Analýzy administrativních procesů

Analýzy ve 2 krocích

• Analýza dokumentů

• Analýza administrativních procesů

Komplexní řízení organizace

– Přizpůsobení konkrétním úkolům organizace– Přizpůsobení vnějšímu okolí organizace– Využití normativních a deskriptivních přístupů– Systémové pojetí - Synergický přístup

• Analýza provádění administrativních činností– Normotvorná činnost– Realizace administrativních procesů

• Efektivnost řízení administrativních procesů

Schopnost aplikace norem v organizaci

• Slabé a silné stránky řízení adm. procesů

• Uplatnění vhodných metodik a technik řízení

• Srozumitelnost dokumentů

Proces

Subproces 1 Subproces 2 Subproces 3

Činnost Činnost Činnost Činnost

Operace

Operace

Operace

Personální proces

Výběr pracovníků Personálně právní proces Adaptační proces

Inzerce Výběrové řízení Struktura Řízení

Tvorba inz. oznámení

Umístění inz. oznámení

Administrativní výběr

• První etapa (AS-IS = jak to je) je prezentována modelem probíhajících procesů, kde je potřebná zejména přesná identifikace výchozí situace.

• Druhá etapa (TO-BE = mělo by být) je orientována na návrh a charakteristiku změn procesů případně na návrh a charakteristiku nových procesů.

Diagram vzájemných vztahů

Relační diagram

• Umožňuje identifikovat logické , příčinné souvislosti mezi prvky

• Umožňuje důkladné pochopení vazeb a vztahů mezi prvky systému

Proces výběru pracovníka

Příprava pracovněPrávních dokumentů

Personální odbor

Rozhodnutí o přijetíŘeditel org.

Výběrové řízeníPersonální odbor

Předání závěrů řediteli org.

Výběrové řízení- odborný výběrPersonální odbor, zájmový odbor

Technika a obsah postupu

Výběrové řízení- administrativní výběrPersonální odbor

Adaptační proces

Struktura adapt. procesuPers. odbor

Příprava pers. právních dokumentůPers. odbor

Přijetí závěrůManager, ředitel

Předání pers odboru

Vyhodnocení adapt. procesuManager

Předání pers. odboru

Projednání adapt. procesuManager

Adaptační proces

Maticový diagram

Činnosti

A B C D E F

A

B

C

D

E

F

Schválení zahraniční sl. cesty

Činnosti

Návrh Zprac Proj. Předlož.

Schvál.

F

Ř X

VO-lin X

VO-št X

Z X X

Postupový diagram

• Vývojový diagram slouží k názornému grafickému zobrazení posloupnosti a vzájemné návaznosti všech kroků určitého procesu

• Používá se k identifikaci problémů a návrhu jejich řešení (Imagineering). Obvykle se zpracovávají dva diagramy (skutečnost, návrh řešení)

Grafické symboly(ČSN ISO 5807 Dokumentační symboly ……….)

Počátek, konec

Zpracování, proces, činnost

Rozhodování

Dokument

Spojka

Postup při změně pracovně právních podmínek

Změna pracovněprávních podmínek

Manager

Příprava dokumentuPers. odbor

DokumentPers. odbor

Předání dokumentu pracovníkoviPers. odbor

Založení dokumentudo PIS

Pers. odbor

Rozhodnutí ředitele

Síťový graf

Stanovení optimálního harmonogramu průběhu procesu

Schéma

0

0

1

2

3 4

5

00

Zpracování mezd

Vstupní inf.

0

Zadání do PIS

Zpracování mezd

Vytištění dokumentů Elektronické předání

Banka zaměstnance

0

Úsečkový diagram činnost

čas

Analýza možností chyb procesu

Analýza procesu

Možné chyby

Následky chyb

Návrh opatření

Realizace opatření

Výběr nového pracovníka

Analýza procesu

Možné chyby

Následky chyb

Návrh opatření

Realizace opatření

– Metoda vede analytika k přesnému vyjadřování a zakreslování reality.

.– Notace diagramu umožňuje přehlednou

vizualizaci procesu a identifikaci problémových míst.