INSTITUTE OF ACCOUNTANCY ARUSHA

IN COLLABORATION WITH

COVENTRY UNIVERSITY (UK)

MASTERS OF BUSINESS ADMINISTRATION

IN

INFORMATION TECHNOLOGY MANAGEMENT

MODULE NAME: PROJECT MANAGEMENT

MODULE CODE: ARUM28EKM

ASSIGMENT: Project Proposal

Web Members contribution balance System      Online members SMS services, toll free line and e‐statement services 

LECTURERS: Mr. Mwaitete Cairo & Ms. Rochelle Sassman

STUDENT NUMBER: MBA-ITM/0084/T.2011

STUDENT NAME: AMEIR, ALI SULEIMAN.

DUE DATE: 08/12/2011

PROJECT SUMMARY In order to Zanzibar social Security Fund (ZSSF) to provide the promised adequate, readability and efficiency services to its members, needs to ensure its customer service is adequate enough and acceptable. 

Coverage area/scope The project has targeted the ZSSF members which are estimated to have about 55,000 active members equal to 5.5  (percent) of Zanzibar population. Project centre based on Zanzibar  Island,  is composed of two  Islands Unguja and Pemba surrounded by more than 53 smaller  Islets  in the  Indian Ocean. The total surface area  is 2640km2 in which Unguja occupies 1660 km2 and Pemba covers 980km2. Its total population is about a million with  the  annual  growth  rate  of  3.1  percent  (2002  census).  The  female  population  is  502,006 while male population  is 482,619 people. The proportion of  the population below  the  age of 15  years  is estimated  at about 47%. The population in the age group 15‐64 years is estimated at 49% with the remaining 4% covering those above the age of 65 years. Web members contribution balance system is the answer of the ZSSF Vision and Core Value in order to be “A leader and a model among social security services provider in the region” and    “creative and innovative use of technology” respectively. Project  has  aims  to  establish  an  SMS  service which will  enable member  access  contributions  balances  on mobile phones, toll free  line and detailed statements online from the Fund’s website.   All that three services are part of the Fund’s innovations aimed at improving service delivery to members in its continued effort to be customer  centric.  “The  SMS  service,  toll  free  line  and  e‐statements  are  part  of  ZSSF  customer  self  service initiatives. ZSSF members are no longer has to went to ZSSF offices to access their statements; they can check their balances on their mobile phones, access their full statements online and call for free line.  These  services  in EAST AFRICA provided by National Social Security of Uganda  (NSSFUG) only,  they use  the same interface that I will recommend to you. 

Future Output of the Project To  access  balances  through  SMS,  ZSSF members  will  be  required  to  send  the word  “ZSSF”  to  “a  special Number”,  after which  they will  receive  instructions  to  request  for  a  Personal  Identification Number  (PIN).   ZSSF members will be  instructed  to  type ZSSF<  leave  space> ZSSF No <  leave  space> Date of Birth <leave space> Full Names  then send an SMS  to Special Number. Our Customer Service will  then validate  the data sent  in  by  comparing with  the  bio  data  of  the  customer  available  in  our  system. Once  the  data  has  been validated, the member will receive a PIN and instructed to “type Bal its means Balance contribution your new PIN” and send to Special Number and the balance will be received. 

To  access  detailed  statements,  ZSSF members  are  required  to  visit  the  Fund’s website www.zssf.org .  All customers have to do is send an e‐mail to customerservice@zssf.org requesting a password with details such as  name,  ZSSF  number,  date  of  birth, member mother’s  names  and  current  employer.  Customer  service officers will  immediately  validate  the  details  and  a  secret  password will  be  sent  to  the member’s  e‐mail account. The customer can then go to ZSSF website, fill in his/her ZSSF member number and password, log in and view their e‐statement. 

2

LIST OF ABREVIATION AND ACRONYMS ZSSF                            Zanzibar Social Security Fund 

SMS                            Short Message Service 

PIN                              Personal Identification Number 

Org                              Organisation 

E‐statement               Electronic statement 

ICT                                Information computer technology                  

SMART                        Self monitoring analysis and reporting technology 

HURIS                          Human resources information system 

FMIS                            Financial management information system 

FUMIS                         Fund management information system 

LAN                              Local Area network 

DBMS                          Database management system 

 IT                                 Information Technology 

AVR                              Automatic Voltage Regulator 

MD                               Managing Director 

VPN                              Virtual Private network 

WBS                             Work Breakdown structure 

OBS                               Organisation Breakdown Structure 

WIP                               Work in Progress 

CD ROM                       Compact disk ready‐only memory 

ISP                                 Internet Service Provider 

Web                              World Wide Web 

 

 

 

3

LIST OF FIGURE OF TABLE  

Table 1 Organisation Breakdown Structure… …………..…………………………………………………………………………………….13  Table 2 Work Plan and Time framework …………………………………………………………………………………………………………15 Table 3 Project Activity Implementation………………………………………………………………………………………………………….15 Table 4 Project Responsibility Matrix……………………………………………………………………………………………………………….16 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

Table of Contents 

PROJECT SUMMARY ..................................................................................................................................................... 1 

COVERAGE AREA/SCOPE ............................................................................................................................................................. 1 FUTURE OUTPUT OF THE PROJECT ................................................................................................................................................ 1 

LIST OF ABREVIATION AND ACRONYMS ........................................................................................................................ 2 

LIST OF FIGURE OF TABLE .............................................................................................................................................. 3 

TABLE OF CONTENTS ..................................................................................................................................................... 4 

BASIC DATA SUMMARY ................................................................................................................................................ 6 

1.0  LOGICAL FRAMEWORK MATRIX ........................................................................................................................ 7 

2.0  PROJECT RATIONALE ........................................................................................................................................ 7 

2.1  ORGANISATION BACKGROUND ........................................................................................................................................ 7 

3.0  CORPORATE GORVERNANCE ............................................................................................................................. 7 

VISION .................................................................................................................................................................................... 7 MISSION .................................................................................................................................................................................. 7 OBJECTIVES .............................................................................................................................................................................. 7 CORE VALUES ........................................................................................................................................................................... 8 CURRENT ENVIRONMENT ............................................................................................................................................................ 8 MEMBERS, BALANCE CHECK ......................................................................................................................................................... 9 CURRENT PROCEDURE ................................................................................................................................................................ 9 

4.0  PROJECT APPROACH ....................................................................................................................................... 10 

4.1  PROBLEMS ANALYSIS ................................................................................................................................................... 10 4.2  PROJECT MAIN GOAL. ................................................................................................................................................. 10 4.3  OBJECTIVE/OUTPUT ................................................................................................................................................... 10 4.3     PROJECT BENEFITS .......................................................................................................................................................... 11 

5.0  PLANNED STRATEGY ....................................................................................................................................... 12 

5.1  ORGANIZATIONAL CAPACITY ......................................................................................................................................... 12 5.2  BUILT UP FREE SERVICE CENTRE .................................................................................................................................... 12 5.3  EFFECTIVE AND EFFICIENT SERVICES PROVISION ............................................................................................................... 12 5.4  PROJECT MAIN ACTIVITY .............................................................................................................................................. 12 

6.0  PROJECT APPRAISAL ....................................................................................................................................... 13 

6.1  SOCIAL APPRAISAL ...................................................................................................................................................... 13 6.2  ECONOMIC APPRAISAL ................................................................................................................................................ 13 6.3  TECHNICAL APPRAISAL ................................................................................................................................................ 13 6.4  GENDER APPRAISAL .................................................................................................................................................... 13 

7.0  PROJECT IMPLEMENTATION PLAN .................................................................................................................. 14 

7.1  MANAGEMENT ARRANGEMENT .......................................................................................................................... 14 7.1.1  ZSSF ORGANISATION STRUCTURE ................................................................................................................................. 14 7.2  TIMING AND SCHEDULING .................................................................................................................................... 15 

5

7.3  PROJECT RESPONSIBILITY MATRIX (TABLE 4) ......................................................................................................... 17 7.4  PROJECTED BUDGET AND COSTING ....................................................................................................................... 18 

7.4.1   PROJECT INCOME (REVENUE) .................................................................................................... 18 7.4.2   PROJECTED COST   (EXPENDITURE) .......................................................................................... 18 

8.0  PROJECT FINANCIAL AND RESOURCE PROJECTION .......................................................................................... 19 

8.1 PROJECTION COMPREHENSIVE INCOME STATEMENT .................................................................................................. 19 8.2 PROJECTION STATEMENT CASH FLOW ......................................................................................................................... 20 8.3  PROJECTION STATEMENT OF FINANCIAL POSITION .............................................................................................. 21 

9.0  MONITARING AND EVALUATION .................................................................................................................... 22 

10.0  RISK ANALYSIS ................................................................................................................................................ 23 

11.0  CONCLUSION AND RECOMMENDATIONS ........................................................................................................ 24 

REFERENCES ............................................................................................................................................................... 25 

I ANNEX ONE LOGICAL FRAMEWORK MATRIX ............................................................................................................. 26 

II ANNEX TWO A‐O‐N DIAGRAM/NETWORK ANALYSIS CHART ..................................................................................... 29 

III ANNEX THREE GANTT CHART .................................................................................................................................. 30 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

BASIC DATA SUMMARY  

NAME OF ORGANISATION:     ZANZIBAR SOCIAL SECURITY FUND (ZSSF) 

CONTACT NAME:  AMEIR, ALI SULEIMAN   P.O BOX 2716, ZANZIBAR – TANZANIA 

PROJECT NAME:                        Web Members contribution balance system 

PROJECT SUMMARY:             Online members SMS services, toll free line and e‐statement 

services 

LOCATION:                                  Zanzibar, Tanzania 

IMPLEMENTING AGENT:          ZANZIBAR SOCIAL SECURITY FUND (ZSSF) 

PROJECT DURATION:                FIVE YEARS (1 YEAR SETUP AND 4 YEARS OPERATION) 

PROJECT COST:                           TZS 2,000,000,000 = US $ 1,081,081.08 (US $ 1 = TZS 1,850) 

= POUND £ 833,833.33 (POUND £ 1 = TZS 2400) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

1.0 LOGICAL FRAMEWORK MATRIX Refer Annex One 

 

2.0 PROJECT RATIONALE     2.1  Organisation Background 

  Zanzibar Social Security Fund  (ZSSF) was established under Zanzibar Security Fund Act No. 2 of 1998 subsequently amended by the Zanzibar Social Security Fund   Act No. 9 of 2002 and re‐enacted by the Act No.2 of 2005.  Prior to the enactment of the Act and establishment of the Zanzibar Social Security Fund (ZSSF), there was  no  any  Formal  Social  Security  Scheme  in  Zanzibar.  Nor was  there  a  significant  private  sector occupational pension scheme in Zanzibar.  Before  the  inception  of  Zanzibar  Social  Security  Fund,  public  service  employees  in  Zanzibar  were covered and received pension benefits under the Pension Act No. 2 of 1990  

 

3.0 CORPORATE GORVERNANCE  

Vision To be a leader and a model among Social Security Service Providers in the region 

Mission  ZSSF  is  dedicated  to  be  a  dynamic  provider  of  social  security  benefits  through  the  utilization  of competent and motivated staff. 

Objectives • Expand size and coverage of the Fund. • Ensure Financial Integrity, security and sustainability of the Fund. • Enhance  capacity  to  capture, process,  retain, update  and  analyze  all data  and  records  so  as  to 

improve decision process of the Fund. • Acquire and transfer technical competence to all staff. • Improve  Fund  oversight  and  good  governance  towards  enhanced  result  oriented management, 

transparency and institutional accountability. • Sharpen the Fund’s focus on customers and improve quality of services.  

 

  

8

Core Values Zanzibar  Social  Security  Fund  will  achieve  its  vision  through  a  developed  corporate  culture  of commitment and good behavior of its employees.    All employees should ensure that they   are in line with the following values: 

 

• High standard of integrity and business ethics. 

• Commitment to customers care. 

• Commitment and positive support of the organization. 

• Effective teamwork in order to provide services efficiently and in professional manner.  

• High standards of performance with a focus on outstanding results and efficiency. 

• Continuous improvement and positive response to change. 

• Treat each member as an individual.  

• Maintain a high standard of customer service.  

• Creative and innovative use of technology. 

• Communicate changes and improvements in Funds related areas to our members frequently in a clear understandable approach. 

Current Environment The  Fund  has  a  well  established  ICT  environment;  it  uses  various  office  software  and  business application software. SMART Pension System was developed in 2003, it has all core functions for the management of fund operations; it captures members’ monthly contributions and payment receipts; process the benefits; and print members account statements as a final product. The system is based on client server using Microsoft technologies.  HURIS –Human Resource Information system was installed and kept into operation since 2010, it has all core functions relating with Human Resource; it captures all staffs’ necessary details. The system is also based on client server using the same technologies like SMART  FMIS  –Financial  Management  Information  system.  Its  Microsoft  product  commonly  known  as Microsoft Dynamics Navision, the application was installed and kept into operation since 2010, it has all core functions relating with Human Resource; it captures all staffs’ necessary details. The system is also based on client server using the same technologies like SMART and HURIS  FUMIS ‐ Fund Management Information system. FUMIS is different from FMIS this deals with all core processes of the ZSSF as far as record keeping is concern, FUMIS is like SMART   On  the  infrastructure,  ZSSF  has  installed  a  Local  Area  Network  (LAN)  using  structured  cabling comprising of 70 data ports and 70 voice ports. 

 

 

9

             Members, balance check Currently when it happens a member wishes to see the balance of his/her ZSSF contributions account then he/she has to go to ZSSF office and ask for the balance. Showing  the account balance  is  the  right of every  registered member, but  the way  it  is handled  is tedious to those who lives far away from ZSSF offices So far the procedures are as follows 

Current Procedure • Members go to ZZSF office. 

• Them member has to go to the officer or unit/section concern with the members record as far as contribution is concern, 

• Then a member has to request for his/her account balance where he/she will be required to  submits ZSSF membership card (or any other document used as evidence of being a  member  to ZSSF) 

• ZSSF Officer take the member’s number then key in to the system 

• If the contribution has been posted to that account then a statement showing the balance will pop up. 

• Then a member has to take a look and verify if all the months and amount are correct   Otherwise he/she has to go for further steps and corrections to his/her account. 

• Currently  the member  is  just  viewing  the  statement  from  the  screen of  computer; no hard copy is given to him/her unless his /her employers place a special request. 

 When you take closer look of the current procedures then it is obvious the proposed project will be feasible.  taking  someone  from  let  say Nungwi    (North Region)  to  ZSSF main office  just  to  see  the statement while that can be done while he/she is in the same area only need a service provider like Zantel or Tigo  

 

 

 

 

4.0 PROJECT APPROACH 

4.1  Problems analysis The basic point of this project is the initiation of online, web‐based interface that will enable an equitable means for providing online members contribution e‐statement toward ZSSF  in which internet  (web  based)  and mobile  phones  are  proposed  to  be  used  in  delivering members’ statement and other notifications to customers via email and SMS. 

The project  is  intended to state on how the utilization of online services  in providing member statements  and  others  online  service  for  the  goal  of  continue  automate  of  service,  ensure efficiency, reduce cost, readability of service, customer centricity and save ZSSF members’ time 

and money.   

4.2  Project Main Goal. • To continue automate of service, ensure efficiency, reduce cost, readability of service 

customer centricity and save members time and money.  

• To examine the existing fund system and all business processes and recommend area of improvement especially in the department dealing with the provisional of service. 

•  To  come  up with  the  design  and  eventually  the  platform  that will  facilitate mobile access to the member’s account.  

• To explore  the opportunities available  in  the  ICT  industries  this  can  result  to  financial gains of the fund. 

 

4.3  Objective/Output  • Its increase work done efficiency and involved personal contact between members and 

funds. 

• It  reduced  costs  for  both  members  and  fund.  Institutions  save  on  operational  and processing expenses mainly due  to  reduction  in  technological costs  ‐  for example,  the use of the Internet and the acquisition of computers. Expenditures in paper and postage are cut down along with  time spent  in executing personal  transactions. Members also save  on  time  spent  in  dealing with  individual  contribution  as  in  traditional  receiving system. 

• To create unique and innovative social security services in Tanzania. 

• To access balances through SMS, e‐ statement and toll free call for ZSSF members and establishment of free online service centre at different region. 

    

11 | P a g e

 4.3     Project Benefits Although ZSSF’S existing systems aim at increasing the efficiency of the fund but this project will add the value and reputation of the ZSSF as far as communication technology is concern, Member’s ability to see the account balance through a handset it is one among the major improvements. Others benefits are:‐  

• Overall to increase business services   

• Attract more existing customers who needs to understand their contribution trend. 

• Attract more others funds members to join with the funds. 

12 | P a g e

5.0 PLANNED STRATEGY 

5.1  Organizational Capacity The goals under  this area  include:  rationalized of  services, productive and motivated workforce;  robust  service  provided,  updated  and  user  friendly  data  bases  and management  decision  support  systems;  effective  law  enforcement  and  proper inspection and streamlined members’ registration both employer and employee.  

5.2  Built up Free Service Centre  Various centres have been established at all five region of Zanzibar with the following facilities: network computers,  land  line free set, automatics printers. All centre’s have permanent electricity, cooling system and resident customer care officer.   

5.3  Effective and Efficient Services Provision A number of broad goals have been planned for effective services provision, including: improved  service  delivery,  good  customer  care,  daily  service  centre  inspection, increasing number of staff. All targeted goals have aims to give ZSSF customers a good services and readability. 

5.4  Project Main activity • Creating a web page for ZSSF. 

• Installation of computing and networking facilities. 

• Installation  of  DBMS  that  will  enable  to  link  it  with  corresponding telecommunication Company. 

• Implementation of networking security and database security. 

• Training staff and capacity building to ZSSF users as well as IT members. 

• Hiring consultant to supporting and manage the system. 

• Conduct consumer awareness campaigns.  

Key figures involved ZSSF since all members are  registered with ZSSF  that means all  the basic  information that can facilitate the easy implementation of the project which finally will lead to easy access of the data associated with the account balance. Service provider‐this will be  like  intermediary between a member and ZSSF where all connections will pass through. 

 

    

 

 

13 | P a g e

6.0 PROJECT APPRAISAL 

6.1  Social Appraisal 

Objectives  this  project  is  expected  to  provide a huge social benefits to the society 

due to make ZSSF services to be near to their members, reducing cost, ZSSF members 

to be modern, time consumed. Project objective have aims to improve of life standard 

to all members. 

The project will benefits the individual and society as a whole in provision of adequate, 

reliable and sustainable social security services.  

6.2  Economic Appraisal 

The proposed project would provide employment to number of people as directly 

working  for  the project or  indirectly by  locating employment opportunities  through 

the rich data source at different centre and head office.  

6.3  Technical Appraisal 

Project  setup are already  starting  for   establishing of   one  room as a  centre of   data 

recovery,  it will  need  some  automation  technician  that was  done  by  ZSSF  ICT  staff 

under  the  one  supervisor  from  Brain  Technician  Company.  The  selected  Network 

provider to the all centre’s have a number of highly skilled volunteers in many technical 

aspects  including  computer  networking,  maintenance  and  troubleshooting.    Two 

desktop supporters and one customer care has been employed at head office to ensure 

the safety communication through internet as well as mobile phones. 

Local suppliers have been selected with a Six years warrants for suppliers all ICT needed 

equipments  Such  as  Computers,  Printers,  Automatic  Voltage  Regulators  (AVR), 

Installation cables. 

6.4  Gender Appraisal 

A  number  of  women  and  form  IV  school  leaver  will  expected  to  win  employment 

chances  on  the  field  of  Centre  customer  service  officer.  Also  each  centre  has  two 

Security  officers  the  target  group  of  this  chance  a  one  man  and  one  woman.

14 | P a g e

7.0 PROJECT IMPLEMENTATION PLAN  

 7.1  MANAGEMENT ARRANGEMENT    

7.1.1  ZSSF Organisation structure 

ZSSF  hierarchically  falls  under  the Ministry  of  finance  economy  and  development  planning 

(Zanzibar). The Managing Director (MD), who is appointed by the President of Zanzibar, is the 

Chief Executive Officer and  is  in  charge of all  jurisdictional  responsibilities of ZSSF  including 

determination  of  the  liability  to  the  contribution  payments  and  claim  for  the  benefit 

payments. The MD  is responsible to a Board of Trustee whose Chairman  is appointed by the 

President and the Six other members appointed by the Minister who responsible by finance. 

MD is assisted by management teams that formed by five Managers who jointly constitute the 

top management of ZSSF. 

           7.1.2    Project Organisation Breakdown structure 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                          Table 1 Organisation Breakdown Structure 

       MANAGEMENT

TEAM

ORGANISATION

ICT MANAGER

 PROJECT MANAGER

SYSTEM ADMINISTRATOR

HEAD OF NETWORKING

SYSTEM ANALYST HEAD OF OPERATION

15 | P a g e

• Management team is the implementing project objective by translating into instructions for action and consulting, also Ensuring that the Fund facilities and  installations are operated at optimum efficiency and  are  financially  viable  and  responsible  to maintain  appropriate  correspondence  in  relation  to supplies with ICT Manager and Project Manager.  

 • Organisation ICT manager: Is a link between management team and Project Manager. 

• Project Manager: Supervising, controlling and coordinating the overall project tasks.   

• System administrator: Responsible of all project planning and  system administration  in Head office and in Service Centre.                      

• Head of networking: Responsible of all networking problems and connection.  

• System analyst: Responsible of all system maintenance and troubleshooting.  

• Head of Operation: Responsible and accountable for ensure quality customer care services, controlling and monitoring  the performance of customer services progressive  on weekly, monthly and quarterly .  

7.2  TIMING AND SCHEDULING The project scheduled with time  limited of five years due to their goals, outcomes, objectives and activities.  The  initial  setup  of  the  project  will  be  1  year,  but  the  operational  period  for  services  is estimated at 4 years starting from January 01st, 2012 to December 31st, 2016.  The activity schedule for the set up schedule is shown in the Gant chart below.  Referred Annex Two for Gantts Charts   Annex Three for Activity on node (A‐o‐N) diagram.  Work plan and Time framework which is show the time schedule of the project for five years See Table 2 & 3 below.  My project proposal will use Gantt  chart because  it  is  simple and easy  to use  in determination of timing frame for the project. The table below show the number of task and days in which the project will take. The project set up activities will take almost one year to complete starting from 1/01/2012 up to 31/12/2012 

Task ID  Task Name  Duration in months 

A  Website design, development and hosting                     1 

B  Prepare  specification  for  networking  devices,  centre allocation, ICT project equipments such as computers. 

1 

C  Procurements activities of Acquire hardware, software and Construction of free centre. 

2 

D  Construction activities of free service centre  3 

E  Installation of LAN & VPN  1 

F  Linking ZSSF database with telecommunications operators  1 

16 | P a g e

Task ID  Task Name  Duration in months 

such as TTCL/Tigo/Zantel/Airtel/Vodacom. 

G  Linking ZSSF database with Free service centre  1 

H  Employment and Training staff, capacity building for Head office staff, Free centre staff as well as IT members. 

1 

I  Network connection to the free service centre   2 

J  Test network availability and signal strength   1 

K  Monitoring and control  1 

  Table 2 Work plan and Time frame work. 

Activities E,F  and H need one more  time  respectively  to  complete work while  activities A,B,C,D,G,I,J,K  have no float or slack (Critical path), its sequence of activity does not need more extra time to complete work. 

 

                                                               Table 3 Project Activity Implementation 

 

 

activity which must be completed before the activity in sequence can   

Activity in Sequence 

Activity which cannot commence until after the activity in sequence has been completed 

Activity  duration 

NONE  A   B  1 

A  B  C  1 

B  C                                     D,E  2 

C  D  G  3 

C  E  F  1 

E  F  G  1 

D,F  G  H,L  1 

G  H  J  1 

G  I  J  2 

H,I  J  K  1 

J  K  NONE  1 

17 | P a g e

7.3  PROJECT RESPONSIBILITY MATRIX (TABLE 4)                                                                  OBS WBS

MANAGEMENT TEAM

ICT MANAGER

PROJECT MANAGER

SYSTEM ADMINISTRATOR

HEAD OF NETWORKING

SYSTEM ANALSYST

HEAD OF OPERATION

Website design, development and hosting

   R 

 R 

 A 

 A 

 A 

 

Prepare specification for networking devices, centre allocation, ICT project equipments such as computers.

   R 

 R 

 A 

 A 

 A 

 A 

Procurements activities of Acquire hardware, software and Construction of free centre.

 R 

 R 

 A 

       

Construction activities of free service centre

            A 

Installation of LAN & VPN   R  R  A  A  A   Linking ZSSF database with telecommunications operators such as TTCL/Tigo/Zantel/Airtel/Vodacom.

   R 

 R 

 A 

 A 

 A 

 

Linking ZSSF database with Free service centre

   R 

 R 

 A 

 A 

 A 

 A 

Employment and Training staffs, capacity building for Head office staffs, Free centre staffs.

 R 

 A 

 A 

       

Network connection to the free service centre

   R 

 R 

 A 

 A 

 A 

 A 

Test network availability and signal strength

   R 

 R 

 A 

 A 

 A 

 A 

Monitoring and control  R 

 A 

 A 

       

18 | P a g e

7.4  PROJECTED BUDGET AND COSTING 

       7.4.1   PROJECT INCOME (REVENUE) 

PARTICULAR  YEAR 1 ‘000,000’ 

YEAR  2 ‘000,000’ 

YEAR 3 ‘000,000’ 

YEAR 4 ‘000,000’ 

YEAR  5 ‘000,000’ 

MEMBERS CONTRIBUTION  6,164  8,563  10,012  11,829  14,712 

INTEREST INCOME  2,604  4,386  4,320  5,857  7,001 

DIVIDEND INCOME  88  13  18  359  477 

OTHER INCOME  3.8  1.94  60.7  55.5  54.1 

PENALTIES  3.3  1.6  1.4  3.9  16.6 

RENT INCOME  132.6  138.5  189.5  234.8  299.5 TOTAL  8,996  13,104  14,602  18,339  22,560 

 

7.4.2   PROJECTED COST   (EXPENDITURE) 

PARTICULAR  YEAR 1 ‘000,000’ 

YEAR  2 ‘000,000’ 

YEAR 3 ‘000,000’ 

YEAR 4 ‘000,000’ 

YEAR  5 ‘000,000’ 

Benefit paid  1,420  1,408  1,945  2,909  3,520 

Administration exp  814  900  1,311  1,610  1,754 

Financial exp  12.5  25.7  17.2  12.4  19.3 

Repair  & Maintenance  12.0  56.4  226.9  64.4  42.8 

Other expense  59.3  87.5  82  117.8  129.7 

Investment expenses  40.6  17.1  28.5  50.4  53.9 

TOTAL  2,358  2,495  3,611  4,764  5,646 

 

19 | P a g e

8.0 PROJECT FINANCIAL AND RESOURCE PROJECTION 

                            8.1 PROJECTION COMPREHENSIVE INCOME STATEMENT PARTICULAR  YEAR 1 

‘000,000’ YEAR  2 ‘000,000’ 

YEAR 3 ‘000,000’ 

YEAR 4 ‘000,000’ 

YEAR  5 ‘000,000’ 

Investment income interest income 

2,604  4,386  4,320  5,857  7,001 

rent  132.6  138.5  189.5  234.8  299.5 

Dividend  88  13  18  359  477 penalty  3.3  1.6  1.4  3.9  16.6 

Total inv income before exp  2,828  4,539  4,501  6455  7,794 Less investment expense  40.6  17.1  28.5  50.4  53.9 

Total inv income after exp  2,787  4522  4,501  6405  7,740 Members contribution  6,164  8,563  10,012  11,829  14,712 Other income  3.8  1.94  60.7  55.5  54.1 Total investment  income  8,955  13,087  14,574  18290  22,506 

Benefit  1,420  1,408  1,945  2,909  3,520 administration  814  900  1,311  1,610  1,754 

Financial exp  12.5  25.7  17.2  12.4  19.3 

Repair  & Maintenance  12.0  56.4  226.9  64.4  42.8 

Other expense  59.3  87.5  82  117.8  129.7 

Depreciation  80.8  76.3  242.2  140.6  179.8 

Total deduction  2,399  2,554  3,824  4,854  5,646 Net increase  6,556  10,533  10,750  13,436  16,860 

20 | P a g e

8.2 PROJECTION STATEMENT CASH FLOW PARTICULAR  YEAR 1 

‘000,000’ YEAR  2 ‘000,000’ 

YEAR 3 ‘000,000’ 

YEAR 4 ‘000,000’ 

YEAR  5 ‘000,000’ 

Cash flow from operating activities 

Payment to employee and supplier 

(682)  (1234.9)  (1687)  (2512)  (1777) 

Receipt from miscellaneous  2.0  3.9  69  54  54 

Net cash flow from operating 

(680)  (1,231)  (1,618)  (2,458)  (1,723) 

Cash flow from investment activities 

Net investment   (6,581)  (9,741)  (8,597)  (9,825)  (11,964) 

Purchase of equipment  (40)  (31)  (94)  (211)  (425) 

Income received from investment 

2,405  4,824  2,193  2,656  4,684 

Net cash flow from investment activities 

(4,216)  (4948)  (6498)  (7380)  (7,705) 

Cash flow from finance activities 

Contribution   6,168  8,540  10,061  12,542  14,749 

Payment to pensioners  (1,419)  (1462)  (1935)  (2909)  (3520) 

Net cash flow from finance  4,747  7,078  8,126  9,633  11,229 

Net increase  or decrease  (149)  898  9.5  (206)  1,800 

Opening balance  708  559  1,457  1,466  1,260 

 Ending balance  559  1,457  1,466  1,260  3,061 

21 | P a g e

8.3  PROJECTION STATEMENT OF FINANCIAL POSITION    YEAR 1 

‘000,000’ YEAR  2 ‘000,000’ 

YEAR 3 ‘000,000’ 

YEAR 4 ‘000,000’ 

YEAR  5 ‘000,000’ 

ASSETS 

Investment asset           

Securities  28,945  35,919  46,325  57,755  73,487 

Investment property  712  1732  1,732  3,860  4,359 

TOTAL INVESTMENT ASSET 

29,657  37,651  48,057  61,615  77,846 

Non‐ current asset: 

equipment  389  349  203  292  568 

Real asset  1,127  2,185  2,157  2565  2,540 

Soft ware  0  0  0  146  115 

WIP  125  889  1,415  104  76 

  1,641  3,423  3,775  3,107  3,299 

Current asset: 

inventory  3.9  3.1  7  9  11 

Contribution receivable 

958  929  1,007  186  282 

Other receivable  320  236  192  1,815  391 

Cash   559  1,457  1,466  1,260  3,061 

TOTAL CURENT ASSET 

1,840.9  2,625  2,672  3,270  3,745 

TOTAL  ASSET  33,139  43,699  54,504  67,992  84,890 

LIABILITIES 

Accrued expense  75  102  157  209  247 

NET ASSET AVAILABLE FOR BENEFIT 

33,064  43,597  54,347  67,783  84,643 

FINACED BY:           

OPENING ASSET  26,508  33,064  43,597  54,347  67,783 

ADDITION   6,556  10,533  10,750  13,436  16,860 

  33,064  43,597  54,347  67,783  84,643 

     

 

 

22 | P a g e

9.0 MONITARING AND EVALUATION Monitoring  and  evaluation  is  very  important  aspect  in  any  project  implementation which  is support to understand the activities behavior, movement, usage of resources and  in  case  of  any  problem  appeared within  the  life  of  the  project will  be  easy  to preserve.   

Organisation  management  team  will  be  responsible  to  monitor  and  evaluate  the project  to  see  if  it  is  operating  within  its  budget  limit  and  that  it  is  meeting  its 

objectives  in  time. Due  to  this project of online members SMS services,  toll  free  line 

and e‐statement services, the monitoring activities will be continuous concurrent and integral  featuring  in  all  project  components,  and  it  will  be  done  in  a  participatory means.  

The indicators for monitoring presented in a logic framework and they can be assessed when  it  required.  Particularly  the monitoring  and  evaluation will  assess  the way  of financial statement and  the uses of project money as what  it has planned  in   several activities  to  this project, also  the uses of  the  resources, sometimes you may  find  the resources are not well constrained so that, this process will effect and help to achieved the needs of stakeholders requirement. 

It  is  important  again  for  this  online  system  to  support  and  monitors  for  the responsibilities characteristic to all stakeholders and contribute what they are suppose to do at time scheduling, moreover, the missing of monitoring and evaluation for this project might be happened with an errors through different stages of activities course so the project will go on in deferent directions of what it had been planned before. 

Regular  progress  reports  will  be  provided  and  it  will  be  used  for  performance evaluation and regular meeting for reviewing the project performance will be made so that adjustment could be made to the budget, scope, time or other resources to ensure successful completion of the project. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23 | P a g e

10.0 RISK ANALYSIS It  is possible to  identify the risk of the project when  it  is about to be  implemented, on other hand  the risk can be observed due  to  the category and  type of  the project. The identification may  have  come  in  different  aspects  for  instant  environmental  aspects, economical aspects and also social aspects. The  Best  quality  Project manager  is  the  one  who  try  to  question  him/her  self  this question  “What  is  happen,  if  the  project  fails  to  perform  as  expected  during  its operational life?” Many techniques can be used to overcome this question: ‐ sensitivity and  probability  analysis,  decision  tree  analysis  and  utility  theory  are  the major  used techniques of risk analysis.  On this project their some risk assumption its might be face the project:‐  According  to  Galdun,  J  et  al  (2001)  has  try  to  identify  the  certain  ICT  project  risks, consequences  and  subsequent  planning  that  project managers  and  organisation  that can take as an assumption and his control :‐  Risk  assumption:  Technical  difficulty  encountered  in  developing  the  database                                     Effect: Delayed completion of certain  tasks and hence  the  system may not  finish as  it was  expected.  Technical  difficulty  encountered  in  developing  the  web  page.                                     Risk  control:  The  project  manager  is  to  be  immediately  notified  so  that  additional expertise can be acquired. All members of  the project development  team are  familiar with Access and many reference books are available. All team members are to be ready to  jump  in  and  help  solve  a  technical  problem  even  if  they  are  not  assigned  to  that specific task.                                                                                                                                                  Risk assumption: Illness of a team member   Effect:  Delayed  completion  of  tasks and  also  some  task will  remain waiting  for  the responsible one to work on his/ her part due to allocated time frame and resource but due  to  absence  of  one  of  the  team  member  everything  goes  wrong.                                     Risk  control:    Resources  can  be  reassigned,  or  the  task  can  be  split  among  more resources to ensure that the project stays on track.   Risk assumption: Technical failure of development equipment                                  Effect:  This may  cause  delayed  completion  of  tasks it might  happen  sometime    the system  does  not  perform well  due  to  specification  of  some  equipment may  not  be compatible  with  the  system  and  cause  inconvenience  to  proceed  unless  to  press another  order  hence  it  may  lead  to  incomplete  the  project  on  time  or  delay.                                     Risk control: The project  is to be backed up after each work session  into External hard disk or CD‐ROM. In the event of a computer failure they will use the backup to continue development.  

 

24 | P a g e

 Risk assumption: Down network connection                                                             Effect  to Project: The  relatively slow speed of network dramatically slows  the pace of page downloads, particularly those containing  large  images. The perceived ‘slow speed of the web’  is usually due to overlarge  images that have not been optimized. This  is a very serious consideration slow web sites are unpopular and many people lose patience and leave them prematurely.                                                                                                                                               

               Risk control: Connectivity vendor should clearly sign contract concerning service and                   maintenance of connectivity line after first installation.           

 Risk assumption: Critical tasks not being completed on target                                                        Effect to Project: The probability of the project not being completed within the allotted time  frame.  For  example  installation  or  testing  of  the  system  can  take  longer.                                     Risk control: Providing status reports as outlined  in the Communication Standards will provide early detection of a  slipping critical  task. Resources can be  reassigned, or  the task can be split among more resources to ensure that the project is put back on track.                                                              Risk assumption: Dependency on one ISP Provider.     Effect  to Project: Many web  sites are hosted on  servers operated and maintained by ISPs.  Rely  on  these  companies  to  provide  the  support  that  we might  need  is  a  bit complicated  some  time  they  don’t  have  the  service  or  unavailability  of  services may cause  inconvenience  to  the  authority  as  well  as  customer.                                     Risk  control:  Legal  contract  is  needed  and  it  should  clearly  state  all  condition  and urgency once we need them or there is a problem to immediately respond and solve it. 

     

11.0 CONCLUSION AND RECOMMENDATIONS Effective  implementation  of  online members  contribution  balance  system  it  is more important  to  Zanzibar  Social  Security  Fund    and  its  will  create  good  reputation    to customers  and  clearly  state  the benefits of utilizing  automate of    service  and mobile technology  to  get  best  quality  of  services.  Team  working  ,  experience  and  skilled experties  are  the only    factors  that help project  to  run  in  effeciency    and  easyble  to administer. 

 

 

 

 

 

25 | P a g e

REFERENCES  

McNurlin B and Sprague R (2006), Information Systems Management in Practice, 

 7th edition, New Jersey: Pearson Prentice Hall. 

Hayes J (2010), the theory and practice of change management, 3rd edition, New York: Palgrave Macmillan 

Project Management  Institute  (2004), Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 3rd Edition 

Meyer E  (2006), CSS:  the definitive guide, 3rd Edition, Unites State of America: O’Reilly Media, Inc  

Fish T (2007), Church website design: A step by step approach, USA: BookSurge, LLC  

Turbit  N  (2005),  Project  assumptions:  Managing  assumptions  [online]  available  at http://www.projectperfect.com.au/downloads/Info/info_assumptions.pdf    accessed  on  [5‐11‐2011] 

Coninck et al (2008), Planning, Monitoring and evaluation in development organizations: sharing training and facilitation experiences, New Delhi: Vivek Mehra for SAGE Publication India Pvt Ltd  

Social Security regulatory authority (2010) Social security scheme in Tanzania mainland, [online] available at http://www.ssra.go.tz/documents/ accessed on [5‐12‐2011] 

Zanzibar Social Security Fund (2011) Zssf profile, [Online] available at http://www.zssf.org/index.php?menuid=1 Accessed on [6‐12‐2011]  

Galdun J (2001), Project ShopWarwickNY: Statement of risk, [online] available at http://www.gracefulbreeze.com/Project/StatementOfRisk.htm  accessed on [6‐12‐2011] 

Uganda National Social Security Fund (2010), News room, [online] available at http://www.nssfug.org/85/News/NSSF_launches_SMS_service_e‐statements_toll_free_line accessed on [30‐11‐2011] 

  I ANNEX ONE LOGICAL FRAMEWORK MATRIX  

NARATIVE SUMMARY  

INTERVENTION LOGIC  

VERIFIABLE INDICATORS  

MEANS OF VERIFICITION  

RISK ASSUMPTION 

Overall Goal  To  continue  automate  of service,  ensure  efficiency, reduce  cost,  readability  of services,  customer  centricity and  save  members  time  and money.  

Effectiveness  of  automate services  .readability  of organisation  services provided  by  the  members and  increase  a  new members. 

 Monitoring and evaluation 

 Dependency on ISP Provider, Technical failure of development equipment 

Project Purposes  Organisation  services  delivery has  been  increased  and affordable  through  ICT  and modern  new  technology  by rational management. 

Increase  of  customer  service centre and quality of services delivery  

Numbers  of  members attended  increases  and proper  members’ feedback with a few time. 

Illness of term members, technical difficulty encountered in developing database 

Project Outputs/Results  Its  increase  work  done efficiency  and  involved personal  contact  between members and funds. 

No of customer services officer has been increased 

Organisation  monthly reports  Customers awareness  towards  the fund 

Illness of term members, the relative low speed of network    

  

To  access  balances  through SMS,  e‐  statement  and  toll free  call  for  ZSSF  members and  establishment  of  free online  service  centre  at different region. 

Free services centre has been established. ICT technology has been function. Automate services has been increased 

Organisation  monthly reports  Customers awareness  towards  the fund 

Dependency on ISP Provider, Technical failure of development equipment 

Project Activities  Creating a web page for ZSSF  Webpage have been creating  Project Evaluation Report  Critical task not being completed on target ,   

27 | P a g e

 technical difficulty encountered in developing database, Technical failure of development equipment 

  Installation of computing and networking facilities. 

System have been run  System Administrator Report 

Critical task not being completed on target , technical difficulty encountered in developing database, Technical failure of development equipment   

  Installation  of DBMS  that will enable  to  link  it  with corresponding telecommunication Company. 

Availability of link between  ZSSF Server and telecommunication company 

Network administrator and Head of operation report 

technical difficulty encountered in developing database 

  Training  staff  and  capacity building  to ZSSF users as well as IT members. 

Knowledge and skill of the system have been gained 

Implementation of the customer awareness 

Critical task not being completed on target , technical difficulty encountered in developing database, Technical failure of 

28 | P a g e

 

 

 

 

 

 

 

development equipment   

  Construction  activities  of  free service centre 

Starting of the installation of  computing and networking facilities within free Service centre 

Head of operation Report  Critical task not being completed on target, Illness of term members 

  Test  network  availability  and signal strength 

Availability of network   Head of Networking report 

Critical task not being completed on target , technical difficulty encountered in developing database, Technical failure of development equipment  

29 | P a g e

5     1   6 

      F1   

6    1   7 

2       2      4 

        C2 

2      0    4

4     1    5    

      E1 

5     1    6

4       3      7 

        D3   

4       0     7

7     1   8    

      G1 

7     0   8

1       1      2 

        B1 

1       0      2

12           

   FINISH 

12 

0       1      1 

        A1 

0       0      1 

 

START

II ANNEX TWO A‐O‐N DIAGRAM/NETWORK ANALYSIS CHART 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                     

8     1   9 

     H1 

9    1  10

8   2   10 

     I2 

8    0  10 

10     1    11 

        J1 

10     0    11 

11   1  12 

       K1 

11   0  12 

30 | P a g e

                                                                                                                                                                                                  III ANNEX THREE GANTT CHART