Analisis Kebutuhan Diklat (2)

Mengelola Diklat dalam Sebuah Sistem

Pembinaan diklat masih banyak mengalami berbagai kendala baik pada

tingkat kebijaksanaan maupun tingkat operasional, seperti standardisasi

kurikulum, profesionalisme staf dan instruktur/pelatih, pembuat kebijakan

diklat pada tahapan analisis kebutuhan diklat dan perencanaan diklat,

anggaran diklat serta manajemen diklat pada tingkat pelaksana. Sedikit

gambaran tentang pengelolaan diklat dalam satu sistem diklat yang

dilaksanakan secara terpadu, professional dan konsekuen terhadap

manajemen diklat yang diputuskan melalui pertimbangan obyektif dan

dipertanggungjawabkan secara professional pula. Semoga bermanfaat

bagi mereka yang berkecimpung di bidang Pengembangan dan

Perencanaan serta Penyelenggaraan Diklat.

Dalam mengelola pendidikan dan pelatihan dikenal adanya Roda

Perputaran Diklat yang bekerja

dalam satu kesisteman, yaitu: Analisa Diklat – Perencanaan Diklat–

Pengembangan Diklat– Pelaksanaan Diklat – Evaluasi Diklat.

Mengelola Diklat menggunakan pendekatan kesisteman pada prinsipnya

harus mampu melaksanakan empat komponen yang sangat mendasar,

yaitu:

a) apa yang dilatihkan (What to train).

b) bagaimana melatihnya (How to train)

c) pelaksanaan latihan (Training)

d) pemeriksaan latihan (Check training)

Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan kesisteman diklat antara lain:

a) Diklat diselenggarakan dengan lebih efektif dan efisien.

b) Standardisasi diklat.

c) Fleksibilitas diklat, karena selalu menyesuaikan dengan perubahan.

d) Meningkatnya kualitas diklat.

e) Diklat dilaksanakan dengan lebih akurat, karena setiap diklat selalu

dimulai dengan analisa kebutuhan dan perencanaan secara detail.

f) Keuntungan strategis adalah pegawai yang dilatih dengan baik akan

bertugas dengan lebih efisien.

Analisa Diklat

Analisa diklat menjadi tanggung jawab Pejabat yang berwenang umumnya

berkaitan dengan kepegawaian dan dalam menganalisa suatu jenis diklat

mengembangkan motto sbb:

a) Diklat harus yang terbaik (Training must be the best).

b) Tugas yang diberikan sama dengan pelatihan (Job = Training)

c) Perubahan lingkungan harus diikuti dengan perubahan diklat

(Environment change = training change).

Hasil analisa diklat oleh pejabat yang berwenang akan menentukan

keputusan perlu tidaknya dilaksanakan pelatihan (train or no train).

Analisa Diklat pada prinsipnya adalah membahas kondisi hasil pekerjaan

saat ini (existing job performance) dengan hasil pekerjaan yang diinginkan

(desired job performance). Apabila terdapat  kesenjangan antara

keduanya perlu ditempuh strategi manajemen/pelatihan. Kesenjangan

tersebut dapat berkaitan dengan : hasil kerja (job performance),

pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills), atau sikap/tingkah laku

(behaviour/attitude).

Strategi manajemen ditempuh melalui :

a) revisi kebijakan/prosedur.

b) desain ulang deskripsi pekerjaan.

c) revisi seleksi personel/kriteria rekrutmen dan konseling disiplin

personel.

Setelah ditemukan adanya kesenjangan tersebut, strategi diklat dapat

ditempuh melalui pelatihan dengan menentukan :  apa, siapa, bagaimana

dan kapan pelatihan dilaksanakan ( what to train, who to train, how to train

dan when to train).

Perencanaan diklat

Yang dimaksud dengan perencanaan suatu diklat atau pelatihan adalah

menentukan:

a) sasaran-sasaran yang ingin dicapai dalam pelatihan (Course Training

Objectives).

b) petunjuk atau arahan tentang bagaimana dan kapan pelatihan

dilaksanakan serta  siapa peserta pelatihan.

c) pengesahan dari pejabat yang berwenang menangani masalah diklat,

khususnya masalah anggaran, waktu dan sasaran yang ingin dicapai.

Metoda pelatihan meliputi : diklat/pelatihan di luar satuan kerja (off-job

training), pelatihan di tempat kerja (on-job training) dan pemberian

pengalaman kerja di satuan kerja (on-job experience).

Pejabat yang berwenang dalam membuat perencanaan diklat adalah

Lembaga/Badan Diklat.

Pengembangan Diklat

Pengembangan merupakan tindak lanjut dan dimulai setelah adanya

dokumen resmi perencanaan diklat. Langkah selanjutnya adalah

menganalisa sasaran-sasaran yang akan dicapai dalam pelatihan guna

menentukan isi (content) pelatihan/kursus. Dalam tahap pengembangan

ini juga ditentukan kurikulum/silabus pelatihan/kursus yang meliputi:

a) Tujuan instruksional secara lebih rinci.

b) Kriteria penilaian (assessment).

c) Cara penyajian

d) Waktu

e) Dukungan

Tahapan pengembangan ini dibuat oleh satuan kerja setingkat di atas

satuan pelaksana diklat

Pelaksanaan diklat.

Pusat pendidikan dan pelatihan sebagai unsur pelaksana program diklat,

namun sering kali juga bertanggung jawab terhadap tugas evaluasi diklat.

Pada umumnya Kepala Pusat Diklat/Sekolah/Unit Pelaksana Diklat harus

memahami:

a) organisasi diklat

b) pendekatan sistem diklat

c) kemampuan personel pelaksana diklat

d) perkembangan dan trend dalam diklat

e) manajemen keuangan diklat

f) kebijakan diklat

Penyelenggaraan diklat yang berhasil banyak bergantung pada

profesionalisme pejabat yang berwenang melaksanakan diklat dan staf

pelatihan. Disamping itu skills di bidang manajemen dan

kepemimpinansangat penting dalam mewujudkan keberhasilan diklat.

Evaluasi diklat

Unsur-unsur yang terkandung dalam evaluasi diklat antara lain:

a) sistematik

b) memuat analisis kritis dari diklat/pelatihan yang sedang berlangsung

dihadapkan kebutuhan individu dan tempat kerja.

c) memberikan indikasi yang jelas bagi kemajuan diklat berikutnya.

Evaluasi dilakukan dengan alasan/pertimbangan:

a) mengidentifikasi kemungkinan untuk pengembangan diklat agar lebih

efektif.

b) mengidentifikasi kemungkinan efisiensi sumberdaya.