegar

cosas nuevas (marrones generalmente), por lo que es imposible tener

organizada tu agenda laboral.

● Los plazos comienzan a incumplirse (por no poder planificar)

● La imagen interna que uno se genera de sí mismo: imagen negativa por tener

la sensación de que se deja avasallar.

● La falta de asertividad, genera mucha frustración y rabia y sensación de ser

manipulado.

● La comunicación con los otros se empieza a ver altera ya que sobre reacciona

a ciertas cosas y el otro, no entiende su actitud.

● Comienzan a surgir los malentendidos y las distancias.

● Al final, uno se acaba aislando del resto sin saber cómo ha llegado hasta ahí.

Replantéate tu perfeccionismo

¿Qué le da valor a lo que haces y qué no?

Todo aquello que no le da valor y le estás dedicando una gran parte de tiempo,

es un problema, y ese problema, es un Ladrón Interno del tiempo.

¿Cómo se puede evitar caer en la trampa del perfeccionismo?

1. Piensa a quién puedes pedir apoyo y ayuda antes de comenzar. Esta es una

de las grandes dificultades a las que se tendrá que enfrentar una persona

perfeccionista.

2. Define qué es lo más importante del proyecto o trabajo que tienes que llevar

a cabo y qué no es tan importante. Enfócalo pensando en qué es lo que va a

valorar realmente la persona que recibe tu trabajo ¿hasta qué punto va a

valorar el formato? ¿o ese análisis? (si es otro perfeccionista, date por

perdido….)

3. Márcate plazos y no seas flexible con ellos hasta que hayas logrado cambiar

de hábitos.

8. Cómo completar todos tus objetivos

(Segunda parte)

“Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los

derroches”- Benjamin Franklin.

Deja de procrastinar

En lugar de preocuparte, ocúpate. La inversión de tiempo en pensar que hay

que hacer algo y que luego no se hace es muchas veces superior al tiempo que

lleva ejecutarla. Y en el caso de que sea más tiempo, no compensa por el nivel

de angustia interna que genera saber que algo está siendo desatendido.

¿Por qué procrastinamos? Puede haber varias razones:

● Por el miedo al fracaso (Debido a la falta de confianza en uno mismo,

tendencia a postergar para evitar plazos y evaluaciones)

● Por exceso de perfeccionismo (Atención excesiva a los detalles. Miedo a

decepcionar a los otros)

● Por tener cierto Espíritu Rebelde (Hay personas que no cumplen los plazos

porque lo consideran como sumisión simplemente)

● Por el deseo de Adrenalina (Hay personas que necesitan de situaciones de

crisis para avanzar)

● Por falta de Organización (No se tienen en cuenta los imprevistos)

● Por falta de Motivación (se cae en el victimismo y no trata de buscar

alternativas y/o soluciones)

Además de todo eso, hay un estudio que dice que cuando realizamos la tarea

que teníamos planificada, el cerebro libera dopamina, se activa el área de la

recompensa. Esa sensación es la que nos hace decir «las cosas con esfuerzo se

valoran más». Pues hay personas que con solo comentar que van a ejecutar

algo, su cerebro ya activa el área de la recompensa y libera la dopamina, por

tanto, desaparece la motivación para ir en busca de la sensación de

recompensa pues que ya la han

tenido. La recomendación que se hace en estos casos es al contrario que para

las otras personas, no decir en voz alta aquello que se planifique dado que en

lugar de generar un autocompromiso, hace que el compromiso desaparezca.

Sal de la trampa de la actividad

Hemos pasado del “estar ocupado” como medio para lograr objetivos, a

convertir el “estar ocupado” en un fin en sí mismo… Desgraciadamente,

usamos el término “una persona muy ocupada” como sinónimo de “una

persona muy importante”.

Parece que solo nos sentimos justificados cuando la actividad que

desarrollamos, implica movimiento y conlleva acción. Por eso, nos resulta más

tentador reaccionar, ya que ser proactivos requiere un periodo de “inactividad”

aparente (reflexión) y sabemos que no todo el mundo, valora o entiende esa

falta de acción.

Planifica las reuniones

Elabora un “Orden del Día” delimitado con puntos y tiempo que se va a invertir

en cada uno de ellos. Envíalo a los asistentes.

Indica la hora de inicio y la hora finalización. Resalta la importancia de la

puntualidad. Indica la obligatoriedad de la asistencia. Apúntalo en tu agenda

laboral, y encárgate de que los demás también lo apunten en sus agendas.

Si presides la reunión, dirige el debate y resume las conclusiones (feed-back).

Se ha de determinar de antemano, quién elaborará el Acta, para que vaya

tomando nota. El acta debe después enviarse máximo 48 horas después.

Si puedes lidera evita la dispersión o exceder el tiempo que se definió.

Cierra siempre la reunión con plan de acción: qué, quién, cómo, cuándo,

dónde, con qué se van a hacer los temas que han quedado pendientes o que

sean necesarios desarrollar.

Favorece la concentración

Por si no tuviéramos bastante con los clásicos ladrones del tiempo tipo:

entradas constantes de emails y llamadas telefónicas, ahora en nuestra vidas,

la irrupción de las redes sociales y de herramientas para estar más

interconectados hacen que haya muchos más canales. Por ello, resérvate

rangos del día donde estar solo disponible por un canal (o ninguno), y también

resérvate un rato para consultarlos, preferiblemente al mediodía.

Para finalizar vamos a dar unas recomendaciones útiles:

1. Reserva tiempo no solo para los problemas, sino también para las

Oportunidades. Utiliza herramientas para ir anotando las oportunidades y

asígnate un día a la semana para revisarlas y trabajarlas todas (ej.: viernes a

primera hora de 08:00 a 09:00)

2. Decide cuánto tiempo podrás dedicar a cada tarea, no pienses en cuánto va

a llevarte la tarea en sí (Parkinson….)

3. Para una tarea corta, siempre se encuentra un minuto. Para una tarea larga,

nunca se encuentra tiempo: desgrana el proceso que has de acometer y

agrupa por conjunto de tareas, de modo que si sufres una interrupción, hayas

podido terminar una agrupación que te habías marcado.

4. Busca tu hora tranquila del día para planificarte. Lo ideal es a primera hora

de la mañana, pero si no puedes por la razón que sea, no dejes de hacer en

algún otro momento del día.

5. Si quieres tener más tiempo para algo, primero has de decidir, de dónde te

lo vas a quitar. Decide ¿qué dejarás de hacer?

6. Maneja el tiempo como si fuera dinero: ¿cuánto estás dispuesto a invertir en

cada actividad? ¿es rentable?

Recuerda: Una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas más veces la

interrumpimos y reanudamos y Aquello que planificamos, ocurre más

fácilmente. Por eso consulta tu agenda laboral regularmente para no pasar

nada por alto.

9. Cambia de hábitos y cumple tus

objetivos de tu agenda laboral

Para poder mejorar tu productividad y eficiencia hace falta que te marques

objetivos de mejora personales.

Comienza marcándote 10 objetivos de mejora, es decir, 10 comportamientos

que te gustaría adoptar y prioriza poniendo el orden en que te gustaría

lograrlo, siendo el 1 el más urgente para ti.

En base a tu selección, escribe una palabra clave para ti por cada selección y

por orden de prioridad e importancia. El objetivo es que te ayude a recordar,

dónde has puesto el foco para cada una de las situaciones deseadas

anteriores. Esta palabra puede ser una competencia, un nombre, o incluso un

dibujo.

Ahora, para tener éxito en cualquier iniciativa de cambio que quieras

emprender en cualquier área de tu vida, es necesario que elabores un plan de

acción detallado.

Para hacer esto hace falta seguir unos sencillos pasos:

1. Hacer una lista de las tareas que hay que realizar.

2. Poner fechas a los objetivos y revisar tu agenda laboral cada final del día

(puedes hacerlo de manera individual o con tu equipo, dependiendo de cómo

quieras mejorar).

3. Apuntar todas las ideas en un documento de manera desordenada, y

después ordenarlas y clasificarlas.

Cuando te sientes a organizar, hazlo elaborando primero una lista con todos los

asuntos pendientes y oportunidades detectadas.

Después, ve planteándote las siguientes preguntas para cada línea y créate

una tabla como la que te muestro. Al principio puede ser pesado, pero es la

mejor manera de estructurar el pensamiento y descargar a la mente para

poder realizar otras cosas (en lugar de tenerla ocupada con los “tengo que”

“que no se me olvide”).

Una vez hayas hecho esto y sepas qué y cuándo lo vas a hacer, llévalo a nivel

de detalle, es decir, ponle hora del día, y durante una semana, pon al lado, la

agenda laboral real que has ido teniendo. Esto te servirá para detectar con

total claridad, tus mayores ladrones del tiempo (dejemos las percepciones y

empecemos a medir de verdad)

Para ir finalizando, grábate esta serie de principios básicos:

● Planifica por adelantado.

● Considera la agenda laboral del resto para planificar (mira disponibilidades en

Outlook)

● Agrupa las tareas según las capacidades requeridas.

● Programa actividades de descanso.

● Promete menos y cumple más.

● Haz un seguimiento de los procesos iniciados (usa el marcador de tareas de

Outlook)

● Delega todo lo que se pueda.

● Usa herramientas que te faciliten

● Establecer parámetros para decir “no”.

● Ten en cuenta tu curva del rendimiento.

● Aprovecha los potenciales tiempos muertos (desplazamientos, inicio

reuniones, etc.) llevando contigo herramientas que te permitan trabajar.

Durante todo este tiempo, has estado en tu zona de confort respecto a la

gestión del tiempo. La zona de confort es el lugar desde donde interacciones

con el mundo con el piloto automático puesto, te dejar llevar por tus hábitos y

rutinas. Estás en tu zona de confort incluso cuando estás a disgusto con lo que

estás viviendo. Nos es más cómodo a veces quejarnos que ponernos en

movimiento para generar un cambio.

Solo sales de ella cuando decides dar un cambio. Dar el primer, el segundo y el

tercer paso, cuesta mucho trabajo, pero es la única forma de que las cosas

sucedan, nadie lo puede cambiar por ti, nadie puede hacerse responsable de

tus logros ni de tus fracasos, nadie más que tú mismo, así que, ¿qué más

razones necesitas para intentarlo? Así que, ¡sal de tu zona de confort, ya!